S rbija - Bosna i Her c egovina

Dobrodošli!

Srbija - Bosna i HercegovinaPrekogranični Program

Radionica o izvještavanju– Interim/Final Report –

Užice, 17.12. 2013.

Dnevni red12:15-12:25 Uvod12:25-12:55 Narativni Izveštaj (Interim i Final)

12:55-13:25 Vežba za narativni Izveštaj (Interim i Final)

13:25-13:45 Predstavljanje urađenih vežbi

13:45-14:20 Finansijki izveštaj (Interim i Final)

14:20 - 15:00 Vežba za finansijski Izveštaj (Interim i Final)

15:00-15:30 Predstavljanje urađenih vežbi i pitanja

15:30 Ručak

Radionica o izvještavanju

Vrste izvještaja

Proges izvještaj Interim izvještaj Finalni Izvještaj

Svi izvještaji moraju biti na engleskom jeziku!


Stanje Vaših projekata Radionica o izvještavanju

PROJEKAT Rok za Interim Rok za Final

CROSS SPA 30-Apr-14

SA-ŠA Support to cooperation, inclusion, education and promotion of Roma culture in BiH and Serbia

28-May-14

Improved waste water and environment management in the areas of Ub and Eastern Sarajevo

1-Mar-14

Safe Food Region 1-Mar-14

Interim/Final izveštaj


Priprema izveštaja

Korisnik 1

Korisnik 2

Nacrt izveštaja

ZTS

Interim i Final izveštaji – Grafički prikaz

Izveštaj Odobrenje PlaćanjeCA

(Delegacija)

Suspenzija Pojasnjenje

ZTS ZTS

Instrukcije za popunjavanje Interim izvještaj

- Član 4 Posebnih uslova + Članovi 2.1 do 2.5 i 15.1 generalnih uslova

- Interim izvještaj uključuje:


INTERIM IZVEŠTAJ (NARATIVNI I FINANSIJSKI)

Br. TIP IZVEŠTAJA PODNOSILAC KOME I KAKO SE PODNOSI ODOBRENJEPOJEDINAČNI KORISNIK 1 i 2

pojedinačnoRespektivnom ugovornom telu (Delegacija EU)Originali poštom, kopija ZTS/A

Ugovorno telo pojedinačno u roku od 45 dana

OBAVEZNA DOKUMENTA(KORISNICI IZ SRBIJE)

NAZIV NAZIV NA CD-u Šta je to? ZAHTEV ZA MEĐU-UPLATU “Request for payment for grant Contract

eE3h4_requestpay_en financial) template

Zahtjev kojim se traži novac po članu 4.2 specijalnih uslova

Treba popuniti žute deloveNARATIVNI INTERIM IZVEŠTAJ

“Interim Narrative Report” e3h5_interreport_en Detalji objašnjeni u prezentaciji

FINANSIJSKI INTERIM IZVEŠTAJ

“Financial Interim Report”

e3h7_financialreport_en(1) Detalji objašnjeni u prezentaciji

Dokumenta za izveštavanje – Interim SRBIJA

INTERIM IZVEŠTAJ (NARATIVNI I FINANSIJSKI)

Br. TIP IZVEŠTAJA PODNOSILAC KOME I KAKO SE PODNOSI ODOBRENJEPOJEDINAČNI KORISNIK 1 i 2

pojedinačnoRespektivnom ugovornom telu (Delegacija EU)Originali poštom (elektronska I papirna verzija), kopija ZTS/A


OBAVEZNA DOKUMENTA(KORISNICI IZ BiH)

NAZIV NAZIV NA CD-u Šta je to? ZAHTEV ZA MEĐU-UPLATU “Request for payment for grant Contract

eE3h4_requestpay_en financial) template

Zahtjev kojim se traži novac po članu 4.2 specijalnih uslova

Treba popuniti žute deloveNARATIVNI INTERIM IZVEŠTAJ

“Interim Narrative Report” e3h5_interreport_en Detalji objašnjeni u prezentaciji

FINANSIJSKI INTERIM IZVEŠTAJ “Financial Interim Report”

e3h7_financialreport_en(1) Detalji objašnjeni u prezentaciji

SPISAK TROŠKOVA PO NOSIOCIMA

“Itemised Table Financial Report”

