Embed Size (px)
DESCRIPTION
Akuntasi
Citation preview
B a
Siklus PendaPenjuPenagih~
Bela;armempelajari bab ini, Anda diharapkan mampu untuk:
Menjelaskan berbagai aktivitas bisnis dasar dan operasi pemrosesan data terkait yang dilaksanakan
dalam siklus pendapatan.
• Mendiskusikan keputusan penting yang harus dibuat dalam siklus pendapatan dan mengidentifikasi
informasi yang dibutuhkan untuk membuat berbagai keputusan tersebut.
• Mendokumentasikan pemahamail Anda tentang siklus pendapatan.
• Mengidentifikasi ancaman-ancaman utama dalam siklus pendapatan dan mengevaluasi kecukupan
berbagai prosedur pengendalian untuk mengatasi berbagai ancaman tersebut.
• Membaca dan memaharni model data (diagram REA) siklus pendapatan.
- Kasus Integratif: Alpha Omega Electronics
Alpha Omega Electronics (AOE) memproduksi berbagai produk elektronik sehari-hari,
termasuk kalkulator, jam digital, radio, pager, mainan, game, dan peralatan dapur kecil.
Pelanggan utamaAOEadalah toka ritel, tetapiperusahaan tersebut baru-baru ini telah mulai
menjual dalam jumlah besar kepada perusahaan penjual via surat pesanan(mail-orderfirm),
yang mengiklankandiri dalam berbagai katalog dan majalah. Gambar 11-1 memperlihatkan
sebagian bagan struktur organisasi AOE. '
Linda Spurgeon, direktur utama AOE, mengadakan rapat dengan para eksekutif
perusahaan untuk mendiskusikan dua masalah penting. Pertama, AOE telah mengalami
4 BAGIAN III Aplikasi Sistem Infonnasi Akuntansi
penyusutan pangsa pasar selama tiga tahun terakhir. Kedua, masalah arus kas telah. .meningkatkan desakan untuk melakukan pinjaman jangka pendek. Dalam rapat eksekutif
tersebut, Trevor Whitman, wakildirektur utama bagian pemasaran, menjelaskan bahwa salah
satu alasan penurunan pangsa pasarAOE adala~ para pesaing ternyata memberikan pelayanan
pelanggan yang lebih baik. Akan tetapi, ketika Linda meminta keterangan yang lebih jelas,
Trevor mengaku bahwa pendapatnya itu hanya didasarkan pada percakapannya baru-baru ini
dengan dua pelanggan besar. Dia juga mengakui bahwa dia tidak dapat langsung
mengidentifikasi 10 pelanggan AOE yang paling menguntungkan. Linda kerTiudian bertanya
ke Elizabeth Yenko, kontroler perusahaan tersebut, mengenai masalah arus kas AOE. Daftar
umur piutangusaha yang terbaru menunjukkan peningkatan yang signifikan atas jumlah piutang
pelanggan yang jatuh tempo. Akibatnya, AOE harus menambah pinjaman jangka pendeknya
karena penundaan dalam penagihan pembayaran pelanggan. Selain itu, BestYalue Company,
jaringan ritel yang selama ini menjadi salah satu pelanggan utama AOE, baru-baru ini bangkrut.
Elizabeth mengakui bahwa dia tidak yakin apakah AOE akan qapat menagih dari Best Yalue
sejumlah besar piutang yang telah jatuh tempo.
Linda r'nerasa frustasi dengan kurangnya informasi rinci mengenai kedua masalah tersebut.
Dia mengakhiri rapat tersebut dengan meminta Elizabeth dan Trevor untuk bekerja sama
dengan Ann Brandt, wakil direktur utama bagian sistem informasi, untuk mengembangkan
sistem pelaporan yang disempurnakan agar AOE dapat lebih secara dekat mengawasi dan
mengambillangkah untuk meningkatkan pelayananpada pelanggan dan manajemen arus
kasnya. Secara khusus, Linda meminta Elizabeth, Trevor, dan Ann untuk menangani masalah
masalah berikut ini:
1. Bagaimana AOE dapat meningkatkan pelayanan kepada pelanggan? Informasi Apakah
yang dibutuhkanbagian pemasaran untuk melaksanakan tugasnya dengan lebih baik?
2. Bagaimana AOE dapat mengidentifikasi para pelanggan dan pasarnya yang paling
menguntungkan?
3. BagaimanaAOE dapatmeningkatkan pengawasan atas rekening kreditnya? Bagaimana
suatu perubahan dalam kebijakan kredit mempengaruhi baik penjualan maupun piutang
tidak tertagih?
4. Bagaimana AOE dapat meningkatkan prosedur penagihan kasnya?
Seperti yang ditunjukkan dalam kasus AOE, kekurangan dalam sistem informasi yang
digunakan untuk mendukung berbagai aktivitas siklus pendapatan dapat menimbulkan masalah
besar bagi sebuah organisasi. Sewaktu Anda membacabab ini, pikirkan bagaimana sistem
informasi AOE dapat didesain kembali untuk memberikan dukungan yang lebih efisien dan
efektif bagi berbagai aktivitas sikh.Js pendapatannya.
BAS 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas 5
Wakil DirekturBagian PemllsaranTrevor Whitman
Wakil DirekturBagian ProduksiLeRoy Williams
Wakil Direktur BagianSistem Informesi
Ann Brandt
Direktur Audit InternalPaul Reinhardt
Wakil Direktur BagianKeuangan
Stephanie Cromwell
Wakil DirekturBagian SumberDaya Manusia
PeterWu
Manajer BagianKredit
Sofia Lopez
Akuntansi UmumMike Tumo
Gambar 11-1 Sebagian bagan struktur organisasi AGE
. PENDAHULUAN
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesaninformasi
terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan
menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut (Lihat Gambar 11
2). Pertukaran informasi ekstemal yang paling utama dalam siklus ini ada dengan
pelanggan. Informasi mengenai berbagai aktivitas siklus pendapatan juga inengalir ke
siklus akuntansi lainnya (melalui database terpusat, yang tidak diperlihatkan dalam
Gambar 11-2, untuk mengurangi kebingungan). Contohriya, siklus pengeluaran dan
produksi menggunakan informasi mengenai transaksi penjualan untuk memulai
pembelian atau produksi persediaan tambahan untuk memenuhi permintaan. Siklus
sumber daya manusia/penggajian menggunakan informasi mengenai penjualan untuk
menghitung komisi penjualan danberbagai bonus. Fungsi buku besar dan pelaporan
menggunakan informasi yang dihasilkan oleh siklus pendapatan untuk inempersiapkan
laporan keuangan dan kinerja.
Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di
tempat dan waktu yang tepatdengan harga yang sesuai. Guna mencapai tujuan tersebut,
pihak manajemen harus membuat beberapa keputusan renting berikut ini:
6 BAGIAN III Apl1kasl Slstem Informast Akuntansl
• Sejauh apakah produk dapat dan harus disesuaikan dengan tiap kebutuhan dankeinginan pelanggan?
• Seberapabanyak persediaan yang harus dimiliki, dan di manakah persediaan tersebutditempatkan?
• Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim kepada para pelanggan? Haruskah
perusahaan melakukan fungsi pengiriman sendiri atau menggunakan pihak ketiga
yang mengkhususkan diri dalam pengiriman?
• Berapakah harga optimal untuk setiap produk atau jasa?
• Haruskah kredit ditawarkan kepada pelanggan?
• Berapa banyak kredit yang seharusnya diberikan ke tiap pelanggan?
• Apa syarat-syarat kredit yang seharusnya diberikan?
• Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas?
Pesanan
Sistem buku besardan pelaporan
Siklus manajemensumberdaya
manusialpenggajian
Dokumenpengiriman
Slip
~
Informasi teritangketersediaan barang
Kurir
Fakturpenjual_an .....
Jawaban alas permintaan-----
Pembayaran
Dokumenpengirbnan
t
Pelanggan
Pennintaan
Sikluspengeluaran - Siklus
produksi
Kebutuhan alasproduksidanpembelian
(pemesananulang)
Gambar 11-2 Diagram konteks siklus pendapatan
Sebagai tambahan, pihak manajemen harus mengawasi dan mengevaluasi efi$iensi
dan efektivitas proses siklus pendapatan. Hal ini membutuhkan akses yang mudah ke
dataterinci mengenai sumber daya yang digunakan dalam siklus pendapatan, berbagai
kegiatan yang ttlempengaruhi berbagaisumber daya tersebut, dan parapelaku yang terlibat
dalam berbagai kegiatan tersebut. Kemudian, agar dapat berguna dan relevan untuk
pengambilan keputusan, data tersebut harus akurat, andal, dan tepat waktu.
~.•.•.'.I
BAB 11 S1klus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas 7
Bab ini membahas tiga fungsi dasar SIA dalam siklus pendapatan, yaitu: mendapatkan
dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis, meI.lyimpan dan mengatur data
tersebut untuk mendukung pengambilan keputusan, dan memberikan pengawasan untuk
memastikan keandalandata serta menjaga sumber daya organisasi. Pembahasari diawali
dengan menjelaskan berbagai aktivitas bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan.
Kemudian, akan dibahas metode yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan,
dan memproses data mengenai berbagai aktivitas siklus bisnis tersebut. Selanjutnya,
dibahas tujuan pengawasan utama dalam siklus pendapatan dan mendiskusikan
bagaimana cara mendesam SIA untuk mengurangi ancaman yang berkaitan dengan
berbagai aktivitas siklus pendapatan.Babini akan diakhiri dengan menyajikan model
data terintegrasi yang menyimpan dan mengatur informasi mengenai berbagai aktivitas
siklus pendapatan yang akan memungkinkan pihak manajemen untuk membuat berbagai
keputusan penting dan untuk secara efektif mengawasi kinerja.
AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENDAPATAN
Gambar 11-3 menunjukkan empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus
pendapatan.
Entri Pesanan Penjualan
Siklus pendapatandimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan.
.Departemen bagian pesanan penjualan, yang bertanggllI.lg jawab pada wakil direktur
utama bagian pemasaran (merujuk kembali pada Gambar 11-1),melakukan proses entri
pesanan penjualan. Gambar 11-4 menunjukkan bahwa proses entri pesanan penjl1;alan
mencakup tiga tahap: mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui
kredit pelanggan, serta memeriksa ketersediaan persediaan. Gambar 11-4juga memasukkan
kegiatan penting terkait yang mungkin ditangani oleh bagian pesanan penjualan ataupun
oleh departemen terpisah untukpelayanan pelanggan (yangumumnya juga bertanggllI.lg
jawab pada wakil direktur utama bagian pemasaran), yang menjawab permintaan
pelanggan.
Mengambil pesanan pelanggan
Pesanan pelanggan'dapat diterima dalam berbagai cara: di toko, melalui surat, melalui
telepon, melalui Web site, atau melalui tenaga penjualan di lapangan. Pada tahun-tahun
terakhir ini, berbagai organisasi telah menemukan beberapa cara untuk menggunakan TI
gllI.la meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses entri pesanan penjualan. Salah satu
cara untuk meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah dengan mengizinkan
para pelanggan untuk memasuki data pesanan penjualan sendiri. Hal ini secara otomatis
akan tercapai untuk penjualan melalui Web site, tetapi hal ini juga dapat dicapai baik
8 BAGIAN III Aplikasi Siste,m Informasl Akuntansi
dalam penjualan melalui taka maupun melalui surat. Cantahnya, taka ritel seperti Service
Merchandise, seperti juga ban'yakpemsahaan penjualan melalui surat pesanan lainnya,
meminta pelanggan menandai nomar barang dan mengisi jumlahbarang yang dipesan
pada farmulir pesanan yang telah dicetak yang dapat dibaca aleh alat pengenal karakter
aptikal (optical character recognition-0CR).
Web site menyediakan cara lain untuk mengatamatisasikan pengentrian pesanan
penjualan. Kegunaannya tidak hanya untuk merigurangi biaya yang berkaitan dengan
pengambilan pesanan pelanggan, tetapi juga memberikan peluang untuk meningkatkan
penjualan dengan memungkinkan pelanggan untuk mendesain praduk mereka sendiri.
Sistern entri pesanan penjualari interaktif semacam inidisebut sebagai choiceboards.
Komisi
Permintaan1.0
=-~~;jf'; :..-Pesanan ,fr produksi danPenjualan
Informas; pembelian
Persediaan ~ • •
Informasikaasedaa1
barang
Siklus manajemensumberdaya
manusiaJpenggajian
Persediaan
Sikluspengeluaran
SiklusProduksi Pelanggan
PelangganSlip pengepakan
Dokumen pengiriman
t
Kurir
tPe~:~~aneUlang 2.0
r---\ Penginman ~
Slip pengepakan I "'-_-------JDokumen pengiriman
Dokumenpengiriman
Sistam buku basardan pelaporan
Pengiriman uang
Penyimpanan
Bank
Laporan
4.0pen:1shan11-~-" Tanda terima kas
/--- Pelanggan
3.0Penagihan
Penjualan Penjualan
Garnbar 11-3 Diagram arus data tingkat 0 untuk siklus pendapatan
BAB 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penaglhan Ras 9
Contohnya, pengunjung Web site Dell Computer dapatmencoba berbagai kombinasi
komponen dan fitur hingga mereka menemukan suatu konfigurasi yang memenuhi
kebutuhan mereka dengan harga yang mereka inginkan. Hal ini tidak hanya
meningkatkan-penjualan, tetapi juga memungkinkan Dell untuk membuat berbagai
produk sebagairespons atas pesanan, sehingga menghilangkan kebutuhan untuk memiliki
persediaan barang jadi dalam jumlah besar. Terlebih lagi, karena Dell menerima
pembayaran pada saat pesanan, arus.kasnya membaik dengan sangat dramatis.
Saatini terdapat cara .lain untuk meningkatkan proses entri pesanan penjualan
melibatkan penggunaan electronic data interchange (EDI) untuk berhubungan secara
langsung dengan pelanggan. Dengan menggunakan EDI, toko-toko ritel akan mengirim
pesanan mereka langsung ke sistern pesanan penjualan AOE dalam sebuah format yang
akan menghilangkan kebutuhan atas entridata. Beberapa produsen dan distributor bahkari
menggunakan EDI untukmelimpahkan tanggung jawab pengelolaan persediaan ritel
pelanggan, yaitu sebuah proses yang disebut pula sebagai vendor-managed inventory
(VMI). Dengan VMI, pelanggan memberi pemasok akses ke data dari sistem point-oj-sale
(POS) pelanggan. Pemasok tersebut menggunakan data itu untuk mengawasi tingkat
Pelanggan
Pennintaan
BagianPengiriman
DattarPemesanan
U1ang
Bagian.Pernbelian
Gambar 11~4 Diagram arus data tingkat 1: entri pesanan penjualan
10 BAGIAN III AplikaSl Slstem'Infonnasl Akuntansl
persediaan dan secara otomatis memulai pengiriman pasokan ketika persediaan jatuh
mencapai tingkat yang telah ditentukan. Sistem VMI menguntungkan keduabelah pihak.
Toko-toko ritel menghemat uang dengan melakukan outsourcing biaya yangberkaitan
dengan manajemen persediaan, dandengan mengurangi kemungkinan kerugian akibat
tidak tersedianya persediaan (penjualan yang hilang). Para produsen dan distributor
mendapat untung karena perkiraan penjualan yang lebih akurat memungkinkan mereka
mengoptimalkan produksi dan jadwal pengiriman, dan berkurangnya kemungkinan
kerugian akibat habisnya persediaan akan meningkatkan total penjualan.
Teknologi informasi juga menyediakan banyak pelnang untuk meningkatkanefisiensi
dan efektivitas tenaga penjualan, sebuah proses yang disebut sebagai otomatisasi tenaga
penjualan. Contohnya, e-ma.il adalah cara yang ekonomis untuk menginformasikan para
pegawai bagian penjualan mengenai perubahan harga dan promosipenjualan, serta untuk
mengingatkan mereka kebutuhan khusus dan ketertarikan tertentu para pelanggan.
E-mail juga menyediakan sarana untuk persetujuan real-time bagi kesepakatan penjualan
khusus. E-mail juga mengurangi kebutuhan para tenaga penjual untuk kembali ke kantor
asal mereka, hingga meningkatkan proporsi waktu yang dapat mereka habiskan dengan
para pelanggan. Teknologi juga meningkatkan kualitas presentasi penjualan. Komputer
laptop memungkinkan tenaga penjual untuk membuat presentasi multimedia, yang
meningkatkan kemampuan mereka untuk mendemonstrasikan dan menjelaskan
kemampuan serta fitur produk teknis yang rumit. Fokus 11-1 menjelaskan beberapa cara
yang digunakan sebuah perusahaan dengan alat-alat otomatisasi 'tenaga penjualan untuk
meningkatkan penjualan.
Bagaimanapun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya/ merupakan hal
yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut
dikumpulkan dandicatat secara akurat. Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus
dilakukan untuk me~astikanakurasi yang menyeluruh:
• Pemeriksaan validitas rekening pelanggan dan nomor barang persediaan, dengan ,
cara mencocokkannya dengan informasi dalam file induk pelanggan dan
persediaannya.
• Uji kelengkapan untuk memastikan bahwa semua informasi yang dibutuhkan,termasuk alamat pengiriman dan penagihan untuk pelanggah, telah tercantum.
• Uji kewajaran yang membandingkan kuantitas yang dipesan dengan pengalaman
terdahulu untuk barang dan pelanggan tersebut.
Sewaktu pemeriksaan ini dilakukan, data dicatat dalam dokumen pesanan penjualan.
Dokumen tersebut biasanya merupakan formulir elektronik yang ditampil!<an di layar
monitor komputer. Seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 11-5, pesanan penjualan
berisi informasi nomor barang, jumlah, harga, dan syarat penjualan lainnya.
BAB 11 S1klus Pendapatan: Penjualan dan Penagthan Ras 11
Fokus 11-1Otomatisasi Tenaga Penjualan
Para pegawai bagian penjualan di McKesson GeneralMedical, sebuah divisi dari McKesson Corp.,
menggunakan sebuah papan elektronikberbasis pena
seukuran 8 kali 10 kali 1 inci untuk mendukung
usaha penjualannya. Setiap malam, informasi terinci
mengenai data penjualan tt:irdahulu para dokter yang
akan ditelepon tenaga penjualan hari berikutnya didownload ke dalam alat tersebut. Softwarekemudian
akan menyarankan produk yang tepat untuk
diperlihatkan dan dapat merekomendasikan
beberapa altematif bagi barang apa pun yang saat
ini kosong persediaannya. Tenaga penjualan
menyukai alat tersebut karena mereka dapat
menggunakannya dengan mudah sambil berjalan di
kantor atau di rumah sakit dengan para dokter.
