Seminarski - projektovanje inf. sistema

УНИВЕРЗИТЕТ АЛФАФАКУЛТЕТ ИНФОРМАЦИОНИХ ТЕХНОЛОГИЈА

БЕОГРАД

СЕМИНАРСКИ РАД

Примена софтвера у предузећу „Липовица“ у функцији унапређивања пословања и заштите

животне средине

Предмет: Пројектовање информационих система

Ментор: Студент:проф. др Небојша Денић Дејан Јовановић

индекс 47/12

Семинарски рад

SADRŽAJ:

1. УВОД..................................................................................................................................................... 2

2. ИМПЛИКАЦИЈЕ ПРИМЕНЕ НАПРЕДНИХ СОФТВЕРСКИХ РЕШЕЊА НА УНАПРЕЂЕЊЕ ПОСЛОВАЊА И ЗАШТИТУ ЖИВОТНЕ СРЕДИНЕ...............................3

2.1. УНАПРЕЂЕЊЕ ОРГАНИЗАЦИЈЕ ПОДАТАКА...................................................................................52.2. УНАПРЕЂЕЊЕ ПРАЋЕЊА ПРОДАЈЕ................................................................................................82.3. УНАПРЕЂЕЊЕ ПРАЋЕЊА ШУМСКОГ РАЗВОЈА И ПРОИЗВОДЊЕ....................................................92.4. УНАПРЕЂЕЊЕ ПРАЋЕЊА СТАЊА ШУМСКОГ ЕКО СИСТЕМА......................................................102.5. НЕКЕ ПРИМЕНЕ ОЛАП ИЗВЕШТАВАЊА У ПРЕДУЗЕЋУ „ЛИПОВИЦА“......................................11

2.5.1. Примена у сектору финансија.........................................................................................112.5.2. Примена у сектору продаје..............................................................................................122.5.3. Примена у сектору маркетинга......................................................................................13

2.6. ФАКТОРИ РИЗИКА ИМПЛЕМЕНТАЦИЈЕ ИТС У ПРАКСИ..............................................................142.7. СКРИВЕНИ ТРОШКОВИ ИМПЛЕМЕНТАЦИЈЕ ИТС.......................................................................142.8. КЉУЧНИ ФАКТОРИ УСПЕХА ИМПЛЕМЕНТАЦИЈЕ ИТС-А...........................................................15

3. ПРЕДНОСТИ НОВОГ НАЧИНА ПОСЛОВАЊА ИЗ ИСКУСТВА КОРИСНИКА - АНКЕТА............................................................................................................................................. 16

4. ЛИТЕРАТУРА.................................................................................................................................. 17

1


1. УВОД

У овом раду су обрађени поједини аспекти примене пројекта са темом „Примена софтвера у предузећу „Липовица“ у функцији унапређивања пословања и заштите животне средине“.

У поменутом пројекту је требало дати предлог решења унапређења информационог система и дефинисања система одлучивања на основу информација које се добијају од стране тако постављених премиса [1]. У пројекту је требало применити неке од напреднијих система подршке одлучивања и презентовати могуће импликације на све аспекте функционисања предузећа.

Од расположивих концепата потребно је фокусирати се на могућности:

1. складиштења података (енг. Data Warehouse),2. њиховог напредног претраживања (енг. Data Mining),3. напредног система анализе података и њиховог визуелног приказа (енг. OLAP –

OnLine Analytical Processing).

Такође је било потребно да се примене ови концепти у циљном предузећу и објасне њихови позитивни (или уколико има – негативни) утицаји на унапређење пословања предузећа и заштите животне средине. Истовремено дати одређене предлоге и сугестије реализације како би постигнути ефекти били максимални [1, 2]. Уколико је могуће потребно је извршити праћење квалитета унапређења кроз финансијске и друге ефекте као и анкете корисника.

