Taller de La Guìa Evaluar PGD

8/17/2019 Taller de La Guìa Evaluar PGD

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REGIONAL SANTANDERCENTRO DE SERVICIOS EMPRESARIALES Y TURÍSTICOS

EVALUAR PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

APRENDICES: MARTA CELICIA CALA ARAQUE FECHA: 10/07/2015 MARILUZ PUJIMUY JANAMEJOYINSTRUCTOR: HERMES REDONDO SILVATGO GESTION EN DOCUMENTALFICHA: !"0##$

%1 A&'()(*+*,- *, R,.,( ((&(+.

• Indague sobre los mecanismos de evaluación de los procesos y procedimientos

que ejecuta la unidad administrativa donde usted labora o ha laborado, dentro deuna Organización.

En la cotidianidad de nuestras actividades también eiste un control y seguimientode las labores que se cumplen d!a a d!a. "ara que se cumplan se requiere quecada uno de los integrantes de la #amilia tenga responsabilidades y compromisos,es decir también eiste una empresa que dirigir y con la cual se proyecta y semiden metas para cumplir, si no eiste una persona que controledemocr$ticamente y con a#ecto el cumplimiento de las metas no habr$ resultadospositivos.

%2 A&'()(*+*,- *, &3','4+(+&( , (*,'(.(&+&( *, &33&(6(,'3-,&,-+(3- 8++ , +8,*(+9,

• %etome con su &'E( los ocho procesos de un "rograma de &estión)ocumental y elabore un mapa conceptual *+on#ronte estos procesos con losestipulados en el )ecreto -/ de 0, 'rt!culo /12. )eje evidencia en suporta#olio digital.

'ctividades destinadas al estudio delos documentos en la #orma deproducción o ingreso, #ormato yestructura, #inalidad, $rea competentepara el tr$mite, proceso en que act>a

y los resultados esperados.

+onjunto de actividades encaminadas a laplaneación, generación y valoración dedocumentos de la entidad, en cumplimientocon el conteto administrativo, legal#uncional y técnico.

+omprende la creación y dise?o de #ormas,#ormularios y documentos, an$lisis deprocesos, an$lisis diplom$tico y su registroen el sistema de &.).


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%% A&'()(*+*,- *, +838(+&( *, &33&(6(,'3 C3&,8'4+(+&( ;

T,3(+&(


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los documentosB, realice una comparación de los requisitos de cada sistema ydebata en el #oro de discusión destinado para tal #in.

• "repare eposición sobre el proceso de gestión documental asignado.


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GESTI=N DOCUMENTAL ENFOCADA EN PROCESOSSERIE %0%00 >SISTEMA DE

GESTI=N PARA LOS

DOCUMENTOS?"ara una mayor ilustración, se entender$ gestión de documentos como el@conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a laplani#icación, manejo y organización de la documentación producida y recibidapor las entidades, desde su origen hasta su destino #inal, con el objeto de#acilitar su utilización y conservaciónB.5a gestión documental en#ocada a procesos en +olombia, se encuentra enconstrucción y a>n carece de re#erente teóricos precisos, pues al noconocerse de primera mano cómo podr!a de#inirse y comprenderse, es muycomplejo establecer l!mites y #ronteras entre la gestión documental tradicionaly la propuesta aqu! planteada. "ues >nicamente responde a un nuevoentramado organizacional y que ahora es orientado por los postulados delsistema de calidad, al cual la gestión de documentos no es ajena

'lcance de la gestión documental en#ocada a procesos

(ubsistema Interno de &estión )ocumental y 'rchivo (I&'

%eglas de producción %eglas de gestión%eglas de archivo %eglas de valoración

En#oque administrativoEstructura org$nica #uncionalEn#oque basado en procesos(ervicio de gobierno electrónico

En#oque archiv!stico

)irectrices del (istema 7acional de 'rchivo (7' y (istema )istrital de 'rchivo ()' 73+AI(O 0GH/A0D0

Es imposible no mencionar que la gestión documental en#ocada a procesos,materializó su actuar con la redacción e implementación de las gu!as para lagestión normalizada de documentos, siendo estas @las herramientas en losque quedan consignados la producción documental, sus caracter!sticas#ormales, clasi#icación y valores, m$s las reglas para su administración ytratamientoB.

