İÇİNDEKİLER i

KISALTMALAR ii

1.GİRİŞ 11.1. STAJIN AMACI KAPSAMI VE YÖNTEMİ 11.2. STAJ YAPILAN KURUMUN TANITIMI 1

2.İNCELENEN HASTANE VE BÖLÜMLERİ 22.1. HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ ERİŞKİN HASTANESİ 22.1.1. Ev İdaresi Koordinatörlüğü 22.1.2. Kalite Koordinatörlüğü 42.1.3. Poliklinik Hizmetleri Müdürlüğü 62.1.4. Arşiv ve İstatistik Müdürlüğü 72.1.5. Taşınır Kayıt Kontrol Birimi (Depo ve Ambarlar) 92.1.6. Döner Sermaye Özlük Hakları 122.1.7. Döner Sermaye İşletmesi Bütçe Planlama ve Satın Alma Müdürlüğü 142.1.8. Döner Sermaye İşletmesi Fatura Tahakkuk Müdürlüğü 172.1.9. Gece İdaresi 20

3. SONUÇ VE ÖNERİLER 223.1. BULGULAR 223.2. TARTIŞMA 23 3.3. ÖNERİLER 23

KAYNAKLAR iii

EKLER iv

EK 1. H. Ü. Sağlık Hizmetleri Birimleri Yönetim Organizasyon Şeması v EK 2. Hacettepe Erişkin Hastanesi’nde Hizmet Verilen Hasta Sayıları vi EK 3. Hacettepe Üniversitesi Hastaneleri Yatak Sayısı ve Doluluk Oranları vii EK 4. Hacettepe Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesinin Son 5 Yıllık Gelir, Gider ve Kar /Zararları İle Bir Önceki Yıla Göre Artış/Azalış Yüzdeleri viiiEK 5. 2012 Yılında Döner Sermaye İşletmesinden Maaş, Sabit Ödeme ve Ek Ödeme Alan Personelin Kadro/Görev Unvanı İle Personel Statüsüne Göre Dağılımı ixEK 6. Hacettepe Üniversitesi Hastaneleri Mali Durumu xi EK 7. Hacettepe Üniversitesi Hastaneleri İdari Personel Dağılımı xii EK 8. Hacettepe Üniversitesi Hastaneleri’nde 2012 Yılına Ait Hasta Güvenliğine İlişkin Tespit Edilebilen Hata Oranları xiiiEK 9. Taşınır Kayıt Kontrol Ünitesi Sarf Malzeme Bölümü İş Akış Şeması xivEK 10. Taşınır Kayıt Kontrol Ünitesi Demirbaş Bölümü İş Akış Şeması xvEK 11. Örnek Olay xvii

KISALTMALAR

SAİ : Sağlık İdaresi

FTR : Fizik Tedavi ve Rehabilitasyon

JCI : Joint Commission International

ISO : International Organization of Standardization

ICD : International Classification of Diseases

HEK : Hurda, Enkaz, Köhne

TİF : Taşınır İşlem Fişi

SUT : Sağlık Uygulama Tebliği

SGK : Sosyal Güvenlik Kurumu

KİK : Kamu İhale Kanunu

GSS : Genel Sağlık Sigortası

KKTC : Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti

TOBB : Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği

TKKY : Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi

TKKÜ : Taşınır Kayıt Kontrol Ünitesi

1.GİRİŞ

1.1. Stajın Amacı Kapsamı ve Yöntemi

İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Sağlık İdaresi Bölümü dört yıllık lisans eğitimi içerisinde verilen bilgiler genelde teorik boyutta olmaktadır. Öğrencilerin teorik olarak almış bulundukları bu bilgileri yönetim bazında uygulamaya koymaları, ancak hastaneler ve diğer sağlık kuruluşlarında yapacakları stajlarla mümkün olabilmektedir.

Öğrenciler açısından birer klinik uygulama olan hastane yönetimi stajları, öğrencilerin teorik boyuttan uygulamaya adapte olmalarını sağlamaktadır. Bunun yanında, görev yapmakta olan hastane yöneticileri açısından, mesleklerinin eğitimini veren bir bölüm ile akademik yakınlaşmaya girmeleri nedeniyle, bölüm ve hastane yöneticileri arasında bilgi alışverişi ve etkileşimin sağlanması da mümkün olmaktadır.

Sağlık İdaresi Bölümü dördüncü sınıf öğrencilerinin yaptığı Staj, lisans düzeyinde yaptıkları uygulamaların ikinci bölümünü teşkil etmekte olup, genel olarak, hastanelerin idari, mali ve teknik ünitelerinin işleyişinin eğitimini amaçlamaktadır. (SAİ 496 Staj Öğrenci Kılavuzu, 2012, 3)

SAİ 496 Staj Programı 13 hafta sürelidir ve 18.03.2013–12.06.2013 tarihleri arasında resmi tatiller hariç; haftanın Pazartesi, Salı ve Çarşamba günleri yapılmaktadır. Staj yapılan hastane olarak sadece Hacettepe Üniversitesi Erişkin Hastanesi belirlenmiştir. Staj süresince staj yürütücüsünün belirlediği program dâhilinde, belirtilen idari, mali ve teknik birimlerde rotasyonlu olarak en az 1, en fazla 7 gün olmak üzere toplamda 38 iş günü staj yapılmaktadır.

Staj Hacettepe Erişkin Hastanesi’nin;

Ev İdaresi Koordinatörlüğü, Kalite Koordinatörlüğü, Poliklinik Hizmetleri Müdürlüğü, Arşiv ve İstatistik Müdürlüğü, Taşınır Kayıt Kontrol Birimi, Depo ve Ambar, Döner Sermaye Özlük Hakları, Döner Sermaye İşletmesi Bütçe Planlama ve Satın Alma Müdürlüğü, Döner Sermaye İşletmesi Fatura Tahakkuk Müdürlüğü, Gece İdaresi birimleri kapsamında gerçekleştirilmiştir.

Belirlenen programa uymak kaydıyla; birimlerin hangi işleri yürütmekle görevli olduğu, yönetim ve işletme faaliyetlerinin hangi mevzuata tabi olarak gerçekleştirildiği, kurum içerisinde veya bulunduğu bölgede başka hangi birim, kuruluş veya kişilerle fonksiyonel ilişkilerde bulunduğu, hiyerarşik yapı içerisinde yer alan personellerin görev, yetki ve sorumluluklarının neler olduğu ve bu görev, yetki ve sorumluluklarının hangi mevzuatla belirlendiği, birimlerde personel için hizmet içi eğitim verilip verilmediği, birimlerin asgari personel sayısı, birimlerde tutulan tıbbi, idari ve mali istatistiklerin neler olduğu, ne gibi bilgileri kapsadığı, birimlerin fiziksel yerleşim planında hangi mimari bölümde yer aldığı konuları ayrıntılarıyla araştırılmıştır.

1.2. Staj Yapılan Kurumun Tanıtımı

Hacettepe Üniversitesi Tıp Fakültesi’nin başlangıcı sayılan Çocuk Sağlığı Kürsüsü, 2 Şubat 1954 tarihinde Ankara Üniversitesi Tıp Fakültesi’ne bağlı olarak Prof. Dr. İhsan Doğramacı tarafından kurulmuştur. 1958’de Hacettepe İhsan Doğramacı Çocuk

Hastanesi, 1966'da günümüzde Hacettepe Erişkin Hastanesi haline gelmiş olan Tıp Merkezi Hastanesi ve 1993'te ise Hacettepe Onkoloji Hastanesi poliklinik hizmetleri verecek şekilde hizmete girmiştir. Günümüzde ise Hacettepe Üniversitesi Hastaneleri; Erişkin Hastanesi, İhsan Doğramacı Çocuk Hastanesi, Onkoloji Hastanesi, FTR Oran Hastanesi ve Diş Hekimliği Hastanesi ile hizmet vermeye devam etmektedir.

Hacettepe Erişkin Hastanesi, her geçen gün mükemmele ulaşabilmek için yoğun çaba harcayarak, modern tıbbın gerektirdiği tüm araç ve gerecin, üstün bilgi birikimine sahip doktorlar tarafından kullanıldığı bir merkez haline gelmektedir. Bununla birlikte Hacettepe Erişkin Hastanesi, Hacettepe Üniversitesi Tıp Fakültesi öğrencileri ve araştırma görevlileri için önemli bir eğitim merkezi olma özelliğine de sahiptir. Bünyesinde yaklaşık 250 öğretim üyesi, 400 araştırma görevlisi doktor, 350 sağlık teknisyeni, 475 hemşire, 400 hastabakıcı ve 900 de çeşitli idari kadrolarda görevli personel çalışmaktadır. Hacettepe İhsan Doğramacı Çocuk Hastanesi ile birlikte 8 bloktan oluşan hastaneler kompleksinin, 4., 5., 6., 7. ve 8. blokları Hacettepe Erişkin Hastanesi’ni oluşturmaktadır. Yılda yaklaşık 600.000 hastanın ayakta, 26.000 hastanın yatarak tedavi gördüğü, 20.000 hastanın ameliyat edildiği ve 24 saat acil servis hizmeti sunulan Hacettepe erişkin Hastanesi’nde, 664 yatak kapasitesi bulunmaktadır.

Hacettepe Erişkin Hastanesi; Acil Servis, Beyin ve Sinir Cerrahisi, Doku ve Organ Nakli, Enfeksiyon Hastalıkları, Gastroenteroloji, Genel Dahiliye, Göğüs Cerrahisi, Göz hastalıkları, Hematoloji, Kalp-Damar Cerrahisi, Kulak-Burun-Boğaz, Nefroloji, Nükleer Tıp, Ortopedi ve Travmatoloji, Plastik Cerrahi, Radyoloji, Spor Hekimliği, Üroloji, Anesteziyoloji ve Reanimasyon, Dermatoloji, Endokrinoloji, Fiziksel Tıp ve Rehabilitasyon, Genel Cerrahi, Geriatri, Göğüs Hastalıkları, Havacılık Tıp Merkezi, Kadın Hastalıkları-Doğum, Kardiyoloji, Laboratuvarlar, Nöroloji, Onkoloji, Patoloji, Psikiyatri, Romatoloji ve Tüp Bebek bölümleriyle hizmet vermektedir.

Hasta haklarına saygının ve hasta memnuniyetinin ön planda olduğu Hacettepe Erişkin Hastanesi’nde, sağlık hizmetinde sürekliliği sağlamak en önde gelen amaçlardan biri olmaya devam edecektir.

2. İNCELENEN HASTANE VE BÖLÜMLERİ

2.1. Hacettepe Üniversitesi Erişkin Hastanesi

2.1.1. Ev İdaresi Koordinatörlüğü

Hastaneler Ev İdaresi Koordinatörlüğü tüm Hacettepe Üniversitesi Hastaneleri’ne hizmet vermesi sebebiyle doğrudan Sağlık Hizmetleri Yönetim Kurulu Başkanı’na bağlı olarak çalışmaktadır. Koordinatörlükte 1 müdür, 2 müdür yardımcısı, 17 şef (3’ü gece) ve 1 sekreter görev yapmaktadır. Hastaneler özelindeki konular ilgili Başhekim ve Başhekim Yardımcıları ile, hastaneler genelindeki konular Yönetim Kurulu Başkanı ile görüşülmekte ve karara bağlanmaktadır. Koordinatörlük Erişkin Hastanesi B katında yer almaktadır.

Birim; tüm Hacettepe Üniversitesi Hastaneleri’nde dışarıdan hizmet alınarak gerçekleştirilen temizlik, dezenfeksiyon, sanitasyon, hasta bakımı ve nakil işlemlerini, birimlerin haşerelere karşı ilaçlanmasının takip ve organizasyon işlemlerini, evsel, tıbbi ve kimyasal atıkların uygun ortamlarda saklanıp satılma işlemlerini, personeli tıbbi ve kimyasal atıklara karşı bilinçlendirme çalışmalarını, sözleşme çerçevesinde alınan yemeklerin ve bunların hastalara sunulma işlemlerini yürütmek amacıyla kurulmuştur. Ayrıca firmaların işini doğru yapıp yapmadığını sıkı bir şekilde kontrol ederken, onlar ile

hastane yönetimi arasında koordinasyonu sağlamakta ve entegre bir şekilde faaliyetlerin yürütülmesini amaçlamaktadır.

Ev İdaresi Koordinatörlüğü kendi içinde firma grubu ve kadrolu yardımcı hizmetli grubu olarak iki ana kola ayrılmakta ve firma grubundaki çalışanlar gece ve hafta sonu nöbetleriyle 24 saat kesintisiz hizmet vermektedirler. Şeflerden her birinin ilgilendiği bir hastane birimi bulunmaktadır. Birime bağlı 427 temizlik personeli, 371 yardımcı hizmetli, 130 garson ve yemekhane personeli görev yapmaktadır. Ev idaresi, hastanede başta Enfeksiyon Kontrol Komitesi, Satın Alma Birimi, Destek Hizmetleri, Kalite Koordinatörlüğü, Hukuk Müşavirliği olmak üzere hemen hemen her birimle koordineli olarak çalışmaktadır. Ayrıca dışarıda atıkların imhası için belediyeler ve Çevre Bakanlığı ile ilişki içerisindedir.

