Softacom CRM...С помощью пункта главного меню Nайл | бновить информацию можно обновить все изменения, внесенные

Softacom CRM – руководство пользователя

Сайт: www.softacomcrm.com E-mail: [email protected] Форум: www.forum.softacomcrm.com

1

Softacom CRM

Руководство пользователя

Версия 2.1.



2

«Руководство пользователя Softacom CRM».

Содержит описание назначения и основных приемов работы с системой.

Содержание

1 ВВЕДЕНИЕ ................................................................................................................ 4

1.1 ДЛЯ КОГО ПРЕДНАЗНАЧЕНА ЭТА СИСТЕМА ....................................................................... 4 1.2 КАКИЕ ЗАДАЧИ РЕШАЕТ ..................................................................................................... 4 1.3 ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ ........................................................................................................ 5

2 ЗАПУСК ПРОГРАММЫ .......................................................................................... 6

3 ГЛАВНОЕ МЕНЮ ПРОГРАММЫ ......................................................................... 7

3.1 ФАЙЛ ................................................................................................................................. 7 3.2 СЕРВИС .............................................................................................................................. 7

3.2.1 Администрирование ............................................................................................... 7 3.2.1.1 Пользователи ...................................................................................................... 8 3.2.1.2 Права доступа пользователей ......................................................................... 11 3.2.1.3 Конфигуратор процессов ................................................................................ 13 3.2.1.4 Проектные роли ............................................................................................... 17 3.2.1.5 Группы клиентов ............................................................................................. 17 3.2.1.6 Рабочие группы ................................................................................................ 18 3.2.1.7 Справочники .................................................................................................... 19

3.2.1.7.1 Страны, области, города ........................................................................ 19 3.2.1.7.2 Справочник устройств и оборудования ............................................... 22

3.2.2 Аналитика ............................................................................................................. 23 3.2.2.1 Работа менеджера ............................................................................................ 23

3.2.2.1.1 Краткий отчет по действиям ................................................................. 23 3.2.2.1.2 Подробный отчет по действиям ............................................................ 24 3.2.2.1.3 Оценка работы менеджера .................................................................... 25

3.2.2.2 План загрузки по проектам ............................................................................. 26 3.2.2.3 DTT ................................................................................................................... 26 3.2.2.4 Сводный отчет по объемам ............................................................................ 26 3.2.2.5 План участия сотрудников в проектах .......................................................... 26 3.2.2.6 Оценка загрузки сотрудников ........................................................................ 26 3.2.2.7 Проектная структура компании ..................................................................... 26

3.2.3 Журнал работы программы ................................................................................ 27 3.2.4 Настройка отправки уведомлений на электронную почту ............................ 28

3.3 ВИД .................................................................................................................................. 31 3.4 О ПРОГРАММЕ .................................................................................................................. 31

3.4.1 Справка .................................................................................................................. 31 3.4.2 О программе.......................................................................................................... 31

4 ГЛАВНОЕ ОКНО ПРОГРАММЫ ......................................................................... 32

4.1 КНОПКИ ГЛАВНОГО ОКНА ................................................................................................ 33 4.2 ТАБЛИЦЫ ГЛАВНОГО ОКНА.............................................................................................. 38 4.3 ИМПОРТ КЛИЕНТОВ ИЗ EXCEL ......................................................................................... 42 4.4 НАСТРОЙКА КОЛОНОК ..................................................................................................... 44



3

5 РАБОЧИЕ ОКНА ПРОГРАММЫ ......................................................................... 45

5.1 ОКНО «ДОБАВЛЕНИЕ / РЕДАКТИРОВАНИЕ КЛИЕНТА» ..................................................... 45 5.2 ОКНО «ДОБАВИТЬ / РЕДАКТИРОВАТЬ ДЕЙСТВИЕ» ........................................................... 48 5.3 ОКНО «ДОБАВИТЬ / РЕДАКТИРОВАТЬ НАПОМИНАНИЕ» .................................................. 49 5.4 РАБОТА С SOFTACOM CRM АГЕНТ .................................................................................. 50

6 СОЗДАНИЕ ПРОЕКТА .......................................................................................... 53

7 РАБОЧИЙ ПРОЦЕСС ............................................................................................ 56

7.1 ОКНО «РЕДАКТИРОВАНИЕ РАБОТЫ» ............................................................................... 57 7.2 ДИАГРАММА ХОДА РАБОТЫ НАД ПРОЕКТОМ ................................................................... 59 7.3 ЖУРНАЛ ПРОЕКТА ........................................................................................................... 59

8 ОКНО «РЕДАКТИРОВАНИЕ ЗАДАЧИ» .............................................................. 60

8.1 ПЕРЕНОС ДАТ ................................................................................................................... 63 8.2 МОТИВАЦИЯ .................................................................................................................... 65 8.3 ФАЙЛЫ............................................................................................................................. 66 8.4 ОТПРАВКА УВЕДОМЛЕНИЙ НА E-MAIL ИСПОЛНИТЕЛЯ .................................................... 67 8.5 ЗАКРЫТИЕ ЗАДАЧИ ........................................................................................................... 68

9 БЕЗОПАСНОСТЬ ................................................................................................... 69



4

1 Введение

Softacom CRM – корпоративная информационная система, предназначенная для

управления компанией, проектами, бизнес-процессами и взаимоотношениями с

клиентами.

Softacom CRM позволит:

планировать задачи;

управлять и реализовывать проекты;

систематизировать дела;

распределять обязанности;

оценивать и стимулировать производительность труда сотрудников и многое другое.

1.1 Для кого предназначена эта система

Система Softacom CRM представляет собой приложение, работающее под управлением

операционной системы Windows, имеющее удобный интуитивно-понятный интерфейс.

Предполагается, что пользователи Softacom CRM знакомы с ПК и операционной

системой Windows в следующем объеме:

умеют запустить нужную программу, найти нужные файлы;

знают основные приемы работы с окнами и мышкой.

1.2 Какие задачи решает

Программа Softacom CRM предоставляет варианты решения по управлению, как

отдельных крупных проектов, так и решение локальных задач в разных отраслях и для

разных структур компании.

Руководителю компании либо отдела Softacom CRM поможет в управлении бизнес-

процессами:

отслеживать четкость и эффективность работы каждого подразделения;

оценивать загрузку каждого сотрудника и эффективность его работы с помощью

графиков и таблиц;

контролировать ход всех сделок и проектов;

ставить задачи сотрудникам и контролировать их выполнение; Исключается:

«забыл», «потерял», «не видел», «мне не говорили» и т.п.;

возможность контроля рабочего времени сотрудников с помощью табеля;

рассчитывать сотрудникам заработную плату на основании закрытых задач;

управление проектами, с помощью диаграммы Ганта;

организация совместной работы, как над крупными проектами, так и над мелкими

работами и задачами.

Отдел продаж, с помощью Softacom CRM, сможет оптимизировать следующие задачи:

планирование собственных дел и встреч с участием клиентов и без них;

взаимодействие отделов друг с другом;

организация совместной работы, как над крупными проектами, так и над мелкими

работами и задачами;



5

создание единого информационного пространства для обсуждения актуальных

вопросов с помощью доски объявлений.

Секретарь с помощью Softacom CRM автоматизирует такие процессы, как:

регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции;

постановка задач ответственным лицам, контроль их исполнения, просмотр отчетов;

планирование дел и встреч руководителя;

учет документов.

Отделу кадров Softacom CRM осуществит помощь в следующих вопросах и задачах:

оформление и увольнение сотрудников;

контроль по перечню личных карточек;

организация табельного учета;

формирование поручений по документам.

Для поддержки клиентов рутинные операции автоматизируются, за счет этого

улучшается процесс контроля прохождения заказов, снижаются незапланированные

издержки. С помощью Softacom CRM можно улучшить качество сервиса, а,

следовательно, повысить лояльность клиента. Любой заказчик, обратившись однажды и

получив отличное обслуживание, захочет вернуться, чтобы продолжить сотрудничество с

компанией.

1.3 Основные термины

«Клиенты» - это покупатели (потенциальные и реальные), производители, поставщики

товаров и услуг, отдельные физические лица, сотрудники компании и многие другие

участники процесса.

«Действия» - это процесс взаимодействия сотрудника компании с контактным лицом

клиента. Встреча, звонок либо работа (письмо, договор, предложение), проведенная по

конкретному клиенту, в котором достигается определенная цель.

«Процессы» - это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач.

Участниками процесса могут быть производственные и непроизводственные задачи,

Клиенты и Проекты.

