seminaire achats

Fonction achat et contrôle de gestion

Séminaire régional « Contrôle de Gestion »

Vendredi 26 juin 2009, Bordeaux Nathalie L’HOSTIS, chargée de mission, ARH Aquitaine

Avec l’autorisation de Madame Christelle FALCO 1contrôleur de gestion, CH Avignon

Missions de la fonction achat

Dans un contexte qui se globalise, la mission de la fonction achat se caractérise ainsi :

Obtenir le bon produit Celui qui répond au besoin

Celui qui est suffisant en quantité

Celui qui satisfait les utilisateurs

Celui qui est pérenne dans le temps

2Auteur : Christelle FALCO, CDG, CH Avignon


Obtenir le meilleur prix Celui qui représente le meilleur prix global d’achat

Celui qui présente le meilleur rapport qualité/prix

Celui qui permet d’optimiser les coûts internes

Celui qui correspond à la juste qualité

Au moment opportun Maîtrise des délais de mise en œuvre de la procédure d’achat

Respect des délais de livraison 3

Auteur : Christelle FALCO, CDG, CH Avignon


Interface entre l’utilisateur et le fournisseur La mission de la fonction achat consiste à assurer l’articulation entre: L’utilisateur: procurer les produits / services correspondant au besoin formulé et analysé avec les prescripteurs et utilisateurs L’environnement de l’entreprise: analyser l’évolution de

l’environnement, identifier les opportunités menaces qui en découlent et faire des propositions pour s’adapter à ce nouvel environnement interagir avec l’environnement et plus particulièrement les

fournisseurs Marketing achat


Élaboration de la politique achat: la fonction achat dans la chaîne de valeur

Les achats ont un impact direct sur les résultats économiques et financiers de l’entreprise

la maîtrise du triptyque qualité / coûts / délais contribuedirectement à la performance et au développement de l’entrepriseExemple: dans une entreprise à l’équilibre où les achats représentent 25% du CA, un gain de 10% sur les coûts d’achats représente un impact direct sur le résultat de 2,5%

CA = 100 - Achats = 25 résultat = 0 -- CA = 100 - Achats = 22.5 résultat = +2,5

Les achats impactent l’image de l’entreprise, qu’elle soit interne (satisfaction des clients internes = utilisateurs et prescripteurs) ou externe car ils influent directement sur la satisfaction du client final


La performance achats

Performance: dans son sens étymologique, elle implique une notion de résultat, et dans le cas des entreprises, de résultat financier

elle tient compte des facteurs de contingence liés à son environnement: stratégie d’entreprise, moyens mis en œuvre, contexte économique

elle s’évalue par rapport aux objectifs

elle débouche sur des plans d’action

niveau d’atteinte d’un objectif - résultat - au regard des moyens mis en œuvre pour atteindre cet objectif en tenant compte



Appliquée aux achats, elle tiendra compte de : Conformité opérationnelle p/r aux exigences fonctionnelles définies

Conformité stratégique p/r aux exigences formulées par la DG

Qualité : du produit, de la maintenance, de la maîtrise du risque de défaillance

Délais : de procédure, de livraison

Maîtrise des coûts directs et indirects



Pourquoi mesurer la performance achat Avoir une vision claire de l’activité opérationnelle des acheteurs et des fournisseurs = ce qui est fait, comment, avec

qui

Mesurer et alerter sur la performance - financière - de la fonction achat atteinte des objectifs ?

Orienter l’action de cette fonction à travers des objectifs concordant avec la stratégie d’entreprise participation à la création de valeur

Expliquer comment les objectifs ont été atteints, pourquoi certains ne l’ont pas été



Destinataires La direction des achats

Manager les équipes achats

Reporter à la direction générale

Les acheteurs Bâtir leur plan d’action

Suivre leur résultats

La direction générale Évaluer l’efficacité de la fonction achat Intégrer les résultats dans l’atteinte des objectifs globaux



Enjeux de cette mesure Rendre compte et se comparer

Être un vecteur d’amélioration continue de la fonction achat: fixer les objectifs à atteindre ainsi que les actions

permettant d’y parvenir

principe de la Roue de Deming

Établir la communication achat: au sein de la fonction achat: facteur de motivation des équipes achats = démontrer leur impact positif sur la chaîne de valeur,

entre les services de l’entreprise: production mais aussi autres fonctions supports

avec les fournisseurs



La performance achat est nécessairement multidimensionnelle:

