Trendrapport Collaborationraskere konkurransemessig reaksjonstid. De sosiale funksjonene kan være en del av en hvilken som helst digital kommunikasjon eller transaksjon. De kan være

TrendrapportCollaboration

2 TRENDRAPPORT COLLABORATION DUSTIN GROUP AB

Innhold

Oppsummering 3Innledning 4

Trender innenfor Collaboration 5

Kunnskap er noe vi deler 6Kunnskap skal være mer synlig og søkbar 7Collaboration med teamwork og prosjektarbeid 8Sosiale teknologier øker effektiviteten og arbeidsgleden 10Eksplisitte og implisitte signaler «nudging» kan øke effektiviteten 12Automatisering og effektivisering av kunnskapsarbeid med AI 13Business Intelligence (BI) 14Mer sentralisert og strømlinjeformet intern informasjon 15Samarbeid og integrasjon 16Sanntid, transparens og rask aksjon i forretningsmodellen 16Avsluttende 17

Kilder: Forrester, Gartner, Accenture, McKinsey Insights, Boston Consulting Group, PA Consulting, MIT, Harvard, Accenture, IDG Research, IDC, Microsoft, Oracle, Deloitte Digital, Forbes, Saatchi, DI.


Oppsummering

Den klassiske måten å arbeide på er i rask forandring. Store endringer i arbeidsstyrken, økt mobilitet, akselererende teknologiske muligheter og rask digitalisering betyr at alle bedrifter må overveie om oppsettet deres for «collaboration» støtter den nye virkeligheten. Digital disruption, mer flytende arbeidsforhold og mindre tilhørighet til arbeidsplassen, adopsjon av AI (kunstig intelligens), mangel på talenter og høye krav til omstilling og effektivitet er virkeligheten. Det stiller nye krav til både bedrifter og medarbeidere, og ikke minst til de IT-verktøyene og det IT-oppsettet som best kan støtte de nye betingelsene. Og fremtiden? Den er her allerede.


«Collaboration» betyr samarbeid. Det å arbeide sammen, og måten vi samarbeider på og deler kunnskap på, er i forandring. Nye teknologier, gig-økonomi,

automatiseringsrevolusjonen og endrede forventninger fra både kunder og yngre generasjoner av medarbeidere, er i ferd med å endre den måten vi utfører arbeidet vårt på.

Innledning


Trender innenfor Collaboration


Det er en utvikling i gang der kunnskap er noe vi deler fremfor noe vibeskytter. Tidligere var kunnskap ensbetydende med makt, vi arbeidet i hierarkiske nettverk og strukturerte kunnskapen vår hierarkisk i filarkiver, og det var en tendens til at man satt på «egen kunnskap». Men en smidig arbeidsmåte krever at kunnskapen til

ansatte (og bedriften) blir mer synlig og søkbar for alle. Det er en utvikling som særlig yngre generasjoner bidrar til å fremme. Millennials og generasjon Z har en helt annen holdning til kunnskap enn tidligere generasjoner. De er søkeorienterte, de deler kunnskap aktivt, og de markedsfører seg faktisk ved å dele kunnskap og informasjon.

Vi ser en form for demokratisering av kunnskap, som gjerne skal avspeile seg i bedriftens IT-verktøy og prosesser.

- Lars Hejn Kristensen, Dustin

Kunnskap er noe vi deler


Når kunnskap blir mer synlig, blir den også mer verd, fordi flere kan få glede av den. Med nye apper og teknologier er det mulig å synliggjøre både kunnskap og kompetanse internt på tvers av hele virksomheten. Det er mulig å få kunnskap opp til overflaten, kunnskap som tidligere har skjult seg i individuelle e-poster eller i eldre filarkiv. Det er mulig å gjøre dokumenter «intelligente» på samme måte som vi kjenner fra e-handel.

Etter hvert som informasjon blir mer synlig og tilgjengelig for alle, blir det også mer synlig hvordan team og enkeltpersoner presterer på sine oppgaver og prosjekter. Det kan skape mye større ansvar i de

Kunnskap skal være mer synlig og søkbar

«Komplementære varer», «Relaterte varer» og «Andre kunder kjøpte også» er uttrykk for en metode som benytter seg av relasjoner og innhenting av kunnskap.

