Tak$sktinköp

Ämnen

•  Spendanalys•  Prissä6ning•  Avtal•  Förhandling•  SupplierRela$onsManagement•  Processer•  Ständigaförbä6ringar

StudiebesökBT/Toyota•  31marskl.09:00–12:00.•  presenta$onomhurvijobbarmedStrategisktInköpinomToyotaMaterial

Handling•  DäreQergörvienguidadturifabriken.•  Jagbehöverungefärligtantalsnarastsåvikanplaneraliteprak$ska

detaljer.•  Jagbehöverävennamnpåsamtligadeltagarenågonveckaiförvägsåvi

kantryckauppbesöksbrickor•  Mvh,

MagnusGAnderssonPurchasingDirectorTMHEWHSupply

AgendaSpendanalys+Processer

1.   Spendanalys2.   Kategorier3.Processer4.Processmodeller

FrågorbesvarasgenomSpendanalys

•  Vadköpervi?•  Hurmycketköperviför?•  Frånvilkaleverantörerköpervi?•  Hurköpervi?•  Vemköper?

Spendanalysprocessen

•  Datainsamling•  Datatvä6,rensning•  Kategorisering•  Rapportering,visualisering

Volymvärdesanalys,20/80-regeln

80-segmentet 20-segmentet

Värd

e

Inköpskategorierna ordnade i storleksordning

ABCanalys

Grupparbete

MedhjälpavutdelatmaterialäruppgiQena6påbörjaenspendanalys:

•  Datainsamlingoch”datatvä6”•  Analyseraspendvolymiförhållande$lloms.•  80/20analysavleverantörsdatabasen•  ABCklassificeringavleverantörerna

LeverantörssegmenteringStrategiska partners

Transaktionsinriktade affärsrelationer

Sortiments- / kategori- positionering

Relationens attraktivitet

Strategisk

Icke kritisk

Lågt intresse Starkt intresse

Strategiska partners Långsiktiga och tillitsbaserade relationer Gemensam utvecklings-, risk- och vinstfördelning Löpande gemensamma Processförbättringar Sammarbetsinriktade relationer Medellånga relationer Leverantörsinvolvering i utveckling Leverantörsutvecklingsprograrn Transaktionsinriktade relationer Kortsiktiga relationer Uppfyllnad av företagets behov Systematiska kontroller

AgendaSpendanalys+Processer

1.   Spendanalys2.   Kategorier3.Processer4.Processmodeller

Besparingspoten$aler(1) Anledningar$llslappamaterialkostnaderochpriser:Tradi=onelltinköp(Inköpareinvolverassent,omdeöverhuvudtagetblirinblandadeiinköpsbeslutsprocessen;företagetgöraffärermedenfastgruppavkändaleverantörer)Kon=nuerligupphandlinginomenfastgruppavleverantörerInköparekonkurrensutsä6ere6begränsatantalleverantörergenoma6spelautdemmotvarandra.

Van Weele kapitel 10

Besparingspoten$aler(2)

•  Prisökningarförsautoma=sktöver=llnästaled•  Överspecificering

Tekniskakrav(definieradeavFoU-avdelningar)sominteärnödvändigaläggsutpåleverantörerna.

•  Leverantörskarteller Imångabranscherfinnsendaste6begränsatantalspelare,vilketmöjliggörtystaöverenskommelser.

•  Leverantörerskundrela=onsprogramRela$onsprogramomfa6arförmåner(fringisar)$llkunderföra6skapaenförmånligareposi$onhosdebeslutsfa6andepersonerna.

Van Weele kapitel 10

KategoriträdIT-infrastruktur

Stordator Servrar Intel-servrar Annan hårdvara Mjukvara till databas Applikationer Mellanprogramvara Säkerhetsprogram Datorer Skärmar Skrivare Andra tillbehör Outsourcade datortjänster Telekomhårdvara (röst) Telekomtillbehör (röst) Telekomhårdvara (informationsöverföring) Telekomtillbehör (informationsöverföring) Mobila telekomtjänster

IT-kontrakt

Tillmötesgående leverantörer Återförsäljare Icke tillmötesgående leverantörer

Professionellatjänster

Ekonomiska tjänster Informationstjänster Juridiska tjänster Managementkonsult-tjänster Andra professionella tjänster

Marknadsföring,kommunika=on

Reklamtrycksaker Interna trycksaker Media/kommunikation Reklamgåvor Försäljnings-/reklamevents Fotografitjänster Översättningstjänster Marknadsundersökningar Reklamskyltar Sponsorer

