Régimen de Excepción REX Versión 1

Manual de Usuario Módulo Regimen Excepcion

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ADRES-MDU-REX– Manual de Usuario REX – Regimen Excepcion

Versión 1.0 Página 1 de 81

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Régimen de Excepción REX

Versión 1.0


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CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción Responsable

1.0 19-06-2019 Documento inicial Jose Ignacio Gomez

Actualizado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Isai Avila Wilches Gestor de Operacion

Jose Leonardo Herrera Coordinador de Operaciones

Ricardo Triana

Coordinador Control de Recaudo y Fuentes de Financiamiento

Sergio Soler Rosas Director Dirección de Gestión de

Tecnologías de Información y Comunicaciones


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Tabla de Contenido

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 5

OBJETIVOS ...................................................................................................................... 6

1. MARCO NORMATIVO ............................................................................................. 7

2. MACROPROCESO ................................................................................................ 10

3. INGRESO AL SISTEMA – WEB ............................................................................. 10

3.1 Ingreso al sistema .................................................................................................. 12

3.1.1 Registro en el sistema ......................................................................................... 12

3.1.2. Ingreso al sistema ............................................................................................... 14

3.1.3. Restablecimiento de la Contraseña. .................................................................... 15

3.1.3.1. Opciones de Recuperación Contraseña: ......................................................... 16

3.2 Administrador ......................................................................................................... 17

3.2.1 Funcionalidad ADRES REX ................................................................................ 17

3.2.2 Actualización de Datos Aportante ....................................................................... 20

3.2.2.1 Registro de Sucursal ....................................................................................... 22

3.2.3 Ingresar Afiliados ................................................................................................ 23

3.2.3.1 Registrar por Pantalla ...................................................................................... 24 3.2.3.2 Ingresar Afiliados por Archivo .......................................................................... 26

3.2.4 Cambiar Contraseña ........................................................................................... 27

3.3 Módulo de Pagos ................................................................................................... 29

3.3.1 Recaudo ............................................................................................................. 29

3.3.1.1 Consultar Planillas ........................................................................................... 30

3.3.1.2 Cargar Archivo Plano ....................................................................................... 32

3.3.1.3 Registro Manual Planilla Tipo N ....................................................................... 33

3.3.1.3.1 Validar Archivo Planilla Tipo N ...................................................................... 34

3.3.1.3.2 Cargar Archivo Planilla Tipo N ...................................................................... 37

3.3.1.4 Registro Manual Planilla Tipo F ....................................................................... 39

3.3.1.4.1 Cargar archivo Planilla tipo F ........................................................................ 39

3.3.1.4.2 Cargar Planilla tipo F de forma manual ......................................................... 42

3.3.1.1.1 Cargar archivo Planilla tipo C ....................................................................... 44


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3.3.2 Prestaciones Económicas ................................................................................... 46

3.3.2.1 Cargar Licencias e Incapacidades ................................................................... 46

3.3.2.2 Anular Prestaciones Económicas .................................................................... 55

3.3.3 Devoluciones ...................................................................................................... 58

3.3.3.1 Cargar Devoluciones ....................................................................................... 58

3.3.3.1.1 Devolución no pertenece al régimen de Excepción ...................................... 63

3.3.3.1.2 Devolución por aportes dobles ..................................................................... 64

3.3.3.1.3 Devolución por fallecido ................................................................................ 65

3.3.3.1.4 Devolución por no Ingresos Adicionales ....................................................... 65

3.3.3.1.5 Devolución por pago de mayor valor ............................................................ 65

3.3.3.1.6 Devolución residente en el exterior ............................................................... 66

3.3.3.1.7 Generar Reportes Devoluciones ................................................................... 66

3.3.4 Certificaciones .................................................................................................... 68

3.3.4.1 Certificaciones para aportantes Pila (Cupón) ................................................... 69

3.2.4.1 Certificado de aportes por planilla .................................................................... 70

3.3.4.2 Resumen de aportes ....................................................................................... 71

3.3.4.3 Certificación aportante ..................................................................................... 72

3.3.4.4 Certificado de Afiliado por Aportantes .............................................................. 74

3.3.4.5 Certificado de Aportes por Sucursal ................................................................. 75

3.3.4.6 Reporte Prestaciones Económicas .................................................................. 77

3.3.4.7 Reporte de Devoluciones ................................................................................. 78

3.3.4.8 Certificaciones para aportantes ADRES01 ...................................................... 80

4. ANEXOS ................................................................................................................ 81

4.1. ANEXOS 1 Glosarios ............................................................................................. 81

4.2. ANEXOS 2 Anexos Técnicos ................................................................................. 81


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INTRODUCCIÓN

Se entiende por Régimen de Excepción las Fuerzas Militares, la Policía Nacional, Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio, ECOPETROL y Régimen Especiales, las universidades públicas que se acogieron a la ley 647 de 2001. Los miembros de estas entidades han sido exceptuados del aporte obligatorio al Sistema General de Seguridad Social en Salud, sin embargo, aquellos funcionarios con relaciones laborales o ingresos adicionales si estarán obligados a cotizar al SGSSS, para esto y de acuerdo a la resolución 1408 de 2002, se establecen los formatos para el giro de recursos por aportes de miembros adicionales del grupo familiar y los formatos para la autoliquidación de aportes de afiliados. ADRES recaudara en cuentas independientes de los demás recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, los recursos por concepto de cotizaciones sobre los ingresos adicionales de estos afiliados a los Regímenes de Excepción. Con objeto de realizar la correcta administración de estos recursos se crea el aplicativo de Régimen de Excepción, el cual será explicado detalladamente en el presente manual.


