Uppdrag och Arbetsordningepi.vgregion.se/upload/Närvårdssamverkan Södra...en webbstrategi för utveckling och underhåll av webbaserad information och kommunikation. Dokumenthantering

Bilaga till Inriktningsdokument

Uppdrag och Arbetsordning

2011-02-23

2

Innehållsförteckning

1. Inledning .............................................................................................................................................................. 5

2. Arbetsordning för Närvårdssamverkan Södra Älvsborg ................................................................................ 6

3. Uppdragshandling för Delregionalt politiskt samrådsorgan Södra Älvsborg ............................................ 11

4. Uppdragshandling för närvårdsområdena ..................................................................................................... 14

5. Uppdragshandling för Styrgrupp Närvård .................................................................................................... 17

6. Uppdragshandling för Närvårdskansli ........................................................................................................... 20

7. Uppdragshandling för Referensråd ................................................................................................................. 24

8. Generell uppdragshandling för utvecklingsråd ............................................................................................. 26

3

4

1. InledningSyftet med det här dokumentet är att fastställa uppdrag och arbetsordningen för samtliga nivåer i Närvårdssamverkan i Södra Älvsborg. Ansvar för och fastställande av detta dokument har styrgruppen för Närvårdssamverkan i Södra Älvsborg.

Dokumentet innehåller förutom arbetsordningen för styrning, ledning och planering av närvårdsamverkan på såväl övergripande nivå som på lokalnivå även uppdragshandlingar för

• Delregionalt politiskt samrådorgan • Närvårdsområdena • Styrgrupp Närvård • Närvårdskansli • Referensråd Närvård • Utvecklingsråd

Varje uppdragshandling ska ses som en separathandling och kunna läsas var för sig.

Övriga styrdokument för Närvårdsamverkan i Södra Älvsborg är:• Inriktning av Närvårdssamverkan Södra Älvsborg • Slutna avtal mellan huvudmännen • Verksamhetsplan och budget för Närvårdssamverkan Södra Älvsborg

Styrdokumenten ska fungera som stöd för funktionell vårdsamverkan i Södra Älvsborg. Dokumenten utgör en gemensam plattform som ska inspirera, stödja och styra närvårdssamverkan som dagligen äger rum i närvårdsområdena.

Närvårdssamverkan i Södra Älvsborg omfattas av • Regionens hälso- och sjukvårdsverksamheter: vårdcentraler inom VG Primärvård,

övrig primärvård, sjukhusanknuten vård, habiliteringsverksamheter• Kommunal vård, omsorg och socialtjänst i följande kommuner; Alingsås, Lerum,

Herrljunga, Vårgårda, Bollebygd, Borås Stad, Mark, Svenljunga, Tranemo och Ulricehamn.

• Hälso- och sjukvårdsnämnderna 6 och 8 samt Sjuhärads kommunalförbund

5

2. Arbetsordning för Närvårdssamverkan Södra Älvsborg

Uppdragshandling Arbetsordning Närvårdsamverkan Södra Älvsborg

Godkänt av:Interim Styrgrupp

Godkänt datum:2010-10-27

BakgrundNärvårdssamverkan Södra Älvsborgs målgrupp är de patienter och grupper i befolkningen som samtidigt och samordnat har behov av vård- och omsorgsinsatser från både kommun och region. Målområden är närhet, kontinuitet, trygghet, tillgänglighet samt patient- och medborgarfokus.

Utifrån ett patient- medborgarfokus ska närvårdssamverkan skapa:• Förutsättningar för hälsa och välbefinnande• En obruten vårdkedja• Ett effektivt nyttjade av de gemensamma resurserna.

Närvårdssamverkan är en funktion som inbegriper samverkan mellan regionens hälso- och sjukvård i Södra Älvsborg och kommunal vård, omsorg, socialtjänst och skola som kommunerna i Södra Älvsborg ansvarar för. Samverkan ska stödjas av det lokala folkhälsoarbetet utifrån uppdraget att verka befolkningsinriktat och syftar till att motverka framtida vård och omsorgsbehov.

Grupper som särskilt ska uppmärksammas:• Barn och unga vuxna med utsatt situation• Äldremultisjuka och multisviktande• Personer med psykisk ohälsa• Personer med funktionsnedsättning• Personer med behov av vård i livets slutskede

Närvårdssamverkan utgår från inriktningsdokumentet Inriktning av Närvårdssamverkan Södra Älvsborg. Dokumentet är en gemensam plattform och ska inspirera, stödja och styra den samverkan som dagligen äger rum i Södra Älvsborgs närvårdsområden.

NärvårdssamverkanNärvårdssamverkan är en funktion som inbegriper samverkan mellan kommun och region och ska möjliggöra utveckling av gemensamma stödprocesser/vårdprogram som resulterar i samordning av de olika insatserna som ges.

