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Support Formation Missions V1.2 – 18/09/071
Support de formation
Missions
V1.2
Date : 18/09/2007
CNRS – Projet BFC Etablissement
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/072
Processus global mission, processus détaillé
Présentation des agents et des missions dans BFC et suivi des flux dans BW
Procédures à la liquidation Procédures particulières à la liquidation Un outil de gestion: les états Les principaux cas d’erreur
1er jour et 2ème jour : flux dépense
4 jours
Introduction Programme du cours
3ème jour et 4ème jour : flux mission
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/073
Introduction Objectifs de cette formation :
Expliquer le flux mission entre Xlab et BFC-E
Décrire les différentes actions de contrôle et de saisie à réaliser dans BFC-E
Valider le flux mission de l’engagement à la liquidation
Analyser les principaux cas d’erreur
A la fin de ce cours, vous serez en mesure de :
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/074
Introduction Programme du cours
Processus global mission, processus détaillé.
Présentation des agents et suivi du flux dans BW
Présentation des missions Procédures à la liquidation
1er jour
2 jours
Procédures particulières à la liquidation
Un outil de gestion: les états Suivi du flux mission dans BW Traitement des principaux cas
d’erreur
2ème jour
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/075
Sommaire J1
1. Concepts et processus du flux Mission
2. Le référentiel Agent dans BFC
3. Agents: ajout des coordonnées bancaires
4. Suivi du flux agent BW
5. Les missions dans BFC
6. La gestion des avances et des trop-perçus
7. La procédure de liquidation des missions
8. Le complément de liquidation
9. L’annulation d’une mission
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/076
Sommaire J2
10.Liquidation: le forfait global
11.Liquidation: rajout des repas supplémentaires
12.Liquidation: les OM permanents
13.Liquidation: les abattements
14.La visualisation des pièces comptables
15.Le paiement
16.Les états mission
17.Suivi du flux mission
18.Le traitement des principaux cas d’erreur
19.Les évolutions en cours
Annexe : corrections d’exercices
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/077
Le proLe processus Missions
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/078
Concepts et Processus du flux Mission
1
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/079
Description du processus Mission
1. Le processus mission, un processus Transverse
2. Détail du processus mission
3. Rappel des règles de gestion mission
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0710
Le processus mission, un processus Transverse
AgentsMissionnaires
AgentsMissionnaires
MissionsMissions
ComptabilitéComptabilité BudgetBudget Contrôle de GestionContrôle de Gestion
Agents FournisseursAgents Fournisseurs
SIRHUSSIRHUS
XLABXLAB
BFCBFC
Agent non payé par le
CNRS
Agent non payé par le
CNRS
Agent payé par le CNRS
Agent payé par le CNRS
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0711
Opération manuelleOpération manuelle
Opération automatiqueOpération automatique
Les missions FranceLes missions France
Le flux mission
Etat liquidatif
Etat liquidatif
XLABXLAB
Missions et engagements
associés
Missions et engagements
associés
Facture XlabFacture Xlab
MAE / SESAME
MAE / SESAMEMissionsMissions
Comptabilisation de
l’avance
Comptabilisation de
l’avance
Liquidation de la mission
Liquidation de la mission
Comptabilisa-tion globale
Comptabilisa-tion globale
RèglementRèglement
Mail à l’ambassade de France du pays
principal
Mail à l’ambassade de France du pays
principalOrdre
de mission
Ordre
de mission
BFCBFC
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0712
Xla
bB
FC
E
Ordre de mission
C
C = Création S = Suppression
M = Modification R = Rejet
D 47211x
C 4xxx
Saisie des frais réels
/liquidation
Détail du processus mission
Impact budgétaire
Impact
analytique
Écritures
comptables
Ordre de mission
Prise en charge de l’avance
Facture
D 6256xx
C 4xxx et 47211xx
Maj. des AE
Conso des CP
Réel CO
6256xx
Contrôle CMOD à posteriori
SC
M
Consommation AE
Consommation AE
Comptabi-lisation
Règlement
Facture
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0713
EAIEAI
IntégrationMission
session
Facture
session
BFCE
BW
Flux Mission
XLAB
Mission
+Commande(s)
associée(s)
Facturemission
Agent
Agent XlabMission
Facture avec date de règlement
Agent Xlab
session
ComptabilisationMission
PaiementMission
Retour du matriculeRetour du matricule
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0714
XLAB EAIEAI
Mission intégrée
agent
session
BFCE
Chronologie du flux mission
session
À l’initiative du labo
À l’initiative du labo
Sens Xlab -> BFC
2 / jour
Sens Xlab -> BFC
2 / jour
BW
comptabilisation
Mission réglée Mission réglée
Saisie frais rééls/liquidation
idocsidocs
2 / jour 01h et
13h
2 / jour 01h et
13h
Missions Intégré
MissionsEn erreur
Rejeté vers xlab
AgentsIntégré
En erreur
Sens BFC ->
Xlab
Sens BFC ->
Xlab
Mission liquidée Mission liquidée
ECC
Règlement
23h23h 12h12h
Mission
agent
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0715
Règles de gestion Mission Règles de gestion Mission
1- Une mission est toujours liée à un matricule
2- Un agent est toujours transformé en fournisseur pour pouvoir être remboursé
3- Une mission est (presque) toujours créée dans XLAB.
4- Une mission ne peut pas être modifiée dans XLAB : elle doit être supprimée puis recréée.
5- Les agents proviennent de SIRH ou XLAB suivant qu’ils soient rémunérés par le CNRS ou pas.
6- Les bases agents de XLAB et SIRH sont remises à jour automatiquement
7- Les missions sont liquidées dans BFC.
8- Les factures missions sont créées par BFC et transmises à XLAB (à la comptabilisation et au règlement de la mission).
1- Une mission est toujours liée à un matricule
2- Un agent est toujours transformé en fournisseur pour pouvoir être remboursé
3- Une mission est (presque) toujours créée dans XLAB.
4- Une mission ne peut pas être modifiée dans XLAB : elle doit être supprimée puis recréée.
5- Les agents proviennent de SIRH ou XLAB suivant qu’ils soient rémunérés par le CNRS ou pas.
6- Les bases agents de XLAB et SIRH sont remises à jour automatiquement
7- Les missions sont liquidées dans BFC.
8- Les factures missions sont créées par BFC et transmises à XLAB (à la comptabilisation et au règlement de la mission).
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0716
Concepts et processus du domaine MissionMini-quizz !
Peut-on modifier une mission
dans XLAB ?
Peut-on modifier une mission
dans BFC ?
Les agents sont-il créés
manuellement dans BFC ?
Faut-il créer manuellement
des factures mission dans
BFC ?
Une facture mission peut elle
être modifiée ?
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0717
Concepts et processus du domaine Mission Je me souviens !
Peut-on modifier une mission dans XLAB ?
Il faut la supprimer et la recréer.
Peut-on modifier une mission dans BFC ?
A la liquidation seulement.
Les agents sont-ils créés manuellement dans BFC ?
Créés par interface.
Faut-il créer des factures mission dans BFC ?
Les pièces comptables sont créées automatiquement
Une facture mission peut elle être modifiée ?
Par interface seulement.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0718
Le Référentiel Agentdans BFC
2
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0719
Un peu de vocabulaire…
2 types d’agents dans BFC Les agents payés par le CNRS, provenant de SIRHUS Les agents non payés par le CNRS, provenant de Xlab
Mise à jour des données
Agent CNRS : SIRHUS BFC XLAB
Ces agents sont transmis et intégrés dans BFC, après chaque création ou modification dans SIRHUS. Les agents affectés à une structure opérationnelle CNRS sont ensuite transmis et intégrés automatiquement dans la base Xlab concernée.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0720
Mise à jour des données agent SIRHUS
Sens BFC -> XLAB 1 / jour2h15
Sens BFC -> XLAB 1 / jour2h15
Sens SIRHUS -> BFC 1 /jour
23h
Sens SIRHUS -> BFC 1 /jour
23h
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0721
Agent non CNRS : XLAB BFC XLAB
La mise à jour du matricule de BFC dans Xlab est faite lors de l’intégration de la 1ère mission sur cet agent dans Xlab
La mise à jour d’un agent de provenance Xlab dans BFC ne déclenche pas un flux de mise à jour à destination d’Xlab. Le gestionnaire de la délégation doit informer le gestionnaire du laboratoire de sa modification. Néanmoins, suite à une modification d’un agent dans Xlab, l’agent est renvoyé vers BFC lors de sa prochaine mission. L’agent correspondant est alors mis à jour dans BFC.
Un agent provenant d’Xlab de type « Fonctionnaire CNRS » ou « Autre CNRS » n’écrase pas les données dans BFC, car cet agent a été créé à partir de SIRHUS.
Exemple: Cas d’un agent affecté à la DR10 labo 2054 qui fait une mission pour le labo 0116 de la DR14. Il faut le saisir dans Xlab.
Le labo 0116 doit saisir un agent xlab typé CNRS en prenant garde à bien renseigner les données suivantes qui sont la base de la recherche croisée du matricule SIRH:
• Si agent français: NOM et INSEE Si agent étranger: Nom, date de naissance et pays de l’adresse principale
L’idoc agent sera intégré mais il ne modifiera pas les données présentes dans BFC. La mission engagée par le labo 0116 s’intègrera sur le matricule SIRHUS présent dans BFC.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0722
Mise à jour des données agent Xlab
XLABXLAB
BFCEBFCECtrl N° matricule agent dans BFCCtrl N° matricule agent dans BFC
AgentsAgents
Ctrl type missionnaire
Ctrl type missionnaire
Ctrl provenance
agent
Ctrl provenance
agent
Ctrl type missionnaire
Ctrl type missionnaire
TrouvéTrouvé
Non trouvéNon trouvé
Agent typé non CNRSAgent typé non CNRS
Agent typé CNRS
Agent typé CNRS
SIRHSIRHXLABXLAB
Pas d’intégrationPas d’intégration
Agent typé CNRSAgent typé CNRS Agent typé non CNRSAgent typé non CNRS
CréationCréation ModificationModificationF74bis – Référence
personnel Xlab
F74bis – Référence
personnel Xlab
F15bis –Personnel Xlab
F15bis –Personnel Xlab
Sens XLAB -> BFC Intégration dans BFC en
même temps que la mission
Sens XLAB -> BFC Intégration dans BFC en
même temps que la mission
Sens BFC -> XLAB
N° matricule repart après intégration
mission
Sens BFC -> XLAB
N° matricule repart après intégration
mission
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0723
Un peu de vocabulaire…
Les infotypes :
Dans BFC les informations d’un agent sont définies par fiche, appelée « infotype ». Contrairement à SIRHUS, les infotypes accessibles dans BFC sont moins nombreux dans la mesure où ne sont récupérés que les infotypes utiles pour BFC. Les infotypes comportent une ou plusieurs périodes ce qui permet de créer des historiques. Les données utilisées sont celles des infotypes en cours de validité.
000 Mesures 001 Affectation 017 Régime d'indemnisation frais dépl. 009 Coordonnées bancaires 002 Données individuelles 006 Adresses
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0724
Chemin
1122
33
Référentiels > Gestion des tiers > Agents > Afficher données de base personnelRéférentiels > Gestion des tiers > Agents > Afficher données de base personnel
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0725
Liste des infotypes
agent.
Liste des infotypes
agent.
Aides à la recherche sur
les agents
Aides à la recherche sur
les agents
N° de matricule
Agent
N° de matricule
Agent
La transaction Agent (PRMS)
Récapitulatif infos agent
Récapitulatif infos agent
Aides à la recherche sur les périodes
Aides à la recherche sur les périodes
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0726
La provenance de l’agent est définie à la fois par l’affectation de l’agent à un domaine du personnel, et au gestionnaire administratif.
L’affectation Agent
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0727
Données individuelles / Adresses
Des données individuelles de l’agent
Deux adresses pour chaque agent :
- Une personnelle
- Une administrative
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0728
Les données Propres aux missions / paiement:
Deux types de coordonnées bancaires sont également gérés :
Coordonnées bancaires principales
Coordonnées bancaires pour les frais de déplacement
Le groupe de remboursement détermine le groupe de l’agent pour les déplacements à l’étranger (onglet Régime d'indemnisation frais dépl.)
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0729
Exercice: Visualisation d’un agent
3
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0730
Visualisation d’un agent
1/ Vous devez visualiser la fiche agent de l’agent qui vous est affecté.
2/ Affichez :
- Son affectation,
- Son régime d’indemnisation
- Ses coordonnées bancaires
- Ses données individuelles
- Son ou ses adresse(s).
Stagiaire 1 : agent n°10Stagiaire 2 : agent n°12Stagiaire 3 : agent n°13Stagiaire 4 : agent n°14Stagiaire 5 : agent n°15Stagiaire 6 : agent n°16Stagiaire 7 : agent n°90034535Stagiaire 8 : agent n°90034536Stagiaire 9 : agent n°90034538Stagiaire 10 : agent n°90034539Stagiaire 11 : agent n°90034540Stagiaire 12 : agent n°90034541
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0731
Agents:Ajout coordonnées
bancaires
4
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0732
Règles des coordonnées bancaires:
Les coordonnées bancaires principales de l’agent sont fournies par SIRHUS pour le virement du salaire des agents rémunérés par le CNRS.
