Strategi for en digital

hverdag

En fremtidsrettet overordnet plattform

for kommunens IKT-satsning

Nesodden kommune

Sluttbehandlet av rådmannens

ledergruppe 12.03.14

1

Forord Kommunen blir stadig mer avhengig av IKT for å løse oppgaver og levere tjenester. Anvendelsesområdene blir flere, og utfordringene med å prioritere og å standardisere blir dermed større. Utviklingen har gått fra en rekke frittstående fagsystem og applikasjoner til krav om integrerte løsninger der informasjon utveksles og gjenbrukes på tvers av system, organisasjon og forvaltningsnivå. Strategien for en digital hverdag skal være et arbeidsverktøy for Nesodden kommune. Strategien er særlig rettet mot styringsutfordringer og behovet for en framtidsrettet plattform: • Hvordan skal kommunens IKT-satsing styres? • Hvordan skal vi forholde oss til integrasjonsbehov og nasjonale standarder? • Hvordan skal vi prioritere mellom de mange behovene? Denne strategien gir målsetninger og en beskrivelse av tiltak for å nå målene. Det er lagt vekt på felles rammebetingelser og generelle satsinger som skal legge grunnlaget for effektivisering og kvalitetsforbedringer gjennom integrasjon mellom system og mer selvbetjening og automatikk i ulike ledd i utføringen av våre tjenester. Disse generelle satsingene må konkretiseres i handlings- og økonomiplaner og utviklingsprosjekter innen de ulike tjenesteområdene. Strategien er ikke tidsavgrenset fram til et bestemt år, men forutsettes revidert hvert annet år. Strategien for en digital hverdag er et overordnet og retningsgivende styringsdokument. Strategien er lagt på et overordnet nivå for bedre å fange opp utvikling av ny teknologi fremover. Rådmannen følger opp denne strategien, og prioriterer utvikling- og driftstiltak gjennom fastlegging og oppfølging av handlingsplaner. Rådmannen knytter til seg nødvendige ressurser for å ivareta en aktiv styringsrolle. De konkrete handlingene som må til for å få en digital hverdag, må gjennomføres av tjenesteområdene og den enkelte virksomhet. Handlingene må gjenspeiles i den enkelte virksomhets planlegging. Om handlingsplaner som utledes av strategien skal behandles politisk eller administrativ, er avhengig av graden av prinsipiell og økonomisk betydning. Større satsinger innarbeides i handlings- og økonomiplan. Fagområdet IKT må organiseres slik at målene i strategien kan oppfylles. Hovedfokus for fagområdet er drift, support og utvikling. Kommunens styringsmodell for fagområdet IKT skal forene involvering av brukermiljøer og overordnet styring og prioritering. Fagområdet er hovedleverandør av IKT-driftstjenester. Ivaretakelse av personvern og informasjonssikkerhet må ivaretas i alle ledd i organisasjonen.

2

Innholdsfortegnelse Forord ...................................................................................................................................................... 1

Innholdsfortegnelse ................................................................................................................................ 2

1. Bakgrunn og forankring ................................................................................................................... 4

1.1 Bakgrunn for planarbeidet ...................................................................................................... 4

1.2 Forankring i kommuneplanens samfunnsdel .......................................................................... 4

1.3 Sammenheng med øvrige planer ............................................................................................ 4

1.4 Regelverk ................................................................................................................................. 5

2. Dagens situasjon - Faktagrunnlag .................................................................................................... 5

3. Dagens situasjon - Analyse .............................................................................................................. 6

3.1 Fokusområdet for «Samfunnsutvikling» ................................................................................. 6

3.2 Fokusområdet «Tjenester og brukere» ................................................................................... 6

Helhetlig og bredt spekter av elektroniske tjenester ...................................................... 6 3.2.1.

Velferdsteknologi ............................................................................................................ 7 3.2.2.

Integrasjon ....................................................................................................................... 7 3.2.3.

3.3 Fokusområdet «organisasjon og medarbeidere (kommuneadministrasjonen)» ................... 8

En lærende organisasjon – behov for kompetanseutvikling hos ansatte ....................... 8 3.3.1.

En innovativ organisasjon - bruk av IKT-system .............................................................. 8 3.3.2.

