Times 勤怠管理システム操作マニュアル（勤務割表作成権限用）

2011 年４月 初版2019 年 4 月 改訂

目　　　次1 勤務割表··························································································································32 勤務割表作成方法················································································································42.1 出面一覧····················································································································9

3 登録済みの勤務割表修正方法·································································································124 勤務割表データ取込···········································································································135 レポート························································································································165.1 レポートメニュー········································································································165.2 レポート出力例（勤務割表レポート）················································································175.3 レポートダウンロード··································································································20

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Times 勤怠管理システム　操作マニュアル（勤務割表作成権限用）4 勤務割表データ取込

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1 勤務割表

【機能概要】シフト勤務者のスケジュールを作成する機能です。

※ シフト勤務者とは、勤務形態が「特殊勤務」、「特殊勤務（非時間管理）」と「変形労働（ 1 ヶ月）」の社員のことを指します。

【項目説明】① 勤務割表作成メニュー

勤務割表作成権限を付与されている社員は、左メニュー最上部に「勤務割表作成」メニューが表示されています。

2 勤務割表作成方法

【機能概要】　シフト勤務者のスケジュールを作成する機能です。基本的には、月 1 回前月末までにスケジュールを作成しておく必要があります。

※ シフト勤務者とは、勤務形態が「特殊勤務」もしくは「変形労働（1 ヶ月）」の社員のことを指します。

【項目説明】① 勤怠年月度選択

勤務割表を作成する対象年月度を指定します。年月度ドロップダウンリストもしくは、ドロップダウンリスト

①

①⑥④

⑤③

②⑦

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の左右にある「　　　」アイコンを選択します。

② 会社の選択勤務割表を作成する対象となる会社を選択します。

③ 対象組織（もしくは、ロケーション）の選択勤務割表を作成する対象組織（もしくはロケーション）を選択します。

初期値は、組織になっています。ロケーションを選択する場合には、ロケーション横にある「 」ラジオボタンを選択してください。

組織及びロケーションについては、どちらか一方のみ選択可能です。 兼務組織がある場合には、組織ドロップダウンリストから、所属組織と兼務組織を選択することができ

ます。

④ シフトの選択「　」シフト一覧参照アイコンを選択し、社員に割り当てるシフトを指定してください。

法定外休日と法定休日はシステム固定となります。 シフトは管理者の設定により下記のいずれかの形式で表示されます。

・「シフト名称」「所定開始時刻-所定終了時刻」(「休憩時間」) ・「シフト名称」「所定開始時刻-所定終了時刻」(「休憩開始時刻-休憩終了時刻」)

管理者が設定したシフトのうち、選択している組織で使用可能なシフトの一覧が表示されます。一覧の中より社員に割り当てたいシフトを 1 つ選択してください。

他部署のシフトも選択できるようになっています。 休暇タブをクリックすると、休暇一覧を表示します。勤務割表作成画面から一部の休暇が登録できます 。

日次申請のように承認は必要なく、そのまま対象日の休暇として登録します。シフト対象が取得できない休暇を登録すると、確定時にエラーメッセージを表示します。※休暇の登録は、標準シフトに登録された対象者のみ利用できる機能です。標準シフトの登録については「操作マニュアル（システム管理権限用）」をご参照ください。※時間休、積立休暇、代休、振休、休職は登録できません。

⑤ シフトの割当（勤務割表への反映）割り当てたい社員の該当日へマウスカーソルを移動し、クリックすると選択したシフトを社員に割り当てることができます。

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※ 「　　　　　　　　　」リンクを選択すると、編集前の状態に戻すことができます。※ 前日に日をまたいだ勤務登録がされている場合には、休日に変更することはできません。※ シフトの有効期限を外れた期間に対しては、勤務割表に割り当てることができません。※ 「所定労働時間設定」にて社員個人に設定したシフトについては、他の社員に割り当てることができませ

ん。※ キーボードの「Shift」キーを押しながらマウスをクリックすると一括入力することができます。

　　　　　　　　　　　 ※ キーボードの「Ctrl」キーを押しながらマウスをクリックすると、空白にすることができます。

　　　　　　　　　　　　※ 予定と所定のチェック

管理者が予め月間所定労働時間（及び週平均時間）や月間の休日日数の閾値を設定しておくことで勤務割表を作成する際のエラーチェックをすることができます。閾値を設定していなくても勤務割表は作成できますが、その場合は予定/所定欄には表示されません。表示される内容については、予定/所定となり、予定日数及び予定時間とは、勤務割表で登録した結果を表示しており、所定日数及び所定時間については、閾値の設定を表示しています。なお、閾値と一致していない場合でも保存もしくは確定さ

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せることができます。

⑥ 「仮保存」「確定」「確定解除」ボタン勤務割表を入力し終えた際には、「　　　」ボタンもしくは「　　」ボタンを選択することで完了します。「　　　」ボタンを選択した場合には、確定ではないため、勤務割表を保存することはできますが、社員は勤務を登録することができません。「　　」ボタンを選択した場合には、表示されている社員の選択している月度の勤務が確定されたため、勤務を登録することができるようになります。

