TEMA IISISTEMAS ORGANIZACIONALES

MSc. Samuel Condarco Flores

La empresa debe ser como una orquesta

Cada uno toca un instrumento

diferente

Nadie intenta tocar lo que le

corresponde a otro

Si lo hacen bien, en conjunto ejecutan una hermosa melodía

PODER Y DELEGACIÓN DE AUTORIDAD

Principios de la organización

Autoridad: Es la potestad que se otorga a alguien para hacer

o mandar hacer algo. Potestad que se otorga a alguien que tiene:

Conocimientos pertinentes para desempeñar el cargo específico.

Práctica en el desempeño de las actividades que demandan el cargo.

Es un referente en su cargo, su unidad o en la organización(es un colaborador ejemplar).

Sabe reconocer y premiar los resultados, tanto de él, como de sus colaboradores.

Es capaz de sancionar las disfunciones o errores de él y de sus colaboradores.

Cuando la carga laboral de muy alta se debe delegar autoridad a personas competentes para desempeñar dichos cargos, es decir delegar autoridad a personas que tienen la ventaja diferencial pertinente al cargo.

Responsabilidad: Es la obligación que alguien tiene de dar cuenta de la autoridad; otorgada a

alguien, que puede ser uno mismo, y de someterse a las consecuencias, que pueden ser:

Beneficios o perjuicios. Ventajas o desventajas. Méritos o deméritos.

La responsabilidad no se delega, es proporcional al grado de autoridad, a mayor nivel jerárquico en la organización mayor responsabilidad y así sucesivamente.

Es la virtud o disposición habitual de asumir las consecuencias de las propias decisiones, respondiendo de ellas ante alguien.

Responsabilidad es la capacidad de dar respuesta de los propios actos.

Principios de la organización

Proceso de Delegar

Diferencia de autoridad versus podern El Poder es la habilidad para influir en las

personas, grupos, esencial para el logro y realización de los objetivos individuales, organizacionales y sociales.

n La autoridad es el derecho conferido por el puesto para dar órdenes.

S TA F F

P R O D U C TO A

P R O D U C C IO N

S E C R E TA R IA

V E N TA S

D E S P A C H O C O N TA B IL ID A D

A D M IN IS TR A C IO N

G E R E N TE G E N E R A L

Conceptos de línea y staff

Es la que tiene un administrador para dirigir el trabajo de un subordinado. Es la relación de autoridad superior - subordinado que se extiende de la cima de la organización al escalón mas bajo siguiendo la llamada cadena de mano.

En este contexto, línea pone en relieve a aquellos administradores cuya función organizacional contribuye directamente al logro de los objetivos de la organización.

Las funciones de staff Son aquellas que ayudan o asesoran al personal de línea a trabajar del modo más eficaz para el logro de los objetivos.

Un buen ejemplo puede ser el gerente de recursos humanos quien asesora a los gerentes de producción, comercialización, ventas, etc., en temas como reclutamiento, capacitación, compensación del personal, etc.

Autoridad de línea Autoridad de staff

Concepto de autoridad funcional

La autoridad funcional es el derecho que se delega a una persona o a un departamento para controlar procesos, practicas , politicas u otros asuntos especificos relacionados con las actividades que llevan a cabo personas en otros departamentos.

AUTORIDAD

CENTRALIZADA ES LIMITADO EL NIVEL DE DELEGAR

RESPONSABILIDADES A NIVELES INFERIORES EN LA EMPRESA

DECISIONES A NIVEL CENTRAL

DESCENTRALIZADA AMPLIA DELEGACION DE LA AUTORIDAD

PARA TOMAR DECISIONES

CENTRALIZACIÓN - DESCENTRALIZACIÓN

¿QUÉ ES ?

Es la relación con el poder sobre las decisiones que

se toman en la organización

CENTRALIZACIÓN

Cuando el poder sobre las decisiones se centra en un único punto de la organización

– esencialmente sobre las manos de un individuo.

DESCENTRALIZACIÓN

Cuando el poder queda dividido entre numerosos individuos.

PORQUÉ DEBEMOS DESCENTRALIZAR

1. Porque es prácticamente imposibleque un individuo pueda tomar todas Las decisiones importantes.2. Porque permite a las organizacionesreaccionar con rapidez ante condicionesLocales.3. Constituye un estímulo de motivación.

Pirámide jerárquica y toma de decisiones

Nivel operativo

Nivel táctico

Nivel estratégico

DescentralizaciónCentralización

Descentralización

• El grado de descentralización aumenta cuando:

o Cuantas más decisiones sean tomadas por los niveles bajos de la organización.o Cuanto más importantes sean las

decisiones tomadas por esos niveles.o Cuanto mayor sea el número de funciones

afectadas por las decisiones que se tomen en los niveles inferiores.

o Cuanto menor sea el control sobre esas decisiones.

