SISTEM KEARSIPAN BAGIAN ADMINISTRASI DI UPT …/Sistem... · Contoh Buku Agenda Surat Masuk di UPT Perpustakaan ... Contoh Buku Agenda Surat Keluar di UPT Perpustakaan Universitas

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

SISTEM KEARSIPAN BAGIAN ADMINISTRASI DI UPT

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SLAMET RIYADI

SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan dalam Memperoleh Gelar

Vokasi Ahli Madya (A.Md.) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan

Oleh :

MEIA DEASY PANGESTI

(D1810052)

PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2013`


commit to user

ii


commit to user

iii


commit to user

iv

PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASITUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Sebagai Sivitas Akademika Universitas Sebelas Maret Surakarta, saya yangbertanda tangan di bawah ini:

NAMA : MEIA DEASY PANGESTINIM : D1810052Program Studi : PerpustakaanFakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepadaUniversitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif(Nonexclusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul:

SISTEM KEARSIPAN BAGIAN ADMINISTRASI DI UPTPERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SLAMET RIYADI SURAKARTA

beserta instrumen / desain / perangkat (jika ada). Berhak menyimpan,mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data(data base), merawat, serta mempublikasikan tugas akhir saya selama tetapmencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan Pembimbing (co Author)atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpapaksaan dari pihak manapun.

Dibuat di : SurakartaPada tanggal : 13 Mei 2013

Yang membuat pernyataan

Meia Deasy Pangesti

NIM D1810052


commit to user

v


commit to user

vi


commit to user

vii

MOTTO

“Biarkanlah orang mencela apa yang ada pada diri kita,

sebenarnya mereka lebih buruk dari kata-kata mereka

sendiri. Bukankah mereka hanya menutupi kelemahan

dengan kiasan kosong , hanya waktulah yang bisa

menjawab siapa peran utama dalam hidup ini”

(Chicco Jerikho)

“Kesalahan terbesar laki-laki adalah ketika memilih suatu

pekerjaan, dan Kesalahan terbesar wanita adalah ketika

memilih jodoh” (Konfusius)

“jauh lebih baik menjadi sumur kering yang dilempari batu

oleh setiap orang yang melewatinya, dari pada menjadi

sumber air kehidupan yang tidak pernah terpakai”

(Kahlil Gibran)

`


commit to user

viii

PERSEMBAHAN

Karya sederhana ini kupersembahkan untuk:

Kedua orang tuaku tercinta yang selalu

memberikan kasih sayang, pengarahan

dan doa serta dukungannya

Adikku yang selalu membuatku

tersenyum

Seseorang yang memberi warna berbeda

dalam hidupku (Gusti)

Sahabat-sahabatku (Nabiila, Cici, Pia,

Niken, Nisa, Nia)

Teman-teman Perpustakaan 2013

Almamaterku


commit to user

ix

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Alhamdulilah, Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang

telah melimpahkan rahmat dan hidayah-nya sehingga penulis dapat

menyelesaikan Tugas akhir yang berjudul “SISTEM KEARSIPAN BAGIAN

ADMINISTRASI DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SLAMET

RIYADI SURAKARTA “.

Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi persyaratan guna memperoleh

gelar Vokalis Ahli Madya (A.Md.) Program Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial

Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat

kesulitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari

berbagai pihak, akhirnya kesulitan tersebut dapat diatasi. Untuk itu pada

kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-

besarnya kepada:

1. Bapak Prof. Drs. Pawito,Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Bapak Haryanto, M.Lib, selaku Ketua Program Studi Diploma III

Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas

Maret Surakarta.

3. Bapak Widodo, M.Soc. Sc, selaku Ketua UPT Perpustakaan Universitas

Sebelas Maret Surakarta.


commit to user

x

4. Bapak Mahfud Anshori. S. Sos, M.Si selaku Dosen Pembibing utama yang

telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan dalam

penulisan Tugas Akhir ini.

5. Ibu Dra. Mieke Hardjiatmi. S.Sos, selaku penguji Tugas akhir.

6. Bapak Drs. Sutarno, S.Sos. selaku pembimbing akademik.

7. Bapak Suharno, S.E Kepala UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi

Surakarta yang telah memberikan ijin penulis untuk melaksanakan Kuliah

Kerja Perpustakaan (KKP).

