Embed Size (px)
Citation preview
Hướng dẫn sử dụng 1 / 13
TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM
TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Hệ thống quản lý suất ăn cho cơ quan tập đoàn EVN
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
Mã hiệu dự án: QA_14007_QLSUATAN
Mã hiệu tài liệu: QA_14007_QLSUATAN_HDSD
Hà Nội, 10/2014
Hướng dẫn sử dụng 2 / 13
LỊCH SỬ THAY ĐỔI
Ngày tháng Phiên
bản/Revision
*A,
M, D Mô tả Người thực hiện
10/10/2014 1.0 A Trần Hồng Ngân
* A: Khởi tạo mới; M: Thay đổi; D: Xóa
Hướng dẫn sử dụng 3 / 13
Trang ký
Người lập: Trần Hồng Ngân
Chuyên viên
Người kiểm tra: Nguyễn Minh Đức
Tổ trưởng
Người phê duyệt: Phan Thế Đại
Trưởng phòng
Hướng dẫn sử dụng 4 / 13
MỤC LỤC
1. GIỚI THIỆU ................................................................................................................ 5
1.1. Nguyên lý hoạt động của hệ thống ........................................................................ 5
1.2. Các chức năng chính của hệ thống......................................................................... 5
1.2.1. Phần mềm Xem/Đăng ký/Thông báo Hủy suất ........................................... 5
1.2.2. Quẹt thẻ, lấy phiếu ăn khi đến ăn tại nhà ăn ................................................ 6
1.2.3. Chức năng hỗ trợ công tác quản lý .............................................................. 7
1.3. Các tính năng khác liên quan đến suất ăn .............................................................. 7
1.4. Một số quy ước và quy định .................................................................................. 7
1.5. Các thuật ngữ và từ viết tắt .................................................................................... 8
2. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG ĐỐI VỚI NGƯỜI ĂN ..................................................... 9
2.1. Đăng nhập hệ thống ............................................................................................... 9
2.2. Cập nhật đăng ký hoặc huỷ suất ăn cho cá nhân ................................................... 9
2.3. Cập nhật đăng ký hoặc hủy suất ăn trong bộ phận .............................................. 11
2.4. Xem danh sách tin tức .......................................................................................... 12
2.5. Xem chi tiết tin tức ............................................................................................... 12
2.6. Quẹt thẻ nhận phiếu ăn tại Nhà ăn ....................................................................... 13
3. THÔNG TIN HỖ TRỢ .............................................................................................. 14
Hướng dẫn sử dụng 5 / 13
1. GIỚI THIỆU
1.1. Nguyên lý hoạt động của hệ thống
- Định kỳ hàng ngày, hàng tuần các Cá nhân/Bộ phận/Phòng ban đăng ký suất ăn hoặc
thông báo hủy suất ăn trong từng ngày cho các CBCNV thuộc Bộ phận của mình trước
một thời điểm quy định. Việc đăng ký được thực hiện ngay trên phần mềm qua giao diện
web kết nối Internet.
- Từ số liệu đăng ký suất ăn của CBCNV, Bộ phận quản lý suất ăn của nhà ăn có thể chuẩn
bị suất ăn sát với thực tế đăng ký, tránh gây lãng phí thức ăn.
- Cán bộ nhân viên khi đến nhà ăn cần phải quẹt thẻ để xác nhận việc đăng ký suất ăn đã
được thực hiện (chấm công suất ăn). Trường hợp thẻ đã được đăng ký trên hệ thống thì
thiết bị sẽ phát ra các tín hiệu (đèn nháy hoặc có âm thanh) thông báo việc xác nhận suất
ăn là hợp lệ và in ra phiếu ăn. Nhờ đó, hệ thống giúp nhà ăn quản lý được người đến ăn
và theo dõi tình trạng ăn thực tế của mọi người.
- Khi có yêu cầu báo cáo, thống kê các suất ăn đã ăn trong ngày/tuần/tháng hoặc theo một
khoảng thời gian, Cán bộ quản lý suất ăn có thể thực hiện thao tác tạo báo cáo trên phần
mềm. Các báo cáo cũng giúp hỗ trợ Cơ quan Tập đoàn trong công tác thanh quyết toán
tiền ăn hàng tháng thực tế . Dữ liệu suất ăn trên cơ sở dữ liệu được bảo mật.
