ViPNet [Деловая Почта] · Web viewОбе эти программы (ЦУС и УКЦ) используются для создания некоторых ключевых

ViPNet Клиент [Деловая почта]

Руководство пользователяФРКЕ.00004-03 90 02

Версия 3.0

Руководство пользователя ПО ViPNet Клиент [Деловая почта]

1991 - 2005 ОАО Инфотекс, Москва, Россия.

Этот документ входит в комплект поставки программного обеспечения ViPNet, и на него распространяются все условия лицензионного соглашения.

Ни одна из частей этого документа не может быть воспроизведена, опубликована, сохранена в электронной базе данных или передана в любой форме или любыми средствами, такими как электронные, механические, записывающие или иначе, для любой цели без предварительного письменного разрешения ОАО Инфотекс.

ViPNet является зарегистрированной торговой маркой программного обеспечения, разрабатываемого ОАО Инфотекс.

Все торговые марки и названия программ являются собственностью их владельцев.

ОАО Инфотекс

125315 Москва, Ленинградский пр-т, 80, а/я 35

Тел: (095) 737-61-96 (hotline), 737-61-92, факс 737-72-78

E-mail: [email protected]

WWW: http://www.infotecs.ru

ФРКЕ.00004-03 90 02

2

http://www.infotecs.ru/

mailto:[email protected]


СодержаниеВВЕДЕНИЕ......................................................................................................................................... 6

О ДАННОМ ДОКУМЕНТЕ...................................................................................................................... 6

О ДРУГИХ ДОКУМЕНТАХ VIPNET........................................................................................................7

1 НАЗНАЧЕНИЕ И ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ПРОГРАММЫ VIPNET [ДЕЛОВАЯ ПОЧТА]..................................................................................................................................... 8

2 УСТАНОВКА ПРОГРАММЫ VIPNET [ДЕЛОВАЯ ПОЧТА]......................................................8

3 ПОНЯТИЯ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В ПРОГРАММЕ ДЕЛОВАЯ ПОЧТА.......................................8

3.1 НЕКОТОРЫЕ ТЕРМИНЫ И ИХ ОПРЕДЕЛЕНИЯ............................................................................9

3.2 ПОНЯТИЕ ОБ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОГРАММАХ СЕТИ VIPNET. КЛЮЧЕВАЯ ИНФОРМАЦИЯ ДЛЯ АБОНЕНТА И АП........................................................................................................................................ 10

3.3 ПРАВА И ПАРОЛЬ АДМИНИСТРАТОРА....................................................................................11

4 С ЧЕГО НАЧАТЬ И КАК РАБОТАТЬ В ДЕЛОВОЙ ПОЧТЕ?................................................11

4.1 ВВОД ПАРОЛЯ...................................................................................................................... 11

4.2 КРАТКАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ОТПРАВКЕ И ПРИЕМУ ПИСЕМ........................................................12

4.2.1 Отправка писем......................................................................................................12

4.2.2 Прием писем.............................................................................................................13

5 ОПИСАНИЕ ИНТЕРФЕЙСА ПРОГРАММЫ ДЕЛОВАЯ ПОЧТА...........................................14

5.1 ОПИСАНИЕ ГЛАВНОГО ОКНА.................................................................................................14

5.1.1 Действия, выполняемые с помощью меню на заголовке таблицы писем........16

5.2 ОПИСАНИЕ ГЛАВНОГО МЕНЮ В ГЛАВНОМ ОКНЕ....................................................................17

5.2.1 Файл.......................................................................................................................... 17

5.2.2 Письмо...................................................................................................................... 18

5.2.3 Инструменты..........................................................................................................20

5.2.4 Создать.................................................................................................................... 20

5.2.5 Вид............................................................................................................................ 21

5.2.6 Помощь..................................................................................................................... 22

5.3 ПАНЕЛЬ ИНСТРУМЕНТОВ ГЛАВНОГО ОКНА.............................................................................22

5.4 ДЕЙСТВИЯ С ВЫБРАННЫМ ПИСЬМОМ, ВЫЗЫВАЕМЫЕ ИЗ КОНТЕКСТНОГО МЕНЮ ПО ПРАВОЙ КЛАВИШЕ МЫШИ........................................................................................................................................ 23

5.5 ОКНО ПИСЬМА..................................................................................................................... 25

5.6 ГЛАВНОЕ МЕНЮ В ОКНЕ ПИСЬМА..........................................................................................26

5.6.1 Письмо...................................................................................................................... 26

5.6.2 Вид............................................................................................................................ 26

5.6.3 Редактирование......................................................................................................27

5.6.4 Создать.................................................................................................................... 27

5.6.5 Подпись..................................................................................................................... 28

5.6.6 Извещения................................................................................................................28

5.7 ПАНЕЛЬ ИНСТРУМЕНТОВ В ОКНЕ ПИСЬМА.............................................................................28

ФРКЕ.00004-03 90 02

3


5.8 ОПИСАНИЕ ВКЛАДОК ОКНА ПИСЬМА.....................................................................................29

6 ФУНКЦИИ ПРОГРАММЫ ДЕЛОВАЯ ПОЧТА........................................................................30

6.1 РАБОТА С ПИСЬМАМИ..........................................................................................................31

6.1.1 Создание письма......................................................................................................31

6.1.2 Отправка письма....................................................................................................31

6.1.3 Прием письма...........................................................................................................32

6.1.4 Сообщения программы при закрытии письма.....................................................32

6.1.5 Ответить автору..................................................................................................33

6.1.6 Ответить автору с вложениями.........................................................................34

6.1.7 Ответить всем......................................................................................................34

6.1.8 Ответить всем с вложениями..............................................................................34

6.1.9 Удаление письма.....................................................................................................35

6.1.10 Экспорт и импорт писем.......................................................................................36

6.1.11 Копирование и перенос писем Деловой Почты с использованием механизма drag-and-drop 37

6.1.12 Печать письма........................................................................................................37

6.1.13 Переслать письма как вложения...........................................................................37

6.2 ВЛОЖЕНИЯ.......................................................................................................................... 38

6.2.1 Копирование вложений с использованием механизма drag-and-drop................38

6.3 АДРЕСНАЯ КНИГА................................................................................................................. 39

6.3.1 Определение Адресной книги.................................................................................39

6.3.2 Уровни адресации....................................................................................................39

6.3.3 Создание групп АП в Адресной книге (как сделать Адресную книгу удобной для использования).................................................................................................................................. 40

6.3.4 Выбор адресатов и описание кнопок....................................................................40

6.4 РАБОТА С ПАПКАМИ.............................................................................................................42

6.4.1 Шаблоны................................................................................................................... 44

6.5 ПОДПИСЬ, ПРОВЕРКА И УДАЛЕНИЕ ПОДПИСИ ПРИ РАБОТЕ С ПИСЬМАМИ................................45

6.5.1 Подпись письма.......................................................................................................45