Itemised Table Financial Report

Excel tabela sa 4 lista

Dokumenta za izveštavanje – Interim BiH

Instrukcije za popunjavanje Finalni izvještaj

- Član 4 Posebnih uslova + Članovi 2.3 i 15.1 generalnih uslova

- Finalni izvještaj uključuje:


FINALNI IZVEŠTAJ (NARATIVNI I FINANSIJSKI)

Br. TIP IZVEŠTAJA PODNOSILAC KOME I KAKO SE PODNOSI ODOBRENJE

POJEDINAČNI KORISNIK 1 i 2 pojedinačno

Respektivnom ugovornom telu (Delegacija EU)Originali poštom, kopija ZTS/A


Dokumenta za izveštavanje – Finalni izveštaj SRBIJA

OBAVEZNA DOKUMENTA – Finalni izveštaj (KORISNICI IZ SRBIJE)

NAZIV NAZIV NA CD-u Šta je to? FINALNI NARATIVNI IZVJEŠTAJ

Final Narrative Reporte3_h_6_finalreport_en Detalji objašnjeni u prezentaciji

TABELA INDIKATORAIndicators tables

Indicators tables SER-BIH Excel tabela sa 2 lista Odnosi se na ostvarenje indikatora na nivou programa i na

nivou projekta

FINALNI FINANSIJSKI IZVJEŠTAJFinal financial report

Copy of 7f - Annex VI Final_financial_report

Excel dokument sa 7 listova. Detalji objašnjeni u prezentaciji.

SPISAK TROŠKOVA PO NOSIOCIMAList of expenditures

list of expenditures - template Excel tabela sa 3 lista

POTVRDA BANKE Potvrda banke Potvrda koju izdaje banka kao dokaz da korisnici nisu ostvarili prihod po osnovu kamate na odobrena sredstva iz donacije

REVIZORSKI IZVEŠTAJExpenditure Verification Report

ANNEX VII_Model Expenditure Verification

Report

Revizorski izvještaj Na CD se nalazi primjer

ZAHTEV ZA UPLATURequest for payment

ANNEX V_Standard Request for Payment

Zahtjev kojim se traži finalna uplata po članu 4.2 specijalnih uslova

Treba popuniti žute delove dokumenta.

PRENOS VLASNIŠTVATransfer of Assets Ownership

Annex IX_Transfer of Assets Ownership

Dokument kojim se vrši prenos vlasništva sa korisnika po završetku projekta na neko drugo pravno ili fizičko lice

IZJAVA DA NEĆE BITI DODATNIH ZAHTJEVA ZA PLAĆANJE

Confirmation letter on Financial Obligations


Izjava da neće biti dodatnih zahteva za plaćanje prema EUD koju popunjava potpisuje korisnik

OBRAČUN IZNOSA POSLEDNJE RATE obracun iznosa poslednje rate - template

Excel tabela sa jednim listom kojom se dobija iznos za poslednju uplatu

FINAL IZVEŠTAJ (NARATIVNI I FINANSIJSKI)

Br. TIP IZVEŠTAJA PODNOSILAC KOME I KAKO SE PODNOSI

ODOBRENJE

POJEDINAČNI KORISNIK 1 i 2 pojedinačno

Respektivnom ugovornom telu (Delegacija EU)Originali poštom (elektronska I papirna verzija), kopija ZTS/A


Dokumenta za izveštavanje – Finalni izveštaj BiH

OBAVEZNA DOKUMENTA – Finalni izveštaj (KORISNICI IZ BiH)

NAZIV NAZIV NA CD-u Šta je to? FINALNI NARATIVNI IZVJEŠTAJ

Final Narrative Reporte3_h_6_finalreport_en Detalji objašnjeni u prezentaciji

TABELA INDIKATORAIndicators tables

Indicators tables SER-BIH Excel tabela sa 2 lista Odnosi se na ostvarenje indikatora na nivou

programa i na nivou projekta

FINALNI FINANSIJSKI IZVJEŠTAJFinal financial report

Copy of 7f - Annex VI Final_financial_report

Excel dokument sa 7 listova. Detalji objašnjeni u prezentaciji.

