Seminar Ski Iz Osnovi Organizacije 1

Visoka poslovna školastrukovnih studijaNovi Sad

SEMINARSKI RAD IZ PREDMETAOSNOVI ORGANIZACIJE

TEMA: JKP INFORMATIKA

Mentor: Student:Marija Vuković Divna Rašković 212/09FR

Sanela Rajić 194/09FR

Novi Sad, 2010.

SADRŽAJ

1. Osnovni podaci o preduzeću.........................................................................................

1.1. Istorijat.................................................................................................................2-31.2. Misija i vizija...........................................................................................................31.3. Sistem kvaliteta....................................................................................................3-41.4. Politika kvaliteta...................................................................................................4-5

2. Globalna organizacijska šema preduzeća..........................................................................6

3. Šema organizacije menadžmenta........................................................................................7

4. Kadeovska struktura............................................................................................................8

4.1. Kvalifikaciona struktura zaposlenih........................................................................84.2. Starosna struktura zaposlenih..................................................................................84.3. Polna struktura zaposlenih.......................................................................................8

5. Detaljna šema funkcije.........................................................................................................9

5.1. Finansijska funkcija.................................................................................................95.1.1. Proces finansijske funkcije.......................................................................95.1.2. Zadaci finansijske funkcije.......................................................................95.1.3. Poslovi finansijske funkcije.................................................................9-105.1.4. Finansijska dokumentacija i evidencija.............................................10-115.1.5. Infirmacioni podsistem finansija............................................................11

5.2. Kadrovska funkcija.............................................................................................5.2.1. Pojam i značaj kadrovske funkcije.......................................................5.2.2. Zadaci kadrovske funkcije......................................................................5.2.3. Poslovi kadrovske funkcije.......................................................................

1.Formiranje kolektiva............................................................................*Optimiranje strukture kolektiva...........................................................2. Razvoj kadrova..................................................................................

5.2.4. Kadrovska dokumentacija i evodencija......................................................5.2.5. Organizacija kadrovske funkcije................................................................

5. Analiza nivoa organizacije.........................................................................................

1

1. Osnovni podaci o preduzeću

Naziv firme JAVNO PREDUZEĆE „INFORMATIKA“Opština NOVI SADMesto NOVI SADNaziv ulice i broj BULEVAR CARA LAZARA br. 3PIB 101651557Matični broj 08023182PEPDVbroj potvrde o evidencionoj prijavi 141841015Šifra delatnosti 72300Broj registra kod Trgovinskog Suda FI 6773/93 NOVI SADBroj telefona 021/450 533Broj faksa 021/528-014E-mail [email protected]

Podaci o računima u banci:Naziv banke Mesto Broj tekućeg računaContinental banka AD Novi Sad 310-1417-36AIK BANKA AD Niš 105-1423-28

Podaci o preduzeću:

1.1.Istorijat

Grad Novi Sad ima zaista izuzetno dobru informatičku tradiciju. Mudrošću tadašnje gradske uprave već krajem 60-tih formira se Gradski-regionalni računski centar. Ulažu se značajna sredstva za opremanje računskog centra i obezbeđivanje visokostručne kadrovske podrške.Ono što je posebno važno, već tada se uočava značaj jedinstvenog informacionog sistema Grada, a tada postavljeni koncept jezgra baze podataka Informacionog Sistema definisane kao integrisan skup registara i evidencija lica, prostora i organizacija (što danas nazivamo Opšti Informacioni Sistem) još uvek pokazuje ispravnost polaznog pristupa.

Početkom osamdesetih daje se nov zamah razvoju informacionog sistema Grada nabavkom nove savremene opreme, odgovarajućeg operativnog sistema i softvera za rukovanje bazom podataka. U to vreme već postoji razvijen sistem Objedinjene Naplate komunalno-stambenih usluga, a obrada je spregnuta sa registrima i evidencijama OIS Grada.

Teškoće početkom devedesetih prevazilaze se 1993. organizovanim objedinjavanjem službi objedinjene naplate komunalno-stambenih proizvoda i usluga i službi koje se staraju o razvoju IS Grada i pružaju informatičku podršku organima uprave Grada. Formira se JP Informatika. Preduzeće se finansira iz ON čime se značajno rasterećuje budžet Grada.

