SOUKROMÁ VYSOKÁ ŠKOLA EKONOMICKÁ ZNOJMO s.r.o.

Bakalářský studijní program: Ekonomika a management

Studijní obor: Ekonomika veřejné správy a sociálních služeb

Systémy pro vedení spisové služby využívané státní

správou v ČR. Analýza stávajícího stavu a vývoje.

BAKALÁŘSKÁ PRÁCE

Autor: Šárka GRUSOVÁ, DiS.

Vedoucí bakalářské práce: Mgr. Milan KŘÁPEK, Ph.D.

Znojmo, 2016

Prohlášení

Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma Systémy pro vedení spisové služby využívané

státní správou v ČR a analýza stávajícího stavu a vývoje vypracovala samostatně pod odborným

vedením Mgr. Milana Křápka, Ph.D., a uvedla v seznamu literatury všechny použité literární

a odborné zdroje.

Ve Znojmě dne 29. 4. 2016 _______________________

Šárka Grusová

Poděkování

Zde bych velmi ráda poděkovala svému vedoucímu Mgr. Milanovi Křápkovi Ph.D. za pomoc

při zpracování bakalářské práce, poskytnuté rady, za odbornou konzultaci a doporučení.

Dále mé poděkování patří rodině a přátelům, kteří mi poskytli podporu při realizaci bakalářské

práce.

Abstrakt

Bakalářská práce se zaměřuje na problematiku systémů pro vedení spisové služby a analýzu

firem jak v České republice, tak i na Slovensku, které poskytují informační systémy pro

spisovou službu. Práce je rozdělena na dvě části, a to část teoretickou a praktickou. Teoretická

část se zabývá legislativou, týkající se tohoto tématu. Dále vymezuje základní pojmy, které jsou

důležité pro obor spisové služby. V další části je popsána definice dokumentu, jeho podoby

a nechybí ani popis životního cyklu dokumentů ve spisové službě. Jedna z kapitol v teoretické

části je věnována e-governmentu v České republice, kde jsou zahrnuty informace o základních

registrech veřejné správy a také o datových schránkách. Praktická část analyzuje obecné kroky,

které jsou potřeba k vytvoření datové schránky, díky které je možné opatřit potřebná data od

organizací státní správy. Další kapitolu tvoří analýza systémů pro vedení spisové služby, které

nabízí firmy v České republice, ale jsou zanalyzovány i firmy na Slovensku. V závěru práce je

uvedeno zhodnocení spisové služby, kdy je vycházeno z vlastních zkušeností, které byly

získány při návštěvách v organizacích, které používají pro oběh dokumentů elektronickou

spisovou službu. A dále je zde navrženo řešení, které spočívá ve vytvoření webové stránky

www.spisovka.org, kde bude zveřejněn seznam veškerých firem v České republice nabízející

informační systémy pro vedení spisové služby a budou zde uvedeny i jejich uživatelé pro

případné kontakty a získání referencí.

Klíčová slova:

Spisová služba, státní správa, informační systém, dokument, spis, analýza informačních

systémů

Abstract

This Bachelor thesis deals with system issues of managing record services and analysis of

companies that provide information systems for record services in Czech Republic and

Slovakia. The thesis is split into theoretical and practical part. Theoretical part describes the

legal issues of this topic and further breaks down basic concepts, important for the record

services sphere. This part also contains the definition of a document, its form and description

of documentation’s life cycle within record services. One chapter is dedicated to e-government

in Czech Republic, including information about basic public administration registry and

databanks. Practical part analyses general steps needed to set up databanks, which then serve to

gain important data from governmental organization. Further chapters analyze systems for

record services management offered by companies in Czech Republic and Slovakia. In the

thesis’s conclusion is an evaluation of record service, based on personal experience from

visiting companies that use electronic record service for cycling documents. A solution is

offered at the end in form of creating a website called www.spisovka.org, where all Czech

Republic’s companies offering systems for record service management will be listed along with

system’s users’ contact information for future reference.

Keywords

Electronic record management system, government, information system, document, file,

analysis of information systems

Obsah

1 Úvod .................................................................................................................................. 10

2 Cíl práce a metodika .......................................................................................................... 12

3 Teoretická část................................................................................................................... 13

3.1 Archivní a spisová služba .......................................................................................... 13

3.1.1 Základní pojmy ................................................................................................... 14

3.2 Vymezení pojmu dokument ....................................................................................... 17

3.2.1 Analogový dokument ......................................................................................... 18

3.2.2 Digitální dokument ............................................................................................. 19

3.2.3 Konverze ............................................................................................................. 20

3.3 Vytváření elektronických dokumentů ........................................................................ 21

3.3.1 Datové formáty ................................................................................................... 21

3.3.2 Uznávaný elektronický podpis ........................................................................... 25

3.3.3 Kvalifikované časové razítko ............................................................................. 26

3.4 E-government v České republice ............................................................................... 26

3.4.1 Základní registry veřejné správy ........................................................................ 27

3.4.2 Datové schránky ................................................................................................. 30

3.5 Životní cyklus dokumentů ve spisové službě ............................................................ 30

3.5.1 Příjem dokumentů .............................................................................................. 31

3.5.2 Evidence dokumentů .......................................................................................... 32

3.5.3 Oběh dokumentů a spisů .................................................................................... 33

3.5.4 Vyřizování dokumentů a tvorba spisů ................................................................ 33

3.5.5 Vytváření a podepisování dokumentů ................................................................ 34

3.5.6 Odesílání dokumentů .......................................................................................... 34

3.5.7 Ukládání dokumentů a spisů .............................................................................. 35

3.6 Shrnutí teoretické části ............................................................................................... 35

4 Praktická část..................................................................................................................... 37

4.1 Analýza spisových služeb ve státní správě ................................................................ 37

4.2 Analýza systémů pro vedení spisové služby od různých firem v ČR ........................ 46

4.3 Analýza systémů pro vedení spisové služby mimo ČR ............................................. 52

4.4 Praktické vlastnosti elektronické spisové služby ....................................................... 53

4.4.1 Snadnější vyhledávání dokumentů napříč organizací ........................................ 53

4.4.2 Čárové kódy na příchozích dokumentech .......................................................... 54

4.4.3 Čárové kódy na vlastních dokumentech ............................................................. 55

4.4.4 Čárové kódy na odchozích obálkách .................................................................. 55

4.4.5 Přebírání příchozích dokumentů uživatelem na podatelně ................................. 56

4.4.6 Napojení datové schránky organizace na spisovou službu ................................. 56

4.4.7 Napojení oficiálního e-mailu organizace na spisovou službu ............................ 57

4.4.8 Elektronické podpisy na dokumenty .................................................................. 58

4.4.9 Předávání dokumentů do spisovny ..................................................................... 58

4.4.10 Jednodušší vyřazování dokumentů ..................................................................... 59

4.4.11 Napojení na centrální registry ............................................................................ 60

4.4.12 Integrace agendových systémů ........................................................................... 60

4.5 Webová aplikace www.spisovka.org ......................................................................... 61

4.6 Budoucí vývoj spisové služby ................................................................................... 62

5 Závěr.................................................................................................................................. 64

6 Seznam použité literatury .................................................................................................. 66

7 Seznam obrázků a grafů .................................................................................................... 69

8 Seznam příloh .................................................................................................................... 70

10

1 Úvod

Tématem této bakalářské práce jsou Systémy pro vedení spisové služby využívané státní

správou v ČR a analýza stávajícího stavu a vývoje. Spisová služba je nedílnou součástí dnešní

doby, kdy nejen na úřadech, ale i v menších firmách roste počet přijatých a odeslaných

dokumentů, které je nutné evidovat. Evidence s narůstajícím počtem jak elektronických, tak

i písemných dokumentů je čím dál těžší a zabírá zaměstnanci, který má tuto práci na starosti

příliš mnoho času. Uživatelé spisové služby budou mít tedy zajištěnou správu dokumentů, jak

analogových, tak elektronických dokumentů a získaný volný čas mohou vynaložit na jinou

potřebnou práci. Správa dokumentu je vedena po celou dobu životního cyklu dokumentu, který

začíná přijetím písemnosti, pokračuje vyhotovením, podepsáním a končí vyřazením a skartací

nebo předáním do archívu. Spisovou správu je tedy možné označit jako kompletní péči

o dokumenty, která je nezbytná pro předání do příslušného archívu.

Základním právním předpisem pro výkon spisové služby je zákon č. 499/2004 Sb.,

o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

Tento zákon byl již několikrát novelizován. Dalšími důležitými právními předpisy, kterými je

nutné se řídit v oblasti spisové služby je vyhláška ministerstva vnitra č. 259/2012 Sb.,

o podrobnostech výkonu spisové služby a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších

předpisů a dále vyhláška ministerstva vnitra č. 645/2004 Sb., kterou jsou provázeny některé

ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění

pozdějších předpisů.

Vlastní práce byla rozdělena na několik kapitol. Začátek práce je věnován archivní a spisové

službě, kdy obsahem je především vysvětlení základních pojmů spjaté s touto problematikou.

Jsou zde například vysvětleny pojmy jako archiválie, číslo jednací, původce, skartační znak

nebo spisový řád. Dále je vysvětleno, co je dokument dle platné legislativy ve spisové službě,

jelikož v praxi je zaznamenáno okolo tisíce definic pro pojem dokument. Je možné se

s dokumentem setkat v trestním řádu, zákoně o účetnictví nebo i v občanském soudním řádu.

V oblasti spisové služby se uživatelé setkávají s analogovými a digitálními dokumenty.

Analogový dokument je ztvárněný na fyzickém nosiči, na kterém je dokument zaznamenaný.

Za digitální dokument lze považovat takový dokument, kdy nosičem je datový soubor nebo

datová zpráva.

11

Část třetí kapitoly popisuje co je to e-government a jak funguje v České republice. Jde tedy

o jakýsi systém propojení veřejné správy s vládou a firmami a je tak možné dosáhnout lepšího

poskytování informací a služeb a zlepšení spolupráce. S tímto okruhem souvisí i základní

registry veřejné správy, které jsou považovány za podstatnou část e-governmentu. V České

republice jsou čtyři základní registry a to registr obyvatel, registr osob, registr územní

identifikace a registr práv a povinností. Podstatnou součástí e-governmentu jsou datové

schránky, které nám zaručují dostupnost různých dat a dokumentů mezi registrovanými

uživateli a třetí stranou. Přes datové schránky mohou být posílány různé žádosti, stížnosti

a dokumenty.

Teoretickou část zakončuje kapitola o životním cyklu dokumentů ve spisové službě. Jsou zde

popsány jednotlivé kroky od vstupu dokumentu do organizace, přes jeho oběh, vyřízení až po

skartaci. Pro efektivnost práce je důležité, aby byly jednotlivé kroky dodržovány.

Praktická část je zaměřena na analýzu spisové služby, kde byly osloveny organizace státní

správy s dotazem, jaký používají software pro vedení elektronické spisové služby a která firma

jim ho dodává. Součástí praktické části je i analýza systémů pro vedení spisové služby od

různých firem v ČR a analýza systémů pro vedení spisové služby na Slovensku. V praktické

části byly využity i mnou získané informace z návštěv v organizacích, ve kterých je zavedena

spisová služba. Informace se týkají vlastností systému, které z mého pohledu ulehčují práci

zaměstnancům na daném úseku v organizaci.

12

2 Cíl práce a metodika

Dílčím cílem této bakalářské práce je získání teoretických poznatků na základě literární rešerše,

kdy budou následně tyto teoretické poznatky využity k vysvětlení základních pojmů týkající se

nejen spisové služby, ale i e-governmentu v České republice či životního cyklu dokumentů.

Hlavním cílem práce je proniknout do problematiky spisové služby a zjistit, jak funguje spisová

služba v reálném prostředí organizace. Další cíl spočívá v získání odpovědí na to, jaký systém

používají dotazované organizace státní správy pro spisovou službu a která firma jej dodává.

Odpovědi bude potřeba získat prostřednictvím datové schránky, která bude zřízena právě na to,

abych i já byla schopna dotaz odeslat skrze datovou schránku. Aby bylo možné dotaz odeslat,

je zapotřebí zajistit kontaktní údaje organizací a to především jejich ID datové schránky. Na

základě obdržených odpovědí bude zpracována analýza, která přinese přehled o firmách, jenž

poskytují informační systémy pro vedení spisové služby především v České republice.

Poslední cíl spočívá v navrhnutí a realizaci webové stránky s adresou www.spisovka.org. Na

této stránce bude zveřejněn seznam organizací využívající spisovou službu, soupis firem, které

nabízejí software pro vedení spisové služby a názvy těchto produktů.

13

3 Teoretická část

V teoretické části práce jsou vysvětleny důležité základní pojmy, týkající se celkového obsahu

práce. Zaměří se na problematiku archivní a spisové služby, v rámci které je objasněno několik

základních pojmů týkajících se tématu bakalářské práce. Dále pojednává o pojmu dokument

a jeho analogové a digitální podobě. Podkapitolu digitálního dokumentu tvoří i datové formáty,

které může mít. Další kapitola se věnuje e-governmentu v České republice. S touto kapitolou

souvisí i základní registry a datové schránky, které jsou zde také zmíněny. V poslední řadě bude

popsán životní cyklus dokumentu.

3.1 Archivní a spisová služba

Pod pojmem archivní služba je možné si představit soubor veškerých činností, zásad a pravidel,

které souvisejí s ochranou, evidencí, přejímáním, soustřeďováním, odborným zpracováním,

ukládáním, zpřístupňováním a využíváním archiválií (Bittner, 1998, s. 9). Dá se říct, že archivní

služba je úzce propojena se službou spisovou, jelikož ta prostřednictvím skartačního řízení

přechází v archivní. Dalším spojením je tzv. archivní dohled nad spisovou službou. Ten je

prováděn prostřednictvím archivu a to pouze ve státní správě, školství, samosprávě, justici

a dalších organizací, které jsou financovány ze státního rozpočtu. Soukromé organizace si

o dohled nad spisovou službou žádají, dle jejich uvážení.

Z hlediska archivní služby se za spisovou službu považuje zajišťování úkonů spojených

s příjmem, evidováním, oběhem, odesíláním, ukládáním a vyřazováním písemností, případně

i jiných dokumentů v kanceláři, úřadě nebo instituci (Kuntová a Kunt, 2002, s. 3).

Základní právní předpis pro spisovou službu je zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové

službě. Dalším předpisem, kterým je nutné se řídit v této oblasti, je vyhláška ministerstva vnitra

č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a dále vyhláška ministerstva vnitra

č. 645/2004 Sb., kterou jsou provázeny některé ustanovení zákona o archivnictví a spisové

službě (Urbanová, c2012).

Jak je uvedeno v zákoně o archivnictví a spisové službě, spisová služba se vykonává písemnou

formou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky (Zákon č. 499/2004 Sb., § 63).

Spisovou službu je tedy možné charakterizovat jako předarchivní péči o dokumenty, kterou ze

zákona musí původci zajišťovat.

14

Podle zákona č. 499/2004 Sb. §63 odstavec 1 spisovou službu vykonávají:

- organizační složky státu,

- ozbrojené síly,

- bezpečnostní sbory,

- státní příspěvkové organizace (financované přímo ze státního rozpočtu),

- státní podniky,

- vysoké školy,

- zdravotní pojišťovny,

- veřejné výzkumné instituce,

- právnické osoby zřízené zákonem,

- kraje,

- hlavní město Praha,

- obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem,

- městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část

hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce

s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti obce se stavebním nebo matričním

úřadem.

Původci vybraní v zákoně, kteří vedou spisovou službu, se označují jako určení původci. Téma

této práce se vztahuje ke státní správě v ČR, takže podle určení původců výše, se v práci

zaměřím na veřejnoprávní původce.

Jak uvádí Bittner (1998, s. 17) zlepšení a vedení spisové služby, jak ve státní správě, tak

i v ostatních organizacích, umožnilo vybudování informačních systémů. S ohledem na to, že

spisová služba pracuje s písemnostmi, informacemi původce a dokumenty, které byly pořízeny

různými technologiemi, není jen souborem pracovních úkonů, ale vystupuje spolu

s organizačními, technickými a finančními prostředky, jako ucelený informační systém.

3.1.1 Základní pojmy

V každé specializované oblasti lidské činnosti se vyskytují termíny, které jsou obecně, nepříliš

známé nebo mohou nabývat jiný význam. V této kapitole budou vysvětleny důležité pojmy

z oblasti spisové služby a jejich význam v tomto oboru.

Agendový informační systém – elektronický systém spisové služby určený ke správě dokumentů

v samostatných evidencích podle právního předpisu upravujícího podrobnosti výkonu spisové

15

služby (NSESSS1, s. 3). Zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech definuje agendový

informační systém jako informační systém veřejné správy, který slouží k výkonu agendy (Zákon

č. 111/2009 Sb., §2 písm. e).

Archiválie – dokument, který se uchovává v archivu a obvykle se jedná o písemnost. Podle

zákona o archivnictví a spisové službě (Zákon č. 499/2004 Sb., § 2) jde o takový záznam, který

byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým,

hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem

vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií; archiváliemi

jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní

sbírkou, které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě

dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním

významem vybrány a vzaty do evidence.

Archiv – instituce, která slouží k ukládání archiválií a péči o ně (Zákon č. 499/2004 Sb., §2

odst. e).

Autenticita – je v kontextu spisové služby vlastnost dokumentů charakterizující jejich originální

původnost a věrohodnost. Autentický dokument je pokládán za pravý, aniž by byla zkoumána

jeho důvěryhodnost (NSESSS, s. 3).

Číslo jednací – tímto číslem se označuje dokument, který byl zaevidovaný v podacím deníku

nebo v elektronickém systému spisové služby (Vyhláška č. 259/2012 Sb., § 11). Číslo jednací

je evidenční znak dokumentu v rámci evidence dokumentů, jehož tvar vychází z požadavků

jiných právních předpisů (NSESSS, s. 3).

Datový balíček SIP (Submission Information Package) – sada metadat entit, popřípadě celých

komponent. Datový balíček SIP je prostředkem pro předávání dokumentů v digitální podobě

anebo metadat dokumentů v analogové podobě do digitálního archivu nebo do elektronické

spisovny určené pro střednědobé uložení dokumentů (NSESSS, s. 3)

Dokument – každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již

v podobě analogové nebo digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci

doručena (Zákon č. 499/2004 Sb., § 2 písm. e). Dokument se obvykle skládá z více částí.

Například z průvodního dopisu a příloh. Dokument může být zaznamenán na jakémkoliv médiu

1 NSESSS – národní standard pro elektronické systémy spisové služby

16

a v jakémkoliv formátu. Dokument musí být trvalý a neměnný. V elektronické spisové službě

může být kompletně zaznamenán pouze digitální dokument. Analogový dokument má

zaznamenány pouze metadata protože dokument v analogové podobě je pevně spjatý se svou

fyzickou podobou na nosiči mimo elektronický systém (NSESSS, s. 5).

Hlavička metadat – část metadat entity (dokument, spis), která zůstane zachována i po zničení

nebo přenosu entity, aby bylo jasné, že daná entita byla v systému spisové služby zpracována

(NSESSS, s. 6).

Jednoznačný identifikátor – identifikátor je s entitou jednoznačně spjatý v metadatech entity ve

spisové službě. Identifikátor je v celém systému jedinečný a nemůže být použit pro více entit.