6.5.1.1 Подпись письма в главном окне Деловой Почты...............................................................46

6.5.1.2 Подпись письма в окне Письма...........................................................................................46

6.5.1.3 Автоматическая подпись письма при его отправке...........................................................47

6.5.2 Проверка подписи....................................................................................................47

6.5.3 Удаление подписей..................................................................................................48

6.6 РАБОТА С ПОДПИСЬЮ ОТДЕЛЬНЫХ ФАЙЛОВ В ДЕЛОВОЙ ПОЧТЕ............................................49

6.6.1 Подписать файл текущим сертификатом.........................................................50

6.6.2 Подписать файл выбранным сертификатом.....................................................50

6.6.3 Проверить подпись файла.....................................................................................50

6.6.4 Удалить подпись файла.........................................................................................51

6.6.5 Отсоединить подпись файла................................................................................51

6.6.6 Присоединить подпись файла...............................................................................51

ФРКЕ.00004-03 90 02

4


6.7 ШИФРОВАНИЕ И РАСШИФРОВАНИЕ ПИСЬМА..........................................................................52

6.8 КВИТАНЦИИ О ДОСТАВКЕ/ПРОЧТЕНИИ В ВИДЕ ОТДЕЛЬНОГО ПИСЬМА.....................................52

6.9 АВТОПРОЦЕССИНГ...............................................................................................................53

6.9.1 Просмотр журналов автопроцессинга.................................................................55

6.10 СМЕНА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ........................................................................................................57

6.11 ПОИСК ДОКУМЕНТА В ДЕЛОВОЙ ПОЧТЕ................................................................................57

6.12 АРХИВАЦИЯ И АВТОАРХИВАЦИЯ ХРАНИЛИЩА ПИСЕМ ДЕЛОВОЙ ПОЧТЫ.................................61

6.12.1 Настройки архивации и автоархивации...............................................................61

6.12.1.1 Рекомендации по выбору параметров максимального и минимального размера архива в окне Настройки архивации.............................................................................................................63

6.12.2 Запуск архивации (автоархивации). Ошибки при архивации (автоархивации).63

6.12.3 Окно Архивы.............................................................................................................64

7 НАСТРОЙКИ ДЕЛОВОЙ ПОЧТЫ............................................................................................65

7.1 ВКЛАДКА АДМИНИСТРАТОР...................................................................................................65

7.2 ВКЛАДКА ОБЩИЕ.................................................................................................................. 66

7.3 ВКЛАДКА ТРАНСПОРТ...........................................................................................................67

7.4 ВКЛАДКА ПИСЬМО................................................................................................................68

7.5 ВКЛАДКА ВНЕШНИЕ ПРОГРАММЫ..........................................................................................70

7.6 ВКЛАДКА АВТОПРОЦЕССИНГ.................................................................................................71

7.6.1 Создание и редактирование правил автопроцессинга......................................73

7.6.1.1 Правило для обработки файлов..........................................................................................73

7.6.1.2 Правило для обработки входящих писем...........................................................................75

7.6.2 Настройка журнала автопроцессинга..................................................................76

7.7 ВКЛАДКА ПЕЧАТЬ................................................................................................................. 78

8 Особенности работы программы Деловая Почта с приложениями DOS.....................78

ФРКЕ.00004-03 90 02

5


1 Введение

О данном документеДанный документ содержит информацию о назначении программы ViPNet [Деловая Почта], ее

возможностях и работе в ней. Поскольку эта программа предназначена для обычных пользователей компьютера, то и описание документа ориентировано в основном на них, хотя в данном документе имеется подробное описание всех особенностей и пунктов меню программы. Обычный пользователь может не читать подробное изложение описаний всех пунктов меню программы. Кроме того, при возникновении трудностей при использовании каких-либо особенностей программы или ее настроек, можно всегда обратиться к своему администратору сети. Изложение материала документа по главам построено следующим образом:

Глава 2 на странице 8 описывает назначение и функциональные возможности программы. Эта глава написана для всех категорий пользователей.

Глава 3 на странице 8 описывает установку программы на Вашем абонентском пункте. Если Вы сами не умеете устанавливать программы, то это сделает для Вас администратор.

Глава 4 дает представление о некоторых понятиях, необходимых для понимания работы программы.

Раздел 4.1 дает определения некоторых терминов.

Раздел 4.2 дает представление об административных программах сети ViPNet и ключевой информации, используемой в программе Деловая Почта.

Раздел 4.3 описывает возможность предоставления дополнительных настроек в программе, если вход в программу осуществляется с правами администратора сети.

Глава 5 на странице 11 содержит краткое описание работы в Деловой Почте в форме обучения: запуск программы, ввод пароля, отправку и прием писем. Эта глава написана для всех категорий пользователей, а особенно – для простых пользователей.

Глава 6 полностью описывает интерфейс программы: вид главного окна и окна Письма, главные меню и панели инструментов.

Глава 7 описывает все функции программы и действия, которые можно производить в программе.

Раздел 7.1 описывает детально работу с письмами: создание, отправку и прием писем, удаление писем, экспорт и импорт писем, копирование писем с помощью механизма drag–and-drop.

Раздел 7.2 описывает детально, как работать с вложениями.

Раздел 7.3 описывает детально Адресную книгу.

Раздел 7.4 описывает детально работу с папками Деловой Почты.

Раздел 7.5 описывает детально работу с подписью: как подписать письмо, удалить подпись, проверить подпись.

Раздел 7.6 описывает детально работу с подписью отдельных файлов.

Раздел 7.7 описывает, как зашифровать и расшифровать письмо.

Раздел 7.8 расскажет, как получать квитанции об отправке и прочтении в виде отдельных писем.

Раздел 7.9 посвящен одной из функций программы – автопроцессингу.

Раздел 7.10 расскажет о том, как сменить абонента на данном АП.

Раздел 7.11 поможет найти документ в базе Деловой Почты по различным параметрам поиска.

ФРКЕ.00004-03 90 02

6


Раздел 7.12 описывает функцию архивации и автоархивации писем Деловой Почты.

Раздел 8 детально описывает настройки Деловой Почты. Часть настроек программы может быть сделана самим пользователем, а часть – только администратором сети. Это определяется уровнем полномочий пользователя. Описание всех уровней полномочий пользователя содержится в отдельном документе Классификация полномочий, который входит в комплект поставки ПО ViPNet.

Глава 9 посвящена тем, кто использует приложения DOS. Если Вы не используете программы DOS, то можете не читать эту главу.

О других документах ViPNetПри чтении данного документа могут встретиться понятия и определения, которые не

отражены в данном документе. Во избежание непонимания этих понятий, можно воспользоваться следующими документами, также входящими в комплект поставки ViPNet:

Инструкция по установке, запуску, удалению ViPNet Клиент - подробная инструкция по установке и удалению ViPNet Клиент, находится в файле Быстрый старт. doc.

