Trato Directo

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Tabla de Contenidos

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Introducción

¿Qué es un trato directo o contratación directa?

¿Cuándo debemos usar el trato directo?

¿Qué pasos debemos seguir para efectuar una adquisición

mediante trato directo?

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IntroducciónDentro de los mecanismos de compra que se contemplan en el actual sistema de

adquisiciones del sector público, podemos encontrar el de Convenio Marco, la licitación

pública, la licitación privada y el trato directo.

En esta guía explicaremos cuáles son las principales características del sistema de

contratación mediante trato directo, cuándo utilizarlo y cuáles son los pasos a seguir para

contratar directamente.

Al igual que en el resto de los mecanismos de compra, en el caso

del trato directo, las órdenes de compra se deben emitir siempre

a través del sistema de información ChileCompra. El hecho de que

sea trato directo no significa que podamos comprar fuera del sistema.

Cerrado o Privado con cotización: Excepcionalmente sepermite a la entidad licitante seleccionar tres proveedores del rubro,selectivamente, con ciertos requisitos.

Abierto o Público con cotización: Esta debiese ser la prácticageneral, donde hacemos un llamado en el que cualquier proveedordel rubro podrá participar.

Sin cotización: : En este caso, compramos directamente a unproveedor previamente seleccionado.

Tipos deTrato Directo

(según el proceso)

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¿Qué es un Trato Directo o Contratación Directa?El trato directo es un procedimiento simplificado de contratación de un servicio o adquisición deun bien. En términos generales, no considera todos los requisitos y formalidades propios de unalicitación pública o privada.

Se trata de un mecanismo de compra que se usa de manera excepcional, cuando no es posibleusar el Catálogo Electrónico o la Licitación Pública. Y en este caso, requeriremos justificar

esta circunstancia en una resolución fundada.

Como veremos, el trato directo es un sistema de contratación donde, como práctica general, elllamado es abierto a todos los proveedores. En algunos casos excepcionales, que mencionaremosmás adelante, el sistema nos permite escoger selectivamente a los proveedores o enviardirectamente la orden de compra a uno que previamente hemos seleccionado.

Podemos distinguir tres grandes formas de trato directo, que ilustramos en la figura siguiente.

Es importante tener en cuenta que está prohibido fragmentar las

contrataciones con el objeto de alterar el sistema de contratación. Ello

significa que no podemos realizar las compras por partes, evadiendo

un determinado mecanismo de compra establecido en la ley.

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¿Cuándo debemos usar el Trato Directo?Como hemos venido señalando a través de estas guías, en especial la que se refiere a ladefinición del mecanismo de compra, el sistema de adquisiciones públicas privilegia quelas adquisiciones se realicen a través del Catálogo Electrónico de Convenios Marco y/omediante el mecanismo de licitaciones públicas.

Por lo tanto, la contratación o trato directo debe usarse en los casos referidos en el Art.8 de la Ley 19.886 de Compras Públicas y en el Art. 10 del Reglamentode dicha ley, que son los que a continuación señalamos:

Adquisición privada anterior sin oferentes: Estamos en presencia de unaadquisición que se hizo por licitación pública, pero en ella no se presentaroninteresados, por lo cual debimos recurrir en segunda instancia a una licitación privada enla cual tampoco hubo ofertas. En este caso la opción para resolver nuestra adquisición esel trato directo.

Por ejemplo, hemos licitado públicamente para adquirir un equipo altamente sofisticado,pero no ha habido oferentes en ese proceso. Hemos vuelto a realizar una licitación, estavez privada, sin que se hayan presentado nuevamente oferentes. Ante esto, debemos usarel trato directo, pues es el último mecanismo posible.

Remanente de una adquisición pública anterior: Se trata del caso en quedebemos contratar para realizar o bien para finalizar un contrato previo que se haya terminadoanticipadamente por incumplimiento u otras causales. En este caso, el remanente delcontrato anterior debe ser igual o menor a 1.000 UTM, para que podamos celebrar estecontrato por medio del trato directo.

Por ejemplo, tenemos un contrato previo para la adquisición de un sistema informático. Sinembargo, éste ha debido terminar anticipadamente por incumplimiento parcial. Lo que quedapor cumplir, podemos contratarlo por trato directo.

