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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA TERRITORIAL DEL OESTE DE SUCRE
“CLODOSBALDO RUSSIAN”
DEPARTAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD LABORAL
TRABAJO SOBREAUDITORIAS
Prof.: Milagros Serrano ELABORADO POR:T.S.U Héctor Figueras CI: 18.417.940
T.S.U Luis Grau CI: 15.742.037.
Prosecución, Sección N° 1
CUMANÁ, FEBRERO 2016
1. AUDITORIA
Se define como un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera
objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades ejecutadas,
esta constituye una herramienta de control y supervisión que contribuye a la
creación de una cultura disciplinaria de la organización o empresa, permitiendo
descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades existentes. La finalidad de la
auditoria es evaluar la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los logros de la
empresa u organización a través del uso correcto de los recursos, operación y, el
cumplimiento de una adecuada política.
2. AUDITORIA DE CALIDAD
La auditoría de calidad es una herramienta estratégica que permite a la
dirección de la organización determinar la adecuación, cumplimiento y eficacia del
Sistema de Gestión de Calidad de la empresa, organización o institución; tiene
un carácter eminentemente preventivo y un fundamental proceso de
oportunidades de mejora continua. La norma ISO 9001 -2008 describe los
parámetros que deben ejecutar las empresas u organizaciones durante las
auditorías internas que se han de realizar al sistema de gestión presente, esto
con el fin de verificar la mejora continua del mismo.
3. ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA AUDITORIA
Examen metódico
La auditoría de exámenes médicos o atención a la salud se realiza
generalmente, al trabajar sobre la base de registros de atenciones efectuadas,
además de evaluar la calidad de estas, se debe valorar también la calidad de la
atención misma, demostrando que hay una relación directa entre la calidad de los
registros y la de la atención prestada.
Independiente
Se llevan a cabo por asesores que no participan en la implantación del
sistema de gestión de una empresa u organización con el objeto de reforzar la
evaluación del mismo y encontrar áreas con oportunidad de mejoras antes de la
auditoría del organismo certificador. Una auditoría independiente es similar a una
auditoría interna debido a que: Se reúne el equipo directivo o comité, se plantea el
objetivo, alcance, los criterios de calificación y un calendario con las áreas a
auditar con fechas y horarios. El auditor realiza, entre otras cosas, todas las
actividades de planeación de la auditoría y define las técnicas de recolección de
evidencias, las evalúa y realiza el reporte. Al final de la auditoría se presentan los
resultados para que la empresa aplique las acciones necesarias para corregir las
no conformidades.
Comprobación del Cumplimiento de las Disposiciones
La mayor parte de los auditores se centran en obtener pruebas que
verifiquen la implementación de procedimientos, por ejemplo, programa de
actividades, informe de auditorías, registros de solicitudes, etc. Algunos
auditores creen que verdadero cumplimiento de los reglamentos deben
comprobarse durante la auditoría del Sistema de Gestión, con poder verificar el
procedimiento, presenta la garantía de que se cumple. Si los informes de auditoría
de cumplimiento son documentos confidenciales que no se pueden compartir con
el auditor, es muy importante saber si dichos documentos resultan esenciales para
obtener la certificación antes de iniciar el proceso de evaluación de conformidad.
Si el auditor encuentra suficientes pruebas sobre el incumplimiento de la
legislación durante la auditoría, dicho auditor tiene que informar a la organización y
establecer si las pruebas establecen un fallo en el sistema de cumplimento de la
legislación. Cuando se realice la notificación de las pruebas, la organización debe
verificar el descubrimiento del auditor, adoptar las medidas correctivas necesarias,
presentar los informes exigidos por la ley y notificar la conformidad de la política
interna al registrador.
El registrador debe tratar el informe con confidencialidad. Si el auditor
considera que las pruebas exigen que se notifiquen inmediatamente a las
autoridades, el auditor se lo notificará a la mayor brevedad posible a la
organización. El auditor no puede notificar otras partes del informe sin autorización
del registrador.