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OBJETIVOS

El objetivo general de este manual es brindar al usuario una guía, que le permita conocer las operaciones que puede realizar en la aplicación Régimen de Excepción, publicado en la Intranet de la ADRES, tales como:

• Registro, control y validación de los aportes de afiliados a los regímenes de

excepción y regímenes especiales.

• Verificación y registro en los formatos vigentes para el pago de aportes de las

personas excepciones de pertenecer al SGSSS.

• Validación y cruce de forma integral de la información contenida en los

formatos vigentes para el pago de aportes de las personas cubiertas por los

regímenes.

• Procesos a la información y mantener actualizada la base de datos con los

registros individuales de los Aportantes y de las personas cubiertas por los

regímenes.


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1. MARCO NORMATIVO

DECRETO 1670 DE 2007 Por medio del cual se ajustan las fechas para el pago de aportes al Sistema de la Protección Social y para la obligatoriedad del uso de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. DECRETO 1931 DE 2006 Por medio del cual se establecen las fechas de obligatoriedad del uso de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes y se modifica parcialmente el Decreto 1465 de 2005. DECRETO 1703 DE 2002 Por el cual se adoptan medidas para promover y controlar la afiliación y el pago de aportes en el Sistema General de Seguridad Social en Salud. RESOLUCIÓN 1408 DE 2008 Por la cual se definen los formatos para el giro de recursos por aportes de miembros adicionales del grupo familiar y los formatos para la autoliquidación de aportes de afiliados de los Regímenes de Excepción y de los Regímenes Especiales, con relaciones laborales o ingresos adicionales sobre los cuales estén obligados a cotizar al Sistema General de Seguridad Social en Salud SGSSS. RESOLUCIÓN 0252 DE 2008 Por la cual se modifican las Resoluciones 634 de 2006 y 736 de 2007. RESOLUCIÓN 1715 Modificar el parágrafo tercero del artículo 13 de la Resolución 1995 de 1999, el cual quedará así: "Parágrafo 3°. En caso de liquidación de una entidad perteneciente al Sistema General de Seguridad Social en Salud, responsable de la custodia y conservación de las historias clínicas, esta entidad deberá entregar al usuario o a su representante legal la correspondiente historia clínica, para lo cual publicará como mínimo dos (2) avisos en un diario de amplia circulación nacional con un intervalo de ocho (8) días, en el cual se indicará el plazo y las condiciones para que los usuarios retiren sus historias clínicas, plazo que podrá extenderse hasta por dos (2) meses, contado, a partir de la publicación del último aviso. Ante la imposibilidad de su entrega al usuario o a su representante legal, el liquidador de la empresa levantará un acta con los datos de quienes no recogieron dichos documentos,


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y procederá a destruir las historias clínicas no reclamadas en las cuales la última atención o tratamiento se hubiere practicado en un término igual o superior a los diez (10) años anteriores, contados en la fecha en la que se cumpla el plazo previsto en el inciso anterior. Para adelantar la destrucción se levantará un acta, que será firmada por el responsable del archivo de las historias clínicas y el Revisor Fiscal o Contralor del proceso, según el caso, en la cual se identificarán los documentos que serán destruidos, señalando expresamente que la fecha de la última atención se ajusta a lo establecido en el inciso anterior, documento que será remitido a la Dirección Seccional, Distrital o Local de Salud competente y a la Superintendencia Nacional de Salud, entidades que la conservarán, con el fin de informar al usuario o a la autoridad que lo solicite, el destino de la historia clínica. Las historias clínicas no reclamadas, cuya última atención se hubiere practicado en un plazo inferior a los diez (10) años señalados en el inciso segundo de este parágrafo, serán remitidas a la última Entidad Promotora de Salud en la cual se encuentre afiliado el usuario". Artículo 2°. Modificar el artículo 15 de la Resolución 1995 de 1999, el cual quedará de la siguiente manera: "Artículo 15. Retención y tiempo de conservación. La historia clínica debe conservarse por un periodo mínimo de diez (10) años, contados a partir de la fecha de la última atención. Mínimo tres (3) años en el archivo de gestión del prestador de servicios de salud, y mínimo siete (7) años en el archivo central. Una vez transcurrido el término de conservación, la historia clínica podrá destruirse". Artículo 3°. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga expresamente las normas señaladas. RESOLUCIÓN 1747 DE 2008 Por la cual se modifica la Resolución 634 de 2006. RESOLUCIÓN 736 DE 2007 Por la cual se precisa la operación del pago asistido a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. RESOLUCIÓN 2145 DE 2006 Por la cual se adopta el contenido del Formulario Único o Planilla Integrada de Liquidación de Aportes al sistema de la Protección Social para pensionados. RESOLUCIÓN 634 DE 2006