«Проект» - это уникальный процесс, состоящий из совокупности скоординированных

и управляемых видов деятельности, предпринятый для достижения цели,

соответствующей конкретным требованиям, включающий ограничения по срокам,

стоимости и ресурсам. Как правило, выполняется людьми, ограничен доступностью

ресурсов, планируется, исполняется и управляется.

«Рабочий процесс» - это последовательность работ, планов, мероприятий и других

задач, направленных на реализацию проекта либо создание нового продукта (устройства,

работы, услуги) с начальной и конечной датами реализации.

«Работа» - это часть Рабочего процесса (деятельность сотрудника), направленная на

получение определенного результата по поставленной заранее цели.

«Задачи» - всякая задача, поручение, дело, которое необходимо выполнить; требующее

исполнения и разрешения. Пример: новая функция, задача, ошибка, улучшение и т.д.

«Мой табель» - применяется для получения фактических данных об отработанном

времени сотрудников; отражает трудовую дисциплину в компании; является основанием

для расчета и начисления сотрудникам заработной платы.

«Администратор» - это один из сотрудников, в обязанности которого входит

занесение пользователей в систему Softacom CRM и определение им прав доступа к

просмотру и изменению различной информации.

http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%A6%D0%B5%D0%BB%D1%8C

http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%9F%D0%BB%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5

http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%A3%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5_%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B5%D0%BA%D1%82%D0%B0%D0%BC%D0%B8

http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%A3%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B9%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%BE

http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%9F%D0%BE%D0%B4%D1%80%D1%8F%D0%B4_(%D0%B4%D0%BE%D0%B3%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D1%80)

http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%A3%D1%81%D0%BB%D1%83%D0%B3%D0%B0



6

2 Запуск программы

Глава содержит описания основных приемов запуска и основного меню программы,

знание которых позволит Вам немедленно приступить к самостоятельной работе.

После выполнения всех этапов установки (см. «Руководство по установке») для запуска

программы Softacom CRM необходимо найти ярлык на рабочем столе:

Рис. 2.1 Ярлык для входа в программу

И дважды кликнуть по нему левой кнопкой мышки.

Если запуск прошел успешно, вы увидите диалоговое окно с предложением ввести Имя

пользователя и Пароль:

Рис. 2.2 Окно для входа в программу

В поле Имя пользователя необходимо ввести Аdmin и Пароль Admin (по умолчанию).

В дальнейшем вы сможете создавать другие профили пользователей (см. Окно

«Пользователи»).

Для того чтобы не вводить Имя пользователя и Пароль каждый раз при входе в

программу можете поставить опцию напротив слова Запомнить.

Внимание! Помните, что сохранение пароля таким способом даст доступ к программе

с Вашего компьютера другим лицам.

После ввода Имени пользователя и Пароля нажмите . После входа в

программу появится Главное окно программы Softacom CRM (см. Главное окно

программы).

Если при установке программы Softacom CRM не был введен регистрационный ключ,

его необходимо ввести прямо сейчас (см. О программе). Без ввода регистрационного

ключа работа с системой Softacom CRM невозможна.



7

3 Главное меню программы

На верхней панели главного окна (см. Главное окно программы) перечислены пункты

главного меню.

3.1 Файл

С помощью пункта главного меню Файл | Обновить информацию можно обновить все

изменения, внесенные другими пользователями в процессе работы с Softacom CRM.

Данное действие можно осуществить также с помощью кнопки «Обновить информацию»

на панели задач Главного окна программы (см. Кнопки главного окна).

С помощью пункта главного меню Файл | Выход можно осуществить выход из

системы.

3.2 Сервис

Пункт главного меню Сервис предназначен для доступа к различным настройкам

системы и имеет несколько подпунктов: администрирование, аналитика, журнал работы

программы и настройка отправки уведомлений на электронную почту.

3.2.1 Администрирование

Подпункт Администрирование является средством управления системой (чаще

используется Администратором). Подпункт имеет подменю: пользователи; права доступа

пользователей; конфигуратор процессов; группы клиентов, рабочие группы, справочники.



8

3.2.1.1 Пользователи

Данная опция программы позволяет Администратору осуществлять управление

пользователями, которые будут работать с Softacom CRM.

Окно «Пользователи» имеет вид:

Рис. 3.2.1.1.1 Окно «Пользователи»

В окне приведена таблица, в которой содержатся данные о пользователях, добавленных

Администратором. Статус В сети позволяет увидеть пользователей, которые в данный

момент времени работают с программой Softacom CRM, статус Не в сети – у

пользователя выключена программа.

Также в данном окне предоставляется возможность создания, редактирования и

удаления пользователей. В нижнем поле окна «Пользователи» отображена информация о

количестве введенных пользователей и максимально допустимое количество

приобретенных пользователей.



9

Окно «Добавить / Редактировать пользователя» позволяет добавлять и редактировать

учетные записи пользователей. Для добавления пользователя необходимо нажать

. В результате откроется окно «Добавить / Редактировать

пользователя». Диалоговое окно имеет вид:

Рис. 3.2.1.1.2 Окно «Добавить / Редактировать пользователя»

В поле Имя пользователя введите имя, под которым будет происходить авторизация

(см. Окно для входа в программу) пользователя. Обычно это фамилия сотрудника,

набранная латинскими буквами. В поле ФИО введите фамилию и инициалы сотрудника, который будет работать под

этим пользователем.

В поле Роль необходимо выбрать права доступа для пользователя системы Softacom

CRM. Существуют системные виды ролей: Администратор, Менеджер, Руководитель,

Только чтение, Разработчик, которые нельзя удалять и редактировать. Назначение ролей

см. Окно «Редактирование ролей и прав пользователей».

В полях Пароль и Подтверждение пароля вводится пароль, который пользователь

будет вводить при авторизации (см. Окно для входа в программу). Все пароли в Softacom

CRM зашифрованы. После повторного открытия окна «Добавить / Редактировать

пользователя» поля Пароль и Подтверждение пароля будет иметь вид:

Таким образом никто не сможет посмотреть созданные пароли пользователей.

В поле E-mail введите имя почтового ящика пользователя для отправки на него

уведомлений, созданных программой Softacom CRM.



10

В поле Виды уведомлений необходимо поставить опцию рядом с тем видом

уведомления, которое будет получать выбранный пользователь. Пользователь может

получать уведомления по персональным задачам, которые созданы для себя и

уведомления от других пользователей.

После сохранения данных, информация появится в списке пользователей (см. Окно

«Пользователи»).

Для редактирования пользователя необходимо дважды щелкнуть левой кнопкой мышки

по записи пользователя в таблице. В результате откроется окно «Добавить /

редактировать пользователя».

Для удаления пользователя необходимо один раз щелкнуть левой кнопкой мышки по

крестику в колонке Удалить напротив выбранного пользователя.

Для того чтобы у пользователя была возможность работать с клиентом либо процессом

ему необходимо дать доступ к клиенту либо процессу. Для этого необходимо в окне

«Добавить. / Редактировать пользователя» перейти на вкладку «Доступ к клиентам /

процессам». Окно имеет вид:

Рис. 3.2.1.1.3 Окно «Добавить / Редактировать пользователя»

В поле Имя клиента из выпадающего списка появятся все клиенты и процессы, по

которым заполнены карточки клиента и стоит опция Проект в работе (см. Окно

«Добавление / Редактирование клиента»). Необходимо выбрать нужного клиента и нажать

, т.о. он появится в окне ниже Клиент / процесс.

Если необходимо дать доступ Пользователю к нескольким процессам и клиентам

проведите аналогичные действия. В последующем их можно будет удалить из списка

нажав . Таким образом, добавленные клиенты и процессы появятся во вкладке

«Процессы» главного окна программы.



11

3.2.1.2 Права доступа пользователей

Накопленная в системе Softacom CRM информация представляет большую ценность

для компании и является объектом повышенного интереса со стороны конкурирующих

фирм. Права доступа сотрудника к информационной системе основываются на его

должностных обязанностях. Если сотруднику для выполнения определенной работы

необходимо получать или вносить ту или иную информацию в Softacom CRM, то он

должен иметь права на выполнение таких операций. По этой причине при входе в

программу выдается запрос на авторизацию пользователя (см. Окно для входа в

программу).

Данная функция позволит назначать права и роли доступа пользователя к информации

системы Softacom CRM. Окно «Редактирование ролей и прав пользователей» выглядит

следующим образом:

Рис. 3.2.1.2.1 Окно «Редактирование ролей и прав пользователей»

Данное окно позволяет добавлять, редактировать и удалять роли. Созданные уже роли

являются системными и удалению не подлежат.

