Stegmodell enl SKL ur ett arbetsrättsligt perspektiv · REHABILITERINGSRUTIN Uppdaterad 2017 3 Presentation Rehabiliteringsprocessen -steg för steg Stegmodell ur ett arbetsrättsligt

Rehabiliteringsrutin

Foto: www.fotoakuten.se

Rutinen finns uppdaterad på Intranätet:

Personalguiden/Arbetsmiljöguiden/Rehabilitering och Arbetsanpassning

Distribueras av personalenheten

Uppdaterad 2017

REHABILITERINGSRUTIN

Uppdaterad 2017 2

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Presentation ______________________________________________________ 3

Rehabiliteringsprocessen - steg för steg _______________________________ 3 Chefens ansvar_______________________________________________________________________ 3 Dokumentation ______________________________________________________________________ 3 Gnosjö kommun rehabiliteringsprocess – en stegmodell ______________________________________ 4 Komma i gång _______________________________________________________________________ 4

Steg 1. Föreligger rehabiliteringsbehov? _______________________________ 5

Steg 2. Rehabiliteringsutredning startar - Samtal om rehabiliteringsbehov ___ 5

Steg 3. Rehabiliteringsbehov föreligger inte ____________________________ 6

Steg 4. Rehabiliteringsbehov föreligger ________________________________ 6

Steg 5. Rehabiliteringsmöte _________________________________________ 7

Steg 6. Rehabiliteringsinsatser _______________________________________ 8 6.1 Bedömning av arbetsförmågan _______________________________________________________ 8 6.2 Bedömning av arbetsanpassningar ____________________________________________________ 9

6.3 Ytterligare åtgärder att notera och arbeta med ___________________________________ 9 Omflyttning/anpassning av arbetsuppgifter inom verksamhetsområdet ___________________________ 9 Arbetsträning under sjukskrivningstid _____________________________________________________ 9 Rätt till ledighet under sjukdomstid ______________________________________________________ 10 Medicinsk behandling - ännu ej färdig ___________________________________________________ 10 Specialfall - Medarbetaren medverkar inte i sin egen rehabilitering _____________________________ 11

Steg 7. Rehabiliteringsutredningen avslutas ____________________________12

7.1 Återgång i arbete ___________________________________________________________ 12

7.2 Återgång inte möjlig ________________________________________________________ 12

Steg 8. Omplacering / Uppsägning ____________________________________13

Omplaceringsutredning ________________________________________________________ 13

8.1 Omplaceringsutredning indikerar lämpligt arbete _______________________________ 14

8.2 Omplaceringsutredningen ger ingen möjlighet till annan tjänst ____________________ 14

Förteckning över bilagor till Rehabiliteringsrutinen ______________________15


Uppdaterad 2017 3

Presentation

Rehabiliteringsprocessen - steg för steg Stegmodell ur ett arbetsrättsligt perspektiv

Följande stegmodell förklarar och beskriver Gnosjö Kommun rehabiliteringsprocess.

Förutsättningen för att en rehabiliteringsprocess ska bli lyckosam är respekt för individens

integritet, en ömsesidig respekt för de olika aktörernas uppdrag samt att alla konstruktivt

medverkar och genomför överenskomna aktiviteter. Detta synsätt skall råda vid allt

rehabiliteringsarbete inom Gnosjö kommun.

Syftet med nedan beskrivna rehabiliteringsprocess är att ge ansvariga chefer ett enhetligt

verktyg i syfte att kunna utföra ett professionellt rehabiliteringsarbete inom Gnosjö kommun.

Chefens ansvar

Rehabiliteringsansvaret åligger närmaste chef, oberoende av vad som är orsak till

arbetsoförmågan.

Chefen har som ansvar att göra den anställde medveten om och förstå sin situation samt

hjälpa denne agera i enlighet med detta.

Rehabilitering sker alltid utifrån medarbetaren och arbetsplatsens behov och förutsättningar.

Allt rehabiliteringsarbete sker i samarbete mellan chef och medarbetare.

Dokumentation

Chefen ansvarar för att en tydlig dokumentation följer hela rehabiliteringsarbetet, där

beskrivning av nuvarande arbetsförmåga (möjlighet och hinder) samt minnesansteckningar

med datum och fakta från möten och telefonsamtal ingår.

Dokumentationen är grunden i rehabiliteringsarbetet. En välgjord och tydlig dokumentering

ger bättre förutsättningar för ett lyckat rehabiliteringsarbete. Se bilaga 3.

Andra aktörer som arbetar på uppdrag i processen svarar för sin egen dokumentation.

Enligt sekretesslagen 39 kap är all dokumentation i ett rehabiliteringsärende konfidentiellt och

skall förvaras på så sätt att ingen obehörig kan få tillgång till informationen.

När ett rehabiliteringsärende är avslutat skall relevanta uppgifter förvaras i personakten.

Ansvarig chef alternativt personalenheten avgör om och vilka uppgifter som ska

sekretessbeläggas i akten.


Uppdaterad 2017 4

Gnosjö kommun rehabiliteringsprocess – en stegmodell

Genom att arbeta efter denna stegmodell, från tidig sjukskrivning till avslut, uppnår vi;

en rehabiliteringsprocess som kan förhindra långa sjukskrivningstider

en kvalitetssäkring i rehabiliteringsprocessen genom att samtliga chefer arbetar efter

samma modell

ett rehabiliteringsarbete som uppfyller de, idag kända, arbetsrättsliga reglerna på

området

en professionell handläggning

Samtliga anställda inom Gnosjö kommun omfattas av denna rehabiliteringsprocess.

Målet med Gnosjö kommun rehabiliteringsprocess är alltid, i första hand, att medarbetaren

skall återgå till ordinarie arbete och tjänstgöringsgrad.

Komma i gång

Använd stegmodellen genom att följa den från steg 1 till steg 8, då detta är tanken med

upplägget. Detta arbetssätt är att rekommendera om ansvarig chef sällan arbetar med

rehabilitering. Genom att följa steg 1 – 8 kvalitetssäkras rehabiliteringsprocessen.

Alternativt

Använd stegmodellen som ett referensverk och läs de delar som är aktuella, beroende på var

rehabiliteringsprocessen befinner sig. Arbetar ansvarig chef ofta med rehabilitering, kan det

räcka att uppdatera och hålla sig ajour med förändringarna i rutinen.


Uppdaterad 2017 5

Den första frågan en ansvarig chef ska ställa sig, när en medarbetare blir sjukskriven, är;

Steg 1. Föreligger rehabiliteringsbehov?

Ansvarig chef har som uppgift att fånga upp tidiga tecken på ohälsa hos sin personal. Detta

görs bl a genom att uppmärksamma frånvaro, såsom; förändring i arbetsprestation, upprepad

frånvaro samt sjukskrivning/sjukdomsorsaker.

Inom Gnosjö kommun ska rehabiliteringsprocessen påbörjas senast när en medarbetare har

varit sjukskriven mer än 28 dagar i sträck (4 veckor).

En arbetsgivare har rehabiliteringsskyldighet och i Gnosjö kommun finns en fastlagd

rehabiliteringsrutin som ansvarig chef ska följa.

Det är viktigt att komma ihåg att en arbetsgivare bl a ska följa anställningsskyddslagen (LAS)

även i rehabiliteringsärende.

Försäkringskassan arbetar efter Lagen om allmänförsäkring (AFL).

Det innebär att det är två olika lagstiftningar som ibland kan krocka, beroende på var vi som

arbetsgivare befinner oss i rehabiliteringsprocessen.

Försäkringskassan har tydliga riktlinjer när det gäller bedömning av rätten till sjukpenning.

Försäkringskassan kommer under de första 90 sjukdagarna att bedöma om en medarbetare

har förmåga att klara sitt ordinarie arbete eller annat tillfälligt arbete som vi som arbetsgivare

erbjuder.

Från sjukdag 91 önskar försäkringskassan veta om medarbetaren kan utföra något annat

arbete hos arbetsgivaren. Om försäkringskassan begär det ska medarbetaren lämna ett

utlåtande från sin arbetsgivare. Detta utlåtande ska innehålla uppgifter om vilka möjligheter

till omplacering och anpassning av arbetsplatsen som finns.

Kontakta personalenheten vid frågor om rehabiliteringsskyldigheten kontra försäkringskassan

krav i rehabiliteringsärende.

Information om upprepad sjukfrånvaro finns i Qlickveiw som ansvarig chef har tillgång till.

Fortsätt till steg 2;

Steg 2. Rehabiliteringsutredning startar - Samtal om

rehabiliteringsbehov

När det är fastställt att en rehabiliteringsskyldighet föreligger, enligt steg 1, ska ansvarig chef

kalla medarbetaren till samtal för att undersöka om behov av speciella insatser föreligger.

Detta samtal skall genomföras senast efter det att arbetsgivarens rehabiliteringsskyldighet har

inträtt, enligt steg 1 ovan.

Detta samtal är startpunkten för den interna rehabiliteringsutredningen.


Uppdaterad 2017 6

Syftet är att kartlägga hur sjukskrivningstiden kan användas på bästa sätt i rehabiliterings-

arbetet.

