Upload
vuongkhanh
View
230
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
i
TATA KEARSIPAN SUB BAGIAN UMUM DAN
KEPEGAWAIAN DINAS PEKERJAAN UMUM
KABUPATEN KLATEN
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan
Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
Disusun Oleh :
INTAN MAYASARI
D1508036
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
1
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
PERNYATAAN
Nama : Intan Mayasari
NIM : D1508036
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “TATA
KEARSIPAN SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DINAS
PEKERJAAN UMUM KABUPATEN KLATEN” adalah betul-betul karya sendiri.
Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan
ditunjukkan dalam Daftar Pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik, berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang
saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, Mei 2011
Yang membuat pernyataan
Intan Mayasari
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
MOTTO
Segala perkara dapat ku tanggung di dalam DIA yang memberi
kekuatan kepada ku.
( Filipi 4 : 13 )
There is no friendship, no love like that of the parents for the
child.
( Henry Word Beecher )
Jangan melayani perasaan negatif, usir segara. Biasakan
memelihara pikiran positif dan tindakan positif. Dengan
demikian kita akan menjalani kehidupan ini penuh dengan
syukur, semanggat dan sukses luar biasa.
( Andrie Wongso )
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
PERSEMBAHAN
Karya ini aku persembahkan untuk :
Yesus Kristus, Tuhan Allah dan Juruselamat ku, tanpa kasih
MU aku bukan apa-apa dan aku tidak akan sampai seperti pada
saat ini
Ayah dan Bunda yang selalu mendoakan aku, mengasihi aku dan
selalu memberi aku semanggat
Kedua kakak ku beserta suaminya
Sahabat-sahabat ku terkasih
Almamater ku ( MA’ 2008 )
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Syalom…
Segala puji syukur kepada Tuhan Yesus yang telah memberikan kasih, sukacita
dan penyertaan yang tiada tara, sehingga Laporan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan.
Penulisan Laporan Tugas Akhir dengan judul “ TATA KEARSIPAN SUB
BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DINAS PEKERJAAN UMUM
KABUPATEN KLATEN “ disusun untuk memenuhi persyaratan guna meraih sebutan
profesional Ahli Madya program studi Manajemen Administrasi, program Diploma
III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah memberikan
bantuan doa dan dorongan sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas
Akhir ini.
1. Bapak Herwan Parwiyanto, S,Sos, M.Si selaku pembimbing tugas akhir yang telah
memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis dalam menyelesaikan
tugas akhir ini.
2. Bapak Drs. Sakur, MS. selaku Ketua Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
3. Bapak H. Supardi, SIP selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas
Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten.
4. Ibu Chistiana Alorina Budianti selaku pegawai Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten.
5. Ibu V Sri Wahyuni selaku pegawai Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas
Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten.
6. Seluruh pegawai Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten yang tidak dapat
penulis sebutkan satu persatu.
7. Ayah dan Bunda, terima kasih atas doa dan kasih sayang yang tiada henti.
8. Kedua kakak ku,,terima kasih telah menyayangi dan selalu mendoakan ku.
9. Sahabat ku terkasih “ Zefa, Zety n Diah “, terima kasih kalian selalu ada baik
disaat senang maupun susah. Jaga terus prsahabatan kita yaa…
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
10. Teman-teman sekelas (MA B), kebersamaan kita selama ini tidak akan pernah aku
lupakan.
11. Teman-teman kos (Nindy, Tiwi, mb Nafi, ka’Ros n Vivi) kalian yang membuat
aku betah di kos, kebersamaan kita selama ini tidak akan pernah aku lupakan.
12. Semua pihak yang telah membantu dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini,
yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu.
Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan
Laporan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangan mengingat
keterbatasan kemampuan penulis. Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dari
pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis. Semoga Laporan Tugas Akhir ini
bermanfaat bagi pihak yang berkepentingan.
Harapan penulis, karya sederhana ini dapat memberi manfaat bagi pembaca
dan pihak-pihak yang memerlukanya.
Surakarta, Mei 2011
Penulis
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL …………………..…………………………………………. i
PERSETUJUAN ……………………….………………………………………… ii
PENGESAHAN ………………………………………………………………….. iii
PERNYATAAN ………………………………………………………………….. iv
MOTTO …………………………………………………………………………. v
PERSEMBAHAN ……………………………………………………………….. vi
KATA PENGANTAR …………………………………………………………… vii
DAFTAR ISI …………………………………………………………………….. ix
DAFTAR BAGAN ………………………………………………………………. xi
DAFTAR TABEL ……………………………………………………………… xii
ABSTRAK ……………………………………………………………………….. xiii
ABSTRACT ……………………………………………………………………… xiv
BAB I PENDAHULUAN ………………………………………………….. 1
A. Latar Belakang Masalah …………………………………………. 1
B. Perumusan Masalah ……………………………………………… 3
C. Tujuan Pengamatan ……………………………………………… 4
D. Manfaat Pengamatan …………………………………………….. 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA …………………………………………….. 5
A. Pengertian Tata Kearsipan ……………………………………….. 5
1. Pengertian Tata ………………………………………………. 5
2. Pengertian Arsip ……………………………………………... 5
3. Pengertian Kearsipan ………………………………………… 8
B. Tujuan Kearsipan ………………………………………………… 11
C. Tata Kearsipan …………………………………………………… 12
1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip ………………………….. 12
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
2. Penyimpanan Arsip …………………………………………. 14
3. Pemeliharaan Arsip …………………………………………. 20
4. Penyusutan Arsip ……………………………………………. 25
5. Fasilitas Kearsipan ………………………………………….. 28
6. Pegawai Kearsipan …………………………………………. 28
D. Metode Pengamatan ……………………………………………… 30
BAB III DISKRIPSI INSTANSI …………………………………………….. 34
A. Diskripsi Lokasi Pengamatan …………………………………….. 34
B. Uraian Tugas ……………………………………………………. 43
C. Keadaan Pegawai ……………………………………………….. 48
D. Visi dan Misi Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten ………. 51
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ………………….. 52
A. Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian …………………………………………………… 52
1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip …………………………… 52
2. Penyimpanan Arsip …………………………………………. 60
3. Pemeliharaan Arsip …………………………………………. 64
4. Penyusutan Arsip ……………………………………………. 65
B. Fasilitas Kearsipan ……………………………………………….. 66
C. Pegawai Kearsipan ………………………………………………. 68
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN……………………………………… 69
A. Kesimpulan ……………………………………………………….. 69
B. Saran ……………………………………………………………… 71
DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………………….. 72
LAMPIRAN ……………………………………………………………………… 73
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
DAFTAR BAGAN
Bagan 2. 1 Stuktur Organisasi Administrasi Kearsipan …………………………. 10
Bagan 2. 2 Model Analisis Interaktif ……………………………………………. 33
Bagan 3. 3 Struktur Organisasi Dinas Pekerjaan Umum ………………………… 47
Bagan 4. 1 Proses Pengurusan Surat Masuk …………………………………….. 53
Bagan 4. 2 Agenda Surat Masuk ………………………………………………… 54
Bagan 4. 3 Proses Pengurusan Surat Keluar …………………………………….. 57
Bagan 4. 4 Agenda Surat Keluar ………………………………………………… 59
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
DAFTAR TABEL
Tabel 3. 1 Keadaan Pegawai Menurut Jenis Kelamin ………………………….. 48
Tabel 3. 2 Keadaan Pegawai Menurut Tingkat Pendidikan …………………….. 49
Tabel 3. 3 Keadaan Pegawai Menurut Jabatan ………………………………….. 50
Tabel 4. 1 Jumlah Surat Masuk tahun 2010 …………………………………….. 56
Tabel 4. 2 Jumlah Surat Keluar tahun 2010 …………………………………….. 59
Tabel 4. 3 Daftar Alat-alat Kearsipan Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian ………………………………………………………… 67
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
ABSTRAK
Intan Mayasari, D1508036, “TATA KEARSIPAN SUB BAGIAN UMUM DAN
KEPEGAWAIAN DINAS PEKERJAAN UMUM KABUPATEN KLATEN”,
Laporan Tugas Akhir, Program Diploma III, Manajemen Administrasi,
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta,
2011, 72 halaman.
Arsip merupakan pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka
melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan
keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban
secepat-cepatnya secara akurat, terpercaya dan lengkap dari suatu proses kegiatan
administrasi pemerintah maupun organisasi swasta, maka sangatlah diperlukan
adanya pengelolaan arsip yang baik dan tertib. Adapun tujuan dari penulisan Laporan
Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip pada Dinas
Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten.
Dalam melakukan pengamatan dipilih lokasi Dinas Pekerjaan Umum
Kabupaten Klaten, bardasarkan pertimbangan bahwa Dinas Pekerjaan Umum
merupakan Dinas Pemerintah yang bergerak dalam bidang pelayanan kepada
masyarakat sehingga dituntut bisa memberikan hasil kerja yang baik. Jenis
pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif yang mendeskripsiksn,
memaparkan dan menganalisa sejumlah data yang ada baik secara tertulis maupun
lisan berdasakan pengamatan dan berhubungan langsung dengan informan. Sumber
data diperoleh dari hasil wawancara langsung dengan informan dan melalui buku-
buku perusahaan. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan wawancara, observasi
dan dokumentasi. Teknis analisis data berupa reduksi data, sajian data, penarikan
simpulan atau verifikasi.
Dari hasil pengamatan yang dilakukan pada Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, dapat diketahui bahwa
penerimaan dan pencatatan arsip menggunakan sistem satu pintu, asas penyimpanan
yang digunakan adalah asas campuran, dengan asas ini masing-masing sub bagian
diberi kepercayaan untuk menyimpan arsipnya sendiri. Untuk sistem penyimpanan
yang digunakan adalah sistem subjek.
Kesimpulan dari pengamatan ini adalah pengelolaan arsip pada Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten meliputi :
penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan arsip, pemesliharaan arsip dan
penyusutan arsip. Saran untuk Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan
Umum Kabupaten Klaten adalah sebaiknya pada bagian ini mempunyai ruangan
khusus untuk menyimpan arsip.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiv
ABSTRACT
Intan Mayasari, D1508036, “ARCHIVAL SYSTEM AT GENERAL AFFAIRS
AND PERSONNEL DIVISION OF PUBLIC WORKS DEPARTMENT
KLATEN REGENCY”, Final Report Assignment, Diploma-3 Program,
Administration Management, Faculty of Social and Political Sciences Sebelas
Maret University Surakarta, 2011, 72 pages.
Archive is a memory centre and source of information for quick, accurate,
reliable and complete planning, analyzing, policy formulation, decision making,
report writing, evaluation, controlling and responsibility reporting of a government
and private administration activity process. Thus it is necessary for a well-ordered
archival system. The aim of this report writing is to know how the archival system at
Public Works Department of Klaten Regency.
The place of observation in this paper, i.e. Public Works Department of
Klaten Regency, is selected due the reason that Public Works Department is a
government agency that provides service to public therefore it is required to give a
good performance in accomplishing its duty. Descriptive and qualitative observation
is done to describe, present, and analyze a number of data either orally or written
based on the observation and directly correlated with informant. Data is obtained
from direct interview with informants and from company’s documents. Technique of
collecting data used is interview, observation and documentation. Techniques of
analyzing data used are data reduction, conclusion drawing or verification.
From results of observation at General Affairs and Personnel Division Public
Works Department of Klaten Regency, it can be seen that archives acceptance and
registry used is one door system while archives storing principle used is mixed
principle in which each division is given credence to store its own archives. Storing
system used is subject system.
Conclusion that can be drawn from the observation is that archival system at
General Affairs and Personnel Division Public Works Department of Klaten
Regency consists of the following: archives acceptance and registry, archives storing,
archives maintenance and reduction. It is suggested that General Affairs and
Personnel Division Public Works Department of Klaten Regency provides a special
room to store archives.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Setiap bentuk organisasi baik itu organisasi swasta maupun organisasi
pemerintahan pasti mempunyai tujuan tertentu, dalam mencapai tujuannya baik itu
organisasi pemerintah maupun organisasi swasta menginginkan agar kegiatan
organsiasinya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Kegiatan pencapaian tujuan
suatu organisasi tidak terlepas dari aktivitas yang bersifat pokok dan aktivitas yang
bersifat penunjang, aktivitas pokok merupakan aktivitas yang secara langsung
berkenaan dengan tugas pokoknya, sedangkan aktivitas penunjang adalah akivitas
yang bersifat menunjang kelancaran aktivitas pokok, termasuk dalam aktivitas
penunjang yaitu pekerjaan kantor atau Tata Usaha dan pekerjaan lainnya yang
bersifat administasi.
Kegiatan Tata Usaha adalah segenap aktivitas menghimpun, mencatat,
mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan berbagai keterangan yang
diperlukan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai
tujuan tertentu. Jadi kegiatan tata usaha adalah kegiatan yang berhubungan dengan
warkat, surat-surat dan dokumen atau sering disebut arsip.
Kearsipan berperan penting dalam administrasi, sebagai bagian pusat
ingatan dan sumber informasi dalam melakukan kegiatan perencanaan,
penganalisisan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan
laporan, penilaian, pengendalian dan pelaksanaan pertanggungjawaban. Maka
dalam organisasi perlu adanya tata kearsipan yang baik, rapi, teratur, efektif dan
efisien. Dengan adanya tata kearsipan yang demikian dapat membantu kelancaran
mekanisme kerja dari seluruh kegiatan administrasi perkantoran. Namun apabila
pengelolaan kearsipan tidak ditangani dengan baik, maka hal ini bisa menghambat
kelancaran kegiatan berorganisasi bahkan dapat mengakibatkan pemborosan
pikiran, tenaga dan waktu.
Mengingat begitu pentingnya arsip, maka pelaksanaan suatu kearsipan yang
baik sangat mendukung dalam pencapaian tujuan suatu organisasi yang tentunya
sangat dipengaruhi oleh faktor, antara lain sumber daya manusia dan teknologi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
yang terus berkembang dari waktu-ke waktu. Pelaksanaan tata kearsipan yang
baik, rapi, teratur, efektif dan efisien sangat diperlukan guna memberikan
informasi yang cepat bagi pimpinan dan anggota organisasi yang lain untuk
pengambilan suatu keputusan serta untuk mengambil langkah tertentu guna
menunjang pelaksanaan tugas pokok maupun pelayanan kepada pihak lain yang
bersangkutan.
Jika suatu organisasi tidak melaksanakan tata kearsipan dengan baik dan
teratur maka tidaklah mungkin organisasi tersebut dapat memberikan data
informasi yang baik, lengkap dan akurat. Faktor yang menyebabkan suatu
organisasi belum melaksanakan penataan arsip sebagaimana mestinya adalah
kurang adanya kesadaran dari para pegawai akan pentingnya arsip didalam
administrasi perkantoran. Kemungkinan yang lain karena tidak tersedianya
pegawai yang ahli dalam bidang kearsipan.