Для создания новой роли необходимо нажать и в поле Название роли ввести

название создаваемой роли.

При двойном нажатии на роль появится окно «Редактирование роли и прав доступа»,

которое позволит назначить права доступа пользователя к системе.



12

Окно «Редактирование роли и прав доступа» для Администратора имеет вид:

Рис. 3.2.1.2.2 Окно «Редактирование роли и прав доступа»

По умолчанию, у Администратора есть все права доступа, у других ролей по

умолчанию эти права отсутствуют. Их можно будет назначить, поставив опцию напротив

каждого права, которое вы хотите предоставить выбранной роли.

Учитывая то, что некоторым сотрудникам неудобно при работе видеть «лишние»

функции и кнопки, программой предусмотрена возможность оставить только

необходимый функционал. При настроенном минимальном функционале пользователь

сможет просматривать только свои задачи и работать с вкладкой Процессы.

В остальном все будет зависеть от специфики вашей компании и подходов к защите

собственной клиентской базы.



13

3.2.1.3 Конфигуратор процессов

Данная функция поможет автоматизировать выполнение типовых операций

сотрудников. Окно «Конфигуратор процессов» имеет вид:

Рис. 3.2.1.3.1 Окно «Конфигуратор процессов»

Для примера создано 4 типа проекта с перечнем работ.



14

Для добавления нового типа проекта необходимо нажать , появится

диалоговое окно «Новый тип проекта»:

Рис. 3.2.1.3.2 Окно «Новый тип проекта»

В поле Название типа введите название проекта и нажмите .

Каждый тип проекта можно реализовать в несколько этапов либо шагов. Для этого

перейдите на вкладку Шаги проекта. При переходе окно «Конфигуратор процессов»

будет иметь вид:



15

Нажмите , появится диалоговое окно «Новый шаг проекта»:

Рис. 3.2.1.3.3 Окно «Новый шаг проекта»

В поле Название шага введите название шага и нажмите . Появится

диалоговое окно «Номер шага проекта». Оно имеет вид:

Рис. 3.2.1.3.4 Окно «Номер шага проекта»

В поле Номер шага проекта введите порядковое (целое) число данного шага и нажмите

.



16

Каждый шаг проекта может иметь перечень работ, относящихся к данному шагу и типу

проекта. Для этого перейдите на вкладку Работы. При переходе окно «Конфигуратор

процессов» будет иметь вид:

Нажмите , появится диалоговое окно «Редактирование работы»:

Рис. 3.2.1.3.5 Окно «Редактирование работы»

В поле Для роли из выпадающего списка выберите роль доступа к данному типу

проекта (см. Окно «Редактирование ролей и прав пользователей»).



17

В поле Название введите название работы, которую необходимо выполнить по

выбранному типу проекта и шагу проекта.

В поле Порядковый номер назначьте порядковый номер работы. Под одним номером

может находиться несколько работ.

В поле Комментарии к работе внесите любую информацию, относящуюся к данной

работе.

Все данные будут отображаться в рабочем процессе (см. Окно «Рабочий процесс»).

3.2.1.4 Проектные роли

С помощью данной функции можно формировать список необходимых ролей для

реализации проектов. По умолчанию созданы типовые роли, которые можно

редактировать и удалять, а также создавать новые. Проектные роли будут отображены в

списке при назначении ресурсов к проекту (см. Создание проекта).

3.2.1.5 Группы клиентов

Данная функция предоставляет возможность делить всех клиентов на группы.

Например, сотрудники, клиенты, поставщики, конкуренты, партнеры, подрядчики и т.д..

Окно «Группы клиентов» имеет вид:

Рис. 3.2.1.55.1 Окно «Группы клиентов»

Для того чтобы создать группу нажмите . Появится диалоговое окно

«Редактирование группы клиентов»:

Рис. 3.2.1.5.2 Окно «Редактирование группы клиентов»



18

В поле Название группы введите ее название.

Таким образом, при создании клиента (см. Окно «Добавление / Редактирование

клиента») появится возможность отнести клиента к определенной группе клиентов.

3.2.1.6 Рабочие группы

Данная функция предоставляет возможность все клиенты и процессы относить к

определенной группе, что позволит более удобно работать с вкладкой Процессы. Окно

«Рабочие группы» имеет вид:

Рис. 3.2.1.66.1 Окно «Рабочие группы»

Для того чтобы создать группу нажмите . Появится диалоговое окно

«Редактировнаие рабочей группы»:

Рис. 3.2.1.6.2 Окно «Редактирование рабочей группы»

В поле Название группы введите ее название.

В поле Цвет вкладки из выпадающего списка можно выбрать цвет по вашему

усмотрению или оставить тот, что был по умолчанию (белый).

Таким образом, при создании клиента (см. Окно «Добавление / Редактирование

клиента») появится возможность отнести клиента к определенной рабочей группе.



19

3.2.1.7 Справочники

3.2.1.7.1 Страны, области, города

Данная функция предоставляет возможность создания и редактирования стран,

областей и городов для выбора местонахождения клиента. В окне «Редактирование

стран, областей, городов» имеется уже определенный перечень. Окно имеет вид:

Рис. 3.2.1.7.1 Окно «Редактирование стран, областей, городов»



20

Для создания новой страны, если она отсутствует в общем перечне, нажмите

. Появится диалоговое окно «Новая страна», оно имеет вид:

Рис. 3.2.1.7.2 Окно «Новая страна»

В поле Название страны введите название страны и нажмите .

При переходе на вкладку Области, окно «Редактирование стран, областей, городов»

будет иметь вид:

Для создания новой области по созданной ранее стране нажмите .



21

Появится диалоговое окно «Новая обасть», оно имеет вид:

Рис. 3.2.1.7.3 Окно «Новая область»

В поле Название области введите название области, относящееся к выбранной стране и

нажмите .

Для создания нового города перейдите на вкладку Города. Окно «Редактирование

стран, областей, городов» будет иметь вид:

Для создания нового города по выбранной стране и области нажмите

. Появится диалоговое окно «Новый город», оно имеет вид:

Рис. 3.2.1.7.4 Окно «Новый город»

В поле Название города введите название города и нажмите .



22

3.2.1.7.2 Справочник устройств и оборудования

Данная функция позволяет создавать перечень любых устройств и оборудования.

Окно «Справочник устройств и оборудования» имеет вид:

Рис. 3.2.1.7.2.1 Окно «Справочник устройств и оборудования»

Для того чтобы создать новое устройство либо оборудование нажмите .

Появится диалоговое окно «Новое оборудование»:

Рис. 3.2.1.7.2.2 Окно «Новое оборудование»

В поле Название введите название устройства либо оборудования и нажмите

.



23

3.2.2 Аналитика

В данной главе будет описано, как могут использоваться различные возможности

системы Softacom CRM для анализа загрузки и результатов работы сотрудников.

Подпунктом главного меню Сервис является Аналитика. Данный раздел служит для

формирования любых отчетов и графиков, характеризующих результаты работы

сотрудника.

Основным отчетом по результатам продаж является не только объем продаж, важно

принимать во внимание и другие характеристики работы сотрудника, например:

число произведенных звонков;

число проведенных встреч, переговоров;

число подготовленных коммерческих предложений

и все то, что позволит сопоставить эти данные с достигаемыми результатами.

3.2.2.1 Работа менеджера

Пункт подменю Работа менеджера позволяет получить оценку о работе сотрудника

несколькими видами отчетов: краткий отчет по действиям, подробный отчет по

действиям и оценка работы менеджера.

3.2.2.1.1 Краткий отчет по действиям

В окне «Краткий отчет по действиям» отображается информация о количестве

действий, произошедших в указанный промежуток времени для каждого пользователя.

Окно имеет вид:

Рис. 3.2.2.1.1 Окно «Краткий отчет по действиям»



24

3.2.2.1.2 Подробный отчет по действиям

В данном виде отчета предоставляется подробный отчет произошедших действий

сотрудника по процессам и клиентам в указанный промежуток времени. Окно имеет вид:

Рис. 3.2.2.1.2 Окно «Подробный отчет по действиям»



25

3.2.2.1.3 Оценка работы менеджера

Окно «Оценка работы менеджера» позволяет просмотреть отчет о работе менеджера в

виде графика. Оно имеет вид:

Рис. 3.2.2.1.3 Окно «Оценка работы менеджера»

Ось Y – количество действий.

