İSİG PERFORMANSINI İYİLEŞTİRME AMAÇLI BENCHMARKİNG … · olası benchmarking konularının (yöneticilerinin ve çalışma arkadaşlarının da fikirleri alınarak) düşünülmesi

301

1İSİG PERFORMANSINI İYİLEŞTİRME AMAÇLI BENCHMARKİNG ÇALIŞMASI

Melda Şahin GARİPAĞAOĞLU

Osman Zeki ERBAHAN

Özet: Çelik Üretim Başmüdürlüğü tarafından 1. Sıcak Haddehane ve 2. Soğuk Haddehane Müdürlükleri ile gerçekleştirilen ERDEMİR İçi Benchmarking çalışması uygulama planının hayata geçirilmesi aşamasına gelinmiştir. Bu rapor bu aşamaya kadar yapılan çalışmalar, edinilen deneyim ve uygulama planını kapsamaktadır. Hedefler bazında oluşturulan uygulama planı hayata geçirildikten sonra, yapılacak gözden geçirme çalışmaları, ulaşılan sonuçlar ve karşılaşılan problemler tekrar rapor haline getirilecektir. Bu nedenle, mevcut raporun bir nihai ürün değil, ara rapor olarak değerlendirilmesi gerekmektedir.

1. GİRİŞ Erdemir’de yapılan ilk benchmarking çalışması; Çelik Üretim Başmüdürlüğü tarafından Teknik Emniyet, Kalite Kontrol ve Kalite Güvence Müdürlüklerinin katkılarıyla gerçekleştirilen “İSİG Performansını İyileştirme” amaçlı projedir. Çalışmanın sponsorluğunu(1) Çelik Üretim Başmüdürü Uğur YILMAZ, Ekip Liderliğini(2) Çelikhane Müdürü Şafak ÇAPAR yürütmüştür. Osman Zeki ERBAHAN, Salih DİKMEN, Uğur DEMİRHAN, Utku ÇELİK, Cem ERTAM, Süleyman AKSU, Hakan YAZICI, Kamber AYGÖREN tarafından yürütülen projede, benchmarking ortakları(3) (ortak-benchmark) olarak 1. Sıcak Haddehane ve 2. Soğuk Haddehane Müdürlükleri seçilmiştir. Başta ekiple çalışmayı kabul eden benchmarking ortakları olmak üzere tüm çalışma arkadaşlarımıza destek ve katkılarından dolayı teşekkür ederiz. Benchmarking çalışması aşağıda belirtilen dört adım çerçevesinde yürütülmektedir. Uygulama planı Ek 1’de verilmiştir. 1. Benchmarking’e Hazırlanma, 2. Olguları Belirleme, 3. Eyleme Geçme, 4. İzleme ve Ayarlama. Bu rapor; fiili olarak bitmiş olan benchmarking’e hazırlanma, olguları belirleme aşamalarında

gerçekleştirilen çalışmaları, eyleme geçme aşaması için yapılan

planlamayı ve planlama sürecinde yapılan çalışmaları,

benzer bir çalışmayı yürütmek isteyen ünite ve birimler için ,örnek olması ve raporun bütünlüğünün bozulmaması amacıyla ,uygulama planının hayata geçirilmesi ve izleme ve ayarlama çalışmalarının nasıl gerçekleştirileceği konusunda alınan kararları içermektedir.

(1) Sponsor

Prosesin sahibidir. Projeye tanınırlık ve itibar sağlar. Çalışanlardan ve daha üst kademe yöneticilerden gelen tepkilere karşı koruyucu tampon işlevi görür. Sonuçlardan etkilenen alanlardaki kişileri “benchmarking” bulgularıkonusunda hazırlar. Ekibin karşılaştığı engelleri kaldırır. Yasal ve hukuki konularda köprü görevi görür. Ortaklar ile nelerin paylaşılacağını açıklığa kavuşturur.

(2) Ekip Lideri Ekip lideri hedeflere ulaşılmasından sorumludur. Ekip üyeleri arasındaki sorunları çözer, katılımı sağlar, sponsor ve daha üst düzey yönetim kademeleriyle ilişkileri sürdürür (herhangi bir bireyin baskın hale gelmediğinden emin olarak), fikir birliği sağlar.

(3)Benchmark , Benchmarking sürecinde kendimizi ölçmek ya da kıyaslamak için kullandığımız referans noktası.

302

Örneğin çabuk ve ayaküstü yemek yemede “MC DONALD’S” bir benchmark’dır . Bu firma, hamburger üretimi ve sunuşunda müşteri beklentilerini karşılamada diğerleri için bir modeldir. Çünkü müşterinin Çin’de soya soslu hamburger, Türkiye’de soğanlı hamburger ve kolonyalı mendil istediğini bilmektedir. ) Şirketimiz açısından bakıldığında, gelecekte yapılabilecek şirket dışı benchmarking çalışmaları için deneyim ve bilgi birikimi sağlayacağını düşündüğümüz bu çalışmanın Çelik Üretim Başmüdürlüğü açısından hedefi başarılı İSİG iş sonuçları üretmektir. Bu hedef gerçekleştirildiğinde elde edilen bilgi ve deneyim başta benchmarking ortaklarımız olmak üzere tüm ünitelerle paylaşılacaktır. 1.1 Ekibin Çalışma Yöntemi Benchmarking ekibi çalışmasını haftada iki gün, minimum 2 saat süren toplantılar yaparak sürdürmüştür. Ekip sinerjisini kullanmak için, çalışmaların hep birlikte, toplantılar yoluyla yapılması yöntemi benimsenmiştir. Ancak, detay konulardaki çalışmalar zaman zaman (ekip tarafından alınan prensip kararlarına uygun olarak) daha küçük alt ekipler tarafından yürütülmüştür. Örneğin, ortaklara yapılan saha ziyareti sırasında çeşitli kademelerdeki çalışanlara sorulan soruların cevapları derlenerek, ortak tarafından verilen tek bir cevaba dönüştürülmüştür. Uygulama değişikliklerinin başlatılması aşamasına kadar toplam 30 toplantı yapılmıştır.

2.0 Yapılan Çalışmalar

Çalışma, Çelik Üretim Başmüdürü Uğur YILMAZ’ın, Kalite Güvence Müdürlüğü’nden kritik başarı faktörü olarak belirledikleri İş Sağlığı ve İş Güvenliği (İSİG) konusunda ERDEMİR içi Benchmarking çalışması yapma talebi doğrultusunda başlatılmıştır. Çalışmalar “Benchmarking” adımlarına (Benchmarking’e Hazırlanma, Olguları Belirleme, Eyleme Geçme, İzleme ve Ayarlama) uygun olarak sürdürülmektedir. 2.1 Benchmarking’e Hazırlanma,

2.1.1 Eğitim

Kalite Güvence Müdürlüğü tarafından, olası Benchmarking ortakları ya da çalışma içinde yer alma potansiyeli yüksek olarak belirlenen ünitelerinin (2. Soğuk Haddehane, 1. ve 2. Sıcak Haddehane, Kalite Kontrol) yöneticilerine; benchmarking konusunda bilgi ve çalışma planı aktarılmıştır. Bu paylaşım toplantısında, Teknik Emniyet Müdürlüğü’nün de çalışmaya katılması önerilmiş ve uygun bulunmuştur. (18/05/2000 – Eğitim Müdürlüğü) Yöneticiler paylaşım toplantısında belirlenen kriterlere (gerekli uzmanlığa sahip, stratejik kalite planlaması hedeflerini anlayan, zaman ayırabilecek, ilgili, konunun

aciliyetini kavramış, sonuçtan etkilenen alanlarda yer alan, yaratıcı ve esnek) uygun çalışanlarını potansiyel ekip üyesi olarak belirlemişlerdir. Yöneticilerin belirledikleri 24 başmühendis/mühendis düzeyinde çalışana, 2 grup halinde 2 günlük “Uygulamalı Benchmarking Eğitimi” verilmiştir. (22/05/2000-23/05/2000 ve 05/06/2000-06/06/2000 tarihlerinde.) Kalite Güvence Müdürlüğü; eğitim alan personel sayısı ve niteliğini düşünerek 2 ayrı bechmarking projesi yürütülmesine karar verilmiştir. 2.1.2 Benchmarking Konusunun Belirlenmesi Eğitime katılan personelden yapılacak ikinci proje için olası benchmarking konularının (yöneticilerinin ve çalışma arkadaşlarının da fikirleri alınarak) düşünülmesi istenmiştir. Eğitim alan tüm çalışanlarla olası benchmarking konularının belirlenmesi ve olası benchmarking konuları arasından proje konusunun seçilmesi amaçlı iki toplantı yapılmıştır. Bu toplantılarda belirlenen konu önerileri aşağıda sıralanmıştır;

