Taller finalEnsayo unidad 1Se dar a conocer las posibles causas de deterioro en los bienes documentales yculesson los principalesfactores queafectan y deterioran los documentos,Elcontexto poltico, administrativo, de personal e infraestructura que hacaracterizadolahistoriadelosbienesdocumentalesdel pas, presentacomocomn denominador la acumulacin e interaccin reiterativa de cuatro principalesfactores externos de deterioro: los medioambientales, los biticos, los desastres ylos antropo!"nicos#Ambientales: Su campo de accin no solo se circunscribe a las reas dedepsito, involucra a todos aquellos elementos de tipo medioambiental$temperatura, humedad relativa, la luz, contaminante atmosf"rico y polvo% que porfluctuaciones o accin permanente, de!radan directa o indirectamente losdiferentes soportes y t"cnicas de re!istro# &as alteraciones producidas por estosa!entessemanifiestanenlosdocumentosdemuydiversasformasypuedencondensarse en: debilitamientoy pulverizacin de los soportes, reblandecimientode encolados, manchas, deformacin de los soportes, fra!ilidad, perdida deresistenciaestructural, declaracindelossoportesyre!istros, acumulacindesuciedad y oxidacin#Biticos: interactuando con los anteriores, aparecen los a!entes biol!icos$microor!anismos, insectos y roedores% los cuales alteran y de!radan losdiferentes soportes, ocasionando erosiones superficiales, manchas de diferentescoloraciones, debilitamientos estructurales, faltantes, !aleras, cavernas, entreotrosDesastres:a las deficientes condiciones administrativas y fsicas, en las que sehallan los archivos del pas, se suma el alto ries!o de p"rdida total, por falta depro!ramas y sistemasde prevencin, deteccin ycontrolen casode desastres$incendios, terremotos e inundaciones%#Antropognicos:Seconstituyeenel factordealteracinmsnocivoparalosbienes documentales# Su accin deteriorante involucra todos aquellos mane'os ym"todos, de carcter permanente, dados en los procesos bsicos deor!anizacin, manipulacin y depsito# &os deterioros son debidos principalmenteal usoindiscriminadodedeficientesmediosdea!rupacin$clips, !anchosdecosedora, etc#%, unidades de almacenamiento $carpetas, ca'as, etc#%, y deposito(ausencia total de efectivos pro!ramas de mantenimiento, malas manipulaciones, yocasionalmente acciones de tipo vandlico, e'ercidas por personal malintencionado# &osconsecuentesindicadoresomanifestaciones, abarcandesdedeterioros de tipo fsicomecnico $roturas, ras!aduras, dobleces, deformaciones,fra!mentacin, abrasiones, inscripciones, entreotros% hastadeteriorosdetipofsicoqumico $hidrlisis acida, oxidacin, entre otros%#)eor el remedioquelaenfermedad: &asoficinasproductorasenlaconstantemanipulacin y sistemas bsicos de or!anizacin, que se requieren para adelantarlosrespectivosprocesosde!estinoadministracin, hanempleadodiferentesmediosyelementosdea!rupacinparaor!anizarlosexpedientes, deacuerdocon un asunto o tema especfico# Estos elementos, que van desde los clips, hastalos !anchos le!a'adores, se han convertido a corto o mediano plazo, en a!entesnocivos y fuentes de deterioro fsico, qumico y mecnico para los documentos,debido a su uso indiscriminado y a la falta de criterios y lineamientos claros enconservacin preventiva#&os deterioros causados por estos elementos 'unto a los causados por precariasunidades de almacenamiento, deficientes depsitos, inadecuadas manipulacionesy consultas, entre otros, han convertido a los custodios de los bienes, enverdaderos param"dicos que improvisan tratamientos y materiales que no poseenlas caractersticas y especificaciones necesarias de conservacin, ocasionando acorto o lar!o plazo deterioros mayores y !eneralmente irreversibles#*onel findeestablecerunlazocomndecomunicacinentrelosarchivistas,custodios y conservadores, el +,*-./0 1eneral de la 2acin defini, mediante lacomunin de varias de las disciplinas involucradas, los t"rminos para desi!nar lasunidades de archivo#*ada una de estas unidades se caracteriza por poseer t"cnicas de elaboracinespecficas que las define, dentro de los requerimientos expuestos por laconservacin, como adecuadas o inadecuadas#3nidades documentales: )ara su me'or comprensin es importante comenzar conla mnima unidad documentaldentro de los conceptos bsicos de la archivstica44E& 50&.066# Se define como aquella ho'a de libro, cuadernillo o expediente alque corresponden dos p!inas, la foliacin obedece a la indicacin num"rica enorden consecutiva, realizada en el parte superior derecho del recto de la ho'a#Estas unidades documentales a!rupadas consecutivamente y relacionadas conunasuntoespecifico, unaactuacinadministrativao'udicial, quesirvencomotestimonio de