siklus pendapatan

BAB 6 & 7

SIKLUS PENDAPATAN

Dalam bentuk yg sangat sederhana, siklus pendapatan merupakan perubahan

langsung dari produk akhir dan jasa menjadi uang tunai. Siklus pendapatan yang lebih

rumit adalah penjualan kredit karena timbul rentang waktu, yang menyebabkan transaksi

pendapatan dibagi dalam dua tahap ; pertama, tahap fisik, meliputi pemindahan aktiva

atau jasa dari penjual kepada pembeli, dan tahap kedua, tahap keuangan, meliputi

penerimaan uang tunai.

Untuk memperkenalkan logika fungsi dari siklus pendapatan perlu dipelajari DIAGRAM

ARUS DATA (DATA FLOW DIAGRAMS-DFDs) dan arus dokumen yang

menggambarkan lingkungan kegiatan manual.

DFD pada gmbr 4-1 memberikan tinjauan tentang logika aktivitas yang menggambarkan

sistem proses pesanan penjualan. Berikut langkah-langkahnya :

1. Proses penjualan dimulai dari pelanggan menghubungi dep penjualan. Bentuk

hubungan itu dpt melalui tlp, surat, atau datang secara langsung. Dep Penjualan

akan menangkap seluruh detail informasi dari kejadian tersebut dan mencatatnya

pada pesanan penjualan. Informasi ini akan menyebabkan terjadinya beberapa

kegiatan lainnya.

2. Langkah pertama dari proses penjualan adalah melakukan pengesahan transaksi

dgn melalui proses persetujuan kredit untuk pelanggan.

3. Saat kredit tsb sdh disetujui, informasi penjualan akan diteruskan ke departemen

penagihan, pergudangan, dan pengiriman.

4. Langkah selanjutnya adalah mengirimkan brg dg, yg hrs segera dilakukan setelah

persetujuan kredit diperoleh. Jika proses tsb berjalan terlalu lama, pelanggan

kemungkinan akan membatalkan pesanan dan mencari pemasok lainnya. Proses

pengiriman akan merekonsiliasi brg yg diterima dari gudang dengan informasi

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Hary AsharSISTEM INFORMASI AKUNTANSI I

penujualan yang telah diterima terlebih dahulu. Langkah ini digunakan untuk

memastikan bahwa prsh mengirimkan brg yang tepat ke pelanggan. Apabila

ditemukan kesalahan, SEPERTI salah dalam pengambilan brg, atau salah dlm

kuantitas brg dari gudang,hal tsb sdh seharusnya dpt diidentifikasi pada langkah ini.

Diasumsikan bahwa semua kondisi sdh sesuai dgn pesanan, maka brg dagangan

akan dikemas dan dikirimkan melalui prsh angkutan umum ke pelanggan. Kemudian

informasi pengiriman akan diteruskan ke proses penagihan.

5. Proses penagihan akan mengumpulkan dokumen-dokumen yg relevan dgn transaksi

tsb (produk, harga, biaya pengurusan, angkutan pajak, dan syarat-syarat potongan

harga), dan menagihkannya ke pelanggan. Informasi ini kemudian diteruskan ke

proses piutang dan proses pengendalian persediaan.

6. Bagian piutang menerima informasi penagihan dan mencatatnya ke dalam

catatan/laporan pelanggan.

7. Demikian juga, bagi pengendalian persediaan menggunakan informasi dari bagian

penagihan untuk menyesuaikan data persediaan untuk menggambarkan penurunan

persediaan.