En engasjert organisasjon - ansattes forventing til kommunens IKT- tjenester ............. 8 3.3.3.

3.4 Fokusområdet «Økonomi» ...................................................................................................... 9

4. Framtidens behov - Prioriterte områder og mål ............................................................................. 9

4.1. Fokusområdet «Samfunnsutvikling» med mål og tiltak .......................................................... 9

4.1.1. God møteplass ................................................................................................................. 9

4.1.2. Informasjonssikkerhet ..................................................................................................... 9

4.1.3. IKT-infrastruktur – økt utnyttelse og stabile løsninger ................................................... 9

4.2. Fokusområdet «Tjenester og brukere» med mål og tiltak .................................................... 10

Deltakelse og dialog....................................................................................................... 10 4.2.1.

Økt interaksjon - Selvbetjening via nettportal .............................................................. 10 4.2.2.

Velferdsteknologi gir muligheter for egenmestring ...................................................... 10 4.2.3.

Integrasjon ..................................................................................................................... 10 4.2.4.

4.3 Fokusområdet «Organisasjon og medarbeidere (kommuneadministrasjonen)» med mål og

tiltak 11

En lærende organisasjon - kompetanseutvikling og -læring ......................................... 11 4.3.1.

En innovativ organisasjon - enklere saksbehandling ..................................................... 11 4.3.2.

3

En innovativ organisasjon - tjenesterapportering og styring ........................................ 11 4.3.3.

Systemeier og systemansvarlig ..................................................................................... 11 4.3.4.

4.4 Fokusområdet «Økonomi» med mål og tiltak ....................................................................... 12

Sunn kommuneøkonomi - finansiering, krav til gevinstrealisering ............................... 12 4.4.1.

Kostnadseffektive fag- og fellessystemer ...................................................................... 12 4.4.2.

Klimavennlig drift av kommunen - grønn IKT ................................................................ 12 4.4.3.

4

1. Bakgrunn og forankring

1.1 Bakgrunn for planarbeidet Strategien er en administrativ utarbeidet plan. Planarbeidet har vært organisert som et samarbeidsprosjekt med en bredt sammensatt arbeidsgruppe. Representanter fra virksomheter og stabsområder har deltatt i arbeidet med å utvikle strategien.

1.2 Forankring i kommuneplanens samfunnsdel I tråd med kommuneplanen, skal Nesodden, som e-kommune, tilby et bredt spekter av elektroniske tjenester. Strategien skal bygge opp under kommunens visjon: ”Sammen skaper vi det gode livet”. De viktigste verdiene for samfunnet på Nesodden er likeverd, allsidig samfunn, økologisk balanse og nærhet til naturen. For å skape det gode livet har IKT-satsingen følgende hovedmål: 1. IKT bidrar til åpenhet og dialog

Innbyggere, næringsliv og andre offentlige aktører kan kommunisere enkelt og effektivt med Nesodden kommune.

Ansatte kan enkelt og effektivt innhente og utveksle informasjon internt og eksternt.

Innbyggere og ansatte er trygge på at taushetsbelagt informasjon og annen informasjon som er unntatt offentlighet, ikke spres til uvedkommende.

Likeverdet opprettholdes gjennom universell utforming og god tilgjengelighet. 2. IKT bidrar til service og kvalitet

Digitalisering av saksbehandling og produksjon av tjenester gir god service og høy effektivitet.

Kommunen tilbyr størst mulig grad av selvbetjening for et bredt utvalg av tjenester, hver dag, 24 timer i døgnet.

3. IKT bidrar til effektivitet

IKT-system avlaster og bedrer bruken av menneskelige ressurser.

Med fokus på energi- og ressursforbruk løses miljømessige utfordringer.

Brukere av kommunens system har tilgjengelighet til gode nettbaserte løsninger.

Brukere følges opp effektiv og riktig.

1.3 Sammenheng med øvrige planer Det er flere andre parallelle eller fremtidige relevante planprosesser som kan ses i sammenheng med strategien for en digital hverdag. Særlig viktige er: • Kommunikasjonsstrategien. Denne skal godkjennes politisk. Strategien for en digital hverdag

avgrenses mot problemstillinger knyttet til tilgjengelighet for brukere uten IKT-kompetanse eller egen elektronisk tilgang.

