THU KHOA CÔNG NGHỆ · KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN: CHƢƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ SÁCH Danh Sách Nhóm 9 –

1

Lập Trình & Phân Tích Hệ Thống Đề Tài: Quản Lý Nhà Sách

Nhóm 9 Lớp 12CĐ-TP

TRƢỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP.HCM

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN:

CHƢƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ SÁCH

Danh Sách Nhóm 9 – Lớp 12CĐ-TP

Họ Và Tên Mã Sinh Viên Chức Vụ

Phạm Trung Hiếu 12D201P023 Nhóm Trưởng

Ngô Đức Huynh 12D201P033

Nguyễn Tấn Quốc 12D201P057

Nguyễn Minh Tấn 12D201P061

Giáo Viên Hƣớng Dẫn

Nguyễn Văn Danh

2



I. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống và các bảng

phỏng vấn cụ thể từng chủ đề 1. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống

Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống

Hệ thống: Quản lý Nhà sách

Người Lập: Nhóm 9 Ngày lập: 02/03/2014

STT Chủ Đề Yêu Cầu Ngày Bắt Đầu Ngày Kết Thúc

1 Quản lý nhập hàng Nắm quy trình nhập hàng 01/03/2014 01/03/2014

2 Quản Lý Kho Nắm được cách quản lí kho 01/03/2014 01/03/2014

3 Quản lý bán hàng Nắm được quy trình bán hàng 02/03/2014 02/03/2014

4 Hệ thống máy móc, thiết

bị, phần mềm

Nắm rõ máy móc, thiết bị, phần

mềm mà nhà sách đang sử dụng 02/03/2014 02/03/2014

5 Quản lý nhân sự Nắm rõ thông tin cánh thức

quản lý nhân viên nhà sách 02/03/2014 02/03/2014

6 Quản lý tài chính

Nắm rõ quy trình trả lương –

Viết hóa đơn nhập xuất kho –

Thống kê giao ca & thống kê

hàng tháng

02/03/2014 02/03/2014

2. Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ nhất

Người thực hiện: Phạm Trung Hiếu

Kế Hoạch Phỏng Vấn

Người được hỏi: Lê Thị Mai Hƣờng Người phỏng vấn: Phạm Trung Hiếu

Địa điểm: Café Mimosa 106 Đường nối Tân Sơn

Nhì, Tân Phú, Tp Hồ Chí Minh

Thời gian hẹn:13h30 Ngày 01/03/2014.

Thời gian bắt đầu : 13h30

Thời gian kết thúc: 14h15

Đối Tƣợng

Nhà quản lý nhà sách.

Thông tin về quá trình nhập hàng của nhà

sách

Các thông tin yêu cầu đòi hỏi

Nắm rõ cánh thức quản lý nhập hàng của

nhà sách

Chƣơng Trình

Giới thiệu

Tổng quan về dự án thực hiện

Phỏng vấn các vấn đề liên quan

- Câu 1

- Câu 2

- Câu 3

- Câu 4

- Câu 5

Tổng hợp và Phân tích các thông tin đã thu thập.

Kết thúc cuộc phỏng vấn.

Cám ơn vì những thong tin mà anh đã cung cấp !

Ƣớc lƣợng thời gian

3 phút

3 phút

2 phút

3 phút

5 phút

7 phút

2 phút

15 phút

5 phút

(Thời gian dự kiến tổng cộng: 45 phút)

3



Phiếu Phỏng Vấn

Dự án: Quản Lý Nhà Sách Tiểu dự án: Nắm quy trình nhập hàng

Người được hỏi: Lê Thị Mai Hƣờng Người phỏng vấn: Phạm Trung Hiếu

Địa điểm: Café Vòm. 133/11B Hòa Hưng, P.12,

Q.10, TP.HCM

Thời gian hẹn:13h30 Ngày 02/03/2014



Câu 1: Mặt hàng chính nhà sách mình là gì và

mình nhập hàng về theo những nguồn nào ? Trả lời:

- Nhà sách bên chị chủ yếu bán các loại sách và văn

phòng phẩm.

