Sarpsborg kommune · Fortell oss kort hvorfor akkurat deres kommune fortjener Innovasjonsprisen 2017: Sarpsborg kommune har tatt fremtidens utfordringer på alvor, og i flere år

Sarpsborg kommune

Kontaktperson: Frode Alne Bolin

E-post: [email protected]

Telefon: 911 86 900

Bakgrunn for søknaden

Fortell oss kort hvorfor akkurat deres kommune fortjener Innovasjonsprisen 2017: Sarpsborg kommune har tatt fremtidens utfordringer på alvor, og i flere år systematisk jobbet med å

tenke nytt og innovativt. Målene er å oppnå økt tjenestekvalitet, effektiviseringsgevinster og bedre

omdømme.

Organisering for innovasjon

Fremtidsrettet er en av kommunens fire kjerneverdier. Kommunen skal være pådrivere for at

Sarpsborgsamfunnet kan møte morgendagens utfordringer, gi rom for utvikling og forbedring og

være modige og tørre å finne nye løsninger. Verdisettet er innarbeidet i hele organisasjonen og

brukes aktivt hver eneste dag.

Sarpsborg har også gjort omfattende og viktige organisatoriske grep, for å bedre sin innovasjonsevne.

Vi er en stor kommune, men har likevel forholdsvis korte beslutnings- og ledelseslinjer. Vi har

etablert en svært desentralisert modell der ansvaret for utviklings- og innovasjonsoppgaver er lagt

helt ut på teamnivå der hvor tjenestene utføres.

Kommunen har nær 200 teamledere, og samtlige av disse har gjennomgått omfattende

opplæringsløp der omstilling, nytenkning og innovasjon har vært sentrale tema.

Satsing på digitalisering, IKT og kompetanse

Det er besluttet å opprette et eget Kommuneområde digitalisering, der digitalisering og innovasjon

sees i sammenheng med viktige fagområder som IKT, arkiv, kommunikasjon og service. Digital

kommunikasjon ut mot innbyggerne har lenge vært et satsingsområde. I tillegg til bedre service og

omdømme, har dette også resultert i en reell innsparingseffekt på rundt 20 millioner kroner

Vi har i flere år systematisk brukt sosiale medier til innbyggerdialog og ble i 2014 kåret til Norges

beste kommune i en forskningsrapport fra KS og Gambit. Sosiale medier er også aktivt brukt til

rekruttering av nye medarbeidere.

En empirisk undersøkelse i samarbeid med Høgskolen i Hedmark viste at det er etablert en

bedriftskultur som legger til rette for innovasjon. Samme undersøkelse ble gjennomført også i andre

kommuner, og Sarpsborg kom best ut av samtlige.

Kommunen bidrar økonomisk slik at ledere og nøkkelpersoner kan gjennomføre videreutdanning

innen innovasjon, f.eks. KS-kurs i LEAN og Tjenestedesign, Nasjonal innovasjonsskole på Høyskolen i

Hedmark, og masterprogrammet i innovasjon og ledelse ved Høgskolen i Sørøst-Norge.

Brukerinvolvering

Sarpsborg kommune er opptatt av å ta brukerinvolvering et skritt videre. Etter inspirasjon fra Aarhus

mailto:[email protected]

har vi gjennomført såkalte «borgermiddager» i forbindelse med ny samfunnsplan. Innbyggerne ble

invitert på middag, hvor de samtidig diskuterte spørsmålet «Hvordan skal fremtidens Sarpsborg se

ut?». Etterpå fikk deltakerne 500 kr av kommunen, for å gå hjem og arrangere liknende middag med

egne venner. Målet var å få til diskusjoner uten at kommunen var til stede. Vi fikk inn en mengde

svært nyttige innspill, der blant annet bærekraftige løsninger, kollektivtilbud og ungdomsaktiviteter

gikk igjen.

Vinteren 2017/18 har vi tatt i bruk vårt siste verktøy for aktiv lytting til innbyggerne våre:

Drømmeboksen. Dette er en stor «videoboks» der innbyggerne kan sette seg inn og fortelle på et

videoklipp hvilke drømmer, tanker og meninger de har om byen og kommunen. Vi fant

Drømmeboksen i Silkeborg kommune i Danmark, og den er den første av sitt slag som har blitt satt

opp utenfor Danmark. Drømmeboksen brukes nå aktivt mot innbyggerne og internt i kommunens

innovasjonsprogram (se under). Den vil også spille en strategisk rolle når en ny sentrumsplan skal ut

på høring våren 2018.

Anerkjennelser

Vi har de senere år flere ganger fått bekreftet at vi jobber i riktig retning. I 2016 ble vi nominert til

KMDs Innovasjonspris, hvor juryen særlig vektla kommunens arbeid med å finne løsninger sammen

med brukerne.

«Sarpsborgmodellen», som forebygger arv av rus og psykiske problemer, mottok i 2017 «Best

Practice Certificate» i The European Public Sector Award.

Beskriv kort hvordan dere jobber systematisk med innovasjon i kommunen: Vi er bevisste på hvilke rammer som må være til stede for å skape en innovasjonskultur, og at disse

rammene skapes gjennom god ledelse. Lederne må skape engasjement og stolthet, gi trygghet til

prøving og feiling, og fremme samarbeid og deling på tvers. Ansatte må gis tillit og selvbestemmelse

for å finne den beste veien til målet. I vår «Plattform for ledelse og medarbeiderskap i Sarpsborg

kommune» vektlegger vi verdibasert ledelse og ansvarlige og initiativrike medarbeidere. Vi har

desentralisert utviklings- og innovasjonsarbeidet, fordi vi er sikre på at den enkelte ansatte kan og vil

ta ansvar.

