Taner ÖZTÜRK

Mali Hizmetler Uzmanı

Sakarya Üniversitesi

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

Şubat-2017

TAŞINIR MUHASEBELEŞTİRME

SÜRECİ

KBS MODÜLLER ARASI BAĞLANTI ŞEMASI

TKYS (Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi)

HYS (Gerçekleştirme Görevlisi)

SAY2000İ (Muhasebe Birimi)

SORUN: Bütçe ödeneklerinin yetersizliği veya dağılımı nedeniyle

birden fazla fonksiyonel kod kullanılarak ödemesi gerçekleştirilen

taşınırların HYS’de bekletilmesi.

ÇÖZÜM ÖNERİLERİ: HYS-Taşınır (TKYS)-ÖEB İşlem

menüsünden Ödeme Emri Belgesine bağlanıp muhasebeleştirilmesi

gereken satınalma TİF’leri, HYS’nin farklı bir modülü olan Ödeme

Emri Belgesi girişinden manuel olarak düzenlendiğinden TKYS-fiş

durumu muhasebeye gönderilmemiş, işleme tabi tutulmamış

durumda gözükmektedir. Bütçe tertiplerinde birden fazla

fonksiyonel koddan ödeme yapılmadığı sürece HYS’de manuel

ÖEB giriş yapılmaması gerekmektedir. Manuel ÖEB girişi

yapılması halinde ise, HYS-Taşınır OEB işlem menüsünde uyarı

veren TİF’lerin “TKYS’ye İade Et” butonundan TKYS’ye iade

edilmesi ve TKYS’de hiçbir işlem yapılmaksızın onaylı fişlerde

kalması gerekmektedir.

SORUN: Satınalınan taşınırların, alım süreci tamamlanmadan,

diğer bir deyişle, ödemesi yapılıp TKYS’de fiş durumu «Muhasebe

İşlemi Tamamlandı» olarak gözükmeden sarf malzemelerin başka

bir harcama birimine devredilmesi, tüketime verilmesi ve tüketim

çıkışlarının/devir almanın muhasebe birimince onaylanması

sonrası;

a) Mal alımının iptal edilmesi,

b) TİF kesilen taşınırların HYS’den manuel olarak «Ödeme Emri

Belgesi Girişi»nden 630-Giderler Hesabı kullanılarak

ödenmesi,

c) HYS’de manuel «Ödeme Emri Belgesi Girişi»nden kayıt

oluşturulurken yanlış ekonomik koddan girilmesi

hallerinde,

TKYS’de Onaylı TİF/Bağlı TİF Silme işlemi yapılamamaktadır.

ÇÖZÜM ÖNERİLERİ:

a) Alımı iptal edilen taşınırlara ilişkin TİF’lerin ivedilikle

HYS’den TKYS’ye iade edilmesi ve gerçekleştirme görevlisince

satınalma TİF’inin iptalini yapmak üzere taşınır kayıt yetkilisine

haber verilmesi.

b) TİF kesilen taşınırların ödemesinin, 630-Giderler Hesabından

tahakkuk ettirilmesi halinde gerçekleştirme görevlisince, TİF’lerin

ivedilikle HYS’den TKYS’ye iade edilmesi ve gerçekleştirme

görevlisince, satınalma TİF’inin iptalini sağlamak üzere taşınır

kayıt yetkilisine haber verilmesi.

SORUN: Bekleyen kayıtlar nedeniyle harcama birimi- muhasebe

hesapları arasında tutarsızlıkların oluşması.

ÇÖZÜM ÖNERİSİ: Öncelikle Nisan, Temmuz, Ekim ve Aralık

ayları sonunda Taşınır (TKYS)-Taşınır (Muhasebe) Raporunun Taşınır

Kayıt Yetkilisince sistemden alınarak ilgili harcama biriminin

muhasebe kayıtlarını yapan muhasebe birimi personeline e-posta

yoluyla bildirilmesi muhasebe birimi personeline dönemsel kontrol

imkanı tanıyacaktır; öte yandan, Taşınır Kayıt Yetkilisince, elektronik

ortamda HYS’ye ve ıslak imzalı çıktısı da Strateji Geliştirme Dairesi

Başkanlığına gönderilişinden 20 gün geçmesine karşın halen onaylı

TİF’lerde fiş durumu «Muhasebe İşlemi Tamamlandı»

gözükmeyenlerin muhasebeleştirme sürecinin bitirilmesi için;

HYS aşamasında ise, gerçekleştirme görevlisine; muhasebe biriminde

gözüküyor ise ilgili muhasebe birimi personeline haber verilerek

kaydın sonlandırılması sağlanabilir.