I och med att rehabiliteringsarbetet påbörjas så inträder både krav och ansvar för

medarbetaren och arbetsgivaren. Krav ställs på medarbetaren att medverka i rehabiliterings-

arbetet och arbetsgivaren har ansvar att driva ett rehabiliteringsarbete som ska syfta till

återgång i arbete.

Ansvarig chef dokumenterar detta samtal genom att upprätta en rehabiliteringsdokumentation.

Detta innebär att anteckningar görs när samtalet hölls, vad som diskuterades samt vad

resultatet blev. Se bilaga 3.

Vid detta samtal skall ansvarig chef noggrant upplysa medarbetaren om kommunens

rehabiliteringsprocess och dess mål. Detta görs i syfte att informera medarbetaren om hur en

rehabiliteringsprocess går till och vad denne kan förvänta sig. Här är det viktigt att betona

både arbetsgivarens och medarbetarens ansvar i rehabiliteringsprocessen. Använd gärna, samt

se, bilaga 1 & 2.

När samtalet är genomfört, övergå till steg 3 eller steg 4, beroende på vad samtalet gav för

resultat.

Steg 3. Rehabiliteringsbehov föreligger inte

Om chef och medarbetare kommer fram till att det inte föreligger något behov av speciella

insatser, kan medarbetaren återgå i arbetet, varmed rehabiliteringsutredningen avslutas.

Avslutet ska vara formellt: Medarbetaren informeras, ansvarig chef antecknar datum och skäl

till avslutet. Rehabiliteringsdokumentationen förvaras i personalakten. Innehåller den känsliga

uppgifter om hälsotillstånd ska dokumentet sekretessbeläggas i de delarna. Dokumentet

sekretessbeläggs enligt 39 kap § 1 OSL (offentlighet- och sekretesslagen)

Steg 4. Rehabiliteringsbehov föreligger

Om chef och medarbetare kommer fram till att det föreligger behov av speciella insatser,

fortskrider den påbörjade rehabiliteringsprocessen.

Medarbetarens förutsättningar att återgå i arbete ökar väsentligt, om insatser och anpassningar

görs i ett tidigt stadium av sjukskrivningstiden.

Följande åtgärder vidtas för att göra en bedömning av vilket rehabiliteringsbehov som finns:

- Undersök om det finns någon medicinsk bedömning på medarbetarens sjukdomsbild,

utöver existerande läkarintyg. Om detta saknas kan ansvarig chef beställa en opartisk

medicinsk bedömning (s.k ”second opinion”).

Ansvarig chef kontaktar personalenheten om/när detta blir aktuellt.


Uppdaterad 2017 7

- Ansvarig chef uppmanar medarbetaren att ge sitt skriftliga godkännande till en

medicinsk bedömning. Anlitad läkare behöver ett skriftligt godkännande för att få

tillgång till medarbetarens journalanteckningar hos andra vårdgivare.

- Rehabiliteringsmöte, enligt steg 5 samt rehabiliteringsinsatser enligt steg 6, skall

genomföras i syfte att fastställa vilka rehabiliteringsåtgärder som bör vidtas för att en

återgång till arbete skall kunna ske.

Se vidare steg 5;

Steg 5. Rehabiliteringsmöte

Ansvarig chef kallar till rehabiliteringsmöte och bedömer vilka personer, utöver

medarbetaren, som bör närvara på mötet.

Möjlighet finns att ta med representant från personalenheten, extern konsult, representant från

facklig organisation samt handläggare från försäkringskassan. Om någon part inte

bör/önskar/kan delta, respekteras detta samt noteras i dokumentationen.

Om ansvarig chef har beställt en medicinsk bedömning (s.k ”second opinion”) är det lämpligt

att behandla denna på mötet. Här ska personen som är ansvarig för bedömningen, delta på

mötet och redovisa resultatet för deltagarna.

Ansvarig chef har till uppgift att kalla samtliga berörda parter till mötet. Om medarbetaren

önskar att en facklig representant deltar ska medarbetaren själv kalla denne till mötet.

Om medarbetaren avsäger sig sitt fackliga stöd, ska detta noteras i dokumentationen.

Utifrån de närvarandes olika kompetensområden bestämmer mötesdeltagarna vilka

rehabiliteringsåtgärder som skall vidtas för att återgång till arbete ska kunna ske så snart som

möjligt. Är den medicinska bedömningen klar, vägs även denna in då åtgärderna planeras.

Ansvarig chef är ytterst ansvarig för vilka åtgärder som är lämpliga och möjliga att vidta.

I mötet är det viktigt att var och en nyttjar sina kompetensområden och respekterar varandras

kunnande. Se bilaga 4

Avsluta mötet med att sammanfatta vad som bestämts, vem som gör vad och när, samt boka

in ett nytt uppföljningsmöte.

Ansvarig chef dokumenterar mötet. Använd med fördel bilaga 3 eller upprätta en egen

dokumentation.

Rehabiliteringsmöten hålls sedan kontinuerligt genom ovanstående förfarande. Syftet är att

hålla rehabiliteringsprocessen i gång, till dess ett formellt avslut görs.

I de ärenden där arbetslivsinriktad rehabilitering inte är aktuellt över en överskådlig tid, ex.

vis på grund av medicinering, behandling, återhämtning etc.., kan ansvarig chef stänga

rehabiliteringsutredningen för att sedan återuppta den när det blir aktuellt igen.


Uppdaterad 2017 8

Det kan även bli aktuellt att tillfälligt stänga en rehabiliteringsutredning om medarbetaren

begär ledighet för att på grund av sjukdom prova annat arbete. Om medarbetaren återkommer

efter att ha provat annat arbete kvarstår arbetsgivarens rehabiliteringsansvar.

Se vidare steg 6;

Steg 6. Rehabiliteringsinsatser

De åtgärder som överenskommes på rehabiliteringsmötet, skall noggrant dokumenteras.

Dokumenteringen ska visa vilka insatser som är gjorda och vilket resultat de har gett.

Av läkarintygen framgår sällan vilken arbetsförmåga medarbetaren har, eller vilka

anpassningsåtgärder som krävs för att medarbetaren ska kunna utföra alla sina

arbetsuppgifter.

Arbetsgivaren har ett ansvar att utreda medarbetarens arbetsförmåga, med eller utan

arbetsanpassning, i förhållande till ordinarie arbete. Detta görs även i de fall då läkaren anser

att en återgång till ordinarie arbete inte är möjligt.

En utredning skall även ge svar på om ordinarie eller andra arbetsuppgifter kan utföras efter

anpassning.

6.1 Bedömning av arbetsförmågan

En bedömning av arbetsförmågan görs genom att analysera samtliga arbetsuppgifter som

ingår i arbetstagarens anställning. Se bilaga 6.

Syftet med arbetsförmågebedömningen är att i första hand få fram medarbetarens

arbetsförmåga i ordinarie arbete.

En arbetsförmågebedömning görs tillsammans med medarbetaren och en tredje part. Den ska

inte upprättas enbart av chef/medarbetare. Personalenheten bistår i detta arbete på uppdrag av

ansvarig chef. Om det finns möjlighet bör även en opartisk utomstående medicinskt

kompetent person delta i bedömningen. Ansvarig chef avgör vem/vilka som bör delta i

bedömningen.

Arbetsförmågebedömningen skall ge svar på om medarbetaren kan utföra en viss

arbetsuppgift, helt, delvis eller inte alls. Se anvisningar i bilaga 6.

Arbetsförmågebedömningen ska även ge svar på vilken/vilka anpassningar som krävs för att

medarbetaren ska kunna utföra arbetsmomentet och kunna kvarstå i sin anställning.

Om arbetsförmågebedömningen inte är tillräcklig för att kartlägga arbetsförmågan, kan även

andra utredningar genomföras. Ansvarig chef kontaktar personalenheten innan andra

utredningar påbörjas.


Uppdaterad 2017 9

6.2 Bedömning av arbetsanpassningar

När arbetsförmågebedömningen är kartlagd samt godkänd av samtliga deltagare, skall en

bedömning av arbetsanpassningarna göras. Se bilaga 7.

Detta sker genom att ansvarig chef tar ställning till i vilken mån anpassningarna är möjliga att

genomföra. Denna bedömning skall utgå från verksamhetens behov och utifrån hur en sådan

anpassning skulle påverka arbetsmiljön.

Så snart resultatet av denna bedömning är klar, skall det redovisas för den anställde. Se

anvisningarna i bilaga 7.

Kom ihåg att notera i Rehabiliteringsutredningen att en bedömning av arbetsförmågan är

genomförd.

6.3 Ytterligare åtgärder att notera och arbeta med

Omflyttning/anpassning av arbetsuppgifter inom verksamhetsområdet

Omflyttning inom eget verksamhetsområde kan ske utan att en omplaceringsutredning görs.

Samtliga möjligheter skall vara uttömda inom den egna verksamheten, innan det kan bli

aktuellt med en omplacering till annat arbete inom organisationen.