En väl utvecklad närvårdssamverkan förutsätter också samarbete och aktiv medverkan från kommunal vård och omsorg, socialtjänst och skola samt Västra Götalandsregionens primärvård, habilitering och specialiserad vård på sjukhusnivå.

6

Närvårdssamverkan i Södra Älvsborg omfattas av • Regionens hälso- och sjukvårdsverksamheter: vårdcentraler inom VG Primärvård,

övrig primärvård, sjukhusanknuten vård, habiliteringsverksamheter• Kommunal vård, omsorg, socialtjänst och skola i följande kommuner; Alingsås,

Lerum, Herrljunga, Vårgårda, Bollebygd, Borås Stad, Mark, Svenljunga, Tranemo och Ulricehamn.

• Hälso- och sjukvårdsnämnderna 6 och 8 samt Sjuhärads kommunalförbund

Närvårdssamverkan ska stödjas av det lokala folkhälsoarbetet utifrån uppdraget att verka befolkningsinriktat och syftar till att motverka framtida vård- och omsorgsbehov.

Syfte och målMålgrupp för närvårdssamverkan är de patienter och grupper i befolkningen som har behov av vård- och omsorgsinsatser från både kommun och region.

Närvårdssamverkan ska innebära att personer i identifierade grupper, som bor eller vistas i Södra Älvsborgs kommuner, har tillgång till hälso- och sjukvård och omsorg nära där de bor eller vistas. Med närhet menas att vården och omsorgen ska vara tillgänglig nära, såväl geografiskt som tidsmässigt

Utifrån ett patient- och medborgarfokus ska närvårdssamverkan skapa:• Förutsättningar för hälsa och välbefinnande• En obruten vårdkedja• Ett effektivt nyttjade av de gemensamma resurserna

För att säkerställa god kvalitet i arbetet med att tillgodose målgruppens vård och omsorgsbehov ska närvårdssamverkan genomsyras av socialstyrelsens sex identifierade kvalitetsområden för hälso- och sjukvården: patientfokuserad vård, vård i rimlig tid, säker vård, kunskapsbaserad vård, jämlik vård samt effektiv vård (SOSFS 2005:12).

MålområdenMålområden för Närvårdssamverkan Södra Älvsborg är: patient- och medborgarfokus, närhet, kontinuitet, trygghet samt tillgänglighet.

StrukturNärvårdssamverkan i Södra Älvsborg sker på såväl politisk- och förvaltningsnivå som på konkret verksamhetsnivå. Samverkan på ledningsnivå skapar legitimitet och struktur. Därmed ges förutsättningar för en långsiktig planering, styrning och ledning.

Närvårdsamverkan i Södra Älvsborg är organiserad i tio närvårdsområden. Varje kommun är ett närvårdsområde. Förutom närvårdsområdena finns det ett Delregionalt politiskt samrådsorgan och en Styrgrupp närvård. Som stöd för närvårdssamverkan finns ett kansli och ett referensråd. Vid behov kan Styrgrupp närvård ta initiativ till bildande av utvecklingsråd kopplade till specifika målgrupper.

7

AdministrationAlingsås lasarett ansvar för att under avtalstiden förvalta närvårdskansliet, vara arbetsgivare åt kansliets personal och ansvara för verksamhetens ekonomi.

Arbetsgivaransvaret tydliggörs i uppdragshandling för Styrgrupp närvård. Sjukhusdirektören vid Alingsås Lasarett, som tillika är ledamot i Styrgrupp närvård, har det funktionella arbetsgivaransvaret för närvårdskansliets chef.

ArbetssättArbetsformer för närvårdssamverkans olika aktörer beskrivs i upprättade uppdragshandlingar för respektive del i organisationen.

KommunikationEn plan för kommunikation ska upprättas som syftar till att tydliggöra flödet av information, kommunikation och beslut mellan de olika aktörerna inom Närvårdssamverkan Södra Älvsborg. Planen ska beskriva ansvaret för vad, hur och till vem kommunicering sker i linjeorganisation och närvårdssamverkans olika arenor.

Planen ska också innehålla en strategi med konkreta metoder för kommunikationsarbetet och en webbstrategi för utveckling och underhåll av webbaserad information och kommunikation.

DokumenthanteringFör att säkerställa hantering av den övergripande Närvårdssamverkan Södra Älvsborgs administrativa handlingar upprättas en dokumenthanteringsplan . Alla handlingar ska registreras, i enlighet med offentlighetsprincipen, i ett diarium.I respektive närvårdsområde ansvarar varje förvaltning/ verksamhet för en säker dokumenthantering av administrativa handlingar.

EkonomiNärvårdssamverkan är en del i varje huvudmans uppdrag och finansieras inom ramen för detta ansvar. Vårdsamverkansparterna svarar för de gemensamma kostnaderna på övergripande Södra Älvsborgsnivå såsom Närvårdskansli och administration. Kostnaderna fördelas enligt en fördelningsmodell där regionens parter står för 60 procent och kommunerna för 40 procent av kostnaderna. Regionen finner former för intern fördelning av tilldelade kostnader. Kommunens kostnader fördelas årligen mellan kommunerna utifrån folkmängden föregående år.

