Slik lykkes du med nye portaler

Trond Wold

Rådgiver, Portal & Samhandling

trond.wold@ergogroup.no

990 90 975

Utbytte:

At du som eier av eller deltaker i et portalprosjekt:• kan planlegge enda bedre• kan velge riktige samarbeidspartnere• kan se prosjektet i en større sammenheng• kan unngå de vanligste feilene

At vi som leverandører:• forstår og blir minnet på viktige utfordringer• kan bistå med kompetanse på mer enn teknologi

Dette er en innledning til en større diskusjon

Inngangen til et portalprosjekt:Intranett, ekstranett, internett

• Store forventninger

• Stort budsjett

• Store gevinstmuligheter

• Stort engasjement

• Store mulighetsrom

Gjennomførbartprosjekt

BIWeb 2.0

Avdelings-informasjon

Kompetanse-database

SaksbehandlingDialog

Dokumenthåndtering

Prosjektstyring

Styrende dokumenter

Skjemaer/Rutiner

Møter

Håndbøker

Min side

Søk

SikkerhetIn

fras

truk

tur

Merkevare/identitet

Strategi og mål

Mobilitet og arbeidsformer

Kultur, dialog, språk

Ledelsesmodell og HR-policy

Kompetanse, kompetanseheving, motivasjon

Rutiner og prosesser

“Computer Science is no more about computers than astronomy is about telescopes.”

– Edsger W. Dijkstra

Vi har teknologi som kan realisere de fleste visjoner, drømmer og mål.Men evner vi å ta det i bruk på rett måte?

En «suksessoppskrift»:

• Topp forankring

• Tverrfaglig mottaksapparat

• Planmessig involvering av brukere

• Edruelig tidsplan og rammevilkår

• Balansert og helhetlig implementeringsmodell

• Fleksibel og dialogbasert gjennomføring

• Leverandørnettverk som dekker helheten i prosjektet

Et portalprosjekt er mer enn leveranser i tråd med spesifikasjoner.

Det er et tett samarbeid og en etappevis reise mot felles visjon.

Hva svikter? (intranett-sammenheng)

• Ledelsen dikterer, IT-avdelingen leverer, brukerne frustrerer

• Lanseringsversjonen har ikke viktige nok funksjoner

• Ingen dialog med brukere før, under eller etter prosjektet

• Ingen fyrtårn som reklamerer for løsningen og trekker folk med

• Intranett blir talerør for ledelsen

• For lite ressurser brukes på struktur, grensesnitt og design

• For lite tid avsatt til opplæring og brukerstøtte

• Det koster å bygge et fellesskap, og dette må kommuniseres

• Prosjektet har glemt å bygge inn målepunkter, ser ikke ROI

• Terskel for deltakelse for høy (teknologi, kultur)

• Omfatter kun privilegerte grupper

Skap balanse

Mennesker

Mål

Teknologi

Prosesser

Tips

Ikke spesifiser deg vekk fra den beste løsningen.Legg inngangsbeskrivelsen på rett nivå.

Inviter til dialog før kravene låses.

1

1

2

3

Gevinster:Redusert mailbrukRaskere referat utFelles lagringssted

Gevinster:Se helhetEnsartet presentasjonFinne rett ressurs

Visualisering av funksjoner:

Inngangsbeskrivelse

Standardfunksjonalitet

Anvendt løsningEksemplerMuligheter

RevidertspesifikasjonTid

Betydning

Kost

Gujennomførbart

Tips

Bygg prosjektet rundt en helhetlig prosjektmodell.Velg metode ut fra løsningens formål.

2

14

ErgoGroup SharePoint Implementation Framework

Rådgivning

• Strategiforankring• Identifisering av gevinstmål

• Kultur og brukerforståelse

• Strategiplan for SharePoint

Prototyping/ planlegging

•Etablering og avgrensning•Interaksjonsdesign•Informasjons-arkitektur•Infrastruktur / Drift•Opplæring•Intern-kommunikasjon

Implementering

•Installasjon•Konfigurasjon•Design•Utvikling•Test•Opplæring•Informasjon

Evaluering

•Prosjektevaluering•Justeringer•Gevinstmåling•Klimamåling og statistikk•Tilbakemeldinger fra brukere•Videreutvikling og plan for neste fase

Internet Ekstranet Intranet

� Polerte budskap� Polert design� Semistatisk innhold� Stram redaksjon� Planlagt

� Funksjonsorientert� Integrasjoner� Forretningskritisk� Knyttet til økonomi

� Formelt & uformelt� Brobygger � Prosessorientert� Flere redaktører� Dynamisk

Er en god metode alltid god?

• Brukerorientert• Designtungt• «Byråmetodikk»

• Teknologitungt• Prosessorient• «IT-prosjekt»

• Individuelt• Fragmentert• «Helhetlig»

Tips 3

Smidig utvikling bidrar til at endringsordre, tolkningsdiskusjoner og tvil og omgjøres til positiv energi rundt det ønskede

sluttresultatet.

