RKIV ••

SAMHALLE - ..

.. . .. . ~ . OCH·.··. 'l.·. ""' ... ... ..

.. w ! . ...

FORS~NING .

SVENSKA._ ARKIVSAMFUNDET·

ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING

1994:1

Arkiv samhälle

och forskning

SVENSKA ARKIVSAMFUNDET

ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING utges med stöd av Humanistisk-Samhällsvetenskapliga Forskningsrådet av Svenska Arkivsam­fundet . Tidskriften utkommer med tre häften om året. Den kan erhållas genom medlemskap i Svenska Arkivsamfundet. Årsavgiften för 1994 är 100 kr för personliga medlemmar. För insti­tutioner (motsv) 200 kr.'

Svenska Arkivsamfundet som bildades 1952, har till ändamål att väcka och vidmakthålla intres­set för arkiv i offentlig och enskild ägo, att arbeta för den svenska arkivvårdens utveckling och att sprida kännedom om dess uppgifter och villkor.

I redaktionen för tidskriften ingår förste arkivarie Lars Ericson, förste arkivarie Britta Joneli Ericsson (huvudredaktör) och förste arkivarie Peeter Mark.

Redaktionens adress: Riksarkivet, Box 12541, 10229 Stockholm Tel. 08/737 63 50. Telefax 08/737 64 74

Anmälan om medlemskap eller adressförändring göres till redaktionen. Manuskript avsedda för publicering i kommande nummer bör vara redaktionen tillhanda senast den 15 september 1994 (nr 2 1994) och den 15 oktober 1994 (nr 3 1994). Manuskripten mottages såväl på papper som på diskett. ~

ISSN 0349-0505 Omslag och grafisk formgivning Sven-Gunnar Lidmar

Schmidts Boktryckeri AB, Helsingborg 1994

INNEHÅLL

Stajfan Smedberg, Akademisk arkivutbildning i Sverige 7 Eric De Groat, Tillsynsbyråns utbildningsverksamhet - 1990

och framåt 13

Per Matsson, Utbildning i arkivvård för folkrörelseorganisa­tioner 29

Olle Forslund, Utökade landsarkivuppgifter för Stockholms stadsarkiv 31

slottsarkivets och Riksarkivets jubileumshögtider november 1993 35-74

slottsarkivet 100 år 36 Erik Norberg, slottsarkivet 37

jan Brunius, Slottsarkivet och forskningen 41 Bo Vahlne, slottsarkivet - Kungl. Husgerådskammarens hus­

arkiv 45

Lars Ljungström, Arkivet, inventarienumren och de kungliga möblerna - några exempel från Gripsholms slott 49

"Riksens archivum" 375 år 57 Erik Norberg, Riksarkivet 1993 59

Birgit Friggebo, Riksarkivets uppgifter 64 Herman Schuck, Riksarkivet 375 år - eller 700 år? 65

Översikter och recensioner

Rune Hedman, Riksarkivets beståndsöversikt. Del3. Kommit­tearkiv 75

Folke Ludwigs, Fredsunderhandlingarna i Osnabriick 1647-49 77

Per Matsson, Bondeliv. Lantbruket i Halland 1750-1990 78 Irma Ridbäck, Skurkar och vanligt folk 80 Irma Ridbäck, Bibliotek och media i mittnordiskt perspektiv

82

Anna Svenson, Danmark 86

Renata Arovelius, Polen 88 Björn Lindh, Nytt från ICA 90 Bibliografisk översikt 1992 93

5

6

Anmälan

Björn Holmberg, Personuppgifter i Svenska Industritjänsteman­naförbundets arkiv JOO

Meddelande

Ulf Söderberg, Svenska Arkivsamfundet, Styrelsens verksam­hetsberättelse för 1993 1 O 1

Medverkande i detta nummer 103

Akademisk arkivutbildning i Sverige STAFFAN SMEDBERG

Inledning Utbildning för arkivarier har funnits så länge det har förekommit organise­rad arkivverksamhet i vårt land. Inom arkivinstitutionerna har de nyanställ­da fått den skolning de behövt för att kunna sköta sina arbetsuppgifter. Ut­bildning utanför institutionernas ram har emellertid endast funnits i drygt tjugo år. Äldst är kursen vid Stockholms universitet. I dag finns liknande utbildningar vid ytterligare några universitet och högskolor. Samtidigt pågår en debatt om att ge utbildningen en forskningsanknytning. Det finns därför all anledning att diskutera denna utbildnings målsättning och utformning. Mina utgångspunkter är bl a mer än 15 års verksamhet som lärare på arkiv­kursen vid Stockholms universitet.

Arkivarieyrket Innan vi går in på själva utbildningen är det lämpligt att närmare diskutera arkivarieyrket och arkivariernas arbetsuppgifter. 1

Länge fanns arkivarier endast vid de fåtaliga arkivinstitutionerna. Från att ha varit ett administrativt och jurdiskt yrke utvecklades yrket i slutet av 1800-talet allt mer i riktning mot den humanistiska världen.

Arkivarierna har under en stor del av 1900-talet i första hand rekryterats från forskarutbildningarna i historia och näraliggande ämnen. Detta fick bl a till följd att yrkesprofilen ofta var ganska diffus. Många kände sig nog i första hand som historiker som hamnat i arkivväsendet, inte som arkivarier. Ar­betsuppgifterna var också i första hand inriktade mot forskningen och det historiska materialet.

l. Jag skall här inte behandla frågan om arkivarie som ett yrke eller en profession. Jfr Mykland, Liv, From occupation to profession: The archivist's sense of identity. XII international eon­gress on archives, Montreal 1992.

7

8

Ordnande och förtecknande av arkiv och betjänande av forskare var en viktig del av arbetet. Man sysslade i mycket liten utsträckning med moderna arkiv. Tillsynen var ännu en relativt obetydlig verksamhet.

De senaste 30 åren har i detta avseende inneburit en stor förändring. Antalet arkivarietjänster har ökat. Ökningen började hos arkivinstitutio­nerna, där tillsynsverksamheten expanderade. En stor del av tjänsterna har dock skapats utanför arkivinstitutionerna. Arkivarier som arbetar hos stat­liga myndigheter, kommuner och landsting samt företag och organisationer är en vanlig företeelse.

Arbete som inriktar sig på arkivbildningen har blivit en allt viktigare del av arkivverksamheten. Många arkivarier ägnar en stor del av sin tid åt att styra dagens och morgondagens arkivbildning, att välja medium för långtids­bevarande och utreda frågor om bevarande och gallring. skillnaderna kan tyckas vara mycket stora mellan denna typ av arbetsuppgifter och arbete med äldre källmaterial och att göra detta tillgängligt.

skillnaden ligger emellertid i första hand i arkivmaterialets ålder och för­varingsplats. Man kan därför inte tala om en principiell skillnad.

Arkivverksamheten brukar indelas i tre verksamhetsgrenar, som ofta kallas depå, tillsyn och forskarservice. Dessa termer har dock ursprung hos arkivmyndigheterna. Vi borde kanske tala arkivbildningsinsatser i stället för tillsyn2 och tillgängliggörande eller informationssökning i stället för for­skarservice. På så sätt blir det lättare att anknyta termerna till all arkivverk­samhet, oberoende av handlingarnas ålder och förvaringsplats.

Om vi med denna utgångspunkt studerar arkivariers arbetsuppgifter i dag, kommer vi att finna att nästan alla har arbetsuppgifter inom minst två av dessa verksamhetsgrenar och många inom alla tre. I själva verket kan endast de största arkivinstitutionerna fördela arbetsuppgifterna så att vissa arkiva­rier kan specialisera sig på en av verksamhetsgrenarna eller syssla enbart med äldre arkivhandlingar. Detta faktum får självfallet konsekvenser för arkiv­utbildningens inriktning.

Utbildade arkivarier finns nu i statlig, kommunal, landstingskommunal verksamhet liksom inom organisations- och företagsvärlden. De olika sek­torernas arkivverksamhet styrs av skilda författningskomplex, även om skillnaderna har minskat i och med arkivlagens tillkomst. Till de juridiska skillnaderna kommer i viss mån olika praxis och traditioner. Det finns na­turligtvis också skillnader mellan arkivarier hos· arkivmyndigheterna och

2. Tillsynen gäller visserligen även förvaringsfrågor (depå) och tillhandahållande, men huvud­parten av insatserna brukar ligga på arkivbildningens område.

arkivarier som arbetar hos arkivbildande myndigheter, eftersom de förra har en tillsynsfunktion gentemot de senare.

Skillnaderna bör dock inte överdrivas. I huvudsak är den svenska arkiv­världen mycket enhetlig i professionellt avseende. Dessutom kan man tala om en gemensam yrkesetik, som utgår från en strävan att bevara en relevant del av gårdagens och dagens arkivmaterial för framtiden och att ställa detta material till forskningens förfogande. Denna strävan torde omfattas av alla professionella arkivarier i vårt land.

För vilka bör utbildningen utformas? Det finns olika kategorier anställda inom arkivverksamheten. Den akade­miska utbildning som vi här talar om inriktas på handläggartjänster i statlig, kommunal och enskild tjänst. Den är därför i första hand anpassad för per­soner som inte tidigare haft arbetsuppgifter inom arkivområdet. Vi talar alltså inte här om den fort- och vidareutbildning som naturligtvis måste finnas inom arkivvärlden liksom inom alla andra sektorer.

Yrkeskåren är liten och antalet tjänster begränsat. Detta medför att studen­terna inte rimligen kan bestämma sig för att arbeta inom en sektor eller en typ av arbetsuppgifter innan de börjar utbilda sig och sedan stanna där. Tvärtom är det enligt min mening en klar fördel om utvecklingen går mot en större rörlighet mellan institutioner och sektorer.

Utbildningen måste därför ha en så allmän karaktär att den kan vara ut­gångspunkt för tjänstgöring inom alla sektorer.

Det bör dock noteras, att arkivinstitutionerna i större eller mindre omfatt­ning har resurser för internutbildning. Denna möjlighet finns normalt inte för ensamarkivarier som arbetar hos arkivbildare av olika slag. Detta bör också beaktas när utbildningarnas innehåll diskuteras.

Annan utbildning i kombination med arkivkunskap

Arkivutbildningen omfattar för närvarande som mest tre terminer, men i många fall en eller två terminer. En så kort utbildning kan naturligtvis inte vara tillräcklig för verksamhet inom dagens komplicerade arkivvärld. Det krävs andra ämneskunskaper vid sidan av den renodlade arkivkunskapen. För en handläggartjänst krävs normalt en fullständig akademisk examen på kandidat- eller magisternivå. Traditionellt har arbetsgivarna brukat kräva

9

lO

en examen inom de humanistiska eller samhällsvetenskapliga fakulteterna. Särskilt arkivinstitutionerna nämner ofta historia som ett önskvärt ämne, vilket är naturligt eftersom man förvarar och tillhandahåller ett historiskt källmaterial. Detta hindrar inte att en lång rad ämnen utanför de traditio­nella arkivämnena kan vara av värde för en blivande arkivarie. Forskar­utbildning betraktas för vissa tjänster som betydelsefull merit.