• IKT-sikkerhetsstrategien om data- og samfunnssikkerhet. Datainformasjon skal være beskyttet mot uønsket innsyn, tilgjengelig når den trengs, og beskyttet mot uønskede endringer.

• «Lære for livet» - strategi for kvalitetsutvikling i skolen.

5

1.4 Regelverk Flere lover har betydning for arbeidet med IKT, deriblant forvaltningsloven, offentlighetsloven, åndsverksloven og personvernloven. Særlovgivning, som helse og omsorgsloven, opplæringslova, arkivloven m.fl., har også reguleringer som er viktig for den praktiske bruken av IKT. Fortolkinger av lovverket gjort av fylkesmannen, direktorater og Datatilsynet må kommunen rette seg etter innen de ulike tjenesteområdene. Regjeringen har i sitt digitaliseringsprogram «På nett med innbyggerne» gitt målsetninger som også kommunene må følge opp. KS har utviklet en «Digitaliseringsstrategi 2013-2016 for kommuner og fylkeskommuner». Kommunens strategi følger KS sine anbefalinger. Datatilsynets «Strategi for et godt personvern i digitaliseringen av offentlig sektor» følges også opp. KS har utarbeidet anbefalinger både generelt, innen helse og velferd og innen utdanning. Meldingen «Én innbygger – én journal. Digitale tjenester i helse- og omsorgstjenesten »1 beskriver strategiske grep som skal til for å redusere antall elektroniske journalløsninger og pasientadministrative system. Helsedirektoratets Norm for informasjonssikkerhet i helse, omsorg-, og sosialsektoren gir også retningslinjer. Kunnskapsdepartementets Senter for IKT i Utdanningen har utarbeidet en «strategi 2013-2015 – læring for framtiden», og gitt retningslinjer for foresattes tilgang til skolens digitale læringsplattform.

2. Dagens situasjon - Faktagrunnlag I Nesodden kommune er det over 18.000 innbyggere. Det er et stort mangfold i brukerroller som potensielt omfatter de fleste innbyggerne. Det er i dag ca. 1200 kommunalt ansatte som har ca. 930 enheter som inkluderer pc’er, terminaler og «tynn-klienter». Herunder har politikerne og ansatte i kulturskolen fått egne nettbrett. I tillegg kommer det mange mobiltelefoner. Det er ca. 2300 elever i grunnskolen i kommunen; ca. 230 pr. kull. Samlet disponerer grunnskolene ca. 950 pc’er. Alle kommunens enheter skiftes ut jevnlig. Det er tilrettelagt for bruk av internett med privat utstyr i de fleste av kommunens bygg. IKT er organisert som et eget fagområde i rådmannens stab med helpdesk-funksjon som et lavterskeltilbud. Optimalt skal kapasiteten dekke en tredeling på drift, støtte og utvikling. Kommunen utvikler ikke egne programmer og system, men baserer seg på standard hyllevare ved innkjøp av system. Kommunen er tilknyttet det interkommunale samarbeidsforumet IKT Follo. Vi deltar i et vertskommunesamarbeid på drift av enkelte fagsystem, blant annet innen økonomi og kart. Vi bruker i dag skytjenester i begrenset omfang, og har for det meste sikret data i eget hus. Kommunens interne nettverk er basert på trådløst- og kablet nett. Mellom kommunale bygg er det egen-eid fibernett. Virksomhet for Infrastruktur og vannmiljø forvalter fibernettet. Nettverket er delt i ulike sikkerhetssoner og følger Datatilsynet anbefalinger. Det er optimale sikkerhetsforhold på datarom i Tangenten, mens arbeid med sikring og oppgradering pågår for andre kommunale bygg.

1 Meld. St. 9 (2012-2013)

6

3. Dagens situasjon - Analyse I kommuneplanens samfunnsdel er fire fokusområder med underliggende innsatsområder beskrevet. Se figuren under. Strategien følger kommuneplanens inndeling med fokusområder.