Ось X – или дни, или недели, или месяцы, или годы (в зависимости от выбора

пользователя).

График зависит от выбранных: промежутка времени, специалиста, типа действия и от

способа задания оси X.

На основе всех этих данных можно судить, что привело к низким или высоким

результатам того или иного менеджера. Результатом такого анализа может быть

установление норматива для сотрудников отдела продаж по минимальному числу встреч и

звонков с клиентами за месяц и дальнейший контроль над выполнением планов и

нормативов.



26

3.2.2.2 План загрузки по проектам

Данная функция позволяет получить картину по загрузке сотрудника, как над

конкретным клиентом либо проектам, так и загрузку в целом за любой указанный

промежуток времени. Также можно посмотреть общую загрузку всех сотрудников

компании. Все данные основываются на планируемом времени, указанном при создании

задачи до момента ее закрытия (см. Окно «Редактирование задачи»).

3.2.2.3 DTT

DTT (Daily Time Tracker) – это ежедневный отчет по затраченному времени

сотрудников. Он отображает всю подробную информацию по закрытым задачам (см.

Окно «Разрешение задачи»): кто, когда, по какому клиенту и проекту выполнил задачу и

сколько времени на нее затратил. Данный отчет можно экспортировать в Excel нажав

.

3.2.2.4 Сводный отчет по объемам

Данный вариант отчета необходим тем организациям, где сотрудники выполняют

работу по времени. Это позволит оценить доход компании по каждой сделке.

3.2.2.5 План участия сотрудников в проектах

План участия сотрудников в проектах – это вид отчета, который представляет собой

диаграмму с возможность просмотра плана участия сотрудников в проектах за указанный

промежуток времени. Все данные основываются на планируемом времени, указанном при

создании работы (см. Окно «Редактирование работы»).

3.2.2.6 Оценка загрузки сотрудников

Оценка загрузки сотрудников – это вид отчета, который представляет собой диаграмму

с возможностью просмотра, оценки и анализа загрузки сотрудников за указанный

промежуток времени. Все данные основываются на планируемом времени, указанном при

создании работы (см. Окно «Редактирование работы»).

3.2.2.7 Проектная структура компании

Проектная структура компании отображает полную информацию о том, какие проекты

и клиенты находятся в работе и кто из сотрудников над ними работает, какую роль в

проекте выполняет, а также количество затраченных часов каждого сотрудника по

каждому проекту за неделю, месяц, квартал.



27

3.2.3 Журнал работы программы

Журнал работы программы является подпунктом главного меню Сервис и

предназначен для просмотра всех действия пользователя с программой Softacom CRM c

момента запуска программы и до ее завершения. Пример окна «Журнал работы

программы»:

Рис. 3.2.3 Окно «Журнал работы программы»

Теперь вы всегда будете иметь полную картину того, как ведется работа с клиентами и

чем заняты ваши менеджеры.



28

3.2.4 Настройка отправки уведомлений на электронную почту

Для отправки уведомлений о новых задачах на электронную почту пользователя

необходимо указать данные почтового ящика, с которого будут отправляться

уведомления. Окно «Настройка отправки уведомлений на электронную почту» имеет вид:

Рис. 3.2.4 Окно «Настройка отправки уведомлений на электронную почту»

Ниже в таблице приведены адреса самых используемых SMTP-серверов и их Портов:

Email (Логин) Smtp.server Port*

[email protected] smtp.mail.ru 25




[email protected] smtp.gmail.com 25

[email protected] smtp.gmail.com 25

[email protected] smtp.yandex.by 25

[email protected] smtp.yandex.com 25

[email protected] smtp.yandex.ru 25

[email protected] (web)mail.softacom.com 25

*Также возможны варианты использование портов: 2525, 587, 465

В поле Логин введите название электронной почты, с которого будут оправляться

письма с уведомлениями.

В поле Пароль введите пароль к введенному электронному ящику.

mailto:[email protected]












29

Убедитесь, что есть подключение к интернету и нажмите .

Если все данные веведены верно, перед вами появится информационное окно, которое

имеет вид:

Также на электронную почту придет тестовое письмо для проверки. Т.к. оно

сгенерировано автоматичекси, отвечать на него не нужно.

Если данные в окне «Настройка отправки уведомлений на электронную почту» были

введены неверно после нажатия , вы получите окно, которое может иметь вид:

Данная ошибка чаще всего возникает, когда Softacom CRM не может подключиться к

серверу по следующим причинам:

отсутствует сеть;

сервер не доступен либо выключен;

неверно введен smtp-сервер либо порт.

Ошибка с текстом «Не удалось подключиться к почтовому серверу, проверьте

настройки подключения» говорит о том, что система Softacom CRM к серверу

подключилась, но неверно введены логин и пароль к почтовому ящику.



30

Для того чтобы указать какие уведомления отправлять пользователям необходимо

перейти на вкладку «Уведомления» в окне «Настройка отправки уведомлений на

электронную почту». Окно имеет вид:

На данный момент уведомления приходят на почту, когда создана новая задача.



31

3.3 Вид

Пункт Меню Вид позволяет отключать или включать возможность «Отображать

панель группировки» (см. Вид таблицы напоминаний).

3.4 О программе

Пункт главного меню содержит несколько подпунктов: Справка и О программе.

3.4.1 Справка

Справка содержит данное руководство пользователя Softacom CRM и руководство по

установке Softacom CRM.

3.4.2 О программе

При нажатии на пункт главного меню появится окно, которое имеет вид:

Здесь отображается краткая информация О программе, ее разработчике и версии

программы. Также предоставляется возможность по ссылке перейти на форум Softacom

CRM, где можно получить всю необходимую информацию по работе с программой,

получить справку, отправить письмо разработчику с сообщением о найденной ошибке или

пожеланиями по усовершенствованию системы. Также содержится информация о

названии вашей компании и количестве приобретенных лицензий.

При нажатии на кнопку появится окно для ввода

уникального регистрационного ключа. Диалоговое окно имеет вид:

В поле необходимо ввести регистрационный ключ и нажать . Перезагрузите

программу и можете приступать к работе с Softacom CRM.



32

4 Главное окно программы

В программе реализован многооконный интерфейс. Это значит, что все функции

программы доступны из разных окон. Все окна программы являются модальными, это

значит, что открытое окно полностью блокирует весь рабочий процесс до тех пор, пока не

будет закрыто. Модальное окно используются для привлечения внимания пользователя к

важному событию или критической ситуации.

Все функции программы доступны из Главного окна программы, которое появляется

при запуске программы. Главное окно имеет следующий вид:

Рис. 4 Главное окно программы



33

4.1 Кнопки главного окна

На панели задач Главного окна программы расположен ряд кнопок:

При нажатии на кнопку открывается окно добавления нового клиента

(см. Окно «Добавление / Редактирование клиента»);

При нажатии кнопки будет обновлена вся инфомация, которая была внесена

другими пользователями Softacom CRM.

При нажатии на кнопку открывается окно с перечнем всех задач

пользователя, созданных ранее по клиентам/проектам либо персональные задачи (см.

Окно «Редактирование задачи») с возможностью последующей фильтрации по

следующим категориям: клиент, проект, работа, тип задачи, статус задачи и дата. Для

пользователей, обладающих правами Администратора, существует возможность

просмотра задач для всех пользователей программы – фильтр «Задачи для». Модальное

окно «Задачи» имеет вид:

Рис. 4.1.1 Окно «Мои задачи»



34

При нажатии на кнопку открывается окно с перечнем всех работ

пользователя, созданных ранее по проектам с возможностью последующей фильтрации по

следующим категориям: клиент, проект, тип и шаг проекта, кто является исполнителем

работ, статус и возможность выбора периода времени, за который необходимо

отобразить работы. Окно «Мои работы» имеет вид:

Рис. 4.1.2 Окно «Мои работы»



35

При нажатии на кнопку открывается окно для получения фактических

данных о времени выполненных задач пользователем по дням с возможностью просмотра

мотивирования. Для пользователей, обладающих правами Администратора, существует

возможность просмотра закрытых часов по всем пользователям программы. Окно «Мой

табель (рабочее время)» имеет вид:

Рис. 4.1.3 Окно «Мой табель (рабочее время)»



36

При нажатии на кнопку открывается окно для работы с документами, что

позволит удобно хранить и работать как с добавленными файлами к задачам, работам и в

карточке клиента, так и с любыми другими документами. Окно «Документы» имеет вид:

Рис. 4.1.4 Окно «Документы»

С помощью кнопки вы можете добавлять документы любого

формата и количества. Все добавленные файлы можно будет открыть, сохранить,

переименовать, перемещать по папкам либо удалять с помощью правой кнопки мышки.