Vid sidan av eller inom den examen som den blivande arkivarien har bör man tänka på behovet av vissa allmänbildande kunskaper. Dit hör i våra dagar någon form av datorvana, liksom kunskaper om samhällets organisa­tion i stort.

Allmänbildande avsnitt utan direkt anknytning till arkivkunskapen bör undvikas i utbildningen. Sådana har tidigare varit mycket vanliga. Här kan t ex nämnas elementär grundutbildning i ADB (hur man hanterar en dator), liksom avsnitt som egentligen dubblerar avsnitt i andra ämnen (förvaltnings­historia, handskriftsläsning).

Utredningsmetodik är ett annat moment av detta slag som tidigare har ingått i arkivutbildningen.

Utbildningens innehåll Kursen bör byggas upp kring den gemensamma kärnan i yrket. En utmärkt utgångspunkt är arkivlagens ändmålsbeskrivning, som beskriver yrkets grundpelare. Till detta bör läggas den klassiska arkivteorin och den gemen­samma yrkesetiken.

Utbildningen bör i första hand inriktas på frågor som rör modernt arkiv­material och arkivbildningsfrågor. Detta innebär inte att hanteringen av his­toriskt material glöms bort. Det faktum att de flesta arkivarier i dag arbetar utanför arkivinstitutionerna bör här vara utslagsgivande.

Utbildningens akademiska karaktär bör stärkas genom ökat antal kun­skapsprov och individuella uppgifter (på grupparbetenas bekostnad). Detta bör ses mot utbildningens tidigare utveckling. Kursen i Stockholm startades med tanke på arbete på assistentnivån. Detta fick till följd att kursen haft relativt kort litteraturlista, ovanligt stort antal timmar undervisning i för­hållande till kurslitteraturen, få kunskapsprov och få individuella uppgifter men i stället ett inslag av grupparbeten. Kursen är fortfarande ovanligt un­dervisningsintensiv.

Teori och praktik Arkivutbildningarna innehåller förhållandevis stora praktikavsnitt, om man jämför med andra akademiska utbildningar. Rent generellt brukar man säga att akademiska utbildningar i första hand skall ge de teoretiska kun­skaper som behövs för en verksamhet, medan de praktiska färdigheterna skall inhämtas på arbetsmarknaden.

När det gäller arkivutbildningen kan dock ett visst mått av praktiska mo­ment kan inte undvikas. De är i första hand nödvändiga för de studenter som får tjänster utanför arkivinstitutionerna, och alltså måste ha prövat på även de praktiska delarna av arbetet under utbildningens gång. Arkivinstitutio­nerna (åtminstone de större) skulle klara av att ge dessa färdigheter genom internutbildning. Ett exempel är att ordna och förteckna arkiv.

Eftersom de flesta får arbete utanför institutionerna blir praktikmomen­ten alltså nödvändiga. Det är dock mycket viktigt att de praktiska momenten alltid anknyts till kursens teoretiska delar och att ett moment av skriftlig redovisning ingår.

Utbildningens längd De första utbildningarna omfattade en termin (i Stockholm fanns det från början t o m möjlighet att studera en halv termin, tio poäng). Under de senas­te tio åren har utbildningar omfattande 40 poäng eller 20 + 20 poäng blivit allt vanligare. I dag kan man nog säga att 40 poäng börjar bli standardkravet för handläggartjänster.

Nästa steg har blivit en påbyggnadskurs, alltså 60 poängsnivån. Den har i första hand utvecklats med tanke på personer som har 40 poäng och som därefter varit ute i arbetslivet ett par år.

Fortsatta utvecklingsmöjligheter För närvarande införs magisterexamen inom vissa fakulteter. I en sådan examen ingår 160 poäng, varav 80 poäng i ett ämne. Införandet av denna examen brukar bl a motiveras med jämförelser med andra europeiska länder. En sådan utveckling borde vara intressant även för arkivutbildningens del.

En 80-poängskurs förutsätter en vetenskaplig anknytning. I dag talar vi redan om arkivvetenskap som ett nytt namn på ämnet.

Diskussionen om arkivvetenskap är inte ny. Den har bl a handlat om tänk-

11

12

bara frågeställningar för vetenskapliga studier kring arkiv. Om vi skall för­söka etablera arkivvetenskap som en egen disciplin måste vi kunna avgränsa den från andra, närliggande ämnen, t ex historia, biblioteksvetenskap och informatik. Det är då i första hand arkivteoretiska frågeställningar som kan komma i fråga. Det finns goda förutsättningar för att undersöka dagens arkivbildning från arkivteoretiska utgångspunkter. En annan frågeställning av central betydelse är utvecklande av analysmetoder för värdering av arkiv­material, någon form av bevarandeanalyser.

Tillsynsbyråns utbildningsverksamhet

1990 och framåt ERICDEGROA T

Inledning Arkivutbildning i Riksarkivets regi, riktad till anställda på de statliga verken och myndigheterna, har bedrivits under lång tid. Någon regelbundenhet eller andra klara riktlinjer för utbildningsverksamheten har till stor del sak­nats. När behov och efterfrågan har nått en viss nivå har en kurs anordnats. Marknadskrafterna har fått styra. Den tidigare riksarkivorganisationen mot­verkade till viss del en samordning av undervisningsinsatserna, dvs en klar marknadsföring med direkta insatser riktade till särskilda personer inom verken och myndigheterna. De olika sektionerna med sina sakområden försvårade den samordning som är nödvändig för att effektivt och rationellt bedriva undervisning i arkivvård. Till följd av omorganisationen av Riks­arkivet, där byråer med sina specialområden tillsyn, depå, forskarservice etc inrättades, öppnades dörren för en mer målinriktad undervisningsverksam­het. Den arkivlag med följdförfattningar som trädde i kraft den l juli 1991, där ansvaret för myndigheternas arkivvård liksom Riksarkivets roll klar­gjordes, var den piska och morot som krävdes för att motivera myndigheter­na till att satsa resurser på kompetensutveckling inom arkivområdet. En stor efterfrågan på utbildning uppstod.

I Tillsynsbyråns utåtriktade verksamhet intar utbildningsverksamheten en naturlig plats. Utbildning ingår som en integrerad del av verksamheten: tillsyn- utredning- utbildning. Utbildningsinsatserna utgör en allt större del av byråns verksamhet. Behovet och efterfrågan vad gäller kurser i arkiv­vård har varit, åtminstone under nittiotalets första år, omfattande. Genom det kontaktpersonsystem som finns på byrån har det varit lättare att dels kartlägga behoven av utbildningsinsatser, dels marknadsföra kurserna. Man har genom dessa kontakter kunnat göra reklam och aktivt påtala behoven av att viss personal inom myndigheten äger kunskaper i arkivvård. De inspek-

13

14

tioner som genomförs inom ramen för SATS-projektet har också bidragit till att lyfta fram behoven av utbildning ute på myndigheterna. Marknadsföring i form av kursinbjudningar har naturligtvis också bidragit till att väcka in­tresse för kurserna.

Nedan följer en redogörelse över Tillsynsbyråns kursverksamhet, kurs­typer, kursmaterial och underlag. Vidare lämnas en redogörelse över del­tagarantal, utvärdering samt mål och syften med kursverksamheten. Redo­görelsen avslutas med ett kortare resonemang kring hur framtidens kurs­verksamhet kan komma att se ut.

Kurserna Innehåll - underlag - material

Tillsynsbyrån anordnar som bekant kurser av skilda slag och omfattning. Dels finns tre dagars grundkurser i arkivvård. Dessa är generella, dvs de rik­tar sig till samtliga centrala statliga myndigheter. Den andra typen är de så kallade myndighetsspecifika grundkurserna i arkivvård, dvs kurser riktade till en myndighet som på eget initiativ ber Tillsynsbyrån anordna en kurs. Hur många de blir per år är helt beroende på efterfrågan. Byrån marknadsför inte sådana kurser aktivt. Att de ändå kommer tillstånd beror som nämnts på att byrån blir tillfrågad av myndigheter som anser sig ha ett sådant behov av utbildning att den kan fylla en hel kurs. De myndighetsspecifika kurserna kan omfatta två eller tre dagar, helt beroende på de beställande myndig­hetens önskemål och behov. I vissa fall kan de vara kortare. Det finns exem­pel på myndighetsspecifika kurser som har avklarats på en halv dag eller en dag.

Tillsynsbyrån anordnar även fortsättningskurser i arkivvård. Denna typ av kurs är ny för 1993. Ännu har ingen myndighet begärt en myndighets­specifik fortsättningskurs även om deltagarna själva lämnat önskemål där­om. Utöver de nämnda kurserna anordnas även endagskurser för chefer. Avslutningsvis medverkar handläggare från Tillsynsbyrån såsom lärare på kurser i andra myndigheters eller undervisningsföretags regi.

De har i skilda sammanhang diskuterats andra typer av kurser. Utöver nämnda kurser finns förutsättningar för kurser i särskilda ämnen såsom regi­strering och diarieföring. Det är dock inte aktuellt då det vanliga kurs­programmet tär på redan hårt ansträngda resurser. Önskemål om särskilda kurser med en specifik inriktning har även framförts från enstaka myndig­heter. Banverket har tidigare antytt att en kurs i ritningshantering anordnad av Riksarkivet vore av värde.

Grundkurs i arkivvård

Grundkursen är som nänints på tre dagar. Schemat har i stort sett varit oför­ändrat under 90-talet. Huvudavsnitten är dels ett moment rörande arkiv­redovisning, dels ett om gallring. Innehållet som helhet strävar efter att vara så heltäckande som möjligt även om risk föreligger för ytlighet avseende vissa områden. Med undantag av de två huvudavsnitten finns inte utrymme för fördjupning i ämnen såsom förvaring och skydd av handlingar. Då kur­sen är praktiskt inriktad har mycket arbete lagts ner på övningsuppgifter inom områdena gallring och arkivredovisning samt på en mindre övning kring begreppet allmän handling. Nedan följer en kortare redogörelse över de enskilda momenten, dag för dag.

Dag ett

Kursens första dag inleds med en kortare genomgång av arkivväsendets orga­nisation och en grundläggande beskrivning av den lagstiftning som är styran­de vad gäller arkivvården, dvs arkivlagen samt angränsande lagstiftning så­som tryckfrihetsförordningen, datalagen och sekretesslagen. Därefter följer ett moment med syfte att ge deltagarna en bild av hela arkivbildningsproces­sen från postöppning till arkivläggning (" Arkivbildning och diarieföring"). Aktuella regler i detta sammanhang är RA-FS 1991: l, kap. 3. U n der momen­tet berörs andra lagkomplex såsom sekretesslagstiftningen och tryckfrihets­förordningens regler och definitioner. Vidare ingår grunderna i diarieföring. Ovanstående moment tar hela förmiddagen i anspråk. På eftermiddagen tar en övningsuppgift vid där deltagarna får ett antal handlingar till sitt för­fogande. Utifrån dessa handlingar skall de fastställa huruvida respektive handling är allmän eller inte. Till sin hjälp får deltagarna ett utdrag ur tryck­frihetsförordningens andra kapitel. Övningen är nyttig och ger vissa grund­läggande kunskaper inom områden som är viktiga inför kursens fortsätt­ning, i synnerhet under momentet" gallring". Dagen avslutas med en visning av Riksarkivet.