- Nguồn hàng chủ yếu từ các nhà sản xuất văn

phòng phẩm và nhà xuất bản trong nước; đôi khi lại

từ những đối tác khác (nhà sách khác, tiểu thương,

.v.v..) trao đổi hàng hoá với nhà sách.

Câu 2: Căn cứ vào đâu để nhà sách ta nhập

hàng về ? Trả lời:

- Căn cứ nhu cầu thị trường cũng như các thông tin

về giá, chương trình khuyến mại, v.v.. từ nhà cung

cấp trong báo cáo của bộ phận nghiên cứu thị

trường kết với hợp tình hình tài chính cụ thể của

nhà sách mà tụi chị sẽ có kế hoạch mua hàng phù

hợp.

Câu 3: Qúa trình nhập hàng từ khi lên kế hoạch

đến khi hoàn tất diễn ra như thế nào ?

- Nếu có sự cố xảy ra thì nó sẽ được giải quyết

thế nào ?

Trả lời:

- Dựa vào kế hoạch nhập hàng, nhà sách sẽ liên lạc

với các bên cung cấp để lập hợp đồng. Bên cung

cấp sẽ giao hàng đến kho. Sau khi kiểm tra đúng và

đủ các mặt hàng thì hàng sẽ được phân loại rồi

nhập kho.

- Tùy mức độ, sự cố sẽ được giải quyết dựa trên hợp

đồng đã ký từ việc thương lượng lại đến chỉnh sửa

hợp đồng.

Câu 4: Trong khi nhập, nhà sách mình quan tâm

những thông tin nào về nhà cung cấp cũng như

hàng hóa ?

Trả lời:

- Đối với Nhà xuất bản (NXB): Mã NXB, Tên

NXB, Địa chỉ, Điện thoại, Fax, Email.

- Đối với sách: Ngày nhập, Số phiếu nhập (hoá đơn

mua hàng), Tên sách, nhà xuất bản, năm xuất bản,

nhà cung cấp, số lượng, đơn giá, thành tiền, người

nhập.

-Đối với văn phòng phẩm: Tên văn phòng phẩm,

nhà sản xuất, nhà cung cấp, đơn vịtính, số lượng,

đơn giá, thành tiền, người nhập.

Câu 5: Chị có thể nói rõ hơn về quá trình phân

loại các mặt hàng trước khi vào kho ?

Trả lời:

- Qúa trình phân loại dựa vào các thông tin về hàng

hóa (mã sản phẩm (MaSP), tên, loại, nhà xuất

bản,…), trong đó MaSP (do nhà sách quy định) là

chủ yếu ; nếu có mặt hàng mới nó sẽ được kiểm tra

4



rùi gắn với một MaSP mới.

Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ hai

Người thực hiện: Ngô Đức Huynh


Người được hỏi: Trƣơng Đoan Bội Ngọc Người phỏng vấn: Ngô Đức Huynh

Địa chỉ: 1 Cộng Hoà, 12, Tân Bình, Hồ Chí Minh Thời gian hẹn: 8h00 Ngày 01/03/2014



Đối Tƣợng

Trưởng Kho Hàng Các yêu cầu đòi hỏi

Nắm rõ Quy cách quản lý Nhập – Xuất –

Hàng Tồn

Chƣơng Trình

Giới thiệu

Tổng quan về đự án thực hiện


- Câu 1

- Câu 2

- Câu 3

- Câu 4

- Câu 5



Cám ơn chị vì những thông tin mà chị đã cung

cấp !


2 phút

4 phút

5 phút

2 phút

2 phút

3 phút

4 phút

10 phút

3 phút

(Tổng thời gian dự kiến 35 phút)


Dự án: Quản Lý Nhà Sách Tiểu dự án: Quản Lý Kho Hàng

Người được hỏi:Trƣơng Đoan Bội Ngọc Người phỏng vấn: Ngô Đức Huynh

Địa chỉ: 1 Cộng Hoà, 12, Tân Bình, Hồ Chí Minh Thời gian hẹn: 8h00 Ngày 01/03/2014



Câu 1: Chị có thể cho em biết việc nhập – xuất

trong kho diễn ra như thế nào? Trả lời

- Đầu tiên khi mặt hàng nào trong đó sắp hết hoặc

đã hết thì chị sẽ tiến hành báo cho ban quản lí.