Jednoznačný identifikátor obsahuje označení původce nebo jeho zkratku ve formě

alfanumerického řetězce. Poměrně často se jednoznačného identifikátoru využívá v čárovém

kódu umístěném na dokumentu pro jednodušší nalezení a identifikaci entity v systému spisové

služby (NSESSS, s. 7).

Elektronický podpis – je vytvořen pro určitá data, který kompenzuje vlastnoruční podpis.

K důvěryhodnosti elektronicky podepsaného dokumentu je využíván digitální certifikát

a certifikační autorita.

Původce – dle zákona o archivnictví a spisové službě (Zákon č. 499/2004 Sb., § 2) je každý,

z jehož činnosti vznikl dokument.

Skartační lhůta – doba, během které musí být dokument uložen u původce (Zákon č. 499/2004

Sb., §2 písm. s). Lhůta je definována v celých letech a počítá se od 1. ledna následujícího roku

od spouštěcí události (Vyhláška č. 259/2012 Sb., §15 odst. 4).

Skartační znak – tímto znakem se označuje dokument, pomocí něhož je dokument posuzován

ve skartačním řízení. Existují 3 skartační znaky.

Skartační znak „A“ je označení pro dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním

řízení vybrán jako archiválie, jež bude trvale uložena v archivu.

Skartační znak „S“ je označení pro dokument bez trvalé hodnoty a po skartačním řízení

bude zničen.

Skartační znak „V“ je označení pro dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen

a bude rozhodnuto, jestli se jedná o dokument se znakem A nebo S.

17

Skartační řízení – proces, během kterého jsou vyřazovány dokumenty s uplynulou skartační

lhůtou a nadále nejsou potřebné pro činnost původce. Dokumenty jsou zpracovány podle

přiřazených skartačních znaků.

Spis – vzniká spojením dokumentů, které patří ke stejnému předmětu (věci). Ke každé věci se

zakládá spis. Každý spis musí být označen spisovou značkou. Spis tvoří zejména podání,

protokoly, záznamy, písemná vyhotovení rozhodnutí a další písemnosti, které se vztahují k dané

věci. Spis musí obsahovat soupis všech svých součástí, včetně příloh, s určením data, kdy byly

do spisu vloženy (Zákon č. 500/2004 Sb., § 17 odst. 1).

Spisový znak – označení, podle kterého se zařazují dokumenty do věcných skupin, aby bylo

možné je v budoucnu vyhledat, uložit nebo vyřadit. Plně určený spisový znak je kompletní

výpis podle spisového plánu organizace prostřednictvím dědění spisových znaků z předchozích

entit v hierarchii (NSESSS, s. 11).

Spisovna – místo určené k uložení dokumentů, k vyhledávání a předkládání dokumentů pro

potřebu určeného původce a k provádění skartačního řízení (Zákon č. 499/2004 Sb., § 2 odst.

s). Dokumenty/spisy jsou do spisovny předány po vyřízení do doby uplynutí jejich skartační

lhůty. Spisovna umožňuje výpůjčky uživatelům s dostatečným oprávněním. Výpůjčky

schvaluje pracovník spisovny na stanovanou dobu, po kterou si uživatel dané dokumenty/spisy

může vypůjčit.

Spisový řád – vnitřní předpis, v němž jsou stanovena pravidla pro zacházení s dokumenty

a skartační řízení. Podle § 66 odst. 1 zákona č.499/2004 Sb. jej vydávají určení původci. Jsou

v něm stanoveny veškeré operace s dokumenty (příjem, třídění, označování, evidence,

rozdělování, vyřizování, oběh, vyhotovování, odepisování, odesílání, ukládání a vyřazování).

Spisový a skartační plán – obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin

s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami (Zákon č. 499/2004

Sb., § 66 odst. 2).

3.2 Vymezení pojmu dokument

Přímou definici dokumentu obsahuje zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě

a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. V tomto zákoně (Zákon

č. 499/2004 Sb., § 2) je stanoveno, že dokumentem se rozumí každá písemná, obrazová, zvuková

nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena

18

původcem nebo byla původci doručena. Ve Sbírce zákonů je však možné narazit na dalších

zhruba 1000 definicí pojmu dokument, jako je tomu například v trestním řádu, občanském

zákoníku, zákoně o účetnictví nebo v občanském soudním řádu. V těchto platných právních

předpisech jsou používány termíny příbuzné, jako například písemnost, datová zpráva nebo

listina. S ohledem na vztah k evropskému právnímu prostoru je zapotřebí se pohlédnout i na

odborný překlad pojmů dokument a záznam. Tedy anglický termín „document“ je přeložen do

českého práva jako záznam a obdobně anglický termín „record“ je přeložen jako dokument

(West, 2005, s. 57).

Dokument se skládá z komponent. Hlavní komponenta je průvodní dopis, žádost, smlouva atd.

a zbylé komponenty jsou přílohy. Přílohy jsou hierarchicky podřízené průvodnímu dopisu.

Součástí dokumentu mohou být i zpodobnění, což jsou třeba překlady a u nich už je obtížné

určit místo v hierarchii. Struktura dokumentu nemusí být tedy vždy striktně hierarchická

(Lechner, 2013, s. 38).

U dokumentu ve spisové službě je důležitá historie dokumentu. Historie se zaznamenává do

transakčního protokolu a je v něm možné dohledat celou historii dokumentu od jeho vzniku,

přes oběh v organizaci, po vyřízení, uložení a skartaci.

Mezi významné atributy dokumentu patří (Lechner, 2013, s. 37–38):

a) informační hodnota – dokument je nositelem informace, která má svou hodnotu,

b) stálost – dokument je neměnný a stálý,

c) jazyk – dokument bývá vyjádřen v určitém jazyce,

d) strukturovanost – dokument mívá vnitřní strukturu, která je závislá na jeho určení,

povaze a okolnostech vzniku,

e) ucelenost – s dokumentem se nakládá jako s jednotkou, jako s celkem, který může být

dělen pouze v rámci určitých procesů zpracování,

f) funkční zabarvení – velmi významným atributem je také funkce dokumentu, která je

určující pro mnoho jeho specifických vlastností.

3.2.1 Analogový dokument

Analogový dokument je ztvárněný na fyzickém nosiči, na kterém je dokument zaznamenaný.

Dnes máme většinou na mysli dokument, který je napsaný na papíře, ale to je jenom

podmnožina analogových dokumentů. Analogový dokument je i umělecké dílo v galerii, nápis

vytesaný do kamene nebo filmový pás. Různé typy analogových nosičů mají různou trvanlivost

19

a stálost. Například text vytesaný do kamene je odolný vůči povětrnostním podmínkám, řadě

chemikálií nebo hrubému fyzickému násilí, takže z pohledu trvanlivosti informace na něm

uložené, je to vhodný nosič. Naproti tomu papír stačí namočit a informace je nenávratně

poškozena. Přesto má papír výhodu v tom, že jeho vytvoření nebo kopie je podstatně jednoduší

než u kamene. Analogové dokumenty je nutné uchovávat v prostředí, které je optimální pro co

nejdelší životnost dokumentu. Ideální jsou prostory se stálou teplotou a nízkou vlhkostí. Nad

dokumenty by neměly vést odpady, které by mohly prasknout a prostor pro uložení by měl být

vybaven práškovými hasicími přístroji, nikoli vodními (Lechner, 2013, s. 15–24).

3.2.2 Digitální dokument

Za digitální dokument lze považovat takový dokument, kdy nosičem je datový soubor nebo

datová zpráva. Digitální dokument má daný formát, který lze takto zpracovat a reprodukovat.

Elektronický dokument není závislý na nosiči a lze zobrazit pouze pomocí technických zařízení

a určitého softwaru. Z důvodu nezávislosti na materiálním nosiči, neexistuje u tohoto typu

dokumentu jedinečný originál. Odlišnost analogových a elektronických dokumentů je možné

shlédnout v jejich zpřístupnění pro naše smyslové snímání. Lechner (2013, s. 42) uvádí jako

příklad analogový dokument, který je zaznamenaný na klasické filmové pásce – tento dokument

je možné si prohlédnout přímo držíc jej ve vlastních rukách, ale pravý obsah si uvědomíme, až

po vložení do promítacího přístroje a sledování promítaného rozpohybovaného obrázku na

plátně.

Elektronický dokument, jenž je zaznamenán na technický nosič dat, nemůže být přečten,

jestliže nepoužijeme k tomu určený přístroj. Zpravidla to bývá počítač, který je vybaven

čtečkou daného nosiče, monitorem na kterém uvidíme digitalizovaný obsah, jehož podobu nám

dekóduje potřebný program.

Elektronické dokumenty nejsou o nic méně skutečné, než dokumenty analogové. Pouze je třeba

porozumět jejich možnostem, adaptovat je a pak již jen těžit z výhod, které skutečné a úplné

využití elektronických dokumentů přináší (Lechner, 2013, s. 43).

V následující tabulce č. 1 je uvedeno srovnání některých vlastností listinných a elektronických

dokumentů.

20

Tab. 1 Srovnání některých vlastností listinných a elektronických dokumentů

Atribut Listinný dokument Elektronický dokument

Čtení - lze přímo napsat na

hmotný nosič

- vytváření pomocí technických

nástrojů

Ochranné prvky - pouze pomocí vlastních

smyslů

- zprostředkovaně pomocí

technických nástrojů

Přístup k originálu - podpis

- úředně ověřený podpis

- pečeť

- razítko

- další ochranné prvky

použité například na

bankovkách

- uznávaný elektronický podpis

- kvalifikovaná elektronická

značka

- elektronické časové razítko

Přístup k ochraně - když chrání originál,

chráním nosič

- když zničím originál, jiný

už nemůže být

- když chráním originál,

chráním data

- když zničím originál, nikdy

nevím, byl-li poslední nebo

jich jsou ještě tisíce kdekoliv

uloženy

Zdroj: Lechner, 2013, s. 43

Digitální dokument je vždy uložen na nějakém paměťovém médiu. Tyto média jsou pevné disky

serverů/pracovních stanic, CD, DVD, USB disky, magnetické pásky, paměťové karty a mnoho

dalších. Každé toto médium je technická komponenta, která se může poškodit, a to jak

opotřebením, tak chybou hardwaru nebo softwaru. Je tedy nutné důsledně dbát na zálohování

všech těchto nosičů digitálních dat. Optimální je automatické zálohování, kdy není zálohování

odkázané na akci uživatele, ale je prováděno automaticky na základě naplánovaných úloh

systému. Pokud uživatelé používají elektronickou spisovou službu, kde jsou uloženy digitální

dokumenty, tak je potřeba, aby se uložené dokumenty pravidelně zálohovaly na další servery,

nejlépe v odloučené lokalitě. Pro případ, že by došlo například k požáru datového centra, kde

by byly servery jak samotné spisové služby, tak servery se zálohou. Potom by mohlo dojít

k nevratné ztrátě všech dat.

3.2.3 Konverze

Digitální dokumenty mohou vznikat přímo v digitální podobě anebo mohou být převedené do

digitální podoby z analogového dokumentu. Při vytvoření skenu dokumentu je potřeba provést

autorizovanou konverzi, kdy je k dokumentu přiložena ověřovací doložka. V doložce je

zaznamenáno, kdo konverzi provedl a že naskenovaný dokument odpovídá originálu. Tuto

konverzi je možné provádět přes portál CzechPoint. Tato konverze se provádí i při převodu

21

digitálního dokumentu na analogový. Dokument vzniklý konverzí, má stejné právní účinky jako

ověřená kopie (Zákon č. 300/2008 Sb. § 22).

Konverze se provádí z několika důvodů (Lechner, 2013, s. 208):

- praktické důvody – další zpracování dokumentu je snadnější v elektronické podobě,

- neschopnost vytvořit přímo digitální dokument – určitý typ zařízení nám tiskne pouze

na papír, ale pro práci je třeba jeho digitální podobu,

- ochrana kulturního dědictví – jedná se o záchranu a zpřístupnění archiválií.

3.3 Vytváření elektronických dokumentů

Jak pro čtení dokumentů, tak i pro vytváření elektronických dokumentů je zapotřebí patřičné

vybavení. V této kapitole budou uvedeny postupy, kterými může elektronický dokument

vzniknout. V zásadě jsou dvě možnosti, jak jej vytvořit. První z nich je, že elektronický

dokument vznikne přímo v elektronické podobě anebo druhá možnost, že elektronickou podobu

získá po převedení z analogové podoby konverzí. Tento proces se nazývá digitalizace (Lechner,

2013, s. 45). Jestliže se během vznikání dokumentu přímo v elektronické podobě využijí různé

textové či tabulkové editory, lze tím ovlivnit kvalitu výsledného dokumentu.

3.3.1 Datové formáty

Datový formát elektronických dokumentů je možné popsat i tak, že jde o deterministickou

specifikaci určující, jak lze vlastnosti elektronických dokumentů převést do lineárního

bajtového toku (Lechner, 2013, s. 46). S rychle rostoucím vývojem technologie se někteří

obávají formátové krize. Cubr (2010, s. 50) mezi tato rizika řadí zastarávání formátu, otázky

otevřenosti dokumentace formátu a podpory formátu. Preferovaným formátem, ve kterém se

ukládají statické textové dokumenty, obrazové dokumenty a statické kombinované dokumenty

je dle vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby (Vyhláška č. 259/2012 Sb., § 23)

Portable Document Format/Archive (PDF/A), dále pro statické dokumenty se připouští formát

Portable Network Graphics (PNG) nebo formát Tagged Image File Format (TIFF) anebo formát

Joint Photographic Experts Group File Interchange Format (JPEG/JFIG).

22

Datový formát PDF

Datový formát vytvořila společnost Adobe Systems v polovině 90. let 20. století a jde

o proprietární formát, který má však otevřenou dokumentaci (Lechner, 2013, s. 49). V praxi je

možné se setkat s několika různými variantami formátu PDF, kdy běžný uživatel tyto různé

verze na první pohled nerozezná. Avšak rozlišují se tím, jaké typy obsahu (obrázky, grafy,

zvukový záznam, text) jsou v nich podporovány. Dle vyhlášky o stanovení podrobností

provádění autorizované konverze dokumentů (Vyhláška č. 193/2009 Sb., § 3) je vhodné

dokumenty ve formátu PDF pro elektronické dokumenty vytvářet PDF ve verzi alespoň 1.4,

protože teprve ta umožňuje integrovat elektronický podpis. V této oblasti se mohou uživatelé

setkat i s formátem PDF/A. Tento formát označuje dokument, který je speciálně upravený pro

dlouhodobou archivaci. Součástí PDF/A jsou i fonty, které jsou použity při zobrazování

dokumentu, takže nedojde k situaci, kdy není možné dokument zobrazit, protože potřebný font

není v počítači nainstalovaný. To se může stát například při pokusu zobrazení dokumentu na

jiném operačním systému, který daný font neobsahuje (Linux vs. MS Windows).

Datové formáty DOC a DOCX

Většina uživatelů, ať v pracovním nasazení nebo v osobním životě potřebovala již někdy něco

sepsat na počítači. A právě Microsoft Word je nejvíce rozšířený textový editor, jehož

výsledkem jsou datové formáty DOC a DOCX. Jak formát DOC, tak i DOCX jsou typy

dokumentů, které se řadí mezi prvotně používané formáty, v nichž jsou elektronické dokumenty

vytvářeny. Ve vyhlášce o užívání a provozování informačního systému datových schránek

(Vyhláška č. 194/2009 Sb., § 4) jsou tyto dva formáty souborů označeny jako povolené. Ale

vyhlášky, které stanoví datové formáty pro archivaci elektronických dokumentů nebo

autorizovanou konverzi dokumentů již uvedené formáty nepřipouští a pro statické textové

dokumenty a statické kombinované textové a obrazové dokumenty vyžadují formát PDF/A, nebo

alespoň PDF (Lechner, 2013, s. 52). Dalším textovým editorem, ve kterém je možné tvořit

a editovat datové formáty DOC a DOCX je LibreOffice Writer.

Datový formát TXT

Elektronický dokument s datovým formátem TXT je pouze textový formát. Po otevření tohoto

dokumentu se zjistí, že jsou zde zaznamenány jen jednotlivé znaky. V historii v oblasti

elektronizace komunikace patřil tento typ mezi prvotní, který akceptovali. Jeho nevýhoda

v tom, že nemá žádnou specifickou vnitřní strukturu a nemůže v sobě obsahovat žádné

23

doplňkové informace (např. o barvě a velikosti písma, způsobu zarovnání odstavců), může být

v některých případech právě naopak výhodou, protože díky tomu nemůže v sobě obsahovat ani

přidaný obsah nebo počítačový program, jež je způsobilý přivodit škodu na informačním

systému nebo na informacích zpracovávaných subjektem elektronický dokument přijímající

(Vyhláška č. 259/2012 Sb., § 2).

Datové formáty XML, ZFO a ISDOC

XML je otevřený datový formát, který je nezávislý na konkrétní platformě nebo technologii.

Jedná se o obecný značkovací jazyk, který byl standardizován konsorciem W3C (stará se

o standardizaci formátů v rámci internetu vývojem protokolů a směrnic pro zajištění rozvoje

webu). Obsahem XML dokumentu jsou XML značky, které zapouzdřují jednotlivé prvky.

Jelikož se jedná o obecný formát je pro konkrétní použití definovat XSD schéma (XML Schema

Definition), které určí, jaké značky se mohou v konkrétním dokumentu vyskytovat a jakých

hodnot mohou nabývat (datové typy). Pro správné strojové zpracování je nutné, aby XML

dokument přesně odpovídal XSD schématu, jinak není dokument validní a není ho možné

korektně zpracovat. Podle vyhlášky 194/2009 Sb. Je XML přípustným formátem datové zprávy

dodané do datové schránky, ale pouze za podmínky, že odpovídá veřejně dostupnému XSD

schématu publikovanému příjemcem datové zprávy (Lechner, 2013, s. 53).

Obrázek číslo 1 popisuje konkrétní XML dokument s informacemi o studentovi. Druhý obrázek

vyjadřuje obecnou strukturu XML dokumentu z obrázku jedna. Podle obecné struktury jde

vytvořit XML soubor k libovolnému studentovi.

Obr. 1 Příklad XML dokumentu

Zdroj: Vlastní zpracování na základě zjištění informací w3schools, c1999–2015

<?xml version=“1.0“ encoding=“UTF-8“?>

<student id=“120072“>

<firstname>Šárka</firstname>

<lastname>Grusová</lastname>

<gender>female</gender>

</student>

24

Obr. 2 XSD schéma XML dokumentu z obrázku 1

Zdroj: Vlastní zpracování na základě zjištění informací w3schools, c1999–2015

XML dokumenty mívají příponu .xml, ale není tak tomu vždy. Používají se i další přípony a to

hlavně proto, aby operační systém mohl rozpoznat, jaký software použít pro otevření daného

souboru v XML formátu. Příkladem takového XML souboru je ZFO, což je formát používaný

jako kontejner zprávy z datové schránky. Pro otevření se používá software Form Filler od

společnosti Software602. Formát ZFO se skládá ze tří částí: datová část, prezentační část

a vrstva zabezpečení. Datová část obsahuje základní informace o formuláři, datové struktuře

a vztazích mezi daty. Nemá vliv na zobrazení formuláře. Prezentační vrstva vychází z definice

XSL-FO, který je rozšířen o další prvky. Přidává zejména definice formulářových polí a celých

sekcí, jejich vlastnosti a chování. Propojuje přes datové vazby formulář s datovou strukturou.

