68
KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

KOLAT SAMPOERNA

UNIVERSITY

Page 2: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI··············································································1

KATA PENGANTAR···································································2

MAKSUD & TUJUAN PENULISAN················································3

STANDART OPERATING PROCEDURE·······································4

SOP MUSLAT···········································································5

SOP PENERIMAAN ANGGOTA BARU············································7

SOP PEMBAJAAN & UKT····························································11

SOP KEPENGURUSAN KOLAT·····················································16

SOP KEUANGAN·······································································24

SOP PENYUSUNAN PROGRAM DAN JADWAL LATIHAN··················33

SOP PERAYAAN ULANGTAHUN DAN DEMO·································37

SOP PENGAJUAN PERLOMBAAN·················································40

SOP PEMBUATAN LPJ································································42

SOP ADMINISTRASI SURAT························································45

PENUTUP·················································································48

TIM PENYUSUN········································································49

LAMPIRAN··············································································50

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 1

Page 3: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb.

Puji syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa.

Atas ridho dan rahmat-Nya buku Standard Operating Procedure PPS Betako Merpati Putih ini

telah selesai disusun. Buku ini didedikasikan sepenuhnya untuk membimbing dan

memudahkan anggota generasi selanjutnya untuk melaksanakan kegiatan kepengurusan kolat,

mengadakan suatu kegiatan, dan sebagai acuan oleh anggota. Dilarang keras meng-copy dan

menyebarluaskan buku ini tanpa seizin tertulis dari pengurus Kolat Sampoerna University.

Berdasarkan UU No.19 Tahun 2002, apabila ditemukan adanya pelanggaran yakni

penggandaan buku ini tanpa izin, maka akan dikenakan sanksi sesuai dengan UU No. 19

Tahun 2002 pasal 72 Ayat 2.

Terima kasih kami ucapkan kepada para senior dan pelatih yang telah membantu dan

membimbing tim penyusun dalam penyusunan buku ini.

Kami sebagai tim penyusun berharap agar buku ini dapat digunakan oleh anggota sebagai

acuan sebagaimana mestinya.

Terima Kasih

Wassalamualaikum Wr. Wb

Bogor, 5 September 2013

Tim Penyusun,

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 2

Page 4: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

MAKSUD & TUJUAN PENULISAN

Standard Operating Procedure adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci

bagaimana suatu proses harus dilaksanakan (Federal Emergency Management Agency, 2001)

Buku Standard Operating Procedure ini ditujukan kepada seluruh anggota PPS Betako

Merpati Putih Kolat Sampoerna University, dengan tujuan ;

1. Memberikan informasi yang sama kepada seluruh anggota PPS Betako Merpati

Putih Kolat Sampoerna University dari generasi ke generasi.

2. Memberikan petunjuk, arahan, dan bimbingan untuk mengadakan dan

melaksanakan suatu kegiatan yang harus melalui tahapan-tahapan tertentu sesuai

dengan prosedur (procedural).

Dengan adanya buku Standard Operating Procedure PPS Betako Kolat Sampoerna

University ini, diharapkan seluruh anggota mampu melaksakan program kerja sesuai dengan

tahapan (procedural) yang telah ditetapkan dengan baik dan benar.

Catatan : Segala bentuk Layout, contoh Proposal, dan lain sebagainya berada di Lampiran

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 3

Page 5: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

STANDARD OPERATING PROCEDURE

(SOP)

PPS BETAKO MERPATI PUTIH

KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 4

Page 6: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

STANDARD OPERATING PROCEDURE

MUSYAWARAH KOLAT (MUSLAT)

KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

prosedur : MUSLAT

divisi : Ketua Kolat

nomor dokumen : 1

tanggal berlaku : 19 Februari 2012

revision record : 5 September 2013

tujuan : Melakukan Musyawarah Secara Kekeluargaan

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 5

Page 7: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

1. GENERALISASI MUSLAT

Muslat atau musyawarah kolat merupakan sarana / media bagi kolat untuk meningkatkan

rasa silaturahmi antar anggota, menyelesaikan masalah, mencapai kata mufakat dan

memilih pengurus dengan menjunjung tinggi nilai kekeluargaan.

2. PROSES PENGADAAN MUSLAT

a. Pengurus kolat menentukan waktu dan tempat untuk melaksanakan muslat.

b. 7 hari sebelum muslat dilaksanakan, seluruh anggota kolat pasif maupun aktif wajib

telah mengetahui waktu dan tempat pengadaan muslat, dan apabila muslat diadakan

secara mendadak, maka seluruh anggota kolat pasif maupun aktif wajib sekurang-

kurangnya 3 (tiga) hari sebelum pengadaan muslat mengetahui waktu dan tempat

pelaksanaan muslat.

c. Muslat dibuka oleh ketua kolat yang menjabat.

d. Proses musyawarah dilakukan dengan kidmat dan menjunjung tinggi azaz

kekeluargaan.

e. Sekretaris wajib mencatat setiap hal yang dimusyawarahkan selama muslat

berlangsung.

f. Setelah mencapai kata “mufakat” maka sekretaris wajib menyerahkan catatan hasil

muslat kepada Ketua Kolat. Kemudian, Ketua Kolat akan membacakan kesimpulan /

hasil muslat di depan seluruh anggota kolat.

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 6

Page 8: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENERIMAAN ANGGOTA BARU

KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

prosedur : Penerimaan Anggota baru

divisi : Hubungan Masyarakat dan Sekretaris

nomor dokumen : 1

tanggal berlaku : 18 Februari 2012

revision record : 5 September 2013

tujuan : Menjaga Kehidupan dan Membentuk Penerus Kolat

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 7

Page 9: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

1. GENERALISASI PENERIMAAN ANGGOTA BARU

a. Pada dasarnya mekanisme penerimaan anggota baru Kolat Sampoerna University

sama dengan mekanisme penerimaan siswa baru pada sekolah formal.

b. Penerimaan anggota baru Kolat Sampoerna University terbuka bagi siapapun dan

kapanpun.

2. PENERIMAAN BERSAMA

Penerimaan bersama anggota baru Kolat Sampoerna University adalah penerimaan

anggota baru yang dilaksanakan secara official oleh pengurus.

3. PROSES PENERIMAAN BERSAMA ANGGOTA BARU KOLAT SAMPOERNA

UNIVERSITY

1. Persiapan pengurus

1. Publikasi yang dilakukan oleh pengurus yang bersangkutan (

brocure,pamflet).