Fokusområder Innsatsområder

Samfunnsutvikling Folkehelse og levekår

Lokaldemokrati og deltakelse

Næringsutvikling

Stedsutvikling

Kommunikasjon og samferdsel

Tjenester og brukere Helhetlig tjenestetilbud

Organisasjon og medarbeidere (kommuneorganisasjonen)

En organisasjon for framtiden

Økonomi Forvaltning av kommunens ressurser

3.1 Fokusområdet for «Samfunnsutvikling» Innbyggere forventer at data som gis til kommunen skal forvaltes på en sikker og forsvarlig måte med kontinuitet i saksbehandlingen. Som et minimum skal lovkrav om informasjonssikkerhet tilfredsstilles. Videre forventer brukerne at kommunen skal tilrettelegge for gode møteplasser også elektronisk, som overføring av politiske møter på nett-tv og mulighet for innbyggerinitiativ2 via minsak.no. Dagens brukere forventer også at kommunen skal tilby oppdatert informasjon på internett. Økt utbredelse av internett, nye datasystem og mobile enheter, har gjort brukerne av kommunens IKT-tjenester mer effektive, men samtidig er kommunen mer sårbare for datakriminalitet og sabotasje. Økt bruk av nye typer tjenesteplattformer, som nettbaserte tjenester og nettsky, skaper uklarhet som kan gjøre det mer krevende for brukere av teknologien å vurdere risiko og sårbarhet, og dermed ha oversikt over egen sikkerhet. Kommunen har, for å beskytte egne data og system, installert filtre mot internett. Ønsket og behovet for økt tilgjengelighet til eksterne tilbud på internett kan imidlertid komme i konflikt med behovet for å verne data og interne system. For skole som også i stor grad skal bruke eksterne tilbud fra internett, øker denne konflikten. På nasjonalt plan er det utviklet en «nasjonal strategi for informasjonssikkerhet» som beskriver dilemmaet. Siden avhengigheten av IKT-tjenester har økt, er også driftsavbrudd stadig mer kritisk. Betydningen av en sikker og robust IKT-infrastruktur har således blitt større. Kommunen har eget fibernettverk mellom de fleste kommunale enhetene i kommunen. Videre jobber kommunen med å tilrettelegge for utbygging av infrastruktur for kommunikasjon av private aktører slik at kommunens nettjenester blir tilgjengelig for flest mulig. Det er også interesse å tilrettelegge for næringsliv.

3.2 Fokusområdet «Tjenester og brukere»

Helhetlig og bredt spekter av elektroniske tjenester 3.2.1.

Kommunen må ha en bevisst holdning til hvilke behov innbyggerne har og hvilken interaktivitet de ønsker. Kommunen har i dag en elektronisk selvbetjeningsportal med mulighet for å fylle ut enkelte skjemaer. Det kan være et ønske for tjenestebrukere i kommunen at man skal kunne fylle ut flere

2 Lovfestet ordning som gir kommunens innbyggere rett til å fremme forslag til behandling av saker for politisk

behandling.

7

skjemaer i portalen. Innføring av selvbetjeningsløsninger kan imidlertid være en omfattende og tidkrevende oppgave. Den enkelte innbygger er tjenestebrukere av ulike system – for eksempel i rollen som søker i kommunens selvbetjeningsportal, elev (Feide, It’s Learning), foreldre (myKid/ID-porten) og fremover innen helse og omsorg (Min journal). «Min helse» på nett skal gi pasienter og brukere elektronisk tilgang til egen journal. Andre potensielle brukere kan være barnehagebarn, eldre, syke og beboere i boliger. I den grad Nesodden drifter system i interkommunale samarbeid (IKS’er) vil andre Follo-kommuner være brukere.

Velferdsteknologi 3.2.2.

Velferdsteknologi3 er brukerrettede teknologier som understøtter og forsterker brukernes trygghet, sikkerhet, selvhjulpenhet, medbestemmelse og livskvalitet. Med et samfunn med flere eldre og en knapphet på omsorgsgivere, vil utviklingen i teknologi være nødvendig for å kunne skape gode omsorgstilbud i framtiden. Velferdsteknologi gjør det enklere innen familieomsorg ved å understøtte både bruker og pårørende. Velferdsteknologi deles inn i fire hovedkategorier: • Trygghets- og sikkerhetsteknologi • Kompensasjons- og velværeteknologi • Teknologi for sosial kontakt • Teknologi for behandling og pleie Ifølge Nesoddens folkehelseprofil er andelen med psykiske symptomer og -lidelser høyere enn i landet som helhet. Internett muliggjør et mangfold av måter å kommunisere på. Internett har stor mulighet til å bli brukt som verktøy i omsorgstjenesten i fremtiden, for eksempel gjennom nettbasert kontakt og behandling. Med et elektronisk pleie- og omsorgssystem vil omsorgen være mindre stedbundet, da all informasjon kan gjøres tilgjengelig der den behøves4. Imidlertid vil og skal teknologi aldri erstatte menneskelig omsorg og fysisk nærhet.