På samme måte kan vi få hjelp til – helt automatisk – å få informasjon om dokumenter, prosjekter og ev. kollegers prosjekter som kan hjelpe oss med oppgavene vi er i gang med.

respektive teamene og påvirke effektiviteten til selskapet positivt. En viktig praksis i high-impact leadership er nettopp når virk somheten kan sette klare mål for beslutninger og tydelig kan måle dem.

For eksempel har Microsoft en app som lar deg finne dokumenter, kunnskap og kompetanse i hele organisasjonen som vil være relevante for deg med tanke på de oppgavene og prosjektene du arbeider med.



Etter hvert som arbeidsplassen blir enda mer digital, begynner de ansatte å samarbeide og kommunisere på helt nye måter. Klassisk vekstskapende informasjon må gi etter for nye metoder og verktøy. Det er behov for å jobbe på tvers av naturlige arbeidsgrupper internt i bedriften og ofte på tvers av flere

Collaboration med teamwork og prosjektarbeid

bedrifter. Ledende bedrifter lar team og enkeltpersoner møtes, utveksle informasjon på en oversiktlig måte og muligheten til enkelt å forflytte seg fra team til team avhengig av oppgaven. Dette krever knirkefri teknologi og evnen til å bevege seg raskt mellom team.

Ansattes evne til å kunne bevege seg raskt og smidig mellom team er allerede i dag en kritisk suksessfaktor for høytytende selskaper.

- Deloitte


Graden av samarbeid i team, enten det er internt i bedriften eller på tvers av flere virksomheter, vil bare øke i takt med kravet om rask og effektiv problemløsning og innovasjon. Verktøy for effektivt samarbeid kan skape både lettere, klarere, mer overbevisende og mer effektiv kommunikasjon, utover at det også kan spare tid og penger til reiser. For eksempel kan ansatte bruke Shared Whiteboards,

Samtidig viser studier at kunnskapsarbeidere foretrekker nyere kommunikasjonsverktøy, spesielt direktemeldinger, i stedet for f.eks. klassiske e-postmeldinger eller team-arbeidsplasser. I tråd med denne trenden

som fungerer bra til uformelle diskusjoner eller brukes til designprosesser innen grafikk, prosjektering, visualiseringer eller publiseringsløsninger. Videokommunikasjon og chattefunksjoner i sanntid innenfor en gruppe eller beslutningsstøtteprosesser der man kan brainstorme, analysere ideer, vurdere eventer og sannsynligheter eller stemme om noe, kan virkelig bidra til et produktivt samarbeid.

ser Forrester at klassiske intranett prosjekter sliter med å få fotfeste. Ansatte synes de ganske enkelt ikke er relevante lenger, og de synes det er vanskelig å etterkomme de nye kravene.

Forrester undersøkte flere hundre Microsoft-kunder i sju land, som alle hadde implementert de nyeste Office 365-produktene og plattformene. Kundene hadde en gjennomsnittlig tilbakebetaling på 16 måneder av investeringen og en gjennomsnittlig avkastning på 112 % over 3 år.

- Microsoft


Sosiale teknologier er mye mer enn et forbrukerfenomen. De forbinder mange organisasjoner internt og rekker i stigende grad også utover organisasjonen. I disse omgivelsene utføres i dag mer og mer

forretningsvirksomhet. Fra tidligere under-søkelser vet vi at ansatte bruker omlag 60 % av tiden på å lese, svare på e-poster og samarbeide med kolleger.

Sosiale teknologier øker effektiviteten og arbeidsgleden

Ansatte kan bli opptil 25 % mer effektive ved å bruke sosiale teknologier.

- McKinsey


Den globale leverandøren av IT-tjenester, Atos, har som mål å booste de ansattes produktivitet ved å erstatte e-post med en «sosial plattform for samarbeid og networking», og Kraft Foods har investert i en sosial teknologiplattform som støtter «mikro-blogging», content-tagging samt utvikling og vedlikehold av spesialiserte grupper, f.eks. priseksperter. Det har ført til økt kunnskapsdeling,

Ansatt-tilfredsheten økte med 20 % i bedrifter som internt har installert sosiale teknologier.

