Risikostyring i Gribskov Kommuneifm. Udbud og kontraktstyring

Oplæg til Risikorådgivernes ERFA møde den 08. Sept. 2016

september 2016

LIDT mere styring i Gribskov Kommune

Hvad og Hvem påvirker vores risikoprofil?

Hvordan udøver vi risikostyring ifm. kontrakter i GK.

- HVEM påvirker kontrakten

- FØR kontrakten

- UNDER kontraktudarbejdelsen

- EFTER kontraktindgåelsen

Hvem er vi i Gribskov Kommune?

TEAM Udbud og Kontrakter – Gribskov koncernens mindste team,

men alligevel er vi nøglepersoner, der har en finger med i alle af kommunens kontrakter

på tværs af hele organisationen – i samarbejde med andre kommuner og interessenter

Den organisatoriske forankringTEAM Udbud og Kontrakter er en del af Center for Koncernstyring og It.

Vi er en stabsfunktion som skal støtte og rådgive alle centre, ”hele forretningen el. Koncernen”

ved indkøb/udbud, kontraktindgåelse og den efterfølgende kontraktstyring

Den politiske forankringIndkøbs- og udbudsstrategi godkendt i maj 2015

Samarbejde med de andre - ”de nære kommuner”

At samarbejde om indkøb og udbud har vi lange traditioner og gode erfaringer med her i Nordsjælland. Vi er 12 kommuner der har et tæt samarbejde om alle dele af udbudsprocessen, i en fast forankret fælles organisation med 4 faste grupper.

• Opbygning af hjemmeside/Intra net

• Den interne og eksterne kommunikation

• Årlig revision af IN

• Skabeloner for udbudsbetingelser, kontrakter og bilag

• Nye udbudslov

• Tilgængelighed for alle via in-kommuner.dk

• Strategisk udbudsplanlægning

• Udbuds projektgrupper

• Koordinering IN/SKI/kommunerne

• Beslutningsorgan

• Repræsentant fra alle 12 kommuner

• Nedsætter arbejdsgrupper

IN Styre

gruppen

Udbuds planlægnings

gruppen

Kommunikations

gruppen

Skabelon og Jura gruppen

Samarbejde på landsplan – med kommuner i hele DK …..i regi af SKI/KL

Så….. vores kontraktgrundlag påvirkes og skaber risici fra mange interessenter…

- Markedsdialog, ex. Vi har netop afholdt dialog med asfalt branchen

- Aktiv dialog med markedet, med brugere, med pårørende m.fl.

FØR KONTRAKTEN

FØR KONTRAKTEN

- de faglige personers krav- de politisk besluttede serviceniveauer

RISIKO:- Har de faglige sagsbehandlere den fornødne faglige viden?- Vi er sårbare, når dygtige faglige kontraktstyrer får nyt job!

UNDER KONTRAKT-udarbejdelsen

- Forberedelse, så parterne hver især kender og opfylder aftalevilkårene, at produkter og/eller tjenester leveres effektivt, således at kommercielle risici identificeres og styres.

- Udbudsprocessen- styret af en stram lovgivning der beskriver denne

proces

- vores udbudskonsulenter skal være faglig juridiske kompetente for at kende risici i processen

- klagesager – i nogle brancher er der større risiko for klager over udbudsprocessen end i andre.

UNDER KONTRAKT udarbejdelsen

- STANDARDKONTRAKTER

- Vi anvender så vidt muligt standardkontrakter og paradigmer eller vedlægger standard indkøbs- og betalingsbetingelser for at minimere risici… og fremme styring, og lette samarbejdet med leverandørerne på det pågældende marked.

UNDER Kontrakt udarbejdelsen

Kapitalisering af kontrakten

Hvad er need to have og hvad er nice to have?Hvad er costdriverne på dette marked?

Udbudskonsulenterne har en proaktiv rolle med italesættelse af

”mere for mindre”

Kapitalisering af værdien skal sikre, at den er tiltænkt til netop den økonomi, der ligger til grund for det pågældende område.

EFTER KontraktindgåelsenDen nye disciplin i kommunerne: ”Contract management”eller på dansk ”Kontraktstyring”

Det er en proces, der skal gøre parterne i en kontrakt i stand til bedre at opfylde deres forpligtelser, udnytte deres rettigheder, og i det hele taget sikre at formålene med kontrakten opnås

EFTER kontraktindgåelsen

- Decentral kontraktstyring, hvor fagområdet har ansvaret for at udføre den egentlige kontraktstyring

- Team Udbud og Kontrakter giver de decentrale kontraktstyrere redskaber til at udføre denne kontraktstyring og hjælper med at minimere risici, ex ved at udarbejde pixi bøger, der ”oversætter” kontrakten fra ”juridisk sprog” til den almene brede forståelse af indholdet i kontrakten.

EFTER kontraktindgåelsen- VÆRKTØJER til kontraktstyrer som fx Henrik Olsen

Kontraktsag

Tilgængelig for kontraktstyreren

Giver overblik over kontraktens indhold herunder:- ydelser- priser (regulering)- opsigelsesvarsler- overblik

EFTER kontraktindgåelsen

...og hvis det går galt

Leverandøren går konkurs

Skolebuskørsel, hjemmepleje og grøn drift

Krisestab (gerne §25 beredskabsplan)

Samles i et lokale

Krisekommunikation - er den opdateret (facebook, twitter)

Overblik over hvem, det gør hvad, og hvornår

EFTER kontraktindgåelsen

På meget risikofyldte KONCERN kontrakter nedsættes et

TASK FORCE for udbud og kontraktstyring.

I dette TASK FORCE er der fokus på de enkelte elementer i kontrakter, hvor der kan være et fælles tværfagligt fokus.

GRIBSKOV tør godt tage en risiko…..

Gribskov Kommune har landets højeste udliciteringsgrad, nogle mener at vi har solgt ud af arvesølvet… men vi mener, at vi udvikler og forbedrer kerneopgaven i forhold til den kommunale drift…

GK samarbejder med de private aktører om at løse kommunens driftsopgaver og kortlægger de risici, som et sådan samarbejde medfører.

GK har fokus på udvikling af koncernen for atsikre en professionel kontraktstyring og drift.

Spørgsmål el. gode ideer er velkomne