Každý formulář je elektronicky podepsán podle specifikace XML Signature, stejným způsobem

mohou být podepsána i formulářová data (software602, c2009–2012). ZFO soubory jsou

komprimované pro úsporu místa při posílání přes datové schránky, je tam omezená velikost

souboru na 20 MB (Vyhláška č. 194/2009 Sb. §5).

Dalším konkrétním typem XML souboru se ISDOC. Standard definuje následující typy

dokumentů (Isdoc, c2014):

- daňový doklad – souhrnně označuje fakturu, opravný daňový doklad (dobropis),

opravný daňový doklad (vrubopis), zálohovou fakturu (nedaňový zálohový list), daňový

doklad při přijetí platby (daňový zálohový list), opravný daňový doklad při přijetí platby

(dobropis daňového zálohového listu) a zjednodušený daňový doklad,

- neplatební dokument.

<?xml version=“1.0“ encoding=“UTF-8“?>

<xs:schema xmlns:xs=“http://www.w3.org/2001/XMLSchema“>

<xs:element name=“student“>

<xs:complexType>

<xs:sequence>

<xs:element name=“firstname“ type=“xs:string“></xs:element>

<xs:element name=“lastname“ type=“xs:string“></xs:element>

<xs:element name=“gender“ type=“xs:string“></xs:element>

</xs:sequence>

<xs:attribute name=“id“ type=“xs:integer“></xs:attribute>

</xs:complexType>

</xs:element>

</xs:schema>

25

Firmy z oblasti ERP a podnikových systémů se zavázali implementovat tento formát do svých

systémů pro společný postup v oblasti řešení elektronické fakturace v ČR. Dohoda byla

podepsána na Ministerstvu financí ČR dne 16. 10. 2008. Tento formát se používá pro zasílání

dokladů mezi jednotlivými ekonomickými systémy, pro zjednodušení práce s těmito

dokumenty, jak u odesílatele, tak u příjemce. Není potřeba člověka, aby doklady přepisoval do

systému, protože dojde ke strojovému zpracování a doklady jsou do systému načteny

automaticky. To pomáhá k dosažení elektronizace agend. Dokumenty by měly být digitálně

podepsané, aby se dalo ověřit, od koho přišly před strojovým zpracováním v systému.

Existuje samozřejmě i spousta dalších specializovaných definicí souborů založených na XML.

Obecnost XML formátu dovoluje definovat novou specifikaci pro jakýkoliv konkrétní typ

dokumentu.

3.3.2 Uznávaný elektronický podpis

Při používání digitálních dokumentů, je nutné ověřit identitu subjektu, který daný dokument

vytvořil nebo upravil. K tomu slouží elektronický podpis založený na kvalifikovaném

certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb. V České republice

jsou v současnosti tři akreditovaní poskytovatelé certifikačních služeb (Ministerstvo vnitra

České republiky, c2015):

- PostSignum,

- První certifikační autorita,

- eIdentity.

Pokud chce uživatel získat kvalifikovaný certifikát pro podepisování, musí se osobně dostavit

s žádostí o vydání kvalifikovaného certifikátu a průkazem totožnosti na pobočku některého

poskytovatele. Zde bude zaměstnancem poskytovatele ověřena jeho totožnost a bude mu

vystaven certifikát. Tento certifikát musí mít uživatel pouze pod svým držením a nikomu nesmí

sdělovat heslo nebo půjčovat token nutný pro podepisování. Při podepisování uznávaným

elektronickým podpisem platí, že se podepisující osoba seznámila s obsahem dokumentu.

Existuje i uznávaná elektronická značka, která je založena na kvalifikovaném systémovém

certifikátu vydaném kvalifikovaným poskytovatelem certifikačních služeb. Rozdíl je však

v tom že tímto certifikátem se dokument podepisuje za organizaci automatizovaně a nemusí být

seznámen s obsahem dokumentu. Slouží k ověření, že dokument opravdu vznikl v dané

organizaci (Zákon č. 227/2000 Sb., § 11 odst. 4).

26

Elektronický podpis funguje tak, že se z dokumentu vytvoří hash2. Ten se podepíše a tato

informace se přidá k dokumentu. Pokud je dokument změněn, tak hash pro podepsání

neodpovídá a podpis je tedy neplatný. Hash podepisuje program soukromým klíčem uživatele

a veřejným klíčem poté probíhá ověření na druhé straně. Elektronický podpis tedy využívá

asynchronní šifrování, kdy soukromým klíčem se šifruje a veřejným klíčem se dešifruje.

Platnost vydaného certifikátu s klíči je jeden rok, poté je nutné certifikát vystavit nový.

3.3.3 Kvalifikované časové razítko

Jedná se o datovou zprávu přiřazenou k dokumentu, vydanou kvalifikovaným poskytovatelem

certifikačních služeb, jenž ho spojuje s časovým okamžikem a zaručuje, že dokument před

tímto okamžikem existoval. Časové razítko je tedy platné, pokud nebyl dokument po vytvoření

razítka změněn. Kvalifikovaným časovým razítkem lze prodloužit ověřitelnost elektronického

podpisu na dobu delší než jeden rok. Časové razítko má platnost 3 roky, a pokud je potřeba

prodloužit možnost ověření na delší dobu, tak se dokument musí přerazítkovat před vypršením

předchozího razítka.

3.4 E-government v České republice

Pojem e-government není možné přeložit do českého jazyka doslovně. Každý autor, každá

instituce má ten svůj doslovný překlad a proto se pro tento pojem definice liší. Tento pojem lze

chápat jako síť nástrojů, mechanismů a procesů, které jsou závislé na internetu, mobilních

telefonech a ostatních informačních a komunikačních technologiích. Díky tomu pak funguje

propojení veřejné správy s firmami a vládou. A je tak možné dosáhnout lepšího poskytování

informací a služeb a zlepšení spolupráce. Nyní si uvedeme několik definic, které mají stejné

jádro, ale liší se vysvětlením.

Světová Banka definuje eGovernment jako využití informačních technologií (např. rozsáhlých

počítačových sítí, Internetu, mobilních technologií) vládními úřady, takovým způsobem, že

mají schopnost měnit vztahy s občany, firmami a jinými částmi vlády. Tyto technologie můžou

sloužit různým způsobem. Jedná se např. o lepší poskytování veřejných služeb občanům,

zlepšení spolupráce vlády se soukromým sektorem, posílení možností občanů získat přístup

k informacím nebo efektivnější řízení vlády, díky menším možnostem korupčního chování,

2 Hash – funkce, která slouží k převodu vstupních dat do malého čísla.

27

zvýšené transparentnosti, vyššími příjmy anebo nižšími náklady tohoto aparátu (West, 2005,

s. 8).

I Lidinský má svoji teorii pro e-government - eGovernment je využívání informačních

technologií veřejnými institucemi pro zajištění výměny informací s občany, soukromými

organizacemi a jinými veřejnými institucemi za účelem zvyšování efektivity vnitřního fungování

a poskytování rychlých, dostupných a kvalitních informačních služeb (Lidinský et al., 2008,

s. 7).

Dle Ministerstva vnitra České republiky myšlenkou tzv. eGovernmentu je správa věcí veřejných

za využití moderních elektronických nástrojů, díky kterým bude veřejná správa k občanům

přátelštější, dostupnější, efektivnější, rychlejší a levnější (Ministerstvo vnitra České republiky,

c2015).

Jak píše Mates a Smejkal, realizace e-governmentu je nikdy nekončící proces. Stále se budou

objevovat nové funkce, kde může být uplatňován, a také prostředky, jimiž bude realizován.

Právo asi jen sotva může předcházet jeho regulaci a vždy ji bude dohánět (Mates a Smejkal,

2012, s. 47).

3.4.1 Základní registry veřejné správy

Základní registry veřejné správy jsou považovány za podstatnou část e-governmentu České

republiky. Základním právním předpisem, který upravuje tuto problematiku je zákon

č. 111/2009 Sb., o základních registrech, jenž stanovuje čtyři základní registry. Těmi jsou:

základní registr obyvatel (dále jen registr obyvatel), základní registr právnických osob,

podnikajících fyzických osob a orgánů veřejné moci (dále jen registr osob), základní registr

územní identifikace, adres a nemovitostí (dále jen registr územní identifikace) a poslední

základní registr agend orgánů veřejné moci a některých práv a povinností (dále jen registr práv

a povinností) (Zákon č. 111/2009 Sb., § 3). Referenční údaje v základních registrech jsou

právně závazné a jsou pravidelně aktualizovány. Přístupy k základním registrům se

zaznamenávají, takže není nutné mít obavy o naše osobní údaje. K těmto údajům se mohou

dostat pouze ti, kteří mají zákonné opatření. Základní registry jako jeden ze základních pilířů

eGovernmentu bez problémů fungují od roku 2012. Díky nim se zrychlila a zjednodušila řada

agend a občané a firmy získali důkladnou kontrolu nad tím, kdo, kdy a proč využívá naše osobní

údaje (Ministerstvo vnitra České republiky, c2015). Obrázek níže vystihuje hlavní myšlenku

při zavádění základních registrů a to takovou, že úřady nebudou obíhat lidé, ale dokumenty.

28

Obr. 3 Obíhat budou dokumenty, ne lidé

Zdroj: Český statistický úřad, c2012

Registr obyvatel

Správcem registru obyvatel je Ministerstvo vnitra České republiky. Tento registr si vede

referenční údaje - příjmení, jméno, datum narození a úmrtí, státní občanství, čísla elektronicky

čitelných identifikačních dokladů nebo údaj o tom, zda má daná přístup k datové schránce

o všech fyzických osobách v ČR. Fyzickými osobami jsou myšleni: všichni občané ČR, cizinci

s povolením k pobytu v ČR, cizinci, kterým byl na území ČR udělen azyl a jiné fyzické osoby,

o kterých daný právní předpis určí, že mají být uvedeny v registru obyvatel (Správa základních

registrů, c2010–2015).

Zavedením registru obyvatel vzniklo i několik přínosů jak pro občany, tak pro úředníky.

Občané tak nepřijdou o svůj komfort a nemusí trávit většinu času na úřadě. Jestliže si občan

potřebuje vyřídit žádost, může očekávat zkrácený proces během vyřizování. Pokud má občan

29

zřízenou datovou schránku a změní se mu referenční údaj, bude mu bezplatně zaslán výpis při

každé jeho změně. Úředníci mohou zaznamenat přínosy jako: usnadnění jejich činnosti

v souvislosti se získáváním a ověřováním údajů občanů, již nebudou muset váhat nad správností

osobních údajů o občanech, nebude docházet k duplicitám a bude zajištěna jedinečnost

referenčních údajů v Registru obyvatel (Správa základních registrů, c2010–2015).

Registr osob

Registr osob je spravován Českým statistickým úřadem a obsahuje základní identifikační údaje

o subjektech, které mají identifikační číslo osoby a o jejich provozovnách a statutárních

zástupcích (Ministerstvo vnitra České republiky, c2015). Registr osob přiděluje všem osobám

zapsaným v tomto registru identifikátor, o jehož žádost požádal editor. Tento identifikátor se

nazývá identifikační číslo osoby. Editoři jsou oprávněni provádět veškeré zápisy do registru

osob a dále mají povinnost zapisovat a pravidelně aktualizovat referenční údaje. Hlavní zdroje

dat: obchodní rejstřík, rejstřík živnostenského podnikání a dále informační systémy nebo

evidence vybraných ministerstev a ústředních orgány státní správy, profesní komory, obce,

kraje nebo veterinární správa (Správa základních registrů, c2010–2015).

Registr územní identifikace

O správu registru územní identifikace se stará Český úřad zeměměřický a katastrální. Tento

registr vede nereferenční údaje a to jako jediný ze všech registrů. Nereferenčními údaji jsou

označovány tzv. technickoekonomické atributy budovy, kterými jsou např.: podlahová plocha

v m2, počet bytů u stavebního objektu s byty, obestavěný prostor v m3, způsob vytápění či

připojení na rozvod, vodovod nebo kanalizační síť (Zákon č. 111/2009 Sb., § 35). Obecně

registr územní identifikace byl vytvořen k evidenci údajů týkající se územních prvků, územních

evidenčních jednotek, adresách a také k vedení údajů o účelových územních prvcích. Jednotlivé

prvky jsou zobrazovány na mapách státního mapového díla a digitálních mapách veřejné

správy (Správa základních registrů, c2010–2015).

Registr práv a povinností

Registr práv a povinností obsahuje údaje o vykonávaných agendách a údaje o oprávněních

k přístupu k údajům v ostatních registrech (Ministerstvo vnitra České republiky, c2015).

V praxi to znamená, že pokud se kdokoliv a kdykoliv bude snažit získat nebo změnit údaj

z registru, systém toto zhodnotí a posoudí, zda změnu či získání údajů povolí a také zjistí, jestli

na to má z hlediska zákona právo.

30

3.4.2 Datové schránky

Dle zákona č. 300/2008 Sb. § 2, je datová schránka zřizována a spravována Ministerstvem

vnitra a jde o elektronické úložiště, které slouží k doručování orgány veřejné moci, k provádění

úkonů vůči orgánům veřejné moci a k dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících osob

a právnických osob. Jelikož jsou datové schránky využívány k doručování úředních

dokumentů, je důležité, aby byly důkladně zabezpečeny proti neoprávněnému vstupu. Nikdo si

nesmí plést datové schránky s e-mailem. Datová schránka uživatelům zaručuje dostupnost

informací (data, dokumenty) mezi registrovanými uživateli a třetí stranou. Přes datové schránky

mohou být posílány různé žádosti, stížnosti a dokumenty. Tedy takové dokumenty, které je

možné převést z papírové podoby do digitální a naopak. Zprávy jsou v datové schránce uloženy

pouze krátkodobě (90 dnů), pro účely zabezpečené komunikace (Mates a Smejkal, 2012, s. 169).

Datovou schránku je možné zřídit bezplatně. K identifikaci schránky slouží identifikátor.

Identifikátor není zaměnitelný s žádným jiným, který je využíván orgány veřejné moci (Zákon

č. 300/2008 Sb. § 21). Datová schránka může být zřízena ze zákona nebo na základě žádosti.

Ze zákona jsou datové schránky zřízeny orgánům veřejné moci, právnickým osobám zapsaným

v obchodním rejstříku, právnickým osobám zřízeným na základě zákona, advokátům, daňovým

poradcům, insolvenčním správcům, organizačním složkám podniků zahraničních právnických

osob zapsaných v obchodním rejstříku. Na základě žádosti mohou být datové schránky zřízeny

fyzické osobě, fyzické osobě – podnikateli, právnické osobě, která není zapsána v obchodním

rejstříku a orgánům veřejné moci v případech, kdy zřízení datové schránky slouží pro podřízené

organizace (Zákon č. 300/2008 Sb. § 3–6).

3.5 Životní cyklus dokumentů ve spisové službě

Tato kapitola se podrobněji zaměří na životní cyklus dokumentů ve spisové službě. Budou

probrány jednotlivé kroky od vstupu dokumentu do organizace až po skartačního řízení. Je

nutné dodržovat jednotlivé kroky, aby všichni byli schopni efektivně pracovat s dokumenty.

Hlavně vyhledávání dokumentů, protože to je v praxi poměrně častý problém. Je vycházeno

především z vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a Národního

standardu pro elektronické systémy spisové služby. V podkapitolách vztahující se k životnímu

cyklu dokumentů, se předpokládá, že je k dispozici funkční elektronická spisová služba, která

splňuje veškeré požadavky podle platné legislativy.

31

3.5.1 Příjem dokumentů

Hlavním místem pro příjem dokumentů v organizaci je podatelna. Organizace může mít

podatelen více (např. pro budovy v různých lokalitách). Případně specializované podatelny pro

příjem speciálních dokumentů (rozměrná umělecká díla). Ideálně by tedy všechny příchozí

dokumenty měly projít přes podatelnu. Veřejnoprávní původce však nemůže odmítnout převzít

dokument i mimo podatelnu. Potom je povinností přebírající osoby donést dokument na

podatelnu, nebo sám provede řádné zaevidování dokumentu do spisové služby se všemi

náležitostmi. Tato osoba musí mít v systému spisové služby přístup do modulu pro zaevidování

příchozího dokumentu.

První úkon co se musí při evidenci dokumentu udělat, je ověření, že dokument skutečně patří

organizaci. Pokud je na zásilce špatná adresa, tak ji původce odmítne převzít. Pokud se zjistí

později, že dokument nepatří původci, tak se tento problém vyřeší až v procesu vyřizování.

Příjem u původce by měl být nastaven tak, aby byl dokument co nejrychleji zaevidován

a zpracován a předán na útvar nebo osobu, která zodpovídá za vyřízení daného dokumentu.

Příjem dokumentu může být fyzickým podáním, kterým může být přijat analogový dokument

nebo digitální dokument na fyzickém digitálním nosiči. Na fyzických zásilkách je potřeba

zkontrolovat zda nemají poškozený obal a případně to ihned reklamovat přepravci. Zásilky,

které jsou adresované konkrétní osobě na prvním místě, se na podatelně nerozbalují, stejně jako

tajné dokumenty (např. veřejné zakázky) a jsou předány konkrétní osobě k další identifikaci.

Pokud se zásilka smí rozbalit, je zkontrolováno, zda je úplná a čitelná. Pokud je dokument

nečitelný je potřeba to zanést do spisové služby a informovat o této skutečnosti odesilatele.

Pokud je dokument na digitálním nosiči, tak je tento dokument nahrán do systému spisové

služby. Program by měl sám ověřit, že dokument je ve formátu přijímaným původcem

a neobsahuje škodlivý kód, který by mohl poškodit systém. Technický nosič typicky nezůstává

součástí podání. Pokud předávající osoba požaduje potvrzení předání, vytiskne mu podatelna

k dokumentu protokol o předání a potvrdí ho podacím razítkem s přesným datem a časem.

(Kunt a Lechner, 2015, s. 89–93)

Příjem dokumentu je možné i přes elektronickou komunikaci, tedy e-mailovou komunikaci

půdovce nebo jeho datovou schránku. Systém spisové služby je napojený přímo na datovou

schránku původce a oficiální e-mail podatelny. Datové zprávy z těchto kanálů jsou tedy

automaticky načteny v systému a jsou nad nimi provedeny kroky ověření přijímaného datového

32

formátu dokumentu a test na obsah škodlivého kódu. Pokud obsahuje škodlivý kód nebo

nepodporovaný datový formát, vyrozumí systém odesilatele. Zde je také nutné zkontrolovat,

jestli je dokument opravdu určen původci a pokud ne, tak informovat odesilatele. Dále systém

vyhodnotí elektronické podpisy a časová razítka dokumentu a uloží k dokumentu protokol

o ověření s datem a časem ověření a s jakým výsledkem ověření dopadlo. V protokolu ověření

musí být zaznamenáno minimálně: název akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb,

na jaké období byl certifikát vydán, jméno a firma držitele certifikátu a výsledek, datum a čas

ověření. (Kunt a Lechner, 2015, s. 93–99)

Příjem dokumentu může být podán i hlasovou komunikací nebo ústně. Podání může být učiněno

i ústně do protokolu. Při podání vzniká nový dokument. Pokud podatel po zapsání dokument

vlastnoručně podepíše, tak je s dokumentem nakládáno, jako by ho podal osobně. Dokument

často vzniká na jednáních mimo podatelnu. Je však nutné ho zaevidovat do spisové služby přes

podatelnu nebo ho uživatel zaeviduje sám jako příchozí dokument. K příjmu ústního podání

může dojít i po telefonu, tady ale není možný vlastnoruční podpis. Je tedy nutné, aby byl

podepsaný dokument doručený původci do pěti dnů. (Kunt a Lechner, 2015, s. 102–112)

3.5.2 Evidence dokumentů

Evidence dokumentů v elektronické spisové službě zajišťuje sledování dokumentu během

životního cyklu u původce. Ve spisové službě jsou evidovány dokumenty vzniklé z činnosti

původce a dokumenty doručené původci.