2. Pembuatan formulir pendaftaran.

2. Persiapan Demonstrasi dilaksanakan guna menarik minat para calon anggota sesuai

dengan panduan buku Standard Operating Procedure dan jadwal program kerja

kolat. Tahap-tahap persiapan demonstrasi antara lain ;

1. Penyusunan acara demonstrasi.

2. Penentuan lokasi dan waktu.

3. Pembuatan proposal oleh sekretaris atau yang bertugas.

4. Persiapan logistic dan konsumsi.

5. Dan hal yang dibutuhkan lainnya.

3. Pelaksanaan demonstrasi.

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 8

Page 10: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

4. Pencetakan formulir anggota baru.

5. Pembukaan pendaftaraan bersama anggota baru.

6. Calon anggota yang berminat wajib mendatangi pihak kesekretariatan Kolat

Sampoerna University atau tempat yang telah ditentukan untuk meminta formulir

pendaftaran.

7. Calon anggota wajib mengisi formulir pendaftaran dan dokumen yang telah

disediakan.

a. Calon anggota wajib menyerahkan formulir yang telah diisi kepada pihak

kesekretariatan.

b. Calon anggota wajib menyerahkan surat mutasi *apabila merupakan pindahan dari

kolat lain.

4. PENERIMAAN MANDIRI

Penerimaan mandiri anggota baru Kolat Sampoerna University adalah penerimaan yang

dilaksanakan tanpa adanya publikasi ataupun demonstrasi terlebih dahulu dari pengurus

kolat.

5. PROSES PENERIMAAN MANDIRI ANGGOTA BARU KOLAT SAMPOERNA

UNIVERSITY

a. Calon anggota yang berminat wajib mendatangi pihak kesekretariatan Kolat

Sampoerna University untuk meminta formulir pendaftaran.

b. Calon anggota wajib mengisi formulir pendaftaran yang telah didapat.

c. Calon anggota wajib menyerahkan formulir yang telah diisi. Kemudian, pihak

kesekretariatan wajib memberitahukan jadwal dan tempat pelaksanaan latihan.

d. Calon anggota wajib menyerahkan surat mutasi *apabila merupakan pindahan dari

kolat lain.

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 9

Page 11: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

6. CATATAN PENTING

a. Semua anggota yang bergabung bukan merupakan anggota dari perguruan lain.

b. Apabila calon anggota merupakan anggota dari perguruan lain, maka calon anggota

tersebut wajib meninggalkan perguruan yang diikutinya.

c. Apabila calon anggota tidak bersedia, maka calon anggota tidak diperbolehkan

mengikuti program latihan tanpa izin dari pelatih PPS Betako Merpati Putih Kolat

Sampoerna University.

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 10

Page 12: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

STANDART OPERATING PROCEDURE

UJIAN KENAIKAN TINGKAT DAN PEMBAJAAN

KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

prosedur : Pelaksanaan Pembajaan dan UKT

divisi : UKT & Acara

nomor dokumen : 1

tanggal berlaku : 19 Februari 2012

revision record : 5 September 2013

tujuan : Membentuk Karakter dan Mental Anggota yang

Diharapkan Mampu Mengambil Keputusan dengan Tepat

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 11

Page 13: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

2. GENERALISASI PEMBAJAAN

Pembajaan merupakan salah satu tradisi perguruan yang tidak dimiliki oleh perguruan

lain. Pembajaan merupakan suatu sarana untuk menempa mental dan membangun

karakter calon anggota sebelum menjadi anggota Merpati Putih. Calon anggota wajib

mengikuti latihan minimal selama 3-6 bulan sebelum melakukan pembajaan.

3. PELAKSANAAN PEMBAJAAN

a. Pengurus menentukan tanggal pelaksanaan dan susunan panitia pelaksananya.

b. Panitia pelaksanaan menentukan keanggotaannya dan merapatkan;

1. Jumlah biaya administrasi yang dibutuhkan.

2. Menyusun susunan acara.

3. Menentukan tempat – tempat yang akan digunakan.

4. Jumlah senior yang diundang.

5. Biaya administrasi untuk senior.

6. Total uang khas yang harus disetor ke cabang.

7. Dan hal lain yang perlu dipersiapkan.

c. Setelah seluruh kepanitiaan terbentuk, panitia membuat proposal guna diberikan

kepada pihak yang bersangkutan (Sekolah) selambat-lambatnya 2 minggu sebelum

hari pelaksanaan.

d. Selama proses persetujuan proposal kegiatan, panitia menyiapkan segala sesuatu yang

dibutuhkan;

1. Pendataan calon anggota.

2. Pengumpulan biaya administrasi.

3. Pengukuran baju seragam calon anggota.

4. Pemesanan baju seragam calon angggota.

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 12

Page 14: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

5. Sekretaris menyiapkan undangan untuk senior dari cabang.

6. Bendahara menyiapkan segala keuangan yang dibutuhkan.

7. Menyiapkan alat medis yang dibutuhkan.

8. Dan menyiapkan hal-hal lainya yang dibutuhkan (meliputi surat izin tempat).

e. Setelah proposal disetujui, maka penitia mengirimkan surat pemberitahuan ke cabang,

dengan menggunakan e-mail ataupun jasa pengiriman lainnya selambat-lambatnya

sehari setelah proposal disetujui dan sekurang-kurangnya dua minggu sebelum

kegiatan.

f. Apabila tidak ada respon dari cabang atas surat yang dikirimkan, panitia hendaknya

menghubungi salah satu pengurus cabang untuk mengonfirmasi ulang keputusan

cabang.

g. Ketika di hari pelaksanaan, panitia pelaksana melakukan briefing dengan seluruh

panitia maupun senior yang datang dari cabang, mengenai susunan acara, tempat yang

digunakan dan mengenai kesehatan calon anggota sehingga tidak terjadi hal – hal

yang tidak diinginkan.

h. Selama acara berlangsung, Div. Dokumentasi wajib mendokumentasikan kegiatan

sebagai arsip kolat.

i. Setelah acara selesai panitia wajib membersihkan tempat yang digunakan selama

acara berlangsung.

j. Panitia membuat LPJ ( Laporan Pertanggung Jawaban ) kepada pengurus kolat

mengenai acara yang telah berlangsung.

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 13

Page 15: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

4. PELAKSANAAN UJIAN KENAIKAN TINGKAT

a. Pengurus menentukan tanggal pelaksanaan sesuai program kerja dan panitia

pelaksananya.

b. Panitia pelaksana menentukan keanggotaannya dan merapatakan;

1. Jumlah biaya administrasi yang dibutuhkan.

2. Menyusun susunan acara.

3. Menentukan tempat – tempat yang akan digunakan.

4. Jumlah senior yang diundang.

5. Biaya administrasi untuk senior.

6. Total uang khas yang harus di setor ke cabang.

c. Setelah seluruh kepanitiaan terbentuk, panitia membuat proposal guna di berikan

kepada pihak yang bersangkutan ( Sekolah ) selambat-lambatnya 2 minggu sebelum

hari pelaksanaan.

d. Selama proses persetujuan proposal kegiatan, panitia menyiapkan segala sesuatu yang

dibutuhkan;

- Pendataan anggota yang mengikuti UKT.