I 2014 startet vi Prosjekt Innovasjon, for å kartlegge kommunens innovasjonsarbeid og -kultur.

Prosjektet fant at det allerede foregikk svært mye innovasjon i kommunen og at vi har en

organisasjonskultur som legger til rette for innovasjon. Prosjektet kom med flere konkrete

anbefalinger, som også Bystyret stilte seg bak.

Innovasjonsressurser

Det er opprettet en sentral gruppering som arbeider med fasilitering og koordinering av innovasjon.

Denne består av to innovasjonsrådgivere i full stilling, og en prosjektrådgiver som bistår med

organisering av innovasjonsprosjekter.

Sarpsborg kommune har «Instruktørgruppen», en gruppe ansatte som i over tjue år har jobbet som

interne fasilitatorer og undervisere i organisasjonsprosesser, lederopplæring osv. Denne gruppen er

nå mobilisert til å arbeide sammen med innovasjonsrådgiverne i innovasjonsopplæring, samt ha

funksjon som «utrykningstjeneste» for å bistå i oppstart og gjennomføring av innovasjonsprosjekter.

Tydelige forventninger

Rådmannen og Bystyret har vært tydelige på viktigheten av innovasjon, blant annet gjennom de siste

års «Handlingsplaner og budsjett». Innovasjon og utvikling er også viktige elementer i de formelle

lederavtalene som inngås hvert år.

Innovasjon har de siste årene vært fast tema på rådmannens samlinger med sine enhetsledere. Det

er også tatt inn som fast tema på kommunens introduksjonskurs for nyansatte, samt i vårt interne

lederutviklingsprogram.

Innovasjonsprogrammet

For å dyrke frem medarbeiderdrevet innovasjon må vi ha ledere som går foran og legger til rette for

innovasjon. Derfor har vi startet et obligatorisk lederutviklingsprogram i innovasjon, for samtlige

ledere og en rekke nøkkelansatte - over 350 personer.

Innovasjonsprogrammet består av fem obligatoriske undervisningsdager gjennom halvannet år.

Temaene vil være innovasjonskultur, innovasjonsledelse og praktisk innovasjonskunnskap. I tillegg gis

deltakerne muligheter for å få ytterligere fordypning i temaer som innovative anskaffelser,

innovasjon i turnusorganisasjoner, LEAN og tjenestedesign.

Hele programmet er planlagt og gjennomføres av våre egne ansatte; innovasjonsrådgivere og

instruktørgruppen.

Kick off ble arrangert i byens kulturhus. Her ble deltakerne gjort mer bevisste på kommunens

fremtidsutfordringer, de fikk se eksempler på godt innovasjonsarbeid i kommunen, og viktigheten av

god innbyggerinvolvering. Vi hadde parallellsesjoner om digitalisering, velferds- og fremtidsteknologi,

innovasjon i næringslivet (v/ vår hjørnesteinsbedrift Borregaard) og innovativ filmklubb.

Innovasjonspris

Kommunen har i flere år hatt en arbeidsmiljøpris. Denne ble i 2017 omdøpt til FÅRT-prisen, med vekt

på F-en for fremtidsrettet, og med mål om å honorere enheter/team som er gode på innovasjon.

Juryen fikk inn hele 24 kandidater til prisen.

Smart Kommune

Kommunen har i flere år hatt et etablert samarbeid med innovasjonsklyngen NCE Smart Energy

Markets, for utvikling av Smart City-teknologi i kommunen. Kommunen har nylig innført

porteføljestyring som verktøy og forventer at dette vil forenkle samarbeidet på tvers og gi

synergieffekter både internt og eksternt.

Løsning 1: Rating av kommunens tjenester

Beskriv løsningen med to setninger: Innbyggerne kan nå rate Sarpsborg kommunes tjenester, slik vi kjenner det fra for eksempel

TripAdvisor. Vi ønsker at det skal bli enda lettere for innbyggerne å gi tilbakemeldinger til

kommunen, fordi vi ønsker å gi enda bedre tjenester til innbyggerne.

Bakgrunn – Hvorfor gikk dere i gang?: Overalt rundt oss i samfunnet settes det karakterer på produkter og tjenester. Dersom vi skal bestille

hotellovernatting, kjøpe joggesko eller bytte lege, sjekker vi gjerne hva andre «forbrukere» mener

først. Rating har blitt helt vanlig - så hvorfor skulle vi ikke utnytte denne unike måten å få direkte og

umiddelbare tilbakemeldinger på også når det gjelder kommunale tjenester?

Forprosjektet ble startet i Sarpsborg kommune allerede i 2014. Da var ikke organisasjonen moden for

å gå i gang med rating, men modningen har kommet. I juni 2017 vedtok kommuneledelsen at vi

skulle sette i gang prosjektet, og 10. januar 2018 lanserte vi løsningen som gjør at innbyggerne kan

sette karakter på kommunens tjenester. Vi startet med åtte tjenester, men målet er at de aller fleste

av kommunens tjenester skal kunne vurderes/rates. Systemet skal bygges ut kontinuerlig.

Disse tjenestene kan innbyggerne nå sette karakter på: Renovasjonstjenesten, biblioteket, Gatedalen

miljøanlegg, kulturskolen, servicetorget, Valaskjold sykehjem og Valaskjold bofelleskap.

Å få tilbakemeldinger på opplevd kvalitet er gull verdt for oss. Vi gjør dette fordi vi ønsker at det skal

bli enda lettere for innbyggerne å gi tilbakemeldinger til kommunen – og fordi vi ønsker å gi enda

bedre tjenester til innbyggerne.