Industrirelaterat

Råmaterial Förpackningar

Kontorsbyggnader

Säkerhetstjänster Byggnadstjänster Tekniska installationer Inredning Kontorsmöbler Cateringutrustning Flyttjänster Parkeringstjänster Hyra av byggnader Energi Inredningstjänster

Fas=ghetstjänster

Avfallshantering Varu- och dryckesautomater Catering Växttjänster Lokalvård

Transportochlogis=k

Kurirtjänster Lagringstjänster Arkiveringstjänster Förpackningar Fordon Bränsle (affärsrelaterat) Posthanteringsutrustning Värdetransporter Posttjänster Kassaskåp

Kontorsmaterial

Förbrukningsmaterial Papper Kopieringstjänster Annan kontorsutrustning

Humankapital

Böcker och tidningar Bidrag Fortbildning Kläder Medicinska tjänster Utrustning för anställda Resor Hotell och konferenser Representationskostnader Rekryteringstjänster Transport till förskola Bilhyror (privata) Bränsle (privat) Tillfällig personal

Övrigt

Interna fakturor Okända leverantörer Icke-inköpsrelaterad spend Moms Leverantörer

Spendanalysis

1. Spend analysis 3. Capability

development and category realization

4. Follow-up and continuous

improvement

2a. Strategic planning

2b. Category planning

2c. Quick wins realization

n  Verifyexis$ngspendanalysisandsupplymarketassessment

n  Verifyexis$ngoveralltargetmatrix(targetedquan$fiedimprovementpoten$al)

n  Category plan and target matrices

n  Quick wins realization

n  Capability development will target one or more of the following key aspect of the procurement function –  Processes –  Organization –  Resources (System &

Personnel) Mai

n de

liver

able

s

n  Continuous improvement of the procurement function driven by the line organization

n  Post-transformation evaluation and reviews

Activities

GrupparbeteMedhjälpavutdelatmaterialäruppgiQen:•  GörengrovkategoriindelningochplacerainkategoriernaiKraljic(tänktlämpligtföretag)

•  Presenteraanalysensamte6förslagpåtresnabbaåtgärder

AgendaSpendanalys+Processer

1.   Spendanalys2.   Kategorier3.Processer4.Processmodeller

Varförprocesser?

Tradi=onellttänkande Processorienterattänkande

Deanställdaärproblemet Processenärproblemet

Jaggörmi6arbete Jaghjälper$lla6fåsakeruträ6adeivårorganisa$on

Förändraanställda Förändraprocesser

Litaintepånågon Samarbetamotgemensammalösningar

Vemgjordefel?! Vad$llätfeleta6uppstå?

Tradi=onellttänkande-Processorientering

Inköpsprocessen

UppföljningAnalys

Ständigaförbä6ringar

Inköpsprocesseriolika$dsperspek$vsamtolika

ledningsnivåer

Taktiskt inköp

Strategiskt inköp

Operativt inköp

Upphandlingsprocesser Omförhandlingsprocesser

Avropsprocesser

Styrprocess

Utvecklingsprocess

Kategoristyrningsprocess

Leveransprocesser Betalningsprocesser

Mätprocesser Långt tidsperspektiv

Medellångt tidsperspektiv

Kort tidsperspektiv

Leverantörsutvecklingsprocesser Kontraktshanteringsprocesser

Kvalitetssäkringsprocesser

Inköpsprocesser

Kontinuerlig mätning och rapportering

Leverantörsbedömning

Upphandlingsprocessen

Kravspecifika=on

Anbudsförfrågan

Leverantörsval Förhandling

Beställningavtal Uppföljning

Förhandlingsprocessen

Leverantörsutveckling

RobertHandfield

Avtalsprocessen

Förhandling SlutligtavtalParternas

kommentarerAvtalsförslag

Avtalsmall

Förstudie

31

Inköpsprocess

Källa: Change Management in Purchasing, CAPS, juli 2006

Specificera behov

Fastställ kravspecifikation

Skicka anbudsförfrågan

Diskutera & prekvalicera leverantörer

Identifiera möjliga leverantörer

Slutlig förhandling och kontraktstilldelning

Förstå det ekonomiska problemet

Ta fram värdedrivare & beslutskriterier

Utöka lösningsutrymmet med alternativ

Monetär utvärdering av skillnader

Fastställ en problemorienterad specifikation

Projekt-specifik förhandlingsdesign med tydliga regler

Behovsorienterad inköpsprocess Problemorienterad inköpsprocess

AgendaSpendanalys+Processer

1.   Spendanalys2.   Kategorier3.Processer4.Processmodeller

1. Insourcing eller outsourcing (Köpa/tillverka)

2. Utveckla strategier för inköpskategorier

3. Etablera och framhäv en leverantörsbas av världsklass

4. Utveckla och hantera leverantörs- relationer

5. Integrera leveran-törer i processen för utveckling av nya produkter

6. Integrera leveran-törer i order-hanteringsprocessen

7. Leverantörs-utveckling och kvalitetsstyrning

8. Strategisk styrning av kostnader i hela värdekedjan

Kritiska och i försörjningskedjan integrerade processer

Strategiska processer Källa: Översatt från NEVI, Zoetermeer, 2002; ursprungligen formulerat av R Monczka.