2


2. ИМПЛИКАЦИЈЕ ПРИМЕНЕ НАПРЕДНИХ СОФТВЕРСКИХ РЕШЕЊА НА УНАПРЕЂЕЊЕ ПОСЛОВАЊА И ЗАШТИТУ

ЖИВОТНЕ СРЕДИНЕ

Као што је у досадашњем делу рада [3, 4] приказано увођење ИТ решења у предузеће има своје импликације које се рефлектују на целокупни финансијски, кадровски и организациони систем. Ове промене могу бити једнократне и периодичне и доводе до значајних промена у квалитету и квантитету кадровске попуњености радних места уколико посматрамо аспект људских ресурса, али и у финансијском аспекту који се приказује након одређеног времена и које зависи од два параметра:

- висине почетних улагања, и од - висине профита коју предузеће остварује.

Што се промена у предузећу тиче а које се дешавају применом ИТС решења, то се пре свега то се односи на одређени:

1. финансиски издатак на почетку имплементације, 2. перманентну обуку запослених 3. њихово повећано ангажовање (у почетном периоду) које ће делимично утицати

на смањење финансијске добити због немогућности да запослени задате послове обаве у нормираним временским интервалима.

4. смањење запослених у администрацији5. увећање профита после одређеног периода 6. предиктивно планирање заштите животне средине

Почетни финансијски издатак има двојаку структуру и он је:

1. једнократни - за део који се односи на избор консултантске куће која ће координирати технолошку иновацију, набавку хардверских и софтверских решења

2. периодични – који се односи на:- плаћање лиценци софтвера произвођачу (Мајкрософту) обзиром да смо

се определили за решења која ова кућа поседује у својој понуди, и - пружање услуга консултантске куће - уколико се регулише на адекватан

начин

Перманентна обука запослених се односи на три аспекта и то:

- почетну обуку за рад на инсталираном систему- накнадну обуку која се односи на решавање проблема који су се појавили у

почетном току експолатације система- периодичну обуку која се односи на преношење нових знања на запослене

насталих развојем алата и усавршавањем методологија закључивања

Повећање радног ангажовања запослених због додатне обуке за рад на инсталираном систему проузрокује и смањени учинак у домену редовних пословних задужења због њиховог увећаног обима послова. Ово је чест пример у пракси где

3


имплементација нових (поготово ИТ) система доводи до анимозитета запослених према новим решењима у прелазном периоду јер се у првом тренутку чини да се посао вишеструко увећао (што и јесте делимично тачно обзиром да се обављање послова организује двојако – на стари начин који су запослени већ савладали и на нов начин о коме немају довољно знања и рутине).

Смањење запослених у администрацији је веома битан аспект са становишта људских ресурса где увођење нових ИТ решења доводи до смањења обима мануелних послова за које је потребно ангажовање запослених чиме се остварују могућности њиховог упошљавања у другим областима. Ово имплицира и другачију образовну структуру оних који се баве администрацијом јер нова решења захтевају и виши праг знања и познавања како самих пословних циклуса тако и нових технологија.

Увећање профита после одређеног периода је сасвим логично јер је потребно да новоуведени систем почне да даје резултате а самим тим и повећа доходак предузећа чиме се у одређном периоду врши надокнађивање почетних трошкова увођења система а после одређене тачке то прераста у чисту добит на коју можемо рачунати у средњорочним и дугорочним плановима. Поменута тачка (Слика 1) од које почињемо да стварамо профит је тачно одређена (осим ако нема великих потреса на тржишту) и она је директно зависна од величине почетних улагања и текућег прихода које предузеће остварује.

Слика 1. Приказ раста профита и снижавања трошкова у функцији времена

На основу ових параметара и изнетих података у предходном делу рада, може се закључити да се ова тачка профита налази на око 12 месеци од тренутка увођења ИТ система, што значи да ће предузеће у првих 12 месеци зарађеним средствима покривати трошкове увођења ИТ система, док ће се после тог периода чист профит увећавати а примена нових решења довести до видљивих резултата. Трошкови увођења ИТ система су процентуално приказани на Слици 2 и они кореспондирају са податцима до којих су дошли произвођачи и испоручиоци оваквих ИТ система.