1.2. Các chức năng chính của hệ thống
1.2.1. Phần mềm Xem/Đăng ký/Thông báo Hủy suất
- CBCNV và cán bộ quản lý nhà ăn truy nhập vào phần mềm thông qua địa chỉ trang web
http://nhaan.evn.vn (cho phép truy nhập qua Internet) bằng tài khoản đã được quản trị cấp
quyền.
- Mặc định tài khoản (tên đăng nhập và mật khẩu) của CBCNV trong cơ quan EVN giống
với tài khoản email cá nhân đang có, tức Tên đăng nhập có định dạng EVND1\Username
(Ví dụ EVND1\LAMVQ). Đối với CBCNV chưa có tài khoản này thì đề nghị thông báo
lại với VP Tập đoàn tổng hợp yêu cầu EVNIT thiết lập. Đối với các trường hợp đặc biệt
như cán bộ quản lý nhà ăn không thuộc Cơ quan EVN thì gửi yêu cầu cho EVNIT thiết
lập tài khoản riêng.
- Sau khi truy nhập vào trang web, CBCNV có thể xem được trạng thái đăng ký suất ăn (và
số lượng suất ăn) ở các ngày trong tháng, hoặc bất kỳ một tháng nào trong năm. Nếu lần
Hướng dẫn sử dụng 6 / 13
đầu tiên truy nhập vào hệ thống (và chưa ủy quyền cho ai khác thay đổi thông tin đăng
ký/hủy suất ăn) thì mặc định các ngày đều đã được đăng ký 1 suất ăn trưa.
- CBCNV có thể thay đổi thông tin đăng ký (ví dụ thay đổi số lượng suất ăn) hoặc thông
báo hủy suất ăn của các ngày tiếp theo. Có một số lưu ý như sau:
o Theo quy định của nhà ăn, CBCNV chỉ được phép thay đổi thông tin đăng ký suất
ăn của mình ngày tiếp theo trước thời điểm 14:00 của ngày hiện tại.
o Trong khoảng thời từ 14:00 chiều hôm nay đến 12:00 trưa hôm sau, nếu CBCNV
có nhu cầu đăng ký lại suất ăn (do trước đó đã lỡ hủy) hoặc bổ sung thêm số suất
ăn thì yêu cầu sử dụng chức năng đăng ký suất ăn phát sinh, và yêu cầu số lượng
suất đăng ký tối đa bằng tổng số suất dự phòng còn lại trong hệ thống.
o Trong một bộ phận (Ban của Cơ quan Tập đoàn) có thể cử ra một đại diện để thực
hiện công tác cập nhật đăng ký, thông báo hủy suất của mọi người trong Ban trên
phần mềm này.
1.2.2. Quẹt thẻ, lấy phiếu ăn khi đến ăn tại nhà ăn
- CBCNV khi đến ăn trưa tại nhà ăn phải mang theo thẻ CBCNV và quẹt thẻ vào đầu đọc
thẻ, sau đó lấy phiếu ăn (phiếu ăn được in ra sau khi quẹt thẻ). Trong thời gian chạy thí
điểm, có 2 thiết bị đọc thẻ được bố trí ở hai bên phía trong cửa ra vào.
- CBCNV chuyển phiếu ăn cho cán bộ cấp thức ăn.
- Các trường hợp ngoại lệ, đề nghị CBCNV gặp trực tiếp cán bộ quản lý nhà ăn hoặc và
cán bộ hỗ trợ vận hành hệ thống trực tại quầy ở cửa ra vào.
- Bố trí các khu vực tại nhà ăn:
o Khu vực quẹt thẻ và lấy phiếu ăn: Thiết bị đọc thẻ và in phiếu ăn được đặt tại
các cửa ra vào của nhà ăn tầng 33 (hay gần phía đề khay đựng thức ăn), CBCNV
xếp hàng và quẹt thẻ rồi lấy phiếu ăn được in ra. Tại đây cũng máy tính kết nối
với hệ thống để giúp cán bộ quản lý có thể theo dõi các thông tin; Xử lý các tình
huống ngoại lệ.
o Khu vực căng tin (lấy cơm): CBCNV đưa phiếu ăn cho nhân nhà bếp để lấy cơm
và đồ ăn.
o Khu vực quản lý: là máy tính có kết nối Internet để cán bộ nhà bếp có thể xem
thông tin kịp thời, thực hiện viẹc thống kê, xuất báo cáo việc cung ứng suất ăn.