Därför ska rehabiliteringsarbetet inom den egna verksamheten i första hand riktas in på att

undersöka om det finns möjlighet och utrymme att erbjuda medarbetaren att byta

arbetsuppgifter, delar av eller helt ny tjänst och/eller att anpassa inom rimliga gränser.

Kom ihåg att även dessa åtgärder skall noteras i rehabiliteringsplanen.

Arbetsträning under sjukskrivningstid

Ibland skriver läkaren att den som är sjukskriven ska börja arbetsträna för att så småningom

kunna återgå till ordinarie arbetstid.

Det händer ofta att läkaren tillsammans med vår sjuskrivne medarbetare kommer överens om

en arbetsträningsplan som skrivs in i sjukintyget. Det händer att läkaren vill att vår

medarbetare ska komma i gång så fort som möjligt med arbetsträningen.

Ansvarig chef kan i dessa lägen ställas inför faktum att arbetsträning enligt läkarintyg ska

påbörjas om endast några dagar.

Vid dessa tillfällen gäller:

Läkaren kan endast rekommendera att arbetsträning påbörjas. Att det står arbetsträning på

läkarintyget innebär inte att en arbetsträning ska påbörjas.

En arbetsträning kan endast försäkringskassan besluta om.

Arbetsträning får ej påbörjas förrän det finns ett skriftligt beslut från

försäkringskassan.


Uppdaterad 2017 10

Det krävs ett beslut från försäkringskassan innan en arbetsträning får påbörjas.

Det handlar dels om att den sjukskrivne ska vara försäkrad när en arbetsträning pågår.

Dels handlar det om att ansvarig chef ska vara delaktig i planeringen hur en arbetsträning ska

genomföras på ett bra sätt, för både medarbetaren och verksamheten.

Påbörjas en arbetsträning som inte är godkänd från försäkringskassan, är insatsen att anses

som arbete och lön ska utbetalas.

Den sjukskrivne medarbetaren har till uppgift att meddela ansvarig chef vad läkaren har

skrivit på läkarintyget samt hur de har diskuterat vid en ev. arbetsträning.

Ansvarig chef kontakta försäkringskassan och bokar ett möte, eller via telefon, där samtalet

ska mynna ut i en överenskommelse om arbetsträning är aktuellt, hur arbetsträningen i så fall

ska planeras samt när den ska påbörjas.

Kom ihåg att ansvarig chef ska erhålla en kopia på det skriftliga beslutet om arbetsträning

innan arbetsträningen påbörjas. Den anställde har ansvar att förse ansvarig chef med en

kopia på beslutet.

Om försäkringskassan inte fattat beslut om arbetsträning, den dagen arbetsträningen är

överenskommen att påbörjas, ska ansvarig chef stoppa arbetsträningen och invänta beslutet.

Ansvarig chef meddelar handläggaren på försäkringskassan om vidtagen åtgärd, omgående.

Kontakta personalenheten om du har frågor kring arbetsträning.

Rätt till ledighet under sjukdomstid

Det finns en lagstadgad rätt för den sjukskrivne att ansöka om ledighet för att prova annat

arbete under dag 91 – 365 i sjukfrånvaroperioden.

Försäkringskassan och arbetsförmedlingen har samarbete där försäkringskassan kan bevilja

särskilt program som arbetsförmedlingen utför tillsammans med den anställde.

När Försäkringskassan lämnar över en anställd till Arbetsförmedlingen är personen inte

längre att anses som sjukskriven. Den anställde ska då ansöka om tjänstledighet för att kunna

delta i Arbetsförmedlingens insatser.

Ansvarig chef informerar den anställde och tillser att ledighetsansökan lämnas in.

Medicinsk behandling - ännu ej färdig

Vid allvarligare eller svårare sjukdomsfall kan medicinsk behandling vara avgörande för

sjukdomsförloppet. I sådana fall kan inte alltid den arbetsinriktade rehabiliteringen påbörjas

förrän den medicinska behandlingen är färdig.

En arbetsgivare har alltjämt rehabiliteringsskyldighet. Ansvarig chef skall kontinuerligt hålla

sig informerad om hur arbetstagarens behandling fortskrider genom samtal med

medarbetaren. Dessa samtal dokumenteras i rehabiliteringsutredningen genom notering om

datum och anteckningar om vad som framkom i samtalet.

Under tiden skall ansvarig chef ha beredskap för att kunna påbörja den arbetsrelaterade

rehabiliteringen, alternativt återgång i arbete så fort hälsotillståndet tillåter.


Uppdaterad 2017 11

Specialfall - Medarbetaren medverkar inte i sin egen rehabilitering

Om medarbetaren, utan godtagbara skäl, inte medverkar i sin egen rehabilitering eller

avbryter rehabiliteringen i förtid utan att det är överenskommet, anses arbetsgivarens

rehabiliteringsskyldighet vara fullgjord och rehabiliteringen kan avslutas.

Avslutet skall vara formellt genom att ansvarig chef dokumenterar beslutet i

rehabiliteringsdokumentationen. Medarbetaren meddelas skriftligt att utredningen är avslutad

genom att meddela att vi som arbetsgivare har fullgjort vår rehabiliteringsskyldighet.

Exempel på att medarbetaren inte medverkar kan vara att denne inte kommer till avtalade

möten, vägrar gå till företagshälsovården, avbryter arbetsträning, vägrar delta i utredningar

etc…

Ansvarig chef beslutar hur och om ärendet ska drivas vidare.

Ansvarig chef kontaktar personalenheten för stöd i denna process.

Se vidare steg 7;


Uppdaterad 2017 12

Steg 7. Rehabiliteringsutredningen avslutas

När samtliga steg, 1-6 i rehabiliteringsprocessen, är genomförda och beslutsunderlag för

åtgärd finns, skall rehabiliteringsutredningen avslutas.

Rehabiliteringsutredningen skall avslutas på ett formellt sätt. Detta görs genom att ansvarig

chef kallar samtliga parter till ett nytt möte.

Innan mötet ska ansvarig chef vara klar över vilken åtgärd som ska vidtas, när

rehabiliteringsutredningen är avslutad. Se anvisningar samt bilaga 8.

De ställningstaganden som ansvarig chef har att ta hänsyn till är följande:

7.1 Återgång i arbete

Har medarbetaren arbetsförmåga av betydenhet skall denne återgå till sitt arbete. Placering till

annat arbetsställe kan komma att ske. Anställningsavtalet är emellertid oförändrat för det fall

parterna inte har överenskommit om annat.

7.2 Återgång inte möjlig

Saknar arbetstagaren arbetsförmåga av betydenhet och återgång i arbete därmed inte är

möjlig, kan ansvarig chef överväga om uppsägning är aktuellt.

På mötet går ansvarig chef igenom vilka åtgärder som vidtagits under hela utredningen samt

redogör för hur dessa utfallit. Syftet med denna sammanfattning är att samtliga parter får en

uppdatering på vad som gjorts och hur det har utfallit.

Ansvarig chef avslutar mötet med att meddela samtliga parter hur processen går vidare.

Ett ställningstagande huruvida medarbetaren har arbetsförmåga eller inte bör meddelas.

Därefter förklaras rehabiliteringsutredningen avslutad.

Ansvarig chef dokumenterar detta genom att notera datum och minnesanteckningar från

mötet. Ansvarig chef förvarar rehabiliteringsdokumentationen tillsammans med ev

utredningar eller tester i personakten.

Möjlighet att sekretessbelägga dokumenten finns om de innehåller anteckningar om

medarbetarens hälsostatus.

Vid sekretessbeläggning av handlingar av detta slaget, görs enligt 39 kap §§ 1,2 OSL

(offentlighets och sekretesslagen).

Om resultatet visar att återgång i arbete är möjligt, sker detta så snart det är tidsmässigt

lämpligt. De eventuella anpassningar som föreslagits i utredningen, skall genomföras enligt

uppgjord tidsplan.

Om resultatet däremot visar att återgång i arbete inte är möjligt, se steg 8.


Uppdaterad 2017 13

Steg 8. Omplacering / Uppsägning

Innan några andra åtgärder vidtas, ska vi som arbetsgivare först undersöka om det finns någon

omplaceringsmöjlighet enligt 7 § andra stycket LAS. Utredningen gäller hela organisationens

samtliga arbetsplatser.

Omplaceringsutredningen och resultatet av densamma skall dokumenteras. Analys av

arbetstagarens förutsättningar i förhållande till eventuella vakanser görs av ansvarig chef

tillsammans med personalenheten.

Ansvarig chef kontaktar personalenheten innan övriga åtgärder vidtas i ärendet.

Försäkringskassan utreder från 91:a sjukdagen om medarbetaren kan utföra något annat arbete

hos arbetsgivaren.

Om ansvarig chef inte är klar med utredning och kartläggning, finns ingen skyldighet att

påskynda rehabiliteringsarbetet enbart i syfte att tillgodose försäkringskassans önskemål.

En skyndsam handläggning av alla rehabiliteringsärenden bör göras, men försäkringskassan

kan aldrig tvinga en arbetsgivare att omplacera en medarbetare.