Percobaan awal sistem tersebut menghasilkan
peningkatan penjualan sebesar 30 persen. Alasan .
utamanya adalah alat tersebut meningkatkan
kemampuan tenaga penjual untuk menjelaskan danmendemonstrasikan produk-produk baru. Software
yang menggunakan logika if-then memungkinkan
seorang tenaga penjual untuk membuat presentasi
produk baru yang sama dengan yang akan dibuat
oleh manajer produksi produsen tersebut.
Tenaga penjual melaporkan bahwa alat
otomatisasi. tenaga penjual tersebut tidak hanya
meningkatkan penjualan per kunjungan, tetapi jugasecara signifikan mengurangi waktu yang
dibutuhkan untuk melakukan penjualan tersebut.
Antusiasme mereka tercermin dalam kesediaan
mereka untuk menghabiskan uang mereka sendiri
hingga sebesar $6.000 untuk membeli alat tersebut.
Sumbtr: Tun Slevens,"Medical Miracle: Technology-Assisled Selling Is JUSI What me Doctor Ordered." IndustryWfek (I Mar<! 1999); lemma di hllp://www.indusllyweek.com/CurrenIAnicies/asp/anicies.asp?AnicleId=496.
Persetujuan kredit
Sebagian besar penjualan antarperusahaan (business-to-business sales) dilakukan secara•
kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses. Bagi pelanggan lama
dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan
biasanya tidak dibutuhkan. Sebagai gantinya, pengambil pesanan memiliki otorisasi umum
untuk menyetujui pesanan dari pelanggan yang baik, artinya mereka yang tidak memilili
saldo yang lewat jatuh tempo. Hal ini biasanya dicapai dengan membuat batas kredit
(saldo kredit maksimum yang diizinkan) untuk setiap pelangganberdasarkan pada catatan
kredit pelanggan terdahulu dan kemampuannya untuk membayar. Pada kasus semacam
ini, menyetujui kredit bagi pelanggan melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan untuk
memverifikasi saldo yang ada, mengidentifikasi batas kreditpelanggan, dan memverifikasi
bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan saldo rekening yang ada tidak melebihi
batas kredit ini. Proses ini dapat diotomatisasikan dengan menggunakan pemeriksaan
edit lainnya selama proses entri pesanan, yaitu pemeriksaan batas.
• Pemeriksaan batas dapat membandingkan jumlah pesanan dan saldo rekening
p~langganyang ada dengan batas kredit pelanggan tersebut. (Apabila pesanan baru
-- --- --------~~~---~
12 BAGIAN III Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi
12345
PESANAN PENJUALANAlpha Omega Electronics
2431 Bradford LaneSt. Louis. MO 63105-2311
.
DI)ual Kepada: Hardware City Dlklrlm Kepada: Hardware City35 Appliance Way 6742 Mesa Dr.Phgenix. AZ. 85201 Mesa. AZ. 85284
Tanggal; Pesanan Pembelian Tenaga Inslruksi PengirimanPelanggan No. Penjuat
17Marel 72912003 JKL Kilat
·>i '»i. ____
i>i.''''> -iii.·-_·
--Jumlah-Jumlah Jumlah yang Hargayang yang Dipesan Nornor perDipesan Dikirim Ulang Barang Keterangan Unil Jumlah
100 100 2741 Katkulator 17,95 1795,0050 50 3315 Pager 49.95 2497.50
Terima Kasihl
Gambar 11-5 Contoh pesanan penjualan AGE
tersebut tidak menyebabkan saldo rekening pelanggan melebihi batas kredit, maka
pesanan tersebut diterima. Apabila pesanan yang diajukan akan menyebabkan saldo. -rekening pelanggan melebihi batas kredit, maka pesan e-mail akan dikirim ke manajer
bagian kredit untuk memutuskan apakah pesanan tersebut disetujui atau ditolak.)
Otorisasikhusus untuk menyetujuikredit digunakan bagi para pelanggan bam, ketika
sebuah pesanan melebihi bat.as kredit pelanggan tersebut, atau ketika pelanggantersebut
memiliki saldo lewatjatuh tempo yang belum dibayar. Otorisasi jenis ini hams dilakukan
oleh manajer bagian kredit.
Memeriksa ketersediaan persediaan
Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk
memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan
tanggal pengiriman. Akurasi proses ini adalah hal yangpenting, karena apabila catatan
persediaan tidak akurat dan sesuai dengan kondisi terakhir, pelanggan bisa saja kecewa
ketika terjadi penundaan tidak terduga d\llam pemenuhan pesanan mereka tersebut.
BAH 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kl¥!;'l~
Apabila tersedia cukup banyak persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut,
pesanan penjualan tersebut dilengkapi dan kolom jumlahyang tersedia.dalam file
persediaan untuk setiap barCing dikurangi sejumlah barang yang dipesan. Departemen
pengiriman, pengawasan persediaan, dan departemen penagihan kemudian akan
diberitahukan mengenai penjualan. tersebut, dan pemberitahuan dapat dikirim ke
pelanggan. Apabila tidak tersedia cukup banyak persediaan di perusahaan untuk
memenuhi pesanan tersebut, pemesanan ulang (back order) untuk barang-barang
tersebut harus dibuaL Oi perusahaan-perusahaan manufaktur, membuat pemesanan
kembali melibatkanpemberitahuan padadepartemen produksi untuk memulai produksi
barang yang diminta. Di perusahaan-perusahaan ritel, departemen pembelian akan
diberitahukan mengenai kebutuhan untuk memesan barang yang diminta tersebuL .
Ketika ketersediaan persediaan telah dipastikan, sistem tersebut kemudian akan
membuat kartu pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar jenis barang
barang, dan jUinlah setiap jenis barang, yang dipesan pelanggan. Kartu pengambilan
memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang
dagangan ke bagian pengiriman. Walaupun secara tradisional merupakan dokumen dari
kertas, kartu pengambilan sekarang sering kali merupakan formulir elektronis yang dapat
ditampilkan ke alat yang mudah dibawa dengan tangan atau pada layar monitor yang
terdapat dalam forklift. Guna lebih meningkatkan efisiensi, kartu pengambilan barang
sering kali mendaftar barang dalam urutan tempat mereka disimpan dalam gudang,
daripada dalam bentuk pesanan yang didaftar dalam pesanan penjualan.
Menjawab permintaan pelanggan
Selain metnproses pesanan pelanggan, Gambar 11-4 menunjukkan bahwa proses entri
pesanan penjualan meliputi pemberian jawaban atas permintaan pelanggan. Kadang
kala, permintaan-permintaan ini mendahului suatu pesanan, del? sering kali mereka terjadi
setelah pesanan dibuat. Baik pada kasus pertama maupun kedua, menjawab permintaan
pelanggan adalah hal yang sangat penting. Bahkan, kualitas pelayanan pelanggan yang
diberikan sering kali merupakan kunci keberhasilanperusah~an.
.Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga perusahaan-perusahaan
menggunakan software khusus, yang disebut dengan sistem manajemen pelayanan
pelanggan (customer relationship management---cCRM), untuk mendukung proses penting
ini. Sistem CRM membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan hingga data
tersebut dapat digunakan unhlk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta persona).
Contohnya, informasi mengenai preferensi pelanggan dan catatan transaksi dapat
digunakan untuk menyarankan produk-produk lainnya yang mungkin akan
dipertimbangkan olehpelanggan. Data terinci mengenai permintaan dan praktik bisnis
pelanggan juga dapat digunakan untuk secara pro aktif menghubungi para pelanggan
mengenai kebutuhan untuk pemesanan kembali.
JPb 4J.~.
14 BAGIAN III ApUkasl Slstem infonnasl Akuntansl
Tujuan dari CRM adalah untuk mempertahankan pelanggan. Peraturan dasar umum
pemasaran adalah bahwa biaya yang akan dikeluarkan untuk mertarik dan menjual ke
pelanggan baru paling sedikit lima kali lebih besar dibandingkan dengan penjualan
berulang ke pelanggan lama. UI\.tuk mempertahankan pelangganmembutuhkan lebih
dari hanya memuaskannya. Hal ini juga membutuhkan penciptaan loyalitas. Penelitian
menunjukkan bahwa apabila kepuasan pelanggan dinilai berdasarkan skala 1 sampai 5,
dengan 5 mewakili sangat puas dan 1 mewakili sangat tidak puas, para pelanggan yang
menilai tingkat kepuasan mereka 5 jauh lebih mungkin melakukan pembelian berulang
daripada pelanggan yang hanya menilai kepuasan mereka di tingkat 4. Kemudian,
penelitiqn yang sama tersebut menunjukkan bahwa kunci untuk menghasilkan kepuasan
total, yang akan mempertahankan pelanggan, adalah kualitas dan sifat hubungan puma
jual dengan pelanggan. Oleh sebab itu, sistern CRM seharusnya tidak dipandang sebagai
sebuah cara untuk mempertahankan pelanggan sewajar mungkin dan mengurangi, atau
secara mengotomatisasikan secanl total, semua hubungan dengan mereka. Sebaliknya,
sistern CRM seharusnya dilihat sebagai sebuah cara untuk meningkatkan pelayanan
pelanggan yang diberikan. Tujuannya adalah untuk mengubah pelanggan yang loyal
menjadi pelanggan yang puas dengan cara memperdalam hubungan tersebut.
Akan tetapi, banyak permintaan pelanggan merupakan hal yangbersifat rutin. Sebagaikonsekuensinya, perusahaan dapat dan harus menggunakan TI untuk mengoto
matisasikan jawaban atas permintaan yang umum, seperti pertanyaan mengenai saldo
rekening dan status pesanan, agar pegawai bagian pesanan penjualan dan pelayanan
pelanggan dapat memusatkan waktu dan tenaga mereka untuk menangani permintaanyang lebih rumit dan tidak biasa. Contohnya, Web site rnemberikan aItematif yang efektif·
dari segi biaya daripada telepon bebas pulsa pelayanan pelanggan cara lama, yaitu dengan
mengotomatisasikan proses itu dengan sebuah daftar pertanyaan yang sering ditanyakan
(frequently asked questions-FAQs). Ruang diskusi juga bisa disediakan, agar para
pelanggan dapat berbagi informasi dan tips-tips yang berguna, antara satu sarna lain.
Web site juga memungkinkan para pelanggan untuk menggunakan PIN agar dapat secal'a
langsung mengakses informasi rekening mereka danuntuk memeriksa status pesanan
mereka.
Akan tetapi, merupakan hal yang tidak mungkin untuk mengantisipasi setiap
pertanyaan yang mungkin ditanyakan pelanggan. Oleh sebab itu, Web site yang didesain
untuk pelayanan pelanggan mungkin harus memasukkan pesan instan ataufitur
perbincangan untuk memungkinkan para pelanggan mendapatkan bantuan ahli dan
saran secara real-time untuk masalah-masalah khusus yang tidak dapat terjawab dengan
memuaskan dalam FAQs.Efektivitas Web site sebagian besar tergantung dari desainnya. Perusahaan harus
secara teratur meninjau catatan interaksi pelanggan di Web site mereka agar dengan
cepat mengidentifikasi potensi rriasalah. Web site yang sulit digunakan dapat benar-benar
mempersulit penjualan karena membuat frustasi pelanggan dan menciptakan rasa tidak
BAB 11 Slklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Ras 15
senang. Sebaliknya, Web site yang didesain dengan baik dapat mem.berikan pandangan
ke dalam yang dapat mengarah pada peningkatan penjualan. Contohnya, National
Semiconductor menganalisis produk mana yang menerima paling banyak perhatian dari
para pengunjung situs-nya. ,Ketika para manajer penjualan melihat peningkatan
ketertarikan atas sensor panas yang bam, mereka mampu merevisi perkiraan penjualan
mereka dan meningkatkan produksi sedini mungkin untuk memenuhi peningkatanyang
tampak dalam pesanan atas produk tersebut. Tanpa peringatan awal yang diberikan
melalui jalur Web site, National Semiconductor tidak akan siap menghadapi kenaikan
permintaan pelanggan dan mungkin akan kehilangan beberapa dari pesanan bam tersebut
karena lari ke pesaing mereka.
Pengiriman
Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan (lingkaran 2.0 dalam Gambar 11-3) adalah
memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang ,diinginkan
tersebut. Seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 11-6, proses ini terdiri dari dua tahap:, '
(1) mengambil dan mengepak pesanan, dan (2) mengirim pesanan tersebut. Departemen
bagian penggudangan dan pengiriman melakukan aktivitas ini. Kedua fungsi tersebut
mencakup penyimpanan persediaan dan seperti dalam Gambar 11-1, akhirnya
mempertanggungjawabkannya pada wakil direktur utama bagian produksi.
Ambil dan pak pesanan
Kartu pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan entri pesanan penjualan akan
En!ripesananpenjualan
Daftar.-------, Penganililan
Barang
Dokumen PengirimanSlip Pengepakan ~~~.....
Persediaan
~--. Pengiriman
Dokumen PengirimanSlip Pengepakan Barang
PenagihandanPiutang
Usaha
Gambar 11-6 Diagram arus data ting~at 1: pengiriman
16 BAGIAN III AplikaSi Sistem Infonnasi Akuntansi
inemicu proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja bagian gudang menggunakan
kartu pengarnbilanbarang untuk mengidentifikasi produk mana, dan jumlahsetiap produk,
untuk mengeluarkannya dari persediaan. Para pekerja bagian gudang mencatat jumlah
setiap barang yang diambil, baik dalam kartu pengambilan barang itu sendiri jika
menggunakan dokumenkertas, maupun dengan memasukkan ?ata ke dalam sistem jika
formulir elektronis yang digunakan. Persediaan lsemudian akan dipindahkan ke
departemen pengiriman.
AGE, seperti juga banyak perilsahaan lainnya, memiliki investasi besar atas sistem
penggudangan otomatis yang terdiri dari komputer, pemindai kode garis (bar code), ban
jalan, danforklift untuk mengurangi waktu dan biaya memindahkan persediaan masuk
serta keluar dari gudang. Contohnya, J. C. Penney melengkapi forklift mereka dengan
terminalkomunikasi data berfrekuensi radio (radio frequency data communication-RFDC)
untuk menyediakan para operatorforklift dengan informasi mengenai barang mana yang
diambil selanjutnya dan di mana lokasi mereka. Begitu diambil, barang tersebut akan
berjalan menuju pemindai kode garis, yang memberikan pencatatanreal-time serta akurat
atas pergerakan semua persediaan ke dalam dan keluar gtidang. Hal ini penting ~ntuk
sistempersediaan perpetual..
Sistem gudang otomatis tidak hanya memotong biaya dan meningkatkan efisiensi
dalam menangani persediaan, tetapi juga,memungkinkan pengiriman yang lebih responsif
ke pelanggan. Contohnya, sistem penggudangan canggih milik Levi Strauss & Company
menggunakan pemindai kode garis di ban jalan untuk mengedarkan jeans dan kemeja
agar mereka dapat di-pak dan dikirimkan ke pelanggan dalam set yang sesuai. Para
pelanggan juga dikirimi slip pengepakan elektronis yang menunjukkan ukuran, model,
dan wiuna baju dalam pengiriman berikutnya. Kotak yang digunakan kemudian akan
diberi kode garis agar para ritel dapat dengan cepat memasukkan barang dagangan tersebut
dan memindahkannya ke lantai penjualan. Pelayanan ini tidak hanya menghemat waktu
dan uang para pelaku ritel, tetapi juga membantu meningkatkan pergerakan produkLevi
Strauss, sehingga meningkatkan penjualan produsen tersebut.
Kirim pesanan
Departemen pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan jun:.lah
yang ditunjukkan dalam kartu pengarnbilanbarang dan dengan jumlah yang ditimjukkan
dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian pengiriman
dari entri pesanan penjualan. Penyimpangan dapat timbul, baik karena barang tersebut
tidak disimpan di lokasi yang ditunjukkan di kartu pengambilan barang atau catatan
persediaan perpetual tidak akurat. Pada kasus seperti ini,depahemen pengiriman perlu
memulai pemesanan kembali barang-barang yang tidak ada dan memasukkan jumlah
yang benar dalam slip pengepakan.Setelah staf administrasi bagian pengirifl?an menghitung barang yang dildrim dari
gudang, jumlah pesanan penjualan, nomor barang, dan jumlah barang akan dimasukkan
BAB 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas 17
dengan menggunakan terminal on-line. Proses ini meIllperbaruifield jumlah yang dimiliki
.dalam file induk persediaan. Proses ini juga menghasilkan slip pengepakan dan beberapa
rangkap dokumen pengiriman. Slip pengepakan mendaftar jumlah dan keterangan
setiap barang yang dimasukkan dalam pengiriman tersebut (dapat saja berupa salinan ,
dari daftar pengambilan barang). Dokumert pengiriman adalah kontrak legal yang
menyebutkan tanggung jawab atas barang yang dikirim.Dokumen ini mengidentifikasi
kurir, sumber, tujuan, dan instruksi pengiriman lainnya, serta menunjukkan siapa
(pelanggan atatl pemasok) yang harus membayar kurir tersebut (lihat Gambar 11-7).
Sebuah salinan dokumen pengiriman dan slip pengepakan akan menyertai
pengiriman tersebut. Apabila pelanggan harus membayar biaya pengiriman, salinan
dokumen pengiriman ini dapat berlaku sebagai tagihan pengiriman, untuk menunjukkan
jumlah yang harus dibayar pelanggan kepada kurir tersebut. Pada kasus lainnya, tagihan
pengiriman adalah dokumen terpisah.
Departemen pengiriman menyimpan salinan kedua dokumen pengiriman untuk
melacak dan mengkonfirmasikan pengiriman barang ke kurir tersebut. Salinan lainnya
dari dokumen pengiriman dan slip pengepa.kan dikirim ke departemen penagihan untuk
menunjukkan bahwa barang tersebut telah dikirim dan bahwa faktur penjualanharus
dibuatserta dikirim. Kurir tersebut juga menahan satu salinan dokumen pengiriman untuk
catatan mereka.