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Por la cual se adopta el contenido del Formulario Único o Planilla Integrada de Liquidación de aportes. RESOLUCIÓN 1636 DE 2006 Por el cual se reglamenta la forma y oportunidad para efectuar los giros de aportes patronales del Sistema General de Participaciones para Salud en desarrollo de lo establecido en el artículo 53 de la Ley 715 de 2001 y se dictan otras disposiciones. RESOLUCIÓN 156 DE 2004 Por la cual se adopta el formulario y se establece la documentación e información soporte para adelantar los cobros de Incapacidades por enfermedad general o Licencias de Maternidad y Paternidad, ante la Subcuenta de Compensación del Fondo de Solidaridad y Garantía ADRES, de los afiliados a un Régimen de Excepción con relación laboral o ingresos adicionales sobre los cuales estén obligados a cotizar al Sistema General de Seguridad Social en Salud SGSSS. RESOLUCIÓN 3336 DE 2013 Por el cual se modifica para los operadores de información PILA la malla validadora actualizando campos RESOLUCIÓN 5510 DE 2013 De acuerdo Resolución 5510 de 2013, en la que se adopta el mecanismo único de recaudo y pago de aportes a salud al Fondo de Solidaridad y Garantía ADRES de los afiliados a un régimen de Excepción con Ingresos adicionales y el procedimiento para el pago de sus Prestaciones Económicas y solicitud de devolución de aportes a través nuestra página web www.ADRES.gov.co, Por lo anterior se publica el instructivo donde se indica el funcionamiento del nuevo mecanismo de recaudo con todos sus procesos.

http://www.fosyga.gov.co/


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2. MACROPROCESO

Este documento contempla las funciones de software que permiten la operación de la ADRES para los procesos de Régimen de Excepción. El uso del módulo del sistema de información, agiliza las actividades de los procedimientos estructurales aplicables al trámite mencionado. En ese sentido, se presenta a continuación la cadena de valor del proceso, que es soportada por el documento.

Figura 1. Cadena de valor régimen de excepción

3. INGRESO AL SISTEMA – WEB

Para ingresar a los Servicio en Línea del Módulo de Recaudo Régimen de Excepción; se ingresa a la web de la ADRES www.adres.gov.co y se selecciona la opción “Recaudo REX” como se muestra en la siguiente imagen:

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as (

N,F

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–P

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as M

IN

Recaudo

Prestaciones económicas

Devoluciones

Fosyga 01

Tecnología de Información

http://www.fosyga.gov.co/


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Figura 2. Recaudo REX

Muestra pantalla para el ingreso del módulo de Pagos REX, y se muestran los campos para diligenciar de Usuario y Contraseña, las opciones Ingresar, Registrarse en el sistema y olvido su contraseña.


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Figura 3. Recaudo REX

Una vez seleccionada dicha opción, el sistema lo llevara al Módulo de Pagos; ingresar con los datos de autenticación que ya tenga asignados o en caso contrario debe registrarse en el sistema a través de la opción “Registrarse en el Sistema”. A continuación, se explicará las opciones de Inicio de sesión, Registro en el sistema y Restablecimiento de la contraseña.

3.1 Ingreso al sistema

3.1.1 Registro en el sistema

En caso de que no se encuentre registrado en el sistema, se debe seleccionar la opción “Registrarse en el sistema”.

Figura 4. Registro en el módulo REX


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El sistema muestra el formulario de registro con la información requerida del aportante. Se diligencia el formulario y se selecciona la opción “Guardar”.


Una vez se realice el registro en el sistema, se muestra mensaje de registro exitoso y se envía mensaje al correo electrónico configurado, informando del correcto registro en el módulo.



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3.1.2. Ingreso al sistema

Para iniciar sesión en el Módulo de Pagos; se ingresa el nombre de usuario y contraseña correspondiente. Nota: Estos datos de autenticación son los debidamente asignados dependiendo su modo de registro usuario independiente o una entidad grande que realizara sus pagos en el módulo.


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Figura 8. Ingreso Modulo de Pagos

Una vez ingrese al módulo, el sistema mostrará una pantalla como la siguiente:

Figura 9. “Módulo de Recaudo de Régimen de Excepción”

3.1.3. Restablecimiento de la Contraseña.

En caso de olvidar la contraseña; se podrá restablecer la contraseña seleccionando la opción “Olvido su Contraseña”. Al seleccionar la opción el sistema generara una pantalla como la siguiente:

Figura 10. Restablecimiento Contraseña


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Figura 11. Restablecimiento Contraseña Seleccione los datos Opción Recuperación Contraseña, Tipo de Identificación y digite el Número de Identificación. Nota: Debe tener en cuenta que dependiendo la Opción de Recuperación de Contraseña que elija se generara una pantalla nueva con distintas opciones.

3.1.3.1. Opciones de Recuperación Contraseña:

1) Vía Correo Electrónico Al seleccionar la opción “Vía Correo Electrónico” el sistema mostrara una pantalla como la siguiente:

Figura 12. Opción “Vía Correo Electrónico”

Seleccione “Tipo de Identificación”, digite el “Número de Identificación”, “Correo Electrónico” y “Confirmación Correo Electrónico”. Al terminar haga clic sobre el botón “Enviar”. El sistema mostrara un mensaje como el siguiente:


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Figura 13. Mensaje ”Notificación Enviada Vía Correo Electrónico”

A continuación se muestra el mensaje de notificación que llega al correo electrónico una vez se realice el proceso:

Figura 14. Mensaje – Correo Electrónico

3.2 Administrador

3.2.1 Funcionalidad ADRES REX

Se ingresa al módulo de pagos por internet y se ingresa con los roles asignados para el usuario ADRES REX.