Ev İdaresi Koordinatörlüğü aşağıdaki hizmetlerin verilmesini sağlamakla görevlidir:

Hastaneler genelinde 24 saat temizlik hizmetleri, Hastaneler genelinde 24 saat yardımcı hizmetlilerin sevk ve idaresi, Hastaneler genelinde 3 öğün yemek servis hizmeti, 965 kişilik taşeron firma grubunun denetimi ve kontrolü, 300 kişilik Erişkin Hastanesi kadrolu yardımcı hizmetli ekibinin sevk ve idaresi, Çamaşırhane yönetimi, (Çamaşır yıkama firması ile günde 10.000 çarşaf

transferi) Atık yönetimi çalışmaları, (Tüm hastanelere hizmet veren ‘Çevre Birimi’

çalışmaları çerçevesinde Tıbbi, Kimyasal, Geri Dönüşüm ve Evsel atıkların yerinde ayrıştırılması, toplanması, taşınması, depolanması ve uzaklaştırılması)

Haşere mücadelesi, (İlaçlama firması ile 3 haftada bir tüm hastanelerde ilaçlama) Personel yaralanmaları, aşı ve portör takipleri, (Müdürlük bünyesindeki

hemşirelerce) Enfeksiyon Kontrol Komiteleri ile dezenfeksiyonların planlanması ve takibi,

hastane enfeksiyonu oranlarının azaltılması çalışmaları, Depolardan ve musluklardan kimyasal ve bakteriyolojik testler için su

numunelerinin alınması ve takibi, (Tüm Hastanelere hizmet veren Çevre Birimi çalışmaları çerçevesinde)

Dezenfektan çeşitlerinin ve temizlik sarf malzemelerinin alımının planlaması, takibi ve ilgili birimlere dağıtımı,

Firmalara ait hak edişlerin oluşturulması, ilgili ihalelere iştirak edilmesi, Hukuk Müşavirliği ile çalışarak eski firma çalışanlarınca Üniversite adına açılan

davalara cevap ve belge hazırlanması, Temizlik, dezenfeksiyon, kimyasal atıklar, tehlikeli maddeler gibi konularda

firma ve hastane personelinin eğitimlerinin düzenlenmesi, hizmet içi ve oryantasyon eğitimlerinde görev alınması,

İnşaat çalışmaları yapan bölümlerde firmaların izolasyon uygulamalarının kontrolü ve takibi,

Dezenfektan ve temizlik malzemelerinin ara depolanmasını sağlayarak acil ihtiyaç durumunda 24 saat servislerin ihtiyaçlarını karşılamak,

Ev İdaresi Koordinatörlüğü’nün 2012 yılı itibariyle gerçekleştirdiği bazı faaliyetler şöyledir:

Eski taşeron firma temizlik malzemelerini kendi deposunda muhafaza ederken ve dağıtımın kendi yaparken, Temmuz 2012 itibariyle firmanın da değişmesiyle malzeme yönetimini birim firmadan tamamen almıştır. Kendi depolarını

oluşturarak, bünyelerinden görevlendirdikleri depo sorumluları ile malzeme akışı denetlenmeye ve hesaplanmaya başlanmıştır.

Yeni malzeme yönetimi sistemi ile ihtiyaçlar hesaplanabilir hale getirilmiştir. Böylece şartnamedeki malzeme miktarları aşağı yönlü revize edilmeye, malzeme maliyetleri düşürülmeye başlanmıştır. Malzeme maliyet tablosuna göre aylık yaklaşık %60 kar sağlanmıştır.

2012 yılı başında 985 olan taşeron firma personel sayısı 965’e düşürülerek, personelin verimli kullanılması ve personel maliyetinin düşürülmesi sağlanmıştır. Personelin verimli kullanılması amacıyla ihtiyaç olan yerlere eleman rotasyonu yapılmıştır.

Firmanın personel yönetiminde son karar noktası haline gelinmiştir (rotasyonlar, işten çıkartmalar, işe alımlar vs.).

Erişkin Hastanesi bünyesindeki tüm kadrolu yardımcı hizmetliler Ev idaresi Koordinatörlüğü bünyesinde toplanmıştır. Böylece uzun yıllardır süregelen ve çalışma barışını bozan personel istihdamlarının rotasyon yoluyla çözülmesine yol açılmıştır.

Büyük harcama kalemlerinden olan kâğıt malzemelerin alım miktarlarını azaltmak amacıyla alternatif ürünler araştırılmıştır (el kurutma makineleri gibi).Böylece hem harcamaların azaltılması hem de genel alanlarda malzeme sorununun çözümlenmesi sağlanmıştır.

Atık yönetimi çerçevesinde tıbbi atık miktarlarını ve maliyetlerini azaltma çabaları başarıyla sürdürülmüştür.

2012 yılı içerisinde birime bağlı olarak görev yapan personellerden 58’inde iğne ucu batması olayı yaşanmış ve birim tarafından gerekli takipler belirli periyotlarda yapılmıştır. Birimin tabii olduğu başlıca mevzuatlar; 4857 sayılı İş Kanunu, İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği Tüzüğü, 506 sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu, İşyeri Sağlık Birimleri ve İşyeri Hekimleri Görevleri ve Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, Tıbbi Atıkların Kontrolü Yönetmeliği, Katı Atık Kontrolü Yönetmeliği, Radyoaktif Atıkların Kontrolü Talimatı, Klor Tablet Kullanım Talimatı, Çevre Kanunu ve Kamu İhale Kanunu’dur.

2.1.2. Kalite Koordinatörlüğü

Kalite Koordinatörlüğü Birimi Mart 2002’den bu yana ve şuanda doğrudan Yönetim Kurulu Başkanı’na bağlı olarak faaliyetlerini sürdürmektedir. Birimde 1 Kalite Koordinatörü ve 5 memur görev yapmaktadır. Koordinatörlük Erişkin Hastanesi C katında yer almaktadır. Hacettepe Erişkin Hastanesi 2007 yılında JCI tarafından akredite olmuştur ve bu süreç önümüzdeki günlerde yenilenmek üzere yeniden başlayacaktır. Birimin çalışma saatleri 08.30–12.30/13.30–17.30 olarak belirlenmiştir. Birimde genel olarak kullanılan cihaz ve ekipmanlar ise; bilgisayar, projektör, yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesinden oluşmaktadır.

Birim; Hacettepe Üniversitesi Hastaneleri’ndeki Kalite Yönetim Sistemi’nin kurulması, uygulanması ve sürekli iyileştirilmesinden, JCI Akreditasyon standartlarını baz alan bu sistemin öngördüğü faaliyetlerin ve sonuçların planlanan düzenlemelere uyup uymadığının incelenmesinden ve denetiminden sorumludur. Birimde görevli Kalite Koordinatörü açıklaması yapılan amaçtan bizzat sorumlu iken, memur olarak görev yapan personeller ise kurulmuş olan Akreditasyon Sistemi’nin düzenli işlemesi ve sürekli iyileştirilmesi için, Kalite Koordinatörü tarafından planlanan, sistemin öngördüğü tüm görev ve faaliyetleri yürütmekle görevlidir. Ayrıca birim;

Belirlenen periyotlarda hasta memnuniyet anketleri yardımıyla anket çalışmaları yaparak ve çalışanların memnuniyet düzeylerini ölçerek kurum performans değerlendirme çalışmaları yapmak ve üst yönetime bunun raporunu sunmak,

Kalite Konseyi ve Hastaneler Tıbbi Danışma Kurulu toplantıları aracılığıyla üst yönetimin kalite çalışmaları konusunda bilgilendirilmesini sağlamak,

Komiteler, proje ekipleri, çalışma grupları ve kalite çemberleri yardımı ile iyileştirme çalışmaları yapmak,

Çalışanların eğitimi ve oryantasyon çalışmaları ile ilgili faaliyetlerde bulunmak ile de sorumludur.

Birimde yürütülen faaliyetlerden Kalite Koordinatörünün sorumluluğunda olan bazı faaliyetler:

Kalite amaçları, hedefleri ve politikalarının belirlenmesinde Kalite Konseyi’nin doğal bir üyesi olarak üst yönetime rehberlik etmek,

Akreditasyon sisteminin sürekliliğini denetlemek, birimler arası koordinasyonu sağlamak üzere ilgili birimler/ekipler tarafından periyodik iç denetimlerin yapılmasını sağlamak,

Akreditasyon sistemini baz alan kaliteye ilişkin performansın sürekli geliştirilmesinde üst yönetime yardımcı olmak ve uygulamalarla ilgili rapor sunmak,

Yeni kalite yaklaşımları konusunda araştırma yapmak ve öneriler geliştirmek, Uygun olmayan hizmete ilişkin önleyici ve düzeltici faaliyetlerin başlatılmasını

ve koordinasyonunu sağlamak, Yıllık Kalite Eğitim Planı’nın Yönetim Kurulu Başkanı tarafından

onaylanmasını, eğitimlerin plana uygun olarak uygulanmasını sağlamak, JCI Akreditasyon sisteminin 3 yılda bir JCI tarafından değerlendirilmesi sırasında

Denetim Koordinatörü olarak JCI ile birlikte kurum adına çalışmak, Hasta güvenliği, olay bildirimlerinin önemi gibi konularda yıl içerisinde eğitim

vermek, Hastane personelinin temel kalite kavramları ve kurum kültürü konusunda alması

gereken eğitimleri hazırlanan plan dahilinde onaylamak ve eğitimlerin gerçekleşebilmesi için gerekli mekan, malzeme, teknik ekipman ve insan gücünü organize etmek,

Kalite indikatörlerinin geliştirilmesinde üst yönetime yardımcı olmak, kalite ölçümlerini hedeflere göre istatistiksel metotlarla değerlendirilmesini ve sonuçlarının raporlanmasını sağlamak yer almaktadır.

Birimde yürütülen faaliyetlerden Koordinatörlükte görev yapan memurların sorumluluğunda olan faaliyetlerden bazıları:

Kalite Koordinatörlüğü sorumluluğunda gerçekleşecek tüm eğitimlerin yıllık planlaması konusunda çalışma yapmak ve Kalite Koordinatörü ’nün onayına sunmak,

Plan dâhilinde olan eğitim faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi için uygun ortamların, ekipmanların hazırlanması işlerini organize etmek ve eğitim kayıtlarının hem bilgisayar ortamında hem de hard-copy olarak muhafazasını sağlamak,

Eğitim ve oryantasyon prosedürlerinin hazırlanmasından sorum olmak, Kalite Koordinatörlüğü sorumluluğunda çalışan komiteler ya da yürütme

kurullarının içerisinde, Koordinatörlüğü temsilen üye/rehber olarak yer almak,

Performans indikatörlerine ilişkin verilerin toplanarak zamanında Koordinatörlüğe ulaştırılmasını sağlamak ve tüm verileri aylık/3 aylık olarak belirlenen kriterlere göre analiz etmek,

Kurumsal gelişim, toplam kalite yönetimi ve akreditasyon çalışmalarına aktif olarak katılmak yer almaktadır.

Birimde Kalite Koordinatörü olarak görev yapacak kişinin; oryantasyon eğitimi, temel kalite kavramları ve kurum kültürü eğitimi, ilk yardım eğitimi, yangın güvenlik eğitimi, hastane enformasyon sistemi eğitimi, hastane yöneticiliği eğitimi almış olması gerekmektedir ve Sağlıkta Kalite Geliştirme, Toplam Kalite, ISO 9000, JCI Akreditasyon konularında sertifika sahibi olması tercih nedenleri arasında yer almaktadır. Ayrıca güvenilir olmak, kendini geliştirme potansiyeline sahip olmak, iletişim gücü yüksek olmak, yönetici vasıflarına sahip ve yeniliğe açık olmak gibi işin gerektirdiği temel özelliklere sahip olması gerekmektedir.

Birimde memur olarak görev yapacak kişinin ise; oryantasyon eğitimi, temel kalite kavramları ve kurum kültürü eğitimi, ilk yardım eğitimi, yangın güvenlik eğitimi, hastane enformasyon sistemi eğitimi almış olması gerekmektedir ve Sağlıkta Kalite Geliştirme, Toplam Kalite, ISO 9000, Akreditasyon konularında kurs ya da sertifika sahibi olması tercih nedenleri arasında yer almaktadır. Ayrıca güvenilir olmak, kendini geliştirme potansiyeline sahip olmak, iletişim gücü yüksek olmak, takım çalışmasına yatkın olmak, hoşgörülü, güler yüzlü olmak, işinde dikkatli, problem çözücü ve sorumluluk sahibi olmak gibi işin gerektirdiği temel özelliklere sahip olması gerekmektedir.

Birimin tabii olduğu başlıca mevzuatlar içerisinde; Sağlıkta Performans ve Kalite Yönergesi, Hasta ve Çalışan Güvenliğinin Sağlanmasına Dair Yönetmelikler yer almaktadır.

2.1.3. Poliklinik Hizmetleri Müdürlüğü

Poliklinik Hizmetleri Müdürlüğü (şuan ki adı ile Sağlık Hizmetleri Müdürlüğü) Hacettepe Erişkin hastanesi C katında yer almaktadır. Birim doğrudan Hacettepe Erişkin Hastanesi Başhekimliği ’ne bağlı olarak, 1 Hastane Müdürü ve 2 Hastane Müdür Yardımcısı ile hizmet vermektedir.

Müdürlüğe bağlı bulunan birimler şunalardır:

Ev İdaresi Şefliği Hasta Kabul Şefliği Sosyal Hizmetler Şefliği Vezneler Şefliği Rapor Onay Üniteleri Baş Teknisyenlikler Anabilim Dalı, Poliklinik ve Klinik Sekreterlikleri Telefonla Randevu Çağrı Merkezi

Poliklinik Hizmetleri Müdürlüğü’nün yürüttüğü başlıca faaliyetler:

Sağlık hizmetlerinin sunumunda iş akış sürecinin kesintiye uğratılmaksızın, tıbbi sekreter/sağlık teknisyeni/sağlık teknikeri gruplarının planlanmasını, organize edilmesini ve yönetilmesini sağlamak,

İhtiyaç duyulduğu hallerde toplantı düzenleyerek sorunları karşılıklı olarak ele almak ve çözüm üretmek, gerektiğinde ilgili mevzuat (sosyal güvenlik uygulamaları gibi) konusunda personelin eğitilmesini sağlamak,

Klinik ve polikliniklerin sorumlu mutemetleri tarafından talep edilen demirbaş, kırtasiye, tuhafiye ve diğer sarf malzemelerinin tedarikini sağlamak,

Bölümlerden gelen malzeme istek formlarını onaylamak, Bölümlerin yıllık ihtiyaçlarını –bir önceki yıl verileri dikkate alınarak- tespit

etmek, ihtiyaç listelerini Hastane İhtiyaç Komisyonu’na sunulmak üzere Başhekimliğe bildirmek,

Kayıttan düşülen, iade edilen demirbaş malzemeleriyle ilgili belgeleri onaylayarak ilgili birime gönderilmesini sağlamak,

Hasta güvenliği ve tesis güvenliği açısından sorumluluk alanındaki tüm bölümlerde gerekli tedbirleri almak,

Hastanedeki teknik bakım, tadilat ve onarımı gerektiren durumları tespit etmek, Birim Teknik Ekibi tarafından yapılmasını sağlamak,

Birim Teknik Ekibi tarafından yapılamayan tadilat ve onarım işlerinin Başhekimliğin bilgisi dâhilinde Yapı İşleri ve Teknik Dairesi Başkanlığı ile iletişime geçilerek işin takibini ve sonuçlandırılmasını sağlamak,

Hastane kaynaklarının etkili ve verimli olarak kullanılması ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasını sağlamak,

Hasta hakları ve kamu görevlileri etik ilkeleri çerçevesinde hasta/hasta yakınlarının şikâyetlerini değerlendirmek, gerektiğinde Başhekimliğe bilgi vermek,

Kurumsal gelişim, toplam kalite yönetimi ve akreditasyon çalışmalarına aktif olarak katılmak,

Başhekimlik duyurularının ilgililere tebliğini sağlamak, Aylık faaliyet raporlarını Başhekimliğe sunmak, Tıbbi sekreterlik işlemlerinin eksiksiz olarak zamanında yapılması, izlenmesi,

değerlendirilmesi, iş ve işlemlerin diğer yönetim birimleriyle işbirliği ve uyum içerisinde mevzuata uygun olarak yürütülmesini sağlamak,

Başhekimliğin talimatları doğrultusunda Müdürlüğe bağlı hizmet gruplarının en etkin ve verimli şekilde sunulmasına yönelik iyileştirici ve geliştirici çalışmalar yapmak,

Müdürlük personelinin özlük haklarının takibini yapmak, izin ve rapor işlemleri ile nöbet çizelgelerini onaylamak,

Personelin izin, rapor, işe başlama, işten ayrılma ve emeklilik işlemleri ile ilgili olarak İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü ile gerekli yazışmaları yapmak,

Müdürlüğe bağlı personelin performans kriterleri doğrultusunda performansını değerlendirmek, çalışmalarını denetlemek yer almaktadır.