MSUModellen–Å6astrategiskaprocesser

1.MSUmodellenKöpa/$llverka

1. Etablera strategier och planer för inköp och försörjning

2. Utveckla strategier för organisation och team 3. Etablera

globalisering

4. Utveckla mätning av inköp och värde- kedjan

5. Utveckla och implementera IS/IT-system

6. Etablera kompetensutveckling och utbildning

Stödprocesser Källa: Översatt från NEVI, Zoetermeer, 2002; ursprungligen formulerat av R Monczka.

MSUModellen–Sexstödprocesser

7.MSUmodellenLeverantörsutvecklingkvalitétsstyrning

Klassificeringverktyg

BalancedScorecard

41

Engagemangsmatris (RASCI-matris) för att visa olika processroller

Teckna avtal Förhandla

Utvärdera anbud

Inhämta anbud

Utfärda förfrågan

Definiera krav

Analysera behov

Planera upphandlingen

Inköp

Projektledn.

Försäljning

Kvalitet

Konstruktion

Ekonomi

A=Ansvarig D=Delaktig I=Informeras

A

A

A

A A A A A D

D

D

D

D

D

D

D

D D

D

D

D

D

D

I

I

I

I

I I

I

I I

I

I

Upphandlingsprocesser

Simbanoranvändsföra6visavilkenenhetsomäransvarigfören

ak$vitet

Leverantör

Inköpsavdelning

Produktion

Godsmottagning

Leverantörs- reskontra

Anbud

Order

Orderbekräftelse

Tillverkning Skeppning Faktura

Betalning Inköps- anmodan

Produktionslager

Inköpsprocesser

Mål–SMARTochliknande

Tidslinje

Januari Februari Mars April Juni Juli Augusti Oktober September

Mils

tolp

e 1 M

ilsto

lpe

2 Mils

tolp

e 3 M

ilsto

lpe

4 Mils

tolp

e 5 M

ilsto

lpe

6 Mils

tolp

e 7

Aktivitet 2

Aktivitet 3

Aktivitet 1

Aktivitet 4 Aktivitet 6

Aktivitet 5

Aktivitet 7

Aktivitet 8

Aktivitet 9

Tidslinje–Strategiskinköpsstyrplan

Planering upphand- lingar

Översyn inköps- verktyg

Översyn Leverantörs- strategier

Översyn inköps- strategier

Översyn spend

Översyn inköps- organisation

Översyn Inköps- processer

Översyn inköpspolicy

Tidsperspektiv Årsplan

Jan. Mars Maj Juni Aug. Okt.

Ledning

Försäljning

Produktion

Intressenter

Konstruktion

HR

Kvalitet

Bolagsjurist

Inköpsprocesser

Gantschematäre6vanligtsä6a6åskådliggörakomplexa

leveransprocesserKonceptuell fas

Tid

Leveransprocesser

Ansökan om myndighetstillstånd

Konstruktion

Upphandling underlev.

Verifiering

Prototyp

Produktion

Kontraktstecknande

Tidsplan - exempel

Orderläggning

Konstruktion

Konstruktionsgranskning

Prototyptillverkning

Validering

Serieproduktion

Efterkontroll

Skeppning

Transport

Godsmottagning

Tidsaxel

Paretoanalys av tidsplanen

Orderläggning

Konstruktion

Konstruktionsgranskning

Prototyptillverkning

Validering

Serieproduktion

Efterkontroll

Skeppning

Transport

Godsm

ottagning

Ledning Coacher (chefer)

Förbättringsgruppen

Insats

Effe

kt

Stor

PICK-diagram – exemplifierade aktiviteter

Liten

Möjligt

Utmana

Stor

Avstå

Genomför

Lite

n

Orderläggning

Konstruktion

Konstruktionsgranskning

Prototyptillverkning

Validering

Serieproduktion Efterkontroll

Skeppning

Transport

Godsmottagning

Slutföridag