С помощью кнопки все документы можно разбивать по папкам для более

удобного хранения и работы с ними.

Кнопка поможет вам найти любой документ, хранящийся в Softacom CRM. При

нажатии на данную кнопку появится панель, которая имеет вид:

. Введите в поле названия нужного документа

либо его части и система найдет все документы с соответствующим названием.

В адресной строке, кроме системной папки Документы, по умолчанию, созданы еще 3

папки: Задача, Работа и Клиент. В данных папках размещены все файлы и документы,

которые добавлены в созданных задачах, работах и карточках клиента.



37

При нажатии на кнопку открывается окно сообщений, которое позволяет

обсуждать темы и вопросы любого характера. Окно «Доска сообщений» имеет вид:

Рис. 4.1.5 Окно «Доска»



38

4.2 Таблицы главного окна

Главное окно содержит несколько таблиц: Действия, Напоминания, Клиенты,

Избранное и Процессы.

Таблицы напоминаний и действий у каждого пользователя будут свои, т.е.

пользователь будет видеть только напоминания и действия, добавленные им

непосредственно.

Данные в таблицах главного окна можно группировать по колонкам таблицы. Для этого

необходимо, чтобы была установлена опция напротив пункта в главном меню Вид |

Отображать панель группировки.

Для использования функции группировки необходимо перетащить заголовок колонки

на появившуюся панель. Например, таблица напоминаний может выглядеть следующим

образом:

До группировки:

После группировки:

Рис. 4.2.1 Вид таблицы напоминаний

Аналогичную работу можно провести с другими таблицами Главного окна программы.

Все поля фильтров можно свернуть либо развернуть, нажав треугольник рядом с

названием фильтра.

Кроме того, таблицы главного окна можно сортировать по определенным параметрам.

Таблица напоминаний позволяет просматривать напоминания добавленные

пользователем.



39

Таблица действий позволяет просматривать действия, добавленные пользователем к

конкретному клиенту. Если не использовать возможность «Отображать панель

группировки» таблица действий будет иметь следующий вид:

Рис. 4.2.2 Вид таблицы действий

Она содержит следующие поля:

Дата выполнения действия;

Клиент;

Конт. лицо;

Тип;

Конт. информация;

Исполнитель;

Результат.

Все напоминания и действия можно редактировать и удалять из таблиц. Для

редактирования необходимо дважды щелкнуть левой кнопкой мышки по выбранному

напоминанию либо действию. Для удаления необходимо один раз щелкнуть левой

кнопкой мышки по крестику в колонке Удалить напротив выбранного напоминания

либо действия.



40

В таблице Клиенты можно увидеть список покупателей (потенциальных и реальных),

производителей, поставщиков, отдельных физических лиц, сотрудников компании и

других участников процесса. Таблица Клиенты имеет вид:

Рис. 4.2.3 Вид таблицы Клиенты

В таблице Клиенты записи могут сортироваться по следующим параметрам:

Название;

Отрасль\ Подотрасль;

Страна\ Область\Город;

Группа клиентов;

Статус;

Куратор;

Проект в работе.

Всех клиентов в таблице, при необходимости, можно экспортировать в Excel нажав

.

Для того чтобы импортировать контакты в Softacom CRM из Excel нажмите

(см. Окно «Импорт клиентов из Excel»).



41

Таблица Избранное – позволяет просматривать клиентов, которые добавлены

пользователем как избранные. Эта таблица находится на вкладке Избранное главного окна

программы. Она содержит те же поля, что и таблица Клиенты. Также для пользователей,

обладающих правами Администратора, существует возможность просматривать не только

своих клиентов, но и клиентов других пользователей, выбранными ими как избранные

(пользователи с правами менеджера).

Для просмотра и редактирования карточки клиента необходимо дважды нажать левой

кнопкой мышки либо клавишей Enter по выбранному клиенту. Откроется окно

«Добавление / Редактирование клиента» (см. Окно «Добавление / Редактирование

клиента»). Также можно выбрать необходимую функцию из списка, который появится

при нажатии правой клавиши мышки.

Для удаления информации из таблиц главного окна необходимо один раз нажать

крестик в колонке Удалить таблиц главного окна. Он выглядит следующим образом: .

Вы можете регулировать ширину всех столбцов «двигая» его правый край с помощью

мышки, сортировать данные по любому из столбцов, щелкнув мышкой по заголовку,

менять столбцы местами, вставая на заголовок и «перетаскивая» его мышкой.



42

4.3 Импорт клиентов из Excel

Для того чтобы корректно перенести данные о клиентах в систему Softacom CRM, мы

рекомендуем заранее подготовить ваш Excel файл для импорта. Поля название и адрес

клиента, данные контактного лица: фамилия, имя, отчество, должность, телефон, skype,

е-mail, дата рождения могут заполняться в свободной форме и будут перенесены в

соответствующие поля карточки клиента системы Softacom CRM в том виде в каком они

есть.

Для того чтобы остальные данные были перенесены в соответствующие поля в

карточке клиента они должны по названию полностью совпадать с названиями

справочников программы. Такими полями являются: отрасль, подотрасль, страна,

область, город, статус. Поля куратор и группа заполняются вами в самой программе и

вы сами можете регулировать их название.

Все остальные данные, которые не соответствуют перечисленным полям будут

перенесены во вкладку Примечание в карточке клиента.

Для того чтобы импортировать данные в Softacom CRM из Excel нажмите

в таблице Клиенты. Выберите файл с информацией о клиентах, которую

вы хотите перенести в программу и нажмите «Открыть». Перед вами появится окно

«Импорт из Excel». Окно может иметь следующий вид:

Из выпадающего списка напротив каждого столбца выберите название, которое больше

всего соответствует данным вашей таблицы. Информация, которая не соотвествует

предлагаемым названиям – оставьте по умолчанию Не выбрано и она будет перемещена в

блок Примечание в карточке клиента после нажатия кнопки . Первая строка с

названиями столбцов в Excel файле импортирована не будет.

Все перемещенные клиенты будут выделены светло-зеленым цветом в таблице

Клиенты.



43

Пример карточки клиента с импортированными данными может иметь вид:



44

4.4 Настройка колонок

В таблицах Клиенты, Напоминания, Задачи и Рабочий процесс есть функция оставлять

только необходимые колонки для работы. Для этого необходимо нажать правой клавишей

мышки на пустое место окна, в котором вы находитесь и выбрать Настройка колонок.

Появится окно «Настройка колонок», оно имеет вид:

Рис. 4.4 Окно «Настройка колонок»

Наведя курсор на ненужный столбец, перетащите его в данное окно. Для возврата

столбца обратно в таблицу выберите нужный столбец и перенесите его обратно в таблицу.



45

5 Рабочие окна программы

В данной главе описаны возможности системы Softacom CRM, которые

предназначены для организации работы с клиентами и процессами.

Для удобства работы с программой, доступ к информации производится через рабочие

модальные окна программы. Они доступны из Главного окна программы.

5.1 Окно «Добавление / Редактирование клиента»

Окно «Добавление / Редактирование клиента» позволяет добавлять и редактировать

ваших клиентов. Диалоговое окно имеет вид:

Рис. 5.1.1 Окно «Добавление / Редактирование клиента»

В поле Название необходимо ввести название организации либо процесса.

Данное поле является обязательным для заполнения, без этой информации система не

позволит создать карточку Клиента. Для более удобного поиска клиентов в таблицах



46

Клиенты и Мои клиенты не рекомендуется в поле Название вводить информацию

следующим образом: начинать с кавычек или скобок, ставить пробел перед названием,

начинать с указания формы собственности (ООО, ЗАО и т.п.) либо начинать со слов

Торговый Дом, Фирма, Магазин и т.п. Эту информацию можно указать после названия

организации, через запятую. Примеры правильных названий: Софтаком, ООО, Цум,

Торговый Дом и т.д.

В поле Отрасль выбрать из выпадающего списка отрасль, к которой относится клиент.

В поле Подотрасль выбрать из выпадающего списка подотрасль, относящуюся к

выбранной отрасли.

В поле Куратор выбрать из выпадающего списка фамилию сотрудника, который

курирует данного клиента либо процесс.

В поле Цвет из выпадающего списка можно выбрать цвет, для более удобного

восприятия в общем списке клиентов либо оставить по умолчанию белого цвета.

В поле Страна из выпадающего списка выбрать страну, где находится клиент.

