Sekretariat szkoły

SekretariatSekretariatszkołyszkoły

Irena DzierzgowskaIrena Dzierzgowska

Warszawa, 2004Warszawa, 2004

22

Inteligentna, miła, pracowita, urocza, impulsywna, Inteligentna, miła, pracowita, urocza, impulsywna, uparta, krytyczna, zazdrosnauparta, krytyczna, zazdrosna

ĆwiczenieĆwiczenie

33

ĆwiczenieĆwiczenie

Uparta, krytyczna, impulsywna, zazdrosna, Uparta, krytyczna, impulsywna, zazdrosna, miła, pracowita, urocza, inteligentnamiła, pracowita, urocza, inteligentna

Wszystko zależy od pierwszego wrażenia!Wszystko zależy od pierwszego wrażenia!

44

Zadania sekretariatu szkołyZadania sekretariatu szkoły

Sprawy uczniowskieSprawy uczniowskie opracowywanie sprawozdań GUS dot. spraw uczniowskichopracowywanie sprawozdań GUS dot. spraw uczniowskich wydawanie i aktualizowanie legitymacji uczniowskich i prowadzenie ich wydawanie i aktualizowanie legitymacji uczniowskich i prowadzenie ich

ewidencjiewidencji prowadzenie ksiąg uczniów i dzieciprowadzenie ksiąg uczniów i dzieci prowadzenie rejestru przyjęć do klasy Iprowadzenie rejestru przyjęć do klasy I prowadzenie rejestru obowiązku szkolnegoprowadzenie rejestru obowiązku szkolnego załatwienie spraw związanych z przyjęciem uczniów do szkoły i załatwienie spraw związanych z przyjęciem uczniów do szkoły i

przejściem uczniów do innej szkołyprzejściem uczniów do innej szkoły prowadzenie innej dokumentacji związanej z procesem dydaktyczno – prowadzenie innej dokumentacji związanej z procesem dydaktyczno –

wychowawczym zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami oraz wychowawczym zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami oraz dyspozycjami dyrektora i władz nadrzędnychdyspozycjami dyrektora i władz nadrzędnych

przechowprzechowywanieywanie dokumentacj dokumentacjii uczniów oraz inne dokumenty, zgodnie z uczniów oraz inne dokumenty, zgodnie z odrębnymi przepisamiodrębnymi przepisami

55


Sprawy szkołySprawy szkoły prowadzenie zasobów kancelaryjnych zgodnie z instrukcją i prowadzenie zasobów kancelaryjnych zgodnie z instrukcją i

jednolitym rzeczowym wykazem aktjednolitym rzeczowym wykazem akt dokonywanie odbioru, rejestracji i rozdziału korespondencji dokonywanie odbioru, rejestracji i rozdziału korespondencji

przychodzącejprzychodzącej przygotowanie, rejestracja przygotowanie, rejestracja i i wysyłanie korespondencji wysyłanie korespondencji

wychodzącejwychodzącej przyjmowanie i przekazywanie przyjmowanie i przekazywanie wiadomościwiadomości zabezpieczenie i przechowywanie pieczęci urzędowych, zabezpieczenie i przechowywanie pieczęci urzędowych,

druków ścisłego zarachowania i innych dokumentówdruków ścisłego zarachowania i innych dokumentów obsługobsługaa interesantów, udzielanie informacji interesantów, udzielanie informacji

66

Sprawy szkołySprawy szkoły prowadzenie teczek osobowych pracowników szkołyprowadzenie teczek osobowych pracowników szkoły opracowywanie sprawozdań GUS w zakresie opracowywanie sprawozdań GUS w zakresie

zatrudnieniazatrudnienia sporządzanie danych wyjściowych do list płac sporządzanie danych wyjściowych do list płac

wszystkich pracowników szkoływszystkich pracowników szkoły

zamawianie druków szkolnychzamawianie druków szkolnych

prowadzprowadzenieenie archiwum archiwum

ssporządzporządzanie sprawozdańanie sprawozdań

wykonwykonywanieywanie inn innychych czynności zlecon czynności zleconychych przez przez dyrektora Zespołudyrektora Zespołu