SORUN: Satınalma TİF’lerinin, düzenlenme tarihi üzerinden belli

bir süre (örneğin 1 ay) geçmesine rağmen halen HYS-Taşınır

(TKYS) menüsünde bekleyen işlemleri gösteren uyarı butonunda

yer alması.

ÇÖZÜM ÖNERİSİ: Bu durumda, HYS gerçekleştirme görevlisi

tarafından, öncelikle TİF’te alımın yapıldığı firma ya da kişinin TC

Kimlik No/Vergi No sundan ödemenin manuel «Ödeme Emri

Belgesi Girişi»nden yapılıp yapılmadığı sorgulanmalı; ödeme

evrakı manuel ÖEB olarak düzenlenmişse hemen TKYS’ye iade

edilmelidir. Satınalma belgelerinin HYS gerçekleştirme görevlisine

intikal etmemesi durumunda ise, taşınır birimiyle iletişime geçilip

alım sürecindeki tıkanıklık ve işlem bekletilmesi önlenmelidir

(Ödenek yetersizliğinden kaynaklanan işlemi bekletme hariç).

SORUN: Taşınır (TKYS)-Taşınır (Muhasebe) Raporunda yılsonları

veya kontrol dönemleri sonunda fark olması.

Muhasebedeki kalan tutar fazla ise,

a) Devir, kayıttan düşme, satış işlemleriyle harcama biriminden

çıkışı yapılan taşınırlara ilişkin TİF’lerin veya Üç Aylık Tüketim

Çıkış Raporunun ıslak imzalı çıktılarının Strateji Geliştirme

Dairesine intikal etmemesinden;

a) Çıktıları ulaştırıldığı halde sistemden henüz gönderilmemiş

olmasından;

c) Muhasebe biriminde işlemin bekliyor olmasından kaynaklı

olabilir.

ÇÖZÜM ÖNERİLERİ:

a) Çıkış TİF’lerinin ve 3 aylık çıkış raporunun, Taşınır Mal

Yönetmeliği uyarınca düzenlediği tarihi izleyen 10 gün içinde

Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına iletilmesi.

b) Muhasebe birimi personelince ilgili HYS gerçekleştirme

görevlisiyle iletişime geçilerek, sistemden muhasebe birimine

gönderilmesi sağlanabilir. Bununla birlikte, sözkonusu TİF’in

HYS’ye de henüz gönderilmediği anlaşılırsa, bu defa taşınır

kayıt yetkilisiyle iletişime geçilerek, sürecin başlatılması

sağlanmalıdır.

c) Muhasebe birimine intikal eden TİF’ler, çıkış raporları veya

taşınır kaydına ilişkin diğer belgeler, maksimum 10 günlük süre

içerisinde kaydedilip yevmiyeleştirilmelidir. Ancak, taşınır

hesaplarındaki bakiye yetersizliği sebebiyle çıkış kaydı

yapılamıyorsa, ilgili birimin taşınır yetkilisi ile hemen iletişime

geçilmesi gerekmektedir. Bakiye soruna yol açan taşınır hesap

kodlarındaki hareketler, gerek TKYS’deki Onaylı TİF’ler ekranı

Taşınır Grubundan kontrol edilmek, gerekse Say2000i

modülündeki ayrıntılı Taşınır Kontrol Raporlarından kontrol edilip

karşılaştırılarak tutarsızlığın nedenini tespit etmek mümkündür.

Kuruş farklarından kaynaklı bakiye sorunlarında ise, muhasebe

birimi personelince ilgili taşınır kayıt yetkilisine ulaşılarak

ivedilikle Kuruş Farkları Cetveli düzenip muhasebe birimine

sunularak Say2000i modülünde önce kuruş düzeltme kaydı

yapılacak, ardından dönem tüketim çıkış işlemi onaylanacaktır.