un hecho o resolucin especfica es lo que en t"rminos archivsticosse define como E7)E8.E29E#&areuninfsicadedocumentos, yaseanfoliosoexpedientesa!rupadoscon!anchos o costuras, dentro de la conservacin y alarchivstica de define comounidad de conservacin# :ase de cualquier archivo# Estas unidades son:)+;3E9ES: es la unidad de embala'e ms comn para documentos de archivo#*onsisteenlaa!rupacindevariosdocumentosoexpedientes, enteramenteenvueltos, amarrados con cordele identificados con un rtulo adherido a una desus caras#&E1+adosconel fin dehacer se!uimiento y control del pro!rama de limpieza#C;u" es foliacinD C)araqu" sirve la foliacin documentalD Es el +cto de enumerar las ho'as en un orden consecutivo desde M hasta infinito, atodoslosfolios, lasseriesqueconstituyena!rupacionesdocumentalesquenopueden nideben ser separadas por cuanto corresponden a secuencias que sonresultados de trmites de carcter administrativo o t"cnicos, que deben serrespetados y controlados# &a foliacin en documentos de archivo es imprescindibleenlosprocesosdeor!anizacinarchivstica# 9ienedosfinalidadesprincipales:controlar lacantidaddefoliosdeunaunidaddeconservacindada$carpeta,le!a'o, etc#% y controlar la calidad, entendida esta ltima como respeto al principiodeordenori!inal ylaconservacindela inte!ridad delaunidaddocumental ounidad archivstica# En tanto se cumplan estas finalidades, la foliacin es el respaldo t"cnico y le!al dela !estin administrativa#En tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliacines necesaria para dili!enciar diferentes instrumentos de control $inventarios,formatos de controlde pr"stamos, 9,8, 9/8% y de consulta $inventarios, !uas,catlo!os%# 8eotraparte, lafoliacinesrequisitoineludibleparalastransferenciastantoprimarias $archivo de !estin al archivo central% como secundario $archivo centralal archivo histrico%# En que parte del documento se realiza la foliacin)rocedimientoSe debe escribir elnmero en la esquina superior derecha de la cara recta delfolio en el mismo sentido del texto del documento#5olio recto: )rimera cara de un folio, cuya numeracin se aplica solamente a esta#5olio vuelto: Se!unda cara de un folio y a la cual no se le escribe nmero#En que colaboran las transferencias de los archivos de oficinas0:old# 2in!una de las anteriores KH# C;u" ley dice que Rson archivos los con'untos or!nicos de documentos, o lareunin de varios de ellos###RDa# &a &ey de )atrimonio -istrico de *astilla&a =anchab# &a &ey de +rchivos y :ibliotecasc# &a &ey de patrimonio -istrico Espa>old# El decreto re!ulador del +rchivo ,e!ional de *&= K@# 5orma parte de la autenticidad de un documentoa# ;ue necesariamente sea verazb# ;ue necesariamente no sea verazc# &a idea de que el documento puede ser aut"ntico y falso al mismo tiempod# 2in!una de las anteriores es una respuesta vlida KB# El ori!en funcional de un documentoa# 5orma parte de sus caracteres internosb# 5orma parte de sus caracteres externosc# 5orma parte de sus caracteres intrnsecosd# 5orma parte de sus caracteres extrnsecos KE# &os archivos histricos provinciales son de titularidad###a# )rovincialb# +utonmicac# Estatald# 8epende del caso concretoEN"A+) UNIDAD /: "I"TE*A" DE A#$%I&)" + )#0ANI"*)" 1UE !)"#I0EN2 &e!islacin y2ormatividad :sica sobre +rchivos en *olombia# ,E&+*.?2 8E 20,=+S S0:,E +,*-./0S E2 *0&0=:.+ *ontra lo que suelecreerse, en la le!islacin colombiana existen no pocas disposiciones atinentes a los archivos de !estin, centrales e histricos# &a dispersin de las mismas ha hecho que muchos funcionarios obli!ados a observarlas no den cabal cumplimiento a los mandatos constitucionales, le!ales y obli!atorios que tienen que ver con los archivos# )or su parte, los responsables de esto no pueden actuar frente a las autoridades del orden municipal, departamental o nacional en demanda de la atencin que requiere el trmite documental o el patrimonio histrico de la 2acin# *on esta breve relacin el +rchivo 1eneral de la 2acin desea informar a las autoridades, archivistas, funcionarios y ciudadanos en !eneral, acerca de los ms importantes preceptos y las normas esenciales relativas a los archivos para que con el esfuerzo y la participacin de todos se cumplan las disposiciones vi!entes y se avance en la construccin de la poltica archivstica en nuestro pas# &ey EL de MIEI: *rea el +rchivo 1eneral de la 2acin y se dictan otras disposiciones#8ecreto KHKB de MIHL#)or el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se conducevalor probatorio a las copias fotostticas de los documentos microfilmados#8ecreto OOHJ de MIHJ#)or el cual se modifica el 8ecreto KHKB de MIHL $)rohbe adulteracin, recorte ydoblez