Revidertspesifikasjon

Revidertspesifikasjon

Revidertspesifikasjon

Revidert

spesifikasjon

Revidertspesifikasjon

Revidert

spesifikasjon

Revidert

spesifikasjon

Versjon 1.0

Løsning

Tips 4

Bygg inn målemetoder og verdier i funksjonaliteten.

Sett tall på mulige gevinster, og gjør måling

til en del av drift og forvaltning

Eksempler på måling:

• Innen 6 måneder skal 70% av faste møter benytte møteromfunksjonen

• Alle prosjekter som iverksettes etter lansering skal bruke prosjektrom med tilhørende maler

• Tid brukt fra innrapportering av reise og til utbetaling skal ikke overstige 60 timer

• Ett år etter lansering skal 70% av reservedelsordre plasseres via ekstranett

Nøkkelen til en glad toppsjef = Dokumentert ROI

Tips 5

Involvering og motivasjon er kritisk for bruk og holdninger. Ikke gjør dette til et venstrehåndsarbeid, men sett av ressurser og sett

opp en konkret aktivitetsplan.

Involveringsplan

Aktivitet Ansvar Kommentar

Sende ut nyhetsbrev om prosjekt Prosjektleder Presentere team, tidsplan og formål

Brukerundersøkelse HR / Prosjektleder Be om innspill til prioritering av funksjonalitet etc.

Sende ut nyhetsbrev om prosjekt Prosjektleder Oppsummere undersøkelse, bygge bro til strategi, avstemme forventninger

Opprette dialogsenter Prosjektleder Opprette kanaler for innspill underveis, sørge for behandlingsrutine

Rekruttere superbrukere HR / Prosjektleder Finne fyrtårn som vil bidra i utvikling, opplæring etc.

Sende ut nyhetsbrev Prosjektleder Informere om status, presentere fyrtårn, vise bilder/skisser og stemningsrapport

Presentere lanseringsplan HR / Prosjektleder Informasjon om lansering, aktiviteter, konsekvenser etc.

Presentere opplæringsplan HR Informasjon om dokumenter, kurs etc –påmelding m.m.

Lanseringsdagen HR/Prosjektleder Presentere, gjenta, vise, være stolt!

Post-undersøkelse Prosjektleder Be om innspill X uker etter lansering

Tips 6

Læring er en individuell sak. Undersøk hvilke læringsformer som passer for ulike målgrupper. Lag et tilpasset opplegg. Kjør

opplæring i flere runder.

Opplæringsmatrisen

Klasserom eLearning BøkerGuider

Wiki/Blogg

Bruker

Superbruker

Redaktør

Drift/Admin

Rolle

G

Spesialkurs Spesialkurs Faglitteratur

T

G T

G T

G

G

G

T

T

T

Globale

nettverk

G T I løsning

I løsning

I løsning

”On the job trainer”

Tips 7

Vær tydelig på hvilke kanaler/systemer den enkelte skal forholde seg til. Forklar hva den enkelte flate skal være og ikke være.

Tenk helhet!

Kanalkartet

Tips 8

Redaksjon! - Redaksjon ! - Redaksjon !

Om redaksjonelt arbeid

Det kreves kompetanse, tid og planlagt arbeid for å holde den ny-

lanserte portalen like pen over tid…

(1) Oppnevn en redaksjon som jobber på tvers av organisasjonen

(2) Utnevn en hovedredaktør, eller ansett en journalist

(3) Sett faste tidspunkt for redaksjonsmøter, ta det på alvor

(4) Lag en redaksjonsplan for alle områder og innholdsdeler i portalen

(5) Sett opp retningslinjer for tekst, bilder, lenker, figurer etc

(6) Kjør årlig revisjon, også basert på brukerundersøkelse

(7) Sørg for å ha gode tilbakemeldingsmekanismer for brukerne

(8) Redaksjonsmedlemmer kan ikke gjør dette «søndag kveld». Sett av tid!

(9) Sørg for kurs/opplæring av redaktør og journalister

(10) Redaksjonen skal (også) hjelpe andre i gang, smøre hjulene

Tips 9

Leverandørenes kompetanse er viktig,men engasjement, bredde, egnethet

og kulturell forståelse er vel så avgjørende.

Sørg for at det eksisterer komplette team på både mottakersiden og hos leverandørene

Prosjektleder

Kundeansvarlig

Konseptutvikler/Rådgiver

Arkitekt

Opplæring/Informasjon

Grafisk design

Utvikler/Konfigurasjon

Test / Kvalitet / Dokumentasjon

Leverandørteam

Prosjektleder

IT/Drift

Prosesseiere

Systemeiere

Ledelse

Marked/Kommunikasjon

HR

Superbrukere

Kundeteam

Til slutt:

Engasjement, motivasjon, kreativitet og fleksibilitet er de beste kost/effekt faktorene i et portalprosjekt.

Det slår enhver rutine og prosedyre;any day

Slik lykkes du med nye portaler

Trond Wold

Rådgiver, Portal & Samhandling

trond.wold@ergogroup.no

990 90 975