Üretim açısından kritik malzemelerin tüketiminin takibi,

Özellikle yeni işe başlayanlar olmak üzere, çalışanların işle ilgili eğitimleri,

Bakım çalışmalarının (işletme ve bakım arasındaki yetki ve sorumluluk paylaşımını da kapsayarak optimum şekilde) planlanması ve yürütülmesi,

Enerji tasarrufu, Ünitelerin tanıtıldığı web sayfalarının hazırlanması Düzeltici ve Önleyici faaliyetlerin etkin bir şekilde

uygulanması, İyileştirme Çemberleri, Aylık faaliyet raporlarının hazırlanması. Başlangıç olarak iki ayrı benchmarking projesinin aynı anda yürütülmesi düşünülmüştür. Eğitim alan personel ve yöneticilerle yapılan görüşmelerden sonra; ikinci projenin, sponsor olarak başmüdür, ekip lideri olarak müdürün görev alacağı birinci çalışma bittikten sonra (bu çalışmada edinilen deneyimlerden faydalanılarak) başlatılmasına karar verilmiştir. Çelik Üretim Başmüdürlüğü, Teknik Emniyet, Kalite Kontrol Müdürlüklerinden eğitim alan personelin ve Çelikhane Müdürünün katıldığı bir toplantı yapılarak; İSİG olarak belirlenen benchmarking konusu irdelenmiştir. 2.1.3. Ekip Üyelerinin Belirlenmesi Alt konuların belirleme toplantısında benchmarking ekibi de oluşturulmuştur. Benchmarking çalışmasının birinci adımı olan “Benchmarking’e Hazırlanma” çalışmaları bu noktada bitmiştir.

303

2.2 Olguları Belirleme İkinci adım olan “Olguları Belirleme”, Çelik Üretim Başmüdürlüğünün birinci adımda belirlediği konularda ölçüt olarak kullanılabilecek performans parametrelerinin ve güncel değererinin belirlenmesi çalışmalarıyla başlamıştır. Bu çalışma sonucunda; kısa sürede sonuç alınabilecek, kolayca fark edilebilen uygulama değişiklikleri

sağlayacak, ölçülebilir, başarma şansı yüksek, müşteri odaklı (bu çalışmanın müşterisi ünite

çalışanları, yöneticileri ve ERDEMİR içindeki bu çalışmanın sonuçlarından faydalanabilecek diğer üniteler olarak algılanmaktadır),

ünitenin problemlerini çözecek

alt konular belirlenmeye çalışılmıştır. Alt konu belirleme çalışmalarında, İSİG konusunda yürütülmesi gerekli tüm faaliyetleri kapsadığı öngörülen OHSAS 18001 İSİG Yönetim Sistemi Spesifikasyonu kullanılmıştır.

Tablo 1. Benchmarking Ekibi Üyeleri

Ekip Lideri Şafak ÇAPAR Çelikhane Md.

Yazışma Sorumlusu (1) O. Zeki ERBAHAN Çelikhane Elektrik

Bakım Müh. Kayıt Sorumlusu (2) Salih DİKMEN Çelikhane Mekanik

Bakım Müh.

Rehber (3) Hakan Yazıcı Teknik Emniyet Müh.

Üye Cem ERTAM 3-4 Sür. Dök. Elektrik Bakım Müh.

Üye Süleyman AKSU Teknik Emniyet Müh.

Üye Uğur DEMİRHAN İkincil Metalurji İşletme Müh.

Üye Kamber AYGÖREN Kalite Kontrol Müh.

Üye Utku ÇELİK Yardımcı Tesisler İşletme Müh.

Sonuç olarak (bu hususlarla bağlantılı sorular ilgili konu başlığı altında irdelenmek üzere) aşağıdaki konular belirlenmiştir.

Yapı ve Sorumluluklar Eğitim, Bilinçlendirme ve Yetkinlik İletişim ve Bilgi Paylaşımı Kazalar, Olaylar, Uygunsuzluklar ve Düzeltici-

Önleyici Faaliyetler Dört ana konu bazında belirlenen performans ölçütlerini sorgulayan toplam 100 soru hazırlanmıştır. Hazırlanan sorular, benchmarking ortaklarının yalnızca bu günkü

durumunu öğrenmeye değil ayrıca gelecekleri hakkında bir profil çıkarmaya yöneliktir. Sorular hazırlanırken, her bir sorunun nerede (ofis – saha) ve kimlere (Müdür, Komite Başkanı, Müdür Yardımcısı, Başmühendis, Mühendis, Formen, Çalışan, Denetçi) sorulacağı belirlenmiştir. Ayrıca, ortakların verecekleri cevapların asgari olarak hangi bilgileri içermesi gerektiği belirlenmiştir. (1) Yazışma Sorumlusu

Ortakla yazışmaları yürütür. Gezi raporu yazar. (2) Kayıt Sorumlusu

Fikirleri özetler. Tartışmaları kaydeder. Ekip kayıtlarını tutar. Yerinde ziyaret bulgularını kaydeder. Gezi raporu yazılmasına yardımcı olur.

(3) Rehber Projenin hedef ve bölümlerini gözden geçirir. Ekibe her adımı tamamlamasında yardımcı olur. Veri toplama ve analiz yöntemleri önerir. Zamanı ayarlar.

Tablo 2. Konulara Göre Soru Sayıları

Konu Soru Sayısı Yapı ve Sorumluluklar 23 Eğitim, Bilinçlendirme ve Yetkinlik 26 İletişim ve Bilgi Paylaşımı 22 Kazalar, Olaylar, Uygunsuzluklar ve Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler 29

TOPLAM 100 Performans parametrelerini belirleme çalışmaları sırasında Çelik Üretim Başmüdürlüğü’nde İSİG ile ilgili sağlıklı bir şekilde tutulan tüm bilgilerin reaktif veriler (kazalar, olaylar, hastalık ya da hasarlanmalar ve bunların sonuçları ile ilgili kayıtlar) olduğu görülmüştür.

İSİG sisteminin belirlenen hedefleri karşılama durumunu irdeleyen proaktif verilerin (örneğin, İSİG denetimlerinin sıklık ve etkinliği) ise izlenmediği ya da kayıtlarının sağlıklı olmadığı görülmüştür. Bu durum ekibi,

1. İSİG ile ilgili izlenebilecek verilerin (reaktif, proaktif veriler ve sonuç göstergeleri) neler olduğu,

2. bu verilerden hangilerinin izlenmesinden daha fazla yarar sağlanacağı (yapılması planlanan çalışmalarla ilgili verilerin neler olduğu),

3. bu verilerin hangi yöntemler kullanılarak izleneceği

konularında daha detaylı bir çalışma yapmaya yönlendirmiştir. Benchmarking çalışmasında doğru soruları sorabilmek, alınan cevapları sağlıklı bir şekilde değerlendirebilmek için, başta BS 8800 Mesleki Sağlık ve Güvenlik Sistemi Rehberi olmak üzere çeşitli dokümanlar

304

incelenerek bilgiler derlenmiştir. (Uygulama planı hazırlama aşamasında, hedeflerin gerçekleştirilmesi konusunda performans ölçütleri seçilirken, uzmanların izlenmesini önerdikleri veriler tercih edilmiştir. ) Soru hazırlama çalışmaları bittikten sonra sorular öncelikle Çelik Üretim Başmüdürlüğü’nün çeşitli kademelerdeki çalışanlarına sorulmuştur. Sorulara verilen cevaplar incelendiğinde üç önemli sonuç elde edilmiştir. 1. Çalışanlar soruları anlamakta ve cevaplamakta güçlük

çekmemişlerdir.