Poliklinik Hizmetleri Müdürlüğü’nün yürüttüğü faaliyetlerde sıklıkla yararlandığı mevzuat Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliği’dir.

2.1.4. Arşiv ve İstatistik Müdürlüğü

Arşiv ve İstatistik Müdürlüğü doğrudan Erişkin Hastanesi Yönetim Kurulu Başkanı’na bağlı olarak faaliyetlerini sürdürmektedir. Birim Erişkin Hastanesi A katında yer almaktadır.

Birimin kuruluş amacı; hastaneye başvuran hastaların hastanede kaldıkları süre içerisinde teşhis ve tedavileri ile ilgili olarak yapılan çalışmalardan elde edilen tüm verilerin saklandığı hastalara ait dosyaları, bilimsel kural ve standartlara uygun olarak toplamak, düzenlemek ve hizmete sunmaktır. Birim hasta dosyalarının gerekli olduğu zaman kolaylıkla bulunabilmesinden bizzat sorumludur. Hasta dosyaları hem hastanın teşhis ve tedavi süreci için hem de hastaya yapılan tüm müdahaleler açısından bir kanıt niteliği taşıdığı için oldukça önemlidir. Ayrıca birimin

bölümlerine gelen yeni sistemler için hizmet içi eğitim faaliyetleri düzenlenmektedir.

Birim, içerisinde yapılan işlere göre bölümlere ayrılmıştır. Sağlık hizmeti almak için hastaneye başvuran hastalara açılan dosyalar, bu bölümlerden belli bir sıra halinde geçmektedirler. Bu bölümler:

Dosya Karşılama ve Dosyalama Bölümü:

Bölümde 1 şef ve 6 personel görev yapmaktadır. Polikliniklerden dosya isteği olduğu zaman bu bölümün sisteminde görünmekte ve sistemden ilgili memurlar tarafından tüm isteklerin 15 dakika arayla çıktı fişleri alınmaktadır. Ardından görevli kişilerden fişlerdeki dosyaları ilgili depolardan getirmeleri istenmektedir. Depolardan gelen dosyalar her poliklinik için ayrı olan dolaplara görevliler tarafından yerleştirilmektedir. İstek yapan poliklinik sekreterinin sisteminde dosyanın karşılandığına dair uyarı gittikten sonra, sekreterin isteği ile posta görevlileri tarafından dosyalar polikliniklere götürülmektedir. Bölümde günlük ve liste dosyaları ayrı ayrı tutulmaktadır. Günlük dosyalar; gün içerisinde randevusuz gelen hastalara ait, liste dosyalar ise randevusu olup da bir gün önceden hazırlanarak arşivden çıkarılan dosyalardır. İşi biten dosyalar tekrar posta memurları tarafından depoya indirilmekte ve bölüm çalışanları tarafından dosyanın geldiğine dair sistemden düşme işlemi gerçekleştirilip, istek fişleri iptal edilir. Bölüm poliklinik sekreterleri ve depo ile fonksiyonel ilişki içinde çalışmaktadır. Dosyalama bölümünde nümerik sistem ve renk sistemi kullanılmaktadır. Böylelikle dosyaları bulmada kolaylık ve zamandan tasarruf sağlanmaktadır. Bu renkler şunlardır:

0-Kırmızı 2-Mavi 4-Mor 6-Sarı 9-Pembe

1-Gri 3-Turuncu 5-Siyah 7-Kahverengi

Eksik Dosyalar Bölümü:

Bölümde görev yapan 3 personel bulunmaktadır. Yatan ve taburcu olan hastaların dosyalarının teslim alınıp, düzenlenip eksiklerinin tamamlandığı bölümdür. Dosyalarda yıpranma, yırtık varsa bunların tamiratı görevli personel tarafından yapılmaktadır. Yıpranmış dosyaların değişimi yapılırken aynı renklendirmenin yapılmasına dikkat edilmektedir. Bölümde dosya düzenleme sırası vardır ve personeller dosyalardaki belgelerin sırasını bu listeye göre kontrol edip, gerekli yerlerde düzenlemelerini yapmaktadır.

Tıbbi İstatistik Bölümü:

Bölümde 2 personel bulunmaktadır. Bölümde temel olarak yürütülen faaliyetlerin başında Yeni Hastane Bilgi Formu oluşturmak gelmektedir. Kliniklerden günlük olarak Günlük Hasta Sayım Formu gelmekte ve bölüm tarafından aylık yoklama tutulmaktadır. Gelen forma göre bölümlerin yoklamalarına yatan hasta sayıları, taburcu hasta sayıları ve varsa ölenlerin sayıları yazılır. Ay sonunda formda görülebilecek bilgiler arasında; yatılan gün sayısı, taburcu sayısı, ay içinde servise giren hasta sayısı ve yatak işgal yüzdeleri, ortalama kalış gün sayıları yer almaktadır. Ayrıca her ay Yeni Hastane Bilgi Formuna; ameliyat sayıları, radyoterapi, kemoterapi, diyaliz sayıları ve poliklinik sayıları da sistemden alınarak yazılır. Yürütülen bir diğer faaliyet; Hastanenin göndermek zorunda olduğu bildirimi zorunlu hastalık gruplarının Sağlık Müdürlüğü’nün ilgili şubesine gönderilmesidir. Formlar günlük, haftalık ve aylık olarak gönderilir. Günlük gönderilen formlar bulaşıcı hastalıklar ile ilgili bildirimlerdir. Erişkin Hastanesi’nin göndermek zorunda olduğu formlar; kadın-ana ölümü formu, kan bankası istatistikleri, tüberküloz

bildirimleri, parazitoloji bildirimleri, HIV bildirimleri, kalıtsal kan hastalıkları formu vb. Yeni Hastane Bilgi Formu ise ayda bir Sağlık Bakanlığı’na internet üzerinden Hastanenin şifresi ile bildirilir. Birimin yürüttüğü bir diğer faaliyet ise yönetimin ve bölümlerin ihtiyaç duyduğu istatistiki bilgileri temin etmektir. Tıbbi kodlama bölümü ile fonksiyonel ilişki içerisindedirler.

Tıbbi Kodlama Bölümü:

Bölümde 4 personel görev yapmaktadır. Günlük taburcu olan hasta sayısı görevli personel arasında paylaşılarak kodlama görevi yerine getirilmektedir. Bölüm temel olarak; yatan hastalardan taburcu olanların bir listesini döker ve hastalar taburcu oldukları gün tanılarına ICD-10 AM’ e göre kodlar verilir. Bu sayede dünyanın her yerinde sisteme tanı kodu ve tarihi girildiğinde o tanıya sahip tüm hastaların bilgilerine ulaşılabilmektedir. Bölümde ICD-10 AM kullanım sertifikası için hizmet içi eğitim faaliyetleri yapılmaktadır.

Haberleşme Bölümü:

Bölümde 1 şef ve 2 personel görev yapmaktadır. Bölümde gerçekleştirilen başlıca faaliyet; adli makamlar, adli görevli veya hastalar tarafından gönderilen adli yazılar, Başhekimlik aracılığı ile bu bölüme gelmekte ve bölüm talep edilen konuya göre ilgili bölümlerle irtibata geçerek, gelen yazı ile birlikte hasta dosyasını adli vaka kayıt defterine kayıt edip, cevabını almak üzere ilgili Anabilim Dalı sekreterine zimmet karşılığı teslim etmektir. Gelen cevaplar Haberleşme Bölümü tarafından teslim alınıp ilgili adli makamlara gönderilmektedir. Bölümde gerçekleştirilen diğer faaliyetler ise; adli makamlar ile poliklinik ve klinikler arasındaki iletişimi yazışma, fax ve telefon ile sağlamaktır. Bölümde bilgisayar, fotokopi makinesi, yazıcı gibi cihazlar sıklıkla kullanılmaktadır.

Araştırma Bölümü:

Bölümde 3 personel görev yapmaktadır. Araştırma yapacak kişilerin dosya taleplerinin karşılanabilmesi için öncelikle Araştırma Bölümü tarafından onlara Araştırma İstek Formu doldurtulması gerekir. Ardından dosya teslim tutanağı ile zimmet karşılığı talep edilen dosya araştırmacıya teslim edilir. Araştırmacının Araştırma Bölümü’nden dosya talep edebilmesi için en az asistan doktor olması gerekmektedir. Araştırmacıya bir seferde en fazla 30 dosya verilebilmektedir. Araştırmayı yapan doktor elindeki dosyaları teslim etmeden başka bir araştırma için dosya talep edememektedir. Dosya teslim edildiğinde araştırmacının üzerindeki zimmet kalkmaktadır. Bölüm, Dosya Karşılama Bölümü ile koordineli olarak çalışmaktadır.

Arşiv ve İstatistik Müdürlüğü kurum içerisinde; poliklinikler, klinikler, hasta kabul birimleriyle, kurum dışında; eğitim ve araştırma kurumları, adli makamlar ile fonksiyonel ilişki içindedirler. Birimde takip edilen mevzuat Arşiv Yönetmeliği’dir. İlgili depo çalışanları için yangın eğitimleri sık sık yapılmaktadır. Müdürlüğe ait toplamda 9 depo bulunmaktadır. Depolarda toplamda 3.850.000 dosya bulunmaktadır. Dosyaların renklendirmesi matbaada yapıldıktan sonra depolara gelmektedir. Depoda bulunamayan dosya oranı yaklaşık olarak %52-%54’dür.

2.1.5. Taşınır Kayıt Kontrol Birimi

Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü’ne bağlı olarak faaliyetlerini sürdüren Taşınır Kayıt Kontrol Birimi’nde depolar dâhil toplamda 30 personel görev yapmaktadır.

Birimin esas olarak amacı; hastaneye satın alma kanalıyla alınan taşınırları teslim almak, korumak, kullanım yerlerine teslim etmek, Taşınır Mal Yönetmeliği’nde belirtilen esas ve usullere göre kayıtları tutmak ve bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemektir. Birim Erişkin Hastanesi B katında bulunmaktadır.

Taşınır Kayıt Kontrol Birimi’nde taşınırlar ile ilgili olarak yapılan giriş işlemleri şöyledir:

Bölüm ihtiyacı olan malzemeyi reçete olarak hazırlar, Satın Alma Müdürlüğü’ne bildirir,

Satın Alma istenilen malzeme ile ilgili ihale açar, İhaleyi kazanan firma malzeme ile ilgili fatura düzenler, Satın Alma sipariş listesi hazırlar, Daha sonra fatura+ sipariş listesi+ reçete hep birlikte depocuya gider, Depocu Taşınır İşlem Fişi+ Taşınır Geçici Alındı Fişi ve Muayene Komisyon

Raporunu kâğıda döker, Depocu komisyon üyelerine imzalattırır, Daha sonra ayniyata gelir, ayniyat fatura kontrolü yaptıktan sonra girişleri

sisteme girer, Girişler Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi tarafından imzalanır ve birime tekrar

gelir, Son olarak girişler Satın Alma-Ayniyat-Depo olmak üzere 3’e ayrılır.

Taşınır Kayıt Kontrol Birimi’nde taşınırlar ile ilgili olarak yapılan çıkış işlemleri şöyledir:

Bölüm ihtiyacı olan malzemeyi taşınır istek belgesi hazırlayarak ayniyata gönderir,

Ayniyat istek belgesini değerlendirerek sistemden çıkışını yapar, Taşınır işlem fişi hazırlanarak taşınır istek belgesiyle birleştirilir, Taşınır kayıt kontrol yetkilisi tarafından imzalanır, İşlem Fişi ve İstek Belgesi birleştirilir, Ambar bazında ayrıldıktan sonra depocuya gider, Depocu bölümü arayarak malzemenin alınmasını ister, Malzemeyi alan kişi İşlem Fişine aldığına dair imza atar, Depocu İşlem Fişinin bir nüshasını malzemeyi alan kişiyi verir, Depocu diğer nüshalarını alıp dosyasında saklar.

Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi olarak birimde görev yapan kişinin görevleri arasında;

Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak ve ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek,

Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bu taşınırların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek,

Tüketime veya kullanıma uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek, Taşınırların giriş ve çıkışlarına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve

cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek,

Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak, Kayıtlarının tutulduğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama

yetkilisine sunmak,

Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak,

Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek yer almaktadır.

Taşınır Kayıt Kontrol Ünitesi; demirbaş ve sarf malzemeler olmak üzere ikiye ayrılarak faaliyetlerini sürdürmektedir.

Demirbaş bölümünde; 1 Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi ve 4 memur olmak üzere toplam 5 kişi görev yapmakta ve harcamalar özel bütçe ile yapılmaktadır. Bölümde başlıca yürütülen faaliyetler şöyledir:

Satın alma kanalıyla alımı yapılan demirbaşların alımından sonraki süreçte; malzemeyi depolara teslim almak, istek yapan birimlere dağıtmak ve giriş-çıkış işlemlerini yapmak,

Taşınır İstek Belgesi ile birimlerin ofise istek yaptığı demirbaşların, depodan çıkış işlemlerini zimmet karşılığı yapmak ve tüm bu işlemlerde kullanılan belgeleri dosyalamak,

Polikliniklerde eskimiş, bozuk vs. demirbaşlar var ise Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı doldurulur ve gerekli imzalardan geçip, HEK’ e ayrılması kararı verilmişse, sistemde ilgili demirbaşları poliklinik üzerinden düşmek,

Herhangi bir birimde fazla bir demirbaş varsa, mal sorumlusu tarafından İade Belgesi doldurulur ve ilgili birim üzerinden zimmeti düşmek ve demirbaşı isteyen ve bunu İstek Belgesi doldurarak başvuran bir başka birime zimmetlemek.