När det blir dags för omplacering ska vi som arbetsgivare ha arbetsrättsliga grunder för detta.

Omplaceringsutredning

När en anställd riskerar att bli uppsagd har vi som arbetsgivare en skyldighet att genomföra en

omplaceringsutredning.

Detta kan inträffa när ansvarig chef har uttömt alla möjligheter till anpassning/omflyttning

inom sitt eget verksamhetsområde, enligt stegen 1-6 i rehabiliteringsprocessen ovan.

En omplaceringsutredning är ett verktyg för arbetsgivaren att inventera lediga tjänster under

en tidsbestämd period, i nära anknytning till avslutad rehabiliteringsutredning.

Syftet är att hitta annat arbete för medarbetare som har arbetsförmåga men inte kan kvarstå i

sitt ordinarie arbete. Under en tidsbestämd period sker en kartläggning av samtliga lediga

tjänster inom kommunen. Kartläggningen omfattar både tillsvidaretjänster och vikariat samt

kompletteras med kända avgångar och tillsättningar.

En omplaceringsutredning görs för hela organisationens samtliga arbetsplatser.

På Gnosjö kommun är det personalenheten som utför en omplaceringsutredning.

Ansvarig chef kartlägger medarbetarens kompetens, utbildning samt tidigare anställningar

inom organisationen och meddelar personalenheten detta så snart uppgifterna finns

tillgängliga.

Gnosjö kommun genomför en omplaceringsutredning under en vecka (7 kalenderdagar).

Kartläggning sker även av kända avgångar samt tillsättningar framåt i tiden under två

månader från omplaceringsutredningens start.

Omplaceringsutredning skall igångsättas så snart det är möjligt efter avslutad rehabiliterings-

utredning enl. steg 7 ovan.


Uppdaterad 2017 14

Beroende av vad som framkommer i omplaceringsutredningen, förekommer två möjliga

lösningar;

8.1 Omplaceringsutredning indikerar lämpligt arbete

Om det framkommer i omplaceringsutredningen att det finns lämpligt arbete att omplacera

medarbetaren till, görs en utvärdering av denna möjlighet.

Bedömning skall göras om medarbetaren är kompetent och lämplig för det lediga arbetet.

Kravet på kompetens och lämplighet görs enligt samma bedömnings- och kravmall, som

andra sökande till tjänsten, bedöms efter. Viss upplärningstid måste accepteras, av båda

parter. En arbetsgivare är dock ej skyldig att utbilda en medarbetare som är föremål för en

omplaceringsutredning, för att denne ska erhålla en tjänst.

Framkommer det att medarbetaren är kompetent och lämplig för någon tjänst, erbjuds tjänsten

till medarbetaren, till den tjänstgöringsgrad och de anställningsvillkor som gäller för tjänsten.

I första hand skall tillsvidaretjänster erbjudas, i andra hand visstidsanställning. Om en

visstidsanställning erbjuds och accepteras av medarbetaren, skrivs nytt anställningsavtal, då

andra anställningsvillkor gäller vid visstidsanställning.

En omplacering som anses vara skälig är tvingande till medarbetarens nackdel. Detta innebär

att om medarbetaren tackar nej till ett skäligt erbjudande, har dennes förstärkta

anställningsskydd förbrukats och grund för uppsägning kan föreligga.

En omplacering är även tvingande till ansvarig chefs nackdel. Detta innebär att om

medarbetaren bedöms vara både kompetent och lämplig för tjänsten, måste mottagande chef

ta emot omplaceringen.

Arbetsgivaren avgör om en omplacering är skälig eller ej. Anses medarbetaren vara

kompetent för det ledigförklarade jobbet, sker en omplacering omgående. Nytt

anställningsavtal upprättas av ansvarig chef för den nya tjänsten.

8.2 Omplaceringsutredningen ger ingen möjlighet till annan tjänst

Om det framkommer att medarbetaren saknar tillräckliga kvalifikationer för de lediga

tjänsterna, eller om det saknas lediga tjänster att omplacera till, sker uppsägning på grund av

personliga skäl.

Varsel om uppsägning skickas till berörd facklig organisation. Medarbetaren blir samtidigt

underrättad om att arbetsgivaren överväger att säga upp anställningen.

Om facklig organisation påkallar överläggningar sker dessa mellan arbetsgivare och berörd

facklig organisation.

Innan överläggningarna är avslutade kan uppsägning inte verkställas.

Ansvarig chef medverkar i samtliga förhandlingar till dess ärendet är avslutat.

Representanter från personenheten finns att tillgå som stöd i hela rehabiliteringsprocessen.

Ansvarig chef har hela ansvaret för rehabiliteringsprocessen – från start till avslut!

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Uppdaterad 2017 15

Förteckning över bilagor till Rehabiliteringsrutinen

Bilaga 1 Ansvarsområden arbetsgivare – medarbetare _________ Sidan 16 Bilaga 2 Rehabiliteringsprocessen, en överskådlig skiss _______ Sidan 18 Bilaga 3 Rehabiliteringsdokumentation,

mall med tillhörande anvisningar __________________ Sidan 20 Bilaga 4 Rollfördelning i rehabiliteringsarbetet,

en skiss med förklaring _________________________ Sidan 22 Bilaga 6 Funktions- och Arbetsförmågebedömning,

mall med tillhörande anvisningar __________________ Sidan 25 Bilaga 7 Bedömning av arbetsanpassningar,

mall med tillhörande anvisningar __________________ Sidan 29 Bilaga 8 Avslut av Rehabiliteringsutredning,

mall med tillhörande anvisningar __________________ Sidan 32

Bilagorna finns även att laddas ner från intranätet, under Blankett direkt, där de går att sparas

ner och fyllas i digitalt.

Anmärkning:

Bilaga 5 utgår 2017


Uppdaterad 2017 16

Bilaga 1

Ansvarsområden gällande rehabilitering

Arbetsgivare – Medarbetare

Arbetsgivarens Rehabiliteringsansvar

När en medarbetare varit sjukskriven i minst 28 dagar (4 veckor) i ett sträck ska

vi som arbetsgivare undersöka om det föreligger ett rehabiliteringsbehov.

Detta innebär att vi som arbetsgivare har ansvar att;

upprätta en rehabiliteringsutredning, tillsammans med medarbetaren

utreda medarbetarens arbetsförmåga, med eller utan arbetsanpassning, i

förhållande till ordinarie arbete.

En bedömning av arbetsförmågan görs i syfte att få svar på frågan;

Vilka anpassningsåtgärder krävs för att medarbetaren skall kunna

utföra sina ordinarie arbetsuppgifter?

vidta alla åtgärder som är skäligt att kräva, för att anställningen skall

bestå.

Målet med Gnosjö kommuns rehabiliteringsarbete är att

medarbetaren skall återgå till ordinarie arbete och

tjänstgöringsgrad.

Om detta inte är möjligt ska en omplaceringsutredning genomföras, i syfte att

undersöka om arbetsgivaren har några lediga tjänster att omplacera till.

En omplacering förutsätter att;

- det finns en ledig tjänst att omplacera till

- medarbetaren är kompetent för en ledigförklarad tjänst


Uppdaterad 2017 17

Bilaga 1

Medarbetarens ansvar

Som medarbetare har man ett stort eget ansvar att medverka i sin egen

rehabilitering.

Det är medarbetaren som har ansvaret för att utföra den arbetsinsats som krävs

för att en återgång till arbete skall vara möjlig. Detta underlättas om med-

arbetaren har en egen vilja, vet vad denne vill, funderar på och överväger olika

alternativ samt tar till vara på de möjligheter som ges, genom

rehabiliteringsprocessen.

Vi som arbetsgivare utreder och bedömer, tillsammans med dig, Din

arbetsförmåga. Det är dock medarbetaren som utför det faktiska arbetet för att

nå de mål som överenskommits och som syftar till att en återgång till arbete ska

kunna ske. Detta innebär bl. a att medarbetaren ska;

Delta i de möten som påkallas av arbetsgivaren

Vara delaktig i samt framföra egna förslag till rehabiliterande åtgärder

Delta i och utföra de överenskomna åtgärderna

Snarast meddela ansvarig chef när/om någon förändring sker under

rehabiliteringens gång som kan komma att påverka återgång till arbetet

Snarast överlämna kopia på beslut från försäkringskassan som gäller

annan ersättning än sjukpenning

Snarast överlämna kopia på sjukintyg och andra intyg/utredningar som

berör pågående sjukskrivning

Om medarbetaren, utan godtagbara skäl, inte medverkar i sin egen rehabilitering

eller avbryter rehabiliteringen och/eller de överenskomna åtgärderna i förtid,

anses arbetsgivarens rehabiliteringsskyldighet vara fullgjord och

rehabiliteringsarbetet avslutas.

Om detta inträffar kan det finnas grund för uppsägning.