2

Na prelasku u novi vek/milenijum izvršena je migracija na PC tehnologiju. Kroz sve ovo vreme transformaciju i razvoj doživljavali su i hardver i softver. Danas možemo govoriti o modernoj opremi, najnovijim sistemima za održavanje i upravljanje bazom podataka, upotrebi interneta, najmodernijoj arhitekturi Informacionog Sistema i telekomunikacijama. Iskustvo današnje Evrope potvrđuje da samo Informacioni Sistem pod direktnim okriljem Grada, omogućava racionalno upravljanje Gradom. Novi Sad je definisao taj odnos i pokazao da uvek ide korak ispred

1.2. Misija i vizija našeg preduzeća

MisijaZadovoljenje potreba i zahteva korisnika, JKP "Informatika" ostvaruje:

- održavanjem i razvojem integralnog informacionog sistema grada Novog Sada,- održavanjem, razvojem i uvođenjem novih segmenata Opšteg informacionog sistema- aktivnim ulogom u primeni informacione i komunikacione tehnologije- implementacijom savremenih saznanja u sve osnovne i prateće delatnosti Preduzeća- stalnim unapređenjem znanja i veština sopstvenih kadrova- unapređenjem poslovnih i partnerskih odnosa sa javnim i javno-komunalnim

preduzećima kao i uspostavljanjem novih vidova poslovne saradnje sa svim zainteresovanim poslovnim korisnicima

- uspostavljanjem i održavanjem Data centraMisijom su određene osnove koje usmeravaju napor zaposlenih u ostvarivanju efekata

VizijaJKP "Informatika" u svakom domu kao servis integrator kroz savremene informaciono komunikacione tehnologije - približavanje Grada korisnicima.

1.3. Sistem kvaliteta

U najdužem periodu svog postojanja JKP "Informatika" je bila uređen sistem, kako sa stanovišta regulative koja je obezbeđivala funkcionisanje organizacije, tako u smislu postojanja standarda, pravila i administriranja iz domena informatičke struke.

Nove tehnologije su dovele do značajne potrebe za razvojem hardverske i softverske infrastrukture, kadrovska osnova zahtevala je zapošljavanje novih radnika sa ciljem pronalaženja iskusnih kadrova, što je dovelo do promene organizacione strukture preduzeća a samim tim uticalo na efektivnost i efikasnost obavljanja osnovne delatnosti.

S obzirom da sve funkcije preduzeća utiču na kvalitet, obezbeđenje kvaliteta bi bio način permanentnog nadzora celokupne funkcije kvaliteta od strane najvišeg rukovodstva. Koncept obezbeđenja kvaliteta kao efikasnog sredstva za uspešno rukovođenje organizacijom i postizanje značajnih ciljeva poslovanja, opisan je međunarodnim standardom ISO 9001:2000.

Kvalitet se u JKP "Informatika" ispoljava preko:- zadovoljenja potreba i zahteva korisnika (građana) u području javnih usluga- stalnog praćenja i primene dostignuća iz oblasti informacionih i komunikacionih

tehnologija

3

- zadovoljenja potreba i zahteva ostalih korisnika iz oblasti usluga i proizvoda preduzeća

- mogućnosti proizvodnje moderne, efikasne i pouzdane hardverske podrške za prethodno navedene proizvode i usluge, ali i kao podrške sopstvenom funkcionisanju.

Jedna od preduzetih mera, koja je trebalo da pomogne u realizaciji navedenih stremljenja je i opredeljenje za uvođenje sistema kvaliteta prema međunarodnom standardu ISO 9001:2000 i sertifikovanje tog sistema od strane nadležne organizacije.

Sistem upravljanja kvalitetom sertifikovan je u decembru 2001. godine od strane sertifikacione kuće RW TÜV-Nemačka, Essen i Saveznog zavoda za standardizaciju – Beograd.

Svoj stav po pitanju zaštite životne sredine JKP "Informatika" je iskazalo opredeljenjem za sertifikovanje u skladu sa standardom ISO 14001:2004, Sistem upravljanja zaštitom životne sredine. Cilj uvođenja efikasnog sistema upravljanja zaštitom životne sredine je zaštita zdravlja ljudi i životne sredine od mogućih uticaja njenih aktivnosti, proizvoda i usluga, kao i održanje i poboljšanje kvaliteta životne sredine.

Najbolji dokaz valjanosti sistema upravljanja kvalitetom i zaštitom životne sredine je resertifikat o uvedenom sistemu upravljanja kvalitetom po standardu ISO 9001 i sertifikat o uvedenom sistemu upravljanja zaštitom životne sredine po standardu ISO 14001.