ViPNet MFTP . Описание работы - подробное описание работы транспортного модуля MFTP.

Настройка параметров безопасности - описание по работе с модулем, отвечающим за смену сертификатов подписей пользователей, паролей, пользователей и т. д.;

Словарь - словарь специальных терминов, используемых в документации ПО ViPNet.

Классификация полномочий - описание возможных полномочий пользователя абонентского пункта (полномочия определяются в административной программе Центр Управления Сетью (ЦУС)). Полномочия разрешают или запрещают пользователю различные действия по изменению настроек установленного на его компьютере программного обеспечения ViPNet.

Информация о внешних устройствах хранения данных – информация о поддерживаемых ПО ViPNet внешних устройствах хранения данных, для записи и считывания различной информации (паролей, ключей и т.д.).

ФРКЕ.00004-03 90 02

7


2 Назначение и функциональные возможности программы ViPNet [Деловая Почта]

Программа ViPNet [Деловая почта] (или просто Деловая Почта) предназначена для организации защищенной передачи электронных документов по открытым каналам связи по всему маршруту следования документа от отправителя к получателю в сети ViPNet. В почтовый защищенный сервис входят следующие услуги, предоставляемые программой:

отправка и получение писем с прикрепленными к ним вложениями;

отправка файлов (в виде вложений) из Windows Explorer адресатам ViPNet;

получение подтверждений (квитанций) о доставке и использовании документов;

шифрование писем и вложений к ним;

электронная подпись (внутренними и внешними сертификатами подписи) писем и вложений к ним;

электронная подпись (и проверка подписи) отдельных файлов (не вложений);

предоставление информации о документе: дате и времени создания и получения документа, размере документа (в килобайтах), информации о получателях и отправителях;

ведение регистрационной нумерации документов;

экспорт и импорт писем.

Кроме того, программа предоставляет гибкие возможности по работе с документами: сортировка документов, архивация документов, поиск нужного документа, автоматическая обработка файлов и входящих писем в соответствии с различными правилами, задаваемыми пользователем (автопроцессинг) и др.

Программа ViPNet [Деловая почта] версии 6.00 и выше работает в среде WINDOWS 98SE/ME/NT/2000/XP/Server 2003.

3 Установка программы ViPNet [Деловая Почта]Программа Деловая почта входит в программный комплекс, который называется ViPNet

Клиент.Деловая почта может быть установлена в составе программы ViPNet Клиент, а также

отдельно, как самостоятельная программа.

Для установки Деловой Почты в составе ViPNet Клиент необходимо запустить файл setup.exe, находящийся в установочном комплекте. Процесс установки может проходить как в интерактивном режиме, так и в неинтерактивном (подробную инструкцию по установке ViPNet Клиент читайте в отдельном документе "Инструкция по установке, запуску, удалению ViPNet Клиент", имеющемся в установочном комплекте). Для установки только программы Деловая Почта нужно выбрать тип инсталляции Выборочная и указать только эту программу.

Замечание: для корректной установки Деловой почты под Windows NT временно необходимы права администратора системы, которые после установки почты можно снять.

4 Понятия, используемые в программе Деловая ПочтаЭта глава посвящена описанию некоторых понятий, без которых невозможно полное описание

и понимание функций и возможностей программы. Хотя эта глава предназначена для всех категорий пользователей, ее можно читать частично или обращаться к ней при неясностях при прочтении данного документа.

ФРКЕ.00004-03 90 02

8


4.1 Некоторые термины и их определенияБольшинство терминов, встречающихся в документе, описано в специальном словаре,

входящем в комплект поставки (см. ссылку на стр. 7). Здесь же отметим только те, которые используются в программе и не входят в словарь.

Дадим кратко определение письма и его компонент, понятие о подписи и шифровании, отправке, доставке, прочтении письма, автопроцессинге и Адресной книге.

ПисьмоПрограмма Деловая почта предназначена для автоматизации работы с документами. В

Деловой почте документ представлен как ‘электронное’ письмо, которое состоит из следующих составляющих:

1. Текст письма – отправитель письма может написать текст в поле письма.

2. Вложения – это файлы, прикрепленные к письму. Эти файлы будут отправлены вместе с письмом.

3. Список получателей – адресаты, которым предназначено письмо.

4. Различные поля (тема, дата отправки и т.п.).

При этом некоторые составляющие являются необязательными, а некоторые необходимы для отправки (список получателей).

Все документы в Деловой почте хранятся в иерархической системе папок, которая организуется пользователем в зависимости от его потребностей. Детали работы с папками будут рассмотрены в разделе 7.4. Работа с папками.

Письмо можно зашифровать. Зашифрованное письмо не может быть прочитано из хранилища сообщений на диске посторонними лицами.

Письмо можно подписать электронно-цифровой подписью. Поскольку можно проверить сертификат подписи, то наличие подписи позволяет:

определить точно, кем было отправлено письмо;

выявить, нет ли искажений письма;

исключить возможность отказа от присланного письма со стороны отправителя.

Таким образом электронное письмо в качестве документа может заменить соответствующий бумажный документ.

Квитанция. Квитанция – это подтверждение выполнения какого-то действия (например, отправка письма, доставка, прочтение и др.). В Деловой Почте существует несколько видов квитанций: квитанция об отправке, квитанция о доставке, квитанция о прочтении. Информация о приходе какой-то квитанции выражается появлением буквы (О - отправка, Д, д - доставка, П, п - прочтение) в графе Атрибуты главного окна Деловой Почты (подробно см. раздел 6.1, Таблица1). Кроме того, квитанция может быть представлена в виде письма, если отправителем письма был сформирован запрос об отправке квитанций о доставке/прочтении в виде отдельного письма (извещения) (см. раздел 7.8).

Письмо упаковано - При отправке письма это письмо сначала попадает в каталог .\OUT каталога транспорта, а потом отправляется по назначению, но если транспортный модуль не работает (выключен канал или файла запуска транспорта нет), то состояние письма называется упаковкой. В графе Атрибуты главного окна появится признак У, у (подробности см. в разделе 7.1.2).

Письмо отправлено – письмо считается отправленным, когда приходит квитанция об отправке.

Письмо доставлено - письмо считается доставленным, когда приходит квитанция о доставке.

Письмо прочитано - письмо считается прочитанным, когда приходит квитанция об прочтении. Под прочтением понимается различное использование письма, как-то:

Текст письма считается прочитанным, если письмо было открыто для просмотра.

ФРКЕ.00004-03 90 02

9


Вложение считается прочитанным, если была выполнена одна из следующих операций: открытие вложения для просмотра, сохранение его на диске, печать, копирование вложения в другое приложение (с помощью механизма drag&drop или с помощью команды Копировать файл).