Les coordonnées bancaires « Frais de déplacement » sont utilisées pour le virement des frais de déplacement des agents non rémunérés par le CNRS et éventuellement pour les agents rémunérés par le CNRS.
Les agents issus de SIRHUS comportent obligatoirement des coordonnées bancaires principales, à leur création dans BFC. Par défaut, les frais de déplacement seront réglés sur ce compte. Si l’agent en fait la demande, il est tout à fait possible de lui rajouter des coordonnées bancaires « Frais de déplacement ».
Aucune coordonnée bancaire ne vient d’XLAB.
Les coordonnées bancaires sont nécessaire pour pouvoir transformer un agent en fournisseur (transformation automatique par batch – passage 2fois/j à 4h et 22h).
Les coordonnées bancaires sont donc nécessaires pour pouvoir payer un agent par virement.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0733
Chemin
2211
33
Référentiels > Gestion des tiers > Agents > Mesures administratives (Transaction PRMM)
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0734
Comment modifier les coordonnées bancaires ?
11
22
33
1. Choisissez le matricule sur lequelrajouter les coordonnées bancaires.
2. Sélectionner la mesure « AjoutCoordonnées bancaires ».
3. Exécuter la transaction.
1. Choisissez le matricule sur lequelrajouter les coordonnées bancaires.
2. Sélectionner la mesure « AjoutCoordonnées bancaires ».
3. Exécuter la transaction.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0735
Modifier la date de validité de l’infotype.
Si c’est la première fois que vous ajoutez / modifiez les coordonnées bancaires sur l’agent, il est nécessaire de modifier la date d’entrée de l’agent (date entrée + 1 jour).
Sinon, la date peut être maintenue.
Si c’est la première fois que vous ajoutez / modifiez les coordonnées bancaires sur l’agent, il est nécessaire de modifier la date d’entrée de l’agent (date entrée + 1 jour).
Sinon, la date peut être maintenue.
Cliquez sur Sauvegarder afin d’accéder à la saisie des nouvelles coordonnées bancaires.
Cliquez sur Sauvegarder afin d’accéder à la saisie des nouvelles coordonnées bancaires.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0736
Message d’erreur:
Si vous n’avez pas modifié la date (1ière fois) :
Si vous ne modifiez pas la date (autre fois) :
Dans ce cas validez simplement le message.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0737
Autres messages avertissant
Les messages suivants s’affichent automatiquement mais sont sans incidence pour BFC :
Utilisé seulement pour la paie. Appuyez sur entrée.
Rappel de la date de validité de l’infotype. Appuyez sur entrée.
A cette étape, on peut enregistrer.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0738
Ajouter/Modifier les coordonnées bancaires « frais de déplacement »
Seules les données entourées peuvent/doivent être modifiées.- Le CP et la ville.- La banque et le compte bancaire.
Seules les données entourées peuvent/doivent être modifiées.- Le CP et la ville.- La banque et le compte bancaire.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0739
Exercices:Ajout coordonnées
bancaires
5
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0740
Ajout de coordonnées bancaires
1. Vous devez créer les coordonnées bancaires frais de déplacement de l’agent qui vous a été affecté.
Stagiaire 1 : 1 1020700018 04118142347 78Stagiaire 2 : 2 3000200461 0000089927W 43Stagiaire 3 : 3 3000303542 00050061878 23Stagiaire 4 : 4 3006610676 00010002201 31Stagiaire 5 : 5 3004100001 0726418R020 64Stagiaire 6 : 6 1010700238 00221388755 84Stagiaire 7 : 90023997 1020700089 04189002070 97Stagiaire 8 : 90026514 3004100001 1713411J020 07Stagiaire 9 : 90028490 3000401593 00001080169 90Stagiaire 10 : 90028705 3000400988 00000339206 84Stagiaire 11 : 90034532 2004101012 3306159S033 42Stagiaire 12 : 90034533 1870700030 03019160609 87
Stagiaire 1 : 1 1020700018 04118142347 78Stagiaire 2 : 2 3000200461 0000089927W 43Stagiaire 3 : 3 3000303542 00050061878 23Stagiaire 4 : 4 3006610676 00010002201 31Stagiaire 5 : 5 3004100001 0726418R020 64Stagiaire 6 : 6 1010700238 00221388755 84Stagiaire 7 : 90023997 1020700089 04189002070 97Stagiaire 8 : 90026514 3004100001 1713411J020 07Stagiaire 9 : 90028490 3000401593 00001080169 90Stagiaire 10 : 90028705 3000400988 00000339206 84Stagiaire 11 : 90034532 2004101012 3306159S033 42Stagiaire 12 : 90034533 1870700030 03019160609 87
Matricule Banque N°de compte Clé RIBMatricule Banque N°de compte Clé RIB
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0741
Suivi du flux AgentBW
6
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0742
BW Suivi du Flux Agent
Cet écran de consultation permet d’avoir une vue détaillée du suivi des IDOCs pour le flux Agent
On peut analyser tous les IDOCs avec le Statut : Intégré En erreur
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0743
Chemin
11
22
BW – Suivi des flux entrants > Requêtes > Suivi flux: Agent XLABBW – Suivi des flux entrants > Requêtes > Suivi flux: Agent XLAB
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0744
BW Suivi du Flux Agent
Dans l’Ecran de variables : Organisation d’achats (DR) [champ obligatoire] Division Type de flux IDOC Créé le Message d’erreur Xlab Statut Statut IDOC
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0745
BW Suivi du Flux Agent
Supprimer zoomSupprimer zoom
Eclater dans les lignesEclater dans les lignes
Sélectionner valeur filtreSélectionner valeur filtre
Zone pratique à rajouter pour analyse
Zone pratique à rajouter pour analyse
A rajouter pour vérifier le code pays ou la
nationalité
A rajouter pour vérifier le code pays ou la
nationalité
Effacer une valeur filtreEffacer une valeur filtre
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0746
BW Suivi du Flux Agent La requête de base :
Avec les paramètres rajoutés :
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0747
Les missionsdans BFC
7
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0748
Plan de présentation des missions
Un peu de vocabulaire… Types de mission XLAB / schémas de déplacement BFC Les statuts de la mission et pictogrammes associées. De l’interface XLAB à l’interface BFC Présentation de la transaction mission dans BFC
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0749
Un peu de vocabulaire
Correspondances :
Un type de mission dans XLAB est une catégorie interne dans BFC.
Un objet de mission dans XLAB est une catégorie d’activité dans BFC.
Un séjour dans XLAB est une destination dans BFC.
Une puissance fiscale dans XLAB est une Classe de véhicule dans BFC.
Nouvelles notions :
Le schéma de déplacement détermine les données affichées et le cadre de la mission (France, étranger, DOM TOM etc.…).
La ventilation des coûts remplace désormais la commande MI XLAB.
Correspondances :
Un type de mission dans XLAB est une catégorie interne dans BFC.
Un objet de mission dans XLAB est une catégorie d’activité dans BFC.
Un séjour dans XLAB est une destination dans BFC.
Une puissance fiscale dans XLAB est une Classe de véhicule dans BFC.
Nouvelles notions :
Le schéma de déplacement détermine les données affichées et le cadre de la mission (France, étranger, DOM TOM etc.…).
La ventilation des coûts remplace désormais la commande MI XLAB.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0750
Types de missions XLAB / schémas de déplacement BFC
2 Types de schémas de déplacement :
Les missions en provenance d’XLAB
• Déplacement intérieur
• Déplacement à l’étranger
• Déplacement DOM-TOM
• OM permanent
• Stage
Les missions créées dans SAP (pour régulariser l’Ordre permanent)
• Liquidation sur OM permanent Intérieur
• Liquidation sur OM permanent étranger
• Liquidation sur OM permanent DOM-TOM
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0751
Types de missions XLAB / schémas de déplacement BFC (1/2)
France avec frais
France sans frais
Concours
Etranger à l’administration
France avec frais
France sans frais
Concours
Etranger à l’administration
- Déplacement intérieur
- Déplacement à l’étranger
- Déplacement DOM-TOM
- OM permanent
- Stage
- Déplacement intérieur
- Déplacement à l’étranger
- Déplacement DOM-TOM
- OM permanent
- Stage
Indicateur de stage ?
Indicateur de stage ?
OuiOui
NonNon
OuiOui
NonNonIndicateur OMPermanent?
Indicateur OMPermanent?
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0752
Types de missions XLAB / schémas de déplacement BFC (2/2)
Etranger avec frais
Etranger sans frais
Etranger avec frais
Etranger sans frais
- Déplacement intérieur
- Déplacement à l’étranger
- Déplacement DOM-TOM
- OM permanent
- Stage
- Déplacement intérieur
- Déplacement à l’étranger
- Déplacement DOM-TOM
- OM permanent
- Stage
Pays DOM-TOM ?
Pays DOM-TOM ?
Indicateur OMPermanent?
Indicateur OMPermanent?
OuiOui
NonNon
OuiOui
NonNon
Indicateur OMPermanent?
Indicateur OMPermanent?
Pays France ?
Pays France ?
Pays DOM-TOM ?
Pays DOM-TOM ?
Convocation administrativeConvocation
administrative
OuiOui
NonNon NonNon
OuiOui NonNon
OuiOui
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0753
La gestion des statuts dans BFC:
XLABIntégration
de l’OM
Automatique Manuel
Dem. Acceptée
« A Décompter »
Dem. Acceptée
«Calculé »
Dem. Acceptée
«Transféré FI »
BatchBatch
23H Dépl. effectué
« A Décompter »
Manuel:
Modif. du
Statut
Dépl. accepté
« A Décompter »
Manuel:
Autorisation de
La missionDépl. accepté
« Calculé »
Dépl. accepté
« Transféré FI »
BatchBatch 23H30
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0754
Les pictogrammes et leur signification
Ce pictogramme signifie que la mission est prête a être comptabilisée soit:- Partiellement: statut ‘demande acceptée’, l’avance de la mission est prête à être comptabilisée.- Totalement: Statut ‘dépl. accepté’, la mission est prête à être comptabilisée totalement (liquidation finale).
Cas particulier: Ce pictogramme peut aussi être affecté à une mission au statut:‘dem. Acceptée’ ‘transférée FI’ si et seulement si la mission n’a pas générée d’avance.
Ce pictogramme signifie que la mission est prête a être comptabilisée soit:- Partiellement: statut ‘demande acceptée’, l’avance de la mission est prête à être comptabilisée.- Totalement: Statut ‘dépl. accepté’, la mission est prête à être comptabilisée totalement (liquidation finale).
Cas particulier: Ce pictogramme peut aussi être affecté à une mission au statut:‘dem. Acceptée’ ‘transférée FI’ si et seulement si la mission n’a pas générée d’avance.
Ce pictogramme signifie que la mission est en attente. Elle ne sera pas comptabilisée automatiquement à ce statut:- En attente d’une action utilisateur: statut ‘dépl. effectué’ ‘a calculer’, c’est le statut avant l’autorisation de passage de la mission par le gestionnaire.- A ne pas comptabiliser: statut ‘dem. saisie’, c’est le statut des OM permanents. Il ne doit pas être modifié puisque les OM permanents ne doivent jamais être comptabilisés.
Ce pictogramme signifie que la mission est en attente. Elle ne sera pas comptabilisée automatiquement à ce statut:- En attente d’une action utilisateur: statut ‘dépl. effectué’ ‘a calculer’, c’est le statut avant l’autorisation de passage de la mission par le gestionnaire.- A ne pas comptabiliser: statut ‘dem. saisie’, c’est le statut des OM permanents. Il ne doit pas être modifié puisque les OM permanents ne doivent jamais être comptabilisés.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0755
Les pictogrammes et leur signification
Ce pictogramme signifie que la mission a été comptabilisée et/ou que des piècescomptables ont été générées:- Partiellement: statut ‘demande acceptée’ ‘transférée FI’, si le transfert dans FI acréé une pièce comptable d’avance.- Totalement: statut ‘dépl. accepté’ ‘transféré FI’, si le transfert vers FI a généré despièces comptable, analytique et budgétaire. (si une mission sans frais est comptabilisée le pictogramme restera: )
Cas particulier: Ce pictogramme peut aussi être affecté à une mission annuléeEn effet, des écritures comptables et leur contre-passation ont été créées.
En résumé ce pictogramme n’est utilisé que si la mission possède un historique de paiement.
Ce pictogramme signifie que la mission a été comptabilisée et/ou que des piècescomptables ont été générées:- Partiellement: statut ‘demande acceptée’ ‘transférée FI’, si le transfert dans FI acréé une pièce comptable d’avance.- Totalement: statut ‘dépl. accepté’ ‘transféré FI’, si le transfert vers FI a généré despièces comptable, analytique et budgétaire. (si une mission sans frais est comptabilisée le pictogramme restera: )
Cas particulier: Ce pictogramme peut aussi être affecté à une mission annuléeEn effet, des écritures comptables et leur contre-passation ont été créées.
En résumé ce pictogramme n’est utilisé que si la mission possède un historique de paiement.