SPISAK TROŠKOVA PO NOSIOCIMAItemised Table Financial Report

Itemised Table_Financial Report

Excel tabela sa 4 lista

POTVRDA BANKE Potvrda banke Potvrda koju izdaje banka kao dokaz da korisnici nisu ostvarili prihod po osnovu kamate na odobrena sredstva iz donacije

REVIZORSKI IZVEŠTAJExpenditure Verification Report

ANNEX VII_Model Expenditure Verification

Report

Revizorski izvještaj Na CD se nalazi primjer

ZAHTEV ZA UPLATURequest for payment

ANNEX V_Standard Request for Payment

Zahtjev kojim se traži finalna uplata po članu 4.2 specijalnih uslova

Treba popuniti žute delove dokumenta.

PRENOS VLASNIŠTVATransfer of Assets Ownership

Annex IX_Transfer of Assets Ownership

Dokument kojim se vrši prenos vlasništva sa korisnika po završetku projekta na neko drugo pravno ili fizičko lice

IZJAVA DA NEĆE BITI DODATNIH ZAHTJEVA ZA PLAĆANJE



Izjava da neće biti dodatnih zahteva za plaćanje prema EUD koju popunjava potpisuje korisnik

Instrukcije za popunjavanje Interim i final izvještaja – narativni dio

- Opis implementacije - jasan, precizan, konkretan i koncizan

- Interim - Informacije o projektnim aktivnostima tokom prve faze implementacije plus prijedlozi za aktivnosti u nastavku projekta

- Final - Informacije o projektnim aktivnostima do kraja projekta

- Informacije o progresu i detaljan izvještaj o implementiranim aktivnostima

- Revidiran akcioni plan – samo za interim izveštaj- Period izveštavanja za Finalni izveštaj–(za narativni

od početka do kraja a za finansijski od interima do kraja).



Link – Narrative Interim Report

Link – Narative Final Report



Najčešće greške:- Brojevi i nazivi aktivnosti nisu isti kao u originalnom

prijedlogu projekta - Nedostatak konkretnih podataka (npr. opis događaja bez

podataka kada i gdje se desio ko su bili prisutni šta su teme i zaključci)

- Nedosljednosti između narativnog i finansijskog dijela izvještaja (ako u narativnom dijelu stoji da je na nekom događaju bilo prisutno 20 ljudi, i u finasijskom izveštaju mora stajati da je ručak poslužen za 20 ljudi, čak iako je u orginalnoj aplikaciji predviđeno npr. 30)

- Nedostatak reference na budžetsku liniju (npr. kod opisa radionice staviti u zagradu na koju budžetsku liniju se odnosi)

- Rezultati, aktivnosti i outputi nisu navedeni u skladu sa aplikacijom (Annex A)


Interim i final izveštavanje – finansijski dio


Budget line

0.00 € 0.00 Din. 0.00 € 0.00 €

Name of the organisation: Name of the Project: Project Number:

List of Expenditures

Date Vendor / Payee Planned in budget Bank statement No Amount in RSD/KAM Exchange rate Amount in Eur Balance

TOTAL


Specifikacija troškova

Navesti budžetsku liniju

Datum plaćanja Uneti

podatke o izvršiocu usluga

Uneti iznose iz originalnog budžeta (po budžetskim linijama)

Navesti broj izvoda na kome se vidi plaćanje

Navesti iznos isplaćen u nacionalnoj valuti

SRB - Obračunski kurs INFOREUR-a

Iznos u evrima po obračunskom kursu

Uneti formulu (Planned in budget – Amount in EUR)

Primeri:

Budget line 1.1.1 Project manager

6,000.00 €

1.10.2011Petar Petrovic (navesti za koji mesec je isplata)

no 1 65,000.00 Din. 102.7990 632.30 €

6,000.00 € 65,000.00 Din. 632.30 € 5,367.70 €

Budget line 2.1 International travel

12.Dec.10EKO Serbia, toll (Belgrade-Bijeljina 260km)

cash 3,498.70 Din. 102.7999 34.03 €

04.Sep.11EKO Serbia, toll (Belgrade-Bijeljina 260km)

cash 2,458.90 Din. 102.7999 24.30 €

TOTAL 60.00 € 5,996.70 Din. 58.33 € 1.67 €

Date Vendor / Payee Planned in budget Bank statement No Amount in Din

Bank statement No

TOTAL

Date Vendor / Payee Planned in budget Amount in Din Exchange rate Amount in Eur Balance

Exchange rate Amount in Eur Balance


Interim financial report: period (dd/mm/yyyy-dd/mm/yyyy)