Uppdaterad 2017 18

Bilaga 2

Gnosjö kommun rehabiliteringsprocess

Rehab.utredning/Rehab.inventering

Rehabiliteringsmöte

AG:s rehabiliteringsutredning

→ med tidplan/handlingsplan

Rehabiliteringsåtgärder

→Arbetsförmågebedömning

→Anpassning

→Utvärdering

Arbetstagaren deltar inte

alternativt avbryter

Se ”Ingen arbetsförmåga

av betydenhet”

Samtal

Återgång till arbetet Rehabiliteringsbehov

Rehabiliteringen avslutas

Återgång till arbetet Återgång ej möjlig


Uppdaterad 2017 19

Bilaga 2

Ingen arbetsförmåga av betydenhet

7 § LAS Uppsägning

på grund av personliga skäl

(Ska ske i nära anslutning till Omplac.utredn och

senast 2 månader efter avslutad rehab.utredning)

Omplacering till annat

arbete i kommunen

↓ Uppsägningsbesked

↓ Uppsägningstid

↓ Anställningen avslutas

Varsel om underrättelse

om uppsägning

Omplaceringsutredning

enligt 7§ 2 st LAS

Nej Ja


Uppdaterad 2017 20

Bilaga 3

Anvisning till Rehabiliteringsdokumentation

När ansvarig chef har konstaterat att behov av rehabiliteringsinsatser föreligger, startas en

rehabiliteringsutredning.

Detta innebär att från och med steg 2 i rehabiliteringsprocessen, ska dokumenteringar göras i

samband med rehabiliteringsarbetet. Ansvarig chef har ansvaret för att en tydlig

dokumentation följer hela rehabiliteringsarbetet.

Använd gärna mallen i bilaga 3 eller skapa en egen dokumentation. Det viktiga är att

dokumentationen upprättas från steg 2 i rehabiliteringsprocessen och att nedan nämnda

information finns i dokumentet.

Tänk på att föra anteckningar på ett sådant sätt att det enkelt går att utläsa vilka åtgärder som

vidtagits.

Rehabiliteringsutredningen syftar till att dokumentera alla åtgärder som vidtas i ett

rehabiliteringsärende. Ansvarig chef ska kunna visa vad vi har gjort och hur vi har bedrivit

vårt rehabiliteringsarbete, i varje enskilt fall. Även inställda möten, kontaktförsök på telefon

etc. ska dokumenteras.

Det handlar bl a om beskrivning av nuvarande arbetsförmåga (möjlighet och hinder) samt

anteckningar med datum och fakta från möten och telefonsamtal. Även inställda möten,

kontaktförsök på telefon etc. ska dokumenteras.

Dokumentationen är arbetsgivarens redskap i rehabiliteringsprocessen. Ju bättre

dokumentering desto bättre förutsättningar finns det att lyckas i rehabiliteringsarbetet.

Om det blir aktuellt med ett avslut av anställningen, är det dokumentationen som ansvarig

chef sammanställt, som ligger till grund för hur processen drivs vidare samt avslutas.

Andra aktörer som arbetar på uppdrag i processen svarar för sin egen dokumentation.

Enligt Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) 39 kap, §§ 1,2 är all dokumentation i ett

rehabiliteringsärende konfidentiellt och skall förvaras på så sätt att ingen obehörig kan få

tillgång till informationen. Om information lagras i dator är det extra viktigt att försäkra sig

om att ingen obehörig har tillgång till den plats i datorn där filen lagras.

Om osäkerhet förekommer angående tillgång till filen, kontakta IT-avdelningen för att få

hjälp och råd.

När ett rehabiliteringsärende är avslutat skall rehabiliteringsutredningen tillsammans med ev

utredningar eller tester förvaras i personakten.

Lägg relevant material i ett förslutet kuvert och notera följande utanpå:

- Individens personnummer

- Sekretessbelagda uppgifter enl 39 kap §§ 1,2 OSL

- Datum då du sekretessbelade uppgifterna

- Vilken förvaltning/avdelning som gjort anteckningen

Alla uppgifter skall även avlägsnas från datorns hårddisk.


Uppdaterad 2017 21

Bilaga 3

Rehabiliteringsdokumentation

Startdatum; ____________

Avser medarbetare: ___________________________________________________________

Pers.nr: ________________ Förvaltning: ______________ Avdelning: _______________

Dokumentationen upprättad av: ________________________________________________

Bakgrund; (Här ges en kort beskrivning av hur medarbetarens aktuella situation ser ut. Ex anst.datum, tjänstgöringsgrad,

anställningsförhållanden, nuvarande besvär/situation, vilka anpassningar som hittills är gjorda, etc…)

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Datum för

samtal/möte

Minnesanteckningar; Vad diskuterades, vilka var

närvarande, syftet med kontakten, etc…. Notera ALLT!

Beslutad åtgärd/resultat

Mallen finns för ifyllande direkt i datorn i bilaga 3, Arbetsmiljöguiden


Uppdaterad 2017 22

Bilaga 4

Rollfördelning i rehabiliteringsarbetet

För att rehabiliteringsarbetet skall ha förutsättning att lyckas är det viktigt att rollfördelningen

mellan samtliga aktörer är klar och tydlig.

Sakliga diskussioner skall föras i en positiv anda där varje aktör bidrar med sitt

expertkunnande i syfte att hitta lämpliga lösningar i varje enskilt ärende.

Respekt ska råda för varandras kompetens och expertkunnande.

Varje aktör som deltar i ett rehabiliteringsmöte skall ha kunskap och kännedom om varandras

kompetensområde. Ifrågasättande av varandras kompetens är ej acceptabelt.

Ansvarig chef har till uppgift att klargöra vilket kompetensområde var och en har i ett

rehabiliteringsmöte.

Detta upprepas vid varje nytt möte där nya deltagare medverkar, som inte förutsätts ha

kunskapen och kännedomen om rollfördelningen.

Roller och ansvar - Vad betyder detta för ansvarig chef?

Ansvarig chef har ensam fullt ansvar för att leda samt bevaka, att rehabiliteringsarbetet går

framåt. Till hjälp för detta arbete finns, förutom denna rutin, även övriga aktörer som är

inblandade i ett rehabiliteringsärende.

Dessa kan vara;

- Medarbetaren

- Representant från personalavdelningen

- Opartisk aktör

- Facklig företrädare

- Försäkringskassan

Samtliga ovan uppräknade aktörer, har sina givna roller i rehabiliteringsarbetet;

Ansvarig chef

Ansvarig chef äger rehabärendet och är därmed ansvarig för rehabiliteringsarbetet runt

medarbetaren. Ansvarig chef avgör vilka åtgärder som är lämpliga att vidta samt vilka

resurser som finns att tillgå.

Ansvarig chef ska stödja och uppmuntra medarbetaren till att vara aktiv och komma med egna

förslag till tänkbara lösningar. Ansvarig chef har även till uppgift att, i ett tidigt skede,

informera medarbetaren om hur rehabiliteringsrutinen ser ut och vad som kommer att hända

framöver.

Medarbetaren Medarbetaren skall vara aktiv i sitt eget rehabiliteringsarbete. Medarbetaren har en skyldighet

att genomföra de åtgärder som beslutas. Se vidare bilaga 1.


Uppdaterad 2017 23

Om medarbetaren har en positiv inställning till sin egen rehabilitering, blir resultatet oftast

mycket bra.

Representant/er från personalavdelningen

Dessa personer är chefens stöd i processen. Här finns bl a kunskap om arbetsrätten kring

anställningsförhållande/sjukdom/arbete. Personalenheten genomför omplacerings-

utredningar, om detta blir aktuellt.

Opartisk aktör

Anlitad aktör ska besitta den kunskap som är relevant för ärendet, vilket de också bidrar med i

rehabiliteringsarbetet. Oavsett vilken aktör som anlitas ska de vara opartiska och se på

rehabiliteringsärendet utifrån sitt expertområde. Ex. på aktörer kan vara externt anlitad

konsult, extern utredare, företagshälsovård etc..

Facklig företrädare

Fackliga företrädare bevakat medarbetarens arbetsrättsliga rättigheter samt är ett stöd för

medarbetaren i rehabiliteringsprocessen. Deras uppgift är att bevaka att rehabiliteringsarbetet

blir så korrekt utfört som möjligt och att medarbetaren får det stöd som är skäligt att kräva i

rehabiliteringsprocessen.

Detta innebär bland annat, att vi som arbetsgivare ska utreda arbetsförmågan och ha som mål

att medarbetaren kan återgå i arbete.

Försäkringskassan

De har en samordningsfunktion. De utgår från sitt eget regelverk och är oss som arbetsgivare

behjälpliga med vilka åtgärder som kan vara lämpliga att vidta, ut ett försäkringsperspektiv.

Försäkringskassan godkänner om arbetslivsinriktad rehabilitering får påbörjas. De har även

kontakt med sjukskrivande läkare och kan, om de bedömer att det är lämpligt, kalla läkare till

avstämningsmöte eller begära in läkarutlåtande inför fortsatta bedömningar. Det är

Försäkringskassan som beviljar ev. arbetsträning tillsammans med läkare och oss som

arbetsgivare.

Ev. Övriga deltagare

I sällsynta fall kan det förekomma att Anhörig eller annan stödperson önskar delta i mötet.