- Pengumpulan biaya administrasi.

- Penghitungan jumlah sasaran yang dibutuhkan sesuai dengan jumlah anggota

yang mengikuti UKT.

- Pemesanan sasaran. Pemesanan dapat dilakukan di Cabang, atau dikordinasikan

dengan pelatih.

- Sekretaris menyiapkan undangan untuk senior penguji dari cabang.

- Bendahara menyiapkan segala keuangan yang dibutuhkan.

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 14

Page 16: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

- Menyiapkan alat medis yang dibutuhkan.

- Dan menyiapkan hal-hal lainya yang dibutuhkan.

e. Setelah proposal disetujui, maka panitia mengirimkan surat pemberitahuan ke cabang,

dengan menggunakan e-mail ataupun jasa pengiriman lainnya selambat-lambatnya

sehari setelah proposal disetujui dan sekurang-kurangnya dua minggu sebelum

kegiatan.

f. Apabila tidak ada respon dari cabang atas surat yang dikirimkan, panitia hendaknya

menghubungi salah satu pengurus cabang untuk mengonfirmasi ulang keputusan

cabang.

g. Ketika di hari pelaksanaan, panitia pelaksana melakukan briefing terlebih dahulu

dengan seluruh panitia maupun senior yang datang dari cabang, mengenai susunan

acara, tempat yang digunakan dan mengenai kesehatan calon anggota sehingga tidak

terjadi hal – hal yang tidak diinginkan.

h. Selama acara berlangsung, Div. Dokumentasi wajib mendokumentasikan kegiatan

sebagai arsip kolat.

i. Setelah acara selesai panitia wajib membersihkan tempat yang digunakan selama

acara berlangsung.

j. Panitia membuat LPJ ( Laporan Pertanggung Jawaban ) kepada pengurus kolat

mengenai acara yang telah berlangsung.

5. PROSES PEMBELIAN

a. Pembelian ke cabang

Pembelian material UKT maupun pembajaan yang dibutuhkan, hendaknya dipesan

minimal 1 bulan 15 hari sebelum hari-H.

b. Pembelian mandiri

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 15

Page 17: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

Material yang dibutuhkan dapat dibeli langsung ke tempat yang telah di tentukan.

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 16

Page 18: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

STANDART OPERATING PROCEDURE

PENYUSUNAN PENGURUS ORGANISASI

KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

prosedur : Penyusunan Organisasi

divisi : Utama

nomor dokumen : 1

tanggal berlaku : 19 Februari 2012

revision record : 5 September 2013

tujuan : Cara Menyusun Pengurus yang Berkompeten dan Efektif

dengan Tepat

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 17

Page 19: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

1. GENERALISASI PENGURUS KOLAT

Pengurus kolat merupakan anggota Kolat yang merasa dirinya mampu dan dipilih

oleh anggota untuk menjadi anggota yang bertanggung jawab dalam mengurus

kebutuhan Kolat. Pemilihan atau pergantian kepengurusan Kolat dilakukan setahun

sekali dalam Muslat rutin tahunan, atau dapat dilakukan kapanpun bila keadaan

mendesak.

2. PROSES PEMILIHAN PENGURUS KOLAT

a. Pemilihan pengurus kolat di tentukan dari hasil muslat ( musyawarah kolat ) yang

keputusannya di ambil secara musyawarah untuk mencapai mufakat oleh para anggota

dengan adil dan tidak ada paksaan ataupun subjektivitas dalam memilih.

b. Langkah pertama, dalam muslat ( musyawarah kolat ) yang di tentukan adalah ketua

kolat terlebih dahulu. Pemilihan ketua kolat dapat dilakukan dengan beberapa cara;

1. Pemilihan ketua kolat terbuka untuk semua anggota kolat tanpa terkecuali. Setiap

anggota kolat memiliki hak untuk mencalonkan dirinya sebagai kandidat ketua

kolat.

Apabila terdapat lebih dari satu anggota yang mencalonkan dirinya untuk menjadi

ketua kolat maka akan dilakukan pemilihan secara voting dari anggota kolat.

Apabila hanya ada satu anggota yang mecalonkan diri sebagai calon Ketua Kolat

maka akan berlaku ketentuan berikut.

i. Apabila terdapat 50% ( Lima Puluh Persen ) lebih satu anggota

kolat atau lebih yang setuju untuk menjadikan “Sang Calon

Tunggal Ketua Kolat” sebagai ketua kolat, maka “Sang Calon

Tunggal Ketua Kolat” akan diangkat menjadi ketua kolat.

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 18

Page 20: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

ii. Namun apabila terdapat kurang dari 50% ( Lima Puluh Persen )

lebih satu anggota kolat yang setuju maka “Sang Calon Tunggal

Ketua Kolat” tersebut tidak bisa di angkat menjadi ketua kolat. Dan

dianggap tidak ada yang mencalonkan diri sebagai kandidat ketua

kolat.

2. Apabila tidak ada yang mengajukan diri sebagai kandidat ketua kolat maka akan

dilakukan pemilihan umum secara bebas. Dengan cara, setiap anggoata dapat

memilih siapapun untuk menjadi ketua kolat. Nama dengan jumlah terbanyak

akan menjadi ketua kolat. Pemilihan dengan metode ini lebih baik dilakukan

secara voting untuk menyingkat waktu.

c. Setelah ketua kolat terpilih, selanjutnya menentukan keanggotaan pengurus Kolat.

Terdapat dua cara;

1. Ketua kolat terpilih menyelenggarakan muslat kedua untuk menentukan

keanggotaan pengurus Kolat. Anggota dapat mencalonkan diri sebagai

pengurus kolat dibawah naungan ketua kolat yang terpilih.

2. Apabila cara diatas tidak membuahkan hasil maka, Ketua kolat terpilih

dapat memilih kepengurusannya secara objektif.

d. Setelah terpilih dan terbentuknya pengurus kolat generasi yang baru maka tugas yang

diemban antara lain;

- Membuat bagan struktur organisasi kepengurusan Kolat yang baru.

- Merencanakan program kerja dengan tidak lupa mengikut sertakan program

kerja pengurus Kolat sebelumnya yang belum terlaksana dan masih

memungkinkan untuk dilaksanakan oleh pengurus yang baru.