В поле Область из выпадающего списка выбрать область, где находится клиент.

В поле Город из выпадающего списка выбрать город, где находится клиент.

В поле Статус из выпадающего списка можно выбрать каким статусом обладает

клиент: VIP, перспективный, отказавшийся от сотрудничества, постоянный и т.д..

В поле Группа выберите группу клиентов из выпадающего списка, к которой относится

клиент (см. Окно «Группы клиентов») либо оставить по умолчанию - Нет.

В поле Адрес ввести иную информацию о данных клиента: более подробное

местонахождение клиента (улица, корпус, дом, кабинет и т.д.), телефон организации,

адрес почтового ящика и т.д.

В поле Сайт введите сайт компании клиента через www для более быстрого перехода

на сайт в браузере.

Нажав кнопку , перед вами откроется диалоговое окно

«Редактирование контактного лица» для добавления и редактирования контактных лиц

клиента. Окно имеет вид:

Рис. 5.1.2 Окно «Редактирование контактного лица»

В поле Фамилия, Имя, Отчество введите данные контактного лица.

В поле Должность укажите занимаемую должность контактного лица.



47

В поле День рождения из выпадающего календаря выберите дату дня рождения

контактного лица.

В поле Телефон городской укажите городской телефон контактного лица.

В поле Телефон мобильный укажите мобильный телефон контактного лица.

В поле Skype введите логин контактного лица.

В поле E-mail укажите адрес почтового ящика контактного лица.

Нажав , введенная вами информация появится в окне «Добавление /

Редактирование клиента». Для того чтобы изменить информацию по контактному лицу

просто дважды кликнете на нужную строку и снова получите окно для редактирования

данных контактного лица. Для удаления контактного лица необходимо один раз нажать

крестик в колонке. Удалить и подтвердить удаление.

Для того чтобы клиент появился в таблице «Избранное» необходимо поставить опцию

«в избранное».

Чтобы начать работу по клиенту либо процессу, создавать задачи и работы,

необходимо поставить опцию «Проект в работе».

Поле Пользователь станет активным. Из выпадающего списка выберите сотрудников,

для того чтобы у них была возможность видеть всю информацию по работе с данным

клиентом во вкладке Процессы.

Поле Рабочая группа активно, если стоит опция «Проект в работе» и выбран хотя бы

один Пользователь. Из выпадающего списка можно выбрать группу (см. Окно «Рабочие

группы»), к которой будет относиться клиент во вкладке Процессы либо оставить по

умолчанию - Нет.

Диалоговое окно «Добавление / Редактирование клиента» имеет дополнительные

вкладки: Действие (см. Окно «Добавить / редактировать действия»), Напоминание (см.

Окно «Добавить / Редактировать напоминание»), Документы и Примечание служит для

внесения дополнительной информации о клиенте.



48

5.2 Окно «Добавить / редактировать действие»

Вкладка Действие необходима для создания действий произведенных по клиенту либо

процессу. Ведение истории контактов и действий с клиентами является отправной точкой

для налаживания взаимовыгодных отношений. После или во время контакта с клиентом

необходимо зафиксировать результат контакта и запланировать следующий. Для этого

необходимо нажать . Появится окно «Добавить\редактировать

действия». Диалоговое окно имеет вид:

Рис. 5.2.1 Окно «Добавить / редактировать действия»

В поле Тип из выпадающего списка выбрать один из видов событий: звонок, встреча,

договор, коммерческое предложение, e-mail и т.д.

В поле Цвет из выпадающего списка можно выбрать цвет по вашему усмотрению или

оставить тот, что был по умолчанию (белый).

В поле Контакт из выпадающего списка указать контактное лицо (если оно было

указано при заполнении карточки клиента) с кем или для кого было действие совершено.

В поле Результат описать результат действия.



49

5.3 Окно «Добавить / редактировать напоминание»

При переходе на вкладку Напоминания можно увидеть таблицу напоминаний, которые

относятся к клиенту. Для добавления нового напоминания необходимо нажать кнопку

. В результате появится окно «Добавить / редактировать

напоминание», которое выглядит следующим образом:

Рис. 5.3.1 Окно «Добавить / редактировать напоминание»

В поле Дата напоминания и Время необходимо указать дату и время, когда нужно

будет выполнить напоминание.

В поле Контакт из выпадающего списка выбрать ФИО человека, которое вы указали в

качестве контактных лиц клиента, и к которому хотите отнести создаваемое напоминание

(кому позвонить, с кем договориться о встрече, кому отправить письмо, кого

поздравить с ДР либо годовщиной покупки и т.д.).


восприятия в общем списке напоминаний либо оставить без изменений - белого цвета.

В поле Кому из выпадающего списка выбрать пользователя кому адресовать

напоминание.

В поле Напомнить есть возможность выбора предварительного напоминания:

напомнить в тот же день, за день, за 2 дня, за 3 дня, за неделю либо оставить без

напоминания, выбрав Нет.

В поле Повторять имеется возможность напоминать о каком - то постоянном действии

еженедельно, ежемесячно, ежеквартально, ежегодно. Например, составление отчетов.

В поле Текст напоминания написать ту информацию, которую необходимо напомнить.



50

5.4 Работа с Softacom CRM Агент

Softacom CRM Агент – это механизм уведомлений, который не позволит забыть о

важном напоминании, поставленной для вас задачи, а так же позволит проследить

выполнение задач сотрудниками и уведомит о новых сообщениях на доске.

Все уведомления будут появляться независимо от того, открыто у вас окно с

программой Softacom CRM, свернуто оно или закрыто. При полной установке программы

(см. «Руководство по установке») на рабочем столе появится ярлык «Softacom CRM

Агент». Он имеет вид:

Рис. 5.4.1 Ярлык для запуска Softacom CRM Агент

Кликнув дважды по ярлыку левой кнопкой мышки Softacom CRM Агент появится в

системном трее. Нажмите на иконку правой кнопкой мышки и выберите функцию

Настройки. Перед вами появится окно «Настройки Softacom CRM Агент», которое имеет

вид:

Рис. 5.4.2 Окно «Настройки Softacom CRM Агент»

В поле Имя пользователя необходимо ввести Admin и Пароль Admin (по умолчанию).

В последующем данные должны соответствовать данным авторизации (см. Окно для

входа в программу) того пользователя, уведомления которого вы хотите получать.

Нажмите .

В Параметры мониторинга необходимо установить опции около тех полей, по

которым вы хотите получать уведомления: напоминания, новые задачи, задачи в

слежении, новые работы, сообщения на доске.

Нажмите для сохранения данных.



51

Softacom CRM Агент обрабатывает всю информацию программы каждые 15 секунд.

При создании напоминания с указанной датой и временем; новой задачи, где пользоватеь

является Исполнителем; закрытии задачи (при условии, что в задаче отмечено «следить за

задачей»); при появлении новых сообщений на доске - на панели задач, в правом нижнем

углу будет появляться уведомление . При его нажатии либо дважды

нажав правой клавишей на иконку, появится окно «Новые уведомления». Оно может иметь

такой вид:

Рис. 5.4.3 Окно «Новые уведомления»

Иконка будет мигать зеленым цветом до тех пор, пока вы не нажмете Отметить

просмотренным.



52

Если вы активно работаете с программой Softacom CRM, то уведомление о

напоминании продублируется и в самой программе. Окно «Добавить / Редактировать

напоминание» появится в то время, которое было указано при создании напоминания и

будет активно до тех пор, пока не будет установлен статус напоминания. Диалоговое окно

«Добавить / Редактировать напоминание» имеет вид:

Рис. 5.4.4 Окно «Добавить / Редактировать напоминание»

Для установления статуса напоминания необходимо нажать кнопку , она будет

мигать желтым цветом до тех пор пока не будет установлен статус напоминания.

Напоминание можно отметить как прочитанное, перенести напоминание, отменить

напоминание либо удалить напоминание.

Если вы хотите создать действие к напоминанию либо создать новое напоминание

нажмите кнопку в нижнем левом углу окна и выберите необходимое

действие.



53

Далее все действия прописаны в такой последовательности,

чтобы вы могли начать работу по проекту и создавать задачи.

6 Создание проекта

Подведем итог вводной информации. Для того чтобы начать непосредственно работу

по клиенту либо процессу:

1. Необходимо создать клиента (см. Окно «Добавление / Редактирование клиента»).

Обязательно должна стоять опция !;

2. Дать доступ пользователю для работы с этим клиентом либо процессом в карточке

клиента либо см. Окно «Добавить / Редактировать пользователя»;

3. На главном окне программы перейти на вкладку Процессы.