4. CLASES DE AUDITORIAS.
Auditorías del sistema:
Las auditorías del sistema tratan no solo de poner de manifiesto la
existencia de un correcto sistema de calidad documentado, sino también de que
dicho sistema sea conocido por toda la organización y que este se cumpla a
cabalidad. Se trata de una revisión de cómo la empresa mide y cumple las normas
de calidad, verificando los procedimientos utilizados para medir la calidad del
producto, cómo se registran los defectos, y cómo la organización se asegura de
que no se aprueben productos fallidos.
Auditoría del Proceso:
Tiene por objeto la valoración de la eficacia del sistema de calidad,
mediante la comprobación de que los procesos y desarrollos del trabajo en las
distintas secciones o servicios se ajusta a los procedimientos especificados, y en
Por el Ambito
De SistemaDe Proceso
De Producto
especial, los conocimientos y mentalización de los mandos responsables, deben
ser los más correctos para la éxito de una calidad óptima del proceso.
Auditorías del Producto:
Las auditorías del producto tienen como fin comprobar que los productos están
en conformidad con la documentación técnica (planos, especificaciones, normas,
disposiciones legales, etc.), por lo que aparte de la propia documentación técnica
requerida, se necesitan los medios de medida y ensayo necesarios para
comprobar la calidad de los productos. En general, este tipo de auditoría verifica
que el producto cumple con los estándares de calidad.
Auditorías Internas
Este tipo de auditoría garantiza que una organización cumpla con su
normas de calidad o estándares requeridos contractualmente, aunado a esto,
proporcionan información de si sus políticas están siendo cumplidas, de si los
sistemas son tan eficientes y efectivos como deberían ser y si se precisa algún
cambio. También conocidas como auditoría de primera parte, las auditorías
internas se pueden hacer por auditores que trabajan para la empresa que se está
revisando y que pueden ser contratados por la empresa para auditar sus propias
funciones. Sin embargo, los auditores deben ser independientes de la función que
realizan y de lo que están auditando.
Por el Cliente
INTERNAS EXTERNAS
Auditorías Externas
Estas pueden ser realizadas por consultores de calidad especializados en
las normas de calidad específicas para las organizaciones. Son desarrolladas por
una empresa sobre sus propios proveedores o subcontratistas, es llevada a cabo
por los empleados de una misma negociación y dependencia de la administración
de dicha empresa
Aunado a lo anterior, los auditores externos son independientes de la
empresa a la que están auditando y pueden ser contratados por un proveedor o
cliente para garantizar que la empresa auditada cumple con sus estándares de
calidad.
5. PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA
Se consideran principios de auditoría, las ideas fundamentales que rigen en el
desarrollo de la práctica auditora. Las normas derivan de los principios generales y
son reglas a las que deben ajustarse las conductas y las actividades. La
adecuación de principios se hacen necesarios para poder suministrar
conclusiones luego de la auditoria y que sean ajustadas para que los auditores
realicen un trabajo independiente en pro de lograr que cada uno llegue a
objeciones igualitarias o en cierta parte similares.
5.1. Principios Inherentes al Sujeto Auditor: Son de naturaleza personal y
afectan a la competencia profesional del auditor y su equipo, a la independencia
de los órganos de control y de los auditores, a la diligencia profesional de los
auditores y al alcance de su responsabilidad.
5.1.1. Formación técnica y capacidad profesional.
La auditoría deberá ser realizada por personas con formación técnica y
capacidad profesional adecuadas.
5.1.2. Independencia.
En este caso, los órganos de control externo, así como los auditores
mantendrán una actitud independiente y una posición de objetividad total,
especialmente frente a la propia estructura administrativa.
5.1.3. Diligencia profesional.
La ejecución de los trabajos y la emisión de los informes se llevarán a cabo con
el debido cuidado profesional.
5.1.4. Responsabilidad.
El auditor deberá realizar su trabajo de acuerdo con las normas de auditoría
establecidas y será responsable de su informe con las limitaciones al alcance
expresadas, en su caso, en el mismo.