Hva består løsningen av - hva er nytt?: Det nye med løsningen er at vi «slipper innbyggerne løs» på de kommunale tjenestene. Innbyggerne

kan sette karakter på tjenestene og legge igjen en kommentar, helt anonymt dersom de ønsker det.

Fordelen med å drifte en slik løsning selv, er at vi får varsel når det kommer inn vurderinger, og vi kan

svare innbyggeren direkte på spørsmål osv. (Det finnes mange løsninger ute på «det store nettet»

der det kan settes karakterer på det meste, blant annet har Google en slik løsning. Men problemet er

da at disse tilbakemeldingene nødvendigvis ikke når oss i kommunen.)

Ved å åpne opp for tilbakemeldinger på kommunens tjenester via et enkelt rating-system, gjør vi oss

mer transparente og mer åpne. Det har imidlertid vært ekstremt viktig for oss å trygge de ansatte i

kommunen på at de ikke skal oppleve å bli uthengt. Alle kommentarer blir derfor gjennomlest før de

publiseres. Kun saklige kommentarer som ikke identifiserer ansatte, brukere eller andre godkjennes.

Fremgangsmåte – Hvordan har dere jobbet og hvem har vært involvert?: Forprosjektet startet i 2014. Tråden ble tatt opp igjen i 2017, og det ble vedtatt oppstart for

prosjektet i juni 2017.

I sommermånedene jobbet vi med anbudet, som ble sendt ut til tre leverandører i slutten av august.

Vi hadde en stram prosjektplan der kontrakt skulle skrives med en av leverandørene tidlig i oktober,

og ferdig løsning skulle leveres til test senest 1. desember. Planen var å lansere 10. januar 2018, og

det klarte vi.

Parallelt med jobbing med anbud, kontrakter og selve løsningen – har dette prosjektet også krevd

mye jobb internt i kommunen. Det har vært viktig for oss å trygge alle ansatte i enheter som nå kan

vurderes om at ingen ansatte skal føle seg uthengt. Det er derfor laget klare retningslinjer på hva

som godtas og hva som ikke godtas i kommentarfeltet. Kun saklige kommentarer som ikke

identifiserer ansatte, brukere eller andre vil bli godkjent og publisert. Dessuten publiseres ingen

kommentarer rett ut, de må først innom godkjenning hos oss i informasjonsavdelingen i kommunen.

Prosjektet er initiert av kommunikasjonssjef Pål Nilsen i Sarpsborg kommune. Dette har han lenge

drømt om å få gjennomført. Prosjektet har vært ledet av Eva Rekvin og Kristian Malmedal. Med i

prosjektgruppen har vi hatt Jørgen Jarl (representant for fagforening), Marianne Knudsen

(representant for Kommuneområde teknisk) og Bjørn Kristian Bjercke (representant for

Kommuneområde oppvekst). I tillegg har disse vært involvert: Anette Kure (representant for

bibliotek), Pål Ronny Bråthen (representant for Valaskjold omsorgstjenester), Gisle Haus

(representant for kulturskolen), Rita Karlsen (representant for servicetorget), Kari Anne Horge

(representant for svømmehall) og Svein-Erik Svendsen (representant for renovasjon og Gatedalen

miljøanlegg).

Firmaet som har bygd løsningen for rating på oppdrag for Sarpsborg kommune heter Kardigan AS.

Dette er et lite, lokalt firma der daglig leder/utvikler Kristian Lunde og utvikler Dani Kristiansen har

vært involvert.

Prosess – Hvor langt har dere kommet?: Vi har nå åtte tjenester som kan rates, og tjenesten fungerer godt. Nå skal løsningen gjøres mer

kjent, bl.a. med markedsføring på kommunens nettside, facebook, grafisk materiell og i

kunngjøringsannonser. Deretter skal nye tjenester inn i løsningen.

Verdi – Hvilken verdi har løsningen skapt og hvordan er denne dokumentert?: En verdi som ikke kan måles i penger, men som vi setter svært høyt, er den umiddelbare

tilbakemeldingen på opplevd kvalitet fra innbyggerne.

Vi ønsker å gjøre tjenestene enda bedre, og vi vil ta innbyggernes innspill på alvor. Dersom mange

mener det samme og gir uttrykk for dette, må vi høre på innbyggerne.

I tillegg er løsningen bygd på en slik måte et den kan utvides til å brukes til spørreundersøkelser på

aktuelle kommunale tjenester. Det brukes store summer og menneskelige ressurser i dag på

brukerundersøkelser, særlig innen helse og omsorg.

Vårt håp og mål er at vurderingsløsningen til en viss grad kan erstatte enkelte brukerundersøkelser.

Spredning – Er løsningen spredt internt i kommunen og/eller utover

kommunegrensene (hvordan kan andre bruke det)?: Foreløpig er vi alene i Norge om å tilby rating av kommunens tjenester. Men vi håper vi vil inspirere

andre kommuner til å gjøre det samme. Firmaet som har bygd løsningen for oss, ønsker også selvsagt

å ekspandere og tilby løsningen til andre kommuner.

Hvor forankret dere arbeidet?:

Rådmann

Egen virksomhet

Tillitsvalgte

Hvordan inngår løsningen som en del av kommunens innovasjonsarbeid (synliggjør

strategiske grep, planer og systematikk)?: Denne løsningen er et godt eksempel på flere viktige aspekter ved Sarpsborg kommunes

innovasjonsarbeid:

å bruke innovasjon som redskap for å løse de store strategiske samfunnsutfordringene

å ikke bare «ha brukerne i fokus», men «å innta brukernes fokus»

å være modige: tenke stort og tørre å være først ut med noe nytt

Den store samfunnsmessige utfordringen er at vi ønsker at vi ønsker å gi enda bedre tjenester til

innbyggerne. Derfor må det bli enda lettere for innbyggerne å gi tilbakemeldinger til kommunen.