Для начала работы с конкретным клиентом либо процессом необходимо создать

проект. В главном окне программы переключитесь на вкладку Процессы и выберите

клиента или процесс (если их несколько), по которому вы хотите создать проект и

нажмите кнопку . Появится окно «Проекты» для создания и редактирования

проектов. Модальное окно имеет вид:

Рис. 6.1.1 Окно «Проекты»



54

Для того чтобы добавить проект по выбранному клиенту либо процессу нажмите

кнопку . Появится диалоговое окно «Редактирование проекта». Оно имеет

вид:

Рис. 6.1.2 Окно «Редактирование проекта»

В поле Название введите название проекта.

В поле Тип из выпадающего списка выберите тип проекта. Если работы по проекту не

являются повторяющимися (см. Окно «Конфигуратор процессов») выберите просто

Проект в работе.

Если есть конкретная дата начала и завершения проекта - выберите нужную дату в поле

Начало и Завершение. Если дата отсутствует – поставьте опцию напротив поля Нет даты

завершения.



55

Для того чтобы назначить участников по работе с данным проектом необходимо

добавить проектные роли. Перейдите на вкладку Ресурсы. Таким образом, окно

«Редактирование проекта» будет иметь вид:

Рис. 6.1.3. Окно «Редактирование проекта»

Для того чтобы назначить участников данного проекта необходимо, чтобы у всех

пользователей был доступ к этому клиенту либо процессу (см. Окно «Добавить /

Редактировать пользователя»). Нажмите кнопку . Перед вами появится

диалоговое окно «Редактирование ресурса проекта». Оно имеет вид:

Рис. 6.1.4. Окно «Редактирование ресурса проекта»

В поле Проектная роль из выпадающего списка выберите роль, которую пользователь

будет занимать по данному проекту. Например, руководитель проекта, проектный

менеджер, консультант, аналитик, начальник отдела, исполнитель и т.д.

В поле Пользователь необходимо выбрать сотрудника, который будет выполнять

выбранную выше роль в данном проекте.

Таким образом, можно добавить всех остальных участников проекта.

После проведенных вышеописанных операций можно приступать непосредственно к

работе по проекту либо процессу.



56

7 Рабочий процесс

Данная функция служит для управления и реализации проекта, посредством создания

работ, планов, мероприятий и других задач, направленных на получение определенного

результата по поставленной заранее цели.

Находясь на Главном окне программы во вкладке «Процессы» нажмите кнопку

. Вы получите модальное окно «Рабочий процесс», которое имеет вид:

Рис. 7.1 Окно «Рабочий процесс»

Данное окно позволяет увидеть ситуацию по проекту. Окно имеет 3 вкладки: список,

диаграмма, журнал проекта.



57

7.1 Окно «Редактирование работы»

Список – это перечень всех планируемых работ для реализации проекта.

Для создания новой работы по проекту нажмите кнопку .

Диалоговое окно «Редактирование работы» имеет вид:

Рис. 7.1.1 Окно «Редактирование работы»

В поле Название необходимо внести работу, которую необходимо будет запланировать

и выполнить.

В поле Для роли из выпадающего списка выбрать для какой роли данная работа

назначена.

В поле Исполнитель автоматически появится ФИО пользователя, которому данная роль

назначена. Если к выбранной роли относится несколько пользователей - из выпадающего

списка необходимо выбрать ФИО пользователя, которому данная работа назначена.

В поле Планируемое начало выполнения определить дату, когда необходимо начать

выполнение работы. В поле Дней указать за какое количество дней эту работу

планируется выполнить.


восприятия диаграммы (см. Окно «Диаграмма хода работы над проектом»).

Поле Статус работы станет активным после сохранения создаваемой работы. После

ее сохранения в данном поле можно будет определить статус работы. Например: не



58

выполнено (по умолчанию), выполнено, не требуется. Как правило, данный статус

указывает Исполнитель либо руководитель проекта.

Если по данной работе отсутствует Планируемое начало выполнения либо данную

работу нужно выполнить после того как будет выполнена другая работа, необходимо

снять опцию Планируемое начало выполнения. В поле Родитель из выпадающего списка

выбрать работу, после которой необходимо выполнить текущую работу.

Во вкладке Комментарий к работе можно внести любую информацию, относящуюся к

данной работе.

Во вкладке Описание работы будет видна информация, внесенная при создании нового

типа проекта в Конфигураторе процессов (см. Окно «Редактирование работы»).

При переходе на вкладку Файлы у вас появится возможность с помощью кнопки

добавлять документы любого формата и количества, относящиеся к

создаваемой работе. Все файлы можно будет открыть, сохранить либо удалить с помощью

правой кнопки мышки. Кнопка служит для обновления данных в открытом

окне «Редактирование работы».

В поле Выполнен по выполнению работы определить на сколько % данная работа

выполнена.

Поле Затраченное время будет активным при изменении статуса работы на Выполнено

либо не требуется. Здесь необходимо указать время, которое затратили на выполнение

работы и поставить опцию. Автоматически на основании данной работы создается задача,

которая будет закрыта и впоследствии отразится в табеле.

Все внесенные работы, при необходимости, можно экспортировать в Excel нажав

.



59

7.2 Диаграмма хода работы над проектом

Диаграмма хода работы над проектом является ключевым инструментом в управлении

проектами и служит для отображения этапов, работ и действий, которые запланированы в

проекте.

После создания списка работ (см. Окно «Редактирование работы») все работы

отображаются в диаграмме. Окно «Рабочий процесс» будет иметь вид:

Рис. 7.2.1 Окно «Диаграмма хода работы над проектом»

Данная диаграмма разработана по принципу диаграммы Ганта и используется для

иллюстрации плана, графика работ по проекту. Ее цель отобразить временные рамки

работ и действий в той последовательности, как они проходят на протяжении проекта.

Ось Y – перечень планируемых работ.

Ось X – сроки выполнения работ.

На диаграмме также отмечены фамилия исполнителя работы, проценты ее выполнения,

указатели последовательности и зависимости работ, метки ключевых моментов, метка

текущего момента времени «Сегодня» и др.

Буквы на графике С и В обозначают выходные дни (суббота и воскресенье).

7.3 Журнал проекта

Вкладка Журнал проекта необходима для создания пометок, комментариев, замечаний

и иной информации по данному проекту. Осуществить это можно с помощью кнопки

.

Все внесенные записи, при необходимости можно экспортировать в Excel нажав кнопку

.

http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B5%D0%BA%D1%82



60

8 Окно «Редактирование задачи»

Взаимодействие сотрудников при работе с клиентами часто встречаются ситуации,

когда один из сотрудников должен передать другому информацию о необходимости

проведения определенной работы с некой компанией. Система Softacom CRM позволяет

скоординировать работу разных сотрудников (при этом не обязательно быть знакомыми

друг с другом), т.к. в системе имеется возможность планирования работ другим

сотрудникам, что позволит успешно работать в одной команде для достижения единой

цели.

Задачи позволяют оптимизировать процесс передачи поручений сотруднику и следить

за их исполнением.

Чтобы запланировать работу другому сотруднику компании, необходимо нажать на

кнопку в таблице Процессы. Для работы с данной функцией должны быть

проведены все действия, описанные в разделе 6. Появится модальное окно «Задачи». Оно

имеет вид:

Рис. 8 Окно «Задачи»

В таблице Задачи записи могут сортироваться по следующим параметрам:

Клиент: клиент либо процесс;

Проект: проект, относящийся к выбранному клиенту либо процессу;

Работа: к какой работе относится задача;

Задачи для: для какого пользователя поставлена задача;

Тип задачи: новая функция, задача и др.;

Статус задачи: не выполнена, выполнена, отменена;

Дата: можно посмотреть задания за определенную дату либо за какой-то период

времени.

По названию столбцов также можно проводить сортировку.



61

Для создания новой задачи нажмите . Диалоговое окно

«Редактирование задачи» имеет вид:

Рис. 8.1 Окно «Редактирование задачи»

В поле Тип можно выбрать тип задачи: новая функция, задача, улучшение, ошибка,

ревизия кода. По умолчанию всегда стоит тип Задача.

В поле Приоритет выбрать приоритет задачи: самый критичный, критичный,

обычный, ниже среднего.

В поле Цвет из выпадающего списка можно выбрать цвет по вашему усмотрению или

оставить тот, что был по умолчанию (белый).

В поле Название необходимо ввести текст задачи, которую необходимо выполнить.

