SAP Projektsystem - ghibsy.de Projektsystem.pdf · SAP R/3 Modul Projektsystem 3 Dupke, Stefan Feiler, Sebastian Heierth, Michael Geschichtlicher Abriss PM-Systeme allgemein Ende

SAP Projektsystem

Präsentation von:Stefan DupkeSebastian FeilerMichael Heierth

SAP R/3 Modul Projektsystem 2

Dupke, Stefan Feiler, Sebastian Heierth, Michael

Gliederung1. Integrationsfähigkeit2. Einführungsstrategie3. Customizing-Einstellungen4. Funktionalität5. Planungsfunktionen6. Projektrealisierung7. Informationssystem8. Projektplantafel9. Bewertung



Geschichtlicher AbrissPM-Systeme allgemein

Ende der 60er: Entwicklung der Management-Informationssysteme (MIS)

Speziell zur Unterstützung des Projektmanagements:

Projektmanagement-Informationssysteme (PMIS).

Projektinformationssysteme in MIS integriert



Einige Ziele und Anforderungen von PM-Systemen

Ziele

Bessere Kontrolle der

Projektabläufe

Kostensenkung

Erhöhung der

Transparenz

Informationsverdichtung

Anforderungen

Datenaustausch in gängigen

Standardformaten

Stammdatenpflege

Untergliederung eines Projektes

in Teilprojekte

Berichts- und

Informationsmöglichkeiten



Integrationsfähigkeit von PM-Systemen

Wesentliches Merkmal: Integrationsgrad in ein ERP-

System (Enterprise Ressource Planning)

Unterscheidung 2er PMS - Gruppen:eigenständige Projektmanagementsysteme z.B. MS Project

integrierte Module im Rahmen eines ERP-Systems, z.B. PS von

SAP R/3

Vorteile integrierter Module: Gemeinsame, einheitliche Datenbasis für alle Komponenten

Ermöglichung eines wechselseitigen Informationszugriffs



Einführungsstrategie zu PM allgemein

Generelle Fragen zum Unternehmensumfeld

Kann das Unternehmen vom Grundsatz her reformiert werden?

Wollen Sie Ihr Unternehmen verändern?

Sind finanzielle und geistige Voraussetzungen erfüllt?

Erlaubt die Wettbewerbssituation die Veränderungen?



Spezifische Fragen zum Einsatz von SAP R/3

Sind entsprechende Bereiche (Organisation, EDV) vorbereitet?

Sind technische Voraussetzungen und Umstellungsaufwand auf eine Client Server Architekturbekannt?

Sind die Programmierkräfte vorbereitet ?

Werden die Endanwender auf SAP R/3 vorbereitet?

Stehen genügend Fachkräfte zur Verfügung?

Ist ein externer Berater vorhanden, der in Zukunft eine Zusammenarbeit zulässt?



Einordnung des Moduls PS unter SAP R/3

Besondere Leistungsfähigkeit durch:

Integration anderer Module

Interaktion zwischen den Modulen

betriebswirtschaftliche, inhaltliche Projektsteuerung ermöglicht

R/3R/3Client / ServerClient / Server

ABAP/4ABAP

FIFI

COCOControlling

AMAM

PSPSProjekt-Projekt-SystemSystem

WFWFWorkflowWorkflow

ISIS

MMMM

HRHR

SDSD

PPPPProduktions--planung

QMQM

PMPM

Personal-wirtschaft

Instand-haltung

Qualitäts-Mgmt.

Material-wirtschaft

Vertrieb Finanzwesen

Controlling

Anlagen-buchhaltung

Branchen-lösungen



Beispiel für Interaktion der Module

Material-wirtschaft

Kosten fürHalbzeuge

Personal-wirtschaft

StundenlohnVerfügbarkeit

PSProjektleiterFrästeil

Produktions-planung

MaschinenMaschinen-stunden

Instand-haltung

WartungsplanKosten

Vertrieb

Kunde bekanntKonditionen

Qualitäts-management

StichprobenIn der Produktion



Zum Modul Projektsystem allgemeinUmfang des Einsatzes ist abhängig von dem jeweiligen ProjektZur weiteren Planung und Steuerung:

Schnittstellen zu anderen AnwendungenVielzahl von vorhandenen StandardberichtenÜber Report Writer und Report Painter: ohne Programmierkenntnisse Berichte regenerierenMit Programmierkenntnissen: Erstellung von Berichten mit Programmiersprache ABAP/4