4


Консултантск

е услуг

е54%

Софтвер21%

Хардвер6%

Обука

6%

Остало

13%

Слика 2. Инвестициони и трошкови имплементације [5]

Предиктивно планирање заштите животне средине се односи на системе који омогућавају средњорочно и дугорочно планирање обнављања шумског капацитета како по квантитету тако и по квалитету, врстама садног материјала, и др.

2.1. УНАПРЕЂЕЊЕ ОРГАНИЗАЦИЈЕ ПОДАТАКА

У предузећу „Липовица“ постоје три велике организационе целине (Слика 3.) која свака засебно има своју до сада дефинисану администрацију. Свака од ових администрација поседује и сопствену базу података у виду папирних или електронских докумената. Део података из сваке од ових база података се налази у свакој од ових организационих целина као дуплирани или мулти-плирани примерци. Уколико је менаџменту (или некој од организационих јединица предузећа) потребна одређена информација која се појављује у свакој од ових целина онда је потребно захтевати податке од администрације сваке од њих. Свака од администрација ће независно прикупити податке из сопствене базе и на основу тога формирати предмет који ће доставити наручиоцу.

5


Продаја округлог дрвета

Праћење еко система

Праћење производње

Слика 3. Кључне пословне активности на имању „Липовица“

По приспећу оваквих информација наручиоц добија три досијеа чијом анализом можемо утврдити да је одређена количина података идентична а само један део се интересно поклапа са захтевом. Након овог потребно је да сва три извештаја инкорпорирамо у један који ће нам дати увид у тражено. Тек након ове радње настаје процес одлучивања који је иницирао радње прикупљања података. Овим примером видимо да смо за извршење задатка ангажовали три радника којима је било потребно одређено време за извршење, да би након тога уложили свој труд или труд менаџера (значи још један радник) да обједини приспело у једну целину. Ово је пример како је нерационално искоришћено време и ангажовање запослених у релативно једноставном задатку прикупљања одређених података који се налазе у различитим деловима предузећа.

Приказана ситуација нам указује на пар проблема који се овде манифестују:

1. лоша размена информација или њено непостојање2. мултиплицирање послова3. неконзистентност информација4. непостојање заједничких стандарда.

Да би ово превазишли, увођењем предоженог ИТ система, створићемо једну заједничку базу података (Слика 4) где ће се извршити њена систематизација и оптимизација тако да ће податци бити на једном месту (Data Warehouse) са могућношћу коришћења од стране сваке организационе јединице или појединца, коме је то омогућено, независно једно од других (Слика 5). Сви податци који се буду интегрисали на овај начин су јединствени, конзистентни, са заједничим стандардима и формама и њихову заштиту је много лакше реализовати. Нема изгубљених, затурених, избрисаних и на други начин недоступних информација.

6





Data Warehouse

Слика 4. Формирање јединствене базе података




Data Warehouse

Директор

Саветник

МаркетингИнжењер

Слика 5. Приступ интегрисаним подацима од стране свих корисника

7


Приказана структура и начин приступа доводи до још једног појма а то је приступ подацима који се не налазе у једном фајлу, фолдеру или групи. Ти подаци нису најчешће одмах видљиви и доступни већ је потребно да се уради филтрирање како би од много хоризонтално и вертикално добијених вредности, истакли ону која нам је потребна. Тај термин је тзв. „копање података“ (енг. Data Mining) из складишта података (енг. Data Warehouse). У суштини овај појам смо објаснили током примера на претходној страни и односило се на прикупљање података из разних извора и њихово упоређивање, сортирање и филтрирање по одређеним критеријумима. Тада смо активирали и утрошили одређене људске и временске ресурсе да би дошли до решења, док би реализацијом описаног ИТС решења радне сате и дане проведене у тражењу и филтрирању података могли свести на пар секунди (буквално) и то уколико се ради о огромним базама података. У случајевима да су то релативно мањи обими, као што је овде случај, резултати би били тренутни. Исто тако до таквих резултата би могао да дође било који радник који има одређене привилегије приступа систему. Технолошки ми смо појединачне базе података које су формиране од стране организационих јединица (продаја, праћење еко система, шумски развој и стање) формирали једну интерконекциону базу (складиште података, енг. Data Warehouse) са обједињеним подацим из свих независних база којој ће се убудуће обраћати сви клијенти уколико желе да реализују одређене упите.