2. Hazırlanan soruların büyük bir çoğunluğuna “ölçülebilir, somut” cevaplar verilememiştir.

3. Çelik Üretim Başmüdürlüğü’nün benchmarking ortaklarıyla paylaşmayacağı, sır niteliğinde hiçbir bilgi yoktur.

Bu sonuçlar değerlendirilerek;

1. Soruların anlaşılmasında güçlük çekilmeyeceği,

2. Ortaklarında saklamalarını gerektirecek bir bilgi olmayacağı,

düşünülmüştür. Hazırlanan sorulara “ölçülebilir, somut” cevaplar verilememesi, İSİG performansını değerlendirmeyi sağlayacak bir veri toplama sistematiği kurulması gerekliliğini göstermiştir. Ortakların özellikle bu açıdan irdelenmesine karar verilmiştir. Veri toplama sistemi ile;

Çelik Üretim Başmüdürlüğü’nün İSİG konusundaki hedeflerine ulaşma durumu,

risk önlem ve kontrollerinin uygulanma düzeyi ,

geçmiş deneyimlerinden (kazalar, kayba ramak kalmalar ya da hastalıklar) çıkarılan dersler,

çalışanlara yönelik yürütülen eğitim, bilinçlendirme, iletişim ve danışma faaliyetlerinin etkinliği,

mevcut İSİG sistemini iyileştirici, geliştirici bilgilerin kullanılması konularında bilgi birikimi sağlanması hedeflenmiştir.

Henüz Benchmarking ortakları ile ilgili araştırmalar yapılmadan kendimizi değerlendirme aşamasında bu tespitleri yapabilmemiz metodolojiye uygun çalışmamız sayesinde olmuştur. Neyi, nasıl yapıyoruz, problemlerimiz, güçlü olduğumuz alanlar neler, ölçü olarak ne kullanıyoruz ve verilerimiz neler. Bu sorulara cevap verilmeden, başkalarından ne öğrenmeyi istediğimizi bilemeyeceğimiz için, kendimizi değerlendirme adımında ciddi bir efor harcanmıştır. Bu adımın hedeflerinden biride, güçlü yanlarımızı ve onları rekabet için nasıl kullanacağımızı anlamaktı.

2.2.1 Ortak Seçimi Benchmarking ortağı (benchmark - ortak) belirleme çalışmaları sırasında, ERDEMİR çapında, İSİG performansının izlenmesi amacıyla yeterli veri toplanmadığı için güçlük çekilmiştir. Ünitelerin faaliyet raporları, Teknik Emniyet Müdürlüğü tarafından hazırlanan raporlar ve İSİG ödülü alan üniteler incelenerek; İSİG ödülü alan Sıcak Haddehaneler Müdürlüğü bünyesindeki 1. Sıcak Haddehane ve ekip çalışmaları ile dikkat çeken 2. Soğuk Haddehane üniteleri ortak olarak belirlenmiştir. Bu seçimde 1 Sıcak Haddehane Mekanik Bakım Başmühendisliği’nin (anılan tarihlerde) kaza sayısının az olması etkili olmuştur. 2.2.2 Yerinde Ziyaret Benchmarking ortakları ile benchmarking ekibi tarafından hazırlanan ön görüşme planı çerçevesinde Ekip Lideri tarafından iletişim kurularak benchmarking çalışma planı paylaşılmıştır. Yerinde ziyaret sırasında alınan cevapların, Çelik Üretim Başmüdürlüğü verileriyle karşılaştırılmasını kolaylaştırmak için; ünite bazında yürütülen faaliyetlerle ilgili soruların ünite yöneticileri ile görüşülmesine, sahada ve alt gruplarda yürütülen çalışmalar ile ilgili soruların ise başmühendislikler bazında görüşülmesine karar verilmiştir. Bu çerçevede;

Çelikhane Mek. Bak. Başmüh. ile 1. Sıcak Haddehane Mek. Bak. Başmüh. ve Çelikhane İkincil Metalurji Başmüh. ile 2. Soğuk Haddehane İşletme Başmüh. verilerinin birlikte irdelenmesine karar verilmiştir. Soru listeleri ortaklara ünvanlara göre listelenerek gönderilmiştir. Hedeflenen benchmarking ortakları çalışmaya katılmayı kabul etmişlerdir. Yerinde ziyaret çalışmalarının, ortakların iş akışlarını bozmamak için 4 saatte bitirilmesi hedeflenmiştir. Soruların belirlenen sürede sorulabilmesi için benchmarking ekibi 4 gruba ayrılmıştır. Grupların kimlerle görüşecekleri ve kaçar soru soracakları Tablo-3’de görülmektedir. Grup içindeki üyelerin saha ziyareti sırasındaki görevleri ziyaretten önce paylaşılmıştır. Her ekipte bir üye soruları sormakla, bir üye cevapları kaydetmekle görevlendirilmiştir. Denetçi ise istenen tüm cevapların alınıp alınmadığını takip etmiştir.

305

Tablo 3. Yerinde Ziyaret Grupları

Ofis Grubu 1 Ofis Grubu 2 Saha Grubu 1 Saha Grubu 2 Görüşülecek kişiler

Müdür

Komite Başkanı, Başmühendis

Mühendis, Eğitici, Alt Komite, Eğitim Sorumlusu

Formen, Çalışan, Denetçi

Soru Adedi 72 89 65 70 Sözcü Şafak ÇAPAR Uğur DEMİRHAN Osman ERBAHAN Cem ERTAM Yazıcı Utku ÇELİK Kamber AYGÖREN Hakan YAZICI Salih DİKMEN Denetçi Süleyman AKSU

Bazı sorular birden fazla grup tarafından, birden fazla gruba sorulduğundan toplam cevap sayısı 296 olmuştur. Aynı sorular birden fazla gruba sorularak, ünitede kullanılan yöntemlerin tüm çalışanlar tarafından aynı şekilde algılanıp algılanmadığı görülmeye çalışılmıştır. (Bu yöntemle; “Gerçekleştirilen faaliyetler sağlam temelli ve bütünleşik bir yaklaşımla, sistematik olarak tüm ünite de uygulanıyor, değerlendiriliyor, gözden geçiriliyor ve iyileştiriliyor mu?” sorusu için objektif delil sayılabilecek cevaplar alınmıştır.) Her bir soru için alınan tüm cevaplar, üniteyi temsil edecek tek bir cevaba dönüştürülmüştür. Çeşitli düzeyde çalışanların cevapları incelendiğinde; ciddi bir çelişki olmadığı, bunun yanında kimi konularda tarafların yapılmakta olan faaliyetlerden haberi olmadığı görülmüştür. Örneğin, “Çalışanların yapı ve sorumluluklarla ilgili görüşlerini sorgulayan sistematik bir yaklaşım var mı?” sorusuna; 1. Sıcak Haddehane Müdürlüğü yöneticileri,

“Formenlik bazında yapılan toplantılarda ve , genişletilmiş İSİG Komite Toplantısında çalışanların görüşleri alınır”;

orta kademe yöneticileri “Sistemle ilgili şikayetler formenlere ve İSİG öneri kutusuna atılır.”

“çalışanlar ise formenler şahsi olarak takip ediyor.” şeklinde yanıt vermişlerdir. Ortakların cevapları, ünitenin kendi cevapları, ünite yöneticilerinin daha genel anlamda belirlediği İSİG hedefleri, Çelik Üretim Başmüdürlüğü’nün diğer konulardaki hedef ve planları, türünün en iyisi konumundaki şirketlerin bilinen uygulamaları (örneğin, DuPont’un kazalarla ilgili bilgiyi 24 saat içinde tüm işletmede duyurma uygulaması) irdelenerek konu bazında amaç, hedef, yapılması gereken faaliyetler belirlenmiştir. Bu çalışma sırasında, hedefler (uygulama sorumlularını, performans ölçütlerini, terminleri de kapsayacak şekilde) tekrar gözden geçirileceği için (Specific Measurable Attainable Reasonable Timedependent) ilkesine uygunluk dikkate alınmamıştır.