Salah satu keputusan utama yang perlu dibuat ketika memenuhi dart mengirimkan
pesanan pelanggan berkaitan dengan pilihan metode pengiriman. Dahulu, banyak
perusahaan memiliki armada truk sendiri untuk pengiriman. Perusahaan-perusahaan
besar seperti GM bahkan menugaskan semua departemen untuk fungsiini. Akan tetapi,
semakin banyak perusahaan yang melakukan ou tsourcing fungsi ini ke kurir komersfal
seperti Ryder System, Inc., Roadway Services, Inc., dan Schneider National Company.
Pengiriman dengan jasa ou tsou rcing mengurangi biaya dan memungkinkan pabrik untuk
berfokus pada aktivitas inti bisnis mereka (pembuatan barang). Akan tetapi, memilih kurir
yangtepat memerlukan proses pengumpulan dan pemeliharaan informasi mengenai kinerja
kurir (contoh, persentase pengiriman tepat waktu, frekuensi kerusakan) dan
mengintegrasikan informasi tersebut ke dalam SIA.
Keputusan penting lainnya berkaitan dengan lokasi pusat-pusat distribusi. Semakin
banyak perosahaan yang meminta para pemasok dan pabrik untuk mengirimkan berbagai
produk hanya jika dibutuhkan. Akibatnya, para pemasok dan pabrik harus menggunakan
software sistem logistiJ< untuk mengidentifikasi lokasi optimal menyimpan persediaan
agar dapat meminirnalkan jumlahtotal persediaan yang dimiliki serta untukmemertuhi
setiap permintaan pengiriman pelanggan.
Globalisasi menambah kerumitan logistik outbound. Efisiensi dan efektivitas metode
distribusi yang berbeda, seperti menggunakan trok atau kereta, berbeda di selumh dunia.
Pajak dan peraturan di berbagai negara dapat juga mempengaruhi pilihan atas distribusi.
Contohnya, Harley-Davidson memiliki pusat distribusi Eropa. Akan tetapi perusahaan
18 Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi
DOKUMEN PENGIRIMAN LANGSUNG- FORMAT PENDEKTldak Dapat Dlnegoslaslkan
No. Penglrlm:No. Kurlr:
Kurlr
DITERIMA, berdasarkan klasitikasi dan taril yang berlaku pada saal penerbilan Dokumen Pengiriman ini.
pada , 20 darlbarang yang dideskripsikan di bawah ini, lampak balk, kecuaJi yang dicalat (isi dan kondisi isi paket tidak diketahui), dilandai, dikirim, dan diantarseparli yang disebutkandi bawah ini, yang menyatakan bahwa kurir (kata kurir daJam kontrak ini mengacu pada orang ateu perusahaan yang memiliki barang ini di bawah kontrak ini) setuju untukmembawa barang ini ke lempal pangiriman yang biasapada lempat lujuan yang disebulkan, jika dalam rutenya, alau mengirimnya ke kurir Ialnnya yang salu rute denganlempat tujuan barang ini. Telahdisepakati balSama, untuk setiap kurir dari semuaatau sebagian barang ini dikirim ke tempat tujuannya, dan seliap pihak yang berkepentingandengan seluruh atau sebagian barang ini, ba~wa seliap jasa yang dilakukan tunduk pada peraturan dan kelentuan dari Uniform Domestic Straighl Bill of Lading yangdilelapkan (1) dalam Uniform Freight Classification yang mulai berlaku sejak tanggaJ yang disebulkan, jika pengiriman lewal darat alau laut, atau (2) dalam tarit dankla$ilikasi kurir kendaraan yang berlaku jika pangiriman lewal kendaraan bermotor. .
Dengan ini pangirim menyalakan lelah memahami semuapalSyaratan dan kelenluan yang disebutkan delam dokumen pangiriman, lermasuk yang tertera di halamanbalal<ang, yang ditelapkan daJam tarit'dan klasifikasi yang mengalurlransportasi pangiriman ini, serta palSyaratan dan ketenluan belSama ini disetujui oleh pengirim danditerimanya dan panugasannya.Dlklrlmke
(Kolak pes alau alamal surat panerima-Hanya unluk lujuan pemberitahuan.)
Destlnasl Negara Baglan ---- Kode Pos ---- Oaerah
Alamat Penglrlman'('Hanya diisi jika pengirim menghendaki dan larit yang barlaku menyediakan pengiriman telSebut.)
Rute
Kurlr Penglrlm Inlslal Mobil atau Kendaraan No.
Junilah Jenls Paket, Deskrlpsl Barang, Tanda 'Berat Kelasatau Kolum Berdasarkan Baglan 7 darl Kondisl yang berlakuPaket Khusus, dan Pengec;uallan (SUb. to Cor.) Tarif Pemerlksaan untuk dokumen ponglriman,jlka barang Inl dlklrim
ke penerlma tanpa kewajlban membayar darlpenglrlm, maka penglrlm wajlb menandatanganlpemyataan berlkut.
Kurlrtldak boleh menglrim barang Inl tanpapembayaran blaya klrlman dan blaya Ialnnya yangsesual dengan peraturan.
(Tanda tangan Penglrlm.)
Jlka blaya akan dlbayar dl muka, tulls ataustempel dl slnl, "Dlbayar 01 Muka,"
'Jlka penglrlman melewatl dua pelabuhan oleh kurlr melalul laut, hukum Dllarlma$ sebagaimewajlbkan dokumen penglrlman untuk menyebutkan apakah beratnya pembayaran di muka darl blaya untuk barangberdasarkan "kurlr atau pengirlm". yang dldeskrlpslkan.CATATAN: Jlka tarllnya berdasarkannllal, penglrlm dlmlnta untukmenyebutkan secara tertulls nllal barang yang dlnyatakan atau disetujul .Nllal barang yang dinyatakan dan dlselUjul bersama Inl dlnyatakan sacara khususoleh penglrim tldak meleblhl
Agen atau Keslr
per Per -(Tanda tangan Inl hanya mengakul jumlah
t "Kotak fiber yang dlgunakan untuk penglrlman Inl sesuel dengan speslflkasl yang dl bayar dl mUka.)yang dlsebutkan pada sertiflkat pembuat kotak, dan aemua persyaratan UniformFreight Classification," I Blaya dl depan:t Tanda dart penglrlm selaln stempel; bukan merupakan baglan dart dokumen $penglrlman yang dlsetujul oleh Interstate Commerce CommlsslOll..
Penglrlm, per Agen, Per
Alamat kantor pos permanen darl penglrlm
Gambar 11-7 Contoh dokumen pengiriman
BAH 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan PenagihanKas 19
tersebut mengirimkan secara langsung dari Amerika Serikat ke Norwegia untuk
menghindari pajak barang mewah negara tersebut sebesar 135% untuk setiap sepeda
motor. Jadi: SIA sebuah organisasi harus memasukkan software logistik yang dapat
memaksimumkan efisiensi dan efektivitas fungsi pengirimannya.
Sistem komunikasi canggih dapat memberikan informasi secara real-time mengenai
status pengiriman, dan oleh karenanya memberikan nilai tambah bagi para pelanggan.
Contohnya, apabila penjual mengetahui bahwa suatu pengiriman akan terlambat,
pemberitahuan awal dapat membantu pelanggan merevisi rencana-rencana mereka sesuai
kondisi tersebut.
Penagihan dan Piutang Usaha
Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan (lingkaran 3.0 dalam Gambar 11-3)
melibatkan penagihan ke para pelanggan dan memelihara data piutang usaha. Gambar
11-8 menunjukkan penagihan dan pembaruan piutang usaha sebagai proses terpisah
dan, dalam praktiknya, kedua fungsi ini dilakukan oleh dua fungsi terpisah dalam
departemen akuntansi.
Penagihan
Penagihanyang akurat dan tepat waktu atas barang dagangan yang dikirimkan adalah
hal yang penting. Aktivitas penagihan hanyalah aktivitas pemrosesan informasi yang
mengemas ulang serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas
pengiriman. Aktivitas ini rilembutuhkan informasi dari departemen pengiriman yang
mengidentifikasi barang dan jumlah yang dikirim, serta informasi mengenai harga dan
syarat khusus penjualan lainnya dari departemen penjualan.
Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan
(lihat Gambar 11-9), yang memberitahukan pelanggan mengenai jumlah yang harus
dibayar dan ke mana harus mengirimkan pembayaran. Seperti banyak perusahaan lainnya,
AOE masih mencetak faktur penjualan kertas yang dikirimkan ke banyak pelanggannya
yang lebih kecil. Akan tetapi, perusahaan-perusahaan besar menerima faktur penjualan
melalui ED!.
Teknologi informasi memberikan peluanguntuk mengurangi biaya yang berhubungan
dengan penagihan. Mengirimkan faktur ke perusahaan melalui EDI lebih cepat dan lebih
murah daripada mengirimkan dokumen kertas. Contohnya,.Sonoco Products Company
memperkirakan bahwa EDI menghemat 70 hingga 80 sen per faktur jika dibandingkan
dengan· pemakaian dokumen kertas. Bisnis yang menjual langsung ke pemakai bisa
memperoleh keuntungan yang serupa dengan meyakinkan para pelanggan mereka untuk
menandatangani penagihan dan pembayaran on-line dengan menggunakan Internet.
Faktur EDI dan pembayaran on-line jugamenguntungkan pelanggan dengan mengurangi
Gambar 11-8 Diagram arus data tingkat 1: penagihandan piutang usaha
waktu dan biaya (terrnasuk pengirirnan surat) yang berhubungan dengan pernrosesan
dokurnen kertas.
SIA yang didesain dengan baik dapat rneniadakan keperluan untuk rnernbuat dan
rnenyirnpan faktur penjualan secara rnenyeluruh, paling tidak dengan para pelanggan
yang telah rnerniliki sistern yang canggih. Guna rnernaharn~konsep ini, lihatlah kernbali
inforrnasi yang dirnasukkan dalarn faktur penjualan urnurn perusahaan (lihat Garnbar
11-9). Faktur tersebut rnenunjukkan jurnlah setiap barang yang dijual dan harga yang
ditagihkan untuk barang tersebut; tetapi harganya biasanya ditentukan pada saat pesanan
dibuat, dan jurnlah aktual yang dijual diketahui pada waktu barang dagangan dikirirn ke
pelanggan. Jadi, SIA perusahaan penjual telah berisi sernua inforrnasi yang dibutuhkan
untuk rnenghitung jurnlah penjualan pada waktu barang dikirim. Sebaliknya, para pernbeli
rnengetahui harga padasaat pesanan dibuat, dan rnengetahuijurnlah yang dibeli ketika
barang tersebut diterirna. Sebagai konsekuensinya, apabila kedua perusahaan rnerniliki
sistern atl-line yang akurat, rnaka akan sangat rnungkin untuk rnernbuat kesepakatan
dengan pernbeli unfuk secara otornatis rnengirim pernbayaran dalarn beberapahari setelah
rnenerima barang dagangan tersebut sesuai dengan kesepakatan antara kedua perusahaan.
Penjual mengirirn pernberitahuan elektronis, biasanya rnelalui e-mail, ketika barang
dikirirnkan dan pelanggan rnengirirnkan pemyataan elektronis ketika barang diterirna.
Ford telah rnengaplikasikan hal ini dengan banyak pernasok utamanya. Perhatikan bahwa
penjual tetap dapat rnengawasi dan rnengatur piutang usaha dengan rnelacak pengirirnan
hingga ke pengirirnan uang: Piutang usaha rnewakili sernua pengirirnan yang belum
dibayar. Hal yang rnenarik dari penagihan tanpa faktursernacarn ini adalah penghernatan
besar dalarn hal waktu rnaupun biaya bagi penjual dan pernbeli dengan rneniadakan
Pengiriman
RuangPenyortiran
Sural
ElDaftar
PengirimanUang '--~-----'
PE!langgan Penjualan
EnlriPesananPenjuaJan
SislemBukuBesardanPelaporan
Aplikasi Sistem Inforrnasi AkuntansiBAGIAN III20
BAB 11 Siklus Penctapatan: Penjualan dan Penagihan Kas 21 _
Nomor Faktur Penjualan34567
FAKTUR PENJUALANAlpha Omega Electronics
2431 Bradford Lane51. Louis, MO 631 05-2311
Dljual Kepada: Dlklrlm Kepada:Hardware City Hardware City35 Appfiance Way 6742 Mesa Dr.Phoenix, AZ 85201 . Mesa, AZ 65284
# Pesanan Pesanan Tanggal Dikirlm F.O.B. Syarat TenagaPelanggan Penjualan Penglrlman denganTrUk Penjualan7291 Kami 20 Maret Pengiriman Tujuan 1110,
12345 2003 Kaml lV30 JKL
.:Kti~Nomor l.'f ,) E 21' ...... '"'*1'1 , ·.i¥,. :.c, ..'" ,"r .. , E)
earah(j .•. ...100 2741 Kalkulator 1795 1795 0050 3315 Pager 4995 2497 50
Bayarlah Jumlah Benkut Ini 4292 50
Tenma Kasih!
Gambar 11-9 Contoh faktur penjualan AGE
keperluan untuk melakukan proses bisnis tradisional (penagihan) yang tidak memberikan
informasi bam..SIA yang terintegrasi juga memberikan peluang untuk menyatukan proses penagihan
<,iengan fungsi penjualan dan pemasaran, dengan memanfaatkandata pembelian seorang
pelanggan sebelumnya untuk mengirim informasi mengenai produk dan jasa terkait
bersama dengan laporan bulanan. Pengiklanan yang disesuaikan semaeam ini dapat
menghasilkan penjualan tambahan dengan biaya tambahan yang keeil atau hampir tidak
ada.
Pemeliharaandata piutang usaha
Fungsi piutang usaha, yang bertanggung jawab kepada kontroler, melakukan dua tugas
dasar: Menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening
pelanggan dan karenanya mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima.
22 BAGIAN III ApUkasi SistemInfonnasi Akuntansi
Dua cara dasar untuk memelihara data piutang usaha adalah dengan metode faktur
terbuka dan pembayaran gabungan. Perbedaan keduametode tersebut terletak pada kapan
pelanggan mengirimkan pembayaran, bagaimana pembayaran tersebut digunakan untuk
memperbarui file induk piutang usaha, dan format laporan keuangan yang dikirim ke
para pelanggan.
Di bawah metode faktur terbuka, para pelanggan biasanya membayar sesuai
jumlahsetiap faktur penjualan. Biasanya dua salinan faktur dikirimkan ke para pelanggan,
yang diminta untuk mengembalikan satu salinan bersama pembayaran. Salinan ini adalah
dokumen yang dapat dikirimkan kembali (turnaround document) dan disebut sebagai
pemberitahuan pengiriman uang (remittance advice). Pembayaran dari para
pelanggan kemudian dihubungkan dengan faktur penjualan terkait.
Sebaliknya, di bawah metode pembayaran gabungan, para pelanggan biasanya
membayar sesuai dengan jumlah yang diperlihatkan pada laporan bulanan, bukan
membayar setiap jumlah pada faktur penjualan. Sebuah laporan bulanan yang berisi
semua transaksi, termasuk penjualan dan pembayaran, yang terjadi selama bulan terakhir
dan juga informasi tentang saldo piutang terakhir'pelanggan (lihat Gambar 11-10).
Laporan bulanan sering kaliberisibagianyang dapat disobek yang berisi informasi tercetak,
termasuk nama pelanggan, nomor rekening, dan saldonya. Para pelanggan diminta untuk
mengembalikan bagian ini, yang bertindak sebagai pemberitahuan pengiriman uang,
bersama dengan pembayarannya. Pengiriman uang kemudiari akan dihubungkan dengan
saldo rekening total, bukan dengan faktur penjualan tertentu.
Salah satu keuntungan dari metode faktur terbuka adalah metode ini kondusif dalam
menawarkan diskon untuk pembayaran awal, karena faktur akan secara individual
ditelusuri dan dihitung uinumya. Metode ini juga menghasilkan pola arus penagihan kas
yang seragam di sepanjangbulan. Kelemahan dan metode faktur terbuka adalah metode
ini menambahkan kerumitan yang harus dilakukan untuk memelihara informasi
mengenai status setiap faktur untuk setiap pelanggan.
Perusahaan dengan banyak pelanggan yang melakukan pembelian kecil setiapbulan,
seperti perusahaan kartu kredit Visa dan MasterCard, atau jaringan ritel nasional seperti
Sears dan J.e. Peimey, biasanya menggunakan metode pembayaran gabungan. Bagi
mereka, metode ini lebih efisien dan mengurangi biaya dengan menghindarikebutuhan
untuk memproses penagihan kas untuk setiap penjualan terpisah. Selain itu, merupakan
hal yang juga lebih nyaman bagi pelanggan untuk melakukan pengiriman uang hanya
satu kali dalam sebulan.Guna mendapatkan arus penerimaan kas yang seragam, banyak dari perusahaan
perusahaan ini menggunakan sebuah proses yang disebut sebagai penagihan berdauruntuk menyiapkan dan mengirimkan tagihan bulanan kepadapelanggan mereka. Di
bawah penagihan berdaur (cycle billing), laporan bulanan dipersiapkan untuk
serangkaian pelanggan di waktu yangberbeda. Contohnya, file induk para pelanggan
dapat dibagi menjadi empat bagian, dan setiap minggu laporan bulanan akan
BAB 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Pe
Maret 2003
LAPORAN BULANANAlpha Omega Electronics
2431 Bradford Lane51. Louis, MO 63105-2311
HardWare City
35 Appliance Way
Phoenix, AZ. 85201
Gambar 11-10 Contoh laporan bulanan AOE
dipersiapkan untuk seperempat pelanggan dari keseluruhan pelanggan. Penagihan
berdaur menghasilkan arus penagihan kas yang lebih seragam di sepanjang bulan dan
mengurangi waktu yang digunakan oleh sistem komputer perusahaan untuk mencetak
laporan bulanan. Agar manfaat ini dihargai, ingatlah bahwa apabila sebuah perusahaankartu kredit seperti Visa atau MasterCard mempersiapkan laporan bulanan untuk semua
pelanggannya pada waktu yang sarna, sistem komputemya akan bekerja keras untukbeberapa hari.
