Taller Facilitación Descripcion de Cargos

7/24/2019 Taller Facilitación Descripcion de Cargos

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Fuente: Hay Group; confidencial, para uso interno.Fuente: Hay Group; confidencial, para uso interno.

Septiembre de 2008

ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS

Taller preparado por

Desarrollo Organizacional Corporativo y GestiónHumana



2Fuente: Hay Group; confidencial, para uso interno.

Objetivo de la Sesión

Repasar los conceptos de la Descripción de

Cargos y cómo diligenciar el documento.




¿Qué es un Cargo?

MisiónProposito de la Organización

Estrategia y Plan

Estructura Organizacional

CARGOS




¿Qué es un Cargo?

COMPETENCIAS

Conocimientos,Habilidades yDestrezas Requeridas

PROCESOS

Procesosen los queparticipa

o sobre losque impacta

RESULTADOS

Resultados

Esperados

Es la unidad básica de la estructura organizacional que ayuda a laorganización a alcanzar su misión.

Está compuesto por 3 elementos:




Qué es una Descripción de Cargo

Documento que sintetiza el propósito, las

funciones, el alcance y los resultadosesperados del cargo.

……. Es el “resumen ejecutivo” del cargo




Características de las Descripciones

El análisis del contenido del cargo.

Describir el cargo “tal como es hoy”.

Foco en resultados.

Hacer abstracción de la persona que ocupa el cargo.

Evitar juicios de valor.

Al momento de realizar una descripción de cargo hay que tener encuenta:


http://slidepdf.com/reader/full/taller-facilitacion-descripcion-de-cargos 7/337Fuente: Hay Group; confidencial, para uso interno.

Usos de las Descripciones de Cargos

Análisis de la Organización

Reclutamiento y Selección

Gestión del Desempeño

Planificación de Carrera

Valoración de Cargos

Entrenamiento y Desarrollo

Es la base para los distintos sistemas de gestión



¿Qué personas intervienen?

TITULAR DEL CARGO

Cómo es el CARGO

SUPERIOR

Verifica y aprueba sucontenido

FACILITADOR-Aporta metodología-Asesora en la elaboracióndel documento

Aspectos Generales



Contenido de una Descripción

Identificación

Organigrama

Misión

Responsabilidades

Relaciones

Requisitos delCargo

Cuál es el cargo Para qué está elcargo en Alpina

Toma deDecisiones

Qué requiere el cargo

Dimensiones



Identificación del Cargo

1. Identificación del Cargo

Nombre del Cargo:Vicepresidencia:

Área:

Cargo jefe inmediato:



Misión

Expresa el propósito general del cargo en la organización, surazón de ser.

Permite comprender para qué está el cargo en la

Organización.

¿Qué hace?(verbos)

¿De acuerdocon qué?

¿Para qué?¿Dónde?

Acción Guía o Marco ResultadoFunción



Misión: Elemento “Acción”

Estratégica

Táctica

Operativa

Verbo de Acción que define qué hace el puesto, cómo actúa.

Acción = ¿Qué?




Acción- Lista de Verbos

Estrategia

Táctica

Operativa

Orientada al logro de laMisión de la Organización.Brindar lineamientos

Planificar

Dirigir Establecer Definir

Dirigir Programar Evaluar Controlar OrganizarEvaluar Coordinar Integrar

Supervisar

Ejecutar Hacer Realizar

Traduce los lineamientosestratégicos en accionesconcretas. Operacionalizar

Acciones concretas deejecución.Hacer las cosas



VERBOS

DE

ACCIÓN

DE

RESULTADO=

Planificar Coordinar Controlar Supervisar Evaluar Analizar Ejecutar Vender Comprar

Lograr Asegurar Garantizar

Contribuir Mantener

Recomendaciones sobre la redacción



Área de la Organización donde el cargo actúa. Se clasifica en:

Función = ¿Dónde?

Básica

Derivada

Auxiliar

Afecta directamente la Misión dela Organización

Afecta la Misión de una FunciónBásica

Afecta la Misión de unaFunción Derivada

Misión: Elemento “Función”




Básica

Derivada

Auxiliar

Compras

Control

Producción

Almacén de

Repuestos

Actividad

Secretarial

y de Apoyo

Mantenimiento Fabricación

Producción Calidad

Operaciones

Misión: Elemento “Función”



Guía = Orientación/ Pautas de Actuación

Fuentes que regulan al Cargo

Orientados (entorno, estrategia)

Dirigidos (políticas/objetivos organizacionales)

Misión: Elemento “Guía”

Controlados (procedimientos, normas einstrucciones)




Es el p roducto esperado por el cargo como resultante de unaAcción llevada a cabo en una determinada Func ión o proceso.