Konu bazında yapılması planlanan işlere bakıldığında; bazı faaliyetlerin birden çok hedef için uygulanması gerekmektedir. Farklı amaçlar için aynı işlerin yapıldığı durumların (Örneğin; İSİG bilinci ve motivasyonu arttırmak, çalışma alanını belirlenmiş standartlara göre kontrol etmek amacıyla saha denetimleri öngörülmüştür.) tekrarlara neden olmasını engellemek için; hedefler konu bazında gruplandırılarak “İSİG Performansı İyileştirme Uygulama Planı” hazırlanmıştır. 2.2.3. İSİG Performansı İyileştirme Uygulama Planı “İSİG Performansı İyileştirme Uygulama Planı”nın da; her bir ana konu (yapı ve sorumluluklar, iletişim ve bilgi paylaşımı, eğitim ve yetkinlik, kontrol ve düzeltici önleyici faaliyetler) hedefi için uygulama adımları yer almaktadır. Ayrıca, her uygulama çalışması için; performans ölçütleri (sonuçların hangi veriler

değerlendirilerek izleneceği) ve başarı kriterleri (izlenen verilerde ulaşılması beklenen değerler),

performans izlemede kullanılacak veri toplama yöntemleri,

uygulama ve gözden geçirme konularında ki sorumluluklar,

gözden geçirme sistematiği belirlenmiştir. Çelik Üretim Başmüdürlüğünün İSİG iş sonuçlarını iyileştirmek amacıyla hedefler geliştirilirken; benchmarking ortaklarının ve ünitemizin mevcut durumu, gelecekte olmak istediğimiz yer, İSİG konusundaki sistem standartlarının önerileri dikkate alınmıştır. Hedeflerimizden bir kısmı ortaklarımızda uygulama örnekleri olmayan ama standartlarda vurgulanan konularda belirlenmiştir. Bazı hedefler ise (örneğin, 2. Soğuk Haddehane Müdürlüğü’nde başarı ile uygulanan 5S faaliyetleri gibi) ünitemizde zaten başlatıldığı için, plana dahil edilmemiştir. Bazı çalışmalar ise (Örneğin; politika, acil durumlara hazırlık ve tepki, performans ölçümü, yönetimin gözden geçirmesi, tetkik, risk değerlendirme, kritik ekipmanlar vb.) OHSAS 18001 İSİG Yönetim Sistemi kurma çalışmaları kapsamında, ERDEMİR çapında bir planla yürütüldüğünden, İSİG Performansı İyileştirme Uygulama Planına dahil edilmemiştir. Uygulama planı hazırlanması aşamasında ERDEMİR’de destek ve rehberlik fonksiyonu olan ünitelerin (Teknik

306

Emniyet, Sağlık, İnsan Kaynakları, Eğitim, Bilgi İşlem, Etüd Proje, Sistem Geliştirme) görev, sorumluluk ve yetkilerinin Çelikhane Başmüdürlüğü orta kademe yöneticileri (başmühendis/mühendis) tarafından tam olarak bilinmediği görülmüştür. Etkin bir ekip çalışması yapabilmek ve diğer ünitelerdeki uzmanların bilgi ve deneyimlerinden yararlanabilmek için, İnsan Kaynakları Müdürlüğü’nden ünitelerin iş tarifleri alınarak incelenmiştir. Böylelikle görev ve sorumluluklarla ilgili konular açık hale gelmiştir. Doğru taleplerin, doğru biçimde yapılabilmesi açısından bu çalışma çok faydalı olmuştur. Destek ve rehberlik fonksiyonu olan ünitelerin, uygulama planında kendilerinden beklenen faaliyetleri çeşitli nedenlerle (daha üst yönetim tarafından belirlenmiş başka hedefleri gerçekleştirme sorumluluğu, uzman personel bulunmaması, vb.) gerçekleştiremeyeceklerini belirtmeleri halinde danışmanlık alınması öngörülmüştür. Çünkü, nihai hedefimiz olan “İSİG

Performansının iyileştirilmesi” planda öngörülen tüm faaliyetlerin eş zamanlı bir şekilde gerçekleştirilmesine bağlıdır. Uygulama planındaki diğer ünitelerle ortak yürütülmesi gereken tüm faaliyetler; destek ünitelerin görev alanlarına girmemek, onların katkı sağlayabilecekleri konularda birlikte çalışmak bakış açısıyla ele alınmıştır. Böylelikle, bulunan çözümlerin ya da yapılan iyileştirmelerin ERDEMİR geneline yayılımını (daha sistematik ve bütünleşik bir şekilde) sağlamak mümkün olabilecektir. Ünite kaynakları ile gerçekleştirilemeyecek, destek ünitelerinin iş tariflerinde açık olarak karşılığını bulamadığımız faaliyetler konusundaki planlama, diğer ünitelerle birlikte gözden geçirilecek, nihai haline getirilecektir.

Tablo 4. İSİG Performansı İyileştirme Uygulama Planı

Yapılması gereken faaliyet Uygulama Sorumlusu / Sorumluları

Performans Ölçütleri /Veri Toplama Yöntemi ve Hedeflenen Değerler

Termin /İzleme Sorumlusu ve

periyodu / Çıktı

Yapı ve Sorumluluklar - Rol ve sorumlulukların belirlenmesi, duyurulması

1. Çalışanların; İSİG ile ilgili rol, sorumluluk ve yetkilerin iş talimatları / iş tarifleri ile dokümante edilmesi, duyurulması ve bu konudaki değişikliklerin herkes tarafından doğru ve zamanında öğrenilmesinin sağlanması

Dokümantasyon uygulama, kontrol ve yönetim faaliyetlerini içermelidir.

Dokümantasyon Ekibi ve çalışanlar

(Başmühendis, Mühendislerden kurulacak dokümantasyon ekibi ve oluşturacakları destek ekip)

İnsan Kaynakları Müdürlüğü

Tüm personelin İSİG rol, sorumluluk ve yetkileri biliyor olmaları.

Rol, sorumluluk ve yetkilerin dokümante edilmiş olması.

Her iki sonucun da tetkiklerle denetlenmiş olması.

OHSAS 18001 uygulama planı kapsamında belirlenen takvime göre.

Nisan – Mayıs 2001

2. Yöneticilerin (formen ve üstü); İSİG ile ilgili rol, sorumluluk ve yetkilerin iş talimatları / iş tarifleri ile dokümante edilmesi, duyurulması ve bu konudaki değişikliklerin herkes tarafından doğru ve zamanında öğrenilmesinin sağlanması

Dokümantasyon uygulama, kontrol ve yönetim faaliyetlerini içermelidir.

Dokümantasyon Ekibi ve çalışanlar

(Başmühendis, Mühendislerden kurulacak dokümantasyon ekibi ve oluşturacakları destek ekip)

İnsan Kaynakları Müdürlüğü

Tüm personelin İSİG rol, sorumluluk ve yetkileri biliyor olmaları.

Rol, sorumluluk ve yetkilerin dokümante edilmiş olması.

Her iki sonucun da tetkiklerle denetlenmiş olması.


Nisan – Mayıs 2001

3. Yapılan işlerin iş tarifleri ve iş talimatlarına uygunluğunun denetlenmesi.(Denetim faaliyetlerinin bir talimatla dokümante edilmesi)

Dokümantasyon Takımı

İletişim Takımı

Güvenlik Turu (bakınız 7. hedef) yapan tüm yöneticiler

Güvenlik turlarının sonuçlarının (%100 uygunluk hedefi açısından) değerlendirilmesi.

OHSAS 18001 uygulama planı (Haziran 2001) İSİG Komitesi Ayda bir durum raporlaması

4. İSİG çalışmaları konusundaki rol ve sorumlulukların (asıl sorumluluk üst yönetimde olmak kaydıyla) mümkün olduğunca yaygın bir şekilde dağıtılması

Başmüdür İSİG Komitesi İSİG Alt Komiteleri İyileştirme Amaçlı Tüm Takımlar

Ünite çalışanlarının en az % ......’inin aktif olarak İSİG ile ilgili bir iyileştirme faaliyetinde görev alması.