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Figura 15. Módulo de pagos

El usuario ADRES REX debe ingresar la identificación del aportante sobre el cual va a realizar consultas o modificaciones y selecciona la opción “Buscar”.


Se selecciona la opción “seleccionar” y el sistema ingresa al Módulo de Recaudo de Régimen de Excepción, y el usuario AdresRex puede realizar las consultas o modificaciones que se requieran.


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Figura 17. Módulo de pagos Si el usuario AdresRex desea realizar alguna consulta de otro aportante, se selecciona la opción Salir y se muestra un mensaje sobre si se desea validar otro aportante, se selecciona “Si” y el sistema habilita nuevamente la ventana para el ingreso de identificación de otro aportante.


Si se selecciona “No”, se cierra la aplicación.


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3.2.2 Actualización de Datos Aportante

Al iniciar sesión en el módulo de “Recaudo REX”, usted podrá actualizar la información registrada en el sistema; a través de la opción Administrador => Actualización de Datos Aportante.

Figura 20. Opción – Información Aportante Una vez ingrese a dicha opción, el sistema mostrará el formulario con los datos registrados para realizar las debidas modificaciones. Nota: Los campos “Nombre o Razón social”, “Tipo de documento” y “Número de documento” no se podrán editar. Al terminar de editar los datos, haga clic sobre el botón “Guardar”. El sistema mostrara un mensaje diciendo que el registro fue exitoso.


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Figura 21. Información Aportante

Figura 22. Mensaje – Registro Exitoso

Nota: El sistema enviará un correo electrónico informando que se ha actualizado la información de usuario.


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Figura 23. Mensaje – Correo Electrónico

3.2.2.1 Registro de Sucursal

Para asociar una sucursal, seleccione la opción “Adicionar Sucursal” ubicada en el formulario a actualizar. Al seleccionar dicha opción, el sistema mostrara una imagen como la siguiente:


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Figura 24. Registro de Sucursal

Seleccione los campos “Código Sucursal”, “Nombre Sucursal”, “Teléfono”, “Dirección”, “Departamento”, “Municipio”; al terminar haga clic sobre el botón “Guardar”. El sistema mostrara un informando que el registro fue exitoso.

Figura 25. Registro Exitoso

3.2.3 Ingresar Afiliados

Para registrar un afiliado; seleccione las opciones “Administrador” e “Ingresar Afiliados”.


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Figura 26. Ingresar Afiliados

El sistema despliega la siguiente interfaz gráfica

Figura 27. Ingresar Afiliados

3.2.3.1 Registrar por Pantalla

Seleccione la opción “Registrar por Pantalla” y el sistema mostrará un formulario que se debe diligenciar con los datos del Afiliado a registrar.


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Figura 28. Registrar Afiliados Manualmente Diligencie los campos desplegados; al terminar seleccione la opción “Guardar”.

Figura 29. Registrar Afiliados Manualmente


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Nota: En la parte inferior de la pantalla; se podrá validar que la información diligenciada se guardó satisfactoriamente. Para cancelar el proceso; haga clic sobre el botón “Cancelar”.

3.2.3.2 Ingresar Afiliados por Archivo

Estructura del archivo sucursal Para realizar el cargue masivo de afiliados; seleccione la opción “Cargar por Archivo Plano”. El sistema generara una ventana junto con los botones “Examinar” y “Cargar” para realizar el cargue respectivo.

Figura 30. Opción – Cargar por Archivo Plano Nota: En la parte inferior de la barra de cargue; el sistema le mostrara un mensaje informativo en donde usted podrá validar la estructura que deberá traer el archivo al momento del cargue. Es importante que tenga en cuenta que antes de realizar el cargue del archivo; valide si el nombre es el NIT del aportante. Para cargar el archivo, haga clic sobre el botón “Examinar”; el sistema abrirá una ventana en donde usted deberá el archivo a cargar.


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Figura 31. Cargue de Archivo

Una vez seleccione el archivo haga clic sobre el botón “Cargar”. En caso de que el sistema encuentre inconsistencias en la información cargada, se genera archivo en Excel con las inconsistencias, con la estructura que se muestra a continuación.

Figura 32. Cargue de Archivo

3.2.4 Cambiar Contraseña

Para cambiar la contraseña, ingrese a la opción “Cambiar Contraseña” en Administración; el sistema generara una pantalla como la siguiente:


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Figura 33. Cambiar Contraseña Ingrese los datos solicitados (Contraseña Actual, Nueva Contraseña, Confirmación Nueva Contraseña). Al terminar haga clic sobre el botón “Modificar”. El sistema generara un mensaje informando que se realizó la modificación de la contraseña.

Figura 34. Modificación de Contraseña Nota: El sistema enviará un mensaje al correo electrónico registrado; informando que se ha modificado la información básica en el Módulo de Pagos de REX, la estructura del correo enviado es la misma para el restablecimiento de la contraseña. (Ver Figura 26). Para salir de la opción haga clic sobre el botón “Cancelar”.


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3.3 Módulo de Pagos

Ingresar al módulo de pagos en la web, ingresar con el usuario y clave correspondiente, como se muestra a continuación:


Ingresa al Módulo de Recaudo de Régimen de Excepción, que le permite seleccionar la opción Recaudo, Prestaciones Económicas, Devoluciones, Certificaciones.


