Upload
doanmien
View
227
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN DAN PENYELEKSIAN
SISWA BARU PADA SMK MUHAMMADIYAH 1
PRAMBANAN
Naskah Publikasi
disusun oleh
Ani Tristiyaningsih 09.02.7487
Ika Ayu Darmawati 09.02.7503
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN
KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2012
INFORMATION SYSTEM SELECTION OF NEW STUDENT REGISTRATION ON SMK MUHAMMADIYAH 1 PRAMBANAN
SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN DAN PENYELEKSISAN SISWA BARU PADA SMK MUHAMMADIYAH 1 PRAMBANAN
Ani Tristiyaningsih Ika Ayu Darmawati
Jurusan Manajemen Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Information system selection of new student regristation on SMK Muhammadiyah 1 Prambanan especially in terms of data processing students,
from entering data (input), change the data and display the data (output). The information system has facilities reporting new students still manually. SMK Muhammadiyah 1 Prambanan one of the schools that do not have this
information system is considered very need a new student information system in order to provide convenience for the teachers in the process of filling in the new students. That way student data reporting process can be informed quick ly.
Based on the above it can be concluded that the information system is
needed in education, especially concerning the student. For example, with the new student information system at SMK Muhammadiyah 1 Prambanan as a means of information for teachers regarding the reporting of student data using computerized systems were processed using Visual Basic programming
language.
We make new admissions program will make it easier in the schools new admissions due to the new system, the time is used more effectively and efficiently.
Keywords: information systems, computerized systems, programming, effective,
efficient
1. PENDAHULUAN
Saat ini komputer hampir dapat dijumpai di setiap kantor pemerintah, perusahaan,
sekolah, atau bahkan rumah tangga. Perkembangan teknologi komputer yang pesat,
khususnya di bidang perangkat lunak, membuat komputer menjadi semakin user friendly
dan telah menjadikannya suatu kebutuhan bagi kalangan tertentu, misalnya kalangan
bisnis. Dalam melakukan pekerjaan, mereka sangat tergantung pada komputer.
Komputer tidak lagi hanya digunakan sebagai pengganti mesin tik ataupun alat hitung,
Namun kini juga banyak digunakan dalam membantu pembuatan keputusan penting.
Akibatnya, informasi yang disimpan memerlukan pengamanan yang dapat melindungi
terhadap akses orang yang tidak berhak.
Minimnya informasi teknologi di sekolah yang terletak di pedesaan,serta sistem
pendataan yang masih dilakukan secara manual, membuat sekolah -sekolah ini semakin
tertinggal jauh akan teknologi yang semakin lama semakin berkembang. Bila sistem
pendaftaran siswa baru masih di lakukan secara manual,maka waktu yang dibutuhkan
untuk pendataan akan semakin lama, hal ini menyebabkan panitia penerimaan siswa
baru tidak dapat mengelola semua data dengan baik dan merasa kerepotan menangani
hal tersebut.
Dikarenakan proses penyeleksian yang masih manual,sehingga dirasa masih kurang
optimal dan memerlukan waktu yang cukup lama baik dalam menyusun laporan dan
memutuskan calon siswa baru yang akan diterima. Padahal idealnya penyeleksian calon
siswa baru tersebut harus ditentukan secepat mungkin untuk mendukung sistem yang
lainnya.
Untuk menyelesaikan persoalan diatas maka perlu untuk merancang sebuah
aplikasi sistem pendukung keputusan untuk membantu panita penerimaan dalam
penyeleksian calon siswa baru. Oleh karena itu penulis mengambil judul “Sistem
Informasi Pendaftaran Dan Penyeleksian Siswa Baru Pada Smk Muhammadiyah 1
Prambanan”.
2. Landasan Teori
2.1 Konsep Dasar Sistem
2.1.1 Definisi Sistem Secara Umum
Sistem menurut para ahli memiliki arti yang bermacam -macam tergantung dari sudut
mana kita memandangnya.