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 19

Page 21: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

- Dua hal di atas harus di-printout / dicetak dan diserahkan kepada pengurus

sebelumnya ataupun senior guna ditindak lanjuti dan diserahkan kepada

pelatih.

e. Setelah tahap – tahap di atas terlaksana maka akan dilakukan pelantikan pengurus

kolat yang baru oleh pengurus kolat yang sebelumnya bersama pelatih.

3. SYARAT MENJADI PENGURUS KOLAT

a. Secara umum

1. Bertanggung jawab atas kewajiban sesuai dengan tugas yang diemban.

2. Jujur dalam melaksanakan kewajiban sesuai dengan tugas divisi.

3. Merupakan anggota aktif.

4. Dapat dipercaya dalam mengemban tugas yang telah diamanahkan.

5. Cekatan dalam menyelesaikan tugas yang mendadak.

6. Komunikatif, dalam melaporkan segala bentuk laporan bulanan, LPJ, maupun

akhir tahun.

7. Berpendirian teguh.

8. Berkepala dingin dalam menyelesaikan masalah.

b. Ketua Kolat

1. Siap sedia dalam segala kondisi, dengan kata lain mendedikasikan diri

sepenuhnya kepada kolat tanpa meninggalkan kewajibannya yang lain.

2. Berani memperjuangan kolat dari pihak manapun, berkomitmen, berintegritas dan

amanah.

3. Tepat waktu dalam melakukan tugas yang dimiliki dalam urusan kolat.

4. Mengutamakan kepentingan kolat di atas kepentingan pribadi.

c. Sekretaris

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 20

Page 22: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

1. Merupakan orang yang ulet dalam menulis, bersedia membuat catatan dari setiap

hasil rapat maupun hal penting lainnya.

2. Rapi dan terstruktur dalam pembukuan sebagai laporan pertanggungjawaban

kepada ketua kolat.

d. Bendahara

1. Teliti dalam menghitung dan mengatur keuangan kolat.

2. Rapid an jelas dalam pembukuan keuangan kolat.

e. Diklat / Penanggung jawab latihan

1. Menguasai materi Merpati Putih dengan baik.

2. Bersediam melaksanakan kegiatan kolat, dan berpartisipasi dalam kegiatan-

kegiatan yang diadakan kolat.

3. Hadir ketika proses latihan berlangsung.

4. Membuat program kerja dan program latihan selama menjabat sebagai diklat.

f. UKT

1. Mampu berkomunikasi dan meng-update informasi dari cabang mengenai UKT

bersama dari cabang.

2. Mampu menentukan lokasi dan waktu yang tepat dan menangani kegiatan UKT

apabila mengadakan ujian mandiri.

g. Prestasi

1. Merupakan anggota yang aktif dalam media sosial.

2. Anggota yang update dalam setiap informasi maupun berita baru.

3. Anggota yang memilik hubungan sosial yang baik dengan masyarakat luar.

4. Mampu memotivasi anggota lainnya agar lebih giat berlatih.

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 21

Page 23: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

5. Memiliki program latihan atau mampu menjalankan program latihan yang ada

dengan semestinya.

h. Acara

1. Mampu mengetahui dan mengingat tanggal suatu acara yang rutin di adakan oleh

kolat/perguruan.

2. Berani bertanggung jawab sepenuhnya dalam seluruh kegiatan yang diadakan

oleh kolat.

3. Mampu menjadi motor dalam setiap acara yang diadakan kolat.

4. Mampu memberi solusi untuk setiap masalah yang dimiliki kolat dalam

mengadakan suatu acara.

i. Humas

1. Memiliki jaringan yang luas dengan dunia luar guna mempermudah penyebaran

maupun penerimaan berita.

2. Komunikatif terhadap sesama anggota dan non-anggota.

3. Berani untuk memulai percakapan dengan orang baru guna memperluas jaringan.

4. Pintar berinteraksi mengambil perhatian (attractive).

j. Apabila ada pertambahan divisi, dapat menyesuaikan dengan kondisi, tugas, dan

fungsi divisi yang ditambahkan.

4. PENYELESAIAN MASALAH DALAM KOLAT

a. Senior / Ketua kolat membuat musyawarah dengan anggota yang bersangkutan.

b. Setiap masalah yang terdapat dalam kolat wajib diselesaikan dengan musyawarah

dan kepala dingin. Hingga tercapai kata “MUFAKAT”.

c. Apabila masalah tersebut bersifat internal (dalam kepengurusan, dalam sesama

tingkatan, antar individu dan sebagainya ) hendaknya diselesaikan secara internal.

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 22

Page 24: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

d. Namun apabila masalah yang terdapat dalam kolat merupakan masalah yang

berasal dari pihak luar maupun dalam yang dapat mengganggu Kolat hendaknya

dibicarakan dalam muslat dengan seluruh anggota kolat, dan diambil tindakan yang

tepat.

5. LAPORAN PER DIVISI SECARA UMUM

a. Setiap divisi wajib melaporkan hasil kerjanya perbulan kepada ketua kolat yang

dikemas dalam Laporan Pertanggung Jawaban sesuai dengan divisi masing-

masing. Seperti contoh :

1. Sekretaris, melakukan pembukuan mengenai segala bentuk administrasi yang

telah dilakukan dalam satu bulan terakhir, menyusun hasil rapat, dan

menuliskan agenda yang akan datang.

2. Bendahara, melakukan pembukuan segala bentuk arsip keuangan beserta bukti

pemakaiannya yang telah di gunakan dalam satu bulan terakhir, dan mecatat

iuran khas wajib perbulan oleh anggota.

3. Diklat, melaporkan hasil latihan, kekurangan, dan kendala yang dialami

selama latihan setiap hari kepada ketua kolat, dan mengemasnya dalam

laporan bulanan yang menunjukan progress latihan.

4. Divisi yang lain membuat laporan sesuai dengan tugas divisi masing-masing.

b. Segala bentuk laporan yang diberikan kepada ketua kolat haruslah sesuai dengan

susunan dan kriteria LPJ ( Laporan Pertanggung Jawaban ).

c. Laporan yang diserahkan wajib berbentuk printout dan beserta softfile-nya.

d. Laporan yang di berikan dapat dipertanggung jawabkan.

e. Setelah menerima laporan, ketua kolat memeriksa isi laporan.

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 23

Page 25: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

f. Apabila terdapat keganjilan, maka pembuat laporan bersedia untuk dimintai

keterangan.

g. Apabila semua laporan telah diperiksa dan tidak ada keganjilan, maka ketua kolat

wajib menyimpannya dalam tempat penyimpanan arsip kolat guna digunakan

kembali apabila dibutuhkan.