Ban quản lí sẽ cho bộ phận mua hàng tìm kiếm

nhà cung cấp và tiến hành mua hàng. Khi hàng

được mua về kho, bên chị sẽ nhận phiếu giao hàng

và kiểm tra số lượng, chất lượng của hàng về có

đúng với yêu cầu mua hàng hya không. Sau khi

kiểm tra xong số lượng và chất lượng của hàng đã

đảm bảo thì sẽ lập phiếu nhập kho

- Khi nhập về, mỗi lô hàng đều được vào sổ kho

5



thông qua phiếu nhập rồi mới được đưa vào kho.

Khi sách, văn phòng phẩm đã được nhập kho thì

sách được phân loại và đánh mã nếu loại đó mới

nhập về nhà sách lần đầu.

-Khi bên bán hàng có khách hàng mua với số

lượng lớn thì bên bán hàng sẽ gửi yêu cầu xuống

cho chị, chị sẽ cho người xem xét yêu cầu của

khách hàng nếu đáp ứng được thì chị sẽ thông báo

cho bộ phận bán hàng. Khách hàng sẽ nhận được

phiếu xuất kho sẽ được gửi lại cho khách hàng.

Và khách hàng sẽ cầm phiếu đấy mang xuống cho

phía chị và nhận hàng.

Câu 2: Thế còn việc quản lí hàng tồn diễn ra như

thế nào vậy chị? Trả lời

- Việc quản lí hàng tồn diễn ra ngay trong quá

trình nhập và xuất hàng. Hàng hóa được thực hiện

qua máy tính mỗi khi phát sinh nhập hay xuất

hàng.

Câu 3: Vậy bên chị chỉ kiểm soát hàng tồn kho

bằng máy tính hay là cách nào khác nữa không? Trả lời

- Ngoài việc quản lí hàng tồn qua máy tính thì

việc kiểm kê toàn bộ hàng hóa còn tồn trong kho

và trong quầy được thực hiện định kì 3 tháng một

lần.

Câu 4: Việc nhập hàng về kho có khi nào bị trục

trặc không chị? Ví dụ như khi có trục trặc về chất

lượng thì bên chị sẽ xử lí như thế nào?

Trả lời

- Tất nhiên là có rồi ! Những hàng hóa không đáp

ứng được yêu cầu chất lượng sẽ được bên chị giao

cho bộ phận mua hàng trả lại nhà cung cấp cùng

với phiếu trả sách và biên bản kiểm nghiệm hàng

hóa do chị ký.

Câu 5: Khi có lô hàng nào đó về thì chị sẽ làm gì?

Chị có lưu thông tin gì về mặt hàng không? Và nó

gồm những phần nào vậy chị?

Trả Lời

- Khi có một lô hàng nào đó về thì bên chị đầu

tiên sẽ phân loại ra, sau đó sẽ ghi thông tin của lô

hàng đấy vào sổ kho. Trong sổ kho gồm những

thông tin sau:

- Đối với sách thì bên chị sẽ lưu lại ngày nhập,

người nhập, số phiếu nhập, tên sách, nhà xuất bản,

năm xuất bản, số lượng, nhà cung cấp, đơn giá và

cuối cùng là thành tiền

Đối với văn phòng phẩm thì gồm: tên văn phòng

phẩm, người nhập, nhà sản xuất, nhà cung cấp,

đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền

Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ ba.