OHSAS 18001 uygulama planı (Nisan 2001) İSİG Komitesi Başkanı Ayda bir durum raporlaması

307




periyodu / Çıktı

5. “Güvenlik turları” iş talimatı hazırlanması (Bkz. madde 7)

Güvenlik turları kontrol listeleri ile yapılır kaydedilen bilgiler iletişim takımına verilir. İletişim takımı bulunan uygunsuzlukları DÖF kapsamında ilgili mercilere aktarır. Sonuçlar “Güvenlik Turları Uygunsuzluk İzleme Raporuna” kaydedilir. Bu rapor incelenerek bir sonraki dönemde gerçekleştirilecek güvenlik turlarının içeriği şekillendirilir. Güvenlik turları kapsamında bulunan uygunsuzluklar giderildiğinde bulan kişinin bir sonraki güvenlik turuna bu alanı ziyaret eklenir.

Güvenlik turunu gerçekleştiren kişi tarafından ortadan kaldırılabilecek uygunsuzluklar iletişim takımına aktarılmaz. Uygunsuzluğun ortadan kaldırıldığı belirtilerek kaydedilir.

Güvenlik turlarının kapsamı ve sıklığı iletişim takımı tarafından belirlenir. Asgari olarak belirlenen program uygulandıktan sonra turu gerçekleştiren kişi programa kendi gezmek istediği bölümleri ekleyebilir.

İletişim takımının değerlendirmeleri 2 ay geriden İSİG Komitesine sunulur.

İletişim Takımı (İSİG Komitesinin belirlediği çerçevede)

İş Talimatının hazırlanması. OHSAS 18001 uygulama planı (Nisan 2001)

6. Yöneticiler tarafından “Güvenlik Turları” yapılması.

Güvenlik turlarında incelenecek konular:

Yönetimin çalışanlara aktarılmasını talep ettiği bilgilerin anlaşılıp anlaşılmadığı,

İSİG Hedeflerinin ve hedeflerin mevcut durumunun bilinip bilinmediği,

Kişisel Koruyucu Ekipman (KKE) kullanımı,

En son kazalar hakkındaki iletişim faaliyetlerinin etkinliği,

Eğitimlerin yeterliliği,

Onursal ödül kriterlerini sağlayan uygulamaların, örneklerin varlığı,

Yapılan faaliyetler,

Yapılan tüm iyileştirmelerin yerinde görülmesi,

Yapı ve sorumluluklar, iletişim , öneri sistemi vb. Konulardaki görüşler,

Çalışma müsaadesi sisteminin etkinliğinin denetlenmesi.

Başmüdür, Müdür, Başmühendis, Mühendis, Formen

İletişim Takımı tarafından planlanan tüm güvenlik turlarının planlandığı şekilde gerçekleşmesi.

Güvenlik turlarında bulunan tüm uygunsuzlukların giderilmesi.

Haziran 2001

İSİG Komite Başkanı

Ayda bir raporlama

Yapı ve Sorumluluklar - Sahiplenme (Çalışanlara İSİG konusunda herkesin sorumlu olduğu fikrini benimsetmek)

308




periyodu / Çıktı

Üretim, kalite, çevre hedeflerini gerçekleştirmek adına İSİG kuralları konusunda taviz verilmemesi. (Bu uygulamanın örnekleri iletişim takımı tarafından derlenerek, tüm üniteye duyurulacaktır.)

Başmüdür, Müdür

Başmühendis, Mühendis, Formen

İSİG hedefleri daha önceden belirlenmiş üretim, kalite, çevre hedefleriyle çeliştiğinde İSİG hedeflerinin tercih edilmesi

Haziran 2001

İşletmeler Genel Müdür Yardımcısı

3 Ayda bir raporlama

Yapı ve Sorumluluklar – Üniteler ve Fonksiyonlar arası işbirliği

7. Ortak çalışma yapılan ünitelerin (Vinç Bakım, Refrakter, Nakliyat, Elektronik ve Otomasyon, Teknik Emniyet, Sağlık, ...) elemanlarını –ihtiyaç duyulduğunda- alt komite çalışmalarına davet etmek.

İSİG Komitesi Raporları birlikte çalışılan ünitelere yollanacak.

Alt Komite Başkanı

İlgili ünitelerin yöneticileri

Komite çalışmalarına birlikte çalışılan ünitelerin davet edilen elemanlarının katılımı ile ilgili kanıtlar. (Toplantı tutanakları, devam izleme çizelgeleri)

OHSAS 18001 uygulama planı (Nisan 2001)

Alt Komite Başkanı

3 Ayda bir raporlama

8. Çelik Üretim Başmüdürlüğü sahasında diğer üniteler / birimlerin tarafından ya da ortak yapılacak, rutin olmayan işler için formlar kullanılması.

Formlar işin nerede, nasıl, ne zaman, kim tarafından, hangi kaynaklar kullanılarak yapılacağını tarif edecek şekilde hazırlanmalı.

Bu çalışma kapsamındaki ünitelerin talimat ve formlardan haberdar edilmesi.

Formların ve İş talimatlarının hazırlanması Dokümantasyon Takımı(İlgili birimlerin görüşlerini alarak)

Uygulamanın izlenmesi ve raporlanması İletişim Takımı

Hangi durumlarda hangi formların nasıl kullanılacağını belirten bir iş talimatı hazırlanmış olması.

İletişim formlarının kullanıldığına ilişkin kayıtlar.

OHSAS 18001 uygulama planı (Haziran 2001)

Ağustos 2001

Komite Başkanı

2 ayda bir raporlama

Yapı ve Sorumluluklar – “Çalışma müsaadesi sistemi” kurulması

(Çalışma müsaadesi sistemi: Özel ekipman, kişisel koruyucu kullanımı vb. gerektiren tehlikeli görevlerde çalışacak kişilerin göreve hazırlık durumunun, işin yapılmasından önce kontrol listesi yardımıyla denetlendiği sistem.)

9. “Çalışma müsaadesi sistemi” gerektiren görevlerin belirlenmesi.

İSİG Komitesi (Alt Komiteler Marifetiyle)

“Çalışma müsaadesi sistemi” gerektiren görevlere ilişkin iş tariflerin revizyonu.

OHSAS 18001 uygulama planı (Mayıs 2001)

Komite Başkanı

10. “Çalışma müsaadesi sistemi” işleyiş düzeni ve sorumluluklarının iş talimatı olarak dokümante edilmesi. (Görev bazında çalışma müsaadesi kontrol listelerinin ve onay mekanizmalarının oluşturulması)

Dokümantasyon Takımı ve ilgili başmühendisler

Konu ile ilgili iş talimatının hazırlanmış ve uygulanıyor olduğuna ilişkin kayıtlar.


(Haziran 2001)

Komite Başkanı

Yapı ve Sorumluluklar - Çalışanların Motivasyonu (Yönetimin bağlılığını göstermesi – Çalışanların etkin hale getirilmesi)

11. Başarılı İSİG çalışmalarının onursal ödüllerle sistematik olarak desteklenmesi yöntemiyle katılımının arttırılması, (üst yönetimin sahaları ziyaret ederek çalışanları kutlaması, belirlenen ölçütlere göre başarılı olan birime bayrak takma, ....... ) Ödüllendirme iş talimatı hazırlanması. (Yönetimin hangi tanıma ve taktir faaliyetlerini, nasıl gerçekleştireceğinin dokümante edilmesi.)

Genel Müdür Yardımcısı, Başmüdür, Müdür, İSİG Komitesi


Ödüllendirme İş Talimatında belirlenen kriterleri sağlayan tüm ödüllendirmelerin yapılması.