Ce pictogramme est peu utilisé et ne peut provenir que d’une action utilisateur,il s’agit de mettre la mission au statut ‘ouvert’.A ce statut la mission est en attente comme pour . Ce statut permet simplement à l’utilisateur de marquer certaines missions et ainsi de différencier par exemple les mission non encore traitées des missions déjà traitées à la liquidation manuelle mais nécessitant plus d’informations pour pouvoir être autorisées à la comptabilisation.
Ce pictogramme est peu utilisé et ne peut provenir que d’une action utilisateur,il s’agit de mettre la mission au statut ‘ouvert’.A ce statut la mission est en attente comme pour . Ce statut permet simplement à l’utilisateur de marquer certaines missions et ainsi de différencier par exemple les mission non encore traitées des missions déjà traitées à la liquidation manuelle mais nécessitant plus d’informations pour pouvoir être autorisées à la comptabilisation.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0756
De l’interface XLAB à l’interface BFC
Une mission est composée d’onglets et de boutons :
XLAB BFC
Données générales Onglet Forfait
Autres frais
Transport de la mission
Onglet justificatifs
Onglet Trajets
Financement mission
Commande de mission Bouton: Ventilation
Séjours de la mission Onglet Destinations
Onglet remarques
Onglet avances
Onglet Retenues
Données supplémentaires
Renseigné via interface
Partiellement Renseigné
via interface
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0757
Chemin
1122
33
Dépenses > Gestion des déplacements > Gestionnaire des dépl. Profession (Transaction PR05).Dépenses > Gestion des déplacements > Gestionnaire des dépl. Profession (Transaction PR05).
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0758
Présentation de la transaction mission dans BFC
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0759
Présentation de la transaction mission dans BFC
Onglet Forfait : alimenté via Xlab
Données générales du déplacement, Indemnités forfaitaires, Organismes financeurs de la mission…
Onglet Justificatifs : alimenté par Xlab
Catégories de frais type de transport autres frais (matériel, inscription, …).
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0760
Présentation de la transaction mission dans BFC
Onglet Destination: alimenté par Xlab Séjours. Remarque : Une mission peut se subdiviser en plusieurs séjours.
Onglet Trajet Informations relatives au véhicule personnel du salarié.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0761
Présentation de la transaction mission dans BFC
Onglet Retenues
Retenues pour convenance personnelles à l’intégration de la mission.
Les retenues pour hébergement gratuit, repas gratuits ou repas administratifs .
Onglet avance : alimenté par Xlab Avance des frais à verser à l’agent avant son départ en mission.
!! Ne jamais modifier cet ongletNe jamais modifier cet onglet
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0762
Présentation de la transaction mission dans BFC
Onglet remarques : alimenté par XlabPersonnes à contacter et motifs de la mission.
Onglet Données supplémentaires : alimenté par Xlab
Numéro de la mission XLAB, Ville de départ,Division XLAB, Organisation d’achat XLAB, Instance du comité national.
!!
!!Ne pas modifier les données transmises d’Xlab. Mais possibilité de rajouter des commentaires en fin.
Ne pas modifier les données transmises d’Xlab. Mais possibilité de rajouter des commentaires en fin.
Ne jamais modifier cet ongletNe jamais modifier cet onglet
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0763
Présentation de la transaction mission dans BFC
Le bouton ventilation des coûts = La commande XLABLe bouton ventilation des coûts = La commande XLAB
Ventilation analytique
Ventilation budgétaire
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0764
Gestion des avances et trop perçus
8
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0765
Gestion des avances
L’agent peut bénéficié d’une avance. Celle-ci est saisie dans Xlab.
Le montant de l’avance calculé par Xlab n’est pas transmis à BFC ; c’est seulement l’information d’une demande d’avance qui est transmise (coche avance dans Xlab).
Lors de l’intégration de la mission dans BFC, le montant de l’avance est calculé sur la base de :
75% des indemnités de repas et de nuitées pour les missions en France minorées des retenues XLAB et majorées des catégories de frais majorations (anciennement majoration 5/3)
75% des indemnités journalières pour les missions à l’étranger ou l’outre-mer minorées des retenues XLAB et majorées des catégories de frais majorations (anciennement majoration 5/3)
75% du montant du forfait pour les missions forfaitaires
Le résultat de ce calcul est visible dans l’onglet avance.
Le contenu de cet onglet ne doit jamais être modifié.!!!!
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0766
Gestion des avances (suite)
Le batch de nuit de pré-comptabilisation génère l’écriture comptable liée à l’avance pour les missions dont la date de début est dans moins d’un mois.
Les avances sont payés à l’agent au plus tôt un mois avant le départ en mission. Par conséquent, la mission ne sera pré-comptabilisée qu’un mois avant la date de début de mission.
Toutes les avances dans BFC sont bloquées au paiement. Il faut donc les débloquer (en modification sur la pièce comptable, enlever le code blocage paiement B).
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0767
Gestion des trop perçus
Il peut arriver, suite à une annulation de mission (cf infra) ou un complément de liquidation (cf infra) à la baisse, qu’un agent ait un trop perçu. Dans ce cas il est nécessaire de le régulariser:
Soit sur une mission suivante via blocage de la nouvelle mission au paiement et paiement du reste à l’agent.
Soit demande de paiement via réception de chèque.
Dans ce cas, il faut rédiger un courrier à l’agent pour lui demander de rembourser ce trop perçu.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0768
La procédure de liquidation des
Missions
9
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0769
Règles générales à la liquidation
La liquidation consiste à comparer les frais prévus et engagés par le labo aux frais réels consommés par le missionnaire.
Ne liquider que des missions dont l’agent est rentré de mission (c’est-à-dire dont la date de fin de la mission est inférieure à la date du jour).
Les missions concernées par cette section sont les missions dont le schéma est « déplacement int. », « déplacement à l’étranger », « Stage », « Déplacement DOM-TOM »
Toujours vérifier les frais saisis grâce à la simulation de la liquidation.
Dans cette section, ne pas modifier l’onglet « Forfait », « Avances », « Données supplémentaires ».
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0770
Liquider une mission
Dépenses > Gestion des déplacements > Gestionnaire des dépl. Profession.
11
22
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0771
Modification du statut
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0772
Modification du statut
Modifier le statut de « dem. acceptée » à « Dépl. Effectué / rapport saisi », une fois que l’agent est revenu de mission.
Modifier le statut de « dem. acceptée » à « Dépl. Effectué / rapport saisi », une fois que l’agent est revenu de mission.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0773
Saisie des frais réels: Onglet Destination
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0774
Saisie des frais réels: Onglet Destination en France et Stage
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Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0775
Saisie des frais réels: Onglet Destination à l’étranger et DOM-TOM
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0776
Saisie des frais réels: Onglet Justificatif
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Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0777
Saisie des frais réels: Onglet Justificatif
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22
33
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0778
Saisie des frais réels: Onglet Justificatif
Rentrer le montant et valider en appuyant sur le touche entrée
Rentrer le montant et valider en appuyant sur le touche entrée
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0779
Onglet Justificatif : ajout ou modification informations
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22
33
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0780
Les catégories de frais BFC et XLAB
Dans BFC, les différents frais relatifs à une mission à l’exception des indemnités journalières sont identifiés au travers de catégorie de frais.
On distingue deux grands types de catégorie de frais:
Celles créées lors de l’intégration de la mission dans BFC (donc saisies dans Xlab)
Celles que l’on peut rajouter lors de la liquidation de la mission (donc saisies dans BFC)
Les catégories de frais créées lors de l’intégration de la mission dans BFC ne doivent être modifiées que si elles ne correspondent pas à ce qui est spécifié sur l’état de frais remis par le missionnaire.
Dans BFC, les différents frais relatifs à une mission à l’exception des indemnités journalières sont identifiés au travers de catégorie de frais.
On distingue deux grands types de catégorie de frais:
Celles créées lors de l’intégration de la mission dans BFC (donc saisies dans Xlab)
Celles que l’on peut rajouter lors de la liquidation de la mission (donc saisies dans BFC)
Les catégories de frais créées lors de l’intégration de la mission dans BFC ne doivent être modifiées que si elles ne correspondent pas à ce qui est spécifié sur l’état de frais remis par le missionnaire.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0781
Quelques catégories de frais à l’intégration (XLAB)
Désignation catégorie de frais Libellé catégorie de frais
BUS Bus
DIV Divers
FI Frais d’inscription
METR Métro
RER RER
TAXI Taxi
TRN Train
VP Véhicule personnel
MAJ Majoration
FORF Forfait
IMFE Indemnité France à l’étranger
OMPE Engagement OM permanent
RETN Autres retenues
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0782
Quelques catégories de frais à la liquidation (BFC)
Désignation catégorie de frais Libellé catégorie de frais
ESS Carburant
HTL Hôtel
PARK Parking
PEAG Péage
TAXE Taxe d’aéroport
VISA Visa
OMPR Régul. Engagement OM Permanent
REPA Nombre de repas
INDA Indemnité suite à abattement
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0783
Onglet Trajet : Modification des montants Total KM
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0784
Onglet Trajet : Modification Cat. de véhicules et Classes de véhicules
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0785
Les Catégories de véhicules valides
Catégorie de véhicule Classe de véhicule
Véhicule personnel 1 à 5 CV
Véhicule personnel 6 à 7 CV
Véhicule personnel 8 à 99 CV
Bicyclette à moteur/ voiturette Inférieure à 50 Cm3
Vélomoteur De 50 à 125 Cm3
Motocyclette Plus de 125 Cm3
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0786
Onglet Retenues : Gestion des retenues
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0787
La gestion des retenues
Il est parfois utile de rajouter des retenues sur un séjour ou une partie du séjour pour lequel l’agent a bénéficié d’hébergement gratuit, de repas gratuit ou pris un repas administratif.
La gestion des retenues est semi automatique dans BFC et s’effectue sous forme de pourcentage. Une retenue différente peut être définie pour chaque jour indépendamment du reste du séjour.
La gestion des retenues est légèrement différente selon que l’on liquide une mission en France ou à l’étranger / DOM-TOM.
!!
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0788
La gestion des retenues – Mission en France
Les missions en France donnent droit à des remboursements de frais de repas et des remboursements de frais d’hébergement. Pour les missions en France on distingue donc les retenues pour les frais de repas des retenues pour les frais d’hébergement.
Dans l’onglet « Retenues », les retenues repas sont saisies dans la colonne « retenue repas » et les retenues d’hébergement dans la colonne « Déduction nuitée ».
Retenue nuitée : lorsqu’un agent est hébergé gratuitement, on saisit une retenue à 100% dans la
colonne « Déduction nuitée » pour chaque jour avec hébergement gratuit.
Retenue repas : La colonne « Retenue repas » concerne les 2 repas de la journée. Ce qui veut dire que
le pourcentage de retenue est différent selon le nombre de repas de la journée remboursable à l’agent.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0789
La gestion des retenues – Mission en France
Exemple1: pour une journée (de 9h à 16h) comportant 1 seul repas à rembourser à
l’agent :
o si 1 repas gratuit retenue à 100%.
o si 1 repas administratif retenue à 50%.
Exemple2: pour une journée (de 9h à 21h) comportant 2 repas à rembourser à l’agent :
o si 2 repas gratuits retenue à 100%
o si 1 repas gratuit retenue à 50%
o si 2 repas administratifs retenue à 50%
o si 1 repas administratif retenue à 25%
o si 1 repas administratif + 1 repas gratuit retenue à 75%
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0790
La gestion des retenues – Mission à l’étranger ou l’outre-mer
Les missions à l’étranger ou l’outre-mer donnent droit à une indemnité journalière comprenant les frais de repas et les frais d’hébergement. Par conséquent, seule la colonne « Retenue repas/héb » doit être renseignée.
Le fonctionnement des retenues à l’étranger ou l’outre-mer est un peu différent de celui de la France. On considère que la nuitée représente 65% du montant de l’indemnité journalière et un repas représente 17,5% du montant de l’indemnité journalière.
Si un agent est hébergé gratuitement, on affecte donc une retenue de 65%.
On affecte une retenue de 17,5% si l’agent est nourri gratuitement pour un repas et 35% pour les 2 repas.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0791
La gestion des retenues – Mission à l’étranger ou l’outre-mer
Les séjours pour convenance personnelle : Bien que les retenues soient saisies lors de la liquidation de la mission,
une retenue peut être générée automatiquement lors de l’intégration de la mission, il s’agit de la retenue pour un séjour dit privé ou pour convenance personnelle.
Pour ce type de séjour, lors de l’intégration de la mission, un séjour est généré dans l’onglet destination. Pour annuler le calcul des indemnités journalières fait automatiquement par le système, une retenue à 100% est générée dans l’onglet retenues pour chaque journée du séjour privé. Cette retenue ne doit pas être supprimée manuellement lors de la liquidation.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0792
Pourcentage de la retenue :Pourcentage de la retenue :
Montant de la retenue : À prendre en compte
Montant de la retenue : À prendre en compte
Vérification des retenues saisies
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0793
Montants hébergement : 0 à l’étranger jours * indemnités de nuitées en FranceMontants hébergement : 0 à l’étranger jours * indemnités de nuitées en France
Montant IJ à l’étrangerMontant repas en FranceMontant IJ à l’étrangerMontant repas en France
Indemnités kilométriques et dégressivité en fonction de la mission et decelles déjà liquidées.