- Một số vấn đề cần lưu ý:
Hướng dẫn sử dụng 7 / 13
o Mỗi lần quẹt thẻ, hệ thống sẽ in ra 1 phiếu ăn. Khi số suất ăn của cá nhân đã được
in hết thì máy sẽ không in thêm phiếu nữa và có thông báo trên màn hình cho
người xem.
o Chỉ các suất ăn có đăng ký mới được in ra phiếu ăn. Các suất đăng ký phát sinh
thành công cũng được in phiếu ăn.
o Trường hợp CBCNV chưa có mã thẻ trong hệ thống, bộ phận vận hành sẽ thực
hiện phối hợp để cập nhật mã thẻ trong lần đầu quẹt thẻ.
1.2.3. Chức năng hỗ trợ công tác quản lý
- Đối với cán bộ quản lý nhà ăn hoặc quản trị, sau khi đăng nhập vào hệ thống sẽ có thể
xem được các thông tin sau:
o Thống kê số suất ăn đã đăng ký trong ngày tiếp theo (chốt trước 14h chiều); hoặc
thống kê theo các ngày trong tháng.
o Thống kê được số suất ăn đăng ký phát sinh (đã được đăng ký sau thời điểm quy
định).
- Ban quản lý tòa nhà in mẫu phiếu chốt số lượng đăng ký suất ăn (đăng ký đúng thời gian
quy định) để thống nhất và ký duyệt với bộ phận quản lý bếp ăn.
- In các báo cáo, thống kê để chốt duyệt giữa các đơn vị liên quan (ký duyệt chốt số lượng
suất ăn đăng ký ngày tiếp theo, ký duyệt thanh quyết toán tiền ăn,…)
1.3. Các tính năng khác liên quan đến suất ăn
- Theo dõi menu bữa ăn hàng ngày (đang phát triển)
- Gửi ý kiến góp ý về dịch vụ nhà ăn
- Đăng ký suất ăn qua các thiết bị di động, máy tính bảng, iphone, ipad (đang phát triển)
1.4. Một số quy ước và quy định
- Đăng ký đúng quy định: Là đăng ký/hủy các suất ăn ngày tiếp theo trước 14:00 ngày hiện
tại. Sau thời điểm 14:00, CBCNV không thể thay đổi được trạng thái đăng ký suất ăn của
ngày tiếp theo này nữa. Ví dụ: đứng ở thời điểm 15:00 ngày hôm nay là 28/10, thì không
thể thay đổi được số đã đăng ký trong hệ thống. Tuy nhiên, nếu muốn đăng ký bổ sung
(lý do trước đo đã lỡ hủy suất, hoặc muốn bổ sung thêm số suất ăn) thì yêu cầu CBCNV
đăng ký bổ sung phát sinh.
- Đăng ký phát sinh: Đứng ở một thời điểm sau 14:00 ngày hiện tại (ví dụ 15:00 ngày
28/10) thì người ăn được phép đăng ký bổ sung số lượng suất ăn của ngày 29/10, và
thông tin đăng ký này có thể thay đổi được cho đến 12:00 ngày tiếp theo (29/10). Số
Hướng dẫn sử dụng 8 / 13
lượng suất cho phép đăng ký thêm không được vượt quá tổng số lượng dự phòng so với
số đã đăng ký trước 14:00.
a. Trong trường hợp gặp sự cố về thiết bị hoặc cần phải xác nhận tình trạng suất ăn, đơn vị
quản lý suất ăn có thể in danh sách ra để người nào ăn thực tế thì ký xác nhận; sau đó cập
nhật vào hệ thống.
b. Các trường hợp ngoại lệ trong thực tế mà hệ thống chưa hỗ trợ sẽ cần phải có sự quyết
định của cán bộ quản lý nhà ăn.
c. Nguyên tắc thanh toán tiền giữa Tập đoàn và nhà bếp:
- Nếu “Tổng số đăng ký” > “Số ăn thực tế” thì thanh toán cho nhà ăn theo “Tổng số đăng
ký”.