DELEGAR

• OTORGAR AUTORIDAD Y RESPONSABILIDADES A LOS EMPLEADOS

• DEBE EXISTIR CONFIANZA EN EL EMPLEADO• DEFINIR LAS RESPONSABILIDADES A DELEGAR• NO TODA RESPONSABILIDAD SE DELEGA

ASIGNAR TAREAS A TODOS LOS EMPLEADOS

CREAR OBLIGACION DE UN BUEN DESEMPEÑO

OTORGAR AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES

DELEGACIÓN DE AUTORIDAD

Se da una delegación de autoridad cuando un sujeto (el delegante) confía a otro (el delegado), el encargo de realizar

una prestación que entra dentro de la responsabilidad del primero.

Responsabilidad compartida:El delegante sigue siendo responsable de

la realización de la labor que ha delegado.

Condiciones para la delegación

• Definir los objetivos de la delegación.• Delegación a personas con capacidad,

formación y voluntad de llevar a cabo la labor delegada.

• Atribuir al delegado autoridad suficiente para desarrollar la labor delegada.

• Delegar con amplitud, aceptando las decisiones de la persona delegada.

• Juzgar los resultados del delegado sobre la base de los objetivos fijados al principio.

ASPECTOS IMPORTANTES AL DELEGAR RESPONSABILIDADES

CONOCER LAS DESTREZAS DE LOS EMPLEADOS

NO TENER MIEDO A DELEGAR BUENAS DESTREZAS DE COMUNICACION

CON LOS EMPLEADOS DEFINIR LOS NIVELES DE AUTORIDAD DAR LIBERTAD DE DECISION A LOS

EMPLEADOS EMPLEADO ASUMA LA RESPONSABILIDAD

Barreras a la delegación

Barreras del superior:o Temor a manifestar la propia

incompetencia.o Falta de confianza en los colaboradores.

o Incapacidad de admitir distintas formas de realizar el trabajo.

o Temor a perder prestigio en la empresa.

MIEDO A DELEGAR

DESCONFIANZA EN LAS CAPACIDADES DE LOS DEMAS EMPLEADOS

DESEO DE REALIZAR TODAS LAS TAREAS MIEDO AL EXITO DE OTROS EMPLEADOS ATRACCION POR EL PODER ENFASIS EN EL TRABAJO DETALLADO PREJUICIO SOBRE LOS EMPLEADOS DESEO EXCESIVO DE DAR EL EJEMPLO

Barreras a la delegación

Barreras del subordinado:o Falta de confianza en sí mismo.

o Nulo deseo de asumir más responsabilidades.

o Temor a sufrir críticas del superior y de los compañeros.

o Falta de incentivos para realizar la tarea.

Principios de la delegación

• Autoridad y de responsabilidad: la autoridad delegada debe ser proporcional a la responsabilidad que se asigna.

• Definición funcional: cuanto más claramente se definan los resultados previstos, las actividades, los límites, los canales de información, mayor será la posibilidad de que se cumpla la Misión.

• Escalar: cuanto más clara sea la línea de autoridad, más eficaz será la toma de decisiones.

Principios de la delegación

• Nivel de autoridad: las decisiones que sean de la competencia de un director debe tomarlas él y no referirlas a un superior.

• Responsabilidad total: la responsabilidad de una persona ante su superior es total y ningún superior puede eludir su responsabilidad por la actuación de sus empleados.

• Por los resultados esperados: la autoridad delegada debe ser adecuada para asegurar la capacidad de obtener los resultados esperados.

ACTIVIDADES QUE NO SE DELEGAN

ACTIVIDADES DE PLANIFICACION LA ASIGNACION DE TAREAS Y

RESPONSABILIDADES MANEJO DE PROBLEMAS DE

MOTIVACION EN LOS EMPLEA-DOS

CONSEJERIA Y APOYO A LOS EMPLEADOS

TAREAS ESPECIFICAS DEL SUPERVISOR

El proceso de delegación

1. Determinar los resultados espèrados de un puesto

2. Asignar tareas al puesto3. Delegar autoridad para cumplir estas

tareas4. Responsabilizar a la persona que ocupa

ese puesto por el cumplimiento de las tareasLa autoridad delegada siempre se puede recuperar