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Compras Urgentes: Se trata de casos de emergencias o imprevistos que nos obligana realizar una adquisición que no estaba previamente planificada, y que viene a satisfaceruna necesidad imperiosa e impostergable de nuestro servicio. Es fundamental que lacalificación de urgente de una determinada adquisición sea realizada por resolución fundadadel jefe superior de la entidad que contrata.

Por ejemplo, la rotura de un tranque producto de las lluvias invernales, nos obliga a contratarurgentemente un servicio de reparaciones.

Es importante tener en cuenta que la calificación indebida deuna situación como urgente o de emergencia, acarrea sanciones demulta de 10 a 50 UTM, aplicable al Jefe Superior del servicio. Porlo tanto, es necesario ser muy cuidadosos al calificar necesidadescomo urgentes.

Proveedor único: se trata del caso en que sólo existe un proveedor de un bien oservicio en el mercado, o bien el producto o servicio tiene características únicas. Por estarazón, no tiene sentido realizar procesos competitivos de cotización. Debe tratarse de unasituación objetiva, en la cual no existe otro proveedor que pueda brindarnos esa prestaciónque requerimos.

Por ejemplo, la división jurídica de nuestro servicio requiere suscribirse al Diario Oficial,que como sabemos, es editado exclusivamente por una sola empresa.

Convenios de servicios con personas jurídicas extranjeras: Se trata decontratar empresas extranjeras para la prestación de servicios que deban ejecutarse fueradel territorio nacional.

Por ejemplo, una de nuestras embajadas requiere contratar un sistema de servidor deInternet. Este servicio es prestado por una empresa extranjera (la del país donde está lamisión diplomática) y en el extranjero.

Naturaleza de la contratación: Nos enfrentamos aquí a contrataciones que porsu propia naturaleza hacen necesario recurrir al trato o contratación directa. Es decir, soncasos en que la lógica y el sentido común nos indican que el trato directo es el únicomecanismo posible y resulta, por tanto, indispensable usarlo. Aquí encontramos varioscriterios que debemos aplicar y que el Reglamento de la Ley de Compras Públicas estableceen el Art. 10 Nº 7.

Contrataciones en las cuales está involucrada la seguridad de autoridades y esnecesario contar con un proveedor discreto y de confianza.Por ejemplo, es necesario contratar un servicio de guardaespaldas para los líderesmundiales que asistirán a una Convención Internacional en Santiago. Es necesarioque este servicio lo provea una empresa que asegure la máxima discreción puesestá involucrada la seguridad de altos mandatarios nacionales e internacionales.

Prórroga de un contrato de suministro o contratación de servicios conexos respectode un contrato suscrito con anterioridad, siempre que el monto de esta prórroga nosupere las 1.000 UTM.Por ejemplo, cuando hemos celebrado previamente un contrato de suministro degas licuado que debemos prorrogar, por un monto inferior a 1.000 UTM.

Contratación financiada con gastos de representación, de conformidad a lasreglamentaciones presupuestarias correspondientes.Por ejemplo, necesitamos contratar un almuerzo que, conforme a la reglamentaciónpresupuestaria que nos rige, debe financiarse con gastos de representación.

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Por ejemplo, es necesario contratar un servicio para el levantamiento de mapas cartográficosen zonas fronterizas. Es un tema en el cual está involucrada la seguridad nacional, por locual podemos recurrir al trato directo.

Es recomendable invitar a aquellos proveedores extranjeros quetengamos y que podríamos requerir en el algún momento, a inscribirseen el sistema ChileCompra, a fin de agilizar el proceso de adquisicióncuando lo requiramos.

Servicios que revisten carácter confidencial: Estamos ante la necesidad decontratar servicios que, previamente determinados por Decreto Supremo, sean confidencialesya que su difusión podría afectar la seguridad o interés nacional.

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b)

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Consultorías en materias que se encomienden a un proveedor en consideración asus especiales facultades o características.Por ejemplo, nos encontramos ante la necesidad de contratar una consultoría enmateria de política satelital, la cual sólo puede ser encomendada a una empresaque tiene años de experiencia en la materia.