Dag två Dagen inleds med momentet "Framställning av handlingar och beständig­hetsfrågor". Det är framför allt Riksarkivets föreskrifter rörande papper, mikrofilm och ADB-upptagningar som diskuteras samt de tekniska kraven. I momentet ingår även frågor om val av produkter och kvalitetssystem. Därefter följer ett av de två huvudmomenten, "Arkiv redovisning". Momen­tet kan sägas bestå av tre delar. Första delen består av undervisning i att förteckna arkiv samt hur en arkivbeskrivning skall utformas. Därefter följer

15

16

en omfattande gruppövning. Deltagarna delas in i grupper där varje grupp skall dels färdigställa en innehållsförteckning över ett fingerat arkiv, dels utarbeta en arkivbeskrivning över en tänkt myndighet samt redovisa ett antal serier på förteckningsblanketter. Till grund för övningen ligger hand­lingar rörande en fiktiv myndighet kallad Sveriges EG-myndighet, en övning som utvecklats och förfinats genom åren av handläggare på Tillsyns­byrån. Bland handlingarna lämnas uppgifter om myndighetens verksamhet och organisation samt en inventeringslista över serier och handlingar som dels framställts hos och dels inkommit till myndigheten. Dessa handlingar ligger sedan till grund för lösningen av ovannämnda uppgifter. Den tredje delen utgörs av redovisningen av respektive grupps resultat, något som kan dra ut på tiden till följd av heta diskussioner. Dagen avslutas med en gemen­sam middag för deltagare, lärare och kontaktpersoner från Tillsynsbyrån.

Dag tre Den avslutande dagen inleds med ett moment rörande hantering, förvaring och skydd av handlingar. Deltagarna får här lära sig hur man praktiskt skall dels hantera handlingar (papper, mikrofilm och ADB-upptagningar) i det dagliga arbetet, dels vilka slags förvaringsmedel som godtas och vilka regler som gäller för arkiv lokaler. Därefter följer ett kortare moment rörande åter­lämnande, överlämnande och lån av handlingar. Under den sista dagen av­verkas även det andra huvudmomentet under kursen, nämligen det rörande gallring. Momentet består av tre delar, genomgång, gruppövning samt redo­visning. Övningen går ut på att deltagarna utifrån ett antal handlingar dels fastställer vilka handlingar som kan rensas, dels vilka handlingar som kan gallras enligt RA-FS 1991:6 (Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse) eller genom beslut av Riksarkivet samt vilka handlingar som skall bevaras. Till sin hjälp har eleven utdrag ur tryckfrihetsförordningen, arkivlagen, arkivförordningen, Riks­arkivets föreskrifter och allmänna råd 1991:1, kap. 2 och 3 och Riksarkivets föreskrifter 1991:6. Därefter avslutas dagen- och kursen- med utvärde­ring och utdelande av kursintyg.

Kursmaterial och underlag - grundkurs

Deltagarna får en kurspärm som till sitt innehåll följer schemat. För respek­tive moment finns en flik under vilken aktuella delar av Riksarkivets för­fattningssamling återfinns. Därutöver får deltagarna kopior på de overhead­bilder som används under respektive moment.

Kursmaterial i form av övningsuppgifter återfinns likaså i kurspärmen.

Övningsuppgiften under momentet arkivredovisning har liksom övriga övningar utarbetats av Tillsynsbyråns personal. Ändringar har dock gjorts sedan den användes för första gången 1990. Huvuddragen är dock desamma. Vad gäller övningen under gallringsmomentet ändras den då och då. Med anledning av att övningen består av ett antal skilda handlingstyper är den lätt att ändra på och anpassa. Detsamma gäller övningen i ämnet allmän handling.

Till lärarnas förfogande finns som nämnts ett stort urval av overhead­bilder. Sedan 1990 har dessa ändrat karaktär något. Förutom det att de blivit proffsigare till utförandet, har tidigare paragraf- och föreskrifthänvisningar tagits bort. För övrigt följer bilderna respektive moment i arkivbildnings­processen och de regler som styr och reglerar. Självfallet står det varje lärare fritt att utforma egna bilder.

Myndighetsspecifika grundkurser i arkivvård

De myndighetsspecifika kurserna skiljer sig inte innehållsmässigt från de vanliga kurserna, under förutsättning att de omfattar tre dagar. Myndighets­anpassningen finner man i övningsuppgifternas utförande. Närmare be­skrivning av övningsuppgifterna finns nedan. I det fall kursen är på två dagar görs av naturliga skäl vissa ändringar. Avsnittet under första dagen rörande arkivbildning och diarieföring förkortas något och går under benämningen "Moment i arkivbildningen". Däri ingår även den kortare övningen av­seende allmän handling. Tiden räcker inte alltid till, varför övningen ibland utgår. Därefter följer det stora momentet "Arkivredovisning". Momentet skiljer sig inte från det som genomförs under de vanliga grundkurserna. Övningsuppgiften är också densamma.

Dag två inleds med två moment, "F ramställning av handlingar" och "Han­tering, förvaring och skydd", två delar som överenstämmer med motsva­rande moment under de generella grundkurserna. Därefter följer det korta momentet rörande återlämnande, överlämnande och utlån av handlingar. Dagen avslutas med gallringsmomentet, motsvarande det som genomförs under de vanliga grundkurserna. skillnaden är dock att övningsuppgiften är myndighetsanpassad. Handlingarna som ingår i övningen är hämtade från den beställande myndigheten. Anledningen till detta är att deltagarna skall känna igen sig. Detta har visat sig fungera alldeles utmärkt.

När det gäller övningsuppgiften under momentet arkivredovisning är en anpassning svårare. Det är oerhört tidskrävande att utarbeta helt nya övningsuppgifter varför en sådan total anpassning av övningsuppgifterna är praktiskt svårgenomförbar och inte heller nödvändig för den delen.

17

18

Kursmaterialet skiljer sig för övrigt inte från de vanliga grundkurserna oavsett om den myndighetsspecifika kursen är på två eller tre dagar. Over­head-materialet är också detsamma.

Fortsättningskursen i arkivvård

Två fortsättningskurser har hittills anordnats och genomförts varför en utvärdering av schemat ännu inte gjorts fullt ut. Av denna anledning kan schemat komma att ändras något framöver även om grundmallen Kvarstår. Fortsättningskursen är koncentrerad till två avsnitt, arkivredovisning och gallring. Syftet är att ge fördjupade kunskaper i dessa ämnen. Kursen inleds dock med en redogörelse över de nyheter som skett avseende Riksarkivets föreskrifter. Därefter följer momentet gallring. Då det rör sig om en fortsätt­ningskurs ställs naturligtvis högre krav på både deltagarna själva och på undervisningsmaterial och kursuppläggning. Under momentet ges inled­ningsvis en kortare repetition om vad som är gallring, typer av gallrings­beslut etc. Momentet följs av en övningsuppgift liknande den under grund­kursen.

Deltagarna får ett antal handlingar. Syftet är att dels fastställa vilka hand­lingar som är allmänna, detta skall motiveras med hänvisning till tryck­frihetsförordningen, dels lämna förslag huruvida handlingen skall bevaras, gallras eller rensas. Syftet är att förbereda deltagarna på att själva aktivt med­verka vid förberedandet av en gallringsframställen till Riksarkivet. Försla­gen skall motiveras. Därefter ges en grundlig redogörelse över hur ett gall­ringsbeslut kommer till. Dagen avslutas med ytterligare en övningsuppgift. En fingerad myndighet, Sveriges EG-myndighet för europaanpassning av fordon, ligger till grund för uppgiften. Syftet är att utifrån handlingar höran­de till ett ADB-register fastställa vilka handlingar som finns hos register­avdelningen (avdelning inom den fingerade myndigheten) samt föreslå vilka handlingar tillhörande bilregistret som skall bevaras respektive gallras. Vida­re skalllämpliga gallringsfrister sättas på de handlingar som föreslås kunna gallras. Uppgiften koncentrerar sig på handlingar hörande till ADB-regist­ret. Detta är ett område som anses vara svårt att bemästra vilket är an­ledningen till detta.

Dag två ägnas helt åt arkivredovisning. Inledningsvis sker en repetition av det som sagts under grundkursen. Därefter ges exempel på olika handlings­typer på olika databärare och hur dessa handlingar kan förtecknas. Momen­tet bygger mycket på exempel då förtecknade ofta är en fråga om erfarenhet. Att hålla det helt på det teoretiska planet vore därför inte till någon större nytta. En europaanpassning av fordon är i centrum för övningen. Till grund

för uppgiften får deltagarna uppgifter om myndigheten och dess verksamhet samt vilka handlingstyper som framställs på de olika avdelningarna. U ppgif­ten är att genom en inventering fastställa vilka handlingar som finns. Där­efter skall en innehållsförteckning utarbetas. Avslutningsvis skall handlingar tillhörande bilregistret förtecknas. Kursen avslutas med redovisning och ett moment i hur man praktiskt tar fram en arkivbeskrivning.

Material och underlag -fortsättningskurs

För att ta fram nya övningsuppgifter och material till fortsättningskursen tillsattes sommaren 1993 en arbetsgrupp bestående av vana lärare från Tillsynsbyrån. Gruppen tog fram två kompendier rörande gallring och ar­kivförtecknande samt de övningsuppgifter som beskrivits ovan. Därutöver har nytt overhead-material utarbetats. Syftet med de två kompendierna har varit att ge deltagarna ett redskap för att utarbeta en gallringsframställen och ett redskap för hur ett arkiv skall förtecknas. Övningsuppgifterna har givit deltagarna praktiska erfarenheter av att dels gallra och dels förteckna ADB­upptagningar. Förtecknande av ADB-upptagningar är ett område som anses för komplicerat för att tas upp på grundkurserna. Utöver kurspärm med kompendier, övningsuppgifter och kopior på overheadbilder får varje del­tagare samtliga RA-FSar samlade i en särskild pärm.

Chefskurs

Chefskurs i arkivvård är en nyhet såtillvida att den första chefskursen ge­nomfördes under hösten 1993. Uppslutningen blev stor vid kurstillfället den l oktober 1993. Arton personer anmälde sig.

Arkivkursen för chefer är som nämnts en dag. Kursen är i själva verket en informationsdag där deltagarna får information om gällande lagstiftning, Riksarkivets föreskrifter, arkivfrågornas plats i organisationen, ansvar, resurser och kompetens samt arkivreglernas betydelse för en rationell arkiv­hantering. Tyngdpunkten ligger på chefernas ansvar, något som är viktigt att påtala.

Med sig hem får cheferna dels boken "Arkivlagen -Bakgrund och kom­mentarer" av Claes Gränström, Lennart Lundqvist och Kerstin Fredriksson (Göteborg 1992); dels Riksarkivets föreskriftspaket.

