Sistem Informasi Monitoring Pembimbingan Skripsi/Tugas

1 e-ISBN 978-602-72007-8-4 | ISBN 978-602-72007-7-7

Seminar Nasional Informatika, Sistem Informasi dan Keamanan Siber (SEINASI-KESI)

Jakarta-Indonesia, 24-25 Oktober 2019

Sistem Informasi Monitoring Pembimbingan Skripsi/Tugas Akhir

(SIMP-S/TA) Berbasis Android

Nadia Mustika Sari1, Lomo Mula Tua2, Erly Krisnanik 3

Fakultas Ilmu Komputer

Universitas Pembangunan Nasional Veteran Jakarta

email: [email protected], [email protected] 2

Jl. Rs. Fatmawati, Pondok Labu, Jakarta Selatan, DKI Jakarta, 12450, Indonesia

Abstrak

Penelitian ini bertujuan untuk membuat sistem informasi monitoring tugas akhir berbasis

android. Dalam pelaksanaan kegiatan tugas akhir Fakultas Ilmu Komputer Universitas

Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta belum melibatkan teknologi dalam

pelaksanaannya. Salah satunya ialah pada tahapan kegiatan pengajuan proposal masih

dengan cara konvensional yaitu dengan mengisi sebuah kertas fomulir sehingga kurang

efektif dan efisien dalam mengelola data dan menghasilkan sebuah informasi mengenai

perwalian tugas akhir. Pada proses monitoring progress mengharuskan mahasiswa dan

dosen pembimbing untuk bertatap muka secara langsung. Dalam beberapa kondisi, hal

seperti ini tidak dapat terlaksana, hal ini terjadi dikarenakan perbedaan jadwal dan

kesibukkan masing-masing individu. Untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang

telah diatas maka penulis membangun sebuah sistem informasi untuk melakukan proses

pengajuan proposal dan monitoring progress tugas akhir secara online menggunakan

metode Waterfall dan bahasa pemrograman Java dan PHP sebagai web service dengan

database MySQL.

Kata Kunci : Monitoring, Tugas Akhir, PHP, Java, MySQL

1 PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi informasi yang semakin menampakkan eksistensinya di berbagai

aspek kehidupan, seharusnya pun sudah dimanfaatkan dengan optimal oleh perguruan tinggi.

Hampir seluruh instansi sekarang ini sedang berusaha atau bahkan sudah sedemikian rupa

meningkatkan investasinya di bidang teknologi informasi guna mendapatkan manfaat utama

dari teknologi, yaitu kemudahan. Menurut Rusmawan (2019), “skripsi adalah karya tulis ilmiah

hasil penelitian sarjana (S1) yang membahas suatu permasalahan. Sedangkan tugas akhir sama

dengan penjabaran diatas tetapi ditujukan untuk D3”.

Dalam pendidikan tingkat perguruan tinggi, Tugas Akhir merupakan bentuk perwujudan

karya mahasiswa setelah menjalani proses pemberlajaran berbagai keilmuan dan menjadi salah

satu syarat bagi mahasiswa untuk mendapatkan gelar, baik itu sarjana, diploma, maupun untuk

tingkatan yang lebih tinggi. Menurut Departemen Pendidikan Nasional 2016, “Monitoring adalah

merupakah kebutuhan dalam hal pengawasan, merupakan salah satu fungsi manajemen yang

sangat penting karena dengan adanya monitoring akan mencegah hal-hal penyelewengan dari

perencanaan yang telah disepakati”.