Raymond McLeod,Jr. (1996:13) mendefinisikan sistem sebagai “sekelompok
elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu
tujuan”.1
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya
mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu. 2
Sistem dapat juga diartikan sebagai sekumpulan aktivitas yang saling berhubungan
yang berguna untuk mentransformasikan masukan menjadi keluaran.3
2.2 Konsep Dasar Informasi
2.2.1 Definisi Informasi
Jogiyanto Hm (2005:8) mendefinisikan informasi sebagai “data yang diolah menjadi
bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yag menerimanya”.4
2.2.2 Siklus Informasi
Siklus informasi adalah gambaran secara umum mengenai proses pengolahan data-
data sehingga menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna. Informasi yang
dihasilkan dari pengolahan data-data sebelumnya akan digunakan kembali sebagai data
untuk menghasilkan informasi berikutnya.
Dapat dilihat pada gambar siklus informasi sebagai berikut :
1 Raymond McLeod,Jr. “Sistem Informasi Manajemen”, 1996, hal 13.
2 Jogiyanto HM. “Analisis & DESAIN S istem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan prakt ik
aplikasi bisnis”, 1999, hal 2.
3 Martin, James, “Database Organization”, Prentice Hall Inc., Engelwood Cliffts, New Jersey,
1994, hal 6.
4 Jogiyanto Hm. “Analisis & DESAIN Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktik
aplikasi bisnis”, 2005, hal 8.
Gambar 2. 1 Siklus Informasi
2.2.3 Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu sistem informasi tergantung dari 3 hal yaitu:
1. Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan, informasi harus dapat dengan jelas
mencerminkan maksudnya.
2. Tepat pada waktunya (timeliness)
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Di dalam
pengambilan keputusan, informasi yang sudah usang tidak lagi bernilai. Bila
informasi datang terlambat sehingga pengambilan keputusan terlambat
dilakukan, hal itu dapat berakibat fatal bagi perusahaan.
3. Relevan (relevance)
Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang
akan dibahas dengan informasi tersebut. Disamping karakteristik, nilai informasi
juga ikut menentukan kualitasnya. Nilai informasi (value of information)
ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu
informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk
mendapatkannya.
2.2.4 Nilai Informasi
Nilai informasi dapat ditentukan dari dua hal,yaitu manfaat dan biaya. Suatu
informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya
mendapatkannya
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
2.3.1 Definisi Sistem Informasi
Menurut Wahyudi Kumoantoro dan Sebondo Agus Margono mendefinisikan bahwa
sistem informasi adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi
ddata maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. 5
2.3.2 Komponen Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto HM menyebutkan bahwa, komponen-komponen itu disebut
dengan blok bangunan yang dapat dijelaskan sebagai berikut :6
1 Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2 Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang
akan dimanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan
cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3 Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan i nformasi
yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen serta semua pemakai sistem.
4 Blok Teknologi
Teknologi terdiri dari 3 (tiga) bagian utama, yaitu teknisi, software dan
hardware.
5 Blok Basis Data
5 (Wahyudi Kumontoro dam Subondo Agus Margono: Sistem Informasi Manajemen dalam
organisasi-organisasi public, Gajah Mada University,1998 hal 13)
6 Jogiyanto HM,Analisis & Desain Sistem Informasi.Penerbit ANDI OFFSET
Yogyakarta,2005,Hal 8.
Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu
dengan yang lainya, tersimpan di hardware dan digunakan software untuk
memanipulasinya.
6 Blok Kendala
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan
bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila
terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.4 Sistem Informasi Pengolahan Data Siswa Baru
Secara umum pengolahan data siswa merupakan rangkaian kegiatan pengolahan
data yang mendukung kegiatan pokok lembaga pendidikan dalam rangka
menyelenggarakan proses pendidikan. Adapun kegiatan ini berkenaan dengan proses
penerimaan siswa baru, pendaftaran, tes atau seleksi penerimaan.
Kegiatan ini dilaksanakan tepat pada tahun ajaran baru,dalam sistem ini data diolah
dan ditujukan kepada masing-masing pihak yang berkepentingan dengan proses
tersebut, antara lain kepala sekolah, siswa, sekolah asal siswa.
