Tehnike Planiranja i Planiranje Pomocu Tehnike Ms Project - Jovan Andjelic

8/18/2019 Tehnike Planiranja i Planiranje Pomocu Tehnike Ms Project - Jovan Andjelic

1/19

Projekat je finansiran uz podršku Evropske Komisije

www.ctc.kg.ac.rs

Kragujevac, 23.08.2011.

TEHNIKE PLANIRANJA I PLANIRANJEPOMO ĆU TEHNIKE MS PROJECT

Jovan An đ eli ć

Program studentske prakse

Jovan Anđelić


www.ctc.kg.ac.rs

TEHNIKE PLANIRANJA

• Work Breakdown Structure(WBS)• Gantogram• Mrežno planiranje• Izrada mrežnog dijagrama• PERT metoda


2/19


www.ctc.kg.ac.rs

Work Breakdown Structure(WBS)

Razvijanje strukture raš članjenih poslova (WBS)predstavlja osnovu projektnog menadzmenta.Svrha WBS-a je da se identifikuju i ras člane svi poslovina projektu, do nivoa jednog vlasnika aktivnosti.

WBS se može graditi tako da se po čne s najširomgrupacijom poslova koja se onda razbija na manje celine

(Top-down metoda) ili obrnuto, da se prvo identifikuju svinajmanji zadaci pa se onda grupišu u ve će celine(Bottom-up metoda ).


www.ctc.kg.ac.rs

Work Breakdown Structure(WBS)


3/19


www.ctc.kg.ac.rs

Gantogram

Gantt-ov dijagram ili gantogram dobio je ime po Henry LaurecuGantt- u (1861-1919), nau čniku i inžinjeru koji ga je i osmislio 1890.godine.Gantogram se prikazuje u koordinatnom sistemu, gde se nahorizontalnoj osi prikazuje vreme, dok su na vertikalnoj osipojedina čno prikazane aktivnosti s vremenom njihovog po četka ikraja.Vremenski interval se odre đuje prema vrsti projzvodnje odnosnoprema dužini projzvodnog ciklusa, može biti iskazan u danima,

nedeljama ili mesecima.Pogodan je za projekte koji imaju do 30 razli čitih aktivnosti, odnosnokod kojih popis aktivnosti može stati na jedan list papira.Pre po četka crtanja gantograma, potrebno je napraviti WBS, anakon toga je mogu će formirati tablicu me đuzavisnosti.


www.ctc.kg.ac.rs

Gantt-ov dijagram

Prednosti:-na jednostavan i pregledan na činprikazuje aktivnosti;

-na jednostavan i pregledan na činprikazuje trajanje aktivnosti ;

- lako je pratiti razvoj projekta.

Nedostatci:- ne vidi se međuzavisnost izmeđuaktivnosti ;

- ne daje informacije o resursima koji suzaduženi za pojedine aktivnosti;

- iz njega se ne može o čitati kritični put.


4/19


www.ctc.kg.ac.rs

Mrežno planiranje

Zbog potrebe izbegavanja nedostataka Gantt-ovogdijagrama,osmišljen je mrežni dijagram. Osnovni pojmovi tehnikemrežnog planiranja su:

• Projekat – predstavlja se mrežnim dijagramom koji prikazujeaktivnosti, trajanje i na čin njihove me đusobne povezanosti.

• Aktivnost – deo projekta, mogu će mu je dodeliti trajanje(t i) i resurse(ri).

• Doga đ aj – trenutak po četka jedne ili kraj jedne ili više aktivnosti,nema trajanje, ve ć samo vreme nastajanja.

• Fiktivna aktivnost – između dva događaja u tehnici mrežnog

planiranja može postojati samo jedna aktivnost; ako nastanesituacija da postoje dve aktivnosti, onda se to prikazuje primenomfiktivne aktivnosti.

