Vihta-ajanvarausjärjestelmän ohjeet – Koronarokotusaika

1 (15) VIHTA -AJANVARAUSJÄRJESTELMÄN OHJEET – KORONAROKOTUSAIKA -PALVELU

HUS Tietohallinto päivitetty 28.1.2021/kk, as

Vihta-ajanvarausjärjestelmän ohjeet – Koronarokotusaika-palvelu

Sisällys

Vihta-ajanvarausjärjestelmän ohjeet – Koronarokotusaika-palvelu ..................................................................... 1

1 Rekisteröityminen ja kirjautuminen Vihta-ajanvarausjärjestelmään ....................................................... 2

2 Ajanvarausnäkymä rokottajalle .................................................................................................................... 3

3 Ajanvaraus tehosterokotteeseen ....................................................................................................................5

4 Uuden asiakkaan lisääminen ........................................................................................................................ 8

4.1 Varauksen tiedot ............................................................................................................................... 9

5 Ajanvarauskirjojen ylläpito .......................................................................................................................... 10

5.1 Aikavälien sulkeminen .................................................................................................................... 10

5.2 Määritä tauon kesto. ........................................................................................................................ 11

5.3 Aikavälin vapauttaminen ................................................................................................................ 12

6 Varauksen peruminen .................................................................................................................................. 13

7 Tuki ................................................................................................................................................................ 15



1 Rekisteröityminen ja kirjautuminen Vihta-ajanvarausjärjestelmään

Koronarokoteajanvarauksia varataan ja hallinnoidaan Vihta-ajanvarausjärjestelmän kautta.

Vihta-ajanvarauspalvelun käyttöä varten ammattilaisen täytyy luoda Ammattilaistili ja rekisteröidä varmennekort-tinsa Erikoissairaanhoidon tunnistuspalvelussa.

Ohjeet Erikoissairaanhoidon tunnistuspalveluun rekisteröitymiseen ja varmennekortin liittämiseen löydät seuraa-vista paikoista:

• Rekisteröitymisohjeet (Terveyskyla.fi)

• Rekisteröidy TerveyskyläPRO-palvelun käyttäjäksi (Terveyskyla.fi)

Rekisteröitymisohjeet on laadittu alunperin TerveyskyläPRO-palvelun käyttöönottoa varten. Sama ohjeistus pätee myös Koronarokotusaika-palvelun käyttöönotossa, sillä molemmat palvelut hyödyntävät samaa ammattilaistiliä. Jos olet jo aiemmin käyttänyt esimerkiksi TerveyskyläPROta, tai kirjautunut TerveyskyläPROhon käyttääksesi Näytteenottobottia, olet jo luonut ammattilaistilin.

Kun olet rekisteröitynyt, kirjaudu Vihta-ajanvarauspalveluun. Saat linkin oman yksikkösi Vihta-pääkäyttäjältä. Ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä sinulle avautuu tyhjä sivu, jossa neuvotaan ottamaan yhteyttä oman yksik-kösi Vihta-pääkäyttäjään. Oman yksikkösi Vihta-pääkäyttäjä antaa sinulle tarvitsemasi oikeudet Vihta-ajanvaraus-palvelun käyttöön.

Sinulla on palvelun käyttö- ja katseluoikeus vain oman toimintayksikkösi rokotuspisteisiin.

Vihta toimii selaimilla: Chrome, Mozilla Firefox, Edge.

https://www.terveyskyla.fi/terveyskyl%C3%A4pro/rekister%C3%B6idy-k%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4ksi/rekister%C3%B6itymisohjeet

https://www.terveyskyla.fi/terveyskyl%C3%A4pro/rekister%C3%B6idy-k%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4ksi/rekister%C3%B6itymisohjeet



2 Ajanvarausnäkymä rokottajalle

Työpöytä Varaukset Päivän varaukset

Päivän varauksissa näet listan päivän koronarokotusajanvarauksista.

Valitse

A. toimipisteesi,

B. palvelu esim. ”1. koronarokotus” tai

C. resurssi, jos on sovittu, että jokainen ottaa vain tietyn resurssin listalta asiakkaita.

Klikkaa ”Hae”. Varaukset tulevat allekkain näkyviin ajallisesti ensimmäinen listan ylimpänä. Varauskohtainen toi-mintovalikko näkyy jokaisen varauksen perässä oikeassa reunassa.



Kun asiakas on rokotettu, merkitse varaus toimintovalikosta tilaan ”valmis”.

Tämän jälkeen ilmestyy vahvistusikkuna, jossa kirjoita Muistiinpanoihin, mikä rokote on annettu.

Klikkaa ”ok”.

Tapauksessa, jossa asiakas ei ole varannut jo valmiiksi kahta aikaa, ohjaa ro-kotettu rokotuspisteessäsi sen ammattilaisen luo, joka varaa ajan tehosterokotteeseen.



3 Ajanvaraus tehosterokotteeseen

Työpöytä Varaukset Ajanvaraus

Etsi asiakastieto syöttämällä henkilötunnus asiakashakukenttään. Valitse oikea asiakastieto klikkaamalla asiak-kaan nimestä.

Valitse ”tehosterokote” palvelu, sama toimipiste ja sama resurssi asiakkaan ensimmäisen rokotuksen ajanvarauk-sen mukaan. Klikkaa ”Hae”.



Näin näet vapaat ajat viikkokohtaisesti.

Valitse tehosterokotteelle sopiva aika oikealta aikaväliltä riippuen siitä, milloin ensimmäinen rokotusaika oli. Esim. Pfizer-tehosterokote tulee varata 21–23 päivän päähän ensimmäisestä rokotteesta.