Kearsipan merupakan bidang yang sama pentingnya dengan bidang lain,
sehingga tidak sembarangan orang ditempatkan dalam bidang ini. Pegawai-
pegawai yang berada dalam bidang kearsipan harus memiliki keahlian dalam
pelaksanaan tata kearsipan dan diperlukan kejujuran, dan ketelitian dalam
menangani pekerjaan itu. Dengan tata kearsipan yang baik dan teratur serta
ditunjang dengan sumber daya manusia yang memiliki keahlian dalam bidang
kearsipan, maka kegunaan arsip dapat membantu organisasi dalam menyajikan
data dan informasi yang cepat dan tepat, sehingga dapat membantu kelancaran
kegiatan administrasi perkantoran.
Berdasarkan hasil pengamatan, penulis mengetahui bahwa pengelolaan arsip
di Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten menggunakan asas kombinasi yaitu
untuk jenis arsip aktif disimpan pada masing-masing unit kerja yang
berkepentingan atau unit kerja pencipta arsip (Desentralisasi), sedangkan untuk
arsip inaktif disimpan secara terpusat (Sentralisasi) pada kantor arsip Dinas
Pekerjaan Umum yang berfungsi sebagai pusat arsip. Sedangkan untuk
pengurusan surat masuk dan surat keluar diselenggarakan dengan menggunakan
prinsip satu pintu yaitu melalui Bagian Umum dan Kepegawaian.
Berdasarkan uraian tersebut penulis tertarik untuk mengamati lebih dalam
mengenai tata kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten. Bagian ini merupakan bagian yang penting
karena berkaitan langsung dengan urusan dengan surat-menyurat, penggandaan,
ekspedisi, kearsipan, rumah tangga, pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan
kantor serta melakukan pengelolaan administrasi perkantoran.
Selama masa pengamatan penulis mengetahui bahwa pada Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten belum
memiliki ruangan khusus yang digunakan untuk menyimpan arsip. Selain itu di
Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten juga belum mempunyai pegawai
khusus yang menangani tentang arsip (pegawai yang memiliki keahlian dibidang
arsip), sehingga semua pegawai bisa mengurusi arsip-arsip mereka sendiri. Hal ini
mengakibatkan apabila sewaktu-waktu arsip di Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten
Klaten mengalami kerusakan maupun hilang, maka tidak ada pegawai yang
bertanggungjawab penuh terhadap kehilangan maupun kerusakan arsip tersebut.
Atas berbagai pertimbangan diatas, maka penulis memilih Dinas Pekerjaan
Umum Kabupaten Klaten sebagai tempat mengadakan pengamatan karena Dinas
Pekerjaan Umum merupakan Dinas Pemerintah yang bergerak dalam bidang
pelayanan kepada masyarakat sehingga dituntut bisa memberikan hasil kerja yang
baik. Oleh karenanya Sub Bagian Umum dan Kepegawaian diharapkan bisa
melakukan tata kearsipan secara tepat, efisien dan efektif. Dalam hal ini penulis
tertarik untuk mengadakan pengamatan dengan mengambil judul “Tata
Kearsipan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum
Kabupaten Klaten”.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas tersebut, maka
perumusan masalah yang diajukan pada pengamatan ini adalah sebagai berikut:
Bagaimana Pelaksanaan Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten?
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
C. Tujuan Pengamatan
Sesuai dengan perumusan masalah diatas, maka tujuan dari pengamatan
adalah :
1. Tujuan Operasional
Yaitu untuk mengetahui bagaimana Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum
dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten.
2. Tujuan Fungsional
Memberikan sumbangan pemikiran atas dasar temuan-temuan selama
pengamatan dan diharapkan dapat bermanfaat bagi instansi pada umumnya dan
bagi pegawai pada khususnya, kaitannya dengan tata kearsipan.
3. Tujuan Individual
Pengamatan ini dilaksanakan untuk memenuhi syarat dalam memperoleh
sebutan ahli Madya pada Program Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
D. Manfaat Pengamatan
Adapun manfaat yang dapat diambil dari pengamatan ini adalah sebagai
berikut :
1. Memberi gambaran mengenai bagaimana pelaksanaan Tata Kearsipan Sub
Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten.
2. Merupakan media pembelajaran bagi semua pihak yang berkepentingan
terutama tentang masalah kearsipan.
3. Memberi masukan serta menambah pengetahuan bagi penulis dan para
pembaca mengenai Tata Kearsipan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Tata Kearsipan
1. Pengertian Tata
Kata tata berasal dari bahasa Jawa kuno, yaitu Tata atau Nata,
namun dalam bahasa Sansekerta kata tata ditulis dengan “Tatha” yang
memiliki arti mengurus atau menyusun. Dalam kamus bahasa Indonesia
kata tata diartikan sebagai aturan, kaidah, susunan, cara menyusun dan
sistem (2007: 1147). Sedangkan menurut Saiman (2002: 15), tata ialah
suatu aturan atau peraturan yang harus ditaati dalam suatu proses
penyelenggaraan kerja. Jadi dapat disimpulkan bawa tata berarti kegiatan
mengurus, mengatur, menyusun, dan merupakan suatu peraturan yang
harus ditaati dalam suatu proses penyelenggaraan kerja
2. Pengertian Arsip
Setiap perusahaan pasti memiliki arsip yang berupa data dan
informasi berkaitan dengan perusahaan. Data dan informasi yang terdapat di
dalam arsip ada yang harus disampaikan untuk sementara waktu dan ada
yang diproses lebih lanjut dan ada juga yang sudah selesai pemrosesan
namun harus disimpankan karena masih dibutuhkan oleh perusahaan.
Kata “arsip” berasal dari bahasa Belanda archief. Menurut
Atmosudirdjo, dalam Wursanto (1991: 14), archief dalam bahasa Belanda
mempunyai beberapa pebgertian, sebagai berikut :
a. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip : bahan-bahan
tertulis, piagam-piagam, sutrat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte,
dokumen-dokumen, peta-peta.
b. Kumpulan teratur, dari pada bahan-bahan kearsipan tersebut.
c. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri
Berdasarkan Undang-Undang nomor 7 Tahun 1971 tentang
ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, pasal 1 ayat a, dan ayat b,
menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara
dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat diterima oleh Badan-badan swasta dan atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Kemudian Undang-undang no 7 tahun 1971 memberikan penjelasan
bahwa yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak
bagaimanapun juga dari suatu arsip, adalah meliputi baik yang tertulis,
maupun yang dapat didengar dan dilihat seperti hasil-hasil rekaman,
film dan lain sebagainya.
Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok adalah naskah-
naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lainya
yang dihimpun dalam suatu berkas tersendiri mengenai naskah-naskah yang
sama.
Istilah lain untuk arsip adalah file dan records. Atmosudirdjo,
dalam Wursanto (1991: 14) memberikan pengertian file dan records sebagai
berikut :
File berarti :
o Wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari kabinet dan sebagainya
yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip
o Kumpulan teratur (sistematik) bahan-bahan arsip, surat-surat, kartu-
kartu, mikrofilm-mikrofilm dan sebagainya yang setiap kali dipakai
untuk bahan petunjuk atau pembuktian.
o Setiap pengaturan, penyortiran, penerbitan yang sistematik dan
berturut atas barang-barang, orang-orang, personel, kertas-kertas
tertulis, dokumen-dokumen dan sebagainya.
o Setiap sarana atau alat yang dipakai untuk menyimpan surat-surat
secara teratur
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
Rccords berarti :
o Setiap catatan, apa saja yang dicatat untuk disimpan
o Setiap bahan yang tertulis yang dipergunakan sebagai bukti,
pertanggungjawaban atas suatu peristiwa atau kejadian
o Register, daftar, monumen dan sebagainya dimana sesuatu bukti
tertulis itu ditaruh, dicatat dan direkam.
o Fakta-fakta atau data yang dicatat secara tertentu mengenai sesuatu
misalnya : jasa-jasa, kelakukan, peristiwa kerja, karier, dan sebagainya.
o Plat atau piringan hitam, pita, rekaman.
o Suatu berita acara atau laporan resmi yang dibuat oleh seorang pejabat
resmi.
Secara singkat dapat dikatakan bahwa records adalah setiap
lembaran dalam bentuk maupun dalam wujud apapun yang berisi informasi
atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau
pertanggungjawaban atas suatu peristiwa atau kejadian.
Sedangkan file, menurut pengertian tersebut diatas dapat berarti
wadah, tempat atau sarana yang dipakai untuk menyimpan surat-surat secara
teratur dan dapat pula berarti kumpulan bahan-bahan keterangan dalam
bentuk maupun dalam wujud apapun yang dapat dipergunakan sebagai
bahan pembuktian terhadap suatu peristiwa atau kejadian.
Disamping dua istilah tersebut (file dan records), istilah lain untuk
arsip adalah warkat, istilah warkat berasal dari bahasa Arab dari kata warkat
yang artinya surat. Tetapi dalam perkembangan selanjutnya warkat tidak
hanya berarti surat, melainkan setiap lembaran yang berisi keterangan yang
mempunyai arti dan kegunaan. The Liang Gie, dalam Wursanto (1991: 15),
memberikan pengertian bahwa warkat, adalah setiap catatan tertulis atau
bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk
keperluan membantu ingatan.
Menurut jenisnya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam
tergantung pada segi peninjauanya. Menurut fungsi dan kegunaan arsip
dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan statis. Menurut Undang-
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
Undang No.7 tahun 1971, yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip
statis adalah sebagai berikut :
a. Arsip dinamis
Adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan
pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi negara. Singkatnya dapat dikatakan
bahwa arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih digunakan secara
langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari (Warsanto, 1991: 28-
29).
Arsip dinamis dapat dibedakan menjadi :
1) Arsip aktif ialah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi
kelangsungan kerja. Jadi arsip aktif masih ada ditempat atau unit
pengolah dalam suatu kantor atau perusahaan.
2) Arsip semi aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaanya
sudah mulai menurun.
3) Arsip inaktif ialah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan
dalam proses pekerjaan sehari-hari.
b. Arsip statis
Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara.
Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip-arsip yang
sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kehidupan perkantoran
sehari-hari (Warsanto, 1991 : 29).
3. Pengertian Kearsipan
Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai
“sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan
dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan,
pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian secepat-cepatnya.
(Barthos , 1990: 2)
Beberapa pengertian kearsipan, menurut para ahli, diantaranya :
a. Ig. Wursanto (1991: 12), mendefinisikan kearsipan adalah salah satu
macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak
dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah
maupun badan usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang
berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan
dokumen-dokumen kantor lainya.
b. M. N Maulana (1979: 19), mendefinisikan kearsipan adalah suatu cara
atau metode yang digunakan atau direncanakan dan dipergunakan untuk
menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan
memakai indeks yang sudah ditentukan. Dalam hal ini yang perlu
diperhatikan adalah pengelolaan dan pengaturan serta pengawasan dan
pemeliharaan yang dikendalikan sehingga teratur rapi dan praktis,
mudah dicari kembali dengan cepat, tepat, efektif dan efisien.
c. The Liang Gie dalam Ida Nuraida (2008: 92), Pengarsipan adalah
kegiatan menyimpan warkat dengan berbagai cara dan alat di tempat
tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang sebagai pusat ingatan
atau sumber informasi suatu organisasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
Berikut contoh Bagan Kearsipan atau Struktur Organisasi
Administrasi Kearsipan
Bagan 2.1
Biasanya bagan tersebut dimasukkan ke dalam sekretariat
(Maulana 1979: 20)
Dari beberapa definisi diatas dapat diketahui bahwa kearsipan
memiliki peranan penting, baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan
manusia maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah dalam
pelaksanaan kehidupan bangsa.
Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk
penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-
persoalan tertentu akan lebih mudah bila bahan-bahan kearsipan terkumpul,
tersimpan dengan baik dan teratur.
Berdasarkan definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa
kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip
dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip tersebut
dapat ditemukan kembali dengan tepat dan cepat saat diperlukan kembali.
Apabila pengertian antara “tata” dan “kearsipan” digabungkan
maka yang dimaksud dengan Tata Kearsipan adalah kegiatan mengatur,
Agenda
Kepala
Wakil
Stensil
Arsip Tikkery Rks / pos Dokumen
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
menyusun dan mengurus arsip yang meliputi penerimaan dan pencatatan,
penyimpanan, pemeliharaan, serta pemusnahan atau penyusutan arsip-arsip
dengan menggunakan sistem tertentu agar apabila arsip tersebut diperlukan
dengan cepat dan mudah ditemukan kembali.
B. Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi Pemerintah. (Barthos, 1990: 12)
Secara umum sistem kearsipan mempunyai sasaran untuk memberikan
pelayanan dalam penyimpanan arsip dan menyediakan informasi yang baik
dan siap pakai dengan cara yang mudah dan cepat.
Menurut Ida Nuraida dalam bukunya, tujuan penyimpanan arsip
adalah:
Sebagai referensi, bila perusahaan memerlukan suatu keterangan atau
informasi tertentu.
Memberikan data atau informasi kepada manajer atau pihak yang
berwenang untuk mengambil keputusan dalam perusahaan mengenai
hasil atau prestasi yang telah dicapai oleh perusahaan. Hasil atau
prestasi yang telah dicapai perusahaan adalah dasar dalam
pengambilan keputusan untuk masa yang akan datang.
Memberikan keterangan-keterangan sebagai bukti yang sesuai dengan
ketentuan hukum. (Nuraida, 2008: 101)
Sistem arsip yang tepat berpengaruh besar terhadap kemudahan dalam
penelusuran dan pencarian informasi sehingga memudahkan pula dalam
pengambilan keputusan. Apabila sewaktu-waktu data dan informasi yang
tersimpan dalam arsip dibutuhkan , maka arsip tersebut harus tersedia setiap
saat untuk diberikan pada pihak-pihak yang terkait.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
C. Tata Kearsipan
Disetiap organisasi baik organisasi pemerintah maupun organisasi
swasta, biasanya dalam urusan surat menyurat di catat dalam semacam buku
yang dinamakan buku agenda. Buku ini mencatat segala sesuatu yang
berkenaan dengan pengiriman surat-surat kepada pihak lain atau penerimaan
surat-surat masuk.
Untuk surat masuk maupun surat keluar biasanya dibuatkan buku
agenda sendiri-sendiri. Jadi biasanya setiap organisasi mempunyai buku
agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar.
Terdapat 5 struktur cara tata kerja kearsipan yang memuat seluruh
kegiatan kearsipan, antara lain sebagai berikut :
1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip
a. Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang masuk ke dalam suatu instansi
atau perusahaan atau bagian dalam suatu instansi atau perusahaan, baik
yang berasal dari instansi atau perusahaan lain atau dari bagian lain
pada instansi atau perusahaan yang sama. Dengan demikian surat
masuk dapat berasal dari pihak ekstern maupun pihak intern instansi
atau perusahaan tersebut. (Nuraida, 2008: 76)
Kegiatan dalam penanganan surat masuk meliputi:
a) Penerimaan Surat
Surat masuk yang sudah di terima disortir terlebih dahulu
kemudian di catat dalam buku agenda surat masuk
Bila menerima surat dari pos maka harus memeriksa kebenaran
alamat surat dan mengembalikan surat apabila alamat yang
tercantum pada surat salah.