• Trajanje projekta – izra čunava se na osnovu trajanja aktivnosti.• Rok ili termin – vremenski unapred utvrđen događaj.


www.ctc.kg.ac.rs

Osnovni pojmovimrežnog dijagrama

Tei- najraniji mogu ći početak aktivnostTfi- najkasniji dozvoljeni po četak aktivnostiTej- najraniji mogu ći završetak aktivnostiTfj- najkasniji dozvoljeni završetak aktivnostii- redni broj po četnog doga đaja

j- redni broj završnog doga đajat- vreme trajanja aktivnostii-j- oznaka aktivnosti

Primer mre ž nog dijagrama


5/19


www.ctc.kg.ac.rs

Metode mrežnog planiranja

Najpoznatije metode mrežnog planiranja su:

• CPM (Critical path method – Metoda kriti čnog puta),

• PERT (Program Evolution and Review Technique ),

• AON (Activity On the Node ),• PDM (Precedance Diagram Method ).


www.ctc.kg.ac.rs

Izrada mrežnog dijagrama

Ovom metodom se odre đuje najraniji po četak aktivnosti.Najkasniji po četak aktivnosti se odre đuje tako da segleda najkra ći put po čevši od krajnjeg doga đaja.Može se primetiti da kriti čni put čine aktivnosti kod kojih

je zazor jednak nuli što zna či da svaka promena utrajanju izvršenja tih aktivnosti (npr. zbog promeneraspoloživih resursa) direktno uti če na celokupno trajanjeprojekta.


6/19


www.ctc.kg.ac.rs

Mrežni dijagram


www.ctc.kg.ac.rs

PERT metoda

Ova metoda služi za procenu verovatno će da će projekat biti završen dozadatog roka. Ona se primenjuje kod izrade rokovnika projekata koji seizra đuju po prvi put, tj. kod projekata koji su sastavljeni od aktivnosti kojenikada do tad nisu ra đene. Svaka aktivnost je definisana sa tri trajanja:optimisti čko (t o), pesimisti čko (t p) i najverojatnije trajanje aktivnosti (t m).

• Optimisti č ko vreme ozna čava vremensko trajanje aktivnosti koje se prinjegovom izvo đenju može dogoditi samo pod povoljnim uslovima i vrlosre ćnim okolnostima. Verovatno ća da će se odre đena aktivnost izvesti uvremenu t o ili kraćem vremenu iznosi 0,01 odnosno 1%.

• Pesimisti č ko vreme ozna čava vremensko trajanje aktivnosti koje se možedogoditi samo u vrlo nepovoljnim i nesre ćnim okolnostima izvo đenjaodre đene aktivnosti. Verovatno ća da će se odre đena aktivnost izvesti uvremenu t p ili dužem vremenu iznosi 0,01 odnosno 1%.

• Najverovatnije vreme ozna čava vremensko trajanje aktivnosti koje ima upraksi najve ću pojedina čnu verovatno ću da će se ostvariti, a obi čno seozna čava sa t m.


7/19


www.ctc.kg.ac.rs

Raspodela verovatno ć e vremenatrajanja aktivnosti

Procenjena vremena aktivnosti ponašaju se premamatemati čko– statisti čkoj distribuciji, odnosno normalnojdistribuciji. Ta distribucija može biti simetri čna iodgovarati normalnoj raspodeli ili asimetri čna, premalevo ili prema desno, kako je prikazano na slici.


www.ctc.kg.ac.rs

Oč ekivano vreme trajanjaaktivnosti

Iz zadatog optimisti čkog, pesimisti čkog i najverovatnijegvremena trajanja treba izra čunati o čekivano vremetrajanja aktivnosti (µ) i standardnu devijaciju ( σ) prekoslede ćih formula:


8/19


www.ctc.kg.ac.rs

PLANIRANJE POMO ĆU PROGRAMA

MS PROJECT• Definisanje osnovnih podataka o projektu – Definisanje datuma po četka projekta – Definisanje radnog vremena i kalendara