TKYS’deki kalan tutar fazla ise,

Satınalma süreci ödeme ile henüz sonlanmamış satınalma, devir

alma, bağış ve yardım alma veya diğer işlem türleriyle harcama

birimine girişi yapılan taşınırlara ilişkin TİF’lerin (satınalma hariç)

ıslak imzalı çıktılarının Strateji Geliştirme Dairesine teslim edilmesi;

çıktılar teslim edilmişse sistemden (TKYS/HYS) muhasebe birimine

gönderimin yapılması; bunların yapılmasına ve muhasebe

kayıtlarının tamamlanmasına rağmen dönem sonlarında (Nisan,

Temmuz, Ekim) hesaplarda tutarsızlık bulunmaktaysa ilgili harcama

birimi-muhasebe birimi personeli arasında iletişimle ve yukarıda

belirtilen detaylı kontrollerle farkın tespit edilmesi ve düzeltilmesi

gerekmektedir.

NOT: Farkın tamamının, satınalma süreci devam etmekte olan

taşınırlardan kaynaklandığı belirlenmişse mutabakat sağlanmış

kabul edeceğiz.

SORUN: Hurdaya ayrılan taşınırlar başta olmak üzere kayıttan

düşmeye yönelik çıkış TİF’lerinin yanlış hesap kodu kullanımı

nedeniyle HYS’ye iade edilmesi.

ÇÖZÜM ÖNERİLERİ: KDTOT görülemediğinden, yapılan

düşümün, bir taşınırı kayıttan tamamen çıkarma işlemi mi yoksa

satılmak veya imha edilmek üzere hurdaya ayırma işlemi mi

olduğunu netleştirmek; işlem tipine göre doğru hesap kodunun

seçilmesini sağlamak için –taşınır kayıt yetkililerinin önemli

kısmının HYS gerçekleştirme görevlisi olduğu dikkate alınırsa-

taşınır kayıt yetkilisince, taşınırların hurdaya ayrılması dışındaki

kayıttan düşmelerin, HYS gerçekleştirme görevlisine TİF’in

sistemden HYS’ye gönderildiği anda bildirilmesi yerinde

olacaktır.

SORUN: HYS’de (T) Tahakkuk durumunda bulunan taşınır

kayıtlarından dolayı işlem zincirinin kesintiye uğraması.

ÇÖZÜM ÖNERİLERİ: HYS Gerçekleştirme Görevlisince, belli

aralıklarla «işlem sorgulama»dan sorgulama yapılarak, (T)

durumundaki TİF’ler muhasebe birimine gönderilecektir.

SORUN: Bağışla edinilen ya da farklı kamu idarelerinden

bedelsiz devir alınan taşınırların giriş TİF’lerinin HYS’de

muhasebeleştirilirken yanlış hesap kodu kullanımı nedeniyle

HYS’ye iade edilmesi.

ÇÖZÜM ÖNERİLERİ: Bağışı yapan kişi ya da kuruma göre,

600-Gelirler Hesabının aşağıda belirtilen ekonomik kodları

seçilerek muhasebeleştirilmesi gerekmektedir.

SORUN: Başka kamu idarelerine taşınırların bedelsiz

verilmesinde, bağış ve yardım etme işlem türünün kullanılması.

ÇÖZÜM ÖNERİLERİ: Farklı kamu idarelerine bedelsiz taşınır

devrinde yasal dayanağı bulunmadıkça bağış/yardım etme işlem

çeşidi ile KBS’de tüm kamu idareleri arasında entegrasyon

sağlanamadıkça «devretme» yerine, KDTOT’ye gerekli açıklama

yazılmak suretiyle «kayıttan düşme» işlem türünden çıkış TİF’i ile

tamamen kurumumuz envanterinden çıkılabilir.

SORUN: BAP’tan satınalma suretiyle edinilen taşınırların, harcama

yürütücüsünün bağlı bulunduğu harcama birimi tarafından

«satınalma TİF’i» ile harcama birimi envanterine alınması.