При этом для письма из папки исходящих: письмо считается полностью прочитанным, если оно было прочитано всеми получателями письма (заглавная Ч в Атрибутах) и прочитано частично, если не все получатели прочли его (строчная ч). А для входящего письма считается, что письмо прочитано полностью (заглавная Ч), если прочитаны текст письма и все вложения, письмо прочитано частично (строчная ч), если остались непрочитанными некоторые вложения.

АвтопроцессингАвтопроцессингом называется автоматическая обработка файлов и писем. В Деловой

Почте предусмотрена автоматическая обработка файлов (для отправки по почте) и входящих писем в соответствии с различными правилами, задаваемыми пользователем.

Адресная книга – список всех адресатов, которым Вы можете отправлять письма, и от которых Вы можете получать письма. Подробности работы с Адресной книгой Вы можете найти в разделе 7.3.

4.2 Понятие об административных программах сети ViPNet. Ключевая информация для абонента и АП Программа Деловая почта предназначена для работы в VPN (Virtual Private Network) сети,

конфигурация которой создается специальной административной программой, которая называется Центр Управления Сетью (ЦУС). Кроме того, в сети VPN используется система защиты информации, которой управляет тоже специальная административная программа Удостоверяющий и Ключевой центр (УКЦ). УКЦ выполняет две основные функции:

заверение сертификатов подписи

создание и обновление ключевой информации.

Обе эти программы (ЦУС и УКЦ) используются для создания некоторых ключевых наборов файлов для каждого абонента и для каждого абонентского пункта (АП), без которых Деловая почта не может начать свою работу.

Для абонентского пункта программа ЦУС создает набор справочников (адресная информация), который должен быть помещен в каталог установки Деловой почты.

Для абонентского пункта программа УКЦ создает набор файлов, содержащих ключевую информацию (т.н. ключевой набор), общую для всего абонентского пункта. Этот ключевой набор располагается в специальном подкаталоге каталога транспорта (о транспорте читайте в разделе 8.3). Деловая почта пользуется защищенным транспортом сети ViPNet, который может обслуживать несколько прикладных задач. Данная версия Деловой почты подразумевает, что каталог транспорта задается в настройках. Обычному пользователю не нужно ничего настраивать, так как это задается по умолчанию.

Для каждого абонента АП программа УКЦ создает один набор файлов с ключевой информацией (т.н. ключевую дискету) и парольную информацию. Без ключевой дискеты невозможно запустить программу Деловая Почта. Термин 'ключевая дискета' сложился исторически с тех времен, когда ключевая информация для абонентов действительно размещалась на дискетах. Теперь эта информация может быть расположена на любом диске в любом каталоге. На одном абонентском пункте может быть сколько угодно пользователей.

Замечание. Если ключевая информация находится на дискете, то Вам не следует защищать эту дискету от записи, поскольку данные на ключевой дискете могут достаточно часто меняться.

4.3 Права и пароль администратораДанный раздел предназначен для администратора сети и продвинутого пользователя, но и

простой пользователь может это прочитать для информации о том, что ему могут быть предоставлены дополнительные возможности по работе программы Деловая почта.

ФРКЕ.00004-03 90 02

10


В программу на Вашем АП можно войти с правами администратора Вашей сети. Администратор сети имеет на это право и может предоставить пользователю дополнительные возможности по настройке и работе программы.

Вход в программу с правами Администратора осуществляется в Настройках параметров безопасности -> вкладка Администратор (более подробно см. в руководстве "Настройка параметров безопасности

5 С чего начать и как работать в Деловой почте?Для того, чтобы после установки программы начать работать с Деловой Почтой, нужно

сделать следующее:

Запустить программу Деловая Почта или из меню Старт или нажатием на значок на рабочем столе.

Ввести пароль.

Далее можно приступать к приему и отправке писем.

5.1 Ввод пароляПри старте программа попросит ввести пароль пользователя (Рисунок 1).

Рисунок 1

Введите пароль. В программе имеется возможность вводить пароль пользователя с клавиатуры и с какого-либо внешнего устройства хранения данных, а также возможность сохранить пароль. Процесс идентификации пользователей программным обеспечением ViPNet описан в документе Идентификация пользователя ViPNe t .

ПО ViPNet [Деловая Почта] поддерживает работу со следующими внешними устройствами хранения данных: eToken (Aladdin), TM-Identifier (Aladdin), iKey 1000 (Rainbow), iKey 3000 (Rainbow), TM-Identifier (Accord), Smartcard (Athena), Smartcard (RusCard), CryptoPro CSP (Ver.1.2), TM-Identifier (VipnetTurbo100). Подробную информацию читайте в документе "Информация о внешних устройствах хранения данных".

5.2 Краткая инструкция по отправке и приему писемЭтот раздел написан специально для обычных пользователей компьютера.

ФРКЕ.00004-03 90 02

11


После инсталляции программы, ее запуска и ввода пароля Вы можете отправлять и получать письма. Рисунок 2 отражает основное окно программы после ввода пароля. Приведем краткую инструкцию по отправке и приему писем без детального изучения всей программы Деловая Почта. Более детальное описание интерфейса, настроек и возможностей программы описано в нижеследующих главах и предназначено для продвинутого пользователя и администратора сети.

Рисунок 2

5.2.1 Отправка писемРассмотрим основные действия при отправке писем (Рисунок 2):

Создание письма – открыть окно для создания нового письма. Для этого нужно в главном окне нажать кнопку со значком (Создать Новое письмо). Откроется окно письма (см. Рисунок 3).

Выбор адреса (адресов) – в окне письма нажать на кнопку со значком и выбрать получателя письма из окна открывшейся Адресной книги. Все подробности о работе с адресной книгой приведены разделе 7.3. Пусть Вас не смущает то, что Вы можете увидеть фамилию Вашего адресата на трех уровнях адресации. Смело выбирайте его на любом уровне. Нажмите в Адресной книге кнопку Адресовать. Если нужны еще адресаты этому письму, то повторите выбор и опять нажмите кнопку Адресовать. По окончании выбора адресатов нажмите кнопку Закрыть в окне Адресной книги. (Для выбора нескольких адресов подряд используйте комбинации клавиши Shift с мышью или клавишами со стрелками вверх, вниз. Для выбора нескольких адресов, расположенных в разных местах, используйте комбинации клавиши Ctrl с мышью. Для ускорения выбора адресатов можно воспользоваться строкой поиска абонентов, при этом выводятся имена всех пользователей, в названии которых встретилась введенная подстрока. При закрытии неотправленного письма программа спросит, сохранить в папке письмо или нет).

Написание темы письма и текста письма – можно написать название письма в поле Тема и текст письма в поле для текста письма. Переход с поля темы письма в поле текста письма осуществляется либо с помощью мыши, либо по клавише TAB (обратно с помощью комбинации клавиш SHIFT+TAB).