U doručených dokumentů se provede ve spisové službě kontrola dokumentů a jejich třídění. Je

u nich rozhodnuto, zda podléhají evidenci nebo ne. Poté jsou dokumenty označeny

a zaevidovány. Označení dokumentu je jednoznačné spárování dokumentu se záznamem ve

spisové službě. Označení dokumentu se provede buď, opsáním jednoznačného identifikátoru

na dokument nebo nalepením čárového kódu, který reprezentuje jednoznačný identifikátor. Po

zaevidování jsou dokumenty předávány na organizační jednotky a osoby, které mají dané

dokumenty vyřizovat. Dále je sledován ve spisové službě oběh dokumentu, až do skartačního

řízení. U dokumentu vzniklého u původce se postupuje tak, že se vytvoří záznam ve spisové

službě a následně se k němu vytvoří samotný dokument. Ve spisové službě je potom možné

vytvořený dokument nechat schválit nebo podepsat od dalších osob. To platí jak pro analogový,

tak digitální dokument. Pokud se jedná o analogový dokument, tak se ve spisové službě evidují

pouze metadata o oběhu dokumentů. U dokumentu digitálního je u záznamu uložený i samotný

33

schválený a podepsaný dokument. Když je dokument vytvářen přímo ze spisové služby, tak už

se na něj automaticky zapíše jednoznačný identifikátor a další metadata ze záznamu ve spisové

službě. (Kunt a Lechner, 2015, s. 114–116)

U všech dokumentů se musí zaevidovat množství dokumentu. To je počet stran dokumentu

a počet listinných příloh a počet stran jednotlivých příloh. U nelistinných příloh se eviduje počet

a typ příloh (např. 2x DVD). Dále se při evidenci do spisové služby zadává odesilatel, datum

a čas přijetí, stručný obsah dokumentu, informace zda jde o analogový nebo digitální dokument,

identifikaci dokumentu v evidenci odesilatele. (Kunt a Lechner, 2015, s.117–119)

3.5.3 Oběh dokumentů a spisů

Základní vlastností spisové služby je sledovat oběh dokumentu od jeho vzniku až po skartační

řízení. Podle vyhlášky č. 259/2012 Sb. § 12 je úkolem spisové služby zajistit sledování

veškerých úkonů s dokumentem a musí u nich být uloženo, která osoba a kdy daný úkon

provedla. Tyto data se ukládají do transakčního protokolu dokumentu/spisu ve spisové službě

a je možné si jej kdykoliv v systému zobrazit, případně vytisknout, a zjistit jaké operace nad

ním byly provedeny a kdy a kdo je provedl. Do transakčního protokolu se ukládají i informace

o zobrazení dokumentu uživatelem, takže se dá zpětně dohledat, kdo do dokumentu nahlížel.

U digitálních dokumentů obíhá se záznamem i samotný dokument. U analogového dokumentu

obíhají ve spisové službě pouze metadata a ty zaznamenávají oběh fyzického dokumentu.

U analogového dokumentu ve velké míře záleží na disciplinovanosti zaměstnanců, aby oběh

zaznamenali i do spisové služby. Zaznamenání oběhu analogového dokumentu lze usnadnit

třeba čárovými kódy na dokumentu, kdy uživatel načte čtečkou čárový kód a systém mu

vyhledá patřičný záznam a uživatel poznačí, jakou operaci s dokumentem provedl. (Kunt

a Lechner, 2015, s. 147–149)

3.5.4 Vyřizování dokumentů a tvorba spisů

Základem spisové služby je vyřizování dokumentů. Vyřízení provádí zpracovatel, což je osoba

zodpovědná za přípravu odpovědi. Podkladem pro vyřízení je podání externím subjektem,

přidělený dokument vzniklý uvnitř organizace původce a zpracovatelem zaznamenaná

informace. Podkladem může být stížnost, podnět, žádost o poskytnutí informací atd.

Zpracovatel má ve vnitřní směrnici definované lhůty pro vyřízení. Spisová služba se mu to

pokouší ulehčit tím, že má v sobě nastavené lhůty pro vyřízení pro různé typy dokumentu

a zpracovatele upozorní na konec termínu. Zpracovateli může být dokument předán k vyřízení,

34

k vyjádření, ke zpracování stanoviska nebo k vzetí na vědomí. Veškeré tyto akce jsou

u dokumentu uložené, pokud byly provedeny. Zpracovatel musí mít takové znalosti, informace

a prostředky, aby mohl přidělený dokument vyřídit. Musí mít tedy přístup do ostatních

informačních systémů původce, pokud jsou v nich data pro správné vyhodnocení dokumentu.

Při vyřizování se zakládá spis, do kterého se vkládá iniciální dokument, další dokumenty k dané

věci a odpovědi na iniciální dokument. Zákon č. 499/2004 Sb. § 65 říká, že všechny dokumenty

týkající se téže věci se spojí ve spis. Jako poslední se do spisu vkládá stejnopis vyřizujícího

dokumentu. Každý spis musí mít jednoznačný identifikátor v systému. Ve spisu mohou být jak

analogové dokumenty, tak digitální dokumenty (Kunt a Lechner, 2015, s. 154–159).

3.5.5 Vytváření a podepisování dokumentů

Hlavním způsobem vyřízení je vytvoření jiného dokumentu, který musí být vložený do stejného

spisu, jako dokument na který se odpovídá. Dokument může být vyhotoven jako analogový.

Potom musí být vytvořen ve dvou kopiích, které se před odesláním obě fyzicky podepíší,

a jedna kopie se odešle a druhá se ponechá založená ve spisu u původce, aby se dalo zjistit, co

bylo odesláno a šlo pak se spisem provádět skartační řízení. Kdyby tam dokument chyběl, tak

by při skartačním řízení nastaly komplikace. Pokud je tvořen digitální dokument, tak se vloží

do spisové služby (nebo se tam ideálně přímo vytvoří) a předá se na odsouhlasení a elektronický

podpis. Všechny elektronické podpisy by měly být provedeny uznávaných elektronickým

podpisem. Nejlépe je ještě připojit otisk kvalifikovaného časového razítka, aby bylo

prokazatelné, kdy byl daný dokument podepsán. Za každé kvalifikované časové razítko se

ovšem musí platit, takže razítkovat všechny dokumenty je finančně náročnější. (Kunt

a Lechner, 2015, s. 173–178)

3.5.6 Odesílání dokumentů

Ten, kdo s dokumenty pracuje, je může odesílat fyzicky jako zásilky nebo elektronicky

v podobě zpráv. Každé odeslání musí jít přes výpravnu. Většinou se jedná o stejné pracoviště

jako podatelna. Fyzické zásilky pracovník donese na výpravnu, předtím však musí ve spisové

službě vytvořit vypravení dokumentu, ve kterém určí, komu má být zásilka nebo zpráva

odeslána a jakým typem odeslání (českou poštou doporučeně, českou poštou obyčejně, do

vlastních rukou nebo i kurýrem). Pokud se odesílá digitální dokument, tak před odesláním musí

být převedený do výstupního formátu. Když je dokument i podepsaný tak se do výstupního

formátu musí převést před podpisem a razítkem, protože pozdější převod by vedl ke zneplatnění

35

podpisu a razítka. Na výpravně se jim ve spisové službě zobrazují záznamy vypravení, ale

nevidí konkrétní dokumenty, takže zde nedojde k nechtěnému úniku informací. Pokud se

neshoduje typ vypravení ve spisové službě s fyzickou zásilkou, tak jej výpravna vrátí zpět

uživateli, který ji vytvořil. Pokud je vše v pořádku, tak výpravna po kontrole záznamy vypraví.

U analogových dokumentů posílaných přes Českou poštu, je nutné mít vytvořený poštovní

podací arch. Bez toho, pošta dané zásilky nepřijme. Program generuje tento arch automaticky

na základě vypravených a ještě neposlaných zásilek. Zaměstnanec může dokument předat

i osobně, pokud si pro něj například někdo přijde k němu do kanceláře. Je ale nutné, aby

vytvořil vypravení typu osobního předání a zaznamenal do spisové služby datum a čas předání.

(Kunt a Lechner, 2015, s. 183–190)

3.5.7 Ukládání dokumentů a spisů

Po skončení aktivního života spisu nebo dokumentu se přesouvají do spisovny, kde čekají na

skartační řízení. Hlavním důvodem je, aby se spisy a dokumenty nehromadily v příručních

registraturách v kancelářích. Po předání do spisovny je samozřejmě možné dokumenty a spisy

si znovu vypůjčit, pokud se daná věc opět otevřela. Před předáním do spisovny musí být každý

dokument vyřízený a každý spis uzavřený. Předání se provádí přímo v systému spisové služby,

kde se předávají záznamy i s digitálními dokumenty, které musí být převedené do výstupních

formátů. Analogové dokumenty a spisy se předávají roztříděné v archivačních jednotkách

(nejčastěji krabice). Před předáním musí být zkontrolována kompletnost spisů a každému spisu

musí být přiřazen spisový znak, který určuje, jak dlouhá je skartační lhůta a jaký je skartační

znak. Předáním do spisovny začíná od 1. ledna příštího roku běžet skartační lhůta. (Kunt

a Lechner, 2015, s. 196–205)

3.6 Shrnutí teoretické části

V teoretické části práce byly definovány pojmy, které se týkají předarchivní péče o dokumenty.

Bylo uvedeno, které subjekty musí spisovou službu vést. Subjekty mohou spisovou službu vést

papírově nebo elektronicky. Praktická část bakalářské práce bude zaměřena na elektronicky

vedenou spisovou službu, kterou vedou úřady státní správy. Jedna z kapitol teoretické části

specifikovala dokument, jako základní entitu, která je nezbytná pro praktickou část. Důležitým

prvkem pro vedení spisové služby je dokument. V praxi jsou používány dva typy dokumentů

a to analogový a digitální dokument. S oběma typy se bude pracovat i v konkrétních případech

spisových služeb ve státní správě. U dokumentů se teoretická část zaměřila na konverzi

36

dokumentů a podepisování dokumentů. Rozsáhlou kapitolu tvoří životní cyklus dokumentu

z teoretického pohledu, tedy od jeho vytvoření nebo přijetí do organizace, přes zpracování,

řazení do spisů, vyřízení, uložení do spisovny, až po skartaci. Dále byly popsány základní

registry, které jsou v elektronické spisové službě na úřadech státní správy využívány pro

získávání informací o protistraně, se kterou úřady komunikují. Odborné literatury k tomuto

tématu je dostatek. A to především legislativy, jakožto zákonů a vyhlášek, které se váží

k archivnictví a spisové službě. O něco méně už je odborné literatury od autorů, kteří se

zabývají dlouhodobě problematikou archivnictví a spisové služby.

37

4 Praktická část

4.1 Analýza spisových služeb ve státní správě

Cílem práce je zmapovat používaný software pro spisovou službu ve státní správě. Organizace

státní správy, které budou osloveny, byly zjištěny ze stránek Portálu veřejné správy.

Pro získání dat je využit zákon č. 106/1999 o přístupu k informacím a přes datovou schránku

budou osloveny všechny organizace. Dotaz vůči těmto organizacím se bude vztahovat na to,

jaký používají software pro vedení spisové služby a která firma jim ho dodává. Jako první krok

bylo nutné vytvořit seznam organizací a k nim zajistit čísla jejich datových schránek. Příklad

seznamu ministerstev v České republice můžete vidět na obrázku č. 4. Další část bylo nutné

vyřídit na poště, na které mají CzechPoint a zažádat o vytvoření datové schránky fyzické osoby

na mé jméno. V tomto případě byla žádost podána na poště ve Znojmě na Horním náměstí. Na

poště po přiřazení správné žádosti byla tato žádost vyplněna. Za tři dny přišlo potvrzení

z ministerstva vnitra, že datová schránka byla vytvořena. Podání žádosti i vytvoření datové

schránky je bezplatné.

Obr. 4 Seznam organizací – ministerstev a jejich ID datových schránek

Zdroj: vlastní zpracování

38

Jakmile byla datová schránka vytvořena, bylo započato posílání datové zprávy organizacím

státní správy podle vytvořeného seznamu. Všem organizacím byla posílaná stejná zpráva

(dokument) ve formátu PDF, jejíž ukázka je v příloze práce. Podle zákona o poskytování

informací musel dokument obsahovat následující údaje: jméno, příjmení, datum narození

a adresu místa trvalého pobytu. Dále dle vlastního uvážení byly do žádosti uvedeny kontakty

ve formě telefonu, e-mailu a ID datové schránky. Pro posílání a následné zpracování odpovědí

byl využit program Datovka 4 od sdružení CZ.NIC. Bez tohoto programu by bylo zpracování

takového velkého množství zpráv problém. Datové schránky poskytují pouze webové rozhraní

a tam je operace odesílání pracnější a delší na provedení. Zprávy z datové schránky jsou po

devadesáti dnech mazány a Datovka 4 zajistí uložení starších zpráv na pevný disk počítače.

Zprávy byly odesílány každé organizaci zvlášť. Jelikož všichni příjemci jsou orgány veřejné

moci, tak je odeslání na jejich datovou schránku zdarma. Podle zákona mohou organizace za

zpracování odpovědi požadovat finanční náhradu. Protože byla požadována jednoduchá

odpověď a to odpověď pouze na používaný software a firmu, která ho dodala, tak v drtivé

většině případů žádnou finanční kompenzaci nechtěli. Ale našla se i výjimka a město Hodonín

požadovalo uhrazení 10 Kč na jejich bankovní účet za zpracování a odeslání odpovědi. Tím, že

jsou odpovědi odesílány přes datovou schránku organizace, je možné ušetřit nejen čas, ale

i peníze. Ovšem u některých to tak neplatí. Jako příklad je možné uvést Kancelář Senátu České

republiky, kdy ředitelka odboru vnějších vztahů a služeb odpověděla sice správně přes datovou

schránku, ale o několik dní později, ta stejná odpověď přišla doporučeným dopisem. Posílat ten

stejný dokument, akorát v tištěné podobě je zbytečné, stejně jako zaplacených 50 Kč za

doporučený dopis výhradně do rukou adresáta.

Příchozí odpovědi od organizací byly zpracovány v programu Datovka 4. Přijaté zprávy byly

ve formátu PDF nebo Word dokument. Poskytnuté informace od různých městských úřadů,

ministerstev, finančních úřadů apod. byly uloženy do vytvořeného seznamu organizací státní

správy. Jak vypadal doplněný seznam u ministerstev v České republice, můžete vidět na

obrázku č. 5. Všechny příchozí dokumenty byly uloženy do struktury složek pro případné

pozdější použití. Přestože má státní správa povinnost komunikovat přes datové schránky, pokud

ji má zřízenou i žadatel, tak se i přesto našlo přibližně 15% odpovědí, které byly zaslány do e-

mailu. Jedna odpověď byla sdělena telefonicky. Odpovědi, které byly odeslány e-mailem,

nebyly jenom od menších měst, kde by se to dalo akceptovat. Ale e-mailem přišly i odpovědi

ze čtyř ministerstev, kde by s datovými schránkami měli pracovat běžně. Všechny orgány, které

odpověděly e-mailem, je možné shlédnout v tabulce č. 2.

39

Obr. 5 Seznam ministerstev doplněný o získané informace

Zdroj: vlastní zpracování

Tab. 2 Seznam organizací, které odpověděly na dotaz přes e-mail

Organizace používající spisovou službu Spisová služba + její dodavatel

Město Slaný IS Radnice VERA – VERA, spol. s r.o.

Město Stříbro AthenA – PilsCom, s.r.o.

Město Uničov GINIS – GORDIC, spol. s r.o.

Energetický regulační úřad Zakázková spisová služba

Město Jilemnice GINIS – GORDIC, spol. s r.o.

Statutární město Plzeň e-Spis – ICZ, a.s.

Město Benešov GINIS – GORDIC, spol. s r.o.

Město Bystřice nad Pernštejnem GINIS – GORDIC, spol. s r.o.

Městská část Brno-Líšeň e-Spis – ICZ, a.s.

Městská část Brno-Vinohrady e-Spis – ICZ, a.s.

Státní úřad pro jadernou bezpečnost Zakázková spisová služba

Město Hustopeče GINIS – GORDIC, spol. s r.o.

Hasičský záchranný sbor Zlínského kraje GINIS – GORDIC, spol. s r.o.

Město Břeclav GINIS – GORDIC, spol. s r.o.

Město Litoměřice MUNIS – TRIADA, spol. s r.o.

Město Rokycany AthenA – PilsCom, s.r.o.

Město Kutná Hora Spisová služba – GEOVAP, spol. s r.o.

Město Moravský Krumlov GINIS – GORDIC, spol. s r.o.

Město Moravské Budějovice GINIS – GORDIC, spol. s r.o.

Justiční akademie ACTA – GRADUAL SYSTEMS, s.r.o.

Město Roudnice nad Labem GINIS – GORDIC, spol. s r.o.

Kancelář poslanecké sněmovny EED – M-COM, s.r.o.

Městská část Brno-Černovice e-Spis – ICZ, a.s.

Statutární město Chomutov e-Spis – ICZ, a.s.

40

Městská část Brno-Komín e-Spis – ICZ, a.s.

Město Podbořany Elisa – CNS, a.s.

Město Frenštát pod Radhoštěm IS Radnice VERA - VERA, spol. s r.o.

Město Jeseník Spisová služba – GEOVAP, spol. s r.o.

Ministerstvo pro místní rozvoj ARSYS – S&T CZ, s.r.o.

Ministerstvo spravedlnosti ACTA – GRADUAL SYSTEMS, s.r.o.

Ministerstvo práce a sociálních věcí ARSYS – S&T CZ, s.r.o.

Ministerstvo dopravy ACTA – GRADUAL SYSTEMS, s.r.o.

Zdroj: vlastní zpracování

Z dat o organizacích, které poslaly odpověď e-mailem, je zřejmé, že ani použití

nejrozšířenějších systémů spisové služby, jako je například GINIS a přístup k základním

registrům pro orgány veřejné moci nezaručuje to, že budou odpovědi poslány datovou

schránkou. Nehledě na to, že tímto porušují zákon.

Další zpracování mnou získaných dat bude do formy webové aplikace, kterou bude dělat

programátor podle mého zadání. Webová aplikace bude zobrazovat data podle různých kritérií

a bude moci posloužit organizacím, které chtějí změnit spisovou službu nebo pro nově vzniklé

organizace. V aplikaci zjistí, které organizace používají jakou spisovou službu a případně je

může zájemce kontaktovat pro poskytnutí referencí. Další možností je, že si zobrazí firmy, které

poskytují software pro spisovou službu a mohou je oslovit s žádostí o prezentaci nebo cenovou

nabídku.

