Ứng dụng CNTT trong các Doanh nghiệp vừa và nhỏ

1. Tình hình cuối năm 2009 và triển vọng 2010

2. Các cấp độ ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp

3. Lộ trình áp dụng CNTT trong doanh nghiệp

4. Mô hình ERP

5. Giới thiệu mô hình SAP Business One

6. Giải pháp văn phòng ảo

Nội dung

Các cấp độ ứng dụng CNTT trong quản lý và điều hành doanh nghiệp

Có 2 cấp độCấp độ quản lý

Cấp độ điều hành

Cấp độ quản lý

Ở cấp độ này, CNTT hỗ trợ các hoạt động sau• Quản lý công văn, tài liệu, văn bản, hợp đồng.• Quản lý tài chính, lương thưởng, công nợ, hóa đơn, chứng từ.

• Quản lý vật tư, thiết bị, hàng hóa, nhân sự, khách hàng.

CNTT mô phỏng một hệ thống thông tin quản lý.

Cấp độ điều hành

Ở cấp độ này, CNTT hỗ trợ• Cung cấp tức thời các thông tin vận hành bộ máy sản

xuất, kinh doanh.• Giúp nhà quản lý điều hành thông suốt doanh nghiệp.

CNTT giúp hình thành, duy trì hệ thống thông tin điều hành.

Hệ thống thông tin điều hànhQuản lý động 2 luồng thông tin:• Các quyết định giao nhiệm vụ của cấp trên được

truyền đạt đầy đủ, kịp thời đến đúng những địa chỉ cần chuyển.

• Thông tin về việc triển khai thực hiện các mệnh lệnh.

Tổ chức các thông tin trên thành một dạng hồ sơ điện tử để khi cần thiết thì các quá trình này được dựng lại một cách nhanh chóng và chính xác.

Sự khác nhau giữa 2 hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin quản lý không mmô phỏng được các tiến trình. Nó chỉ quản lý các thông tin về quá khứ của doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin điều hành mô phỏng các quá trình. Là hệ thống thời gian thực.

• NOVA với trị giá gần 2 triệu USD (Cty máy tính thương hiệu Việt nam, FIS)

• Công ty Phát triển Nhà Thủ Đức trị giá gần 1 triệu USD (FIS),

• Tập đoàn REE trị giá khoảng 500 ngàn USD, (Tập đoàn Cơ điện lạnh, FPT ERP)

• Tập đoàn Sonadezi khoảng hơn 400 ngàn USD (Bất động sản, FPT, Oracle)

• Tập đoàn Petrolimex trị giá hơn 12 triệu USD,

• Tập đoàn Tân Hiệp Phát với dự án gần 3 triệu USD, (Bia, nước giải khát và thực phẩm)

Và Công ty Cho thuê Tài chính II, Tập đoàn Concordia, Phạm Nguyên, Gtel, Dawaco, Nguyên Bình, Ngân hàng Quân đội MB Bank, FICO, Diana, Tranximex, World Auto, Dệt Thành Công, Xi măng Hải Vân, Thiên Hòa An , SunHouse...

Tình hình cuối năm 2009

Về số lượng : SAP: 6 Dự ánOracle: 12 Dự ánM$ và SAP B1,SUN, Exact,... 25 Dự ánERP Nội và PMKT: 56 dự án)

Về giá trị : SAP: 17,200 Triệu USD (Petrolimex đã chiếm tới 12,6TR USD)Oracle: 5,900 Triệu USDM$ và SAP B1,SUN, Exact,...: 2,500 Triệu USDERP Nội địa và PMKT: 3,920 Triệu USD

2010 chính là cơ hội cho các doanh nghiệp đã có dự định đầu tư ERP từ nhiều năm.

Bên cạnh đó các doanh nghiệp được hỗ trợ bởi một lực lượng tư vấn độc lập đông đảo, đủ kiến thức, khả năng và kinh nghiệm để tư vấn đấu thầu các dự án tầm cỡ lớn như ERP.