8. Ibu Rini Wijayanti, S.Pd. Selaku pembibing Kuliah Kerja Perpustakaan

(KKP) di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta.

9. Seluruh staff UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta atas

pengarahan selama pelaksanaan Kuliah Kerja Perpustakaan (KKP).

10. Teman-teman DIII Perpustakaan Universitas Sebelas Maret Surakarta

angkatan 2010, terimakasih untuk kebersamaan dan dukungan serta

doanya.

11. Seluruh pihak yang membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir

ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu dan dengan tanpa

mengurangi rasa hormat, penulis mengucapkan banyak terimakasih atas

seluruh bantuan yang telah diberikan kepada penulis.

Dalam Tugas Akhir ini penulis menyadari bahwa masih jauh dari

sempurna, karena keterbatasan pengetahuan penulis. Oleh karena itu, penulis

mengharapkan adanya saran dan kritik yang membangun.


commit to user

xi

Akhirnya penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat berguna dan

dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya dalam pengembangan ilmu perpustakaan

khususnya dan masyarakat pada umunya.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Surakarta, 13 Mei 2013

Penulis


commit to user

xii

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL .................................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN…………………………………………….

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS.......................................

ii

iii

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI................. iv

HALAMAN PENGESAHAN ..................................................................... v

HALAMAN MOTTO .................................................................................. vi

HALAMAN PERSEMBAHAN................................................................... vii

ABSTRAK ................................................................................................... viii

ABSTRACT ................................................................................................. ix

KATA PENGANTAR ................................................................................. xii

DAFTAR ISI ................................................................................................ xvi

DAFTAR TABEL ........................................................................................ xvii

DAFTAR BAGAN ………………………………………………………... xviii

DAFTAR LAMPIRAN …………………………………………………… xix

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah......................................................... 1

B. Rumusan Masalah .................................................................. 5

C. Tujuan Pengamatan ............................................................... 5

D. Manfaat pengamatan ............................................................. 6


commit to user

xiii

E. Waktu Pelaksanaan……….................................................... 6

F. Metode dan Teknik Pengumpulan Data................................. 7

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Sistem Kearsipan Bagian Administrasi………… 9

1. Pengertian Perpustakaan….............................................. 9

2. Jenis-Jenis Perpustakaan.................................................. 10

3. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi..................... 12

4. Pengertian Sistem............................................................. 15

5. Pengertian Arsip............................................................... 16

6. Tujuan Kearsipan............................................................. 19

7. Fungsi arsip……………………….................................. 20

8. Asas Penyimpanan Arsip………..................................... 21

9. Jenis-Jenis Arsip……....................................................... 22

10. Bentuk-Bentuk Media Arsip............................................ 23

11. Pengertian Administrasi………....................................... 24

B. Sistem Kearsipan Bagian Administrasi…………………… 28

1. Penerimaan Arsip………………………………………. 29

2. Pencatatan Arsip ……..………………………………… 30

3. Sistem Penataan dan Penyimpanan Arsip........................ 30

4. Peminjaman dan Penemuan Kembali Arsip……............. 34

5. Penyusutan dan Pemindahan Arsip.................................. 35

6. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip………...................... 37

7. Kendala-Kendala dalam Sistem Kearsipan…………….. 39


commit to user

xiv

BAB III DISKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI

A. Sejarah……………………………………………………… 41

B. Visi dan Misi…………........................................................... 42

C. Tujuan……………. ............................................................... 43

D. Struktur Organisasi… ............................................................ 43

E. Sumber Daya Manusia............................................................ 45

F. Gedung atau Ruangan ........................................................... 45

G. Sumber Dana…………... ....................................................... 46

H. Sarana dan Prasarana………………… ................................. 47

I. Koleksi……………………... ................................................ 48

J. Layanan………………………............................................... 41

K. Kegiatan………………….. ................................................... 53

L. Peraturan dan Tata Tertib........................................................ 54

M. Data Statistik………………................................................... 60

BAB IV PEMBAHASAN

A. Sistem Kearsipan Bagian Administrasi………….................. 64

1. Tahap Penciptaan…………………................................. 68

2. Pelayanan (Peminjaman Arsip)……................................ 74

3. Pemusnahan Arsip……………………………………… 78

B. Kendala Dalam Sistem Kearsipan Bagian Administrasi di

dalam Pengelolahan Arsip...................................................... 79


commit to user

xv

C. Upaya Mengatasi Hambatan Dalam Sistem Kearsipan

Bagian Administrasi………………………………………… 80

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan……………………………................................. 82