Bimbingan merupakan jalan untuk menemukan solusi atas permasalahan yang ada dalam

penelitian mahasiswa dengan meminta bantuan dari dosen pembimbing. Bimbingan yang

dilakukan saat ini mengharuskan mahasiswa dan dosen pembimbing untuk melakukan

pertemuan secara langsung. Akan tetapi, pertemuan tatap muka secara langsung seringkali tidak

dapat terlaksana. Hal ini disebabkan karena perbedaan jadwal dan kesibukkan masing-masing

individu yaitu mahasiswa dan dosen pembimbing untuk mengadakan pertemuan dalam rangka

bimbingan. Persoalan lain adalah kurang maksimalnya pemanfaatan teknologi yang digunakan

oleh pihak fakultas dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa terkait dengan

penyelenggaraan tugas akhir. Salah satu contohnya adalah saat proses pengajuan proposal yang

2 e-ISBN 978-602-72007-8-4 | ISBN 978-602-72007-7-7



dilakukan dengan mengisi fomulir pendaftaran. Pengolahan data yang belum terkomputerisasi

menyebabkan penyebaran informasi yang kurang maksimal dari segi waktu sehingga

berdampak pada mahasiswa dan dosen pembimbing sering kali mendapatkan informasi

mendadak. Persoalan-persoalan tersebut seharusnya dapat diminimalkan sedemikian rupa

karena benar berdampak pada kegiatan penyelesaian tugas akhir. Terutama karena setiap tugas

akhir memiliki batas waktu penyelesaian sehingga apabila melebihi waktu yang ditentukan,

konsekuensinya adalah perpanjangan semester tentu ini akan menyebabkan beban biaya dan

waktu bagi mahasiswa.

2 METODOLOGI PENELITIAN

Menurut Sommerville (2016), “waterfall mengambil kegiatan proses dasar seperti

spesifikasi, pengembangan, validasi, dan evolusi dan mempresentasikannya sebagai tahapan

proses yang berbeda seperti spesifikasi persyaratan, perancangan sistem, implementasi,

pengujian”. Metode yang digunakan untuk membangun aplikasi sistem monitoring pembimbingan

skripsi/ tugas akhir adalah waterfall mulai dari tahapan identifikasi masalah, perancangan sistem,

perancangan kode program dan pengujian sistem. Gambaran dari alur penelitian tersebut dapat

dilihat pada gambar 1.

Gambar 1. Alur Penelitian

3 HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1 Alur Kegiatan

Gambar 2 Alur Kegiatan Proses Skripsi/ Tugas Akhir

a. Pengajuan proposal ialah kegiatan mahasiswa untuk melakukan pengajuan proposal

dan dosen akan memberi tindakan persetujuan terhadap pengajuan proposal yang

diajukan.

b. Bimbingan tugas akhir ialah kegiatan bimbingan dimana mahasiswa melakukan

permintaan bimbingan dan dosen pembimbing melakukan review terhadap bimbingan

tersebut.

c. Progress tugas akhir ialah kegiatan dimana mahasiswa melakukan update progress

pengerjaan penelitian lalu dosen pembimbing bisa melihat presentasi pengerjaan

tersebut.

d. Sidang tugas akhir ialah kegiatan penerbitan surat layak untuk melaksanakan sidang

yaitu ketika mahasiswa sudah melakukan bimbingan setidaknya lima kali untuk sidang

proposal dan sepuluh kali untuk sidang tugas akhir dan mahasiswa juga sudah

menyelesaikan pengerjaan tugas akhir dilihat dari presentase progress sudah seratus

persen. Lalu dosen pembimbing akan melakukan persetujuan akan hal tersebut. Jika

3 e-ISBN 978-602-72007-8-4 | ISBN 978-602-72007-7-7



dosen pembimbing setuju maka mahasiswa dapat mencetak surat persetujuan sidang.

3.2 Analisis Sistem Berjalan (PIECES)

Berdasarkan hasil identifikasi masalah pada sistem berjalan menggunakan metode

PIECES dapat diketahui kelemahan dari kinerja sistem , kebutuhan informasi, nilai ekonomi

operasional sistem, kontrol terhadap keamanan data/ berkas, nilai efektif dan efisiensi sistem

serta layanan yang dihasilkan dituangkan kedalam tabel 1.