- McKinsey

kortere produktutviklingssyklus, og en raskere konkurransemessig reaksjonstid. De sosiale funksjonene kan være en del av en hvilken som helst digital kommunikasjon eller transaksjon. De kan være innebygd i produkter, markeder eller forretningssystemer. Brukere kan «like» produkter eller egenskaper, de kan registrere hva de «ønsker», noe som kan bidra til økt engasjement.


«Jeg ønsker å arbeide på denne presentasjonen i en time nå, og jeg vil ikke bli forstyrret», er veldig tydelig og lett å forstå for maskinen. Det er vanskeligere med implisitte signaler. Google eksperimenterer med diskré beskjeder som «Hei, du har

Eksplisitte og implisitte signaler, «Nudging», kan øke effektiviteten

tatt deg en liten tur til drømmeland. Vil du tilbake?» Denne formen for «nudging» kan bidra til å bevare effektiviteten. Også Microsoft utforsker hvordan man kan bruke kunstig intelligens (AI) til «nudging» av brukerne.

Jeg får mulighet til å få et bilde av når og hvor jeg utfører forskjellige typer opp gaver, hvem som sitter med lignende oppgaver, og hvilke dokumenter som kan være relevante for den igangværende oppgaven med noen verktøy i Office 365.



I dag høster de mest konkurransedyktige bedriftene allerede fordeler av kunstig intelligens (AI), hvor de raskt kan lese innsikt fra kundedata, lett kan finne en

Den nyeste utviklingen innenfor den måten maskiner forstår språk og kontekst på, betyr at datamaskiner kan søke informasjon og meningsmønstre raskere enn noe menneske er i stand til. F.eks. skannet en datamaskin før en prøverettssak over 500 000 mill. dokumenter og fant 0,5 % som kunne ha betydning for saken. Datamaskinen brukte bare 3 dager på arbeidet, i motsetning til et team av advokater, som ville brukt flere uker. Maskiner er også blitt dyktige til å

viktig e-postkorrespondanse i en overfylt innboks, eller de får hjelp til å styre møter og arrangementer.

strukturere basisinnhold av rapporter og til å generere markedsførings- og finansmateriale ved å skanne dokumenter og data.

Denne utviklingen er interessant fordi den betyr at det vil skje et skifte for mange typer medarbeidere. F.eks. vil andelen av front office-ansatte som bruker «conversational analytics» og «natural language processing» (NLP) stige til 50 % i 2021, ifølge Gartner.

I Microsofts Office 365 finnes f.eks. en AI-funksjon, Time to Go, som analyserer trafikk i sanntid og eventinformasjon, slik at du ikke kommer for sent.

- Jesper Jensen, Dustin

Automatisering og effektivisering av kunnskapsarbeid med AI


Når bedriften samler sine data sentralt, kan de også bli mer verd fordi de kan analyseres på tvers i sin helhet. For å kunne bruke data som en aktiv kilde til utvikling av virksomheten (BI, Business Intelligence), kreves det at data er samlet og ensrettet for å gi et mest korrekt og troverdig bilde. Jo

Business Intelligence (BI) blir bedre med AI

mer historikk, jo bedre. Når data samles og effektiviseres, blir det mulig (f.eks. via AI) å se mønstre og utnytte synergier. Men det er også mulig å være mer kreativ. F.eks. ved å kunne analysere og rapportere data i sanntid og derfor kunne reagere raskt og effektivt på komplekse og utfordrende situasjoner.


Mer sentralisert og strømlinjeformet intern informasjon

For store informasjonsmengder som fører til overfylte innbokser, filarkiver, mange versjoner av dokumenter og konstante push-meldinger er på vei ut som effektive verktøy, fordi de forårsaker stress, avbrytelser og for mange gjenbesøk av gammel informasjon. Effektive arbeidsflyter krever i økende grad en samlende plattform der ansatte

En sentralisert samling av data (vekk fra individuelle e-poster, dokumenter eller chattetråder) gjør bedriften mindre sårbar for å miste viktig informasjon når for eksempel ansatte forlater bedriften. Nye teknologier kan sikre at det blir lettere å

kan arbeide i sanntid med dokumenter og planer og samtidig konsolidere prosjekter og relevant informasjon. Dette sikrer også at viktig informasjon og utveksling ikke forekommer i private meldinger som e-post eller Messenger, og bedriften unngår at viktig kunnskap går tapt.

styre tilgangen til dokumenter og filer, også selv om de er lastet ned til enkelte enheter. Nye ansatte vil også raskt kunne onboardes og fort få et godt innblikk i prosjekter og informasjon når selskapets data blir gjort enkle, sentralt tilgjengelige og søkbare.