6



Người thực hiện: Nguyễn Tấn Quốc


Người được hỏi: Hoàng Hồng Hạnh Người phỏng vấn: Nguyễn Tấn Quốc


Q.10, TP.HCM




Đối Tƣợng

Nhân viên thu ngân

Dữu liệu thu thập thông tin về quá trình

bán hàng


Nắm rõ thông tin cánh thức bán hàng và

thanh toán của khách hàng

Chƣơng Trình

Giới thiệu



- Câu 1

- Câu 2

- Câu 3

- Câu 4





3 phút

5 phút

2 phút

5 phút

3 phút

4 phút

15 phút

5 phút



Dự án: Quản Lý Nhà Sách Tiểu dự án: Quản Lý Bán Hàng

Người được hỏi: Hoàng Hồng Hạnh Người phỏng vấn: Nguyễn Tấn Quốc


Q.10, TP.HCM




Câu 1: Chị có thể cho em biết cửa hàng mình có

những hình thức mua hàng nào? Và hình thức

thanh toán nào

Trả lời:

- Ở chỗ chị hiện tại có hai hình thức mua hàng

chính: là mua hàng trực tiếp và đặt hàng qua điện

thoại.

- Nhà sách đang áp dụng 2 hình thức thanh toán

chính là thanh toán trực tiếp và thanh toán tại nhà.

Câu 2: Khách hàng tới mua sách có phải cung

cấp bất cứ thông tin gì hay không ?

- Nếu có: Thì những thông tin khách hàng cần

phải cung cấp. Và việc cung cấp thông tin đó

nhằm mục đích gì ?

Trả lời:

- Đa phần thì khách hàng tới mua sách mua với số

lượng nhỏ thì không cần cung cấp bất cứ những

thông tin gì. Nhưng với một số hóa đơn từ

500.000vnđ trở lên thì chúng tôi sẽ tiến hành lấy

các thông tin như: họ tên, địa chỉ và số điện thoại

liên lạc.

- Những thông tin mà khách hàng cung cấp sẽ giúp

cho nhà sách dễ dàng phân loại được khách hàng,

và sẽ có những khuyến mãi đặc biệt dành cho

khách hàng thân thiết.

7



Câu 3: Với những nhóm khách hàng khác nhau

thì có những loại hình thức thanh toán nào và

những thông tin nào thì quan trọng?

Trả lời:

- Với nhóm khách hàng mua lẻ thì chúng tôi chỉ

lưu lại thông tin về giá trị hóa đơn, ngày mua, giờ

mua, thông tin và số lượng của sản phẩm

- Còn đối với nhóm khách hàng mua với số lượng

lớn thì chúng tôi sẽ lưu lại thông tin như trên và

một số thông tin cần thiết khác..

Câu 4: Đối với những đơn đặt hàng đặc biệt thì

nhà sách sẽ xử lí như thế nào? Trả lời:

- Khi có một đơn hàng đặc biệt nào đó thì đầu tiên

bên chị sẽ gửi yêu cầu xuống cho quản lí kho, sau

đó đợi thông báo về số lượng của mặt hàng đó

trong kho. Nếu đáp ứng đủ yêu cầu thì bên chị sẽ

viết đơn gửi qua bên quản lí và chờ xử lí.

Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ tư

Người thực hiện: Nguyễn Minh Tấn


Người được hỏi: Võ Ngọc Đức Người phỏng vấn: Nguyễn Minh Tấn


Q.10, TP.HCM




Đối Tƣợng

Nhân viên Kỹ Thuật

Dữu liệu thu thập thông tin về cách quản

lý nhân viên và trang thiết bị,hệ thống

quản lý Nhà sách


Nắm rõ thông tin cánh thức quản lý nhân

viên nhà sách

Chƣơng Trình

Giới thiệu



- Câu 1

- Câu 2

- Câu 3

- Câu 4

- Câu 5

- Câu 6





3 phút

5 phút

2 phút

2 phút

5 phút

2 phút

3 phút

3 phút

15 phút

5 phút



Dự án: Quản Lý Nhà Sách Tiểu dự án: Hệ thống máy móc, thiết bị, phần mềm

Người được hỏi: Võ Ngọc Đức Người phỏng vấn: Nguyễn Minh Tấn

8




Q.10, TP.HCM




Câu 1: Hiện tại thì nhà sách mình có sử dụng

phần mềm nào để quản lý việc nhập và bán sách

chưa ?

