DoÄr

Ett dokument- och ärendehanteringsprojekt vid Uppsala universitet

Patrik Wallin, informationsarkitekt och delprojektledarePlaneringsavdelningen, Enheten för planering, uppföljning och stöd för verksamhetsutveckling

Agenda

• Förarbete• Organisation, arbetssätt och status påarbetet i projektet DoÄr• Framgångsfaktorer

Uppsala universitet ska:

• Bedriva forskning och utbildning av högsta kvalitet

• Ha en aktiv roll i det globala samhället och därmed främja utveckling och innovation

• Vara vidsynt och förändringsbenäget• Bidra till en bättre värld

Uppsala universitet

• Nordens äldsta universitet - grundat 1477 • Varje år läser drygt 40 000 studenter vid Uppsala universitet. • Totalt har Uppsala universitet drygt 2 000 doktorander. • Vid Uppsala universitet finns cirka 5 500 anställda. Av dessa är cirka 3 600 lärare/forskare. • Uppsala universitet har en omsättning på cirka 4 500 mkr.

Organisation

Förstudie angående elektronisk ärende- och dokumenthantering vid Uppsala universitet Hösten 2008

- Utreda förutsättningar och konsekvenser vid utveckling mot en elektronisk ärende- och dokumenthantering vid Uppsala universitet

Förarbete

Förarbete

Ett framtida projekt måste fokusera på:

- Verksamhetsbehov, processer och informationsflöden - Strategier, policy, riktlinjer och regler - Metadata och klassificering- Begrepp och definitioner - Tillgänglighet, användbarhet och integration - Lagar och föreskrifter- Nationella och internationella standarder - Acceptans och förankring i organisationen

Förarbete

- Målbild, förväntade effekter och nytta

- Analys av befintliga system - Organisation och samarbete - Digital arkivering - Systemförvaltning - Utbildningsinsatser - Samordning med andra utvecklingsprojekt och verksamheter

Förarbete

Fördjupad förstudie under våren och hösten 2010

• Fördjupade intervjuer med nyckelpersoner• Fördjupad omvärldsbevakning• Förankring av frågeställningar och problem i referensgrupper och via workshops• Leverantörsvärdering av befintligt system (W3D3)• Experiment inom processerna rekrytering (och då specifikt ansökan in) och nämndhantering

Förarbete

Fördjupad förstudie under våren och hösten 2010

• Enkät till användare om nuvarande system• Analys av nuvarande standarder och bestämmelser• Analys av behovet av organisation, systemförvaltning och kompetens• Förstudie om digital arkivering• Skapande av en utvecklingsmiljö

Förankringsarbete i ledningsgrupp och ute i organisationen

DoÄr 2010-2011 (UFV 2009/210)

- Effektivisering av administrativa processer vid Uppsala universitet genom införande av elektronisk dokument- och ärendehantering

Drivs vid Planeringsavdelningen, Enheten för planering, uppföljning och stöd för verksamhetsutveckling

DoÄr är ett av de fyra prioriterade utvecklingsprojekt inom Universitetsförvaltning

Projektidé

Projektet ska bidra till att öka transparensen, effektiviteten och rättssäkerheten i Uppsala universitets administrativa processer. Genom att förbättra och digitalisera processerna för personalrekrytering, rektors beslutssammanträde och e-arkivering kommer de administrativa resurserna i större utsträckning kunna fokuseras på att stödja och utveckla förutsättningarna för forskning och utbildning av högsta kvalitet.

Effektmål

De utvalda administrativa processerna är effektiva, koordinerade, transparenta och rättssäkra. Projektet har bidragit till att samarbetet mellan universitetsförvaltningens avdelningar har utvecklats så att den uppfattas som en helhet av verksamheten i övrigt.

Projektmål

• Ett digitalt ärendehanteringsstöd för minst tre administrativa processer inom universitetsförvaltningen är implementerat.

• En förvaltningsplan för W3D3 är framtagen, införd och överlämnad till förvaltning.