STANDARD OPERATING PROCEDURE

KEUANGAN KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

prosedur : Pemasukan dan Pengeluaran Kas

divisi : Keuangan

nomor dokumen : 1

tanggal berlaku : 18 Februari 2012

revision record : 5 September 2013

tujuan : Memenuhi Kebutuhan Keuangan Kolat

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 24

Page 26: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

1. GENERALISASI SISTEM KEUANGAN KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

a. Sistem keuangan Kolat Sampoerna University mengadopsi sistem keuangan dua pintu

yang memisahkan fungsi kendali dan otorisasi keuangan (Controller) dengan fungsi

pemegangan kas organisasi (Treasurer).

b. Fungsi kendali dan otorisasi keuangan dilakukan oleh Bendahara Umum I

(Controller).

c. Fungsi pemegangan kas organisasi dilakukan oleh Bendahara Umum II (Treasurer).

2. TUGAS DAN WEWENANG BENDAHARA UMUM I DAN BENDAHARA

UMUM II

a. Bendahara Umum I (Controller). Tugas-tugas dan

tanggung jawabnya adalah :

1. Bertanggung jawab kepada Ketua Umum.

2. Bertanggung jawab tehadap pengelolaan keuangan Kolat Sampoerna University.

3. Memiliki wewenang untuk mengeluarkan dana kas Kolat Sampoerna University

untuk berbagai keperluan organisasi yang bersifat penting-mendesak.

4. Membuat laporan keuangan dan SOP Keuangan Kolat Sampoerna University.

5. Turut serta secara aktif dalam memberikan pertimbangan dan membantu kontrol

keuangan berkaitan dengan acara-acara dan kepanitiaan-kepanitiaan di bawahnya .

6. Membuat rancangan pemasukan dana dan penggunaanya bersama Bendahara

Umum II (Treasurer).

7. Menyimpan dan memberikan bukti transaksi kepada pihak yang bersangkutan.

8. Membuat catatan keuangan awal sesuai dengan bukti transaksi.

9. Membuat laporan keuangan akhir bersama Bendahara Umum II (Treasurer).

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 25

Page 27: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

10. Mengurus segala surplus keuangan dalam bentuk dokumen atau memo.

b. Bendahara Umum II (Treasurer).

Tugas-tugas dan tanggung jawabnya adalah :

1. Bertanggung jawab kepada Ketua Umum.

2. Bertanggung jawab terhadap pengumpulan keuangan Kolat Sampoerna

University.

3. Memiliki wewenang untuk mengeluarkan dana kas Kolat Sampoerna University

untuk berbagai keperluan organisasi yang bersifat penting-mendesak.

4. Membantu Bendahara Umum (Controller) dalam membuat SOP keuangan Kolat

Sampoerna University.

5. Turut serta secara aktif dalam memberikan pertimbangan dan membantu kontrol

keuangan berkaitan dengan acara-acara dan kepanitiaan-kepanitiaan di bawahnya.

6. Membuat rancangan pemasukan dana dan penggunaanya bersama Bendahara

Umum I (Controller).

7. Menyimpan dan menyalurkan dana secara kas kepada pihak yang bersangkutan.

8. Membuat catatan keuangan awal berdasarkan keadaan secara kas secara nyata.

9. Membuat laporan keuangan akhir bersama Bendahara Umum I (Controller).

10. Mengurus segala surplus keuangan dalam bentuk dana kas.

11. Mengingatkan setiap anggota untuk mengeluarkan kas keanggotaan untuk kas

kolat.

3. SUMBER DANA/PENERIMAAN KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

Sumber Dana/Penerimaan KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY antara lain:

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 26

Page 28: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

- Dana Kolat, yaitu dana yang disediakan oleh Anggota MP Kolat Sampoerna

University untuk kegiatan program kerja Kolat Sampoerna University.

- Dana yang diwariskan dari kepengurusan sebelumnya.

- Dana bantuan dari organisasi lain.

- Dana pinjaman dari pemegang dana lebih.

4. DEFINISI KAS SOSIAL, KAS OPERASIONAL/ UMUM, DAN KAS ANGGOTA

a. Kas Sosial adalah bagian dari kas milik Kolat Sampoerna University yang

penggunaannya terbatas (restricted) untuk kegiatan sosial kemanusiaan, seperti

bantuan untuk anggota keluarga MP Kolat Sampoerna University.

b. Kas Operasional/umum adalah kas milik Kolat Sampoerna Universityyang

penggunaannya adalah untuk menunjang aktivitas pelatihan dan kegiatan lain dalam

Kolat Sampoerna University.

c. Kas Anggota adalah kas milik Kolat Sampoerna University yang penggunaannya

adalah untuk melaksanakan aktivitas Kolat termasuk untuk melaksanakan seluruh

program kerja Kolat.

d. Kas Anggota mencakup dana Anggota dan dana turunan. Dana turunan bersifat

sebagai dana abadi Kolat Sampoerna University.

e. Penggunaan kas anggota, kas sosial, dan kas operasional adalah atas persetujuan

(otorisasi) dari Bendahara Umum (Controller).

f. Jika dana anggota yang ditentukan dalam rencana berlebih, maka sisa dana tersebut

akan dimasukkan ke dalam kas kolat.

g. Pemakaian kas sosial non-budgeter berdasarkan pertimbangan Controller, dengan

keputusan diambil melalui rapat.

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 27

Page 29: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

h. Kas Sosial hanya dipakai dalam keadaan mendesak, dengan status sebagai pinjaman

yang harus dikembalikan dan disetujui oleh Controller dan Ketua Kolat Sampoerna

University.

i. Kas Sosial yang dipakai adalah 50% dari kas sosial yang ada.

5. PROSEDUR PERMINTAAN DAN PENGGUNAAN DANA

1. Syarat Pengajuan Permintaan Dana

- Maksimal sebesar yang dianggarkan dalam program kerja yang disahkan dalam

proposal.

- Pembayaran anggaran diserahkan setelah bukti pembayaran yang valid

diserahkan kepada Bendahara Umum Kolat Sampoerna University.

2. Prosedur Permintaan Dana

Prosedur permintaan dana ini merupakan tahapan-tahapan teknis yang harus dilalui

dalam melakukan permintaan dana pada Bendahara Umum Kolat Sampoerna

University beserta surat legalitas yang diperlukannya, yaitu:

1. Masing-masing divisi yang memerlukan dana untuk melaksanakan program

kerja yang telah ditetapkan mengisi surat resmi permintaan dana.

2. Surat resmi permintaan dana yang telah diisi tersebut lalu diajukan pada

Bendahara Umum controller untuk dicek pada anggaran yang tersedia.

3. Jika ternyata dana yang tersedia tidak mencukupi, maka akan disampaikan

kembali bahwa dana tidak tersedia.

