Struktura zápisu porady

Kristýna Dreisigová a Olga Šánová

Porady

Na přípravě a průběhu porad se aktivně podílí nejen vedoucí pracovníci, ale i sekretářky a někdy i asistenti vedoucího pracovníka.

Vliv na efektivnost porad mají především vedoucí pracovníci, kteří jsou jejich iniciátory a vedou jejich průběh, dále jejich účastníci, ale i sekretářky vedoucích pracovníků, které se podílejí na přípravné fázi a vytvářejí podmínky pro jejich efektivní průběh.

Pozvánka na poradu

Pozvánky jsou důležité pro úspěšný průběh porady, a proto je třeba je vypracovat odpovědně a pečlivě

Musí obsahovat: název akce, název pořádající organizace, den, datum a dobu začátku, místnost, program jednání a plánovanou dobu trvání

Prezenční listina

Udává, kdo se má oficiálně porady zúčastnit a dokumentuje skutečnou prezenci na dané poradě. Jestliže se jedná o poradu se stálým okruhem účastníků, použijeme listinu s již natištěnými jmény, popřípadě jejich funkcemi, ke kterým patřičný účastník pouze přidá svůj podpis. Může se stát, že se porady účastní jiné organizace, u kterých dopředu nevíme, která osoba z té či oné organizace bude přítomna. V tomto případě se na prezenční listinu udává pouze název organizace. Třetím druhem je taková listina, na které nejsou předtištěná jména, ani názvy organizací. Avšak u všech druhů prezenčních listin zadáváme do záhlaví název pořádající organizace, název akce, datum a místo konání.

Zápisy z porad

Zápis z porad obsahuje údaje, které se používají u případného dalšího jednání, a proto musí být co nejpřesnější.

Záhlaví obsahuje název organizace, druh porady, datum a místo konání. Dále se jmenovitě uvedou přítomní, omluvení a ostatní nepřítomní pracovníci. Při velké účasti na poradě se odkazuje na prezenční listinu.

Zaznamená se zde, kdo schůzi zahájil a řídil, program a průběh jednání, závěry, úkoly vyplývající z porady, jména pracovníků odpovědných za jejich splnění a termíny plnění úkolů.

Zápis se uzavírá datem zhotovení, jménem zapisovatele a podpisem pracovníka, který odpovídá za správnost.

Druhy zápisů

Záznamy se liší rozsahem:

Stručný zápis: jsou zde zachyceny jednotlivé body jednání, rozhodnutí, ke kterému schůze dospěla a úkoly, které z ní vyplynuly.

Podrobnější zápis: pořizuje se při důležitých poradách. Uvádějí se v něm jména diskutujících, stručný obsah referátů a diskusních příspěvků. Pokud účastníci požádají o zaprotokolování připomínky, zapíše se její přesné znění.

Doslovný zápis: zhotovují se při jednáních v parlamentu, při významných konferencích a jiných závažných jednáních. Zápis se stenografuje souběžně s jednáním, stenografové se při psaní střídají a pak diktují ze svých stenografů písařkám nebo je přepisují sami. Současně se pro kontrolu pořizuje zvukový záznam.

Schvalování, rozesílání a evidence

Zápisy se pořizují co nejdříve, pokud možno v den porady nebo nejpozději následující den.

Zápisy zhotovené sekretářkou schvaluje obvykle předseda porady. Někdy se k zápisu vyjadřuje další schůze, na níž se text přečte a jeho znění se definitivně upraví.

Schválené zápisy se rozmnoží a rozesílají účastníkům porady, případně dalším orgánům.

Zápisy se v organizacích číslují a zakládají do pořadače označeného Porady. Sledování zápisů umožňuje vedoucím pracovníkům kontrolovat plnění úkolů a udržovat si přehled o činnosti jednotlivých útvarů.

Zdroje

ZUZÁK, Roman. Moderní sekretářka a sekretariát. Praha, 1994KULDOVÁ, Olga; ZUZÁK, Roman. Korespondence podnikatelů. Praha, 1996PLAMÍNEK, Jiří a kol. Řízení neziskových organizací. Praha, 1996FLEISCMANNOVÁ, Emílie a kol. Obchodní korespondence. Praha, 2003http://slovnik-cizich-slov.abz.cz/web.php/slovo/facilitacehttp://www.conflict.cz/main.php?strana=6http://encyklopedie.seznam.cz/heslo/97597-stenogramhttp://encyklopedie.seznam.cz/heslo/535664-stenografhttp://projekty.sosptu.cz/obk/pdf/pozvanka_na_poradu.pdfhttp://projekty.sosptu.cz/obk/pdf/zapis_z_porady.pdf