Teknologi pemrosesan gambar dapat memperbaiki efisiensi dan efektivitas
pengelolaan' rekening pelanggan. Gambar digital kiriman uang pelanggan dan rekening
dapat disimpan dalam disk optik yang dihubungkan ke LAN, di mana mereka akan
dapat dengan mudah ditarik kembali, diubah, dan diintegrasikan dengan gambar dan
data lainnya untuk menghasilkan berbagai jenis output. Dengan melakukan hal ini, para
pegawai mengakses secara cepat semua dokumen yang berhubungan dengan seorang
pelanggan dan meniadakan waktu yang terbuang untuk mencari di sepanjang kabinet
file mengenai dokumen yang hilang. Apabila seorang pelanggan membutuhkan salinan
duplikat laporan bulanan atau faktur penjualan untuk menggantikan dokumen asli yanghilang,dokumen tersebut dapat ditarik, dicetak, dan difaks sambil berbincang-bincang
dengan pelanggi\ll tersebut ditelepon. Pemrosesan gambar juga dapat memfasilitasi
penyelesaian keluhan pelanggan, karena garnbar yang sarna dapat dilihat secara simultan
oleh lebih dari satu orang. Jadi, account representative seorang pelanggan dan manajer
•
Sumba: Scon Humphrey,"Bell Arlanric Reengineers Paymenr Processing," Enterprise &engineering (Okrober/November 1995): 1-22.
Fokus 11-2Menggunakan Pemrosesan Gambar untuk Meningkatkan Penagihan Kas
bagian kredit dapat meninjau gambar dokumen yang ditanyakan sementara
mendiskusikan masalahnya dengan pelanggan di telepon. Terakhir, pemros~sangambar
mengurangi ruang dan biaya yang terkait dengan penyimpanan dokumen kertas.
Penghematan dalam hal ini dapat merupakan hal yang penting: SCltu disk optik dapat
menyimpan hingga 20.000 dokumen, dalam sebuah bagian tempat disk tersebut. Fokus
11~2 menjelaskan penggunaan pemrosesan gambar di Bell Atlantic.
penang¥p gambar berkecepatan tinggi. Amplop
amplop sisanya juga dibuka secara mekanis, tetapi
isinya diproses secara manual untuk pemilahan
lebih lanjut. Cek dan dokumen kiriman uang
kemudian melewati alat penangkap gambar.
Sistem tersebut mencoba untuk membaca
tulisan tangan di cekdanmencocokkannya dengan
saldo rekening pelanggan. Data cek yang tidak
dapat dibaca oleh sistem tersebut akan dimasukkan
secara manual: Cek-cek tersebut kemudian dikirim
melalui .mesin berkecepatan tinggi yang akan
mengubah informasi ke dalam bentuk kode,
melakukan pengesahan, dan mengelompokkannya
untuk disimpan.
Sistem tersebut membuat Bell Atlantic
menanggung biaya sebesar $8 juta. Akan tetapi,
penghematan biaya karena pengurangan kerja
administrasi dan peningkatan akurasi, memberikan
pengembalian atas investasi dalam hanya dua
tahun.
Apl1kasi Sistem Infonnasi AkuntahsiBAGIAN III
Bell Atlantic memproses lebih dati 11 juta kiriman
uang dati pelanggan setiap bulannya, kadang kala
menerima lebih dari setengah juta kiriman dalam satu
hari. Guna mengurangi biaya dan meningkatkan
akurasi, Bell Atlantic menggunakan sistem pemro
sesan gambar berkecepatan tinggi.
Proses tersebut dimulai saat Bell Atlantic
mengambil surat, yang dilakukan beberapa kali
setiap hari, dan memind~inyasecara elektronis. Alat
pemindai dapat mendeteksi tinta magnetis dalam cek
pelanggan, hingga dapat mengidentifikasi
bagaimana cek-cek tersebut dimasukkan ke dalam•amplop. Alat pemindai tersebut juga mampu
mengenali jumla,h dokumen yang berada di dalam
amplop dan keberadaan benda metal (uang kom atau
besi staples) di tiap amplop. Informasi ini digunakan
untuk memilah amplop. Amplop-amplop yang berisi
hanya satu cek dan satu dokumen pengembalian
akan dibuka secara mekanis dan dibawa melalui alat
24
Pengecualian: penyesuaian rekening dan penghapusan
Penyesuaian rekening pelanggan kadang kala diperlukan. Contohnya, rekening pelpnggan
dapat-dikreditkan untuk mencerminkan baik pengembalian barang atau potongan yang
diberikan atas barang yang rusak. Guna mengkredit rekening p.elanggan karena
pengembalianbarang, manajer bagian kredit hams mendapatkan informasi dari bagian
penerimaan barang bahwa barang tersebut benar-benar telah dikembalikan, serta telah
disimpan kembali di gudang. Dengan adanya pemberitahuan dari departemen
BAB 11 Siklus Pendapatan: PenJualandan Penagthan Ras 25
penerimaan bahwa barang tersebut telah dikembalikan, maka manajer kredit akan
mengeluarkan nota kredit (lihat Gambar 11-11), yang mengesahkan pengkreditan
rekening pelanggan. Apabila kerusakan barang tersebut sedikit, pelanggan mungkin setuju
untuk menerimanya dengan pengurangan harga. Pada kasus semacam ini, manajer bagian
kredit akan mengeluarkan nota kredit untuk mencerminkan jumlah yang harus dikredit
ke rekening pelanggan. Salinan nota kredit dikirim ke bagian piutang usaha untuk
mengesahkan penyesuaian atas saldo rekening pelanggan tersebut; salinan lainnya
dikirim ke pelanggan itu sendiri.
Setelah beberapa kali usaha untuk menagih pembayaran telah gagal, mungkin perIu
dilakukan penghapusan rekening pelanggan. Pada kasus semacam ini, manajer bagian
kredit mengeluarkan nota kredit untuk mengesahkan penghapusan tersebut. Akan tetapi"
tidak seperti kasus yang melibatkan barang rusak atau pengembalian barang, salinan
nota kredit tidak dikirim ke pelanggan.
Penagihan Kas \
Langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas (lingkaran 4.0 di
Gambar 11-3). Kasir, orang yang melapor pada bendahara (lihat Gambar 11-1), menangani '
kiriman uang pelanggan dan menyimpannya ke bank.
Oleh karena kas dan cek dari pelanggan dapat dicuri dengan mudah, adalah hal
yang penting untuk mengambil langkah-Iangkah memadai agar menurunkan risiko
pencurian. Seperti yang telah didiskusikan lebih rind di bagian pengendalian, hal ini
berarti fungsi piutang usaha, yang bertanggung jawab atas pencatatan kiriman uang
pelanggan, seharusnya tidak memiliki akses fisik ke kas atau cek. Akan tetapi, fungsi
piutang usaha harus mampu mengidentifikasi sumber kiriman uang dari mana pun dan
faktur penjualan terkait harus dikredit. Salah satu solusinya adalah dengan mengirimkan
dua salinan faktur ke pelanggan dan memintanya untuk mengembalikansalah satu salinan
tersebut bersama dengan pembayaran. Pemberitahuan pengiriman uang ini kemudian
disirkulasikan ke bagian piutang usaha dan pembayaran yang sesungguhnya dari
pelanggan. dikirim ke kasir. Apabila pemberitahuan pengiriman uang juga berisi bagian
untuk pelanggan yang menunjukkan jumlah yang dikirim, mesin OCR dapat memindai
data kiriman tersebut, hingga mengurangi potensi kesalahan selama entri data. Solusi
alternatifnyaadalah dengan meminta petugas bagian surat-menyurat untuk
mempersiapkan daftar pengiriman uang (remittance lis.t), yaitu dokumen yang
mengidentifikasi nama dan jumlah semua kirimail. uang pelanggan, serta mengirimkan
daftar ini ke bagian piutang usaha. Sebagai ganti daftar pengiriman uang,- beber~pa
perusahaan memfotokopi semua kiriman uang pelanggan dan mengirimkan salinannya
ke piutang usaha sambil mengirim kiriman uang yang sebenarnya ke kasir untuk disimpan.
Diskusi sebelumnya berasumsi bahwa kiriman uang dari pelanggan dikirim secara
langsung ke perusahaan' tersebut. Cara lainnya untuk menjaga kiriman uang dari
pelanggan adalah. dengan membuat perjanjian lockbox dengansebuah bank. Lockbox
26 BAGIANUI Apl1kasl Slstem Informasl Akuntansl
11121
NOTAKREDITAlpha Gmega Electronics
2431 Bradford Lane51. Louis, M063105-2311
Tanggal; 7 April 2003
Tenaga Penjual; FRM
Alasan Dilakukannya Kredit: Un~ rusak sewaklu pengirirnanDikembalikan pada langgal 6 April 2003
Dilerima Oleh; luZ. Disahkan Oleh: PJ5
Kaml Mengkredll Rekenlng Anda Sebesar Jumlah Berlkut
Gambar 11·11 Contoh nota kredit AGE
adalah alamat pos yang dituju oleh pelanggan ketika mereka mengirimkari uang mereka.
Bank yang terlibat mengambil cek dari kotak pos dan menyimpannya ke dalam rekening
milik perusahaan. Bank tersebut kemudian mengirimkan pemberitahuan pengiriman uang,
sebuah daftar elektronis semua kiriman uang, dan foto kopi semua cek ke perusahaan.
Penggunaan lockbox tidak hanya mencegah pencurian kiriman uang dari pelanggan
oleh pegawai, tetapi juga meningkatkan manajemen arus kas. Dengan meminta pelanggan
untuk mengirim pembayaranke lockbox akan meniadakan penundaan yang berhubungan
dengan pemrosesan kiriman uang pelanggan sebelum menyimpannya. Arus kas juga
diperbaiki dengan adanya pemilihan beberapa bank di beberapa tempat untukmemelihara
lockbox, dengan lokasi yang dipilih luntuk meminimalkan waktu tersimpannya cek
pelanggan di dalam surat.
Teknologi informasi dapat memberikan efisiensi tambahan dengan penggunaan
lockbox. Di bawah kesepakatan electronic lockbox, bank secara elektronis mengirim
informasi pada perusahaan mengenai nomor rekeningpelanggan dan jumlah yang dikirim
BAB 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas 27
begitu bank rnenerirna dar;t rnernindai cek-cek tersebut. Metode ini rnernungkinkan
perusahaan untuk rnengakui kirirnan uang rekening pelanggan sebelurn foto kopi cek
diterirna perusahaan.
Akan tetapi, kesepakatan lockbox hanya rneniadakan penundaan yang berkaitan
dEmgan pernrosesan int~rnalkirirnan uang yang dikirirn secara langsung ke perusahaan.
Electronic Funds Transfer rnernberikan peluang untuk rnengurangi penyebab lain
penundaan dalarn rnendapatkan akses ke dana pelanggan. Melalui Electronic FundsTransfer (EFT), pelanggan rnengirirn kirirnan uang rnereka secara elektronis ke bank
perusahaan, dan karenanya rneniadakan penundaan yang berkaitan dengan waktu
pengirirnan dalarn sistern surat. Peniadaan waktu kliring cek ini juga rnengurangi
kekosongan waktusebelurn bank rnenyatakan bahwa dana yang disimpan bisa dipakai
oleh perusahaan. Mengintegrasikan EFT dengan EDI, yaitu proses yang disebut sebagaifinancial electronic data interchange (FEDI), rnelengkapi otornatisasi baik proses
pernbuatan tagihan rnaupun penagihan kas. Akan tetapi, untuk rnendapat rnanfaat FEDI
secara penuh, rnernbutuhkan baik perusahaan yang rnenjual rnaupun pelanggan,
rnenggunakan bank-bank yang rnarnpu rnernberikan layanan ED!.
Ketika berhubungan dengan pelanggan yang tidak rnemiliki kernampuan FEDI, atau
dengan pelanggan perorangan, perusahaan juga dapat rnernpercepat proses penagihan
dengan.cara rnenerima penggunaan kartu debit Genis khusus kartu kredit seperti yang
didiskusikan pada Bab 12) atau kartu kredit. Menerima rnetode pernbayaran sernacam ini
akan rnernpercepat penagihan, karena penerbit kartu biasanya rnentransfer dana dalarn
dua hari setelah penjualan. Manfaat ini harus dipertirnbangkan dengan biaya untuk
rnenerima kartu sernacam ini, yang biasanya berkisar dari 2 hingga 4 persen harga kotor
penjualan. Terakhir, ingatlah kernbali dari Bab 3 yang rnenjelaskan tentang salah satu
alternatif lainnya untuk rnenerima pernbayaran pelanggan yang rnernungkinkan untuk
, transaksi secara elektronis: penerimaan beberapa bentuk kas eJektronis atau digital.
Hal ini rnenutup diskusi kami rnengenai berbagai aktivitas siklus pendapatan. Bagian
berikutnya rnenjelaskan bagairnana SIA dapat didesain untuk secara efisienrnengurnpulkan serta rnernproses data rnengenai berbagai aktivitas tersebut.
PROSEDUR PEMROSESAN INFORMASI
Sebagai respons ataskrisis 2YK, AOE, seperti juga berbagai organisasi lainnya, rnengganti
SIA rnereka yang lama dengan sistern ERP terintegrasi. Gambar 11-12 rnernperlihatkan
sebagian dari ERP bam AOE yang rnendukung berbagai aktivitas siklus pendapatan.
. Karakteristik dasar dari sistern siklus pendapatan AOE yang baru adalah berbagi
data antaraktivitas serta peningkatan infegrasi yang dihasilkannya. Sistem pernrosesan
pesanan penjualan on-line rnenangani pesanan pelanggan, rnelalui Internet, dan juga
pesanan rnelalui tenaga penjual. Dengan rnenggunakan laptop rnereka, tenaga penjual
dapat rnernasukkan pesanan secara langsung ~alarn field, atau departernen penjualan
dapat rnernasukkan pesanan' pelanggan Y?Jlg diterirna, rnelalui telepon atau surat.
28 BAGIANlII AplikaSi Sistem Informasi AkuntanSi
~~
Gudang
Kegiatan~pembuatan faktU~ I....l(---;~~ =.harian
Fileindukfaktur
penjualan
Sist9f1lpemrosesan
penjualan on-line F-------7
Fileindukbarang
jadi
Sistempemrosesanpermintaan
DatabasePemasaran File induk
peIanggan
Tampilanentridatapesanan
penjualan
Tenaga PenJualan
Dlslribusl Fak\Ur
Analisispenjualan danprolitabilitas
.--1--.<.=JStatus
persediaan
PorencanaanProduksl
DepartemenPemasaran
DepartemenKredlt
Gambar 11-12 Sistem siklus pendapatan terintegrasi AGE: (al entri pesanan penjualan
Bagaimanapun cara pesanan pada awalnya diterirna, sistem tersebut dengan cepat akanmemverifikasi dapat tidaknya pelanggan diberikan kredit, memeriksa ketersediaan
persediaan, dan memberitahukan departemen penggudangan dan pengiriman mengenai
penjualan yang telah disetujui tersebut.
, Para pegawai gudangserta pengirimanmemasukkan data mengenaiberbagai aktivitas
mereka segera setelah aktivitas-aktivitas tersebut dilaksanakan, sehingga memperbarui
informasimengenai status persediaan secara langsung. Setiap malam, program faktur
dioperasikan dalarn model batch, menghasilkan faktur dalarn bentuk kertas atau elektronis
bagi para pelanggan yang membutuhkan faktur-faktur tersebut. Sewaktu-waktu,
departemen lainnya dapat menggunakan sisternpemrosesan permintaan untuk
memastikan status pesanan dan merencanakan berbagai aktivitas rnereka di masamendatang. .
(§]T c;;:o. ( Fa~ur,()induk penjualanpeiangga-l ... $ ..
(Kh:n () )0 EdH dan perbaruipenagihan kas
serta piutang usaha
t2 I
Dallar 1Jpeng::,an
~~
( Kekasir )
( Ke piutang usaha J
Pemrosesan penerimaan kas juga sebagian besar diotomatisasikan. Para pelanggan
AOE dapat mengirim cek ke salah satu dari enambank regional yang bekerja sama dengan
AOE mengenai electronic lockbox, atau mengirimkan pembayaran mereka ke bank-bank
tersebut melalui EFT. Setiap hari, bank-bank tersebut mengirim sebuah fileberisi data
pengiriman ke AOE, yang kemudian digunakan untuk memperbarui data rekening
pelanggan dan kas.
Akan lebih jelas jika membandingkan proses baru di AOE dengan berbagai prosedur
yang dilaksanakan dalam sistem lama (warisan) perusahaan tersebut. Lampiran bab ini
berisi bagan alir-dan penjelasan deskriptif naratif singkat mengenai sistem siklus
pendapatan lama di AOE. Perbaikan utama yang terjadi adalah sebagai berikut:
1. Entri pesanan secara real-time mendeteksi kesalahan, seperti hilangnya data, pada
saat pesanan dimasukkan, dan pada saat lebih mudah untuk memperbaiki kesalahan
kesalahan tersebut.
2. Keputusan persetujuan kredit dapat dibuat pada waktu pelanggan menyerahkan
pesanannya. Apabila dibutuhkan persetujuan khusus, manajer bagian kerdit
diberitahukan melalui e-mail dan segera membuat keputusan tersebut.
3. Catatan persediaan lebih akurat dan tepat waktu, memungkinkan pegawai bagian
entri pesanan penju'alan memberikan informasi yang akurat pada pelanggan
mengenai perkiraan tanggal pengiriman.
4. Departemen penggudangan dan pengiriman dapat merencanakan berbagai aktivitas
dengan lebih baik untuk meminimalkan waktu yang dibutuhkan dalam memenuhi
pesanan pelanggan.
5. Sistem tersebut membandingkan data yang dimasukkan oleh bagian pengiriman
dengan yang berada di file pesanan penjualan, sehingga dapat mendeteksi serta
memfasilitasi perbaikan kesalahan sebelum dilakukan pengiriman.
BAB 11
Gambar 11-12 (b) penerimaan kas
Slklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas 29
BAGIAN III Aplikasi Sistem Infonnasi Akuntansi
6. Penerimaan kas diproses dengan lebih cepat, hinggameningkatkan arus kas.
7. Laporan dan ukuran kinerja lebih tepat waktu, hingga meningkatkan kemampuan
pihak manajemen untuk mengawasi dan memperbaiki efisiensi serta efektivitas.
Untuk mewujudkan manfaat-manfaat ini dibutuhkan pengendalian yang memadai untuk
memastikan bahwa informasi dalam sistem tersedia, akurat, aman, dan dapat dipelihara.
Bagianberikut ini mendiskusikan prosedur pengendalian yang dapat diaplikasikan untukmencapai tujuan-tujuan tersebut.
PENGENDALIAN:TUJUAN,ANCAMAN,DANPROSEDURDi dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan
pengendalianyang memadai untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dicapai:
1. Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar.
2. Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi).
3. Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat.
4. Semua transaksi dicatat dengan akurat.
5. Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian.
6. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.
Dokumen-dokumen dancatatan-catatan yang dijelaskan dalam bagian sebelumnya
memainkan peranan penting dalam mencapai tujuan-tujuan ini. Dokumen yang sederhana
dan mudah digunakan dengan instruksi yang jelas, memfasilitasi pencatatan data
transaksi secara akurat dan efisien. Penggabungan pengendalian aplikasi yang tepat,seperti pemeriksaan validitas dan pemeriksaan (format) field akan lebih meningkatkan
akurasi entri data ketika menggunakan dokumenelektronis. Memberikan ruang di dokumen
kertas dan elektronis untuk mencatat siapa yang melengkapi dan siapa yang memeriksa
formulir tersebut memberikan buktibahwa transaksi tersebut telah disahkan secarabenali.
Memberikan nomor terlebih dahulu pada dokumen memfasilitasi pemeriksaan bahwa
semua transaksi telah dicatat. Membatasi akses ke dokumen kosong, jika dokumen kertas
masih digunakan, dan membatasiakses ke program yang membuat dokumen akan
mengurangi risiko transaksi yang tidak sah.
Tabel 11-1 mendaftar ancainan-ancaman utama dalam siklus pendapatan dan
prosedur pengendalian yang sesuai yang harus dilaksanakan untuk menghilangkan
ancaman-ancaman tersebut. Setiap perusahaan, apa pun lini usahanya, menghadapi
ancaman-ancaman ini. Oleh sebab itu, merupakan hal yang penting untuk memahami
bagaimarra SIA dapat didesain untuk mengatasinya. Diskusi ini diatur dalam keempat
tahap siklus pendapatan: entri pesanan penjualan, pengiriman, penagihan dan piutang
usaha, serta penagihan kas.
Entri Pesanan Penjualan
BAB 11 S1klus Pendapatan: Peqjualan dan Penagthan Ras 31
Tujuan utama proses entri pesanan penjualan adalah untuk secara akurat dan efisien
memproses pesanan pelanggan, memastikan bahwa perusahaan dibayar untuk semua
penjualan secara kredit, dan bahwa semua penjualan sah, serta untuk meminimalkan
hilangnya pendapatan akibat dad manajemen persediaan yang kurang baik. Ancaman 1
sampai 4 dalam Tabelll-l menghubungkan tujuan-tujuan ini.
label 11-1 Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pendapatan
Prosedur Pengendalian yang DapatProseslAktivltas Ancaman Diterapkan
Entri pesanan penjualan 1. Pesanan pelanggan yang tidak lengkap Pemeriksaan edit entri dataatau tidak akurat
2. Penjualan secara kredit ke pelanggan Perselujuan kredil oleh manajer bagian kredil;yang memiliki calalan kredil buruk bukan oleh lungsi penjualan; calalan yang
akural alas saldo rekening pelanggan3. Legitimasi pesanan Tanda tangan di atas dokumen kertas; landa
tangan digital dan sertilikal digilal untuk e-business
4. Habisnya persediaan, biaya Sistem pengendalian persediaanpengQudangan, dan pengurangan harga
Pengiriman 5. Kesalahan pengiriman: Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartuBarang dagangan yang salah pengambilan dan slip pengepakan; pemindaiJumlah yang salah kod.e garis;Alamat yang salah Pengendalian aplikasi enlri dala
6. Pencurian persediaan Batasi akses lisik ke persediaan;Dokumentasi semua transler internalper-sediaan; perhitungan lisik persediaansecara periodik persediaan dan rekonsiliasiperhilungan dengan jumlah yang dicalat
Penagihan dan Piutang Usaha 7. Kegagalan unluk menagih pelanggan Pemisahan lungsi pengiriman dan penagihan; .Pemberian nomor terlebih dahulu ke semua
dokumen pengiriman dan rekonsiliasi laklursecara periodik; rekonsiliasi karlupengambilan dan dokumen pengirimandengan pesanan penjualan
8. Kesalahan dalam penagihan Pengendalian edit entridataDaltar harga
9. Kesalahan dalam memasukkan dala Rekonsiliasi buku pembantu piulang usahaketika memperbarui piutang usaha dengan buku besar; laporan bulanan ke
pelanggan
Penagihan kas 10. Pencurian kas Pemisahan tugas; minimalisasi penanganankas; kesepakalan lockbox; konfirmasikanpengesahan dan penyimpanan semuapenerimaan;
Rekonsiliasi periodik laporan bank dengancatatan seseorang yang lidak lerlibat dalampemrosesan penerimaan kas
Masalah-masalah Pengendalian Umum 11. K~hilangan data Prosedur cadangan dan pemulihan dariI bencana; pengendalian akses (secara lisik
dan logis)12. Kinerja yang buruk Persiapan dan linjauan laporan kinerja
32 BAGIAN III AplikaSl Slstem Infonnasl Akuntansl
Ancaman 1: Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidakakurat
Ancaman dasar selama entri pesanan penjualan adalah data yang penting mengenai
pesanan tersebut akan hilang atau pun tidak akurat. Kegiatan inibukan hanya
menimbulkan inefisiensi karena perlunya menghubungi kembali pelanggan dan
memasukkan kembali pesanan ke dalam sistern, tetapi juga dapat secara negatif
mempengaruhi persepsi peianggan, dan akibatnya, dapat berpengaruh buruk terhadap
penjualan di masa mendatang. Beberapa pengendalian edit entri data dapat
menghilangkan ancaman ini. Contohnya, pemeriksaan kelengkapandapat memastikan
bahwa semua data yang dibutuhkan dimasukkan. Pencarian otomatis data referensi,
seperti alamat pelanggan, yang telah disimpan dalam file induk pelanggan, mencegah
kesalahan dengan meniadakan entri data. Uji kewajaran harus membandingkan jumlah
yang dipesan dengan nomor barang dan catatan penjualan terdahulu. Banyak dari
pengendalian edit entri data ini, seperti uji kelengkapan, juga dibutuhkan dalam Web site
untuk memastikan bahwa para pelanggan memasukkCln semua data yang dibutuhkan.
Ancaman 2: Penjualan kredit ke pelanggan yang memiliki catatankredit buruk
Ancaman kedua dalam entri pesanan penjualan adalah kemungkinan melakukan
penjualan yang kemudian menjadi tidak tertagih. Mensyaratkan otorisasi yang benar
untuk setiap penjualan secara kredit akan mengurangi ancaman ini. Secara umum, hal
ini dicapai dengan menetapkan batas kredit untuk setiap pelanggan dan memberikan
pegawai bagian penjualan otorisasi umum untuk menyetujui penjualan kredit tambahan
ke pelanggan lama dengan syarat penjualan semacam itu tidak meningkatkan total saldo
rekening pelanggan melebihi batas kredit yang disetujui. Dalam kasus-kasus yang
membutuhkan otorisasi khusus, seperti pelanggan baru atau pemberian tambahan kredit
ke pelanggan lama persetujuan harus diberikan oleh seseorang yang bukan merupakan
sales representative, terutama apabila pegawai bagian penjualan tersebut dibayar
berdasarkan komisi. Bagan organisasi untuk AOE (lihat Gambar 11-1) memperlihatkan
pemisahan tugas ini: manajer bagian kredit, yang menetapkan kebijakan kredit dan
menyetujui pemberian kredit ke pelanggan baru dan kenaikan batas kredit bagi pelanggan
lama, berdiri sendiri dari fungsi pemasaran. Guna mendorong pemisahan tugas ini dalam
sistern on-line yang terintegrasi, staf administrasi bagian entri pesanan penjualan harus
diberikan akses baca saja ke informasi rnengenai batas kredit tiap pelanggan.
Akan tetapi, agar efektif, kredit harus disetujui sebelum pelepasan barangdari
persediaan. Merupakan hal yang juga penting untuk memelihani catatan yang akurat
dan terbaru mengenai saldo rekening pelanggan dan batas kredit.
BAB 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Ras 33
Ancaman 3: Keabsahan pesanan
Ancaman lainnya berkaitan dengan legitimasi pesanan. Oahulu, keabsahan pesanan
pelanggan didapat melalui penerimaan pesanan pembelian yang telah ditandatangani
dari pelanggan. Bersama peningkatan transaksi bisnis secara elektronis, penggunaan tanda
tangan digital dan sertifikat digital disyaratkan untuk memverifikasi identitas setiap pihak.
Ancaman 4: Kehabisan persediaan, biaya penggudangan, danpengurangan harga .
Akan tetapi, ancaman lain dalam proses entri data adalah penjualan akan hilang karena. ~
kehabisan persediaan. Sebaliknya persediaan yang berlebih akan meningkatkan biaya
penggudangan dan bahkan dapat memerlukan pengurangan harga yang signifikan.
Guna mengatasi masalah ini, perusahaan-perusahaan membuat sistem pengendalian
persediaan dan perkiraan penjualan yang akurat. SIA yang on-line, se'perti yang
diperliha}kan dalam Gambar 11-12, memfasilitasi penggunaan metode persediaan
perpetual, hinggamemastikan bahwa catatan-eatatan mengenai jumlah persediaan yang
tersedia untuk penjuaIan adalah akurat. Perhitungan fisik persediaan secara periodik
juga membantu memverifikasi akurasi juniJah yang dicatat. Perkiraan penjualan harus
ditinjau secara teratur dan sering direvisi. Sebagai tambahan, kinerja pemasok, seperti
tingkat pengiriman tepat waktu, harus diawasi.
Pengirirnan
Tujuan utama fungsi pengiriman adalah untuk memenuhi pesanan pelanggan secara
efisien qan akurat, serta untuk menjaga persediaan. Ancaman 5 dan 6 dalam Tabel11-1
terkait dengan tujuan-tujuan ini.
Ancaman 5: Kesalahan pengiriman
Mengirimkan barang yang salah atau jumlah barang dagangan yang salah serta
mengirimkan ke lokasi yang salah'adalah kesalahan serius karena kesalahan-kesalahan
tersebut dapat secara signifikan mengurangi kepuasan pelanggan dan selanjutnya
penjualan di masa mendatang. Kesalahan-kesalahan tersebut juga dapat mengakibatkan
hilangnya aset apabila pelanggan tidak membayar barang yang salah kirim. Sistem on
line yang diperlihatkan dalam Gambar 11-12 dapat mengurangi risiko kesalahan
pengiriman apabila personel pengiriman diminta untuk memasukkan jumlah barang. .yang dikirim sebelum barang tersebut dikirim. Hal ini memungkinkan pendeteksian, dan
kemudian pei:"baikan, kesalahan apa pun sebelum barang dagangan meninggalkan tempat
asalnya dengan membandingkan data pengiriman dan pesanan penjualan. Penggunaan
pemindai kode garis untuk mencatat pengambilan dan pengiriman persediaan dapat
secara nyata meniadakan kesalahan entri data. Oi perusahaan-perusahaan tempat entri
54 BAGIAN III Aplikasl Slstem Informasl Akuntansl
data masih dilakukan se~ara manual, penggunaan pengendalian aplikasi, seperti
pemeriksaanfield dan uji kelengkapan, dapat mengi.Irangi kesalahan secara signifikan.Hanya setelah sistem tersebut telah memverifikasi bahwa pengiriman benar maka slip
pengepakan dan dokumen pengir~andicetak.
Ancaman 6: Pencurtan persediaan
Ancaman lainnya dalam tahap pengiriman di siklus pendapatan melibatkan pencurian
persediaan. Kerugian akibat pencurian dapat sangat besar nilainya. Contohnya, Exide,
Inc., sebuah produsen aki, melaporkan}<erugian sebesar $3,5 juta karena pencurian oleh
pegawai. Sebagai tambahan dari kerugian aset, pencurian juga membuat catatan
persediaan menjadi tidak akurat, yang dapat mengakibatkan masalah-masalah dalam
memenuhi pesanan pelanggan.
Beberapa prosedur pengendalian dapat mengurangi risiko pencurian persediaan.
Pertama, persediaan harus disimpan dalam lokasi yang aman denganpembat~sanaksessecara fisiko Kedua, semua transfer persediaan di dalam perusahaan harus
didokumentasikan. Persediaan harus diberikan ke pegawai bagian pengiriman hanya
jika terdapat pesanan penjualan yang telah disetujui. Sebagai tambahan, baik pegawai
bagian gudang maupun pengiriman harus menandatangani dokumen yang dilampirkan
bersamabarang tersebut (atau membuat catatan yang memadai mengenai transfertersebut
secara on-line) pada saatbarang ditransfer dari bagian persediaanke pengiriman. Prosedur
ini memfasilitasi penelusuran penyebab kekurangan persediaan apa pun. Lagipula,
akuntabilitas semacam irii mendorong para pegawai untuk mempersiapkan dan
memelihara catatan yang akurat. Terakhir, jumlah persediaan yang dicatat harussecara
periodik direkonsiliasi dengan jumlah persediaan secara fisik yang dimiliki, dan para
pegawai yangbertanggungJawab atas penyimpanan persediaanharus diberikan tanggung'
jawab atas kekurangan apa pun.
Penagihan dan Piutang Usaha'.
Tujuan utama dari fungsi penagihan dan piutang usaha adalah untuk memastikan bahwa
para pelanggan ditagih untuk se~uapenjualan, bahwa faktur akurat, dan bahwa catatan
rekening pelanggan dipelihara secara akurat. Ancaman 7 hingga 9 dalam Tabeill-l
berhubungan oengan tujuan-tujuanini.
Ancaman 7: Kegagalan untuk menagih pelattggan
Kegagalan untuk menagih pelanggan atas barang-barang yang sudah dikirim
mengakibatkan kerugian aset dan kesalahan dalam data penjualan, persediaan, serta
piutang usaha. Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan dapat mengurangi ancaman
ini. Jika tidak, pegawai yang melakukan kedua fungsi ini dapat mengirimkan barang
BAB 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagthan Kas 35
dagangan ke teman-temannya tanpa melakukan penagihan. Pesanan penjualan, kartu
pengarnbilanbarang, slip pengepakan, dan faktur penjualan harussecaraberurutan diberi
nomor dan kemudian secara periodik dipertanggungjawabkan. Pesanan penjualan atau
slip pengepakan yang tidak dapat ditemukan kesesuaiannya dengan pesanan penjualan
mencermW<an pengiriman yang belum ditagih, dan tindakan perbaikan harus dilakukan.
Ketika faktur penjualan tidak dibuat (contohnya, sistem yang tidak menggunakan fakturpenjualan), menjadi hal yang sangat penting untuk memastikan bahwa setiap pengiriman
dicatat.
Ancaman .8: Kesalahan dalam penagihan
Kesalahan dalam penagihan, seperti kesalahan memberikan harga dan menagih
pelanggan untuk barang-barang yang tidak dikirim atau atas pesanan ulang,
mencerminkan potensi ancaman lainnya. Kelebihan penagihan dapat mengakibatkan
ketidakpuasan pelanggan, dan kekurangan dalam penagihan dapat mengakibatkan
kerugian aset. Kesalahan memberikan harga dapat dihindari dengan cara memerintahkan
komputer menarik data yang tepat dari file induk persediaan. Kesalahan yang melibatkan
jumlah barang yang dikirim dapat diketahui dengan merekonsiliasi jumlah yang
tercantum di slip pengepakan dengan jumlah dalam pesanan penjualan. Apabila
memungkinkan, penggunaan pemindai kode garis dapat mengurangi lebih jauh
kemungkinan kesalahan entri data.
Ancaman 9: Kesalahan dalam memelihara rekening pelanggan
Kesalahan dalam memelihara rekening pelanggan dapat mengarah pada hilangnya
penjualan di masa mendatang dan juga menunjukkan kemungkinan pencurian kas.
Pemeriksaan edit berikut ini dapat digunakan untuk memastikan akurasi dalam
memperbarui rekening pelanggan:
1. Pemeriksaan validitas atas pelanggan dannomor faktur.
2. Verifikasi closed-loop untuk memastikan bahwa rekening yang benar yang dikredit.
3. Pemeriksaanfie ld memastikan bahwa hanya nilai numerik yang dimasukkan untuk
jumlah pembayaran.
Pembayaran dari pelanggan sering kali diproses dalam batch, hingga jumlah total
batch dapat memberikan cara tarnbahan untuk mendeteksi kesalahan dalarn memasukkan
data. Contohnya, setelah mempros~spembayaran dari pelanggan, jumlah semua saldo
rekening tiap pelanggan (file buku pembantu piutang usaha) harus sarna dengan saldo
total dalarn akun pengendali piutang usaha dalarn buku besar. Apabila keduanya tidak
sarna, kesalahan dalarn memasukkan data mungkin telah terjadi dan semua transaksi
yang baru dimasukkan harus diperiksa kembali. Guna memastikan bahwa semua kiriman
uang diproses, jumlah rekening pelanggan yang diperbarui harus diperbandingkan
BAGlAN III Apl1kasl Slstem Infonnasl Akuntansl
dengan jumlah cek yang diterima. Rekonsiliasi ini hams dilakukan oleh seseorang yang
tidak terlibat dalam pemrosesan transaksi aslinya karena (1) lebih mudah untuk melihat
kesalahan orang lain daripada kesalahan Anda se.ndiri dan (2) hal ini memberikan suatu
cara untuk mengidentifikasi ketidakberaturan. Terakhir, mengirimkan melalui surat
laporan rekeningbulanan ke setiap pelanggan memberikan tinjauan independent~bahan
atas akurasi proses memasukkan data karena pelanggan akan mengajukan keluhan jika•
rekening mereka belum dikredit dengan benar untuk pembayaran yang telah merekakirimkan.
Penagihan Kas
Tujuan utama dari fungsi penagihan kas adalah untuk menjaga kiriman uang pelanggan.
. Ancaman 10 dalam Tabelll...1 berhubungan dengan tujuan ini.
Ancaman 10: Pencurian kas
Prosedur pengendalian khusus hams digunakan karena kas mudah dicuri. Pemisahan
tugas adalah prosedur pengendalian yang paling efektif untuk mengurangi pencurian.
Para pegawai yang memiliki akses secara fisik ke kas hams tidak memiliki tanggung
jawab untuk rnencatat atau mengotorisasi transaksi apa pun yang melibatkan penerimaan
kas. Secara khusus, pasangan tugas berikut ini hams dipisahkan:
1. Menangani kas atau cek serta memasukkan data kiriman ke rekening pelanggan.
Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat melakukan jenis penggelapan
khusus yang disebut gali lubang tutup lubang (lapping).