JKué es el (istema Integrado de &estiónL

El (istema Integrado de &estión en las entidades del )istrito +apital es

@el conjunto de orientaciones, procesos, pol!ticas, metodolog!as, instancias einstrumentos orientados a garantizar un desempe?o institucional articulado yarmónicoB, que se encuentra con#ormado por los siguientes subsistemasD

• (ubsistema de &estión de la +alidad *(&+2.• (ubsistema Interno de &estión )ocumental y 'rchivo *(I&'2.• (ubsistema de &estión de (eguridad de la In#ormación *(&(I2.• (ubsistema de (eguridad y (alud Ocupacional *(M(O2.• (ubsistema de %esponsabilidad (ocial *(%(2.• (ubsistema de &estión 'mbiental *(&'2.• (ubsistema de +ontrol Interno *(+I2.• 'dicionalmente para los hospitales del )istrito +apital, el (ubsistema Nnicode 'creditación *(='2.

+uando hablamos de las 3ablas de %etención )ocumental 3%)A y cómoestas nacen con una doble #inalidad. "or una parte sirven de gu!a para losprocesos de organización documental clasi#icación

5a norma CC, es la principalnorma donde se establecen losrequisitos para la implementaciónde un (istema de &estión para losdocumentos

JK=E E( =7 (I(3E


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de la valoración y disposición #inal Aconservación total, eliminación, selección ymicro#ilmación

En conclusión, el procedimiento est$ndar para su creación o actualización, seencuentra consignado en la &u!a/ que para tal #in elaboró la (ubdireccióndel (istema )istrital de 'rchivos y en la cual se presentan, los siguientespasos metodológicosD• "rimer pasoD +ompilar in#ormación institucional.• (egundo pasoD %evisar los manuales de #unciones y procedimientos.• 3ercer pasoD 'plicar la Encuesta Estudio =nidad )ocumental.• +uarto pasoD 'nalizar la in#ormación recolectada.• Kuinto pasoD Estructurar las 3%).

J+ómo se e#ect>a la valoración documental en la &estión )ocumentalEn#ocada a "rocesosLEl proceso de valoración documental en una organización que se sustenta enuna estructura org$nica y #uncional, es muy similar al que se hace cuandoadem$s en el an$lisis se contemplan herramientas del (istema de &estión de+alidad como lo son el mapa de procesos, los procesos y procedimientos

junto con sus componentes. "ues en ambos casos, se busca responder a losinterrogantes propios del proceso de evaluación documentalD JKuéconservarL, Jqué eliminarL, JKuiénes eval>anL, y Jcu$ndo y dónde lohacenL


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• Investigue sobre indicadores de gestión, concepto, clases, #unción y procedimiento para la #ormulación de las mismas.Elabore cuadro resumen.

INDICADORES DE GESTIONCONCEPTO CLASES FUNCION PROCEDIMIENTO

Indicador de &estiónD

Epresión que cuanti#ica elestado de la caracter!stica ohecho que quiere ser controlado.

Es la epresión cuantitativadel comportamiento de lasvariables que intervienen enun proceso y de losatributos de los resultados,que permiten analizar elresultado de la gestión y elcumplimiento de las metasrespecto al objetivo de laorganización.

5os indicadores ser$nmecanismos >tiles decontrol a la gestión sipueden ser comparadoscon valores de re#erenciaestablecidos previamente.

Estos valores de re#erenciase de#inen a partir de losobjetivos y las condiciones

El indicador est$ asociado a la

e#icacia en el proceso. 5osindicadores de necesidades,tienen su medición en elbene#icio.E.(&+&(+:


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del sistema que se deseamonitorear y controlar.

cumplimiento de sus objetivos. un mejor apoyo en la producción, manejo ycustodia de la in#ormación de 'rchivos dela administración p>blica colombiana.


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• Indague sobre los reportes estad!sticos en la gestión documentalD concepto,importancia, procedimientos, tipos, #ormatos, resultados, interpretación,

conservación y cobertura. %ealice cuadro descriptivo.

REPORTES ESTADISTICOS

CONCEPTO )ocumento que analiza a través de cuadros y gr$#icos estad!sticos la evoluciónde las principales variables con el propósito de ayudar la toma de decisiones.

IMPORTANCIA

El reporte generalmente se acompa?a con im$genes, gr$#icos, tablas y notas apie, tendientes a clari#icar a>n m$s lo que se dice por escrito.