Resultado = ¿Para qué?

Permanente

Positivo

EL RESULTADODEBE SER

Misión: Elemento “Resultado”




Permanente:

RESULTADO OBJETIVO=

Plazos Volúmenes en $/ #/ Kg. % (rentabilidad- market share)

Plazos Volúmenes en $/ #/ Kg. % (rentabilidad- market

share)

Ejemplo:

Lograr un volumen de ventasde U$S100.000 en el año2005.

Ejemplo:

Lograr el volumen de ventaspresupuestado.




Positivo:

INCORRECTOCORRECTO

Ejemplo:

Evitar daños físicos a losempleados de la

organización.

Ejemplo:

Garantizar la seguridad físicade los empleados de la

organización.




Lograr el volumen de producción establecido

Mantener el nivel de inventario dentro de los límites establecidos

Garantizar el funcionamiento de los equipos

Asegurar el flujo de caja





Misión: Ejemplo

Dirigir y coordinar los procesos de contabilidad, impuestos,

auditoria interna y planeación financiera, de acuerdo con

las políticas del grupo y cuadro de mando, con el

propósito de asegurar la disponibilidad y fiabilidad de la

información financiera que permita el mantenimiento del

patrimonio de la Compañía.




A F R +

Dirigir y controlar

con el propósito de asegurar ladisponibilidad y fiabilidad de la

información financiera quepermita el mantenimiento delpatrimonio de la Compañía.

los procesos de contabilidad,impuestos, auditoria interna y

planeación financiera

+ G

de acuerdo con laspolíticas del grupo y

cuadro de mando

Redacción de la misión - ejemplo




• Son las funciones CLAVES y permanentes del cargo

en términos de resultados más significativos.

• Difícilmente son más de 8 responsabilidades.

Responsabilidades del cargo

¿Qué hace?(verbos)

¿Para qué?¿Dónde?

Acción ResultadoFunción




Características:

Siguen la misma fórmula que la utilizada para la Misión.

Se listan por orden de importancia.

Deben poder medirse.

Deben ser distintivos y específicos del puesto.

Ejemplos:

Coordinar y controlar el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos

de la planta, a fin de garantizar su funcionamiento.

Organizar, supervisar y controlar el programa semanal de producción, a fin de

asegurar su cumplimiento dentro de las condiciones establecidas.

Responsabilidades del Cargo




Sección que incluye:

Magnitud cuantificable sobre la cual el cargo ejerce un

impacto directo o indirecto.

Monto expresado en pesos o dólares anualizados.

Permite comparar entre cargos similares.

Dimensiones




Dimensiones

4. Dimensiones

Número de Personas que le reportan

directamente:

Número de Personas

totales en el área:

Magnitudes económicas:(variables económicas, presupuestos, gastos, ventas, etc. sobre las que el cargo incida directa oindirectamente)






Decisiones que puede y debe tomar:

- Política de pago a proveedores (plazos, condiciones contractuales, etc.)- Pago o denegación de pago a proveedores- Definición, cambio o reestructuración del plan de cuentas- Cambios en los procesos y procedimientos de trabajo de su área

Decisiones que puede y debe proponer:

- Modificaciones en la política de facturación- Flujo de caja de la Compañía- Presupuesto de la Compañía

Gerente Administrativo y Financiero

Toma de decisión - Ejemplo




RELACIONES INTERNAS

• Relaciones internas más significativas que mantiene el titular del CARGOcon otros CARGOS de la organización.

• Es importante sintetizar el motivo más habitual de la relación.• Excluir el superior y los colaboradores.

RELACIONES EXTERNAS

• Relaciones más significativas que mantiene el titular con el entorno externode la organización (Competencia, Proveedores, Organismos Oficiales,...).

• Sintetizar el motivo de la relación.

Relaciones de Trabajo




Relaciones de Trabajo

6. Relaciones

Indique con quien se relaciona el cargo, el propósito y la frecuencia. NO incluir con jefes ni subalternos.

RELACIONES INTERNAS:

Cargo Propósito Frecuencia

RELACIONES EXTERNAS:

Cargo Propósito Frecuencia




Perfil del Cargo

El perfil del cargo indica los conocimientos, habilidades, experiencia y

competencias necesarios para desempeñar normalmente el CARGO

NO se piden los conocimientos y experiencia del titular actual



Perfil del Cargo

7. Requisitos del cargo

Indique el nivel de educación y experiencia que requiere la persona para ejercer el cargo:

Nivel de Formación:Con Idiomas, especialización, etc.

Conocimientos específicos:

Experiencia: Años:

Competencias:

Utilizar los modelos de competencias existentes

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