For å ta på alvor at vi skal innta brukernes fokus, ble den nye løsningen å rett og slett «slippe

innbyggerne løs» på de kommunale tjenestene.

Denne formen for involvering av brukerne er godt kjent fra forskjellige kommersielle aktører, men

ikke innen offentlig sektor. Vi er først ut i Norge med dette, følgelig var det mange bekymringer og

«skrekkscenarier» man måtte tørre å utfordre. I bunn lå det at vi har stor tillit til våre innbyggere, og

derfor stolte på at deres tilbakemeldinger ville bli konstruktive.

Kan dere beskrive noe som gikk feil (gjerne noe dere ønsket å gjøre, men som dere

ikke fikk gjort, noe som havarerte eller som stoppet opp)?: Som nevnt startet forprosjektet allerede i 2014, og den gang ble dette lunkent mottatt av de fleste

ansatte som hørte om dette i Sarpsborg kommune. Derfor ble prosjektet lagt på is, og ingen trodde

vel derfor at dette kom til å bli gjennomført. Men tiden har jobbet for prosjektet.

Ellers har vi ikke opplevd at noe har gått galt. Vi har opplevd noe motstand fra enkelte ansatte som

var skeptiske fordi de fryktet å bli uthengt på nett. Noe vi har full forståelse for, og som vi har tatt på

alvor. Derfor kommer ingen kommentarer ut før de er forhåndsgodkjent. Kun saklige kommentarer

som ikke identifiserer ansatte, innbyggere eller andre blir publisert.

Løsning 2: Språkplanleggingsmøter

Beskriv løsningen med to setninger: Et verktøy for å utforske og utvikle barnehagens språkmiljø

Et verktøy for kollektivt fokus og målrettet innsats

Bakgrunn – Hvorfor gikk dere i gang?: Elever i skolen blir kartlagt i ferdigheter og fag gjennom hele opplæringsløpet, som et verktøy for

lærerne til å vurdere hva den enkelte elev kan og hva eleven trenger for videre utvikling.

Sarpsborg kommune har hatt svake resultater sammenlignet med Østfold og landet for øvrig, blant

annet i lesing.

Det har over flere år blitt jobbet systematisk med dette bl.a. gjennom å utarbeide en felles plan for

språkstimulering og lesing som grunnleggende ferdighet, utdanne leseveiledere ved alle skoler og

etablere et lærende nettverk for leseveilederne. Barnehagene ble oppfordret til å ha språkveiledere i

sine barnehager, og det ble også opprettet et nettverk for dem. Vi ser i dag en bedring av resultatene

for elevene etter endt barneskole og ungdomsskole. Allikevel - våre elever utvikler seg dårligere enn

landssnittet og Østfoldsnittet gjennom småskoletrinnet. I arbeidet med å ta tak i dette, dukket

spørsmålet opp:

Kan barnehagene bidra i større grad ved å løfte kompetansen til de yngste barna?

Sarpsborg kommune har 48 barnehager, hvor 30% er kommunale og 70% er private. Barnehagene er

en viktig arena for språkutvikling hos de yngste barna. I dag har barnehagene vel 60 språkveiledere

ute i barnehagene. Noen barnehager har mange språkveiledere og noen har bare en.

I dialog med barnehagelærerne om deres kunnskap om det enkelte barns språkutvikling ble det

tydelig at man langt på vei uttaler seg om barnets utvikling basert på synsing og antakelser. Det har i

Sarpsborg ikke vært ønskelig å kartlegge alle barn med standardiserte tester, men man så behovet

for å ha mer eksakt kunnskap om det enkelte barns språk for bedre å kunne stimulere og legge til

rette for at barnet utvikler et solid ordforråd og en grunnleggende begrepsforståelse. Spørsmålet

som da reiste seg var:

Hvordan kan vi utvikle et verktøy i barnehagene der vi får mer presis kunnskap om barns utvikling

uten standardiserte kartleggingsverktøy?

Hva består løsningen av - hva er nytt?: Barnehagene gjennomfører mange gode språkstimulerende tiltak uten at disse nødvendigvis er

knyttet til barnegruppas behov. Rammeplan for barnehage sier at barn skal få utfordringer tilpasset

sine erfaringer, interesser, kunnskaper og ferdigheter. Språkplanleggingsmøter er et verktøy som

sikrer at vi møter alle barn der de er i sin utvikling, og planlegger og tilrettelegger for en progresjon.

Verktøyet forutsetter at de ansatte forsker på sin egen praksis gjennom å utforske et smalt og

konkret innsatsområde i en gitt periode. Observasjonene danner utgangspunkt for en

refleksjonssamtale hvor barnehagene kommer fram til målrettede tiltak tilpasset barnegruppa.

Tiltakene gjennomføres over en periode før de evalueres. Avhengig av hva evalueringen viser, vil

tiltakene justeres eller nytt innsatsområde bestemmes.

Språkplanleggingsmøter er en arena der hele personalgruppen jobber sammen med et felles faglig

fokus der alle er med på å bestemme innsatsområde, observere og evaluere. Sentralt i løsningen er

valget av smale og konkrete innsatsområder hvor de ansatte går i dybden for å tilegne seg mer

spesifikk kunnskap om barnas ståsted og egen praksis. Det gjør det enklere å observere og evaluere. I

tillegg er det kompetansebyggende, genererer en praksis tilpasset det reelle behovet i barnegruppa

og sikrer progresjon i barnas språklige utvikling.

Fremgangsmåte – Hvordan har dere jobbet og hvem har vært involvert?: Kommunen valgte å lage et pilotprosjekt som skulle arbeide fram et verktøy der målet var at

personalet i en barnehage skal kunne snakke presist om det enkelte barns utvikling og barnehagens

språkmiljø.

