กลยุทธการวางระบบ ERP ใหประสบความสําเร็จ

บทนํา ปจจุบันหลายองคกรของภาคอุตสาหกรรมไทยมีความสนใจและพยายามจะนําระบบ

Supply Chain Management เขามาประยุกตใชในองคกรเพื่อประโยชนในการบริหารธุรกิจ แตพบวายังขาดความรูพื้นฐานตางๆท่ีจําเปน โดยเฉพาะในเร่ืองการใชงานระบบ ERP ท่ีมีประสิทธิภาพ ซ่ึงมีความสําคัญอยางยิ่งท่ีจะนําไปสูการใชงานระบบ Supply Chain Management ในอนาคต

รูปท่ี 1 ERP, Enterprise Resource Planning

ระบบ ERP: Enterprise Resource Planning เปนท่ีรูจักกันอยางกวางขวาง ซ่ึงเรียกไดวา เกือบจะเปนเคร่ืองมือท่ีมีความจําเปนในการบริหารจัดการทางธุรกิจเพือ่ปรับปรุงการปฏิบัติงานและการตอบสนองตอลูกคาไดอยางรวดเร็วและมีประสิทธิภาพสรางความม่ันใจใหกบัภาคธุรกิจและอุตสาหกรรมไทย สงผลใหมีความนยิมใชงานเพ่ิมมากข้ึนเร่ือยๆ แตเนื่องจากระบบ ERP มีการลงทุนคอนขางสูง และท่ีสําคัญคือ การวางระบบท่ีตองใชความรูและประสบการณในการวิเคระหและดําเนินการใหประสบผลสําเร็จ ผูท่ีเขามาวางระบบตองมีความชํานาญ อยางไรก็ตามพบวา 75 –

80 % ของบริษัทท่ีใชงาน ERP คร้ังแรกมักจะลมเหลว โดยเฉพาะการวางแผนการผลิตซ่ึงเปนหัวใจ

หลักของระบบ จึงทําใหตองกลับมาใชระบบเดิมๆ ซ่ึง ทําใหเกดิการสูญเสียเวลาและคาใชจาย

จํานวนมาก อีกท้ังทําใหเกิดภาระในการใชงานในระยะยาว ดังนั้นผูประกอบการที่ตองการจะวางระบบ ERP จะตองมีความรูพื้นฐาน และเตรียมความพรอมขององคกร ,ทีมปฏิบัติการใหพรอม บทความนี้จะเปนแนวทางสําหรับการเตรียมองคกรเพ่ือการวางระบบและประยุกตใชระบบ ERP ใหเกิดประสิทธิภาพสูงสุด

5 ขั้นตอนในการวางระบบ ERP ( ERP Implementation) ใหประสบความสําเร็จ ขั้นตอนท่ี 1. การวางแผนกลยุทธ ( STRATEGIC PLANNING)

การจัดต้ังทีมงานดําเนนิโครงการ พิจารณากระบวนการทางธุรกิจและการส่ือสารขอมูลในปจจุบันเพื่อหาส่ิงท่ีควรปรับปรุง

กําหนดวัตถุประสงคโครงการ (Objectives) การกําหนดขอบเขตของโครงการ กําหนดแผนการดําเนินโครงการ (Project plan)

การจัดต้ังทีมงานดําเนนิโครงการ จะตองมีการแตงต้ังและมอบหมายหนาท่ีใหทีมงานดําเนนิโครงการอยางชัดเจน บุคคลท่ีจะตองรวมเปนทีมงานนั้นประกอบดวยหนวยงานท่ีเกี่ยวของหรือหนวยงานที่มีสวนสนับสนุน โดยข้ึนอยูกับขอบเขตของโครงการ เชน ฝายขาย, ฝายงานบริการลูกคา, ฝายบัญชี, ฝายจัดซ้ือ, ฝายปฏิบัติการ และผูบริหารอาวโุส ทุกฝายจะตองมีอุดมการณรวมกนัในการดําเนนิโครงการใหสําเร็จและบรรลุวัตถุประสงค และเปนผูดําเนนิงานตางๆท่ีไดรับมอบหมาย เชนการกําหนดระยะเวลาโครงการ (Timeline), กําหนดวัตถุประสงค, วางแผนการฝกอบรม ท้ังนี้ตองแนใจวาไดกําหนดทีมงานบริหารโครงการและทีมปฏิบัติงานอยางเหมาะสม โดยการพจิารณาจากความรูความสามารถเปนสําคัญ

