THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆUbachmai.gov.vn/images/stories/TDC/ISOBENHVIEN/QUYTRINH/… · Web view- Các đơn vị liên quan phân công cho (nhóm) cá nhân tiến hành

BỆNH VIỆN BẠCH MAI

QUY TRÌNH

XÂY DỰNG/SỬA ĐỔI VÀ BAN HÀNH

TÀI LIỆU HTQLCL

QT.01.HT

Người viết Người kiểm tra Người phê duyệt

Họ và tên

ThS. Lê Vân Anh

Sửa: ThS. Nguyễn Thị Hương Giang

GS.TS.Ngô Quý Châu PGS.TS.Nguyễn Quốc Anh

Ký (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)

Quy trình xây dựng/ sửa đổi và ban hành tài liệu HTQLCL QT.01.HT

BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI

Ngày ban hành: 20/05/2013 Trang 2/10

BỆNH VIỆN BẠCH MAI

QUY TRÌNH XÂY DỰNG/ SỬA ĐỔI

VÀ BAN HÀNH TÀI LIỆU HTQLCL

Mã số: QT.01.HT

Ngày ban hành: 20/05/2013

Lần ban hành: 02

1. Người có liên quan phải nghiên cứu và thực hiện đúng các nội dung của quy định này.

2. Nội dung trong quy định này có hiệu lực thi hành như sự chỉ đạo của Giám đốc bệnh viện.

3. Mỗi đơn vị được phát 01 bản (có đóng dấu kiểm soát). Các đơn vị khi có nhu cầu bổ sung thêm tài liệu, đề nghị liên hệ với thư ký ISO để có bản đóng dấu kiểm soát. Cán bộ công chức được cung cấp file mềm trên mạng nội bộ để chia sẻ thông tin khi cần.

NƠI NHẬN (ghi rõ nơi nhận rồi đánh dấu X ô bên cạnh) Giám đốc □ □ Phó giám đốc □ □ Các phòng chức năng □ □ Các đơn vị lâm sàng □ □ Các đơn vị cận lâm sàng □ □□ □ □

THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI (tình trạng sửa đổi so với bản trước đó)

Trang Hạng mục sửa đổi Tóm tắt nội dung hạng mục sửa đổi

1 Tên Quy trình Quy trình Quản lý tài liệu HTQLCL chuyển thành

Quy trình Xây dựng/sửa đổi và ban hành HTQLCL

5, 10, 11 Sơ đồ quá trình sửa đổi/ ban hành tài liệu,

BM.01.HT.01 BM.01.HT.02

Thư ký ISO chuyển thành Tổ QLCLBV

5 5.3. Quy định về trình bày nội dung tài liệu

4. Thuật ngữ và định nghĩa Thuật ngữ và từ viết tắt

8 6.Hồ sơ Bỏ sổ theo dõi giao mượn tài liệu, Danh mục tài liệu bên ngoài

8 7. Phụ lục 1 Khoa Hô hấp Trung tâm Hô hấp

Khoa Dinh dưỡng Trung tâm Dinh dưỡng lâm sàng


1. MỤC ĐÍCH

Quy trình này quy định thống nhất quá trình biên soạn/ soạn thảo, phê duyệt, ban hành, quản lý và cập nhật các văn bản, hồ sơ thuộc Hệ thống quản lý chất lượng tại Bệnh viện Bạch Mai.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG

Quy trình áp dụng để kiểm soát tất cả các tài liệu do Bệnh viện Bạch Mai ban hành; tài liệu bên ngoài mà Bệnh viện Bạch Mai và các đơn vị trực thuộc phải áp dụng và các hồ sơ.

3. TÀI LIỆU LIÊN QUAN

- Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008

4. THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT

4.1. Thuật ngữ

- Các tài liệu nội bộ: là các tài liệu do Bệnh viện Bạch Mai ban hành để sử dụng nội bộ tại các khoa phòng, đơn vị trực thuộc.

- Các tài liệu được kiểm soát : là các tài liệu có chữ ký của Lãnh đạo Bệnh viện được đóng dấu và đang có hiệu lực.