Rådgivere fra Enhet kompetanse og kvalitet oppvekst skisserte en ramme og en mal for prosjektet

med inspirasjon fra leseplanleggingsmøter i skolene og praksisfortellinger i barnehagene.

Leseplanleggingsmøter handler om at rektor, leseveileder og lærere med utgangspunkt i

kartleggingsresultater finner ut hvilke ferdighetstrinn elevene i en klasse befinner seg og blir enige

om hvilke tiltak som skal settes inn for at elevene kan løftes til neste trinn. (Vigdis Refsahl, UiO /

StatPed). Praksisfortellinger kan defineres som fortellinger om sentrale og utvalgte hendelser fra

hverdagslivet i en organisasjon, opplevd og fortalt av de mennesker som arbeider i denne praksis

(Mørch 2004). Dessuten gir fortellingen gode muligheter til å drøfte etiske og moralske dilemmaer

som yrkesutøvere står overfor i hverdagens praksiser (Birkeland 1999; Mørch (2004).

Til prosjektet ble det rekruttert to private barnehager og to kommunale barnehager.

Hver av de fire barnehagene har deltatt med en leder og en språkveileder i prosjektgruppa.

Rådgivere fra Enhet kompetanse og kvalitet oppvekst har hatt ansvar for å holde i pilotprosjektet og

utvikle verktøyet sammen med barnehagene. Prosjektgruppa har møtt hverandre fire ganger i året

og de deltagende barnehagene har mellom hvert møte prøvd ut løsningen i egen enhet. Personalet i

barnehagene har gjennom utprøvingen vært involvert i utviklingen av verktøyet gjennom at de i sitt

arbeid har bidratt med nye ideer og tanker til å utvikle en mer systematisk og begrunnet arbeidsform

med begrepsutvikling. Møtene i prosjektgruppa ble brukt til at barnehagene fortalte om sine

erfaringer opp mot hva som har fungert og hva det har vært behov for å gjøre av nye grep,

justeringer og avklaringer underveis i arbeidet.

Pilotbarnehagene jobbet med prosjektet i 1 ½ år, og underveis i prosessen ble malen for verktøyet

utviklet ut fra erfaringene de gjorde seg.

I prosjektperiode har deltagerne i prosjektet jevnlig informert kommunens språkveiledere og ledere

om prosjektets utvikling, gitt eksempler på erfaringer og fått feedback fra barnehager som ikke har

vært involvert i selve pilotprosjektet.

Prosess – Hvor langt har dere kommet?: Pilotprosjektet er gjennomført og evaluert, og spredning til de andre barnehagene er i gang.

Språkveilederne hjelper hverandre med implementering. Tilbakemeldingene er at verktøyet er svært

nyttig og godt, særlig siden det involverer hele personalet.

Verdi – Hvilken verdi har løsningen skapt og hvordan er denne dokumentert?: Språkplanleggingsmøtene har skapt verdi gjennom å bli et verktøy som tilpasser seg barnehagenes

behov og ressurser. Løsningen har vist seg å være tidsbesparende da samarbeidsmøtene har blitt

mer strukturerte og målrettede.

Løsningen har bygd kapasitet og motivasjon i personalet gjennom at de har fått være aktive i å

utvikle ideer, drøfte, reflektere, beslutte og erfare mot et felles mål. Personalets involvering i

utviklingen har skapt engasjement og endringsvilje.

Personalet forteller at å jobbe med et smalt område, observere, sette inn tiltak i tråd med

observasjonen og evaluere i etterkant genererer en tenkning og en målrettet praksis, som også får

betydning for all annen praksis i barnehagen. Verktøyet har med andre ord en positiv

overføringsverdi til andre fag- og utviklingsområder.

Verdien av løsningen er dokumentert gjennom tilbakemeldinger og praksisfortellinger fra

pilotbarnehagene som har deltatt i prosjektet.

Eksempler på innspill fra pilotbarnehagene om verktøyet og den systematiske jobbingen:

Skaper engasjement og eierforhold til språkarbeidet – alle tar ansvar

Felles mål – rød tråd

Et konkret og smalt fokusområde gjør det lettere å «se» det vi jobber med i hverdagen

Undrende og forskende tilnærming

Fører til handling, ikke bare snakk på møter

Tar med fokusområdene over i hele hverdagen, ikke bare den «avsatte tiden» i ulike grupper

Effekt ut over det språklige; ser barnas kompetanser og styrker, bygger videre på det

En del av alle typer møter - opprettholder fokus i hverdagen

Mer effektive og lettere å holde seg til «saken»/tema når vi snakker ut fra verktøyet

Økt kompetanse

Følelse av mestring

Flott verktøy som ikke blir i tillegg til, men er en del av det vi gjør

En barnehage i pilotprosjektet har dokumentert endringen i personalets praksis og faglige bevissthet

ved å la personalet ta samme ståstedsanalyse gjentatte ganger.


kommunegrensene (hvordan kan andre bruke det)?: Verktøyet med sin måte å jobbe og tenke på blir nå spredt internt til alle barnehagene i kommunen

gjennom språkveiledernettverket. Pilotbarnehagene går fortsatt i front, og under nettverk fordeles

de fire barnehagene på hver sine arbeidsgrupper. Målet med å organisere gruppene på denne måten

er at pilotbarnehagene kan veilede og hjelpe sine kollegaer når noen strever med å spisse

innsatsområdet eller har andre utfordringer de står i.