Den beräknade årskostnaden för administration och bemanning av Närvårdskansliet beräknas till 3,5 Mnkr. Av den totala kostnaden beräknas 2.6 Mnkr finansiera lönekostnader för 3,5 årsarbetare på kansliet. Resterande 0,9 Mnkr beräknas täcka kostnaderna för overhead kostnader såsom lokal, datorer, telefon och resor.

Finansieringen av de gemensamma kostnaderna på övergripande Södra Älvsborgsnivå regleras av ett avtal mellan huvudmännens ingående samverkansparter. Uppräkning sker årligen enligt regionens indexuppräkning.

8

Ett eventuellt överskott förs över till kommande budgetår. Om det vid budgetuppföljning prognostiseras ett underskott ska åtgärdsplan tas fram som beslutas av styrgrupp för att åstadkomma ett nollresultat.

Utöver den fasta finansiering kan olika former av projektmedel komma att sökas för att finansiera gemensamma utvecklingsprojekt inom ramen för Närvårdssamverkan Södra Älvsborg. Tjänster som finansieras av projektmedel bör i första hand vara placerade inom någon av huvudmännens förvaltningar/verksamheter som då har arbetsgivaransvaret.

Verksamhetsplan och budgetVerksamhetsplan och budget för kommande verksamhetsår ska utgå från de i inriktningsdokumentet angivna målgrupper och målområden. Planen uppdateras årligen och fastställs under november månad av Styrgrupp närvård i samråd med Delregionalt politiskt samrådsorgan.

Processen kring framtagandet av verksamhetsplan och budget startar i Närvårdsområdena. Kansliet ansvarar för framtagandet och att det sker i kommunikation med AU för Styrgrupp närvård och med Delregionala politiska samrådsorganets AU.

HandlingsplanEfter att verksamhetsplan och budget fastställts ansvarar ledamöterna i styrgruppen och närvårdskansliets personal för att planen kommuniceras i de tio närvårdsområdenas ledningsgrupper.

Närvårdsområdena ansvarar för att handlingsplaner upprättas för varje mål/delmål som ska omhändertas i närvårdsområdet. I de fall genomförandet har ett Södra Älvsborgsperspektiv ansvarar Närvårdskansliet för att handlingsplaner upprättas.

UppföljningVarje förvaltning ansvar för att tagna beslut genomförs och följs upp inom sina verksamheter.Ansvaret för uppföljning av tagna beslut inom Närvårdsamverkan Södra Älvsborg har respektive huvudmans förvaltning.

Ledningen för respektive Närvårdsområde har till uppgift att följa upp lokala handlingsplaner.

Styrgrupp närvård har ansvar för att följa upp verksamhetsplanen i sin helhet.

Det Delregionala politiska samrådsorganet har att följa upp beslut, informera sig om genomförda åtgärder och försäkra sig om att utveckling sker i linje med antaget inriktningsdokument. Närvårdskansliet har till uppgift att stödja ledningen för respektive Närvårdsområde, Styrgrupp närvård och det Delregionala politiska samrådsorganet i deras respektive uppföljningsprocesser.

9

Verksamhetsberättelse och bokslutNärvårdskansliet ansvarar för att med stöd av Referensrådet, eventuella utvecklingsråd och i dialog med ledningen för Närvårdsområdena bereda en verksamhetsberättelse och en ekonomisk redovisning som årligen överlämnas till Styrgruppen för närvård för beslut och för kännedom till det Delregionala politiska samrådsorganet.

Tonvikten i den årliga verksamhetsberättelsen inklusive bokslut ska läggas på effektresultat och åtföljas av en ekonomisk avstämning med redovisning av intäkter och utgifter. Verksamhetsberättelsen ska innehålla målbeskrivning, måluppfyllelse, viktiga händelser under året, riskbedömning och omvärldsanalys samt en framtidsvision. Verksamhetsberättelse och bokslut

10

3. Uppdragshandling för Delregionalt politiskt samrådsorgan Södra Älvsborg

Uppdragshandling Uppdragshandling för Delregionalt politiskt samrådsorgan Södra Älvsborg

Godkänt av:Delregionalt politiskt projektråd






Närvårdssamverkan Södra Älvsborg utgår från inriktningsdokumentet Inriktning av Närvårdssamverkan Södra Älvsborg 2010-2014. Dokumentet är en gemensam plattform och ska inspirera, stödja och styra den samverkan som dagligen äger rum i närvårdsområdena i Södra Älvsborg.