2.5 Konsep Pemodelan Sistem
2.5.1 Sistem Flowchart
Sistem Flowchart Merupakan pemetaan terhadap arus aktivitas pekerjaan secara
keseluruhan dari sebuah sistem yang menjelaskan tentang urutan-urutan dari prosedur-
prosedur yang ada dalam sistem
2.5.2 Data Flow Diagram (DFD)
Data flow diagram (DFD) adalah gambaran sistem secara logika. Gambaran ini tidak
tergantung pada perangkat keras , perangkat lunak , struktur data.
2.5.3 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram adalah gambar atau diagram yang menunjukan
informasi yang dibuat, disimpan, digunakan dalam sistem bisnis dan terdapat entitas
yang menunjukkan hubungan antar data
2.6 Microsoft Visual Basic 6.0
Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang bekerja dalam lingkup MS -Windows.
Visual Basic dapat memanfaatkan kemampuan MS-Windows secara optimal.
Kemampuannya dapat merancang program aplikasi yang berpenampilan seperti program
aplikasi lainnya yang berbasis MS-Windows. Kemampuan Visual Basic secara umum
adalah menyediakan komponen-komponen yang memungkinkan untuk membuat
program aplikasi yang sesuai dengan tampilan dan cara kerja Microsoft Windows.
2.7 My SQL
Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data relasional
(RDBMS) produk Microsoft. Bahasa kueri utamanya adalah Transact-SQL yang
merupakan implementasi dari SQL standar ANSI/ ISO yang digunakan oleh Microsoft dan
Sybase serta didesain untuk memanipulasi database besar dengan berbagai fasilitas
.Kemampuannya dalam memanajemen data dan kemudahan dalam pengoprasiannya
membuat RDBMS ini menjadi pilihan para administrator
3. TINJAUAN UMUM
3.1 Sejarah S SMK Muhammadiyah 1 Prambanan
SMK (Sekolah Menengah Kejuruan) Muhammadiyah I Prambanan Klaten berdiri
pada tahun 1997 yang terletak di Jalan Perkutut no.6 Tlogo Prambanan Klaten.
3.1.2 Visi , Misi, dan Tujuan SMK MUHAMMADIYAH 1 PRAMBANAN
3.1.2.1 Visi Sekolah
Terwujudnya siswa yang cerdas, trampil, mandiri, unggul dan islami
3.1.2.2 Misi Sekolah
1. Membentuk pribadi yang berakhlak mulia
2. Menghasilkan tenaga kerja yang kreatif dan inovatif sesuai
perkembangan IPTEK
3. Menghasilkan lulusan yang mampu bersaing di pasar kerja era global
4. Menghasilkan alumni yang tangguh dan profesional
5.Menjadikan siswa yang berguna bagi agama, bangsa dan Negara
3.1.2.3 Tujuan Sekolah
a. Menyiapkan siswa untuk memasuki lapangan kerja serta mengembangkan
sikap profesional.
b. Menyiapkan siswa agar mampu memiliki karir, mampu berkompetensi dan
mampu mengembangkan diri.
c. Menyiapkan tenaga kerja tingkat menengah untuk mengisi kebutuhan dunia
usaha dan industri pada saat ini maupun masa yang akan datang.
d. Menyiapkan tamatan agar menjadi warga negara yang produktif, adaptif dan
kreatif
.
4 PEMBAHASAN
4.1 Rancangan Sistem yang Diusulkan
Flowchart merupakan penyajian secara sistematis tentang proses dan logika dari
kegiatan penanganan informasi atau penggambaran secara grafik dari langkah -langkah
dan urut-urutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan
programmer untuk memecahkan masalah ke dalam segmen-segmen yang lebih kecil dan
menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian. Sistem
flowchart adalah urutan proses dalam system dengan menunjukkan alat media input,
output serta jenis media penyimpanan dalam proses pengolahan data. Program flowchart
adalah suatu bagan dengan simbol -simbol tertentu yang menggambarkan urutan proses
secara mendetail dan hubungan-hubungan antara suatu proses (instruksi) dengan
proses lainnya dalam suatu program.