Hvor forankret dere arbeidet?:

Kommunestyret

Rådmann

Egen virksomhet



innovasjonsarbeid:

- å bruke innovasjon som redskap for å løse de store strategiske samfunnsutfordringene

- å legge til rette for medarbeiderdrevet innovasjon

- systematisk bruk av innovasjonsmetodikk

Den store samfunnsutfordringen var i denne sammenheng Sarpsborg kommunes svake faglige

resultater, blant annet i lesing. Det er satt i gang flere tiltak for å endre på dette.

Personalet som jobber ute i tjenestene trekker denne overordnede strategiske utfordringen ned til

sitt eget arbeidsfelt, og stiller seg spørsmålet om hva de kan bidra med for å løse utfordringen i

møtet med dem som mottar våre tjenester. I denne sammenheng stilte de barnehagepersonalet seg

spørsmålet: Kan barnehagene bidra i større grad ved å løfte kompetansen til de yngste barna?

Istedenfor å gå direkte fra problem til løsning (som dessverre er altfor vanlig i offentlig sektor) ble

innovasjonsmetodikk brukt. Det ble foretatt en grundig undersøkelse hvor de hentet inn data,

snakket med mange forskjellige interessenter («eiere» av problemstillingen) og brukte dette til å

tegne en situasjonsbeskrivelse. I dette caset avdekket undersøkelsesfasen at personalet i barnehagen

syntes det var krevende å snakke presist om barnas språkutvikling, og at de uttalte seg i stor grad

basert på synsing og antakelser.

En god situasjonsbeskrivelse gir et godt grunnlag for å formulere hva som er behovet som

innovasjonen må tilfredsstille. I caset materialiserte det seg et konkret behov for mer eksakt

kunnskap om det enkelte barns språk, slik at man kunne stimulere og legge til rette for barnas

språklige utvikling.

På bakgrunn av dette arbeidet utviklet personalet et verktøy som kunne tilfredsstille behovet. Dette

ble testet ut i noen få pilotbarnehager, med tett oppfølging, analyse og justeringer. Først da man

gjennom flere runder med testing og justeringer kunne se at den nye løsningen fungerte, satte man i

gang spredning og implementering i stor skala.


ikke fikk gjort, noe som havarerte eller som stoppet opp)?: De fire pilotbarnehagene var svært aktive i begynnelsen av prosjektperioden. Vi opplevde at to av

barnehagene stagnerte etter å ha gjennomført tiltak og evaluering på første innsatsområdet. Dette

kan ses i sammenheng med at de hadde andre utviklingsområder parallelt som fikk stort fokus og at

lederne ikke satte det på agendaen i like stor grad som i de barnehagene som lyktes med å drive

prosjektet fremover.

Lederne har en nøkkelrolle i all faglig utvikling, så også når dette verktøyet tas i bruk.

Løsning 3: Hjemveien – Boligsosiale tjenester på brukernes premisser

Beskriv løsningen med to setninger: Tjenestedesign av helhetlige og koordinerte boligtjenester til Sarpsborg kommunes innbyggere.

Hvordan boligsosialt arbeid kan organiseres og tilpasses brukerbehov, i nåtiden og for fremtiden.

Bakgrunn – Hvorfor gikk dere i gang?: Prosjektet bygger på funn fra to tidligere studier av det boligsosiale feltet i Sarpsborg: «Innovasjon i

boligetablering og tjenester – et samarbeid mellom Halden, Sarpsborg, Fredrikstad og Moss» og

NOVA rapporten «Sarpsborg – en boligsosial forstudie»

Fragmentert tjeneste: Det boligsosiale feltet inkluderte mange ulike tjenester, og det kunne være

uklart hvem som fanget opp hvilke behov. Tjenestene kunne også knyttes tettere sammen med

kommunens øvrige tjenester.

Holdninger i sentrum: For å skape bedre løsninger innenfor det boligsosiale feltet er holdninger i

møte med de vanskligstilte sentralt. Dette innebærer en større annerkjennelse av medvirkning og

medbestemmelse, og å fokusere på de ressurser og potensial som ligger hos den enkelte bruker.

Krevende boligmarked: Sarpsborg kommune skåret dårligere enn landsgjennomsnittet på mange

faktorer knyttet til levekår. Samtidig som befolkningsvekst og en underdekning av kommunalt

disponerte boliger førte til økte boligpriser og en forverret situasjon for vanskeligstilte på

boligmarkedet.

Gode på bosetting: Sarpsborg hadde lavere antall bostedsløse enn gjennomsnittet i både Østfold og

landet. Men Team bolig har klart å redusere antall bostedsløse fra 186 personer i 2013 og frem til i

dag og kun ha 2 personer på sin venteliste.

Potensial for økt bruk av virkemidler: Det var et potensial for å benytte seg av de mulighetene som

ligger i de økonomiske virkemidlene Husbanken forvalter. Både fordi rentenivået er lavt, og fordi

boliglån er noe som prioriteres og sjelden misligholdes.

Sarpsborg kommune ønsket å forenkle og forbedre sine boligsosiale tjenester til innbyggerne. Man

hadde sett boligens betydning for menneskers liv, helse og utvikling. Med bakgrunn av funn i

tidligere nevnte rapporter, ønsket man å utnytte det man var gode på, bosetting, og videreutvikle

innsatsen rundt boligforholdet.

Hva består løsningen av - hva er nytt?: Prosjektet «Hjemveien - Boligsosiale tjenester på brukernes premisser» er basert på tjenestedesign.

Man benyttet verktøy og prosesser fra designfaget for å forenkle og forbedre kommunale tjenester,

og tok hensyn til både brukerperspektiv og systemperspektiv.