19

20

Resultat - deltagarantal - utvärderingar Sedan våren 1990 har Tillsynsbyrån anordnat kurser i arkivvård för omkring 600 personer, cirka 150 personer per år. Detta fördelat på cirka 30 kurs­tillfällen. Avsaknaden av exakta siffror avseende deltagarantal och antalet kurser beror på att en del kurser har inte anordnats i Riksarkivets regi, dvs anmälningar, ddtagarlistor och dylikt har skötts av den beställande myndig­heten varför en del siffror blir mer av en uppskattning. Siffrorna är dock inte överdimensionerade på något vis, snarare tvärtom.

Vid en granskning av siffrorna ovan finner man ett antal skilda typer av kurser. Som tidigare nämnts anordnar Tillsynsbyrån dels generella grund­kurser i arkivvård, dels myndighetsspecifika kurser i arkivvård samt fort­sättningskurser. Vad gäller de generella kurserna undervisades 230 personer vid elva kurstillfällen. Detta innebär ett snitt på 21 deltagare per kurstillfälle. Man kan konstatera genom att studera deltagadörteckningar att snittalet sjunkit något sista året. Marknaden tycks mättad vad gäller åtminstone de generella grundkurserna. Två fortsättningskurser hann genomföras 1993. Uppslutningen var vid dessa två kurstillfällen totalt 28 personer (16+ 12).

Vad gäller de myndighetsspecifika kurserna har dessa koncentrerats fram­för allt till de resursstarka affärsverken och några av högskolorna. För Sjö­fartsverket har Tillsynsbyrån anordnat tre kurser. Till skillnad från de van­liga grundkurserna som är på tre dagar, är de myndighetsspecifika kurserna i regel på endast två dagar. I vissa fall en dag. Ser man på andra verk har Till­synsbyrån anordnat en kurs för Postverket, två för Banverket samt en kurs för Vägverket. Antalet deltagare brukar ligga på ca 20 personer vilket inne­bär att man inom Sjöfartsverket låtit utbilda närmare sextio personer och inom Banverket ett fyrtiotal. De högskolor som varit föremål för kurser är bland andra Högskolan i Örebro. Under våren 1994 kommer en kurs att an­ordnas för Högskolan i Luleå. Tillsynsbyrån har även ordnat en generell kurs enbart för personer från de högskolor som inte velat eller kunnat be­ställa en egen kurs. Denna kurs var liksom de vanliga kurserna på tre dagar. Vidare har Riksarkivet bistått högskolor med lärare. Kurserna har då inte varit helt i Riksarkivets regi varför exakta uppgifter om deltagarantal saknas. Det kan dock nämnas två tre-dagarskurser för Högskolan för lärarutbild­ning i Stockholm med totalt ca 40 deltagare, två halvdagarskurser för Karo­linska institutet (omkring åttio deltagare) samt en halvdagskurs för Idrotts­högskolan. Därutöver har en tvådagarskurs hållits för personal från Rätts­medicinalverket. Där deltog 30 personer.

Som nämnts har ddtagarsiffrorna minskat något vad gäller de generella tredagarskurserna. Man får se det i ljuset av den allmänna konjunkturned-

gången. Det är inte alla myndigheter som anser sig ha råd att avsätta resurser på arkivutbildning. Å andra sidan kan man hoppas att den tillsynsverksam­het som bedrivs allt intensivare samt att arkivlagens innebörd vad gäller myndigheternas ansvar slår igenom har till följd att myndigheterna ser ett värde och ett behov av arkivkompetens inom myndigheten. Detta som ett alternativ till att inrätta en arkivarietjänst. Vidare är byrån utsatt för konkur­rens från olika utbildningsföretag. Tillsynsbyrån är naturligtvis beredd på en nergång vad gäller antalet grundkurser åtminstone de närmaste åren. Genom personalomsättning ute bland myndigheterna kommer det trots alltid att finnas ett behov av kurser även om antalet grundkurser per år, två på hösten och en på våren, minskas.

I två fortsättningskurser som genomförts under hösten 1993 har som sagt endast deltagit 28 personer (16+ 12). Med tanke på att en fortsättningskurs länge har varit eftertraktad kan det te sig anmärkningsvärt att så få anmält sig. Det kan finnas flera orsaker till detta. För det första kan det vara en fråga om för passiv marknadsföring. För det andra kan det ha samma orsaker som för de nämnda grundkurserna, nämligen konjunkturerna. Den förstnämnda orsaken, marknadsföring, är nog tveksam. Med direktadresserade inbjud­ningar till tidigare kursdeltagare hoppades man på att locka elever. Utöver detta skickades inbjudningar till samtliga myndigheter. Konkurrensen på fortsättningsnivån är skillnad från grundkurserna i det närmaste obefintlig. Framtiden får dock utvisa om det finns någon mening med fortsättnings­kurserna, åtminstone i den omfattning som idag.

Utöver de siffror som redovisats ovan anordnades två s k chefskurser 1993/94. Deltagandet har varit något lägre än vad som önskats. Ett problem kan vara termen chefskurs. I fortsättning har man för avsikt att ge "kurser­na" benämningen chefsinformation. De två kurser som hållits har dock inte varit de första som utannonserats, redan tidigare har försök gjorts att locka chefer till kurserna. Det blev dock inget av dessa p g a för lågt deltagarantal.

Avslutningsvis kan ytterligare en typ av kurs nämnas. Handläggare från Tillsynsbyrån anlitas som lärare av olika undervisningsföretag. Under perio­den 1990-1993 medverkade byråpersonal vid sexton kurser med ett del­tagarantal på ungefär 300 personer. Tillsammans med de ovan redovisade siffrorna innebär det att Tillsynsbyrån hållit kurser för totalt 900 personer under nämnda period. Nedan visar en tabell förhållandet mellan olika typer av kurser avseende deltagarantal (figur 1).

21

22

TILLSYNSBYRÅNS KURSVERKSAMHET 1990-1993

Deltagarantal 1990-1993

ö.

f-

1-

f-

1-

f-

f-_ 230 st

320 st 300 st

28 st

ma'.

Figur 1: Tabell över deltagaranta/1990-1993

Utvärdering

ca 900 st

18 st

De flesta som har deltagit i kurser och seminarier känner till det numera obli­gatoriska utvärderingsmomentet. Deltagaren får en blankett att fylla i med ett antal frågor om kursen och dess innehåll. Tillsynsbyrån har, liksom and­ra, haft för vana att lämna ut utvärderingsblanketter till kursdeltagarna efter grundkursen, fortsättningskursen och chefskursen. Syftet med dessa har varit att få en uppfattning om kursen är för lång eller kort eller om den är lagom tilltagen, dvs om kursinnehållet är anpassat till den avsatta tiden. Vidare får kursdeltagaren sätta betyg på kursen i dess helhet, om kursen har

varit lärorik, effektiv och meningsfull. På dessa tre frågor sätts betyg efter en skala på 1-5. Avslutningsvis får deltagaren lämna synpunkter på varje enskilt moment, om de vill ha mer eller mindre eller om momentet har varit "lagom". Blanketterna är utformade likadant för både grund- och fortsätt­ningskursen. Chefskursutvärderingen ser dock annorlunda ut.

Vid en översyn av utvärderingarna genom åren kan man konstatera att övervägande delen av de 230 deltagarna på de generella grundkurserna har funnit dem vara lagom långa. Endast ett fåtal finner kurserna vara för långa. Ser man på en aktuell utvärdering (kurs den 18-20 januari 1994) ansåg 90% att kursen var lagom lång. 10% ansåg att den var för kort medan ingen tyckte att den var för lång. Vad gäller "lärorik" fick kursen ett betyg på 4,5, "effek­tiv" 4,3 och "meningsfullt" 4,5 i snitt (skala på 1-5 där betyget 5 är högst).

Vad gäller de enskilda kursavsnitten var utvärderingen ganska "typisk". Deltagarna vill ha mer undervisning i arkivredovisning och gallring. Sedan brukar synpunkterna vara ganska neutrala avseende övriga moment. U t över frågorna är det vanligt att deltagarna lämnar allmänna synpunkter. Lärarna brukar, måste jag påtala, få beröm. Undervisningsmaterialet anses i regel vara bra.

Utvärderingsblankett lämnas som nämnts även efter fortsättningskurser­na. Självfallet ställs nu högre krav på både lärarna och kursmaterialet då eleverna antas ha arbetat praktiskt med arkiv under en tid. Detta återspeglar sig i utvärderingarna där man på de hittills genomförda kurserna fått betygen 4 resp 4,1 avseende "lärorik", 3,9 resp 4,0 avseende "effektiv" samt 3,9 resp 4,0 vad gäller" meningsfull". Vad gäller kursernas längd eller kursinnehållets anpassning till tiden tyckte 45,5% resp 69% att kursen var "lagom" medan 54,5% resp 31% fann kursen för kort. Ingen vid de två kurstillfällena ansåg kursen var för lång. Granskar man de allmänna synpunkterna är det anmärk­ningsvärt att deltagarna, liksom vad gäller grundkurserna, vill ha mer under­visning i gallring och arkivredovisning. De kompendier som utarbetats för tillfället ansågs vara bra. På den negativa sidan tyckte många att det var lite stressigt under gruppövningarna. Andra såg stressen som en extra "krydda"!

I regellämnas inte utvärderingsblanketter ut i samband med de myndig­hetsspecifika kurserna. I några fall har det dock skett. Synpunkterna som har framförts i dessa sammanhang överensstämmer till stor del med de synpunkter som framförs vid grundkurserna. Då kurserna har varit myndig­hetsspecifika har en viss anpassning av kursinnehållet gjorts. Anpassningen har som nämnts skett i huvudsak vad gäller gallringsövningarna och öv­ningen i allmän handling. Kritikerna har ansett att kurserna inte har varit till­räckligt anpassade. "Mer anpassning" är en vanlig formulering. Problemet där är att arkivförfattningarna är generella (motsatsen till Riksarkivet myn-

23

24

dighetsspecifika föreskrifter RA-MS). Kritik avseende myndighetsanpass­ningen hade kunnat undvikas om man redan i samband med kursinbjudan påtalade detta faktum att föreskrifterna är generella. Detta har skett under senare tid varför .sådan kritik inte längre förekommer. Förväntningarna avseende myndighetsanpassningen dämpas därigenom.

Ser man på utvärderingar generellt kan man fråga sig om det är någon me­ning med dessa. Om kursen har varit "meningsfull" kan deltagaren egentli­gen inte svara på förrän han eller hon är tillbaka på sin arbetsplats och arbetar praktiskt med arkivet. Då kan deltagarens uppfattning om kursens värde förändras helt. I samband med utvärderingen kan en kurs ha varit både effek­tiv och lärorik. När deltagaren påbörjar sitt arbete med arkivet kan betyget bli ett annat, både meningslös och för lång med hänsyn till det man lärt sig. En uppföljning är egentligen nödvändig. Uppföljningar i egentlig mening förekommer inte idag med endast ett undantag, kurserna för Högskolan för lärarutbildning i Stockholm. Önskemål om uppföljning brukar framföras under utvärderingen. Tyvärr saknar byrån resurser för genomförandet av en utvärdering flera månader efter kursen.