Indemnités kilométriques et dégressivité en fonction de la mission et decelles déjà liquidées.
Montants des justificatifs individuels.Montants des justificatifs individuels.
Montant Total à rembourser àL’agent.Montant Total à rembourser àL’agent.
Etat liquidatif: points de vérification
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0794
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0795
L’autorisation
L’autorisation est la dernière étape de la liquidation de la mission
Autoriser une mission consiste à autoriser son passage dans la comptabilité
Autoriser une mission, c’est autoriser le remboursement de l’agent
Autoriser une mission, c’est accepter toutes les modifications que l’on a effectuées sur la mission
Ne pas autoriser une mission revient à la laisser en attente d’informations complémentaires
Si des frais ont été oubliés, on peut autoriser plusieurs fois une mission tant que le batch de comptabilisation n’est pas passé.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0796
L’autorisation
1122
33
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0797
Historique mission
Visualisation historique
WF_EAI = idoc en intégrationEXPLOIT = batch de comptabilisation ou d’édition de l’état liquidatif.
WF_EAI = idoc en intégrationEXPLOIT = batch de comptabilisation ou d’édition de l’état liquidatif.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0798
Les cycles mission
Une fois la mission autorisée un cycle de comptabilisation mission est généré le soir même
Ce cycle de comptabilisation va comptabiliser toutes les missions liquidées et autorisées ainsi que les missions Xlab avec avance intégrées
Toutefois, il est souvent nécessaire à la DSI que nous « rejetions ce cycle ». En effet des missions de 2006 s’intègrent sans contrôle budgétaire. Le contrôle budgétaire se fait alors sur l’exercice 2007 à la comptabilisation de la mission. Ainsi les missions au statut « dépl accepté » « calculé » n’ont pu être comptabilisée à cause d’un budget insuffisant ou d’un élément d’OTP non valide
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/0799
Chronologie du traitement d’une mission sans avance (*)
Nouvel agent ou modif.
agentSirhus
Nouvel agent ou modif.
agentSirhus
JJ J+1J+1 J+NJ+N
agentagent
fournisseurfournisseur
J+N+1J+N+1
23h23h
Nouvel agent ou modif.
agentXlab
Nouvel agent ou modif.
agentXlab agentagent
22h30 et
4h25
22h30 et
4h25
Proposition paiement
Proposition paiement
9h9h
Paiement Paiement
12h12h
BFCEBFCE
(*) Agent avec coordonnées bancaires(*) Agent avec coordonnées bancaires
Pré-comptabili
sation
Pré-comptabili
sation
MissionXlab
MissionXlab
LiquidationEt
autorisation mission
LiquidationEt
autorisation mission
Comptabilisation globale
mission
Comptabilisation globale
mission
23h23h
23h3023h30
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07100
Chronologie du traitement d’une mission avec avance (*)
Nouvel agent ou modif.
agentSirhus
Nouvel agent ou modif.
agentSirhus
JJ J+1J+1 J+NJ+N
agentagent
fournisseurfournisseur
LiquidationEt
autorisation mission
LiquidationEt
autorisation mission
J+N+1J+N+1
23h23h
Nouvel agent ou modif.
agentXlab
Nouvel agent ou modif.
agentXlab agentagent
Proposition paiement
Proposition paiement
9h9h
Paiement Paiement
12h12h
BFCEBFCE
(*) Agent avec coordonnées bancaires(*) Agent avec coordonnées bancaires
MissionXlab
MissionXlab
Pré-comptabili
sation
Pré-comptabili
sation
Comptabilisation globale
mission
Comptabilisation globale
mission
23h23h
23h3023h30
Avance dans prop. paiement
Avance dans prop. paiement
Paiement de l’avancePaiement
de l’avance
9h9h
12h12h
22h30 et
4h25
22h30 et
4h25
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07101
Pièces comptables FI
Visualisation des pièces comptables : 1/2
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07102
Pièces comptables FI
Visualisation des pièces comptables : 2/2
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07103
Liquidation des missionsMini-quizz !
Peut-on modifier l’onglet
Forfait ?
Peut-on modifier une
mission au statut
demande acceptée?
Les retenues, peuvent
elles être modifiées ?
Peut-on liquider une
mission à tout moment ?
Si je veux rajouter des
infos sur un justificatif,
je le fais sur l’onglet
remarque.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07104
Liquidation des missionsMini-quizz !
Peut-on modifier l’onglet Forfait ?
Non, du moins pas encore…
Peut-on modifier une mission au statut
demande acceptée?
Non, il faut d’abord changer son statut
Les retenues, peuvent elles être modifiées ?
Oui, sauf dans le cas des retenues pour
convenance personnelle
Peut-on liquider une mission à tout moment?
L’agent doit être revenu de mission
Si je veux rajouter des infos sur un justificatif
je le fais sur l’onglet remarque.
Non, sur la zone info du justificatif.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07105
Exercices sur la Liquidation
10
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07106
Voici les nouveaux agents qui vous sont affectés
Stagiaire 1 : agent n°43007Stagiaire 2 : agent n°43008Stagiaire 3 : agent n°43009Stagiaire 4 : agent n°43010Stagiaire 5 : agent n°43011Stagiaire 6 : agent n°43012Stagiaire 7 : agent n°43013Stagiaire 8 : agent n°43017Stagiaire 9 : agent n°43020Stagiaire 10 : agent n°43024Stagiaire 11 : agent n°43026Stagiaire 12 : agent n°43028
Exercice 1 : Liquidation classique d’une mission France (1/3)
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07107
Exercice 1 : Liquidation classique d’une mission (2/3)
1/ L’agent X vient de rentrer de mission, vous devez liquider cette mission pour l’agent qui vous a été affecté :
- modifiez le statut de déplacement de cette mission.
2/ Les frais réels de l’agent vous sont communiqués avec leurs justificatifs :
- Taxi : 97,50 €
- Taxe: 35,90 €
3/ Vous devez modifier les dates et heures de la mission à :
- Début mission le 11.05.2007 à 09h00
- Fin de mission le 17.05.2007 à 21h00
La destination de la mission a la même caractéristique que l’en-tête du déplacement.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07108
Exercice 1 : Liquidation classique d’une mission (3/3)
4/ Modifiez le nombre total de Km parcourus à 145.
Modifiez la catégorie de véhicule utilisée en « véhicule personnel » l’immatriculation est 1654XP75 et la classe fiscale est 6 CV.
5/ L’agent a bénéficié de 7 repas gratuits (1 par jour).
- Effectuez une retenue légale qui s’impose dans la colonne correspondante.
- Effectuez une simulation pour analyser les modifications engendrées par cette opération.
6/ Validez vos modifications en autorisant le calcul du déplacement (le calcul est effectué en job batch)
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07109
Voici les nouveaux agents qui vous sont affectés
Stagiaire 1 : agent n°43030Stagiaire 2 : agent n°43032Stagiaire 3 : agent n°43037Stagiaire 4 : agent n°43040Stagiaire 5 : agent n°43041Stagiaire 6 : agent n°43042Stagiaire 7 : agent n°43044Stagiaire 8 : agent n°43045Stagiaire 9 : agent n°43048Stagiaire 10 : agent n°43049Stagiaire 11 : agent n°43054Stagiaire 12 : agent n°43055
Exercice 2 : Liquidation classique d’une mission Etranger (1/3)
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07110
Exercice 2 : Liquidation classique d’une mission Etranger (2/3)
1/ L’agent X vient de rentrer de mission, vous devez liquider cette mission pour l’agent qui vous a été affecté :
- modifiez le statut de déplacement de cette mission.
2/ Les frais réels de l’agent vous sont communiqués avec leurs justificatifs :
- Taxi : 175 €
- Vaccin : 35 €
3/ Vous devez modifier la date et l’heure de début de la mission à :
- Début mission le 05.03.2007 à 08h00
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07111
4/ Modifiez le nombre total de Km parcourus à 25.
Modifiez la catégorie de véhicule utilisée en « motocyclette » (ATT. Modif de la classe de véhicule obligatoire), l’immatriculation est 1234XB31.
5/ L’agent a bénéficié d’un repas gratuit le 06.03.2007 et d’un hébergement gratuit dans la nuit du 07 au 08.03.2007.
- Effectuez les retenues légales qui s’imposent dans la colonne « Retenue repas/héb. ».
- Effectuez une simulation pour analyser les modifications engendrées par cette opération.
6/ Validez vos modifications en autorisant le calcul du déplacement (le calcul est effectué en job batch)
Exercice 2 : Liquidation classique d’une mission Etranger (3/3)
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07112
Complémentde liquidation
11
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07113
Complément de liquidation
Un complément de liquidation peut se faire à la hausse (on a oublié des frais) ou à la baisse (on a trop mis de frais, dans ce cas, cela génère un trop perçu)
Un complément de liquidation peut se faire une fois que la mission a été liquidée et transférée FI (« dépl accepté » « transféré FI »).On double clique sur la mission et on effectue les modifications adéquates.On sauvegarde la mission.On autorise la mission.La comptabilisation se fera automatiquement par batch de nuit. Une pièce comptable est générée du montant des frais rajoutés.
Le paiement s’effectue comme pour une mission normale si le montant est à rembourser à l’agent
Le retour de facture vers Xlab sera du montant global de la liquidation.
Exemple: 1ère liquidation de 100€ retour de facture vers Xlab de 100€ Complément de liquidation de 20€ retour facture vers Xlab de 120€
La récupération de trop perçu se fait comme une récupération pour une liquidation normale.
Le complément de liquidation est visible dans l’historique de la mission et l’historique de paiement.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07114
Complément de liquidationDépenses > Gestion des déplacements > Gestionnaire des dépl. Profession.Dépenses > Gestion des déplacements > Gestionnaire des dépl. Profession.
Complément de liquidationComplément de liquidation
1ère liquidation1ère liquidation
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07115
L’annulationd’une mission
12
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07116
La notion d’annulation
Il est interdit de supprimer une mission dans BFC. C’est XLAB qui envoie la mission en suppression.
XLAB peut solder ou supprimer une mission ce qui va l’annuler dans BFC si elle est au statut ‘demande acceptée’ ‘transférée FI’.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07117
Quand et dans quelles conditions annuler ?
Une annulation peut se faire dans BFC si la mission est liquidée et comptabilisée.
Une annulation ne se fait que sur la demande expresse du labo qui a saisi la mission.
Si la mission a déjà été payée ou partiellement payée via l’avance (Cf section sur l’historique de paiement), il faudra penser à récupérer ces montants lors des prochaines missions.
Conclusion : L’annulation nécessite une coordination entre le Labo, la Délégation.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07118
Traduction des règles précédemment citées dans le système :
Caractéristiques d’une mission comptabilisée:Pictogramme = Statut = « Transféré FI »
Caractéristiques d’une mission comptabilisée:Pictogramme = Statut = « Transféré FI »
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07119
Actions pour annuler
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07120
Le statut d’annulation
Le statut de calcul « annul. Enreg. FI » indique que la mission a bien été annulée.Le statut de calcul « annul. Enreg. FI » indique que la mission a bien été annulée.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07121
Quelques notions sur l’annulation
Une fois la mission annulée, les opérations de contre-passation ne s’effectuent que lors du prochain traitement de comptabilisation.
Une fois qu’une mission a été annulée, on ne doit pas faire marche arrière sur le statut d’annulation (pb retour facture XLAB). Il faut donc faire très attention lors de l’annulation.
Une annulation libère des dates de la mission et permet de créer une nouvelle mission aux même dates.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07122
Conclusion et clôture Avant de se quitter
Merci de me rendre la feuille de présence signée.
Au revoiret à demain !
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07123
Les procédures particulières
a la liquidation
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07124
Liquidation:Le forfait Global
Les outils Agents et mission
13
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07125
Qu’est ce qu’un forfait global ?
On parle de mission avec forfait lorsque le labo décide de ne pas payer à l’agent l’intégralité des frais réglementaires remboursables à l’agent et de ne lui rembourser qu’un montant forfaitaire.
Le forfait global est utilisé au CNRS pour remplacer l’ensemble des catégories de frais d’une mission ainsi que les indemnités (journalières à l’étranger, repas + hébergement en France).
Il n’est utilisé que s’il est plus avantageux pour le CNRS.
Il est représenté par la catégorie de frais FORF (onglet justificatifs).
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07126
Procédure classique
Supprimer catégorie de frais FORF (onglet justificatifs)
Saisir frais réels de la mission (onglet justificatifs et trajet) ainsi que les retenues éventuelles (onglet retenues)
Cocher zones « indemnité nuitée » et « Remboursement repas » (onglet forfaits)
Simuler et éditer l’état de frais provisoire qui servira de pièces justificatives pour le choix du forfait
Comparer montant des frais réels au forfait Si Forfait > Frais réels: conserver le calcul avec les indemnités
réglementaires et sauvegarder Si Forfait < Frais réels: sortir sans sauvegarder vos modifications puis
revenir sur la mission au forfait pour la liquider
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07127
Le montant du forfait global est sur l’onglet justificatif
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07128
Opérations à effectuer pour vérifier les frais
On doit vérifier que le montant des frais du forfait est bien inférieur à l’ensemble des frais « normaux » de la mission.