Tjenestedesign er brukersentrert, helhetlig og samskapende. Ved å benytte tjenestedesign har man

kunnet forbedre de boligsosiale tjenestene på tvers av kommuneområder, og samtidig gjøre

innsatsen mer målrettet mot, og enklere for brukeren. Ved å se helheten og å kunne iverksette riktig

tiltak til rett tid oppnår man mer motiverte brukere som er interessert i endring for å hjelpe seg selv.

Man har også fått en mer helhetlig satsing, forankret både politisk via planverk og organisatorisk

gjennom rutiner.

Man har testet en ny arbeidsmetode som kan vise seg nyttig når man ved senere anledninger møter

komplekse utfordringer på tvers av tjenesteområder og i samhandling med brukere.

Gjennom tjenestedesignprosessen kom man to løsningskonsepter man valgte å arbeide videre med:

«HJEMVEIEN – en enklere vei til startlån» og «B.A.N. K – fra tall til drømmer».

«Hjemveien – en enklere vei til startlån»

Mappe er utarbeidet, brukertestet og tatt i bruk. I mappa finner brukerne informasjon om hvordan

de går frem i søknadsprosessen og hvilken dokumentasjon som kreves. Mappa gir også grunnlag for

en bedre dialog mellom bruker og boligkontoret. Den har altså en tosidig funksjon: man hjelper

brukerne i søknadsprosessen, slik at det blir enklere å orientere seg og forstå hva som skal skje

fremover. Samtidig forenkles dialogen mellom bruker og kommunen, ved å sikre at informasjonen

som ligger til grunn for dialogen er riktigere, og at en får bedre oversikt over de delene av

sakshistorikken som er knyttet til søknaden.

Hjemveien-mappa inneholder:

- Kontaktinformasjon

- Felt til å notere avtaler

- Oversikt over hele prosessen - for å skape forutsigbarhet

- Sjekklister for nødvendige dokumenter - og en enkel måte å systematisere disse.

- Rom for å notere spørsmål og problemer, for å forberede brukeren bedre til møter

- Plass til å gjøre notater i møtet med boligkontoret

For etatene skal den:

- Forbedre overføring mellom etater og gjøre det lettere å sende brukere til riktig instans.

- Sikre at brukerne kommer forberedt til møter, for å gjøre hvert møtepunkt mer fruktbart og

effektivt.

- Gjøre det lettere å se brukernes sjanser for å få søknader godkjent, for på denne måten unngå

unødvendige søknader og avslag.

- Gi et grunnlag for å diskutere handlingsalternativer for de brukerne som ikke får innvilget søknad.

«B.A.N.K - fra tall til drømmer»

Tanken om «ett sted for økonomi» presenteres som en fremtidsmulighet med den foreløpige

arbeidstittelen B.A.N.K. Foruten å spille på det økonomiske, peker dette mot at stedet kan være en

kompetansebank som lærer innbyggerne det som kreves for å lykkes i livet. Løsningen svarer dermed

på en bredere problemstilling enn kun det boligsosiale feltet.

Funn fra prosjektet viser behov for et sted i Sarpsborg som jobber med kompetanse i personlig

økonomi. Problemer med å håndtere egen økonomi er en rød tråd mellom alle brukergruppene. Det

reduserer sjansen for å kunne bo godt, men er også en årsak til, og en virkning av, andre sosiale

problemer. Dermed øker risikoen for at allerede vanskeligstilte grupper får en forverret livssituasjon.

Det er sammenheng mellom økonomiske problemer og f.eks. arbeidsløshet, langtidssykdom (særlig

psykisk helse) og rusproblemer.

Håpet er derfor å skape et generelt rom for kapasitetsbygging innen økonomi. Kompetanseheving

rundt økonomistyring og hverdagsøkonomi er noe alle innbyggere har nytte av. Derfor bør B.A.N.K.

være et sted som appellerer til alle og hvor terskelen for besøk er lav.

Fremgangsmåte – Hvordan har dere jobbet og hvem har vært involvert?: «Hjemveien - Boligsosiale tjenester på brukernes premisser» er et prosjekt gjennomført av Sarpsborg

kommune i samarbeid med Comte Bureau. Fra kommunen deltok ansatte fra Team bolig, NAV og

KORPH. I tilegg deltok 10 brukere og en saksbehandler fra DNB. Prosjektet ble gjennomført på fem

måneder fordelt på fire faser; 1 Definer problemet, 2 Hent brukerinnsikt, 3 Skap løsninger, 4 Test

løsninger. En femte fase, «Implementering», ligger utenfor prosjektrammen.

Oppstart desember 2014. Kick-off seminar med prosjektgruppen og representanter fra DogA og

Husbanken for å etablere felles forståelse for prosjektets målsetninger. Et mål var at designteamet

skulle bli kjent med de ulike aktørene som er involvert i det boligsosiale arbeidet i kommunen. Denne

gjennomgangen viste blant annet en tydelig sammenheng mellom ”tyngden” på brukernes

utfordringer og antall aktører de må forholde seg til. Det er med andre ord de mest vanskeligstilte

brukerne som forholder seg til det mest komplekse tjenesteapparatet.

Med utgangspunkt i brukersegmenter definert i rapporten ”Innovasjon i boligetablering og tjenester”

ble det utformet 4 idealtyper av brukere, som ble brukt videre i arbeidet med å rekruttere og

kartlegge brukernes behov.

- Utfordringer med psykisk helse og rus / kommer fra institusjon / fengsel.

- Store familier / flyktninger og innvandrere.

- Unge vanskeligstilte.

- Aleneforsørger med barn / lave (og midlertidige) inntekter.

Brukerinnsikten i prosjektet er basert på intervjuer med brukere og ansatte i Sarpsborg kommune

som bistod i rekrutteringen av deltakere.

Det ble totalt gjort 20 intervjuer:

- 10 brukere fordelt på 8 intervjuer, med jevn fordeling av brukergruppe.