8. Secara berkala (setiap batch, harian, mingguan, bulanan, dan seterusnya), prose

penagihan, piutang, dan pengendalian persediaan melakukan perhitungan

rekapitulasi dan meneruskan informasi ini ke porses buku besar umum. Rekapitulasi

ini termasuk (1) total penjualan dari penagihan, (2) total kenaikan jumlah piutang,

dan (3 total penurunan persediaan. Berdasarkan informasi tsb buku besar umum

melakukan proses ke setiap rekening yang dipengaruhi oleh transaksi penjualan

selama periode berjalan. Sebagai tambahan proses rekonsiliasi perhitungan-

perhitungan rekapitulasi ini dilakukan secara independen untuk dpt mengidentifikasi

kesalahan pencatatan data. Sebagai contoh, apabila aktivitas penagihan gagal untuk

menagih ke pelanggan atau bagian piutang mencatat jumlah yg salah, ketidak

sesuaian perhitungan rekapitulasi yg mereka lakukan dpt ditemukan dlm proses

buku besar umum. Namun bila saldo rekapitulasi cocok, maka secara keseluruhan

proses diasumsikan berjalan dengan baik.


Prosedur Manual

Diagram alur (Flowchart) pada gmbr 4-2 menunjukkan prosedur manual dan dokumen-

dokumen khusus yang biasanya digunakan pada sistem pesanan penjualan yang

dilakukan secara manual. Hipotesis sistem pada gmbr 4-2 menggunakan pesanan

penjualan untuk persetujuan kredit pelanggan, surat pengambilan brg, dokumen

pengeluaran brg, dokumen pengiriman, faktur tagihan, dan proses buku besar. Pada

sistem yg sesungguhnya, brbagai macam salinan pesanan penjualan hrs diberi nomor

atau kode warna untuk menandakan kegunaan dan distribusi dokumen tsb. Salinan-

salinan yg akan digunakan untuk beberapa kegunaan dan lokasi, kadang hrs

menyertakan alur informasi yg tercetak pada dokumen tsb.

▪ Departemen Kredit :

Langkah awal dep ini adalah melakukan transaksi persetujuan, yg mana

berhubungan dgn pemeriksaan kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan.

▪ Prosedur Pergudangan :

Dep Penjualan menyerahkan surat perintah pengeluaran brg (picking ticket-tiket

pengambilan), dan salinan pesanan penjualan ke bagian pergudangan. Dokumen ini

mengidentifikasikan bahwa brg persediaan hrs ditempatkan dan diambil dari rak-rak

gudang. Dokumen tsb juga memberikan persetujuan formal bagi petugas gudang

untuk menyerahkan brg yang dimaksud.

Departemen Pengiriman :

Sebelum menerima brg dan salinan surat perintah pengeluaran brg, dep

pengiriman menerima salinan dokumen pengiriman dan surat jalan yang

berasal dari dep penjualan. Dokumen pengiriman bersama dengan brg dikirim

ke pelanggan untuk menggambarkan isi kiriman tsb. Gmbr. 4-4 menunjukkan

dokumen tagihan bongkar muat brg.

Departemen Penagihan :


GMBR 4-2 menunjukkan saat persetujuan kredit dep penagihan menerima

tagihan, salinan buku besar, dan salinan arsip dari pesanan penjualan dari dep

penjualan. Tetapi tidak termasuk penerimaan surat jalan dan dokumen

pengiriman. Tagihan penjualan adalah tagihan pelanggan, yg menunjukkan

nama brg dan kuantitas brg yg dikirim, harga per satuan brg, biaya

pengangkutan, dan total jumlah tagihan yang ditagih kepada pelanggan.

Departemen Pengawasan Persediaan :

Dep Pengawasan Persediaan menggunakan surat perintah pengeluaran brg

sbg dokumen bukti untuk menyesuaikan buku besar tambahan persediaan.

Pada sistem persediaan perpetual, setiap persediaan mempunyai catatan

berupa buku besar yg sekurang-kurangnya berisi seperti yg terdapat pada

gmbr 4-6. Setiap surat perintah pengeluaran brg akan mengurangi jumlah

persediaan di gudang untuk satu atau lebih persediaan. Setelah proses

posting, surat perintah pengeluaran brg diarsipkan.