En cuanto a la composición, los reportes, tomar$n el #ormato del tema, es decir,

introducción, metas, igualdades y debates, pero también podr$ seguir la #órmulade problemaAsolución. &racias a los reportes cualquier persona puede procedera realizar un resumen de datos o a clasi#icar estos en grupos determinados.

"ermite a las personas no especializadas, interpretar mejor determinadain#ormación, haciéndola m$s entendible e interesante. 'un cuando presentanuna cantidad limitada de datos y ci#ras aproimadas, permite re#orzar losargumentos o conclusiones que un in#orme. )elimitan los elementos dentro deun espacio, haciéndoles comprensibles, pues nos dan una ci#ra con quecomparar al objeto, d$ndoles un nivel m$imo o un nivel m!nimo de acuerdo a los valores que componen la escala.

PROCEDIMIENTO

Identi#icar tipos de datos

)eterminar la tabla.)eterminar gr$#icos. 'n$lisis de datos.+onclusiones.

TIPOS

H39+ *, &3'3D(++6+ *, C+4-+ ; E.,&'3: Es la representación de varios elementos*causas2 de un sistema que pueden contribuir a un problema *e#ecto2."araconstruirlo se traza una l!nea de izquierda a derecha y se escribe lacaracter!stica al #inal. +on l!neas secundarias, se indican las variables queintervienen en el proceso y con l!neas terciarias los #actores m$s probables devariación. (on también llamados espina de pescado.GB.(&3- *, P+,'3: "ara construirlo se decide el per!odo de estudio, se trazan

luego los ejes cartesianos, se anotan en el eje horizontal los !tems de de#ectosempezando por los m$s #recuentes y sobre el eje vertical el valor o n>mero deveces de ocurrenci+D(++6+- *, D(-8,-(: 7os sirve para establecer la relación eistente entredos tipos de caracter!sticasD Ristogramas de 9recuencia y &r$#icos de +ontrolEstudios de +apacidad de "roceso

FORMATOS 'neos

RESULTADOS

5os datos muestran numéricamente lo que el analista puede detectar. Elen#oque habitual es comenzar con los an$lisis descriptivos, eplorando losdatos. El analista luego dirige su atención a las preguntas espec!#icasplanteadas en los objetivos o hipótesis de estudio, de los hallazgos. +abedestacar que al describir nuestros datos, respecto a cada variable de estudio,

interpretamos las medidas de tendencia central y las de variabilidad o dispersióncomo un conjunto, no aisladamente.El reporte y la consolidación de la in#ormación que se genera en las di#erentes


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para una mejora continua.


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• Establezca la*s2 metodolog!a*s2 para la interpretación de resultados del an$lisisde la in#ormación, procesos de mejora continua y contrastación de los gr$#icos,

razones y proporciones. %ealice in#orme.

%$ A&'()(*+*,- *, '+-.,,&(+ *, &33&(6(,'3

• "resente eposición del proceso de gestión documental asignado.

• %e>nase en &'E( y establezca una empresa *misión, visión, objetivos, pol!ticas,organigrama, #unciones, etc.2

Empresa )iapositivas polic!a nacional

• Interact>e con los dem$s &'E(, simulando transacciones comerciales yadministrativas, re#lejando dichas actividades en documentos. *'plique todos losprocesos de la gestión documentalD planeación, producción, gestión y tr$mite,organización, trans#erencia, disposición de documentos, preservación a largoplazo y valoración2.

• +onstruya una bater!a de indicadores de gestión que re#lejen los controles de ladocumentación, teniendo en cuenta la normativa vigente y la aplicación de criteriospara su #ormulación *oriéntese con la propuesta de indicadores de gestión,planteada por el pro#esor 5uis 9ernando (ierra Escobar2.

ATERIA DE INDICADORES DE GESTI=N

ORGANIZACI=N DEDOCUMENTOS

A "orcentaje de archivo seg>n serieDA "orcentaje de n las 3%) de cada $reaDA 4ariación porcentual de metros lineales

organizados seg>n $reaD

• Elabore un in#orme estad!stico con base en el an$lisis de la in#ormacióngenerada, a partir de la aplicación de la bater!a de indicadores de gestión en el

proceso de gestión documental asignado y con relación a la documentaciónrecibida o producida por la empresa creada.

• 4eri#ique que los resultados estad!sticos aporten in#ormación para elmejoramiento de la gestión documental.

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