Integrasjon 3.2.3.

Ulike IKT-system er anskaffet på ulik tid. Kommunen ser i dag behovet for økt integrasjon mellom ulike sentrale system for å hindre dobbeltarbeid. Helintegrerte løsninger kan gi betydelig effektiviseringsgevinst, både i forhold til saksbehandlingstid, kvalitet og redusert ressursbruk. Det forenkler overvåkning, sikrer konsistente integrasjoner og gir større mulighet for gjenbruk av integrasjoner til ulike formål. Det å etablere en slik arkitektur med helintegrerte løsninger er imidlertid krevende, både med hensyn til kostnader og kompetanse. Gevinsten er normalt størst der integrasjon fjerner større volum av rutinemessige oppgaver. På sikt bør man tilstrebe automatisk integrasjon for å effektivisere og minske mulig feilkilder. Ved innkjøp av nye system må man derfor også se på utviklingspotensialet fremover.

Kommunen har i dag en systemportefølje som er langt mer kompleks enn for bare få år siden. IKT inngår tilnærmelsesvis i alle nye produkter og system, og det forutsettes at disse skal kunne samspille med andre system. Det er en utfordring å holde oversikt over alle gjensidige avhengigheter og potensielle sårbarheter.

3 Jf. NOU 2011:17 Når sant skal sies om pårørendeomsorg. Andre definisjoner eksisterer også. Se bla. Meld.St.

nr 29 (2012-2013) Morgendagens omsorg kap. 7. 4 Teknologirådet: Fremtidens alderdom og ny teknologi, rapport 1 / 2009.

8

3.3 Fokusområdet «organisasjon og medarbeidere (kommuneadministrasjonen)»

En lærende organisasjon – behov for kompetanseutvikling hos ansatte 3.3.1.

Den viktigste ressursen for kommunen som organisasjon er medarbeiderne. Imidlertid er det verken som nyansatt i kommunen, eller senere, tilbud om generelle kurs for informasjonssikkerhet og personvern. Kompetanseheving er et gjensidig ansvar; organisasjonen skal lærer bort og den ansatte må setter seg inn bruk av pc og programvare. Med kunnskap og økt bevisstgjøring, må det etableres en brukerkultur som etterlever etikk og lovkrav.

En innovativ organisasjon - bruk av IKT-system 3.3.2.

Kommunen bruker i dag mange fagsystem for å lette saksbehandling. I en rekke tilfelle kan ansatte arbeide mer effektivt ved bedre å utnytte systemene, og det trengs derfor kompetanse på hvordan. Dette gjelder for eksempel system knyttet til tildeling av barnehageplass, oppfølging av sykmeldte og som prosjektverktøy ved utbyggingsprosjekter. Kommunen mangler i dag digitaliserte arkiv som oppfyller lovkrav i flere virksomheter. Det eksisterer ingen overordnet koordinering eller oversikt på fagsystem og annen programvare som de ulike virksomhetene/stabene i kommunen anskaffer. Sambruk og gjenbruk av IKT-verktøy kan derfor glippe. Ved innføringen av nye IKT-system er det i dag ikke sikret at noen innehar en sentral prosjektlederrolle/nøkkeldeltaker som har nødvendig IKT-kompetanse. Bruk av privat utstyr i jobbsammenheng er økende. I dag krever slik bruk erfaringsmessig økt supporttjeneste på grunn av kompleksiteten i utstyr. I tillegg kan dette utgjøre et sikkerhetsproblem da det er lettere å komme forbi brannmurer i slike enheter. Nesodden kommune skal delta i utviklingen og ta i bruk standardiserte nasjonale løsninger for elektronisk informasjonsutveksling i helse- og sosialsektoren. Samhandlingsreformen5 stiller krav til helhet og kvalitet for pasientene. Det innbefatter IKT-verktøy som sikrer at rett informasjon er tilgjengelig til rett person på rett sted og til rett tid – uavhengig av hvor i samhandlingskjeden pasienten befinner seg. Helhetlig behandlingsforløp for pasienter er målet. Det må forventes at elektronisk samhandling og informasjonsutveksling vil utvikles og endres i årenes som kommer (Min journal, Kjerne journal)6.