Einführungsstrategie zu SAP R/3 Modul PS

Vorgehensweise:Festlegung der organisatorischen Einbettung des Moduls

Identifikation der Benutzergruppen

Ermittlung des Funktionsumfangs

Festlegung der Datenpflege bzw. der Lese- und Schreibberechtigungen

Erarbeitung von Benutzerhilfen

Festlegung des Einführungsprozesses



Festlegung der organisatorischen Einbettung des Moduls

Drei prinzipielle Varianten

Zentrale Variante

Dezentrale Variante

Mischvariante



Zentrale Variante:Bei hoher Komplexität des SystemsBestimmte Stelle verwaltet die Projektdaten:

Eingabe, Überarbeitung und Ausgabe der relevanten Daten

Nachteile:Schnittstellenproblematik (Erfasser und Nutzer der Daten nicht identisch)Akzeptanz von Daten aus dem Netz beim Projektleiter geringÄnderungen sowie schnelles Reagieren meist unbefriedigend gelöst



Dezentrale VarianteDas System wird vom Projektleiter selbst bedientRelevante Daten werden vom Projektleiter gepflegt Klärungsbedarf:

Wann die Durchführung beginnt Wann die Planung abgeschlossen istWann welche Daten als verbindlich anzusehen sindIm organisatorischen Ablauf

Anwendung, wo mehrere Softwarepakete im Einsatz sind, (Für Planung, Durchführung,...)



MischvariantePerson an der Seite des Projektleiters: Dateneingabe und -pflege Person ist im Projektteam integriert weiterer Vorteil durch kaufmännische und technische Ausbildung der PersonAnwendung bei größeren Projekten, damit sich die Beschäftigung der Person rentiert

Organisatorische Variante für das Modul PSMischvariante empfehlenswert, da Stammdatenpflege im Standard aufwendig ist



Identifikation der Benutzergruppen

Unternehmensführung

Linienmanagement

Projektleiter, Projektmitarbeiter

Administrationsbereiche

Die Identifikation der Benutzerkenngruppen ist

hauptsächlich wegen des Schulungsbedarfs

notwendig



Ermittlung des FunktionsumfangsFestlegung des Funktionsumfangs abhängig von:

Den zum Einsatz kommenden Methoden Den Verfahren Der Identifikation der Benutzergruppen

Nur Funktionen, die den Benutzergruppen nutzenZu große Funktionalität setzt entsprechende Schulung voraus oder verwirrt den Endanwender.



Festlegung der Datenpflege bzw. der Lese- und SchreibberechtigungenUnterscheidung zweier Arten der Datenpflege:

zentrale Datenpflegedezentrale Datenpflege

Zentrale DatenpflegeVor allem betriebswirtschaftliche Daten: von zentraler Stelle verwalten

Dezentrale DatenpflegeVor allem die Pflege von Projektterminen durch den Projektleiter



Lese- und Schreibberechtigungen in PS

Projektleiter muss auf alle relevanten Daten modulübergreifend zugreifen können

Zugriffsberechtigungen generell sehr offen(Große Stärke von SAP R/3)

Schreibberechtigungen ergeben sich aus der Zuordnung der Datenpflege



Erarbeitung von BenutzerhilfenBenutzerhilfen werden in drei verschiedenen Formen angeboten:

Benutzerhilfen in Form von Printmedien

Personenbezogene Benutzerhilfen

systemunterstützte BenutzerhilfenOnline-Hilfen

Selbst programmierte Anwendungen

Im Funktionsumfang enthaltenes Benutzermenü



Festlegung des Einführungsprozess

Beginn des eigentlichen Einführungsprozesses in den Phasen

QualifizierungsphasePilotphaseReview-PhaseRoll-out-Phase



Die Qualifizierungsphase für das Modul PS

Wer ist in welchem Umfang zu welchem Zeitpunkt wie zu qualifizieren?

Folgender zeitlicher Verlauf ist zu empfehlen:

Schnupperkurse in der Planungsphase Grundkurse vor Beginn des operativen Einsatzes Intensivkurse und Eingabekurse



Die Pilotphase

Sicherstellung der Praxistauglichkeit des Moduls durch Pilotbetrieb

Die Review-Phase

Ständige Analyse und Nachbesserung

Roll-out-Phase

Planung der unternehmensweiten operativen Einführung des Moduls PS



Customizing - EinstellungenCustomizing: unternehmensspezifischen Anpassungen des SAP R/3 Systems ohne Programmierung

Es erfolgt über Tabelleneinstellungen

Durch folgende Methoden, bzw. Werkzeuge wird das Customizing unterstützt:

Vorgehensmodell (unterstützt die Gesamtplanung)

Referenzmodell (spiegelt hinterlegte Geschäftsprozesse wieder)

Implementation - Guides (grenzen den Umfang der Funktionen zeitlich-logisch ein)

Projektsteuerung und -dokumentation (Ressourcenzuordnung)