- 9 ansatte fra Team bolig, NAV og Korp

- 1 saksbehandler fra DNB

Funnene fra innsiktsarbeidet pekte på en rekke ulike brukerbehov. Prosjektet omfattet en bred

brukergruppe, noe som ga en stor variasjon av forutsetninger, utfordringer og behov. Det var likevel

mulig å trekke frem tre hovedtema som gjorde seg gjeldende på tvers av brukergruppene:

- Udekket behov for økonomisk rådgivning

- Tilrettelegging for medvirkning

- Innsats når brukerne er motiverte

Med utgangspunkt i brukerinnsiktene arrangerte man idédugnad for å finne løsninger som kunne

forbedre tjenestene kommunen leverer. Idéene kunne fordeles i tre kategorier.

- Økonomi: Ulike ideer om hvordan en gjennom informasjon, kunnskap og verktøy kan forbedre

brukernes forhold til egen økonomi. Det handler om hvordan en kan gjøre folk bedre rustet til å

unngå og/eller håndtere gjeld, bygge seg opp midler og spare til bolig.

- Samhandling: Hvordan en kan unngå problemer som oppstår fordi tjenestene er fragmenterte, og

hvordan en kan koordinere arbeidet bedre med utgangspunkt i brukernes behov.

-Forenkling: Det er rom for å forbedre informasjon til- og prosesser som brukerne går gjennom. Det

ble diskutert ulike måter dette kan gjøres på.

Ut fra de tre idé-kategoriene konkretiserte man to løsningskonsepter man valgte å arbeide videre

med.

«HJEMVEIEN – en enklere vei til startlån» og «B.A.N. K – fra tall til drømmer».

Prosess – Hvor langt har dere kommet?: Tjenestedesignprosessen er fullført, og konsepter utpekt. «Hjemveien» er ferdig utarbeidet og

implementert, og man ser allerede store gevinster. «B.A.N.K» har ikke startet i egne lokaler, men har

gitt nye arbeidsprosesser og tjenestetilbud.

Verdi – Hvilken verdi har løsningen skapt og hvordan er denne dokumentert?: Prosess med å sikre varig bolig starter nå allerede ved søknad om bistand til bolig. Løsningene har

ført til bedre rutiner og instrukser for tverrsektorielt samarbeid, både internt i kommunen og med

andre aktører. Det gjennomføres både møter med fast frekvens og møter ved behov. På individnivå

legges helhetlige individuelle planer i samarbeid med brukere. Faste kontaktpersoner og oppfølging

fører til enkle kommunikasjonslinjer. Det er innført felles arbeidsverktøy for sektorer, som LMP og IK-

bygg/Plania.

Selv om B.A.N.K ikke er kommet i gang i eget lokale, har løsningen medført at rådgivere ved Team

bolig nå bistår med økonomisk rådgiving i forbindelse med bosetting og startlånsøknader.

Kundearealet er utstyrt med trådløst nett og PC-er slik at søknadsprosesser går lettere. Andre

instanser har begynt å henvise kunder/brukere til Team bolig i forbindelse med økonomiske

spørsmål.


kommunegrensene (hvordan kan andre bruke det)?: Løsningene brukes internt i kommunen i forbindelse med bosetting. Tjenestedesign som verktøy kan

enkelt benyttes av andre kommuner og på et mangfold av kommunale tjenester. Mappa

«Hjemveien» er delt med andre kommuner.

Hvor forankret dere arbeidet?: Arbeidet er forankret både politisk og organisatorisk. Politisk gis føringer av kommunestyret og

underutvalg i planverk, budsjett og enkeltvedtak. Organisatorisk er arbeidet forankret i

kommuneledelsen (rådmannens ledergruppe) og videre nedover i kommuneområdene.



innovasjonsarbeid:

- å bruke innovasjon som redskap for å løse de store strategiske samfunnsutfordringene

- å ikke bare «ha brukerne i fokus», men faktisk «innta brukernes fokus»

- systematisk bruk av innovasjonsmetodikk

Den overordnede samfunnsutfordringen er at Sarpsborg kommune skåret dårligere enn

landsgjennomsnittet på mange faktorer knyttet til levekår. Sarpsborg kommune har derfor hatt fokus

på det boligsosiale arbeidet, som en del av den store samfunnsmessige utfordringen.

Kommuneplanens samfunnsdel inneholder boligpolitiske mål, og boligsosiale virkemidler er også

med i beslutningsgrunnlaget til kommuneplanens arealdel.

Kommunen har vedtatt en helhetlig boligpolitisk plattform. Boligpolitisk utviklingsprogram tar for seg

sammenhengen mellom generell boligpolitikk, boligsosial politikk og tjenesteutvikling.

De ansatte på boligkontoret i Sarpsborg så at det var mange utfordringer på dette feltet, men også

store muligheter for forbedringer dersom man fant en ny og god løsning.

Gjennom å bruke tjenestedesign som innovasjonsmetodikk (beskrevet ovenfor) fant de frem til flere

tiltak som kunne tilfredsstille behovet. Disse tiltakene ble testet ut, justert og testet igjen, før de ble

implementert som ny praksis.


ikke fikk gjort, noe som havarerte eller som stoppet opp)?: B.A.N.K er ikke opprettet i eget lokale. Enkelte av oppgavene kan utføres av rådgivere i Team boligs

lokaler i åpningstiden, men det er ikke det samme som å ha en samlingsplass utenfor det kommunale

«systemet».

Documents

Sarpsborg kommune · Fortell oss kort hvorfor akkurat deres kommune fortjener Innovasjonsprisen 2017: Sarpsborg kommune har tatt fremtidens utfordringer på alvor, og i flere år