Fx-rate1

Expenditures Unit # UnitsUnit cost (in EUR)

Costs(in EUR)

allowed reallocatio

n

use of contingenci

es# Units

Unit cost (in currency n°1)

Total cost (in currency n°1)

Total cost(in EUR) # Units

Unit cost (in EUR)

Total cost (EUR)

Units total # for all

currencies

Total cost of the period (in EUR)

(a) (b) (a)*(b) (d1) (e1) (f1)=(d1)*(e1)(g1)=

(f1)*(Fx-rate1)(d2) (e2) (g2) Sum (d1d2)

(h)=Sum (g1gn) (i) (h)+(i)

1. Human Resources 1.1 Salaries (gross amounts, local staff) 1.1.1 Technical Per month 1.1.2 Administrative/ support staff Per month1.2 Salaries (gross amounts, expat/int. staff) Per month1.3 Per diems for missions/travel 1.3.1 Abroad (staff assigned to the Action) Per diem 1.3.2 Local (staff assigned to the Action) Per diem 1.3.3 Seminar/conference participants Per diemSubtotal Human Resources

2. Travel2.1. International travel Per flight2.2 Local transportation Per monthSubtotal Travel

3. Equipment and supplies3.1 Purchase or rent of vehicles Per vehicle3.2 Furniture, computer equipment3.3 Machines, tools…3.4 Spare parts/equipment for machines, tools3.5 Other (please specify)Subtotal Equipment and supplies

Cumulated costs (from start of

implementation to present report included) (in

EUR)

Name of currency n°1Exchange rate pof the period (dd/mm/yyyy-

dd/mm/yyyy):

Contract n°

Budget as per contract/riderReallocation and

use of contingencies

Expenditures incurred

Implementation period of the contract (dd/mm/yyyy-dd/mm/yyyy)

Cumulated costs (before

current report) (in

EUR)

Per currency Total for the period in EUREUR

Radionica o izvještavanjuObračunski kurs za izveštajni period

Potrošnja u nacionalnoj valuti

Potrošnja u EUR

d1+d2g1+g2


4. Local office4.1 Vehicle costs Per month4.2 Office rent Per month4.3 Consumables - office supplies Per month4.4 Other services (tel/fax, electricity/heating, maintenance) Per monthSubtotal Local office

5. Other costs, services5.1 Publications5.2 Studies, research5.3 Auditing costs5.4 Evaluation costs5.5 Translation, interpreters5.6 Financial services (bank guarantee costs etc.)5.7 Costs of conferences/seminars

5.8 Visibility actionsSubtotal Other costs, services

6. OtherSubtotal Other

7. Subtotal direct eligible costs of the Action (1-6)8. Provision for contingency reserve (maximum 5% of 7, subtotal of direct eligible costs of the Action)9. Total direct eligible costs of the Action (7+ 8)10. Administrative costs (maximum 7% of 9, total direct eligible costs of the Action) 11. Total eligible costs (9+10)

Bank interests yielded during the period:

Per currency

Cumulated costs (before

current report) (in

EUR)

²

Amount in currency n°1

Amount in EUR Amount in EUR

Name of the contact person:

Signature:

Date of the report sent or delivered:

Total for the period in EUR

Itemised table – BiH korisnici



Interim / Final reportfrom to

i.e.

of which

i.e.

i.e.

i.e.

Anticipated direct revenue

* Including partners

Other organisations

Name of beneficary

Project title

Region

EU Grant

Applicant Co-financing*

Reporting period

Identification

Total budget


1 Human Resources1.1 Salaries (gross amounts, local staff)

1.1.1 Gross salaries local Technical staff1.1.1.1 Project Manager

1.1.1.2 Project Coordinator

1.1.1.3 etc……..

1.1.2 Gross salaries local Admin/ support staff1.1.2.1 Project Administrator

1.1.2.2 Project Accountant

1.1.2.3 etc……….

Budget line Description

Unit rate (in EUR)

Total amount

spent (in BAM)Unit Variances to explain

In contract Real expenditure

No of Units

Unit Rate (in EUR)

Total amount (in EUR)

Date of invoice/ contract

Reference Bank

Statement/Cash Vaucher

No of Units used

Ref. Procurement Procedure / Contract (if % spent

Total amount

spent (in EUR)

Originalni budžet ili posljednja odobrena verzija budžeta

Stvarni troškovi nastali u izvještajnom periodu

Ukupni trošak (planirani /realizovani) za datu budžetsku liniju.