รูปท่ี 2 ตัวอยางการจัดผังทีมงานดําเนนิโครงการ พิจารณากระบวนการทางธุรกิจและการส่ือสารขอมูลในปจจุบัน กําหนดใหทีมงานวิเคราะหกระบวนการทางธุรกิจปจจุบัน และนําเสนอในสวนท่ีควรปรับปรุง พรอมท้ังรวมรวมเอกสารตางๆท่ีสําคัญ เชน Invoice, Batch Ticket ,Bill of lading ( ใบขนสงสินคา) เพื่อใชในการวเิคราะห กระบวนการวิเคราะหนัน้จะตองพิจารณา ส่ิงตางๆเหลานี้ เชน ข้ันตอนการปฏิบัติงานมีการปรับปรุงใหทันตอสถานการณหรือไม การทํางานเสร็จตรงตามเวลาที่กําหนดหรือไม, กระบวนการตางๆ เปนไปแบบอัตโนมัติหรือไม, พนักงานตองทําโอทีเพื่อใหทํางานไดทันตาม Order หรือไม, ฝายการขายและงานบริการลูกคาสามารถเขาถึงขอมูลของลูกคาไดแบบ Real time หรือไม ทีมงานตองสัมภาษณผูรับผิดชอบหลักของแตละหนวยงานอยางละเอียด เพื่อหาสวนท่ีตองทําการปรับปรุง กําหนดวัตถุประสงคโครงการ จะตองกําหนดวัตถุประสงคโครงการใหชัดเจน กอนเร่ิมทําการวางระบบ ERP เพื่อใหการดําเนินงานเปนไปตามแผนอยางราบร่ืนและสามารถควบคุมคาใชจายได ส่ิงท่ีควรพิจารณาในการกําหนดวัตถุประสงคไดแก

- การเช่ือมโยงหนาท่ีงานของแผนกตางๆ เขาเปนระบบเดยีวกัน - กําจัดงานและการบันทึกขอมูลท่ีซํ้าซอนและไมกอใหเกดิประโยชนตอบริษัท - การลดปริมาณสินคาคงคาง (Backlog) - ปรับปรุงการสงมอบสินคาใหทันเวลา - การเพิ่มผลผลิต - การเพิ่มอัตราการหมุนเวียนของสินคาคงคลัง

เปนตน

การกําหนดขอบเขตของโครงการ

ERP เปนระบบใหญและซับซอน อาจจะไมสามารถดําเนินการติดต้ังไดทุกฟงกช่ัน ดังนั้นตองทําการกําหนดขอบเขตของการวางระบบเพ่ือใหการดําเนินงานบรรลุวัตถุประสงคของโครงการ แตอาจจะไมสามารถสนับสนุนการทํางานของทุกหนวยงานได ตัวอยางการพิจารณาวางระบบเพ่ือสนับสนุนกระบวนการผลิต เชน

ระบบสินคาคงคลัง - คลังวัตถุดิบ, วัสดุเพื่อการผลิต, สินคาสําเร็จรูป และวสัดุเพื่อการปฏิบัติงานและการซอมบํารุง( MRO)

ระบบวิศวกรรม - การออกแบบกระบวนการผลิต, Routing และ Bill of Materials

ระบบการวางแผน - Master Plan Scheduling (MPS) , MRP Plan และการวางแผนเพื่อเติมสินคาคงคลัง

ระบบการผลิต - การออกใบส่ังผลิต การบันทึกตางๆ และการปดใบส่ัง

ระบบตนทุน - ตนทุนของผลิตภัณฑ ตนทุนการผลิตและการตรวจสอบตนทุน

กําหนดแผนการดําเนินโครงการ ทีมงานจะตองกําหนดแผนงานของโครงการ ซ่ึงประกอบดวย เปาหมายและวัตถุประสงคของโครงการ, ระยะเวลาการดําเนนิงาน, กระบวนการฝกอบรม รวมไปถึงการกําหนดความรับผิดชอบของทีมงาน ซ่ึงสุดทายแลวจะตองไดออกมาเปน “TO DO” list คือส่ิงท่ีแตละคนในทีมตองปฏิบัติ ขั้นตอนท่ี 2. การพิจารณากระบวนการทางธุรกิจ ( PROCEDURE REVIEW)