4.2. Từ viết tắt

- GĐ : Giám đốc

- QMR : Đại diện lãnh đạo về chất lượng (Quality Management Representative)

- HTQLCL : Hệ thống quản lý chất lượng

- Tổ QLCLBV : Tổ quản lý chất lượng bệnh viện.



5. NỘI DUNG

5.1 Quy định về hình thức của tài liệu nội bộ

5.1.1 Hình thức của Sổ tay chất lượng, các quy trình được trình bày theo quy định của quy trình này (QT.01.HT).

5.1.2 Tất cả các biểu mẫu cần có ngày ban hành và mã số ở phần đầu (header) để kiểm soát. Trường hợp biểu mẫu có nhiều trang thì thêm số trang/tổng số trang ở phần cuối trang (footer).

Phần header trang thứ 2:

BỆNH VIỆN BẠCH MAIQUY TRÌNH

XÂY DỰNG/SỬA ĐỔI VÀ BAN HÀNH

TÀI LIỆU HTQLCL

Mã số: QT.01.HT

Ngày ban hành: …/.../ 2010

Lần ban hành: 01

Header từ trang thứ 3 đến hết:

Tên quy trình Mã hiệu

Footer từ trang thứ 3 đến hết::

Ngày ban hành… Trang …/tổng số trang

5.1.3 Các tài liệu khác như quy định, quy chế, quyết định, … được trình bày theo yêu cầu cụ thể của từng tài liệu.

5.2 Hệ thống ký mã hiệu tài liệu

5.2.1 Các tài liệu nội bộ phải được đánh mã số để thuận tiện cho việc: Nhận biết, sử dụng và kiểm soát.

Các thông tin để nhận biết gồm:- Tên tài liệu- Mã số tài liệu- Ngày ban hành- Trang/Tổng số trang- Lãnh đạo ký phê duyệt

5.2.2 Mã số của các tài liệu cụ thể được qui định như sau:

a. Sổ tay chất lượng: STCLb. Quy trình (QT): QT-ab-XY trong đó:

- XY là ký hiệu đơn vị soạn thảo tài liệu, - ab là thứ tự của quy trình từ 01 đến 99

c. Quy chế: QC-ab-XY trong đó - XY là ký hiệu đơn vị soạn thảo tài liệu, - ab là thứ tự của quy chế từ 01 đến 99 theo thứ tự các quy chế của phòng

biên soạn.



d. Biểu mẫu (BM):BM- ab - XY - cd

Số thứ tự của biểu mẫu trong quy trình từ 01 đến 99Số thứ tự của quy trình tương ứng từ 01 đến 99

Lưu ý: Các hệ thống ký mã hiệu của các tài liệu đã được ban hành và đang có hiệu lực thì vẫn được giữ nguyên.

5.3 Qui định về trình bày nội dung tài liệu

5.3.1 Sổ tay chất lượng cần thể hiện được các nội dung sau:- Giới thiệu về tổ chức và phạm vi áp dụng HTQLCL- Chính sách chất lượng- Mô tả cơ cấu tổ chức- Mô tả về hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức

5.3.2 Quy trình được trình bày thống nhất gồm các nội dung theo trình tự sau: 1. Mục đích: lý do tại sao lại có quy trình.

2. Phạm vi áp dụng: các hoạt động, đối tượng cần thực hiện theo quy trình.

3. Tài liệu liên quan: các tài liệu làm căn cứ để xây dựng quy trình và các tài liệu liên quan khác tới nội dung của quy trình.

4. Thuật ngữ và từ viết tắt: Giải thích các từ chuyên môn, các từ viết tắt và các khái niệm trong tài liệu (nếu có).

5. Nội dung: mô tả các bước thực hiện công việc, bao gồm:

- Thứ tự các bước công việc (vẽ lưu đồ, diễn giải nếu cần thiết)

- Trách nhiệm thực hiện

- Các biểu mẫu thực hiện trong từng bước công việc (nếu có)

6. Hồ sơ: tất cả các hồ sơ phải lưu theo yêu cầu của công việc.

7. Phụ lục: các biểu mẫu, phụ lục kèm theo quy trình.

Lưu ý:

Nếu các mục Tài liệu liên quan; Thuật ngữ và từ viết tắt; Hồ sơ; Phụ lục không có nội dung thì ghi là không hoặc không áp dụng.