Tabel 1 Analisis Sistem Berjalan (PIECES) No Analisis Deskripsi

1 Performance Sistem yang berjalan saat ini masih kurang efektif karena untuk dapat

melakukan bimbingan skripsi mahasiswa dan dosen pembimbing harus

bertatap muka dengan datang langsung ke kampus untuk melakukan

bimbingan. berharap dengan menggunakan teknologi informasi didalamnya

maka intensitas melakukan bimbingan akan lebih meningkat karena pada saat

proses bimbingan mahasiswa dan dosen pembimbing tidak mengharuskan

tatap muka secara langsung.

2 Information Pada sistem yang berjalan saat ini masih kurang optimal karena dosen

pembimbing menerima informasi sejauh mana perkembangan skripsi telah

dikerjakan mahasiswa hanya dapat diperoleh jika mahasiswa bimbingannya

membuat janji temu untuk bimbingan.

3 Economy Jika dilihat dari sistem yang berjalan saat ini masih kurang ekonomis karena

masih banyak pemanfaatan media kertas dalam fomulir pengajuan proposal

dan buku bimbingan.

4 Control Penyimpanan berkas-berkas pada sistem berjalan saat ini masuk kurang

pengendaliaannya, karena belum memanfaatkan teknologi basis data dalam

pengolahan berkas-berkas tersebut. Sehingga memungkinkan keamanan

berkssas-berkas yang berkaitan dengan monitoring skripsi seperti formulir

pengajuan proposal dan formulir bimbingan berisiko hilang atau rusak.

5 Efficiency Jika dilihat dari segi efiensi, pada sistem berjalan saat ini masih kurang

efisien karena sistem belum terkomputerisasi sehingga memerlukan waktu

proses yang cukup lama. Misalnya dalam pengumpulan dan persetujuan

fomulir pengajuan proposal.

6 Services Jika dilihat dari segi pelayanannya sistem yang berjalan saat ini masih kurang

optimal dalam pelayanannya. Misalnya dalam seringkali informasi yang

diberikan secara mendadak.

3.3 Kebutuhan Fungsional Aplikasi

Kebutuhan fungsional aplikasi android yang digunakan oleh Mahasiswa dan Dosen dapat

dilihat pada tabel 2.

Tabel 2 Kebutuhan Fungsional Aplikasi Berbasis Android No. Mahasiswa Dosen

1 Dapat melakukan pengajuan proposal secara

online

Dapat melakukan persetujuan pengajuan proposal

secara online

2 Dapat melakukan permintaan bimbingan secara

online

Dapat melakukan review bimbingan secara online

3 Dapat melakukan update progress tugas akhir

secara online

Dapat melakukan monitoring tugas akhir secara

online

4 Dapat melakukan download laporan bimbingan Dapat melakukan download laporan bimbingan

5 Dapat melakukan download surat persetujuan

sidang

Dapat melakukan persetujuan sidang proposal/tugas

akhir

Kebutuhan fungsional dashboard berbasis website yang digunakan oleh Kepala Program

Studi ialah:

a. Melakukan input dosen pembimbing kedua

b. Monitoring kegiatan tugas akhir

c. CRUD data master yaitu data pengajuan proposal, perwalian bimbingan dan

progress tugas akhir

d. Dapat melakukan download laporan pengajuan proposal, perwalian tugas akhir,

bimbingan tugas akhir dan progress tugas akhir

Kebutuhan fungsional lainnya dari sistem ini membutuhkan data-data yang disediakan

4 e-ISBN 978-602-72007-8-4 | ISBN 978-602-72007-7-7



oleh Sistem Informasi Akademik Fakultas Ilmu Komputer UPN “Veteran” Jakarta dapat

dilihat pada tabel 3.