4. Setelah menyetujui, Bendahara Umum akan mengeluarkan lembar penarikan

kas. Pemohon dana menyerahkan lembar penarikan kas kuitansi permohonan

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 28

Page 30: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

dana kepada treasurer. Kemudian treasurer akan memeriksa validasi kuitansi

(terdapat tanda tangan controller) maka treasurer akan memberikan uang

sebesar yang diminta.

5. Apabila dirasakan bahwa akan ada kegiatan yang tidak terencana dan

membutuhkan dana dalam waktu dekat, maka setiap divisi diharapkan

membuat surat permohonan resmi dengan tanda tangan Ketua divisi dengan

persetujuan Ketua Kolat.

6. Apabila surat tersebut disetujui maka permintaan dana tersebut akan

diakumulasikan dengan keseluruhan permintaan dana divisi yang bersangkutan

dan tidak akan ditambahkan.

6. PROSES PENGEMBALIAN DANA DAN PENYETORAN KAS

1. Penyetoran dana dilakukan oleh anggota dan diterima oleh bendahara II yang akan

masuk ke dalam kas Kolat Sampoerna University.

2. Penyetoran dana dilakukan oleh anggota kepada bendahara II dilakukan satu kali per

bulannya.

7. PROFIT DAN LOSS SHARING

1. Profit Sharing

Hal yang dimaksud dengan profit adalah net profit, yaitu keuntungan bersih setelah

dikurangi dana-dana operasional kegiatan yang dibebankan kepada Kolat Sampoerna

University.

Profit Sharing dapat dilakukan apabila program kerja dan kepanitiaan Kolat

Sampoerna University mendapatkan pendapatan yang lebih besar dari pengeluaran.

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 29

Page 31: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

2. Loss Sharing

Loss sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima kepanitiaan lebih kecil

daripada pengeluarannya.

Persyaratan Loss sharing adalah sebagai berikut:

1. Setiap kepanitiaan wajib mengikuti hearing berkala yang diadakan oleh

Kepengurusan untuk memantau kondisi operasional dan keuangan kepanitiaan.

2. Setiap kepanitiaan wajib memberitahukan keadaan keuangan yang sebenarnya

secara berkala setiap 1 bulan sekali kepada Bendahara Umum.

8. LPJ KHUSUS KEUANGAN

1. Bentuk laporan keuangan Kolat Sampoerna University adalah neraca dan laporan

aktivitas keuangan.

2. Laporan keuangan untuk transparansi eksternal akan diterbitkan dua kali dalam satu

tahun kepengurusan (di tengah dan di akhir), berupa neraca & laporan aktivitas

keuangan yang dipublikasikan melalui media social (facebook)

3. Laporan keuangan untuk transparansi eksternal juga akan diterbitkan dalam bentuk

Laporan Bulanan Penerimaan dan Penggunaan Dana Anggaran yang dipublikasikan

pada media social (facebook) setiap akhir minggu di bulan Mei dan Desember.

4. Publikasi atas laporan keuangan Kolat Sampoerna University juga akan dilakukan via

website yang dikelola oleh orang dalam.

5. Bendahara divisi wajib membuat laporan keuangan divisi secara berkala 1 bulan

sekali dalam bentuk : Laporan Bulanan Penerimaan dan Penggunaan Dana Anggaran.

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 30

Page 32: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

6. Laporan keuangan tersebut di buat rangkap dua, satu rangkap untuk arsip departemen

yang bersangkutan dan satu rangkap diserahkan kepada Bendahara Umum Controller

7. Laporan keuangan kegiatan → menyajikan posisi keuangan kepanitiaan suatu

kegiatan.

8. Standardisasi → menciptakan keseragaman penyajian sehingga dapat dipahami,

diperbandingkan, dan dapat digunakan oleh pihak pengguna laporan keuangan.

9. Laporan keuangan terdiri atas :

• Penerimaan

• Pengeluaran

• Laba/Rugi

10. Pos penerimaan dirinci berdasarkan item-item penerimaan yang ada dan diurutkan

dari tanggal penerimaan keuangan.

11. Item penerimaan disajikan dengan menyebutkan:

• Tanggal penerimaan

• Jenis penerimaan

• Jumlah penerimaan

• Total penerimaan

12. Pos pengeluaran dirinci berdasarkan item-item pengeluaran yang dibagi berdasarkan

seksi-seksi kepanitiaan dan diurutkan dari tanggal pengeluaran.

13. Item pengeluaran disajikan dengan menyebutkan:

• Tanggal pengeluaran

• Jenis pengeluaran

• Jumlah pengeluaran per item

• Total pengeluaran

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 31

Page 33: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

14. Setiap item harus dilengkapi dengan bukti penerimaan atau pengeluaran uang, dan

diberikan kode.

15. Asumsi dasar dalam pembuatan laporan keuangan adalah dasar akrual dan kas (akrual

= pencatatan akun yang belum riil secara kas, misal: piutang, pendapatan.)

16. Laporan keuangan haruslah memenuhi kriteria berikut:

• Understandable (dimengerti)

• Relevant (Relevan)

• Reliable (dapat dipercaya)

• Comparability (dapat dibandingkan)

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 32

Page 34: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

STANDART OPERATING PROCEDURE

PENYUSUNAN PROGRAM LATIHAN DAN JADWAL LATIHAN

KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

prosedur : Penyusunan Program Latihan dan Jadwal latihan

divisi : Diklat

nomor dokumen : 1

tanggal berlaku : 19 Februari 2012

revision record : 5 September 2013

tujuan : Menentukan Cara dan Program yang Tepat Untuk

Meraih Hasil Latihan yang Optimal

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 33

Page 35: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

1. GENERALISASI PENYUSUNAN PROGRAM LATIHAN DAN JADWAL

LATIHAN

a. Pengurus kolat menyusun program latihan yang akan dilaksanakan. Program

tersebut harus disusun secara terstruktur dan dilaksanakan dengan tepat.

b. Penyusunan program latihan ini dilaksananakn sekurang-kurangnya seminggu

sebelum latihan dilaksanakan.

c. Dalam pembuatan program latihan tersebut harus dicantumkan nama penyusun

dan juga pihak yang akan bertanggung jawab dalam latihan pada hari tersebut.

d. Setelah program latihan dibuat. Setiap anggota yang bertugas pada saat latihan

harus memiliki handbook-nya. Artinya program latihan ini harus berupa hardfile.

e. Pihak penyusun harus mampu membuat dua jenis program latihan, sebagai rencana

cadangan.

f. Perlu diingat bahwa penyusunan program latihan ini harus berdasarkan

kesepakatan bersama dan pemahaman yang sama.