Uppdrag för Delregionalt politiskt samrådsorganFunktion, roll, mandatI samrådsorganet ingår en politisk företrädare från var och ett av det politiska ledarskapet omfattande kommunerna i Södra Älvsborg, Styrelserna för Alingsås lasarett, Södra Älvsborgs sjukhus (SÄS) och Primärvården Södra Älvsborg, Hälso- och sjukvårdsnämnderna 6 och 8 samt Sjuhärads kommunalförbund. Parterna äger inte rätt att utse ersättare. Vid eventuell frånvaro har ledamöter eget ansvar att kommunicera med annan ledamot. Ledamöter från kommuner har att representera närvårdssamverkan inom skola, vård, omsorg samt socialtjänst.

11

Ledamöterna har ett ansvar för att närvårdssamverkan har ett patient- och medborgarfokus och att folkhälsoperspektivet integreras i den samma.

Varje huvudman upprättar en intern plan för kommunikation/dialog som stöd för uppdraget att representera det politiska ledarskapet och för att säkerställa sitt mandat. Dessutom sker årliga politikerdialoger i respektive närvårdsområde mellan samverkansparterna med fokus på måluppfyllelse och framtida behov för medborgarna.

Det delregionala politiska samrådsorganet har till uppgift atto med ett utförar- och beställarperspektiv föra en regelbunden politisk dialog kring

gemensamma närvårdsfrågor på delregional nivåo skapa förutsättningar för politiskt samförstånd för att tillgodose medborgarnas och

patienternas behov av en väl fungerande samverkan o fatta beslut alternativt föreslå sina respektive nämnder/styrelser att fatta beslut i frågor där

det finns behov av samsyn för fortsatt utveckling av närvårdssamverkano prioritera och ta fram mål och målområde för de angivna grupper som särskilt ska

uppmärksammas inom ramen för Närvårdssamverkan Södra Älvsborgo följa upp resultaten av närvårdssamverkan utifrån inriktningsdokument, fastställda

målområden och verksamhetsplan

Ordförande och vice ordförandeSamrådsorganet utser årligen ordförande och vice ordförande, en ledamot från kommun och en från region, för en mandatperiod om ett (1) år.

Vice ordförande övergår efter ett (1) år till att bli ordförande och ny vice ordförande utses.

Ordförande under år 2011 är en ledamot från kommun och vice ordförande är en ledamot från region.

Arbetsutskott (Au)Samrådsorganet utser också ett arbetsutskott. Au ska bestå av samrådets ordförande och vice ordförande samt fyra (4) samrådsledamöter som har att företräda regionens tre utförarstyrelser i Södra Älvsborg, de bägge Hälso- och sjukvårdsnämnderna, de tio kommunerna och Sjuhärads kommunalförbund. Utsedda ledamöter ansvarar för att kommunicera med övriga berörda styrelse/nämnders ledamöter.

Det Delregionala politiska samrådsorganets Au har till uppgift atto följa upp beslut och omhänderta löpande frågor där politisk samsyn efterfrågas inom

ramen för Närvårdssamverkan Södra Älvsborgo medverka i framtagande av årlig verksamhetsplano bereda frågor till kommande delregionala politiska samrådsmöte

MötesfrekvensDet delregionala politiska samrådsorganet sammanträder minst två gånger per år.

Vid sammanträdet på våren sker en uppföljning av genomfört verksamhetsår och planering kring kommande verksamhetsinriktning. På mötet under hösten förs dialog kring verksamhetsplan och ny ordförande och vice ordförande utses.

12

Lokalt - mars Delregionalt – april Delregionalt – november

Arbetsutskottet sammanträder vid behov dock minst fyra gånger per år.

Ekonomiska förutsättningarRespektive huvudman står för arvode etc. för sin representant i samrådsorganet.

Administrativt stödNärvårdskansliet, tillsammans med Hälso- och sjukvårdskansliet och Sjuhärad kommunalförbunds kansli, ansvarar för ärendeberedning och övrigt administrativt stöd till det Delregionala politiska samrådsorganet och dess Au. Närvårdskansliets chef är tillsammans med samrådets ordförande sammankallande i AU.

Vid Delregionala politiska samrådsorganets möten förs protokoll och vid Arbetsutskottets möten minnesanteckningar.

13

Dialog i lokala närvårdsområden

Uppföljning, Planering inför kommande år

Dialog kring Verksamhetsplan Utse ordf., v ordf

4. Uppdragshandling för närvårdsområdena

Uppdragshandling Gemensam uppdragshandling för närvårdsområdena



Bakgrund Närvårdssamverkan Södra Älvsborgs målgrupp är de patienter och grupper i befolkningen som samtidigt och samordnat har behov av vård- och omsorgsinsatser från både kommun och region. Målområden är närhet, kontinuitet, trygghet, tillgänglighet samt patient- och medborgarfokus.