Vid dessa tillfällen är det ansvarig chef som avgör om personen ska få tillträde till mötet eller

ej. Medarbetaren ska motivera varför denne anser sig behöva en extra stödperson, utöver

fackets representant. Som arbetsgivare är vi ytterst restriktiva med att tillåta någon

utomstående delta i ett internt rehabiliteringsmöte, detta med tanke på sekretessen.

Om anhörig/annan stödperson beviljas tillträde klargör ansvarig chef, tydligt vad dennes roll

är, innan mötet startas.

En anhörig eller stödperson är inaktiv och lyssnar. Personen ska bilda sig en uppfattning vad

ärendet handlar om, för att efter mötet, kunna stötta medarbetaren. Stödpersonen har därmed

enbart en lyssnande roll och ska inte delta i dialogen under mötets gång.

Om anhörig/annan stödperson uppträder hotfullt eller olämpligt, har ansvarig chef rätt att

avvisa personen från mötet eller helt avbryta mötet.

Ansvarig chef har till uppgift att bevaka att dessa roller respekteras på rehabiliteringsmötet.

Se illustrerad bild nedan;


Uppdaterad 2017 24

Bilaga 4

Rehabiliteringsmötets rollfördelning

Jag

vill!

Medarbetaren (aktiv)

Facklig företrädare (stöd för medarbetaren)

Opartisk aktör (extern expert)

Personalenheten

(stöd till chefen)

Ansvarig Chef (ägare)

Försäkringskassa

(samordning)


Uppdaterad 2017 25

Bilaga 6

Anvisningar till Funktions- och Arbetsförmågebedömning

Syftet med denna bedömning är att kartlägga hur stor arbetsförmågan är hos medarbetaren i

förhållande till de ordinarie arbetsuppgifterna.

Följ nedanstående steg för att genomföra själva bedömningen;

1. Fyll i de arbetsuppgifter som ingår i tjänsten

Ansvarig chef fyller i de arbetsuppgifter som skall bedömas. Vid ifyllandet är det bra att utgå

från följande frågeställning;

Vilka arbetsuppgifter kräver jag som chef att en medarbetare skall klara av att arbeta med i

denna tjänst?

Det är därför viktigt att utgå från samtliga arbetsuppgifter som ingår i tjänsten, stora som små,

när dokumentet upprättas. Tänk på att även ta med de psykosociala delarna som ingår i

tjänsten.

Ta gärna hjälp av någon person som arbetar med liknande/samma arbetsuppgifter, när du ska

skriva ner vilka arbetsuppgifter som ingår i tjänsten.

Man kan behöva komplettera med andra arbetsuppgifter som normalt inte ingår i det ordinarie

arbetet. Ex. i ett yrke som är mycket rörligt kan listan till exempel kompletteras med

stillasittande uppgifter.

Syftet med att även kartlägga övriga arbetsmoment, är att kunna ta ställning till vilka andra

tjänster som kan vara aktuella i en eventuell omplaceringsutredning.

Komplettering av arbetsförmågebedömningen görs när anpassningsmöjligheterna är uttömda

och en omplaceringsutredning är aktuell.

Kontakta personalenheten för mer information om hur du förbereder underlaget.

2. Kalla till möte / Kontakta extern konsult

När samtliga arbetsuppgifter är nedskrivna, kontaktar ansvarig chef de övriga som ska

medverka vid en bedömning. Boka en tid för genomgång av bedömningen med samtliga

aktörer. Den anställde ska alltid delta i mötet, liksom ansvarig chef. Om behov föreligger kan

även representant från personalenheten medverka på mötet.

Vilka som ska medverka vid bedömningen beror på vilka besvär medarbetaren har. Det kan

vara aktuellt att anlita antingen sjukgymnast, arbetsterapeut, företagssköterska eller extern

konsult.

Ansvarig chef kallar medarbetaren till mötet. Önskar medarbetaren en facklig representant

närvarande, ska medarbetaren själv kontakta denne.

Mötet hålls, om möjligt, i neutrala lokaler. En neutral miljö har ofta en lugnande inverkan.


Uppdaterad 2017 26

Bilaga 6 Ansvarig chef ansvarar för ifyllande av formuläret. Varje deltagare på mötet skall dock ha

varsitt exemplar för att kunna göra egna noteringar under mötet. Ansvarig chef ombesörjer att

samtliga deltagare erhåller var sitt exemplar.

Om det är möjligt bör en opartisk utomstående medicinsk kompetent person delta i

bedömningen. Ansvarig chef bedömer vem som skulle kunna vara lämplig för ett sådant

uppdrag.

3. Mötet / Genomförande av bedömningen

Innan bedömningen av arbetsförmågan börjar, klargör ansvarig chef varför den genomförs

och vad som händer när den är klar.

Klargör följande för deltagarna;

Anledningen till att denna bedömning görs är att utreda dagens arbetsförmåga i

förhållande till ordinarie arbetsuppgifter. Denna bedömning tillsammans med ev.

utlåtande från extern konsult, läkare och/eller annan utredning, kommer att ligga till

grund för hur vi går vidare i rehabiliteringsprocessen.

Den bedömning som görs och nedtecknas på mötet blir ett dokument som samtliga

deltagare skall godkänna och signera. Detta görs för att dokumentet ska bli sakligt rätt.

Efter mötet kommer vi som arbetsgivare att bedöma de anpassningar som

framkommer i dagens möte. Bedömning kommer då att göras om de är genomförbara,

vad som krävs för att tillgodose anpassningen etc….

När bedömningen görs är det viktigt att utgå från den sjukdomsbild som finns i dag, hos

medarbetaren. Det är dagens arbetsförmåga som ska bedömas och det är medarbetaren själv

som ska bedöma i vilken utsträckning denne klarar/inte klarar sina ordinarie arbetsuppgifter.

Om medarbetaren gör bedömningen att denne delvis eller inte alls klarar av en arbetsuppgift,

skall medarbetaren ange anledning till detta. Anledningen skall vara kopplad till

medarbetarens sjukdom/sjukdomsbild. Se exempel.

Undersök med ”Varför”- frågor till dess medarbetaren kan återge de besvär som är relaterade

till bedömningen att delvis eller inte alls klara av en arbetsuppgift.

Om medarbetaren inte själv vet orsaken till att denne inte klarar en uppgift, kan

mötesdeltagarna hjälpa till genom att ställa kompletterande frågor; Kan det beror på …..? Kan

det vara så att din sjukdom förhindrar dig genom att …….? etc…

Vid bedömningen är det även viktigt att hänsyn till intensiteten i arbetsuppgiften, ex. man

kanske klarar av att utföra en arbetsuppgift en gång i veckan, men inte fem gånger per vecka,

man kanske kan utföra en arbetsuppgift en gång per dag men inte tre gånger per dag. Det är

ansvarig chefs uppgift att föra dessa diskussioner i mötet.


Uppdaterad 2017 27

Bilaga 6 Ansvarig chef har även möjlighet att bedöma medarbetarens egen bedömning.

Utgå från att arbetsuppgiften skall kunna utföras utan att medarbetaren mår dåligt/blir sämre

eller behöver vila efter jobbet. Om detta inträffar klarar man inte av arbetsuppgiften. Det är

ansvarig chefs uppgift att föra dessa diskussioner i mötet.

Förslag på anpassning

När en bedömning är gjord att en arbetsuppgift delvis eller helt inte går att utföra och

anledningen är klarlagd, skall ett förslag på anpassning ges. Anpassningen skall syfta till att

medarbetaren skall klara av att utföra arbetsmomentet, utan att bli sjuk/sjukare.

Diskutera och utgå från följande frågeställning; Vad krävs det för anpassning för att

medarbetaren ska kunna utföra detta arbetsmoment idag?

I detta läge finns inga krav på tid, pengar eller möjligheter. Det viktiga är att alla deltagare på

mötet försöker finna en anpassning som skule kunna fungera i längden för medarbetaren.

Gå igenom och bedöm samtliga arbetsuppgifter.

(Se bifogat exempel på hur formulering kan ske.)

4. Efter mötet

Ansvarig chef renskriver bedömningen och skickar över kopior till mötesdeltagarna för

granskning av sakinnehållet.

Mötesdeltagarna kontrollerar att uppgifterna stämmer.

När samtliga mötesdeltagare har granskat förslaget och återkopplat ev. felaktigheter, skickar

ansvarig chef ut ett original, som samtliga mötesdeltagare signerar.

Ansvarig chef förvarar originalet tillsammans med övriga rehabiliteringshandlingar.

Ansvarig chef har till uppgift att snarast påbörja nästa steg, bedömning av anpassningarna

som framkom under mötet.

Gå vidare till ”Bedömning av anpassningar” bilaga 7.


Uppdaterad 2017 28

Bilaga 6

Exempel på Funktions- & Arbetsförmågebedömning

Exemplet visar hur Anledningen samt Anpassningen kan formuleras. (olika yrkeskategorier redovisas)

Arbetsuppgifter Kan

utföra

Kan

delvis

utföra

Kan

inte

utföra

Anledning till att At

delvis eller inte alls

kan utföra arb.uppg

Vilket behov av

anpassning krävs?