Helsesektoren står midt i en endring fra papirbasert til elektronisk samhandling relatert til en lang rekke helsetjenester. Implementeringen av innovative løsninger gir store utfordring, særlig når det gjelder endring av praksis i virksomheter og mellom virksomheter. Elektroniske pleie- og omsorgsmeldinger (PLO) er en viktig del av dette. PLO-meldinger muliggjør elektronisk dialog om pasienter mellom sykehus og kommune også på mobilt internett. Innføring av elektroniske PLO-meldinger forutsetter betydelige endringer av praksis både hos avsender og mottaker med konsekvenser for roller, rutiner, kultur og for selve innholdet i kommunikasjonen (hvilken/hvor mye kunnskap/informasjon som deles).

En engasjert organisasjon - ansattes forventing til kommunens IKT- tjenester 3.3.3.

De ansatte har høye forventninger til leveranse av IKT-tjenester med ønske om oppdatert programvare og elektroniske enheter, singel-sign-on, fjerntilgang og fleksible løsninger. Systemene skal være tilgjengelig døgnet rundt hele året. I dag er det ingen plan for systematisk vedlikehold av IKT-infrastrukturen, men kommunen har fast utskiftingstakt på sentralt teknisk utstyr.

5 Se St.meld. nr. 47(2008-2009) Samhandlingsreformen: Rett behandling – på rett sted – til rett tid

6 Se Helse – og omsorgsdepartementet: Forskning og innovasjon for bedre samhandling (2012-2015)

9

Forventningene kan fort komme i motstrid til kommunens økonomi og antall ansatte i fagområdet IKT. Det er derfor viktig med en forventningsavklaring på hva som kan leveres. Det må videreutvikles gode prosesser og alltid lages samarbeidsavtaler med systemeiere.

3.4 Fokusområdet «Økonomi» Økt maskinpark medfører økt strømforbruk. Ifølge kommuneplanen skal vi etterstrebe en klimavennlig drift av kommunen. Brukerstøtte på fagspesifikke tjenester kjøpes i dag ute. Det kan diskuteres hvorvidt vi ville tjent på å lære opp egne og ha intern støtte.

4. Framtidens behov - Prioriterte områder og mål I kommuneplanens samfunnsdel er fire fokusområder med underliggende innsatsområder beskrevet. Se figuren i kapitel 3. Strategien følger kommuneplanens inndeling med fokusområder. De beskrevne målene og tiltakene kan være mål og tiltak for flere fokusområder uten at dette er presisert. For eksempel vil punktet «velferdsteknologi» (pkt. 3.2.2.) under «Tjenester og brukere» også fremme mål under kommuneplanens fokusområde «Samfunnsutvikling», innsatsområde «Folkehelse og levekår».

4.1. Fokusområdet «Samfunnsutvikling» med mål og tiltak

4.1.1. God møteplass

Mål: Åpenhet og dialog internt i kommunen, og mellom kommunen og dens innbyggere. Dette forutsetter at informasjon er tilgjengelig, men også at den er pålitelig, trygt lagret og at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. Tiltak: • Informasjon er lett tilgjengelig. Søkeverktøy virker på tvers av systemene som inneholder

relevant informasjon. • Gjøre tilgjengelig all informasjon som er relevant for innbyggere og næringsliv. Informasjonen

skal nås via internett.

4.1.2. Informasjonssikkerhet

Mål: Informasjonssikkerhet og sikkerhetsrutiner tilfredsstiller lover, forskrifter og datatilsynets krav. Tiltak: • Fagområdet IKT utarbeider IKT-sikkerhetsstrategi og IKT-beredskapsplan. • Ved innføring av nye tjenester, eller ved vesentlige endringer i eksisterende tjenester,

gjennomføres det en risiko- og sårbarhetsanalyse for å avdekke eventuelle sikkerhetsmessige svakheter.