Počet organizací, které byly osloveny, přesáhl hranici dvou stovek. Ke dni 25. 4. 2016 bylo

osloveno 229 organizací. Dotaz skrze datovou schránku byl zaslán nejen ministerstvům, ale

také krajským úřadům, ústředním orgánům státní správy, hasičským záchranným sborům

i obcím s rozšířenou působností, kdy tyto obce byly rozděleny podle krajů. Systém zpracování

tabulek je možné vidět v příloze II–VI. Pro příklad byl vybrán seznam ministerstev, krajských

úřadů, ústředních orgánů státní správy, seznam obcí s rozšířenou působností v Jihomoravském

kraji a jako poslední seznam statutárních měst. Po obdržení odpovědí od již zmíněných

organizací, byly tyto informace do tabulky zapsány a dle nich byl ke každému seznamu

vytvořen graf. K vytvoření grafu byly ze seznamu použity názvy spisových služeb, které jsou

uvedeny v legendě grafu, a dalším použitým prvkem byl počet organizací využívající konkrétní

informační systém pro vedení spisové služby. Z grafu číslo 1, který byl vytvořen podle

odpovědí ministerstev, jasně vyplívá, že nejvyužívanějším systém pro vedení spisové služby je

GINIS, který nabízí firma GORDIC, spol. s r.o. Tento software používá například ministerstvo

obrany, ministerstvo průmyslu nebo ministerstvo vnitra. Ministerstvo zahraničních věcí

a ministerstvo životního prostředí se rozhodlo pro využívání systému IBM Lotus Notes.

41

Graf 1 Přehled systémů pro spisovou službu využívaných na ministerstvech

Zdroj: vlastní zpracování na základě získaných informací od ministerstev

Graf číslo 2 je o něco obsáhlejší než předešlý graf. Tento vychází z odpovědí obdržených od

několika ústředních orgánů státní správy. Odpověď byla přijata například od Drážního úřadu,

Českého báňského úřadu, České národní banky, Justiční akademie nebo i Kanceláře Senátu

České republiky. Zodpovědná osoba odpovídající za Kancelář Senátu České republiky sice

odpověděla, ale nepřeje si zveřejnění informací. Analýzou u těchto orgánů státní správy bylo

také zjištěno, že Česká inspekce životního prostředí, Česká rozvojová agentura a Kancelář

finančního arbitra nevede spisovou službu, i když by ji vést v elektronické podobě měly.

A který software pro vedení spisové služby je nejvíce používaný u těchto organizací? Opět

vyhrává firma GORDIC, spol. s.r.o. a její program pro spisovou službu s názvem GINIS. Tento

program je využíván Úřadem pro mezinárodněprávní ochranu dětí, Kanceláří veřejného

ochránce práv nebo Českým telekomunikačním úřadem. Druhým nejvíce užívaným softwarem

je e-Spis, který dodává firma ICZ, a.s. a je možné se s ním setkat při práci na Českém báňském

úřadu, Správě státních hmotných rezerv nebo v České národní bance.

13%

20%

34%

13%

13%

7%ARSYS

IBM Lotus Notes

GINIS

ACTA

Spisová služba EPD

Vyvinutý SW DMS

42

Graf 2 Přehled softwarů, které využívají ústřední orgány státní správy

Zdroj: vlastní zpracování na základě získaných informací od ústředních orgánů státní správy

Pro potřebné informace k analýze spisových služeb ve státní správě bylo osloveno všech čtrnáct

krajských úřadů, jakožto i hlavní město Praha. Jak je možné vidět v grafu číslo 3, na krajských

úřadech pracují se čtyřmi různými informačními systémy pro vedení spisové služby. Nejméně

používaným systémem je e-Spis, od firmy ICZ, a.s. Klientem této firmy je jen jeden krajský

úřad a to Krajský úřad Středočeského kraje. Krajský úřad Karlovarského kraje a Plzeňského

kraje využívá systém AthenA od firmy PilsCom, s.r.o. Na Krajském úřadě Královehradeckého

kraje a Krajském úřadě Ústeckého kraje pracují se systémem EZOP, který nabízí společnost

SoftHouse, s.r.o. Ani u třetího grafu tomu není jinak a první příčku si stále udržuje systém

GINIS, který je využíván zbylými devíti krajskými úřady.

5%

33%

5%11%

17%

5%

6%

6%

6%6%

Podací deník ePED

GINIS

Systém průmyslových práv

SyPPabcSuite

e-Spis

SSL zhotovený pro

potřeby SÚJBSpisová služba SPI 8NS

EED - Elektronická

evidence dokumentůACTA

AthenA

43

Graf 3 Přehled systémů pro vedení spisové služby na krajských úřadech

Zdroj: vlastní zpracování na základě získaných odpovědí od krajských úřadů

Seznam, který je ke zhlédnutí v přílohách pod číslem IV, tvoří souhrn informací obdržených od

šestnácti obcí s rozšířenou působností Jihomoravského kraje. Po vytvoření grafu číslo 4, který

byl zkompletován podle potřebných dat, je zřetelné, že i obce s rozšířenou působností

v Jihomoravském kraji využívají pro vedení spisové služby především systém GINIS. Mezi

uživatele tohoto systému se řadí například města Vyškov, Břeclav, Blansko i město Znojmo.

Novinkou je zde systém IS Radnice Vera, který poskytuje společnost VERA, spol. s r.o. Tento

program je využíván městy Bučovice, Slavkov u Brna a Šlapanice. Po jednom klientu u obcí

s rozšířenou působností v Jihomoravském kraji si může připsat firma SoftHouse, s.r.o. a její

program EZOP se kterým pracují ve městě Židlochovice a firma ICZ, a.s. s programem pro

vedení spisové služby e-Spis, jehož uživatelem je Statutární město Brno, které tento statut

získalo v roce 1990.

65%14%

14%

7%

GINIS

AthenA

EZOP

e-Spis

44

Graf 4 Přehled systémů pro spisovou službu využívaných v obcích s rozšířenou působností

v Jihomoravském kraji

Zdroj: vlastní zpracování na základě získaných informací od výše zmíněných obcí

Grafické zpracování systémů, které jsou využívány pro vedení spisové služby ve státní správě,

znázorňuje graf číslo 5, který je zaměřen na přehled systémů u statutárních měst České

republiky. Pomocí dotazování přes datové zprávy se podařily získat odpovědi od dvaceti

statutárních měst. Při analýze systémů spisových služeb využívané těmito městy nevyšel

překvapivě jako vítěz systém GINIS. První místo nejvyužívanějšího systému obsadil program

e-Spis, jehož dodavatelem je společnost ICZ, a.s. Uživateli systému e-Spis jsou tato statutární

města: Brno, Hradec Králové, Chomutov, Liberec, Most, Plzeň a Olomouc. Města jako

Jablonec nad Nisou, Pardubice nebo Prostějov pro vedení spisové služby používají systém

GINIS. Zastoupen je v tomto seznamu i informační systém EZOP od firmy SoftHouse, s.r.o. ve

městech Havířov, Jihlava a Kladno. Pouze dvě statutární města se rozhodla využívat systém

Spisová služba. Těmito městy jsou Přerov a Zlín a systém jim dodává společnost GEOVAP,

s.r.o.

65%

23%

6%6%

GINIS

IS Radnice VERA

EZOP

e-Spis

45

Graf 5 Přehled systémů pro spisovou službu využívaných statutárními městy ČR

Zdroj: vlastní zpracování základě získaných odpovědí od některých statutárních měst ČR

Poslední šestý graf znázorňuje souhrnné informace o nejpoužívanějších informačních

systémech pro vedení spisové služby v České republice. Podklady k vytvoření grafu byly

nejprve zpracovány na webové stránce www.spisovka.org. a to z přijatých odpovědí od

veškerých dotazovaných organizací a orgánů státní správy k datu 25. 4. 2016. K tomuto datu

jich bylo na webové stránce zpracováno přesných 220. Do grafu bylo zadáno prvních sedm

nejčastěji uváděných systémů. Softwarů pro spisovou službu je nabízeno samozřejmě více, ale

počet jejich uživatelů není tak vysoký, jak u prvních sedmi uváděných, a proto jsou v grafu

uvedeny jako „ostatní“. Celkově zjištěných spisových služeb je 20.

37%

21%

16%

16%

5%

5%

e-Spis

GINIS

EZOP

Spisová služba

AthenA

Elisa

Elektronická evidence

dokumentů

46

Graf 6 Souhrnný přehled informačních systému pro vedení spisové služby v ČR

Zdroj: vlastní zpracování na základě zjištěných informací

4.2 Analýza systémů pro vedení spisové služby od různých firem v ČR

CNS, a.s.

Společnost CNS vyvíjí software dle přání zákazníků a dále nabízí prodej a servis výpočetní

techniky. Cílem společnosti CNS a. s., která má sídlo v Mělníku, je nejenom uspokojit potřeby

zákazníka, ale uspokojit tyto potřeby tak, aby výsledek činnosti byl zároveň doporučením pro

další objednávky (CNS, c2015–2016). Na trhu nabízejí systém pro spisovou službu pod názvem

ELISA. Samozřejmostí je, že systém není v rozporu s platnou legislativou České republiky ani

s národním standardem pro elektronické systémy spisové služby. Software ELISA je určen

k monitorování písemností v organizaci a to od počátku jejich přijetí na podatelnu, přes

zpracování (zařazení do spisu, sledování lhůt na vyřízení), až po archivaci písemností a skartaci.

Organizace, které tento systém využívají, mají větší přehled o dokumentech, které u nich

obíhají. Systém jim však napomůže i s rychlejším předáváním a vyřizováním dokumentů nebo

jim ulehčí práci od ručního zapisování do knih, kde se eviduje přijatá a odeslaná pošta. Vědí,

kdo dokument převzal, kde je uložen, zda už je vyřízen nebo už byl přesunut do archívu. Pro

své zákazníky se snaží firma CNS tento systém neustále vyvíjet.

38%

13%9%

9%

7%

7%

4%

13%GINIS

IS Radnice VERA

Spisová služba

e-Spis

EZOP

AthenA

Elisa

ostatní

47

Informační systém ELISA využívá dle analýzy, která je součástí této práce například město

Česká Lípa a Nové Město nad Metují.

GEOVAP, spol. s r.o.

Firma GEOVAP sídlí v Pardubicích a od počátku svého vzniku se firma orientuje na vývoj

systému, který je používán nejen v oblastech agend veřejné správy, ale i při zpracovávání

grafických dat. Pro veřejnou správu nabízí systém pod názvem Spisová služba, pomocí které

zajišťuje správný oběh dokumentů. Software Spisová služba zajišťuje zákazníkovi souhrnné

řešení při evidenci elektronických dokumentů a dále i při jeho oběhu a ukládání. Pokrývá celý

životní cyklus dokumentů:

vznik/příjem,

uložení v důvěryhodném úložišti,

příprava výstupů a odesílání,

tvorba spisu a vyřizování,

uložení do spisovny,

odeslání do digitálního archívu (GEOVAP, c2011–2016).

Software Spisová služba je používán v městech: Jeseník, Karviná, Litomyšl, Prachatice, Přerov,

Moravská Třebová, Soběslav, Tanvald, Třinec Vysoké Mýto, Zlín a v několika dalších.

GORDIC, spol. s r.o.

Tato společnost je významným českým tvůrcem, ale i dodavatelem informačních systémů, jejíž

centrálu je možné najít v Jihlavě. Firma se zabývá tvorbou a dodávkou softwaru s celkovou

uživatelskou podporou, jak pro oblast státní správy, samosprávy, tak i bankovnictví. GORDIC

spol. s. r. o. nabízí několik informačních systémů. Mezi ně patří: Ginis® - nejrozšířenější

informační systém ve veřejné správě, Eiger – špičkový systém pro správu platebních karet,

Ginis®+, což je inteligentní nadstavba informačního systému Ginis® a Gloud – cloudové

řešení pro přístup k datům odkudkoliv (GORDIC, c2016). Pro oblast problematiky systémů

spisové služby používané ve veřejné správě je důležitý systém Ginis®. Informační software

Ginis® je jedním z nejrozšířenějších systémů, který je využíván ve veřejné správě. Je využíván

ve větších i menších organizacích – od kanceláře prezidenta republiky, krajské úřady až po

menší obce. V současnosti usnadňuje práci více než 6 000 klientů (GORDIC, c2016). Jestliže

obce či krajské úřady využívají tento systém, tak je to proto, že: Ginis® je bezpečný systém,

48

který sjednocuje jednotlivé agendy a také systémově podporuje strategické rozhodování. Tento

systém je tedy vhodný i pro digitální archivy, spisovny a úložiště. V tomto oboru je využíván

k střednědobému i dlouhodobému uložení digitálních i analogových dokumentů podle

standardů NSESS a OAIS3, s důrazem na zajištění jejich dostupnosti, čitelnosti a autenticity

(GORDIC, c2016). V archivech je používán především k tomu, aby veškeré dokumenty byly

dlouhodobě dostupné, čitelné a poskytuje jim i jistotu o pravosti uložených dokumentů. Systém

je vyhovující i z toho důvodu, že vyhovuje veškeré legislativě i standardu, který byl pro

elektronické systémy spisové služby vytvořen.

GINIS je nejvíce využívaný informační systém v oblasti státní správy. Jeho uživatelem je:

ministerstvo kultury, ministerstvo obrany, ministerstvo vnitra, ministerstvo zdravotnictví,

Česká školní inspekce, Český telekomunikační úřad, Úřad pro mezinárodněprávní ochranu dětí,

Úřad pro ochranu hospodářské soutěže, Kancelář veřejného ochránce práv, Krajský úřad

Jihočeského kraje, Krajský úřad Jihomoravského kraje, Krajský úřad Olomouckého kraje,

město Břeclav, hlavní město Praha, město Písek, město Znojmo a několik desítek dalších

organizací státní správy.

ICZ, a.s.

Cílem této pražské společnosti je, aby firma pro své zákazníky především partnerem, který jim

pomáhá s efektivitou jejich podnikání, nikoliv pouhým dodavatelem služeb a systémů.

Produkty a služby, které nabízí, přizpůsobí požadavkům a potřebám podnikání, pro které jsou

určeny. Pro řešení správy, řízení a ukládání dokumentů ve veřejné správě byl vytvořen software

e-Spis, který pokrývá činnosti spojené s výkonem spisové služby v celém rozsahu a je vhodný

jak pro organizace se dvěma pracovníky, tak i se dvěma tisíci (ICZ, c2016). Prostřednictvím

eSpisu je snadné spojení se zařízením u třetích stran. Jako každá firma, i společnost ICZ

k tomuto systému spisové služby nabízí školení uživatelů, konzultační služby i zákaznickou

podporu. Přínosem pro uživatele e-Spisu je to, že systém nabízí možnost přístupu k dokumentům

prostřednictvím internetového portálu (ICZ, c2016).

Analýzou bylo zjištěno, že systém pro elektronickou evidenci spisové služby s názvem e-Spis

je využíván mimo jiné i Českým báňským úřadem, Českou národní bankou, Krajským úřadem

3 OAIS – Open Archival Information System

49

Středočeského kraje, městem Olomouc, městem Český Krumlov a Správou státních hmotných

rezerv a mnoha dalšími.

S&T CZ, s.r.o.

Společnost S&T CZ sídlící v Praze navrhuje, provozuje a dodává řešení IT infrastruktury,

podnikové infomační systémy a poskytuje služby a servis v oblasti informačních technologií

(S&T CZ, c2016). Odborníci pracující v této společnosti vytvořili pro systém spisové služby

software ARSYS. Hlavním úkolem tohoto programu je registrace pošty (balíků, CD nosičů

atd.), která přichází do podatelny. O tomto příchodu pošty vytvoří elektronický záznam, který

obsahuje stručné informace o zásilce a odesílateli. Tyto záznamy se dále označí jako přijaté

a systémem jim je přiděleno číslo jednací. Všechny pohyby, které se stanou od přijetí zásilky

přes uložení do spisovny a odeslání do archívu jsou registrovány, jak jinak než elektronicky.

Systém ARSYS lze přizpůsobit konkrétním uživatelským požadavkům díky jeho modulární

koncepci a Administračním funkcím, pomocí kterých lze průběžně přizpůsobovat celý systém

dynamickým změnám uživatelské organizace (S&T CZ, c2016).

Prozatím bylo zjištěno, že program ARSYS je využíván dvěma ministerstvy a to ministerstvem

pro místní rozvoj a ministerstvem práce a sociálních věcí.

SoftHouse, s.r.o.

Společnost SoftHouse je česká firma, která se zabývá oblastí evidence dokumentů a s tím

související i oběh dokumentů. Evidence je spojena s ukládáním elektronických dokumentů

s možností využití elektronického podpisu (SoftHouse, c2016). Pro vedení elektronické spisové

služby nabízejí informační systém EZOP. Systém EZOP zabezpečí hladký průběh vedení

spisové služby. Tento software funguje na základě toho, že pomáhá klientům v organizacích se

zařazením dokumentů, které do organizace přišly nebo u nich vznikly. Asi jako každá firma,

i společnost SoftHouse a jejich systém EZOP splňuje legislativní požadavky platných zákonů

a norem, které se týkají elektronické evidence písemností. Hlavním úkolem tohoto

informačního systému je především vedení a přehled písemností, které byly organizací přijaty

od externích firem a i písemností, které vznikly v dané organizaci. Systém také zajistí oběh

písemností a spisů, sleduje celý životní cyklus písemností a usnadní uživatelům i práci spojenou

s tiskem poštovních podacích archů. EZOP nijak nezasahuje do organizační struktury, která je

ve firmě zavedena. Na přání klientů je možné program přizpůsobit k jejich potřebám. To vše

nabízí firma SoftHouse, která má sídlo v Plzni.

50

Informační systém EZOP využívá například Krajský úřad Královehradeckého kraje, Krajský

úřad Ústeckého kraje, město Havířov, město Hranice, město Žamberk a město Židlochovice.

PilsCom, s.r.o.

V Plzni je možné najít další firmu, která poskytuje software pro vedení elektronické spisové

služby. Společnost PilsCom se od počátku svého vzniku zaměřuje na využívání výpočetní

techniky a na vývoj informačních systémů. V současné době se nejvíce věnují vývoji

informačních systémů pro státní správu. Nevynechávají však ani systémy pro soukromé nebo

finanční společnosti. Hlavními oblastmi zejména jsou:

a) kompletní spisová služba obohacené o mnohé variabilní moduly (možnost skenování

nebo užití čárových kódů pro usnadnění práce),

b) elektronické podatelny a datové schránky,

c) digitalizace dokumentů nejen pro digitální archiv (PilsCom, c1998–2016).

Pro vedení elektronické spisové služby společnost implementovala informační systém

s názvem AthenA. Jestliže nějaká společnost tento program využívá, může si být jistá, že

splňuje zákonné požadavky a že díky tomuto programu poroste její produktivita. Úkolem tohoto

informačního systému není nic jiného, než poskytnutí evidence při práci s dokumenty od jejich

počátku, kdy jsou přijaty do firmy až po skartaci nebo postoupení do státního archivu. Dále

AthenA obsahuje řešení pro archivaci spisů a dokumentů, jejich skartaci, uchování vizuální

podoby dokumentů a jejich verzování, zastupování, funkci asistentů a sekretářek manažerů,

interní sdělení, tisk obálek, sběrné archy a mnoho dalších (PilsCom, c1998–2016).