B. Saran……………………………………............................... 85

DAFTAR PUSTAKA……………………………….................................. 86

LAMPIRAN


commit to user

xvi

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Data pegawai di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi

Surakarta………………………………………………………. 45

Tabel 2. Sarana dan Prasarana UPT Perpustakaan Universitas Slamet

Riyadi Surakarta......................................................................... 47

Tabel 3. Koleksi di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi

Surakarta Tahun 2013................................................................ 50

Tabel 4. Data pengunjung UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi

Surakarta Tahun 2006 s/d 2013..................................................

60

Tabel 5. Data Peminjam UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi

Surakarta Tahun 2006 s/d 2013……………………………….

61

Tabel 6. Data buku yang dipinjam di UPT Perpustakaan Universitas

Slamet Riyadi Surakarta Surakarta Tahun 2005 S/D 201.…….. 62

Tabel 7. Jumlah Surat Masuk dari Tahun 2010 s/d 2013……………… 72

Tabel 8. Jumlah Surat Keluar dari Tahun 2010 s/d 2013……………… 74


commit to user

xvii

DAFTAR BAGAN

Bagan 1. Model Administrasi dan Unsurnya........................................ 27

Bagan 2. Struktur Organisasi UPT Perpustakaan Universitas Slamet

Riyadi Surakarta………………………………………………...

44

Bagan 3. Grafik pengunjung UPT Perpustakaan Universitas

Slamet Riyadi Surakarta Tahun 2006 s/d 2013…………………

61

Bagan 4. Grafik Peminjam UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi

SurakartaTahun 2006 s/d 2012…………………………………

62

Bagan 5. Grafik buku yang dipinjam di UPT Perpustakaan Universitas

Slamet Riyadi Surakarta Surakarta Tahun 2005 s/d 2012

63

Bagan 6. Bagan alur pengelolahan arsip di UPT Perpustakaan

Universitas Slamet Riyadi Surakarta ………………...…………

67


commit to user

xviii

LAMPIRAN

Lampiran 1. Surat Tugas Kuliah Kerja Perpustakaan

Lampiran 2. Surat Permohonan Kuliah Kerja Perpustakaan

Lampiran 3. Surat Pengantar Kuliah Kerja Perpustakaan

Lampiran 4. Surat Balasan dari UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi

Surakarta

Lampiran 5. Daftar Jadwal Kuliah Kerja Perpustakaan

Lampiran 6. Absensi Mahasiswa Kuliah Kerja Perpustakaan

Lampiran 7. Laporan Periodik Kuliah Kerja Perpustakaan

Lampiran 8. Contoh Buku Agenda Surat Masuk di UPT Perpustakaan

Universitas Slamet Riyadi Surakarta

Lampiran 9. Contoh Buku Agenda Surat Keluar di UPT Perpustakaan

Universitas Slamet Riyadi Surakarta

Lampiran 10. Macam-macam Arsip di UPT Perpustakaan Universitas Slamet

Riyadi Surakarta


commit to user

ABSTRAK

Meia Deasy Pangesti. D1810052. Sistem Kearsipan Bagian Administrasi DiUPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta. Program DiplomaIII Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas

Maret Surakarta. 86 Halaman.