ФРКЕ.00004-03 90 02

12


Выбрать вложения – присоединить нужные документы к письму. Для этого надо в окне письма нажать кнопку со значком . В появившемся окне выбрать нужные документы (вложения). Выбор нескольких документов возможен с помощью клавиши Shift и левой кнопки мыши.

Отправить письмо можно несколькими способами:

Проще всего это сделать из окна письма, если нажать кнопку на панели инструментов.

Можно отправить и из главного окна (только для неупакованных писем), если выбрать пункт меню Письмо |Отправить, или воспользоваться правой кнопкой мыши на письме и выбрать пункт меню Отправить.

Письмо можно также отправить из Windows Explorer. Для этого нужно отметить нужный файл и по правой клавише мыши выбрать пункт меню Отправить письмо адресату ViPNet. При этом произойдет вызов программы Деловая Почта (если она не была еще загружена), и этот файл в виде вложения (с предварительным вопросом о вводе имени документа) будет помещен в открывшееся создаваемое письмо.

Рисунок 3

После отправки письма или закрытия окна письма (без отправки, с ответом Да на вопрос о сохранении письма) созданное письмо появится в папке исходящих.

5.2.2 Прием писемПрием писем осуществляется автоматически, причем Вы будете информированы о

поступлении новых писем (Рисунок 4). После нажатия кнопки OK в папке входящих писем появится пришедшее Вам письмо (письма).

ФРКЕ.00004-03 90 02

13


Рисунок 4

Далее Вы можете просмотреть папку входящих, прочитать письмо, вложение, сохранить вложение и др. Опишем основные действия над пришедшими письмами.

Просмотр содержимого папки входящих - просто выбрать эту папку. В верхней части справа появится набор принятых писем. Все непрочитанные письма будут выделены жирным шрифтом, а к названию Входящие прибавится в круглых скобках количество непрочитанных писем.

Чтение письма – если щелкнуть левой кнопкой мыши на этом письме, то внизу появится текст письма (если оно не было зашифровано). Текст зашифрованного письма можно прочитать, если его открыть (дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на письме, и откроется окно письма).

Копирование вложений. Нужно дважды щелкнуть на письме, и в раскрывшемся письме нужно выбрать вкладку Вложения. Появятся значки вложений. Если щелкнуть правой кнопкой мыши на каком-либо из них, то появится меню, в котором есть пункт Сохранить. Откроется окно для выбора папки, куда можно сохранить вложение. Примечание: не рекомендуется сохранять файлы в подкаталоге Temp рабочего каталога почты! Подкаталог TEMP рабочего каталога почты используется для временного размещения расшифрованной информации (на время работы с зашифрованными письмами). Этот каталог полностью очищается при каждом запуске и закрытии программы.

Другие действия с письмами описаны в нижеследующих главах. Но на данном этапе мы ограничимся описанными выше.

На этом этапе Вы уже можете работать с программой.

Далее будет дано детальное описание программы, работа в ней, настройки и интерфейс.

6 Описание интерфейса программы Деловая ПочтаЭта глава посвящена описанию интерфейса программы. Эту главу можно читать всем

категориям пользователей, и если обычному пользователю не все ясно, то это не страшно, т.к. он уже научился делать основные действия при работе с программой, если прочитал предыдущую главу.

6.1 Описание Главного окнаПосле ввода пароля на экране появится главное окно Деловой почты (Рисунок 2). Вверху

окна расположено горизонтальное меню, состоящее из следующих пунктов: Файл, Письмо, Инструменты, Создать, Вид, Помощь. Каждый из этих пунктов при его выборе раскрывается в новое меню, что будет рассматриваться позже.

Ниже может располагаться Панель инструментов (если в подменю Вид включен пункт Панель инструментов). Панель инструментов содержит основные кнопки, облегчающие некоторые часто используемые операции при работе с письмом: (создать) новое письмо, смена пользователя, показать адресную книгу, шифрование, расшифрование, подпись, проверить подпись, удалить подпись, отправить (письмо), перенаправить (письмо), ответить автору, ответить всем и т.д.

Внизу экрана может располагаться Строка состояния (если в подменю Вид включен пункт Строка состояния), в которой отображаются подсказки о текущей операции.

Окно разделено на левую (поле папок) и правую части (поле писем), а правая часть разделена на верхнюю и нижнюю.

ФРКЕ.00004-03 90 02

14


В левой части расположено дерево папок и можно выбрать, с какими папками нужно работать (исходящие, входящие, удаленные, аудит, шаблоны, импорт или какие-либо еще папки, созданные пользователем).

В верхней половине правой части отражаются письма для папки, выбранной в левой части. Эта информация отражается в следующих столбцах таблицы: Признак наличия вложения (значок, изображающий скрепку), Тема, Отправитель (для входящих), Дата создания, Получатель, Дата получения (для входящих), Регистрационный номер, Атрибуты, Размер. Для каждой папки можно настроить, какие столбцы отображать, что очень удобно в повседневной работе, т.к. позволяет отсеивать ненужную информацию. Для этого по правой кнопке мыши нужно выбрать пункт меню Свойства и настроить отображение нужных столбцов в нужном порядке или левым щелчком мыши на заголовке писем вызвать меню и выбрать пункт Изменить текущее представление (см. 6.1.1). Кроме того, можно левым щелчком мыши по заголовку какого-либо столбца таблицы можно сортировать письма в папке по этому столбцу (и не только сортировать, а выполнять еще и другие функции. Подробно это описано чуть ниже, см. 6.1.1). Столбцы таблицы можно сортировать и с помощью механизма drag-&-drop.

Поле Атрибуты может состоять из 3-х знаков (каждый знак - буква), каждый их которых соответствует различным признакам состояния каждого письма: подпись, шифрование, отправка, доставка, прочтение и исключительные ситуации. На первом месте может стоять признак подписи – заглавная П или строчная п, далее может стоять признак шифрования – заглавная Ш, а затем – либо признак упаковки (У, у), либо признак отправки (О, о), либо признак доставки (Д, д), либо признак прочтения письма (Ч, ч). Появление тех или иных признаков зависит от принадлежности письма к исходящей или входящей папки.

Примеры значений поля Атрибуты:

1. ПШО – письмо принадлежит папке исходящих. П означает, что письмо подписано, Ш означает, что письмо зашифровано, а О - отправлено.

2. Ч – письмо может принадлежать любой их папок. Означает, что письмо прочитано полностью.

Возможные значения этих признаков приведены в таблице (Таблица 1).