2.2. УНАПРЕЂЕЊЕ ПРАЋЕЊА ПРОДАЈЕ

Главни разлози због којих се предузеће „Липовица“ одлучило за примену ИТ унапређења пословања се пре свега односе на сектор продаје и то су:

• Интеграција финансијских информација: различита одељења предузећа имају различите погледе на показатеље пословања, стварајући на тај нацин више верзија истине

• Интеграција информација о поруџбинама: сада је могуће пратити процес реализације поруџбине (који је иницирао одређени купац) од самог формирања захтева до испостављања завршног рачуна купцу и праћења наплате.

• Интеграција издатих налога и дознака за одобрење сече: даје комплетни увид у дозначавање одобрења за сечу на основу приспелих наруџбина и расположивог шумског материјала за сечу. Ово су подаци који одмах бивају прослеђени и делу за производњу чиме се отпочиње реализација сече дрвета по спецификацијама.

• Смањење залиха: бољи увид у пословање (производњу, продају, стање на стовариштима) омогућава да оно нема застоја што може довести до смањења остварења планиране зараде гомилањем непотребних залиха готових производа и недостатка робе за којом тренутно има потражње.

Праћењем поменутих параметара се максимизира зарада која се остварује од продаје дрвених облица. Овде је могуће пратити сваког купца понаособ, пратити његове наруџбине (не(испоручене), не(реализоване), (не)плаћене), за какву је робу заинтересован (одређена врста дрвета), у којој мери је коректан приликом исплате (да

8


ли касни са плаћањем, или не плаћа испоручено). Могуће је видети, уколико су купци са различитих подручја, шта се тражи од производног програма и која се цена постиже на одређеном простору. Могуће је анализирати потребе за увећањем производње одређене врсте дрвета јер би његовим повећаним пласманом увећали и степен зараде предузећа. Такође, сада је праћење аналитике и синтетике финансијских извештаја неупоредиво олакшано чиме се на дневном нивоу може пратити финансијска ситуација предузећа.

2.3. УНАПРЕЂЕЊЕ ПРАЋЕЊА ШУМСКОГ РАЗВОЈА И ПРОИЗВОДЊЕ

У овој организационој јединици шумског газдинства „Липовица“ потребно је разграничити њене ингеренције и како се оне задовољавају. Један од послова је експлоатација шумког дрвета и у том домену је њено функционисање тесно везано са сектором који се бави финансијама и продајом. У овом домену потребно је извршити пријем наруџбина, њихову реализацију и презентовање извештаја. Надаље потребно је пратити рад извршиоца на терену али и истовремено ажурирати податке ГИС структуре који ће менаџменту предузећа дати увид у густину и квалитет растиња на парцелама чиме се избегавају могућности претеране сече и уништавања растиња, а омогућава правилно планирање сече и засада.

Документа која су до сада реализована у следећим формама:

1. Потписани уговори са извођачима шумских радова2. Потписани уговори са купцима округлог дрвета3. Издате дознаке за одобрење сече одабраних стабала4. Издат радни налог за извођење радова5. Издати записници о завршетку радова

замењују се са електронски вођеном евиденцијом о извођачима радова, купцима, реализацији уговоених обавеза, дозначавању одобрених сеча стабала и ГИС структури периметра. На овај начин се задуженима за овај сектор ставља на располагање информације следеће садржине:

• Информације о извођачима радова: могуће је имати тренутни увид у бројно стање и распоред радника који су на терену као и њихов дневни учинак. Могуће је направити рангирање и праћење рад сваког од њих, ко и колико се повређује на раду, да ли користи често одсуствовање на конту боловања, упоредити групе радника и њихов учинак, и др.

• Увид у потписане уговоре са купцима: који су добијени од стране финансијске службе те се не могу десити ситуације да је роба испоручена а да није ни наручена од стране купца, али се и спречавају фиктивни налози чиме се затварају могућности махинација.

• Увид у ниво реализације послова: тиме се јасно ставља до знања одговорнима колики планирани обим посла треба урадити или је урађен – да ли се касни са испоруком или не, да ли има приоритетних купаца чије потребе је неопходно задовољити у најкраћем року, итд.