5.1.5. Secreto profesional.
Los auditores deberán mantener y garantizar la confidencialidad sobre la
información obtenida en el curso de sus actuaciones.
5.2. Principios Relativos a la Realización del Trabajo de Auditoría: Cuando
se efectúen auditorías siguiendo los principios recomendados para la realización
de estos trabajos, se debe tener la garantía de que los auditores apliquen
procedimientos que les permitan, en circunstancias dadas, alcanzar los objetivos
de auditoría. El cumplimiento de los principios señalados proporcionará pruebas
suficientes y válidas para apoyar razonablemente las opiniones, juicios y
conclusiones, respecto a los objetivos de auditoría.
5.2.1. Planificación.
El auditor deberá planificar su trabajo con el fin de identificar los objetivos de la
auditoría a realizar y de determinar el método para alcanzarlos de forma
económica, eficiente y eficaz.
5.2.2. Supervisión.
La supervisión del trabajo realizado por todos y cada uno de los miembros del
equipo es esencial para asegurarse el cumplimiento de los objetivos de la
auditoría y el mantenimiento de la calidad del trabajo.
5.2.3. Control interno.
El auditor, para determinar la naturaleza y la extensión de la auditoría a
efectuar, deberá estudiar y valorar el control interno existente.
5.2.4. Evidencia.
Para fundamentar sus opiniones y conclusiones, el auditor deberá obtener
evidencia suficiente, pertinente y válida, mediante la realización y evaluación de
las distintas pruebas de auditoría que se consideren necesarias.
5.2.5. Revisión del cumplimiento legal.
Se debe revisar el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables.
5.2.6. Importancia relativa y Riesgo en la auditoría.
El auditor deberá considerar la importancia relativa y el riesgo en la auditoría
cuando planifica, selecciona la metodología, determina los sondeos a efectuar y
los procedimientos a aplicar, especialmente cuando decide introducir una salvedad
sobre un punto dado.
5.3. Principios Para la Elaboración de Informes: Los informes recogen por
escrito los resultados y conclusiones de las inspecciones y deberán contener
cuanta información considere necesario facilitar el órgano auditor, de la que
asume la responsabilidad en los propios términos que se señalen en el informe.
En la enumeración de los principios y en el desarrollo de las normas relativas al
informe, se hará referencia a los correspondientes a auditorías de regularidad y a
los correspondientes a auditorías operativas.
Cuando se trate de informes de auditorías integradas deberán considerarse
conjuntamente los aspectos a las auditorías de regularidad y a las auditorías
operativas. Aun cuando algunos principios y normas tienen una mayor incidencia
sobre determinados tipos de auditorías, todos ellos vienen enunciados, salvo
indicación en contrario, con carácter general.
5.3.1. Presentación en forma debida.
Las actuaciones de los órganos de control externo darán lugar a informes por
escrito, que presenten la información de acuerdo con los requisitos de claridad,
concisión, objetividad, ponderación y adecuado fundamento o soporte.
5.3.2. Entrega a los destinatarios.
Los informes se entregarán en tiempo oportuno a los destinatarios que
establezca la normativa legal, que, en principio, son los representantes de la
empresa u organismos auditados.
5.3.3. Adecuada preparación.
Los informes deberán prepararse, como regla general, de conformidad con las
normas de auditoría generalmente aceptadas, adaptadas a la realidad de la
empresa u organización. Asimismo, será conveniente recabar de los responsables
de las entidades auditoras manifestaciones por escrito relativas a aspectos
significativos del trabajo de auditoría realizado.
5.3.4. Contenido mínimo del informe.
El informe deberá recoger, como contenido mínimo, el título, la identificación de
las personas, empresas u órganos auditados y la de aquéllos a los que va dirigido,
una descripción clara de las razones de la auditoria, sus objetivos, alcance,
comentarios sobre cuestiones e incidencias relevantes, la opinión o conclusión, las
recomendaciones, en su caso, la fecha y la firma del emisor del informe.