Contratación que sólo puede realizarse con proveedores que son dueños exclusivosde derechos de propiedad intelectual, industrial, de licencias o patentes.Por ejemplo, un servicio de salud requiere contratar un laboratorio para el desarrollode un medicamento. Este producto corresponde a una licencia exclusiva de esteproveedor, por lo cual debemos recurrir al trato directo para contratar con él.

Contrataciones de tal magnitud o confianza que obligan a recurrir a un proveedordeterminado, pues sólo éste garantiza confianza y seguridad. En este caso, debeestimarse y probarse fundadamente que no existen otros proveedores que otorguenesa confianza y seguridad.Por ejemplo, nuestro servicio requiere contratar una sala cuna para las madresque laboran en él. Aún habiendo varias sala cuna en el medio, sólo una en especiales capaz de garantizar confianza y seguridad suficientes, pues sus estándares decalidad, higiene y atención a los menores siempre han demostrado ser de confianzay, además, ser superiores a sus competidores. Esta circunstancia, que debe serjustificada en la correspondiente resolución, nos permite usar el trato directo.

Servicios accesorios (reposición o complementación de equipos compatibles conlos que han sido previamente adquiridos).Por ejemplo, hemos adquirido previamente un stock de computadores portátiles,los cuales requieren una ampliación de memoria y nuevos discos duros. Estaspiezas son complementarias a los equipos, por lo cual esta contratación puedehacerse por trato directo.

Contrataciones que, de ser conocidas públicamente mediante una licitación, puedanponer en serio riesgo su eficacia.Por ejemplo, nuestro servicio de salud requiere contratar un estudio de evaluaciónde los sistemas de higiene en los restoranes de la ciudad. En este caso, la eficienciadel estudio podría verse comprometida si se usara un proceso de contrataciónpúblico, por lo cual es mejor recurrir al trato directo con un proveedor. Para estosefectos, la publicidad es enemiga de la eficacia.

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Contrataciones iguales o inferiores a 100 UTM: A fin de hacer más expeditaslas adquisiciones que sean iguales o menores a 100 UTM se ha contemplado un sistemade contratación que puede ser público (abierto a todos los proveedores) o bien privado (elproceso aquí se restringe a tres proveedores a los que podemos invitar selectivamente encasos excepcionales).

Es importante que usemos, por regla general, el mecanismo públicoo abierto a todos los proveedores, pues ello permitirá contar concompras más transparentes y eficientes (menores precios y/o mayorcalidad). Otra ventaja adicional de realizar procesos abiertos es que,en caso de recibir una sola oferta acorde a nuestros requerimientos,podemos adjudicar a este único oferente.

Sin perjuicio de que se trata de un mecanismo de compra más expedito y sencillo, esindispensable que elaboremos términos de referencia claros y precisos, estableciendoclaramente los criterios de evaluación. Ello permitirá a los proveedores realizar ofertas demejor calidad, mejorando nuestro proceso de contratación.

Además, es requisito fundamental que justifiquemos el uso del trato directo mediante unaresolución fundada, que debemos publicar en el sistema dentro de las 24 horas siguientesa su dictación. En esta resolución debemos señalar que se trata de una adquisición igual oinferior a 100 UTM.

Recuerde que el plazo de 48 horas que se establece para lasadquisiciones menores a 100 UTM es un plazo mínimo, por lo cualpuede resultar conveniente ampliarlo, en la medida que sea necesario.Un plazo más amplio da tiempo para que más proveedores presentenofertas y que además estas sean mejores.

Además, evite imponer plazos que se cumplan durante fines desemana o que sólo dejen la opción de preparar la oferta en días nolaborales. Se trata de una práctica que tiende a disminuir el númerode oferentes y que además puede hacer presumir al mercado deproveedores que los procesos están previamente convenidos.

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¿Qué pasos debemos seguir para efectuaruna adquisición mediante Trato Directo?

No debemos olvidar que antes de usar este sistema de contratación o cualquier otro, esfundamental que tengamos bien definidos cuáles son nuestros requerimientos, cuál es nuestranecesidad y cuál es el producto o servicio que la satisface específicamente. Antes que todo,debemos saber qué es lo que necesitamos, para después plantearnos cómo lo adquiriremos.

Las actividades que será necesario realizar para las adquisiciones vía trato directo dependerándel tipo de trato, es decir, si es con o sin cotización. La siguiente figura ilustra las diferenciasy posteriormente detallamos cada una de estas actividades.