Pour cela il faut saisir les frais réels de la mission.
Il existe plusieurs façon de vérifier que le forfait est plus avantageux pour le CNRS, la procédure suivante est donnée à titre indicatif.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07129
Comment connaître le montant des justificatifs ?
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07130
Supprimer le Forfait global (en notant son montant)
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07131
Saisie des montants des justificatifs
On doit ici saisir tous les montants réels, sauf ceux déjà payés par le CNRS (ici VOLP).Un message d’avertissement bloquant nous le rappelle.
On doit ici saisir tous les montants réels, sauf ceux déjà payés par le CNRS (ici VOLP).Un message d’avertissement bloquant nous le rappelle.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07132
Justificatifs
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07133
Onglet Forfait
Dans le cas d’un forfait global, la ou les coches d’indemnités sont désactivées.Il faut donc la ou les réactiver pour pouvoir simuler l’état de frais complet de la mission et le comparer au forfait global.
Dans le cas d’un forfait global, la ou les coches d’indemnités sont désactivées.Il faut donc la ou les réactiver pour pouvoir simuler l’état de frais complet de la mission et le comparer au forfait global.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07134
Simuler l’état de frais
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07135
Analyse de la simulation
Le montant à comparer est :
Si le montant est inférieur au montant du forfait global on sauvegarde.
Si le montant est supérieur au montant du forfait global, on ne sauvegarde pas le déplacement et on laisse ainsi le forfait.
Ici, on sauvegardera le déplacement car : 1740,80 < 2500.
Il est plus intéressant pour le CNRS de rembourser les indemnités que le forfait global.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07136
Exercice sur le forfait Global
Les outils Agents et mission
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Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07137
Voici les nouveaux agents qui vous sont affectés
Stagiaire 1 : agent n°43056Stagiaire 2 : agent n°43062Stagiaire 3 : agent n°43063Stagiaire 4 : agent n°43065Stagiaire 5 : agent n°43067Stagiaire 6 : agent n°43071Stagiaire 7 : agent n°43073Stagiaire 8 : agent n°43079Stagiaire 9 : agent n°43082Stagiaire 10 : agent n°43087Stagiaire 11 : agent n°43093Stagiaire 12 : agent n°43095
Exercice : Liquidation particulière d’une mission au forfait (1/2)
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07138
Vérification du forfait global
1/ Sélectionner la mission, elle contient un forfait global.
2/ Remplissez l’état de frais comme si le forfait n’existait pas…
Les frais réels de l’agent vous sont communiqués avec leurs justificatifs :
- Taxi : 50 €
- Taxe: 70 €
L’agent a bénéficié de 3 repas gratuit (un le 18.06 et deux le 19.06.2007)
3/ Sauvegardez ou non votre mission en fonction de ce qui est le plus intéressant pour le CNRS.
Exercice : Liquidation particulière d’une mission au forfait (2/2)
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07139
Liquidation :Rajout de repas supplémentaires
15
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07140
L’ajustement des repas
Depuis le 1er novembre 2006, concernant ses frais de repas, l’agent est remboursé sur la base du nombre de repas qu’il déclare avoir pris pour ses frais de mission en France.
BFC calcule le nombre de repas à rembourser à l’agent sur la base du calcul forfaitaire des indemnités de repas soit en fonction des heures de mission.
Si, après simulation de la liquidation, le nombre de repas calculés par le système est inférieur à celui déclaré par l’agent, vous devez rajouter manuellement le montant des repas supplémentaires. La catégorie de frais « REPA - nombre de repas» a été créée à cet effet.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07141
Simulation de la mission
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07142
Analyse du nombre de repas
30 repas 30 repas
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07143
Rajout de repasPostulat: En réalité l’agent a consommé 32 repas, il faut donc rajouter 2 repas dans la catégorie repasPostulat: En réalité l’agent a consommé 32 repas, il faut donc rajouter 2 repas dans la catégorie repas
Affecter le montant spécifié dans la catégorie REPAAffecter le montant spécifié dans la catégorie REPA
Affecter le nombre de repas.Valider l’insertion
Affecter le nombre de repas.Valider l’insertion
Créer la catégorie REPA avec un montant élevé
Appuyer sur entrée
Créer la catégorie REPA avec un montant élevé
Appuyer sur entrée
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07144
Visualiser les nouveaux frais générés
Cliquer sur le bouton ‘simuler’Cliquer sur le bouton ‘simuler’
Le tableau des justificatifs de repas n’est pas modifié.Le tableau des justificatifs de repas n’est pas modifié.
Le tableau des justificatifs individuelsprend en compte les 2 repas rajoutés.Le tableau des justificatifs individuelsprend en compte les 2 repas rajoutés.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07145
Enlever des repasPostulat: En réalité l’agent a consommé 27 repas, il faut donc enlever 3 repas dans L’onglet retenuesPostulat: En réalité l’agent a consommé 27 repas, il faut donc enlever 3 repas dans L’onglet retenues
Cliquez sur l’aide à la recherche de la colonne repas
Cliquez sur l’aide à la recherche de la colonne repas
Choisissez les retenues qui conviennent : ici 100 % (2 repas) et 50% (1 repas)
Choisissez les retenues qui conviennent : ici 100 % (2 repas) et 50% (1 repas)
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07146
Visualiser les nouveaux frais générés
Deux retenues ont été saisies:
1 de 50% correspondant à 1 repas
1 de 100% correspondant à 2 repas.
Deux retenues ont été saisies:
1 de 50% correspondant à 1 repas
1 de 100% correspondant à 2 repas.
Le montant total a été diminué de 3*15,25 € soit 45,75 €Le montant total a été diminué de 3*15,25 € soit 45,75 €
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07147
Liquidation:Les OM permanents
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Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07148
Les OM permanents
Lorsqu’un agent se déplace régulièrement au même endroit et pour le même motif pendant une période qui peut aller jusqu’à l’année, un ordre de mission permanent peut lui être établi. Ainsi, l’agent n’a pas à effectuer lors de chaque déplacement, une nouvelle demande de mission.
Dans Xlab, une mission cochée OM permanent est saisie avec l’ensemble des frais prévisionnels à rembourser à l’agent pour la période couverte par l’OM permanent. En parallèle, une commande prévisionnelle d’achats est saisie dans Xlab pour engager les frais de transport pris en charge par le CNRS associés à cet OM permanent.
Lors de l’intégration dans BFC, cette mission est créée avec un schéma de déplacement « Ordres permanents ».
Après chaque déplacement dans le cadre de cet OM permanent, l’agent établit son état de frais ; la liquidation de ce déplacement se fait directement dans BFC.
La mission typée « OM permanent » dans Xlab est intégrée dans BFC avec un schéma de déplacement « Ordres permanents ».
Les déplacements de schéma « Ordres permanents » créés dans BFC ne correspondent pas à des missions « réelles », ils servent d’engagement pour les missions que l’agent va effectuer.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07149
Les OM permanents
Les OM permanents sont créés dans Xlab puis envoyés à BFC avec le montant global estimatif pour la durée de l’OM permanent.
A chaque mission de l’agent dans le cadre de l’OM permanent, l’agent donne un état de frais (pas de mission saisie dans le labo)
La liquidation d’un OM consiste à dupliquer l’OM permanent pour créer une nouvelle mission ‘Liquid. OM Permanent’
Après chaque liquidation sur OM permanent, il faut régulariser l’OM permanent (Cat. de frais OMPR) pour équilibrer le budget
Les OM permanents sont porteurs de l ’engagement des missions à venir (missions régulières)
Il sont régularisés via : Des missions de type liquidation sur OM permanent Des catégories de frais OMPR.
Ils ne sont jamais transférés en comptabilisation
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07150
Les dates du déplacement sont initialisées au 1er janvier de l’année en cours ; les dates réelles de l’OM permanent sont dans la zone motif. Ceci est une astuce technique pour éviter des problèmes de chevauchement de date de mission.
Dans l’onglet forfait, les zones « Indemnité nuitée » « Indemnité repas » pour la France (ou « Indemnités journalières » pour l’étranger et DOM-TOM) sont décochées
Le montant de tous les frais prévisionnels saisis dans Xlab sont cumulés et regroupés dans une catégorie de frais particulière « OMPE – Engagement OM permanent»
Une catégorie de frais est créée pour chaque type de frais prévu dans la mission Xlab mais avec un montant à 0
Il ne comporte qu’un seul séjour dans l’onglet destination, ce séjour pouvant mentionner plusieurs villes de destination.
Les particularités des OM permanents
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07151
Vérifier le montant disponible de l’OM permanent
Créer une copie de l’OM permanent, lui affecter un schéma de déplacement « Liquid OM permanent » et saisir les frais
Simuler la mission
Sauvegarder et autoriser
Attention: si montant à rembourser à l’agent est supérieur au montant disponible sur l’OM permanent alors il faut sortir de la mission sans sauvegarder. Prendre contact avec le labo pour solder l’OM permanent car il a été sous engagé
Régulariser l’OM permanent (Cat. de frais OMPR du montant de la liquidation en négatif)
Procédure
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07152
Comment créer la liquidation de cet OM ?
Insérer ici la date réelle de départ de l’agentInsérer ici la date réelle de départ de l’agent
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07153
Affichage OM Permanent copié
Dates fictivesDates fictives
Dates réelles de couvertureDates réelles de couverture
Catégorie de frais porteuse de l’engagementCatégorie de frais porteuse de l’engagement
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07154
Modifier le schéma de déplacement
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07155
Affecter les valeurs de base et appuyer sur entrée
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07156
Modifier le motif et la ville
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07157
Supprimer / modifier les catégories de frais
Supprimer OMPESupprimer OMPE
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07158
Supprimer / modifier les catégories de frais
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07159
Renseigner les destinations
Renseigner ces 7 champs et appuyer sur entrée
Renseigner ces 7 champs et appuyer sur entrée
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07160
L’onglet trajet: si véhicule personnel utilisé
Zones à renseignerZones à renseigner
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07161
Affecter retenues si nécessaire
11
22
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07162
Recommandations
Ne sauvegardez que si le montant à rembourser à l’agent est inférieur au montant disponible de l’OM permanent que vous avez vérifié avant de créer la liquidation
Si le montant à rembourser à l’agent est supérieur au montant disponible de l’OM permanent que vous avez vérifié avant de créer la liquidation, vous ne devez pas sauvegarder la liquidation. Vous devez faire « Retour » et ne pas sauvegarder. Cela signifie que l’OM permanent a été sous engagé par le laboratoire. Vous devez prendre contact avec le laboratoire et lui demander de solder l’OM permanent et d’en re-créer un autre.
Le solde d’un OM permanent dans Xlab n’est pas transmis à BFC. Il vous faut également solder l’OM permanent dans BFC. Cette procédure sera explicitée plus loin (saisie d’une catégorie de frais OMPR du montant disponible de l’OM permanent).
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07163
Visualiser la nouvelle mission
Les missions rattachées à un OM permanent ont le même n° de mission XLABLes missions rattachées à un OM permanent ont le même n° de mission XLAB Montant à reporter sur l’OM permanentMontant à reporter sur l’OM permanent
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07164
Régularisation de l’engagement sur l’OM permanent
La saisie d’une liquidation d’OM permanent met à jour automatiquement le budget d’engagement. Or ce budget avait déjà été mis à jour lors de l’intégration de la mission Xlab typée OM permanent ( par la catégorie de frais « OMPE »).
Pour annuler cette 2ème mise à jour budgétaire, il faut modifier le déplacement de schéma « Ordres permanents » en diminuant son montant du montant de la liquidation que vous venez de créer (catégorie de frais OMPR).
Cette action de régularisation est à faire après chaque liquidation sur OM permanent.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07165
Régularisation de l’engagement sur l’OM permanent (suite)
Création d’une catégorie OMPR en négatif sur l’OM permanent d’unmontant égal au montant de la mission « Liquidation OM perm » créée (signée négativement)
Création d’une catégorie OMPR en négatif sur l’OM permanent d’unmontant égal au montant de la mission « Liquidation OM perm » créée (signée négativement)
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07166
Modification du statut
Cliquer sur le bouton « statut » et sauvegarderCliquer sur le bouton « statut » et sauvegarder
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07167
Astuce
Les autres « liquidation sur OM perm. » sur le même OM permanent seront créées par copie de la « liquidation sur OM perm. » et non par copie de l’OM permanent. En effet, ceci évitera d’avoir à changer le schéma de déplacement.
Cette procédure n’est pas obligatoire mais permet de remplir la liquidation plus rapidement.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07168
Solde d’un OM permanent
Lorsque le montant disponible sur l’OM permanent devient insuffisant pour liquider un déplacement ou lorsque c’est le dernier déplacement de l’agent dans le cadre de l’OM permanent et qu’il reste un disponible sur l’OM permanent, il faut le solde.
Le solde d’un OM permanent doit se faire dans Xlab mais aussi dans BFC. En effet, contrairement aux autres types de mission, le solde d’un OM permanent n’est pas transmis à BFC.