Korrektur- und Transportwesen



Funktionalität von SAP/R3 PS6 Hauptbearbeitungsbereiche / Menüpunkte

GrunddatenOperative StukturenPlanungBudgetierungRealisierungInformationssystem



Grunddaten

Standardstrukturen

Arbeitsplätze

FHM (Fertigungshilfsmittel)

Standarddokumente



Operative Strukturen

Projektdefinition

PSP (Projektstrukturplan)

Netzplan + Vorgänge

Meilensteine



Projektstrukturplan



Projektstruktur

• Aufgaben• Teilaufgaben• Ecktermine• Kosten

Netzplan

• Feinterminierung• Ressourcenbedarf• Ressourcenkosten

1:N



Meilensteine werden benutzt, um bestimmte Teilergebnisse oder das Erreichen bestimmter Prozessphasen zu kontrollieren. Sie werden verwandt:

zur Fortschrittsanalyse

als Freigabemeilensteine

zum Auslösen von definierten Funktionen

Meilensteine



PlanungsfunktionenKostenplanung

Terminplanung

Ressourcenplanung

Personalplanung

Erlösplanung

Finanzplanung



Budgetierungsfunktionen

Original Budget

Budgetaktualisierungen

Freigaben



Realisierungsfunktionen

Rückmeldungen

Ist-Termine

Fortschrittsanalysen

Fakturierung

Kosten / Erlöse / Zahlungen



Projektrealisierung

Abweichungs-analyse

Ist-termine

Plan-termine




Gesamtkostenplanung mit dem PSPZwei Planungsansätze:

bottom-up-Planungtop-down-Planung

Merkmale:kostenartenunabhängigauf Gesamt- oder Jahreswert bezogengrobe PlanungAusgangswert für Detailplanung




Kostenartengerechte PlanungKostenarten: z.B. Material-, Arbeits-, Lagerkosten

Unterscheidung im PS-Modul zwischen:Primärkosten

Sekundärkosten

Merkmale:Detaillierte Planung

jahres- oder monatsbezogen



Planungsfunktionen

Kostenplanung

Einzel- / Bauteilkalkulation

Feinste Planungsform

Informationen über Bezugsquellen, Mengen und

Preise werden benötigt




Kostenplanung im Netzplan

Vorgänge als Abrechnungsobjekt

Unterscheidung zwischen

Eigenbearbeiteten Vorgängen

Fremdbearbeiteten Vorgänge

Kostenvorgängen



PlanungsfunktionenTerminplanung

Ziel: Ermittlung der einzelnen Zeitpunkte, in denen die verschiedenen Arbeitsumfänge abgewickelt werden sollen.

Überblick über Termine im Projektstrukturplan (manuelle Terminierung)Netzplan (automatische Berechnung der Termine)

Terminierungsarten:EckterminePrognosetermineIst - TermineTerminierte Termine



PlanungsfunktionenTerminplanung im Projektstrukturplan

Drei vorhandene Planungsformen:top-down-Planungbottom-up-Planungfreie Planung

Terminplanung im NetzplanVorwärtsterminierungRückwärtsterminierungErmittlung von Kapazitätsbedarf, freien Puffern und des kritischen Weges



PlanungsfunktionenTerminplanung mit der Projektplantafel

Gemeinsame Terminplanung mit dem PSP und den Netzplänen

Planungselementen sind Vorgänge mit Anordnungsbeziehungen zugeordnet

Zwei Planungsformen:top-down-Planung

bottom-up-Planung



PlanungsfunktionenRessourcenplanung

Kapazitätsplanung Ziel: Ressourcen bedarfsgerecht zu planen und entsprechend der Verfügbarkeit einsetzen.

Der Kapazitätsbedarf wird für die eigenbearbeiteten Vorgänge bestimmt.

Berichtsformen zur Analyse der Kapazitätsauslastung sind im PS-Modul enthalten

Abgleich zwischen Kapazitätsbedarf und –angebot ist möglich



PlanungsfunktionenRessourcenplanung

MaterialplanungReservierungen, bedarfsgerechte

Bestellanforderungen und Terminanpassungen

durch Anbindung an andere SAP-Module ist

möglich

Verfügbarkeitsprüfungen können durchgeführt

werden



PlanungsfunktionenBudgetierung

Gesamtbudgetwerte aus Kostenplanung übernommen oder vom Projektleiter manuell eingegeben

Budgetverteilung nach dem top-down-Prinzip auf Gesamtlaufzeit oder Jahreswerte bezogen

Mittel können vollständig oder nach und nach freigegeben werden

Überwachung der zugeteilten Mittel durch Budget-Verfügbarkeits-kontrolle

Je nach Voreinstellung wird nach Überschreitung bestimmter GrenzenWarnmeldung angezeigtNachricht an Projektleiter übermitteltBuchung abgelehnt



ProjektrealisierungRückmeldungen

Erfassung und Berechnung von Informationen über RückmeldungenRückmeldedaten bzw. daraus berechnete Daten sind:

Abarbeitungsgrad Ist- und Prognosetermine Arbeitsaufwand usw.