Cơ hội

Các hỗ trợ nhằm tạo ra một môi trường kinh doanh thuận lợi (xây dựng và ban hành các luật về doanh nghiệp nhỏ và vừa, tạo thuận lợi trong cấp giấy phép, cung cấp thông tin, v.v...),

Những hỗ trợ bồi dưỡng năng lực doanh nghiệp (đào tạo nguồn lực quản lý, hỗ trợ về công nghệ, v.v...),

Những hỗ trợ về tín dụng (thành lập ngân hàng chuyên cho doanh nghiệp nhỏ và vừa vay, bảo lãnh tín dụng cho doanh nghiệp, thành lập các công ty đầu tư mạo hiểm, v.v...),

Những hỗ trợ khác (như mặt bằng kinh doanh)…

Hỗ trợ thể chế đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa

Danh sách các nhà tư vấn độc lậpKPMG www.kpmg.com.vn Công ty kiểm toán KPMG

Việt nam

E&Y www.ypvn.com/vn Công ty Kiểm toán Ernst & Young Việt Nam

DELOITTE www.deloitte.com/view/en_VN/vn

Công ty Kiểm toán Deloitte Việt Nam

PWC www.pwc.com/vn Công ty Kiểm toán PriceWaterhouseCoopers Việt Nam

VINACONSULTING www.vina-consulting.com

Công ty Vina-Consulting

TIÊN PHONG Công ty Tư vấn Giải Pháp Tiên Phong

DARWINBIZ www.darwinbiz.com/tiengviet

Công ty tư vấn DARWINBIZ

DANH SÁCH ĐỐI TÁC SAP & ORACLE TẠI VIỆT NAM(http://www.erpsolution.com.vn/forum/showthread.php?t=1119)

1.Công ty FPT (SAP+Oracle) www.fpt-erp.com.vn/

8.Gimasys (Oracle) www.gimasys.com

2.CMC (SAP+Oracle) www.cmcsoft.com

9.Sunshine Gimasys (Oracle) www.ssg.vn

3.Pythis (SAP+Oracle) www.pythis.com

10.Apzon (SAP) www.apzon.com

4.Tinh Van (Oracle) www.tinhvan.com

11.FIBI (Oracle) www.fibico.com

5.HPT (Oracle) www.hpt.vn 12.Electra (SAP) www.electra.jjsea.com

6.Global Cybersoft (SAP) www.cybersoft.com.vn

13. Deloitte (Chưa chính thức ở Việt nam) www.deloitte.com

7. CSC -FCG Vietnam (SAP) www.fcg.com.vn

LEMON3 VIP Enterprise FAST MISA EFFECT ASOFT BRAVO SIS-SAS SSP VNUNI PERP VIETSOFT ZestOne Business ESOFT ITG Việt Nam ISM ACCOUNTING

SS4U

Danh sách các nhà cung cấp nội(http://www.erpsolution.com.vn/forum/forumdisplay.php?f=84)

Các mức độ ứng dụng CNTT1. Đầu tư cơ sở hạ tầng: DN trang bị máy tính, thiết lập mạng cục bộ LAN, hay các mạng diện rộng WAN. Lúc này DN có thể thiết lập kết nối Internet, các môi trường truyền thông giữa các văn phòng, giữa công ty với các đối tác… Đây là giai đoạn xây dựng “phần xác” cho ứng dụng CNTT

2. Giai đoạn sơ khai: Được hiểu là dùng máy tính cho các ứng dụng đơn giản. Chẳng hạn, ứng dụng soạn thảo văn bản, bảng tính Excel, lưu trữ văn bản, thiết lập hệ thống Email, lập lịch công tác hoặc ở mức cao hơn là thiết lập các trao đổi đối thoại trên mạng (Forum). Giai đoạn này tác động trực tiếp đến cá nhân từng thành viên trong công ty.