77

EwentualnieEwentualnie

prowadzenie całokształtu zagadnień administracyjnychprowadzenie całokształtu zagadnień administracyjnych

czuwanie nad właściwym przebiegiem inwentaryzacji czuwanie nad właściwym przebiegiem inwentaryzacji środków trwałych materiałów i przedmiotów nietrwałychśrodków trwałych materiałów i przedmiotów nietrwałych

pełnienie obowiązku kasjera szkoły – rozliczanie pełnienie obowiązku kasjera szkoły – rozliczanie rachunków i prowadzenie ewidencjirachunków i prowadzenie ewidencji

przechowywanie dokumentacji finansowej szkołyprzechowywanie dokumentacji finansowej szkoły

prowadzenie księgowości Rady Rodziców (na ich prowadzenie księgowości Rady Rodziców (na ich wniosek)wniosek)

udział w projektowaniu budżetu szkołyudział w projektowaniu budżetu szkoły


88

Słowniczek pojęćSłowniczek pojęć

Adnotacja -Adnotacja - zapis na dokumenciezapis na dokumencie

Decyzja administracyjna -Decyzja administracyjna - decyzja rozstrzygająca sprawę indywidualną. decyzja rozstrzygająca sprawę indywidualną. Musi zawierać podstawę prawną, uzasadnienie i Musi zawierać podstawę prawną, uzasadnienie i pouczenie o możliwości odwołaniapouczenie o możliwości odwołania

Dokumenty urzędowe -Dokumenty urzędowe - takie, których sporządzenie należy do takie, których sporządzenie należy do obowiązków danego urzęduobowiązków danego urzędu

Instancja -Instancja - dla szkół w sprawach administracyjnych i dla szkół w sprawach administracyjnych i finansowych wójt (burmistrz, prezydent) w finansowych wójt (burmistrz, prezydent) w innych – kurator oświatyinnych – kurator oświaty

Odwołanie -Odwołanie - zaskarżenie nie ostatecznych decyzji do zaskarżenie nie ostatecznych decyzji do organów wyższego stopniaorganów wyższego stopnia

99


Podstawa prawna -Podstawa prawna - przepis prawny pozwalający na przepis prawny pozwalający na rozstrzygnięcie danej sprawyrozstrzygnięcie danej sprawy

Postępowanie administracyjne -Postępowanie administracyjne - rodzaj procedury określony w KPArodzaj procedury określony w KPA

Protokół -Protokół - dokument, w którym utrwala się istotne dokument, w którym utrwala się istotne czynności mające znaczenie dla sprawyczynności mające znaczenie dla sprawy

Skarga -Skarga - odformalizowany środek wyrażenie odformalizowany środek wyrażenie niezadowolenianiezadowolenia

Strona postępowania -Strona postępowania - każdy, czyjego interesu dotyczy każdy, czyjego interesu dotyczy postępowanie, albo kto żąda czynności postępowanie, albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interesorganu ze względu na swój interes

1010


Tajemnica państwowa -Tajemnica państwowa - wiadomość, której ujawnienie osobom wiadomość, której ujawnienie osobom nieupoważnionym może narazić na szkodę nieupoważnionym może narazić na szkodę obronność, bezpieczeństwo, lub inny ważny obronność, bezpieczeństwo, lub inny ważny interes państwainteres państwa

Tajemnica służbowa -Tajemnica służbowa - wiadomość nie stanowiąca tajemnicy państwowej, wiadomość nie stanowiąca tajemnicy państwowej, z którą pracownik zapoznał się w związku z z którą pracownik zapoznał się w związku z pełnieniem swoich obowiązków, a której pełnieniem swoich obowiązków, a której ujawnienie osobom nieupoważnionym może ujawnienie osobom nieupoważnionym może narazić na szkodę interes społeczny, uzasadniony narazić na szkodę interes społeczny, uzasadniony interes szkoły lub obywatelainteres szkoły lub obywatela

Termin -Termin - graniczna data, przy zachowaniu której należy graniczna data, przy zachowaniu której należy dokonać określonej czynności, albo upływ czasu dokonać określonej czynności, albo upływ czasu liczony w dniach, tygodniach, miesiącach lub liczony w dniach, tygodniach, miesiącach lub latachlatach

Zaświadczenie -Zaświadczenie - rodzaj dokumentu, który w sposób urzędowy rodzaj dokumentu, który w sposób urzędowy potwierdzająca określone fakty lub stan prawnypotwierdzająca określone fakty lub stan prawny

1111

Czynności sekretarkiCzynności sekretarki

przyjmowanie i rozdział korespondencji,przyjmowanie i rozdział korespondencji, prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i

wartościowych,wartościowych, pisanie i powielanie pism,pisanie i powielanie pism, wysyłanie korespondencji,wysyłanie korespondencji, przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów,

telefaksów, e-maili,telefaksów, e-maili, udzielanie informacji interesantom, kierowanie ich do udzielanie informacji interesantom, kierowanie ich do

właściwych osóbwłaściwych osób

1212

PodaniePodaniewg. Kodeksu Postępowania Administracyjnegowg. Kodeksu Postępowania Administracyjnego

Art. 63.Art. 63.§ 1. Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być § 1. Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu.poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu.§ 2. Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której § 2. Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych. (...)ustalonym w przepisach szczególnych. (...)§ 4. Organ administracji publicznej obowiązany jest potwierdzić wniesienie § 4. Organ administracji publicznej obowiązany jest potwierdzić wniesienie podania, jeżeli wnoszący je tego zażąda.podania, jeżeli wnoszący je tego zażąda.Art. 64.Art. 64.§ 1. Jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma § 1. Jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania.podanie pozostawia się bez rozpoznania.§ 2. Jeżeli podanie nie czyni zadość innym wymaganiom ustalonym w § 2. Jeżeli podanie nie czyni zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w terminie siedmiu dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków terminie siedmiu dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania.spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania.