3.3.1 Recaudo


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Figura 37. Recaudo A través de este módulo, podrá realizar las diferentes validaciones, cargues, anulaciones, liquidaciones y reliquidaciones, consultas de los tipos de planilla de acuerdo al tipo de proceso que se desee realizar.

3.3.1.1 Consultar Planillas

El módulo permite la consulta de planillas ingresando el número de radicado, el sistema despliega la información de planilla, adicionalmente le presente tres opciones para anular, liquidar y gestionar la planilla.

Figura 38. Consultar Planillas


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Seleccionar la opción liquidar, el sistema realiza el proceso interno y luego genera la siguiente interfaz gráfica con los correspondientes valores a pagar.

Figura 39. Consultar Planillas /Liquidar Planillas

Al seleccionar la opción anular el sistema realiza el proceso y genera el mensaje indicando que el número de radicado seleccionado queda anulado.


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Figura 40. Consultar Planillas /Anular Planillas

3.3.1.2 Cargar Archivo Plano

Nota: Antes de realizar la validación del archivo de planilla, asegúrese de tener instalada la herramienta “Malla Validadora”. Escoger la opción Seleccionar Archivo y se selecciona el archivo a adjuntar el cual debe ser extensión .PAK, y seleccionar la opción radicar.


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Figura 41. Consultar Planillas /Anular Planillas

3.3.1.3 Registro Manual Planilla Tipo N

La planilla N hace referencia a la planilla Normal y es utilizada para reportar la información de los periodos actuales (vigencia actual). La estructura para la generación de la planilla tipo N es la que se muestra a continuación:


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Figura 42. Planilla tipo N

3.3.1.3.1 Validar Archivo Planilla Tipo N

Nota: Antes de realizar la validación del archivo de planilla tipo N, asegúrese de tener instalada la herramienta “Malla Validadora”. Para realizar la validación de la planilla, inicie el programa “Malla Validadora”, seleccione del menú => Archivo la opción “Abrir”

Figura 43. Pantalla inicio malla validadora


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Ubique el archivo a validar; una vez lo seleccione haga clic sobre el botón “Abrir”. La herramienta realizara el cargue de los registros visualizándolos en el área “Pre visualización” de la herramienta.

Figura 44. Pre visualización de archivo

Seleccione la opción “Validar Régimen de Excepción” y el tipo de planilla N; el tipo de archivo a validar y la carpeta de destino donde se guardara el archivo al finalizar la validación.

Figura 45. Validación régimen de excepción


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Una vez termine la respectiva validación, la herramienta le mostrara un mensaje informando que se va a generar un paquete con los registros validados y habilitara la opción “Aceptar”.

Figura 46. Finalización de validación Seleccione la opción “Aceptar”. La herramienta le mostrara los resultados de las validaciones indicando (Total de registros, Tiempo de Validación, Registros Glosados, Registros Validados). Nota: El sistema generara un archivo con extensión .PAK

Figura 47. Generación archivos .PAK

Nota: Si la estructura del archivo no es correcta, la herramienta genera dos tipos de archivos, un archivo con extensión .VAL en el cual se guardan los registros que pasaron la validación, y


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otro archivo con extensión .ERR en el cual se guardan los registros que presentaron inconsistencias (glosados) al momento de la validación.

3.3.1.3.2 Cargar Archivo Planilla Tipo N

El archivo a cargar debe tener la siguiente estructura en su nombre: AAAA-MM-N-XXXXX-S-N.PAK Donde: AAAA: Corresponde al año de generación del archivo MM: Corresponde al mes de generación del archivo XXXXX: Corresponde al número de documento del aportante S: Corresponde al código de la sucursal N: Corresponde al tipo de planilla a radicar .PAK: Extensión del archivo. Nota: Antes de realizar el cargue del archivo de la planilla tipo N, deberá tener en cuenta:

- Solo se permitirá el cargue de archivos con extensión .PAK. - La estructura del archivo deberá ser como se muestra en la siguiente imagen:

Para realizar el cargue del archivo ingrese a la opción del menú Carga de Datos => “Cargar Archivos Planos”

Haga clic sobre el botón “Examinar” y seleccione el archivo a cargar


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Figura 48. Seleccionar Archivo a Cargar

Una vez seleccionado el archivo, haga clic sobre el botón “Radicar”. El sistema mueve el archivo al sitio del cargue. (Descripta el archivo, Inicia el cargue del archivo). El sistema genera un mensaje informando que el archivo se está radicando. Nota: El campo “Estado”, se marca como radicado. La opción “Cancelar” se encontrara deshabilitada El archivo se radica en la tabla de Radicados. Nota: Es importante tener en cuenta que el cargue del archivo no se realizara si:

- El archivo ya existe

- El archivo se encuentra dañado

- El archivo a cargar no cumple con la estructura definida para el cargue del tipo de planilla N

- El archivo no ha sido validado con la última versión de la malla validadora.

- El periodo de pago no es igual en el nombre y en el contenido de los datos del archivo Una vez se realice el cargue, el sistema genera la consulta del archivo cargado con la estructura (Número de Registros, Número de Radicados, Usuario, Nombre del Archivo a


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Cargar, Fecha de Radicación). Al terminar de verificar la estructura definida del archivo, haga clic sobre el botón “Aceptar”. Nota: El sistema validara que:

- Los campos registrados en el archivo a cargar existan en la base de datos.