3. Mức tác nghiệp: Bắt đầu đưa các chương trình tài chính kế toán, quản lý bán hàng, quản lý nhân sự-tiền lương… vào sử dụng trong từng bộ phận của đơn vị. Giai đoạn này tác động trực tiếp đến phòng ban khai thác ứng dụng. Đặc điểm lớn nhất của giai đoạn này là các ứng dụng mang tính rời rạc, hướng tới tác nghiệp và thống kê.

4. Ứng dụng CNTT ở mức chiến lược CNTT không còn là ứng dụng đơn thuần mà là giải pháp theo mô hình quản trị để giúp DN thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và năng lực cạnh tranh của mình. Các mô hình quản trị được áp dụng ở đây là ERP, SCM, CRM. Đặc điểm lớn nhất của giai đoạn này là CNTT tác động đến toàn bộ DN.

5. Ứng dụng thương mại điện tử: Dùng công nghệ Internet để hình thành các quan hệ thương mại điện tử như B2B, B2C và B2G. Kế thừa phát huy sức mạnh trên nền tảng dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ đã hình thành trong DN. Điều này minh chứng cho vai trò cốt lõi, không thể thiếu của ERP trong chiến lược dài hạn, tối thiểu là 10 năm.

Ngày 5 tháng 4 năm 2010 tại TP.HCM, công ty CSC Việt nam đã cùng công ty Tân Hiệp Phát tổ chức lễ bàn giao hệ thống ERP – Hệ thống hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp. Ưu điểm nổi trội của dự án này là CSC đã hoàn thành Hệ thống trước tiến độ đề ra với thời gian triển khai kỷ lục là 5 tháng 8 ngày và đây là dự án ERP của SAP được triển khai thành công nhanh nhất tại thị trường châu Á tính đến nay

Ông Ngô Hùng Phương - Tổng Giám Đốc CSC Việt Nam chúc mừng Dr. Trần Quí Thanh tại lễ chuyển giao hệ thống ERP

Các giai đoạn đưa CNTT vào quản lý doanh nghiệp

1. Ý tưởng2. Mục tiêu3. Thực hiện

4. Thử nghiệm

5. Vận hành6. Nâng cấp7. ERP

Theo Hà Nguyễn, DoanhNhân360.com

Quan sát, đặt câu hỏi: Làm thế nào để hợp lý hơn, năng suất cao hơn, chi phí ít hơn, chất lượng tốt hơn?

Đây chính là giai đoạn vượt qua rào cản ý thức. Từ chỗ thờ ơ, do dự chuyển sang thấy vấn đề là tất yếu.

Giai đoạn 1: Ý tưởng

Xây dựng chiến lược, xác định mục tiêu, phương hướng. Kiểm kê và chuẩn bị nguồn lực.

Giai đoạn 2: Hoàn thiện ý tưởng.

Chiến lược là rào cản tiếp theo trong quá trình tin học hóa. Hăm hở đầu tư và chon giải pháp, nhưng cụt hứng khi cái yêu cầu đầu tiên là chiến lược phát triển thì lại chưa có.

Tìm nhà tư vấn, lựa chọn giải pháp, thương lượng giá cả, lựa chọn phần mềm.

Giai đoạn 3: Thực hiện

Có 2 cách: Nhà tư vấn độc lập hay nhà tư vấn đồng thời là nhà cung cấp? Chọn phần mềm nội hay ngoại, đắt tiền hay rẻ tiền?

Khó khăn nhất. Cần phải có quyết tâm cao, ý chí thống nhất để tiến hành đến cùng. Thử đã là làm thật một nửa.

Giai đoạn 4: Thử nghiệm

Khó khăn lớn nhất chính là xuất phát từ phía doanh nghiệp: Phải đầu tư, phải làm quen, phải thay đổi. Đây là những thay đổi mang tính cách mạng. Coi như đã “cưỡi lên lưng hổ”. Thành hay bại, hơn 50% là do doanh nghiệp quyết định.

Nếu làm nửa vời sẽ thất bại. Đồng nghĩa với chấp nhận tổn thất lớn.

Làn sóng kiện tụng xung quanh các đồ án ERP gần đây đã lên tới mức báo động. Trong đó, có không ít các công ty lớn đã phá sản thật sự chính vì cái ham muốn sớm được ứng dụng công nghệ mới. Trường hợp FoxMeyer là một ví dụ.