Vara flexibel när det gäller

arbetstider för att kunna följa

individens vardag, vilket kan

betyda ojämn arbetstid över

veckan

X Sjukdom trötthet

begränsar förmåga till

långa arbetspass. Svårt

att klara arbete på

eftermiddagar.

Begränsad arbetstid

per dag, max 4 h,

klarar 5 dag/v.

Arbete förmiddagar

Viktigt med en jämn

arbetstid över dagen

och veckan.

Vid inhopp som vikarie kunna

hantera individens behov

X

På grund av egen

sjukdom svårt att

tillgodose individens

fysiska behov

Ej vikarie för fysiskt

krävande individer

Besitta en god fysisk styrka för

att kunna hantera vissa

funktionshinder

X

På grund av sjukdom

med värk, trötthet och

fysisk svaghet, svårt

klara fysisk belastning

Ej utsätta sig för

fysiskt belastande

situationer

Fuktmoppning X Arbetsuppgiften

medför statisk och

repetitiv belastning,

vilket XX ej klarar att

utföra pga (ange

sjukdomens art)

Fuktmoppning endast

1 ggr/v.

Dammtorkning armatur X Arbetsuppgiften

medför statisk och

repetitiv belastning,

vilket XX ej klarar att

utföra pga (ange

sjukdomens art)

Använda lättare

förlängningsrör och

arbeta med båda

händerna samtidigt.

Förflyttningar; från säng med

lyft, från säng till

stående/rullstol/duschstol, i

sängen, till toalettstol, i/ur

rullstol

X På grund av (ange

sjukdomsorsak) klarar

XX ej belasta ryggen

med böj- och vrid- och

lyftmoment , vilket ger

värk och smärta

Ej arbete med

individer som kräver

dessa arbetsmoment

Diska, plocka i/ur diskmaskin X På grund av (ange





värk och smärta

Placera diskmaskin i

bänkhöjd.

Dammsugning X På grund av (ange





värk och smärta

Ej utföra detta

arbetsmoment


Uppdaterad 2017 29

Bilaga 7

Anvisningar till Bedömning av arbetsanpassningar

Syftet med denna bedömning är att kartlägga i vilken mån de arbetsanpassningar som

framkom i Funktions- och Arbetsförmågeutredningen, är genomförbara eller ej.

Ansvarig chef bedömer vilka personer som bör medverka vid bedömningen av arbets-

anpassningar. Personalenheten är behjälplig i denna bedömning om så önskas.

Gå igenom de arbetsanpassningar som är noterade i utredningen. Ta ställning till om de är

möjliga att genomföra eller ej. Motivering till varje enskilt arbetsmoments anpassning skall

göras, oavsett om den är genomförbar eller ej.

Vi som arbetsgivare har ansvaret att noggrant utreda den föreslagna arbetsanpassningen, då

denna bedömning ligger till grund för det fortsatta rehabiliteringsarbetet.

Om anpassning är möjlig skall beskrivning ges, hur ett genomförande av anpassningen kan

ske samt när i tid. Hänsyn tas även till tidsaspekten gällande när anpassningen kan

genomföras i förhållande till medarbetarens besvär.

Om anpassning ej är möjlig skall en noggrann motivering till detta ges. Alla aspekter skall

vägas in, såsom arbetsmiljömässiga, psykosociala, medarbetarens sjukdom, organisatoriska

möjligheter etc…

Ur arbetsmiljösynpunkt är det viktigt att tänka på att vi som arbetsgivare inte får utsätta andra

medarbetare för en försämrad arbetsmiljö, i syfte att den utredande medarbetaren skall kunna

kvarstå i anställning.

Vi som arbetsgivare är inte heller skyldiga att skapa nya arbetsuppgifter/tjänster, för att den

utredande medarbetaren skall kunna kvarstå i anställning.

Det åligger dock arbetsgivaren att vidta alla åtgärder som det är skäligt att kräva, för att

anställningen skall bestå. Det innebär att det kan bli aktuellt med en begränsad

omorganisering av verksamheten, för att medarbetaren ska kunna kvarstå i anställning.

Arbetsanpassningen utgår alltid från verksamhetens behov samt hur en sådan kommer att

påverka arbetsmiljön.

När Bedömningen av arbetsanpassningarna är klar skriver ansvarig chef en sammanfattning,

(se mall).

I sammanfattningen ska det framgå hur diskussionerna har gått samt vilka övriga aspekter det

har tagits hänsyn till, i den totala bedömningen av medarbetarens arbetsförmåga. Beskriv hur

resonemanget har gått samt ange vilka resultat som framkommit.

I sammanfattningen skall det även framgå om medarbetaren kan kvarstå i sin nuvarande tjänst

med hjälp av de anpassningar som diskuterats eller om medarbetaren inte har någon

arbetsförmåga av betydenhet i nuvarande tjänst, dvs ej kan kvarstå i den aktuella tjänsten.

Detta dokument, tillsammans med själva arbetsförmågeutredningen, är det underlag som

kommer att ligga till grund för hur ansvarig chef går vidare i rehabiliteringsprocessen. Det är

därför viktigt att vara noggrann i beskrivningen av de anpassningar som är föreslagna.


Uppdaterad 2017 30

Om sammanfattningen visar att de flesta anpassningarna är genomförbara och att det finns

”arbetsförmåga av betydenhet”, fortskrider rehabiliteringsarbetet till dess ansvarig chef har

hittat en långsiktig hållbar lösning.

Om sammanfattningen däremot visar att de flesta anpassningarna ej är möjliga att

genomföra och att det inte finns någon ”arbetsförmåga av betydenhet” i nuvarande tjänst, är

det ansvarig chefs uppgift att ta ställning till hur processen drivs vidare.

En fråga reflektera över: Har ansvarig chef uttömt alla möjligheter, omplaceringar eller

anpassningar inom sin egen verksamhet?

Om svaret är ”ja”, kan det vara dags att genomföra en omplaceringsutredning som omfattar

hela organisationen. Kontakta personalenheten om detta blir aktuellt.

När bedömningen av anpassningar är klar, kallar ansvarig chef till nytt möte med

medarbetaren. På mötet går man igenom resultatet av arbetsförmågeutredningen och

anpassnings-bedömningarna.

Det ska även framkomma på mötet hur processen går vidare.

Se exempel bilaga 7 på hur formulering av anpassningar kan göras;


Uppdaterad 2017 31

Bilaga 7

Exempel på Bedömning av arbetsanpassning

Exemplet ger förslag på hur anpassningarna kan formuleras. (exempel från olika yrkeskategorier ges)

Arbetsuppgifter Kan

delvis

utföra

Kan

inte

utföra

Anledning till att At delvis eller

inte alls kan utföra arb.uppg

Vilket behov av

anpassning krävs?

Förflyttningar; från säng med

lyft, från säng till

stående/rullstol/dusch-stol, i

sängen, till toalettstol, i/ur

rullstol

X På grund av (ange sjukdoms-

orsak) klarar XX ej belasta

ryggen med böj- och vrid- och

lyftmoment , vilket ger värk och

smärta

Ej arbete med

vårdtagare som

kräver dessa

arbetsmoment

Bedömning; Obligatoriskt arbetsmoment som en (ange tjänsten) måste klara av att utföra. Idag är alla tänkbara

anpassningar redan gjorda för XX när det gäller dessa arbetsmoment. Anpassningen skulle innebära att vi som

ag överlåter fler tunga fysiska arbetsmoment på kollegor, vilket inte är acceptabelt. Anpassning ej möjlig.

Diska, plocka i/ur diskmaskin X På grund av (ange sjukdoms-


ryggen.

Placera diskmaskin

i bänkhöjd.

Bedömning; Anpassning möjlig genom att schemalägga detta arbetsmoment.

Dammsugning X På grund av (ange sjukdoms-


ryggen med böj- och vrid- och

lyftmoment , vilket ger värk och

smärta

Ej utföra detta

arbetsmoment

Bedömning; Obligatoriskt arbetsmoment som en (ange tjänsten) måste klara av att utföra. Anpassningen skulle

innebära att vi som ag överlåter fler tunga fysiska arbetsmoment på kollegor, vilket inte är acceptabelt.

Anpassning ej möjlig.

Besitta en god fysisk styrka

för att kunna hantera vissa

funktionshinder

X På grund av sjukdom med värk,

trötthet och fysisk svaghet, svårt

klara fysisk belastning

Ej utsätta sig för

fysiskt belastande

situationer

Bedömning; Ag kan/får inte utsätta andra medarbetare för extra arbetsbelastning med utökad fysiskt krävande

arbetsuppgifter genom att undanta XX från dessa arbetsuppgifter. Anpassning ej möjlig

Vara flexibel när det gäller

arbetstider för att kunna följa

individens vardag, vilket kan

betyda ojämn arbetstid över

veckan

X Sjukdom trötthet begränsar

förmåga till långa arbetspass.

Svårt att klara arbete på

eftermiddagar.