Tabel 3 Kebutuhan Fungsional Informasi yang Dibutuhkan oleh Aplikasi No. Data Deskripsi

1 Mahasiswa Diperlukan untuk memperoleh informasi terkait data pribadi dan data akademik.

2 Dosen Diperlukan untuk memperoleh informasi terkait data pribadi dan data akademik.

3 KRS Diperlukan sebagai batasan hanya mahasiswa yang telah mengambil matakuliah STI

yang bisa masuk kedalam aplikasi

4 Matakuliah Diperlukan untuk memperoleh informasi mahasiswa yang telah mengambil matakuliah

seminar teknologi informasi (STI)

5 Tahun

akademik

Diperlukan untuk memperoleh informasi terkait tahun akademiknya pada saat

mahasiswa melakukan pengajuan proposal

3.4 Desain Sistem

Pada sistem monitoring pembimbingan skripsi/ tugas akhir terdiri dari empat aktor yaitu

Mahasiswa, Dosen, Kepala Program Studi, dan Sistem Informasi Akademik. Dalam sistem

ini kegiatan use case dibagi menjadi lima yaitu pengajuan proposal, bimbingan, progress,

persetujuan sidang dan dashboard website. Aktifitas dari aktor yang terlibat digambarkan

melalui usecase diagram yang dapat dilihat pada gambar 3 dan gambar 4. Pada gambar 3

menceritakan aktifitas yang dilakukan oleh aktor kepala program studi dengan aktor sistem

informasi akademik. Sedangkan pada gambar 4 menginformasikan keterlibatan antara aktor

mahasiswa dengan dosen pembimbing skripsi/ tugas akhir. Deskripsi dari actor yang terlibat

dalam sistem dapat dilihat pada tabel 4.

Tabel 4 Deskripsi Aktor

No Aktor Fungsi

1 Mahasiswa • Melakukan login sebagai user pada aplikasi berbasis android

• Melakukan pengisian penganjuan proposal

• Melakukan bimbingan tugas akhir

• Download laporan riwayat bimbingan tugas akhir

• Melakukan pengunggahan progress pengerjaan tugas akhir

• Download surat persetujuan sidang proposal/tugas akhir

• Melakukan logout

2 Dosen • Melakukan login sebagai user pada aplikasi berbasis android

• Melakukan persetujuan penganjuan proposal

• Melakukan bimbingan tugas akhir

• Mencetak laporan riwayat bimbingan tugas akhir

• Melihat informasi progress pengerjaan tugas akhir

• Melakukan pesetujuan mengenai kelayakan mahasiswa bimbingannya

untuk maju sidang


3 Kepala Program Studi

(Kaprogdi) • Melakukan login sebagai kaprodi pada website

• Melakukan input dosen pembimbing kedua atau perwalian tugas akhir

• CRUD data master yaitu data pengajuan proposal, perwalian, bimbingan

dan progress tugas akhir.

• Menerima laporan, pengajuan proposal perwalian, bimbingan dan

progress tugas akhir


4. Sistem Informasi Akademik • Menyediakan data matakuliah, tahun akademik, krs, mahasiswa dan

dosen

5 e-ISBN 978-602-72007-8-4 | ISBN 978-602-72007-7-7



Gambar 3 Use Case Dashboard Website

Gambar 4 Use Case Diagram Bimbingan (Android)

3.5 Rancangan Class Diagram

Rancangan basis data dapat ditunjukkan pada gambar 5 class diagram berikut ini:

6 e-ISBN 978-602-72007-8-4 | ISBN 978-602-72007-7-7



Gambar 5 Class Diagram

3.6 Tampilan Aplikasi Android

Gambar 6 Halaman Splash Screen, Login, Home (Mahasiswa), Home (Dosen)

Gambar 7 Pengajuan Proposal (Mahasiswa)

7 e-ISBN 978-602-72007-8-4 | ISBN 978-602-72007-7-7



Gambar 8 List Persetujuan Pengajuan Proposal (Dosen), Detail Persetujuan Pengajuan Proposal

(Dosen), List Riwayat Pengajuan Proposal, Detail Riwayat Pengajuan Proposal

Gambar 9 List dan Detail Perwalian dan List dan Detail Riwayat Perwalian

Gambar 10 Add Bimbingan (Mahasiswa), Update dan Delete (Mahasiswa), List Bimbingan