(Haziran 2001)

Komite Başkanı

Ayda bir raporlama

Eğitim Bilinçlendirme ve Yetkinlik

309




periyodu / Çıktı

12. Eğitimlerin planlanması, güncelleştirilmesi ve etkinliklerinin değerlendirilmesi,

Bu faaliyetler gerçekleştirilirken aşağıdaki konular dikkate alınır:

Verilen eğitiminlerin çalışanların, sorumluluk, yetenek ve tahsil durumuna uygunluğunu,

gelen öneriler,

İSİG Komitesi’nce alınmasına karar verilen yeni eğitimler,

Kaza İnceleme ve Risk Yönetimi Takımının değerlendirmeleri,

İletişim takımının gözlemleri,

Güvenlik turlarında tespit edilen uygunsuzluklar

İletişim ve Bilgi Paylaşımı – İSİG ile ilgili uygun bilgilerin; çalışanlara ve diğer ilgili kişi ve kuruluşlara iletilmesinin sağlanması

13. İletişim talimatının hazırlanması

Hangi bilgilerin, nasıl, ne kadar sürede ve kimler tarafından ve kimlere iletileceğinin belirlenmesi,

İletişim yöntemlerinin araştırılması ve uygun olan yöntemlerin kullanılmasının sağlanması,

Genel iş güvenliği kurallarının yazılmış ve uygun yerlere asılmış, etkin bir şekilde dağıtılmış olması,

Hangi bilgilerin nasıl toplanacağının, nerede, nasıl ve kim tarafından kaydedileceğinin, kayıtların nasıl saklanacağının belirlenmesi,

Uygun bilgilerin, doğru kişilere ve doğru biçimde aktarılmasını denetleyen bir denetim mekanizması tasarlanması, (Örneğin; Yöneticilerin yapacağı güvenlik turlarında iletişim faaliyetlerini denetlemelerine yardımcı olacak bir kontrol listesinin iletişim takımı tarafından hazırlanması)

İş talimatında, çalışanlardan ve diğer ilgili kişi ve kuruluşlardan hangi konularda bilgi/görüş alınacağının ve bilgi alınması yöntemleri de anlatılmalıdır.

Çalışanlardan gelen görüşlerin İSİG Alt Komitesinde incelenerek, uygun olanların hayata geçirilmesi. Uygulanmayan / uygulanamayacak olanlarla ilgili çalışana bilgi verilmelidir.

İSİG Komitesi (Takımı oluşturmak)

İletişim Takımı (Faaliyetleri gerçekleştirmek)

Alt Komiteler

(Çalışanlardan gelen görüş ve önerileri değerlendirmek, uygulamak, uygulanmayacağını gerekçeleriyle birlikte bildirmek)

Bilgi akışı problemleri yaşanmaması

Uyarı levhalarının etkin bir şekilde kullanılması,

Bir yıl içerisinde, her on çalışandan minimum 1 görüş alınması

Diğer ilgili taraflardan öneriler alınması için bir sistem geliştirilmesi

Uygulanan öneri sayısı, uygulanmayan önerilerle ilgili cevap yazıları.

Haziran 2001

Komite Başkanı

Ayda bir raporlama

İletişim ve Bilgi Paylaşımı – Dış ünitelerle ilişkiler

Destek ve rehberlik fonksiyonu olan ünitelerle (Eğitim Müdürlüğü, Teknik Emniyet Müdürlüğü, Sağlık Müdürlüğü) iletişimin etkin ve ölçülebilir hale getirilmesi.

310




periyodu / Çıktı

14. Ortak iş yapılan ünitelerin İSİG konusunda ki görev ve sorumluluklarının, orta kademe yöneticiler tarafından öğrenilmesinin sağlanması,

İSİG Komitesi

(İletişim Takımı Marifetiyle)

Görev ve sorumlulukların dökümante edilmiş olması ve orta kademe yöneticiler tarafından biliniyor olması.

Haziran 2001

Komite Başkanı

15. Ortak iş yapılan ünitelerden beklentilerin net olarak belirlenmesi, (Örn., “Meslek hastalıklarının tanımlanması ve çalışanların bu konuda bilinçlendirilmesi” konusunda her yıl bir bilgilendirme istenmesi)

İSİG Komitesi

Tüm iyileştirme amaçlı takımlar

Ortak çalışılan ünite bazında beklentilerin dokümante edilmesi ve ilgililerine ulaştırılmış olması

Ağustos 2001

Komite Başkanı

Ayda bir raporlama

16. Ortak iş yapılan ünitelerin, ünitemizde yaptığı işlerin kayıtlarla izlenebilirliğinin sağlanması,

Dokümantasyon Takımı Ortak yapılan işlerle ilgili kayıtlara ulaşılabilmesi.

Haziran 2001

Komite Başkanı

17. Sorumluluğun birlikte çalışılan ünitede olduğu ortak faaliyetlerde; çalışanlarımızın yetkin hale getirilmesi (Ortak çalışma yapılan ünite tarafından eğitim verilmesi, işin/faaliyetin dokümante edilmesi vb yöntemlerle),

İSİG Komitesi


Eğitim Takımı

Çalışanlar (ortak yürütülen faaliyetlerde) işi bilmemek yüzünden risk almamalı.

Haziran 2001

Komite Başkanı

Kazalar, Olaylar, Uygunsuzluklar - Uygunsuzluk Olay ve Kaza İncelenmesi

18. Kaza İnceleme ve Risk Yönetimi Takımının kurulması.

İSİG Komitesi Takımın atandığı toplantının tutanağı.


(Mart 2001)

19. Kaza, olay ve uygunsuzluklarla ilgili tanımlamaların çalışanlara aktarılması

OHSAS 18001 spesifikasyonu temel alınarak kaza / ramak kalma / olay tanımlamalarını içeren 15 dakikalık bir bilinçlendirme eğitimi hazırlanması.

Eğitimin tüm çalışanlara aktarılması

Kaza İnceleme ve Risk Yönetimi Takımı

Eğitim Takımı

Güvenlik turlarında bu konuda DÖF alınmaması.


(Haziran 2001)

İSİG Komitesi

Aylık raporlama

20. Kaza, olay ve uygunsuzluk inceleme ve kaydetme iş talimatının hazırlanması


Orta ve üst düzey yöneticilerin ciddi (en az hastanede müşahede altında kalmayı gerektiren) kazalarda, kaza mahallini 1 saat içinde ziyaret etmesi ve ön kaza analizini yapmaları,

Kaza inceleme raporlarının 3 gün içinde hazırlanmış olması,

Gerçekleşen tüm kazaların kaydedilmiş ve kazanın tekrar olmaması konusunda düzeltici faaliyet başlatılmış olması,

Tamamlanmamış önemli düzeltici faaliyet hakkında üst düzey yöneticiye 3 ayda bir rapor gönderilmesi.


(Ağustos 2001)

İSİG Komitesi

Ayda bir raporlama

311




periyodu / Çıktı

21. Gerçekleşen kazalarla ilgili bilgilerin, bilinç düzeyini arttırmak, konuya dikkat edilmesini sağlamak amacıyla çalışanlara aktarılması,

İletişim Takımı 24 saat içinde kaza, ilk kaza analizi ve alınan tedbirlerin çalışanlara aktarılması,

Çalışanların verilen bilgileri doğru bir şekilde algıladıklarının güvenlik turlarında denetlenmesi,

Bilgi aktarımı ve denetim sonuçları form ile kayıt altına alınması


(Ağustos 2001)

İSİG Komitesi

Ayda bir raporlama

22. Tehlikelerin Belirlenmesi, Risk Değerlendirme (Analiz) çalışmalarının yapılması

Kaza İnceleme ve Risk Yönetimi Takımı İSİG Alt Komiteleri Marifetiyle)

Risk Değerlendirme çalışmalarının bitirilmesi


(Mart 2001)

23. Risk Değerlendirme (Analiz) çalışmalarında belirlenen önlemlerin alınması, kontrol listesi ile uygulamanın etkinliğinin izlenmesi

İSİG Komitesi (Kaza İnceleme ve Risk Yönetimi Takımı)

Çalışma sahalarının planlanan düzenlemelere uygunluğunun haftalık kontrol listesi ile denetlenmesi (Sağlık riskleri için yeterli ilk yardım malzemesi mevcut vb.)


(Nisan 2001)

24. Güvensiz davranışta bulunan çalışanların bu konuda hemen tepki verilerek uyarılması yöntemiyle İSİG’den herkesin sorumlu olduğu bilincinin yaygınlaştırılması,

Güvensiz davranışların izlenmesi ile ilgili iş talimatı hazırlanması, tüm denetim ve kontrollerin belirlenmiş yönteme göre yapılması

Teknik Emniyet Müdürlüğü İSİG Uyarı Formu kullanılarak olayın kaydedilmesi,

Bu konudaki istatistiklerin iletişim bülteninde yayınlanması,

Personelin aldığı uyarının kişisel dosyasına kaydedilmesive performans değerlendirmede kullanılması

Güvensiz davranışların tanımlanmasında ünitemizin veya diğer ünitelerin geçmiş kaza kayıtları kullanılacaktır.