Ayrıca bölümün ayrıntılı iş akış şeması Ek-10’da gösterilmiştir.

Sarf malzeme bölümünde; 1 şef ve 6 personel görev yapmakta ve harcamalar döner sermaye kanalıyla gerçekleştirilmektedir. Bölümde yürütülen başlıca faaliyetler şöyledir:

Döner Sermaye ile alımı yapılan işlemleri kontrol etmek, Taşınır İstek Belgesi ile birimlerin direk depodan istek yaptığı sarf malzemelerin,

depodan çıkış işlemlerini zimmet karşılığı yapmak ve tüm bu işlemlerde kullanılan belgeleri dosyalamak,

Acil bir durumda gerekli olan sarf malzemenin işlem yapılmadan depodan çıkışını sağlamak, gerekli belgeleri daha sonra dosyalamak,

3 ayda bir çıkışı yapılan malzemeleri Saymanlık Müdürlüğü’ne bildirmek, Kullanılmayan sarf malzemeler için Komisyon onayından sonra gerekli fişi

düzenleyip sistemden düşmek, Alınan sarf malzemelerin hastaneye uygun bir şekilde girişini sağlamak, Giriş-çıkış işlemi sonucunda günlük envanter kayıtlarını kontrol etmek, 3 ayda bir envanter kayıtlarını Maliye Bakanlığı aracılığı ile Sayıştay’a

göndermek. Ayrıca bölümün ayrıntılı iş akış şeması Ek-9’da gösterilmiştir.

Taşınır Kayıt Kontrol Ünitesi’ne bağlı;

Teknik ve Genel Malzeme İlaç ve Serum Demirbaş ve Kimyasal Malzeme Kırtasiye, Temizlik, Tuhafiye Tıbbi Malzeme depoları adı altında toplamda 8 adet depo bulunmaktadır.

Depoların genel olarak işleyiş süreçleri aynıdır, değişen tek şey depoya teslimi yapılan malzemenin ne olduğudur. Alımı yapılan bir malzemenin depoya girişinden, istek yapan birime teslimine kadar olan süreci inceleyecek olur isek: Satın Alma kanalı ile alımı yapılan malzeme, firma sahibi tarafından ilgili depoya verilen günde getirilir. Depo sorumlusu tarafından malzemeyi isteyen birimin mutemedi çağırılır veya firma görevlisi tarafından numune ilgili mutemede götürülür. Gelen malzemenin uygunluğu birim mutemedi tarafından kontrol edilir ve uygunsa uygundur kaşesi basılır. Uygundur ibaresinden sonra depo sorumlusu tarafından tesellüm ekranına malzemenin girişi yapılır ve Taşınır Geçici Alındı belgesi doldurularak malzemenin geçici alımı depoya yapılır. İlgili evraklar toplanarak Komisyon onayına çıkarılır ve onayın ardından malzemenin kati girişi için Taşınır İşlem Fişi doldurulur. Bu aşamaya kadar olan tüm belgeler Ayniyat Saymanlığına gönderilir ve malzemeyi isteyen birimin Taşınır İstek Belgesi göndermesinin ardından zimmet karşılığında istenen malzemenin teslimi gerçekleştirilir.

Birimin kullandığı başlıca belgeler arasında; taşınır işlem fişi, zimmet fişi, taşınır istek belgesi, dayanıklı taşınırlar listesi, taşınır geçici alındısı, kayıttan düşme teklif ve onay tutanağı, ambar devir ve teslim tutanağı, sayım tutanağı yer almaktadır. Birim faaliyetlerinin gerçekleştirirken öncelikle Taşınır Mal Yönetmeliği’nden faydalanmakta. Ayrıca Kamu İhale Kanunu, Ayniyat Talimatnamesi, Sayıştay Kanunu ve Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliği’ni de kullanmaktadır.

2.1.6. Döner Sermaye Özlük Hakları

Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü’ne bağlı bulunan Döner Sermaye Özlük Hakları biriminde 1 Müdür Vekili ve 9 personel olmak üzere toplam 10 kişi görev yapmaktadır. Döner Sermaye Özlük Hakları Birimi Erişkin Hastanesi binasına ek olarak bulunan Poliklinikler Ek Binası’nda yer almaktadır.

Birim; Hacettepe Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesi kapsamında yer alan tüm birimlerin giderlerine ilişkin tahakkuk evraklarının, döner sermaye pay ödemelerinin ve projelerinin takip ve tahakkuk işlemlerini yapmak; işletme kapsamında çalışan kadrolu memurlarının, sözleşmeli personelin ve geçici işçilerin mevzuata uygun çalıştırılması, özlük haklarının takip edilmesi ve bordrolarının düzenlenmesi; işletme tarafından sağlanan yurt içi ve yurt dışı kongre desteklerinin sağlanmasının takibi ve mevzuata uygun ödemenin yapılabilmesi için tahakkuklarının düzenlenerek bunlara ilişkin tüm belgeleri Döner Sermaye İşletmesi Saymanlık Müdürlüğü’ne teslim etmek; ayrıca Döner Sermaye İşletmesi’nin büro işlerini (aylık ve yıllık Yürütme Kurulu kararlarının alınması, yıllık ve yıl içerisinde görevlendirilen Satın Alma, Muayene Kabul Komisyonu, Ambar Memurları, Avans Mutemetleri, Sayman Mutemetleri ve geçici görevlendirme onayları) yürütmek amacıyla oluşturulmuştur.

Birimin yürüttüğü başlıca faaliyetler arasında;

Diş Hekimliği Fakültesi Biriminin 2547 Sayılı Kanun’un 58. Maddesi çerçevesinde Akademik ve idari Personeline yapılan döner sermaye payının dağılımı çalışması kapsamında; Diş Hekimliği Fakültesi Dekanlığınca İşletme Yürütme Kurulu’na önerilen döner sermaye payı dağılımının (baz oranları) tespit çalışması,

Yurtdışında bilimsel toplantılara katılmak üzere, geçici görevlendirilen öğretim elemanlarına Döner Sermaye Bütçesi’nden katılım desteği ödenmektedir. Bu destekten yaralanmak isteyen öğretim elemanları ‘Katılım Desteği Sağlanmasına İlişkin Usul ve Esaslar’ doğrultusunda istenilen belgeleri hazırlayarak İşletme Müdürlüğü’ne teslim etmek,

Görevlendirmesini tamamlayan personelin dönüş itibariyle evraklarını ibraz etmesi durumunda 6245 Sayılı Kanun kapsamında mevzuatına uygun şekilde yurtiçi-yurtdışı yolluk bildirimleri düzenlemek ve tahakkukları yapılmak suretiyle imzaya sunmak,

Hacettepe Üniversitesi matbaalarında basılmasına Yönetim Kurulu’nca karar alınmış kitapların satış fiyatlarının belirlenmesinin ardından, kitapların belirlenmiş telif ücretlerinin ödenmesi için gerekli olan telif sözleşmesi, harcama pusulası vs. belgelerin yazarlarca doldurulmasını sağlayarak Saymanlık Müdürlüğü’ne göndermek,

Döner Sermaye İşletmesi’ne bağlı 12 birimin ay içerisinde yapmış oldukları faaliyetlerden doğan vergilerin Saymanlıktan alınan muhasebe kayıtları doğrultusunda 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu çerçevesinde beyannameleri düzenleyerek vergi dairesine göndermek ve vergi dairesi tarafından verilen tahakkuk fişlerini evraklara ekleyip muhasebe işlem fişi oluşturarak Saymanlık Müdürlüğü’ne göndermek,

Döner Sermaye İşletmesine bağlı birimlerde çalışan geçici işçi, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 4B maddesi uyarınca çalışan personelin, ihale yoluyla temizlik işlerini alan firmada çalışan personelin ve ihtiyaçları karşılayan firmaların anlaşmazlığa düşmesi durumunda Üniversite Hukuk Müşavirliği ile koordine kurmak, gerekli durumlarda Çalışma ve Sosyal Güvenlik İş Müfettişleriyle görüşmeler ve yazışmalar yapmak,

Gün içerisinde Üniversite iç yazışmaları, kamu kurum ve kuruluşları ile firma ve kişilerle gerekli yazışmaları yapmak,

Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü bünyesinde faaliyetlerini sürdüren birimlerin bağlı bulunduğu Satın Alma Müdürlüklerince mal ve hizmet alımı yapılarak ödenmek üzere hazırlanan firma faturalarını Saymanlık Müdürlüğü’ne geçmeden önce kontrol etmek,

İşletme Müdürlüğü’ne bağlı çalışan personelin yıllık ücretli izin, mazeret izni, şua izinlerini izin kartına işlemek, eksik ya da hatalı gelen izin formlarının ilgili kişilerle görüşülerek tekrar düzeltilmesini sağlamak,

Saymanlık Müdürlüğü’ne; Firma fatura listelerini, Avans açma/kapama ödeme belgelerini, Yurtiçi/yurtdışı yolluk ödeme belgelerini Maaş/döner sermaye ödeme belgelerini Ek bordro, borç bordrosu, ek ödeme, ek tazminat belgelerini, Diğer ödemeye esas belgeleri teslim etmek,

Geçici işçiler ile ilgili olarak; Mesailerini maaşta işlenecek hale getirmek (her ayın 01–20 tarihleri

arasında), Raporlu olanların, yemek ve otopark kesintisi yapılacakların, özel sigortası

olanların, ücretsiz izinli olanların ve istifa edeceklerin işlenecek şekilde bilgi ve belgelerini ay içerisinde maaşa kadar toparlamak,

Programdan alınan e-bildirgenin birimdeki evraklarla karşılaştırılarak tutup tutmadığına bakmak, tutuyorsa SGK’nın internetteki adresine istediği formatta içeriye almak ve kontrol edip onaylamak (her ayın 20–23 tarihleri arasında),

Maaşlarını hesaplayarak bordrolarını düzenlemek ve üst yazı ile Döner Sermaye Saymanlığına ödenmesi için teslim etmek ve paranın bankaya aktarılmasını takip etmek (her ayın 28–31 tarihleri arasında),

Sosyal Güvenlik Kurumu’na gönderilmek üzere personele ait eksik gün bildirimini hazırlamak (her ayın 20–23 tarihleri arasında),

4B pozisyonunda çalışan personel ile ilgili olarak;

İşe girişi yapılacak personelin onayının Personel Daire Başkanlığı’ndan gelmesinden sonra gerekli işlemler yapıldıktan sonra personelin, SGK’nın internet sayfasından girişini yapmak (ayın her döneminde, bazen toplu, bazen tek tek),

İlgili döneme ait maaşta işleme alınacak bilgi ve belgeleri bir dosyada toparlamak ve işlenmesi gereken bilgileri (sendika puantajları, icra ve kesintiler, asgari geçim indirim beyannamesindeki bilgiler vs.) işledikten sonra üst yazı ile Döner Sermaye Saymanlığı’na teslim etmek (her ayın 08-15 tarihleri arasında)

Ayrılacak personelin istifa dilekçesindeki ayrılış tarihine bakarak ilişiğinin kesilmesine engel olabilecek durumlara bakıp, gereken işlemleri yapmak ve SGK’nın internet sayfasından işten çıkış bildirgesini düzenlemek ve onaylamak (ayın her döneminde, bazen toplu, bazen tek tek),

Ay içerisinde işten çıkanlar varsa, onların peşin maaşlarından iade etmesi gereken miktarları, o döneme ait borç bordrolarında toplayıp, Harcama Yetkilisi onayı ile Ödeme Emri Belgesi hazırlayıp imzaya sunmak ve geldikten sonra Döner Sermaye Saymanlığı’na üst yazı ve paralarla teslim etmek (en geç e-bildirge çalışmasına başlamadan önce)

Personelin kişi bazlı icra takibini yapmak ve icra borçlarının ödenmesi için Döner Sermaye Saymanlığı’na gerekli bilgi ve belgeleri göndermek (ayın her döneminde olabilir, bazen toplu, bazen de tek tek yapılır)

Personelin yıllık çalışma sözleşmelerini yenilemek, Sosyal Güvenlik Kurumu’na gönderilmek üzere, personele ait eksik gün

bildirimini hazırlanması (her ayın 01–07 tarihleri arasında), İşten evlilik, askerlik vb. nedenlerle ayrılan personelin durumların

inceleyerek, kıdem ve ihbar tazminatını hak eden personelin bordrosunu ve tahakkuk fişini hazırlamak yer almaktadır.

Birimde çoğunlukla yaşanan sorun; personelin göreve başlama ve ayrılma onayının zamanında alınmaması ve birime geç bildirilmesidir. Rutin işler devam ederken ayın ortasında değişiklikler bildirilince bütün işlemler yenilenmek zorunda kalıyor. Bu durumda oldukça fazla işgücü kaybına neden oluyor. Birim çoğunlukla Döner Sermaye İşletmesi Saymanlık Müdürlüğü, Satın Alma Müdürlüğü, Fatura Tahakkuk Müdürlüğü, Hukuk Müşavirliği, Sosyal Güvenlik Kurumu ile koordineli çalışmaktadır. Ayrıca birimde personel için herhangi bir hizmet içi eğitim düzenlenmemektedir.

Birimin faaliyetlerini yürütürken tabii olduğu başlıca mevzuatlar; Devlet Memurları Kanunu, Emekli Sandığı Kanunu, İş Kanunu, Harcırah Kanunu, ilgili yılın Bütçe Kanunu, Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu, Sağlık Personelinin Tazminat ve Çalışma Esaslarına Dair Kanun, Sağlık Bakanlığı’na Bağlı Sağlık Kurumları ile Esenlendirme (Rehabilitasyon) Tesislerine Verilecek Döner Sermaye Hakkında Kanun, Sağlık Bakanlığı Atama ve Nakil Yönetmeliği, Kamu Kurum ve Kuruluşlarına Ait Sağlık İşletmelerinin Yönetimi ile Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik ve Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliği’dir.