9


• Колико је шума проређена или исечена на одређеним парцелама.

Последња ставка нас доводи и до питања производње што се односи на заустављање сече на одређеним парцелама и набавку садног материјала, као и праћења стања стабала на свакој катастарској парцели. Ово су информације које су неопходне вишем менаџменту предузећа ради планирања дугорочних инвестиција и процене зараде у том периоду.

2.4. УНАПРЕЂЕЊЕ ПРАЋЕЊА СТАЊА ШУМСКОГ ЕКО СИСТЕМА

Праћење шумског еко система предузећа „Липовица“ је од пресудног значаја за планирање увећања прихода на шумском газдинству. Оно се заснива на праћењу шумско-економских и производних планова. То подразумева да је потребно избалансирати захтеве тржишта за сечом и могућност обнављања шумског еко система.

Да би постигли наведени циљ унапређења система коришћењем ИТ решења која су предожена потребно је створити одређене предуслове који се односе на аквизицију података са терена. Обзиром да је то велики посао и да се односи на сваку појединачну парцелу засада, степен сложености реализације се експоненцијално увећава. Овде се под појмом аквизиције подразумева формирање ГИС мапе са стањем у свакој тачки поседа поштујући премисе које су већ дефинисане у раду (нпр.: селектовање сваког дрвета букве у полигону X, које је старије од 7 година, а да при том удаљеност од најближег стабла није мања од 5м ни већа од 12м).

Када се изврши аквизиција на терену добићемо мапу покривања сваке од парцела са сваком од врсте дрвета и његовом старости. Ови подаци се наравно могу транскодовати у табеларни приказ али и графички што је много боље за визуелну перцепцију приликом доношења одлука. Исто тако ово нам омогућава да реализујемо укрштене упите (нпр.: желимо да видимо количину борове шуме на парцелама 52-60 које је старије од 10 година, или прикажи густину буковог дрвета погодног за сечу са промером од 40 до 120 цм у наредном периоду од 6 месеци, итд.) тако да је у ова два примера могуће у делу секунде добити потребне информације које у првом случају би могле да се односе на стање борове шуме по парцелама, а у другом случају на могућност продаје буковог дрвета заједно са запреминским збирним параметрима.

Значи вишедимензијска структура података и упита које можемо да реализујемо користећи ОЛАП (енг. Online Analytical Processing) технику је малте не неограничена уз поштовање само једног услова а то је постојање базичних података на основу којих је могућа реализација.

10


2.5. НЕКЕ ПРИМЕНЕ ОЛАП ИЗВЕШТАВАЊА У ПРЕДУЗЕЋУ „ЛИПОВИЦА“

ОЛАП извештавање је ништа друго до формирање једноставних и пријемчивих извештаја користећи огромне базе података из којих су вишеструким филтрирањем добијени подаци и то све за веома кратко време. Овакав приступ извештавању омогућава да се искористе и примене искуства других предузећа која су применила концепт пословне интелигенције (енг. BI, Bussines Inteligence). Таква предузећа су у стању да смање укупне оперативне трошкове, знатно повећају продуктивност и да на најбољи начин искористе своје стратешке предности.

Овде ће бити приказане неке од примена које се у свим предузећима па и у посматраном могу издвојити као заједничке.

2.5.1. Примена у сектору финансија

У већини предузећа велика већина или скоро све анализе се раде управо у сектору финансија због тога што се ту консолидују подаци свих активности предузећа. Финансијске анализе обухватају трошкове, приходе и компаративне анализе постигнутих перформанси и пројектованих очекивања, као и повратну везу ка менаџменту ради предузимања евентуалних мера корекције пословних планова и активности. Међутим, такав традиционални приступ концентрације анализа у сектору финансија није оптималан из више разлога, нпр.:

1. Менаџери који управљају пословним активностима одговорни су за различите области пословања и, по природи посла, нису позиционирани само у сектору финансија. С друге стране, они су најбоље упознати са подацима који настају као резултат активности из њихове надлежности, али проблем је што сви они нису укључени у аналитички процес.