Tüm yöneticiler,


Alt Komiteler

İletişim Takımı

Alt Komiteler

Bir sonraki hedef belirleme çalışmalarında “Güvensiz davranışların izlenmesi” ile ilgili somut hedef verilebilecek bilgi birikimi elde edilmesi.

Haziran 2001

Aralık 2001

İSİG Komitesi

Ayda bir raporlama

Bu uygulama planı kapsamındaki tüm faaliyetlerle ilgili bilgi işlem alt yapısının kurulması

25. “İSİG Performansının İyileştirilmesi Uygulama Planı” kapsamında oluşacak tüm doküman, kayıt ve bilgilerin bilgisayar ortamında kaydedilmesi.

Bilgi Haritası Hazırlanması

Dokümantasyon Takımı koordinasyonunda tüm iyileştirme takımı ve komiteler

Bu plan kapsamındaki performans ölçütlerinin mevcut durumunun 1 saat içinde görülebilmesi.

Mart 2001

İSİG Komitesi

Ayda bir raporlama

312

Tasarlanan uygulama değişikliklerinin gerçekleştirilmesi aşamasında; ekibin yeniden yapılandırılmasına karar verilmiştir. Böylece; uygulama sonuçlarından yoğunlukla etkilenecek alanlarda çalışan üyelerin katılımı arttırılmış, iletişim ve bilgi paylaşımı çalışmaları dolayısıyla çalışmadan haberdar olan, ama çalışmanın tüm aşamalarını detaylı olarak bilmediği için uygulama değişikliklerine tepkileri olabilecek çalışanlar kazanılmış olacaktır. Benchmarking çalışmasına başından beri katılan çalışanlar uygulama planı ile tanımlanan yeni takımlarda görev alarak çalışmaları sahipleneceklerdir. Bu üyeler plana yönelik tepkileri diğer çalışanlara çalışmanın detaylarını aktararak çözeceklerdir. Çalışmaya yeni katılan üyeler yaratıcılık ve motivasyonlarıyla çalışmaları canlandıracaklardır. Çalışmanın bundan sonraki aşamaları aşağıdaki programa göre sürdürülecektir. 1.3 Eyleme Geçme “ERDEMİR İçi Benchmarking Çalışması Ara Raporu” sonuç ve tavsiyelerin duyurulması çalışmaları kapsamında; Çelik Üretim Başmüdürlüğü orta kademe

yöneticileri (gerekirse onlardan gelen öneri ve görüşler doğrultusunda güncelleştirildikten sonra),

Erdemir üst yönetimi ve uygulama planında desteği öngörülen Teknik Emniyet,İnsan Kaynakları ,Sağlık ve Eğitim Müdürlükleri yöneticileri,(gerekirse onlardan gelen öneri ve görüşler doğrultusunda güncelleştirildikten sonra) ve

ünite çalışanları ile paylaşılmıştır. Çalışanlara, uygulama planının somut sonuçlarının neler olacağı ve başarı için kendilerinden neler beklendiği konusunda bir bilgilendirme eğitimi yapılmıştır. Uygulama planının hayata geçirilmesi çalışmaları için (Değişikliğin uygulanması) Mart 2001 – Ağustos 2001 tarihleri belirlenmiştir. Bazı hedeflerin gerçekleşip gerçekleşmediğini görmek için bu süre çok kısadır. Ancak bu hedeflerle ilgili gerçekleşmeleri benchmarking çalışmasının dördünü adımı olan izleme ve ayarlama çalışmaları kapsamında izlemek daha doğru bir yaklaşım olacaktır. Bu yaklaşımla; benchmarking çalışması kullanıcıları için anlamlı bir sürede (rapor ve öngörülen uygulama değişikliği güncelliğini yitirmeden) raporlanabilecektir. 1.4 İzleme ve ayarlama Dördüncü adım olan “İzleme ve ayarlama” çalışmaları kapsamında yürütülecek başlıca faaliyetler aşağıda sıralanmıştır. Gelişmelerin izlenmesi “Benchmark”ların güncellenmesi Gelişmelerin çalışanlara aktarılması Bu süreçte elde edilecek birikim ve deneyim; nihai benchmarking raporunda ele alınacaktır.

Ekibin paylaşmak istediği deneyimleri ve çıkardığı dersler Çıkarılan en büyük ders “İSİG, ekip çalışması ve iyileştirme yöntemleri konularında daha öğrenecek çok şeyimiz olduğu” dur. Bir konuda uzman olmanın yollarından birinin de, ekip halinde çalışmak ve mevcut bilgi kaynaklarını etkili kullanmak olduğu yaşanarak öğrenilmiştir. Bu yüzden de, rutin faaliyetlerden zaman yaratıp daha sistematik çalışmanın yöntemleri oluşturulmalıdır. Benchmarking çalışmasında, yeni fikirlere açık bir yapı gerekir. Uygulama yöntemlerinden çok, edinilen bilgiyi paylaşmaya ve başkalarından öğrenmeye fikren hazır olmak önem taşımaktadır. Benchmarking çalışmasının hedeflerinden biri de, güçlü yanlarımızı ve onları rekabet için nasıl kullanacağımızı anlamaktır. Birden fazla ünite tarafından yürütülen faaliyetlerde başarılı olmak için; çalışmada yer alan ünitelerin görev ve sorumluluklarının her düzeydeki çalışan tarafından bilinmesi gerekmektedir. Ekip çalışması ile ilgili hemen hemen tüm teorilerin gerçek olduğu gözlenmiştir : Ekipte her şeye muhalif (kendisine ait bir fikre karşı

15 dakika muhalefet edebilecek düzeyde) bir üye olması ekibi gerçeklerle örtüşmeyen, uygulanabilir olmayan fikirlerin plana dönüşmesi tehlikesinden korumaktadır.

Ekip sinerjisi o kadar baskın hale gelmiştir ki, çalışmanın raporlanması aşamasında, hiçbir üye tek başına bir cümleyi bitirememiştir.

“Benchmarking Rehberi” çalışmanın Benchmarking Adımlarına uygun olarak sürdürülmesini garantiye almak için rehberliğini benchmarking çalışması boyunca sürdürmüştür.

Ekip Lideri orucunu açmak yerine, uygulama planını detaylandırmayı tercih etmiştir. Ekip üyeleri bu tercihe katılmamalarına rağmen uyum göstermişlerdir.

Her şeyi not edip, hiç fikir beyan etmeyen bir kayıt elemanı, gelecekteki muhtemel asılsız iddiaları önlemek konusunda garantimiz olmuştur.

2. Soğuk Haddehane Müdürlüğü’nden İSİG ile ilgili uygulamaları yanında, ortak çalışma yapacakları ekibin karşılanması, birlikte çalışılan süre boyunca aktif destek verilmesi ve gelecekte birlikte çalışma konusunda alt yapı oluşturulması konularında da çok şey öğrenilmiştir. Toplantı odasındaki tahtaya başarı dileklerini yazmaları, çalışma ortamının konforu konusunda taleplerimizi sormaları, dinlettikleri fon müziği, saha ziyaretleri sırasındaki profesyonel rehberlikleri başarı konusunda motivasyonumuzu arttırmıştır.

313

Daha Sonra Yapılacak Bechmarking Çalışmaları İçin Öneriler Sponsorluk ve Ekip Liderliğinin ERDEMİR çapında yürütülecek Benchmarking çalışmalarında belirli yönetim kademelerine verilmesi düşünülmüştü. Ancak süreç boyunca yaşananlar bu kararın, seçilen benchmarking konusuna bağlı olarak tekrar düşünülmesi gerektiğini gösterdi. Sponsor ve ekip liderinin görevlerine bakıldığında;

(proje sonunda oluşturulan uygulama planının hayata geçirilebilmesi için) mümkün olan en üst kademe yöneticiler akla gelmektedir. Ancak; bu projenin sağlayacağı tanınırlık ve itibar üst kademe yönetim için çok ciddi bir motivasyon kaynağı değildir. Daha alt kademelere böyle kapsamlı bir projenin liderliği verilerek tecrübe ve birikimlerini arttırmak, aşağıya doğru delegasyonu sağlamak, tanınma ve taktir fırsatı yaratmak mümkün olabilecektir. Şirket kültürümüz incelendiğinde, gerekçeleri ile ortaya konulmuş, ayakları yere basan planların hayata geçirilmesi amacıyla yönetim desteği alınmaması problemimiz olmadığı görülmektedir. Dolayısıyla yapılan planların “yapan kademeler yeterince üstte” değil gerekçesiyle reddedilmesi riski yoktur.