2. Menangani ka5 atau cek dan mengotorisasi nota kredit. Seseorang yang melakukan
kedua tugas ini dapat menutupi pencurian kas den~an cara membuat nota kredit
yang sama dengan jumlah yang dicuri.
3. Membuat nota kredit dan memelihara rekening pelanggan. Seseorang yang
melakukan kedua tugas ini dapat menghapus jumlah tidak tertagih yang merupakan
utang teman-temannya.
secara umum, penanganan uang dan cek dalam organisasi hams diminimalkan.
Metode optimal adalah melalui kesepakatan lockbox bank atau penggunaan EFT atau
FEDI untuk pembayaran dari pelanggan. Biaya kesepakatan ini hams dipertimbangkan
dengan manfaat pengtirangan biaya pemrosesan internal dan akses yang lebih cepat ke
pembayaran dari pelanggan.Apabila pembayaran dari pelanggan hams diproses secara internal, dokumentasi
yang baik atas kiriman uang adalah hal yang penting, karena risiko kehilangan paling
besar pada saat penerimaan pertama. Jadi, daftar semua cek yang diterima hams
dipersiapkan segera setelah membuka surat. Cek-cek tersebut juga hams disahkan secara
•
BAB 11 Sildus Pendapafun: Penjualan dan Penagihan Ras 37
terbatas pada waktu tersebut. Guna meminimalkan risiko penyalahgunaan kasatau cek
yang diterima, harus ada dua orang yang membuka semua surat yang masuk.
Pemisahan fungsi pencatatan dan penyimpanan berikut ini memberikan
pengendalian tambahan: Hanya data kiriman uang yang harusdikirim ke departemen
piutang usaha, dengan pembayaran pelanggan yang telah dikirim ke kasir. Kesepakatan
semacam ini menciptakan dua pemeriksaan pengendalian yang benar-benar independen.
Pertama, kredit total piutang usaha yangdicatat oleh departemenakuntansi harus sarna
dengan debit total kasyang menyajikan jumlah yang disimpan oleh kasir. Kedua, salinan
daftar pengiriman uang yang diberikan ke departemen audit internal dapat
diperbandingkan dengan slip penyimpanan yang telah divalidasi dan laporan bank untuk
memverifikasi bahwa semua cek yang diterima organisasi tersebut telah disimpan.
Terakhir, laporan bulanan yang dikirim ke para pelanggan memberikan lapisan
pengendalian tambahan, karena para pelanggan akan memperhatikan kegagalan untuk
mengkredit dengan tepat rekening mereka atas pembayaran yang telah dikirim.
Toko-toko ritel dan berbagai organisasi yang menerima kas secara langsung dari para
pelanggan harus menggunakan mesin kas yang secara otomatis menghasilkan catatan
tertulis semua kas yang diterima. Dalani situasi semacam ini, para pelanggan juga dapat
memainkan peran penting untuk mengendalikan penagihan kas. Coritohnya, banyak
toko menggunakan tanda untuk menginformasikan pelanggan bahwa pembelian mereka
gratis jika mereka tidak menerima tanda terima atau bahwa tanda terima yang ditandai
dengan bintang merah memberikan diskon bagi pelanggan. Kebijakan semacam ini
mendorong pelanggan untuk memperhatikan para pegawai agar benar-benar mencatat
penjualan secara tunaitersebut dan melakukannya dengan benar.
Semua kiriman uang pelanggan harus disimpan, utuh, ke bank setiap hari.
Penyimpanan harian mengurangi jumlah kasdan cek yang berisiko untuk dicuri.
Menyimpan semua kiriman secara utuh, dan tidak menggunakanny.a untuk pengeluaran
lain-lain, memfasilitasi rekonsiliasi laporan bank dengan catatan penjualan, piutang usaha,
dan penagihan kas.
Terakhir, pegawai yangmerekonsiliasi laporan bank harus independen dari semua
aktlvitas yang melibatkan penanganan atau pencatatanpenerimaan kas. Pernisahan tugas
ini memberikall pemeriksaan independen atas kasir dan mencegah manipulasi laporan
bank untuk menutupi pencurian kas.
Masalah-masalah Umum Pengendalian
Dua tujuan umum yang berhubungan dengan semua aktivitas dalam sikluspendapatan
adalah bahwa data tersedia ketika dibutuhkan dan bahwa semua aktivitas dilakukan
secara efisien dan efektif. Ancaman 11 dan 12 dalam Tabelll-l adalah ancaman-ancaman
umum yang mempengaruhi semua tahap siklus pendapatan.
38 BAGIAN III Aplikasl Slstem Infonnasl Akuntansl
Ancaman 11: Kehilangan data
Ancaman umum yang signifikan dalam siklus pendapatan adalah kehilangan data
mengenai rekening pelanggan. Rekening pelanggan dan catatan persediaan yang akuratadalahhal yang penting, tidak hanya untuk tujuan pelaporan eksternal dan internal saja,
tetapi juga untuk merespons pertanyaan pelanggan. Selain itu, kehilangan semua data
piutang usaha dapat mengancam kelangsungan pemsahaan. Oleh sebab itu, catatan
catatan tersebut hams dilindungi dad kehilangan atau kemsakan.
File-file induk piutang usaha, penjualan, dan penerimaan kas hams dibuat
cadangannya secara teratur. Dua salinan cadangan file-file kunci, seperti file induk piutang
usaha, hams dibuat. Salah satunya hams disimpan di lokasi kantor dan lainnya di luar
lokasi kantor. Salinan cadangan file transaksi terbam juga hams dibuat. Semua disk dan
tape harus memiliki baik label file internal maupun ekstemal untuk mengurangi
kemungkinan secara tidak sengaja menghapus file-file yang penting.
Pengendalian akses juga merupakan hal yang penting. Membocorkan inform,asi
pelanggan ke pesaing dapat menurunkan penjualan dan bahkan membuat pemsahaan
menghadapi tanggungjawab hukum. Akses tidak sah juga meningkatkan risiko kerusakan
file-file data yang penting. Sistem password dan ID pemakai hams digunakan untuk
membatasi akses para pegawai.ke dan kegiatan yang dimungkinkan atas file-file tersebut.
Contohnya, hanya pegawaibagian penjualan yang sehamsnya diizinkan untuk membuatpesanan penjualan: Selain itu, pegawaibagian penjualan hams memiliki akses read-onlyke batas kredit pelanggan dan saldo rekening terakhir. Pengendalian akses hams aqa
untuk setiap terminal. Contohnya, sistem tersebut hams diprogram untuk menolak usaha
apa pun memasukkan pesanan penjualan dari terminal yang berlokasi di bagian
pengiriman. Terakhir, daftar semua aktivitas~ temtama tindakan apa pun yangmelibatkanpersetujuan dad pihak manajemen (contohnya, penambahan batas kredit), hams dicatat
dan dipelihara untuk pemeriksaan di masa mendatang sebagai bagian dad jejak audit.
Ancaman 12: KineIja yang kurang baik
Sebagai tambahan dari memastikan akurasi dan menjaga aset, tujuan lainnya
pengendalian internal adalah mendorong dilaksanakannya tugas secara efisien dan efektif.
Mempersiapkan dan meninjau laporan memberikan dasar untuk menilai efisiensi dan
efektivitas berbagai aktivitas siklus pendapatan dan untuk mengurangi ancaman kinerja
yang di bawah standar. Kemungkinan jumlah laporan semacam ini dibatasi hanya melalui
pilihan pihak manajemen mengenai aktivitas-aktivitas apa yang penting untuk diawasi
dan dikendalikan. Contohnya, entri pesartan penjualan secara efisien dapat diawasi
dengan mempersiapkan laporan periodik pesanan penjualan yang diproses untuk setiap
individu dalam periode waktu tertentu.Efisiensi dan efektivitas tenaga penjualan.dapat
dinilai melalui laporan analisis penjualan (sales analysis report), yang merinci
penjualanberdasarkan tenaga penjual, daerah, atau produk. Pandangan lebih jauh tentang
kinerja penjualan keseluruhan dapat diberikan dengan mempersiapkan laporan analisis .
•
BAB 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas 39
profitabilitas (profitability analysis report), yang merinci kontribusi margin laba setiap
daerah, pelanggan, saluran distribusi, tenaga penjual, produk, atau dasar lainnya.
Laporan frekuensi dan banyaknya pesanan ulang memherikan pandangan mengenai
efektivitas kebijakan manajemen persediaan dalam memuaskan permintaan pelanggan.
Dalam cara yang hampir sarna, laporan yang mengidentifikasi produk yang lambat
penjualannya (slow-moving prQduct) dapat membantu menghindari kelebihan
penumpukan persediaan.
Dimensi-dimenasi kinerja sebelumnya yang difokuskan ke arah internal hanya
memberikan satu pandangan keberhasilan dalam memenuhi tujuan kepuasan pelanggan.
Organisasi juga perlu menangkap dan mengintegrasikan ukuran-ukuran yang dihasilkan
secara internal dengan dari efisiensi proses dengan data yang dihasilkan dari eksternal
mengenai sikap pelanggan. Jadi, Trevor menginginkan Ann unluk mendesain kembali
SIA AOEhingga mampu menelusuri dan menyimpan tren tingkat kepuasim pelanggan.
Mengawasi piutang usaha secara hati-hati juga merupakan hal yang sangat penting
karena penagihan secara signifikan mempengaruhi arus kas. Daftar umur piutang
usaha mendaftar saldo rekening pelanggan berdasarkan lamanya waktu yang tersisa
dan memberikan informasi untuk memperkirakan piutang ragu-ragu. Hal ini juga
memberikan informasi yang berguna untuk mengevaluasi kebijakan kredit saat ini dan
untuk memutuskan apakah akan meningkatkan batas kredit bagi pelanggan tertentu.
Masalah arus kas adalah alasan utama mengapa banyak perusahaan bangkrut. Oleh
sebab itu, anggaran kas, yang memberikan perkiraan tepat kas masuk (perkiraan
penagihan dari penjualan) dan kas keluar (utang yang belum dibayar), adalah hal yang
penting. Anggaran ini dapat memperingatkan organisasi atas kekurangan kas jangka
pendek di masa mendatang, hingga memungkinkan organisasi tersebut membuat rencana
ke depan untuk mendapatkan pinjaman jangka pendek dengan suku bunga yang paling
bagus. Sebaliknya, organisasiyang mengetahui adanya kelebihan kas di masa mendatang
dapat mengambil berbagai langkah untuk meginvestasikan kelebihan dana tersebut agar
mendapatkanpengembalian yang terbaik. Anggaran kas dapat membantu AOE untuk
secara lebih baik mengelola kebutuhan pinjaman jangka pendeknya.
Selanju tnya, kami mendiskusikan secara lebih terinci bagaimana SIA dapat didesain
untuk memberikan berbagai laporan ini dan informasi lainnya yang berguna agarsecara
efektif mengelola berbagai aktivitas siklus pendapatan:
KEBUTUHAN INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN DANMODEL DATA
SIA.didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data kegiatan bisnis
agar manajemen mendapatkan informasi untukmendukung pengambilan keputusan.
Data operasional dibutuhkan untuk mengawasi kinerja dan untuk melakukan tugas
tugas rutin berikut ini:
40 BAGJAN'm Aplikasi Sistem InforrnasiAkuntansi
• Meresponspertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan.
• Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak. J
• Menentukan ketersediaan persediaan.
• Memilih metode un tuk mengirim barang.
Selain itu, informasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan agar manajemen dapat,
membuat keputusan strategis berikut ini:
• Menentukan harga produk dan jasa.
• Menetapkan kebijakan.mengenai retur penjualan dan garansi.
• Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan.
• Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek.
• Merencanakan kampanye pemasaran yang baru.
Lebih lanjut, SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi
kinerja proses yang penting berikut ini:
• Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan.
• Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan.. .• Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang (back orders).
• Tingkat dan tren kepuasan pelanggan.
• Analisis pangsa pasar dan tren penjualan.
• Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan.
• Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan.
• Keefektifan iklan dan promosi.
• Kinerja staf penjualan.
• Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit.
Perhatikan bahwa baik informasi keuangan maupun operasionaldibutuhkan untuk
mengelola dan mengevaluasi kegiatan siklus pendapatan. Contohnya, untuk mengevaluasi
keefisienan dan keefektifan entri pesanan penjual~ndibutuhkan data mengenai volume
penjualan dan mengenai waktu pemrosesan pesanan. Untuk mengevaluasi keefektifan
keseluruhan kegiatan siklus pendapatan juga dibutuhkan informasl mengenai sumber
sumber eksternal, seperti ukuran kepuasan pelanggan. Secara tradisional, SIA telah
menyediakan ukuran kinerja keuangan yang dihasilkan secara internal dan manajer telah
beralih ke sumber-sumber lain untuk operasional internal d,an informasi eksternal yang
mereka butuhkan. Situasi ini mahal, tida~ efisien, dan tidak diperlukan lagi. Teknologi
database memungkinkan pendesainan ulang SIA untuk menangkap dan menyimpan
datakeuangan dan data operasional mengenai transaksi siklus pendapatan dan untuk
memadukan data yang dihasilkan secara internal dengan informasi dari sumber-sumber
ekst~rnal.Akan tetapi, keefektifan datab<;lse bergantung pada kualitas model datanya.
BAll 11
Model Data Siklus Pendapatan
.. .Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas 41
Gambar 11-13 menunjukkan model data REA yang disederhanakan untuk siklus
pendapatan perusahaan manufaktur seperti AGE. Model ini menyediakan sarana untuk
menangkap dan menyimpan informas.imengenai kegiatan siklus pendapatan dasar yaDg
didiskusikan dalam bab ini. Selain itu, dua kegiatan lain yang penting bagi AGE juga
dimasukkan, yaitu: Untuk mengevaluasi produktivitas tenaga penjual, Trevor ingin
mengumpulkan data mengenai kunjungan ke pelanggan; dia juga ingin mencatat secara
terpisah kegiatan gudang yang termasuk dalam pemenuhan pesanan pelanggan untuk
mengawasi bagaimana hal tersebut mempengaruhi pelayanan pelanggan AGE.
Membaca Model Data
Perhatikan bahwa setiap kotak dalam diagram REA mewakili entitas sumber, kegiatan;
atau pelaku mengenai informasi yang dikumpulkan. Wajik berlabel (labeled diamond)
antara entitas tersebut mew~kilihubungan minat. Jika model data yaDg ditunjukkan pada
Gambar 11-13 diimplementasikan dalam database relasional, akan ada tabel untuk setiap
entitas dan untuk setiap hubunganbanyak-ke-banyak. Tabe111-2 menunjukkan berbagai
atribut yang akan ditemukan dalam tabel-tabel tersebut.
Perhatikan juga bahwa kardinalitas hubungan tersebut, yang ditunjukkan dalam
.tanda kurung di diagram REA, menunjukkan informasi penting mengenai kebijakan
organisasi dan sifat bisnis tersebut. Mari kita lihat apa yang ditunjukkan oleh kardinalitas
di Gambar 11-] 3 mengenai AGE.
Perhatikan bahwa kardinalitas maksimum yang berasosiasi dengan entitas persediaan
adalah N dalam setiap hubungan dengan kegiatan. Hal ini menunjukkan bahwa AGE
melacak persediaa'n menu rut lini produk, bukan sebagai unit fisik individual. Jadi, lini
produk yang sarna dapat didiskusikan dalam berbagai kunjungan penjualan, dapat
menjadi bagian dari berbagai pesanan, dan dapat dikirim berkali-kali. Kardinalitas
minimum yang berasosiasi dengan entitas persediaan adalah nol, karena tabel persediaan
• adalah file induk, yang berarti bahwa isinya mencakup berbagai periode fiskal. Oi lain
pihak, tabel kegiatan menyimpan infom1asi mengenai transaksi dari periode fiskal tertentu.
Pada setiap akhir tahun fiskal, isi tabel kegiatan diarsip kemudian dibersihkan.Sehingga,
pada setiap awal tahun'fiskal, setiap baris di tabel persediaan tidak memiliki hubungan
dengan baris di tabel kegiatan.
Perhatikan bahwa kardinalitas maksimum unhlk setiap entitas kegiatan juga N untuk
hl.lbungannya dengan entitas persediaan. Ketika tenaga penjtlal mengunjungi pelanggan,
mereka harus mendiskusikan berbagai produk. Pelanggan sering memesan berbagai ljni
produk dan setiap kegiatan pemenuhan pesanan dan pengiriman pesanan dapat
mencakup berbagai jenis produk. Kardinalitas minimum yang berasosiasi dengan kegiatan
kunjungan ke pelanggan dalam hubungan persediaan-pemeriksaan adalah nol, karena
beberapa kunjungan penjualan didesain l.lntuk membentl.lk atau memperbaiki hubtmgiln
..to.)
persediaa~ (O,N) I (1,1)
!,emeri<saan
OJ
Pelak" ~(O,N) (1,1)
~(O,N) I Pelanggan
I:=:
1 (O,N) I
(1,1) ~ ./'
.-6'~:>;"
~Mencatat
III
ersediaan· Pesanan(O,N) Tenaga Penjual
g),
~sana
Pelaku
(O,N)Pelanggan (0,1)
r.n00',...
~
(1)
(O,N) I I:3
S1atGudang ~
(O,N) I IPelaku
8
(1'1)~
III
(O,N)
(O,N)g),
Persediaanersediaan
Stat ~
M",m",n"hi
Pengiriman
(1,1)Pelaku
>::
(O,N)
::l
I
,...