Menggolongkam surat berdasarkan alamat yang dituju.
Mengelompokan surat terbuka dan tertutup.
Membuka surat terbuka dan memeriksa kelengkapan surat
tersebut
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima
dibelakang surat, ini berlaku untuk surat rahasia.
b) Pengarahan Surat
Mengarahkan surat pada pimpinan instansi atau perusahaan,
bila berkaitan dengan kebijakan.
Mengarahkan surat langsung kepada unit pengolah, bila
berkaitan dengan pekerjaan teknis operasional
c) Penilaian Surat
Menentukan surat penting,surat rahasia dan surat biasa
d) Pencatatan Surat
Setelah diagendakan surat masuk dilampirkan dan dicatat
dalam lembar disposisi, sebelum didistribusikan surat dicatat
dalam peredaran naskah, kepada siapa surat tersebut ditujukan,
kepada pihak mana surat tersebut diteruskan
e) Penyimpanan Surat
f) Penyampaian Surat
b. Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi atau
perusahaan atau bagian dalam suatu instansi atau perusahaan, baik
yang berasal dari instansi atau perusahaan lain atau dari bagian lain
pada instansi atau perusahaan yang sama. Dengan demikian surat
keluar dapat ditujukan ke pihak ekstern maupun pihak intern dalam
instansi atau perusahaan tersebut. (Nuraida, 2008: 76).
Kegiatan penanganan surat keluar meliputi:
a) Menyiapkan Konsep
Penyiapan dan penulisan konsep dilakukan oleh pejabat yang
menandatangani surat tersebut atau staf yang ditunjuk.
b) Pengelompokan
Mengelompokan surat-surat yang akan dikirim berdasarkan jenis
surat, yaitu surat penting, surat biasa atau surat rahasia.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
c) Pencatatan
Surat keluar di tulis dalam buku agenda surat keluar, yang
terdiri dari kolom-kolom: nomor agenda, tanggal surat, nomor
surat, perihal, keterangan dan tujuan surat tersebut.
Pemberian nomor dan tanggal dilakukan setelah pengetikan
surat dilakukan dan setelah dibubuhi tanda tangan oleh pihak
yang berwenang dan surat tersebut siap untuk dikirim.
Pemberian nomor dan kode dilaksanakan menurut pola
klasifikasi yang telah ditetapkan.
Mencatat surat penting dalam kartu kendali (tiga rangkap)
Mencatat surat biasa dan surat rahasia pada lembar pengantar
(dua rangkap)
d) Pengiriman atau Pendistribusian
Pengiriman surat keluar dilakukan oleh bagian ekspedisi, bagian
pengiriman atau kurir
2. Penyimpanan Arsip
a. Asas-asas Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip dapat dilakukan melalui tiga asas yaitu :
a) Sentralisasi
Dalam sebuah kantor baik itu kantor pemerintah maupun
kantor swasta pasti mempunyai satu unit kerja yang menangani
penerimaan surat masuk dan surat keluar. Bermacam-macam nama
yang diberikan kepada unit kerja tersebut, tetapi biasanya disebut
dengan Tata Usaha. Tata Usaha disini merupakan unit sentral
penerimaan surat masuk dan surat keluar. Sulit dibayangkan
semrawutnya lalu lintas apabila dalam suatu kantor tidak
menyatukan kegiatan surat masuk dan surat keluar di satu unit
khusus.
Sentralisasi merupakan penyimpanan arsip yang di pusatkan di
satu unit kerja khusus yang disebut Sentral Arsip. Arsip tersebut
sebenarnya adalah surat yang sudah disimpan karena sudah selesai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
diolah (diproses). Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat
kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di sentral arsip.
Dewasa ini sentralisasi arsip masih sulit untuk di terapkan, karena
begitu banyak jenis surat atau arsip yang sukar dipisahkan dari unit
kerja yang menangani pengolahanya, misalnya: kwitansi, laporan
dan lain-lain. Sistem pengolahan arsip sentralisasi ini hanya efektif
dan efisien apabila dilaksanakan pada kantor kecil.
Keuntungan dari sentralisasi arsip adalah:
Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada
pekerjaan kearsiapan.
Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat
dimusnahkan.
Sistem penyimpanan arsip dari berbagai macam arsip dapat
diseragamkan.
Kerugian dari sentralisasi arsip adalah:
Sentralisasi hanya efektif dan efisien untuk organisasi yang
kecil.
Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem
penyimpanan yang seragam.
Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu
lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
b) Desentralisai
Bilamana suatu kantor atau organisasi menganut sistem
pengolahan arsip sacara desentralisasi, ini berarti bahwa semua unit
kerja mengolah arsipnya masing-masing. Sistem penyimpanan
arsip yang digunakan masing-masing unit tergantung kepada
ketentuan-ketentuan kantor yang bersangkutan. Kalau ada
ketentuanya setiap unit kerja harus tunduk kepada ketentuan
tersebut. Kalau belum ada ketentuanya unit kerja bebas
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
menyelenggarakan kearsipanya sesuai dengan kemauan masing-
masing.
Untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang
terpisah-pisah letaknya, sistem penyelenggaraan arsip secara
desentralisasi sangat sesuai untuk diterapkan. Disini semua
kegiatan kearsipan mulai dari pencatatan, penyimpanan,
peminjaman, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan
dilaksanakan oleh unit kerja masing-masing dan di tempat unit
kerja masing-masing.
Keuntungan dari desentralisasi arsip adalah :
Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit
kerja masing-masing.
Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada
unit kerja sendiri.
Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya
sudah dikenal baik.
Kerugian dari desentralisasi arsip adalah:
Penyimpanan arsip menyebar di berbagai lokasi dan dapat
menimbulkan duplikasi arsip yang di simpan.
Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan
arsip di setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian
peralatan kantor sulit dijalankan.
Penataran dan pelatihan kearsipan perlu diadakan karena
petugas-petugas umumnya bertugas merangkap dan tidak
mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.
Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit
kerja, dan hal ini merupakan pemborosan.
c) Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi
Untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengolahan arsip
baik Sentralisasi maupun Desentralisasi, sering ditemukan di
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
perkantoran penggunaan kombinasi dari dua cara tersebut. Cara ini
disebut sebagai kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi Arsip.
Dengan cara ini kelemahan-kelemahan kedua cara memang dapat
diatasi.
Dalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih
aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja
masing-masing pengolah dan arsip yang sudah kurang
dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di sentral arsip.
Dengan demikian pengelolaan arsip aktif dilakukan secara
desentralisasi dan arsip inaktif dilakukan secara sentralisasi.
(Amsyah, 1988 : 16-18)
b. Sistem Penyimpanan Arsip
Aktivitas dalam bidang kearsipan adalah penyimpanan arsip. Arsip
harus di simpan menurut suatu sistem tertentu yang memungkinkan
penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan. Menurut Ida
Nuraida (2008 : 94), secara umum terdapat beberapa sistem klasifikasi
atau sistem indeks dalam penyimpanan arsip, yaitu:
a) Sistem Alfabetis
1) Arsip disimpan berdasarkan urutan kode abjad yang diberikan
untuk nama orang, organisasi atau perusahaan.
2) Merupakan sistem yang paling banyak digunakan di berbagai
perusahaan.
3) Cocok untuk organisasi kecil atau arsip untuk perorangan
b) Sistem Numerik
1) Arsip disimpan berdasarkan urutan kode numerik yang
diberikan untuk nama orang, organisasi atau perusahaan.
2) Dapat dikombinasikan dengan sistem alfabetis untuk menjaga
urutan penyimpanan arsip (sistem alfabetis-numerik).
3) Sistem ini cocok untuk arsip yang bersifat rahasia sehingga
kode arsip hanya diketahui oleh orang-orang tertentu saja.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
c) Sistem Geografis
1) Arsip disimpan berdasarkan kode wilayah atau nama geografis.
Misalnya: nama kota, nama provinsi, nama negara dan lain-
lain.
2) Dapat dikombinasikan dengan klasifikasi alfabetis untuk
menjaga urutanya (sistem alfabetis-geografis)
3) Sistem ini cocok untuk organisasi yang membagi wilayah
operasinya berdasarkan wilayah atau geografis, seperti
perusahaan distributor yang memiliki cabang diberbagai tempat
d) Sistem Subjek
1) Arsip disimpan berdasakan subjek tertentu yang ada dalam
kegiatan organisasi atau perusahaan. Misalnya: nama
departemen, jenis produk, jenis transaksi dan lain-lain.
2) Urutan subjek biasanya dijaga dengan menggunakan sistem
klasifikasi alfabetis (sistem alfabetis-subjek).
3) Sistem ini cocok untuk organisasi atau perusahaan yang
kegiatanya berkaitam dengan berbagai subjek, seperti produk,
proyek dan sebagainya.
e) Sistem Kronologis
1) Arsip disimpan berdasarkan urutan kronologis tanggal-bulan-
tahun.
2) Sistem ini umumnya bersifat sementara, sebelum arsip
diklasifikasikan berdasarkan sistem klasifikasi yang lain.
Pada prakteknya pengklasifikasian arsip merupakan kombinasi dari
berbagai sistem klasifikasi yang tujuanya mempermudah dan
mempercepat penemuan arsip kembali.
Untuk menentukan sistem mana yang akan digunakan oleh suatu
perusahaan maka harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan
yang bersangkutan dengan mempertimbangkan :
Ukuran perusahaan, aktifitas kantor dan perkembanganya.
Jumlah catatan kantor atau arsip.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
Jenis atau tipe arsip.
Cara penggunaan arsip.
Sifat kerahasiaan arsip.
Jadi dapat disimpulkan bahwa tidak ada sistem klasifikasi arsip
terbaik yang dapat diterapkan dengan efektivitas yang sama untuk
semua perusahaan. Sistem tersebut harus disesuaikan dengan
kebutuhan dan situasi perusahaan. (Nuraida, 2008 : 94-95).
c. Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan arsip menurut Ig. Wursanto (1995 : 16-18),
meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
a) Memisah-misahkan (Segregating) Arsip
Memisah-misahkan arsip berarti mengadakan pensortiran terhadap
arsip-arsip yang akan disimpan, untuk dikelompokan menurut
subjek-subjek seperti yang tercantum dalam kartu kendali atau
menurut daftar indeks yang telah di tentukan.
b) Meneliti (examining) Arsip
Meneliti arsip-arsip yang akan disimpan perlu, untuk mengetahui
apakah arsip-arsip yang akan disimpan itu sudah ada tanda-tanda
persetujuan (disposisi) dari pejabat yang berwenang yang
membenarkan bahwa arsip itu boleh di simpan. Arsip yang belum
diberi tanda persetujuan (disposisi) untuk disimpan sebaiknya
dikembalikan kepada yang berwenang untuk mendapatkan
penjelasan lebih lanjut.
c) Memadukan (assembling) Arsip
Arsip-arsip yang merupakan bagian-bagian langsung atas persoalan
yang sama dijadikan satu dan di susun menurut susunan kronologis
tanggal surat.
d) Mengklasifikasi (classification) Arsip
Mengklasifikasi arsip berarti menggolongkan arsip-arsip atas dasar
perbedaan-perbedaan yang ada, serta mengelompokan arsip atas
dasar persamaan-persamaan yang ada, untuk menentukan kelasnya
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
(sub-sub subjek) beserta kodenya secara cermat. Kode
dicantumkan pada bagian ujung kanan bawah surat.
e) Mengindeks (indexing) Arsip
Kegiatan mengindeks meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
Membaca secara cermat untuk menentukan inti surat
Menentukan judul arsip secara tepat
Memberi tanda-tanda atau keterangan-keterangan lain yang
dapat menjadi petunjuk (indeks) arsip yang bersangkutan
Membubuhkan caption utama berikut kode
masalahnya (sub-subjek) pada arsip yang
bersangkutan.
f) Mempersiapkan Tunjuk Silang (cross reference)
Tunjuk silang dipergunakan apabila terdapat dua caption. Caption
yang pertama digunakan sebagai caption utama sedangkan caption
yang kedua dicantumkan pada tunjuk silang
g) Menyusun Arsip
Arsip-arsip yang sudah diberi judul disusun sesuai dengan sistem
susunan yang digunakan dalam sistem penyimpanan, misalnya:
sistem abjad, sistem angka, sistem perihal dan lain sebagainya
h) Menyimpan Arsip
Menyimpan arsip berarti mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai
dengan pola klasifikasi dan mengatur penyusunan arsip-arsip di
dalam file-file atau folder-folder pada tempatnya yang benar.
3. Pemeliharaan Arsip
Usaha pemeliharaan arsip berupa melindung, mengatasi, mencegah
dan mengambil langkah-langkah atau tindakan-tindakan yang bertujuan
untuk menyelamatkan arsip-arsip berikut informasinya (isinya) serta
menjamin kelangsungn hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya
tidak diinginkan. Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan cara-cara
sebagai berikut:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
a. Pengaturan Ruangan
Yang dimaksud dengan ruangan dalam hal ini adalah ruangan
penyimpanan arsip. Ruangan penyimpanan arsip diatur sebagai
berikut:
Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab,ruangan agar
dijaga tetap kering. Supaya ruangan tidak terlalu lembab aturlah
suhu ruangan. Untuk mengatur kelembaban udara dan temperatur
udara dapat dipasang AC, yang dipasang 24 jam terus-menerus.
AC selain untuk mengatur kelembaban dan temperature udara, juga
bisa untuk mengurangi banyaknya debu.
Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan penarangan
alam, yaitu sinar matahari. Sinar matahari disamping untuk
memberi penerangan ruangan, dapat pula membasmi musuh-musuh
kertas arsip. Diusahakan agar sinar matahari tidak jatuh langsung
pada bendel-bendel arsip karena dapat membahayakan kertas-
kertas arsip. Kertas-kertas arsip cepat rapuh (getas) sehingga arsip
cepat rusak. Agar sinar matahari tidak jatuh secara langsung pada
bendel-bendel kertas arsip, maka pintu-pintu dan jendela-jendela
dibuat menghadap ke utara atau ke selatan. Dengan demikian
ruangan penyimpanan arsip tidak menghadap secara langsung pada
datangnya sinar matahari.
Ruangan harus dibuat ventilasi secukupnya. Ventilasi dapat
membantu mengatur suhu udara dalam ruangan, sehingga ruangan
tidak terlalu lembab.
Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api.
Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air (banjir).
Dalam hal-hal tertentu (hujan) periksalah ruangan untuk
mengetahui kemungkinan adanya talang, saluran air dan atap
gedung yang bocor. Apabila terjadi kebocoran harus segera
diperbaiki pada saat itu juga.
Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan hama
atau serangga perusak atau pemakan kertas arsip. Berbagai macam
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
hama atau serangga perusak atau pemakan kertas arsip antara lain:
jamur dan sejenisnya, rayap, gegat dan lain sebagainya.