- El salario básico, IBC sea mayor o igual al SMLV

- El salario básico, IBC, sea menor o igual a 25 SMLV

En caso de que los campos mencionados no correspondan a lo esperado; el sistema mostrara un mensaje informando que se deberá revisar el archivo. El sistema generara un mensaje informando que el archivo fue radicado e indicando el número de radicado.

Para cancelar el proceso; haga clic sobre el botón “Cancelar”. El sistema lo retornara a la ventana inicial del proceso. Nota: En el campo estado, el archivo se marcara como Anulado.

3.3.1.4 Registro Manual Planilla Tipo F

Figura 49. Registro Manual Planilla Tipo F

3.3.1.4.1 Cargar archivo Planilla tipo F

Se ingresa al módulo de pagos por la web y se diligencian los datos solicitados del aportante, luego se seleccionan las opciones Recaudo y Cargar Archivos Planos.


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Se abre el explorador de Windows y se selecciona el archivo a adjuntar el cual debe ser extensión .PAK,

Figura 50. Cargar archivo Planilla tipo F Y se selecciona la opción radicar, se muestra tabla con la información de las planillas radicadas por aportante.


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Figura 51. Tabla tipo de zona

Figura 52. Cargar archivo Planilla tipo F


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3.3.1.4.2 Cargar Planilla tipo F de forma manual

Se ingresa al módulo de pagos por la web y se diligencian los datos solicitados del aportante, luego se seleccionan las opciones Recaudo y Registro Manual de Planilla Tipo F.

Figura 53. Cargar archivo Planilla tipo F forma manual

Se muestra la información registrada del aportante para la planilla F.

Se diligencian los campos obligatorios solicitados en el formulario, se verifican los datos del Afiliado y se selecciona la opción Guardar, el sistema genera el número de la planilla.


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Figura 54. Cargar archivo Planilla tipo F forma manual

En caso de ya existir la planilla para el periodo de cotización, el sistema permite cargar nuevamente la información en caso de ser necesario, y muestra mensaje que ya existe información para el periodo seleccionado.

Figura 55. Registro Manual Planilla C


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3.3.1.1.1 Cargar archivo Planilla tipo C

Se abre el explorador de Windows y se selecciona el archivo a adjuntar el cual debe ser extensión .PAK, y se selecciona la opción radicar, se muestra tabla con la información de las planillas radicadas por aportante.

Se abre el explorador de Windows y se selecciona el archivo a adjuntar, y se selecciona la opción radicar, se muestra tabla con la información de las planillas radicadas por aportante.

Figura 56. Cargar archivo Planilla tipo C

3.3.1.2 Cargar Planilla tipo C de forma manual

Se ingresa al módulo de pagos por la web y se diligencian los datos solicitados del aportante, luego se seleccionan las opciones Recaudo y Registro Manual de Planilla Tipo C.


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Figura 57. Cargar archivo Planilla tipo C forma manual

Se muestra la información registrada del aportante para la planilla C.

Figura 58. Cargar archivo Planilla tipo C forma manual Se diligencian los campos obligatorios solicitados en el formulario y se selecciona la opción Buscar, el sistema muestra los datos del afiliado de acuerdo al número de radicado ingresado.


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Figura 59. Cargar archivo Planilla tipo C forma manual

Se selecciona la opción Guardar y el sistema muestra mensaje de “datos almacenados correctamente”.

3.3.2 Prestaciones Económicas

Figura 60. Prestaciones Económicas

3.3.2.1 Cargar Licencias e Incapacidades


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Seleccionar la opción Cargar Licencias e Incapacidades que muestra el formato Liquidación de Incapacidades.

Figura 61. Cargar Incapacidades y Licencias

En información del afiliado, se diligencian los campos Tipo documento y número de documento, y se selecciona la opción buscar, se muestra la información relacionada con el dato del afiliado ingresado.


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Figura 62. Cargar incapacidades y licencias

Se diligencian los campos obligatorios y se selecciona la opción liquidar para el cálculo de los días de licencia / incapacidad, el Valor IBC Liquidación y el valor total a reconocer.



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Una vez liquidada la licencia / incapacidad, se selecciona la opción guardar, el sistema muestra mensaje de cargue de información satisfactorio y asigna un número de pre-radicado y muestra los documentos a radicar ante la ADRES para el pago de la licencia/incapacidad.


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Se selecciona la opción Imprimir, y exporta en PDF el formato G2 con los datos ingresados para la liquidación de la licencia / incapacidad.


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Figura 67. Cargar incapacidades y licencias Se realiza el cargue de una licencia de paternidad para la validación de la prescripción de los derechos a la licencia después del tiempo estipulado por ley.


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Se realiza el cargue de una incapacidad, en la cual las fechas se traslapan con otra incapacidad ya existente, y se muestra mensaje de la existencia de otra incapacidad en fechas iguales.


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3.3.2.2 Anular Prestaciones Económicas

Figura 70. Anular prestaciones económicas

Seleccionar la opción Anular Prestaciones Económicas que muestra el formato anular prestaciones económicas.


Se ingresa el número de Pre-radicado y se selecciona la opción buscar, muestra la información del afiliado a quien se le había realizado el cargue de la prestación económica.


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Se selecciona la opción Anular Registro, muestra mensaje de confirmación para la anulación del pre-radicado.