Conformité aux résultats

Optimisation des ressources

Choix des processus mis en œuvre

Complétées par des référentiels de situation et de comparaison

Elle permet:

àlaDGdeconstaterl’améliorationdesrésultats

à la DA de manager les équipes et s’assurer de la professionnalisation de la fonction



Modalités de détermination des référentiels 1. Comparaisons historiques

Exprimer l’objectif en termes d’amélioration p/r à un résultat passé (la plupart du temps, fréquence annuelle de réactualisation) approche la plus fréquente

2. Benchmarking interneConcerne les entreprises constituées de plusieurs entités Principe: comparer les performances des différentes entités entre elles

3. Benchmarking externePrincipe: comparer les performances de l’entreprise avec celles de sources externes



Inconvénients majeurs communs à ces trois référentiels

Fondées sur des constats qui permettent de faire une observation en valeur relative (p/r à un critère interne ou

externe) sans garantir que les pratiques achats mises en œuvre soient les meilleures et donc optimales

Il s’agit d’un constat de la performance actuelle avec une vision de court terme

Ces approches ne garantissent pas que les actions entreprises soient spécifiques et cohérentes avec la stratégie définie par la direction générale


Matrice de maturité

Principes fondamentaux (Potage, 1998)

On peut modéliser la fonction achat en définissant quelques macro-domaines de cette fonction: choix politiques et pratiques achats, ressources humaines, SI, communication

Il est possible de définir quelques niveaux de maturité suffisant à définir autant de stades d’évolution de la fonction: d’un stade élémentaire la limitant à une fonction d’approvisionnement simple jusqu’au stade le plus abouti où toutes les fonctions de l’entreprise sont orientées achat

Chaque domaine doit être parfaitement défini dans son contenu pour chaque niveau de maturité



Principes fondamentaux Un audit permet de positionner la maturité réelle de la

fonction achat et de définir la progression à réaliser à court et moyen terme en visant une progression verticale et

homogène dans tous les domaines à couvrir

Les niveaux de maturité ne peuvent être atteints dans un délai trop court; les expériences déjà menées font état d’un laps de temps nécessaire allant de 5 à 10 ans

vision de moyen terme à caractère stratégique

les objectifs sont déduits des progressions à réaliser = projection sur l’avenir, outil de management



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Modèle de Bruel et Petit (2005, Promotion 2000 du cycle Cesa Achats)

Matrice de maturité à 5 niveaux présentant une gradation des activités achats dans chacun des registres du champ d’action habituel de la fonction en référence à la contribution attendue par la DG.

La performance des achats est liée aux modalités d’intégration de la fonction achat au pilotage stratégique de l’entreprise



Modèle de Bruel et Petit (2005)

Objectif de la direction achat: élaborer sa propre matrice en prenant en compte

les spécificités du métier de l’entreprise, les évolutions nécessaires et possibles

Il est possible de mettre en œuvre un travail collectif pour définir une matrice de référence (par ex: sectorielle) partagée par différentsprofessionnels (en suivant une démarche debenchmarking collective) et de l’utiliser comme base de départ à personnaliser



Conclusion Matrice de maturité = outil de référence de la matérialisation du projet achats

Il reste à définir le tableau de bord achats constitué d’indicateurs adéquats; ce tdb devra

évoluer en corrélation avec l’évolution de la fonction achat = s’adapter à la maturité de la fonction en proposant des indicateurs de + en + évolués


Tableaux de bord : exemple

Exemples d’indicateurs achat classés par axe du BSC AXE FINANCIER

Montant des achats Montant moyen commandePart des achats / CA Coût moyen de passation d'une commandeDiminution prix d'achat / prix historique Ecart montant achats / budgetEvolution prix d'achat / prix du marché Montant des gains sécurisés

AXE CLIENTTaux de satisfactionNb de ruptures de stockNombre de livraisons en retard

AXE PROCESSUS INTERNESNombre de commandesNombre de demandes d'achats traitées Taux d'automatisation des commandes Nb contrats cadres gérésNombre de fournisseurs actifs

Part des achats en monopole Nb consultations en coursNb de consultations hors calendrier prévisionnel Nb de litigesTaux de réponse des fournisseurs

AXE APPRENTISSAGE ORGANISATIONNELTaux d'acheteur en formation Nb de procédures internesMontant des achats / ETP Taux d'absentéisme


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