5.3.5. Publicidad.
Los informes se publicarán de acuerdo con la normativa aplicable a cada órgano
de control externo.
6. AUDITOR
Un auditor/a es una persona capacitada y experimentada que se designa
por una autoridad competente o por una empresa de consultoría, para revisar,
examinar y evaluar con coherencia los resultados de una gestión bien sea
administrativa, financiera, etc., de una empresa u organización con el propósito
de informar o dar dictaminar acerca de ellas, realizando las observaciones y
recomendaciones pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia en su
desempeño.
7. PERFIL DEL AUDITOR O REQUISITOS DE LOS AUDITORES (Formación, Conocimientos, Habilidades)
Un auditor constituyen una de las personas de suma relevancia al momento de
realizar una auditoría dentro de una empresa, ya que en el recae la
responsabilidad de practicarla o ejecutarla de manera factible, con el propósito de
lograr los resultados necesarios para proponer las medidas necesarias para elevar
el desempeño de la organización que ha optado por este recurso. La calidad y el
nivel de realización de la auditoria dependen en gran manera del profesionalismo y
carácter del auditor, así como de su comprensión de las actividades que va a
revisar; elementos que involucran el vínculo de conocimientos, habilidades,
destrezas y experiencia necesarios para que realice su trabajo con cuidado y
competencia.
7.1. Formación académica: El auditor debe tener una preparación acorde con
las exigencias del análisis a realizar. En cuanto a los niveles de formación, estos
abarcan los siguientes.
Administración.
Ingeniería industrial.
Ingeniería de sistemas.
Informática.
Derecho, etc.
7.1.1. Formación empírica
Se debe contar con conocimientos resultantes de la implementación de
auditorías en diferentes instituciones, con o sin contar con un grado académico.
Entre los conocimientos idóneos del auditor para ayudar a la preparación y
realización de la auditoría destacan: Finanzas, Liderazgo, Costos, Sistemas y
Procedimientos, Comercio Internacional, entre otras.
7.1.2. Formación complementaria
Abarca instrucciones que haya tenido en la materia, obtenidas a lo largo de
su vida profesional a través de conferencias, talleres, seminarios, foros o
cursos.
7.2. Habilidades y Destrezas: Como complemento a su formación profesional,
teórica, práctica ó ambas, se demanda del auditor otras cualidades para el
desempeño de su trabajo derivadas de sus atributos personales bien sea porque
le son intrínsecas a su personalidad ó porque las ha obtenido en el
desenvolvimiento de su trabajo.
Las habilidades y destrezas que pueda poseer el profesional, van a ayudarlo a
desenvolverse con naturalidad frente a los obstáculos que puedan presentarse
con sus pares o superiores. Entre esas habilidades que debe tener se pueden
nombrar las siguientes: actitud positiva, saber escuchar, mente analítica,
capacidad de negociación, iniciativa, facilidad de trabajar en equipo, etc.
Una de las características fundamentales que se debe considerar en un
Auditor, es la experiencia laboral y/o personal que tenga, ya que de eso depende
en gran manera su trabajo a realizar.
7.3. Conocimientos: Para el ejercicio de sus funciones el auditor tiene que
dominar varios campos:
Conocimiento de la organización o empresa en cuanto a su objetivo,
campo de acción y estructura.
Tener conocimientos en cuanto a requisitos y regulaciones legales que
se puedan aplicar durante la auditoria.
Conocimiento de la organización o empresa sobre sus áreas
administrativas y operativas.
Conocer procedimientos y métodos para auditar.
Conocimiento por experiencias anteriores, en otras organizaciones
similares.
Conocer procesos y productos a los cuales se le aplicara la auditoria o
que se puedan auditar.
Conocimiento de casos prácticos.
Conocimiento personal basado en :
Atributos personales: dominio de áreas de conocimiento
administrativo, métodos de trabajo, técnicas de estudio, inteligencia,
sentido común.
Influencia en la organización por posición jerárquica o respeto:
liderazgo formal ó informal (reconocimiento de los individuos y los
grupos de trabajo). Interacción con el medio e interés de desarrollo.
