SIGNIFICATO ED USO DEI REPORTS

Laurea specialistica in Scienze delle professioni infermieristiche ostetriche

pediatriche

EMPOLI 2006

Dott.ssa Bernardeschi Marta

IL REPORTING E’ L’INSIEME ORGANIZZATO E SINTETICO DELLE INFORMAZIONI RACCOLTE IN OGNI STRUTTURA PER:

GUIDARE LE ATTIVITA’ SVOLTE

A COSA SERVONO I REPORT? A ORIENTARE DIREZIONE E SERVIZI NELLA PROGRAMMAZIONE

PORRE IN ESSERE INTERVENTI E DECISIONI PER SUPERARE LE CRITICITA’ EMERSE

VALUTARE IL LAVORO

CARATTERISTICHE DEL SISTEMA DI REPORTING

CONOSCERE LE DINAMICHE PASSATE O L’ANDAMENTO ATTUALE DELLA GESTIONE ANCHE IN RAPPORTO A PARAMETRI PREFISSATI

IDENTIFICARE LE RAGIONI DEGLI SCOSTAMENTI E LE AZIONI CORRETTIVE DA PORRE IN ESSERE

INTERVENTIRE SUL PROCESSO DI PROGRAMMAZIONE RIDEFINENDO OBIETTIVI E PIANI GESTIONALI

FUNZIONI DEL SISTEMA DI REPORTING

CONSENTONO DI MONITORARE ATTIVITA’ E OBIETTIVI

CON STRUTTURA PREFISSATA E DI TIPO CONSUNTIVO

AIUTANO A IDENTIFICARE FENOMENI E TENDENZE

MIRANO A FORNIRE INFORMAZIONI

NECESSARIE A PRENDERE DECISIONI

STRUTTURATI IN FUNZIONE DELLE

DECISIONI DA ADOTTARE

REPORTS di CONTROLLO

REPORTS DECISIONALI

REPORTS CONOSCITIVI

UTILI A COMPORRE DATI DI CONTESTO

TIPOLOGIE DI REPORT

RILEVANZA E CONTROLLABILITA’

CONCISIONE E COMPRENSIBILITA’

ATTENDIBILITA’

IL DESTINATARIO DEVE POTER CONTROLLARE IL CONTENUTO

DEVE POTER LEGGERE IN MODO SEMPLICE IL REPORT

CONFRONTABILITA’

METODO SISTEMATICO DI PRODUZIONE E STABILITA’ GRAFICA

REQUISITI MINIMI DEI REPORT

RENDERE POSSIBILI CONFRONTI DEI FENOMENI NEL TEMPO, TRA STRUTTURE OMOGENEE, IN BASE A PARAMETRI DI RIFERIMENTO

PROCESSO

A - GRUPPO DI LAVOR0

OBIETTIVI DI MONITORAGGIO

B - ANALISI DEI FLUSSI

ESISTENZA DI FLUSSI SCELTA DELLE VARIABILI E NON RIDONDANZA INFORMATIVA

C - COMPOSIZIONE DEL REPORT

•ELEMENTI COSTITUTIVI •MODALITA’ DI RACCOLTA •TEMPI•DESTINATARI•RESPONSABILI DEL PROCESSO

FASE 1

METODOLOGIA DI COSTRUZIONE

PROCESSO

D - TESTARE IL REPORT

PER ALMENO UN SEMESTRE

E - ANALISI DEI RISULTATI

CORREZIONI E INTEGRAZIONI

F - SOCIALIZZARE LO STRUMENTO

FARLO CONOSCERE A TUTTI GLI INTERESSATI

APPROVAZIONE DA PARTE DELLA DIREZIONE

FASE 2

SCHEDEREGISTRICARTELLE CLINICHERELAZIONIRAPPORTI…...

PRIMA DI UTILIZZARE LE PROCEDURE INFORMATIZZATE SI USANO :

STRUMENTO DI VALUTAZIONE E MONITORAGGIO DEI RISULTATI RAGGIUNTI IN RAPPORTO AGLI OBIETTIVI DEFINITI DALLA PROGRAMMAZIONE

STRUMENTO RILEVANTE PER LA PROGRAMMAZIONE SANITARIA AZIENDALE E REGIONALE

Legge 40/2005

ESEMPIO DI SCHEMA TIPO

•OBIETTIVI ANNUALI•DOMANDA•QUADRO DEMOGRAFICO E DISTRIBUZIONE DELLE STRUTTURE•QUADRO DI UTENZA•TIPOLOGIA DELLE PRESTAZIONI RICHIESTE•OFFERTA TEMPI DI ATTESA/SODDISFAZIONE DELLA DOMANDA PER TIPOLOGIA DI PRESTAZIONI e PRESIDI•RISORSE •UTILIZZO (UMANE TECNOLOGICHE …) COSTI• SINTESI FINALE•CRITICITA’/ PUNTI DI FORZA•SVILUPPO E FORMAZIONE

……...