Definition Närvårdsområde Närvårdsområdet är ett geografiskt område där det finns identifierade utförare/verksamheter av kommunal vård, skola, omsorg och socialtjänst, utförare av regionens närsjukvård i form av vårdcentraler inom VG primärvård, övrig primärvård, specialiserad sjukvård på sjukhusnivå och habilitering.

Det finns tio Närvårdsområden, vilka motsvarar kommunerna i Södra Älvsborg. Närvårdsområdena utgör basen för ett medborgarinriktat samverkansarbete och det är där

14

genomförandet sker utifrån visionsdokument och årligen fastställd verksamhetsplan för närvårdssamverkan i Södra Älvsborg.

Inom varje närvårdsområde sker samverkan på strategisk ledningsnivå, på operativ verksamhetsnivå och i dialog med och mellan befolkningsansvariga politiker.

Närvårdsområdets funktion, roll och mandatInom varje närvårdsområde finns det en ledningsgrupp som består av representanter från vårdgivarnas/utförarnas ledning med mandat att fatta beslut.

Ledningsgruppens roll är att samordna den lokala närvårdssamverkan utifrån Närvårdssamverkan Södra Älvsborgs målgrupper och målområde.

Varje närvårdsområde väljer hur man strukturerar och organiserar den lokala närvårdssamverkan. Dock ska ledningsgruppen sammanträda minst fyra gånger per år.

OrdförandeSammankallande och ordförande är en av kommunrepresentanterna.

Närvårdsområdets ledningsgrupp o Minst två representanter från kommun representerande vård, skola, omsorg och

socialtjänst o Minst en representant från vårdcentraler i VG primärvårdo Representanter för sjukhus inkl. öppenvårdspsykiatrin (Barn och ungdomspsykiatri BUP

samt vuxenpsykiatri VUP) habilitering och hälsa, övrig primärvård (rehab, ungdomsmottagning, MHV mfl) samt folkhälsosamordnare kallas vid behov, dock minst en gång per år

o Utöver ovanstående beslutar Närvårdsområdet utifrån sina lokala förutsättningar om eventuell ytterligare representation i ledningsgruppen.

o En närvårdskoordinator (adjungerad)

Uppdrag för Närvårdsområdeto En handlingsplan för genomförande ska årligen fastställaso Som stöd för genomförandet ska det årligen finnas aktivitetsplaner inklusive uppföljning

för varje målgrupp och målområde.o Utse minst en kontaktperson i ledningsgrupp, med uppgift att vara informationsbärare

gentemot Styrgrupp närvård och Närvårdskanslio Utse minst en kontaktperson inom varje målgruppsområde med uppgift att vara

informationsbärare gentemot närvårdsområdets ledningsgrupp. o Medverka till att via Närvårdskansliet sprida goda exempel o Identifiera och tillsända Styrgrupp närvård förslag på nya gemensamma

utvecklingsområden eller förbättringsområden.o Upprätta och fastställa lokala rutiner, överenskommelser och avtal avseende exempelvis

läkarmedverkan, samordnad vårdplanering, hjälpmedelsförsörjning, pandemiplanering, avvikelser, mm

o Finna former för medborgar- patientfokus i närvårdssamverkan riktat mot prioriterade målgrupper.

15

o Samordna den lokala närvårdssamverkan utifrån Närvårdssamverkan Södra Älvsborgs målgrupper och målområde.

o Infoga lokala Västbusgrupper och lokala psykiatriråd i den lokala närvårdssamverkan

16

5. Uppdragshandling för Styrgrupp Närvård

Uppdragshandling Uppdragshandling för Styrgrupp Närvårdssamverkan Södra Älvsborg








Uppdrag Styrgrupp närvårdStyrgruppens funktion, roll mandatStyrgrupp Närvård sammanträder minst fyra gånger per år och består av:o 10 förvaltningschefer/motsvarande med uppgift att representera

kommunkollektivet/Samrehab utifrån målgrupper – vård, skola och omsorg inklusive utsatta barn och unga vuxna samt socialtjänst.

o en tjänsteman representerande Sjuhärads kommunalförbund

17

o en verksamhetschef eller motsvarande representerande vårdcentraler i privat regi inom VG primärvård i Mittenälvsborg

o en verksamhetschef eller motsvarande representerande vårdcentraler i privat regi inom VG primärvård i Sjuhärad

o en förvaltningschef/motsvarande representerande förvaltningen Primärvården Södra Älvsborg

o en förvaltningschef/motsvarande representerande förvaltningen för Alingsås lasaretto en förvaltningschef/motsvarande representerande förvaltningen för Södra Älvsborgs

sjukhus o en förvaltningschef/motsvarande representerande för Habilitering och Hälsa o en förvaltningschef/motsvarande representerande Hälso- och sjukvårdskansliet Boråso chef för närvårdskansliet (adjungerad och ansvarig beredande tjänsteman)

Styrgruppen arbetar enligt de i inriktningsdokument, styrdokument och avtal som reglerar Närvårdssamverkan Södra Älvsborgs fastställda ekonomiska ramar.