2.1.7. Döner Sermaye İşletmesi Bütçe Planlama ve Satın Alma Müdürlüğü

Birim Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü’ne bağlı olarak, Erişkin Hastanesi C katında faaliyetlerini sürdürmektedir. Birimde 1 Müdür, 2 Müdür Yardımcısı, 2 Şef ve 32 personel görev yapmaktadır. Müdürlüğün var oluş amacı; tüm hastane hizmetlerinin aksamadan yerine getirilmesi için gerekli olan ve birimlerce talep edilen her türlü malzeme, cihaz ve hizmetleri zamanında ve en uygun fiyat ve kalitede tedarik etmektir. Birim hastane içerisindeki

hemen hemen tüm birimlerle fonksiyonel bir ilişki içinde iken, özellikle Saymanlık Müdürlüğü, Depolar ve Taşınır Kayıt Kontrol Ünitesi ile daha sıkı bir ilişki içindedir.

Müdürlük görevlerini yerine getirirken başlıca; 4734 Sayılı KİK, Yükseköğretim Kanunu, Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, Mal Alım İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Hizmet İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği, Yapım İşleri Uygulama Yönetmeliği, Hizmet İhaleleri Muayene ve Kabul Yönetmeliği mevzuatlarından faydalanmaktadır.

Müdürlükçe yürütülen satın alma faaliyetleri yıllık alım ve ara alım olmak üzere iki şekilde gerçekleşmektedir. Yıllık alımlarda; ilgili birimlerden ihtiyaçları olan tüm mal ve hizmetlerin bildirimleri istenir. Müdürlük tarafından bildirimleri alınan mal ve hizmetlerin alımının onayına ilişkin Harcama Yetkilisinden onay alındıktan sonra, birim alınacak mal ve hizmete, uygulanacak ihale türüne göre satın alma prosedürünü başlatmaktadır. Ara alım ise; yıllık alımlarda çeşitli nedenlerden ötürü plan dâhiline girmemiş mal/hizmetlerin alımını ya da ihtiyaç duyulan malzemelerin yokluğunda alımının yapılması gereken durumları ifade etmektedir. Bu alım süreci; Bütçe Planlama Birimi’nin uygun görmesi ve Harcama Yetkilisinin onay vermesinin ardından Müdürlükçe başlatılmaktadır. Genel olarak bir mal ya da hizmetin alım süreci şu şekilde işlemektedir;

Öncelikle birimler yürütmekle görevli oldukları işe istinaden ihtiyaç duydukları mal ve hizmetlerin neler olduklarını belirlerler ve bu ihtiyaçlarını Satın Alma Müdürlüğü’ne bildirirler,

İsteği bildirilen ihtiyaçların İhtiyaç Tespit Komisyonu’nda sunumu yapılır ve Harcama Yetkilisinden gerekli onaylar alınır,

Onayın ardından ilgili nal ve hizmetlere ilişkin detaylı bir tanımlama yapılır, bir başka ifade ile ilgili mal ve hizmetlerin teknik ve idari şartnameleri hazırlanır,

Ardından alımı yapılacak mal ve hizmetlerin yaklaşık maliyetleri belirlenir, Yaklaşık maliyetlerin belirlenmesinin ardından, uygulanacak ihale usulüne karar

verilir ve bu usule uygun dokümanlar hazırlanır ve ilan yapılır, İlanı takiben isteklilere ihale dokümanı sunulur, İsteklilerden gelecek teklifler değerlendirilir ve kabul kararından itibaren

sözleşme yapılarak süreç tamamlanır.

Birimde belli yöntemler ile mal ve hizmet alımı gerçekleştirilmektedir. Bunlar;

Açık İhale Usulü: Bütün isteklilerin teklif verebildiği usuldür. Hazırlanan ihale şartnamesinde yazılı şartları taşıyan herkes, bu usulle yapılan ihalelere katılabilir.

Açık ihale usulü iş akış süreci aşağıdaki gibidir:

İhale Öncesi İşlemeler; İlgili birimden talep bildirimi, İhale öncesi hazırlıklar, Yaklaşık maliyetin tespiti için personel görevlendirilmesi, Yaklaşık maliyetin tespiti, İhale onayının alınması, İhale dokümanı hazırlanması için personel görevlendirilmesi, İhale ile ilgili detayların tespiti, İhale dokümanının hazırlanması, İhale komisyonunun görevlendirilmesi, İhale ilanı,

İhale işlem dosyasının hazırlanması, İhale işlem dosyasının bir yazıyla ihale komisyonuna verilmesi, İhale dokümanının satılması ve satın alanların tutanağa bağlanması.

Tekliflerin Hazırlanması ve İdareye Sunulması; Tekliflerin hazırlanması, İsteklilerce teklif zarfının idareye sunulması, Postada geciken zarfların tespiti, İhale teklif zarflarının ihale komisyonuna teslim edilmesi.

İhale Aşaması; İhale zarflarının şekil yönünden incelenmesi, Teklif zarflarının açılması ve kontrol edilmesi, Uygun bulunmayan belgelerin tespiti, Teklif fiyatlarının açıklanması, Komisyonca tekliflerin alınması ve açılması, oturumun kapatılması, Belgelerin incelenmesi ve açıklama kalemi, Yeterlilik değerlendirmesi, Yeterli bulunmayan adaylara bildirim yapılması, Aritmetik inceleme/teklifin re ’sen düzeltilmesi, Diğer hataların düzeltilmesi, Aşırı düşük tekliflerin incelenmesi, Teklif fiyatlarının incelenmesi ve ihale komisyonu kararı, İsteklilerin yasaklı olup olmadığının teyit ettirilmesi, İhale kararının onaya sunulması, İhale kararının onaylanması, Kesinleşen ihale kararının bildirilmesi, İptal edilen (eğer iptal edilirse) ihale kararının bildirilmesi, İsteklilerin sözleşmeye davet edilmesi, Kesin teminat alınması, Sözleşmenin imzalanması, Geçici teminatın iade edilmesi/gelir kaydedilmesi, İhale sonucunun ilanı, İstatistik formunun gönderilmesi.

Belli İstekliler Arasında İhale Usulü: Yapılacak ön yeterlilik değerlendirmesi sonucunda idarece davet edilen isteklilerin teklif verebildiği usuldür. İşin özelliğinin uzmanlık veya ileri teknoloji gerektirmesi dolayısıyla açık ihale usulünün uygulanamadığı işlerin ihalesi ile yaklaşık maliyeti eşik değerin yarısını aşan yapım işi ihaleleri bu usule göre yapılır.

Belli istekliler arasında ihale usulünün iş akış süreci aşağıda gibidir:

Ön yeterlik dokümanı ile ön yeterlilik ilanında belirtilen değerlendirme kriterlerine göre, ihaleye başvuran adayların ön değerlendirmesi yapılır,

Yeterlilikleri tespit edilenler arasından dokümanda belirtilen kriterlere göre sıralanarak listeye alınan belli sayıda istekli veya yeterli bulunan isteklilerin tamamı teklif vermeye davet edilir,

Teklif vermeye davet edilmeyenlere gerekçeleri yazılı olarak bildirilir, İhale dokümanı ile davet mektubunda belirtilen değerlendirme kriterlerine

göre tekliflerin değerlendirilmesi yapılarak ihale sonuçlandırılır.

Pazarlık Usulü: İhale sürecinin iki aşamalı olarak gerçekleştirildiği ve idarenin ihale konusu işin teknik detayları ile gerçekleştirme yöntemlerini ve belli hallerde fiyatı isteklilerle görüştüğü bu usul aşağıda belirtilen hallerde kullanılabilmektedir:

Açık ihale usulü veya belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılan ihale sonucunda teklif çıkmaması,

Doğal afetler, salgın hastalıklar, can ve mal kaybı tehlikesi gibi ani ve beklenmeyen veya idare tarafından önceden öngörülemeyen olayların ortaya çıkması üzerine ihalenin ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması,

Savunma ve güvenlikle ilgili özel durumları ortaya çıkması üzerine ihalenin ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması,

İhalenin araştırma ve geliştirme sürecine ihtiyaç gösteren ve seri üretime konu olmayan nitelikte olması,

İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin özgün nitelikte ve karmaşık olması nedeniyle teknik ve mali özelliklerinin gerekli olan nitelikte belirlenememesi,

İdarelerin yaklaşık maliyeti 147,633.00 Türk Lirasına kadar olan mamul mal, hizmet veya malzeme alımları.

Doğrudan Temin: Bu usul ile aşağıda belirtilen hallerde ihtiyaçlar ilan yapılmaksızın ve teminat alınmaksızın kullanılmaktadır:

İhtiyacın sadece gerçek veya tüzel kişi tarafından karşılanabileceğinin tespit edilmesi,

İdarelerin ihtiyacına uygun taşınmaz mal alımı veya kiralanması, Sadece gerçek veya tüzel kişinin ihtiyaç ile ilgili özel bir hakka sahip olması, Özelliğinden ve belli bir süre kullanılma zorunluluğundan dolayı

stoklanması ekonomik olmayan veya acil durumlarda kullanılacak ilaç, aşı, serum, kan ve kan ürünleri ile ortez, protez gibi uygulama esnasında hastaya göre belirlenebilen ve hastaya özgü tıbbi sarf malzemeleri, test ve tetkik sarf malzemeleri alımları,

İdarelerin yaklaşık maliyeti 44,287.00 Türk Lirasına kadar olan mal, hizmet veya malzeme alımları.

2.1.8. Döner Sermaye İşletmesi Fatura Tahakkuk Müdürlüğü

Döner Sermaye işletme Müdürlüğü’ne bağlı olarak faaliyetlerini sürdüren Döner Sermaye İşletmesi Fatura Tahakkuk Müdürlüğü’nde 1 Müdür ve 1 Müdür Yardımcısı altında toplam 34 kişi görev yapmaktadır. Bunların 29’u kadrolu, 5’i sözleşmeli personeldir. Birim Erişkin Hastanesi binasına ek olarak bulunan Poliklinikler Ek Binası’nda yer almaktadır. Döner Sermaye İşletmesi Fatura Tahakkuk Müdürlüğü’nün temel amacı; hastanede ayaktan ve yatan hastalar ile diğer gelire yönelik olan faaliyetlerin her türlü işleminin tamamlanmasını müteakip mevcut mevzuatlara göre ilgili kişi, kurum ve kuruluşlara fatura etmek, tahsilatlarını takip etmek ve oluşan gelir ve tahsilat bilgilerini Döner Sermaye Saymanlık hesaplarına intikal ettirmektir. Birimde isteğe bağlı olarak gerekli konularda hizmet içi eğitim faaliyetleri yürütülmektedir. Birimin yürüttüğü başlıca faaliyetler ve süreçleri arasında;

Fatura kontrol süreci: Ayaktan ve günübirlik harcama fatura kontrolü (GSS);

Faturalama menüsü seçilir, İş planına göre kabul tarihi aralığı seçilir, Kabul türü ayaktan açık veya kapalı hasta harcamaları listelenir, Bu listeden harf sırasına göre veya servislere göre kontrole başlanır.

Ayaktan kabul türü ana başlıkları:-Vaka Başı -Vaka Başı Fiyat Harici-Acil -Onkolojik Vaka-Tanıya Dayalı İşlemler (FTR, Hemodiyaliz)

Yatan harcama fatura kontrolü (GSS); Medula faturalama menüsü seçilir, İş planına göre verilmiş olan listeye dosya numarası girilerek yatan

harcamanın provizyonunun doğruluğu kontrol edilir, Doğru değil ise 45 günlük sınır içerisinden ayaktan takibi ve ona bağlı

yatan takibi düzeltilir.

Yatan tedavi türü ana başlıkları:- Hizmet Başına Fatura Kontrolü- Tanıya Dayalı Fatura Kontrolü- Yoğun Bakım Fatura Kontrolü- Fizik Tedavi Fatura Kontrolü

Diğer kurum ayaktan ve yatan fatura kontrolü; Manuel kapsamda fatura edilecek olan ve 10 günlük tedavi süreleri

bulunan hasta sevkleri kurumlarına göre ayrıştırılır.

Manuel fatura edilen kurum başlıkları:- Yeşil Kart- Yurt Dışı Sigortalı- Maluliyet ve Yeniden Yapılandırma Kapsamında Bağ-Kurlu- Anlaşmalı Kurum (Özel Sigortalı, Elçilik-KKTC, Türkmeneli Vakfı,

TOBB vb. )- Uluslararası Anlaşmalı Hastalar- Protokoller (Tetkik Faturası Kontrolü)- Hiçbir Sigorta Kapsamında Olmayan ve Direkt Acile Müracaat Eden

Hasta Harcama Kontrolü- Ücretli Tedavi

Dönem örnekleme sonrası fatura ve eklerinin teslim süreci: Ayaktan, yatan, günübirlik ve diğer tedavi türünde branşlara ait tüm ekler

tamamlandıktan sonra ayaktan-yatan-günübirlik ve diğer tedavi türünde ayrılmış olarak hizmet detay belgeleri ekleri ile birlikte dosyalanır,

Tedavi türü bazında Logo sisteminden kesilmiş faturalar fatura üst yazısı ve malzeme ilaç avans yazısı bölüm amirine imzalatılarak her ayın 15’inde SGK yetkililerine teslim edilir,

Evrak kayıt numarası alınmış olan fatura üst yazısının bir nüshası ‘SGK Teslim Tutanakları’ klasörüne kaldırılır,

Medula web sayfasında örneklenmiş olarak gözüken dönem teslimattan sonra taslak durumuna dönüşür,

Teslim sonrası SGK yetkililerince eksik bulunan evraklar kuruma fax çekilmek suretiyle istenir. Fax gönderim tarihinden itibaren 7 iş günü içerisinde eksik evraklar tamamlanarak üst yazıyla SGK’ya teslim edilir.