• Definisanje aktivnosti, faza i resursa projekta – Upisivanje aktivnosti projekta – Grupisanje aktivnosti u faze – Definisanje zavisnosti izme đu aktivnosti – Unos Milestone -a – Dodavanje WBS strukture – Definisanje raspoloživih resursa

– Dodeljivanje resursa aktivnostima – Pregled projekta pomo ću izveštaja – Snimanje baseline projekta

Pra ć enje izvo đ enja projekta – Pra ćenje izvršenja aktivnosti u procentima – Uticaj neplaniranog produžetka jedne aktivnosti na ceo projekat


www.ctc.kg.ac.rs

Definisanje datuma po č etkaprojekta

Jedan od na čina kako definisati osnovne podatke projekta je pomo ćuProject guide -a, koji se može uklju čiti preko View -> Turn On ProjectGuide . U podgrupi Tasks odaberemo prvu opciju, Define the project ,što možemo videti na slici

Jedan od na čina upisivanjadatuma po četka projekta je preko menija Project-> Project Information


9/19


www.ctc.kg.ac.rs

Definisanje radnog vremenai kalendara

Slede ći korak je definisanje radnog vremena i kalendara. To setako đe može uraditi pomo ću Project guide -a tako sto kliknemo nadrugi korak u grupi Tasks tj. na Define general working times.

Prvi korak je odabir tipa kalendaragde je potrebno odabrati Standard .Drugi korak je definisanje radnogvremena koje je u našem slu čaju

od ponedjeljka do petka s radnimvremenom od 8:00 do 12:00 iod 13:00 do 17:00


www.ctc.kg.ac.rs

U slede ćem koraku pod ChangeWorking Time se definiše kalendar.

A zatim se upisuju neradni dani i praznici


10/19


www.ctc.kg.ac.rs

Četvrti korak je definisati broj radnih sati dnevno, sati nedeljno idana mese čno. To se tako đe može definisati preko menija Tools ->Options u fascikli Calendar .

Još je potrebno podesiti neke osnovneopcije kao što je željeni format datuma ivalutu preko menia Tools -> Options ufascikli View


www.ctc.kg.ac.rs

Upisivanje aktivnosti projekta

Sve aktivnosti kao i njihova trajanja određuju se na početku. Na primerprva aktivnost je "Izrada studije izvodljivosti". Pod Task Name upišemoime aktivnosti, a pod Duration njeno procenjeno trajanje gde je datadefoltna vremenska jedinica no mogu će je odabrati i minute, sate,nedelje ili mesece. U ovom slu čaju trajanje aktivnosti je zadato unedeljama pa se trajanje unosi kao "5,5wk". MS Project za po četnidatum uzima datum po četka projekta a datum kraja automatskiizra čunava.


11/19


www.ctc.kg.ac.rs

Grupisanje aktivnosti u faze

Aktivnosti se grupišu u faze da bikorisnici imali bolji uvid u složenijeprojekte. Za ovaj projekat definisanesu četiri faze: "Po četno planiranje","Izrada hardvera", "Izrada softvera" i"Testiranje i dokumentacija". Fazeubacujemo u popis aktivnosti prekoInsert new task . Da bi se aktivnostigrupisale u faze može se koristitiProject Guide . U grupi Tasks kliknemona link Organize tasks into phases gde se pomo ću strelica Indent iOutdent obavlja željeno grupisanje.Te iste ikone se nalaze u alatnoj traciFormatting .


www.ctc.kg.ac.rs

Definisanje zavisnosti izme đ uaktivnosti

Ako vreme obavljanja jedne aktivnosti zavisi od druge aktivnostionda su te dve aktivnosti me đuzavisne. Postoje četiri tipame đuzavisnosti:

• Finish-to-start (FS): Datum kraja prethodnog zadatka odre đujepo četni datum zadatka koji sledi.

• Start-to-start (SS): Datum po četka prethodnog zadatka odre đujedatum po četka zadatka koji sledi.