Kommunikation/dialogVarje huvudman upprättar en intern plan för kommunikation/dialog som stöd för uppdraget att representera:o Kommunernas verksamhetsområden som omfattas av Närvårdssamverkan Södra

Älvsborg o Vårdenheter inom VG primärvårdo Primärvård Södra Älvsborg o Sjukhuseno Habiliteringen.

Styrgruppens uppdrag innebär att ansvara för övergripande strategiska samverkansfrågor mellan samverkansparterna i Södra Älvsborg. Ansvaret innebär att styra, leda, följa upp, utveckla och fatta beslut i frågor som berör närvårdssamverkan i Södra Älvsborg och som inte omhändertas i Närvårdsområdena.

Det sker genom att:o Årligen fastställa verksamhetsplan, boksluts- och årsredovisning.o Prioritera och besluta i strategiska frågor med Södra Älvsborgskaraktär och/eller i ärenden

som kräver en gemensam Södra Älvsborgslösning. o Tillse att kommunikation gällande vårdsamverkansarbetet sker med berörda o När behov uppkommer fatta beslut om att utse/avveckla utvecklingsråd eller specifika

arbetsgrupper som Referensråd Närvård.

OrdförandeStyrgrupp Närvård utser årligen ordförande och vice ordförande. En representant från kommun och en representant från regionens utförare.

Vice ordförande övergår efter ett år i ordförandeskap och ny vice ordförande väljs. Beslut fattas i konsensus efter förankring i respektive linjeorganisation. Styrgruppen fastställer årligen en mötesplan och möten protokollförs.

18

ArbetsutskottStyrgruppen utser ett arbetsutskott bestående av ordförande och vice ordförande. Resurspersoner kan adjungeras i specifika frågeställningar. Sammankallande är chef för närvårdskansliet.

Arbetsutskottets uppdrag o Följa upp, och efter förankring i respektive linjeorganisation fatta beslut i löpande frågor

som uppkommer mellan ordinarie sammanträden inom ram för närvårdssamverkan i Södra Älvsborg

o Från närvårdsområdena ta emot, och omhänderta för beredning förslag på nya gemensamma utvecklingsområden eller förbättringsområden.

o Förbereder och planerar styrgruppsmöten med stöd av närvårdskansliet.o Utifrån antagen verksamhetsplan utgöra en funktionell verksamhetsledning för

närvårdskansliet.

19

6. Uppdragshandling för NärvårdskansliUppdragshandling Uppdragshandling Närvårdskansli inom

Närvårdsamverkan Södra Älvsborgmed placering på Alingsås Lasarett








Uppdrag NärvårdskansliSom stöd för närvårdssamverkan finns ett närvårdskansli vars funktion ska vara att samordna, bereda, stödja, delta och följa upp Närvårdssamverkan Södra Älvsborg. Närvårdskansliet arbetar på uppdrag av Styrgrupp Södra Älvsborg och utifrån gällande styrdokument.

Kansliet är organisatoriskt och fysiskt knutet till Alingsås lasarett som därmed har det formella arbetsgivareansvaret. Sjukhusdirektören vid Alingsås Lasarett, som tillika är ledamot

20

i styrgruppen för Närvårdssamverkan Södra Älvsborg har det funktionella arbetsgivaransvaret för närvårdskansliets chef.

Under år 2010-2011 består kansliet av totalt 3 årsarbetare, två närvårdskoordinatörer och en administratör/informations- och kommunikationsansvarig, en av dessa ska tillika vara chef för kansliet.

Förutom närvårdskoordinatörer ska det finnas en koordinator, motsvarande 0,5 årsarbetare, med uppdrag att på delregional nivå samordna KLARA SVPL i enlighet med direktiv/överenskommelser mellan VGR och Västkom.

Närvårdskoordinatörerna bör ha olika kompetenser inom sakområdena och erfarenhet från projekt- alternativt processledning. Administratör/informations- och kommunikationsansvarig ska ha en bred kompetens inom informations- och kommunikationsområdet

Utvärdering av den organisatoriska och fysiska placeringen av kansliet sker efter 1 år.

Närvårdskansliets uppgiftÖvergripandeNärvårdskansliets övergripande uppgift är att vara ett administrativt stöd för Styrgrupp, Delregionalt politiskt samrådsorgan, Referensråd och eventuella Utvecklingsråd. Som stöd för samordning, information och kommunikation inom Närvårdssamverkan Södra Älvsborg är en viktig uppgift för kansliet att utveckla och administrera en hemsida. Närvårdskansliets arbete ska ske i team och arbetsområden och arbetsuppgifter kan utifrån fastställd verksamhetsplan och uppdrag variera över tid.

Gentemot NärvårdsområdenaStödja respektive närvårdsområdes ledningsgrupp som adjungerad. Kansliet ska ansvara för informationsöverföring, och vid behov fungera som processtöd i närvårdsområdets målgruppsarbete.