Departemen Piutang :

Dep piutang akan memposting data salinan buku besar pesanan penjualan

pada buku besar tambahan piutang. Setiap pelanggan mempunyai data pada

buku besar tambahan piutang yg berisi beberapa informasi, seperti ; nama

pelanggan, alamat pelanggan, data kredit, tanggal transaksi, nomor tagihan,

pembayaran kredit, retur, dan saldo piutang. Gmbr 4-7 menggambarkan data

pada buku besar pembantu piutang.

Departemen Buku Besar Umum :

Dengan melakukan penutupan periode pemrosesan, dep buku besar umum

menerima dokumen jurnal dari dep penagihan dan pengawasan persediaan,

dan ringkasan rekening dari dep piutang. Informasi tsb mempunyai dua macam

kegunaan :

1. Buku besar umum menggunakan dokumen jurnal untuk memproses

rekening kontrol di bawah ini :

DR KR

Piutang – Kontrol xxxx


Harga Pokok Penjualan xxxx

Persediaan – Kontrol xxxx

Penjualan xxxx

Buku besar umum hanya berisi kontrol rekening (tdk menyediakan detail

transaksi) dan hanya membutuhkan ringkasan informasi saja.

2. Ringkasan rekening secara independen disediakan oleh dep piutang yang

akan digunakan untuk menverifikasi kebenaran dari seluruh proses.

Dengan mencocokkan dokumen jurnal dan ringkasan rekening yang

diterima dari dep operasional, buku besar umum dpt mendeteksi banyak

tipe kesalahan.

PROSEDUR PESANAN BARANG YG LANGSUNG DIKIRIM KE PELANGGAN

(BACK-ORDER PROCEDURES)

Saat kuantitas persediaan di gudang tdk mencukupi untuk memenuhi pesanan

pelanggan, dokumen pesanan brg yg langsung dikirimkan ke pelanggan akan dibuat.

Dokumen pesanan brg yg langsung dikirimkan ke pelanggan kemudian ditempatkan

pada arsip tersediri sampai brg persediaan tsb dikirim oleh pemasok. Pesanan brg

yang langsung dikirimkan ke pelanggan dpt memenuhi kebutuhan sebelum proses

penjualan baru dilaksanakan.

RETUR PENJUALAN

RP disebabkan beberapa hal :

1. Penjual mengirimkan brg yg tdk sesuai

2. Brg dg rusak/cacat

3. Brg dg rusak pada saat pengangkutan

4. Penjual mengirimkan brg dg terlalu lama atau terjadi penundaan pengangkutan, dan

pembeli menolak pengiriman.


Saat retur terjadi, pembeli akan meminta penjual untuk membuat pengkreditan sebesar

sejumlah brg yg dikembalikan pada piutangnya. Gmbr 4-8 menggambarkan prosedur

formal untuk mengesahkan dan memproses pengembalian brg dg.

Prosedur Pengembalian Penjualan :

Dep Penerimaan BRG ;

Saat brg dikembalikan, petugas penerimaan menghitung, memeriksa, dan

mempersiapkan dokumen pengembalian brg. Brg-brg tsb akan disimpan di gudang

bersama dgn salinan dokumen pengembalian brg. Salinan kedua dikirim ke dep

penjualan.

Dep Penjualan ;

Saat menerima dokumen pengembalian brg, petugas penjualan mempersiapkan

kredit memo. Dokumen merupakan alat yg sah bagi pelanggan untuk menerima

kredit bagi brg yg dikembalikan. Gmbr 4-9 menggambarkan kredit memo (sbg

catatan, format kredit memo ini mirip dgn pesanan penjualan. Beberapa sistem

menggunakan salinan pesanan penjualan yg dicap dgn kredit memo.

Pada kasus dimana persetujuan khusus hrs diberikan, petugas penjualan mengirimkan

kredit memo ke dep kredit untuk mendapatkan persetujuan.

Dep Kredit ;

Manajer Kredit akan mengevaluasi alasan dari retur dan membuat keputusan untuk

memberikan atau menolak kredit tsb. Manajer kemudian mengembalikan kredit

memo ke dep penjualan.