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Se selecciona la opción Aceptar y muestra mensaje de la anulación exitosa del pre-radicado.



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3.3.3 Devoluciones

Figura 75. Devoluciones

3.3.3.1 Cargar Devoluciones

Para ingresar a la opción cargar devoluciones, se debe seleccionar la opción Devoluciones, y luego Cargar devoluciones, como se muestra:

Figura 76. Cargar devoluciones

Se muestran los datos del aportante de acuerdo con los datos ingresados, para este caso el aportante cuenta con menos de 10 empleados, por lo cual el cargue de información del afiliado es manual, se diligencian los campos obligatorios para el cargue de devoluciones, de acuerdo a la devolución seleccionada, se debe mostrar en la parte inferior los documentos que debe presentar el aportante para la aprobación de la devolución.


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Cuando el tipo de devolución es por Ley de Primer Empleo, se muestran los campos departamento y fecha de Registro mercantil del Aportante.


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Se selecciona la opción “Adicionar Afiliados”, y se abre ventana emergente de “Registro de Datos del Afiliado”

Figura 79. Cargar devoluciones Se ingresa el tipo de identificación y número de identificación, y se selecciona la opción buscar, se muestran los datos del afiliado, y se selecciona la opción “Registrar”.

Al seleccionar “Registrar” se cierra la ventana emergente y retorna a la pantalla de “Datos Básicos de Devolución”, e incluyendo la información ingresada en el “Registro de Afiliados


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de la Devolución”. Se selecciona la opción “Guardar” y se muestra mensaje de verificación por parte de la ADRES.


Se selecciona la opción “aceptar”, se habilita la opción “Imprimir” y se muestra mensaje con el número de devolución. Cuando el aportante cuenta con más de 10 afiliados, el cargue se realiza a través de un archivo y la opción ingreso de más de 10 afiliados, se diligencian los campos obligatorios para el cargue de devoluciones, de acuerdo a la devolución seleccionada, se debe mostrar en la parte inferior los documentos que debe presentar el aportante para la aprobación de la devolución. En Datos de Ingreso Masivo, se selecciona “Seleccionar Archivo”, se abre el explorador de Windows, se selecciona el archivo que contiene los datos de los afiliados que debe tener como nombre “número del documento del aportante.txt”.


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Figura 81. Cargar devoluciones El sistema valida que el nombre del archivo y la información contenida en el mismo, de acuerdo a la información registrada en la planilla referenciada, y muestra tabla con los datos de los afiliados incluidos en el archivo y la sumatoria de los valores a devolver.


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Se selecciona la opción “Guardar” y muestra mensaje de verificación por parte de la ADRES.


Se selecciona la opción “Aceptar” y se muestra mensaje con el número de registro de la devolución.


A continuación se detallarán los documentos a presentar de acuerdo al tipo de devolución:

3.3.3.1.1 Devolución no pertenece al régimen de Excepción


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Figura 85. Selección de causal de devolución

3.3.3.1.2 Devolución por aportes dobles

Figura 86. Selección devolución por aportes dobles


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3.3.3.1.3 Devolución por fallecido

Figura 87. Selección devolución por fallecido

3.3.3.1.4 Devolución por no Ingresos Adicionales

Figura 88. Selección por devolución por no ingresos adicionales

3.3.3.1.5 Devolución por pago de mayor valor


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Figura 89. Devolución por pago de mayor valor

3.3.3.1.6 Devolución residente en el exterior

Figura 90. Devolución por pago de mayor valor

3.3.3.1.7 Generar Reportes Devoluciones

Se selecciona la opción Imprimir que viene del proceso anterior y se genera el reporte de la devolución solicitada.


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Figura 91. Reporte devoluciones

Para el caso de devoluciones por pago de Mayor Valor, en el reporte debe incluir el campo IBC Corregido.

Reporte varios afiliados.


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Figura 92. Reporte devoluciones

3.3.4 Certificaciones

Este módulo permite generar certificaciones y/o reportes, de acuerdo al tipo de aportante (Pila (Cupón) y/o ADRES01), se ingresa a la opción Certificaciones, luego se muestra lista desplegable con las certificaciones y reportes que el aportante puede generar desde la web.


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Figura 93. Opción Certificaciones

3.3.4.1 Certificaciones para aportantes Pila (Cupón)

Cuando el aportante es tipo Pila (Cupón), solo podrá visualizar y generar los siguientes certificados y/o reportes:

- Certificado de aportes por planilla

- Resumen de Aporte

- Certificación Aportante

- Certificado de Afiliado por Aportantes

- Certificado de Aportantes por Sucursal

- Reporte de Prestaciones Económicas

- Reporte de Devoluciones


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Figura 94. Lista desplegable de certificaciones y/o Reportes Aportante Pila

3.2.4.1 Certificado de aportes por planilla Al escoger la opción Certificado de aportes por planilla se habilitan los campos periodo el cual es una lista desplegable e identificación del afiliado.

Figura 95. Certificado de aportantes por planilla

Se debe escoger una opción de la lista desplegable de Periodo y digitar una identificación válida en el campo Identificación afiliado.


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Figura 96. Reporte del certificado de aportes por planilla

De igual forma si se desea descargar la certificación en la parte superior donde se escoge la opción de certificación o Reporte aparece la imagen de PDF para descargarlo, así como aparece en la siguiente imagen.