【仮保存状態：確定前】 　　

【確定状態：確定後】

※ 勤務割表を確定していない場合は、社員が勤務の登録をすることができないため御注意ください。社員には下記アラートが表示されます。

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※ 確定した勤務割表を修正したい場合は、「　　　」ボタンを選択してください。なお、すでに勤務が登録されている日については、確定解除しても修正することはできません。その場合は、一度登録されている勤務データを取り消した後に勤務割表を修正してください。

⑦出面機能勤務割表の出面を作成し、シフトを割り当てることにより、該当するシフト勤務者の人数や、必要人数の過不足がひと目で分かるようになります。設定は任意です。詳細は次項をご覧下さい。

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2.1 出面一覧

①

②

③

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【機能概要】勤務割表の出面を作成し、シフトを割り当てることにより、該当するシフト勤務者の人数や、必要人数の過不足がひと目で分かるようになります。

【項目説明】① 出面パターンの登録

「出面一覧」をクリックして、「 」ボタンを押下します。以下項目を入力し、「　　　　」ボタンを選択します。

項目 内容 備考名称（日本語） 半角 100文字以下または全角 33文字以下名称（英語） 半角 100文字以下または全角 33文字以下必要人数 半角数字 3文字まで警告基準 ドロップダウンボックスより選択表示順 半角数字 3文字 画面表示の表示順

② 登録データ一覧

1. 新規に登録する場合は、「 」新規アイコンを選択し、入力してください。2. 登録したものを編集したい場合は、直接編集してください。3. 登録したものを削除したい場合は、左横にある「 」削除アイコンを選択してください。4. 「　　　　」ボタンを選択するとリストが追加、更新されます。

※警告基準について・警告しない

出面に紐付いているシフト勤務者が何人であっても、警告メッセージを表示しません。・必要人数に満たない

出面に紐付いているシフト勤務者が、出面の必要人数未満の場合に警告メッセージを表示します。・必要人数と等しくない

出面に紐付いているシフト勤務者が、出面の必要人数と等しくない場合に警告メッセージを表示します。

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③ シフト割り当て機能

「 」詳細アイコンを選択し、出面詳細画面で「　　」シフトアイコンをクリックして該当シフトを選択します、その後割当ボタンをクリックすることで下部に該当シフトが登録されます。シフトは複数登録可能です。登録したものを削除したい場合は、左横にある□チェックを入れて、「　　」ゴミ箱アイコンを選択してください。※シフトが割り当てられていない出面は「未割当」が表示されます。

④ 出面を表示します「 」をチェックすると、出面に紐付いているシフト勤務者が表示されます。警告基準の設定により、警告メッセージを表示します。

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3 登録済みの勤務割表修正方法

【機能概要】登録済みの勤務割表の変更方法です。

【項目説明】① 確定解除既に登録済みの勤務割表を修正したい場合は、「　　　　」ボタンを選択してください。変更可能となったシフトは白色のセルで表示されます。なお、すでに実績が登録されている日については、確定解除してもピンク色のセルのままとなり、修正することはできません。その場合は、一度登録されている実績データを取り消した後に勤務割表を修正してください。

② シフトの選択「　」シフト一覧参照アイコンを選択し、変更したいシフトを指定してください。※具体的なシフト作成方法は勤務割作成方法をご確認ください。

①②

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4 勤務割表データ取込

【機能概要】シフト勤務者の勤務割表を CSV から取り込みます。

※ シフト勤務者とは、勤務形態が「特殊勤務」、「特殊勤務（非時間管理）」と「変形労働（ 1 ヶ月）」の社員のことを指します。

※ お客様の環境設定により、ご利用可能かが異なります。管理者にお問い合わせください。

【項目説明】① 対象ファイルの選択

1. 「 」ボタンを選択し、取り込む対象ファイルを選択します。2. 「　　　 」ボタンを選択し、取り込むCSV ファイルを選択します。3. 「　　　 」ボタンを選択します。

② 実行結果1. 実行した結果が表示されます。取り込んだ件数、エラーの原因等が表示されております。

※ 対象組織、ロケーションを取込んでいれば全ての日付にシフトを登録すると自動的に確定します。※ 一度、取り込んだデータは、更新は可能ですが、削除することができません。※ 削除したい場合、勤務割表作成画面から削除できます。

①

②

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■対応可能な CSV ファイル定義文字コード UTF-8 または MS932改行コード CRLF または LF括り文字 ダブルクォーテーション(") または 括り文字なしセル内改行 なし区切り文字 半角カンマ(,)日付の書式 YYYY/MM/DD 形式

■対応済み CSV ファイルパターン一覧※ご利用いただく際、どのパターンが有効か、管理者にお問い合わせください。※複数パターンを併用する運用はできません。※シフト名称については、マニュアル「システム管理権限用」の所定労働時間で設定された名称になります。