ÇÖZÜM ÖNERİLERİ: Bilimsel Araştırma Projelerinden satın

alınan taşınırlar için, önce (901) Özel Kalem taşınır kayıt yetkisince

«BAP-Özel Hesap Satınalma TİF’i» düzenlenecek ve bu TİF, alım

sürecinde BAP Koordinatörlüğünden Strateji Geliştirme Daire

Başkanlığına gönderilecek Ödeme Emri Belgesine eklenecektir.

BAP bütçesinden ödeme sürecinin tamamlanmasının ardından

sözkonusu taşınırlar, «devir» işlemi ile 901-Özel Kalem biriminden

çıkılacak; proje yürütücüsünün bağlı bulunduğu harcama birimi

taşınır kayıt yetkilisi tarafından «devir alma» işlemiyle kayıtlara

alınacaktır.

SORUN: Kapatılan veya tasfiye sürecine giren fakülte, yüksekokul,

MYO, enstitülerden yeni kurulan harcama birimlerine yapılacak

toplu devirlerden doğan TKYS-Muhasebe hesap tutarsızlıkları.

ÇÖZÜM ÖNERİLERİ:

a) Toplu devir işleminin Maliye Bakanlığı tarafından

gerçekleştirilmesi halinde, muhasebe kayıtlarıyla uygunluğun

sağlanması açısından kapatılan/tasfiye edilen birimden çıkılan

tüm taşınırları gösterir bir sayım döküm cetveli/

tutanağı/raporun ivedilikle Strateji Geliştirme Dairesi

Başkanlığına iletilmesi gerekmektedir.

b) Devir TİF’i ile yeni kurulan birime aktarılması halinde;

Limitüstü (14.000 TL. ve üzeri) dayanıklı taşınırlar ile limitaltı

taşınırlar; ayrıca limitüstü taşınırlardan cari yılda (2017)

edinilenler ile önceki yıllara ait olan dayanıklı taşınırlar (2016 ve

öncesi sicil numaralı) aynı TİF’te seçilerek devredilmemelidir.

Limitüstü taşınırların amortisman hesap bakiyesi nedeniyle,

limitaltı taşınırlarla birlikte muhasebeleştirilmesinde teknik

sorunlarla karşılaşılmıştır. Say2000i modülünde onay

verilememektedir. Bu nedenle, limitaltı/limitüstü ayrımına

mümkün olduğunca dikkat edilerek, ayrı devir TİF’leri

düzenlenmesi HYS’ye gönderilmesini önermekteyiz.

TEKNİK SORUNLAR

Taşınır hesaplarına etki eden ve mevzuat uyarınca düzeltilmesi

mümkün olmayan sistemsel/yazılımsal sorunlar; TKYS’den

kaynaklı ise harcama birimlerince TKYS-Talep İletme

menüsünden; HYS kökenli ise Strateji Geliştirme Dairesi

Başkanlığıyla iletişime geçilmek ve KBS-Destek Hattından çağrı

açılarak bildirilmek suretiyle çözümlenecektir.

DEĞER ARTIŞI

Değer artışına ilişkin TİF dayanıklı taşınırlardan amortisman

süresi dolmamışlara (maliyet bedelli 14.000 ve üzerinde olan

limitüstü taşınırlar) düzenlenir.

Değer artışı halinde, ilgili taşınırın sicil numarasıyla

ilişkilendirilip değer artış TİF’i düzenlenecek ve HYS’den de

değer artımı seçilerek ÖEB oluşturulacaktır.

TİF’E EKLENECEK BELGELER

Devir Alma Sadece TİF Yeterli

Bağış Sadece TİF Yeterli

Envanter Sadece TİF Yeterli

İç İmkanla Üretim Sadece TİF Yeterli

Devretme Protokol + devir TİF(başka kuruma devir)

Kayıttan Düşme Kayıttan Düşme Teklif Onay Tutanağı

Satış (Hurda) Satışa ilişkin karar/onay + Dekont

NOT : 3 Aylık Tüketim Çıkış Raporuna başka belge eklenmez.

KATILIMINIZ İÇİN

TEŞEKKÜRLER…