• Avvik oppdages raskt og korrigeres gjennom system for internkontroll og varsling. • Ansatte etterlever prosedyrer og lovkrav knyttet til personvern, taushetsplikt og

informasjonssikkerhet. Dette gjelder for all digital lagring på ulike enheter.

4.1.3. IKT-infrastruktur – økt utnyttelse og stabile løsninger

Mål: Nesodden kommune skal ha stabile, tilgjengelige og brukervennlige løsninger.

Tiltak:

10

• Har planlagt og utbygd bredbånd med tilstrekkelig kapasitet i hele organisasjonen. • Har tilfredsstillende kabling i alle kommunal bygg. • Har bredbåndsinfrastruktur som gir innbyggere og næringsliv tilstrekkelig kapasitet.

4.2. Fokusområdet «Tjenester og brukere» med mål og tiltak

Deltakelse og dialog 4.2.1.

Mål: Innbyggere, tjenestebrukere, organisasjons- og næringsliv kommer med innspill og påvirker kommunens IKT-løsninger. Tiltak: • Brukerdialoger for hvert system eller grupper av system som hører sammen. • Brukerstøtte og -opplæring er fortrinnsvis tilgjengelig som nettbasert tjeneste/ e-læring. • Brukerne kan enkelt melde avvik.

Økt interaksjon - Selvbetjening via nettportal 4.2.2.

Mål: Nettportal og selvbetjeningsløsninger har universell utforming, og tilbyr innbyggere og bedrifter oppdatert og relevant informasjon. Tiltak: • Kommunen etablerer gode selvbetjeningsløsninger som i størst mulig grad er integrert og

automatisert i forhold til bakenforliggende fagsystem. • Mest mulig av innbyggerkommunikasjonen foregår elektronisk. Innbyggere og bedrifter får

innsikt i kommunal saksbehandling som vedrører dem via nettportal. • Kommunen benytter den nasjonale standarden som løsning for å identifisere og autentisere

innbyggere for tilgang til personaliserte tjenester. • Brukere kan selv oppdatere egne registeropplysninger.

• Prioritering mellom områder for selvbetjening gjøres etter vurderinger av samlet nytte- og effektiviseringsgevinster for både bruker og administrasjon. Løsning som gir gjenbruksmuligheter for flere tjenester og utvikler kommunens bruk av nasjonale standarder, prioriteres særlig.

Velferdsteknologi gir muligheter for egenmestring 4.2.3.

Mål: Aktiv utvikling og implementering av velferdsteknologi for å effektivisere tjenester og møte forventet knapphet på arbeidskraft. Tiltak: • Deltar i utviklingsprosjekter. • Utnytter mulighetene rundt velferdsteknologi ved å ha et kommunalt planverk for fremføring av

bredbånd/fibernett. • Er tidlig ute med å ta i bruk nye hjelpemidler. • Bidrar aktivt til at innbyggere tidlig anskaffer velferdsteknologiske løsninger som fremmer

egenmestring og samfunnsdeltakelse.

Integrasjon 4.2.4.

Mål: Kommunen tilbyr helintegrerte IKT-løsninger. Tiltak: • Integrasjoner gjøres etter nasjonale standarder i en felles infrastruktur i stedet for integrasjoner

direkte mellom fagsystem.

11

• Sentrale registre benyttes framfor å etablere kopier lokalt. • Valg av integrasjoner baseres på kost/nytte-analyser.

4.3 Fokusområdet «Organisasjon og medarbeidere (kommuneadministrasjonen)» med mål og tiltak

En lærende organisasjon - kompetanseutvikling og -læring 4.3.1.

Mål: IKT-verktøy bidrar til en organisasjonskultur preget av kompetanseutvikling og læring. Opplæringsansvaret følger delegeringsreglementet. Tiltak: • Arbeidsflate og samhandlingsverktøy gir enkle muligheter for samarbeid og kunnskapsdeling. • Enkel tilgang til interne og eksterne åpne nettsteder og kunnskapsbaser. • Enkel tilgang til beskrivelser av viktige arbeidsoppgaver og rutiner via nettbasert dokumentasjon

og e-læring. • Etikkopplæring/-bevisstgjøring.

En innovativ organisasjon - enklere saksbehandling 4.3.2.