2. Кључни фактори финансијких извештаја који се односе на трошкове (као што су производи или купци) генерално се не налазе у финансијским анализама, зато што су оне концентрисане углавном на вредности које се налазе на разним рачунима, контима, картицама, итд. Финансијске анализе на тај начин могу да утврде финансијске факторе, али не и реалне ситуације које утичу на профитабилност.

3. Аналитичари већину свог времена користе проучавајући завршне извештаје не водећи рачуна о томе шта су узроци да су се такви извештаји нашли на столу.

ОЛАП извештавање омогућава финансијском сектору много брже, конфорније и сврсисходније извештавање. Поред тога, значајно се унапређује дистрибуција информација.

11


Пример: Остварени профит и губици

Ова врста извештаја је сачињена за детаљну анализу трошкова на најнижим нивоима које покрива оперативно планирање. Такав извештај омогућава менаџерима да схвате разлике између стварних и планом пројектованих трошкова за сваку категорију трошка који је утврђен у оперативном плану. Та врста анализе је значајна да би се одржала планска дисциплина, предупредиле нежељене ситуације и верификовала поузданост података.

Када сектор финансија дистрибуира податке од интереса (једноставним уносом на дневном нивоу) те податке оперативни менаџери (преко ОЛАП извештаја) ће бити видљиви истог тренутка. Овим се постиже да је менаџерима и другим запосленима којима је приступ оваквим информацијама дозвољен, омогућен увид у стање у сваком тренутку а не на крају кварталног или годишњег периода, чиме смо за разлику од статичких података који су дистрибуирани раније, сада активно укључили комплетан надзорни орган у истраживању кључних фактора и њиховом праћењу кроз пословне активности. На пример, ако је примећен пораст трошкова од 5%, могуће је детаљном анализом доћи до узрока и места на коме настаје повећање трошкова. Овим се могу пратити и трендови и тенденције повећања зараде или трошкова чиме смо у стању да одмах реагујемо уколико приметимо одступања од пројектованих вредности.

2.5.2. Примена у сектору продаје

Продајни тимови пре свега треба да буду оријентисани на категорију прихода, а не на категорију профита. Основни циљ примене ОЛАП извештавања у области продаје јесте да ускладе активности продаје с корпоративним циљем повећања профита.

Основни проблем, кад је у питању извештавање везано за продају, јесте време које је потребно за прикупљање података, анализе, прављење и дистрибуцију извештаја. То време се може мерити сатима, а неретко и данима. ОЛАП извештаји омогућавају тимовима продаје да брзо манипулишу информацијама везаним за продају.

Пример: Анализа продаје

Анализа продаје представља идеалан проблем за ОЛАП извештавање (Слика 6). Извор података за ту врсту мултидимензионалне анализе налази се у продајним фактурама које поседује свако предузеће. Кроз анализу продаје менаџери могу да уоче доминантне вредности, а детаљном анализом и то који производи кључно утичу на резултате продаје. Могуће је, такође, да се изолују водећи купци и да се детаљном анализом утврде производи који утичу на приходе од тих купаца. У суштини, могуће је комбиновати факторе, као што су купци, производи, сегменти тржишта да би се схватили параметри раста и утврдили трендови. С тим приступом менаџери су у стању да открију законитости које раније нису биле видљиве. На пример, могуће је утврдити који купци у којим времеским периодима године исказују потребе за одређеном врстом

12


дрвета и у којим количинама. Да ли смо били у ситуацији да задовољимо тражњу са једне парцеле (чиме смањујемо транспортне трошкове, ангажовање извршилаца и повећање губитака на основу премештања робе) или смо морали да тражњу задовољимо са више парцела које су међусобно удаљене.

Слика 6. Интерактивни извештаји за анализу продаје [6]

2.5.3. Примена у сектору маркетинга

Удео на тржишту је уобичајена мера успеха у маркетингу. Кључно питање које се поставља је: како придобити купце који ће максимално повећати добит предузећа – велике купце. Водеће банке данас посматрају клијенте на исти начин као што су некад гледали на инвестиционе планове: анализирају њихову профитабилност и концентришу се на оне с најбољим резултатом. ОЛАП извештавање у сфери маркетинга омогућава предузећима да посматрају купце на исти начин.