Theo VietNamNet.vn

Bước đầu có hiệu quả, nhưng chưa phải đã là thành công. Tiếp tục hoàn thiện mô hình, tăng tính hiệu quả.

Giai đoạn 5: Vận hành

Chủ quan - kẻ thù của thành côngDoanh nghiệp không nên vội vàng khi chọn đối tác tư vấn đặt hàng. Vội quyết định khi chỉ mới lờ mờ biết đến một vài ý tưởng chủ đạo của chương trình dẫn đến những hậu quả khó lường. Bởi vậy, hiện nay, khi ký một hợp đồng lớn về ứng dụng CNTT, doanh nghiệp thường mời thêm ba đối tác nữa cùng tham gia: bảo hiểm, luật sư và kiểm định. Bảo hiểm để tránh rủi ro; luật sư để theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng và kiểm định nhằm bảo đảm chất lượng của chương trình. Số tiền phát sinh tuy có lớn hơn thông thường chút đỉnh, nhưng nó đảm bảo chắc chắn doanh nghiệp sẽ không bị phá sản như vết xe đổ của FoxMeyer.

Theo VietNamNet.vn

Không ngừng cải tiến, nâng cấp, bảo trì hệ thống.

Giai đoạn 6: Nâng cấp, phát triển, tái đầu tư.

Đây là giai đoạn mà hệ thống bắt đầu phát huy tác dụng. Doanh nghiệp phải vừa làm vừa rút kinh nghiệm, tìm ra những chỗ chưa tốt, những chỗ có thể cải tiến, bổ xung, và tiếp tục hoàn thiện hệ thống.

Việc đưa ERP vào trong giai đoạn này là rất thuận lợi, vì nền nếp quản lý đã thay đổi phù hợp với mô hình, giám đốc, nhân viên, cổ đông, khách hàng và đối tác đã quen sử dụng công cụ ICT trong trao đổi thông tin, giao dịch. Đưa ERP vào thay thế dần hệ thống cũ là công việc tự nhiên và chỉ làm mọi việc dễ dàng và hiệu quả hơn.

Giai đoạn 7: Là lúc chín muồi để áp dụng ERP

Nguyên nhân thất bại

1. Quản trị dự án kém (nhân viên tư vấn thiếu trình độ, không kết hợp được với người đặt hàng) - 56%;

2. Mất dữ liệu, yếu kém trong khâu bảo mật cũng như lưu trữ - 44%;

3. Chức năng chưa hoàn thiện và thiếu hướng dẫn sử dụng cụ thể - 40%;

4. Lỗi trong bố cục và lập giao diện - 40%;

5. Lỗi lập trình - 36%.

Bài học FoxMeyer

Giới thiệu giải pháp ERP

•Đây là một giải pháp toàn diện với các modul tích hợp. Áp dụng ERP tức là áp dụng các qui trình chuẩn quốc tế vào hoạt động của doanh nghiệp.

Giới thiệu giải pháp ERPFRMFinance

Resource Management

SCMSupply Chain

Management

HRMHuman

Resource Management

CRMCustomer

Relationship Management

MRPManufacturing

Resource Planning

ERP System

• Đây là phương tiện hiện đại, sử dụng CNTT để quản lý tất cả các nguồn lực (nhân lực, tài chính, sản xuất, thương mại…) của một tổ chức.

Quản lý mọi thứ

• Ngoài chức năng quản lý, ERP còn đảm nhận luôn nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật tuỳ thuộc yêu cầu của nhà quản lý.

Phân tích thực trạng

Như vậy, mua một ERP-System bạn nhận được cùng một lúc 3 sản phẩm:

1) Ý tưởng quản lý

2) Phần mềm

3) Phương tiện kết nối để xây dựng mạng máy tính tích hợp.

Ý tưởng + Phần mềm + Phần cứng

• Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán, phân tích, điều hành, ERP giúp theo dõi, quản lý thông suốt, tăng tính năng động, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của  môi trường bên ngoài.