I gjennomsnitt bruker en ansatt hele 20 % av arbeidstiden på å lete etter intern informasjon, og 87 % av alle ansatte mener at lederne kommuniserer ineffektivt.

- McKinsey


Bedriftene vil utvikle en mer flytende tilgang til hva som befinner seg innenfor virksomheten, og hva som er utenfor virksomheten (BCG). Grensen mellom ansatte, leverandører, kunder og samarbeidspartnere blir mer flytende. For optimalt samarbeid og

I den digitale tidsalder er sanntids-informasjon, øyeblikkelige opplysninger og rask problemløsning i ferd med å bli helt grunnleggende forventninger fra kunder og profesjonelle innkjøpere. Samlet sett vil dette tvinge bedrifter til å tenke nytt om én eller flere av sine forretningsmodeller. Ledere vil få

informasjonsutveksling er det avgjørende at det fungerer internt i bedriften, men like viktig at det fungerer eksternt på tvers av team fra forskjellige bedrifter og communities. Bedriftens rolle vil skifte fra å være en som kontrollerer en ressurs til en som legger til rette for et økosystem.

behov for å oppnå større åpenhet i bedrifter og få rask respons på kjernekompetanse. Forretningsmodeller som er bygd på åpenhet og reaksjonsevne vil kunne tilfredsstille kundene, og samtidig gjøre bedriften mer smidig, innovativ og troverdig overfor alle interessenter.

I løpet av de neste ti årene vil 70 prosent av bedriftene forsøke å transformere seg digitalt, men bare 30 prosent vil lykkes.

- John Chambers, tidligere administrerende direktør i Cisco, 2019

Samarbeid og integrasjon

Sanntid, åpenhet og rask reaksjon i forretningsmodellen


For de fleste bedrifter er det rett og slett ikke mulig å se utviklingen innenfor IT. Verken IT-sjefen eller IT-ansatte har muligheten til å forstå alt. Samtidig blir IT også mer og mer forretningskritisk. IT inngår i hele virksomheten og har gått fra å være en isolert stabsfunksjon til en viktig ressurs for å støtte bedriftens virksomhet i hele

Avsluttende

verdikjeden. IT skal gjøre det mulig for bedriftens å drive virksomhet, støtte de ansatte til å være verdifulle, produktive og kreative og kunne bidra til den digitale transformasjonen i bedriften. Det er en ny rolle for mange IT-sjefer, og den kan være utfordrende.

Kundene våre trenger en forretningsrådgiver som sparrer med dem i stedet for å snakke om teknologi, bits og byte. De ønsker at vi hjelper dem med å skape mer verdi ut av IT. Derfor er våre inspirasjonsworkshops svært populære.

- Jesper Jensen, Dustin

Dustin er en førende onlinebaseret IT-partner i Norden og Nederlandene. Virksomheden tilbyder IT-produkter med tilhørende tjenester og løsninger til virksomheder, den offentlige sektor og privatpersoner med fokus på små og mellemstore virksomheder. Dustin fungerer som et link mellem producenternes store udvalg og kundernes behov. Virksomheden tilbyder cirka 255.000 produkter og tjenester, og Dustins medarbejdere hjælper kunderne med at finde den rette løsning.

Dustin har mere end 1.800 medarbejdere. Omsætningen i virksomhedsåret 2018/19 endte på ca. 12,5 mia. SEK. Mere end 90 procent af Dustins indtægter kommer fra businessmarkedet. Dustin Group har været børsnoteret på Nasdaq Stockholm siden 2015 og har hovedkontor i Nacka, Stockholm.

Documents

Trendrapport Collaborationraskere konkurransemessig reaksjonstid. De sosiale funksjonene kan være en del av en hvilken som helst digital kommunikasjon eller transaksjon. De kan være