Lokasi ruang atau gedung penyimpanan arsip hendaknya bebas dari
tempat-tempat industri, sebab polusi udara (kotoran udara) sebagai
hasil pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas
arsip. Untuk mengatasi hal semacam ini sebaiknya gedung atau
ruangan penyimpanan arsip dilengkapi dengan filter untuk
menyaring udara. Dengan menggunakan filter diharapkan udara
yang masuk ke dalam ruangan penyimpanan arsip tidak tercemar
oleh debu-debu. Udara yang bersih tidak hanya bermanfaat bagi
ruang penyimpanan arsip tetapi penting juga bagi para pegawai
yang bertugas dalam ruangan penyimpanan arsip tersebut.
Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan-
ruangan kantor yang lain.
Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk
arsip yang akan disimpan didalamnya. Dewasa ini sesuai dengan
perkembangan peradaban manusia dan perkembangan teknologi
modern, wujud arsip beranekaragam antara lain arsip film, arsip
rekaman (pita tape), peta, foto-foto, gambar-gambar dan
sebagainya.
b. Kebersihan
Kebersihan yang dimaksud disini meliputi kebersihan ruangan
penyimpanan arsip dan kebersihan kertas-kertas arsip.
a) Kebersihan Ruangan
Perlu diusahakan agar ruangan penyimpanan arsip selalu bersih
sehingga tidak mengundang timbulnya serangga pemakan atau
perusak kertas arsip (kecoa,rayap dan sebagainya), membersihkan
ruangan dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:
Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan alat
penyedot debu. Pada umumnya ruangan dibersihkan dengan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
sapu. Cara membersihkan ruangan dengan sapu tidak efektif
karena debu malahan akan berhamburan atau beterbangan.
Dilarang merokok dan makan (makanan dalam wujud dan
bentuk apapun) didalam ruangan penyimpanan arsip.
b) Kebersihan Arsip
Menjaga kebersihan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai
berikut:
Arsip-arsip dibersihkan dengan menggunakan alat penyedot
debu., jangan dibersihkan dengan menggunakan sabut bulu
ayam atau sulak, karena hanya memindahkan debu dari satu
tempat ke tempat yang lain.
Apabila ditemukan arsip-arsip yang rusak karena dimakan
serangga hendaknya dipisahkan dengan yang lainya.
Apabila ditemukan arsip-arsip yang rusak (bukan karena
dimakan serangga), segara dipisahkan dari yang lain untuk
kemudian diserahkan kepada yang berwenang untuk diperbaiki.
Arsip-arsip juga harus bersih dari karat, apabila arsip-arsip
karena sesuatu hal harus memperggunakan penjepit,
pergunakanlah penjepit antikarat atau penjepit yang terbuat dari
plastik. Demikian pula hendaknya diusahakan jangan sampai
didalam arsip-arsip terdapat atau terselip benda-benda yang
mudah berkarat (kawat.plat,besi).
c. Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip
Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip antara lain :
1) Rak Arsip
Untuk menjaga keamanan rak dari serangan serangga, rayap dan
sebagainya, dapat dilakukan usaha sebagai berikut:
Rak sebaiknya terbuat dari logam. Rak dilengkapi dengan papan
rak.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
Jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai kurang lebih
6 inci, untuk memudahkan sirkulasi udara dan juga
memudahkan dalam membersihkan lantai di bawah rak.
Rak arsip yang terbuat dari kayu hendaknya diolesi dengan
dieldrin. Cara mengolesi dengan menggunakan kuas, searah
dengan garis-garis yang ada pada kayu.
Rak merupakan tempat penyimpanan arsip secara terbuka.
Keuntungan penyimpanan arsip dengan menggunakan rak adalah
arsip-arsip tidak mudah lembab karena srlalu berhubungan dengan
udara luar,sehingga arsip-arsip tidak mudah rusak. Akan tetapi
arsip-arsip mudah dan cepat kotor dengan berbagai macam debu.
Apabila petugas kearsipan tidak rajin membersihkan, debu-debu
tersebut akan menumpuk pada kertas arsip dan dapat
mempercepat kerusakan arsip.
2) Almari Arsip
Almari arsip merupakan tempat penyimpanan arsip secara
tertutup, sehingga arsip-arsip tidak berhubungan langsung dengan
udara luar. Hal ini akan mengakibatkan arsip-arsip di dalam
almari mudah lembab. Akan tetapi arsip-arsip tidak mudah kotor
oleh debu. Untuk menjaga arsip-arsip dalam almari dapat
dilakukan usaha-usaha sebagai berikut:
Almari harus sering dibuka, untuk menjaga tingkat
kelembabanya.
Susunlah arsip-arsip dalam almari agak renggang, jangan
terlalu rapat agar tingkat kelembabanya tetap terjaga.
Disamping itu penataan arsip secara renggang akan
mempermudah pengambilan arsip apabila sewaktu-waktu
diperlukan kembali.
Apabila almari arsip terbuat dari kayu, hendaknya diolesi
dengan dieldrin. Cara mengolesi sama dengan cara mengolesi
pada rak kayu.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
Untuk menjaga agar kelembaban dalam almari tetap terjamin
seperti yang diinginkan, dapat diberi kapur barus di dalam
almari arsip.
d. Faktor-faktor Penyebab Kerusakan Arsip
Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh dua faktor, yaitu faktor internal
dan faktor eksternal
1) Kerusakan yang disebabkan dari dalam (faktor internal)
Kerusakan yang disebabkan dari dalam dapat berasal dari unsur-
unsur
Kertas
Tinta
Pasta atau lem
2) Kerusakan yang disebabkan dari luar (faktor external)
Kerusakan akibat serangan dari luar misalnya:
Kelembaban udara
Udara yang terlalu kering
Sinar matahari
Kotoran udara
Debu
Jamur dan sejenisnya
Rayap
Gegat
4. Penyusutan Arsip
Dengan berjalanya waktu, arsip-arsip kantor akan semakin menumpuk
di tempat penyimpanan. Hal ini akan menimbulkan gejala kurang efektif
dan efisien sistem pengarsipan, sebagaimana yang telah diuraikan diatas.
Pemusnahan ini memerlukan penanganan yaitu dengan penyusutan arsip.
Menurut Ida Nuraida, (2008 : 105-107), adapun tahap-tahap
penyusutan arsip adalah sebagai berikut:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
a. Penilaian Arsip
Sebelum melakukan penyusutan arsip diperlukan penilaian
terhadap setiap jenis arsip yang akan dipindahkan atau dimusnahkan.
Hasil penilaian menentukan berapa lama arsip disimpan dalam arsip
aktif dan inaktif, serta menentukan apakah arsip tersebut akan
dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis.
Ada 4 golongan arsip, yaitu :
Arsip vital
Arsip ini penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti
kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tergolong arsip statis
yang bersifat historis sehingga tidak dapat dipindahkan atau
dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya. Misalnya akte
pendirian perusahaan, sertifikat bangunan atau tanah, Izin
Mendirikan Bangunan (IMB), dan sebagainya.
Arsip penting
Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat digantikan dengan
biaya yang relatif tinggi dan lama. Arsip ini disimpan di arsip aktif
selama 5 tahun dan di arsip inaktif salama 25 tahun. Misalnya,
bukti-bukti keuangan.
Arsip berguna
Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya
rendah. Arsip ini disimpan di arsip aktif selama 2 tahun dan
disimpan di arsip inaktif selama 25 tahun. Misalnya surat pesanan,
neraca dan laporan tahunan
Arsip tidak berguna
Arsip ini dapat dimusnahkan seusai pakai untuk sementara
waktu. Arsip ini disimpan paling lama selama 3 bulan di arsip
aktif. Misalnya, surat undangan rapat dan pengumuman.
b. Pemindahan Arsip aktif menjadi inaktif atau kemedia lain
Seperti telah diuraikan di atas, peralihan arsip aktif menjadi
arsip inaktif dapat dilakukan setelah suatu periode kegiatan tertentu,
dimana suatu arsip sudah tidak atau jarang digunakan tetapi masih
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
harus disimpan. Pemindahan arsip juga dapat dilakukan melalui tempat
penyimpanan atau pemindahan ke media lain, seperti: micro film, CD-
ROM atau CD-WROM
c. Pemusnahan Arsip
Tidak semua arsip aktif yang telah dipindahkan akan disimpan
sebagai arsip inaktif untuk selamanya. Ada beberapa jenis arsip yang
dapat dimusnahkan setelah jangka waktu tertentu. Tetapi ada pula arsip
inaktif yang dialihkan statusnya menjadi arsip statis karena alasan
historis.
d. Pencatatan Pemindahan atau Pemusnahan
Arsip inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan
khusus yang dibedakan dengan arsip aktif, misalnya gudang khusus
untuk arsip inaktif. Pemindahan dapat dilakukan melalui tempat
penyimpanan atau pemindahan ke media lain. Kemajuan teknologi
memungkinkan dokumen perusahaan yang dibuat dari kertas dialihkan
ke dalam micro film atau media yang lain atau di buat secara langsung
dalam media elektronik.
Setiap pemindahan yang menyebabkan perubahan pihak
penaggungjawab perlu dilengkapi dengan berita acara. Berita acara
memuat daftar subjek arsip yang akan dipindahkan, indeks arsip yang
baru, tanggal pemindahan, lokasi dan tempat pemindahan yang baru
serta bukti tanda terima yang ditandatangani oleh orang yang
menyerahkan arsip dan orang yang menerima arsip sebagai
penanggungjawab arsip.
Cara pemindahan arsip atau pemusnahan arsip dapat dilakukan
berdasarkan :
Pemindahan secara terus-menerus
Arsip dipindahkan menjadi inaktif setelah arsip tersebut
selesai digunakan. Pemindahan ini tidak tentu. Pemindahan
arsip umumnya dilakukan pada perusahaan seperti kantor
pengacara, pelaksana proyek, kantor arsitek, konsultan dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
sebagainya, dimana seluruh dokumen menjadi inaktif setelah
suatu proyek atau kegiatan selesai.
Pemindahan secara periodik
Arsip dipindahkan menjadi inaktif setelah satu periode
atau jangka waktu tertentu. Umumnya dilakukan setiap satu
tahun sekali. Misalnya, bukti-bukti keuangan dipindahkan
menjadi inaktif setelah perusahaan melakukan tutup buku pada
akhir periode akutansi.
(Nuraida, 2008 : 105-107)
5. Fasilitas Kearsipan
Alat-alat kearsipan atau pelengkap arsip pada suatu kantor perlu
diperhatikan agar sesuai dengan ruangan yang sudah ada, sebaiknya
dibuatkan ruangan khusus, sehingga tidak terjadi hambatan yang mungkin
terjadi akibat bercampur dengan bagian lainya. Menurut M.N. Maulana
(1979 : 15), alat-alat kearsipan dapat digolongkan menjadi 3 golongan
besar besar, yaitu:
a. Alat-alat penerimaan surat-surat
b. Alat-alat penyimpanan surat
c. Alat-alat korespondensi dan reproduksi
6. Pegawai Kearsipan
Ada anggapan bahwa pekerjaan dalam bidang kearsipan tidak
mempunyai fungsi atau peranan penting. Anggapan ini tidak dapat
dibenarkan, karena arsip itu sendiri mempunyai peranan penting dalam
penyelenggaraan administrasi. Oleh karena itu setiap pimpinan kantor
wajib memberikan pengarahan dan menanamkan pengertian serta
kesadaran setiap pegawai kearsipan, betapa pentingnya peranan arsip bagi
kelangsungan hidup organisasi. Itu sebabnya, pegawai kearsipan tidak
kalah pentingnya dengan pegawai-pegawai kantor lainya.
Mengingat demikian pentingnya arsip bagi kelangsungan hidup
organisasi, maka arsip-arsip harus diurus, ditata atau dikelola dengan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
mempergunakan suatu sistem penyimpanan arsip yang tepat, tata kerja
yang baik, tata pameliharaan, tata pengamanan dan tata pemusnahan yang
tertib. Sistem penyimpanan arsip yang tepat, tata kerja yang baik dan
sebagainya itu tidak mempunyai arti apa-apa bila tidak didukung oleh
pegawai kearsiapan yang cakap dengan beberapa persyaratan lainya yang
harus dipenuhi.
The Liang Gie dalam Ig. Wursanto (1995 : 40-41), mengatakan bahwa
untuk menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-
kurangnya 4 syarat, yaitu:
a) Ketelitian
Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan agar
pegawai yang bersangkutan dapat membedakan perkataan-
perkataan, nama-nama atau angka-angka yang sepintas tampaknya
hampir sama.
b) Kecerdasan
Cerdas berarti sempurna perkembangan akal budinya, pandai
dalam berfikir. Kecerdasan kesempurnaan perkembangan akal
budi, kepandaian dan ketajaman pikiran. Jadi setiap pegawai
kearsipan harus menggunakan pikiranya dengan baik, mempunyai
ingatan yang cukup tajam sehingga tidak mudah lupa. Dengan
kecerdasan diharapkan seorang pegawai mampu memilih kata-kata
untuk suatu pokok soal, serta tidak mudah melupakan suatu pokok
soal yang telah ada kartu arsipnya.
c) Kecekatan
Cekatan berati mampu memahami sesuatu dengan cepat, mampu
bekerja dengan cepat dan mahir dalam melakukan sesuatu.
Kecekatan berarti kecepatan untuk memahami sesuatu,
ketangkasan dalam melakukan pekerjaan. Kecekatan sangat
diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan karena setiap pegawai
diharapkan mampu bekerja dengan tangkas dan gesit.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
d) Kerapian
Rapi mempunyai arti baik, tetib dan bersih. Setiap pegawai
kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga kerapian,
kebersihan dan ketertiban terhadap arsip-arsip yang disimpan.
Arsip-arsip yang disusun dengan rapi, akan lebih awet, tidak
mudah rusak dan mudah dalam pengambilan dan pengembalianya.
D. Metode Pengamatan
1. Lokasi Pengamatan
Pengamatan ini berlangsung di Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten
Klaten, pemilihan tersebut berdasakan pertimbangan sebagai berikut:
Kearsipan mempunyai peranan penting dalam mencapai tujuan organisasi,
karena berkaitan dengan dokumen-dokumen penting yang berkaitan
dengan penyelenggaraan administrasi. Penulis melakukan pengamatan ini
untuk mengetahui Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten.
2. Jenis Pengamatan
Berdasarkan pada pokok permasalahan yaitu untuk mengetahui
bagaimana Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Dinas Pekerjaan Umum Kabupten Klaten, maka jenis pengamatan yang
digunakan adalah pengamatan deskriptif kualitatif yaitu jenis pengamatan
yang mendeskripsiksn, memaparkan dan menganalisa sejumkah data yang
ada.
3. Sumber Data
Dalam pengamatan ini data diperoleh dari beberapa sumber, yaitu :
a. Nara Sumber (Informan)
Yaitu seorang atau selelompk orang yang mengetahui secara jelas
tentang suatu keadaan sehingga dapat memberikan informasi. Dengan
memberikan beberapa pertanyaan yang sudah tersruktur kemudian satu
per satu diperdalam untuk memperoleh keterangan lebih lanjut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
Sumber data diperoleh dari wawancara kepada pihak-pihak yang
memahami permasalahan dalam pengamatan ini, yaitu:
Ka.Subag Umum dan Kepegawaian : Bapak H.Supardi, SIP
Staff Subag Umum dan Kepegawaian : Ibu Christiana
Staff Subag Umum dan Kepegawaian : Ibu V.Sri Wahyuni
b. Dokumentasi
Data diperoleh dari arsip, buku pedoman tentang arsip, pedoman
operasional dan buku kepustakaan yang lain.