Mutabakat ve dava süreci: Günün belli saatlerinde dönem izlemede görevli personel tarafından

Medula Web sayfasında taslak durumundayken incelendi veya mutabık olan dönemler incelenir,

SGK yetkililerince durumu incelendi olan dönemin inceleme tarihinden itibaren 5 işgünü içerisinde kesintilere ilişkin itiraz listesi hazırlanır. 5. İşgününde imzalı üst yazı ile itiraz listesi SGK’ya teslim edilir,

Kesinti nedenlerine göre davanın açılmasına ilişkin Rektörlük Makamına (Hukuk Müşavirliğine teslim edilmek üzere) yazı yazılır,

Hukuk Müşavirliği avukatları tarafından dava dilekçesi hazırlanarak dava süresi başlamış olur,

Dava süreci davayı hazırlayan personel tarafından sürekli takip edilir. Muhasebe süreci:

Günlük olarak işletme banka hesaplarına yatırılan tutarların ayrıntılı bir şekilde; gönderen kuruma, yatırılma nedenlerine, dönemlerine, kaydedilecek muhasebe hesap kalemlerine göre ayrıştırması yapılır ve banka ekstre dökümlerine göre kontrol edilerek Saymanlık Müdürlüğü’ne teslim edilir,

Dönem sonlandırma işlemi yapıldıktan sonra ilgili aya ait birimlerin tahakkuk eden fatura sorguları alınarak muhasebe biriminin istediği formatta gelir türü ve kurumsal bazlı tablolar ile diğer raporlar hazırlanır,

Günlük olarak tahsil edilen tutarlar ay itibariyle toplamları alınarak muhasebe biriminin istediği formatta tablolar ile diğer raporlar hazırlanır,

Satın Alma birimi vasıtasıyla bu birime gönderilen birimler arası hizmet veya malzeme satışına yönelik gelir aktarmaları bir üst tablo ile tahakkuk görevlilerine iletilir ve 6’lı grup muhasebe hesap kalemine birimler arası gelir olarak kayda alınır.

Malzeme alım karar süreci: Bütçe Planlama Müdürlüğü’nden gelen ve alımı yapılacak malzemeler ile

ilgili kar-zarar ile SGK tarafından ödenip ödenmeyeceğine ilişkin tespit yapılarak, alınıp alınmama kararı verilir ve zimmetli olarak teslim edilir.

Doktor tescil kayıt süreci: Sağlık Hizmetleri Birimi ve Diş Hekimliği Fakültesinde görev yapan

uzman ve asistanların Medula sisteminde kayıtları tutulur ve sürekli güncellenir. İnsan Kaynakları ve Bilgi İşlem üniteleri ile doktor bilgilerinin güncellenmesi konusunda sürekli iletişim sağlanır.

Medula sisteminde hatalı dönen doktor tescilleri düzeltilir. Logo muhasebe sisteminden faturalama ve tahakkuku bildirimi süreci:

Basımevi biriminden basım işleri için gelen belgelerdeki tutarlar üzerinden faturalar düzenlenir,

Doping Kontrol Merkezi’nin hizmet faturaları düzenlenir, Tüm firmaların araştırma projeleri kapsamında (danışmanlık, klinik

çalışma vb.) yatırmış olduğu tahsilatlara ilişkin faturalar düzenlenir, Eczacılık Fakültesi Uygulama Eczanesinde öğrenci ilaç reçeteleri

karşılığı faturalar düzenlenir, Birimler arası verilen hizmetlerin faturaları düzenlenir, Araştırma projeleri kapsamında proforma faturalar hazırlanır, Tüm hazırlanan faturalardan dönem sonu tahakkuk bildirilecek olanlar

tahakkuk kaydına aldırılır, Kesilen faturaların bir nüshası işletmeye bağlı birimler bazında arşivlenir.

Müdürlükte gelir getirici olarak yürütülen bazı faaliyetler arasında;

- Klinik çalışmalar,

- Basım, matbaa (kitap, dergi, broşür vb.),- Eğitim ve danışmanlık hizmetleri,- İlaç ve serum analizi,- Üretim faaliyetleri,- Doping kontrol analizi,- Muayene, tetkik ve tedavi hizmetleri,- Konuşma faaliyetleri,- Mühendislik çalışmaları yer almaktadır.

Döner Sermaye İşletmesi Fatura Tahakkuk Müdürlüğü; Döner Sermaye Saymanlık Müdürlüğü, Destek Hizmetleri Müdürlüğü, Hasta Kabul, Resmi Yazılar, Bütçe Planlama, Bilgi İşlem, Satın Alma, Poliklinikler (yatan), Sayıştay ve Maliye Bakanlığı ile fonksiyonel bir ilişki içerisindedir. Birim içinde bulunduğu bu fonksiyonel ilişkilerden en fazla Bilgi İşlem ile ilgili problem yaşamaktadır. Çünkü işlemler genellikle bilgisayar sistemleri üzerinden yapıldığından, o süreçlerde yaşanacak aksaklıklar birimi oldukça olumsuz etkilemekte, işlerin yavaş yürümesine neden olmaktadır.

Birimin çalışmalarını sürdürürken sıkça yararlandığı mevzuatlar; Sosyal Güvenlik Kurumu Sağlık Uygulama Tebliği ve SUT çerçevesinde Yayınlanmış Olan Genelgeler, Yeşil Kart Kanunu ve bu kanun çerçevesinde Yayınlanmış Olan Yönetmelikler, Maliye Bakanlığı Tedavi Uygulama Tebliği ve bu tebliğ çerçevesinde Yayınlanmış Olan Genelgeler ve Hacettepe Üniversitesi Yürütme Kurulu Kararları (Özel İşlemler Fiyat Tarifesi)’dır.

2.1.9. Gece İdaresi

Destek Hizmetleri Genel Müdürlüğü’ne bağlı bulunan Gece İdaresi Birimi’nde toplamda dört grup bulunmaktadır. İkişer kişilik gruplar (Gece İdaresi Sorumlusu ve Gece İdari Yardımcısı) halinde her gün bir grup kalacak şekilde rotasyon ile birim faaliyetlerini yürütmektedir. Birim Erişkin Hastanesi C katında yer almaktadır.

Birim; mesai saatleri dışında, hafta sonları ve resmi tatil günlerinde Başhekimlik adına hastane genelinde yönetim, organizasyon ve denetimi sağlamak ve çıkabilecek her türlü soruna yönelik çözüm üretmek amacıyla faaliyet göstermektedir. Ayrıca birimde nöbete gelen her personel nöbet saati boyunca yaşadığı her türlü durumu nöbet defterine kaydeder ve gereken durumlarda tutanak ve çeşitli formlar ile resmi kayıt da yapılmaktadır. Örneğin; hastaneden izinsiz ayrılan hastalar için Kaçan Hasta Formu doldurulur ki hastanın başına bir şey geldiği takdirde hastanede olmadığı kanıtlanabilsin. Birimin çalışma saatleri; hafta içi 17.30–08.30, hafta sonu ve resmi tatil günlerinde ise 24 saattir. Birimde kullanılması gereken cihaz ve ekipmanlar arasında; bilgisayar, telsiz, telefon, faks ve diğer ofis malzemeleri yer almaktadır.

Gece İdaresi Birimi’nin başlıca yürüttüğü faaliyetler:

Rapor, reçete gibi resmi evrakların onay işlemini yapmak, Nöbetçi sağlık personelinin geliş-gidişinde ulaşımı organize etmek, Yatışına karar verilen ve taburcu olan hastalarla ilgili sorunları çözmek (sosyo-

ekonomik değerlendirme), Hastanenin gece nöbetçi güvenlik görevlilerinin koordinasyonunu sağlamak, Bölümlerin diğer sağlık kurumları ile hasta hizmetleri açısından gerekli

iletişimini sağlamak,

Acil vakalarda bölümlerin talebi üzerine hastaneye gelecek personelin (doktor, hemşire, teknisyen vb.) ulaşımını organize etmek,

Hastane içerisindeki tüm fiziki alanların denetimini yapmak, çıkabilecek tüm sorunları çözmek veya ilgililere aktarmak suretiyle çözümünü sağlamak,

Acil Servise başvuran Hacettepe personelinin kendisine veya bakmakla yükümlü olduğu kişilere hasta sevk kâğıdı vermek,

Hastane genelindeki tıbbi ve teknik tüm cihaz ve tesisatlarda oluşan arızalar için ilgili teknisyenlere haber vermek, gerekli görüldüğü taktirde hastaneye gelmelerini sağlamak,

Hastaneler arası ambulansla hasta naklini organize etmek, Beyin ölümü vakası durumunda transplantasyon bölümünün talepleri

doğrultusunda işlemlerin yürütülmesi için gerekli koordinasyonu sağlamak, Ölen hastaların kaydını tutmak ve işlemleri tamamlanan cenazeleri teslim etmek, Bölümünden izinsiz ayrılan hastalara ilişkin tutanak tutmak, Servislerde yatışı olmayan hastaların yatış işlemlerini gerçekleştirmek, Kilitli birimlerde giriş çıkışlarda anahtar temin etmek ve takibini gerçekleştirmek, Doktor isteği doğrultusunda arşivden hasta dosyası temin etmek, Kıymetli buluntu ve çalıntı eşya vakalarında gerekli işlemleri yapmak, Protokol hastalarını karşılamak ve ziyaretlerinde eşlik etmek, Hasta ve yakınlarının şikâyet ve önerilerini değerlendirmek, dilekçeleri kabul

etmek ve Halkla İlişkiler Ünitesi’ne iletmek, Nöbet boyunca yapılan işlemleri, nöbet bitiminde yazılı olarak Müdürlüğü’ne

sunmak, Kurumsal gelişim, toplam kalite yönetimi ve akreditasyon çalışmalarına aktif

olarak katılmak.

Birimde Gece İdaresi Sorumlusu olarak çalışacak kişinin; oryantasyon, temel kalite kavramları ve kurum kültürü, yangın güvenlik, hastane enfeksiyon eğitimlerini almış olması gerekmektedir. Ayrıca bu göreve gelebilmek için, en az 6 ay gece idaresi görevlisi olarak görev yapmış olmak bir diğer gerekliliktir. İşin gerektirdiği kişisel özellikler ise; güvenilir olmak, kendini geliştirme potansiyeline sahip olmak, iletişim gücü yüksek olmak, hoşgörülü, güler yüzlü, ikna kabiliyeti yüksek olmak, işinde dikkatli, problem çözücü ve sorumluluk sahibi olmaktır.

Birimde kullanılan formlardan bazıları; hasta yatış bilgi formu, muayene istek belgeleri, buluntu, kıymetli eşya ve para teslim tutanağı, anahtar takip çizelgesi, kurşun-yabancı cisim formu, hasta yatış kâğıdı, bölümden habersiz ayrılan hasta ihbar formu, araç, ambulans görev formu, radyoloji film istek formu, idari izin belgesi, nöbetçi personel takip çizelgesidir.

3. SONUÇ VE ÖNERİLER

3.1 Bulgular

Hacettepe Erişkin Hastanesi, tüm birimlerinde etkililik ve verimliliği amaç edinen, bu amacına ulaşmaya çalışırken sürekli iyileştirmeden ödün vermeyen bir eğitim ve araştırma hastanesidir. Hastane; hizmet talebinde bulunan kişilerin, başvuru işlemlerinden başlayarak taburcu işlemlerine kadar geçen sürede, olabildiğince memnun olabilmeleri için tüm kadrosu ile hizmet vermektedir.

Hacettepe Erişkin Hastanesi; gerek uzman kadrosu ile verdiği hizmetin kalitesi, gerekse otelcilik hizmetleri ile başvuran hastalara kendilerini özel bir hastaneye başvurmuş gibi hissetmelerini sağlamaktadır. Tüm bunlar Hacettepe Erişkin Hastanesi’ne

olan talebi gün geçtikçe arttırmaktadır. Bu artan talep hem yurdun dört bir yanından hem de yurtdışından gelmektedir. Elbette bu yoğunluk kimi zaman sıkıntılı durumlar yaşanmasına neden olmaktadır. Hasta yoğunluğu yaşanan bölümlerden randevu alamama, hekimin dışarıda bekleyen hasta yoğunluğundan muayene ettiği hastasına ayırması gereken tam zamanı ayıramaması ya da bu denli yoğun olan bir hastaneyi yönetirken yaşanacak çatışmalar gibi durumlar bu tarz sıkıntılara örnek gösterilebilir.

Hastane yapı olarak da oldukça geniş bir alana sahiptir. Dolayısıyla insanların ulaşmak istedikleri yeri kolaylıkla bulabilmeleri için yönetim tarafından bir dizi çözüm geliştirilmiştir. Örnek olarak; bölüm girişlerinde görev yapan danışmanlar, asansör ve giriş-çıkışlarda bekleyen güvenlik görevlileri, hastanenin çeşitli yerlerinde bulunan yön tabelaları gösterilebilir.

Bilindiği üzere Hacettepe Erişkin Hastanesi 2007 yılında akredite olmuş bir kurumdur. Bu sonuç Hacettepe Erişkin Hastanesi’nin sürekli iyileştirmeye verdiği önemi kanıtlar niteliktedir. Ayrıca bununla da yetinilmeyip, hastane belli dönemlerde kendi iç denetçileri ile de sürekli olarak kontrol altında tutulmaktadır. Kalite Koordinatörlüğü tarafından yürütülen çalışan ve hasta memnuniyetini ölçme çalışmaları da sürekli iyileştirme çalışmalarının bir diğer kanıtıdır.

Hastane depolarının (hem arşiv hem de malzeme/cihaz) eskiye nazaran daha iyi bir konumda olduğu ancak hala istenen seviyede depolara sahip olunamadığı görülmektedir. Depolarda çok geçmiş yıllara ait kullanılmayan malzemelerin olduğu, hasta dosyalarının ise artık depoya sığmayacak kadar çok arttığı gözlemlenmiştir. Hastane, fiziki olarak bulunduğu yer itibariyle şehrin gürültüsünden de oldukça etkilenmektedir. Özellikle yatan hastalar bu durumdan fazla rahatsız olduklarını dile getirmektedirler.

Hacettepe Erişkin Hastanesi temizlik, güvenlik ve yemek hizmetlerini dışarıdan hizmet satın alma ile gerçekleştirmektedir. Ev İdaresi Koordinatörlüğü kontrolünde hizmet alımı gerçekleştirilen bu hizmetleri yürüten personelin zaman zaman yönetim ile sıkıntılara düştüğü gözlemlenmiştir. Personel hem Ev İdaresi Koordinatörlüğü hem de firma sahipleri tarafından sıkı bir şekilde denetlenmektedir. Hastane içerisinde aktif olarak kullanılan posta görevlileri kimi zaman yaşanan hasta yoğunluğundan hastalara yetişememekte ve bu durumda bazı hastalar beklemekten yakınmaktadır.

Hastane afet ve yangın durumlarına karşı belirli aralıklarla tatbikatlar ve eğitimler düzenlemektedir. Destek Hizmetleri Müdürlüğü bu konuda çalışanların oldukça hassas olmaları için gerekli tüm çalışmaları yürütmektedir. Ayrıca hastanenin içinde bir yangın ihbar hattı (1111) bulunmaktadır. Her fırsatta çalışanlara bu hat numarası hatırlatılmaktadır.