(O,N)
III
(0,1)
::lg)
(O,N) Pengirim
(1,1) (1,1)
Mengirim (1,1)
~(l,N) I Pesanan (1,1)(O,N)
(0,1)I Pelanggan
(O,N)
Kas I (O,N)~SS~
(1,1) I(1,1)
--l
(1,1)Pelaku
(O,N) I Kasir
Gambar 11-13 Diagram REA siklus pendapatan untuk AGE
BAB 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas 43
label 11-2
Tabel
Atribut untuk Tabel Relasional dalam Gambar 11-13
Atribut (kunci ulama, kunci luar, lainnya)
Persediaan
Kas
Kunjungan ke Pelanggan
Mencatat Pesanan Pelanggan
Memenuhi Pesanan Pelanggan
Mengirim Pesanan
Penerimaan Pembayaran
Tenaga Penjual
Stat Gudang
Stat Pengiriman
Pengirim
Pelanggan
Kasir
Persediaan-Pemeriksaan
Persediaan-Pesanan
Persediaan-Memenuhi Pesanan
Persediaan-Pengiriman
Nomor produk, deskripsi, biaya per unit, harga per unit, kuantitasyang tersedia, berat, waktu pemesanan kembali, ,"
Nomor akun, tanda pengenal (/0) bank, saldo, '"
Nomor kunjurgan, tanggal, jam, tujuan, tanda pengenal (ID)pelanggan, nomor tenaga penjual, nomor pesanan penjualan, "
Nomor pesanan penjualan, langgal, tanda pengenal pelanggan,nomor tenaga penjual, ketentuan, tanggal pengiriman yangdiinginkan, ' '
Nomor likel pengambilan, tanggal, jam, nomor stat gudang, nomorstaf pengiriman, nomor pesanan perijualan, '
Nomor pengiriman, nomor faktur, tanggal, nomar dokumenpengiriman, nomor tikef pengambilan, nomor slaf pengiriman,nomorpengirim, nomor pelanggan, jumlah, '
Nomor kiriman uang, tanggal, jumlah, nomorpelanggan, nomorkasir, nomor faktur, nomor akun, '
Nomor pegawai, nama, tanggal mulai bekerja, tanggallahir, gaji,nomor manajer",.
Nomor pegawai, nama, tanggal mulai bekerja, tanggallahir, gaji,nomor manajer, ' .
Nomor pegawai, nama, tanggal mulai bekerJa, tanggallahir, gaji,nomor manC1ier, .',
Nomor pengirim, nama, kontak utama,
Nomor pelanggan, nama, alamat penagihan, ..
Nomor pegawai, nama, tanggal mulai bekerja, tanggallahir, gaji,nomor manajer, .,'
Nomor produk. nomor pemeriksaan
Nomor produk, nomor pesanan penjualan, kuantitas, harga jualsebenarnya, biaya akun'tansi
Nomor produk. nomor likel pengambHan, kuantitas
Nomor produk, nomor faklur, kuantitas
dan mungkin tidak mencakup diskusi mengenai produk tettenhL Sebaliknya, kardinalitas
minimum yang berasasiasi dengan setiap kegiatan lainnya dalam hubungannya dengan
entitas persediaan adalah satu, karena setiap pemesanan, pemenuhan, dan pengirirnan
hams melibatkan rninimal satu praduk.
Hubungan antara kegiatan kunjungan ke pelanggan dan pencatatan pesanan
pelanggan adalah satu-ke-banyak (l:N), Kardinalitas yang berasasiasi dengan kegiatan
ini menunjukkan fakta berikut ini: (1) Kunjungan penjualan tidak selalu menghasilkan
pesanan, atau dapat menghasilkan banyak pesanan; (2) pesanan dihubungkan dengan
kunjungan penjual~n yang paling terakhir; dan (3) beberapa pesanan dapat diterima
tanpa kunjungan penjualan sebelumnya, sebagai.hasil dari bentuk iklan lainnya atau
dari mulut ke mulut,
Hubungan antara kegiatan pencatatan pesanan pelanggan dengan pemenuhan
pesanan diwakili aleh hubungan satu-ke-banyak (l:N), AOE hanya menjual ke taka ritel
dan grasir, jadi setiap pesanan umumnya cukup besar, sering mencakup ratusan produk.
Oleh sebab itu, setiap pesanan pelanggan diambil secara individual. Namun demikian,
44 BAGIA"IIII Aplikasi Sistem Infonnasi Akuntansi
kadang-kadang barang habis dan dipesan ulang. Dalam keadaan tersebut, diperlukan
lebm dari satu kali pengambilan dan pengepakan untuk dapat memenuhi seluruh pesanan
pelanggan tertentu. Kardinalitas minimum untuk setiap kegiatan meneerminkan fakta
bahwa pesanan harus diterima sebelumdipenuhi.
Hubungan antara kegiatan pemenuhan pesanan dan pengiriman pesanan adalah
satu-ke-satu (1:1): Setelah diambil, setiap pesanan langsung dikirim ke pelanggan. Untuk
alasan ekonomi, AOE kadang-kadang mengelompokkan beberapa pengiriman keeil dalam
satu truk untuk beberapa pelanggan yang berlokasi di kota yang sarna. Akan tetapi; setiap
pengiriman dite1usuri seeara individual untuk tujuan pengendalian dan evaluasi kinerja.
Kardinalitas minimw1 yang berhubungan dengan kegiatan ini meneerminkan fakta bahwa
pesanan harus dipenuhi sebelum dikirim.
Kardinalitas yang berhubungan dengan kegiatan pengiriman pesanan dan
penerimaan pembayaran menunjukkan bahwa AGE mem~olehkan para pelanggan untuk
membayar seeara bulanan atassemua kiriman yang mereka terima bulan sebelumnya,
tetapi tidak mengizinkcin para pelanggan untuk mencieil pembayaran. Kardinalitas
minimum yang berhubungan dengan setiap kegiatan menunjukkan bahwa AGE menjiwl
seeara kredit. Perusahaan tersebut mengirim produk sebelum menerima pembayaran.
Kardinalitas yang merupakan hubungan antara kegiatan penerimaan pembayaran
dan sumber kas meneerminkan fakta bahwa setiap pembayaran pelanggan disimpan ke
dalam rekening giro AOE, namun AGE juga memelihara rekening kas lainnya (eontoh,
.un tuk penggajian dan investasi jangka pendek).
Semua hubungan antara berbagai kegiatan dan pelaku adalah N:1. Setiap kegiatan
dihubungkan hanya ke satu pelanggan dan pelaku internal tertentu, tetapi setiap pelaku
dapat terlibat dalam banyak kegiatan selama tahun fiskal tersebut. Kardinalitas minimum
yang berhubungan dengan para pelaku tersebut adalah 0 karena tiga alasan. Pertama,
AGE memelihara informa?i mengenai pelanggan potensial. Kedua, ketika pegawai baru
dipekerjakan mereka ditambahkan ke dalam database sebelum melakukan aktivitas apa
pun. Ketiga, tabel pelaku adalah file induk yang dipelihara sepanjang tahun fiskal,
sementara tabel kegiatan adalah file transaksi yang akan dibersihkan pada akhir setiap
tahun fiskal. Pada sisi kegiatan di setiap hubungan, kardinalitas minimum 'satu
meneerminkan fakta bahwa, dengan satu pengeeualian, setiap kegiatan bisnis yang valid
harus melibatkan seorangpelaku internal dan seorang pelaku eksternal. Pengeeualian
tersebut be~hubungander:gan pesanan pelanggan yang diterima melalui Web site AGE.
Pada kasus semaeam ini, tidak ada tenaga penjua1 yang dilibatkan.
Kunei utama kegiatan pengiriman adalah nomor pengiriman. Dokumen pengiriman
adalah atribut 1ainnya, tetapi mungkin kosong untuk pengiriman yang dilakukan dengan
menggunakan truk milik AGE sendiri. Nomor faktur penjualan adalan atribut 1ainnya
dari kegiatan pengiriman. Akan tetapi, nomor ini bukanlah kunei utama karena AGE
dalam proses berpindah ke tagman tanpa faktur untuk para pelanggannya. Gleh karena
itu, beberapa pengiriman tidakmemiliki Ijomor faktur. Para pelanggan yang tidak memiliki
nomar faktur diinstruksikan untuk meneatat nomor pengiriman yang harus mereka bayar.
BAH 11 Siklus Pendapatan: PenJualandan Penagihan Kas 45
Pemberitahuan pengiriman uang dikirim ke para pelanggan yang masih membutuhkan
faktur penjualan termasuk nomor pengiriman untuk memfasilitasi kredit yang tepat bagi
pembayaran.
Perhatikan bahwa Gambar 11-13 tidak memasukkan kegiatan tagihan terpisah karena
ini hanyalah aktivitas pemrosesan informasi, bukan bagian dari rantai nilai. Bahkan
kegiatan tersebut bukanlah ilangkah yang harus dilakukan ketika perusahaan
mengimplementasikan penjualan tanpa faktur dengan para pelanggan. Kegiatan
pertukaran ekonomi dasar dalam siklus pendapatan AOE adalah pengiriman pesanan
dan penerimaan pembayaran. Kegiatan-kegiatan lainnya adalah komitmen atau langkah
langkah penting dalam proses tersebut yang diperlukan informasinya oleh pihak
manajemen untuk tujuan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi.
Di manakah data mengenai piutang usaha disimpan? Piutang usaha mewakili
penjualan yang pembayarannya belum diterima. Oleh sebab itu, piutang usaha dapat
dihitung dengan melihat perbedaan antara total nilai penjualan dan jumlah penagihan
kas yang bt'!"hubungan dengan kegiatan-kegiatanpenjualan itu. Akan tetapi, untuk
memperbaiki waktu respons, total saldo yang belum dibayar dari setiap pelanggan sering
kali disimpan sebagai atribut dalam tabel pelanggan.
Terakhir, perhatikan bahwa informasi mengenai harga dan biaya disimpan di
.beberapa tempat. Tabel persediaan berisi informasi mengenai harga standar (yang terdaftar)
dan biaya setiap barang karena nilai-nilai tersebut biasanya tetap sepanjang tahun fiskal
tersebut. Akan tetapi, tabel pengambilan pesanan-persediaan berisi informasi tidak hanya
mengenai jumlah yangdipesan, tetapi juga harga serta biaya berdasarkan perhitungan
akuntansi yang sebenarnya yang dibebankan ke setiap barang. Hal ini mencerminkan
fakta bahwa AOE dapat mengubah harga beberapa kali dalam tahun tersebut. Jadi,
sementara harga yang terdaftar konstan, harga penjualan aktual yang sebenarnya
bergantung pada waktu penjualan terjadi. Di sisi lain, meskipun biaya standar untuk
setiap barang konstan selama tahun tersebut, biaya yang dihitung (yang dapat ditentukan
dengan menggunakan FIFO, LIFO, rata-rata tertimbang, atau identifikasi khusus) akan
berbeda sepanjang tahun, terutama jika sis tern persediaan perpetual digunakan.
Manfaat Model Data
Perhatikan bagaimana model data yang ditunjukkan dalam Gambar 11-13 secara efektif
memadukan data transaksi akuntansi tradisional (misalnya, tanggal dan nilai penjualan)
dengan data operasionallainnya (misalnya, informasi mengenai kunjungan ke pelanggan).
Akan merupakan hal yang mudah untuk menghubungkan data internal ini dengan
berbagai jenis informasi eksternal. Contohnya, data tingkat kredit pelanggan saat ini dan
pelanggan potensial dapat di-download dari database komersial dan disimpan dalam
kolom tambahan di tabel pelanggan: Sarna halnya, tingkat kepuasan pelanggan saat ini
yang dikumpulkan dari berbagai survei juga dapat disimpan dalam tabel pelanggan.
Akan tetapi, jika AOE ingin menelusuri kepuasan pelanggan sepanjang waktu, tabel
Sumber. James B. Hangsrcfer, "Revenue ~1argin: A Bener \X'd)' to J\1edsure Company Growth," Strategic Fin.:ma (Juli2000): ifl-44.
Fokus 11-3Margin Pendapatan: Metrik Bam untuk Mengevaluasi Kinerja Siklus Pendapatan
kepuasan pelanggan yang terpisah harus dibuat. Setiap baris dalam tabel tersebut akan
menyajikan tingkatan berdasarkan pelanggan tertentu pada titik waktu tertentu dengan
informasi mengenai survei terkait dan mungkin memasukkan komentar tambahan. Setiap
pelanggan akan dihubungkan ke (O,N)dari tingkatan-tingkatan ini, tetapi setiap tingkatan
akan dihubungkan ke (1,1) catatan pelanggan.
Salah satu .keuntungan penting yang diberikan oleh model REA seperti yang
ditunjukkan dalamGambar 11-13 adalah pengambil keput.usan dapat menarik informasi
siklus pendapatan yang diinginkan dengan bahasa permintaan yang mudah digunakan.
Jadi, mengimplementasikan model data REA dalam database relasional secara signifikan
memperbaiki kemampuan SIA untuk memberikan informasi yang dibutuhkan agar secara
efektif mengelola aktivi tas-aktivitas siklus pendapatan ke pihak manajemen. Fokus 11-3
membahas sebuah contoh dari metrik jenis baru yang didesain secara khususuntuk
memberikan indikator awal kinerja sikluspendapatan.
Selain itu, untuk memberikan pengambil keputusan akses yang cepat dan mudah ke
informasi, database yang didesain dengan baik dapat memberikan manfaat strategis ke
usaha pemasaran perusahaan. Perusahaan dapat 'menambang' data penjualanmereka
mencerminkan faktor-faktor nonfinansial seperti
produktivitas,reputasi, dan kekuatan posisi pasar.
Jadi, trend dalam margin pendapatan menyediakan
pandangan yang bermanfaat bagi manajemen
mengenai keseluruhan kinerja kegiatan siklus
pendapatan. Pertumbuhan margin pendapatan
mengindikasikan bahwa pelanggan puas, produk
tivitas meningkat, atau keduanya. Dengan kata lain,
trend yang menurun mengindikasikan masalah
potensial dari retensi pelanggan, produktivitas, atau
tekanan harga karena per~aingan.
Margin pendapatan adalah metrik kinerja non
tradisional. Marginini adalah salah satu contoh
dari berbagai ukuran baru yang dapat dihasilkan
secaralebih mudah karena peningkatan fleksibilitas
pelaporan yang disediakan oleh database relasional
yang di desain dengan baik.
Aplikasi Sistem Infonnasi AkuntansiBAGIAN III
Perusahaan-perusahaan telah lama berfokus pada
trend pendapatan sebagai indikator kinerja. Akan
tetapi, metrik yang mungkin lebih baik untuk
mengevaluasi kualitas pertumbuhan adalah margin
pendapatan. Margin pendapatan sarna dengan
margin kotor dikurangisemu';l biaya penjualan:
penggajian, komisi, penggantian biaya perjalanan
tenaga penjual, biaya pelayanan dan dukungan ke
pelanggan, biaya jaminan, biaya pemasaran dart
iklan, serta biaya distribusi dan pengiriman.
Teknologi database yang baru memudahkan
penghitungan angka ini.
Manfaat margin pendapatan· sebagai sebuah
metrik adalah adanya perpaduan pengaruh
perubahan dalam penjualan, penetapan harga, dan
biaya yang berhubungan dengan penjualan, dengan
keseluruhan laba operasional perusahaan. Meskipun
merupakan angak finansial, margin pendapatan
46
BAH 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan Penagihan Kas 47
untuk mengarahkan iklan dan promosi penjualan sesuai kebutuhan dan keinginan
pelanggan mereka. Jadi, sebagai ganti dari pengiriman surat dalam jumlah yang banyak
dan sia-sia ke setiap pelanggan potensial dalam suatu wilayah geografis, perusahaan
dapat mengirim pesan khusus ke kelompok target. Kunci unhlk secara efektif melaksanakan
pemasaran satu-ke-satu adalah memadukan data transaksi yang ada mengenai setiap
pelanggan dengan banyak informasi lainnya serta menyimpan informasi tersebut dengan
cara yang japat diakses secara mudah. Contohnya, General Motors Corporation
menggunakan data yang dikumpulkandari program koneksi dengan MasterCard dan
catatan penjualan mereka sendiri untuk menentukan jenis informasi kendaraan-merek,
model, warna, dan sebagainya-yang hams dikirim oleh perusahaan tersebut ke pelanggan
tertentu. Dalam cara yang hampir sarna, Blockbuster Entertainment Corporation
menelusuri catatan sewa pelanggan dan promosi surat yang menyarankan judul yang
mungkin disukai oleh pelanggan tersebut. Kraft General Foods, Inc., menggunakan
informasi yang dikumpulkan dari berbagai survei untuk mempersiapkan pengiriman
surat tertentu yang menawarkan informasi gizi dan resep yang menampilkan produk
produk Kraft yang telah dibeli oleh pelanggan:Siemens Rolm Communications Company
menelusuri permintaan pelanggan untuk berpindah, menambah, atau mengubah alat
komunikasinya. Perusahaan tersebut menggunakan informasi ini untuk memperkiraka,n
waktu ketika pelanggan mendekati batas kapasitas sehingga mudah dibujuk oleh tenaga
penjualyang merekomendasikan pembelian kapasitas tambahan.
Model data REA juga memfasilitasi implementasi sistem collaborative forecasting
and replenishment (CFAR) dengan para pelanggan utama. CFAR mengintegrasikan data
penjualan sebenarnya dengan informasi mengenai promosi yang d irencanakan ke berbagai
pelanggan dengan data yang dihasilkan secara internal untuk mengembangkan perkiraan
penjualan yang lebih akurat. Hasilnya adalah manajemen persediaan yang lebih baik
dan berkurangnya kemungkinan gagalnya penjualan karena habisnya persediaan serta
kebutuhan untuk potongan karena kelebihan pasokan.
Contoh-contoh sebelumnya menggambarkan bagaimana perusahaan dapat
menggunakan informasi mengenai para pelanggan mereka untuk menghasilkan
peningkatan penjualan dan meningkatkan kinerja keseluruhan' aktivitas siklus
ndapatan. Kemampuan untuk melakukan hal tersebu t tergantung pada
gintegrasikan data secara efektif dari sumber data internal dan eksternal. Dengan
unakan model data REA sebagai dasar untuk mendesain kembali SIA yang
asilitasi integrasi semacam ini. Merupakan hal yang juga penting bahwa prosedur
ndalian yang memadai dibangun ke dalam sistem untuk memastikan bahwa data
disimpan di dalamnya akurat dan bahwa kerahasiaan data pelanggan terpelihara.
r:n:nnbangan Pengendalian Internal
i data sangat penting ketika menggunakan sis tern manajemen database (da tabase
gt'ment system-DBMS). Untungnya, model data relasional otomatis memberikan
48 BAGlAN III Aplikasi Sistem Infomlasi Akuntansi
beberapa pengendalian untuk memastikan akurasi dan konsistensi data. Salah satu hatyang lebih pentingdari pengendalian ini adalah dukungan ke kunci luar dan integritas
referensial. Hal ini, contohnya, me.mastikan bahwa ketika sebuah baris baru ditambahkan
ke tabel pengambilan pesanan pelanggan, sistem tersebut akan memverifikasi bahwa nom<X
pelanggan (yangmuncul sebagai kunci luar dalam tabel tersebut) benar-benar ada sebagai
kunci utama dalam tabel pelanggan (bahwa memang benar-benar ada pelanggan seperti
itu).