8. AUDITORIA COMO ACTIVIDAD PROFESIONAL
La auditoria como actividad profesional es una actividad especializada del
contador público, el cual lo desempeña mediante la aplicación de una serie de
conocimientos especializados que viene a formar parte del cuerpo doctrinario de
su actividad. Para el debido ejercicio de la auditoría el profesional debe tener en
cuenta aspectos fundamentales como:
8.1. Independencia: Es el estado o cualidad de mantenerse incólume o libre de
control o influencia de las partes interesadas. para ello estos deben:
Ejecutar su trabajo utilizando el conocimiento y capacidad profesional
adquirida.
Cumplir con las normas y criterios que se le señalen.
Mantenerse actualizado mediante capacitación continua.
8.2. Objetividad: mantener una visión independiente de los hechos, evitando
formular juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados
de su trabajo.
8.3. Cumplimiento de plazos: cumplir las asignaciones oportunas y
eficientemente.
8.4. Integridad: Preservar sus valores por encima de las presiones.
8.5. Compromiso: Tener presente las obligaciones para consigo mismo y la
organización para la que presta sus servicios.
8.6. Equilibrio: No perder la dimensión de la realidad y el significado de los
hechos.
8.7. Honestidad: Aceptar su condición y tratar de dar su mejor esfuerzo, con
sus recursos, evitando aceptar compromisos o tratos externos de cualquier tipo.
8.8. Institucionalidad: No olvidar que su ética profesional lo obliga a respetar y
obedecer a la organización a la que pertenece.
8.9. Criterio: Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada.
8.10. Imparcialidad: No involucrarse en forma personal en los hechos
conservando su objetividad al margen de sus preferencias personales.
8.11. Creatividad: Ser innovador en el desarrollo de su trabajo.
9. FASES DE LA AUDITORIA9.1. Preparación
Comprende la planificación de la auditoría; Preparación de la documentación
de trabajo; Definición de las tareas del equipo auditor; Preparación de los planes
de muestreo a realizar.
9.2. Ejecución
Comprende la notificación al auditado; Reunión de apertura de la auditoría;
Recogida de evidencias y observaciones; Examen; Supervisión y coordinación de
la auditoría; Reunión de clausura de la auditoría.
9.3. Informe de la Auditoría
Comprende la Importancia del informe; Preparación, contenido, formato y
características; Revisión, difusión y conservación.
9.4. Cierre de la Auditoría
Comprende la conclusión y acciones correctoras; Seguimiento de las acciones
correctivas; Registros de la auditoría.
9.5. Presentación de la Fase
Las auditorías del sistema son iniciadas siempre por el cliente, bien porque lo
necesita en un determinado momento, o bien porque están previstas en un
programa de auditoría aprobado previamente. El cliente definirá:
Alcance y Objetivos: Grado de profundidad o Normas y/o documentos.
Frecuencia: Exigencias especificadas, Exigencias reglamentarias,
Modificaciones importantes del sistema en: Gestión, Organización, Política
de calidad, Técnicas, Tecnologías: Conclusiones de auditorías anteriores y
Auditorías internas regulares.
Equipo de auditoría: La auditoría será asignada a un auditor calificado.
9.6. Iniciación de Auditoría.
Evaluación inicial
Verificar, en el marco del propio organismo, que el sistema de gestión
cumple continuamente los requisitos especificados y que está implantando.
Verificar, en el marco de una relación contractual, que el sistema de gestión
del suministrador satisface con continuidad los requisitos especificados y
que está implantado.
Hacer la evaluación, en el marco del propio organismo o empresa, de su
sistema de gestión con relación a una norma aplicable al mismo.
9.7. Alcance de la Auditoría:
Será el que se derive de las necesidades que impulsaron al cliente a pedir la
auditoría; el cliente, con ayuda del auditor, definirán el alcance de la auditoría y la
profundidad de la misma, especificando: Elementos del sistema de gestion, Puntos
afectados, Las actividades, Las normas o documentos con los que debe cumplir el
sistema de gestión del auditado.