- Nếu có: Thì phần mềm mà nhà sách đang dùng

là phần mềm miễn phí nay trả phí. Và đã đáp ứng

hết nhu cầu sử dụng hay chưa ?

Trả lời:

- Có. Hiện tại thì nhà sách của chúng tôi đang sử

dụng một phần mềm quản lý sách, được cung cấp

miễn phí ở trên mạng.

- Phần mềm hiện tại thì chưa quản lý hết được

những vấn đề mà nhà sách đặt ra. Còn một số khâu

chúng tôi vẫn phải quản lý bằng sổ sách.

Câu 2: Hiện tại thì hệ thống máy móc trong nhà

sách hoạt động vẫn tốt và ổn chứ ? Ngoài việc

quản lý mua bán sách. Hệ thống này còn dùng

vào mục đích gì nữa không ?

Trả lời:

- Hiện tại thì hệ thống máy móc ở trong nhà sách

hoạt động khá tốt và ổn định.

- À vâng. Ngoài việc để chạy phần mềm quản lý

mua và bán sách. Nhà sách chúng tôi còn dùng nó

để quản lý hệ thống Camera an linh.

Câu 3: Nhà sách có thường xuyên bảo trì và

nâng cấp hệ thống máy móc đang sử dụng hay

không.

Trả lời:

- Về việc bảo trì thường xuyên được thực khoảng 1

tháng chúng tôi thực hiện một lần.

- Hiện tại thì hệ thống máy móc trong nhà sách

hoạt động vẫn tốt và ổn định lên chúng tôi chưa

nghĩ đến việc nâng cấp hệ thống.

Câu 4: Hiện tại thì máy tính trong nhà sách đang

chạy hệ điều hành gì ? Và có những phần mềm

tiện ích nào đã được cài đặt sẵn ?

Trả lời:

- Hiện tại thì máy tính trong nhà sách đang chạy hệ

điều hành thông dụng là Windows XP SP3

- Các phần mềm được cài sẵn gồm có bộ Microsoft

Office 2007. Và một phần mềm quản lý nhà sách

như tôi đã nói ở trên.

Câu 5: Anh có thể cho em biết cấu hình máy tính

mà nhà sách chúng ta đang sử dụng không. Trả lời:

- Ồ được hiện tại thì cấu hình của máy như sau:

CPU Intel Pentium IV 2.5Ghz. Ram 2GB. Và card

onboard 256MB.

Câu 6: Không biết nhân viên trong nhà sách đã

sử dụng thành thạo máy tính và đã có chứng chỉ

tin học gì chưa anh nhỉ ?

Trả lời:

- Đa số thì nhân viên trong nhà sách đều đã thành

thục các phần mềm trên máy tính. Và đã số họ đã

có chứng chỉ A vi tính văn phòng.

Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ năm

Người thực hiện: Nguyễn Tấn Quốc & Ngô Đức Huynh


Người được hỏi: Phạm Trí Trọng Người phỏng vấn: Tấn Quốc & Đức Huynh

Địa chỉ: Địa điểm: Café Vòm. 133/11B Hòa

Hưng, P.12, Q.10, TP.HCM

Thời gian hẹn: 15h00 Ngày 02/03/2014



Đối tƣợng

Phòng Nhân Sự

Dữu liệu thu thập quá trình quản lý nhân

sự nhà sách

Các yêu cầu đòi hỏi

Nắm rõ thông tin vê nhân sự của nhà sách

Chƣơng trình Ƣớc lƣợng thời gian

9



Giới thiệu



- Câu 1

- Câu 2

- Câu 3

- Câu 4




5 phút

10 phút

5 phút

3 phút

2 phút

5 phút

20 phút

5 phút

(Tổng thời gian dự kiến: 55 Phút)


Dự án: Quản lý nhà sách Tiểu dự án: Quản lý nhân sự

Người được phỏng vấn: Phạm Trí Trọng Người phỏng vấn: Tấn Quốc & Đức Huynh

Địa chỉ: Địa điểm: Café Vòm. 133/11B Hòa

Hưng, P.12, Q.10, TP.HCM

Câu 1: Khi quản lý nhân viên vào làm trong nhà

sách anh có lưu lại thong tin của họ không ?