• Finish-to-finish (FF): Datum kraja prtethodnog zadatka odre đujedatum kraja zadatka koji sledi.

• Start-to-finish (SF): Datum po četka prethodnog zadatka odre đujedatum kraja zadatka koj sledi.


12/19


www.ctc.kg.ac.rs

Međuzavisnost možemo definisati na više na čina.Prvi na čin je da pokraj svake aktivnosti (koje sledi) u koloniPredecessors (prethodne aktivnosti) upišemo broj reda koji sadržiodgovaraju ću aktivnost tj. prethodne aktivnosti.Drugi na čin je preko Task Information u fascikli Predecessors. Tumožemo odabrati prethodnu aktivnost iz padaju ćeg menija sapopisom svih aktivnosti .


www.ctc.kg.ac.rs

Unos Milestone -a

Neki klju čni doga đaji u projektu se mogu definisati kao milestone .Milestone nemaju trajanje ve ć su to neki važniji trenutci koji služe boljojorganizaciji i boljem pra ćenju projekta.U popis aktivnosti se milestone unose isto kao i nove aktivnosti samošto se za trajanje upiše nula po čemu MS Project automatski prepoznataj novi unos kao milestone . U našem primeru dodati su milestone "Završena izrada hardvera" i " Završena izrada softvera" što se moževideti.


13/19


www.ctc.kg.ac.rs

Dodavanje WBS strukture

Da bi dodali WBS u projekat moramo uklju čiti kolonu WBS . Točinimo tako što kliknemo desnom klikom na kolonu kraj koje ježelimo smestiti, kliknemo Insert column i pod Field name odaberemoWBS .

Ovako izgleda kada je dodat WBS u projekat


www.ctc.kg.ac.rs

Definisanje raspoloživih resursa

Dve glavne karakteristike resursa su raspoloživost i trošak gderaspoloživost definiše kada se i koliko odre đeni resurs može koristiti, atrošak definiše potrebnu koli činu novca da bi se resurs koristio.U MS Projectu se resursi mogu uneti pomo ću Project guide -a, upodgrupi Resources klikom na Specify people and equipment for theproject . Naziv resursa upisuje se u koloni Resource Name . Klikom naResource Sheet se dobije popis svih unetih resursa.


14/19


www.ctc.kg.ac.rs

Raspoloživost nekog resursa može sepromeniti dvostrukim klikom na tajresurs čime se otvori prozor ResourceInformation . Raspoloživost se možepromeniti u fascikli General u tablici ukoloni Units . Raspoloživost je zadata uprocentima gde 100% ozna čava da jeresurs na raspolaganju 8 sati na dan.

U MS Projectu se može definisatioptere ćenje svakog resursa pojedina čno.

Da bi uneli fiksni trošak prvo moramouključiti kolonu Fixed Cost . To činimo takošto kliknemo desnim klikom na kolonu krajkoje je želimo smestiti, kliknemo Insertcolumn i pod Field name izaberemo FixedCost


www.ctc.kg.ac.rs

Dodeljivanje resursa aktivnostima

Resursi se mogu dodeljivati aktivnostima na više na čina. Jedan jepreko Project Guida -a, u grupi Resources preko linka Assign peopleand equipment to tasks . Onda treba odabrati željenu aktivnost ikliknuti na Assign resources čime će se otvoriti prozor gde seodaberu pripadaju ći resursi.