10. INFORME DE LA AUDITORIA.
El Informe constituye la etapa final del proceso de Auditoria, en el mismo se
recogen todos los hallazgos detectados y el soporte documental para sustentar el
dictamen emitido. Este Informe es escrito siempre para terceros que constituyen
los clientes, independientemente del tipo de Auditoria que se realice, de ahí la
importancia concedida al mismo y a los requerimientos que debe cumplir. El
informe debe realizarse teniendo como referencia:
1. Objetivo de la auditoría
2. Alcance de la auditoría (incluyendo procesos, departamentos,
delegaciones, etc.)
3. Criterios de auditoría: Normas y Sistema de gestión ante los que
comparamos los hallazgos de auditoría.
4. Equipo auditor, con nombres, apellidos y figura que ocupa en el equipo.
5. Fechas y lugares en las que se realizó la auditoría
6. Hallazgos y evidencias de la auditoría: Es muy recomendable que la
exposición de los hallazgos y evidencias se hagan siguiendo el orden del
Sistema de Gestión y/o de las normas de aplicación, de forma que permita
una fácil identificación de los requisitos cumplidos o incumplidos.
7. Declaración del grado de cumplimiento de los criterios de auditoria
8. Plan de auditoria
9. Resumen del proceso de auditoría y obstáculos encontrados
10.Lista del representante del auditado.
11.Confirmación de cumplimiento de los objetivos de la auditoria
12.Áreas para las cuales no se realizo ejecuto la auditoria. ( áreas no
cubiertas)
13.Conclusiones sobre el Sistema auditado
14.Declaración del grado de cumplimiento del sistema auditado sobre los
criterios de auditoría
También se puede incluir en el informe:
o Un listado de distribución del informe de auditoría.
o La adecuación del plan de auditoría a la realización de la misma.
o Una declaración de confidencialidad de los auditores.
o Las acciones sin resolver entre auditores y auditados.
o Los planes de mejora ya establecidos.
o Los puntos fuertes del Sistema.
o Los problemas encontrados en el desarrollo de la auditoría (para
tener en cuenta en la próxima planificación de auditorías):
11.POR QUE CONSIDERA USTED IMPORTANTE LAS AUDITORIAS EN UN SISTEMA DE GESTIÓN.
Es recomendable realizar una auditoría para mantener un control regular sobre
la empresa u organización. Aunque a simple vista parezca un proceso engorroso,
la auditoría es una técnica fundamental para el desarrollo y crecimiento de
cualquier empresa, dado que le otorgará interesantes posibilidades de cambio y
perfeccionamiento
Las auditorías no deben verse como una experiencia temida y hostil. Más bien
deberían considerarse como parte de los esfuerzos realizados para mejorar
continuamente la calidad de un producto o servicio tanto interna como
externamente. Aunado a esto, es una herramienta estratégica que permite a la
dirección de una organización, determinar la adecuación, cumplimiento y eficacia
del sistema gestión presente en dicha organización. (LUIS GRAU)
.
La importancia de auditar una Sistemas de Gestión radica en que, a través de
este método se pueden generar pruebas objetivas de que el sistema se
encuentra implementado satisfaciendo todos los requisitos de la norma con la cual
se realizo. La auditoria es un instrumento de gestión que comprende una
evaluación sistemática, documentada, periódica y objetiva de la eficacia de la
organización, el sistema de gestión y los procedimientos destinados a la
protección de la empresa y organización, ya que a través de esta auditoría se da
confianza a la alta dirección y a los clientes, se pueden detectar problemas
operativos y a través de esto, promover oportunidades de mejora continua y
retroalimentación de las acciones correctivas.
Las auditorías de sistema de gestión, en general son de gran importancia para
el desarrollo de los procesos y elaboración de productos de todas las empresas,
ya que siguiendo la secuencia necesaria y cumpliendo con los estándares de
seguridad y calidad adecuados, se puede brindar productos o servicios de calidad
a todos sus clientes. (HECTOR FIGUERAS)