4. Teknik Pengumpulan Data
Dalam pengamatan ini teknik pengumpulan data sebagai berikut :
a. Wawancara
Wawancara merupakan teknik pengumpulan data dengan tanya jawab
sepihak yang dikerjakan dengan sistematis dan di dasarkan pada tujuan
pengamatan
b. Observasi
Observasi merupakan metode pengamatan dan pencatatan secara
sistematis terhadap gejala atau fenomena yang diamati. Metode ini
dilakukan penulis secara langsung sehingga penulis dapat mengamati
gejala dari masalah yang damati.
c. Dokumentasi
Dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan
dengan mengambil catatan-catatan dan arsip-arsip yang diperlukan
yang berkaitan dengan obyek pengamatan.
5. Teknik Analisis Data
H.B.Sutopo (2002 : 91-93), mengemukaan 3 komponen utama dalam
proses analisis yang harus benar-benar dipahami oleh pengamat,
komponen tersebut adalah:
a. Reduksi Data
Reduksi data merupakan komponen pertama dalam analisis
yang merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
abstraksi data dari lapangan. Proses ini berlangsung terus sepanjang
pelaksanaan penelitian, bahkan proses ini berlangsung terus sebelum
pelaksanaan pengumpulan data. Artinya reduksi data sudah
berlangsung sejak pengamat mengambil keputusan (meski mungkin
tidak disadari sepenuhnya), tentang kerangka kerja konseptual,
melakukan pemilihan kasus, menyusun pertanyaan pengamatan dan
juga waktu menentukan cara pengumpulan data yang di gunakan.
Pada waktu pengumpulan data berlangsung, reduksi dilakukan
dengan membuat catatan data yang telah di peroleh dari lapangan.
Dalam menyusun ringkasan, pengamat melakukan coding,
memusatkan tema dan menentukan batas-batas permasalahan. Proses
reduksi berlangsung sampai pengamatan ini berakhir.
Dapat disimpulkan reduksi data adalah bagian dari proses
analisis yang mempertegas, memperpendek, membuat fokus,
membuang hal-hal yang tidak penting dan mengatur data sedemikian
rupa, sehingga simpulan pengamatan dapat dilakukan.
b. Sajian Data
Sajian data merupakan suatu rakitan organisasi informasi,
deskripsi dalam bentuk narasi yang memungkinkan simpulan
pengamatan dapat dilakukan. Sajian ini merupakan ringkasan kalimat
yang disusun secara logis dan sistematis, sehingga apabila di baca akan
mudah dipahami, barbagai hal yang terjadi dan memungkinkan
pengamat untuk berbuat sesuatu pada analisis maupun tindakan lain
berdasarkan pemahamanya tersebut.
Sajian data ini harus mengacu pada masalah yang telah di
rumuskan sebagai pertanyaan pengamatan, sehingga narasi yang terjadi
merupakan deskriptif mengenai kondisi yang rinci untuk menceritakan
dan menjawab setiap permasalahan yang ada.
c. Penarikan Simpulan dan Verifikasi
Dari awal pengumpulan data, pengamat harus sudah memahami
apa arti dari berbagai hal yang ia temui dengan melakukan pencatatan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
peraturan-peraturan. pola-pola, pertanyaan-pertanyaan, konfigurasi
yang mungkin, arahan sebab-akibat dan berbagai proposisi
Simpulan perlu di verifikasi agar cukup benar-benar bisa
dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu perlu di lakukan aktifitas
pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali
dengan cepat. Mungkin sebagai akibat pikiran ke dua yang timbul
melintas pada pengamat pada waktu menulis sajian data dengan
melihat kembali sebentar pada catatan lapangan. Pada dasarnya makna
data harus diuji validitasnya supaya simpulan pengamatan menjadi
lebih kokoh dan bisa lebih dipercaya.
Bagan 2.2
Model Analisis Interaktif
Pengumpulan
Data
Hhhh
aewwww
Penarikan simpulan /
Verifikasi
Sajian Data
Reduksi Data
Sumber: H.B Sutopo, 2002: 93
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
BAB III
DESKRIPSI INSTANSI
A. Deskripsi Lokasi Pengamatan
1. Sejarah Singkat dan Susunan Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten
Klaten
Dinas Pekerjaan Umum di Kabupaten Klaten sejak berdirinya sering
berganti-ganti nama, sesuai dengan periodenya. Adapun selengkapnya adalah
sebagai berikut :
a. Periode sebelum Kemerdekaan s/d Kemerdekaan tahun 1945 :
Nama : KARTI PROJO
Organisasi Induk : Gubernur Surakarta namanya ORRI
alamat di Balai Kota Solo
Alamat kantor : di Sungkur
Kepala KARTI PROJO : Raden Ngabehi Somodiprojo
Struktur Organisasi :
1. Kepala KARTI PROJO
2. Kepala Kantor
3. Kepala Gudang
b. Periode tahun 1945 s/d 1950 :
Nama : PUK
Alamat kantor : Jalan Pramuka Klaten
Kepala PUK : Raden Ngabehi Projodirj
Susunan Organisasinya terdiri dari :
1. Kepala PUK
2. Kepala Kantor
3. Bagian Sempadan
4. Bagian Balai Rencana
5. Bagian Persediaan
6. Bagian Kendaraan
7. 5 Cabang PUK di Kawedanan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
c. Periode Tahun 1950 s/d 1960 :
Nama : PUK Swa Tantra Tk.II Klaten
Alamat Kantor : Jl.Sulawesi No.26 Klaten
Kepala PUK Swa Tantra : Sutadi Mangun Martono
Tk.II Klaten
Susunan Organisasi terdiri dari :
1. Kepala Kantor
2. Keuangan
3. Kepegawaian
4. Tata Usaha
5. Rumah Tangga
6. Sempadan
7. Pengawas Jalan Daerah
8. Kendaraan
9. KTB
10. Assainering
11. Cabang-Cabang
d. Periode Tahun 1960 s/d 1970 :
Nama : DPUK Dati II Klaten
Alamat Kantor : Jl.Sulawesi No.26 Klaten
Kepala Dinas : 1. Sutadi Mangun Marwoto
(1960 s/d 1967)
2. Mulyadi Hadi Purwoko
(1967 s/d 1970)
Susunan Organisasi terdiri dari :
1. Kepala Dinas
2. Wakil Kepala
3. Kepala Kantor
4. TU
5. Keuangan
6. Kepegawaian
7. Sempadan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
8. KTB
9. Kendaraan
10. Verifikasi
11. 6 Cabang Dinas :
e. Periode Tahun 1970 s/d 1980 :
Nama : DPUK Dati II Klaten
Alamat Kantor : Jl.Sulawesi No.26 Klaten
Kepala Dinas : 1. Ir.Bambang Suseno (1970 s/d 1972)
2. Hadi Sumarto (1972 s/d 1980)
Susunan Organisasinya terdiri atas :
1. Kepala Dinas
2. Wakil Kepala Dinas
3. Kepala Kantor
4. Kepala TU
5. Kepegawaian
6. Keuangan
7. Pengawas Jalan Daerah
8. Verifikasi
9. KTB
10. Gudang
11. Kendaraan
f. Periode Tahun 1980 s/d 1990 :
Nama : DPU Kabupaten Dati II Klaten
Alamat Kantor : Jl.Sulawesi No.26 Klaten
Kepala Dinas : Sumintarjo BMUE
Susunan Organisasinya terdiri atas :
1. Kepala Dinas
2. Kepala Sub Bagian Tata Usaha :
a. Urusan Umum
b. Urusan Kepegawaian
c. Urusan Keuangan
d. Urusan Efisiensi dan Tata Laksanan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
3. Seksi Bina Program :
a. Sub Seksi Penelitian dan Pengumpulan Data
b. Sub Seksi Perencanaan
c. Sub Seksi Evaluasi dan Pelaporan
4. Seksi Jalan dan Pengaliran :
a. Sub Seksi Jalan
b. Sub Seksi Pengaliran
c. Sub Seksi Administrasi Tehnik Jalan dan Pengaliran
5. Seksi Bangunan dan Gedung :
a. Sub Seksi Bangunan
b. Sub Seksi Gedung
c. Sub Seksi Tehnik Bangunan dan Gedung
6. Seksi Kebersihan, Keindahan Kota/Daerah dan PMK :
a. Sub Seksi Kebersihan, Keindahan Kota/Daerah
b. Sub Seksi Pemakaman Umum
c. Sub Seksi Pencegahan dan PMK
7. Cabang DPU Kabupaten Dati II Klaten
g. Periode Tahun 1990 s/d 2000 :
Nama : Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Dati
II Klaten
Alamat Kantor : Jl. Sulawesi No.26 Klaten
Kepala Dinas : Ir.H.Slamet Marwoto
Susunan Organisasi yang ada terdiri atas :
1. Kepala Dinas
2. Kepala Sub Bagian Tata Usaha :
a. Urusan Umum
b. Urusan Kepegawaian
c. Urusan Keuangan
d. Urusan Efisiensi dan Tata Laksana
3. Seksi Jalan dan Pengaliran :
a. Sub Seksi Jalan
b. Sub Seksi Pengaliran
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
c. Sub Seksi Administrasi Tehnik Jalan dan Pengaliran
4. Seksi Bina Program :
a. Sub Seksi Penelitian dan Pengumpulan Data
b. Sub Seksi Perencanaan
c. Sub Seksi Pengendalian, Evaluasi dan Pelaporan
5. Seksi Bangunan dan Gedung :
a. Sub Seksi Bangunan
b. Sub Seksi Gedung
c. Sub Seksi Tehnik Bangunan dan Gedung
6. Seksi Tata Kota & Daerah :
a. Sub Seksi Tata Lokasi dan Bangunan
b. Sub Seksi Pertanahan
c. Sub Seksi Tata Lingkungan dan Tata Lokasi Perumahan
7. Seksi Kebersihan, Keindahan Kota / Daerah dan PMK :
a. Sub Seksi Kebersihan, Keindahan Kota/Daerah
b. Sub Seksi Pemakaman Umum
c. Sub Seksi Pencegahan dan PMK
8. Cabang DPU Kabupaten Dati II Klaten :
h. Periode Tahun 2000 s/d Maret 2003 :
Nama : DPU Kabupaten Klaten
Alamat : Jl.Sulawesi No.26 Klaten
Kepala Dinas : Ir.H.Slamet Marwoto
Susunan Organisasi yang ada :
Dasar operasional kinerja Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten
terdapat dalam Peraturan Daerah No. 5 Tahun 2001 tentang Susunan
Organisasi dan Tatakerja Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten
yang meliputi beberapa bidang yaitu :
1. Kepala Dinas
2. Bagian Tata Usaha
a. Subbagian Umum dan Perlengkapan;
b. Subbagian Keuangan;
c. Subbagian Kepegawaian;
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
d. Subbagian Perencanaan dan Pengawasan.
3. Sub Dinas Bina Marga
a. Seksi Pembangunan, Pemeliharaan Jalan dan Jembatan;
b. Seksi Leger Jalan dan Jembatan;
c. Seksi Perizinan, Pemanfaatan Jalan dan Jembatan;
d. Seksi Survai dan Desain.
4. Sub Dinas Cipta Karya
a. Seksi Tata Bangunan dan Tata Ruang;
b. Seksi Pemukiman dan Penyehatan Lingkungan;
c. Seksi Perizinan Bangunan;
d. Seksi Survai dan Desain.
5. Sub Dinas Pengairan
a. Seksi Pembangunan dan Pemeliharaan Irigasi;
b. Seksi Perizinan, Manfaat dan Operasional;
c. Seksi Pengawasan, Pelestarian Sumber Air;
d. Seksi Survai dan Desain.
6. Sub Dinas Kebersihan dan Pertamanan
a. Seksi Operasional Kebersihan dan Ketertiban;
b. Seksi Pertamanan dan Penerangan Jalan Umum;
c. Seksi Pemakaman;
d. Seksi Pemadam Kebakaran.
7. Cabang Dinas Pekerjaan Umum.
8. Kelompok Jabatan Fungsional.
i. Periode April 2003 s/d 30 Agustus 2005 :
Nama : DPU Kabupaten Klaten
Alamat : Jl.Sulawesi 26 Klaten
Kepala Dinas : H.Soekemi,ST.MM
Susunan Organisasi yang ada terdiri atas : :
Dasar operasional kinerja Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten
terdapat dalam Peraturan Daerah No. 5 Tahun 2001 tentang Susunan
Organisasi dan Tatakerja Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten
yang meliputi beberapa bidang yaitu :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
1. Kepala Dinas
2. Bagian Tata Usaha
a. Subbagian Umum dan Perlengkapan;
b. Subbagian Keuangan;
c. Subbagian Kepegawaian;
d. Subbagian Perencanaan dan Pengawasan.
3. Sub Dinas Bina Marga
a. Seksi Pembangunan, Pemeliharaan Jalan dan Jembatan;
b. Seksi Leger Jalan dan Jembatan;
c. Seksi Perizinan, Pemanfaatan Jalan dan Jembatan;
d. Seksi Survai dan Desain.
4. Sub Dinas Cipta Karya
a. Seksi Tata Bangunan dan Tata Ruang;
b. Seksi Pemukiman dan Penyehatan Lingkungan;
c. Seksi Perizinan Bangunan;
d. Seksi Survai dan Desain.
5. Sub Dinas Pengairan
a. Seksi Pembangunan dan Pemeliharaan Irigasi;
b. Seksi Perizinan, Manfaat dan Operasional;
c. Seksi Pengawasan, Pelestarian Sumber Air;
d. Seksi Survai dan Desain.
6. Sub Dinas Kebersihan dan Pertamanan
a. Seksi Operasional Kebersihan dan Ketertiban;
b. Seksi Pertamanan dan Penerangan Jalan Umum;
c. Seksi Pemakaman;
d. Seksi Pemadam Kebakaran.
7. Cabang Dinas Pekerjaan Umum.
8. Kelompok Jabatan Fungsional.
j. Periode 01 September 2005 s/d tahun 2008 :
Nama : DPU Kabupaten Klaten
Alamat : Jl.Sulawesi No.26 Klaten
Kepala Dinas : Ir.H.Bambang Agoestiono
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
Struktur Organisasinya terdiri atas :
Dasar operasional kinerja Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten
terdapat dalam Peraturan Daerah No. 5 Tahun 2001 tentang Susunan
Organisasi dan Tatakerja Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten
yang meliputi beberapa bidang yaitu :
1. Kepala Dinas
2. Bagian Tata Usaha
a. Subbagian Umum dan Perlengkapan;
b. Subbagian Keuangan;
c. Subbagian Kepegawaian;
d. Subbagian Perencanaan dan Pengawasan.