I samband med inspektioner och myndighetsbesök kan dock tillfälle ges att få en uppfattning om kursen har varit till nytta. Hur ser förteckningarna ut? Har man påbörjat några gallringsutredningar? Frågor väcks naturligtvis. Förhoppningen är sedan att deltagaren sprider information om arkivregler till berörda personer inom myndigheten. Ibland kan man som handläggare på. Tillsynsbyrån få se tecken för att se sådan spridning skett. Plötsligt kan man bli inbjuden till att se över några tänkta arkivlokaler, en ADB-tekniker kan ringa för att höra sig för vilka regler som gäller avseende ADB-system etc.

Som ovan nämnts har uppföljningar företagits efter kurserna för Hög­skolan för lärarutbildning i Stockholm. Kurserna var på två dagar med en uppföljningsdag några månader senare. Avsikten var att deltagarna skulle ha påbörjat förteckningsarbetena, gallringsutredningarna etc. Vid uppföljning­en skulle de få möjlighet att "gråta ut" och ventilera problem de kommit i kontakt med. Teorin stämde dock inte med verkligheten. Få hade hunnit samla på sig erfarenheter varför uppföljningen fick karaktären av en repeti­tion av det de tidigare lärt sig.

Tillsynsbyrån har dragit nytta av och tagit hänsyn till synpunkter som framförts i samband med kurserna. Främst får man svar på frågor rörande kursuppläggningen. Visar det sig att majoriteten av deltagarna vill ha mer av ett moment och mindre av ett annat finns alltid möjlighet att se över sche­mat. Byrån har också tagit fasta på vissa synpunkter. Detta har lett till att det nu finns möjligheter att gå en fortsättningskurs. Deltagarna har alltid velat

fördjupa sig i gallrings- och förteckningsfrågor varför fortsättningskursen är helt anpassad därefter.

Hur· bra man har lyckats med en kurs måste ställas mot de mål man före­satt. Vad vill man åstadkomma med en grundkurs i arkivvård? Som tidigare nämnts kan just syftet med en kurs skilja sig mellan beställaren och leveran­tören, dvs myndigheten och Riksarkivet. Som exempel kan nämnas de kur­ser som anordnats för Sjöfartsverket. Syftet var, åtminstone för Sjöfartsver­ket, bl a att utbilda personer på trafikområdena och sjöfartsinspektionerna. Dessa personer skulle lära sig så pass mycket att de kunde utifrån en mall som utarbetats av en projektanställd arkivarie färdigställa en förteckning. Detta lyckades alldeles utmärkt. Syftet vad gäller Riksarkivet stannar naturligtvis inte vid det.

Syfte - målgrupper Sedan 1970-talet har det funnits kurser i arkivkunskap anordnade av univer­sitet i Stockholm. Numera förekommer kurser i arkivkunskap på ett flertal universitet och högskolor. Utan att fördjupa sig i dessa utbildningar kan man ändå sträcka sig till att säga att syftet med dessa kurser är att ge grundläggande teoretiska och praktiska kunskaper i hantverket. Självfallet kan man inte på något sätt jämföra syftet med Tillsynsbyråns kurser med universitetskurser­na. Syftet och målen ligger på en helt annan nivå. Vilket är då syftet och må­let med utbildningarna?

I den kursinbjudan som skickas ut till myndigheterna anges bl a syftet. Vad gäller grundkurserna-är det att "ge kännedom om regler och praktiska moment i arkivverksamheten som gäller hos statliga myndigheter". Det är "ge kännedom" som man bör ta fasta på. Mer kan man egentligen inte begä­ra. Kurserna är trots allt endast på tre dagar. Ser man på de erfarenheter som redovisats kort under avsnittet "Utvärdering" kan man utan tvekan konsta­tera att målen, åtminstone för Riksarkivets del, uppfyllts.

När det gäller fortsättningskurserna är syftet ett annat. Här skall ges för­djupning i ämnena arkivredovisning och gallring. Syftet med chefskurserna är att helt enkelt informera om de krav som ställs på statliga myndigheters arkivhantering.

Målgrupper för kurserna är när det gäller grundkurserna personal som ar­betar praktiskt med arkivvård hos centrala civila myndigheter. I regel brukar det röra sig som registratorer på vars lott arkivfrågorna fallit. Annan kansli­personal såsom sekreterare, brukar också närvara. Det finns även exempel där övertalig personal på myndigheten får gå en kurs i arkivvård för att vara

25

26

den utbildade arkivarien behjälplig i arkivet. Avseende fortsättningskurser­na är avsikten den att personer som har gått 3-dagars kursen i arkivvård skall deltaga. Man skall även ha arbetat praktiskt med arkivvård.

När det gäller chefskurserna är det framför allt myndighetschefer, admini­strativa chefer, verksjurister och andra på motsvarande nivå som är

· målgrupp.

Lärarna- kompetens- utbildning Vid samtliga kurser är det personal från Tillsynsbyrån som sköter under­visningen samt de praktiska detaljerna kring kursen. Till varje kurs utses en kursansvarig som har till uppgift att samordna och sköta det praktiska. För övrigt ansvarar varje lärare för sitt moment vad gäller anförande och under­lag i form av overhead-bilder. Övningarna har som nämnts redan förberetts . Det är endast vid de myndighetsspecifika kurserna som övningen kring gall­ring ändras varför det faller på läraren att utarbeta en ny övning.

Tidigare har endast ett fåtal handläggare på Tillsynsbyrån fungerat som lärare. Numera deltar i princip samtliga i undervisningsverksamheten. Vid grundkurserna är det alltid fyra lärare som medverkar. Rör det sig om en myndighetsspecifik kurs på två dagar behövs endast två eller tre lärare. Vid fortsättningskurserna är det alltid tre lärare. U n der chefskursen medverkar förutom byråchefen och förstearkivarier från Tillsynsbyrån även överdirek­tören.

Under hösten 1993 anordnades en kurs i pedagogik för Tillsynsbyråns per­sonal av högskolan för lärarutbildning i Stockholm. Kursen hade till syfte att ge personalen grundläggande kunskaper i pedagogik. I kursen ingick även ett moment där varje deltagare fick hålla ett kortare anförande. Anförandet videofilmades. Efteråt gick man genom filmen. Syftet var att genom att se sig själv i en undervisningssituation rätta till fel vad gäller exempelvis röstläge, kroppsspråk, användning av bilder etc. Kursen var nyttig om än ibland något plågsam! Trots avsaknaden av formelllärarutbildning har kursutvärdering­arna visat att lärarna kan sina ämnen och lyckas på ett bra sätt förmedla budskapet.

Framtiden Som läget är idag kommer troligen en grund-, en fortsättnings- och en chefs­kurs att anordnas per termin. Det är dock för tidigt att säga något bestämt i frågan. Där utöver är det sannolikt att några myndighetsspecifika kurser

kommer att beställas under budgetåret 1994/95. Att utbilda personal vid statliga civila myndigheter är, och lär så förbli, en mycket viktig del av Till­synsbyråns verksamhet. Undervisningsverksamheten är värdefull på flera plan. Utöver det självklara, att personer vid myndigheterna lär sig grunderna i arkivvård, lär sig handläggarna mycket. Genom att olika frågor ställs under undervisningen får handläggarna kännedom om skilda förhållanden som råder hos myndigheterna. Dessa kunskaper är naturligtvis av stort värde då handläggarnas referensramar vidgas. De som undervisar blir också säkrare med tiden. Deltagarna får också en positiv bild av Riksarkivet. Det evighets­och forskarperspektiv vad gäller arkivvården som är självklar för oss blir också mer lättbegriplig för deltagarna, dels med anledning av det de lär sig i lektionssalen, dels då kurserna i regel hålls på Riksarkivet. Visningen av Riksarkivet hjälper till att sprida förståelse för Riksarkivets långsiktiga mål.

Avslutningsvis kan nämnas hur utbildningsverksamheten är upplagd för budgetåret 1994/95. En kurs av vardera slag kommer att hållas under hösten 1994 respektive våren 1995. När det gäller grundkurserna kommer kursinne­hållet att kompletteras med de nya föreskrifter som förväntas komma ut under våren och sommaren.

27

Utbildning i arkivvård för folkrörelseorganisationer

PERMATSSON

Folkrörelsernas arkivförbund (FA) är sedan 1968 centralt intresseorgan för folkrörelsearkiv och folkrörelseorganisationer. Ett av förbundets syften är att anordna kurser för medlemsorganisationerna. I samband med den årliga stämman har alltsedan förbundets tillkomst en eller två kursdagar lagts in. Dessa kurser har berört de flesta av förbundets intresseområden. Förbundet har ett särskilt kursutskott, vars uppgift är att initiera denna verksamhet. T re allmänna handböcker har utarbetats. I anslutning till kurserna har även vissa kompendier sammanställts.

Sedan några år tillbaka anordnar F A en tre- eller fyradagarskurs i ordnande och förtecknande för personal från medlemsorganisationerna. Vanligen har ett regionalt folkrörelsearkiv stått som arrangör. Vid några tillfällen har kurser i bildhantering hållits. Innehållet har rört bevarande och registrering av folkrörelsearkivens och organisationernas stora bildmaterial. Förbundet har tagit fram särskilda handböcker i dessa ämnen. Nästa kurs är planerad till hösten 1994. En kurs i ADB-stöd i arkivarbetet (ordbehandling och enklare registerhantering) har också genomförts i förbundets regi tillsammans med regionalt folkrörelsearkiv.

Varje år anordnar F A en styrelsekonferens, som i kurs- eller föreläsnings­form tar upp aktuella teman. Konferensens syfte är fortbildning av styrelse­ledamöter i de lokala och regionala folkrörelsearkiven, men även personal från arkiven deltar. Folkrörelsearkiven alternerar som arrangörer.

Vid enstaka tillfällen har kurser gällt särskilda teman. Hösten 1994 plane­ras en gemensam temadag tillsammans med Sveriges hembygdsförbund, där skillnader och likheter i arbetssätt och inriktning skall utvecklas.

Arbetarrörelsens arkiv och bibliotek (ARAB) är centralarkiv för den fack­liga och politiska arbetarrörelsen. Man anordnar kurser i arkivhantering för personal med arkivvårdande uppgifter inom främst LO-förbunden och har tagit fram särskild kursdokumentation.

29

30

Tjänstemannarörelsens arkiv och museum (T AM) håller regelbundna temadagar för personal från medlemsförbunde~ inom TCO. Man medver­kar också med avsnitt om arkivvård i förbundens fackliga kurser. En enkel handledning för handläggare och assistenter har producerats.