Systém AthenA se rozhodli využívat mimo jiné i Krajský úřad Karlovarského kraje, město

Karlovy Vary, město Kraslice, město Rokycany a Nejvyšší kontrolní úřad.

VERA, spol. s r.o.

Firma VERA, spol. s r.o. se od dob svého vzniku zaměřuje na vývoj a následnou implementaci

informačních systémů pro orgány veřejné správy. Jde o pražskou firmu, která má i několik

poboček rozmístěných po České republice, například v Brně, Ostravě, v Olomouci, ale

i v Pardubicích. Jako ostatní firmy nabízející tyto služby, tak i zákazníci této společnosti získají

nejen informační systém, ale i kompletní podporu a zaškolení. Informační systém, díky kterému

má firma ucházející postavení na trhu se nazývá VERA Radnice. Software je využívaný

především městskými úřady a magistráty. VERA Radnice je systém, jehož hlavní přínos

51

spočívá ve snadné komunikaci s občanem a poskytuje komfort pro každého uživatele, který

vyřídí většinu své práce v jedné aplikaci. V současné době je další výhodou i to, že každý může

využívat moderní technologii a komunikovat tak s úřady pohodlně z domova či kanceláře

a obíhají za nás pouze dokumenty. Zároveň zastřešuje všechny procesy, které na úřadě

probíhají. Jedná se o jediný nástroj, který zajišťuje:

přehlednou správu financí a majetku,

vedení správních agend,

vedení samosprávných agend,

efektivní řízení interních procesů (VERA, c2016)

VERA Radnice uživatelům poskytuje možnost pracovat jak s analogovými, tak s digitálními

dokumenty a dále jim umožňuje vybrané dokumenty opatřit elektronickým podpisem,

popřípadě dokumenty označit časovým razítkem.

Pro systém VERA Radnice se přiklonilo při své práci město Aš, město Beroun, město Bruntál,

město Otrokovice, město Slavkov u Brna, město Šlapanice, město Varnsdorf, město Vimperk

a město Železný Brod a několik dalších organizací.

"5P", s.r.o.

Jednou z dalších pražských společností, která se zabývá vývojem a implementací informačních

systémů je "5P". K této práci se vztahuje systém pro elektronickou spisovou službu a je

poskytován především organizacím státní správy. Pro evidenci písemností, jak přijatých do

organizace, tak i vzniklé v organizaci byl firmou vyvinut informační systém spisové služby

EPD. Spisová služba EPD zajišťuje "krevní oběh" úřadů a s ním svázané procesy. Kromě

základních procesů zajišťuje např. vypravení písemnosti, zpracování připomínkového řízení,

zpracování elektronických podání, kontrolu plnění úkolů, napojení na datové schránky,

důvěryhodné datové úložiště (5P, c2016). Soukromá korespondence, časopisy ani noviny

nejsou systémem evidovány a podobným písemnostem se nepřiděluje ani číslo jednací.

Informační software EPD je v současné době využíván ministerstvem financí a ministerstvem

školství, mládeže a tělovýchovy.

52

4.3 Analýza systémů pro vedení spisové služby mimo ČR

SLOVENSKO

Na Slovensku pro spisovou službu používají pojem správa registratúry. Základním právním

předpisem pro tuto oblast je zákon č. 395/2002 o archívoch a registratúrach a o doplnení

niektorých zákonov. Tento zákon upravuje nejen práva a povinnosti původce registratúry, ale

i registratúrny pořádek a plán a zabývá se i úpravou správy registratúry jinou osobou. Část této

praktické části je však zaměřena na firmy, které poskytují informační systémy pro vedení

registratúr ve veřejné správě.

DIMANO, a.s.

Hlavním cílem slovenské firmy DIMANO je spokojenost klienta a proto se snaží vyhovět

veškerým jeho požadavkům. Požadavky klientů jsou vyřízeny v co nejkratší době. Po přijetí

požadavku společnost klientovi doporučí takový systém, aby mu vyhovoval ve všech směrech,

a samozřejmostí je otestování systému před uvedením do provozu. Komplexní řešení pro správu

registratúry implementovala společnost software s názvem NUNTIO®. Tento informační

systém navede klienta na postup při přijímání a odesílání fyzických i elektronických záznamů,

pomůže při dodržování zákonných lhůt, archivaci a vyřazovacím procesu záznamů (DIMANO,

c2016). Využívání tohoto systému uživatelům zavede pořádek v dokumentech a zaměstnancům

poskytne možnost přístupu k elektronickým podobám dokumentů, přičemž originál je uložený

v registratúre zodpovědné osoby. Tento úkon je možné označit jako prevenci před ztrátou

originálu. Informační systém NUNTIO® byl vytvořen jako řešení pro správu informací,

dokumentů a interních procesů.

Systém NUNTIO® využívá Ministerstvo kultury Slovenské republiky.

Emelix, s.r.o.

V přístupu k zákazníkovi mají jasnou představu – chtějí jim nabídnout více, než jen informační

systém. Společnost Emelix poskytuje kompletní, dlouhodobé služby v oblasti zpracování

informací a bezpečnosti dat. Klient, který využije jejich informační systém, získá nejen

originální softwarové řešení, ale i poradenské služby a servis výpočetní techniky. Služby jsou

poskytovány od malých firem, přes velké až po různá ministerstva nebo úřady. Z několika

informačních systémů, které firma nabízí, je pro nás nejdůležitější systém EPOS. Epos klientům

poskytuje evidenci doporučené a odeslané pošty a správu registratúry dle požadavků

53

legislativních norem (Emelix, c2016). A co mohou klienti od tohoto programu očekávat? Už

nemusí běhat po chodbách od kanceláře ke kanceláři a předávat si dokumenty, ale stačí je poslat

přes aplikaci k tomu určenou. Dále obdrží přehledné tiskové i grafické výstupy a vynaloží méně

pracovního času na evidenci doporučené i odeslané pošty a interních dokumentů.

4.4 Praktické vlastnosti elektronické spisové služby

Tato kapitola popisuje praktické příklady použití spisové služby, které byly získány při mých

návštěvách v organizacích, které používají pro oběh dokumentů elektronickou spisovou službu.

Na referenčních návštěvách mne doprovázeli zaměstnanci VUT v Brně, kteří aktuálně vybírají

novou spisovou službu. Návštěvy proběhly na Jihomoravském kraji (GINIS - GORDIC),

Západočeské univerzitě v Plzni (e-Spis - ICZ), VZP (e-Spis - ICZ) a na Nejvyšším kontrolním

úřadě (AthenA - PilsCom). Bylo možné vidět přímo v praxi, jak se dané spisové služby

používají a co organizaci přináší. I když všechno nejsou orgány státní správy, tak se jedná

o plnohodnotné implementace spisových služeb, včetně integrací na interní agendové systémy.

Jedná se o konkrétní případy používané v organizacích, které z mého pohledu přispívají

k rychlejšímu vyřízení dokumentů a ulehčují práci uživatelům. To co se zdá jako ulehčení mě,

ale nutně nemusí vypadat jako ulehčení pro zaměstnance organizace, kteří jsou zajetí ve

stereotypu a pořád budou tvrdit, že vedení papírového podacího deníku a přidělování čísel

jednacích z tohoto deníku je snadnější a kratší než zapsání do elektronického systému spisové

služby.

4.4.1 Snadnější vyhledávání dokumentů napříč organizací

Pokud organizace nemá elektronickou spisovou službu, tak je hledání dokumentů v organizaci

problém. Každé oddělení nebo zaměstnanec si bez spisové služby musí vést vlastní evidenci,

což dělají buď v papírových knihách pošty, případně v excelových tabulkách. Pokud je však

zapotřebí vyhledat nějaký dokument napříč organizací, tak nezbude nic jiného, než oslovovat

oddělení a zaměstnance, aby se podívali do svých záznamů a pokusili se dokument najít. Podle

zkušeností organizací, které byly mnou navštíveny při referenčních návštěvách, tak se dříve

stávalo, že nenašli až 40 % dokumentů. Problém nastával i v případě, že zaměstnanec, který si

evidenci vedl například v excelových tabulkách, odešel z organizace, ale svou evidenci nikomu

nepředal.

Elektronická spisová služba tento problém značně eliminuje, protože jsou všechny dokumenty

založeny ve spisové službě a lze tak vyhledávat nad metadaty, které jsou u dokumentů uvedené.

54

Vyhledávaní se ve spisové službě řídí přístupovými právy, takže zaměstnanec může například

vyhledávat pouze na svém oddělení. Ale existují oddělení, které mívají přístup na dokumenty

celé organizace. Typicky jsou to podatelny a sekretariáty. Samozřejmě hodně záleží na kvalitě

zadaných metadat. Tady je potřeba mít řádně proškolené zaměstnance a mít správně definované

interní metodiky, které přesně definují procesy, jak s dokumenty pracovat. Nejlepší je mít

pracovníka, který pravidelně kontroluje, zda je všechno vyplněno v pořádku a případně

upozorňovat zaměstnance, že dělají něco špatně nebo v rozporu s metodikou. Eventuálně je

možné plánovat školení uživatelů spisové služby, pokud uživatelé nemají řádné znalosti, jak se

systémem pracovat. Firmy, jejichž systémy byly shlédnuty na referenčních návštěvách,

poskytují možnost školení koncových uživatelů a to jak v rámci nasazení systému do

organizace, tak v rámci následné podpory systému během jeho života.

Vyhledávat ve spisové službě je možné všechny dokumenty ve všech stavech. Takže

zaměstnanec může najít jak aktivní dokumenty, dokumenty ve spisovně, tak i dokumenty, které

už byly vyřazené a skartované. Pokud dojde ke skartaci dokumentu, tak ve spisové službě

zůstanou metadata dokumentu. Případný analogový dokument je skartován nebo předán do

archivu. Digitální dokument je smazán ze spisové služby, pokud je archiválií, tak je předán do

digitálního archivu.

4.4.2 Čárové kódy na příchozích dokumentech

Dokument, který je zaslaný pro určitou organizaci, přijde na jejich podatelnu. Pokud v adrese

není na prvním místě jméno osoby, tak má podatelna právo takový dokument otevřít. Podatelna

má buď natisknuté čárové kódy s jedinečným identifikátorem dopředu, nebo na podatelně mají

tiskárnu čárových kódů. Čárový kód nalepí na první stranu dokumentu a čtečkou načtou

jednoznačný identifikátor do spisové služby. Takto označený dokument je potom svázaný

s tímto čárovým kódem. Jestliže se dokument někde najde nebo se potom předává dál

v organizaci, tak se načte čtečkou nebo se do vyhledávacího pole napíše jednoznačný

identifikátor a je možné hnedka zjistit, u koho by se měl tento dokument nacházet, popřípadě,

jestli už je dokument vyřízený.

Když se štítek s čárovým kódem tiskne přímo na podatelně ze spisové služby, tak se na štítku

už nacházejí veškeré atributy, které se jinak vyskytují na podacím razítku. Tím pádem není

zapotřebí na dokument dávat podací razítko. Podatelna však musí disponovat speciální

tiskárnou na lepící štítky.

55

Je možné, že se příchozí dokument s čárovým kódem bude znovu odesílat ven z organizace

a později se opět vrátí. V těchto případech není potřeba dávat na dokument další čárový kód,

ale načte se už nalepený štítek a k dokumentu ve spisové službě se zaznamená jeho opětovné

přijetí. Nedochází tedy k situaci, že by dokument byl ve spisové službě duplikovaný. Typickým

dokumentem, který se takto vrací, je smlouva, která se postupně posílá na podepsání smluvním

stranám.

Pokud je dokument na podatelně opatřený čárovým kódem a organizace příchozí analogové

dokumentu skenuje, když je na to systém spisové připravený, tak stačí vložit odsponkované

listy dokumentu do zásobníků skeneru a spisová služba skládá listy dokumentu do jednoho PDF

dokumentu, dokud nenačte další list s čárovým kódem. Nad PDF dokumentem potom proběhne

konverze, takže výstup je textově prohledávatelné PDF a z dokumentu je vytěžený identifikátor

čárového kódu. Spisová služba potom pomocí vytěženého identifikátoru automaticky vloží

PDF dokument jako přílohu vytvořeného záznamu ve spisové službě. Na podatelně, která

skenuje dokumenty, tedy není potřeba, aby její pracovníci nahrávali naskenované dokumenty

k záznamům ve spisové službě.

4.4.3 Čárové kódy na vlastních dokumentech

Vlastní dokumenty jsou dokumenty, které vznikají v organizaci. Elektronická spisová služba

umožňuje dokumenty vytvářet přímo ze šablon spisové služby. Ve spisové službě se vyplní

metadata dokumentu a potom se vybere šablona, do které se automaticky vloží. Dalším krokem

je vygenerování čárového kódu, který se opět používá pro vyhledání dokumentu ve spisové

službě.

Šablony definuje administrátor systému podle potřeb organizace. Šablony se otevírají ve

Wordu, kde je uživatel spisové služby může dále upravovat. Ve spisové službě u dokumentu

může vytvářet další verze tohoto dokumentu ze šablony. Dokument ze šablony se převede do

archivního formátu PDF/A, který se může poslat elektronickou cestou ven z organizace. Je

potřeba vytvořit i archivní formát pro předávání do spisovny. Pokud se dokumenty tisknou

a putují po organizaci, tak je čárový kód vhodný pro přebírání dokumentů mezi uživateli a při

hledání záznamu k dokumentu ve spisové službě.

4.4.4 Čárové kódy na odchozích obálkách

Pokud se používá tisk obálek přímo ze spisové služby, tak se obálka tiskne podle šablony

definované administrátorem spisové služby. Na obálku se tiskne adresát, případně odesilatel,

56

jeho logo a také se tam může vytisknout čárový kód. Když uživatel vytiskne obálky s čárovým

kódem, ve spisové službě dokumenty vypraví a donese v obálkách na výpravnu. Výpravna

přibírá dokumenty pomocí čtečky čárových kódů a ve spisové službě se dokumenty uživateli

označují jako vypravené. Pracovník výpravny tedy nemusí ručně označovat dokumenty

a vypravovat je. Výpravna, která má frankovací stroj s čtečkou čárových kódů, tak jenom vloží

dokumenty do zásobníku frankovacího stroje a on všechny obálky ofrankuje a následným

načtením čárového kódu je automaticky vypraví. Pokud uživatelé organizace používají čárové

kódy na obálkách, tak pracovníkům výpravny ušetří spoustu práce. A samotným uživatelům

v podstatě žádná operace navíc nepřibude, protože obálky musí na dokumenty stejně tisknout.

Podstatná výhoda je to především při odesílání velkého množství dokumentů najednou.

4.4.5 Přebírání příchozích dokumentů uživatelem na podatelně

Příchozí dokumenty jsou na podatelně označené čárovými kódy, a když si zaměstnanec

organizace přijde na podatelnu pro poštu, tak se na podatelně přihlásí pod svým účtem do

spisové služby. K počítači je připojená čtečka čárových kódů a zaměstnanec postupně skenuje

kódy a spisová služba dokumenty přebírá na útvar přihlášeného zaměstnance. Tímto krokem se

zajistí potvrzení, že zaměstnanec daný dokument měl v rukou, pokud by ho později ztratil.

Často se v praxi stává, že zaměstnanec dokument někde zapomene nebo založí a pokud nastane

problém, tak je potřeba přebírání dokumentů hlídat. Pro tuto funkci musí být ve spisové službě

aktivované potvrzení předání. To znamená, že když jeden zaměstnanec předá dokument ze

svého útvaru na jiný útvar, tak na dalším útvaru musí přijímající zaměstnanec potvrdit převzetí.

Jedině tak se dá zaručit, že dokument byl prokazatelně převzat. Stane-li se, že na uživatele

někdo předal dokument a ve skutečnosti mu žádný nedorazil, tak by měl uživatel zjistit, co se

s dokumentem stalo. V situaci, kdy zaměstnanec obdrží určitý dokument, ale ví, že mu žádný

dokument přijít neměl, tak jeho převzetí odmítne.

4.4.6 Napojení datové schránky organizace na spisovou službu

V případě, že je elektronická spisová služba napojená na datovou schránku organizace, tak je

možné dokumenty z datových zpráv přijmout na podatelně spisové služby a odesílat datové

zprávy přímo ze systému přes výpravnu. Datové zprávy přijímá podatelna organizace

a přiděluje je na zpracování na jednotlivá oddělení, případně konkrétnímu zaměstnanci. Spisová

služba z příchozí datové zprávy získá metadata a podle nich založí příchozí digitální dokument

v systému. Přílohy datové zprávy vloží jako přílohy vytvořeného digitálního dokumentu.

57

Uživatel zpracovávající tento příchozí dokument na něm později vidí všechny dokumenty, které

byly u datové zprávy a může s nimi pracovat a dokument vyřídit. Jestliže vyřídí dokument,

který přišel přes datovou schránku, tak je nejlepší, aby i datovou schránkou opět odešel. Na

příchozím dokumentu tedy vytvoří odpověď, což je nový dokument, u něhož se ze šablony

vytvoří ideálně archivní PDF formát. Ten se opět odešle odesilateli přes datovou schránku.

Příchozí dokument se poté označí jako vyřízený a oba dokumenty systém vloží do spisu. Pokud

je dokument vyřízený a už se neočekávají v dané věci další dokumenty, tak se spis uzavře

a předá na spisovnu, kde mu od dalšího kalendářního roku začne běžet skartační lhůta.

4.4.7 Napojení oficiálního e-mailu organizace na spisovou službu

Organizace má většinou oficiální e-mailovou adresu, kterou obsluhuje podatelna organizace.

Když se tato e-mailová adresa napojí na podatelnu spisové služby, tak se příchozí e-maily přímo

přebírají do systému. Spisová služba z e-mailu načte metadata, ze kterých vytvoří příchozí

digitální dokument a přílohy e-mailu uloží k příchozímu dokumentu jako přílohy. Samotné tělo

e-mailu uloží jako přílohu a to ideálně ve formátu PDF, kde zůstane HTML formátování. To

znamená, že pokud je v těle e-mailu použito různé formátování textu a případně vloženy

obrázky přímo do textu, tak v PDF příloze to bude vypadat úplně stejně. Výhoda formátu PDF

je v tom, že při předávání do spisovny, jde bez problémů převést do výstupního archivního

formátu PDF/A.

Další důležitou částí příjmů e-mailových zpráv přímo do spisové služby, je ověřování

elektronických podpisů a časových razítek. U každého podepsaného e-mailu je provedeno

ověření elektronického podpisu. Pro správné fungování podpisu je nutné, aby protistrana

podepsala e-mail kvalifikovaným elektronickým podpisem od uznávané certifikační autority.

Certifikáty každé takové certifikační autority musí být nainstalovány na serverech, na kterých

běží spisová služba. V případě, že spisová služba vyhodnotí elektronický podpis jako neplatný,

je automaticky odeslán e-mail protistraně o chybném podpisu. Toto ověření provádí modul

podatelny automaticky. Ke každému ověření podpisu je vypracovaný protokol o ověření

podpisu a časového razítka. Tento protokol je přiložen k příchozímu digitálnímu dokumentu,

včetně data a času ověření, takže kdykoliv v budoucnu je možné prokázat, že byl elektronický

podpis a časové razítko řádně ověřeno.