พิจารณาความสามารถของ Software ระบุกระบวนการท่ีเปนแบบ Manual ( กอนการใช ERP) กําหนดกระบวนการปฏิบัติงานท่ีเปนมาตรฐาน(Standard Operating Procedures )

พิจารณาความสามารถของ Software

ควรใชเวลา 3 – 5 วัน เพื่อใหทีมงานไดพิจารณาความสามารถของ Software อยางเต็มท่ีและหากมีขอสงสัยใดจะตองมีการทําความเขาใจหรืออบรมใหมีความเขาใจคุณลักษณะของซอฟตแวร อยางละเอียด ระบุกระบวนการท่ีเปนแบบ Manual ประเมินกระบวนการปจจุบันท่ียังเปนแบบ Manual อยู แตตองการที่จะปรับไปเปนแบบอัตโนมัติเม่ือนําระบบ ERP เขาไปใชงาน เชน การตรวจสอบกําลังการผลิต การเก็บรวบรวมและรายงานตนทุนการผลิต เปนตน กําหนดกระบวนการปฏิบัติงานท่ีเปนมาตรฐาน (SOPs) ทุกกระบวนการดําเนินงานทางธุรกิจ จะตองจัดทําเปนเอกสาร ซ่ึงอาจจะเปนงานใหญ แตจะมีผลอยางมากตอความสําเร็จในการวางระบบในอนาคต

ตัวอยางของ SOPs เชน - กระบวนการปฏิบัติเม่ือมีการปรับเปล่ียนราคาสินคา - กระบวนการในการนําลูกคาใหมเขาไปในระบบ - กระบวนการปฏิบัติเม่ือสงมอบสินคาไมทันเวลา - กระบวนการผลิตผลิตภัณฑใหม หรือเปล่ียนสูตรการผลิต

เปนตน ขั้นตอนท่ี 3. การเก็บขอมูลและสะสางขอมูลท่ีไมใชงาน ( DATA COLLECTION& CLEAN-UP) หลังจากมีการติดต้ังฮารดแวรและซอฟทแวรแลว กระบวนการท่ีสําคัญยิ่งของการวางระบบคือการไดมาของขอมูลท่ีถูกตองและสมบูรณ โดยจะตองพิจารณาส่ิงตางๆดังนี้

การแปลงขอมูล (Convert data) การเก็บขอมูลใหม ( Collect new data) พิจารณาขอมูลท่ีนําเขาท้ังหมด(Review all data input) สะสางขอมูลท่ีไมจําเปน (Clean – up data)

การแปลงขอมูล หากปจจุบันมีการจัดเก็บขอมูลทางธุรกิจอยูแลว พึงพิจารณาวาขอมูลเหลานั้นอาจจะไมสามารถแปลงมาใชกับระบบใหมได 100% ซ่ึงบางสวนอาจจะเปนขอมูลท่ีลาสมัยไมไดใชงาน ดังนั้นตองพจิารณาวาจะตองทําการแปลงขอมูลในสวนใดบางโดยการวิเคราะหจากการใชงานปจจุบัน

การเก็บขอมูลใหม กําหนดขอมูลใหมท่ีตองการเก็บและระบุเอกสารท่ีเปนแหลงของขอมูล โดยเบ้ืองตนอาจเก็บในรูปของ Spreadsheet เชน Excel เพื่อการแบงกลุมขอมูลอยางชัดเจน (ERP สวนใหญจะมีเคร่ืองมือท่ีชวยในการ Upload ขอมูลจาก Spreadsheet เขาสูฐานขอมูลของระบบ ERP) พิจารณาขอมูลท่ีนําเขาท้ังหมด หลังจากนําเขาขอมูลท่ีไดจากการแปลงขอมูลและเก็บขอมูลใหมเพิ่มเติมเขาไปในฐานขอมูลระบบ ERP แลว จะตองทําการพิจารณาความถูกตองและความสมบูรณของขอมูลท่ีนําเขาไป ขอมูลท่ีนําเขาไปมีความสําคัญเปนอยางมาก เนื่องจากเปนตัวขับเคล่ือนกระบวนการทางธุรกจิ ดังนั้นจะตองมีความถูกตองเท่ียงตรง สะสางขอมูลท่ีไมจําเปน พิจารณาตรวจสอบและแยกขอมูลท่ีไมตองการออก เชน ขอมูลลูกคาท่ีไมไดมีการซ้ือขายเปนระยะเวลานาน จะตองทําการปรับปรุงขอมูลผูติดตอ ดังนั้นชวงเวลานี้จึงเปนเวลาสําหรับการแกไขขอมูลใหมีความถูกตองและทันตอสถานการณ ขั้นตอนท่ี 4. การอบรมและการทดสอบระบบ