Phản ứng kịp thời

• Trên thế giới, hiện có rất nhiều công ty lớn triển khai thành công giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh của mình. Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài.

Lợi ích lâu dài

• Với ERP, mọi hoạt động của công ty bạn, từ quản lý đến điều hành… đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất.

All in One

Bước 1

Bước 2

Bước 3

Bước 4

Bước 5

Quản lý theo phòng, ban

Quản lý theo qui trình

Ban giám đốc

PhòngBan

Ban

PhòngBan

Bộ phận

Bộ phậnBan

SAP Business One

SAP Business One: Phần mềm thiết kế vì khách hàng của bạnDoanh nghiệp của bạn thành đạt hay không phụ thuộc vào việc bạn phục vụ khách hàng của bạn tốt đến mức nào.Bạn cần phải hiểu nhu cầu đổi thay của họ, và cung cấp cho họ đúng cái họ cần, đúng lúc họ cần.

Đó chính là thế mạnh của SAP Business One.Một Phần mềm quản tri Doanh nghiệp đượcc thiết kế riêng cho các Doanh nghiệp nhỏ và vừa."Cảm ơn quí khách hàng đã gọi đến công ty OEC Computers. Tôi tên là Sophie. Tôi có thể giúp quí khách việc gì?""Vâng, xin chào cô, tôi là Daniel Brown ở Công ty Earthshaker. Tôi muốn đặt hàng mua một số máy in.""Không thành vấn đề, thưa ông Brown. Việc đó tôi có thể giúp ông được.""Nhưng, trước hết, tôi muốn kiểm tra laii tài khoản của tôi"."Tôi thấy ông có số dư tài khoản của ông là $ 92000. Ông cũng còn có hai bạn ghi nhớ tín dụng mở.""Tuyệt. Ngoài ra, tôi muốn biêt tình trạng của một máy in đang gửi bảo hành".SAP Business One rất dễ sử dụng. Nhân viên của bạn có thể làm chủ một cách nhanh chóng các chức năng nghiệp vụ mấu chốt và cung cấp các dịch vụ cho khách hàng khắp thế giới.

"Tôi thấy cái máy in ấy đã chữa xong và đã đươc gửi trả về chỗ ông hôm nay. Ông có muốn lấy mã số theo dõi không, thưa ông?" 

"Đã xong rồi hả cô? Nhanh thật đấy, không, tôi không cần lấy số theo dõi đâu, cảm ơn cô.""Tốt rồi. Vậy ông đã sẵn sàng đặt hàng chưa thưa ông?""Vâng, tôi muốn đặt mua 3 máy in loại Infoprint 1312.""Tôi thấy loại máy in này có trong kho. Ông có mua thêm hộp mực dự phòng không, thưa ông?" "Ý hay đấy. Vâng, cảm ơn, tôi có mua. Với lại, tôi có nói chuyện với ai đó tuần trước, và cô ấy có bảo tôi là lần mua sau tôi sẽ được giảm giá 10%."

"Vâng, tôi thấy ngay đây. Cô ấy thưởng giảm giá cho ông theo các thương vụ trước đó.""Cảm ơn ông đã là một khách hàng gắn bó với chúng tôi.""Không có gì, thưa cô.""Tiện thể, ông có thể sử dụng trang Web của chúng tôi để đặt hàng, xem lịch sử giao dịch, và kiểm tra các cuộc gọi dịch vụ. Tôi sẽ gửi link cho ông ngay hôm nay."

"Vâng, thế thì hay quá".SAP Business One kết nối mọi thành phần trong Doanh nghiệp của bạn. "Tôi sẽ đệ trình đơn đặt hàng của ông ngay bây giờ, thưa ông Brown. Cảm ơn ông đã mua hàng."