【c(標準)パターン】※ヘッダあり列番号 項目1 社員番号2 日付3 シフト名称

【d(c のヘッダなし)パターン】列番号 項目1 社員番号2 日付3 シフト名称

【fパターン】ヘッダあり

列番号 項目ヘッダ部 1 社員番号

2 日付 13 日付 2… …n 日付 n

データ部 1 社員番号2 シフト名称 13 シフト名称 2… …n シフト名称 n

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【hパターン(*1) 】※ヘッダなし列番号 項目1 社員番号2 年月3 シフト名称 14 シフト名称 2… …n シフト名称 n

(*1) 年月に対応する月の 1 日～月末日までのデータと判定する。※年月が「2018/10」の場合、名称は順に 10/1, 10/2, …, 10/31 のデータとして扱います。※月度の締日には依存しないためご注意ください。

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5 レポート5.1 レポートメニュー

【機能概要】各種レポートを出力することができます。

※ 設定により出力可能なレポートが異なります。（レポートの出力方法の詳細は管理者へご確認ください。）出力可能なレポートが存在しない場合は、「使用可能な権限が設定されていません」と表示されます。

【項目説明】① レポート選択

出力したいレポートを選択し、「　　　　」ボタンを選択します。

5.2

①

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レポート出力例（勤務割表レポート）

【機能概要】対象期間における組織・社員の勤務割表を出力するレポートです。

【項目説明】① 出力ファイル名

出力する Excel のファイル名を指定します。・初期値は、勤務割表レポートと表示されております。

② 出力範囲の設定※権限を持つ範囲の組織、従業員のみレポート出力することができます。

・出力可能な対象期間は最大 1 ヶ月（31 日）間となっております。・組織・社員は空白では出力することができません。必ず 1 つ以上選択してください。・出力する従業員を絞り込むことが可能です。

①

③

②

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(a)絞り込み条件兼務組織 所属組織および兼務している組織からプルダウンより出力したい組織を選択

します。所属日 所属日として設定した日付時点で、対象組織に所属している社員リストが表

示されます。（メニュー選択時は現在の日付を表示しています）※所属日時点での対象のレポート出力権限を持っていない場合は、(b)社員選択に誰も表示されない状態となります。

在籍者のみチェックボックス

所属日として設定した日付時点で対象組織に在籍している社員リストが表示されます。すでに退職している社員も表示させたい場合はチェックを外してください。（メニュー選択時は在籍者のみにチェックされています）

「　　　　」ボタン 上記条件に沿って検索し、(b)社員選択に表示します。

全て閉じる (b)社員選択部分について選択組織配下の組織・従業員表示を閉じ、組織表示のみとします。

全て開く (b)社員選択部分について選択組織配下の組織・従業員を表示します。

(b)社員選択(a)で選択した組織とその配下の組織・従業員が表示されます（配下の組織・従業員は 全て開く の状｢ ｣態の場合のみ表示します）。組織にチェックを入れると、組織配下の全ての従業員を出力できます。特定の従業員のみ選択する場合は、組織のチェックを外し、出力したい対象者にチェックを入れます。※ 設定により所属組織だけでなく、下位組織も同時に表示されます。設定については、管理者にお問合せください。

③ 出力形式の設定本レポートは、Excel 出力のみ対応しておりますので、HTML は選択することができません。即時ダウンロードにチェックを入れれば、本画面からダウンロードすることができます。但し、データ量によっては、出力できない場合がありますので、その際は、即時ダウンロードのチェックを外し、レポートダウンロードよりレポート作成完了後にダウンロードしてください。

即時ダウンロードのチェックを外した場合は、ログオフしてもレポートがシステム内で自動的に作成されております。時間がかかる場合は、一度ログオフし、ある程度時間が経過した後に、レポートダウンロード画面からダウンロードしてください。

レポートに出力される勤務シフトおよび休日は、勤務割表にて「仮保存」または「確定」されたデータです。あらかじめ勤務割表の作成状況をご確認いただいてから出力してください。

(a)

(b)

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5.3 レポートダウンロード

【機能概要】各種レポート作成時に「即時ダウンロード」にチェックを入れずに作成したレポートをダウンロードすることができます。大量データや処理に時間がかかる条件でレポートを出力する場合、システムからログオフしても継続してレポートを作成しておりますので、時間をおいてからダウンロードすることが可能です。

【項目説明】① レポート作成依頼リスト

作成依頼をかけたレポートの一覧が表示されます。項目名称 内　　　　容

帳票名 作成依頼をしたレポートの名称が表示ステータス 作成依頼中、作成中、取得可能が表示。取得可能後にダウンロード可

能。ファイル数 作成したファイル数を表示 ステータスが取得可能になると、帳票名を選択可能になりますので、帳票名を選択しますとダウンロー

ドすることができます。 ファイル数が複数のファイルにまたがる場合は、ファイル選択画面（子画面）が表示されますので、

ファイル選択画面よりダウンロードしたいファイルを選択してください。 ダウンロードの有効期間は、取得期限日時までとなります。取得期限日時を過ぎますと自動的に一覧か

ら削除されます。

①

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