ทดสอบระบบฐานขอมูล การทวนสอบระบบ การฝกอบรม ดําเนินการทดสอบระบบคร้ังสุดทาย

ทดสอบระบบฐานขอมูล ทีมงานโครงการตองใชงานฐานขอมูลสําหรับการทดสอบ เพื่อยืนยนัวาขอมูลท้ังหมดที่อยูในฐานขอมูลนั้นมีความถูกตองและทํางานไดสมบูรณ และควรรันระบบใหเหมือนสถานการณจริงเพื่อตรวจสอบความถูกตองของผลลัพธตางๆ ในขณะทําการทดสอบจะตองพิจารณาการเช่ือมโยงกับระบบอ่ืนท่ีเกี่ยวของวา ไดออกแบบอินเตอรเฟสใหสามารถทํางานประสานกันไดเปนอยางด ี การทวนสอบระบบ ในการทดสอบจริงนั้นตองม่ันใจวาระบบทํางานสัมพันธกับ SOPsท่ีไดต้ังไวในข้ันตอนท่ี 2 และพิจารณาสวนท่ีจะตองมีการเปล่ียนแปลง

การฝกอบรม การฝกอบรมมีความจําเปนอยางยิ่งสําหรับระบบ ERP เพื่อใหทุกคนทราบถึงบทบาทหนาท่ีของตนเองและส่ิงท่ีสงผลกระทบกับกระบวนการอ่ืนท่ีเกี่ยวของและท่ีสําคัญคือสามารถใชงานระบบไดถูกตองและสมบูรณ ไมตองกลับไปใช ขอมูลจากแหลงอ่ืนเชน Spreadsheet ตางๆ ซ่ึงจะทําใหผูปฏิงานรูสึกทํางานซํ้าซอนและเกิดความเบ่ือหนาย สุดทายก็ไมอยากใชขอมูลในระบบ เปนเหตุใหการใชงานระบบในภาพรวมลมเหลว ดังนัน้ทีมงานตองตระหนกัในส่ิงเหลานี ้ หากไมสามารถฝกอบรมใหกบั บุคลากรสวนใหญได ก็ควรจะอบรมใหกับผูฝกอบรม (Train the Trainer) เพื่อจะไดนําไปถายทอดใหกับบุคลากรสวนใหญ การฝกอบรมจะตองแยกเปนกลุมพื้นท่ีการทํางานและตองใหเวลาอยางเต็มท่ีเพื่อใหแตละสวนงานเขาใจอยางละเอียดและปฏิบัติงานไดถูกตอง ดําเนินการทดสอบระบบคร้ังสุดทาย ทีมงานโครงการจะตองดําเนนิการทดสอบระบบเปนคร้ังสุดทาย (Final Test) หลังจากกระบวนการตางๆและการฝกอบรมเสร็จส้ินตลอดจนการปรับปรุงส่ิงท่ีตองการเรียบรอยแลว ถาการทดสอบระบบเปนไปอยางสมบูรณ กไ็มมีความจําเปนท่ีจะรันระบบควบคูกับระบบเดิม ขั้นตอนท่ี 5. รันระบบจริงและทําการประเมินผล ( GO LIVE )

จัดทํา Checklist เพื่อตรวจสอบระบบจริง ( Go-live Checklist) การประเมินผล

จัดทํา Checklist เพื่อตรวจสอบระบบจริง ตัวอยางเนื้อหาท่ีควรพิจารณาใน Checklist ของ Final Go-Live

- กระบวนการจดัการสินคาคงคลังตองมีความสมบูรณ - ตองมีการพัฒนาข้ันตอนการปฏิบัติสําหรับการปอนขอมูลของทุก Module - ตองทําการทดสอบเอกสารและขอมูลท่ีถูกปรับเปล่ียนโดยละเอียด - หัวหนางานและหัวหนาแผนกจะตองไดรับการฝกอบรมโดยละเอียดและสามารถ