Hacettepe Erişkin Hastanesi geçmiş yıllardan kalma aksaklıkları zamanla gidermeye gayret ederken; insan sağlığını her şeyin üstünde tutan bir yönetim anlayışı ve ekip çalışmasına verdiği önem ile hem diğer hastanelerin hem de hastaların gözünde her zaman öncü bir hastane olmaya devam edecektir.

3.2 Tartışma

Hacettepe Erişkin Hastanesi öncü bir kurum olma yolunda emin adımlarla ilerler iken elbette eksik olduğu, zaman içinde yapılacak müdahaleler ile düzeltilebilecek noksanlıklara da sahiptir.

Yeni yönetim ile birlikte girişilen iyileşme çabaları başta kuruma hizmet almak amacıyla başvuran insanlar olmak üzere, birçok kişi tarafından fark edilmektedir. Ancak halen düzeltilmesi gereken birimler, gerçekleştirilmesi gereken iyileştirmeler de vardır. Birimlerden örnek verecek olursak; Arşiv ve İstatistik Birimi hem fiziki olarak hem de süreç olarak düzeltilmesi gereken birimlerin başında gelmektedir. Birimin çalışma alanı oldukça basık bir ortamdır ve fazla bir iş yükü olmamasına karşın gereğinden fazla personel görev yapmaktadır. Bir bölümün yapabileceği bir iş, ayrı ayrı bölümler oluşturulup yapılmaktadır. Ayrıca hasta dosyalarının muhafaza edildiği depolar artık dosya alamayacak konuma gelmek üzeredir ve yangın ve doğal afetlere karşı korumasızdır.

Hastane genelindeki birimlerde kullanılan bilgi sistemlerinde bir güncelleme ya da değişiklik olduğu zaman birimlerde iş yükü biriktiği ve kimi zaman işlerin aksadığı gözlemlenmiştir. Birim personelleri de bu durumdan oldukça şikâyetçi olduklarını, sistemdeki aksaklılar yüzünden geçmişteki işleri yapmak ile uğraşmaktan günlük işlerini takip edemediklerinden yakınmışlardır. Bu aşamada tüm birimlerin Bilgi Sistemleri Birimi ile olan koordinesi oldukça önemlidir.

Hastane yönetimi tüm birimler ile koordineli olarak görevlerini yerine getirmekte ve kuruma başvuran kişiler kadar, hastane personeline de önem vermektedir. Herhangi bir problem ile karşılaşan personel bu durumu Kalite Koordinatörlüğü aracığıyla yönetime iletmekte çekingen davransa da, bu durumun aşılabilmesi için çalışmalar yürütülmektedir. Ekip çalışmasının kuşkusuz büyük önem arz ettiği sağlık hizmetleri sunumunda hem birimler arası ilişkiler hem de yönetim ile personel arasındaki ilişkiler geliştirilmelidir.

3.3 Öneriler

Sağlık kuruluşları karmaşık bir yapıya sahip olmakla birlikte, yönetilmesi de oldukça zor ve profesyonellik isteyen kuruluşlardır. Özellikle son dönemlerinde Hacettepe Erişkin Hastanesi yönetimde profesyonelliği elden bırakmayan bir yapıya sahip olmaya başlamıştır. Bu durum gerek sağlık hizmetlerinin sunumunda, gerekse çalışanlar ile olan ilişkilerde kendini oldukça hissettirmektedir.

Hacettepe Erişkin Hastanesi yürüttüğü iyileştirme çalışmalarını bütün birimlerine uygulamalıdır. Birimlerde çalışma koşullarını olumsuz etkileyen etkenler ivedilikle belirlenmeli ve çalışanlar ile koordineli olarak yürütülecek çalışmalar sonucu ortadan kaldırılmaya çalışılmalıdır. Ayrıca çalışanların memnuniyetlerine daha fazla önem verilmeli ve ölçümleri sadece bir anket çalışması ile belirlenmemelidir. Hastane içerisinde bulunan yön tabelaları, gözlemlediğim kadarı ile hastaneye gelen kişiler tarafından çok takip edilmemektedir. Bunun yerine insanlar genelde güvenlik görevlilerine yön sormayı tercih etmektedirler. Bu görevi yerine getirmekle görevli olan danışmalar ise hastane içerisinde çok etkin rol almamaktadır. Bu durumda yön tabelaları hastaneye başvuran kişilerin daha çok dikkatini çekecek şekilde yerleştirilmeli ve hastanenin belirli bölümlerinde bulunan danışma birimlerini daha görünür hale getirilerek daha işlerlik kazandırılmalıdır. Stajımın belirli bir zaman aralığında hasta memnuniyeti anketi çalışmasına katıldım ve gözlemlediğim kadarıyla yatan katlardaki hasta ve yakınları, hastane çevresinde oluşan sesten rahatsızlık duymaktadırlar. Özellikle şahit olduğum bir olayda; hastasını kaybetmiş bir hasta yakınının uzun bir zaman yüksek sesle ağlaması, yatan hastaları psikolojik olarak kötü etkilemiştir. Böyle durumlarda hastasını kaybeden hasta yakınları kontrol altına alınıp, diğer hastaları etkilemeyecek bir yere götürülmelidir. Elbette bunu yaparken onların psikolojisini de düşünerek oldukça hassas davranılmalıdır. Anket çalışmasında hastalarla birebir kurduğum ilişkide onların, genellikle Hacettepe Erişkin Hastanesi’nde tedavi olmaktan mutluluk duydukları, her

anlamda aldıkları hizmetten çok memnun oldukları ve hastaneyi diğer insanlara kesinlikle tavsiye edecekleri bilgisini de edindim.

Arşiv ve İstatistik Birimi’ne ait depolar Erişkin Hastanesi için oldukça sıkıntılı bir konudur. Görevlilerden edindiğim bilgiye göre, artık dosyalar için depo bulmakta sıkıntı yaşanmaktadır ve hazırda olan depolar da yangına ve diğer afetlere karşı dayanıklı değildir. Bu konuda; dijital ortamda dosyaları saklamaya geçmeye yönelik çalışmalar yürütülmektedir. Ancak bunun kolay olmadığı, maddi olarak da büyük ödenekler gerektirdiği edindiğim diğer bilgiler arasındadır. Bu durumda işlerin her aşamasında biraz daha planlı gitmek, yol kat etmeye yardımcı olabilir. Hem hastalar hem de hekimler için büyük önem arz eden hasta dosyaları önemle saklanmalıdır. Yangına ve diğer afetlere karşı önlemler alınmalıdır.

Hastane içerisinde aktif rol oynayan temizlik görevlilerinin yeterli sayıda olmadığı yönünde birim çalışanlarında oluşmuş bir kanı vardır. Ancak benim gözlemlediğim kadarıyla temizlik personeli yapması gereken işleri, olması gerektiği gibi ve zamanında yapmaktadır. Elbette personelin ihtiyaç duyduğu bir anda temizlik personeline ulaşamaması ya da geç ulaşması böyle bir genelleme yapmayı haklı göstermemektedir. Bu konuda özellikle Ev İdaresi Koordinatörlüğü birim çalışanları ile sık sık bir araya gelip, onların personel ile ilgili istek ve şikâyetlerini dinlemeli ve onlara gereken açıklamaları özenle yapmalıdırlar.

Hacettepe Erişkin Hastanesi’ne olan talep artışını, çoğunlukla daha alt basamak hastanelerde tedavi olabilecek hastalar oluşturmaktadır. Aslında bu sorun ülkemizde yalnızca Hacettepe Erişkin Hastanesi’nde mevcut değildir. Genellikle insanlar gereken bedeline de katlanarak, alt basamak hastanelerde tedavi edilebilecek hastalıkları için daha üst basamak kuruluşlara başvurmaktadır. Bu durumda halkımız bilinçlendirilmeli ve ülke genelindeki kamu hastanelerinde etkili bir sevk zinciri oluşturulmalıdır.

Erişkin Hastanesi Acil Ünitesi’nde yaptığım gözlemler sonucu hasta mahremiyetine çok dikkat edilmediği kanaatini edindim. Acile başvuran hastaların yattığı yataklar birbirine oldukça yakın ve ince bir perde ile ayrılmış durumdadır. Kimi hastaların bulunduğu konumdan rahatsızlık duyduğu yüz ifadelerinden bile anlaşılmaktaydı. Hastaları birbirinden ayırmak amacıyla perde yerine, mahremiyeti daha koruyucu bir bölme kullanılabilir ve böylelikle hem mahremiyet korunurken hem de hastaların diğerlerini görüp psikolojik olarak etkilenmesi en aza indirgenebilir.

Hacettepe Erişkin Hastanesi bir ekip çalışması ile yönetilmekte ve bu istikrar ile devam ettiği sürece de hem geçmiş yıllardan kalan aksaklıkları giderebilecek hem de hastalarına en iyi hizmeti sunmaya devam edebilecektir.

KAYNAKLAR

1- SAİ 496 Staj Öğrenci Kılavuzu, 2013

2- Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliği

3- Kamu İhale Kanunu

4- Taşınır Mal Yönetmeliği

5- Tıbbi Atıkların Kontrolü Yönetmeliği

6-Hacettepe Üniversitesi Rektörlük Bilgilendirme Toplantısı Sunumu

7- Sağlık Kurumları Mevzuatı Kitabı

8- Hacettepe Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesi Dönem Sonu Faaliyet Raporu, 2012

9- Staj Esnasında Kurum Personelinden Edinilen Bilgiler

10- www.hastane.hacettepe.edu.tr/Eriskin

11- www.hacettepe.edu.tr

12- www.saglik.com.tr

EKLER

EK-1 : H.Ü. Sağlık Hizmetleri Birimleri Yönetim Organizasyon Şeması

EK-2 : Hacettepe Erişkin Hastanesi Hizmet Verilen Hasta Sayıları

EK-3 : Hacettepe Üniversitesi Hastaneleri Yatak Sayısı ve Doluluk Oranları

EK-4 : Hacettepe Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesinin Son 5 Yıllık Gelir, Gider ve Kar /Zararları İle Bir Önceki Yıla Göre Artış/Azalış Yüzdeleri

EK-5 : 2012 Yılında Döner Sermaye İşletmesinden Maaş, Sabit Ödeme ve Ek Ödeme Alan Personelin Kadro/Görev Unvanı İle Personel Statüsüne Göre Dağılımı

EK-6 : Hacettepe Üniversitesi Hastaneleri Mali Durumu

EK-7 : Hacettepe Üniversitesi Hastaneleri İdari Personel Dağılımı

EK-8 : Hacettepe Üniversitesi Hastaneleri’nde 2012 Yılına Ait Hasta Güvenliğine İlişkin Tespit Edilebilen Hata Oranları

EK-9 : Taşınır Kayıt Kontrol Ünitesi Sarf Malzeme Bölümü İş Akış Şeması

EK-10 : Taşınır Kayıt Kontrol Ünitesi Demirbaş Bölümü İş Akış Şeması

EK-11 : Örnek Olay

EK-1 Hacettepe Üniversitesi Sağlık Hizmetleri Birimleri Yönetim Organizasyon Şeması

EK-2 Hacettepe Erişkin Hastanesi’nde Hizmet Verilen Hasta Sayıları

Sıra No Hasta Grubu Ortalama Hasta Sayısı (Yıllık)

Ortalama Hasta Sayısı (Aylık)

1 Yatan 25.807 2.151

2 Ameliyat 29.277 2.440

3 Poliklinik 549.572 45.798

EK-3 Hacettepe Üniversitesi Hastaneleri Yatak Sayısı ve Doluluk Oranları

Yatak Sayısı Doluluk Oranı %

Erişkin Hastanesi 671 62

İ.D. Çocuk Hastanesi 232 66

Onkoloji Hastanesi 138 69

FTR Oran Hastanesi 23 72

EK-4 Hacettepe Üniversitesi Döner Sermaye İşletmesinin Son 5 Yıllık Gelir, Gider ve

Kar/Zararları İle Bir Önceki Yıla Göre Artış/Azalış Yüzdeleri

Yıllar Gelir(TL)

Artış / Azalış(%)

Açıklama Gider(TL)

Artış / Azalış(%)

Açıklama Kar/Zarar(TL)

Artış / Azalış(%)

Açıklama

2008 261.242.835,00

276.098.918,00

-14.856,08

2009 262.116.790,00

0.3 ArtanGelir

311.488.316,00

12.8 ArtanGider

-49.371,51 432.3 Artan Zarar

2010 336.072.943,00

28.2 ArtanGelir

317.469.538,00

1.9 ArtanGider

18.603,40 137.7 ArtanKar

2011 334.989.788,00

-0.3 Azalan Gelir

305.628.970,00

-3.7 Azalan Gider

29.369,84 57.8 Azalan Zarar

2012 301.419.598,00

-10.0 Azalan Gelir

272.183.715,00

-10.9 Azalan Gider

29.235,88 -0.4 Azalan Kar

EK-5 2012 Yılında Döner Sermaye İşletmesinden Maaş, Sabit Ödeme ve Ek Ödeme Alan Personelin Kadro/Görev Unvanı İle Personel Statüsüne Göre Dağılımı Kadro Unvanı/ personel Statüsü 4/A 4/B-4/A 4/B 4/C TOPLAMAmbar Memuru 4 4Araştırma Görevlisi 656 656Aşçı 32 32Avukat 1 1Ayniyat Saymanı 1 1Başhemşire 6 6Bekçi 8 8Bilgisayar İşletmeni 129 129Biyolog 38 32 70Büro Personeli 2 1 6 9Çocuk Gelişimcisi 6 6Destek Personeli 2 2Diş Tabibi 17 17Diyetisyen 17 6 23Doçent 152 152Eczacı 11 5 16Eğit. Ve Öğretim Planlamacısı 1 1Enstitü Sekreteri 3 3Fakülte Sekreteri 5 5Fizikçi 3 3Fizyoterapist 21 1 22Genel Sekreter 1 1Grafiker 1 1Hastabakıcı 319 319Hastane Müdür V. 6 1 7Hastane Müdür Yardımcısı 13 3 1 17Hastane Müdürü 9 9Hastaneler Başmüdürü 1 1Hemşire 531 410 80 4 1.025Hizmetli 55 220 275Hukuk Danışmanı 1 1İmam 2 2İstatistikçi 1 1Kimyager 11 4 15Laborant 19 19Memur 151 498 8 657Mühendis 8 3 11Mütercim 1 1Öğretim Görevlisi 48 48Profesör 275 275Psikolog 5 3 8Sağlık Fizikçisi 3 3Sağlık Memuru 1 1Sağlık Teknikeri 230 290 2 522