Flowchart juga sering diartikan sebagai bagan alir atau diagram alir yang
menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Flowchart yang diusulkan
nantinya diharapkan dapat memperbaiki sistem yang sudah ada pada SMK
Muhammadiyah 1 Prambanan
4.1.1Flowchart yang Diusulkan
4.1 Gambar Flowchart yang Diusulkan
4.1.2 DFD (Data Flowchart Diagram)
Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu diagram yang menggunakan
notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem yang penggunaannya
sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruk tur dan jelas.
Diagram ini menunjukkan proses aliran data yang di proses dalam sistem yang
kemudian menjadi data yang siap di gunakan atau diolah kembali untuk menjadi
bahan pengambilan keputusan SMK Muhammadiyah 1 Prambanan.
4.1.2.1 DFD Konteks
Data Calon Siswa
Data Karyawan
Data Jurusan
Data Daftar Ulang
Data Logiin
Laporan Data Calon Siswa
Laporan Data Karyawan
Laporan Data Jurusan
Laporan Data Daftar Ulang
Laporan Logiin
Gambar 4. 1 Contex Diagram
0.0
Sistem
Pendaftaran dan
Penyeleksian
siswa baru
Admin
4.1.2.2 DFD Level 1
Pendaftaran
Data Seleksi Daftar Ulang
Data Seleksi
Hasil
Data Seleksi
Jurusan
Data Seleksi
Data User
Data Logiin
Data Logiin Karyawan
Gambar 4. 2 DFD Level 1
Admin
Penerimaan
Siswa Baru
1.0
Proses
Pendaftaran
2.0
Proses Seleksi
3.0
Cetak Hasil
4.0
Cetak Laporan
4.2 Sistem Perancangan Database
Merancang database suatu hal yang sangat penting. Kesulitan utama dalam
merancang database adalah bagaimana merancang sehingga database dapat
memuaskan keperluan saat ini dan masa mendatang. Perancangan model
konseptual perlu dilakukan untuk menunjukkan entity dan relasinya dibutuhkan
analisis dan tentang informasi yang ada dalam spesifikasi di masa yang akan
datang. Pada pendekatan model konseptual, beberapa konsep pendekatan
relational digunakan, namun tidak berarti konsep ini nantinya di implementasikan
ke dalam model relasional saja, tetapi dapat juga dipakai pada model
Hierarchical dan Network.
4.3 ERD (Entitas Relationship Diagram)
4.2 Gambar ERD yang Diusulkan
4.4 Manual Program
4.4.1 Login
Gambar 4. 1 Login
Keterangan tombol:
1. Tombol Ok : Untuk masuk dalam aplikasi
2. Tombol Batal : Untuk mambatalkan masuk dalam aplikasi
4.4.1 Menu Utama
Gambar 4. 2 Menu
Pada menu pendaftaran berfungsi memasukkan inputan pendaftaran.
Pada menu data terdapat 3 sub menu
1. Karyawan :Memasukkan data karyawan dan pencarian data
2. Jurusan :Memasukkanjurusan
3. User :Memasukkandatauser
4. Daftar Ulang :Memasukkan daftar biaya
Pada menu laporan terdapat 3 sub menu :
1. Laporan penerimaan siswa
2. Laporan bukti pendaftaran
3. Laporan daftar ulang
Pada menu exit berfungsi untuk keluar dari program atau aplikasi.
5. KESIMPULAN
Dari penelitian yang dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan sis tem
manual sangat tidak efektif dan tidak efesien untuk menghasilkan informasi yang
dibutuhkan. Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer
khususnya dengan software Microsoft Visual Basic 6.0, diharapkan informasi yang
dihasilkan lebih berkualitas dan membantu dalam proses pengambilan keputusan.
DAFTAR PUSTAKA
Arif, M.Rudyanto. 2005. Pemrograman Basis Data menggunakan
Transact SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : ANDI.
M.Kom, Kusrini. 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis
Data. Yogyakarta : ANDI.
Sunyoto, Andi. 2007, Pemrograman Database dengan Visual Basic dan
Microsoft SQL. Yogyakarta : ANDI.