de microfilmes y prohbe la incineracin de documentos# $=icrofilmados%8ecreto K@J de MI@O#)or el cual se re!lamenta la &ey M@O de MIHI sobre defensa y conservacin delpatrimonio histrico, artstico y monumentos pblicos de la 2acin#8ecreto I@L de MIBL#)or el cual se expideelEstatuto del2otariado#$+rtculos ML@,MLB, MMO,MMJyMMH%#8ecreto MK@L de MIBL#)or elcualse expide elEstatuto del,e!istro delEstado *ivilde las personas#$+rtculos E, MO al M@%#8ecreto KKBJ de MIEE#)or el cual se re!lamenta el artculo OOB del cdi!o de r"!imen poltico y municipaly la ley HB de MIEH .nventario patrimonio documental y facultad de inspeccin a losarchivos# $+rtculos M a H8ecreto @KJ de MIEI#)or el cual se expide el Estatuto 9ributario de los impuestos administrados por la8ireccin1eneral de.mpuesto2acionales3sodemediosma!n"ticosenlainformacin tributaria# $+rtculo @OO%#8ecreto MBIE de MIIL#)or el cual se dictan normas sobre libros de comercio# *onservacin de libros ypapeles de los comerciantes# $+rtculos OM a OO%#8ecreto KMK@ de MIIK#)or el cual se reestructura el =inisterio de ,elaciones Exteriores y se determinanlas funciones de sus dependencias ,eserva +rchivo del =inisterio de ,elacionesExteriores#8ecreto @@O de MIIO#)or medio del cual se actualiza el Estatuto 0r!nico del Sistema 5inanciero y semodifica su titulacin y numeracin +rtculo I@#8ecreto K@KL de MIIO#)or el cual se re!lamenta el procedimiento para la utilizacin de medios t"cnicosadecuados para conservar los archivos de los comerciantes#8ecreto K@JI de MIIO#)or el cual se re!lamenta la *ontabilidad en 1eneral y se expiden los principios onormasdecontabilidad!eneralmenteaceptadosen*olombia$+rtculosMKOyMOJ%#8ecreto EH@ de MIIJ#)or el cual se re!lamentaelfuncionamientodel re!istro de proponentes enlas*maras de *omercio# &ibros y archivo del ,e!istro Snico de )roponentes$+rtculo MM%#8ecreto MHEJ de MIIJ#,e!lamenta la clasificacin y calificacin del re!istro de proponentes#8ocumentacin e informacin estrictamente indispensable, par!rafo#*onservacin de documentos# ,e!istro proponentes *mara de *omercio#8ecreto MOEK de MIIH#)or elcualse re!lamenta la &ey EL de MIEI y se ordena la transferencia de ladocumentacin histrica de los archivos de los or!anismos nacionales al +rchivo1eneral de la 2acin y se dictan otras disposiciones&eyHIJ de KLLL y ,e!lamento 1eneral de +rchivos#Esta ley es muy importante para todas aquellas personas que se quieran formarprofesionalmente en la administracin y para todos los que desean crear su propiaempresa, estale!islacinnospermitedar aconocer losconceptossobrelosdistintostiposdearchivoscomolossonel archivopblico,privado, total, entreotros#Sin esta ley una entidad sera muy desor!anizada y no sabran en dnde estn losdistintos documentos que se !eneran dentro de la empresa, institucin, municipio,departamento, e incluso de un pas# +dems esta ley nos enriquece en dichosconocimientos como lo es saber que el documento de archivo lleva el re!istro deinformacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn desus actividades o funciones# 9ambi"n comprende la funcin archivstica las cualesson las actividades relacionadas con la totalidad del que hacer archivstico, all seexpone la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacinpermanente#9ambi"n este estatuto re!ula elproceder de los funcionarios y ense>a cmo searchivan y como se deben hacer los distintos documentos que se !eneren dentrode una entidad u empresa como los son cartas, avisos, memorandos etc#, Estanorma i!ualmente nos ense>a sobre el patrimonio documental son losdocumentos conservados por su valor histrico o cultural los cuales son unos delos ms importantes que pueda contener dicha ley#8e i!ual forma la !estin documental hace parte de los parmetros fundamentalesdelasactividadesadministrativas, puessonestaslast"cnicastendientesalaplanificacin, mane'o y or!anizacin de la documentacin producida y recibida porlas entidades desde su ori!en hasta su destino final, con el ob'eto de facilitar suutilizacin y conservacin#+l mismotiempoestaordenanzapermitepor mediodel sistemanacional dearchivos que los ciudadanos podamos acceder a al!unos documentos oinformacinquerequiramosensumomentoyas mismoalaproteccindeescritos que sean confidenciales en las or!anizaciones u empresas#)ara concluir podemos decir que esta ley es la ri!e y vi!ila la parte documental yla parte de archivo, y es la que hace que dichos fundamentos sean bienelaborados y bien presentados, hace que a la hora de buscar un archivo no seatan dificultoso y sobretodo es la que le da le!alidad a todos los ttulos udocumentos#,ed de +rchivos del EstadoEl +rchivo 1eneral de la 2acin