1313

Art. 65.Art. 65.

§ 1. Jeżeli organ administracji publicznej, do którego podanie § 1. Jeżeli organ administracji publicznej, do którego podanie wniesiono, wniesiono, jest niewłaściwy w sprawie, powinien niezwłocznie jest niewłaściwy w sprawie, powinien niezwłocznie przekazać je do organu właściwego, zawiadamiając o tym przekazać je do organu właściwego, zawiadamiając o tym wnoszącego podanie.wnoszącego podanie.

§ 2. Podanie wniesione do organu niewłaściwego przed upływem § 2. Podanie wniesione do organu niewłaściwego przed upływem przepisanego terminu uważa się za wniesione z zachowaniem przepisanego terminu uważa się za wniesione z zachowaniem terminu.terminu.

PodaniePodaniewg. Kodeksu Postępowania Administracyjnegowg. Kodeksu Postępowania Administracyjnego

1414

Czynności sekretarkiCzynności sekretarkiod momentu wpłynięcia korespondencjiod momentu wpłynięcia korespondencji

Ostemplowanie korespondencji w dniu wpływu i Ostemplowanie korespondencji w dniu wpływu i zaznaczenie daty i liczby załącznikówzaznaczenie daty i liczby załączników

Sprawdzenie adresu nadawcy oraz stanu opakowania – Sprawdzenie adresu nadawcy oraz stanu opakowania – odnotowanie uszkodzeńodnotowanie uszkodzeń

Wpisanie korespondencji do rejestru wpływówWpisanie korespondencji do rejestru wpływów Umieszenie na telegramach, faksach, pismach władz Umieszenie na telegramach, faksach, pismach władz

centralnych, pismach procesowych itp. adnotacji: centralnych, pismach procesowych itp. adnotacji: „korespondencja specjalna”„korespondencja specjalna”

1515

Otwarcie kopert z wyjątkiem:Otwarcie kopert z wyjątkiem: pism adresowanych imienniepism adresowanych imiennie pism opatrzonych gryfem „tajne” lub „poufne”pism opatrzonych gryfem „tajne” lub „poufne” przesyłek wartościowych przekazanych za przesyłek wartościowych przekazanych za

pokwitowaniempokwitowaniem Sprawdzenie:Sprawdzenie:

czy pismo nie zostało mylnie skierowaneczy pismo nie zostało mylnie skierowane czy zawiera wszystkie załącznikiczy zawiera wszystkie załączniki

Odnotowanie wszystkich dostrzeżonych brakówOdnotowanie wszystkich dostrzeżonych braków


1616

Dołączenie oryginalnej koperty do pisma w przypadku::Dołączenie oryginalnej koperty do pisma w przypadku:: pism pism poufnych, wartościowych, poleconychpism pism poufnych, wartościowych, poleconych pism, w których istotna jest data wpływu”pism, w których istotna jest data wpływu” pism mylnie zaadresowanychpism mylnie zaadresowanych występowania niezgodności zapisów w piśmie i na występowania niezgodności zapisów w piśmie i na

koperciekopercie Przekazanie pisma adresatowi w tego samego dniaPrzekazanie pisma adresatowi w tego samego dnia


1717

Teczki rzeczoweTeczki rzeczowe

Teczki rzeczowe zakładane są zgodnie z:Teczki rzeczowe zakładane są zgodnie z: instrukcją kancelaryjnąinstrukcją kancelaryjną

jednolitym wykazem aktjednolitym wykazem akt

1818

Przygotowanie pism urzędowychPrzygotowanie pism urzędowych

Format A-4Format A-4

NagłówekNagłówek

Data w prawym górnym roguData w prawym górnym rogu

Adresat pisma i jego adresAdresat pisma i jego adres

Znak sprawyZnak sprawy

Powołanie się na pismo, rozmowę, przepis prawnyPowołanie się na pismo, rozmowę, przepis prawny

TreśćTreść

Podpis – imię nazwisko, stanowiskoPodpis – imię nazwisko, stanowisko

1919

Pisemne załatwienie sprawyPisemne załatwienie sprawy

Notatka służbowaNotatka służbowa AdnotacjaAdnotacja Pisemna odpowiedźPisemna odpowiedź ProtokółProtokół