Đối với những quy trình/ hướng dẫn đơn giản có thể được trình bày luôn nội dung cụ thể, không phải vẽ lưu đồ.

Đối với quy trình có lưu đồ thì sử dụng ký hiệu vẽ (trường hợp có nhu cầu sử dụng các ký hiệu khác, tác giả phải giải thích ký hiệu trong lưu đồ của mình) như sau:



Biểu tượng Ý nghĩa

Bắt đầu, kết thúc quy trình

Các bước công việc cụ thể

Sự lựa chọn: Dấu “+” là đồng ý ; Dấu “-” không đồng ý

Mũi tên chỉ bước tiếp theo của quy trình

Nối với nhánh khác (nhánh A)


A


5.4 Xây dựng/ sửa đổi tài liệu5.4.1 Lưu đồ quá trình xây dựng/sửa đổi và ban hành tài liệu

Trách nhiệm Các bước thực hiện Mô tả và biểu mẫu

Đơn vị có đề nghị

- Khi nhận thấy có nhu cầu xây dựng hoặc sửa đổi tài liệu phục vụ công tác chuyên môn, đơn vị lập phiếu đề nghị theo BM.01.HT.01 trình GĐ/QMR xem xét, phê duyệt.- Trường hợp nhận thấy không cần thiết, GĐ/QMR giải thích, ghi rõ lý do vào phiếu yêu cầu chuyển trả cho nơi đề xuất (kết thúc).

GĐ/QMR,Lãnh đạo đơn vị có đề nghị

GĐ/QMR xem xét nhu cầu và tình hình hoạt động thực tế: + Nếu đồng ý xây dựng hoặc sửa đổi tài liệu, GĐ/QMR phê duyệt vào biểu mẫu BM.01.HT.01 và chuyển các phòng chức năng hoặc bộ phận liên quan tổ chức thực hiện bước tiếp theo. Trong trường hợp xây dựng tài liệu mới: GĐ/QMR yêu cầu tổ QLCLBV điền mã tài liệu trước khi chuyển lại cho phòng/bộ phận được phân công viết. + Trường hợp văn bản không được GĐ/QMR phê duyệt xây dựng hoặc sửa đổi thì chuyển trả lại cho lãnh đạo đơn vị đề nghị và kết thúc quá trình.

- Các đơn vị liên quan phân công cho (nhóm) cá nhân tiến hành xây dựng tài liệu theo yêu cầu.


Phê duyệt

Xây dựng văn bản và lấy ý kiến đóng góp

Đề nghị xây dựng, sửa đổi


Đơn vị có đề nghị,Tổ QLCLBV

- Sau khi hoàn thành QT dự thảo, lãnh đạo đơn vị xem xét, chuyển các đơn vị liên quan (bao gồm 01 bản gửi tổ QLCLBV) để thu thập ý kiến. - Tài liệu sau khi được biên soạn hoặc sửa đổi hoàn chỉnh theo góp ý, trình GĐ/QMR xem xét phê duyệt.

GĐ/QMR Lãnh đạo đơn vị có đề nghị,

Đơn vị có yêu cầu theo dõi sự phê duyệt của GĐ/QMR:+ Nếu cần sửa đổi, bổ sung quay lại thực hiện bước trên để hoàn chỉnh.+ Nếu đã hoàn thiện chuyển thực hiện bước tiếp theo.

Tổ QLCLBV

- QT sau khi được GĐ/QMR phê duyệt, Tổ QLCLBV có trách nhiệm giữ bản gốc, đóng dấu và ban hành tới các đơn vị liên quan để thực hiện.