I DATI RACCOLTI DA OGNI SERVIZIO SI TRASFORMANO IN INFORMAZIONI ORIENTATE NELLE RELAZIONI DI

SERVIZIO

LA FORMA

La forma tradizionale dei report può essere :

- discorsiva

- tabellare

- grafica

Gen Febb Mar Apr Mag Giu Lug Ago Set Ott Nov Dic

Incidenti sul lavoro 56 96 108 64 91 85 117 36 75 64 91 41 Incidenti domestici 259 411 280 221 206 115 238 179 95 86 162 89 Incidenti stradali 80 133 147 129 138 123 156 85 77 53 95 92 Incidenti sportivi 36 48 63 39 33 14 6 6 13 22 28 17 Incidenti Scolastici 35 43 37 36 54 14 2 1 8 31 23 14

252

305

140

173

109

157

ASL 11 - Disabili 0-64 anni assistitidal Servizio Sociale anno 2004

maschi

femmine

COSA RESTITUIRE

SUGGERIMENTI:

PER MIGLIORARE LA POSSIBILITA’ DI CONFRONTARE DATI ASSOLUTI SI UTILIZZANO FREQUENZE PERCENTUALI

TABELLE A DOPPIA ENTRATA

SI USANO PER VEDERE COME VARIA UN CARATTERE AL VARIARE DI UN ALTRO CHE SI RITIENE ESSERE ASSOCIATO AL PRIMO

ALCUNI SUGGERIMENTI PER COMUNICARE MEGLIO

ESEMPI

MODI DI RAPPRESENTARE I DATI

Lavoro di gruppo=

presupposto per comporre la relazione di servizio

PLURALITA’ DI INDIVIDUI IN INTEGRAZIONE

INTERDIPENDENZA

SCAMBIO anziché fusione

DIFFERENZA anziché uguaglianza

NEGOZIAZIONE

=

PROCESSO CENTRALE PER LA COLLABORAZIONE

ALLA BASE OCCORRE UNA COMUNICAZIONE EFFICACE

Finalizzata cioè coerente con l’obiettivo da raggiungerePragmatica nel senso che privilegia la raccolta e l’analisi dei dati e fatti e utilizza tutte le interpretazioni per capire il problemaTrasparente nel senso che deve essere completa e ognuno deve contribuire a fornire tutte le informazioni di cui disponeSituazionale ovvero coerente con il momento e la fase del lavoro del gruppoCondivide i successi

LEADER

AL SERVIZIO DEL GRUPPO E NON IN SOSTITUZIONE

Confronto e scambioAscolto Esporsi Feedback

GLI STRUMENTI DICOMUNICAZIONECON GLI UTENTI

Laurea specialistica in Scienze delle professioni infermieristiche ostetriche

pediatriche

EMPOLI 2006

Dott.ssa Bernardeschi Marta

Attività di informazione e comunicazione della P.A disciplinata dalla

Legge 7 giugno 2000 n. 150 “Disciplina delle attività di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni”

QUALI NORME ?

“Attivarsi per raggiungere obbiettivi di efficacia e di produttività,per realizzare e mantenere il benessere fisico e psicologico delle persone, attraverso la costruzione di ambienti e relazioni di lavoro che contribuiscano al miglioramento della qualità della vita dei lavoratori e delle prestazioni”

QUALE SCOPO ?

La comunicazione funzionale

La comunicazione informativa

La comunicazione creativa

La comunicazione formativa

La comunicazione interna segue quattro percorsi:

1. Top-down communication: si ha quando il flusso comunicativo parte dall’alto (dirigenti e quadri) e scende verso il basso Strumenti :riunioni, le newsletter interne, le reti intranet

2. Upward communication: si ha quanto il flusso comunicativo è rivolto verso i colleghi di pari livello (comunicazione orizzontale) e quella tra colleghi di diverso livello appartenenti a funzioni diverse (comunicazione trasversale)Strumenti :di tipo tecnologico e relazionale diretto

3. Bottom-up: si ha quando il flusso di ritorno della comunicazione parte dal basso verso l’alto (feedback) Strumenti :indagini di clima organizzativo, realizzate attraverso questionari e interviste semi-strutturate, o colloqui individuali

QUALI TIPOLOGIE

DOVE NASCEL. 241/90

Prevede nuove regole per i rapporti tra i cittadini e le pubbliche amministrazioni

L. N.273/95

Previsione dell’adozione da parte di tutti i soggetti erogatori di servizi pubblici o convenzionati di proprie “Carte dei servizi”