Пример: Извештај о профитабилности купаца

Ова врста ОЛАП извештаја рангира купце од најпрофитабилнијих ка мање профитабилним, прати њихове вредности кроз време и прати њихов број у сваком профитном нивоу, што омогућава непрекидни увид у трендове. Менаџери који користе тај извештај у стању су да прате купце усвакој групи, пореде њихове параметре, као што су географске локације, гране индустрије, величина, број и врста производа које купују и тако даље. Такође, оно ће бити у стању да анализом атрибута производа –

13


врста дрвета, пречник захтеване облице, фреквенција тражње у току године, цена – открију кључне факторе профитабилности на сваком сегменту тржишта.

2.6. ФАКТОРИ РИЗИКА ИМПЛЕМЕНТАЦИЈЕ ИТС У ПРАКСИ

Фактори ризика имплементације напредних система у пракси су познати и разграничени обзиром да се у већој или мањој мери појављују у свим предузећима и организацијама где су имплементирани. Генерално ови ризици су препознати од стране консалтинг фирми и засновани су на емпиријским искуствима сваког од њих. Можемо из поделити на неколико категорија и то:

1. Проблеми имплементације који се односе на постојећу организацију у предузећима

2. Проблеми имплементације који се односе на застареле и превазиђене производне процесе и затечену пословну информатичку структуру

3. Проблеми имплементације који се јављају као поседица непостојања координације између различитих сектора једне организације

4. Проблеми у планирању времена5. Кадровски проблеми и то у правилу са кључним људима који су на врху

пирамиде одлучивања

Наравно ови али и други проблеми који добрим делом настају због специфичности имплементације у одређеним гранама производње, су решиви и они се најчешће решавају „у ходу“, уз веће или мање разумевање запослених. Из сопственог искуства могу да кажем да је за промене које настају оваквим технолошким скоком највише разумевања у средњем менаџменту док највећи отпори и опструкције долазе са врха и дна пирамиде одлучивања.

2.7. СКРИВЕНИ ТРОШКОВИ ИМПЛЕМЕНТАЦИЈЕ ИТС

Имплементација сваког новог система поред својих предности носе и своје мане. У досадашњем излагању наведене су неке од њих али никад није згорег да се помену и скривени трошкови и потешкоће који се јављају преласком на нову технологију:

1. Обука – велики број запослених мора проћи разне нивое обуке2. Трошкови интеграције и тестирања – тестирање веза између инсталираног и

затеченог софтвера који остаје у финкцији.3. Трошкови прилагођавања – прилагођавање софтверског решења постојећим

пословним процесима и специфичностима4. Трошкови конверзије података – пребацивање затечених података предузећа из

старог система у нови, при чему је већина података из старог система са великим степеном неуређености чиме им се смањује употребна вредност

14


5. Трошкови консултаната „ad infinitum” – накнаде консултантима су велике када корисници не успеју да испуне све обавезе у договореном периоду

6. Исплативост инвестиције – компаније очекују резултате одмах након инсталирања система што никада не може бити случај. Очекивано време исплативости зависи од много фактора (обим пословања, трошкови имплементације, величина структуре, …) али никако неможе бити мања од 12 до 18 месеци

7. Пост депресија – у великом броју предузећа учинковитост се драстично смањила непосредно након модернизације. Разлог је једноставан а односи се на другачије методе и стандарде од онога како је навикнуто. Решење овог проблема се само реализује после одређеног времена прилагођења

8. Запослени који први схвате могућности нових технологија и почну да их користе стављају у неравноправан положај оне који то нису на време схватили чиме се ствара разлика у заради и статусу што може да изазове одређене несугласице у колективу...