Các đơn vị liên quan.Tổ QLCLBV

Các đơn vị liên quan, cập nhật tài liệu mới được ban hành vào Danh mục tài liệu theo BM.01.HT.02.


Phê duyệt

Ban hành thực hiện

Kết thúc

Cập nhật danh mục tài liệu hiện hành


6. Hồ sơ:

STT Tên hồ sơ Mã số Nơi lưu Thời gian lưu1 Phiếu đề nghị xây

dựng/sửa đổi và ban hành tài liệu

BM.01.HT.01 Tổ QLCLBV 01 năm

2 Danh mục tài liệu BM.01.HT.02 Tổ QLCLBV / Đơn vị 01 năm

7. Phụ lục:

STT Tên tài liệu Mã số1 Ký hiệu mã các trung tâm/khoa/phòng/đơn vị

thuộc Bệnh viện Bạch Mai2 Phiếu đề nghị xây dựng/sửa đổi và ban hành tài

liệu BM.01.HT.01

3 Danh mục tài liệu BM.01.HT.02

Phụ lục 1: Ký hiệu mã các trung tâm/khoa/phòng/đơn vị thuộc Bệnh viện Bạch Mai

TT TÊN ĐƠN VỊ KÝ HIỆU MÃ1 Phòng Kế hoạch tổng hợp KHTH2 Phòng Tổ chức cán bộ TCCB3 Phòng Tài chính kế toán TCKT4 Phòng Điều Dưỡng ĐD5 Phòng Vật Tư- trang thiết bị y tế VT6 Phòng Hành chính quản trị HCQT7 Khoa Dược DUOC8 Trung tâm Hô hấp HH9 Khoa Tiêu Hóa TH

10 Khoa Cơ Xương Khớp CXK11 Khoa Chẩn đoán hình ảnh CĐHA12 Khoa Thăm dò chức năng TDCN13 Trung tâm Dinh dưỡng lâm sàng TTDDLS14 Khoa Kiểm soát nhiễm khuẩn KSNK15 Trung tâm Đào tạo và Chỉ đạo tuyến ĐT & CĐT16 Khoa Khám bệnh KKB17 Phòng Đối ngoại và Hợp tác quốc tế ĐN & HTQT18 Phòng Nghiên cứu khoa học và Công nghệ thông tin NCKH & CNTT



BỆNH VIỆN BẠCH MAIPHIẾU ĐỀ NGHỊ XÂY DỰNG/SỬA ĐỔI VÀ

BAN HÀNH TÀI LIỆU

BM.01.HT.01Số phiếu……..

PHIẾU ĐỀ NGHỊ XÂY DỰNG/SỬA ĐỔI VÀ BAN HÀNH TÀI LIỆU Số:Phần 1: Đề nghị xây dựng/sửa đổi và ban hành tài liệu

- Tên tài liệu: Mã tài liệu:

- Xây dựng/Sửa đổi và ban hành mới:

- Tóm tắt đề nghị:

- Dự thảo tài liệu kèm/nội dung sửa đổi kèm theo Có: Không:

- Những bộ phận chịu tác động của việc sửa đổi/ban hành:

- Người yêu cầu: Ký: Ngày: / /

Phần 2: Phê duyệt đề nghị

Ý kiến của Trưởng đơn vị:

Ký: Ngày: / /

Phê duyệt của Lãnh đạo (QMR)

Ký: Ngày: / /

Phần 3: (Tổ QLCLBV điền vào)

Mã hiệu tài liệu mới (nếu có):

Phần 4: Phê duyệt hoàn thành

Phê duyệt của Lãnh đạo (QMR)

Ký: Ngày: / /


DANH MỤC TÀI LIỆU

ĐƠN VỊ:...............................................................................................................................................................................................

STT Tên tài liệu Mã hiệu Ngày có hiệu lực Ngày sửa đổi Ghi chú

BM.01.HT.02

Documents

THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆUbachmai.gov.vn/images/stories/TDC/ISOBENHVIEN/QUYTRINH/… · Web view- Các đơn vị liên quan phân công cho (nhóm) cá nhân tiến hành