Para profundizar y aprender más sobre cómo definir los requerimientos,le recomendamos leer la guía de esta colección: DEFINICIÓN DEREQUERIMIENTOS.

Si tenemos dudas acerca del monto definitivo de la adquisición yéste podría ser superior a los 100 UTM, se debe recurrir al mecanismode licitación pública, pues así nos aseguramos de cumplir con la Leyy, además, usamos el mecanismo que garantiza la mayor transparencia.

Tipos deTrato Directo

Con Cotización(pública o privada) Sin Cotización

1. Determinar que estamos en las circunstancias reguladas

2. Redactar Términos de Referencia

3. Dictar una Resolución Fundada

4. Publicar la Resolución

7. Enviar Orden Compra (Elaborar Contrato)

6. Evaluar y Adjudicar

5. Cotizar (Llamado a ofertar)

¿Qué elementos básicos deben contener los términos de referencia?Unos términos de referencia claros y precisos, deben contener al menos:

Descripción detallada de las características del bien o servicio que requerimos: Estopermitirá que la oferta que nos hagan los proveedores sea concordante con nuestranecesidad.

Requisitos y condiciones de oferentes para que las ofertas sean aceptadas, queconsidera toda la documentación y antecedentes que se estimen necesarios acerca delos proveedores..

Mecanismos de consulta y/o aclaraciones, señalando a quién deben remitirse lasconsultas y los mecanismos para ello (foro, vía mail, telefónica, etc.).

Criterios de evaluación: Son fundamentales, así como el método que se usará paracomparar las alternativas, lo que implica establecer indicadores para los aspectos clavesque se desea evaluar y el modo en que se piensan calcular. Esto significa definir criteriosde evaluación objetivos y, por ende, medibles. Asimismo, la Ley establece que se debebuscar la oferta más conveniente y no atender sólo al factor precio. Estos factores adicionalespueden ser: experiencia, calidad técnica, costos de operación y mantenimiento, plazo deentrega, servicios postventa, garantías, etc.

Modalidad de pago del contrato, señalando el modo de cancelación de los pagos y lascondiciones para que éstos se efectúen.

Plazo de entrega del bien o servicio, señalando los períodos en que se requiere contarcon el bien o servicio contratado.

Lugar de entrega, señalando claramente dónde debe entregarse el producto o servicio.

Determinar que efectivamente nos hallamos en algunas de las circunstancias quela Ley 19.886 de Compras Públicas y su Reglamento establecen. Ello es de sumaimportancia, pues no debemos olvidar que el trato directo es un mecanismo excepcional.Siendo una decisión de alto contenido normativo, es indispensable consultar con el equipojurídico, de forma de asegurar la legalidad de la adquisición. Ello nos evitará incurrir enerrores que puedan ser objetados mas tarde por los órganos fiscalizadores.

Redactar términos de referencia: Pese a que estamos en presencia de unsistema de adquisiciones simplificado, esto no significa que podamos descuidar la calidadde nuestro proceso. Por eso, resulta fundamental que expresemos con claridad qué eslo que queremos comprar o qué servicio necesitamos contratar, lo cual se hace redactandotérminos de referencia claros y precisos.

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Ejemplo:

La Dirección de Aguas requiere contratar abogados para realizar un curso de

capacitación en derecho de aguas y reformas legales al sistema de regularización

de pozos. El presupuesto de la Dirección es menor a 100 UTM. Por lo tanto,

si la Dirección de Aguas autorizara esta compra excepcional en razón del monto

de la misma (menor a 100 UTM), entonces la resolución deberá citar el artículo

8 letra h) de la Ley 19.886 de Compras Públicas y los artículos 10 Nº 8 y 51

del Reglamento de dicha Ley.

Vistos: En esta parte debe hacerse referencia a las normas legales y administrativas queautorizan y regulan la decisión que se adopta por medio de la resolución.

Considerando: En esta parte se expresan los argumentos que se usan para tomar unadecisión en un sentido u otro.

Resuelvo: Esta es la parte decisoria de nuestra resolución, en donde tomamos unadecisión, en este caso la de autorizar el mecanismo de trato directo.