Riksarkivet fungerar som arkivdepå för organisationer på riksplanet utom arbetar- och tjänstemannarörelsen. Sedan 1989 har dess byrå för enskilda arkiv anordnat kurser i arkivvård. Kurserna har hållits en eller två gånger per år och har omfattat två eller tre dagar. Ca 130 anställda eller förtroendevalda inom främst riksorganisationer har genomgått dessa kurser, till vilka en särskild kursdokumentation i form av en pärm har utarbetats.

Efterfrågan på arkivutbildning är stor inom förbund och organisationer. För en del organisationer har Riksarkivet anordnat särskilt utformad ut­bildning för personal på de flesta nivåer. Denna marknad är i växande.

Flera regionala folkrörelsearkiv anordnar utbildning för sina medlems­organisationer. Kurserna omfattar, i likhet med de centralt ordnade kur­serna, bådearkivbildnings-och gallringsmoment lika väl som utbildning i att ordna och förteckna arkiv m m.

Vartannat år anordnas nordiska seminarier för anställda inom den enskil­da sektorn. För svensk del står Folkrörelsernas arkivförbund som kontakt­organ och de svenska deltagarna kommer i regel från folkrörelsearkiven. Från övriga nordiska länder är det främst lokalhistoriska arkiv som är repre­senterade; Seminarierna alternerar mellan de nordiska länderna och 1993 års seminarium ägde rum i Bergen.

Utökade landsarkivuppgifter för Stockholms stadsarkiv

OLLE FORSLUND

Bakgrund Stockholms stadsarkiv har haft landsarkivs uppgifter sedan 1930 avseende lokala statliga myndigheter inom Stockholms kommun. Den 1 oktober 1993 ändrades uppdraget till att även omfatta de lokala och regionala statliga myn­digheterna inom Stockholms län.

Bakgrunden till denna förändring har sitt ursprung i arkivutredningens betänkande Öppenhet och minne, Arkivens roll i samhället (SOU 1988:11) där en utbyggd landsarkivorganisation byggd på länstanken föreslogs. Landsarkiv skulle enligt betänkandet inrättas i Karlstad och Umeå. Vidare skulle Stockholms stadsarkiv omvandlas till landsarkiv för Stockholms län.

Med utgångspunkt från dessa förslag tillkallade regeringen en särskild organisationskommitte för statliga arkivdepåer vilken fick till uppgift att bl a pröva förutsättningarna för att etablera nya landsarkiv.

I kommittens betänkande Statliga arkivdepåer (SOU 1991/31) togs förslaget om utökning av Stockholms stadsarkivs uppdrag som landsarkiv upp på nytt. Kommitten föreslog att staten snarast skulle uppta förhand­lingar med Stockholms kommun om förändringen av landsarkivfunk­tionen.

Förslaget togs upp i budgetspropositionen 1992/93:100. I denna konstate­rade föredragande statsråd att Uppsala landsarkivdistrikt var alltför stort för att det skulle kunna vara helt rationellt, att en överföring till Stockholms län skulle innebära förbättringar för lokalhistoriskt orienterade forskare och andra i Stockholm samt att en arkivmyndighets distrikt borde omfatta minst ett län. Vidare kostaterades att det borde ankomna på Riksarkivet att för­handla med Stockholm kommun om det avtal som behövdes för att genom­föra förändringen.

31

32

Uppdraget Den 28 januari 1993 uppdrog regeringen åt Riksarkivet att inleda förhand­lingar med Stockholm kommun om det avtal som behövdes för att genom­föra den i propositionen föreslagna förändringen inom en kostnadsram om 5000 tkr varav minst 3 500 tkr för engångskostnader. I denna kost­nadsram skulle också rymmas ersättning till Malmö stadsarkiv för den depåfunktion som stadsarkivet har för statliga myndigheter inom Malmö kommun.

Riksarkivet skulle redovisa uppdraget senast den 31 maj 1993.

Förhandlingarna Från Riksarkivets sida beslöts att förhandlingarna skulle skötas av under­tecknad och landsarkivarie Lars Otto Berg från Uppsala landsarkiv.

Från Stockholms kommun ansvarade storstockholmsberedningen för förhandlingarna genom dess direktör Klas Thoren och handläggare Pia Modin. storstockholmsberedningen har till uppgift att företräda kommu­nen i förhandlingar med staten, landstinget och andra kommuner. I för­handlingarna deltog också på arkivnämndens uppdrag stadsarkivarie Britt Hedberg.

Utgångspunkt för förhandlingarna var förutom uppdraget och de uttalan­den som föregått detta, även det avtal som hade gällt mellan staten och Stock­holms kommun sedan 1980. I detta avtal relgerades Stockholms stadsarkivs funktion som landsarkiv för de lokala statliga myndigheterna inom Stock­holms kommun. Avtalet gällde till den 31 december 1999. Vidare reglerades frågan om Stadsarkivets ställning i såväl instruktionen för Riksarkivet och landsarkiven som i en särskild förordning (SFS 1991:447).

Förhandlingarna koncentrerades i huvudsak kring fem frågor: hur stora belopp som skulle utgå för den utökade landsarkivfunktiooen, datum för ikraftträdande kopplat till när leveransen av materialet från Uppsala till Stockholm skulle kunna påbörjas, indexuppräkningar av det årliga belop­pet, tidpunkter för utbetalning samt frågan om utökad ersättning för leve­ranser.

Förhandlingarna fördes i en mycket god anda med gemensamma mål att överföringen skulle ske på smidigaste sätt för såväl forskare som personal samt att Stadsarkivet skulle få en skälig ersättning och goda planeringsförut­sättningar genom ett långsiktigt avtal.

Avtalet Efter två förhandlingssammanträden och ett antal underhandskontakter enades parterna om ett förslag till avtal med i huvudsak följande innehåll:

l) Staten ersätter Stockholms kommun med 6135 000 kr per år för den utökade landsarkivfunktionen. (Som jämförelse kan nämnas att när :nu gällande avtal träffades 1980 uppgick ersättningsbeloppet tilll700 000 kr per år). Beloppet utbetalas den l augusti varje år och indexupprä~nas enligt konsumentprisindex. Detta innebär en utökning med 2 000 000 kr i förhållande till avtalet från 1980.

2) Den utökade ersättningen utgår från den l oktober 1993 under förutsätt­ning att leveransen från U p p sala stadsarkiv kan påbörjas senast den l april 1994. Om leveransen skulle påbörjas vid ett senare datum förskjuts tid­punkten för den utökade ersättningen motsvarande tid.

3) Staten ersätter Stockholms kommun med 2 800 000 kr för engångskostna­der för transporter, inredning m m i samband med överföringen.

4) Vid leveranser av ytterligare statliga arkiv till Stadsarkivet skall avtal träf­fas mellan myndigheten och Stadsarkivet om ersättning för såväl engångs­kostnader som årliga kostnader. Stadsarkivet fakturerar dessa kostnader direkt till myndigheten till dess att medel kan överföras via statsbudgeten till Riksarkivet. Avtalsbeloppet justeras då i motsvarande utsträckning.

5) Avtalet föreslogs gälla från den l januari 1993 till och med den 31 decem­ber 1997 med förlängning i 5 år om ingen av parterna säger upp det senaste två år före avtalstidens utgång.

Till avtalsförslaget bifogades också förslag till ändringar i instruktionen för Riksarkivet och landsarkiven samt i förordningen för Stockholms stadsarkiv när det fullgör sina uppgifter som landsarkiv. Ändringarna avsåg i första hand behovet av författningsmässiga justeringar i distriktsindelningen till följd av avtalsförslaget.

Sedan parterna undertecknat ett gemensamt protokoll från förhandlingar­na kunde avtalsförslaget insändes till regeringen och föreläggas Stockholms kommunfullmäktige för beslut.

Regeringen beslöt den 24 juni 1993 att teckna avtal med Stockholms kom­mun i enlighet med förslaget och Stockholms kommunfullmäktige godkän­de den 6 september 1993 avtalsförslaget. Avtalet gäller fr o m den l januari 1993. Den nya distriktsindelningen fastställdes genom ändringar i ovan nämnda förordningar den 14 oktober 1993 (SFS 1993:1099 och 1993:1100). Formellt övertog Stadsarkivet landsarkivfunktionen för Stockholms län först den l december 1993 enligt sistnämnda förordning.

33

34

Genomförandet Parallellt med förhandlingarna och sedan dessa avslutats har pågått ett omfat­tande förberedelsearbete inom Stockholms stadsarkiv och Uppsala landsar­kiv. Vid Stockholm stadsarkiv har personal anställts, ombyggnad av forskar­expedition genomförts och leveransen har planerats tillsammans med Upp­sala landsarkiv. Det första flyttlasset från Uppsala till Stockholm gick den 25 januari 1994 vilket innebär att avtalsvillkoret om utökad ersättning från den l oktober då hade uppfyllts.

Den första etappen, ca 1700 hyllmeter omfattade kyrkoarkiv, domstols­arkiv och häradsskrivarearkiv m fl vilka är de mest efterfrågade i forskar­servicen. Den 21 februari kunde forskarna i Stockholms stadsarkiv börja använda de levererade arkiven. Mikrokort för hela Stockholms län ställdes då också till deras förfogande. Att den första etappen så snabbt kunde genom­föras berodde på ett omfattande komprimeringsarbete i Kungsklippan. Senare har material från Kungsklippan flyttats ut till den nya externdepån i Norra Hammarbyhamnen för att Stadsarkivet ska kunna ta emot återstå­ende leveranser från Landsarkivet. De sista leveranserna har nu kommit till Stadsarkivet och fördelats mellan Kungsklippan och externdepån, där låg­frekvent material placerats.

Tillsyns- och rådgivningsuppgifterna övertogs av Stadsarkivet den l okto­ber 1993. I övergångsskedet samverkar Stadsarkivet och Landsarkivet när det gäller tillsynsar betet, bl a inom ramen för det s k SATS-projektet (sam­ordnad tillsyn).

slottsarkivets och Riksarkivets jubileumshögtider

november 1993

35

36

slottsarkivet 100 år

Slomarkivet öppnades år 1893 i nyinrättade lokaler i Stockholms slott. slottsarkivet, som inrymmer de olika hovmyndigheternas och de kungliga slottens arkiv, är sedan 1964 en arkivdepå under Riksarkivet och samtidigt en arbetsinstitution för hovets olika myndigheter.

slottsarkivets 100-årsjubileum firades dels med en utställning i Riksarki­vets entrehall under sommaren 1993, dels med ett jubileumsfirande den 17 november 1993 i närvaro av H M Konungen och H M Drottningen samt representanter för hovet och departementen. Vid jubileet hölls föredrag av riksarkivarie Erik Norberg, slottsarkivarie Jan Brunius samt överintendent Bo Vahlne och förste intendent Lars Ljungström, Kungl Husgerådskam­maren.

slottsarkivet ERIK NORBERG

slottsarkivet öppnades år 1893 efter beslut av konung Oskar II.

"Dröjen, minnen från det flydda! J a, av tacksamt hjärta tydda Såsom livets bästa skatter, Såsom himlens arvgods, dröjen! Och om en minut blott böjen, Edra välbekanta röster!"