Normas para superar una delegación deficiente

1. Definir las tareas y delegar la autoridad de acuerdo con los resultados esperados.

2. Seleccionar la persona a partir del trabajo a realizar.

3. Mantener abiertas las líneas de comunicación

4. Establecer los controles apropiados5. Recompensar la delegación eficaz

EMPOWERMENT FORMA DE DESCENTRALIZACION DAR A LOS EMPLEADOS AUTORIDAD FACILITA EL PROCESO DE TOMAR

DECISIONES AUMENTA EL NIVEL DE CONFIANZA FORMA DE MOTIVACION PERMITE REDUCIR LOS NIVELES

GERENCIALES EMPLEADOS CON INICIATIVA Y

CONOCIMIENTO PARADIGMA UTIL EN LA EMPRESA ACTUAL

CASO DE DISCUSION

La empresa x se había reorganizado con frecuencia, antes tomaba decisiones un comité ejecutivo de 6 personas, pero la autoridad se ha delegado en 6 comités divisionales y cada jefe dirige su negocio sin necesidad de pedir permiso, esto ha desarrollado la delegación de autoridad, aunque algunos jefes tiene miedo delegar en los subordinados y prefieren el modelo anterior. Los subordinados por otro lado no quieren asumir responsabilidad por los resultados y prefieren que los jefes tomen decisiones por ellos.

  ¿Cuándo se da la Centralización y la Descentralización en

este caso Explique que ventajas o desventajas tiene cada una. Analice el proceso de delegación de autoridad.

EL PODER

DEFINICIÓN DE PODER: LA CAPACIDAD QUE TIENE “A” DE INFLUIR EN EL

COMPORTAMIENTO DE “B”, DE MODO QUE “B” ACTÚE DE ACUERDO A LOS DESEOS DE “A”

IMPLICA UN POTENCIAL , DADO QUE SE TIENE EL PODER AÚN QUE NO SE EJERZA

IMPLICA UNA DEPENDENCIA , DADO QUE ES TAN GRANDE ÉSTA COMO GRANDE SEA EL PODER

BASES DEL PODER

TIPOLOGÍA DEL PODER DE FRENCH Y RAVEN SEGÚN LAS BASES O FUENTES DEL PODER.

PODER COERCITIVO PODER DE RECOMPENSA PODER LEGÍTIMO PODER DE EXPERTO PODER DE REFERENCIA

PODER COERCITIVO

ES EL PODER QUE SE BASA EN EL TEMOR A LOS RESULTADOS NEGATIVOS DE NO CUMPLIR, A LA AMENAZA IMPLÍCITA

A NIVEL ORGANIZACIONAL: “A” TIENE PODER COERCITIVO

SOBRE “B” SI PUEDE DESPEDIRLO, SUSPENDERLO O DEGRADARLO, ASÍ COMO SI PUEDE ASIGNARLE TAREAS QUE NO LE AGRADEN

PODER DE RECOMPENSA

OBEDIENCIA LOGRADA CON BASE EN LA HABILIDAD DE OTORGAR RECOMPENSAS QUE OTROS CONSIDERAN VALIOSAS.

EN LA ORGANIZACIÓN: ES EL PODER DE DAR AUMENTOS DE SUELDOS

O BENEFICIOS, ASCENSOS, ASIGNACIÓN DE TAREAS INTERESANTES, EVALUACIÓNES POSITIVAS O BUENOS TURNOS DE TRABAJO.

PODER LEGÍTIMO

EL PODER QUE UNA PERSONA RECIBE COMO RESULTADO DE SU PUESTO EN LA JERARQUÍA FORMAL DE UNA ORGANIZACIÓN

EN LA ORGANIZACIÓN, IMPLICA ADEMÁS DEL PODER COERCITIVO Y DE RECOMPENSA IMPLÍCITOS, UNA ACEPTACIÓN EXPRESA DE LA AUTORIDAD QUE IMPLICA EL PUESTO.

PODER DE EXPERTOS

ES LA INFLUENCIA QUE SE TIENE COMO RESULTADO DE LA EXPERIENCIA, LAS HABILIDADES ESPECIALES O EL CONOCIMIENTO.

EN LAS ORGANIZACIONES, EN TANTO LOS TRABAJOS SE HACEN CADA VEZ MÁS ESPECIALIZADOS, SOMOS MÁS DEPENDIENTES DE LOS EXPERTOS PARA LOGRAR LAS METAS

PODER DE REFERENCIA

SE DESARROLLA A PARTIR DE NUESTRA ADMIRACIÓN POR UNA PERSONA QUE POSEE CARACTERÍSTICAS PERSONALES DESEABLES Y EL INTERÉS DE SER COMO ÉL.

EN LAS ORGANIZACIONES QUIENES SE VEN COMO CARISMÁTICOS Y DOMINANTES, LOGRAN QUE LOS DEMÁS LES OBEDEZCAN