Resertifikat za sistem upravljanja kvalitetom i sertifikat za sistem upravljanja zaštitom životne sredine po standardima ISO 9001:2000 i ISO 14001:2004 za informacione tehnologije i usluge u oblasti javne delatnosti, uručen je od strane sertifikacione kuće RW TÜV-Nemačka, Essen 02.05.2005. godine.

JKP "Informatika" je unapređenje kvaliteta stavila u prvi plan svoje poslovne politike, potvrđujući činjenicu da je kvalitet danas glavni element konkurentnosti i najvažniji tržišni faktor.

Pravo i obaveza svakog zaposlenog u našoj organizaciji je da učestvuje u implementaciji i unapređenju sistema kvaliteta. Rukovodstvo promoviše politiku kvaliteta i zaštite životne sredine stvaranjem odgovarajuće klime, obezbeđujući potrebne resurse i razvijajući sistem ISO 9001 i ISO 14001.

Težnja i dugoročni cilj JKP "Informatika" Novi Sad, je da razvija svoje aktivnosti u pravcu zadovoljavanja onih faktora, koje većina priznatih, svetskih modela za merenje poslovne izvrsnosti prihvata kao nezaobilazne i neophodne.

1.4. Politika kvaliteta

Direktor JKP "Informatika", Zoran Delić, je jula 2007. godine doneo Izjavu o politici kvaliteta i zaštiti životne sredine:Izjava o politici kvaliteta i zaštiti životne sredinePolitika kvaliteta i zaštite životne sredine, kao osnova poslovne politike JKP “INFORMATIKA“, zasniva se na zadovoljenju potreba i zahteva korisnika uz kontinuirana unapređenja i razvoj proizvoda i usluga, sprovodeći načelo očuvanja i zaštite životne sredine.

4

Za JKP "INFORMATIKA" kvalitet je glavni elemenat konkurentnosti i najvažniji tržišni faktor.

Svi zaposleni su odgovorni za neprekidno unapređenje procesa rada i očuvanje ugleda Preduzeća u duhu utvrđene politike kvaliteta i zaštite životne sredine.

2. Globalna (organizaciona) šema preduzeća

5

JKP INFORMATIKA

Rukovodilac službe za

kadrovske i opšte poslove


projektovanje i programiranje


finansijsko- računovodstvene

poslove

Rukovodilac službe za tehničku podršku

Rukovodilac službe za opšte

registre


pravne poslove


telekomunikacione tehnologije


ekonomsko- komercijalne

poslove

Rukovodilac službe za sistemski

softver i administraciju

Rukovodilac službe za obradu

podataka

Rukovodilac službe naplate

3. Struktura upravljanja i rukovođenja

6

DIREKTOR

Izvršni direktor

Savetnik direktora

Pomoćnik direktora

Menadžer kvaliteta

PR Menadžer Saradnik za HR

Pomoćnik direktora za informacione tehnologije

Pomoćnik direktora za ekonomske i finansijske

poslove

Pomoćnik direktora za

opšte registre i obradu

podataka


pravne i opšte poslove


tehničke poslove

??? nesto treba smisliti

4. Kadrovsta struktura

7

4.1. Kvalifikaciona struktura zaposlenih

5.2. Starosna struktura zaposlenih

5.3. Polna struktura zaposlenih

Pol ZaposleniMuški 97Ženski 70UKUPNO 167

5. Detaljna šema funkcije

Stručna sprema Broj zaposlenih

VSS 23

VŠS 29

SSS 40

VKV 10

KV 35

PKV 7

NKV 21

UKUPNO 167

Godine starosti ZaposleniDo 20 god. 421-25 god 926-30 god 1731-35 god 2636-40 god 4041-45 god 4846-50 god 2051-55 god 256-60 god 1Preko 60 god. 0UKUPNO 167

8

5.1. Finansijska funkcija

5.1.1. Proces finansijske funkcije

Javno komunalno preduzeće“ Informatika, da bi moglo da posluje, mora imati svu potrebnu opremu, materijal, mašine, radnike. Međutim, da bi došlo do svega toga, prethodno mora imati novac. Novac je ono što pokreće poslovanje u JKP „Informatika“.Brigu o novcu u preduzeću vodi finansijska funkcija. Finansijska funkcija je poput paukove mreže, povezuje sve aktivnosti preduzeća.