EK-5 DEVAMI

Sağlık Teknisyeni 207 7 2 216Sağlık Çalışmacı 8 1 9Şef 32 15 47Şube Müdürü 4 4Tabip 10 10Tekniker 5 16 21Teknisyen 45 12 57Teknisyen Yardımcısı 28 7 35Terzi 1 1Uzman 16 6 22Uzman Tabip 21 1 22Veznedar 25 25Yardımcı Doçent 46 46Yüksekokul Sekreteri 2 2Genel Toplam 3.232 1.563 90 17 4.902

EK-6 Hacettepe Üniversitesi Hastaneleri Mali Durumu - 31.12.2011 Geçici Mizan

Tutar (Milyon TL)

Gelir 222,8

Gider 275,0

Cari Yıl Gelir Gider Açığı 52,2

Mali Yardım Öncesi Borç Stoku 341,4

Mali Yardım + Mesai Dışı Kayıp Geliri 94,8

Kalan Borç 246,7

Kalan Alacak 34,2

Banka Mevcudu 21,7

EK-7 Hacettepe Üniversitesi Hastaneleri İdari Personel Dağılımı

BİRİM PERSONEL SAYISI

KALİTE KOORDİNATÖRLÜĞÜ 6

ARŞİV MÜDÜRLÜĞÜ 50

DESTEK HİZM. MÜD. 60

EV İDARESİ MÜDÜRLÜĞÜ 46

BASIMEVİ MÜDÜRLÜĞÜ 11

BESLENME VE DİYET HİZ. MÜD. 49

ECZANE 29

İNSAN KAYNAKLARI KOORD. 9

AMELİYATHANE 159

İ.D.Ç.H. HASTANESİ MÜD. 107

İ.D.Ç.H. HEMŞİRE MÜD. 14

ERİŞKİN HAST. BAŞH. SAĞLIK HİZM. MÜDÜRLÜĞÜ

66

ERİŞKİN HASTANESİ HEMŞİRE MÜD. 716

ONKOLOJİ HASTANESİ BAŞH. ONKOLOJİ HASTANESİ MÜDÜRLÜĞÜ

134

TOPLAM 1459

EK-8 Hacettepe Üniversitesi Hastaneleri’nde 2012 Yılına Ait Hasta Güvenliğine İlişkin Tespit Edilebilen Hata Oranları

İlaç Hatası :272

Tanı Bakım Süreci Hatası :128

Düşme :109

Adli Olay :42

Tıbbi Malzeme Bağlantılı Olaylar :23

Tesis Güvenliği İle ilgili Olaylar :18

Tıbbi Cihaz Bağlantılı Olaylar :6

Kesici-Delici Alet Yaralanmaları :4

TOPLAM :602

EK-9

FİRMANIN MALZEMEYİ FATURA İLE BİRLİKTE DEPOYA TESLİMİ

FATURA VE SİPARİŞ KONTROLÜ

SATIN ALMA BİRİMİNDEN SİPARİŞ MEKTUBUNUN DEPOYA ULAŞMASI

DÖNER SERMAYE(SARF-DEMİRBAŞ)

EK-10 Taşınır Kayıt Kontrol Ünitesi Demirbaş Bölümü İş Akış Şeması

FATURA VE SİPARİŞ KONTROLÜ

SİPARİŞ KONTROLÜ İÇİN GEÇİCİ ALINDI BELGESİ VE FATURANIN SATIN ALMA BİRİMİNE GÖNDERİLMESİ

SARF ÇIKIŞI

TAŞINIR İSTEK BELGESİ (BÖLÜMLER) ((BÖLÜMLER)(BÖLÜMLER)

BELGENİN KONTROLÜ (TKKÜ)

BELGENİN İŞLEME ALINMASI (TKKÜ)

TAŞINIR İŞLEM FİŞİ (ÇIKIŞ) (TKKÜ)

TİF VE İSTEK BELGESİNİN MUHASEBE AÇISINDAN KONTROLÜ (TKKÜ)

TİF TKKY’NE İMZA

TİF’LERİN İLGİLİ DEPOLARA GÖNDERİLMESİ (TKKÜ)

DEPODAN İLGİLİ BÖLÜME MALZEME TESLİMİ (DEPO)

EVET HAYIR

EK-10 DEVAMI

UYGUNLUK İÇİN FATURANIN BÖLÜME GÖNDERİLMESİ

FİRMANIN MALZEMEYİ FATURA İLE BİRLİKTE DEPOYA TESLİMİ

FATURA VE SİPARİŞ KONTROLÜ

MALZEME KONTROLÜ(İSTEĞE UYGUN MU?)

SATIN ALMA BİRİMİNDEN SİPARİŞ MEKTUBUNUN DEPOYA ULAŞMASI

ÖZEL BÜTÇE SATIN ALMA GİRİŞ (DEMİRBAŞ-SARF)

TAŞINIR İŞLEM FİŞİ (GİRİŞ FİŞİ) (TKKÜ)

SATIN ALMA BİRİMİNE RET YAZISI

DEMİRBAŞ MALZEME BARKODUNUN ÇIKARILMASI (TKKÜ)

ÖZEL BÜTÇE DÖNER SERMAYEDEN DEVİR GİRİŞ (DEMİRBAŞ)

DÖNER SERMAYE TAŞINIR İŞLEM FİŞİ (DEVİR)

DÖNER SERMAYEDEN İLGİLİ HARCAMA BİRİMİNE DEVİR YAZISI

TAŞINIR İŞLEM FİŞİ (GİRİŞ)

ÖZEL BÜTÇE BAĞIŞ ALMA GİRİŞ (DEMİRBAŞ-SARF)

FİRMADAN GENEL DİREKTÖRLÜĞE BAĞIŞ YAZISI - FATURA

GENEL DİREKTÖRLÜĞÜN BAĞIŞ YAZISINI ONAYI

BELGELERİN TKKÜ’NE TESLİMİ

FİRMANIN MALZEMEYİ BÖLÜME TESLİMİ

TAŞINIR İŞLEM FİŞİ (GİRİŞ)

EVET HAYIR

EK-11 Örnek Olay

ÖZEL BÜTÇE ÇIKIŞ İŞLEMLERİ (SARF)

TAŞINIR İSTEK BELGESİ(BÖLÜM ADINA TKKÜ)

BELGENİN KONTROLÜ (TKKÜ)

BELGENİN İŞLEME ALINMASI(TKKÜ)

ÖZEL BÜTÇE ÇIKIŞ İŞLEMLERİ (DEMİRBAŞ)

TAŞINIR İSTEK BELGESİ(BÖLÜM ADINA TKKÜ)

BELGENİN KONTROLÜ (TKKÜ)

BELGENİN İŞLEME ALINMASI(TKKÜ)

ZİMMET FİŞİ(TKKÜ)

ZİMMET FİŞİ TKKY’NE İMZA

ZİMMET FİŞİNİN DEMİRBAŞ DEPOSUNA GÖNDERİLMESİ (TKKÜ)

DEPODAN İLGİLİ BÖLÜME MALZEME TESLİM İŞLEMİ (DEPO)

TAŞINIR İŞLEM FİŞİ ÇIKIŞ(TKKÜ)

TAŞINIR İŞLEM FİŞİ TKKY’NE İMZA

TAŞINIR İŞLEM FİŞİNİN İLGİLİ DEPOYA GÖNDERİLMESİ (TKKÜ)

DEPODAN İLGİLİ BÖLÜME MALZEME TESLİM İŞLEMİ (DEPO)

OLAY 1 : Şahit olduğum olay Hacettepe Erişkin Hastanesi Satın Alma Birimi’nde gerçekleşmiştir. Yapılmakta olan bir ihale sürecini gözlemlemek için ihaleye bende katılmıştım. İhale süreci normal olarak devam ederken, kalemlerden birine ait teklifin okunması sırasında, o kaleme yalnızca bir firmanın teklif verdiği fark edilmiştir. Komisyon üyesi uzman hekim eğer ilgili firma tarafından o kaleme teklif verildi ise ondan sonraki kaleme de teklif verilmesi gerektiğini, iki kalemin birbiri ile bağlantılı ekipmanlar olduğunu belirtmiştir. Firma yetkilisi bu konuda bilgisi olmadığını, kendilerinin şartnameye uygun hareket ettiğini söylemiştir. Buna istinaden ilgili şartname incelendiğinde ekipmanı isteyen birim tarafından bu durumun şartnamede belirtilmediği anlaşılmıştır. Satın Alma Birimi ise işin tıbbi kısmını kendilerinin bilemeyeceğini, onlar kendilerine gelen şartnameye itibar ettiklerini belirtmişlerdir. Orada bulunan Biyomedikal Mühendisinin durumdan haberi bulunmamaktaydı. Çünkü ilgili birim tarafından hazırlanan teknik şartname kendisinin kontrolünden geçmeden ihale sürecine katılmıştır. Diğer yandan teklif verilen ekipmanın maddi değeri oldukça yüksektir ve bu durumda yalnızca tek bir firma tarafından teklif verilmesi kafalarda soru işareti bırakmıştır. İlgili firma yetkilisine konu ile ilgili kendilerine dönüş yapılacağına dair bilgi verilmiş ve gönderilmiştir. Üyeler kendi aralarında durumu değerlendirmiş, istek yapan birimin teknik şartnameyi neye göre hazırladığını ve şartnamenin nasıl Biyomedikal Mühendisin kontrolünden geçmeden ihaleye dâhil edildiğini sorgulamışlardır. Konu ile ilgili istek yapan birim ile görüşüleceği ve çok büyük olasılıkla ihalenin iptal edilerek, uygun şartlarda yeni bir ihaleye çıkılacağı sonucuna varılmıştır.

DEĞERLENDİRME 1 : Öncelikle birimler, Satın Alma Birimi’ne yapacağı isteklere ilişkin teknik şartnamelerini hazırlarken oldukça özverili davranmalıdırlar. İhtiyaçları olan malzemeye ilişkin en iyi bilgiye kendileri sahip olduğu için, hangi malzemenin bir diğeriyle bağlantılı olduğunu kesinlikle şartnamede belirtmeleri gerekmektedir. Biyomedikal Mühendisi birimler tarafından hazırlanan teknik şartnameleri ihale gününden önce incelemeli, düzeltilmesi gerekli gördüğü yerleri ilgili birime bildirmeli ve düzeltilmesini sağlamalıdır. Burada Satın Alma Birimi’nin ihaleden önce fark etmesi gereken durum; maddi değeri bu denli yüksek olan bir ekipmana yalnızca tek bir firmanın teklif vermesidir. Elbette bu olağan bir durum olabileceği gibi bazen de istek yapan birim ile firmalar arasındaki ilişkiden de kaynaklanabilmektedir. Satın Alma Birimi böyle durumlarda ilgili birim ile daha koordineli çalışarak usulsüz bir durumun ortaya çıkmasına engel olabilmelidir. Bu tarz sorunların hiç yaşanmaması ya da yaşanırsa da ihale gününden önce ortaya çıkarılıp, çözüme kavuşturulabilmesi için gerek istek yapan birimlerin ve ilgili Biyomedikal Mühendislerin gerekse de Satın Alma Birimi’nin işlerinde gereken tüm özveriyi göstermeleri ve her aşamada kontrolü elden bırakmamaları gerekmektedir.

EK-11 DEVAMI

OLAY 2 : Şahit olduğum ikinci olay Hacettepe Erişkin Hastanesi Gece İdaresi’nde meydana gelmiştir. 90 yaşında, kemik erimesi rahatsızlığı olan ve tekerlekli sandalye ile hayatına devam eden bir hastanın yakını birime gelmiştir. Hastasının poliklinik doktoru tarafından taburcu edildiğini, hastasını eve götürmek için kendi şahsi araçlarını tekerlekli sandalyeden dolayı kullanamadıklarını ve bir ambulansa ihtiyacı olduklarını söylemiştir. Ayrıca hasta yakını birime gelmeden önce, 112’yi ve belediyenin 188 numaralı hattını ambulans talebi ile aradığını ancak 112’nin sadece doktor araması ile ambulans çıkarabilecekleri ve 188’den de saat 22.00’dan sonra ambulans çıkarabilecekleri cevaplarını aldığını belirtmiştir. Birim görevlisi öncelikle, hastayı evine tekerlekli sandalye ile taşımaya uygun bir ambulanslarının olmadığını söylemiş ve poliklinik doktorlarının çıktığını, acilde görevli doktorlarında müdahale etmediği hasta için 112’yi arayarak böyle bir talepte bulunmayacaklarını ifade etmiştir. Ardından kendisi 112’yi arayarak görevlilere durumu izah etmiştir. Görevliler hastanın gerekli bilgilerini aldıktan sonra, şuan duruma uygun ambulansları olmadığı için akşam 22.00’dan sonra ambulans gönderebileceklerini söylemişlerdir. Hasta yakını birim görevlisine, hastanın yaşlı olduğundan o saate kadar bekleyemeyeceğini ve yapılacak başka bir şey olup olmadığını sormuştur. Birim görevlisi başka bir çözüm olmadığını belirterek, saat 22.00’a kadar beklemelerini önermiştir. Hasta yakını teşekkür ederek birimden ayrılmıştır.

DEĞERLENDİRME 2 : Mağdur durumda birime gelen ve gelmeden öncede alternatif çözüm yollarını deneyen hasta yakınına birkaç çözüm yolu daha denedikten sonra 22.00’a kadar bekleme önerisi verilebilirdi. Bu çözüm yollarından biri; hastayı taburcu eden ilgili doktora ulaşılıp, durum anlatılarak 112’den ambulans talep etmesi istenilebilirdi. Ya da acilde görevli doktorlar ile görüşülüp bir çözüm yolu bulunmaya çalışılabilirdi. Birim görevlisinin 112’yi aramasında, 112 görevlileri muhtemelen hastanın acil olduğuna itibar etmedikleri için akşam saatine ambulans verebileceklerini iletmişlerdir. Bu durumda hastanın mevcut hali birim görevlisi tarafından daha ayrıntılı ifade edilip, isterlerse birkaç rapor vs. gönderebilecekleri seçeneği sunularak, 112 görevlileri hastanın mağdur olmaması için ikna edilmeye çalışılabilirdi. Kuşkusuz önce hasta memnuniyeti diyen bir kurum, hastasının her anlamda mağdur olmaması için elinden gelen çabayı göstermelidir.