3. Sub Dinas Bina Marga
a. Seksi Pembangunan, Pemeliharaan Jalan dan Jembatan;
b. Seksi Leger Jalan dan Jembatan;
c. Seksi Perizinan, Pemanfaatan Jalan dan Jembatan;
d. Seksi Survai dan Desain.
4. Sub Dinas Cipta Karya
a. Seksi Tata Bangunan dan Tata Ruang;
b. Seksi Pemukiman dan Penyehatan Lingkungan;
c. Seksi Perizinan Bangunan;
d. Seksi Survai dan Desain.
5. Sub Dinas Pengairan
a. Seksi Pembangunan dan Pemeliharaan Irigasi;
b. Seksi Perizinan, Manfaat dan Operasional;
c. Seksi Pengawasan, Pelestarian Sumber Air;
d. Seksi Survai dan Desain.
6. Sub Dinas Kebersihan dan Pertamanan
a. Seksi Operasional Kebersihan dan Ketertiban;
b. Seksi Pertamanan dan Penerangan Jalan Umum;
c. Seksi Pemakaman;
d. Seksi Pemadam Kebakaran.
7. Cabang Dinas Pekerjaan Umum.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
8. Kelompok Jabatan Fungsional.
k. Periode 2008 sampai sekarang
Nama : DPU Kabupaten Klaten
Alamat : Jl.Sulawesi No.26 Klaten
Kepala Dinas : Ir. Tajudin Akbar
Struktur Organisasinya terdiri atas :
Dasar operasional kinerja Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten
terdapat dalam Peraturan Daerah No. 17 Tahun 2008 tentang Susunan
Organisasi dan Tatakerja Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten yang
meliputi beberapa bidang yaitu :
1. Kepala Dinas
2. Sekretariat
a. Subbagian Perencanaan dan Pelaporan
b. Subbagian Keuangan;
c. Subbagian Umum dan Kepegawaian;
3. Bidang Bina Marga
a. Seksi Pembangunan Jalan dan Jembatan;
b. Seksi Pemanfaatan dan pemeliharaan Jalan dan Jembatan;
c. Seksi Bina Teknik
4. Bidang Cipta Karya
a. Seksi Tata Bangunan dan Tata Ruang;
b. Seksi Pemukiman dan Penyehatan Lingkungan;
c. Seksi Bina Teknik
5. Bidang Sumber Daya Air
a. Seksi Pembangunan dan Pemeliharaan Sumber Daya air
b. Seksi Operasional dan Pelestarian Sumber Daya air;
c. Seksi Bina Teknik
6. Bidang Kebersihan dan Pertamanan
a. Seksi Operasional Kebersihan jalan dan Lingkungan
b. Seksi Pertamanan dan Penerangan Jalan Umum, pertamanan dan
pemakaman
c. Seksi Bina teknik
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
7. Unit Pelaksana Teknis daerah (UPTD).
8. Kelompok Jabatan Fungsional.
B. Uraian Tugas
a. Kepala Dinas mempunyai tugas :
Mengkoordinasi penyusunan program Dinas Pekerjaan Umum dengan
memberikan arahan kepada sekretaris dan Kepala Bidang mengacu pada
Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah (RPJPD), Rencana
Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD), Rencana Kerja
Pemerintah Daerah (RKPD) dan Rencana Strategik (Renstra) Kabupaten,
Kebijakan Bupati dan kondisi obyektif serta ketentuan yang berlaku.
Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan pelayanan di bidang pekerjaan
umum.
Mengupayakan peningkatan peran serta dan partisipasi masyarakat dalam
bidang pekerjaan umum.
Mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai bidangnya berdasarkan
ketentuan yang berlaku.
Mengusulkan, menunjuk, menetapkan dan melaksanakan pembinaan
pejabat pengelolaan keuangan.
Membina bawahan dalam pencapaian program dinas dengan memberi
petunjuk pemecahan masalah agar bawahan mampu melaksanakan tugas
jabatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pada tahun yang sudah dan sedang
berjalan berdasarkan rencana dan realisasi sabagai bahan dalam
penyusunan sasaran tahun berikutnya.
Menilai prestasi kerja bawahan berdasarkan rencana kerja, hasil yang
dicapai sesuai ketentuan yang berlaku sabagai bahan pertimbangan dalam
pengembangan karier.
Menginventarisasi permasalahan-permasalahan yang berhubungan dengan
bidang pekerjaan umum serta menyusun kebijakan teknis petunjuk
pemecahan masalah.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
Melaporkan hasil pelaksanaan tugas atau kegiatan kepada Bupati melalui
Sekretaris Daerah sebagai penanggungjawab pelaksanaan tugas.
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai tugas dan
fungsinya.
b. Sekretariat mempunyai tugas :
Menghimpun, mempelajari peraturan perundang-undangan, kebijakan
pedoman dan petunjuk teknis urusan umum, kepegawaian, keuangan,
perencanaan, evaluasi dan pelaporan.
Menyusun rencana program urusan umum dan kepegawaian, keuangan,
perencanaan dan pelaporan berdasarkan kebijakan bidang pekerjaan
umum.
Mengkoordinasi semua bidang dalam rangka menghimpun perencanaan
kegiatan, evaluasi dan menganalisa data serta laporan hasil kegiatan
SKPD.
Mengkoordinasi Kepala Sub Bagian dan kegiatan kesekretariatan agar
terjalin kerjasama yang baik dan saling mendukung.
Menyiapkan usulan, penunjukan, penetapan pejabat pengelolaan
keuangan.
Melaksanakan pembinaan, bimbingan, pengawasan dan pengendalian
pelaksanaan tugas Kepala Sub Bagian dan bawahan berdasarkan
pembagian tugas agar dapat berjalan dengan lancar.
Menilai hasil kerja bawahan dengan jalan memonitor dan mengevaluasi
hasil kerja.
Melaksanakan koordinasi dan kerjasama sesuai bidang tugasnya dalam
rangka kelancaran pelaksanaan tugas.
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang
tugasnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
c. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas :
Menyiapkan bahan, merencanakan, mengelola data dan informasi yang
berhubungan dengan urusan umum dan kepegawaian sabagai bahan
penyusunan kebijakan.
Menyusun rencana program kegiatan dan laporan pelaksanaan kegiatan
urusan umum dan kepegawaian.
Melaksanakan pembinaan, bimbingan, pengawasan dan pengendalian
pelaksanaan tugas urusan umum dan kepegawaian dinas.
Melaksanakan administrasi surat-mernyurat, ekspedisi, penggandaan,
kearsipan, pengadaan alat tulis kantor, akomodasi rapat, pertemuan,
upacara, penerimaan tamu serta pengadaan dan pemeliharaan
perlengkapan rumah tangga dan bahan inventaris dinas.
Menyiapkan kebutuhan serta perlengkapan perjalanan dinas dan mengatur
penggunaan kendaraan dinas.
Mengatur dan mengelola tata ruang kantor, kebersihan, ketertiban,
keamanan, kenyamanan dan keserasian ruang kantor.
Menyiapkan bahan usulan pengembangan karier pegawai.
Menyiapkan bahan usulan mutasi pegawai.
Menyiapkan, menghimpun dan mengelola data pegawai serta menyusun
Daftar Urut Kepangkatan (DUK).
Menyiapkan bahan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis dalam
pembinaan pegawai.
Mengkoordinasikan, membagi tugas dan memberi petunjuk kepada
bawahan agar terjalin kerjasama yang baik dan saling mendukung dalam
pelaksanaan tugas.
Menilai hasil kerja bawahan dengan jalan memonitor dan mengevaluasi
hasil kerja.
Melaksanakan koordinasi dan kerjasama sesuai dengan bidang tugasnya
dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.
Melaporkan hasil pelaksanaan tugas atau kegiatan kepada atasan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai bidang
tugasnya.
d. Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan mempunyai tugas :
Menyiapkan bahan penyusunan kebijakan dan petunjuk teknis
perencananan dan pelaporan kegiatan dinas.
Menyusun rencana program kegiatan dan laporan pelaksanaan kegiatan
dinas.
Membagi tugas, melaksanakan pengawasan dan pengendalian pelaksanaan
tugas urusan perencanaan dan pelaporan.
Menyiapkan bahan perubahan, pergeseran dan perhitungan program kerja
akibat adanya perubahan, pergeseran dan perhitungan anggaran dinas.
Menghimpun, mengolah dan menganalisis data serta penyajian data
statistik hasil kegiatan dinas.
e. Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas :
Menyiapkan bahan, merencanakan, mengolah data dan informasi yang
berhubungan dengan urusan keuangan sesuai dengan perundangan yang
berlaku.
Menyusun rencana kegiatan dan pelaporan pelaksanaan kegiatan sub
bagian keuangan.
Melaksanakan penelitian dan verifikasi kelengkapan Surat Permintaan
Pembayaran (SPP) yang di ajukan bendahara dinas.
Menyiapkan bahan dan menyusun laporan pertanggungjawaban keuangan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
BAGAN 3.1
BAGAN ORGANISASI DINAS PEKERJAAN UMUM
KABUPATEN KLATEN
KEPALA DINAS
Ir. H. Tajudin Akbar SEKRETARIAT
Ir. Bambang Eko Susilo
SUB. BAGIAN
KEUANGAN
H. Mudzakir, S.E. MM
SUB. BAGIAN
UMUM DAN
KEPEGAWAIAN
H. Supardi, SIP
SUB. BAGIAN
PERENCANAAN DAN
PELAPORAN
Widaya, SH. M.Si
BIDANG
KEBERSIHAN DAN
PERTAMANAN
Ir. H. Ahmad Wahyudi, MM
SEKSI
OPERASIONAL KEBERSIHAN JALAN DAN LINGKUNGAN
Widodo, SIP
SEKSI
PENERANGAN JALAN UMUM
PERTAMANAN
Jarot Wahyudi, SE
SEKSI
BINA TEKNIK
Sriyanto, ST.MM
UNIT PELAKSANA TEKNIS
DINAS
BIDANG
SUMBER DAYA AIR
Juwito, ST
SEKSI PEMBANGUNAN DAN
PEMELIHARAAN
SUMBER DAYA AIR
Darminto, St.MM
SEKSI OPERASIONAL DAN
PELESTARIAN
SUMBER DAYA AIR
Sri Mulyanto, ST
SEKSI
BINA TEKNIK
Harjaka, STT.MT
BIDANG
CIPTA KARYA
Ir. Gangsar Joko Suprapto, MM
SEKSI
TATA BANGUNAN DAN
TATA RUANG
Ir. Tondo Wicaksono
SEKSI
PEMUKIMAN DAN
PENYEHATAN LINGKUNGAN
Agus Sutanto, S.Sos
SEKSI
BINA TEKNK
Ir. Marsana
BIDANG
BINA MARGA
Ir. Drs. Abdul Mursyid, MT
SEKSI
PEMBANGUNAN JALAN
DAN JEMBATAN
Muh. Anwar Shodiq, SS.MT
SEKSI
PEMANFAATAN DAN
PEMELIHARAAN JALAN DAN
JEMBATAN
Sumarno, BE
SEKSI
BINA TEKNIK
Ir. Agus Pancaji Sukarno, SE
KELOMPOK
JABATAN
FUNGSIONAL
47 Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian DPU Klaten
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
C. Keadaan Pegawai
Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten mempunyai pegawai sebanyak 531
orang, yang dikelompokan sebagai berikut :
a. Menurut jenis kelamin.
Berdasarkan jenis kelamin pegawai Dinas Pekerjaan Umum, dapat di lihat
pada tabel 3.1 dibawah ini:
Tabel 3.1
Keadaan pegawai DPU Klaten
Menurut Jenis Kelamin Per Jan 2011
No Jenis Kelamin Jumlah (orang)
1
2
Laki-laki
Perempuan
488
43
Jumlah 531
Sumber: Sub Bagian Umum dan Kepegawaian DPU Klaten
Dari tabel diatas dapat diketahui bahwa pegawai yang bekerja di
DinasPekerjaan Umum Kabupaten Klaten rata-rata berjenis kelamin laki-laki
yaitu : 488 orang, sedangkan yang berjenis kelamin perempuan sebanyak 43
orang.
b. Menurut tingkat pendidikan
Pegawai Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten berdasarkan tingkat
pendidikanya pada umumnya adalah Sekolah Dasar, untuk lebih jelasnya
dapat dilihat pada tabel 3.2 dibawah ini :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
Tabel 3.2
Keadaan pegawai DPU Klaten
Menurut Tingkat Pendidikan Per Jan 2011
No Tingkat Pendidikan Jumlah (orang)
1
2
3
4
5
6
7
8
S2
S1
D3
D2
SMK
SLTA
SLTP
SD
9
60
15
1
103
35
118
190
Jumlah 531
Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian DPU Klaten
Dari tabel diatas dapat diketahui bahwa pegawai yang bekerja pada
Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten rata-rata berpendidikan SD, jumlah
pegawainya sebanyak 190 orang. Hal ini menunjukan bahwa pegawai pada
Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten kurang mempunyai kemampuan
kerja yang baik, agar mendapatkan kualitas pekerjaan yang lebih baik lagi
sebaiknya dilakukan pendidikan dan pelatihan.
c. Menurut jabatan
Berdasarkan jabatan, pegawai pada Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten
pada umumnya banyak yang menjabat sebagai staff kantor, untuk lebih
jelasnya dapat dilihat pada tabel 3.3 dibawah ini :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
Tabel 3.3
Keadaan pegawai DPU Klaten
Menurut Jabatan Per Jan 2011
No Jabatan Jumlah
(orang)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
Kepala Dinas
Sekretaris
Ka.Subag Perencanaan dan Pelaporan
Ka.Subag Keuangan
Ka.Subag Umum dan Kepegawaian
Ka.Bidang Bina Marga
Ka.Bidang Bidang Cipta Karya
Ka.Bidang Sumber Daya Air
Ka. Bidang Kebersihan dan Pertamanan
Ka.Seksi Pembangunan jalan dan jembatan BM
Ka.Seksi pemanf dan pemel jln dan jmbtn BM
Ka.Seksi Bina Teknik BM
Ka.Seksi Tata Ruang dan Tata Bangunan CK
Ka.Seksi Pemukiman dan penyehatan lingk CK
Ka.Seksi Bina Teknik CK
Ka.Seksi Pembangunan dan pemeliharaan SDA
Ka.Seksi Operasional dan pelestarian SDA
Ka.Bina Teknik SDA
Ka.Seksi Operasional kbrshn jln dan lingk KP
Ka.Seksi PPJU KP
Ka.Seksi Bina Teknik KP
Ka.UPTD
Staff
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
5
505
Jumlah 531
Sumber :Sub Bagian Umum dan Kepegawaian DPU Klaten
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
Dari data di atas dapat dilihat bahwa pegawai pada Dinas Pekerjaan Umum
Kabupaten Klaten rata-rata menjadi staff kantor, dengan jumlah 505 orang,.
Hal ini dikarenakan beban pekerjaan pada staff kantor sangat banyak,
sehingga memerlukan pegawai untuk melaksanakanya.