5.1.2. Zadaci finansijske funkcije

Zadaci finansijske funkcije u JKP „Infirmatika“ su:

4. planiranje potrebnih finansijskih sredstava5. pribavljanje potrebnih finansijskih sredstava6. racionalno korišćenje sredstava7. analiza i kontrola upotrebe sredstava

Od kvaliteta obavljanja ovih zadataka direktno zavisi poslovni uspeh preduzeća.Pronalaženje povoljnih izvora finansiranja znatno se snižavaju troškovi preduzeća. Uspešnim plasmanima slobodnih sredstava (kupovina obveznica, akcija, investiranje i sl.) mogu se ostvariti značajni prihodi od finansiranja. Zatim, ažuriranom naplatom potraživanja ubrzava se obrt kapitala, što se pozitivno odražava na finansijski rezultat.

Takođe, od kvaliteta rada ove funkcije zavisi i finansijski ugled preduzeca. Ugled se stiče redovnim isplaćivanjem obaveza, unosnim investiranjem, dobrim poslovnim rezultatom. A, ugled u poslovnom svetu ima sveje finansijske efekte. Preduzeće koje ga poseduje lakše dolazi do dodatnog kapitala, njihove akcije se bolje kotiraju na tržištu, jednom rečju imaju veće šanse za razvoj. Važno je imati u vidu da se ugled teško gradi i lako gubi.

5.1.3. Poslovi finansijske funkcije

Navedeni zadaci finansijske funkcije ostvaruju se kroz niz poslova. Osnovni finansijski poslovi u JKP „Informatika“ su:

1. Pribavljanje novcaVodi se računa o obimu potrebnog novca, momentu potrebe, vremenu

angažovanja, potencijalnim mogućnostima pribavljanja i o ceni i uslovima pribavljanja.

Pri opredeljivanja odakle da pribave novac, finansijska funkcija JKP Informatika, vodi računa:

o O „ceni“ kapitalao O ročnosti sredstavao Da se ne poremeti vlasnička struktura preduzeća

2. Ulaganje novcaVodi se se računa o riziku i rentabilnosti ulaganja i vremenu vezivanja sredstava.Preduzeće može ulagati novac- kupovati: trajna obrtna sredstav, osnovna

sredstva. Ova ulaganja obavljaju se radi obezbeđenja kontinuiteta ili razvoja preduzeća JKP „Informatika“

9

3. Usklađivanje rokovaUsklađivanje rokova je vezivanje sredstava i rokova raspoloživosti izvora

finansiranja.4. Plaćanje obaveza preduzeća

Finansijska funkcija stara se da se sve obaveze islate u roku dospeća i da se iskoriste eventualne povoljnosti u plaćanju koje odobrava dobavljač5. Naplata potraživanja

Finansijska funkcija stara se o naplati potraživanja koja preduzeće ima bilo na osnovu date a nenaplaćene robe, bilo na osnovu datih novčanih sredstava.6. Osiguranje imovine preduzeća

Da bi zaštitila imovinu preduzeća od svih rizika koji se sa velikom verovatnoćom mogu desiti, finansijska funkcija je osigurava. Pri tome nastoji da troškovi osiguranja budu što niži. 7. Kontrola novčanih dokumenata i nadzor racionalnosti korišćenja sredstava

Sva plaćanja u JKP „Informatika“ ostvaruju se preko određenih dokumenata.8. Vođenje operativne evidencije

Da bi finansijska funkcija uspešno izvršavala do sada navedene zadatke, mora imati vrlo ažurne podatke o svom dužniku i poveriocu, što joj po pravilu obezbeđuje služba računovodstva .

Međutim, u okviru finansijske funkcije vodi se evidencija o stanju depozitnih računa, o zaključenim a neiskorišćenim kreditima, o odobrenim a neizvršenim dugoročnim i kratkoročnim finansijskim plasmanima, o primljenim novčanim dokumentima itd. Pored navedenih poslova, u okviru finansijske funkcije obavljaju se i finansijsko planiranje i finansijska analiza.

5.1.4. Finansijska dokumentacija i evidencija

Svi finansijski poslovi u JKP „Informatika“ vezani su za novac i njegove surogate, da bi se mogli kontrolisati, da bi se tačno znalo šta je urađeno ili šta treba da se uradi, potrebno je imati dokumente koji predstavljaju trag izvršenih aktivnosti ili onov za preduzimanje potrebnih aktivnosti.

Dokumenti JKP „Informatika“ su pisane potvrde. U finansijskim poslovima dokumente predstavljaju: ulazne fakture, izlazne fakture, hartije od vrednosti, garancije, nalozi za isplatu depozitnog računa, akcepni nalozi, nalozi za kupovinu ili prodaju hartija od vrednosti itd.

Svaka poslovna promena u preduzeću koja ima finansijski efekat propraćena je odgovarajućim dokumentom.

