Suport Curs EXCEL

  • View
    30

  • Download
    8

Embed Size (px)

Transcript

APLICAIA DE CALCUL TABELAR MICROSOFT EXCELMicrosoft Excel este un program de calcul tabelar. O aplicaie de calcul tabelar este un program specializat n prelucrarea datelor organizate sub form de tabele. Faciliti oferite de aplicaia de calcul tabelar Excel: introducerea datelor se poate face manual sau automat (preluate dintr-un fiier), calculele matematice, chiar de complexitate ridicat, sunt efectuate cu uurin, datele pot fi reprezentate sub form grafic, utilizarea macrocomenzilor. n Microsoft Excel, un fiier de lucru (workbook) reprezint un fiier n care se stocheaz i prelucreaz date. Acesta poate conine mai multe foi de calcul, ceea ce permite organizarea a diferite tipuri de informaii ntr-un singur fiier. Foile de calcul (worksheet) se utilizeaz pentru listarea i analiza datelor. Datele pot fi introduse pe mai multe foi de calcul simultan i se pot face calcule cu datele din mai multe foi de calcul n acelai timp. Graficele create cu ajutorul datelor dintr-o foaie de lucru pot fi introduse pe aceeai foaie sau se pot plasa ntr-o foaie diferit. Numele foilor de calcul apar n partea de jos a fiierului de lucru. Pentru a trece dintr-o foaie n alta se selecteaz de aici o anumit foaie. Numele foii de calcul active la un moment dat apare cu caractere ngroate (bold). O foaie de calcul este compus din celule distincte, n care se pot nscrie diverse valori. ntr-o foaie de calcul, fiecare coloan este identificat prin litere, ncepnd cu A, iar fiecare linie prin numere, ncepnd cu 1. La intersecia unei linii cu o coloan se gsete o celul a crei adres este dat de litera coloanei i numrul liniei ( exemplu: A3, H5, B20). LANSAREA APLICAIEI Click pe butonul Start Programs Microsoft Office Microsoft Excel

Celula A1

Foaie1 este foaia de calcul activ

SALVAREA UNUI DOCUMENT EXCEL Meniul File (Fiier) Save (Salvare) se specific numele documentului n seciunea File Name (Nume fiier) i locaia n care va fi salvat, n seciunea Save in (Salvare n) click pe butonul Save (Salvare).

Dac se dorete asigurarea securitii datelor atunci salvarea registrului se va face cu parol astfel: n fereastra Save (Salvare) dup ce se specific numele registrului i locul pe disc unde va fi salvat se acceseaz meniul Tools (Instrumente) General Options iar n noua fereastr aprut se specific o parol (pentru deschidere sau modificare) click pe OK click pe butonul Save (Salvare).

DESCHIDEREA UNUI DOCUMENT EXCEL EXISTENT Meniul File (Fiier) Open (Deschidere) n seciunea Open in (Privire n) se caut documentul n folder-ul n care a fost salvat se selecteaz fiierul click pe butonul Open (Deschidere).

OPERAII CU FOILE DE CALCUL Foile de calcul se pot redenumi, terge, copia, muta, se pot insera noi foi de calcul sau se poate alege o anumit culoare pentru foi.

Pentru a realiza una dintre aceste operaii se execut click pe foaia de calcul asupra creia se dorete s se fac modificri din meniul afiat se alege opiunea dorit. Dac se alege opiunea Mutare sau copiere (Move or copy), va aprea urmtoarea fereastr: Se specific fiierul Excel n care se va realiza copierea/mutarea n seciunea To Book ( n registrul) , iar n seciunea Before sheet (naintea foii de calcul) se alege foaia de calcul naintea creia se va face copierea/mutarea sau se alege opiunea (move to end) dac foaia va fi copiat/mutat pe ultima poziie n registrul de calcul. Opiunea Create a copy (Creeaz copie) se bifeaz doar n cazul copierii. La mutare, aceast opiune rmne nebifat. Pentru a grupa mai multe foi de calcul se ine tasta CTRL apasat i apoi se execut click cu mouse-ul pe foile care vor fi grupate. Pentru a anula gruparea anumitor foi se execut click dreapta pe una din foile din grup i se alege opiunea UnGroup Sheets (Anulare grupare). INTRODUCEREA DE INFORMAII NTR-O CELUL Click asupra celulei n care se vor introduce datele se introduc datele click n alt celul sau se apas tasta Enter. ntr-o celul se pot introduce texte, valori numerice, date calendaristice, valori monetare etc. INTRODUCEREA AUTOMAT A DATELOR CARE SE REPET SAU A SERIILOR (AutoFill) Dac se dorete copierea n mai multe celule a unei valori ce se gasete ntr-o anumit celul se procedeaz astfel: se selecteaz celula al crei coninut va fi copiat se poziioneaz cursorul mouse-ului n colul din dreapta jos al celulei innd butonul stng al mouse-ului apsat se deplaseaz mouse-ul n direcia dorit (dreapta sau jos). Seriile sunt iruri de valori numerice sau texte care se gsesc ntr-o anumit ordine. Exemple de serii: 1,2,3,4,5,.... ; 2,4,6,8,.....; 100,90,80,.....; luni, mari, miercuri, .... Pentru generearea unei serii se procedeaz la fel ca n cazul introducerii automate a datelor, dar de aceast dat se vor introduce primii doi termeni ai seriei se selecteaz ambele celule se poziioneaz cursorul mouse-ului n colul din dreapta jos al celulei innd butonul stng al mouseului apsat se deplaseaz mouse-ul n direcia dorit (dreapta sau jos).