D. Visi dan Misi Dinas Pekerjaan Umum kab.Klaten
Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten memiliki visi dan misi sebagai
berikut:
1. Visi Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten
Pembangunan dan pelayanan di Bidang Pekerjaan Umum secara prima
untuk mendukung terwujudnya Klaten yang toto titi tentrem kerta raharja.
2. Misi Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten
Mewujudkan peningkatan pembangunan dan pemeliharaan di Bidang
Pekerjaan Umum yang berwawasan lingkungan.
Mewujudkan pekerjaan di Bidang Pekerjaan Umum yang cepat, tepat dan
merata.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
BAB IV
PEMBAHASAN
Setelah penulis melakukan magang pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten selama satu setengah bulan, baik dengan
melakukan pengamatan, wawancara maupun prektek langsung, dapat diperoleh data
mengenai Tata Kearsipan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pelerjaan
Umum Kabupaten Klaten yaitu sebagai berikut :
A. Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip
Dalam melaksanakan kegiatanya Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten
Klaten selalu berhubungan dengan instansi lain. Salah satu sarana yang
digunakan adalah surat. Dalam melaksanakan pengurusan surat masuk dan
surat keluar Sub Bagian Umum dan Kepegawaian pada Dinas Pekerjaan
Umum Kabupaten Klaten menggunakan sistem satu pintu, seperti yang
disampaikan oleh Ibu Christiana, pegawai Subbag Umum dan Kepegawaian
yang menangani surat masuk dan surat keluar, sebagai berikut :
“Pada Dinas Pekerjaan Umum ini, surat masuk dan surat keluar,
ditangani dengan sistem satu pintu, artinya semua surat masuk dan surat keluar
ditangani oleh satu bagian saja yaitu Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
Setelah surat diterima barulah di distribusikan ke Sub Bagian-Sub Bagian
yang bersangkutan.” (Wawancara tanggal 16 Februari 2011)
Penerimaan dan pencatatan arsip pada Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten adalah sebagai
berikut :
a. Proses Pengurusan Surat Masuk
Pengurusan surat masuk pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten adalah sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
Bagan 4.1
Proses Pengurusan Surat Masuk
Penerimaan dan
Penyortiran
Pengagendaan
Pendisposisian
Pendistribusian
Penyimpanan
Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian DPU Klaten
1) Penerimaan dan Penyortiran Surat
Semua surat yang di terima, baik yang diterima melalui jasa
pos maupun yang diterima melalui kurir / ekspeditor diterima oleh
pegawai Sub Bagian Umum dan Kepegawaian yang menangani surat
masuk dan surat keluar yaitu Ibu Christiana dan Ibu V Sri Wahyuni.
Surat-surat tersebut di periksa kebenaran alamatnya, apabila alamat
yang tercantum pada surat salah, maka surat tersebut dikembalikan
kepada pos atau ekspeditor. Surat yang sudah benar alamatnya
kemudian dikelompokan menjadi dua, yaitu surat pribadi dan surat
dinas. Untuk surat dinas dibuka amplopnya kemudian di agendakan,
sedangkan untuk surat pribadi langsung di berikan kepada yang
bersangkutan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
2) Pengagendaan
Surat dinas yang sudah di buka oleh Ibu Christiana atau Ibu V
Sri Wahyuni, kemudian di teliti dan di baca, apakah alamat dalam surat
sesuai dengan sampulnya. Setelah itu menentukan kode klasifikasi,
kode klasifikasi di tulis pada bagian kanan atas. Surat yang sudah di
beri kode klasifikasi kemudian di kelompokan lagi menjadi surat dinas
yang memerlukan kebijakan dari Kepala Bagian atau surat laporan
rutin. Untuk surat laporan rutin atau surat-surat yang merupakan
kelanjutan dari urusan-urusan yang sedang berjalan langsung di
berikan kepada unit pengolah ( unit yang menangani urusan tersebut ).
Sedangkan surat dinas yang memerlukan kebijakan diserahkan kepada
Bapak Bambang Eko Susilo selaku sekretaris dengan dilampiri lembar
disposisi.
Bagan 4.2
Agenda Surat Masuk
No Asal Surat No.
Surat
Isi Surat Disposisi Unit
Pengolah
1 Balai
Pengelolaan
SDA
Bengawan
Solo
604 /
07
Harga
Satuan
Dasar
Bahan
dan Upah
(HSDBU)
th 2011
Untuk
Pemberitahuan
Umum dan
Kepegawaian
2 Dinas
Pendidikan
dan
Pencatatan
Sipil
470 /
92 /
27
Pinjam
Pranata
Komputer
Arsipkan Umum dan
Kepegawaian
Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian DPU Klaten
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
55
3) Pendisposisian
Setelah di agendakan, surat masuk kemudian di disposisi.
Untuk mengetahui kepada unit mana surat tersebut diteruskan. Surat
dinas tersebut kemudian di catat pada kartu kendali rangkap tiga, yaitu
kartu kendali I, kartu kendali II, dan kartu kendali III. Kartu kendali I
di tinggal untuk di simpan oleh Ibu V Sri Wahyuni sebagai petugas
pengarah surat. Kartu kendali II dan kartu kendali III bersama-sama
suratnya disampaikan kepada pejabat pengolah surat. Oleh pejabat
pengolah surat, dua kartu kendali tersebut di paraf sebagai tanda bukti
bahwa surat sudah diterima. Kartu kendali II dikembalikan kepada
petugas pengarah surat untuk di simpan dan berfungsi sebagai arsip
pengganti selama surat tersebut masih dalam proses pengolahan.
Sedangkan kartu kendali III bersama suratnya di berikan kepada unit
pengolah.
4) Pendistribusian
Setelah surat di disposisi oleh Bapak Bambang Eko Susilo,
selaku Sekretaris Dinas Pekerjaan Umum dan sudah di catat dalam
kartu kendali rangkap tiga oleh Ibu Christiana atau Ibu V Sri Wahyuni,
kemudian surat masuk tersebut langsung di distribusikan kepada Sub
Bagian yang mengelola surat masuk tersebut sesuai dengan isi
disposisi dan segara ditindaklanjuti, apakah ditujukan untuk Bidang
Bina Marga, Bidang Cipta Karya, Bidang Sumber Daya Air atau
Bidang Kebersihan dan Pertamanan.
5) Penyimpanan
Sub Bagian yang menerima surat tersebut kemudian menindak
lanjuti isi disposisi surat tersebut, apakah untuk di simpan, untuk di
beritahukan, untuk bahan pertimbangan dan sebagainya. Setelah di
tindaklanjuti surat tersebut di simpan dalam folder sesuai dengan
nomor klasifikasi yang tertera dalam surat tersebut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
56
Tabel 4.1
Jumlah Surat Masuk Dinas Pekerjaan Umum
Kabupaten Klaten th 2010
Bulan Surat Masuk
Januari
Februari
Maret
April
Mei
Juni
Juli
Agustus
September
Oktober
November
Desember
115
106
117
124
145
148
154
159
129
120
128
119
Jumlah 1564
Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian DPU Klaten
Berdasarkan Tabel 4.1 di atas dapat kita ketahui bahwa jumlah surat
yang masuk pada Dinas Pekejaan Umum Kabupaten. Klaten dari bulan
Januari sampai Desember tidak sama, kita dapat lihat pada bulan Januari-
Februari jumlah surat yang masuk menurun, sedangkan pada bulan April-
Agustus jumlah surat masuk meningkat. Hal ini dikarenakan pada bulan
April-Agustus terdapat banyak proyek yang ditangani oleh Dinas
Pekerjaan Umum, sehingga surat yang masuk pada Dinas Pekerjaan Umum
meningkat.
b. Proses Pengurusan Surat Keluar
Pengurusan surat keluar pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten adalah sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
57
Bagan 4.3
Proses Pengurusan Surat Keluar
Perintah Pembuatan
Surat
Pengetikan Konsep
Surat
Penandatanganan
Surat
Pengagendaan dan
Penyimpanan
Pengiriman
Sumber :Sub Bagian Umum dan Kepegawaian DPU Klaten
1) Perintah Pembuatan Surat
Perintah pembuatan surat dilakukan oleh Kepala Bagian atau
Kepala Sub Bagian. Perintah pembuatan di lakukan karena adanya
keperluan untuk membalas surat yang masuk atau adanya keperluan
dari instansi itu sendiri.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
58
2) Pengetikan Konsep Surat
Setelah mendapat perintah dari Kepala Bagian atau Kepala Sub
Bagian.di buatlah suatu konsep surat. Apabila Kepala Bagian yang
memerintahkan untuk membuat surat, maka yang konsep surat di buat
oleh Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. Namun apabila perintah
pembuatan surat berasal dari Kepala Sub Bagian, maka surat akan di
buat oleh Sub Bagian yang bersangkutan. Setelah konsep selesai di buat
di serahkan kepada pimpinan yang menugaskan, untuk mendapat
persetujuan. Setelah mendapat persetujuan barulah konsep tersebut di
ketik. Surat di buat rangkap dua, asli dan sebagai tembusan.
3) Penandatanganan Surat
Surat beserta tembusannya yang sudah mendapat persetujuan
kemudian di serahkan pimpinan yang berwewenang untuk dimintai
tandatangan. (baik asli maupun tembusan). Surat yang sudah mendapat
tandatangan dari pimpinan kemudian di serahkan kepada Ibu Christiana
untuk di catat dalam Buku Agenda Surat Keluar.
4) Pengagendaan Surat dan Penyimpanan Surat
Ibu Christiana mencatat surat tersebut dalam Buku Agenda
Surat Keluar dan memberikan nomor surat. Nomor surat terdiri dari
kode klasifikasi masalah, nomor urut surat keluar dan kode instansi
yang mengeluarkan surat tersebut. Setelah surat di beri nomor surat,
hanya surat yang asli saja yang diberi stempel instansi. Tembusan surat
tidak perlu diberi stempel dengan tujuan untuk di simpan sebagai arsip
yang dapat dipergunakan sewaktu-waktu apabila diperlukan.
Tembusan surat kemudian di simpan dalam folder sesuai dengan kode
pokok masalahnya, kemudian folder tesebut dimasukan dalam filling
cabinet.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
59
Bagan 4.4
Agenda Surat Keluar
No Isi Surat No. Surat Tujuan
Surat
Tanggal
Surat
Unit
Pengolah
1 Penelitian
Survey
072/4454/17 Kepala
Bidang KP
DPU
Kab.Klaten
4-4-2011 Umum dan
Kepegawaian
2 Pelaksana
an PP
No.53
Tahun
2010
800/2422/17 Semua CPNS
dan PNS
DPU
Kab.Klaten
3-9-2010 Umum dan
Kepegawaian
Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian DPU Klaten
5) Pengiriman
Surat yang sudah diberi stempel instansi kemudian dilipat dan
dimasukan dalam sampul surat. Sampul surat juga diberi stempel
instansi yang diletakan pada bagian depan. Surat dapat dikirim dengan
menggunakan dua cara, yaitu dengan menggunakan kurir atau
menggunakan jasa pos.
Tabel 4.2
Jumlah Surat Keluar Dinas Pekerjaan Umum
Kabupaten Klaten th 2010
Bulan Surat Keluar
Januari
Februari
Maret
112
118
106
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
60
April
Mei
Juni
Juli
Agustus
September
Oktober
November
Desember
119
126
132
142
145
138
127
107
115
Jumlah 1487
Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian DPU Klaten
Berdasarkan Tabel 4.2 di atas dapat kita ketahui bahwa jumlah surat
yang keluar pada Dinas Pekejaan Umum Kabupaten. Klaten dari bulan
Januari sampai Desember tidak sama, kita dapat lihat pada bulan Februari-
Maret jumlah surat yang keluar menurun, sedangkan pada bulan April-
Agustus jumlah surat keluar meningkat. Hal ini disebabkan karena pada
bulan April-Agustus ada banyak proyek yang ditangani oleh Dinas
Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, sehingga banyak surat keluar baik
yang ditujukan kepada Pemda, Bappeda, Setda maupun kepada pihak-
pihak lain yang terkait dalam proyek tersebut.
2. Penyimpanan Arsip
a. Asas Penyimpanan Arsip
Pada wawancara tanggal 24 Februari 2011 dengan Bapak Supardi,
selaku Ka. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, dapat diketahui bahwa :
“Asas penyimpanan arsip yang digunakan pada Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian adalah asas campuran, dimana setiap pegawai menyimpan
arsip mereka sendiri-sendiri. Asas ini digunakan karena memudahkan para
pegawai untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip apabila
sewaktu-waktu membutuhkan.” (wawancara tanggal 24 Februari 2011)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
61
Asas campuran merupakan kombinasi antara asas sentralisasi dan asas
desentralisasi. Dengan mempergunakan asas campuran ini masing-masing
Sub Bagian diberikan kepercayaan untuk melaksanakan penyimpanan
sendiri arsip-arsip yang masih aktif. Sedangkan arsip inaktif disimpan oleh
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian dan ditempatkan di ruangan khusus
(ruang penyimpanan arsip inaktif) yang terpisah dengan ruang kerja para
pegawai.
Bapak Supardi selaku Ka Sub Bagian Umum dan Kepegawaian,
menjelaskan bahwa keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan asas
campuran ini antara lain :
“ Penataan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan masing-
masing Sub Bagian
Lebih menghemat biaya, perlengkapan, peralatan, ruang dan pegawai.
Tiap unit satuan kerja diberi kebebasan dalam melaksanakan sistem
penyimpanan arsip, sehingga akan memudahkan pegawai untuk
memperoleh arsip dengan cepat apabila sewaktu-waktu
membutuhkan.” ( wawancara tangaal 24 Februari 2011)
b. Sistem Penyimpanan Arsip
Dalam melaksanakan system penyimpanan arsip, Sub Bagian Umum
dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten
menggunakan sistem subjek.
Seperti yang dikemukakan oleh Ibu V Sri Wahyuni, selaku pegawai
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian :
“Sistem yang digunakan untuk menyimpan arsip adalah sistem subjek.
Sistem subjek ini disesuaikan menurut urusan yang dimuat dalam masing-
masing arsip. Subjek tersebut adalah kode klasifikasi dari tiap-tiap
masalah.” ( wawancara tanggal 1 Maret 2011 ).
Beliau juga memberikan keterangan lebih lanjut, bahwa sistem
penyimpanan arsip dengan sistem subjek akan memudahkan dalam
penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Dengan sistem ini arsip dapat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
62
disimpan menurut urusan yang dimuat dalam masing-masing arsip.
Misalnya semua surat-surat yang mengenai kepegawaian, dikumpulkan
menjadi satu dibawah judul “Kepegawaian”. Selanjutnya masalah-masalah
tersebut dijadikan sub subjek dari pokok masalah ( subjek ), misalnya :
Kepegawaian,
cuti,
kenaikan pangkat
lamaran
dsb.
c. Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan dalam kegiatan ini adalah kegiatan
pengelolaan sebelum arsip disimpan dalam filling cabinet. Langkah-
langkah yang digunakan dalam prosedur penyimpaan arsip meliputi
kegiatan sebagai berikut :
1) Menyortir arsip
Kegiatan yang pertama kali dilakukan dalam proses
penyimpanan arsip adalah kegiatan memisah-misahkan arsip. Dalam
melakukan pemisahan arsip berarti mengadakan penyortiran terhadap
arsip, apakah arsip tersebut layak untuk disimpan atau tidak. Beberapa
arsip yang tidak disimpan adalah arsip perihal undangan,
pemberitahuan libur nasiomal dan lain sebagainya. Arsip yang telah
disortir dikelompokan menurut subjek-subjek yang tercantum dalam
kartu kendali atau berdasarkan pokok masalah sesuai dengan pola
klasifikasi masalah.