2.8. КЉУЧНИ ФАКТОРИ УСПЕХА ИМПЛЕМЕНТАЦИЈЕ ИТС-А

Да би пројекат успео потребна је подршка од стране различитих структура. На Слици 7 је приказано истраживање AberdeenGroup Inc. чије је истраживање обухватило анкетирање корисника који су имплементирали унапређења о којима смо говорили чији су аутори највеће светске компаније из ове области. Ово је апсолутно применљиво и у нашим условима те је овде и уврштено као смерница добре праксе других.

Подршка највишег руководства

Снажан пројектни тим

Расположивост ресурса

Комуникација Пројектни тим <-> Организација

Јасно дефинисани циљеви пројекта

Обука пројектног тима

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Слика 7. Кључни фактори успеха [7]

15


16


3. ПРЕДНОСТИ НОВОГ НАЧИНА ПОСЛОВАЊА ИЗ ИСКУСТВА КОРИСНИКА - АНКЕТА

Као што је наведено у раду стварни ефекти модернизације система одлучивања се јављају најраније после 12 до 18 месеци од имплементације. Међутим, од стране консалтинг фирме је после годину дана урађен један пресек стања система када је искоришћена ситуација да се анкетирају неки од корисника како би дали своја запажања. Овде преносимо импресије двојце анкетираних као и закључак менаџмента у вези повећања профита на основу информација које су им биле доступне.

„Могу да кажем да сам задовољан могућностима које нам пружа нови информациони систем. Побољшања су евидентна, а нека од њих и лако мерљива. На пример, пре увођења ИТС-а у предузећу „Липовица“ се данима чекало да се нешто прокњижи, а сада се то ради у реалном времену. Такође, од тренутка када се припреме облице за транспорт па до тренутка када исте купац преузме пролазило је по неколико дана. Сада се све завршава дан за даном“, каже Петар Петровић, менаџеру предузећу „Липовица“.

„Коналтинг фирма нам је још у фази увођења система предложила да почнемо да користимо предности ОЛАП технологије. Ми смо тај предлог прихватили и они су нам направили ОЛАП коцке за поједине сегменте пословања – продају, набавку, финансије, књиговодство, еко систем и шумарство. То се показало као одлично решење и данас се користи у свим сегментима предузећа за потребе извештавања и анализе пословања. За преглед података се користи Мајкрософт Ексцел, тако да више готово и да нема корисника који није искористио понуђену могућност да извештаје и аналитичке погледе прилагоди сопственим потребама и одговорностима”, додаје ИТ менаџер Милан Перић.

Увођењем јединственог решења у све организационе јединице предузећа „Липовица“, остварила се вишеструка корист, олакшана је комуникација према купцима и добављачима, као и интерна комуникација унутар самог предузећа. Тако је сада комуникација између комерцијале и финансија значајно смањена, јер информације уносе они који их стварају, при том носећи одговорност за то што је унето, а и једни и други могу сами да дођу до свих података који су им потребни. Захваљујући успеху имплементације ОЛАП функционалности у овом предузећу менаџмент је дошао до закључка да је у периоду од 5 година могуће проширити капацитете за 23% и извршити прерасподелу садног и резног материјала који би донели укупни профит од 47% у односу на садашњи период.

17


4. ЛИТЕРАТУРА

[1] Лазаревић, Б., и др., Пројектовање информационих система, Научна књига, Београд, 2005

[2] Бајгорић, Нијаз, Менаџмент информацијских технологија, Економски факултет у Сарајеву, 2007

[3] Денић, проф. др Небојша, Менаџмент информационих система, Београд, 2010

[4] Денић, проф. др Небојша, Докторска дисертација, Београд, 2009

[5] веб страница: прес служба САП АГ (енг. Systems, Applications and Products in Data Processing), www.sap.com

[6] веб страница: Data Visualization Software Solution: Business Ingelligence, Analytics and Reporting, http://support2.dundas.com/OnlineDocumentation

[7] веб страница: истраживања AberdeenGroup Inc. www . aberdeen . com

18

hhttp://www.aberdeen.com/_aberdeen/cost/-/-/-/search.aspx

hhttp://support2.dundas.com/OnlineDocumentation/WebOLAP/Elements%20of%20an%20OLAP%20Client.html#seealsobookmark

http://www.sap.com/

Documents

Seminarski - projektovanje inf. sistema