Mål: Kommunen tilstreber elektronisk dokument- og saksflyt i hele den administrative og politiske saksbehandlingskjeden. Tiltak: • Automatisk journalføring, dvs. registrering, fra selvbetjeningsportal. • Fullelektronisk arkiv som oppfyller gjeldende NOARK-standard. • Videreføring av deltakelse i nasjonale prosjekter for elektronisk informasjonsutveksling. • Bygge elektroniske system for prosjektstyring. • Det er tilrettelagt for hensiktsmessig bruk av privat utstyr og programvare. Bruken avveies mot

behovet for økt support og utbygging av trådløst nettverk.

En innovativ organisasjon - tjenesterapportering og styring 4.3.3.

Mål: Ved hjelp av IKT har ledere og medarbeidere tilgang til styringsinformasjon tilpasset den enkeltes behov. IKT forenkler og reduserer tidsbruk til tjenesterapportering. Tiltak: • Informasjon fra fagsystem og registre er enkelt tilgjengelig for driftsoppfølging, analyser og

forbedringstiltak. • Kommunens styringssystem har automatisk datafangst fra underliggende programvare. Dette

gjelde særlig overordnede styringssystem knyttet til økonomi, nøkkelinformasjon og styringskort.

Systemeier og systemansvarlig 4.3.4.

Mål: Sikre at alle fagsystem har dedikerte systemeiere og systemansvarlig. Tiltak: • Systemeier og systemansvaret ligger i det tjeneste- eller fagområdet som bruker systemet. • IKT inngår databehandleravtaler med systemeier for å avklare ansvarsforhold, plikter og

rettigheter. • Kommunen har oppdaterte rollebeskrivelser og kart over systemeiere som sikkerhetsansvarlige

organiserer. Oppdatert oversikt ligger i kommunens kvalitetssystem.

12

4.4 Fokusområdet «Økonomi» med mål og tiltak

Sunn kommuneøkonomi - finansiering, krav til gevinstrealisering 4.4.1.

Mål: Kommunen som helhet bruker IKT-ressurser på en økonomisk forsvarlig måte. Med dette menes: • IKT-ressursene utnyttes optimalt. Gevinstrealisering synliggjøres også der slik gevinst ikke kan

realiseres umiddelbart. • IKT fremmer standardisering og helhetlige løsninger på tvers av virksomheter. • IKT er administrativt arbeidsbesparende.

Kostnadseffektive fag- og fellessystemer 4.4.2.

Mål: Kommunen har et effektivt og standardisert sett av fag- og fellessystem. Tiltak: • Som regel foretrekker kommunen system som dekker flere fagområder framfor spesialsystem,

”hyllevare”, og har web-brukerflate og stor utbredelse innenfor det aktuelle fagområde. • Beslutning om innføring av nye system er basert på reelle kost/nytte-analyser. Det må vurderes

om det koster mer å tilpasse eksisterende system enn å anskaffe nye. • Det er kun ett fagsystem for en type oppgave og/eller fagområde. • Systemene er oppdaterte og relevante. Det er kun en versjon av et system i drift i kommunen. • Nye fag- og fellesløsninger benytter, så langt det er mulig, eksisterende brukerkataloger for

autentisering. • Løsninger basert på åpen kildekode foretrekkes der dette gir en god funksjonalitet og

totaløkonomi. • Skytjenester som et alternativ ved anskaffelser for IKT-drift vurderes der det er relevant. Det

gjennomføres grundige risiko- og sårbarhetsanalyser før anskaffelse, og inngås databehandleravtale.

Klimavennlig drift av kommunen - grønn IKT 4.4.3.

Mål: Redusere den miljømessige belastning ved bruk av IKT. Tiltak: • Innfører system som avlaster reisevirksomhet og som er mest mulig energieffektive. • Vektlegger strømforbruk og gjenvinning ved anskaffelse av IKT-utstyr. • Benytter elektronisk kommunikasjon i størst mulig grad mellom ansatte, mot innbyggere og

andre aktører for å redusere papirbruk og transportbehov. • Innfører system og løsninger som reduserer behovet for utskrift. Arbeider for å innføre en

arbeidskultur der ansatte arbeider på elektroniske dokument framfor på utskrifter. • Har en standard ordning for avhending av utstyr slik at miljø og sikkerhetsmessige aspekter blir

ivaretatt på en god måte.