Z oficiální e-mailové adresy napojené na spisovou službu je také možné odesílat vlastní

dokumenty přímo ze spisové služby. Takže pokud přijde dokument na oficiální e-mail

a zaměstnanec na něj zpracuje odpověď, tak ji může opět stejným kanálem poslat zpět. Jako

58

orgán veřejné moci však musí prvně ověřit, jestli subjekt, který poslal příchozí digitální

dokument, má datovou schránku. Prokáže-li se, že odesílatel ji má, tak musí odpověď odeslat

do jeho datové schránky. Neprovedl by to touto cestou, porušil by zákon.

4.4.8 Elektronické podpisy na dokumenty

Pokud je v organizaci vytvořen vlastní digitální dokument a jeho příloha např. ze šablony,

kterou spisová služba poskytuje, tak je potřeba, aby ho zaměstnanci, který dokument vytvořil,

podepsal nadřízený s podpisovým právem. Pokud je třeba zůstat u toho, že dokument bude

digitální a nebude se tisknout, tak spisová služba nabízí možnost předat dokument k podepsání.

Dokument tedy zaměstnanec předá nadřízenému ve spisové službě k podpisu. Nadřízený musí

mít kvalifikovaný elektronický podpis do uznávané certifikační autority. Nadřízený si

dokument otevře a převede ho pomocí spisové služby na archivní PDF/A, pokud to spisová

služba nedělá sama před podpisem. Potom už jej přes spisovou službu podepíše. Funguje to tak,

že vybere přílohu a stiskne tlačítko elektronicky podepsat a spisová služba načte elektronický

podpis, který je uložený v operačním systému podepisující osoby. Po podepsání se dokument

ve spisové službě automaticky vrátí zaměstnanci, který ho vytvořil a ten ho může odeslat.

V případě nespokojenosti s obsahem dokumentu může nadřízený vrátit dokument zpět

nepodepsaný a požadovat opravu.

4.4.9 Předávání dokumentů do spisovny

Zaměstnanci organizace mají dokumenty a spisy v tzv. příručních registraturách. V podstatě to

znamená, že je mají u sebe na svém pracovišti. Pokud již dokumenty a spisy nepotřebují

a nebude k nim vedeno žádné další řízení, tak by je zaměstnanci měli předat do spisovny

organizace. Mají-li spisoven více, předá se dokument do té, pod kterou patří. Cílem je to, aby

se dokumenty nehromadily v kancelářích. Problém nastává, když zaměstnanec odchází ze své

pozice a má předávat svou agendu svému nástupci. V tom případě je potřeba předávat velké

množství dokumentů a spisů.

Jestliže k danému spisu nebo dokumentu nebude vedeno další řízení, tak musí zaměstnanec

všechny dokumenty, které chce předat na spisovnu označit jako vyřízené. V případě, že jsou ve

spisu, tak uzavřít spis a přiřadit mu spisový a skartační znak. Spisový a skartační znak označuje,

po jaké době dojde ke skartačnímu řízení a zda bude dokument vybraný jako archiválie nebo

bude skartován. Po tomto kroku zaměstnanec vloží ve spisové službě všechny dokumenty

a spisy do ukládací jednotky a fyzické dokumenty uloží do archivační krabice. Digitální

dokumenty budou předání virtuálně přímo ve spisové službě, ale před předáním je systém

59

automaticky převede do výstupního formátu. Ve spisové službě předá ukládací jednotku na

spisovnu a zajistí předání fyzické archivační krabice do spisovny odpovědnému pracovníkovi.

Pracovník spisovny si ve spisové službě převezme ukládací jednotku a zkontroluje si fyzicky,

jestli se v archivační krabici nachází všechny dokumenty, které jsou uvedeny v ukládací

jednotce ve spisové službě. V této oblasti se dají výborně využít čárové kódy, které jsou na

dokumentech nalepené nebo vytištěné. Pracovník spisovny postupně naskenuje čárové kódy,

a pokud obsah archivační krabice souhlasí s ukládací jednotkou ve spisové službě, tak ji

převezme v systému od zaměstnance do spisovny. Může se stát, že obsah krabice nesouhlasí

a předá ji zpět na doplnění.

Předáním do spisovny neztrácí zaměstnanec dokumenty na dobro. Pořád je schopný je ve

spisové službě vyhledat. Potřebuje je ovšem pro svou práci, musí si ve spisové službě zažádat

o výpůjčku ze spisovny. Výpůjčku schvaluje pracovník spisovny a je vždy na konkrétní dobu,

po které musí zaměstnanec vypůjčené dokumenty a spisy vrátit anebo požádat o prodloužení

výpůjčky.

Po převzetí ukládací jednotky ji pracovník spisovny uloží do spisovny a tam zůstanou, dokud

se nedostanou do skartačního řízení.

4.4.10 Jednodušší vyřazování dokumentů

Pokud jsou dokumenty a spisy ve spisovně, tak jim od prvního dne následujícího roku začíná

běžet skartační lhůta. Po skončení skartační lhůty by mělo začít skartační řízení. Spisová služba

usnadňuje práci tím, že po novém roce automaticky vygeneruje seznam dokumentů a spisů,

kterým uplynuly skartační lhůty. Pracovník spisovny si ze spisové služby vygeneruje skartační

návrh, který pošle příslušnému archivu, který posoudí, co se může skartovat a co má být

předáno archivu pro trvalou archivaci. Pro digitální dokumenty systém vygeneruje SIP balíček,

který je opět doručen příslušnému archivu a probíhá zde stejný proces jako u analogových

dokumentů.

Jakmile archív vyhodnotí návrhy, obdrží spisovna vyrozumění, co mohou skartovat a co mají

doručit archivu pro trvalou archivaci. Systém tedy v tomto kroku značně zjednodušuje práci

pracovníkům spisovny.

60

4.4.11 Napojení na centrální registry

Je-li organizace orgánem veřejné moci, tak má bezplatný přístup k centrálním registrům. Tyto

registry se napojí přes rozhraní spisové služby a používají se hlavně jako číselníky adres

subjektů. Když je spisová služba napojena na centrální registry, tak si adresy a kontaktní údaje

na adresáty zjišťuje z registrů. Hlavní přínos registrů je, že adresy nemusí nikdo v organizaci

ručně zadávat a adresy jsou ověřené. Pokud tedy zaměstnanec organizace chce odeslat

dokument jiné firmě, zadá její identifikační číslo a základní registry mu vrátí do spisové služby

adresu firmy i adresy jejich poboček a další kontaktní údaje. Hlavní údaj, který je z registrů

potřeba, je ID datové schránky adresáta, protože organizace jako orgán veřejné moci má

povinnost komunikovat s protistranou přes datovou schránku, pokud ji má zřízenou. Může se

stát, že číselník subjektů není napojený ve spisové službě na ověřený registr. Je tedy potřeba,

aby uživatelé zadali subjekty a jejich kontaktní údaje ručně. V takovém případě, ale dochází

k vytváření špatných kontaktů a adres subjektů a duplicitním subjektům např. padesáti

záznamům ke stejnému subjektu. Udržet tak pořádek v ručně zakládaných adresách není lehká

práce a je potřeba pracovníka v organizaci, který tuto údržbu bude pravidelně provádět. Jestliže

je tedy organizace orgánem veřejné moci, tak je nutné, aby od dodavatele spisové služby

požadovali napojení centrálních registrů do spisové služby. Ušetří si tak spoustu práce

a problémů.

4.4.12 Integrace agendových systémů

Organizace kromě spisové služby používají řadu dalších specializovaných agendových

systémů. Jedná se o účetní systémy, evidence smluv, specializované systémy, katastrální

systémy atd. Pokud již uživatel používá jeden systém, není úplně nutné ho pro každodenní

operace nutit chodit ještě do spisové služby. Spisové služby poskytují rozhraní, které by mělo

být implementované podle Best Practices vydaného ministerstvem vnitra, popsaného

v teoretické části. Pokud spisová služba takovéto rozhraní má, potom stojí za úvahu napojení

agendového systému, aby se usnadnila uživatelům práce. U integrace je nutné zvážit finanční

nároky na provedení i v tom ohledu, že by propojení musela zařídit externí firma.

V případě, že je integrace provedena správně, tak uživatel nemusí opouštět agendový systém

a dokumenty se mezi systémy přenáší a uživatel, tak může pracovat efektivněji v jednom

systému. Z realizované integrace, kterou mi bylo dovoleno vidět, bylo napojení ekonomického

systému na spisovou službu. Nastala situace, kdy fakturantka vytvořila fakturu na konkrétní

subjekt a měla tento dokument odeslat poštou na fakturační adresu. Po vytvoření faktury stiskla

61

v ekonomickém systému tlačítko na vypravení dokumentu, systém ji nabídl obrazovku na výběr

adresy subjektu a kanál a typ vypravení. Fakturantka vyplnila potřebné údaje a stiskla tlačítko

k vypravení. Na pozadí došlo k založení vlastního dokumentu ve spisové službě a nahrání

faktury ve formě PDF do přílohy dokumentu. Poté došlo k vytvoření vypravení na tomto

dokumentu. Zaměstnankyně dané společnost tedy pro odeslání faktury vůbec nemusela chodit

do systému spisové služby. Pokud by se však fakturantka podívala do spisové služby, uviděla

by v ní všechny dokumenty a provedené operace. Dokud dokument nevypraví výpravna, tak

může z ekonomického systému dané vypravení zrušit a vytvořit nové.

Integrace je také důležitá pokud organizace odesílá velké množství dokumentů najednou. Jedná

se například o oslovení všech obyvatel daného města, kteří nemají uhrazený nějaký poplatek.

Takových dokumentů mohou být stovky a zadávat je ručně je práce na několik hodin. Výhodou

je, pokud integrace ve společnosti je již udělaná a agendový systém vygeneruje dokumenty.

Dokumenty jsou vytvořeny přes rozhraní hromadně do spisové služby a vypraveny. Taková

integrace je velká úspora času a práce zaměstnanců organizace, kteří se tak mohou věnovat jiné

práci, než ručnímu zakládání záznamů do spisové služby.

4.5 Webová aplikace www.spisovka.org

Součástí bakalářské práce bylo zjistit jaké spisové služby a od jakých firem se používají ve

státní správě. Když byly data získány od stovek organizací ve státní správě, přišel čas se

zamyslet, jak data využít a zpřístupnit je veřejnosti, která se o danou problematiku zajímá. Tato

myšlenka vznikla při rozesílání datové zprávy organizacím, aby uvedly, jaký software pro

vedení spisové služby používají a která firma jim ho dodává. Prvním impulsem byla paní, která

zpracovávala moji žádost z datové schránky na Krajském úřadě v Liberci. Chtěla vědět, na co

tuto informaci potřebuji. Nastalo několika minutové vysvětlení, že informace potřebuji pro

statistiku k bakalářské práci. Paní byla velice milá a prosila mě, jestli bych jí potom tuto

statistiku také poskytla, z toho důvodu, že ona sama má na úřadě na starost spisovou službu

a zajímalo by jí, co používají ostatní organizace státní správy.

Jako rozhodnutí padlo, že statistika bude publikována jako webová stránka, aby se na ni mohl

podívat kdokoliv, koho daná problematika zajímá, případně řeší výběr softwaru pro spisovou

službu. Bylo vytvořeno zadání, jak by tato webová aplikace měla fungovat a co a jak by se na

webu mělo zobrazovat. Na tomto projektu spolupracuji s programátorem, který se mi stará

o technické zajištění webové stránky a o programování webu podle mého zadání. Samozřejmě

62

pracuje s daty, které byly shromážděny pomocí žádostí v datové schránce. Programátor pro

tento projekt registroval doménu spisovka.org a zajistil mi server, na kterém webová stránka

poběží. Technologii, kterou bude používat webová aplikace, je na uvážení programátora,

jelikož v tomto ohledu nemám dostatek znalostí. Základem bude databáze, která bude

obsahovat mnou získaná data o spisových službách a aplikace bude tyto data načítat

a zobrazovat je pomocí webového prohlížeče uživatelům. Aplikace nebude vyžadovat žádné

přihlašovací údaje nebo registraci a bude volně přístupná.

Na webové stránce by měl být základní souhrn kolik organizací, používající spisovou službu,

je do statistiky zahrnuto. Dále zde bude uvedeno, kolik firem dodávající systémy spisové služby

je ve statistice a jejich konkrétní systémy pro spisovou službu. Organizace používající spisovou

službu budou rozdělené do kategorií, které byly určeny při vytváření seznamů před odesláním

datových zpráv. K základnímu rozdělení organizací do kategorií byl využit portál veřejné

správy, sekce Seznam datových schránek. Některé kategorie jsem ještě rozdělila podrobněji.

4.6 Budoucí vývoj spisové služby

Nyní se tato kapitola zaměří na budoucí vývoj v oblasti spisových služeb. Přes zaměstnance

VUT, kteří teď nasazují novou spisovou službu od firmy ICZ, bylo vyptáno od tohoto

dodavatele, na čem aktuálně pracují a co dělají nového v oblasti spisové služby. Aktuálně se

primárně zaměřují na nařízení evropské unie č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách

vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a zrušení směrnice

1999/93/ES. Jedná se o sjednocení elektronické identity a elektronických podpisů v celé

evropské unii. Po aplikaci tohoto nařízení by mělo být možné přes elektronickou identitu

jednoho členského státu přistupovat do systémů jiného členského státu. Důležitou změnou je,

že elektronické podpisy už nebudou být moci uloženy přímo v úložišti počítače, ale musí být

více zabezpečeny, takže musí být na USB tokenu nebo na čipové kartě. Elektronické podpisy

nesmí být nahrané přímo ve spisové službě. Toto nařízení také striktně stanovuje, že

elektronický dokument nesmí mít při správním řízení nižší váhu než analogový dokument

a tímto je staví na stejnou úroveň. Česká republika tedy musí upravit svoje zákony o spisové

službě a elektronických podpisech, aby v sobě reflektovali evropské nařízení. Nařízení začne

platit od 1. 7. 2016, takže firmy dodávající spisové služby, na něm aktuálně intenzivně pracují,

aby je po tomto datu jejich zákazníci byly schopni dodržovat.

63

ICZ má také v dlouhodobém plánu změnu uživatelského rozhraní. Cílem změny tohoto rozhraní

je, aby uživateli co nejvíce zpříjemnili používání systému. Aktuálně provádějí u vybraných

zákazníků sledování chování uživatelů. A následně s pomocí firmy, která se zabývá návrhem

uživatelských rozhraní, navrhuje takové rozhraní, aby uživatele při práci co nejvíce vedlo

procesem a práci se systémem co nejvíce usnadňovalo.

64

5 Závěr

Hlavním cílem této bakalářská práce bylo poskytnout přehled o tom, jak funguje spisová služba

obecně a dále analýza systémů, které jsou využívány státní správou České republiky, což

zahrnovalo analýzu firem, které informační systémy pro vedení spisové služby nabízejí.

Práce byla rozdělena do dvou kapitol, které byly dále uspořádány do několika podkapitol. Práce

tedy obsahuje obecné a teoretické informace o spisové službě a o tématech, které s ní úzce

souvisí. Teoretické informace byly získány literární rešerší. V teoretické části byly tedy

vysvětleny základní pojmy vztahující se k vedení spisové služby, jako například, co je to

archiválie, autenticita, jednoznačný identifikátor, spisovna nebo kdo je to původce. Dále tato

část obsahuje několik podkapitol o pojmu dokument, který je nezbytný pro vedení spisové

služby. Dokument byl popsán, nejen jako písemná, ale i obrazová nebo zvuková informace,

která je vytvořena původcem a může mít analogovou nebo digitální podobu. Jako příkladem

analogového dokumentu byly uvedeny různé žádosti, stížnosti, faktury nebo objednávky. Práce

se zabývala i oblastí e-governmentu, protože i u nás v České republice se přistupuje

k elektronizaci veřejné správy. S touto oblastí podstatně souvisí základní registry veřejné

správy, které byly označeny jako základní pilíře e-governmentu a u nás v republice fungují od

roku 2012. Prostřednictvím základních registrů došlo ke zjednodušení některých agend. Hlavní

myšlenkou při zavadění registrů bylo, že úřady mají obíhat dokumenty, nikoliv lidé. V práci

bylo upozorněno i na to, že nikdo by si neměl plést datovou schránku s e-mailem. Protože

datová schránka nám zaručuje dostupnost informací mezi registrovanými uživateli a třetí

stranou a na rozdíl od dokumentů v e-mailech, ty které jsou poslány datovou schránkou, je

možné převést z papírové podoby do digitální nebo i naopak.

Stěžejní část práce, tedy část praktická, byla zaměřena na analýzu systémů pro vedení spisové

služby, které využívají různé orgány státní správy. Aby bylo možné začít s analýzou

a dotazováním konkrétních subjektů, nejprve bylo nutné zajít na Českou poštu se systémem

Czech POINT a zřídit si dobrovolně na své jméno datovou schránku pro fyzické osoby.

V dalším kroku byla sepsána žádost o poskytnutí informace dle zákona č. 106/1999 Sb.,

o svobodném přístupu k informacím. Žádost obsahovala dotaz na to, jaký software daná

organizace používá a jaká firma jim ho dodává. Ze zákona o svobodném přístupu k informacím

bylo nutné uvést i následující údaje: jméno, příjmení, datum narození a adresa místa trvalého

pobytu. Dále dle vlastního uvážení byly do žádosti uvedeny kontakty ve formě e-mailu, telefonu

a ID datové schránky. Tato žádost byla odeslána příslušným orgánům státní správy přes datovou

65

schránku. Odpovědi byly přijaty jak přes datovou schránku, což je správná cesta, tak bohužel

i e-mailem a telefonicky. Získané odpovědi byly zpracovány do tabulek a vytvořen seznam

s potřebnými náležitostmi. Vznikly tak seznamy s využívanými systémy pro vedení spisové

služby, které využívají ministerstva, krajské úřady, ústřední orgány státní správy nebo i obce

s rozšířenou působností, rozděleny na kraje. Díky těmto seznamům bylo možné zanalyzovat

systémy pro vedení spisové služby od různých firem v České republice. Bylo zjištěno, že

nejpoužívanějším softwarem je GINIS, který dodává společnost GORDIC, spol. s r.o., druhý

nejčastěji využívaný systém je IS Radnice od firmy VERA, spol. s r.o. a třetí často využívaný

systém pro vedení spisové služby je od společnosti GEOVAP, spol. s r.o. s názvem Spisová

služba. A aby byly všechny tyto získané informace užitečné i pro ostatní, kteří například chtějí

změnit dodavatele spisové služby, ale neví, kterou zvolit, byl vytvořen návrh na webové stránky

s názvem www.spisovka.org. Návrh zpracoval a stránku uvedl do provozu zkušený

programátor, který se řídil mými pokyny.

66

6 Seznam použité literatury

BITTNER, Ivan, 1998. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě

a v podnikatelské sféře. 1. vyd. Praha: Linde, 211 s. ISBN 80-7201-142-1.

Co je eGovernment. Ministerstvo vnitra České republiky, c2015 [online]. Praha: Ministerstvo

vnitra České republiky, [cit. 2015-11-25]. Dostupné z: http://www.mvcr.cz/clanek/co-je-

egovernment.aspx

CUBR, Ladislav, 2010. Dlouhodobá ochrana digitálních dokumentů. 1. vyd. Praha: Národní

knihovna České republiky, 154 s. ISBN 978-80-7050-588-5.

Dokumentace FormApps Designer. software602, c2010 [online]. Praha: Software602, [cit.