1. Penyusunan Program Latihan

1. Pemilihan Materi

a. Materi yang akan disampaikan harus sesuai tingkatan untuk menciptakan

kestrukturan dalam hal penyampaian materi.

b. Pihak yang menyampaikan materi sepenuhnya pakem dalam materi yang akan

disampaikan untuk menghindari adanya permasalahan.

c. Pemilihan materi harus dihadiri semua pengurus kolat yang bertugas dalam divisi

tersebut.

d. Perlu diingat pemilihan materi harus berdasarkan keputusan bersama.

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 34

Page 36: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

2. Pemilihan Waktu

a. Waktu pelaksanaan yang dilakukan secara tepat berdasarkan waktu yang

ditentukan oleh pihak sekoah dan kesepakatan anggota kolat.

b. Pemilihan waktu harus memperhatikan kegiatan-kegiatan sekolah lainnya. Hal

ini untuk menghindari adanya tabrakan kegiatan.

c. Jika terjadi tabrakan. Pihak pengurus harus meminta izin terlebih dahulu untuk

melaksanakan latihan atau menunda latihan kepada pihak sekolah yang memiliki

kegiatan yang bersamaan dengan waktu latihan.

d. Jika ada latihan tambahan, pihak pengurus memberitahukan waktunya sekurang

– kurangnya tiga hari sebelum pelaksanaan..

e. Perlu diingat pemilihan waktu latihan juga dilaksanakan berdasarkan kesepakatan

bersama.

3. Pengaturan Tempat Latihan

a. Penggunaan tempat latihan berdasarkan ketentuan dari sekolah.

b. Jika ada permasalahan yang menyebabkan tidak bisa menggunakan tempat

latihan yang sudah ditentukan. Pengurus harus secepatnya menentukan tempat

lain yang bisa digunakan.

c. Tempat latihan setiap tingkatan harus dipisahkan. Hal ini untuk menghindari

adanya ketidakteraturan latihan. Mencegah adanya materi yang salah sasaran.

4. Pemilihan Penanggung jawab Lapangan

a. Penanggung jawab lapangan yang akan dipilih minimal Tingkat Balik.

b. Pengurus kolat memastikan latihan dilaksanakan dengan didampingi

penanggung jawab.

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 35

Page 37: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

c. Perlu diingat, pemilihan penanggung jawab ini harus berdasarkan kesepakatan

pihak yang akan menjadi penanggung jawab lapangan itu sendiri.

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 36

Page 38: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PERAYAAN ULANG TAHUN & DEMO

KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

prosedur : Demonstrasi dan Perayaan Ulang Tahun

divisi : Kegiatan

nomor dokumen : 1

tanggal berlaku : 19 Februari 2012

revision record : 5 September 2013

tujuan : Menarik Perhatian Masyarakat Sekitar dan Mensyukuri

atas Keberlangsungan Umur Kolat

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 37

Page 39: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

1. GENERALISASI DEMONSTRASI DAN ULANG TAHUN KOLAT

Demonstrasi dalam PPS Betako Merpati Putih merupakan sarana untuk mempromosikan

perguruan di mata masyarakat.

Ulang tahun Kolat Sampoerna University bertepatan pada tanggal 18 Februari.

2. PROSES PENYELENGGARAAN DEMONSTRASI DAN ULANG TAHUN

KOLAT

a. Menentukan tanggal pelaksanaan sesuai program kerja dan ketua panitia

pelaksananya.

b. panitia menentukan keanggotaannya dan merapatakan;

1. Jumlah biaya administrasi yang dibutuhkan.

2. Menyusun susunan acara.

3. Menentukan tempat – tempat yang akan digunakan.

c. Membuat proposal guna di berikan kepada pihak yang bersangkutan ( Sekolah )

minimal 2 minggu sebelum hari pelaksanaan.

d. Selama proses persetujuan proposal kegiatan, panitia menyiapkan segala sesuatu

yang dibutuhkan;

1. Pembelian sasaran yang dibutuhkan dalam kegiatan.

2. Div. Humas melakukan sounding ke audience sasaran dengan menggunakan

pamphlet, brochure, pengumuman yang ditempel atau hal lain semacamnya.

3. Menyiapkan alat medis yang dibutuhkan.

4. Dan menyiapkan hal-hal lainya yang dibutuhkan.

e. Melakukan briefing dengan seluruh panitia mengenai susunan acara, tempat, dan

hal yang bersangkutan dengan kegiatan sebelum acara dimulai.

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 38

Page 40: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

f. Div. Dokumentasi mendokumentasikan seluruh kegiatan.

g. Melakukan pembersihan segala tempat yang digunakan setelah acara selesai.

h. Panitia membuat LPJ ( Laporan Pertanggung Jawaban ) kepada pengurus kolat

mengenai acara yang telah berlangsung.

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 39

Page 41: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENGAJUAN PERLOMBAAN

KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

prosedur : Perlombaan

divisi : Prestasi

nomor dokumen : 1

tanggal berlaku : 18 Februari 2012

revision record : 5 September 2013

tujuan : Prosedural untuk Mengikuti Perlombaan yang Diadakan

oleh Perguruan & IPSI

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 40

Page 42: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

1. GENERALISASI

Perlombaan yang dimaksudkan adalah perlombaan silat yang diadakan oleh institusi

resmi. Yang didapat dari media masa, informasi formal, dan informasi non-formal.

2. PROSES PENGAJUAN PROPOSAL PERLOMBAAN

a. Pengurus menentukan ketua panitia.

b. Menginfokan kepada pelatih mengenai kegiatan perlombaan yang ada.

c. Melakukan tahap penyeleksian atlet oleh pelatih atau pengemban amanat pelatih.

d. Setelah kepanitiaan terbentuk dan pelatih telah memberikan persetujuan, panitia

membuat proposal guna di berikan kepada pihak yang bersangkutan (Sekolah)

minimal 2 minggu sebelum hari pelaksanaan apabila memungkinkan.

e. Setelah proposal di berikan kepada pihak bersangkutan, panitia menyiapkan segala

seuatu yang dibutuhkan.

f. Bagi para atlet diharapkan untuk siap membiayai administrasi yang dibutuhkan.

g. Setelah semua siap maka kegiatan dapat dilaksanakan.

3. PROSES PENYELEKSIAN

a. Pengurus mengajukan permohonan latihan khusus untuk persiapan perlombaan.

b. Apabila pelatih mensetujui, maka akan diadakan latihan khusus untuk persiapan

perlombaan sesuai kesepakatan pelatih dengan pengurus.

c. Sekretaris mencatat abesensi anggota yang hadir dalam latihan tersebut.

d. Pemilihan akan dilakukan dengan mempertimbangkan hasil record absensi dan

penilaian oleh pelatih.