Pour solder un OM permanent dans BFC, il faut saisir une catégorie de frais OMPR (onglet justificatifs) du montant restant (en négatif). Puis sauvegarder.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07169
A ne pas oublier
Ne jamais autoriser un OM permanent.
Ne pas oublier de réduire l’OM permanent.
Ne pas oublier de modifier le statut de l’OM permanent avant de sauvegarder.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07170
OM PermanentMini-quizz !
Peut-on autoriser un OM
Permanent ?
L’OM permanent et sa
copie ont-ils le même
numéro de mission Xlab ?
Faut-il régulariser l’OM
permanent après chaque
liquidation ?
Le solde d’un OM
Permanent est-il transmis à
BFC?
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07171
Peut-on autoriser un OM Permanent ?
Non, il faut toujours procéder par copie de l’OM
permanent en n’oubliant pas de modifier le
schéma de déplacement
L’OM permanent et sa copie ont-ils le même
numéro de mission Xlab ?
Oui, par contre ils ont un schéma de
déplacement et un statut différents (Ordres
Permanents Demde saisie A décompter et
Liquid. OM perm. Dépl. Accepté Transféré FI)
OM PermanentMini-quizz !
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07172
Faut-il régulariser l’OM permanent après
chaque liquidation?
Oui il faut créer une catégorie de frais OMPR du
montant de la liquidation pour mettre à jour le
budget d’engagement.
Le solde d’un OM Permanent est-il transmis à
BFC?
Non, il faut solder l’OM permanent dans Xlab
mais aussi dans BFC (Cat. de frais OMPR)
OM PermanentMini-quizz !
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07173
Exercice:liquidation
OM permanent
17
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07174
Voici les nouveaux agents qui vous sont affectés
Stagiaire 1 : agent n°43130Stagiaire 2 : agent n°43138Stagiaire 3 : agent n°43167Stagiaire 4 : agent n°43565Stagiaire 5 : agent n°43566Stagiaire 6 : agent n°43567Stagiaire 7 : agent n°43569Stagiaire 8 : agent n°43573Stagiaire 9 : agent n°43574Stagiaire 10 : agent n°43575Stagiaire 11 : agent n°43577Stagiaire 12 : agent n°43578
Exercice : Liquidation particulière d’un OM permanent (1/3)
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07175
Exercice : Liquidation d’un ordre de mission permanent (2/3)
1/ Vous devez liquider l’ordre de mission permanent pour l’agent qui vous a été affecté :
- sélectionnez l’OM permanent et copiez le,
- renseignez les données d’en-tête suivantes, correspondant à la mission réelle de l’agent :
* Début mission : 16.03.2007 à 9h
* Fin mission : 20.03.2007 20h30
* Ville : Paris
* Région : PA
* Pays : FR
2/ Modifiez le schéma de déplacement et choisissez parmi les 3 propositions concernant la liquidation d’un OM Permanent
3/ Dans l’onglet Forfaits, renseignez
- la catégorie interne : « France avec frais »,
- l’activité : « Autres ».
4/ Sur l’onglet Justificatifs, supprimez tous les postes repris de l’OM Permanent ne correspondant pas aux frais réels engagés dans la mission.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07176
Les frais engagés par l’agent au cours de cette mission sont :- Taxi : 35 €- Taxe aéroport : 50 €
L’agent déclare avoir pris 10 repas.
5/ Validez vos modifications en autorisant le calcul du déplacement (le calcul est effectué en job batch).
6/ Vous devez mettre à jour l’OM permanent vis-à-vis de la saisie de frais réels sur mission que vous venez d’effectuer. Il s’agit de modifier l’OM Permanent en diminuant son montant global des frais calculés par le système pour la liquidation effectuée.
7/ Vérifiez le statut de déplacement qui doit être passé à « Demande saisie » « A calculer ».
8/ Vérifiez si l’OM permanent est entièrement liquidé ou non.
Exercice : Liquidation d’un ordre de mission permanent (3/3)
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07177
Liquidation:Les abattements
18
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07178
La procédure d’abattement
Les abattements dans BFC fonctionnent différemment en fonction du schéma de déplacement utilisé.
En France : Dans SAP, les abattements liés aux déplacements en France sont gérés de
façon automatique. Les missions concernées sont celles de schéma de déplacement:
o déplacement intérieur
o stage
o liquidation OM permanent intérieur
Pour rappel, depuis le 1er novembre 2006, aucun abattement n’est appliqué pour les missions se déroulant en France. Auparavant, lorsque la durée de la mission était supérieure à 10 jours dans la même localité, un abattement de 10% était appliqué entre le 11ème et 30ème jour, de 20% au-delà du 30ème jour sur le montant de la nuitée. Néanmoins, ce calcul est opérationnel dans le système pour les missions en France de plus de 10 jours et dont la date de début de mission est antérieure au 1er novembre 2006.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07179
La procédure d’abattement (suite)
A l’étranger ou l’Outre-mer : Contrairement au déplacement en France, la gestion des abattements pour
les déplacements à l’étranger et l’outre-mer est manuelle dans SAP. Les abattements doivent être gérés sous forme de retenue à effectuer sur le
déplacement. Une catégorie de frais « INDA – Indemnité suite à abattement » a été créée à cet effet.
Les missions concernées sont celles de schéma de déplacement:
o déplacement étranger
o déplacement DOM-TOM
o liquidation OM permanent étranger
o liquidation OM permanent DOM-TOM
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07180
Rappel des règles d’abattement
En France :Plus d’abattements depuis le 01.11.2006
Stage :Plus d’abattements depuis le 01.11.2006
A l’étranger et DOM-TOM:Du 31ème au 60ème jour 20%A partir du 61ème jour 40%Au-delà de 120 jours 50%
En France :Plus d’abattements depuis le 01.11.2006
Stage :Plus d’abattements depuis le 01.11.2006
A l’étranger et DOM-TOM:Du 31ème au 60ème jour 20%A partir du 61ème jour 40%Au-delà de 120 jours 50%
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07181
Calculer un abattement: Simuler une mission
Mission à l’étranger:-1 à 30 jours 0%-31 à 59ième = 20%
Soit:[107,37*30]*0%[107,37*((58-30) + 1,5)]*20%
Total abattements:107,37*29,5*0,2 = 633,48 €
Mission à l’étranger:-1 à 30 jours 0%-31 à 59ième = 20%
Soit:[107,37*30]*0%[107,37*((58-30) + 1,5)]*20%
Total abattements:107,37*29,5*0,2 = 633,48 €
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07182
Créer une catégorie INDA signée négativement
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07183
Visualisation desPièces comptables
19
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07184
Visualiser les pièces comptables/ budgétaires/ analytiques créées
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07185
Visualiser les pièces comptables/ budgétaires/ analytiques créées
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07186
Visualiser les pièces comptables créées
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07187
Visualiser la pièce analytique créée
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07188
Visualiser la pièce budgétaire créée
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07189
Le paiement
20
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07190
Le paiement:
Le paiement est géré par délégation, puis envoyé aux ACS de chaque DR
Le paiement s’effectue grâce à l’édition de propositions de paiement qui sont toujours acceptées (sauf indication contraire) pour les missions
Le remboursement des missions à l’agent est donc un processus automatique que l’on peut surveiller
Le processus de paiement est détaillé dans le manuel et le support de formation comptable, s’y référer pour plus d’informations sur le sujet
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07191
Les États Mission
Les outils Agents et mission
21
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07192
Les états mission
Plusieurs états sont à votre disposition :
L’état liquidatif Historique des paiements Liste des agents n’ayant pas de RIB Etat chevauchement des missions Liste des agents ayant un trop perçu Liste des justificatifs Liste des justificatifs par mission Liste des destinations d’un agent Visualisation des indemnités
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07193
L’état liquidatif: Chemin
11
22
33
11
Dépenses > Gestion des déplacements > Impression état liquidatif mission (Transaction ZPRF0)
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07194
Etat liquidatif
Les états liquidatifs définitifs des missions comptabilisées sont générés automatiquement par batch de nuit et envoyés aux DR concernées tous les jours via une liste de diffusion.
Néanmoins, les états peuvent être imprimés individuellement en mode copie si problème.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07195
L’état liquidatif
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07196
Choisissez le n° de déplacementLe matricule de l’agentEt exécuter
Choisissez le n° de déplacementLe matricule de l’agentEt exécuter
L’état Liquidatif
Déplacements imprimés?: pour demander une réimpression de l’état liquidatif. La mention copie apparaît sur l’état.
Coche test: pour effectuer des tests lorsque vous n’êtes pas sûr de vous
Déplacements imprimés?: pour demander une réimpression de l’état liquidatif. La mention copie apparaît sur l’état.
Coche test: pour effectuer des tests lorsque vous n’êtes pas sûr de vous
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07197
L’état s’affiche
Ceci est une copie de l’état de frais. Ceci est une copie de l’état de frais.
Une fois l’état édité cliquer sur le chemin:Menu > Liste > imprimerUne fois l’état édité cliquer sur le chemin:Menu > Liste > imprimer
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07198
Remarques et astuces
Si l’impression n’apparaît pas, c’est que la période n’est pas correcte. Dans ce cas, il faut cliquer sur « Autre période » et sélectionner la période de comptabilisation de la mission.
Depuis l’historique de la mission:
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07199
Ou bien depuis l’historique des paiements:
Si vous demandez l’impression d’un état liquidatif faisant référence à une mission annulée, vous obtenez un état avec la mention « justificatif d’annulation ».
Si vous demandez l’impression d’un état liquidatif sur une mission ayant fait l’objet d’un complément de liquidation, vous obtenez un état avec la mention «Justificatif de correction».
Le centre de coût imprimé dans l’en-tête de l’état correspond au centre de coût d’affectation de l’agent.
Pour connaître l’affectation des coûts du déplacement, il faut regarder le pavé « Affectation des coûts » qui contient l’imputation analytique et budgétaire de la mission.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07200
L’historique des paiements: Chemin
11
22
33
11
Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Historique paiement Frais Dépl (Transaction PTRV_PAYMENT_HISTORY).
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07201
L’historique des paiements
Pour l’historique des paiements deux variantes existent, elles représentent chacune une façon différente d’interpréter cet état:
• La variante NONLIQUID0:
Elle affiche toutes les missions non liquidées / non comptabilisées avec un montant à 0.
• La variante NONANNULE
Elle affiche toutes les missions passées en comptabilisation sauf celles qui ont été annulées. Utile pour avoir un état global de toutes les liquidations pour un agent.
• Sans variante:
C’est le même état qu’avec la variante NONANNULE sauf que l’on voit en plus les mouvements d’annulation.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07202
L’historique des paiements
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07203
Accéder aux variantes
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07204
État des missions non liquidées avec un montant à 0
Ici, on voit deux OM permanentsIci, on voit deux OM permanents
Attention, il peut aussi il y avoir des missions de type « sans frais »Attention, il peut aussi il y avoir des missions de type « sans frais »
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07205
État global de paiement Missions comptabiliséesMissions comptabilisées
Missions non liquidéesMissions non liquidées Missions en cours de liquidation ou OM perm.Missions en cours de liquidation ou OM perm.
État des piècescomptables
État des piècescomptables
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07206
Date de comptabilisation de la pièceDate de comptabilisation de la pièce
Pièce de rapprochement = payéPièce de rapprochement = payé
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07207
Date du règlementDate du
règlement
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07208
Agents n’ayant pas de RIB: Chemin (1/3)
1122
33
Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > SAP Query: Liste d’états (Transaction SQ01)
Cet état permet d’obtenir la liste des agents Xlab sans coordonnées bancaires. En effet, les agents en provenance d’Xlab s’intègrent dans BFC sans coordonnées bancaires. Il faudra donc renseigner les coordonnées bancaires de ces agents pour qu’ils puissent être transformés en fournisseur et donc payés.
Cet état permet d’obtenir la liste des agents Xlab sans coordonnées bancaires. En effet, les agents en provenance d’Xlab s’intègrent dans BFC sans coordonnées bancaires. Il faudra donc renseigner les coordonnées bancaires de ces agents pour qu’ils puissent être transformés en fournisseur et donc payés.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07209
Agents n’ayant pas de RIB: Chemin (2/3)
11
22
33
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07210
Agents n’ayant pas de RIB: Chemin (3/3)
11
22
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07211
Liste des agents n’ayant pas de RIB
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07212
Liste des agents n’ayant pas de RIB
11
22
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07213
Liste des agents n’ayant pas de RIB
Renseigner le centre financier puis faire exécuterRenseigner le centre financier puis faire exécuter
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07214
Liste des agents n’ayant pas de RIB
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07215
Etat de chevauchement des missions: Chemin
11
22
33
11
Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Données dépl./Cumuls/Justif./Coûts (Transaction S_AHR_61016405)
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07216
Entrer le matricule d’un agentet exécuterEntrer le matricule d’un agentet exécuter
Etat de chevauchement des missions: Chemin
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07217
Cet état se décompose en 3 tableaux: Le 1er: les missions de l'agent avec les dates, heures, lieux de mission et
montants remboursés Le 2ème: cumuls justificatifs Le 3ème: imputations analytique et budgétaire des missions ainsi que le labo
qui a engagé la mission avec sa DR de rattachement.