- Nếu “Tổng số đăng ký” < “Số ăn thực tế” thì thanh toán cho nhà ăn theo “Số ăn thực tế”.
d. Một số quy ước:
- “Số suất ăn theo tiêu chuẩn”: là tổng số suất ăn được đăng ký mặc định với số lượng 1
suất/1 CBCNV, hay là tổng số CBCNV được khởi tạo suất ăn lần đầu theo quy định của
tập đoàn.
- “Tổng số đăng ký”: Tổng số suất đăng ký trong một ngày theo đúng thời gian quy định
(đăng ký trước 14:00 ngày trước đó).
- “Số hủy”: Tổng số CBCNV có số lượng suất ăn đăng ký trong ngày = 0 hoặc trạng thái
của ngày ăn đã được hủy.
- “Số đăng ký thêm so với chuẩn”: là mức chênh lệch giúa “Tổng số đăng ký” và “Tổng số
theo tiêu chuẩn”. Số này có thể âm hoặc dương tùy theo số đăng ký thực tế trên hệ thống,
vì mỗi CBCNV được phép đăng ký số suất lớn hơn mặc định 1.
- “Số ăn thực tế” là số lượng quẹt thực tế (có trạng thái đã ăn). Số ăn thực tế đã bao gồm
các suất ăn phát sinh được đăng ký trong nhóm suất dự phòng.
1.5. Các thuật ngữ và từ viết tắt
[Phần này sẽ liệt kê định nghĩa của các khái niệm, thuật ngữ ..…]
Thuật ngữ Định nghĩa Ghi chú
Hướng dẫn sử dụng 9 / 13
2. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG ĐỐI VỚI NGƯỜI ĂN
2.1. Đăng nhập hệ thống
- Trước khi thực hiện, người dùng cần đảm bảo đã có tài khoản trong domain (miền) của
EVN (cũng chính là tài khoản email trong miền EVN, ví dụ EVND1\DAIPT), hoặc một
tài khoản đã được bộ phận quản trị phần mềm quản lý suất ăn cung cấp. Trong trường
hợp chưa có 2 loại tài khoản trên, đề nghị gửi yêu cầu đến bộ phận quản trị để được cung
cấp.
- Người dùng sử dụng máy tính có kết nối Internet hoặc Intranet, truy nhập địa chỉ trang
web http://nhaan.evn.vn; đăng nhập trang web bằng tài khoản đã có.
o Ví dụ: Email của người dùng là : tên người dù[email protected]
o Khi đó tài khoản đăng nhập của người dùng là: evnd1\tên người dùng
o Mật khẩu là mật khẩu email
Hình 1: Trang đăng nhập
2.2. Cập nhật đăng ký hoặc huỷ suất ăn cho cá nhân
- Sau khi đăng nhập thành công thì cửa sổ màn hình quản lý suất ăn như dưới, cho phép
xem thông tin tình trạng suất ăn, số lượng đăng ký,.. của từng ngày.
Hướng dẫn sử dụng 10 / 13
Hình 2: Trang xem trạng thái đăng ký ở các ngày trong một tháng
- Nếu muốn cập nhật thay đổi tình trạng đăng ký suất ăn của cá nhân ở các ngày, thì người
dùng có thể thực hiện theo các cách sau đây:
- Cách 1: thay đổi tình trạng đăng ký của một ngày:
o Nhấn vào nút “Thay đổi” tại ngày bạn quan tâm
o Sau đó thực hiện thay đổi tình trạng đăng ký tại ngày đó, như thay đổi số lượng,
hủy (về 0),… và ghi dữ liệu.
Hình 3: Nhấn chọn để thay đổi thông tin đăng ký
- Cách 2: để thay đổi đăng ký nhiều ngày trong một tháng:
o Nhấn vào menu “Cập nhật đăng ký của bạn”.
o Thực hiện thay đổi số lượng ở các dòng tương ứng các ngày cần thay đổi rồi lưu
dữ liệu.
Hướng dẫn sử dụng 11 / 13
Hình 4: Trang thay đổi đăng ký nhiều ngày trong một tháng
2.3. Cập nhật đăng ký hoặc hủy suất ăn trong bộ phận
- Thực hiện cập nhật đăng ký cho những người trong cùng phòng/ban (nếu bạn là người
được ủy quyền đại diện đăng ký):
o Chọn menu “Quản lý đơn vị”, một cửa sổ mới như dưới đây hiển thị danh sách
các CBCNV trong đơn vị.
o Nhấn chuột vào từng CBCNV cần cập nhật đăng ký hoặc hủy suất ăn.