Weiterhin können über RückmeldungenIst-Kostenberechnungen durchgeführt, Kapazitätsauslastung von Arbeitsplätzen ermittelt undDaten in Netzplanvorgängen aktualisiert werden.



ProjektrealisierungIst-Termine

Terminliche Steuerung durch Vergleich von geplanten mit realisierten Terminen

=>Abschätzung der weiteren Fertigstellungstermine

=>Bestimmung neuer Vorgangstermine und Pufferzeiten

Ist-Termine entweder mitPSP erfasst oder

aus Rückgemeldeten Vorgängen übernommen und hochgerechnet.



ProjektrealisierungProjektfortschrittsanalyse

Zu bestimmten Zeitpunkten im Projekt werden Daten ermittelt, anhand derer der Fortschritt analysiert werden kann Mit Hilfe verschiedener Methoden erfolgt die Berechnung des Fertigstellungsgrades (=Bezugsgröße für Analyse) Ergebnisse dienen

für die Fakturierung nach dem Projektfortschritt

zur Ermittlung von Beständen

zur Bewertung für die durch das und für das Projekt erbrachten Leistungen, z.B. in Bezug auf Termine, Ressourcen usw.



ProjektrealisierungFakturierung und Festpreise

Über Fakturierung wird Kunden, anhand eines Kundenauftrages, die Projektleistung in Rechnung gestelltFakturierung kann mittels

Festpreisen odertatsächlich angefallenen Kosten erfolgen

Zu berechnete Beträge im Ganzen oder teilweise auf Grundlage von erreichten Terminen/Meilensteinen ermittelt



InformationssystemGrafische Darstellung

Workflow-Protokoll

Rechercheberichte

Strukturberichte

Verdichtungsberichte

Einzelpostenberichte



Graphische Darstellung



Workflow-Protokoll



Strukturberichte

StrukturübersichtsberichtInhaltliches Controlling (Terminüberwachung, Objektinfo´s)

Strukturierter BerichtKaufmännisches Controlling (Kosten, Erlöse)



Strukturübersicht



Kostenartenberichte

Plan / Ist – Vergleich im Hinblick auf:

Materialkosten

Personalkosten

Kostenstellen



Recherchebericht



Verdichtungsberichte

Auswertungen über mehrere Projekte hinweg

Kostenartenberichte



Einzelpostenberichte

Werden bei jeder Buchung erzeugt

Enthalten:

Betrag, Datum, Belegnummer... der Buchung

Auswertung erfolgt nach ausgewählten Kriterien



Einzelpostenbericht



Auswertung von Ressourcen

Bestandslisten

Bestellanforderungen

Bestellungen

...



Projektplantafel



Projektplantafel Steuerungsfunktionen in der PPT

Projektdefinition und Struktur mit Stammdaten anlegen und pflegenVorgänge anlegen, pflegen und über Anordnungsfunktionen miteinander verbindenBerechnung von Terminen über Vorwärts-und RückwärtsterminierungSteuerung von Terminen über Anpassung der Plantermine



Zusammenfassung

SAP PS ist in der Datenhaltung und -verwaltung nahezu konkurrenzlos

Hoher Integrationsgrad in die Komponenten REWE und Logistik sehr vorteilhaft

Durch die Datentransparenz kann die Datenqualität gesteigert werden



Spezielle Vorteile für Unternehmen

Optimierung der Prozesskosten

Anbindung aller Unternehmensbereiche

Qualifizierte Kostenanalysen

Basis für weitere Systeme (Just in Time)

Optimaler Mitarbeitereinsatz

Optimierung von Zahlungsmittelströmen



Vorteile für Mitarbeiter

Entlastung von Routineaufgaben

Optimierte Infos als Basis für Entscheidungen

Ausgereifte Funktionalität (Analyseinstrumente...)



Schwachpunkte

Entkoppelter Einsatz von PS nicht möglich.

Folge:

Komplette Anpassung an SAP Systemlösung nötig

Kostspielige und komplizierte Umstrukturierungen nötig

Evtl. ungeeignet für kleine Unternehmen

Abweichung von der Kostenstellenstruktur nicht möglich

Komplexe Funktionsvielfalt schreckt „gelegentliche

Anwender“ eher ab



Vielen Dankfür Ihre Aufmerksamkeit!



Projekt BuilderNavigationsspalteStrukturbaum

Arbeitsbereich mit Detailbild zum markierten Objekt

Abeitsvorrat

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