2015-12-02]. Dostupné z: http://www.602.cz/produkty/form_designer/dokumentace

Historie firmy. CNS, c2015–2016 [online]. Mělník: CNS, [cit. 2016-03-25]. Dostupné z:

http://www.cns.cz/historie-firmy

KUNT, Miroslav a Tomáš LECHNER, 2015. Spisová služba. 1. vyd. Praha: Leges, 400 s. ISBN

978-80-7502-083-3.

KUNTOVÁ, Olga a Miroslav KUNT, 2002. Správa dokumentů v praxi spisové služby

a účetnictví. 1. vyd. Ostrava: Montanex, 171 s. ISBN 80-7225-078-7.

LECHNER, Tomáš, 2013. Elektronické dokumenty v právní praxi. 1. vyd. Praha: Leges, 256

s. ISBN 978-80-87576-41-0.

LIDINSKÝ, Vít et al., 2008. EGovernment bezpečně. 1. vyd. Praha: Grada, 145 s. ISBN 978-

80-247-2462-1.

MATES, Pavel a Vladimír SMEJKAL, 2012. E-government v České republice: právní

a technologické aspekty. 2. přeprac. a rozš. vyd. Praha: Leges, 464 s. ISBN 978-80-87576-36-

6.

O nás. PilsCom, c1998–2016 [online]. Plzeň: PilsCom, [cit. 2016-03-20]. Dostupné z:

http://www.pilscom.cz/o-nas/pilscom

O nás. S&T CZ, c2016 [online]. Praha: S&T CZ, [cit. 2016-04-06]. Dostupné z:

http://www.sntcz.cz/About/aboutus/83997.cz.php

67

Produkty. GORDIC, c2016 [online]. Jihlava: GORDIC, [cit. 2016-04-05]. Dostupné z:

https://www.gordic.cz/produkty/

Profil firmy. SoftHouse, c2016 [online]. Plzeň: SoufHouse, [cit. 2016-04-06]. Dostupné z:

http://www.softhouse.cz/default.aspx?Obsah=ospolecnosti

Registr obyvatel. Správa základních registrů, c2010–2015 [online]. Praha: Správa základních

registrů, [cit. 2015-12-03]. Dostupné z: http://www.szrcr.cz/registr-obyvatel

Registr osob. Český statistický úřad, c2012 [online]. Praha: Český statistický úřad, [cit. 2015-

12-05]. Dostupné z: https://www.czso.cz/csu/czso/registr_osob

Registratúra EPOS. Emelix, c2016 [online]. Modra: Emelix, [cit. 2016-04-06]. Dostupné z:

http://www.emelix.sk/produkty.a.sluzby/registratura.epos

Seznam datových schránek. Portál veřejné správy, c2016 [online]. Praha: Portál veřejné správy,

[cit. 2015-12-17]. Dostupné z: https://seznam.gov.cz/ovm/welcome.do?ref=obcan

Software. 5P, c2016 [online]. Praha: "5P", [cit. 2016-03-20]. Dostupné z:

http://www.5p.cz/software.php

Spisová služba. GEOVAP, c2011-2016 [online]. Pardubice: GEOVAP, [cit. 2016-04-05].

Dostupné z: http://dms.geovap.cz/

Spisová služba. ICZ, c2016 [online]. Praha: ICZ, [cit. 2016-04-06]. Dostupné z:

https://www.i.cz/co-delame/verejna-sprava/reseni-pro-spravu-rizeni-a-ukladani-

dokumentu/spisova-sluzba-2/

Správa registratúry. DIMANO, c2016 [online]. Bratislava: DIMANO, [cit. 2016-04-06].

Dostupné z: http://www.dimano.sk/index.php/sprava-registratury

Typy dokumentů. ISDOC 6.0.1 Národní standard pro elektronickou fakturaci, c2014 [online].

[cit. 2015-12-02]. Dostupné z: http://www.isdoc.cz/6.0/doc/isdoc.html#typy-dokumentu

URBANOVÁ, Eva, 2012. Praktické dopady novely archivního zákona účinné od 1. 7. 2012

a jeho nové prováděcí vyhlášky do škol. In: wkonline.cz [online]. 1. 11. 2012 [cit. 2015-10-16].

Dostupné z: http://www.wkonline.cz/ao/cs/dokument/nahled-

dokumentu/?doc=d39594v49616p1&query=d%C5%AFsledk%C5%AFm|dopad+%24index%

3D135&product=8&index=1318&node=40000&page=1&docno=4

68

VERA Radnice. VERA, c2016 [online]. Praha: VERA, [cit. 2016-04-06]. Dostupné z:

https://www.vera.cz/produkty/vera-radnice

Věstník Ministerstva vnitra částka 101/2010 - národní standard pro elektronické systémy

spisové služby (NSESSS)

Vyhláška Ministerstva vnitra č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované

konverze dokumentů. In: Sbírka zákonů. 1. 6. 2009. ISSN 1211-1244.

Vyhláška Ministerstva vnitra č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování

informačního systému datových schránek. In: Sbírka zákonů. 23. 6. 2009. ISSN 1211-1244.

Vyhláška Ministerstva vnitra č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. In:

Sbírka zákonů. 20. 7. 2012. ISSN 1211-1244.

WEST, M. Darrell, 2007. Digital government technology and public sector performance.

Princeton, N.J: Princeton University Press, 256 s. ISBN 9781400835768.

XML Tutorial. w3schools, c1999–2016 [online]. [cit. 2015-12-02]. Dostupné

z: http://www.w3schools.com/xml/

Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu. In: Sbírka zákonů. 29. 6. 2000. ISSN 1211-

1244.

Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád. In: Sbírka zákonů. 24. 6. 2004. ISSN 1211-1244.

Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. In: Sbírka

zákonů. 30. 6. 2004. ISSN 1211-1244.

Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. In:

Sbírka zákonů. 17. 7. 2008. ISSN 1211-1244.

Zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech. In: Sbírka zákonů. 26. 3. 2009. ISSN 1211-

1244.

69

7 Seznam obrázků a grafů

Obr. 1 Příklad XML dokumentu .............................................................................................. 23

Obr. 2 XSD schéma XML dokumentu z obrázku 1 ................................................................ 24

Obr. 3 Obíhat budou dokumenty, ne lidé ................................................................................ 28

Obr. 4 Seznam organizací – ministerstev a jejich ID datových schránek ............................... 37

Obr. 5 Seznam ministerstev doplněný o získané informace .................................................... 39

Graf 1 Přehled systémů pro spisovou službu využívaných na ministerstvech ........................ 41

Graf 2 Přehled softwarů, které využívají ústřední orgány státní správy.................................. 42

Graf 3 Přehled systémů pro vedení spisové služby na krajských úřadech .............................. 43

Graf 4 Přehled systémů pro spisovou službu využívaných v obcích s rozšířenou působností

v Jihomoravském kraji ............................................................................................................. 44

Graf 5 Přehled systémů pro spisovou službu využívaných statutárními městy ČR ................ 45

Graf 6 Souhrnný přehled informačních systému pro vedení spisové služby v ČR ................. 46

70

8 Seznam příloh

Příloha I Žádost o poskytnutí informace, která byla zaslána datovou schránkou

Příloha II Seznam ministerstev s informacemi o spisové službě

Příloha III Seznam některých ústředních orgánů státní správy s informacemi o spisové službě

Příloha IV Seznam krajských úřadů s informacemi o spisové službě

Příloha V Seznam obcí s rozšířenou působností Jihomoravského kraje a informacemi o spisové

službě

Příloha VI Seznam statutárních měst, které odpověděly na dotaz o spisové službě

Příloha I Žádost o poskytnutí informace, která byla zaslána datovou schránkou

Zdroj: vlastní zpracování

Příloha II Seznam ministerstev s informacemi o spisové službě

Název ministerstva Datová

schránka

Odeslání DZ Spisová služba Firma

Ministerstvo pro místní

rozvoj

26iaava 19. 12. 2015 ARSYS S&T CZ, s.r.o.

Ministerstvo životního

prostředí

9gsaax4 19. 12. 2015 Báze IBM Lotus Notes SYSNET, s.r.o.

Ministerstvo práce a

sociálních věcí

sc9aavg 19. 12. 2015 ARSYS/ARSYS.X S&T CZ, s.r.o.

Ministerstvo vnitra 6bnaawp 19. 12. 2015 GINIS GORDIC, spol.

s r.o.

Ministerstvo zahraničních

věcí - ustředí

e4xaaxh 19. 12. 2015 IBM Lotus Notes +

zakázková aplikace

VUMS Legend,

spol. s r.o.

Ministerstvo zahraničních

věcí - zastupitelské úřady

IBM Lotus Notes +

zakázková aplikace

Saguaro, s.r.o.

Ministerstvo obrany hjyaavk 19. 12. 2015 GINIS GORDIC, spol.

s r.o.

Ministerstvo průmyslu a

obchodu

bxtaaw4 19. 12. 2015 GINIS GORDIC, spol.

s r.o.

Ministerstvo zdravotnictví pv8aaxd 20. 12. 2015 GINIS GORDIC, spol.

s r.o.

Ministerstvo spravedlnosti kq4aawz 19. 12. 2015 ACTA GRADUAL

SYSTEMS,

s.r.o.

Ministerstvo financí xzeaauv 19. 12. 2015 Spisová služba EPD "5P", s.r.o

Ministerstvo školství,

mládeže a tělovýchovy

vidaawt 19. 12. 2015 Spisová služba EPD "5P", s.r.o

Ministerstvo dopravy n75aau3 19. 12. 2015 ACTA AutoCont CZ,

a.s.

Ministerstvo zemědělství yphaax8 19. 12. 2015 Vyvinutý SW DMS T-SOFT, a.s.

Ministerstvo kultury 8spaaur 19. 12. 2015 GINIS GORDIC, spol.

s r.o.

Zdroj: vlastní zpracování na základě získaných informací od ministerstev

Příloha III Seznam některých ústředních orgánů státní správy s informacemi o spisové službě

Název Datová

schránka

Odeslání

DZ

Spisová služba Firma

Úřad vlády České republiky trfaa33 22. 12. 2015 Podací deník ePED VUMS

LEGEND, spol.

s r.o.

Český telekomunikační úřad a9qaats 22. 12. 2015 GINIS GORDIC, spol.

s r.o.

Úřad průmyslového

vlastnictví

ix6aa38 22. 12. 2015 Systém průmyslových

práv SyPP

O2 IT Services,

s.r.o.

Český statistický úřad 2gfaasy 22. 12. 2015 abcSuite Aplis.cz, a.s.

Český úřad zeměměřičský a

katastrální

uuaaatg 22. 12. 2015 abcSuite Aplis.cz, a.s.

Český báňský úřad rn6aas6 22. 12. 2015 e-Spis ICZ, a.s.

Úřad pro ochranu

hospodářské soutěže

fs2aa2t 22. 12. 2015 GINIS GORDIC, spol.

s r.o.

Správa státních hmotných

rezerv

4iqaa3x 22. 12. 2015 e-Spis ICZ, a.s.

Státní úřad pro jadernou

bezpečnost

me7aazb 22. 12. 2015 SSL zhotovený pro

potřeby SÚJB

BIOS - Služby

výpočetní

techniky, s.r.o.

Úřad pro

mezinárodněprávní ochranu

dětí

6zraazz 22. 12. 2015 GINIS GORDIC, spol.

s r.o.

Agentura ochrany přírody a

krajiny České republiky

dkkdkdj 22. 12. 2015 Spisová služba SPI 8NS VUMS

LEGEND spol.

s r.o.

Česká inspekce životního

prostředí

zr5efbb 22. 12. 2015 Nemá spisovou službu

Česká národní banka 8tgaiej 22. 12. 2015 e-Spis ICZ, a.s.

Česká republika - Kancelář

Poslanecké sněmovny

bykaigw 22. 12. 2015 EED - Elektronická

evidence dokumentů

M-COM s.r.o.

Česká správa sociálního

zabezpečení

49kaiq3 22. 12. 2015 e-Spis ICZ, a.s.

Česká školní inspekce g7zais9 22. 12. 2015 GINIS GORDIC, spol.

s r.o.

Drážní úřad 5mjaatd 22. 12. 2015 GINIS GORDIC, spol.

s r.o.

Justiční akademie gg5aa56 22. 12. 2015 ACTA Gradual

Systems, s.r.o.

Kancelář finančního arbitra qr9ab9x 22. 12. 2015 Nemá spisovou službu

Kancelář veřejného

ochránce práv

jz5adky 22. 12. 2015 GINIS GORDIC, spol.

s r.o.

Nejvyšší kontrolní úřad s3caayq 22. 12. 2015 AthenA PilsCom, s.r.o.

Česká republika - Kancelář

Senátu

44iaeqj 22. 12. 2015 nesouhlasí s uveřejněním

Zdroj: vlastní zpracování na základě získaných informací od ústředních orgánů státní správy

Příloha IV Seznam krajských úřadů s informacemi o spisové službě

Název krajského úřadu Datová

schránka

Odeslání DZ Spisová

služba

Firma

Krajský úřad Jihočeského kraje kdib3rr 4. 1. 2016 GINIS GORDIC,

spol. s r.o.

Krajský úřad Jihomoravského kraje x2pbqzq 4. 1. 2016 GINIS GORDIC,

spol. s r.o.

Krajský úřad Karlovarského kraje siqbxt2 4. 1. 2016 AthenA PilsCom,

s.r.o.

Krajský úřad Kraje Vysočina ksab3eu 4. 1. 2016 GINIS GORDIC,

spol. s r.o.

Krajský úřad Královéhradeckého

kraje

gcgbp3q 4. 1. 2016 EZOP SoftHouse,

s.r.o.

Krajský úřad Libereckého kraje c5kbvkw 4. 1. 2016 GINIS GORDIC,

spol. s r.o.

Krajský úřad Moravskoslezského

kraje

8x6bxsd 4. 1. 2016 GINIS GORDIC,

spol. s r.o.

Krajský úřad Olomouckého kraje qiabfmf 4. 1. 2016 GINIS GORDIC,

spol. s.r.o.

Krajský úřad Pardubického kraje z28bwu9 4. 1. 2016 GINIS GORDIC,

spol. s.r.o.

Krajský úřad Plzeňského kraje zzjbr3p 4. 1. 2016 AthenA PislCom,

s.r.o.

Krajský úřad Středočeského kraje keebyyf 4. 1. 2016 e-Spis ICZ, a.s.

Krajský úřad Ústeckého kraje t9zbsva 4. 1. 2016 EZOP SoftHouse,

s.r.o.

Krajský úřad Zlínského kraje scsbwku 4. 1. 2016 GINIS GORDIC,

spol. s r.o.

Hlavní město Praha 48ia97h 4. 1. 2016 GINIS GORDIC,

spol. s r.o.

Zdroj: vlastní zpracování na základě získaných informací od krajských úřadů

Příloha V Seznam obcí s rozšířenou působností Jihomoravského kraje a informacemi

o spisové službě

Název obce Datová schránka Odeslání DZ Spisová služba Firma

Město Blansko ecmb355 9. 1. 2016 GINIS GORDIC, spol.

s r.o.

Město Boskovice qmkbq7h 9. 1. 2016 GINIS GORDIC, spol.

s r.o.

Město Břeclav fesbhyp 9. 1. 2016 GINIS GORDIC, spol.

s r.o.

Město Bučovice td3be8p 9. 1. 2016 IS Radnice

VERA

VERA, spol.

s r.o.

Město Hustopeče z34bt3y 9. 1. 2016 GINIS GORDIC, spol.

s r.o.

Město Ivančice sh2bdw6 9. 1. 2016 GINIS GORDIC, spol.

s r.o.

Město Moravský Krumlov sb4bcpy 9. 1. 2016 GINIS GORDIC, spol.

s r.o.

Město Pohořelice 5vjbzr8 9. 1. 2016 IS Radnice

VERA

VERA, spol.

s r.o.

Město Rosice 6abbzec 9. 1. 2016 GINIS GORDIC, spol.

s r.o.

Město Slavkov u Brna zrvbwe4 9. 1. 2016 IS Radnice

VERA

VERA, spol.

s r.o.

Město Šlapanice 2xfbbgj 9. 1. 2016 IS Radnice

VERA

VERA, spol.

s r.o.

Město Tišnov qzjbhat 9. 1. 2016 GINIS GORDIC, spol.

s r.o.

Město Veselí nad

Moravou

ismbss3 9. 1. 2016 GINIS GORDIC, spol.

s r.o.

Město Vyškov wc6bqdy 9. 1. 2016 GINIS GORDIC, spol.

s r.o.

Město Znojmo ns4a987 16. 12. 2015 GINIS GORDIC, spol.

s r.o.

Město Židlochovice hxdby2c 9. 1. 2016 EZOP Softhouse s.r.o

Statutární město Brno a7kbrrn 9. 1. 2016 e-Spis ICZ, a.s.

Zdroj: vlastní zpracování na základě získaných informací z analýzy spisových služeb a jejich

dodavatelů obcím s rozšířenou působností Jihomoravského kraje

Příloha VI Seznam statutárních měst, které odpověděly na dotaz o spisové službě

Název statutárního města Datová schránka Odeslání

DZ

Spisová služba Firmy

Statutární město Brno a7kbrrn 12. 1. 2016 e-Spis ICZ, a.s.

Statutární město Děčín x9hbpfn 12. 1. 2016 Elektronická

evidence

dokumentů

T-MAPY,

s.r.o.

Statutární město Frýdek-

Místek

w4wbu9s 12. 1. 2016 GINIS GORDIC,

spol. s r.o.

Statutární město Havířov 7zhb6tn 12. 1. 2016 EZOP SoftHouse,

s.r.o.

Statutární město Hradec

Králové

bebb2in 12. 1. 2016 e-Spis ICZ, a.s.

Statutární město Chomutov 497beyz 12. 1. 2016 e-Spis ICZ, a.s.

Statutární město Jablonec

nad Nisou

wufbr2a 12. 1. 2016 GINIS GORDIC,

spol. s r.o.

Statutární město Jihlava jw5bxb4 12. 1. 2016 EZOP SoftHouse,

s.r.o.

Statutární město Karlovy

Vary

a89bwi8 12. 1. 2016 AthenA PilsCom, s.r.o

Statutární město Karviná es5bv8q 12. 1. 2016 Spisová služba GEOVAP,

s.r.o.

Statutární město Kladno dyubpcm 12. 1. 2016 EZOP SoftHouse,

s.r.o.

Statutární město Liberec 7c6by6u 12. 1. 2016 e-Spis ICZ, a.s.

Statutární město Most pffbfvy 12. 1. 2016 e-Spis ICZ, a.s.

Statutární město Olomouc kazbzri 12. 1. 2016 e-Spis ICZ, a.s.

Statutární město Pardubice ukzbx4z 12. 1. 2016 GINIS GORDIC,

spol. s r.o.

Statutární město Plzeň 6iybfxn 12. 1. 2016 e-Spis ICZ, a.s.

Statutární město Prostějov mrtbrkb 12. 1. 2016 GINIS GORDIC,

spol. s r.o.

Statutární město Přerov etwb5sh 12. 1. 2016 Spisová služba GEOVAP,

s.r.o.

Statutární město Ústí nad

Labem

vt8bhx2 12. 1. 2016 Elisa CNS, a.s.

Statutární město Zlín 5ttb7bs 12. 1. 2016 Spisová služba GEOVAP,

s.r.o.

Zdroj: vlastní zpracování na základě získaných informací