Hình 5: Trang danh sách CBCNV trong đơn vị
Hướng dẫn sử dụng 12 / 13
o Và thực hiện tiếp các bước tương tự như mục 2.2 (Hình 2, Hình 3, Hình 4)
2.4. Xem danh sách tin tức
Người sử dụng chọn vào mục tin tức tương ứng → hệ thống hiển thị trang danh sách tin tức gồm
các thông tin sau:
- Danh sách tin tức
- Ngày đăng tin
- Hình ảnh
- Tiêu đề tin
- Mô tả ngắn gọn
- Ô chọn trang (Phục vụ phân trang danh sách)
- Danh sách tin sắp xếp theo thứ tự giảm dần của ngày đăng
- Người sử dụng chọn vào tiêu đề tin để xem chi tiết tin tương ứng → Mô tả tại mục 2.5
2.5. Xem chi tiết tin tức
- Người sử dụng chọn vào tiêu đề tương ứng trên danh sách tin → Hệ thống hiển thị trang
chi tiết tin tương ứng gồm các thông tin:
- Ngày đăng
- Tiêu đề
- Mô tả
- Nội dung
- Nguồn tin
- Form đánh giá (Cho phép gửi ý kiến đánh giá bài viết)
Hướng dẫn sử dụng 13 / 13
2.6. Quẹt thẻ nhận phiếu ăn tại Nhà ăn
a. Trường hợp mang theo thẻ để quẹt lấy phiếu ăn.
- Trường hợp Quẹt thẻ thành công: máy in sẽ in ra phiếu ăn và màn hình hiển thị tên người
vừa quẹt, mã số thẻ người quẹt, đơn vị người quẹt, Tổng số suất ăn đã đăng kýcủa Tập
đoàn ngày hiện tại, Tổng số suất ăn đã in phiếu của Tập đoàn ngày hiện tại, ngày tháng
hiện tại.
o Quẹt thẻ không thành công: xảy ra 1 trong các trường hợp sau:
o Quẹt không ra phiếu ăn Do máy hỏng, do đường internet hỏng… Người nhà
bếp sẽ đánh dấu bằng tay vào bảng danh sách người ăn đã in sẵn và cập nhật hệ
thống sau.
o Không quẹt được thẻ do Mã số thẻ chưa được đăng ký vào hệ thống Cán bộ
trực có trách nhiệm mở form quản lý: tìm kiếm tên người trên thẻ, quẹt thẻ để lấy
mã Ấn lưu mã vào hệ thống Thực hiện lại bước quẹt thẻ để lấy phiếu ăn.
o Quẹt thẻ nhưng thông báo bạn chưa đăng ký suất ăn (Đã hủy nhưng lại đi ăn hoặc
chưa đăng ký) Cán bộ trực hỗ trợ vào form quản lý: tìm kiếm tên người trên
thẻ dùng chức năng in theo tên, ghi lại tên người để cập nhật hệ thống.
o Người dùng muốn quẹt lấy số phiếu nhiều hơn số đã đăng ký (do có bạn muốn ăn
thêm) Cán bộ trực hỗ trợ vào form quản lý: tìm kiếm tên người trên thẻ
dùng chức năng in theo tên, ghi lại tên người để cập nhật hệ thống.
b. Trường hợp Quên thẻ
- Người của nhà bếp sẽ có 1 thẻ hỗ trợ có chức năng quẹt để lấy phiếu ăn cho những
trường hợp quên thẻ hoặc đánh dấu bằng tay vào bảng danh sách người ăn đã in sẵn, sau
đó người của nhà bếp sẽ ghi lại thông tin của người nhận phiếu để cập nhật lại vào hệ
thống sau.
- Hoặc người sử dụng chọn vào chức năng in quên thẻ trên phần mềm quẹt thẻ
Hướng dẫn sử dụng 14 / 13
3. THÔNG TIN HỖ TRỢ
- Phan Thế Đại; Email: [email protected]; Điện thoại 0966633388
- Lê Văn Cường; Email: [email protected]; Điện thoại: 0986152258
- Nguyễn Thị Thu Phương; Email: [email protected]; Điện thoại: 0966683999