In sanità

DL N.502/92

DPCM del 19.5.95 G.U. supplemento n. 65

L.328/2000

Legislazione regionale

CARTA DEI SERVIZI

PERCHE’ LA CARTA

DOCUMENTO PER PRESENTARE E COMUNICARE I SERVIZI AGLI UTENTI

LINEA GUIDA PER GLI OPERATORI

STRUMENTO PER

EVIDENZIARE I CARDINI DELLA QUALITA’ DEI SERVIZI

FACILITARE IL MONITORAGGIO E LA VERIFICA

PROCESSO

DI COMUNICAZIONE

EVOLUTIVO

OBIETTIVI

TUTELARE I DIRITTI DEGLI UTENTI ATTRIBUENDO LORO UN POTERE DI CONTROLLO SULLA QUALITA’ DEI SERVIZI EROGATI

ADOZIONE DI STANDARD DI CUI DEVE ESSERE ASSICURATO IL RISPETTO

PUBBLICIZZAZIONE E INFORMAZIONE DEGLI STANDARD ADOTTATI

GARANZIA DEL RISPETTO DELLO STANDARD ASSICURANDO ANCHE FORME DI RIMBORSO SE IL SERVIZIO RESO SI DIMOSTRA INFERIORE A QUANTO PUBBLICATO

PREVISIONE DELLE MODALITA’ CON CUI PRESENTARE I RECLAMI

IL QUESTIONARIO

RILEVANZA

=

PAROLA CHIAVE DEL QUESTIONARIO

RILEVANZA DEGLI SCOPI

RILEVANZA DELLE DOMANDE RISPETTO

AGLI SCOPI

RILEVANZA DELLE DOMANDE PER

L’INTERVISTATO

LE INSIDIE DEL QUESTIONARIO

DOMANDE DOPPIE

NON INCLUDERE DUE O PIU’ DOMANDE IN UNA PERCHE’ PROVOCANO

INCERTEZZE E INDUCONO LA NON RISPOSTA

CONTROLLARE LE DOMANDE CHE CONTENGONO “E” “O” CHE POTREBBERO

IN REALTA’ ESSERE DOMANDE DOPPIE

DOMANDE AMBIGUE

ES. In quale classe sociale colloca i suoi genitori Superiore/Media superiore

Media

Media Inferiore/Inferiore

Item formulato non come una domanda ma come un’affermazione su

cui dichiarare il proprio accordo/disaccordo oppure vero/falso

QUANTE DOMANDE INCLUDERE E IN QUALE ORDINE PRESENTARLE ?

1. Mettere le domande delicate, imbarazzanti o aperte alla fine

2. Porre per prime le domande a cui è più facile rispondere (sesso, stato civile, professione..)

3. Chiedere subito le informazioni che servono per le domande successive ( chiedere quanti sono i componenti della famiglia se dopo ci sono le domande sui figli)

4. Mettere le domande in ordine logico (es. per la ricostruzione della vita lavorativa) e in base allo stesso tema

5. Separare le coppie di domande che fungono da controllo di attendibilità ( es. Bisogna legalizzare l’aborto- L’aborto non dovrebbe essere legalizzato) Se la risposta è inattendibile l’intervistato dovrebbe dichiararsi d’accordo o in disaccordo con entrambe

6. Variare la lunghezza e il tipo delle domande

7. Utilizzare domande filtro se il campione è eterogeneo

LETTERA DI PRESENTAZIONE

Caratteristiche da rispettare :

•Individuare chi realizza l’indagine

•Dire perché lo studio è importante

•Dire perché è importante che l’intervistato risponda

•Assicurare che non ci sono risposte giuste o sbagliate

•Garantire l’anonimato

•Sottolineare che il tempo richiesto è minimo

I QUESTIONARI DI SODDISFAZIONE DEI SERVIZI

MOTIVI A FAVORE

Utile strumento di verifica dei rapporti con l’utente

Strumento manageriale per scegliere alternative organizzative

Strumento di motivazione e valutazione del personale

Fonte di informazione immediata e poco costosa

MOTIVI CONTRO

Convinzione che gli elementi di insoddisfazione sono già evidenti

Pessimismo sulle possibilità di cambiamento

Possibilità di usare altri metodi

Scarsa convinzione delle capacità di misura delle indagini

CARATTERISTICHE DEL TESTO

LEGGIBILITA’

FRASI BREVI

ELIMINAZIONE DI TERMINI TECNICI

EVITARE DOMANDE AMBIGUE O DOPPIE

EVITARE FRASI CONDOPPIA NEGAZIONE

PREVEDERE LA RISPOSTA NON SO

PRINCIPI DA RISPETTARE

GARANTIRE L’ANONIMATO

PUBBLICIZZARE I RISULTATI

AI RICOVERATI SOMMINISTRARE A 15

GIORNI DALLA DIMISSIONE