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Dictar una resolución fundada: Una vez que se ha determinado la concurrencia

de alguna de las circunstancias mencionadas, la entidad debe dictar una resoluciónfundada que autorice el trato o contratación directa. En esta resolución debemos exponerlas razones por la cual usaremos este mecanismo y acreditar la existencia de la o lascircunstancias que determina la Ley 19.886 de Compras Públicas.

Una resolución fundada es un acto administrativo, dictado por el Jefe Superior del Servicio,en el cual se resuelve una determinada cuestión exponiendo las razones y consideracionesque llevan a esa decisión.

Componentes de una resolución:

Publicar la resolución: Una vez dictada esta resolución, debe publicarse en el

sistema de información ChileCompra, especificando el bien o servicio que se trata de

adquirir. Esta resolución debe publicarse dentro de las 24 horas siguientes a sudictación. Por lo tanto, si dictamos una resolución un día lunes a las 16:00 hrs.,

debemos publicarla a más tardar antes de las 16:00 hrs. del día martes.

Cotizar: Salvo las excepciones que determina la Ley, cuando procedemos por trato

o contratación directa, se requiere un mínimo de tres cotizaciones previas. Estas

cotizaciones deben realizarse siempre a través del Sistema de InformaciónChileCompra y, por lo tanto, sólo a proveedores que estén inscritos en el sistema.En los casos contemplados en las letras c), d), f) y g) del Art. 8 de la Ley 19.886 deCompras Públicas, no es necesario contar con tres cotizaciones previas.

Esta cotización se lleva cabo cuando creamos la adquisición en el sistema, completandola ficha de adquisición y, por lo tanto, adjuntando los términos de referencia previamenteelaborados.

1. Sea específico en el nombre de la adquisición: evite utilizar números (ej.trato #433) o nombres muy genéricos (ej. curso), ya que ésta es la informaciónque reciben en su correo electrónico los proveedores y probablementemuchos de ellos no siguen revisando la información completa del sitio.

Además, es recomendable que cuando el producto o servicio sea para unazona particular, señalar esta información expresamente en el nombre. Porejemplo, “Curso Capacitación Reforma Familiar VI Región”.

2. Antes de publicar, revise que el rubro seleccionado en el “clasificador derubros” sea el correcto ya que, al igual que en el caso anterior, una malaclasificación reducirá significativamente el número de oferentes, pudiendoinclusive no presentarse ninguno.

En la mayoría de los casos, existirá un llamado a ofertarpara cotizar. En éstos es muy importante que:

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Sólo en los siguientes casos no es necesario contar con trescotizaciones:

Cuando se trata de compras urgentes.

Cuando existe un único proveedor del bien o servicio.

Cuando se trata de servicios confidenciales o que afectan la seguridado interés nacional.

Cuando la naturaleza de la adquisición haga indispensable recurriral trato directo.

Por lo general, al usar el trato directo, la orden de compra será laexpresión escrita del contrato que hemos celebrado con el proveedor.Sin embargo, es conveniente que aquellas adquisiciones de mayorcomplejidad sean igualmente reducidas a un contrato por escrito,además de la orden de compra.

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Enviar la Orden de Compra: Cuando hayamos seleccionado al proveedor

enviaremos la orden de compra por medio del sistema de información ChileCompra.

Esta orden de compra, en el mecanismo de trato directo, equivale a la resolución de

adjudicación, aún cuando para aumentar la transparencia es recomendable elaborar

una resolución más amplia que señale claramente los criterios por los cuales se optó

por adjudicar a un proveedor.

Evaluar y adjudicar: Una vez recibidas las ofertas, debemos proceder a la

evaluación de cada una de ellas, conforme a los criterios establecidos en los términos

de referencia. Así, adjudicaremos a la oferta más conveniente.

Finalmente, la información generada a través de las adquisiciones vía trato directo, nos sirvepara elaborar indicadores para tomar mejores decisiones, lo que nos permitirá ser cada vezmás eficaces, eficientes y transparentes.

Para profundizar y aprender acerca de la importancia de contar con unbuen contrato, le recomendamos leer la guía de esta colección:GESTIÓN DEL CONTRATO.

Para profundizar y aprender más sobre cómo definir indicadores,almacenar y utilizar información relevante sobre éste y otros mecanismosde compra, le recomendamos leer la guía de esta colección: GESTIÓNDE INFORMACIÓN DE COMPRA.