- Nếu có: những thông tin cần lưu trữ ở đây là gì ?

Trả lời

- Việc lưu trữ thông tin của những nhân viên trong

nhà sách là việc không thể thiếu mà anh.

- Tôi thường lấy những thông tin sau: Họ và tên,

CMND, Ngày tháng năm sinh, Phái, Địa chỉ,

SĐT, Chức vụ, Ngày vào làm và Lương căn bản

Câu 2: Nhân viên của anh có đươc nghỉ phép hay

không ? Và việc nghỉ phép này có được ghi chép

lại không vậy anh ?

Trả lời

- Tất nhiên là nhân viên có quyền nghỉ phép rồi.

Nhưng học không được nghỉ quá 3 ngày trong

một tháng. Chúng tôi phải ghi lại thì sẽ ghi lại để

còn tính lương sau này nữa anh à.

Câu 3: Việc trả lương cho nhan viên được tính

như thế nào ? Và có khen thưởng như lương

chuyên cần, hoặc khen thưởng gì khác không ?

Trả lời - Việc trả lương thì dự trên số ngày làm việc cộng

thêm tiền thưởng. Ngoài ra còn trừ lương đối với

những nhân viên vi phạm nữa

- Việc phát lương thì do phòng nhân sự quản lý

Câu 4: Trong thời gian làm việc nếu có thành tích

tốt nhân viên có được thăng chức hay không ?

- Ngƣợc lại: Nếu nhân viên bị vi phạm quá nhiều

liệu có bị đuổi việc. Và khi đổi việc thì toàn bộ

thông tin về nhân viên đó sẽ bị hủy bỏ hay là vẫn

được lưu trữ lại tại phòng nhân sự ?

Trả lời

- Có chứ trong thời gian làm việc mà nhân viên

đạt thành tích tốt thì sẽ có hình thức là tăng lương

hoặc lên chức. Cái này chúng tôi cũng phải cập

nhật vào hồ sơ.

- Cò đối với các nhân viên bị đuổi việc thì cũng

tôi sẽ đưa hồ sơ của họ vào dạng lưu trữ chứ

không hủy hẳn vì có thể sẽ có một vài vấn đề nảy

sinh sau khi nhân viên đó nghỉ việc đó anh

Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ sáu

10



Người thực hiện: Phạm Trung Hiếu &Nguyễn Minh Tấn


Người được hỏi: Phan Triệu Vƣơng Người phỏng vấn: Trung Hiếu & Minh Tấn

Địa chỉ: Café Vòm. 133/11B Hòa Hưng, P.12,

Q.10, TP.HCM




Đối Tƣợng

Kế Toán Trưởng

Dữ liệu Quản lý tài chính – Cách thức lập

hóa đơn

Các yêu cầu đòi hỏi

Nắm rõ Quy cách quản lý tài chính – cách

thức lập hóa đơn và trả lương

Chƣơng Trình

Giới thiệu

Tổng quan về đự án thực hiện


- Câu 1

- Câu 2

- Câu 3

- Câu 4

- Câu 5

- Câu 6





5 phút

5 phút

3 phút

2 phút

5 phút

2 phút

3 phút

5 phút

10 phút

5 phút

(Tổng thời gian dự kiến 45 phút)


Dự án: Quản Lý Nhà Sách Tiểu dự án: Quản Lý Tài Chính

Người được hỏi: Phan Triệu Vƣơng Người phỏng vấn: Trung Hiếu & Minh Tấn

Địa chỉ: Café Vòm. 133/11B Hòa Hưng, P.12,

Q.10, TP.HCM




Câu 1: Công việc của anh hàng ngày là gì ? Trả lời

- Công việc hằng ngày của toi là ghi lại nhưng

thông tin sau khi nhân viên giao ca cho nhau như

Nhân viên thứ nhất bán được bao nhiêu sản phẩm

thu nhập bao nhiêu. Và chuyển vào két bao nhiêu

tiền và để lại bao nhiêu tiền đẻ làm tiền lẻ đổi lại

cho khác ở ca tiếp theo !