Таблица 1

№ п\п

Атрибут Папка Исходящие Папка Входящие

1. П подписано письмо и все вложения подписано письмо и все вложения

2. п подписано либо письмо и/или вложения, но не все элементы подписаны

подписано либо письмо и/или вложения, но не все элементы подписаны

3. Ш письмо и все вложения зашифрованы письмо и все вложения зашифрованы

4. У письмо упаковано для всех выбранных получателей

-

5. у письмо упаковано для некоторых получателей, но не для всех

-

6. О письмо отправлено всем выбранным получателей

-

7. о письмо отправлено некоторым (не всем) получателям

-

8. Д письмо доставлено всем получателям -

9. д письмо доставлено некоторым получателям, но не всем

-

ФРКЕ.00004-03 90 02

15


№ п\п

Атрибут Папка Исходящие Папка Входящие

10. Ч письмо прочитано всеми получателями текст письма и все вложения прочитаны

11. ч письмо прочитано некоторыми получателями

текст письма прочитан, но не все вложения прочитаны

12. ! письмо не может быть отправлено получателю. Такая ситуация может возникнуть в случае, если абонентский пункт, на который отправлено письмо, выключен на Сервере или удален из сети

-

13. Н подпись письма или хотя бы одного из вложений неверна

подпись письма или хотя бы одного из вложений неверна

Нижняя половина правой части предназначена для отражения текста письма, выбранного в верхней правой части (Рисунок 2), если письмо не зашифровано.

6.1.1 Действия, выполняемые с помощью меню на заголовке таблицы писемЕсли Вы правым щелчком мыши на заголовке таблицы писем откроете меню, то можно

выполнить следующие функции:

Сортировать по возрастанию (убыванию) параметров текущего столбца (столбец, на котором Вы щелкнули правой клавишей), причем, если к данному моменту по этому столбцу уже была сортировка, то можно только поменять ее направление (соответственно один из пунктов сортировки будет неактивным).

Удалить столбец – текущий столбец будет удален.

Изменить текущее представление – откроется окно для изменения состава и порядка отображаемых столбцов таблицы писем (Рисунок 5).

Просмотр в HTML-формате – при выборе данного пункта меню письма текущей (можно выбрать любую) папки Деловой почты будут показаны в HTML-формате, например:

ФРКЕ.00004-03 90 02

16


6.2 Описание Главного меню в Главном окнеКак уже говорилось, данное меню состоит из следующих пунктов: Файл, Письмо,

Инструменты, Создать, Вид, Помощь. Каждый из этих пунктов при его выборе раскрывается в новое меню. Рассмотрим основные пункты по порядку. Действие подпунктов данных пунктов зависит от того, где находится курсор, в поле папок или в поле писем.

6.2.1 ФайлДанный пункт содержит следующие подпункты:

Папки – раскрывается в два подпункта: создать новую папку и переименовать выбранную папку (основные папки Деловой почты переименовать нельзя);

Подпись файлов – при выборе этого пункта меню пользователь сможет подписать любой файл (несколько файлов из папки) текущим или выбранным сертификатом подписи, удалить подпись, а также проверить подпись. Данный пункт меню раскрывается в следующее выпадающее меню:

Подписать файл текущим сертификатом…

Подписать файл выбранным сертификатом…

Проверить подпись файла…

Удалить подпись файла…

Отсоединить подпись файла….

Присоединить подпись…

Замечание. Все эти действия применимы не только к одному выбранному файлу, но и к выбранной из папки группы файлов. Для выбора файлов нужно использовать стандартные комбинации клавиш Ctrl, Shift и стрелки вверх, вниз. Подробности о работе с подписью отдельных файлов в Деловой почте см. в п. 7.6.

ФРКЕ.00004-03 90 02

17


Выбрать Архив… – можно просмотреть архивы почты, которые были получены либо вручную (см. след. пункт) либо автоматически (см. параграф 7.12.1).

Архивировать Почту… – при использовании данного пункта меню будет создан архив папок Деловой почты. Данный архив может быть просмотрен с помощью пункта меню Архивы. Эти два пункта меню (Выбрать Архив и Архивировать Почту доступны пользователю только с санкции Администратора сети, см.8.1).

Более подробно об архивации описано в разделе 7.12.

Журнал автопроцессинга - при использовании данного пункта меню будет вызвано окно, в котором на левой панели окна можно задать параметры просмотра журнала автопроцессинга почты. События автопроцессинга, выбранные из журнала на основании определенного пользователем фильтра, отображаются списком на правой панели этого окна. Подробную информацию о каждой строке списка можно также просмотреть, если щелкнуть на конкретной строке списка. Более подробно о журнале автопроцессинга см. разделы 7.9, 7.9.1 и 8.6.

Выход – Деловая почта будет выгружена.

6.2.2 ПисьмоДанный пункт содержит следующие подпункты:

Открыть (Enter) – откроется текущее письмо;

Удалить (Del)– удаление письма или папки (в зависимости от фокуса). Если удаляется письмо из конкретной папки, то оно попадет в папку Удаленные /Конкретная папка, а при удалении из последней – запись о письме (кто, когда удалил) попадает в папку Аудит (содержимое этой папки может быть удалено только при работе почты в режиме администратора, подробнее об удалении документов см. раздел 7.1.9). При удалении папки будут удалены все подпапки и документы, принадлежащие этой папке. Папки Деловая почта, Входящие, Исходящие, Удаленные, Аудит и Шаблоны, Импорт являются специальными папками, и их удалить нельзя;

Полное удаление – удаляет выбранное письмо или запись о нем (в папке Аудит) при работе в режиме администратора. Подробно об удалении писем из различных папок см. раздел 7.1.9.

Печать (Ctrl+P) – будет распечатано письмо в соответствии с настройками печати (см. п. 8.7);

Отправить (F8)– отправить созданное письмо;

Переместить в папку… – переместить письмо из одной папки в другую. Отмеченное письмо попадет в папку, которую выберет пользователь из окна Выбери папку, появившемуся в результате выбора данного пункта меню;

Сохранить как... - эта команда выполняет функцию экспорта выбранного письма, это письмо будет сохранено под именем, заданным пользователем, с расширением *.eml или *.bml (по умолчанию). При этом, если письма были зашифрованы, то они автоматически расшифровываются. Подробнее об экспорте см. п. 7.1.10.

Сохранить в... - при выборе этого пункта выводится окно выбора папки. После успешного выбора папки выделенные письма сохраняются в этой папке как файлы с именем темы письма и расширением .bml. При этом, если письма были зашифрованы, то они автоматически расшифровываются. Эта команда доступна во всех папках кроме Аудит. В дальнейшем при открытии файла с этим расширением при запущенной Деловой Почте будет открыто письмо как обычно, а при выгруженной Почте сначала запрашивается пароль, загружается Почта, а потом открывается письмо. После закрытия письма (и всех писем, если они были открыты) Деловая Почта выгружается;

Переслать как вложения... - при выборе этого пункта создается новое письмо, в которое отмеченные письма (одно или несколько) помещаются как вложения в виде

ФРКЕ.00004-03 90 02

18


экспортированных документов с расширениями .BML. При этом, если письма были зашифрованы, то они автоматически расшифровываются. Этот пункт доступен во всех папках кроме Аудит.