Gentemot Delregionalt politiskt samrådsorgan Närvårdskansliets huvudsakliga uppgift gentemot det delregionala politiska samrådsorganet är att vara processtödjare i deras uppdrag att skapa förutsättningar för politiskt samförstånd för att tillgodose medborgarnas och patienternas behov av en väl fungerande närvårdssamverkan.

Kansliet ska bistå det Delregionala politiska samrådsorganet med tjänstemannastöd och ansvarar för rådets ärendeberedning. Närvårdskansliets chef är sammankallande i arbetsutskottet.

Gentemot Styrgrupp Närvårdskansliet huvudsakliga uppgift gentemot styrgrupp är att stödja, samordna och delta i det delregionala och lokala närvårdsarbetet utifrån styrgruppens/Au uppdrag och fastställd verksamhetsplan. Kansliet bistår styrgrupp med tjänstemannastöd och ansvarar för styrgruppens ärendeberedning. Närvårdskansliets chef är sammankallande i arbetsutskottet.

Gentemot Referensråd och eventuella Utvecklingsråd Närvårdskansliet ansvarar för ordförandeskap, struktur och dagordning inför möten med Referensråd. Kansliet och Referensråd omhändertar och bereder på uppdrag av styrgrupp

21

övergripande strategiska samverkansfrågor mellan vårdgivarna i Södra Älvsborg som berör närvårdssamverkan i delregionen och som inte omhändertas i närvårdsområdena.

I de fall Styrgrupp fattar beslut om att bilda utvecklingsråd ska Närvårdskansliet bistå. Kansliet ska, om det anses lämpligt, aktivt delta i utvecklandet av vårdprocesser inom utvecklingsrådens ansvarsområde.

Övrig samverkanKansliet har huvudansvaret för beredning av övergripande vårdsamverkansfrågor som avvikelser i samverkan, rutiner, avtal och överenskommelser som inte omhändertas i Närvårdsområdena, av Hälso- och sjukvårdskansliet eller av Sjuhärads kommunalförbund. Som stöd för detta arbete har kansliet Referensråd.

Närvårdskansliet ska samverka med Hälso- och sjukvårdskansliet Borås (HSK), Sjuhärads kommunalförbund, Göteborgsregionen (GR) och FoU Sjuhärad och FoU Väst.

HSK och Sjuhärads kommunalförbund har var för sig ett övergripande uppdrag att stödja och stärka sina huvudmäns samverkan kring medborgarnas behov av vård- omsorg - socialtjänst- hälso- och sjukvård. Närvårdskansliet, HSK och kommunalförbundet deltar i de två arbetsutskotten och ska när det är lämpligt samarbeta kring vårdgemensamma frågor.

Närvårdskansliet, HSK, Sjuhärads kommunalförbund och berörda kommuner, i samråd med Närvårdsområdets ledningsgrupp, planerar den politiska dialogen mellan samverkansparterna på lokal nivå.

FoU ingår inte i organisationsmodellen men förväntas vara ett stöd i utvecklandet av närvårdssamverkan utifrån behov.

Chefen för närvårdskansliet har som uppdrag att: fungera som beredande tjänsteman till ordförande i Styrgrupp och till ordförande i

Delregionalt politiskt samrådsorgan. ansvara för ärendeberedning till Styrgrupp, Delregionalt politiskt samrådsorgan med

tillhörande arbetsutskott. sammankallande av arbetsutskotten för Styrgrupp respektive Delregionalt politiskt

samrådsorgan prioritera och ansvara för verkställande av styrgruppens respektive samrådsorganets

beslut i vårdsamverkansfrågor och inom givna ekonomiska ramar inneha funktionellt arbetsgivaransvar för kansliets övrig personal leda och fördela arbetet i teamet ansvara för Närvårdssamverkan Södra Älvsborgs ekonomi och redovisning enligt

fastställd plan och inneha attesträtt. Vara informationsansvarig för hemsida representera Närvårdssamverkan Södra Älvsborg i olika vårdsamverkansaktiviteter

enligt uppdrag

Närvårdskoordinatörerenas uppdrag är att: Arbeta i team och utgå från fastställd verksamhetsplan samt på styrgruppens eller

arbetsutskottet uppdrag. företräda och stödja samverkansarbetet i den nära vården där samtliga vårdgivare är

representerade ex. genom nätverksbyggande.