(Dosen), Review Bimbingan (Dosen)

8 e-ISBN 978-602-72007-8-4 | ISBN 978-602-72007-7-7



Gambar 11 Riwayat Bimbingan (Mahasiswa)

Gambar 12 Riwayat Bimbingan (Dosen)

Gambar 13 Update Progress (Mahasiswa)

Gambar 14 Monitoring Progress (Dosen)

9 e-ISBN 978-602-72007-8-4 | ISBN 978-602-72007-7-7



Gambar 15 List Persetujuan Sidang (Dosen), Detail Persetujuan Sidang (Dosen), List

Persetujuan Sidang (Mahasiswa) dan Detail Persetujuan Sidang (Mahasiswa)

Gambar 16 Laporan Bimbingan dan Surat Persetujuan Sidang

4 KESIMPULAN

a. Permasalahan yang ada pada sistem berjalan adalah kurang maksimalnya pemanfaatan

teknologi yang digunakan oleh pihak fakultas dalam memberikan pelayanan kepada

mahasiswa terkait dengan penyelenggaraan tugas akhir yang menyebabkan penyebaran

informasi menjadi kurang maksimal dari segi waktu, adanya gap komunikasi antara

mahasiswa dan dosen pembimbing, dan keterbatasan jumlah dosen membimbing

mahasiswa yang sesuai kompetensi. b. Aplikasi android dapat memonitoring capaian hasil pembimbingan yang telah dilakukan

oleh mahasiswa sehingga dosen pembimbing dapat memantau capaian pekerjaan mahasiswa berdasarkan laporan per bab.

Referensi

A.Rozi, Zaenal dan SmitDev Community. 2015. Modern Web Design. Jakarta: PT Elex

Media Komputindo.

Departemen Pendidikan Nasional, 2016. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Edisi Kelima.

Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Hermawan S, Stephanus. 2011. Mudah Membuat Aplikasi Android. Yogyakarta: Andi Offset

Pressman, R.S. 2015. Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan Prkatisi Buku 1. Yogyakarta:

Andi.

Ramadhan, Mochamad Reza, dkk. 2017. Perancangan Sistem Informasi Monitoring Skripsi.

Universitas Gajah Mada

Ramayasa, I putu, dkk. 2015. Perancangan Sistem Monitoring Skripsi pada Stmik Stikom

Bali Berbasis Web. STMIK STIKOM BALI

10 e-ISBN 978-602-72007-8-4 | ISBN 978-602-72007-7-7



Rio, Jumandi. 2015. Analisis Kekuasaan Implementasi Sistem Informasi Skripsi Pada

Program Studi Teknik Informatika Universitas Pembanbunan Nasional ‘Veteran’

Yogyakarta. Universitas Gajah Mada

Rudyanto, A.M. 2012. Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL.

Yogyakarta: Andi

Rusmawan, Uus. 2019. Teknik Penulisan Tugas Akhir dan Skipsi Pemrograman. Jakarta: PT

ELEX MEDIA KOMPUTINDO

Shalahuddin, M., & Rosa, A.S, 2014. Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan

Berorientasi Objek. Bandung: Informatika Bandung.

Sidik, Betha. 2014. Pemrograman WEB PHP. Revisi Kedua. Jakarta: Informatika.

Sommerville, Ian. 2012. Software Engineering (Rekayasa Perangkat Lunak). Edisi 6.

Jakarta: Erlangga.

Sugiarti, Yuni. 2013. Analisis & Perancangan UML (Unified Modelling Language)

Generated VB 6. Jakarta: Graha Ilmu

Sutabri, Tata. 2012. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

Utomo, Eko Priyo. 2016. Bikin Sendiri Toko Online Dinamis dengan Bootstrap dan PHP.

Yogyakarta: Mediakom

Documents

Sistem Informasi Monitoring Pembimbingan Skripsi/Tugas