Ce dernier tableau permet la visualisation de toutes les missions de l’agent toutes DR confondues Etat de chevauchement
Etat de chevauchement des missions: Chemin
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07218
1er tableau: Récapitulatif missions
Montant à rembourserà l’agent et
totaux
Montant à rembourserà l’agent et
totaux
Durée du déplacement
Durée du déplacement
Dates du déplacement
Dates du déplacement
Destination principaledu déplacement
Destination principaledu déplacement
Statut technique de la mission
Statut technique de la mission
Etat de chevauchement des missions: Chemin
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07219
2ème tableau: Justificatifs
Cumul justificatifsCumul justificatifs
Etat de chevauchement des missions: Chemin
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07220
C’est ce tableau qui va vous permettre de visualiser l’ensemble des missions pour un agent toutes DR confondues
C’est ce tableau qui va vous permettre de visualiser l’ensemble des missions pour un agent toutes DR confondues
3ème tableau: Affectation
Imputation analytiqueImputation analytique Imputation budgétaireImputation budgétaire
Etat de chevauchement des missions: Chemin
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07221
Le trop perçu agent: Chemin
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33
11
Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Liste des agents ayant un trop perçu (Transaction FBL1N)
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07222
Liste des agents ayant un trop perçu
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07223
Liste des agents ayant un trop perçu
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07224
Liste des agents ayant un trop perçu
Exemple:
Le poste fournisseur est positif.Ce qui signifie que le fournisseur (l’agent) doit de l’argent au CNRS.Un poste positif signifie que l’on a un Trop perçu agent.
Le poste fournisseur est positif.Ce qui signifie que le fournisseur (l’agent) doit de l’argent au CNRS.Un poste positif signifie que l’on a un Trop perçu agent.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07225
Liste des justificatifs: Chemin
11
22
33
Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Justif. Déplacement ss données dépl (Transaction S_AHR_61016403).
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07226
Liste des justificatifs
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07227
Liste des justificatifs
MatriculeN° déplacement
MatriculeN° déplacement
Catégorie de frais
Catégorie de frais
Montant justificatifMontant
justificatifDate
justificatifsDate
justificatifsDescriptionDescription
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07228
Liste des justificatifs par mission: Chemin
11
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Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Justificatifs déplacement (Transaction S_AHR_61016402)
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07229
Code et libellé justificatif
Code et libellé justificatif
Montant justificatifMontant
justificatifDate
justificatifDate
justificatif
Infos sur justificatifsInfos sur justificatifs
Total missionTotal mission
Total des justificatifs mission
Total des justificatifs mission
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07230
Liste des destinations: CheminDépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Recherche
par destinat. (Transaction S_AHR_61016406)
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Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07231
Liste des destinations
Le premier tableau est un récapitulatif des destinations principales de toutes les missionsLe premier tableau est un récapitulatif des destinations principales de toutes les missions
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07232
Liste des destinations
Le deuxième tableau montre des statistiques sur les destinations les plus fréquentées par un agent basées sur le pays principal de la mission.Le deuxième tableau montre des statistiques sur les destinations les plus fréquentées par un agent basées sur le pays principal de la mission.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07233
Liste des destinations
Le troisième tableau présente des statistiques par combinaison de pays/ville différent.Toujours basées sur les données d’en-tête.
Le troisième tableau présente des statistiques par combinaison de pays/ville différent.Toujours basées sur les données d’en-tête.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07234
Liste des destinations
Le quatrième tableau présente des statistiques par combinaison de motif/pays/ville différent.Toujours basées sur les données d’en-tête.
Utile simplement pour analyser les OM permanents (les seuls a avoir des motifs en en-tête)
Le quatrième tableau présente des statistiques par combinaison de motif/pays/ville différent.Toujours basées sur les données d’en-tête.
Utile simplement pour analyser les OM permanents (les seuls a avoir des motifs en en-tête)
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07235
Liste des destinations
Le cinquième tableau présente les pays les plus « fréquentés », par ordre du nombrede déplacements effectués
Le cinquième tableau présente les pays les plus « fréquentés », par ordre du nombrede déplacements effectués
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07236
Liste des destinations
Le sixième tableau présente les combinaisons Ville/pays les plus « fréquentés », par ordre du nombre de déplacements effectués
Le sixième tableau présente les combinaisons Ville/pays les plus « fréquentés », par ordre du nombre de déplacements effectués
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07237
Liste des destinations
Enfin, le septième tableau présente les combinaisons Motif/Ville/pays les plus « fréquentés », par ordre du nombre de déplacements effectués
Ce tableau ne doit être utilisé que pour les OM permanents
Enfin, le septième tableau présente les combinaisons Motif/Ville/pays les plus « fréquentés », par ordre du nombre de déplacements effectués
Ce tableau ne doit être utilisé que pour les OM permanents
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07238
Données de dépl./Cumuls dépl.: chemin
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Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Données de dépl./Cumuls dépl. (Transaction S_AHR_61016401)
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07239
Cf 1er tableau de l’état « Données dépl./cumuls/justif./Coûts »
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07240
33
1122
Liste indemnités de mission à l’étranger: chemin
Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Données dépl./Cumuls/Justif./Coûts (Transaction ZINDEMNITE)
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07241
Cet état récapitulatif permet de visualiser les indemnités journalières à l’étranger pour chaque pays
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07242
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07243
Sélectionnez le champ « Cat. interne dépl. » et validez.
La sélection peut aussi se faire par les champs: « Pays », « Date de début », « Date de fin », « GrR. R/H interne »
Sélectionnez le champ « Cat. interne dépl. » et validez.
La sélection peut aussi se faire par les champs: « Pays », « Date de début », « Date de fin », « GrR. R/H interne »
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07244
Affectez la valeur « C » (= Etranger avec Frais) à la zone catégorie interne puis validez votre sélection en cliquant sur « Sélectionner »Affectez la valeur « C » (= Etranger avec Frais) à la zone catégorie
interne puis validez votre sélection en cliquant sur « Sélectionner »
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07245
La liste des indemnités journalières et de leur historique s’affiche alors :
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07246
Double cliquez sur une des indemnités pour visualiser son montant :
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07247
Vous pouvez cliquer sur pour afficher d’autres
valeurs dans le temps pour ce pays.
Vous pouvez cliquer sur « Positionner » pour accéder directement à un pays en particulier puis cliquez sur
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07248
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07249
Suivi du flux MissionBW
22
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07250
XLAB EAIEAI
session
BFCE
Alimentation BW : rejeu des idocs
session
À l’initiative du labo
À l’initiative du labo
BW Rejeu des Idocs
(agent)Rejeu des Idocs
(agent)Missions
Intégré MissionsEn erreur
Rejeu des Idocs en erreur
de moins d’un mois
Rejeu des Idocs en erreur
de moins d’un mois
2 / jour 13h15 et 20h15
2 / jour 13h15 et 20h15
ECC
Rejeu des Idocs en erreur
de plus d’un mois
Rejeu des Idocs en erreur
de plus d’un mois
Le dimanch
e
Le dimanch
e
Le dimanch
e
Le dimanch
e
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07251
BW Suivi du Flux Mission
Cet écran de consultation permet d’avoir une vue du suivi des IDOCs pour le flux Mission.
On peut consulter tous les IDOCs avec le Statut : Intégré En erreur Rejeté vers Xlab
Par défaut, on n’affiche pas les idocs avec le statut intégré.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07252
BW Suivi du Flux Mission
Dans l’Ecran de variables : Organisation d’achats (DR) [champ obligatoire] Division Type de flux IDOC Créé le Message d’erreur Xlab Statut Statut IDOC
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07253
BW Suivi du Flux Mission
Supprimer zoomSupprimer zoom
Eclater dans les colonnesEclater dans les colonnes
Sélectionner valeur filtreSélectionner valeur filtre
Zone pratique à rajouter pour analyse
Zone pratique à rajouter pour analyse
A rajouter pour vérifier le code pays ou la
nationalité
A rajouter pour vérifier le code pays ou la
nationalité
Effacer une valeur filtreEffacer une valeur filtre
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07254
BW Suivi du Flux Mission La requête de base :
Avec les paramètres rajoutés :
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07255
Traitements des principauxcas d’erreur
23
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07256
Erreurs d’intégration (BW)
Action du laboratoire : Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2 Type missionnaire Xlab erroné et/ou diff SIRH/XLAB :INSEE,da Pays différent de France dans un schéma France » ou « La catégorie de
frais de dépl. & n'est pas définie dans le Custo »
Action de la DSI: Salarié n’est pas actif (mesures) entre & et & (cas d’erreur amené à
disparaître) Infotype "&" pour & inexistant (cas d’erreur amené à disparaître pour
infotype 17) Compensation carte crédit active. Vers. de dplt ne peut pas
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07257
Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2
La mission est rejetée dans le suivi du flux mission avec le message d’erreur «Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2»…
Lorsqu'une mission est rejetée vers Xlab pour cause de chevauchement de dates, cela peut provenir :
d'une erreur du laboratoire dans les dates de la mission. Dans ce cas il faut se retourner vers le missionnaire pour qu'il vérifie ses dates de mission. Une fois le rejet de la mission intégré dans Xlab, les dates de missions peuvent être corrigées. La mission est de nouveau transmise à BFC.
de l’existence dans BFC d'une autre mission aux mêmes dates sur le même matricule, et imputée sur les crédits d'une autre délégation.
Dans le suivi du flux mission de BW rajouter les paramètres 1 et 2 (dates de début et fin de la mission) puis aller voir l’état de chevauchement «Données dépl./Cumuls/Justif./Coûts »
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07258
Pour visualiser les missions d'un agent toutes DR confondues, vous pouvez utiliser le reporting « Données dépl./cumuls/justif./Coûts » du menu « Dépenses/Gestion des déplacements/Reporting gestion des déplacements ». Vous devez renseigner le n° de matricule de l'agent dans l'onglet "Données du personnel" puis cliquez sur "Exécuter", vous obtenez alors :- dans le 1er tableau, les missions de l'agent avec les dates et heures et lieux de mission
Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07259
- dans le 3ème tableau, les délégations concernées par les missions (colonne DomA : Domaine activité).
Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07260
Il faut se mettre en rapport avec le missionnaire et potentiellement avec l’autre délégation pour détecter la mission erronée. Cette mission doit être corrigée.
Si la mission à rectifier est celle qui a déjà été intégrée, la délégation concernée peut intervenir sur les dates et heures de mission lors de la liquidation ainsi qu’après la comptabilisation de la mission et le paiement au missionnaire.
Si la mission à corriger est la mission qui a été rejetée, c’est au laboratoire d’intervenir sur les dates de la mission.
Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07261
Type missionnaire Xlab erroné et/ou diff SIRH/XLAB :INSEE,da
La mission (et/ou l’agent) est (et/ou sont) en erreur dans le suivi du flux mission (et/ou agent) avec le message d’erreur «Type missionnaire Xlab erroné et/ou diff SIRH/XLAB :INSEE,da»…
Demandez au labo de vérifier les données suivantes: Si agent de nationalité française: INSEE (13 premiers caractères, on ne tient
pas compte de la clé) et Nom de famille Si agent étranger: Nom, date de naissance et pays de l’adresse principale
Les comparer aux données présentes via la transaction «Afficher données de base personnel » (Référentiels > Gestion des tiers > Agents > Afficher données de base personnel)
Enfin demandez au laboratoire de faire les modifications et de vous renvoyer la mission et l’agent corrigés.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07262
Type missionnaire Xlab erroné et/ou diff SIRH/XLAB :INSEE,da
Informations visibles depuis suivi du flux mission:Informations visibles depuis suivi du flux mission:
Informations visibles depuis suivi du flux agent:Informations visibles depuis suivi du flux agent:
1er exemple:1er exemple:
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07263
Type missionnaire Xlab erroné et/ou diff SIRH/XLAB :INSEE,da
2ème exemple:2ème exemple:
Informations visibles depuis suivi du flux mission:Informations visibles depuis suivi du flux mission:
Informations visibles depuis suivi du flux agent:Informations visibles depuis suivi du flux agent:
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07264
Pays différent de France dans un schéma France » ou « La catégorie de frais de dépl. & n’est pas définie dans le Custo »
La mission est en rejetée dans le suivi du flux mission avec le message d’erreur «Pays différent de France dans un schéma France » ou « La catégorie de frais de dépl. & n’est pas définie dans le Custo »…
1ère cause: le type de la mission est soit égal à « Etranger avec frais » ou « Etranger sans frais » alors que le pays principal est « France ». Dans ce cas, le message est justifié et vous devez dire au labo de modifier le type de mission pour que celle-ci soit intégrée.
2ème cause: l’agent a eu droit à une mission alors qu’il n’était pas encore embauché.
Contactez la DSI qui modifiera la date d’embauche de l’agent de manière à permettre l’intégration de la mission.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07265
Salarié n’est pas actif (mesures) entre & et &
La mission est en erreur dans le suivi du flux mission avec le message d’erreur «Salarié n’est pas actif (mesures) entre & et &»…
Si vous avez le message suivant lorsque vous scrutez BW pour savoir si votre mission a bien été intégrée:
« Salarié non actif du 01.XX.YYYY au 31.XX.YYYY » où XX est le n° de mois de la mission et YYYY l’année de la mission.