ปฏิบัติงานไดอยางถูกตอง - ผูจําหนาย ซอฟทแวรและระบบจะตองรวมสังเกตการณในวนั Go-live - ในการรันจริงคร้ังแรกผูใชงานจะตองมีผูชวยคอยใหคําแนะนําเม่ือติดปญหาตางๆ - ตองมีการเตรียมการสําหรับการสงมอบในทุกๆอยาง

การประเมินผล ดําเนินการจัดทําแผนการประเมินโครงการ ท่ีสัมพันธกับเปาหมายและวตัถุประสงคท่ีไดต้ังไวในชวงของการวางแผน หลังจากวางระบบ(Implement)เสร็จอาทิตยแรก ทีมตรวจสอบตองเขา

มาตรวจสอบดูความถูกตองวาเปนไปตามวัตถุประสงคหรือไม เพื่อการเจรจากับผูติดต้ังในสวนท่ียังไมชัดเจน และหลังจากนั้น 3-6 เดือน จะตองทําการประเมินผลวา ผลประโยชนท่ีไดรับและ Return Of Investment(ROI) ท่ีไดเปนไปตามท่ีคาดการณไวหรือไม และควรทําการประเมินประสิทธิภาพของระบบตามคาบเวลาในระยะเวลาถัดไป เทคนิคในการประเมิน Return Of Investment (ROI) สามารถทําไดหลายวิธี วิธีการหนึ่งคือการคํานวณคาใชจายตอ 1 พนักงาน หรือ % ของรายจายเทียบกบัรายรับ ยกตัวอยางเชน บริษัทหนึ่งมีพนกังาน 1,000 คน และมีคาใชจายในการวางระบบ ERP 10 ลานบาท ดังนัน้คาใชจายเร่ิมตนตอพนักงาน 1 คน คือ 10,000 บาท ถารายไดของบริษัทกอนการวางระบบ ERP โดยเฉล่ียตอพนักงานหน่ึงคน / ป คือ 1,000,000 บาท ดังนั้นจดุคุมทุนในการวางระบบ ERP คือ พนักงานแตละคนจะตองเพิ่มผลผลิตหรือ เพิ่มรายได เทากบั 1% หรือ 10,000 บาท จึงจะคุมการลงทุนในระยะ 1 ป

สรุป การวางระบบ ERP เปนการวางกระบวนการทางธุรกิจในภาพรวมเพื่อเช่ือมโยงขอมูลถึง

กันและใชขอมูลท่ีทันสถานการณชุดเดียวกันท้ังองคกร ทําใหการวางแผนธุรกิจและการปฏิบัติงานเกิดความสัมพันธกัน ชวยลดปญหาความขัดแยงในขอมูลท่ีไมตรงกัน ลดตนทุนการผลิต การเก็บพัสดุคงคลัง การเก็บตนทุนการผลิตท่ีแมนยํา เปนตน เนื่องจากระบบดังกลาวเปนระบบใหญเกี่ยวของกับบุคลากรทุกสวน จึงจําเปนอยางยิ่งท่ีผูบริหารระดับสูงจะตองใหความสําคัญกับการวางระบบต้ังแตกระบวนการวางแผนกลยุทธ และการจดัต้ังทีมงานโครงการ ตลอดไปจนการปลูกจิตสํานึกใหบุคลากรทุกสวนตระหนักถึงความจําเปนในการใชงานระบบ เพื่อความรวมมือในการเตรียมขอมูลท่ีถูกตองและสมบูรณปอนสูระบบและทดสอบระบบอยางละเอียด โดยทุกหนวยงานตองมีเปาหมายมุงสูความสําเร็จของโครงการรวมกัน

สถาบันไทย-เยอรมัน ไดเล็งเห็นความสําคัญของ ระบบ ERP และปญหาในการวางระบบตลอดจนปญหาในการใชงาน จึงไดจัดต้ังหนวยงานท่ีใหบริการ ใหคําปรึกษาการวางระบบ การแกไขปญหาท่ีเกิดจากระบบ และการใหการฝกอบรมเกี่ยวกับระบบวางแผนการจัดสรรทรัพยากรทางธุรกิจ (Enterprise Resource Planning :ERP) , การบริหารจัดการ Supply Chain โดยทานสามารถติดตามขอมูลเพิ่มเติมไดท่ี www.tgi.or.th หรือ http://facebook.com/scm.tgi

ผูเรียบเรียง 1. บุญลือ บุญคง

Boonlue.b@tgi.or.th 2. มนันญา ภาคศักดิ์ศรี

Mananya.p@tgi.or.th