• Generella strategier och rutiner för elektronisk ärende- och dokumenthantering är framtagna

• En modell för integration med andra system är framtagen.

Projektmål

• Minst två integrationer med andra administrativa system är implementerade

• En strategi för e-arkivering är framtagen och implementerad. Strategin gäller alla universitetsförvaltningens system och implementeringen gäller W3D3.

• Nyttoanalyser på respektive implementering är genomförda

Samtliga ovanstående mål skall uppnås senast 2011-12-16

Projektorganisation

Styrgrupp: Universitetsdirektör och ett antal avdelningschefer

Projektledare

Projektgrupp (inkl delprojektledare)

Referensgrupper

Projektstöd

Arbetsmetoder

• Tillämpar Uppsala universitets nya styrmodell för utvecklingsprojekt• Tillämpar PPS – Praktisk projektstyrning• Tillämpar Scrum som iterativ utvecklingsmetod • Tillämpar dokumenthanteringsstandarderna ISO 15489 och 23081• Tillämpar OAIS-modellen• SharePoint används för projektadministration

Arbetsmetoder

• Processanalyser och processmodellering

• Begreppsanalys och begreppsmodelering

• Intressentanalyser och kommunikationsplaner

• Riskanalyser

• Nyttoanalyser

Arbetsmetoder

ProjektDelprojekt

ProjektfaserProjektfasaktiviteter

Projektfasaktiviteterna planeras och utförs efterhand under tvåveckorsperioder (sprintar) och följs upp veckovis i så kallade sprintmötenAllt dokumenteras och följs upp i SharePoint

Delprojekt inom DoÄr

• E-rekrytering• Beslutsprocessen• E-arkivering • Strategier och utbildning• Utveckling och förvaltning

• Ytterligare minst två processer/verksamheter skall inplaneras, ex. Återrapporteringsprocessen (VP, VB, etc)

Varje delprojekt har en ansvarig delprojektledare och ett antal projektmedarbetare

E-rekryteringEffektmålÖka kvaliteten och effektiviteten på det administrativa stödet i rekryteringsprocessen.Öka kunskap och dra lärdomar om verktyg och administrativ process för e-rekrytering.

ProjektmålEtt system (e-rekryteringsverktyg) är implementerat för pilotverksamhet. Detta system stödjer den befintliga rekryteringsprocessen avseende kungöra ledig anställning, ta emot ansökan samt bedöma/rangordna sökande.

Förbättringar av delprocesserna kungöra ledig anställning, ta emot ansökan samt bedöma bedöma/rangordna sökande är förankrade och implementerade.

E-rekrytering

Före

Efter

Beslutsprocessen

Bakgrund och projektidéUppsala universitet har ett behov av att förbättra och effektivisera arbetet kring viktiga beslutsprocesser; rektors beslutssammanträden, konsistoriet m.fl.

Projektet bidrar till en effektivare, transparant och mer rättssäker handläggning av beslutsärenden genom att förbättra processen, implementera ett systemstöd och utbilda personalen i processen och systemet.

Beslutsprocessen

ProjektmålEn förbättrad process för ärendehantering och handläggning har tagits framEtt system som stödjer processen har implementeratsAlla handläggare samt övrig personal som är inblandad i aktuella beslutsprocessen är utbildade i processen och systemet.

Beslutsprocessen

Dnr Lottning

Dnr Lottning Förslag

Förslag

Före

Efter

System X

Dnr

Dnr Beslut

Ad actaUppdateras

Dnr

Nytt Uppdateras Uppdateras Beslut

Uppdateras Uppdateras Uppdateras Ad acta

Nytt

Före

Efter

Svarven

En maskin som stödjer arbetet i Uppsala universitets processer

Process -> Industri -> Svarven ;-)

Vad är svarven?