"Cảm ơn cô!"SAP Business One hỗ trợ các thông báo và qui trình tác nghiệp để giúp các nhân viên suốt tổ chức của bạn được chủ động hơn.Khi Sophie hoàn thành các đơn đặt hàng, bán hàng, thông báo được gửi đến bộ phận mua để kiểm kê lượng hàng trong kho.Một thông báo khác cũng được gửi đến nhà kho ở đó ho duyệt đơn đặt hàng, đóng gói, tính cước và chuyển cho nhân viên giao hàng.Khi giao hàng, một email thông báo cho khách hàng và cung cấp các chi tiết liên quan.Khi hoá đơn được in ra, Phần mềm sẽ tự động chiết khấu số dư tài khoản của khách hàng.Nó cũng cập nhật sổ kế toán và kiểm kê trong thời gian thực.SAP Business One cho bạn một cái nhìn tình trạng tức thời và đầy đủ về Doanh nghiệp.Chỉ SAP Business One cung cấp báo cáo xuyên suốt theo chủ đề dựa trên Microsoft Excel cùng với các công cụ kéo thả cho phép nhân viên có được những thông tin mà họ cần ngay tức khắc.

Phần mềm này cung cấp chobạn một cái nhìndễ hiểu về dòng tiền luân chuyển.Bạn cũng có thể nhận được phân tích lợi nhuận để hiểu sản phẩm và khách hàng nào đem lại lợi nhuận cao nhất. "SAP Business One, chúng tôi đã giảm được 30% chi phí vận hành trong khi tăng 12% doanh thu và lợi nhuận bắt đầu tăng.Mặc dù chúng tôi chỉ là một đại lý nhỏ, Chúng tôi đang được đặt vào những diều kiện hoàn hảo để phát triển.Nền tảng vận hành đang ở tình trạng tốt nhất. Tôi tin chắc rằng chúng tôi sẽ còn có nhiểu cải thiện.Nhưng so với các Doanh nghiệp cùng ngành khác, chúng tôi đang không thua kém bất cứ ai.Thiết kế đặc biệt cho các Doanh nghiệp nhỏ và vừa,SAP Business One có giá cả phải chăng, cài đặt, nhanh chóng và dễ bảo trì.Không có gì phải ngạc nhiên khi hơn 14.000 Doanh nghiệp nhỏ và vừa trên toàn thế giới vận hành với SAP Business One.Bởi vì những Doanh nghiệp chạy nhất đang chạy SAP.

Virtual Office

Văn phòng “ảo” cho phép các doanh nhân không cần túc trực tại văn phòng mà có thể điều hành doanh nghiệp từ bất kỳ nơi nào với chỉ một địa chỉ email và một máy điện thoại. Tất cả những dịch vụ này đều được đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý một cách chuyên nghiệp, với sự trợ giúp của các giải pháp công nghệ thông tin mới nhất.

Tính pháp lý

Doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ của đơn vị cho thuê để đăng ký kinh doanh với đầy đủ giá trị pháp lý,  cũng như có thể sử dụng địa chỉ này để giao dịch về sau, trong đó bao gồm cả việc mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng.

Gói dịch vụ bao gồm Địa chỉ ở khu vực trung tâm thành phố.

Một đường dây điện thoại với hộp thư thoại và một số fax hoạt động 24/24 Nhân viên tổng đài.

Phòng họp với trang thiết bị hiện đại và đầy đủ tiện nghi.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thuê chỗ ngồi tại các đơn vị cho thuê văn phòng ảo cùng nhiều tiện ích khác có thể sử dụng bất kỳ lúc nào như: phòng họp, máy photocopy, máy in, internet…

Chỉ còn lo kinh doanh

Với dịch vụ này, khách hàng chỉ việc lo những công việc cốt lõi của hoạt động kinh doanh, còn các vấn đề khác như: trang trí văn phòng, kỹ thuật, hệ thống mạng, điện, máy tính, nhân viên lễ tân hay thuê xe cộ, tổ chức hội nghị, hội thảo… tất cả các công việc bên lề của một DN đều được cung cấp.

Hy vọng đã đem tới các bạn các thông tin bổ íchCám ơn các bạn đã chú ý theo dõi.