Audit jako klíč k řádně fungující spisové službě

11. 11. 2014

PODSTATA SPISOVÉ SLUŽBY

Příjem

Označování a evidence

Rozdělování a oběh

Vyřizování, vyhotovování

a odesíláníUkládání

Vyřazování a skartace

Jedná se o proces (skupinu procesů), řízení je tomu třeba přizpůsobit

Co není možné měřit, není možné řídit.

TRADICE VS. SOUČASNOST

Ověřené pravdy …

– Oběh papírových dokumentů je zaužívaný desetiletími praxe a zkušeností

– Autenticita papírového dokumentu je s ním fyzicky propojena

– Dokumenty se v čase „nekazí“ (když odhlédneme od myší)

… boří nové technologie

– Elektronizace vnáší do procesu spisové služby nové prvky a nové požadavky

– Autenticita elektronického dokumentu je dána jeho kontextem, nikoliv jím samým

– Objevují se nové problémy a výzvy, zejména v oblasti autenticity, integrity a dlouhodobého uchovávání

NOVÁ PŘEDPISOVÁ ZÁKLADNA

Ve vnějším …

– Se zavedením nových technologií přicházejí i změny v zákonech, vyhláškách a navazujících předpisech

– Mění se obecné standardy a normy

… i vnitřním prostředí

– Organizace musí odpovídajícím způsobem aktualizovat svou vnitřní normu (Spisový řád)

– Je třeba přizpůsobovat také procesy, technologie a ostatní nástroje

ZMĚNA PŘEDSTAVUJE ZVÝŠENÉ RIZIKO NEJISTOTY A CHYB …

… KTERÉ JE MOŽNÉ ELIMINOVAT POUZE ZVÝŠENÝM ÚSILÍM A KONTROLOU

AUDIT SPISOVÉ SLUŽBY

• Audit je základním nástrojem nejen pro kontrolu, ale především pro zlepšování

• Cílem auditu je porovnání skutečnosti s předepsanou úrovní výkonu a identifikace prostoru ke zlepšení

• Audit musí být zaměřený na zhodnocení celého systému, ne jen na jeho dílčí aspekty

• Není důležité, kdo audit (kontrolu) provádí, ale aby tak činil v souladu s nejlepší praxí

DVA PŘÍSTUPY

• Audit Scan– Slouží k rámcové kontrole

systému– Cílem je identifikace oblastí

s největším potenciálem– Zaměřuje se na

konceptuální úroveň procesů, organizace a nástrojů, ne na detaily

• Komplexní audit– Cílem je detailní

prozkoumání systému spisové služby a správy dokumentů

– Je založen na posouzení shody se legislativou

– Současně využívá mezinárodní standardy pro nalézání efektivnějších řešení

AUDIT JAKO SYSTÉMOVÝ PRVEK

• Nemá (téměř) smyls provést audit jako jednorázový krok, a to bez ohledu na jeho výsledek

• Procesy, prostředí i samotná organizace se v čase mění, vyvíjejí, a na tyto změny musí reagovat i systém spisové služby, proto je nutné zavést jeho audit jako periodickou aktivitu

INFORMATION AND RECORDS MANAGEMENT SOCIETY

Kdo jsme …

Information and Records Management Society – Czech Republic Group, občanské sdruženíwww.irms.cz

Information and Records Management Society, UKwww.irms.org.uk

Tomáš Bezouška, presidentbezouska@irms.cz

• Otevřená platforma pro odborníky a profesionály v oblasti správy informací a dokumentů a spisové služby

• Garant vzdělávacího systému v oblasti správy dokumentů

• Certifikační autorita pro systémy správy dokumentů a spisové služby v organizacích (audity shody se zákonem 499/2004 Sb., NSESSS a ISO 15489, ISO 30301)

Co děláme …

• Auditní schéma - komplexní model pro audit systému správy dokumentů a spisové služby, založený na kombinaci pohledu prizmatem zákonů ČR (zákon č. 499/2004 Sb., 106/1999 Sb., 104/2000 Sb., ad.) a mezinárodních standardů (ISO 15489, ISO 30300, ISO 27000 ad.)

• Audit systému správy dokumentů dle standardu IRMS DMA

• Prověrka systému správy dokumentů dle standardu IRMS AuditScan

• Prověrka implementační metodiky nástroje pro správu dokumentů dle standardu IRMS CVD

Co děláme …

• Slovník pojmů - Základní pojmy z oboru správy dokumentů podle legislativy ČR a jejich výklad v kontextu mezinárodních norem a standardů.

• Systém vzdělávání - akreditované kurzy pro úředníky a vedoucí pracovníky úřadů

• IRMS je akreditovanou vzdělávací institucí (Institut pro veřejnou správu Praha)

• Ve spolupráci s členy zajišťuje akreditované vzdělávací kurzy v programech pro úředníky a pro vedoucí úředníky

• Rozvíjí portfolio vzdělávacích akcí a připravuje spolupráci v jednotlivých oborech s relevantními akreditačními středisky (IRVZ, JA, …)

DĚKUJEME ZA POZORNOST.

„Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek, MV ČR)