Dep Penagihan ;

Petugas penagihan menerima kredit memo dari dep penjualan dan mencatat kredit

memo tsb dlm jurnal penjualan sebagai lawan jurnal tersebut. Kemudian

mengirimkan kredit memo ke bagian pengawasan persediaan untuk dilakukan

proses posting. Pada akhir periode, total RP diringkas dlm dokumen jurnal dan

dikirimkan ke dep buku besar umum.


Dep Pengawasan Persediaan dan Dep Piutang ;

Petugas pengasan persediaan menyesuaikan catatan dan meneruskan kredit memo

ke dep piutang, di mana rek pelanggan akan disesuaikan. Dep Pengawasan

Persediaan dan Dep Piutang mengirimkan ringkasan informasi ke dep buku besar

umum, khususnya mengenai ringkasan dokumen jurnal mengenai total nilai dari

persediaan yg dikembalikan, dan dep piutang mengirimkan ringkasan buku besar

pembantu piutang.

Dep Buku Besar Umum ;

Petugas dep buku besar umum menerima dokumen jurnal dari dep penagihan dan

dep pengawasan persediaan dan ringkasan rekening dari dep piutang. Petugas

kemudian memproses dokumen jurnal tsb pada rekening kontrol sbb ;

DR CR

Persediaan – Kontrol xxxx

Retur Penjualan xxxx

Harga Pokok Penjualan xxxx

Piutang – Kontrol xxxx

Petugas buku besar umum melakukan pencocokan antara buku besar pembantu

piutang dgn rekening kontrol untuk memverifikasi proses posting. Dokumen jurnal

dan dokumen-dokumen ringkasan diarsipkan.

SISTEM PENERIMAAN TUNAI/KAS

Gmbr 4-10 menggambarkan penerimaan tunai/kas piutang. langkah-langkahnya

sebagai berikut :

1. Cek dan informasi keuangan pendukung lainnya (no rek pelanggan, nama

pelanggan, nilai cek, dsb), tersedia pada saat bukti pembayaran diterima pada ruang

penerimaan dokumen, di mana dokumen-dokumen tsb dipilah-pilah. Cek dikirimkan

ke Kasir pada Dep Penerimaan Tunai/Kas dan bukti pembayaran dikirimkan ke Dep

Piutang.


2. Cek diterima oleh Kasir dan dicatat pada jurnal penerimaan tunai/kas dan langsung

disetorkan ke bank.

3. Bukti pembayaran yg diterima oleh Dep Piutang digunakan untuk mengurangi saldo

rek pelanggan sebesar nilai pembayaran.

4. Dep Penerimaan Tunai/Kas dan Dep Piutang mengirimkan ringkasan informasi tsb

ke Dep Buku Besar Umum. Informasi ini dicocokkan dan digunakan untuk

memperbarui rekening kontrol piutang dan rekening kas.

Prosedur Penerimaan Tunai/Kas :

▪ Gmbr 4-11 menggambarkan arus dokumen yang melukiskan prosedur penerimaan

tunai/kas.

▪ Gmbr 4-12 menggambarkan contoh bukti pembayaran.

▪ Gmbr 4-13 menggambarkan dokumen jurnal penerimaan kas.

PENGAWASAN SIKLUS PENDAPATAN

Tabel 4-1 meringkas kontrol aktivitas yang khusus digunakan dlm siklus pendapatan.

Pengesahan Transaksi :

Pemeriksaan Kredit ;

Tujuan pengesahan transaksi adalah memastikan bahwa hanya transaksi yang valid

yang akan diproses. Dep Kredit merupakan bagian yg bertugas untuk melakukan

pengesahan dari pesanan penjualan.

Kebijakan Retur ;

Dep Kredit mengesahkan proses pengembalian brg dg. Penentuan ini didasarkan

atas sifat transaksi penjualan dan situasi transaksi pengembalian brg.