Зашифровать – выбранное незашифрованное письмо будет зашифровано, подробнее см. раздел 7.7;

Расшифровать – выбранное зашифрованное письмо будет расшифровано, подробнее см. раздел 7.7;

Пометить как непрочтенные – прочтенные Вами письма (папка входящих писем, папка удаленных писем и подпапки) можно пометить как непрочтенные. Данный пункт меню будет доступен только для тех выделенных писем, среди которых есть хотя бы одно полностью прочтенное письмо (стоит заглавная Ч в атрибутах письма). При выборе данного пункта письмо и папка помечаются жирным шрифтом, а признак прочтенности (Ч) снимается только с самого письма (но не с вложений). При этом даты прочтения элементов письма (текста и вложений) и информация о том, кто прочитал, не меняются; повторная квитанция о прочтении не высылается.

Пометить как прочтенные - непрочтенные Вами письма можно пометить как прочтенные. Данный пункт меню будет доступен только для тех выделенных писем, среди которых есть хотя бы одно непрочтенное полностью письмо (есть хотя бы одно непрочтенное вложение). При выборе данного пункта признак прочтенности (заглавная Ч) появится в атрибутах письма. При этом жирный шрифт снимается, и будет выслана квитанция о прочтении.

Подписать (текущим и выбранным сертификатом)- описание находится в разделе 7.5.1;

Проверить подпись… - описание находится в разделе 7.5.2;

Удалить подпись - описание находится в разделе 7.5.3;

Свойства… (Alt+Enter)– отражает свойства письма или папки (в зависимости от фокуса). Если это письмо, то выводится окно, имеющее 2 вкладки: основные свойства письма (тема письма и его регистрационный номер, отправитель, дата и время создания письма, имя папки и количество вложений) и получатели письма (абонентский пункт {далее, в зависимости от выбора уровня адресации, возможно указание коллектива и/или пользователя}, текст аннотации, частное имя конверта, кто получил, дата и время получения, информация об использовании данного письма, т.е. кто прочитал, дата и время чтения). Если это папка, то появится окно Поля (Рисунок 5), в котором можно настроить предпочтительный режим отображения данной папки. В частности, можно задать порядок вывода столбцов для данной папки. Добавлять и удалять столбцы можно, пользуясь кнопками Добавить>> и <<Удалить. Порядок вывода столбцов можно менять с помощью кнопок Вверх и Вниз.

Рисунок 5

ФРКЕ.00004-03 90 02

19


Изменить регистрационный номер... письма – для неупакованного письма можно изменить его регистрационный номер. О формировании регистрационного номера описано в разделе настроек (см. 8.4)

6.2.3 Инструменты Адресная книга… (Cntl+Shift+B) – вызов адресной книги (более подробно работа с Адресной книгой описана в разделе 7.3);

Отправить и получить письма… – отправка и прием почты (подробности отправки и приема почты описаны в разделе 5.2);

Поиск документа… (Cntl+Shift+F) – открывшееся окно позволит отыскать нужное письмо в Деловой почте (более подробно об этом написано в разделе 7.11).

Импорт документа... - при выборе этого пункта выводится окно выбора файла с расширением *.bml или *.eml. После выбора файл в виде письма будет импортирован в папку Импорт Деловой Почты (подробнее см. раздел 7.1.10).

Настройка… – настройка в Деловой почте. Подробное описание – в разделе 8;

Настройка параметров безопасности… – описание находится в отдельном руководстве;

Смена пользователя… (Alt+F5) - описание находится в разделе 7.9;

Запуск внешних программ - если список внешних программ пуст, то этот пункт неактивен. Если список не является пустым, то появляется вложенное меню, состоящее из списка имен внешних программ, и можно запустить внешнюю программу, выбрав ее из списка. О формировании списка внешних программ см. раздел 8.5)

6.2.4 СоздатьДанный пункт меню содержит следующие подпункты:

Новое письмо (Ctrl+N)– служит для создания нового письма. Появится окно письма, в котором можно заполнить поля письма и отправить его.

Ответить автору (Ctrl+R)– служит для ответа автору выбранного письма. Создается новое письмо, в поле получателя которого стоит адрес автора выбранного письма.

Ответить автору с вложениями (Ctrl+Alt+R)- служит для ответа автору выбранного письма. Создается новое письмо, в поле получателя которого стоит адрес автора выбранного письма, а на вкладке для вложений расположены вложения автора (подробности – см. раздел 7.1.6).

Ответить всем (Ctrl+Shift+R) - создается новое письмо, в поле получателей которого добавляются адреса всех получателей (кроме данного получателя) текущего письма и адрес его отправителя.

Ответить всем с вложениями (Ctrl+ Shift+A)- создается новое письмо, в поле получателей которого добавляются адреса всех получателей (кроме данного получателя) текущего письма и адрес его отправителя, а на вкладке для вложений расположены вложения автора (подробности – см. раздел 7.1.8).

Переслать (Ctrl+F)– данное письмо можно переслать другому лицу (выбрать получателей письма) или нескольким лицам. Текст исходного письма сохраняется. К этому тексту можно написать свой текст.

Новый шаблон (Ctrl+Shift+N)– будет создано письмо-шаблон (см. раздел 7.4.1).

6.2.5 Вид Панель инструментов – содержит следующие подпункты меню для управления отображением панели инструментов:

ФРКЕ.00004-03 90 02

20


* Чекбокс Панель инструментов при его включении будет отображать кнопки панели инструментов, заданные в подпункте Настройки (см. здесь, ниже). При выключении чекбокса панель инструментов отображаться не будет.

* Чекбокс Подписи к кнопкам при его включении будет отображать подписи к кнопкам панели инструментов (если задано отображение кнопок, см. здесь, выше), заданные в подпункте Настройка... (см. здесь, ниже). При выключении чекбокса кнопки будут отображаться без подписей.

* Настройка... – настройка отображения кнопок панели инструментов. Выбор этого пункта меню вызовет окно настроек (Рисунок 6, язык интерфейса окна зависит от языка используемой ОС). В правой части окна (Current toolbar buttons) представлены отображаемые кнопки, в левой части (Available toolbar buttons) – кнопки, которые можно добавить для отображения на панели инструментов. Кнопки окна Add(Добавить) и Remove(Удалить) предназначены для перемещения кнопок панели инструментов из левой и правой частей соответственно. Кнопки Move Up(Вверх) и Move Down(Вниз) предназначены для настройки порядка отображения кнопок панели инструментов слева направо. Separator(Разделитель) предназначен для разделения кнопок (групп кнопок) панели инструментов. Кнопка окна Reset (Отмена) возвращает настройку отображения кнопок и их порядок по умолчанию. Действие от каждого нажатия любой из вышеописанных кнопок окна немедленно отображается на панели инструментов главного окна Деловой Почты. Кнопка окна Close (Закрыть) закрывает окно настроек.