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 41

Page 43: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

STANDARD OPERATING PROCEDURE

PENYUSUNAN LPJ

KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

prosedur : Penyusunan LPJ (Laporan Pertanggung Jawaban)

divisi : *menyeluruh

nomor dokumen : 1

tanggal berlaku : 19 Februari 2012

revision record : 5 September 2013

tujuan : Penyusunan LPJ yang Tepat

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 42

Page 44: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

1. GENERALISASI

LPJ (Laporan Pertanggung Jawaban) merupakan suatu bentuk laporan yang berisi

tentang detail kegiatan yang telah dilaksanakan. Kendala, kekurangan, alur keluar

masuknya dana dan lain sebagainya.

2. PROSES PENGUMPULAN

a. Kegiatan telah dilaksanakan.

b. Penulisan LPJ oleh Ketua Panitia Penyelenggara, Sekretaris, dan bendahara.

c. Penyerahan LPJ pada ketua Kolat dan pihak yang berkaitan.

3. KERANGKA LPJ

a. Cover

b. Kata Pengantar

c. Judul kegiatan

d. Deskripsi kegiatan yang telah berlangsung

e. Kendala

f. Laporan keuangan (*opsional)

g. Hasil pencapaian target

h. Kritik dan saran

i. Penutup

j. Layout LPJ terlampir

4. KRITERIA PENULISAN

a. Understandable (dapat dimengerti)

b. Relevant (Relevan)

c. Reliable (dapat dipercaya)

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 43

Page 45: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

d. Comparable (dapat dibandingkan)

e. Ditulis dalam Ms.Word dengan font Times News Roman berukuran 12 untuk isi

dan header berukuran 14, menggunakan kertas berukuran page A4 dengan spasi

double.

f. Laporan keuangan harus disertakan bukti pengeluaran dana yang sah. Dijabarkan

dengan se-detail mungkin, sumber pemasukan, jumlah dana masuk, jumlah dana

keluar, sisa dana yang ada.

5. DEADLINE PENYERAHAN LPJ

a. LPJ kegiatan, yang dimana kegiatan tersebut bersifat menggunakan dana dari kolat,

dana dari anggota, atau bukan merupakan dana pribadi, maka LPJ wajib diserahkan

paling lambat 7 hari setelah kegiatan.

b. Apabila kegiatan yang telah dilaksanakan tidak menggunakan uang bersama, atau

merupakan uang pribadi, maka LPJ wajib diserahkan 10 hari setelah kegiatan.

6. CATATAN PENTING

LPJ ini bersifat wajib dibuat diserahkan sebagai bukti hasil dari kegiatan dan evaluasi

dan perbaikan untuk kegiatan yang akan datang.

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 44

Page 46: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

STANDARD OPERATING PROCEDURE

ADMINISTRASI SURAT KOLAT

KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

prosedur : Administrasi Surat

divisi : Sekretaris

nomor dokumen : 1

tanggal berlaku : 18 Februari 2012

revision record : 5 September 2013

tujuan :Prosedural untuk Administrasi Surat

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 45

Page 47: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

1. GERNARALISASI ADMINISTRASI SURAT KOLAT

Surat kolat merupakan alat komunikasi tertulis dengan tata bahasa yang sesuai EYD

yang secara formal dan legal dikeluarkan oleh kesekretariatan kolat, dengan persetujuan

ketua kolat.

2. PROSES PEMBUATAN SURAT

a. Pihak yang membutuhkan mendatangi sekretaris kolat untuk memohon dibuatkan

surat yang dibutuhkan / memohon izin untuk menulis surat yang dibutuhkan sendiri 7

hari sebelum hari dimana surat digunakan, dengan membawa list surat yang

dibutuhkan

1. Apabila sekretaris memutuskan untuk membuatkan surat yang dibutuhkan, maka

sekretaris akan memberikan surat yang telah dilegalisasi dan yang dibutuhkan

maksimal 7 hari setelah hari permohonan

2. Apabila sekretaris memutuskan untuk mengizinkan pihak yang membutuhkan

surat untuk menulis surat yang dibutuhkan secara mandiri, sekretaris wajib

memberikan format surat kolat, dan pihak yang membutuhkan surat diwajibkan

menyerahkan surat yang dibutuhkan yang telah diketik dalam bentuk soft file ke

sekretaris kolat, guna diperiksa dan di legalisasi.

3. Sekretaris wajib memberikan surat yang telah diperiksa dan dilegalisasi dalam

kurun waktu 3 hari setelah soft file diserahkan

3. FORMAT PENULISAN NOMOR SURAT

format penulisan surat yang telah di setujui oleh pengurus kolat terdahulu adalah

(nomor urut surat)/(jenis surat)/(divisi yang bersangkutan)/(bulan)/(tahun)

Contoh :

001/undangan/UKT/Juni/2013

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 46

Page 48: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

4. CATATAN PENTING

Surat ini bersifat resmi dan harus dipertanggnung jawabkan maka wajib diketahui oleh

ketua kolat.

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 47

Page 49: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

PENUTUP

Assalamualaikum Wr. Wb.

Salam Perguruan

Buku ini merupakan petunjuk bagi anggota PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna

University. Ditulis sebagaimana yang pernah dialami oleh tim penulis. Dan diharapkan

digunakan sebagaimana mestinya

Dilarang keras untuk menjual belikan buku ini, memperbanyak tanpa maksud dan tujuan

yang jelas, menyebarkan kepada pihak ketiga (diluar anggota PPS Betako Merpati Putih

Kolat Sampoerna ) tanpa seizin tertulis dari Ketua Kolat dan Pelatih PPS Betako Merpati

Putih Kolat Sampoerna University. Apabila ada yang melakukannya maka melanggar

Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2002, mengenai hak cipta (Copyright).

Apabila ada suatu hal yang mengharuskan melakukan perubahan buku STANDAR

OPERATING PROCEDURE haruslah dirapatkan dengan pengurus yang masih dalam masa

jabatan dan dengan persetujuan dari senior dan pelatih.

Terima Kasih,

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Salam Perguruan,

Tim Penyusun

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 48

Page 50: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

TIM PENYUSUN

Baktiar Nur Makmura (Balik II)

Lutfi Hidayat (Balik II)

Muhammad Syariffurohman (Balik II)

Dimas Angger Prayogi (Balik II)

Nahdi Permadi (Balik II)

Jalalludin Alghipari (Balik II)

Mohamad Rizki Abadi (Balik II)

Arum Megadistya (Balik I)

Fera Indriani (Balik I)

Niza Puspita Arimukti (Dasar II)

Entin Asmiati (Balik I)

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 49

Page 51: SOP KOLAT SAMPOERNA UNIVERSITY

BUKU ASLI

LAMPIRAN

Buku ini sepenuhnya milik

PPS Betako Merpati Putih Kolat Sampoerna University Page 50