Dodeljene aktivnosti tako đe možemovideti na Ganttovom dijagramu


15/19


www.ctc.kg.ac.rs

Pregled projekta pomo ć u izveštaja

Pre po četka izvo đenja projekta,potrebno je pregledati nekeosnovne informacije o projektu,odnosno informacije o rokovima,troškovima i resursima. Ukolikoneki deo projekta nije premapredvi đanjima i željama potrebno jereorganizovati taj deo projekta.Osnovne informacije o projektu,kao što su po četni i krajnji datumprojekta, njegovo ukupno trajanjete ukupni trošak, mogu se videtipreko Project -> Project Information pa klikom na Statistics .


www.ctc.kg.ac.rs

Podela resursa po pojedinim aktivnostima ipo odabranom vremenskom razdobljumože se videti preko View -> ResourceUsage


16/19


www.ctc.kg.ac.rs

U pogledu Resource Graph možese uporediti zadata i traženaraspoloživost pojedinog resursa.Ukoliko se zahteva više resursanego što je na raspolaganju tajvišak će biti obojen crveno kaošto se može videti na slici.


www.ctc.kg.ac.rs

MS Project pruža mnoge mogu ćnosti izradeizvještaja. Do njih se dolazi preko opcijeReport -> Reports .

Izveštaj o budžetu

Izveštaj Who Does What

Izveštaj oradnomvremenu


17/19


www.ctc.kg.ac.rs

Snimanje baseline projektaDa bih imali uvid o izvo đenju projekta mora se upore đivati stvarnostanje u odnosu na planirano. Originalni plan, koji se nazivabaseline , sadrži osnovne podatke o projektu, kao što su datumipo četka i kraja i troškovi zadataka i resursa. Baseline možemosnimiti pomo ću Project guide -a, preko linka Save a baseline plan tocompare with later version koji se nalazi u podgrupi Track .


www.ctc.kg.ac.rs

Pra ć enje izvo đ enja projekta

Za uspešno vo đenje projekta, projektni menadžer mora u svakomtrenutku znati kako se odvija njegov projekat.Pravilno pra ćenje napredovanja i upore đivanja sa planom daje odgovorena slede ća pitanja:

• Da li zadaci po činju i završavaju kako je planirano, a ako ne koji uticaj te

devijacije imaju na projekat?• Da li resursi troše više ili manje vremena za izvršenje pojedinihzadataka?

• Da li su troškovi viši od o čekivanih i da li premašuju ukupni budžetprojekta?


18/19


www.ctc.kg.ac.rs

Pra ć enje izvo đ enja aktivnostiu procentima

Kada projekat po čne potrebno je u odre đenim trenutcima snimatinapredak. Za primer možemo uzeti da je 10.oktobar 2011. i da sesve aktivnosti izvode prema planu. Odemo na Tools -> Tracking ->Update Project . Na Tracking Ganttu se može videti procentualnazavršenost pojedine aktivnosti do zadatog datuma kao iprocentualna završenost faza i celokupnog projekta.


www.ctc.kg.ac.rs

Uticaj neplaniranog produžetkajedne aktivnosti na ceo projekat

Pošto je malo verovatno da će se celi projekat odvijati prema planu,dobro je znati kako će neplanirani produžetak trajanja jedne aktivnostiuticati na vreme trajanja celog projekta. Za primer ćemo uzeti jednuaktivnost koja ne pripada kriti čnom putu.Neka je i dalje datum 10. oktobar 2011. Uzmimo aktivnost B – "Izradakućišta ra čunara". Da bi produžili trajanje aktivnosti za recimo dve

nedelje prvo selektujemo aktivnost B, zatim odemo na Tools ->Tracking -> Update Project i podesimo opcije.

U statistici projekta se može uporeditiplanirani kraj projekta odnosno ukupnotrajanje sa stvarnim


19/19


www.ctc.kg.ac.rs

Hvala na pažnji

Kontakt:Kooperativni trening centar – CTC Kragujevac

Univerzitet u KragujevcuProf. Dr Vesna Mandi ć, Koordinator CTC Kragujevac

Sestre Janji ć 634000 KragujevacTel. 034 501 201Fax. 034 501 901

E-mail: [email protected]: www.ctc.kg.ac.rs

TEHNIKE PLANIRANJA I PLANIRANJEPOMO ĆU TEHNIKE MS PROJECT

Jovan An đ eli ć

Documents

Tehnike Planiranja i Planiranje Pomocu Tehnike Ms Project - Jovan Andjelic