Et si votre mission n’est pas intégrée (BW).
Dans ce cas la DSI doit « réactiver l’agent ».
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07266
Infotype "&" pour & inexistant
La mission est en erreur dans le suivi du flux mission avec le message d’erreur «Infotype "&" pour & inexistant»…
Parfois un agent intégré ne possède pas d’infotype de régime d’indemnisation des frais de déplacement. Dans ce cas il est absolument nécessaire de lui en créer un. Cette procédure ne peut être faite que par une personne ayant les droits suffisants (AU de la DSI).
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07267
Compensation carte crédit active. Vers. de dplt ne peut pas
La mission est en erreur dans le suivi du flux mission avec le message d’erreur «Compensation carte crédit active. Vers. de dplt ne peut pas»…
Ce message d’erreur apparaît dans le suivi du flux mission de BW, lorsque l’envoi en suppression de la mission arrive dans BFC après la liquidation de la mission. Dans ce cas, contactez la DSI qui va:
- Régresser le statut de la mission à « demande acceptée – Transféré FI »
- Puis rejouer l’idoc en erreur
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07268
L’idoc en suppression est bien arrivé après la liquidation de
la mission
L’idoc en suppression est bien arrivé après la liquidation de
la mission
Compensation carte crédit active. Vers. de dplt ne peut pas
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07269
Erreurs à la liquidation (BFC)
Action de l’utilisateur Aucune autorisation écriture déplacement Entrée non trouvée dans la table T706V
Action de la DSI ou du labo Labo:
o Impossible d’enregistrer l’adresse TOUSFONDS / N/A / N/A DSI:
o Statut RW non 'doc. enregistré', le déplac. ne peut donc pas
Aucune action (message informatif): Salarié n’est pas actif (mesures) entre & et & (cas d’erreur amené à
disparaître)
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07270
Aucune autorisation écriture déplacement
Je ne peux absolument pas liquider cette mission. Un message bloquant apparaît: «Aucune autorisation écriture déplacement »…
Ce message apparaît car la mission n’est pas au bon statut pour être liquidée (Demande acceptée – Transféré FI).
Si la mission a été intégrée le jour-même, elle arrive au statut « Demande acceptée – A décompter ». Il faut attendre que le batch de nuit passe pour comptabiliser une éventuelle avance et faire passer la mission au statut « Demande acceptée – Transféré FI »
Si la mission est au statut « Demande acceptée – Calculé », le batch de comptabilisation a échoué. Il faut regarder si l’agent possède des coordonnées bancaires pour être transformé automatiquement en fournisseur et être payé.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07271
Entrée non trouvée dans la table T706V
J’essaie de liquider un OM permanent. Un message apparaît: «Entrée non trouvée dans la table T706V»…
Vous créez une mission de type liquidation sur OM permanent et vous avez oublié de renseigner la zone « pays » sur une ou plusieurs des destinations de la mission.
Renseignez correctement la destination.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07272
Impossible d’enregistrer l’adresse TOUSFONDS / N/A / N/A
Je ne peux pas liquider cette mission. Un message apparaît: «L’adresse budgétaire TOUS-FONDS / N/A / N/A ne peut être enregistrée»…
Ce message apparaît dans le cas où la mission a été saisie dans XLAB sans frais et qu’à la liquidation on s’aperçoit qu’en fait elle devait comporter des frais.
Dans ce cas la structure analytique et budgétaire de la mission n’est plus en phase entre les 2 système (pas de commande dans XLAB et une « commande » dans BFC)
Le seul moyen est de demander au Labo de détruire la première mission et d’en créer une autre ayant un montant à rembourser à l’agent strictement supérieur à 0,00 EURO.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07273
Statut RW non 'doc. enregistré', le déplac. ne peut donc pas
Je ne peux pas liquider cette mission. Un message apparaît: «Statut RW non 'doc. enregistré', le déplac. ne peut donc pas»…
Tous les matins, une personne de la DSI débloque le cycle comptable des missions.
En effet un certain nombre de mission sont en erreur pour cause de budget insuffisant.
Toutes les missions prises dans le cycle (c'est-à-dire toutes les missions intégrées et liquidées la veille) sont alors bloquées avec le message que vous avez eu.
La seule solution est de commencer par liquider les missions qui ont été intégrées avant la veille.
Vers 10h vous pouvez être sur que le cycle est débloqué.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07274
Salarié n’est pas actif (mesures) entre & et &
Le message «« Salarié non actif du 01.XX.YYYY au 31.XX.YYYY » (où XX est le n° de mois en cours et YYYY l’année en cours) apparaît dans le gestionnaire des déplacements.
Si sa mission est intégrée (BW), il suffit de cliquer sur « Entrée ». En effet votre mission n’est pas sur la période où l’agent est sorti, toutefois le système vous informe qu’il n’a plus le droit d’effectuer des missions pour le mois en cours.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07275
Autres problèmes: budget / comptabilité analytique
Dans tous ces cas, rapprochez-vous de votre service budget et/ou contrat. Budget annuel dépassé de &2 pour postes de pièce &1 Le programme CB &2 n’existe pas dans le périmètre financier Prog. Budgét. &2 dans pér. Fin. &1 n’est pas valable Elément d’OTP & inexistant
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07276
Les évolutions en cours
24
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07277
Les évolutions en cours
Décision de remboursement:
Dans le cas d’une commande de fonctionnement, l’agent pourra partir vers BFC sans mission
Marché d’hébergement
Dans le cadre d’une mission avec marché d’hébergement, la mission dans BFC comporte automatiquement des retenue sur nuitée à 100%. Les frais de nuitée sont pris en charge dans une commande xlab.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07278
Conclusionet clôture
25
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07279
Procédures particulières à la liquidationMini-quizz !
Peut-on créer un forfait global
dans BFC ?
Les abattements sont t’ils tous
manuels ?
Un OM permanent doit t’il être
comptabilisé / autorisé?
Peut-on créer des missions dont
le schéma est « Déplacement
étranger »?
La catégorie STPE est elle
utilisée pour tous les stages?
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07280
Peut-on créer un forfait global dans BFC ?
Non, Il vient seulement d’XLAB.
Les abattements sont t’ils tous manuels ?
Non, pas pour les déplacement en France et
Stages
Un OM permanent doit t’il être comptabilisé /
autorisé?
Non, jamais.
Peut-on créer des missions « Déplacement
étranger »?
Non, seulement des liquidation sur OM perm
étranger.
La catégorie STPE est elle utilisée pour tous les
stages?
Non, seulement pour les stage premier emploi
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07281
Conclusion et clôture En quelques mots
Des questions, remarques, réactions ?
Pensez à remplir votre fiche d’évaluation :http://www.sg.cnrs.fr/intranetbfc/accompagnement-changement/evaluation-formation/evalformation.asp
La prochaine étape…
• Les réponses que vous attendez…
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07282
Conclusion et clôture Avant de se quitter
Merci de me rendre la feuille de présence signée
Au revoiret à bientôt !
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07283
Annexe Correction des Exercices
26
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07284
Correction des exercices Exercice : la visualisation d’un agent (1/2)
Sélectionnez un à un les infotypes correspondants à chaque donnée que vous souhaitez afficher
Affectation Régime d’indemnisation Coordonnées bancaires Données individuelles Adresses
Cliquez sur le bouton Afficher
Stagiaire 1 : agent n°10Stagiaire 2 : agent n°12Stagiaire 3 : agent n°13Stagiaire 4 : agent n°14Stagiaire 5 : agent n°15Stagiaire 6 : agent n°16Stagiaire 7 : agent n°90034535Stagiaire 8 : agent n° 90034536Stagiaire 9 : agent n°90034538Stagiaire 10 : agent n°90034539Stagiaire 11 : agent n°90034540Stagiaire 12 : agent n°90034541
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07285
Correction des exercices Exercice : la visualisation d’un agent (2/2)
Correction:
Agent 10: 1 adresse, 1 CB Agent 12: 1 adresse, 1 CB Agent 13: 1 adresse, 1 CB Agent 14: 1 adresse, 1 CB Agent 15: 1 adresse, 1 CB Agent 16: 1 adresse, 1 CB Agent 90034535: 2 adresses, 1 CB Agent 90034536: 2 adresses, 1 CB Agent 90034538: 2 adresses, 1 CB Agent 900345339: 2 adresses, 1 CB Agent 90034540: 2 adresses, 1 CB Agent 90034541: 2 adresses, 1 CB
Stagiaire 1 : agent n°10Stagiaire 2 : agent n°12Stagiaire 3 : agent n°13Stagiaire 4 : agent n°14Stagiaire 5 : agent n°15Stagiaire 6 : agent n°16Stagiaire 7 : agent n°90034535Stagiaire 8 : agent n° 90034536Stagiaire 9 : agent n°90034538Stagiaire 10 : agent n°90034539Stagiaire 11 : agent n°90034540Stagiaire 12 : agent n°90034541
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07286
Correction des exercices Exercice : Ajout des coordonnées bancaires
Les données bancaires des agents doivent avoir été modifiées avec succès.
Vérifier l’agent de votre voisin de droite.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07287
Correction des exercices Exercice 1 : liquidation classique d’une mission France
La retenue légale à affecter est:
Le Statut de la mission est:
Le montant de la mission est:
642,20 €
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07288
Correction des exercices Exercice 2 : liquidation classique d’une mission Etranger (1/2)
Dans l’écran Gestionnaire des déplacements professionnels de votre agent, vérifiez le statut de votre mission pour les colonnes Autorisation et Calcul.
La mission doit être au statut Déplacement accepté / A décompter.
Sélectionnez la mission que vous venez de liquider et cliquez sur Afficher.
Contrôlez la bonne exécution des opérations de liquidation (saisie des frais réels …)
Stagiaire 1 : agent n°43030Stagiaire 2 : agent n°43032Stagiaire 3 : agent n°43037Stagiaire 4 : agent n°43040Stagiaire 5 : agent n°43041Stagiaire 6 : agent n°43042Stagiaire 7 : agent n°43044Stagiaire 8 : agent n°43045Stagiaire 9 : agent n°43048Stagiaire 10 : agent n°43049Stagiaire 11 : agent n°43054Stagiaire 12 : agent n°43055
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07289
Correction des exercices Exercice 2 : liquidation classique d’une mission Etranger (2/2)
La catégorie motocyclette a une classe de véhicule:
plus de 125 cm cubes.
Retenues légales :
A l’étranger on parle d’indemnités journalières et non d’indemnités repas et
hébergement différenciées.
Montant de la mission: 1.828,47€
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07290
Correction des exercices Exercice : liquidation forfait global (1/1)
1/ l’utilisateur doit cocher les indemnités journalières sur l’onglet forfait
Les frais sont de 50 € de Taxi et 70 € de taxe d’aéroport.
Lors de la simulation voici le détail des frais:
437,25 € d’indemnités « forfaitaires »
120 € de justificatifs
Total mission aux frais réels : 557,25 €
2/ Le forfait global vaut 500 € pour la 1ère moitié de la salle et 600€ pour les autres.
1ère moitié: 500 € < 557,25 € Il est plus intéressant pour le CNRS de rembourser au forfait.
2ème moitié: 600 € > 557,25 € Il est plus intéressant pour le CNRS de rembourser aux frais réels.
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07291
Correction des exercices Exercice : liquidation d’un ordre de mission permanent (1/3)
Dans l’écran Gestionnaire des déplacements professionnels de votre agent, vérifiez la génération d’une nouvelle ligne portant le même numéro de mission Xlab que celui de l’OM Permanent.
Vérifiez également le statut de cette ligne qui correspond à la liquidation de l’OM Permanent (colonnes Autorisation et Calcul).
La mission doit être au statut Déplacement accepté / A décompter.
Sélectionnez la mission que vous venez de liquider et cliquez sur Afficher.
Contrôlez la bonne exécution des opérations de liquidation (saisie des frais réels …)
Stagiaire 1 : agent n°43130Stagiaire 2 : agent n°43138Stagiaire 3 : agent n°43167Stagiaire 4 : agent n°43565Stagiaire 5 : agent n°43566Stagiaire 6 : agent n°43567Stagiaire 7 : agent n°43569Stagiaire 8 : agent n°43573Stagiaire 9 : agent n°43574Stagiaire 10 : agent n°43575Stagiaire 11 : agent n°43577Stagiaire 12 : agent n°43578
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07292
Correction des exercices Exercice : liquidation d’un ordre de mission permanent (2/3)
1/ Onglet forfait:
2/ Destinations:
3/ Justificatifs:
4/ Le montant total de la mission est: 477,50 €
Support Formation Missions V1.2 – 18/09/07293
Correction des exercices Exercice : liquidation d’un ordre de mission permanent (3/3)
5/ Les statuts doivent être:
Liquidation OM perm intérieur
OM permanent
6/ Régularisation de l’OM permanent (OMPR - 477,50€), le montant final de ce dernier doit être à 2.022,50€.