Sistem Kearsipan Bagian Administrasi merupakan kegiatan yang pentingdilakukan pada setiap lembaga atau instansi. Seperti halnya di UPT PerpustakaanUniversitas Slamet Riyadi Surakarta. Penulisan tugas akhir ini dilakukan dengantujuan untuk mendeskripsikan dan mengetahui sistem kearsipan bagianadministrasi di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta.Pengamatan ini merupakan jenis pengamatan deskripsi kualitatif. Sumber datayang digunakan yaitu informan yang dianggap mengetahui informasi secaramendalam dan dapat dipercaya, dan pengumpulan data dengan studi dokumenserta observasi terhadap kejadian atau peristiwa yang terkait dengan proses sistemkearsipan bagian administrasi. Analisis data dilakukan dengan reduksi data, sajiandata kemudian penarikan kesimpulan.

Sistem kearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan UniversitasSlamet Riyadi Surakarta meliputi 3 tahap, yaitu tahap penciptaan, tahappelayanan dan tahap pemusnahan arsip. Tahap penciptaan adalah prosedurpengurusan surat atau dokumen untuk dijadikan sebuah arsip. Pada tahappenciptaan arsip terdiri dari 2 tahap, yaitu tahap surat masuk dan surat keluar.Tahap pelayanan terdiri dari proses permintaan, pencarian, pengambilan,pencatatan, pengendalian dan penyimpanan kembali. Sedangkan tahappemusnahan terdiri dari tahap penyeleksian, pemusnahan dan dokumen.

Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di UPT PerpustakaanUniversitas Slamet Riyadi Surakarta, penulis menyimpulkan bahwa sistemkearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan Universitas Slamet RiyadiSurakarta telah sesuai dengan prosedur yang ditentukan oleh tenaga yang ahlidibidang tersebut. Tetapi adanya hambatan-hambatan yang menyebabkan sistemkearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan Universitas Slamet RiyadiSurakartakurang optimal. Hal ini disebabkan oleh faktor-faktor penghambat antaralain: kurangnya sumber daya manusia yang mengelola arsip di UPT PerpustakaanUniversitas Slamet Riyadi Surakarta, gedung untuk penataan dan pengelolaanarsip masih kurang memadai. Hal-hal inilah yang menghambat terciptanyaoptimalisasi sistem kearsipan bagian administrasi di UPT PerpustakaanUniversitas Slamet Riyadi Surakarta.Kata Kunci :Perpustakaan, kearsipan, administrasi


commit to user

ABSTRACT

Meia Pangesti Deasy. D1810052. Filing System Administration at theUniversity Library Unit Slamet Riyadi Surakarta. Diploma Program LibraryFaculty of Social and Political Sciences, University of March Surakarta. Page

86.

Filing System Administration is an important activity performed at eachinstitution or agency. As in the University Library Unit Slamet Riyadi Surakarta.Thesis was done in order to describe and know the system archives administrationdepartment at the University Library Unit Slamet Riyadi Surakarta. Thisobservation is a qualitative description of the types of observations. Data sourcesused are regarded informant who knows in depth information and trustworthy, anddata collection to study the document and observe the event or events associatedwith the process of filing systems administration. Data analysis was performedwith data reduction, data presentation and then drawing conclusions

Archival systems administration department at the University LibraryUnit Slamet Riyadi Surakarta includes 3 stages, namely the creation stage, stageand phase of destruction of records service. Stage is the creation of a letter ordocument handling procedures to be used as an archive. At the creation stage ofrecords consists of two phases, namely phase incoming and outgoing mail.

Results of the analysis of observations made at the University LibraryUnit Slamet Riyadi Surakarta, the authors conclude that the system of theadministration of archives at the University Library Unit Slamet Riyadi Surakartain accordance with procedures established by the personnel who are experts in thefield. But the barriers that lead to system archival administration in the UniversityLibrary Unit Surakartakurang Slamet Riyadi optimal. This is due to limitingfactors such as: the lack of human resources to manage archives at UPTUniversity Library Slamet Riyadi Surakarta, buildings for administration andmanagement of archives is still inadequate. These are the things that hinder thecreation of system optimization archival administration in the University LibraryUnit Slamet Riyadi Surakarta.

Keyword: Libraries, archives, administratio

Documents

SISTEM KEARSIPAN BAGIAN ADMINISTRASI DI UPT …/Sistem... · Contoh Buku Agenda Surat Masuk di UPT Perpustakaan ... Contoh Buku Agenda Surat Keluar di UPT Perpustakaan Universitas