Figura 97. Selección reporte certificado de aportes por planilla

3.3.4.2 Resumen de aportes

En la lista desplegable se debe escoger la opción “Resumen de Aportes” y se habilita la Lista desplegable de Periodo para escoger la que se desea.

Figura 98. Generación resumen de aportes

Al escoger la opción y presionar el botón “Ver Reporte” Genera el Resumen de pago de Aportes del periodo seleccionado.


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Figura 99. Reporte generado

Si se desea descargar la certificación en la parte superior donde se escoge la opción de certificación o Reporte aparece la imagen de PDF para descargarlo, así como aparece en la siguiente imagen.

Figura 100. Selección resumen de aportes

3.3.4.3 Certificación aportante

Al escoger la opción “Certificación aportante” deben cargar las opciones Periodo e Identificación Afiliado que se desea consultar, como aparece en la siguiente imagen.


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Figura 101. Generación de certificación aportante El campo periodo debe ser una lista desplegable con las opciones de Año y mes a consultar.

Figura 102. Selección de periodo

Al generar la consulta aparece la certificación correspondiente para ser validada, impresa o descargada en PDF.


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Figura 103. Reporte de certificación aportante generado

Figura 104. Selección de certificación aportante en PDF

3.3.4.4 Certificado de Afiliado por Aportantes

Al consultar la opción “Certificado de Afiliado por Aportantes” deben habilitarse las siguientes opciones:

- ID Aportante: Campo editable

- Fecha Inicial: Debe ingresar la fecha menor a la fecha final

- Fecha Final: Debe ingresar una fecha mayor a la fecha Inicial

- Identificación Afiliado: Campo editable


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Figura 105. Selección de Certificado de afiliado por aportantes

Después de ingresar la información y presionar el botón “ver reporte” carga el certificado requerido, de igual forma se puede descargar en PDF como se muestra en la siguiente pantalla.

Figura 106. Generación de reporte en PDF

3.3.4.5 Certificado de Aportes por Sucursal

Al seleccionar esta opción debe habilitarse los siguientes campos:

- Fecha Inicial: Debe ingresar la fecha menor a la fecha final

- Fecha Final: Debe ingresar una fecha mayor a la fecha Inicial


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- Sucursal la cual es una lista desplegable

Figura 107. Generación de certificado de aportantes por sucursal Al diligenciar las opciones y presionar el botón “Ver reporte” se genera el mismo como se muestra a continuación.

Figura 108. Visualización en pantalla de reporte Si se desea exportar el reporte presionar el botón de PDF ubicado al lado de la lista desplegable de certificación o reporte como se muestra en la figura adjunta.


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Figura 109. Selección de reporte para apertura en PDF

3.3.4.6 Reporte Prestaciones Económicas

Al seleccionar esta opción se muestran los campos habilitados Fecha inicial, Fecha final, Tipo de devolución, y los campos opcionales Pre Radicado y No Identificación, y la opción View Report.

Figura 110. Generación Reporte de Prestaciones Económicas

Se ingresan las fechas inicial y final de las cuales se desea realizar la consulta, luego se selecciona el campo Tipo de prestación el cual es una lista desplegable con los tipos de prestaciones.

Figura 111. Generación Reporte de Prestaciones Económicas Se selecciona el tipo de prestación a consultar y se selecciona la opción “View Report” y se muestra el reporte de prestaciones económicas de acuerdo a los parámetros seleccionados.


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Figura 112. Generación Reporte de Prestaciones Económicas

Si se desea exportar el reporte presionar el botón de PDF ubicado al lado de la lista desplegable de certificación o reporte como se muestra en la imagen.

Figura 113. Exportar Reporte de Prestaciones Económicas a PDF Se muestra el reporte en formato PDF.

3.3.4.7 Reporte de Devoluciones

Al seleccionar esta opción se muestran los campos habilitados Fecha inicial, Fecha final, Tipo de devolución, y los campos opcionales Pre Radicado y No Identificación, y la opción View Report.


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Figura 114. Generación Reporte de Devoluciones Se ingresan las fechas inicial y final de las cuales se desea realizar la consulta, luego se selecciona el campo Tipo Devolución el cual es una lista desplegable con los tipos de devoluciones.

Figura 115. Generación Reporte de Devoluciones Se selecciona el tipo de devolución a consultar y se selecciona la opción “View Report” y se muestra el reporte de devoluciones de acuerdo a los parámetros seleccionados.


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Figura 116. Generación Reporte de Devoluciones

Si se desea exportar el reporte presionar el botón de PDF ubicado al lado de la lista desplegable de certificación o reporte como se muestra en la imagen.

Figura 117. Exportar Reporte de Prestaciones Económicas a PDF

Se muestra el reporte en formato PDF.

3.3.4.8 Certificaciones para aportantes ADRES01

Cuando el aportante es tipo ADRES01, solo podrá visualizar y generar los siguientes certificados y/o reportes:

- Reporte Formato ADRES01 - Reporte Pagos Aportante ADRES01


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Figura 118. Lista desplegable de certificaciones y/o Reportes Aportante ADRES01

4. ANEXOS

4.1. ANEXOS 1 Glosarios

FOS-GLO-REX-Glosario_WEB

4.2. ANEXOS 2 Anexos Técnicos

No aplica.

Documents

Régimen de Excepción REX Versión 1