INTRODUCEREA COMENTARIILOR Se selecteaz celula creia i se va asocia comentariul meniul Insert (Inserare) Comment (Comentariu) (sau click dreapta pe celul Insert Comment) va aprea o csu de text de culoare galben n care se va introduce textul comentariului.

Pentru modificarea textului comentariului: click dreapta pe celul Edit Comment Pentru tergerea comentariului: click dreapta pe celul Delete Comment Pentru afiarea/ascunderea comentariului: click dreapta pe celul Show/Hide Comment UTILIZAREA INSTRUMENTLUI DE VERIFICARE ORTOGRAFIC Meniul Tools (Instrumente) opiunea Spelling (Verificare ortografic) sau se apas tasta F7 sau click pe butonul din bara de instrumente se alege limba dicionarului n seciunea Dictionary

language se parcurge foaia de calcul, iar pentru celulele n care exist greeli de ortografie se va afia o fereastr n care sunt afiate cuvinte din dicionarul limbii n care se face corectarea, cuvinte care ar putea nlocui cuvntul eronat. Utilizatorul poate alege unul din cuvintele propuse i apoi apas pe butonul Change sau nu alege nimic i apas pe butonul Ignore.

UTILIZAREA ABLOANELOR Pentru crearea unei foi de calcul se pot folosi abloane predefinite sau se pot crea unele noi. abloanele sunt utile pentru a uura activitatea utilizatorului. Aplicaia Excel pune la dispoziie o serie de abloane care cuprind mai multe domenii de utilizare: rapoarte de cheltuieli, formulare de comand, bugetul familiei etc. Deschiderea unui ablon predefinit se realizeaz astfel: meniul File (Fiier) New (Nou) din meniul din partea dreapt, din seciunea Templates (abloane) se alege opiunea On my computer (dac dorim s alegem un ablon al aplicaiei Excel instalate pe calculatorul nostru), Templates on Office Online (dac dorim s alegem un ablon disponibil pe net pe pagina Office) sau On my web sites (dac dorim s alegem un ablon de pe un anumit site). Dac alegem opiunea On my computer n fereastra Templates alegem tab-ul Spreadsheet Solutions (Modele foi de calcul) alegem ablonul dorit OK se introduc datele n ablonul respectiv.

Excel permite crearea propriilor abloane. Astfel, pentru ca o foaie de calcul s fie salvat ca ablon trebuie s alegei opiunea Template (ablon) n caseta de text Save as type (Tip fiier) . Extensia noului fiier va fi .xlt i va putea fi folosit ori de cte ori este necesar. De obicei, abloanele realizate sunt destinate altor utilizatori dect cei care le realizeaz. Deoarece corectitudinea introducerii datelor este esenial, proiectantul ablonului trebuie s aib n vedere aspectele legate de validarea datelor. Se selecteaz celula sau celulele pentru care se face validarea datelor meniul Data Validation (Validare) se selecteaz criteriul de validare dorit n pagina Error Alert se scrie

mesajul de alert la apariia erorii pentru atenionarea utilizatorului asupra condiiei impuse se introduce un mesaj n pagina Input Message OK.

CREAREA

FORMULARELOR

PENTRU VALIDAREA DATELOR La introducerea datelor n foile de calcul, deseori suntem pui n situaia de a introduce aceleai valori n mai mulet celule. n aceste situaii, opiunea Data Validation ne vine n ajutor. n loc s introducem aceleai valori de mai multe ori, putem folosi liste ascunse (drop-down list / combobox). n acest fel, putem s selectm valoarea dintr-o list i s trecem la urmtoarea nregistrare. Dac dorim s crem urmtorul tabel n care penrtu fiecare student trebuie s alegem disciplina i nota obinut la disciplina respectiv.

n coloanele D i E vom scrie elementele ce vor crea listele ascunse din coloanele B i C. Se selecteaz coloana B (click pe litera B) meniul Data Validation (Validare) n fereastra Data Validation se fac urmtoarele setri: n seciunea Allow (Se permite) se alege List (List), iar n seciunea Source (Surs) se selecteaz domeniul D2:D6 OK.

Dup aceasta, cnd se va introduce un student, n coloana Disciplina se va alege varianta dorit dintr-o list. n aceeai manier se procedeaz i pentru coloana Nota. Se observ ca atunci cnd selectm celula B1 apare de asemenea lista drop-down. Pentru a nu mai aprea, se selecteaz celula meniul Data Validation n seciunea Allow se alege Any Value OK. Deplasarea ntr-o foaie de calcul se realizeaz fie cu ajutorul mouse-ului poziionnd cursorul mouseului pe celual dorit i efectund click, fie cu ajutorul tastelor de deplasare (tastele sgei).

Comutarea ntre mai multe registre deschise se poate face: a) cu ajutorul mouse-ului se execut click pe simbolul registrului dorit din bara de task-uri

b) cu ajutorul tastaturii se ine tasta ALT apsat i apoi se apas tasta TAB pn cnd se ajunge la aplicaia dorit. MODIFICAREA DIMENSIUNII DE VIZUALIZARE A FOII DE CALCUL PE ECRAN a) click pe combobox-ul Zoom dimensiunea dorit b) meniul View (Vizualizare) Zoom (Panoramare) se alege dimensiunea dorit BLOCAREA (NGHEAREA) COLOANELOR I RNDURILOR Uneori se dorete deplasarea n cadrul foii de calcul astfel nct ntotdeauna s fie vizibile anumite linii de nceput i/sau anumite coloane de nceput ale foii. Pentru a defi