Jag tror inte att kung Oskar II hade slottsarkivet eller dess källor i tankarna när han nedtecknade denna reflektion om minnet såsom livets bästa skatt i den lilla dikten "Förr och nu". Säkert avsåg han inte heller något annat arkiv. Men ändå var han långt ifrån obekant med de historiska källorna. Hans krigshistoriska författarskap är välbekant, och han medverkade också i di­rekta källforskningar. I verket "Några bidrag till Sveriges krigshistoria åren 1711, 1712 och 1713" presenterade han ett omfattande urkundsmaterial. Källpublikationen "Arkiv till upplysning om svenska krigens och krigsin­rättningarnas historia" sammanställdes visserligen av en bekant krigshistori­ker, Julius Mankell, men under kungens ledning. I förordet anför kung Oskar ett par tänkvärda rader: "Inledningen till en samling urkunder, sådan som denna, bör l nemligen/ ingalunda bespara forskaren besväret att studera handlingarna, ty detta vore att göra de senare till bihang i stället för huvud­sak, utan den bör snarare tjäna såsom hänvisning till de källor, han lämpligast kan begagna."

Möjligen ökade under arbetet kungens förståelse för forskarmödan, för i förordet till nästkommande del hade han i någon omfattning ändrat uppfatt­ning: "Innehållets rikhaltighet, ävensom nödvändigheten af att bifoga åtskil­liga upplysningar, på det läsaren skulle sättas i stånd att rätt uppfatta urkun­dernas värde, hava vållat att inledningen till detta verk blivit något vidlyftiga­re och mera omfattande än de föregåendes. Man hoppas likväl att härigenom väsentligen hava underlättat forskarens mödor."

37

38

Säkert påverkades kungens inställning till arkivet av hans egna erfarenhe­ter om värdet men också mödan med källforskning, men den omedelbara an­ledningen till instiftandet var av mer praktisk natur. Under 1800-talets sista decennier hade Oskar II lagt ned omfattande arbete på att vårda sina byggna­der och konstskatterna i de kungliga slotten. Hovintendenten Johan Bötti­ger, brorson till skalden Karl Vilhelm, hade en viktig roll. Samtidigt insåg man att slottets fasader behövde restaureras och för detta behövde man rit­ningar och andra handlingar.

I januari 1891 påpekade slottsintendenten Ernst Jacobsson för ståthållaren Viktor Ankarerona att något måste göras för att förbättra förvaringen av slottsbyggnadsarkivet och en del andra värdefulla handlingar. Dittills hade slottsarkitekten haft materialet i sin egen bostad och det kunde knappast an­ses lämpligt. Övertygad om detta vände sig Ankarerona till Riksmarskalks­ämbetet redan dagen därpå. Han föreslog att man skulle inrätta ett gemen­samt arkiv för hovets myndigheter. Det kunde inrymmas i Slottet, eftersom Riksarkivet hade visat sig villigt att utrymma ett av sina rum i källarvalvet i slottets nordvästra flygel.

Detta hade i sin tur blivit möjligt genom den senaste tidens utveckling. Från äldsta tider hade Riksarkivet varit inrymt i Stockholms slott. Här hade Riksarkivet både skapats och till stora delar brunnit upp. Under 1600-talet hade arkivet flyttat runt i byggnaden. När den ödeläggande branden bröt ut den 7 maj 1697 förfogade Riksarkivet över två valv i slottets östra del mot Skeppsbron. Sedan började en period av omflyttningar på Riddarholmen innan man på 1750-talet kunde flytta in i det nybyggda Kungliga Slottet. Åter gick en tid innan trångboddheten gjorde det nödvändigt att söka nya lösningar, och 1835 flyttade delar av Riksarkivet tillbaka till Riddarholmen.

Redan vid den tidpunkten planerade man en utbyggnad på Riddarholmens nordöstra del för att tillförsäkra rikets arkiv en varaktig boning långt från genomfartsleder och järnvägsspår. Det blev den första för arkivändamål upp­förda byggnaden i Sverige. Arkitekt var hovintendenten Nyström. Huset in­vigdes i maj 1891. Det innebar att huset i det närmaste stod klart, när ståthål­laren Ankarerona meddelade att Riksarkivet var villigt att lämna plats åt ett slottsarkiv. Allt passade väl i tiden.

Den 16 november 1891 fattade kung Oskar beslut om att inrätta ett särskilt slottsarkiv. Under påföljande år ställde man i ordning de lokaler som Riksar­kivet lämnat. I september utnämndes J o han Böttiger till slottsarkivarie. Han försågs med en allmän instruktion, som förutsatte att ståthållaren senare skulle utarbeta mer detaljerade regler för arbetet. Ankarerona gick snabbt till verket och utfärdade föreskrifterna kort före årsskiftet. 1893 var slutligen slotts­arkivet i verksamhet, och forskare kunde tas emot i de nyinredda lokalerna.

J o han Böttiger verkade som slottsarkivarie under en lång tid, ända till1921. Även efterträdaren, bibliotekarien vid Kungl biblioteket Gustav Rudbeck, blev länge i tjänst, ända till 1960. 1964 knöts slottsarkivet till Riksarkivet och från den tidpunkten tillämpades tidsenliga arkivprinciper i verksamheten. När så Riksarkivet flyttade in i sina nya lokaler i Marieberg kunde de dittills­varande lokalerna i Slottet helt utrymmas. Detta kom slottsarkivet tillgodo, och 197 4 kunde arkivet flytta in i nya och renoverade lokaler. slottsarkivarier under den senaste tiden har varit Krister Danielsson och J an Brunius.

Den som träder in genom den lilla porten mot Lejonbacken finner snart att det historiska materialet i slottsarkivet är av enhetlig men mycket inne­hållsrik karaktär. Redan under hösten 1892 började man föra över handling­ar från olika hovmyndigheter och kungliga slott. Det rörde sig om stora mängder räkenskaper, kartor och ritningar. I kammararkivet gjordes en ge­nomgång för att finna ut vilket material som närmast hörde till hovhållnin­gen och även därifrån fördes en mängd handlingar, särskilt räkenskaper, över till slottsarkivet. Liksom i de flesta av våra offentliga arkiv hör just rä- . kenskaperna till det äldsta, mest omfattande och värdefulla materialet. I slottsarkivet med dess uppgifter om personer, byggnader, kläder, mat och dryck ges en utmärkt bild av verksamhet och tillvaro i det svenska hovet från Gustaf Vasa och till våra dagar.

slottsarkivet tillhör på detta sätt de viktiga arkiven i landet, och det vore inte möjligt utan det intresse och stöd som visats slottsarkivet under de gång­na åren och ett samarbete mellan hov och Riksarkiv, som vi inte känner till från något annat land och som här särskilt manifesteras i att vi kan ha glädjen att uppmärksamma de hundra åren i närvaro av Hans Majestät Konungen och Hennes Majestät Drottningen.

Det blir i ett sammanhang som detta mycket sagt om arkivhistoria och byggnader. Hur viktigt det än är, vill jag gärna avsluta med en allmän reflek­tion: Arkiv tillhör det viktigaste som finns. Det är vårt minne, den enskilda människans lika väl som samhällets. Utan det förvandlas vi till någonting som bara kan handla oreflekterat. Därför är arkiv också något outsägligt fint. Den som vårdar det har anförtrotts ett hedersuppdrag.

Men, arkiv är också någonting oerhört roligt. Att upptäcka information som legat fördold, att kunna kommunicera genom sekler, att studera männi­skors och staters liv, att märka att historien ständigt flyter omkring oss, nära och lättillgängligt, att med urval och bearbetning av de historiska källor­na själv kunna påverka framtidens bild av skeendet, det kan fylla även den gråaste dag med mening. Min förhoppning är att Ni som samlats här under denna stund skall erfara detsamma, och liksom jag känna en förhoppning om slottsarkivets välgång även i framtiden!

39

slottsarkivet och forskningen JANBRUNIUs

När slottsarkivet i oktober 1893 öppnades för forskare, inleddes en lång pe­riod av forskning i en rätt unik institution. slottsarkivet är ju å ena sidan en del av ett offentligt arkiv, å andra sidan ett arbetsarkiv för hovstaternas tjäns­temän. Gränsdragningen mellan det offentliga slottsarkivet och dess syster­institution, det privata Bernadotteska arkivet, är också något speciellt för Sverige. I Danmark förvaras hovets och kungafamiljens arkiv, både de äldre och de yngre arkiven, som privata arkiv i Riksarkivet, i Norge råder samma förhållande. I England finns de äldre hovarkiven på nationalar kivet, Public Record Office, medan den privata institutionen Royal Archives i Windsor Castle inrymmer både kungafamiljens och hovets moderna arkiv. Det sven­ska Slomarkivet är alltså unikt i flera avseenden.

I slottsarkivets första besöksbok, ·som påbörjades 1893, antecknade man länge inte bara forskarens namn utan också vilka handlingar han eller hon lå­nade fram. Vi kan därför se spåren av en rad kända historiker, konstvetare och kulturhistoriker. År 1903 studerade konstvetarenJohny Roosval Drott­ninghalms arkiv, år 1904 undersökte musikhistorikern Tobias Norlind hovstatsräkenskaperna, troligen inför sin ' bok om hovkapellets historia. 1912lånade Sigurd Curman handlingar om Haga, 1918 forskade Agne Beijer i Ulriksdals arkiv, kanske främst om dess slottsteater, Confidencen. Senare finner man namn på konsthistoriker som Nils Wollin, Åke Stavenow, Sigurd Wallin, Ragnar Josephson, Andreas Lindblom och Åke Setterwall, men också historiker som Folke Lindberg, Kjell Kumlien och Sven Grauers samt litteraturhistoriker som Henrik Schiick.

Räkenskaperna från 1500-talets hov på Tre Kronor, från klädkammaren, kryddkammaren, silverkammaren och föregångarna till de nuvarande Liv­rustkammaren och Husgerådskammaren, har använts av många forskare, bl a historikerna Birgitta Oden och Ingvar Peterzen i deras arbeten om Vasa­tidens förvaltning. Klädkammaren är särskilt betydelsefull, eftersom 1500-talets ämbetsmän fick en stor del av lönen utbetald i kläde. Även medeltids­forskare har intresserat sig för slottsarkivet på grund av de medeltida hand-

41

42

skriftsblad som sedan Gustav Vasas tid utgör pärmar kring många av kung­ens hovräkenskaper. Musikvetaren Viveca Servatius fann för sin avhandling om Vadstena klosters liturgi ett väsentligt mässboksblad från 1400-talet, be­varat som omslag kring det kungliga kökets räkenskaper från 1576.