DBMS juga meningkatkanpentingnya pengendalian akses yang efektif. Sebagian
besar DBMS menawarkan cara untuk mengendalikan akses dengan membiarkan pemakai
yang berbeda hanya melihat sebagian dari database tersebut (disebut sebagai tampilan).
Contohnya, staf administrasi bagian pesanan penjualan hanya akan melihat sebagian
dari Gambar 11-13, seperti tabel persediaan, pelanggan, dan pesanan, yang relevan dengan
tugas pekerjaan mereka. Selain itu, staf administrasi bagian entri pesanan penjualan hanya
akan diizinkan untuk melakukan kegiatan operasional tertentu pada tabel-tabel tersebut.
Contohnya, mereka tidak boleh dapat mengubah batas kredit untuk pelanggan.
Diskusi kita mengenai berbagai ancaman dan eksposur yang didaftar dalam Tabel
11-1 menekankan pentingnya pemisahan tugas yang tidak bolel'\ menjadi satu. Diagram
REA berguna untuk mengevaluasi sejauh mana tugas yang tidak boleh menjadi satu
dipisahkan, karena diagram tersebut menunjukkan pelaku internal manakah yang terlibat
dalam setiap kegiatan. Model REA juga dapat menunjukkan bilamana dan kapan kegiatan
ditinjau serta disetujui oleh pihak manajemen yang tepat. Contohnya, Gambar 11-13 harus
diubah agar kegiatan pengambilan pesanan pelanggan dihubungkan tidak hanya dengan
entitas pelanggan dan tenaga penjual, tetapi juga dengan manajer bagian kredit. (Kami
membiarkan penetapan kardinalitas untuk hubungan ini menjadi latihan di rumah.)
Selanjutnya, apabila model REA diimplementasikan dalam sebuah DBMS, komputer
tersebut dapat diprogram untuk mendorong pemisahan tugas dengan menolak usaha
apa pun dari pegawai untuk melakukan fungsi yang tidak sesuai. Sebaliknya, sistem
tersebut dapat diprogram untuk mendaft,ar semua kasus dengan seorang pegawai yang
melakukan beberapa peran, agar auditor dapat menyelidiki apabila terdapat pengendalian
pengimbang yang memadai.
RINGKASAN DAN KESIMPULAN KASUS
Keempat aktivitas dasar dalam siklus pendapatan adalah entri pesanan penjualan,
pengiriman, penagihan dan piutang usaha, serta penagihan kas. SIA harus didesain untuk
memaksimalkan efisiensi di mana setiap fungsi ini dilakukan. SIA juga haws memasukkan
prosedur pengendalian internal yang memadai untuk menunmkan ancaman seperti
penjualan yang tidak tertagih, kesalahan dalam penagihan, serta hilangnya atau
penyalahgunaan persediaan dan kas. Prosedur pengendalian juga dibutuhkan untuk,memastikan bahwa informasi yang disediakan untuk pengambila~eputusanakurat
BAB 11 Siklus Pendapatan: Penjualan dan PenagihanfKas 49
""dan lengkap. Terakhir, untuk memfasilitasi pengambilan keputusan stratE~gis,SIA harus
didesain untuk mengakomodasikan integrasi data yang dihasilkan secara internal dengan
data dari sumber luar.
Pada rapat tingkat eksekutif berikutnya, Elizabeth meringkas proposal yang
dikembangkan oleh dirinya, Trevor, dan Ann untuk memberikan informasi yang
dibutuhkan agar dapat mengelola secara lebih baik hubungan dengan pelanggan dan
arus kas. Beberapa dari rekomendasi tersebut adalah sebagai berikut:
1. . Melengkapi tenaga penjualan dengan komputer laptop sentuh. Trevor Whitman,
wakil direktur utama bagian pemasaran, yakin bahwa AOE masih akan membutuhkan '
pegawai bagian penjualannya untuk mengunjungi para pelanggan, agar dapat
mengidentifikasi produk tambahan mana yang dapat menguntungkan jika
dipertahankan. Pegawai bagian penjualan juga akan melanjutkan untuk melakukan
kunjungan mendadak ke para pelanggan prospektif untuk mencoba meyakinkan
mereka agar menggunakan produk-produk AOE. Selagi mereka berjalan di gang
toko, sa Ies represen ta tive dapat memberi tanda barang-barang yang perlu diisi kembali
stoknya dan kemudian menuliskan jumlah yang tepat. Ketika pesanan tersebut
lengkap, mereka dapat mengirimkan pesanan kembali ke kantor pusat. Sistern tersebut
dapat memeriksa status kredit pelanggan dan ketersediaan persediaan serta
mengkonfirmasikan pesanan dalam beberapa menit, termasuk perkiraan tanggal
pengiriman. Setelah pelanggan menyetujui pesanan tersebut, sistem tersebut akan
segera memperbarui semua file agar informasi saat ini mengenai persediaan tersedia
bagi sales represen tative lainnya.
2. Meningkatkan efisiensi proses penagihan dengan meningkatkan jumlah pelanggan
yang setuju untuk berpartisipasi dalam hubungan penjualan tanpa faktur, jika
memungkinkan, melalui EDI untuk mengirimkan faktur-faktur ke para pelanggan
tersebut yang masih membutuhkannya.
3. Dalam usaha untuk memperbaiki layanan pelanggan, bekerja sarna dengan para
pelanggan utama untuk mendapatkan akses ke data POS mereka agar AOE dapat
membantu mereka untlik mengelola dengan lebih baik persediaan produk mereka.
4. Secara periodik survei para pelanggan mengenai kepuasan mereka dengan produk
produk dan kinerja AOE.
5. Perbaiki efisiensi penagihan kas dengan mendorong para pelangganyang memiliki
kemampuanEDI untnk berpindah ke FEDI agar AOE menerima baik dana maupun
datakiriman uangnya secara bersamaan.
Linda Spurgeon menyetujui proposal ini. Dia kemudian meminta Elizabeth dan Ann
agar mengalihkan perhatian mereka untuk mengatasi beberapa lllasalah yang terkait
dengan berbagai aktivitas bisnissiklus pengeluaran AOE.
Lam p
Sistem S·Pendapatan Lama A
Sistem siklus pendapatan lama AOE dikarakterisasikan
melalui modul-modul terpisah untuk mendukung
masing-masing dari keempat aktivitas dasar siklus
pendapatan.
ENTRI PESANAN PENJUALAN
Gambar llA-l memperlihatkan proses entri pesanan
penjualan secara batch, seperti yang dahuludigunakan di AOE. Ketika mereka selesai melakukan
hubungan telepon, para sales representative menulis
pesanan dalam formulir cetak. Fbrmulir ini kemudian
difaks setiap malam ke bagian pesanan penjualan,
tempat mereka disatukan dalam batch sekitar 50
transaksi untuk entri data. Sebelum melanjutkan
dengan entri d,ata, total batch (perhitungan jumlah
catatan dan total lain-lain jumlah yang dipesan) secara
manual dihitung'untuk setiap kelompok yang terdiri
dari 50 transaksi tersebut. Staf administrasi bagian
pesanan penjualan kemudian memasukkan hanya hal
hal berikut ini untuk setiap transaksi: nomor rekening
pelanggan, nomor tenaga penjual, nomor produk dan
jumlah, serta tanggal pengiriman yang diminta. Nomor
pelanggan digunakan untuk mengakses catatan yang
sesuai dalam file pelanggan. Sistem tersebut kemudian
menarik nama dan alamat pelanggan untuk
melengkapi pesanan penjualan tersebut. Dalam cara
yang hampir sarna, nomor produk digunakan untuk
mengakses catatan yang tepat dalam file persediaan
dan untuk menarik data deskripsi serta harga barang.
Pada titik ki, serangkaian pemeriksaan edit dila
kukan untuk memastikan akurasi input. Catatan
transaksi yang lolos dari uji edit ini mewakili pesana11
penjualan yang akurat dan valid. Catatan yang gagalmelewati satu atau lebih uji edit akan didaftar dalam
laporan kesalahan dan pengec1!alian untuk diselidiki. dan diperbaiki.
K~tikapesanan dimasukkan, sistern tersebut juga
secara otomatis menghitung total batch. Setelah
pemrosesan, total batch yang dihasilkan sistem ini akan
diperb~dingkan dengan total batch yang dihitung
secara manual untuk memastikan bahwa semua
transaksi d~asukkan. Penyimpangan apa pun akan
diinvestigasi'dan diperbaiki. Penggunaan batch-batch
kecil yang difasilitasi tersebut akan mengidentifikasi
sumber kesalahan. .
Batch-batch pesanan penjualan yang valid
kemudian akan disatukan dalam satu file besar
transaksi untuk memproses pesanan dan memperbarui
berbagai file induk. Sistem tersebut pertama-tama
'"
LAMPIRAN Sistem Siklus Pendapatan Lama AGE 67
Pegawal BaglanPen/ualan
Baglan PesananPenlualan
Operaslanai Komputer
.
8~
~penolakan
kredit
Perbaikikesalahan
dEnserahkankembali
'9engambil I ,[?P9SllI1W1'.pesanan ~#PI ~
'I Buattotalc::: 1: ' batch (50)
______ .J
gaah
an
uk
aI1~al
1m
iki
ua
:uk
8
an
tlg
lla
,in
Gambar llA·l Entri pesanan penjualan: pemrosesan secara batch
ch
lsi
id
arui
la
menghitung nilaipenjualan dan membandingkannya
dengan kredit yang masih tersedia bagi pelanggan'
(batas kredit dikurangi pembelian yang belurn dibayar).
Pesanan-pesanan yang gagal melewati pemeriksaankredit ini akan dicetak di laporan penolakan kredit.
Manajer bagian kredit mengevaluasi laporan ini danmenetapkan apakah akan meningkatkan batas kredit
pelanggan atau menolak pesanan tersebut. Pesanan
yang diterima akan dimasukkan kembali ke batch
pesananberikutnya. Pelanggan yang ditolak kreditnya
akan diberitahukan bahwa pesanan mereka hams
dibayar di muka (kedua tahap terakhir ini tidak
ditunjukkan dalam Gambar llA-l).
•
()
Operaslonal Kompuler
3
Kekurir )
Editdaladan -[cetak dokumen
pengiriman ('--------r--' Pengmman
II
III1I1IIIii
:0I
:(I1
Ir-~---::""'I
,..----'-'-= I
I
IIIIII
Departemen Penglriman
( Ke pelanggan )
AplikaSi Sistem Infonnasi Akuntansi
Gambar llA-2 Prosedur pengiriman
BAGIAN III
PENGIRIMAN
68
Gambar llA-2 memperlihatkan bahwa kartu
Selanjutnya, sistem tersebut akan memeriksa pengambilan yang dicetak melalui entri pesananketersediaan pers~diaan untuk memenuhi pesanan penjualan memicu proses pengiriman. Para pekerja
yang diterima. Apabila barang tersedia, saldo rekenirig gudang menggunakan kartu p~ngambilan untukpelanggan yang tersisa akan dikurangi sejumlah pen- mengidentifikasi produk-produk mana yang akan
jualan tersebuf dan jumlah yang tersedia di lapangan dikeluarkan dari persediaan. Mereka menandai jumlah
dalam file persediaan akan dikurangi sejumlah yang diambil di kartu pengambilan, dan kemudian
pesanan tersebut.Jika tidak, maka catatan pemesanan membawa persediaan serta kartu pengambilan yang
ulang akan dihasilkan untuk barang yang dibutuhkan. telah dilengkapi ke departemenpengiriman., '
Terakhir, pesanan penjualan, slip pengepakan, dan' Bagian pengiriman kemudian membandingkan
kartu pengambilan ~kandibuat. jumlah fisik persediaan dengan jumlah yang
ditunjukkan dalam kart.u pengambilan barang dan
dengan jumlah yang ditunjukkan dalam slip
pengepakan (salinan 3 dari pesanan penjualan), yang
dikirim langsung ke bagian pengiriman dari entri
LAMPIRAN Sistem Siklus Pendapatan Lama AOE 69
•
pesanan penjualan. Penyimpartgan dapat terjadi baik
karena barang tidak disimpan dalam lokasi yang
ditunjukkan di kartu pengambilan maupun kare.,na
catatan persediaan perpetual tidak akural. Pada kasus
semacam ini, departemen bagian pengiriman
mengawali pesanan ulang atas barang yang hilang dan
memasukkan jumlah tepat yang dikirim di slip
pengepakan (langkah-Iangkah ini tidak ditunjukkan
dalam Gambar llA~2).
Setelah staf administrasi bagian pengiriman
menghitung barang yang dikirim dari gudang, nomor
pesanan penjualan, nomor barang, dan jumlahnya
dimasukkan dengan menggunakan terminal on-line.
Berbagai pemeriksaan edithampir sarna dengan yang
dijelaskan sebelumnya untuk entri pesanan penjualan
digunakan untuk memastikan bahwa data pengiriman
valid, akurat, dan lengkap. Proses ini memperbarui
jumlah yang dimiliki di lapangan dalam file induk
persediaan dan menghasilkan beberapa salinan
dokumen pengiriman danpemberitahuan pengiriman.
PENAGlHAN DAN PIUTANGUSAHA
. Seperti yang ditunjukkan dalam Gambar llA-3, AOE
mempersiapkan faktur penjualan hanya setelah
departemen pengiriman memberitahukan bagian
tagihan bahwa barang telah dikirim. Ketika bagian
tagihan menerima dokumen pengiriman, ,seorang staf
administrasi mencocokkannya dengan salinan pesanan
penjualan yang telah dikirim terlebih dahulu dari
bagian entri pesanan penjualan. Sepanjang hari
tersebut, staf administrasi bagian tagihan membuat
batch-batch atas berbagai faktur. Sistem'tersebut
melakukan sejumlah pemeriksaan edit atas data yang
dimasukkan, seperti pengujian validitas nomor angka
dan membandingkan jumlah yang ditunjukkan dalam
pesanan penjualanterbuka.
Setelah pemeriksaan edit awal ini, hal-hal berikut
ini dilakukan:
I
1. Catatan baru dibuat dalam file faktur penjualan,
dan beberapa salinan faktur penjualan dicetak.
Dua salinan dikirim ke pelanggan, salah satunya
dikembalikan bersarna dengan pembayaran.
2. File induk pelanggan diakses dan rekening
pelanggan didebit sejumlah nilai penjualan.
3. Pesananpenjualan terbuka tersebut ditutup ke file
catatan pesanan penjualan.
4. Setelah semua faktur diproses, sistem tersebut
menghasilkan ayat jurnal yang mencerminkan
jumlah total yang harus dimasukkan l<e akun
penjualan dan piutang usaha di buku besar.
PENERIMAAN KAS
Gambar llA-4 memperlihatkan pendekatan umum
berdasarkan batch untuk memproses penagihan kas,
seperti yang dulu digunakan oleh AOE. Proses
penagihan kas dimulai ketika kedua staf administrasi
bagian surat-menyurat membuka sural. Salah satu staf
administrasi hanya mengesahkan cek-cek yang
diterima untuk disimpan ke salah satu rekening bank
milik perusahaan. Staf administrasi lainnya
mt!mpersiapkan daftar pengiriman uang. Cek-cek dan
satu salinan daftar pengiriman uang kemudian dikirim
ke kasir yang kemudian akan mempersiapkan
penyimpanan mereka. Salinan kedua daftar
pengiriman uang dikirim ke departemen audit internal,
tempat dokumen tersebut nantinya digunakan untuk
merekonsiliasi laporan bank. Salinan ketiga dari daftar
pengiriman uang dan pemberitahuan pengiriman
uang, dikirim ke piutang usaha untuk digunakan
memperbarui rekening pelanggan.
Seorang staf administrasi bagian piutang usaha
kemudian menggunakan terminal on-line untuk
memasukkan jumlah daftar pengiriman uang sebagai
total batch, nomor pelanggan dan faktur penjualan,
serta jumlah setiap pembayaran. Sistem tersebut
melakukan serangkaianpemeriksaan edit on-line
untuk memverifikasi akurasi entri data, Setiap rekening
pelanggan dal,am file induk pelanggan kemudian
,70 BAGlAN III ApUkasi S1stem Informasi Akuntansi
Baglan Taglhan Operaslonal Kompuler .
Faklur (~=~=.~~~~()penjuaJan.---. ...- ( Catatan ( ).
~juaJan _.
( Bu~ besar ( )
BuatfakturpenjuaJan
{)~+.... ! -J+
80
( Kepelanggan ) I
I
III
r;::=:-1J.-~T--.1IIIIIIIIIIIIIIIIIIII
~-------1
Gambar llA-3 Sistem tagihan: pemrosesan secara batch
dikredit sejumlah uang yang dikirim, faktur penjualan
terbuka ditandai dengan tanda sudah dibayar, dan
ditutup ke file catatan penjualan. Jumlah kas total yang
diterima dicatat dalam file penerimaan kas. Sistem
tersebut kemudian mencetak slip setoran dua tembusan,
dan kemudian mengirimkannya ke kasir. Kasir
membandingkan slip setoran dengan cek serta daftar
pengiriman uang, dan, setelah memverifikasi bahwa
semua kiriman pelanggan telah dimasukkan, akan
mengirim simpanan tersebut ke bank. Seseorang yang.
tidak ter1ibat dalam pemrosesan penagihan kas (dalamhal ini, departemen audit internal) menerima laporan
bank bulanan dan mempersiapkan rekonsiliasi bank,
sehingga memberikan pemeriksaan independen atas
akurasi dan kelengkapan semua setoran. Terakhir,
sekali dalam sebulan, staf administrasi bagian piutang
usaha inenyusun dan mengirimkan laporan bulanan
ke semua pelanggan.
!.AMPIRAN, Slstem S1klus.Pendapatan Lama AGE 71
Baglan SuratMenyurat
Baglan PlutangUsaha
Baglan OperaslonalKomputer
Baglan Kaslr
Catalan: Slip penyimpanan danlaporan bank yang lelah divaJidasidikirim secara langsung kedeparlemen aud~ internal. yangakan melakukanrekonsiliasi bankbulanan,
Pertlaruipiutangusaha
t
)
IIIII
IIIII
IIIIII'III
I I
r2l+.:If 14""peIanggan-~-i,e--('"')i ( :. )\:lI. I ----....
[7JI I
Laporanuntuk~ I
~anwan :~ :
I II II I
"
Gambar 11A-4 Sistem penerimaan kas: pemrosesan secara batch