Pojedinačni troškovi po računima sa tačno navedenim datumom koji se nalazi na računu, odnosno brojem računa ili bankovnog izvoda.

Kratko pojašnjenje zašto trošak varira u odnosu na predviđeno. (npr. manji/veći broj učesnika od planiranog)

Navesti osnov za isplatu i njegovu referencu. (npr. ugovor o radu/djelubr.xx; putni nalog br.xx; ugovor o nabavkama/uslugama br.xx itd.)

Radionica o izvještavanjuBudget

Line Description Initial Current Variation Comment Amount (KM) Amount (€)

1 Human Resources 0.00% 1.1 Salaries (gross amounts, local staff)

1.1.1 Gross salaries local Technical staff1.1.2 Gross salaries local Admin/ support staff1.2 Salaries (gross amounts, expat/int.staff) 0.00 0.00

1.2.1 Gross salaries expat/ int.staff1.3 Per diems for missions/travel 0.00 0.00

1.3.1 Per diem abroad (staff assigned to Action)1.3.2 Per diem local (staff assigned to Action)1.3.3 Seminar/conference participants

2 Travel 0.00 0.00 0.00% 2.1 International travel2.2 Local transportation

3 Equipment and supplies 0.00 0.00 0.00% 3.1 Purchase or rent of vehicles3.2 Furniture, computer equipment3.3 Spare parts/equipment for machines, tools3.4 Other4 Local office/Action costs 0.00 0.00 0.00%

4.1 Vehicle costs4.2 Office rent4.3 Consumables - office supplies4.4 Other services (tel/fax, electricity/heating, maintenance)5 Incidental costs, services 0.00 0.00 0.00%

5.1 Publications5.2 Studies, research5.3 Auditing costs5.4 Evaluation costs5.5 Translation, interpreters5.6 Financial services (bank guarantee costs etc.)5.7 Costs of conferences/seminars5.8 Visibility actions6 Other direct costs 0.00%

7 Subtotal direct costs of the Action (1-6) 0.00 0.00 0.00%

8 Administrative costs (maximum 7% of 7, total direct eligible costs of the Action) 0.00%

9 Total eligible costs of the Action (7+8) 0.00 0.00 0.00%

Initial pre-financing

Payment request corresponding to this report € 0.00

Interest on pre-financing received

Payments still to be received

Payments received to date

Category of Expenditure Total expenditureBudget (EURO)

Zbir troškova po budžetskim zaglavljima i linijama - troškovimoraju odgovarati troškovima datim u prethodnom sheet-u. Ako ima varijacija potrebno je unijeti kratko pojašnjenje u kolonu Comment.

Na dnu tabele unijeti iznos inicijalne uplate/a. Iznos koji korisnik još treba primiti, a korespondira ovom izvještaju automatski se izračunava - Payments

Radionica o izvještavanjuItems Credit (€) Debit (€) %

Expenditure (Total eligible costs)

Total Revenues, of which

EU finance (pre-financing and balance) Pre-financing Received Final amount requested

Applicant's (including partners) contribution

Other organisations

Direct revenue from the Action

TOTAL

Balance

Interest on pre-financing received 0.00

Name and signature of the accountant Date

Name and signature of the person responsible for the contractDate

0.00

U koloni Credit popuniti: iznos predfinansiranja sredstva tražena u sklopu

izvještaja (Payment Request) iznos kofinansiranja korisnika

U koloni Debit unijeti iznose koji odgovoraju trenutnom stanju potrošnje u projektu:

Expenditure (Total eligible cost) - ukupni prihvatljivi troškovi

Total - ukupni troškoviBalance - balans se izračunava automatski

Pitanja i odgovori


Kontakti

Zajednički tehnički sekretarijatNemanjina 52, 31000 Užice

Tel/fax: +381 31 512 394E-mail: [email protected]

Web: www. srb-bih.org

Antena u TuzliTuralibegova bb TC “Pasage”,

75000 Tuzla Tel/fax: +387 35 257 365

E-mail: [email protected] Web: http://www.dei.gov.ba


mailto:[email protected]

Hvala na pažnji i sretno!Molimo da popunite evaluacioni

upitnik !!!


Documents

S rbija - Bosna i Her c egovina