På 1630-talet inleds den långa sviten av hovstatsräkenskaper för kungar och drottningar, prinsar och prinsessor, som går i en obruten följd in på 1800-talet, och senare fortsätter i Bernadottarnas hovförvaltningar och hov­marskalksämbeten. De är ovärderliga källor för personhistoriker och släkt­forskare, eftersom all personal vid hovet finns med, från riksmarskalken ned till den yngsta kökspigan. De redovisar också de anställda vid Hovkapellet, Kungliga teatern och Livgardet som länge räknades till hovet. Som exempel kan nämnas att Karl XII:s hovstat år 1700 omfattade inte mindre än 438 per­soner med olika sysslor. Deras årslöner motsvarade enligt forskningen näs­tan 15% av landets hela budget. I hovstaten möter man också kända namn som en hovurmakare Jean Fredman, som tjänade vid hovet åren 1745 till 1758 för att senare bli centralfigur i Fredmans epistlar, och Johan Helmich Roman, kallad "den svenska musikens fader", som var hovkapellmästare från 1729 till1745. Hovstatsräkenskaperna var också ett viktigt källmaterial för teaterhistorikern Gunilla Dahlberg för hennes arbete "Komedianttea­tern i 1600-talets Stockholm" häromåret.

Hovstatens anställda var inte bara skrivna i en särskild församling, hovför­samlingen, utan lydde också under en speciell domstol, borgrätterna, som fanns i funktion från 1697 till1844. De många processer som fördes där har också gett ett kompletterande material för forskarna. De användes t ex av Operans förra balettchef Gunilla Roempke i arbetet inför hennes utställning "Den gustavianska baletten" förra året.

slottsbyggets handlingar var ju den direkta anledningen till slottsarkivets tillkomst och slottsbyggets båda ämbetsverk, slottsbyggnadsdeputationen och Slottsbyggnadsdirektionerna, avsatte ett omfattande och flitigt utnyttjat arkivmaterial. Varje spik, färg och sten är noggrann t bokförda liksom varje dagsverke av snickare, målare och murare. Tack vare de detaljerade räken­skaperna kunde en forskare nyligen visa att de många fönstren i slottet ur­sprungligen fick sitt glas från Kosta glasbruk i Småland på 1740-talet. Endast en ruta av det gamla fönsterglaset finns kvar i Västra valvet i nuvarande slottet.

Också de övriga slotten, från Ulriksdal, Drottningholm och Gripsholm till de mindre kända Ekolsund, Fredrikshov och Kungsör har gett upphov till viktiga arkiv. Slottens ritningar från 1700-talet, av Hårleman, Deprez, ja även av Gustav III själv, är ofta efterfrågade och utlånade, senast till utställ­ningen "Solen och Nordstjärnan" på Nationalmusuem.

Lika detaljerade som slottens arkiv är också räkenskaperna för hovförtä­ringen, den dagligen förbrukningen av bröd och livsmedel, och vinkällaren, som visar konsumtionen av vin och öl. Från Karl XII:s fälttåg 1700-1707 har bevarats de räkenskaper som fördes i fält för hovförtäringen och vinkäl­laren. Tack vare dem kunde Sven Grauers slå hål på myten om Karl XII:s enkla och spartanska livsföring. I verkligheten drack kungen vin och öl både till frukost, middag och kväll, och vid den kungliga taffeln serverades en rad kraftiga rätter både till middag och till aftonvard varje dag.

Hovstallets arkiv som går från 1554 till1940-talet, var det viktiga källmate­rialet för Astrid Tyden-Jordans arbete om Karl Xl:s kröningskaross. Men hovstallets räkenskaper ger också modernare uppgifter, t ex om inköp av hovets äldsta bilar år 1910. Exemplen på forskningsinsatser kan göras lång.

Lagom till 100-årsjubileet levererade Riksmarskalksämbetet nyligen sitt äldre arkiv, som är det självklart centrala arkivet för all forskning rörande hovet. Här återfinns skrivelser och rapporter från hovets olika organ sedan 1600-talets slut. Eftersom riksmarskalken avgjorde borgrätternas exeku­tionsmål, finner man bland mycket annat Carl Michael Bellmans olika växel­affärer som bellmanforskningen redan uppmärksammat. För 1800-talet in­nehåller arkivet mängder av ritningar till olika byggnader på Djurgården, bl a på Skansen och till stockholmsutställningen 1897.

Vilka är då dagens forskare i slottsarkivet? Ett vanligt exempel är en ung konstvetare som samlar material till en uppsats i konstvetenskap eller en släktforskare som söker sina rötter i hovstatens räkenskaper. På senare år har ett nytt forskningsområde introducerats genom den unge lundahistorikern Fabian Persson, nämligen hovets egen sociala historia, en forskningsgren som funnits länge i England och Tyskland men knappast alls här. Han stude­rar rekrytering, befordringsvägar och maktrelationer för hovmän vid drott­ning Kristinas, Karl Xl:s och änkedrottning Hedvig Eleonoras hov.

Framtidens forskare kommer att med datorns hjälp lätt skapa sig en bild av slottsarkivets samlingar, eftersom dess arkiv nyligen registrerats i Riksar­kivets och arkivvärldens stora databas över alla landets arkiv och samlingar. Nästa år kommer också en översikt i bokform som ger detaljerade beskriv­ningar av de hundratalet olika arkiven och samlingarna i slottsarkivet. På flera sätt skapas därmed nya möjligheter för den fortsatta forskningen i slottsarkivet under de nästkommande hundra åren.

43

slottsarkivet -

Kungl. Husgerådskammarens husarkiv

BOVAHLNE

Det var måhända lite tilltagset att som rubrik för mitt lilla anförande sätta "Slottsarkivet- Kungl. Husgerådskammarens husarkiv". Men i Husgeråds­kammarens nyckelskåp hänger, med vederbörligt tillstånd, slottsarkivets nycklar. På expeditionen finns dessutom kopior av arkivförteckningarna sida vid sida med nu gällande inventarieböcker över Husgerådskammarens samlingar.

Kommunikationerna med Slottsarkivet är alltså mycket livliga. Husge­rådskammarens tjänstemän gör nästan dagliga promenader ned till arkivet, vilket - som sig bör - ligger i slottets gamla arkivvåning i nordvästra fly­geln, och därför i omedelbar närhet till Husgerådskammarens nuvarande tjänstelokaler.

Husgerådskammaren möblerar de kungliga slotten och vårdar lösöret i slottsbyggnaderna, d v s föremålssamlingarna. Inom institutionen bedrivs forskning om slottens inredningar, både fasta och lösa, och vi informerar och undervisar om dessa ting. Inte i någon del av verksamheten kan vi arbeta utan de kunskaper som slottsarkivet förser oss med.

När det gäller den moderna forskningen om de kungliga slotten, var John Böttiger en föregångsman. I inventarieböcker och andra handlingar i slotts­arkivet vittnar ibland hans egen blyertspenna om många års forskarmöda. Han kunde tillfoga ett "Obs" i marginalen när han påträffat en intressant uppgift. Eller också finner vi små bockar, som visar att han prickat av för­tecknade föremål mot sitt minne eller mot gällande inventarier - ett idag otillåtet bruk. Men de publicerade forskningresultaten har stått sig desto bättre.

45

46

John Böttigervar ingalunda den förste som intresserade sigför äldre inven­tariehandlingar. När exempelvis kronprins Karl (XIV) Johan skulle börja delta i konseljerna, överlades om vilken sorts stol Husgerådskammaren skul­le ställa till förfogande. Man gick via äldre handlingar tillbaka till den ord­ning som gällde 17 43 när kronprins Adolf Fredrik tog plats vid det kungliga rådsbordet och konstaterade att Adolf Fredriks stol inte liknande kungens armlänstol men ändå utmärkte sig i förhållande till riksrådens. Och 1743 hade man sökt förebilder från 1650. Kunskapen om en äldre ordning har all­tid varit värdefull.

Naturligtvis är det inte endast inventarieböckerna som intresserar Husge­rådskammaren. Olika serier av räkenskaper kompletterar vår bild av inred­ningarna och livet både i och utanför slottsbyggnaderna. I de detaljerade hov­förtäringsräkenskaperna får vi besked om maträtterna på de kungliga bor­den, dag för dag, år för år. Ja, en bokhållare gick så långt att han redovisade vad drottning F redrikas burfågel matades med under kröningsfestligheterna i Norrköping år 1800.

Men åter till Husgerådskammarens inventarieböcker. Lite förenklat skul­le man kunna hävda att inventariesystemet har förnyats vart hundrade år, även om inventarieföringen givetvis varit löpande.

Låt oss börja 1697, efter den förödande slottsbranden, då husgerådsmästa­ren fick förteckna det lösöre som inte blivit lågornas rov. Det skedde efter ett då etablerat system men naturligtvis med nya nummerserier för enstaka föremål eller grupper av t. ex. stolar.

År 1801 ansågs den gamla inventarieföringen opraktisk, ja egentligen omöjlig att tillämpa. Ett nytt och mycket noggrant system utvecklades -varje föremål fick ett eget nummer som skulle medge bättre registrering av förflyttningar- och tre olika uppsättningar inventarieböcker iordningställ­des: ett reguljärt inventarium med föremålen förtecknade kategorivis och i nummerföljd, ett rumsinventarium där föremålen förtecknades rum för rum och slutligen ett inventarium över vad som fanns i magasinen. I systemet ingick korsande hänvisningar och uppgifter om anskaffningsår. Det samlade inventariet, som stod färdigt 1806, består av 18 (!)bastanta foliovolymer och de var inte lätthanterliga. Systemet var så omfattande att vissa nummerserier avskaffades under 1810-talet. Redan i 1807 års instruktioner för Husgeråds­kammarens tjänstemän drogs några konsekvenser av noggrannheten: "Som Husgerådskammarens inventariebok blir av den vidlyftighet att den icke år­ligen kan författas och bifogas materialräkningen till Kammarkollegiet, så bör den endast uppvisas."

Under konung Oskar Il:s regeringstid behövde inventarieböckerna åter förnyas. Skälet var att Husgerådskammaren då hade fått i uppgift att förvalta

Undersidan av en taburett i Husgerådskammarens samlingar med märkningar som hänvisar till 1779 års och 1806 års inventarium. Foto Kungl. Husgeråds­

kammaren/ Håkan Lind.

samlingarna på alla kungliga slott. Varje föremål märktes på nytt med eget nummer. Systemet var det beprövade och det gjorde tjänst även vid omnum­reringen av samlingarna 1914, d v s året för Husgerådskammarens nu gällan­de inventarium, även om det 1932 skrevs ut på maskin.

Det är alltså dags igen. Husgerådskammaren har påbörjat en ny katalog över samlingarna med det gällande inventariet som grund. Katalogen, som kommer att överföras till en databas, skall inte endast innehålla nödvändig dokumentation av föremålens status i dagsläget, utan även uppgifter ur äldre inventarier och räkenskaper, som sammantagna kan skildra ett historiskt förlopp både för individuella föremål och för hela rumsinredningar. På

47

48

nästan varje sida i den nya katalogen kommer hänvisningar till slottsarkivets arkivbestånd att finnas.

För att kunna arbeta idag och planera för framtiden måste man använda sitt minne. slottsarkivet innehåller en god del av Husgerådskammarens min­ne och därför kommer nästa sekel att medföra ett fortsatt nära samarbete mellan de två institutionerna. Husgerådskammaren ser med glädje fram emot detta och framför samtidigt ett varmt tack för biståndet under de gång­na hundra åren.