Evidencija u preduzeću je predstavljena na svrsishodan način zabeležavanjem podataka o stvarnim pojavama ili događajima. U okviru finansijske funkcije evidencija se organizuje da bi se dobio pregled obaveza, potraživanja, sredstva kojim raspolaže preduzeće, izvršenih transakcija.

Finansijsku evidenciju čine:o Knjiga emitovanih deonicao Knjiga izdatih obveznicao Knjiga ulaznih fakturao Knjiga izlaznih fakturao Dnevnik blagajneo Evidencija portfelja svih hartija od vrednosti

10

o Evidencija primljenih a nerealizovanih instrumenata plaćanja od dužnikao Evidencija zaključenih a neiskorišćenih kreditao Evidencija odobrenih a nedoznačenih finansijskih dugoročnih plasmana

5.1.5. Infirmacioni podsistem finansija

5.2. Kadrovska funkcija

11

Kontrola

Informacije o stanju fin. sredstava

Informacije o izvorima fin. sredstava

Korišćenje fin.sredsta

Stanje fin. sredstava

Izvori fin. sredstava

Planiranje fin. sredstava

Probavljanje fin. sredstava

Usklađivanje dinamike priliva

i obaveza

Evidencija stanja i promena

Troškovi drugi izdaci

Finansijski rezultat

Analiza fin. sredstava

Kontrola

Informacije o fin. sredstava

5.2.1. Pojam i značaj kadrovske funkcije

Radni kolektiv JKP „Informatika“ Novi Sad predstavlja element preduzeća. Ukoliko nema radnika, preduzeće ne bi moglo ostvariti svoje zadatke, jednom rečju preduzeće ne može da postoji. Stoga je od momenta osnivanja preduzeća neophodno formirati radni kolektiv. Međutim bilo koji skup radnika ne ispunjava zahteve preduzeća i ne čini radni kolektiv.

Da bi radnici mogli da izvršavaju svoje zadatke, oni po stručnim znanjima i broju moraju da odgovarati potrebama preduzeća.

5.2.2. Zadaci kadrovske funkcije

Osnovni zadaci kadrovske funkcije u preduzeću „Informatika“ su:o Formiranje radnog kolektiva i o Razvoj kadrova

Ostvarivanje ovih zadataka podrazumeva izvršenja niza poslova u okviru kadrovske funkcije.

5.2.3. Poslovi kadrovske funkcije

Poslovi kadrovske funkcije u preduzeću „Informatika“ su veoma slični drugim preduzećima bez obzira na vrstu delatnosti, veličinu preduzeća ili stepen tehničke razvijenosti. Kadrovska funkcija se bavi ljudima, a oni su u svim preduzećima isti. U skladu sa klasifikacijama zadataka kadrovske funkcije, i njeni poslovi se mogu podeliti na poslove vezane za formiranje radnog kolektiva i poslove vezane za razvoj kadrova.

1. Formiranje kolektiva

Osnovni cilj kadrovske funkcije u JKP „Informatika“ je formiranje optimalnog sastava radnog kolektiva.

Optimalni sastav radnog kolektiva u preduzeću čini sastav koji će na najbolji način izvršavati svoje zadatke, predpostavljajući postojanje svih ostalih uslova od kojih zavisi uspešnost u ostvarivanju zadataka. Da bi se postigao optimalni stav radnog kolektiva, neophodno je razrešiti sledeće organizacione probleme:

o Oceniti zahtev radnog mestao Oceniti objektivno sposobnosti radnika, da bi se radnici pravilno raspodelili na

radna mestao Održavati ravnotežu između potrebne kvalifikovanosti radnika za izvršenje

zadataka i realne kvalifikovanosti

12

6. Analiza nivoa organizacije

Na osnovu analize nivoa organizacije zaključujemo da je organizacija preduzeća JKP

„Informatika“ Novi Sad odlična.

Elementi

PostupciK

adro

vi

Pre

dmet

ira

da

Sre

dstv

aza

rad

Rad

ni

ambi

jent

Met

ode

u ra

du

Kup

ci-

Pot

roša

či

Fin

ansi

jska

sred

stva

Nau

kai n

jena

prim

ena

ZB

IR

Obezbeđivanje 3 3 3 2 1 3 3 3 21Korišćenje 3 2 3 3 3 3 3 3 23Održavanje 3 3 3 2 2 3 3 2 21Reprodukovanje 2 3 3 2 3 3 3 2 21ZBIR 11 11 12 9 9 12 12 10 86

13

14

Documents

Seminar Ski Iz Osnovi Organizacije 1