2020

Kalendarz dyrektoraKalendarz dyrektoraZawiera zajęcia zaplanowane i skategoryzowane wg Zawiera zajęcia zaplanowane i skategoryzowane wg schematu:schematu:

KKategoria Aategoria A – zajęcia i spotkania na których – zajęcia i spotkania na których konieczniekoniecznie musi być musi być obecny dyrektor, nie może tych zajęć przenieść ani odwołaćobecny dyrektor, nie może tych zajęć przenieść ani odwołać

Kategoria BKategoria B – zajęcia z cyklu obowiązkowych, ale można je ostatecznie – zajęcia z cyklu obowiązkowych, ale można je ostatecznie przenieść lub wysłać osobę w zastępstwieprzenieść lub wysłać osobę w zastępstwie

Kategoria CKategoria C – zajęcia zaplanowane zgodnie z planem na dany tydzień, – zajęcia zaplanowane zgodnie z planem na dany tydzień, w koniecznych przypadkach można je przesunąć na kolejne dni (tu w koniecznych przypadkach można je przesunąć na kolejne dni (tu ostrożnie, żeby one nie stały się kategoria B lub A)ostrożnie, żeby one nie stały się kategoria B lub A)

Kategoria Kategoria DD – godziny do zagospodarowania na nieprzewidziane – godziny do zagospodarowania na nieprzewidziane działania, na przekładane zajęcia lub na planowanie różnych działańdziałania, na przekładane zajęcia lub na planowanie różnych działań

2121

Dokumentacja szkołyDokumentacja szkoły

Dokumentacja uczniowskaDokumentacja uczniowska

Dokumentacja organizacyjnaDokumentacja organizacyjna

Dokumentacja kadrowaDokumentacja kadrowa

Dokumentacja finansowaDokumentacja finansowa

Dokumentacja bazyDokumentacja bazy

2222

Dokumentacja uczniowskaDokumentacja uczniowska

Księga ewidencjiKsięga ewidencji Księga uczniówKsięga uczniów Dziennik lekcyjnyDziennik lekcyjny Inny dokument oceniania – o Inny dokument oceniania – o

ile został określony w statucie ile został określony w statucie szkołyszkoły

Dziennik zajęćDziennik zajęć Dziennik zajęć rewalidacyjno-Dziennik zajęć rewalidacyjno-

wychowawczychwychowawczych Dziennik indywidualnego Dziennik indywidualnego

nauczania lub dziennik nauczania lub dziennik indywidualnych zajęć indywidualnych zajęć rewalidacyjni-wychowawczychrewalidacyjni-wychowawczych

Arkusz ocen uczniaArkusz ocen ucznia Księga arkuszy ocenKsięga arkuszy ocen Protokoły sprawdzianów i Protokoły sprawdzianów i

postępowania kwalifikacyjnegopostępowania kwalifikacyjnego Uchwały rady pedagogicznejUchwały rady pedagogicznej Dziennik pedagoga i Dziennik pedagoga i

psychologapsychologa Dokumentacja badań i Dokumentacja badań i

czynności uzupełniającychczynności uzupełniających Imienna ewidencja wydanych Imienna ewidencja wydanych

świadectw, dyplomów i świadectw, dyplomów i indeksów i legitymacji (z indeksów i legitymacji (z wyjątkiem świadectw wyjątkiem świadectw promocyjnychpromocyjnych

2323

Dokumentacja organizacyjna szkołyDokumentacja organizacyjna szkoły

Arkusz organizacji szkołyArkusz organizacji szkoły Indywidualny program naukiIndywidualny program nauki Plan rozwoju zawodowegoPlan rozwoju zawodowego Program poprawy Program poprawy

efektywności kształcenia i efektywności kształcenia i wychowaniawychowania

Pięcioletni program rozwoju Pięcioletni program rozwoju szkołyszkoły

Plan nadzoruPlan nadzoru Program wychowawczy szkoły Program wychowawczy szkoły

i program wychowawczyi program wychowawczy

Raport z mierzenia jakości Raport z mierzenia jakości pracy szkołypracy szkoły

Ramowy program rozwoju Ramowy program rozwoju szkołyszkoły

Statut szkołyStatut szkoły Szkolny plan nauczaniaSzkolny plan nauczania Szkolny zestaw programów Szkolny zestaw programów

nauczanianauczania Zestaw programów nauczaniaZestaw programów nauczania Wewnątrzszkolny system Wewnątrzszkolny system

zapewnienia jakościzapewnienia jakości Wieloletni plan doskonalenia Wieloletni plan doskonalenia

nauczycielinauczycieli

Documents

Sekretariat szkoły