SIGA

Descripción• SIGA es un sistema informático que permite el flujo de los

procesos de gestión de forma ágil, sencilla y segura.

• SIGA esta diseñado para el registro y seguimiento a los diferentes asuntos de gestión, dando resultados en tiempo real mediante apoyos como:

− Facilidad en el llenado de asuntos − Notificaciones vía correo electrónico− Distribución de información por estatus− Elementos de control visuales (Ej. Semáforos y

prioridades)− Consultas sobre la mayoría de los datos para facilitar la

localización de la información

• Pose una distribución jerárquica basado en una estructura departamental funcional, haciéndola mas familiar para los procesos de cada unidad.

Objetivos • Automatizar el registro, almacenamiento

y seguimiento de los asuntos generados desde el interior o el exterior de la unidad.

• Permitir al usuario obtener el control sobre la información de los asuntos e instrucciones de manera ágil y oportuna.

• Reducir sustancialmente el consumo de papel y del uso de la mensajería

Entorno Tecnológico• Aplicación cliente-servidor tipo Web

− No se requiere instalar nada en el equipo de los usuarios.− Fácil acceso.− Altamente Seguro.− Integra archivos electrónicos a los asunto o a las

instrucciones

• Notificaciones vía Correo electrónico, tales como:− Asignación de asunto para turnar− Asignación de instrucción por atender− Cambio de semáforo de asuntos o instrucciones− Rechazo de una instrucción− Solicitud de ampliación de tiempo de atención− Entre otros.

Ventanilla Única• Se refiere a un grupo de personas que se

encuentran en un área definida para la recepción – Registro – seguimiento – descargo de la documentación que se refiere a su Unidad Administrativa (UA).

− Documentos de SALIDA:• Documentos generados desde la UA para

entidades externas o para personal de la misma UA.

− Documentos de Entrada:• Documentos generados por entidades

externas para personal de la UA.

Entidades y remitentes Externos

• Refiere a toda área y personal remitente que no pertenece a la unidad administrativa:

−Otras áreas en la SHCP que no están en SIGA.

−Empresas privadas−Áreas de otras dependencias

Asuntos• Refiere a todo tipo de documentación que se

genere o se reciba en la unidad administrativa.

− Oficios− Documentos− Atentas Notas− Etc.

• Los asuntos son Registrados-Turnados-Supervisados-descargados por el personal de la Ventanilla.

Instrucciones

• Se refiere a las acciones que se derivan de un asunto y que deben ser atendidas por los usuarios que las reciben y que cuentan con el rol de Atención

• Las instrucciones pueden llegar a un usuario en SIGA desde:− Un usuario en SIGA con nivel superior− Desde la ventanilla de la unidad

Administrativa.

Estructura Departamental Funcional

• Refiere a el grupo de usuarios de la unidad administrativa, que se dan de alta en SIGA para realizar actividades especificas denominados roles.

• La estructura es jerárquica basado en la asignación de un superior y subordinados.

• Esta estructura es independiente a la estructura laboral.

Roles• Se les llama roles a los diferentes tipos designaciones

con tareas especificas a los usuarios finales, los cuales son:

− De Seguimiento a Asuntos:• Recepción• Turnado

− De Seguimiento a Instrucciones:• Atención• Asistente

− De Mantenimiento• Supervisor de Área• Administrador

CGTIyCTITULAR

DGA

Director Director

DGA

Director

Subdirector Subdirector SubdirectorSubdirector

Jefe Jefe JefeJefeJefe

Ambiente Estructural

Ventanilla CGTIyC

Procedimientos

• En las siguientes plantillas se mostraran las arquitecturas de trabajos y sus flujos de las instrucciones.

• Los procedimientos en SIGA, se asemejan a lo que normalmente se ha venido realizado en el proceso de gestión.

Arquitectura de flujos externos e internos

Turnador (Captura y turnado)

Área de Recepción (Solo Captura)

Ventanilla única de la UA

De la Iniciativa Privada

De otras Dependencias

Asuntos Asuntos en Papelen Papel

De otras UA’s en la SHCP con SIGA

De puestos de la misma UAAsuntos en Asuntos en

ElectrónicoElectrónico

e

Se generan instrucciones para atender el asunto

De otras UA’s en la SHCP Sin SIGA

CGTIyC

Flujo de Atención de instrucciones

DGA o Asistente

Subdirector o Asistente

Jefe

Las instrucciones se reciben, se crean y se responden en formato

electrónico

ee

Atender Instrucción

Instrucción Atendida

Director o Asistente

Jefe

CGTIyC

¿Que se puede hacer con una instrucción?

• Contestarla

• Rechazarla

• Delegarla

• Reasignarla

• Solicitar ampliación de tiempo para su atención.

Contestar una instrucción• Refiere a responder a quien nos turno la instrucción

(ventanilla o superior) de manera parcial o total, la respuesta puede ser:

− Mediante un texto que contenga nuestra respuesta.− Mediante uno o varios archivos electrónicos anexados y

un texto que describa el contenido de los archivosPueden realizarse repuestas parciales de una misma

instrucción mediante un campo que indica en cada respuesta parcial que porcentaje se lleva.

NOTA: Si la instrucción solo es informativa, solo respondemos como enterados y al 100% para terminar la instrucción

Rechazar una respuesta• Refiere a identificar que la instrucción que se

asigno por la ventanilla o un superior no nos corresponde y mediante un breve texto se describe el motivo del rechazo.

• Al ejecutar este proceso la instrucción desaparece de nuestro control.

Delegar una instrucción• Refiere a turnar la instrucción recibida por la

ventanilla o un superior a nuestros subordinados para que nos apoyen en el armado de la respuesta que finalmente haremos nosotros, existen dos tipos de instrucciones que se pueden turnar:

− Ejecutorias (esperamos que nos respondan la instrucción)

− Informativas (no esperamos respuesta de la instrucción)

Reasignación de una instrucción

• Refiere a turnar la instrucción recibida por la ventanilla o un superior a un subalterno para que este se encargue de la atención y respuesta de la misma:

− Siempre serán instrucciones ejecutorias− En este proceso el usuario que turno la instrucción

no formara parte de la ruta de respuesta, la instrucción original esta fuera de su control

Ventanilla única de la UA

Respuestas Respuestas de asuntos de asuntos

en Papelen Papel

A UA’s de SHCP con SIGA (Ventanillas)

A puestos de la misma UA

Respuestas de Respuestas de asuntos en asuntos en ElectrónicoElectrónico

e

Instrucciones Atendidas, para responder el asunto

CGTIyC

A la Iniciativa Privada

A otras Dependencias

A otras UA’s en la SHCP Sin SIGA

Atención entidades externas

Arquitectura de flujos externos e internos

Fuera del proceso actual de SIGA

• No se realizan turnados lineales de instrucciones (puesto del mismo nivel en la estructura funcional de su unidad en SIGA).

• Cuando se turno un asunto y las instrucciones ya se comenzaron a atender, este ya no es posible recuperarlo para hacer algún cambio.

• El Rol de asistente solo adquiere las características de atención del rol de su asistido

• El rol de asistente puede atender a mas de un usuario, siempre y cuando estos estén como subalternos del puesto de su jefe.

Gracias