2) Meneliti arsip
Setelah arsip dipisahkan menurut pola klasifikasi masalah, arsip
kemudian diteliti. Dalam melakukan penelitian arsip, petugas meneliti
apakah arsip yang akan disimpan tersebut sudah mendapatkan
persetujuan dari Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian atau
belum. Persetujuan dapat dilihat dalam lembar disposisi yang terdapat
pada arsip tersebut. Apabila belum didisposisi maka petugas harus
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
63
memintakan disposisi kepada pejabat yang berwenang yang
membenarkan bahwa arsip tersebut dapat disimpan, yaitu Kepala Sub
Bagian Umum dan Kepegawaian atau dapat dilakukan oleh masing-
masing Kepala Sub Bagian.
3) Mengklasifikasi arsip
Dalam mengklasifikasi arsip hal yang dilakukan pertama kali
adalah menggolongkan arsip berdasakan pola klasifikasi yang sudah
ditentukan. Pola klasifikasi yang digunakan pada Sub Bagian Umum
dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten adalah
pola klasifikasi Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Tengah.
Pola klasifilasi Pemerintah Daerah Provinsi Jawa Tengah
mencakup sepuluh pokok yang diklasifikasikan dalam rincian pertama.
Kemudian dari sepuluh rincian pertama, masing-masing rincian dibagi
lagi dalam sepuluh rincian yang lebih spesifik. Untuk lebih jelasnya
adalah sebagai berikut :
000 Umum
100 Pemerintahan
200 Politik
300 Keamanan
400 Kesejahteraan
500 Perekonomian
600 Pekerjaan Umum dan Ketanagaan
700 Pengawasan
800 Kepegawaian
900 Keuangan
Setelah arsip diklasifikasikan bedasarkan pola klasifikasi yang
digunakan, maka arsip-arsip yang sudah lengkap kemudian diberi kode
yang sesuai dengan kode klasifikasi. Kode ditulis pada bagian ujung
kanan bawah surat.
4) Menyusun arsip yang akan disimpan
Setelah arsip diberi kode klasifikasi, arsip yang sudah siap
untuk disimpan kemudian dimasukan kedalam map atau folder. Map
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
64
atau folder tersebut sudah diberi kode klasifikasi pada bagian
sampulnya, sehingga dapat menunjukan isi arsip yang disimpan di
dalamnya.
5) Menyimpan arsip
Arsip yang sudah dimasukan ke dalam map atau folder
kemudian dimasukan kedalam filling cabinet. Map-map atau folder-
folder tersebut kemudian ditata berdasarkan sitem penyimpanan arsip
yang digunakan, yaitu sistem subjek yang berdasarkan pada pola
klasifikasi kearsipan. Untuk arsip yang di simpan dalam brief ordner
ditata secara berderet kesamping dan diletakan dalam almari
penyimpanan, sedangkan arsip yang disimpan dalam filling cabinet
ditata secara berjajar berurutan dengan menggunakan sistem klasifikasi
alfabetis .( sistem alfabetis-subjek )
3. Pemeliharaan Arsip
Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah
dan mengambil langkah dan tujuan yang tepat dengan tujuan untuk
menyelamatkan arsip berikut informasinya (isinya), serta menjamin
kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebanarnya tidak diinginkan.
Pemeliharaan arsip pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas
Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, dilakukan dengan usaha-usaha sebagai
berikut :
a. Pemeliharaan Fisik Arsip
Pemeliharaan fisik arsip mencakup merawat dan mengamankan fisik
maupun informasi dari arsip itu sendiri. Arsip yang disimpan dalam almari
arsip maupun dalam filling cabinet dibersihkan secara berkala, yaitu dua
bulan sekali.
b. Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip
Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip adalah rak arsip dan
almari arsip, agar arsip yang disimpan dapat terjaga dengan baik maka,
dalam rak maupun almari arsip di beri kapur barus ( kanfer ). Selain
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
65
dengan kapur barus ( kanfer ), upaya pemeliharaan tempat penyimpanan
arsip juga dilakukan dengan mengoleskan obat anti serangga.
c. Pemeliharaan Lingkungan
Pemeliharaan lingkungan mencakup kegiatan memelihara dan menjaga
ruang tempat penyimpanan arsip, agar bersih, rapi dan terhindar dari
gangguan serangga yang dapat merusak arsip. Usaha yang dilakukan untuk
memelihara ruang penyimpanan arsip adalah dengan membersihkan
ruangan pada pagi hari oleh petugas kebersihan. Selain itu untuk menjaga
sirkulasi udara, jendela pada ruangan ini juga di buka setiap pagi agar
udara di ruang penyimpanan dapat berganti dan ruangan tidak menjadi
lembab.
4. Penyusutan Arsip
Dengan berjalanya waktu, arsip-arsip kantor akan semakin menumpuk
di tempat penyimpanan, hal ini dapat menimbulkan gejala kurang efektif dan
efisien dalam sistem pengarsipan. Maka penyusutan arsip perlu untuk di
lakukan.
Bapak Supardi, selaku Ka. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian,
mengatakan bahwa :
“Pada Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, belum pernah
mengadakan penyusutan arsip. Arsip-arsip yang sudah jarang digunakan
(inaktif ), hanya dipindahkan ke ruangan khusus yang berfungsi sebagai
tempat penyimpanan arsip inaktif.” ( Wawancara tanggal 8 Maret 2011 )
Penjelasan lebih lanjut ditambahkan oleh Bapak Supardi bahwa, pada
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian memang belum pernah melakukan
penyusutan arsip. Hal ini disebabkan karena tidak adanya pegawai yang
khusus menangani tentang kearsipan, pada bagian ini penyusutan arsip
dilakukan oleh masing-masing pegawai.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
66
B. Fasilitas Kearsipan
Keberhasilan suatu pekerjaan kantor tidak terlepas dari sarana dan prasarana
yang menunjang. Demikian juga dengan pekerjaan tata kearsipan, pekerjaan ini
membutuhkan fasilitas yang memadai untuk menunjang pelaksanaanya. Fasilitas
kearsipan yang digunakan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas
Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, antara lain :
1. Alat-alat Kearsipan
Alat-alat kearsipan yang digunakan pada Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, antara lain :
Alat-alat penerimaan surat-surat
Untuk menerima surat-surat yang datang dari luar digunakan baki dan
keranjang untuk meletakan surat-surat yang masuk.
Alat-alat penyimpanan surat-surat
Untuk menyimpan surat-surat digunakan berkas kotak ( box file ),
sedangkan untuk menyimpan arsip digunakan almari dan rak arsip.
Alat-alat pelaksanaan korespondensi dan reproduksi
Alat-alat pelaksanaan korespondensi dan reproduksi yang digunakan
pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum
Kabupaten Klaten antara lain : buku agenda, kartu kendali, lembar
disposisi, folder, guide, stopmap, mesin ketik, komputer, numerator,
filling cabinet, brief ordner, perforator ( pelubang kertas ) dan
sebagainya.
Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat dalam tabel 4.3 dibawah ini :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
67
Tabel 4.3
Daftar Alat-alat Kearsipan
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian DPU Kabupaten Klaten
Alat-alat Kearsipan Jumlah
Buku Agenda
Kartu Kendali
Lembar Disposisi
Filling Cabinet
Perporator
Komputer
Mesin Ketik
Numerator
Brief Ordner
Almari Arsip
4
2
1
4
3
5
2
1
10
4
Sumber :Sub Bagian Umum dan Kepegawaian DPU Klaten
2. Ruang Penyimpanan Arsip
Faktor lain yang mempengaruhi tata kearsipan adalah ruangan arsip.
Keadaan ruangan arsip pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas
Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten kurang luas karena pada bagian ini ruang
kerja dan ruang penyimpanan arsip dijadikan satu, sehingga ruang gerak
pegawai terganggu dan penataan arsip juga tidak tertata dengan baik, hal ini
disebabkan karena rak arsip yang terdapat pada ruangan ini terbatas, terbukti
dengan adanya beberapa arsip yang hanya di simpan dalam kardus, sehingga
tidak efisisen dalam pencarianya kembali.
Bapak Supardi mengatakan :
“Pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian ini tidak terdapat ruangan
khusus untuk menyimpan arsip. Ruang kerja dan ruang penyimpanan arsip
dijadikan satu. Sehingga daya tampung arsip yang di simpan juga terbatas.”
( Wawancara tanggal 14 Maret 2011 ).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
68
Meskipun ruangan pada bagian ini terbatas, kebersihanya cukup
terjaga. Ruangan ini dibersihkan oleh petugas kebersihan setiap pagi hari.
Lantainya selalu di sapu dan dipel, demikian juga dengan rak dan almari arsip
yang setiap paginya juga di bersihkan dari debu dengan kemoceng.
Pencahayaan untuk ruangan ini sudah cukup baik, karena ruangan pada
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian ini terdapat banyak jendela yang setiap
hari dapat di buka, sehingga udara dapat masuk untuk menjaga sirkulasi udara
dan sinar matahari pun juga dapat masuk. Sehingga ruangan pada Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten tidak
lembab dan tidak terlalu pengap.
C. Pegawai Kearsipan
Mengingat demikian pentingnya arsip bagi kelangsunga hidup organisasi,
maka arsip-arsip harus ditata dengan menggunakan suatu sistem penyimpanan
arsip yang tepat, tata kerja yang baik, tata pemeliharaan, tata pengamanan dan tata
pemusnahan yang baik. Sistem penyimpanan arsip yang tepat, tata kerja yang baik
dan sebagainya itu tidak mempunyai arti apa-apa bila tidak didukung oleh
pegawai kearsipan yang cakap dalam bidangnya.
Untuk pegawai kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian belum
ada pegawai yang di tunjuk khusus untuk menangani kegiatan kearsipan, sehingga
yang melaksanakan kegiatan ini adalah pegawai pengurus agenda surat masuk dan
surat keluar yang adapada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
Pegawai tersebut memiliki tugas sebagai berikut :
1. Menerima surat masuk, mencatat dalam buku agenda dan kartu kendali serta
memberi nomor pada surat keluar.
2. Menyortir, menyusun surat dan menyimpanya dalam filling cabinet menurut
klasifikasi yang telah di tentukan
3. Membantu mencari kembali arsip-arsip yang di butuhkan oleh kepala bagian
maupun oleh pegawai bagian yang lain.
4. Memelihara arsip agar tetap terjaga dengan baik.
5. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala bagian atau kepala
sub bagian.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
69
BAB V
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Dari hasil pengamatan dan pembahasan, maka dapat diambil
kesimpulan mengenai Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, yaitu sebagai
berikut :
1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip
Pemerimaan dan pencatatan arsip pada Sub Bagain Umum dan
Kepegawaian meliputi proses pengurusan surat masuk dan surat keluar.
Pengurusan surat masuk dan surat keluar ditangani dengan sistem satu
pintu, yaitu sistem pengurusan surat yang ditangani satu unit saja yaitu
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.
2. Penyimpanan Arsip
a. Asas penyimpanan arsip yang digunakan pada Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten adalah asas
campuran.
b. Sistem penyimpanan yang digunakan pada Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten adalah sistem
subjek.
c. Prosedur penyimpanan arsip pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten adalah menyortir arsip,
meneliti arsip, mengklasifikasi arsip, kemudian menyusun arsip yang
akan disimpan, dan menyimpan arsip.
3. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas
Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten dilakukan melalui :
a. Pemeliharaan fisik arsip
b. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip
c. Pemeliharaan lingkungan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
70
4. Penyusutan arsip
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten
Klaten, belum pernah melakukan penyusutan arsip. Arsip-arsip yang telah
habis masa aktifnya dan menjadi arsip inaktif hanya dipindahkan tempat,
yaitu di pindahkan keruangan khusus yang di gunakan untuk menyimpan
arsip inaktif.
5. Fasilitas Kearsipan
Fasilitas kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas
Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, meliputi :
a. Alat-alat kearsipan
b. Ruang penyimpanan arsip yang masih menyatu dengan ruang kerja
6. Pegawai Kearsipan
Pada Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten belum mempunyai
pegawai khusus yang menangani tentang kearsipan.
Pengelolaan arsip pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas
Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten dalam hal pengurusan surat masuk
dan surat keluar serta pemeliharaan arsip sudah baik, setiap surat yang
sudah di disposisi langsung di berikan kepada unit pengolah. Kebersihan
ruangan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan
Umum Kabupaten Klaten juga terjaga dengan baik terbukti dengan adanya
petugas kebersihan pada bagian ini. Namun dalam hal penyimpanan dan
penyusutan arsip perlu sedikit perhatian dan penanganan yang lebih baik
lagi. Hal ini disebabkan karena pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten belum mempunyai ruangan
khusus untuk menyimpan arsip. Ruang kerja dan ruang penyimpanan arsip
masih di jadikan satu sehingga penataan arsip belum berjalan dengan baik
selain itu juga belum adanya pegawai khusus yang menangani tentang
arsip.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
71
B. SARAN
Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan pada Sub Bagian Umum
dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, dapat
disampaikan beberapa saran yang mungkin dapat berguna dalam pelaksanaan
kegiatan kearsipan pada kantor tersebut :
1. Pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, agar membuat sebuah ruangan
khusus untuk menyimpan arsip, baik arsip surat dinas masuk maupun arsip
surat dinas keluar.
2. Arsip-arsip yang sudah jarang dipakai ( inaktif ), pada Sub Bagian Umum
dan Kepegawaian ini hendaknya dimusnahkan secara berkala agar daya
tampung penyimpanan arsip lebih maksimal.
3. Dalam hal pencataan arsip, khususnya dalam pengisian Lembar Penerus
(Disposisi) dan Kartu Kendali sebaiknya ditulis secara lengkap. Hal ini
untuk memudahkan dalam pencarian arsip kembali.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
72
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkifli. 1998. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Gramedia Pusaka Utama.
Barthos, Basir. 1990. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara
Maulana, N.M. 1979. Administrasi Kearsipan. Jakarta : Bharata Karya Aksara.
Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Perkantoran. Yogyakarta : Kanisius.
Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia.
Sutopo, H.B. 2002. Metodologi Penelitian Kualitatif. Surakarta : Sebelas Maret
University Press.
The Liang Gie. 1992. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty
Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 1. Yogyakarta : Kanisius.
------------. 1995. Kearsipan 2. Yogyakarta : Kanisius.
Sumber Lain :
Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan
Peraturan Bupati Klaten Nomor 48 tahun 2008 tentang Rincian Tugas, Fungsi dan
Tata Kerja Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten
Laporan Mekanisme Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten Bulan
Januari 2011