Câu 2: Nhân viên ở đây có được phép ứng lương

hay không. Và việc nhận lương như thế nào ? Trả lời

- Nhân viên ở đây thường được ứng lương vào 15

hăng tháng. Số tiền mà họ được ưng là 1/3 số

lương của họ.

- Việc trả lương đa số là thanh toán theo cách

chuyển khoản trực tiếp

Câu 3: Việc viết hóa đơn xuất nhập kho anh phải

trực tiếp kiểm hay theo một cách khác ? Trả lời

- Công việc viết hóa đơn xuất nhập kho đa số tôi

dự vào nhưng số liệu của nhân viên quản kho báo

11



lên và lập hóa đơn chi tiết theo số liệu được quản

kho cung cấp.

Câu 4: Anh có phải thường xuyên làm những hóa

đơn, nhưng bảng thống kê hàng tháng hay không

?

Trả lời

- Tất nhiên là có rồi ! Công việc này kiến tôi tiêu

tốn khá là nhiều thời gian.

Câu 5: Tôi nghe nói Nhà sách của anh có sử dụng

phần mềm quản lý mà. Nó không giúp ích gì cho

anh à ?

Trả Lời

- Đúng là nhà sách của chúng tôi có sử dụng phần

mềm quản lý nhưng tôi không tin tưởng vào độ

bảo mật và sự chính sác của nó. Vì nó là một phần

mềm miễn phí lên tôi không an tâm cho lắm. Vì

công việc của tôi đòi hỏi phải có độ chính sác cao.

Và bảo mật tốt.

Câu 6: Nếu chúng tôi phát triển một phần mềm

thì anh muốn nó đám ứng được những công việc

nào. Và anh mong đợi gì ở nó ?

Trả lời: - Tôi muốn nó phải có khả năng bảo mật cao. Kết

nối được với các máy tính tiền ở quầy thu ngan.

Vì vậy thì công việc của tôi sẽ nhanh hơn trong

việc làm những bản báo cao. Nếu được thì phần

mềm lên hỗ trợ thêm khả năng lập hóa đơn thì

càng tốt !

II. Mô Tả Hệ Thống - Hoạt Động Của Nhà Sách.

1. Mối Liên Hệ Hệ Giữa Nhà Sách Với Môi Trƣờng Bên Ngoài

12



2. Phân Tích Vị Trí Làm Việc

Nhân viên nghiên cứu thị trường: Sẽ đánh giá nhu cầu của thị trường để đưa ra các đề nghị đối

với người quản lí về các chủng loại sách mà thị trường đang cần. Kết hợp với tình hình hiện tại của nhà

sách mà người quản lí sẽ có kế hoạch phù hợp đối với từng loại hàng trong nhà sách. Ngoài ra người quản

lí còn phải bao quát các hoạt động diễn ra trong nhà sách cũng như là công việc quản lí nhân sự trong nhà

sách.

Nhân viên thủ kho:Theo dõi việc nhập, xuất hàng của kho cũng như đánh mã cho từng loại sách,

vào sổ sách, xếp sách vào trong kho…

Nhân viên thanh toán:Có nhiệm vụ lậphoáđơn bánhàng cho khách hàng hoặc thanh toán tiền với

khách hàng.

Nhân viên bán hàng (nghiệp vụ): Có nhiệm vụ hướng dẫn tìm sách cho khách khi khách hàng có

yêu cầu, giám sát.