En uppsättning verktyg och vyer integrerade i medarbetarportalen.En workflowmotor som håller reda påprocesserSvarven (och hela medarbetarportalen) är integrerad med diariet för enkel och rättssäker diarieföring

System ska göra det de är bäst på

W3D3

Medarbetarportal – LifeRay, Alfresco

Rekryteringsverktyg

Andra verksamhetssystem

IntegrationIntegration

W3D3/Diariet:Användare/målgrupper: Registraturen, allmänheten, media

Användningsområden: Diarieföring, offentligt fönster, ”mellanarkivering”

Medarbetarportalen (Svarven):Användare/målgrupper: Handläggare, chefer

Användningsområden: Ärendehantering, dokumenthantering, remisshantering, vidimering, möteshantering, virtuella möten, diarieföring, lottning, expediering, gallring

Integration:• Allmänna handlingar diarieförs när de upprättas• Status på ärenden och metadata kring ärenden uppdateras• Alla handlingar diarieförs efter gallring

Tre hörnstenar i Svarven

BPM -processtöd

Medarbetarportalen

Verktygslåda• Möten• Vidimering• Remiss• Dokumenthantering• Mallar• Diskussioner

• Målgruppsanpassade vyer• Situationsanpassade verktyg

Beslutsunderlag för att utveckla elektronsikt stöd till processer

Beskrivning

Syfte/behovVad har gjorts tidigare?Finns det något systemstöd idag?

AktörerBeställare

Brukare

Övriga intressenter

Beslutsunderlag för att utveckla elektronsikt stöd till process

VärderingKomplexitet

Volym (antal ärenden och antal inblandade)

Direkta/indirekta nyttor

Tidsbesparing

Hur lång tid tror vi att det tar att genomföra och till vilken kostnad?Hur går vi vidare?

E-arkivering

Projektet bidrar till att skapa strategier och implementera ett sätt att leverera digitala handlingar och information ur W3D3 till ett framtida digitalt arkiv.

Projektet bidrar även till att skapa strategier för uttag och leveranser till ett digitalt arkiv av andra digitala system som förekommer vid universitetet

E-arkivering

E-arkivering

Testar arkivuttag och paketering ur W3D3

Formulerar arkivstrategi

Medverkar i projektet för bildandet av ett lärosätesgemensamt konsortium för digital arkivering

Utveckling och förvaltning

ProjektmålDokumentation, rutiner och tidplan för förvaltningsläggning av W3D3 enligt förvaltningsmodellen PM3 färdigställdaFärdigställda instruktioner i form av rutinbeskrivningar och/eller manualer för av övriga delprojekt identifierade och prioriterade handläggningsprocesser och funktioner i W3D3Upprättade rutiner för förvaltning av metadata och tillhörande taxonomier eller listor (exempelvis avdelningar, verksamhetsområden, ärendemeningar, handlingstyper) i W3D3Utbildade användare i nya rutiner och funktioner i W3D3

Objektkarta vid Uppsala universitet

Förvaltningsorganisation PM3

FörvaltningsorganisationPartNivå

Verksamhetsnära förvaltning IT-nära förvaltning

Budgetnivå ObjektägareAvdelningschef

Objektägare ITAvd f IT och inköp

Beslutsnivå FörvaltningsledarePlaneringsavdelningen

Förvaltningsledare ITAvd f IT och inköp

Operativ nivå Objektspecialister

Ex. huvudregistratorRegistratorer

IT-specialister

Ex. systemutvecklare och driftare

FörvaltningsprodukterFörvaltningsverksamheten tillhandahåller följande förvaltningsprodukter till objektverksamheten;

Målgruppsanpassade lathundarStabil förvaltningManualerTelefonsupportE-postsupportLänk till sakkunnigportalPostlistaBalanslistor

FörvaltningsaktiviteterFörvaltningsaktiviteterna i samband med

förvaltning av förvaltningsobjektet Planering och ärendehantering är följande;Förvaltningsstyrning Användarstöd Ändringshantering Daglig IT-drift och underhåll

Framgångsfaktorer i projektet

• Fokus på verksamhetens behov och processer i första hand, teknik och lagstiftning i andra hand• Förankring hos ledningen och i verksamheten• Experiment med konkreta resultat under förstudieperioden• Begreppsanalys är nödvändig• Användning av Scrum som arbetsmetod