Klikkaa sopivasta ajasta ja klikkaa tämän jälkeen resurssin ja toimipisteen nimestä harmaassa ikkunassa.



Tarkista varauksen tiedot ja valitse, että asiakkaalle lähtee viesti varauksesta ainakin tekstiviestillä. Kun olet tarkistanut tiedot, klikkaa ”ok”.

Varmistathan asiakkaalta, että tiedoissa näkyvä puhelinnumero on oikein, vaikka asiakas olisi kirjoittanut nume-ron itse.

Lopuksi näet yhteenvedon varauksesta ja voit klikata ”sulje”.



4 Uuden asiakkaan lisääminen

Siirry kalenterissa varattavaan aikaan. Uusi asiakas lisätään painamalla vihreää plus -merkkiä.

Tee varaus –välilehdellä valitse vihreä plus merkki.

Uudesta asiakkaasta täytetään pakolliset tiedot. Kun Koronarokotusaika-palvelun esitietolomaketta käytettäessä nämä tiedot ovat Vihdassa valmiina. Jos Vihtaan on tultu muuta reittiä, niin täytetään kentät Henkilötunnus, Su-kunimi, Etunimi sekä Puhelinnumero.

Kielen vaihtaminen vaikuttaa siihen, millä kielellä varauksen tiedot lähetetään asiakkaalle tekstiviestillä. Oletuk-sena kielenä on Suomi.

Valitse OK, kun kaikki tarvittavat kentät ovat täytetty ja asiakkaan kielivalinta tehty.



4.1 Varauksen tiedot

Viesti asiakkaalta- kenttään kirjataan tarvittavat lisätiedot esim. merkintä sote ammattilaisuudesta ja työpaikasta.

Ilmoitukset- valikosta valitaan vaihtoehto: tekstiviesti. Kun halutaan, että asiakkaalle lähetetään tekstiviestillä tie-dot varauksesta, saapumisohjeet sekä ohjeet varausajan peruutuksesta/muutoksesta. Asiakkaalle lähtee myös muistutus yksi päivä ja kaksi tuntia ennen varattua aikaa. Varatulle resurssille ei tule lähettää sähköpostia tai tekstiviestiä.

Varauksen vahvistaminen: Jos varauksen tiedot ovat kunnossa, paina OK varauksen viimeistelyksi. Saat ilmoituksen onnistuneesta varauk-sesta ja varauksen tiedot näkyvät vielä kertaalleen ruudussa.

Paina Sulje –nappia palataksesi Ajanvaraus –näkymään. Voit tehdä seuraavan ajanvarauksen.



5 Ajanvarauskirjojen ylläpito

5.1 Aikavälien sulkeminen

Ajanvarausjärjestelmässä käyttäjät voivat muokata ajanvarauspohjia. Kalentereista voi siis sulkea tai avata varauk-selle eri pituisia ajanjaksoja.

• Valitse Varaukset –välilehti.

• Valitse Varauskirjat –näkymä.

• Valitse haluttu toimipiste alasvetovalikosta.

• Paina Näytä.

Tämän jälkeen haluttu varauskirja aukeaa. Varauskirjan näytettävää aikajaksoa voi myös vaihtaa.

Paina halutun tauon alka-misaikaa.

Paina Sulje aikaväli –nap-pia.



5.2 Määritä tauon kesto.

Kuvaus –kenttään voi halutessaan kirjoittaa tauon syyn tai nimen.

Toistuvuus –kentässä voi määrittää, tuleeko sama tauko esim. jokaiselle päivälle. Tätä painamalla avautuu toistu-vuuden lisäasetukset alle.

Toistumissääntö –kentässä voi määrittää, toistuuko sama tauko tietyn aikavälin mukaisesti esim. joka kolmas päivä tai toistuuko se jokaisena arkipäivänä.

Paina OK, kun tauon asetukset on säädetty.

Suljetut aikavälit näkyvät varauskalenterissa.



5.3 Aikavälin vapauttaminen

Jo suljetun aikavälin voi palauttaa takaisin varauskäyttöön.

Valitse suljettu aikaväli hiiren vasemmalla napilla.

Tauon asetuksia voi muokata painamalla Muokkaa. Tästä aukeaa kohdassa 7 kuvattu valikko, jonka yläreunasta tulee valita, muokkaako sarjaa vai vain kyseistä toistoa.

Poista –nappia painamalla voi poistaa tauon. Poistaessa taukoa on tärkeää valita, poistaako koko sarjan (Delete Series) vai vain kyseisen toiston (Delete Occurance). Tämän valinnan jälkeen paina OK.



6 Varauksen peruminen

Etsi asiakas pikahaulla syöttämällä asiakkaan henkilötunnus tai nimi oikeassa yläkulmassa olevaan hakukenttään. Kun oikea asiakastieto löytyy, klikkaa ”henkilötunnuksen” kohdalta.

Näin pääset asiakkaan tietoihin.



Selaa sivua alemmas, jotta näet asiakkaan varaukset. Toimintovalikko löytyy varaustietorivin oikeasta reunasta.

Klikkaa toimintovalikosta peruutettavan varauksen riviltä ja valitse ”Peruuta varaus”.

Tarkista tiedot ja valitse, että asiakkaalle lähtee pe-ruutusviesti varauksesta ainakin tekstiviestillä.

Lopuksi klikkaa ”ok”.



7 Tuki

Tämä osio täydentyy. Jos olet ladannut tämän ohjeen koneellesi, tarkista uusi ohje sivulta:

www.hus.fi/ammattilaiselle/koronarokotusaika

http://www.hus.fi/ammattilaiselle/koronarokotusaika

Documents

Vihta-ajanvarausjärjestelmän ohjeet – Koronarokotusaika