22

fungera som processtödjare i Närvårdsområdenas målgruppsarbete, framtagande av lokala handlingsplaner m.m.

delta och stödja respektive närvårdsområdes ledningsgrupp som adjungerad vara ett administrativt stöd för Styrgrupp, Delregionalt politiskt samrådsorgan,

Referensråd närvård och eventuella Utvecklingsråd bereda, leda och samordna frågor som ska omhändertas med ett Södra

Älvsborgsperspektiv t. ex. samordnad vårdplanering, övergripande avtal om vårdsamverkan, regionala/delregionala riktlinjer och vårdprogram/vårdprocesser

samarbeta med Hälso- och sjukvårdskansliet och/eller Sjuhärads kommunalförbund i omhändertagande av specifika närvårdsfrågor på uppdrag av Styrgrupp eller Delregionalt politiskt samrådsorgan

bedriva omvärldsbevakning och följa vårdgemensamma frågor såväl internationellt, nationellt, regionalt som lokalt tillsammans med hälso- och sjukvårdskansliet och/eller Sjuhärads kommunalförbund

samarbete med närliggande FoU-enheter utifrån ett närvårdsperspektiv i dialog med närliggande FoU-enheter, Sjuhärds kommunalförbund och Hälso- och

sjukvårdskansliet inventera behov av, och arrangera utbildningsaktiviteter/konferenser

Administratör/informations- och kommunikationsansvariges uppdrag är att: utveckla och administrera en hemsida som ska ge stöd för samordning, information

och kommunikation inom Närvårdssamverkan Södra Älvsborg ta fram material som ska ge stöd för samordning, information och kommunikation

inom Närvårdssamverkan Södra Älvsborg vara informations- och kommunikationsstöd åt Styrgrupp, Delregionalt politiskt

samrådsorgan, Referensråd och eventuella Utvecklingsråd ansvara för administrativa uppgifter och rutiner Ha ett aktivt samarbete med regionens och kommunernas

informatörer/kommunikatörer Samarbete med närliggande FoU-enheters informatörer utifrån ett närvårdsperspektiv

Delregional samordnare för KLARA SVPL uppdrag är att: arbeta utifrån regionalt förvaltningsdirektiv ansvara för rapportering till Styrgruppen för frågor som berör KLARA SVPL/Södra

Älvsborg

23

7. Uppdragshandling för ReferensrådUppdragshandling Uppdragshandling för Referensråd



Bakgrund Närvårdssamverkan Södra Älvsborgs målgrupp är de patienter och grupper i befolkningen som samtidigt och samordnat har behov av vård- och omsorgsinsatser från både kommun och region. Målområden är närhet, kontinuitet, trygghet, tillgänglighet samt patient- och medborgarfokus.





Uppdrag Referensråd Referensrådet arbetar på uppdrag av Styrgrupp närvård och har till uppgift att bistå och stödja Närvårdskansliet med kompetens och verksamhetsanknytning.

Kanslie och Referensråd omhändertar och bereder på uppdrag av styrgrupp övergripande strategiska samverkansfrågor mellan vårdgivarna i Södra Älvsborg som berör närvårdssamverkan i delregionen och som inte omhändertas i närvårdsområdena.

Frågor som Referensrådet och Närvårdskansliet har att hantera är ex, samordnad vårdplanering, beredning av övergripande vårdsamverkansfrågor, avvikelser i samverkan, rutiner, avtal och överenskommelser som inte enbart omhändertas i närområdet, av Hälso- och sjukvårdskansliet eller av Sjuhäradskommunalförbund.

24

Referensrådet har möjlighet att utifrån behov tillsätta arbetsgrupper med specialistkompetens

SammansättningReferensrådets medlemmar ska kunna representera kommunala - och regionala verksamheter som omfattas av närvårdssamverkan.

Representanterna bör ha en generalistkompetens och vara centralt placerad i sin organisation med tillgång till nätverk, såväl internt som externt. Vara väl insatt i vårdsamverkansfrågor mellan vårdgivarna och ha kännedom om sin uppdragsgivares verksamhetsfält inom närvårdsamverkan.

Närvårdskansliet ansvarar för ordförandeskap, struktur och dagordning inför möten med Referensråd.

MötesfrekvensReferensrådet och Närvårdskansliet har regelbundna möten (8-10 möten/år).

25

8. Generell uppdragshandling för utvecklingsråd

Uppdragshandling Generell uppdragshandling för utvecklingsrådGodkänt av:Interim Styrgrupp







Generell uppdragshandling Vid behov kan Styrgrupp för närvårdssamverkan ta initiativ till att bilda Utvecklingsråd. Utvecklingsråden arbetar utifrån specifik uppdragsbeskrivning med kvalitets- och verksamhetsutveckling, lärande ut till organisationerna och uppföljning med ett Södra Älvsborgs perspektiv. Vägledande vid bildandet av Utvecklingsråd är att det finns behov av delregional samordning.

Sammansättning av utvecklingsråd Styrgrupp för närvårdssamverkan utser medverkande samt sammankallande i utvecklingsråd samt beslutar om specifik uppdragshandling.

26

Documents

Uppdrag och Arbetsordningepi.vgregion.se/upload/Närvårdssamverkan Södra...en webbstrategi för utveckling och underhåll av webbaserad information och kommunikation. Dokumenthantering