Sự cần thiết Của việc đƣa máy tính vào công việc quản lí Nhà sách

Qua phương thức hoạt động của nhà sách ta thấy công việc của nhà sách hàng ngày chia ra làm

nhiều giai đoạn, khối lượng công việc lớn lại xảy ra liên tục. Đặc biệt ở quầy thu ngân dữ liệu luôn luôn

biến động đòi hỏi phải có tính chính xác cao. Để quản lí tốt các công việc ta thấy cần phải có nhiều sổ

sách, mẫu biểu,việc lưu trữ, kiểm tra các hồ sơ chứng từ phải qua nhiều khâu sẽ rất tốn thơi gian, nhưng

cũng không tránh khỏi việc sai sót. Nếucó sai sót thì việc tìm kiếm để khắc phục cũng rất khó khăn,dẫn

đến việc quản lí, chỉ đạo của nhà sách gặp nhiều khó khăn.Vì vậy việc đưa máy tính vào nhà sách là công

việc hết sức cần thiết. Bằng các công cụ phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu có thể khắc phục được những

nhược điểm nói trên.

Tuy nhiên việc sử dụng máy đơn để quản lí vẫn sẽ còn tồn đọng những khuyết điểm sau

Dữ liệu không nhất quán, công việc mua bán cần phải liên tục trong khi đó việc sử dụng máy đơn

sẽ không đáp ứng được một số nhu cầu tức thời về các loại dữ liệu. Chính vì vậy cần đưa mạng máy tính

vào mới có thể giải quyết được những yếu điển vừa nêu. Mà còn có thể xử lí dữ liệu một cách nhanh

chóng chính xác cũng như có được các báo cáo hàng ngày, hàng tuần hay việc tìm kiếm thông tin…

3. Nguyên tắc quản lý của nhà sách

Nhà sách có một số nguyên tắc để quản lý hoạt động kinh doanh của mình như sau

Nguồn hàng nhập vào theo hai phương thức:

Hợp đồng giao dịch giũa nhà sách với nhà cung cấp

Hợp đồng trao đổ hàng giữa nhà sách với đối tác

Hàng bán ra

Quản lý số lượng bán ra theo giá bán quy định vủa nhà sách Nhân viên của nhà sách

Người quản lí nhà sách

Bộ phận nghiên cứu thị trường có chức năng tìm hiểu nắm bắt nhu cầu của khách hàng

Bộ phận kế toán.

13



Bộ phận thanh toán.

Bộ phận thủ kho

Bộ phận bán hàng (Nghiệp vụ)

Đối với khách hàng thường chỉ lưu lại khách hàng mua buôn và các đối tác có quan hệ cung cấp

trao đổi lâu dài với nhà sách.

4. Các chứng từ quản lý của nhà sách

Đơn đặt hàng

Hợp đồng giao dịch

Hoá đơn mua hàng và sách

Phiếu nhập kho (theo hoá đơn mua)

Phiếu xuất kho (sách và hàng … )

Các hoá đơn bán buôn và bán lẻ

Sổ kho

Yêu cầu đối với công tác quản lí của nhà sách:

Thống kê được số lượng hàng tồn kho (sách và văn phòng phẩm).

Thống kê được doanh thu thực tế.

Thống kê được số lượng hàng đã bán được.

Thống kê số nợ của nhà sách.

Lưu trữ khai tách hồ sơ nhân viên.

Cập nhập hàng hoá, khách hàng mới, nhàc ung cấp mới…

In các hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho cho khách hàng.

In báo cáo thống kê của nhà sách.

III. Biễu mẫu

14



Trong hoá đơn bán lẻ sách đƣợc ghi: (Mẫu 1)

15



Trong hoá đơn bán lẻ Văn phòng Phẩm ghi: (Mẫu 2)

16



IV. Sơ đồ phân rã chức năng (BFD)

1. Sơ đồ Quản Lý Nhà Sách

2. Sơ đồ Quản Lý Nhập Sách

3. Sợ đồ Quản Lý Bán Hàng

4. Sơ đồ Quản Lý Kho

17



5. Sơ đồ Quản Lý Nhân Sự

6. Sơ đồ Quản Lý Tài Chính

Documents

THU KHOA CÔNG NGHỆ · KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN: CHƢƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ SÁCH Danh Sách Nhóm 9 –