В поле Дата исполнения с помощью выпадающего календаря выберите дату

необходимую для выполнения задачи.

В поле Планируемое время определить количество часов и минут необходимое для

выполнения задания.

В поле Повторять имеется возможность напоминать о каком - то постоянном действии

еженедельно, ежемесячно, ежеквартально, ежегодно. Например, составление отчетов.

Повторная задача создастся для пользователя через несколько секунд после закрытия

основной задачи с новой датой.

В поле Проект из выпадающего списка выбрать проект, к которому относится

поставленная задача.

В поле Работа из выпадающего списка можно выбрать работу, к которой относится

создаваемая задача или оставить по умолчанию < Нет >.

В поле Исполнитель есть возможность выбрать одного либо несколько пользователей,

которые эту задачу будут исполнять.

Во вкладке Описание можно внести любую информацию, относящуюся к данной

задаче.



62

Порядок работы Переноса дат подробно описан в разделе Перенос дат.

Процесс работы с вкладкой Мотивация описан в разделе Мотивация.

Процесс работы с вкладкой Файлы описан в разделе Файлы.

Если поставить опцию Следить за задачей появится возможность слежения за

конкретными задачами в отдельном окне Слежение за задачами в таблице Задачи.

Принцип отправки уведомлений на e-mail исполнителя подробно описан в разделе

Отправка уведомлений на email исполнителя.

Таким образом, можно создавать и планировать персональные задачи.

Все созданные задачи можно экспортировать в Excel нажав кнопку .



63

8.1 Перенос дат

Отсутствие опции в поле Дата исполнения обозначает, отсутствие запланированной

даты исполнения задачи. При повторном входе в созданную задачу с целью изменения

даты необходимо нажать . Появится диалоговое окно «Редактирование даты», оно

имеет вид:

Рис. 8.1.1 Окно «Редактирование даты»

В поле Дата исполнения указываете новую дату, а в поле Причина изменения даты –

соответственно причину, по которой дата исполнения была изменена.



64

Таким образом, в окне «Редактирования задачи» появится новая вкладка Перенос дат,

где можно будет просмотреть все изменения по переносу дат данного действия. Окно

«Редактирования задачи» будет иметь вид:

Рис. 8.1.2 Окно «Редактирование задачи»

В окне можно увидеть Когда перенесли задачу, С какого числа, На какую дату, Кто

перенес и по какой Причине. Данную запись удалять и редактировать нельзя.



65

8.2 Мотивация

Во вкладке Мотивация имеется возможность премировать / депремировать сотрудника

за выполнение либо невыполнение задачи в срок. Данная вкладка активна только при

установлении опции Дата исполнения (если опция не стоит - вкладка Мотивация будет

отсутствовать). При переходе на данную вкладку окно «Редактирование задачи» будет

иметь вид:


Поинт – виртуальная величина, которая может отображать любую денежную единицу.

Если исполнитель закроет задачу в срок - начисленные поинты отразятся в табеле, если

задача буде просрочена в мотивировании данные поинты будут списаны (см. Окно «Мой

табель (рабочее время)»). По итогу за месяц, если задачи были выполнены в

установленную дату и время, поинты будут в плюсе – это премия, в ином случае – штраф.



66

8.3 Файлы

При переходе на вкладку Файлы окно «Редактирование задачи» будет иметь вид:


С помощью кнопки вы можете добавить документы любого формата. Все

файлы можно будет открыть, сохранить либо удалить с помощью правой кнопки мышки.

Кнопка служит для обновления данных в открытом окне «Редактирование

задачи».



67

8.4 Отправка уведомлений на e-mail исполнителя

В программе предусмотрена возможность отправки уведомлений о новых задачах на

электронную почту исполнителя.

Подключение к интернету в этом случае обязательно!

Внизу окна «Редактирование задачи» есть опция Отправить уведомление на e-mail

исполнителя. Если опция отмечена, то после сохранения задачи всем исполнителям будет

отправлено письмо на личную электронную почту (см. окно «Пользователи») с подобным

текстом:

Уважаемый пользователь!

В программе Softacom CRM для Вас создана задача "Задача 1"

Описание задачи: "см. файлы"

Клиент: "Клиент 1."

Проект: "Проект 1"

Работа: "<Нет>"

Тип задачи: "Задача"

Приоритет: "Обычный"

Планируемое время исполнения 2 ч.45 мин.

Дата исполнения: 06.05.2013

Поставил задачу Administrator

Если уведомление успешно было отправлено всем пользователям, в задаче рядом с

данной опцией появится пиктограмма зеленого цвета и при подведении к ней курсора в

отчете будет перечислено кому было отправлено уведомление.

Если при отправке уведомления возникла проблема, после сохранения задачи появится

окно с ошибкой, где будет описано по какой причине не было отправлено уведомление

исполнителю и пиктограмма будет красного цвета . Возможные причины:

отсутствует сеть;

у пользователя не указан e-mail;

пользователь запретил рассылку уведомлений.

Если вы не хотите отправлять уведомление о созданной задаче можете просто убрать

опцию Отправить уведомление на email исполнителя.



68

8.5 Закрытие задачи

При выполнении поставленной задачи в таблице (см. Окно «Редактирование задачи»)

ее необходимо закрыть, чтобы она являлась выполненной. Наведите курсор на

выполненную задачу и нажмите . Появится окно «Разрешение задачи». Окно

имеет вид:

Рис. 8.5.1 Окно «Разрешение задачи»

В поле Резолюция необходимо выбрать состояние задачи: выполнена или отменена.

В поле Исполнитель, по умолчанию, указывается имя пользователя, под которым

прошла авторизация (см. Окно для входа в программу).

В поле Затраченное время необходимо указать фактическое время, за которое была

выполнена задача. И которое впоследствии отобразится в табеле (см. Окно «Мой табель

(рабочее время)»).

В поле Комментарий можно внести любую информацию, характеризующую

резолюцию задачи. После закрытия, данная информация появится во вкладке

Комментарий окна «Редактирование задачи».

Таким образом, каждый сотрудник может создавать задачи самому себе. Клиент –

ФИО сотрудника, Проект – персональные задачи, исполнитель – ФИО сотрудника.

Преимущество для сотрудника – использование возможности как планировщика дел либо

ежедневника; для руководителя – контроль за всей работой персонала (не только по

задачам, которые ему кто-то поставил).

В таблицах все созданные работы и задачи, по умолчанию, в графе План приобретают

определенный цвет:

Зеленый цвет обозначает, что задача выполнена.

Серый цвет – задача отменена.

Оранжевый цвет обозначает, что задачу необходимо выполнить сегодня.

Желтый цвет обозначает, что задачу необходимо будет выполнить завтра.

Розовым цветом выделяются задачи, которые просрочены по сроку выполнения.



69

9 Безопасность

Разработка политики компании в области защиты информации всегда является

сложной задачей, в частности, с моральной точки зрения. Как можно не доверять

сотрудникам, которые работают в компании? Если им не доверяют, то почему они до сих

пор работают в компании, а если доверяют, то зачем скрывать от них часть информации?

Основная реальная угроза клиентской базы компании – неаккуратность собственных

сотрудников. Происходит это потому, что любому человеку свойственно забыть что-либо

сделать, совершать ошибки в письме, случайно нажимать не те кнопки («я даже и не

думал, что это приведет к удалению всей информации»), уходить в отпуск, менять место

работы и т.д.

Информация представляет ценность, если она уникальна и при этом корректна.

Следовательно, основные угрозы для клиентской базы вашей компании это потеря

уникальности (если ваша база попадет в третьи руки) и некорректная информация в базе

(совершены ошибки при занесении, занесена некорректная информация, удалена

корректная информация и т. п.).

В системе Softacom CRM предусмотрены многочисленные возможности по

нейтрализации этих угроз, но компьютерная программа не обладает искусственным

интеллектом, она лишь может напомнить, что вы совершаете определенную операцию и

должны понимать ее последствия, поэтому если сотрудники владеют достаточными

правами на внесение или удаление информации, то компания не застрахована от ошибок.

Эти размышления должны лечь в основу политики информационной безопасности

компании. Ограничения в правах – это не только забота о сохранности и

конфиденциальности информации, но и способ уберечь своих сотрудников от совершения

должностных ошибок (см. Окно «Редактирование роли и прав доступа»).

Коллектив компании Softacom желает Вам успешной и продуктивной

работы с системой Softacom CRM!

Documents

Softacom CRM...С помощью пункта главного меню Nайл | бновить информацию можно обновить все изменения, внесенные