Ancak sponsor ve ekip liderinin uygulama değişikliklerine karşı çalışanlardan, diğer ünitelerden

ve yöneticilerden gelen direnci kırabilecek güçte ve deneyimde olması gerekmektedir. Kaynak kullanımı gerektiren çalışmalarda sponsorun gücü önem kazanmaktadır. Sponsorun uygulama değişikliklerinden etkilenen alanlarda organizasyon değişikliği yapacak güçte olması gerekmektedir.

Benchmarking ekibi üyelerinin aynı zamanda süreç iyileştirme ve takım çalışması eğitimleri de almaları çalışmayı daha etkin ve hızlı sürdürmeyi sağlayacaktır. Ekip çok sistematik yöntemlerle çalışmasına rağmen; ekip üyelerinin yaptıkları diğer işlerle ilgili (her bir üyenin vaktinin %20’sini bu işe ayırabileceği şekilde) bir düzenleme yapılamadığı için çalışma planlanandan daha uzun sürmüş ve zaman zaman motivasyon eksikliği hissedilmiştir. Benchmarking’de Başarılı Olmak için Kritik Başarı Faktörleri; Benchmarking, iki yönlü bir iletişim sürecidir. (Al -

ver), Kendi süreçlerimizin değerlendirilmesiyle

başlamalıdır. Benchmarking konuları seçilirken, ünitenin /

kuruluşun başarısı için kritik olanlara öncelik verilmelidir.

314

Ek 1 . “Uygulamalı Benchmarking Çalışması” Planı Revize : 06 16/11/2000 Analiz değerlendirmelerin uzaması

Planlanan Çalışma Sorumlu Başlangıç

Tarihi Bitiş

Tarihi 1 “Bechmark”a hazırlanma 1.1 İlgili Ünitelerin yöneticilerine Benchmarking konusunda bilgi ve

çalışma planının aktarılması Tuncer GÖMEÇLİ Melda G. ŞAHİN

18/05/2000 18/05/2000

1.2 Çelikhane, Sürekli Dökümler, 1. Sıcak Haddehane, 2. Sıcak Haddehane, 1. Soğuk Haddehane, 2. Soğuk Haddehane ve Kalite Kontrol Müdürlüklerinden Uygulamalı Benchmarking Eğitimine katılacak personelin belirlenmesi

İlgili Ünite Baş Müdür ve

Müdürleri

17/05/2000 17/05/2000

1.3 İlgili ünitelerin yöneticileri tarafından belirlenen çalışanlara Benchmarking konusunda 2 günlük bir eğitim verilmesi

Melda G. ŞAHİN 22/05/2000 25/05/2000

23/05/2000 26/05/2000

1.4 Eğitime katılan personel tarafından olası Benchmarking konularının (yöneticilerinin ve çalışma arkadaşlarının da fikirlerini alarak) düşünülmesi

Eğitime katılan personel

28/05/2000 31/05/2000

1.5 Eğitime katılan personel tarafından olası Benchmarking konularının belirlenmesi

Eğitime katılan personel

10/06/2000 10/06/2000

1.6 Olası Benchmarking konuları arasından proje konusunun belirlenmesi İlgili Ünite Müdürleri

17/06/2000 17/06/2000

1.7 Proje bazında; Proje Grubunun (ekip lideri ve ekip üyeleri) ve Sponsorun (Prosesin sahibi) belirlenmesi

İlgili Ünite Müdürleri

17/07/2000 17/07/2000

1.8 Benchmarking projesi için üst yönetimin desteğinin sağlanması ve bilgi aktarımı yönteminin belirlenmesi

Sponsor 17/07/2000 17/07/2000

2 Olguları belirleme 2.1 Benchmarking konusunda ölçüt olarak kullanılabilecek performans

parametrelerinin ve güncel değerlerinin belirlenmesi Proje Grubu 17/7/2000 4/8/2000

2.2 Benchmarking projesi kapsamında üniteler arası paylaşılabilecek bilgilerin neler olduğunun belirlenmesi

Proje Grubu 7/8/2000 11/8/2000

2.3 Bechmarking ortakları ile proje grubu tarafından hazırlanan ön görüşme planı çerçevesinde görüşülerek bencmarking ortağının / ortaklarının belirlenmesi

Sponsor 14/8/2000 1/9/2000

2.4 Benchmarking ortaklarının onaylanması Proje Grubu 4/9/2000 15/9/2000 2.5 Verilerin nasıl toplanacağının belirlenmesi Proje Grubu 15/9/2000 15/9/2000 2.6 Verilerin yerinde ziyaret ya da diğer veri toplama yöntemleri ile

toplanması Proje Grubu 18/9/2000 13/10/2000

2.7 Toplanan bilgilerin analiz edilmesi Proje Grubu 16/10/2000 24/11/2000 3 Eyleme geçme 3.1 Sonuç ve tavsiyelerin duyurulması Sponsor 27/11/2000 01/12/2000 3.2 Yeni performans hedeflerinin belirlenmesi İlgili Ünite

Müdürleri 04/12/2000 08/12/2000

3.3 Tasarlanan uygulama değişikliklerinin planlanması Proje Grubu + Kullanıcılar

11/12/2000 22/12/2000

3.4 Değişikliğin uygulanması Proje Grubu + Kullanıcılar

25/12/2000 Haziran 2001

4 İzleme ve ayarlama 4.1 Gelişmelerin izlenmesi Proje Grubu 4.2 “Bencmark”ların güncellenmesi Proje Grubu 4.3 Gelişmelerin çalışanlara aktarılması Sponsor + İlgili

Ünite Müdürleri

NOTLAR 1. Eğitim 22 – 23 / 05 / 2000 ve 25 - 26 / 05 / 2000 tarihlerinde olmak üzere 2 grup halinde verilecektir. 2. Projenin 2,3 (Olguları belirleme ve Eyleme geçme) bölümlerinin takvimi, benchmarking konuları belirlendikten sonra

benchmarking ekipleri tarafından belirlenecektir. 3. Şirketimizde yapılacak benchmarking çalışmalarında ilk olduğu için; kısa zamanda ve kolayca başarı sağlanabilecek bir konu

tercih edilecektir. Çalışmanın 2. ve3. (Olguları belirleme ve Eyleme geçme) bölümlerinin toplam 3 ay içinde sonuçlandırılması hedeflenmektedir.

4. Bu plan çerçevesinde 2 ayrı konuda benchmarking yapılması hedeflenmektedir. Her bir ekipte 5-7 üye olması tercih edilecektir. Bu sayı maksimum 10 olacaktır. Genel olarak herbir ekip üyesinin zamanının % 20’sini bu işe ayırması gerekmektedir. Eyleme geçme aşamasında ekip genişletilebilir.

5. Ekip üyeleri benchmarking sürecinin tüm adımlarını gerçekleştirmek üzere yetkilendirilmiştir.

315

KAYNAKLAR [1] OHSAS 18001 İş Sağlığı ve İş Güvenliği Yönetim Sistemi Spesifikasyonu (BSI , 1999) [2] BS 8800 Guide to Occupational Health And Safety Management System, (BSI, 1999) [3] International Safety Audit (ISA) 2000 Güvenlik ve Sağlık Yönetim Sistemi Standardı, (International Safety Management Organisation Limited – ISMOL, 1997)

[4] The Nosa 5 Star System – Incorporating Occupational Health, Safety Environmental Management) (Mesleki Sağlık, Güvenlik ve Çevre Yönetim Sistemi), (National Occupational Safety Association, Arcadia , Revized July 1997))

Documents

İSİG PERFORMANSINI İYİLEŞTİRME AMAÇLI BENCHMARKİNG … · olası benchmarking konularının (yöneticilerinin ve çalışma arkadaşlarının da fikirleri alınarak) düşünülmesi