Daftar Pembayaran Tunai ;

Daftar pembayaran tunai menyediakan sarana untuk melakukan verifikasi apakah

cek dari pelanggan dan bukti pembayaran sudah benar. Terdapatnya kelebihan


pada bukti pembayaran pada dep kredit atau kurangnya cek pelanggan pada dep

penerimaan tunai sdh seharusnya dpt dideteksi ketika dilakukan pencocokan antara

batch dgn daftar tsb.

Pemisahan Tugas :

Pemisahan tugas memastikan bahwa tidak ada satu orang atau departemen pun yang

melakukan semua proses secara keseluruhan;

Kebijakan 1 ;

Bagian yang melakukan pengesahan transaksi hrs terpisah dgn bagian yang

memproses transaksi. Dlm siklus pendapatan, Dep Kredit terpisah dari seluruh

proses, jadi secara formal, transaksi pemberian persetujuan merupakan aktivitas yg

independen.

Kebijakan 2 ;

Pengawasan aktiva hrs terpisah dari tugas pembukuan aktiva. Pada proses sistem

pesanan penjualan, gudang persediaan mempunyai pengawas yg menjaga aktiva,

dan fungsi akuntansi (buku besar umum dan dep pengawasan persediaan) yang

memelihara pencatatan.

Pada sistem penerimaan tunai/kas, dep penerimaan tunai menjaga aktiva (kas), dan

fungsi akuntansi (buku besar umum dan dep piutang) memelihara pencatatan data

akuntansi. Kasir melapor kepada Bendahara, yg mempunyai kewajiban atas aktiva

lancar. Fungsi akuntansi bertanggungjawab atas pengawasan. Kedua fungsi

tersebut seharusnya tdk tercampur.

Kebijakan 3 ;

Organisasi seharusnya terstruktur sehingga tindak penipuan memerlukan kolusi

lebih dari dua atau lebih individu. Fungsi pembukuan hrs lebih hati-hati dlm

pemisahannya. Khususnya BB Pembantu (piutang dan persediaan), jurnal

(penjualan dan penerimaan tunai), dan buku besar umum hrs dipisah. Individu yg


mempunyai tanggung jawab pembukuan dan berkolusi dgn org yg

bertanggungjawab atas pengawasan persediaan, dpt melakukan penipuan.

Supervisi :

Perusahaan yang memiliki karyawan yang terlalu sedikit untuk dapat melakukan

pemisahan fungsi, akan bergantung pada supervisi sebagai kompensasi dari bentuk

pengawasan.

Tabel 4-1

Ringkasan dari Pengawasan Siklus Pendapatan

AKTIVITAS PROSES PENJUALAN PENERIMAAN KAS

Transaksi

Persetujuan

Pemeriksaan Kredit

Kebijakan Retur

Daftar pembayaran (daftar

uang)

Pemisahan

Tugas

Kredit dipisahkan dari pemrosesan;

Pengawasan persediaan dipisah dari

gudang : bb pembantu piutang dipisah

dari bb umum

Penerimaan kas dipisah dari

piutang dan rekening kas ; bb

piutang dipisah dari bb

umum.

Supervisi Dep Penerimaan Dokumen

Catatan

Akuntansi

Pesanan pembelian, jurnal pembelian,

bb pembantu piutang, rek kontrol

piutang (bb umum), bb pembantu

persediaan, pengawasan persediaan,

rekening penjualan (bb umum).

Dok pembayaran cek, daftar

jurnal pembayaran,

penerimaan kas, bb piutang,

rek kontrol piutang, rek kas.

Akses

Akses secara fisik ke persediaan ;

akses ke catatan akuntansi di atas.

Akses secara fisik ke kas, akses ke

catatan akuntansi di atas.

Dep Pengiriman, Dep

Penagihan, bb umum

Verifikasi

Independen

Dep Pengiriman, Dep Penagihan, Buku

Besar Umum.

Penerimaan Kas, bb umum,

rekonsiliasi bank.















Documents

siklus pendapatan