Begränsad arbetstid

per dag, max 4 h,

klarar 5 dag/v.

Arbete förmiddagar

Viktigt med en

jämn arbetstid över

dagen och veckan.

Bedömning; Anpassning ej möjlig. Arbetet ställer krav på att följa individens tider och behov. Verksamhetens

behov är styrande.

Kafeteria -

servering/försäljning/leverans

mottagning

X Kan ej lyfta för tungt, pga

ryggbesvär.

Bära mindre

kvantiteter åt

gången. Gå fler

gånger.

Bedömning; Anpassning möjlig. Kommer att åtgärdas och utföras av arbetstagen från och med idag.

Mall för ifyllandet finns i bilaga 7, med tillhörande anvisningar.


Uppdaterad 2017 32

Bilaga 8

Anvisning till Avslutande av Rehabiliteringsutredning

Arbetsgivarens rehabiliteringsutredning bör avslutas på ett formellt sätt. Detta görs genom att

ansvarig chef kallar berörda personer/parter till nytt möte.

Mötet syftar till att redogöra för hur vi som arbetsgivare ser på resultatet av vår

rehabiliteringsutredning. Redovisning sker av vad vi som arbetsgivare har gjort, hur det har

utfallit samt vilket åtgärd vi som arbetsgivare ämnar vidtar när rehabiliteringsutredningen är

avslutad.

Inför mötet gör ansvarig chef en kort, övergripande sammanställning över ärendets gång.

Använd gärna avsedd blankett eller utgå från rehabiliteringsutredningen.

Blanketten är avsedd att vara ett hjälpmedel att strukturera upp hur ärendet har handlagts från

första samtalet till avslutet.

I samband med sammanställningen ska ansvarig chef ta ställning till hur ärendet ska avslutas.

Detta innebär bl a att värdera det totala resultatet av hela rehabiliterings-utredningen samt

besluta om återgång i arbete är möjligt eller ej.

Förslag på hur ordningen på mötet kan se ut;

1. Gå igenom hela rehabiliteringsförloppet så samtliga deltagare förstår och har

kännedom om vad som hänt i ärendet. Detta är särskilt viktigt om inte alla deltagare

har varit med i alla delar i processen.

2. När ansvarig chef har föredragit ärendets gång tillfrågas den anställde och facklig

representant, om det fanns något mer vi som arbetsgivare skulle kunna ha gjort i

rehabiliteringsutredningen.

Notera dessa önskemål/påpekanden i din rehabiliteringsutredning.

OBS! Som arbetsgivare behöver vi inte tillmötesgå önskemål som anses vara

omotiverade, men notering ska göras att de är framförda.

Det behöver inte heller finnas en samsyn i alla delar av utredningen. Det är vi som

arbetsgivare som redogör för hur vi har handlagt rehabiliteringsutredningen.

3. Ansvarig chef redogör för sitt ställningstagande.

Ex: Mot denna bakgrund har jag som chef kommit fram till slutsatsen att;

Du kan återgå (har återgått) i arbete. Ge en kort förklaring, ex.;

Vi har gjort anpassningar, enligt nyss genomgångna beskrivning, som gör det möjligt för dig

att återgå/fortsätta arbeta. Vi gör bedömningen i dagsläget, att det även är en långsiktig

lösning vi gemensamt har hittat för Dig.

Den anställde tillfrågas om denne håller med om bedömningen. Finns oenighet, noterar

ansvarig chef detta i rehabiliteringsutredningen. Med hänvisning till skrivningen ovan,

behöver det inte finnas en samsyn, även om detta underlättar fortsatt arbete på arbetsplatsen.

Härefter avslutas rehabiliteringsutredningen genom att tydligt informera om det, ex. vis;

” – Vi som arbetsgivare bedömer att vi har uppfyllt vårt rehabiliteringsansvar och avslutar


Uppdaterad 2017 33

härmed rehabiliteringsutredningen. Är alla närvarande införstådda med detta?”

Detta innebär, rent praktiskt, att vi som arbetsgivare inte längre kommer att bedriva något

rehabiliteringsarbete för medarbetaren, dvs ärendet är avslutat.

Ansvarig chef tillser att relevanta dokument som finns i rehabiliteringsutredningen, ev

utredningar eller tester förvaras i personakten. Lägg relevant material i ett förslutet kuvert och

notera följande utanpå:

Individens personnummer

Sekretessbelagda uppgifter enl 39 kap §§ 1,2 OSL

Datum då du sekretessbelade uppgifterna

Vilken förvaltning/avdelning som gjort anteckningen

Kontakta personalenheten om osäker finns kring vad som ska arkiveras. Alla uppgifter ska

även avlägsnas från datorns hårddisk.

Om återgång i arbete ej kan ske – gäller följande;

Återgång i ordinarie tjänst är inte är möjlig.

Ge en förklaring till ditt ställningstagande, ex.vis;

Trots nyss genomgångna beskrivning av rehabiliteringsarbetet, har vi inte lyckats anpassa

arbetet så att du kan kvarstå i din ordinarie tjänst.

(I förekommande fall); Vi har även testat andra arbetsuppgifter inom

förvaltningen/avdelningen, men tyvärr inte lyckats hitta några arbetsuppgifter till dig.

Jag kommer därför att ge personalenheten i uppdrag att genomföra en omplacerings-

utredning. Denna utredning ger svar på om det finns annat arbete, inom hela organisationen,

som är ledigförklarat och som du är kompetent för.

Jag kommer att kalla till nytt möte när omplaceringsutredningen är genomförd.

Härefter avslutas rehabiliteringsutredningen genom att tydligt informera om det.

Ex. vis;

” – Vi som arbetsgivare bedömer att vi har uppfyllt vårt rehabiliteringsansvar och avslutar

härmed rehabiliteringsutredningen. Är alla närvarande införstådda med detta?”

När mötet är avslutat är det viktigt att iaktta två-månaders regeln i LAS. Kontakta

personalenheten omgående efter avslutat möte.

Praktiskt innebär två-månaders regeln att ansvarig chef måste påkalla nytt möte inom två

månader från avslutningsmötet.

Inom två månader ska en omplaceringsutredning samt dess resultat vara genomförd

tillsammans med representant från personalenheten.

Ansvarig chef har det fulla ansvaret för ärendet till dess det är helt avslutat!

Blir ärendet föremål för en tvisteförhandling, är det fortfarande ansvarig chef som driver

ärendet. Representanter från personalenheten bistår ansvarig chef.


Uppdaterad 2017 34

Bilaga 8

Avslutande av Rehabiliteringsutredning

Mötesdatum: __________________

Avser anställd:_________________________________________ Pers.nr: ____________

Förvaltn/Avd: _______________________________ Chef: _________________________

Arbetsgivarens rehabiliteringsutredning skall avslutas på ett formellt sätt. Läs ”Anvisning till Avslutande av

rehabiliteringsutredning”.

Vid detta möte går ansvarig chef igenom vilka åtgärder som vidtagits under utredningen samt redogör för hur

dessa utfallit. Resultatet ska ge svar på huruvida arbetstagaren har ”arbetsförmåga av betydenhet” eller inte. Det

ska framgå av mötet, hur ärendet kommer att drivas vidare.

Använd denna blankett som en ”kom-i-håg-lista”. Du upprättar här en kort, mycket övergripande

sammanställning över vilka åtgärder som vidtagits samt hur de utfallit, från första samtalet till dagens möte.

Till din hjälp har du dina noteringar i Rehabiliteringsdokumentationen.

Mötesdatum/

Åtgärdsdatum (ev from-tom)

Kort, övergripande beskrivning av

Vidtagna åtgärder under hela rehab-

processen

Åtgärdens resultat

Mallen finns för ifyllande direkt i datorn i bilaga 8, Arbetsmiljöguiden


Uppdaterad 2017 35

Bilaga 8 forts.

Fråga den anställde och facket, om det fanns något mer vi som arbetsgivare skulle kunna ha

gjort i rehab.utredningen.

Notera dessa önskemål/påpekanden i din rehabiliteringsdokumentation.

OBS! Det finns inget krav på samsyn om önskemålen anses vara omotiverade, notera att de är

framförda.

Svar från medarbetaren/facket: ___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Redogör för resultatet av ovanstående åtgärder; (se ”Anvisning till Avslutande av rehabiliteringsutredning”)

Ex. ”Mot bakgrund av ovanstående kan vi konstatera att:….”

Du kan återgå (har återgått) i arbete.

Återgång i ordinarie tjänst är inte är möjlig. (ge förklaring samt informera vad som händer efter detta möte)

Minnesanteckningar/stödord/förklaring till ditt beslut;

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Avsluta rehabiliteringsutredningen genom att tydligt informera om det.

(Ex. I och med detta beslut förklarar jag rehabiliteringsutredningen avslutad med dagens

datum)

Ev. anteckningar;

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Documents

Stegmodell enl SKL ur ett arbetsrättsligt perspektiv · REHABILITERINGSRUTIN Uppdaterad 2017 3 Presentation Rehabiliteringsprocessen -steg för steg Stegmodell ur ett arbetsrättsligt