Рисунок 6

Строка состояния - при включении этого чекбокса будет отображаться строка состояния внизу окна Деловой Почты. В зависимости от фокуса эта строка будет содержать общее количество документов (для любой папки), количество недоставленных документов (для папки исходящих), количество непрочитанных документов (для папки входящих), а также текущее местное время суток.

6.2.6 ПомощьДанный пункт меню содержит следующие подпункты:

Контекстная справка (F1) – вызывает справочную систему программы Деловая почта.

О программе - название программы, номер ее версии и другая информация.

6.3 Панель инструментов Главного окнаПанель инструментов представляет собой линейку кнопок, обычно расположенную

горизонтально в верхней части окна. Кнопки панели инструментов предназначены для быстрого перехода к нужным Вам действиям. Нажатие на какую-либо кнопку панели инструментов вызывает одно из действий, описанных в разделе 6.2. Отображение самой панели инструментов и конкретных кнопок можно настроить (см. п. 6.2.2).

ФРКЕ.00004-03 90 02

21


По умолчанию панель инструментов содержит следующие кнопки и в следующем порядке слева направо:

Письмо - создать новое письмо, подробнее см. раздел 6.2.4.

Запустить транспортный модуль MFTP (Отпр/Получ)- вызов транспорта.

Печать текста письма, свойств письма, вложений (в зависимости от настроек печати, см. раздел 8.7)

Удалить - возможность удаления папки или письма

Шифрование - возможность зашифровать письмо

Расшифрование - возможность расшифровать письмо

Ответить автору письма - при нажатии на кнопку появится меню, состоящее из 2 пунктов: ответить либо ответить автору с вложениями (подробности см. в пп. 7.1.5 и 7.1.6).

Ответить всем - при нажатии на кнопку появится меню, состоящее из 2 пунктов: ответить всем либо ответить всем с вложениями (подробности см. п. 7.1.8).

Переслать письмо - см. п. 6.2.4

Подписать письмо текущим сертификатом - см. раздел 7.5.1.1

Проверить подпись - см. п. 7.5.2

Удалить подпись - см. п. 7.5.3.

Поиск документа - см. п. 7.11.

На панель инструментов главного окна к кнопкам по умолчанию можно добавить следующие кнопки (подробнее см. пункт меню Вид -> Панель инструментов -> Настройка…, раздел 6.2.2)

Смена пользователя - возможность поменять пользователя

Справка - контекстная подсказка.

Показать адресную книгу - будет вызвана адресная книга, в которой можно произвести организацию папок для помещения в эти папки абонентских пунктов в соответствии выбранной Вами структурой (разбить на группы по каким-то признакам).

Запуск внешних программ - см. п. 8.5.

Вызов настроек Деловой Почты - см. главу 8.

Настройка параметров безопасности - см. отдельное руководство пользователя Настройка параметров безопасности.

6.4 Действия с выбранным письмом, вызываемые из контекстного меню по правой клавише мышиДействия с выбранным письмом, вызываемые из контекстного меню (Рисунок 7), дублируют

одноименные действия, вызываемые из различных пунктов главного меню и вызываемые нажатием кнопок на панели инструментов. Доступность пунктов контекстного меню определяется состоянием письма (атрибуты письма) и его принадлежностью конкретной папке Деловой Почты.

ФРКЕ.00004-03 90 02

22


Рисунок 7

Открыть (Enter) – откроется текущее письмо.

Удалить (Del) – удаляет выбранное письмо. Подробно об удалении писем из различных папок см. раздел 7.1.9.

Полное удаление – удаляет выбранное письмо или запись о нем (в папке Аудит) при работе в режиме администратора. Подробно об удалении писем из различных папок см. раздел 7.1.9.

Печать (Ctrl+P) – будет распечатано письмо в соответствии с настройками печати (см. п. 8.7);

Отправить (F8)– отправить созданное письмо;

Переместить в папку… – переместить письмо из одной папки в другую. Отмеченное письмо попадет в папку, которую выберет пользователь из окна Выбери папку, появившемуся в результате выбора данного пункта меню;

Сохранить как... - эта команда выполняет функцию экспорта выбранного письма, это письмо будет сохранено под именем, заданным пользователем, с расширением *.eml или *.bml (по умолчанию). При этом, если письма были зашифрованы, то они автоматически расшифровываются. Подробнее об экспорте см. п. 7.1.10.

Сохранить в... - при выборе этого пункта выводится окно выбора папки. После успешного выбора папки выделенные письма сохраняются в этой папке как файлы с именем темы письма и расширением .bml. При этом, если письма были зашифрованы, то они автоматически расшифровываются. Эта команда доступна во всех папках кроме Аудит. В дальнейшем при открытии файла с этим расширением при запущенной Деловой Почте будет открыто письмо как обычно, а при выгруженной Почте сначала запрашивается пароль, загружается Почта, а потом открывается письмо. После закрытия письма (и всех писем, если они были открыты) Деловая Почта выгружается;

Переслать как вложения... - при выборе этого пункта создается новое письмо, в которое отмеченные письма (одно или несколько) помещаются как вложения в

ФРКЕ.00004-03 90 02

23


виде экспортированных документов с расширениями .bml. При этом, если письма были зашифрованы, то они автоматически расшифровываются. Этот пункт доступен во всех папках кроме Аудит.

Расшифровать – расшифровывает выбранное письмо.

Зашифровать – зашифровывает выбранное письмо.

Пометить как непрочтенные – прочтенные Вами письма (папка входящих писем, папка удаленных писем и подпапки) можно пометить как непрочтенные. Данный пункт меню будет доступен только для тех выделенных писем, среди которых есть хотя бы одно полностью прочтенное письмо (стоит заглавная Ч в атрибутах письма). При выборе данного пункта письмо и папка помечаются жирным шрифтом, а признак прочтенности (Ч) снимается только с самого письма (но не с вложений). При этом даты прочтения элементов письма (текста и вложений) и информация о том, кто прочитал, не меняются; повторная квитанция о прочтении не высылается.

Пометить как прочтенные - непрочтенные Вами письма можно пометить как прочтенные. Данный пункт меню будет доступен только для тех выделенных писем, среди которых есть хотя бы одно непрочтенное полностью письмо (есть хотя бы одно непрочтенное вложение). При выборе данного пункта признак прочтенности (заглавная Ч) появится в атрибутах письма. При этом жирный шрифт снимается, и будет выслана квитанция о прочтении.

Подписать – Подписать текущим сертификатом либо Подписать выбранным сертификатом. Подробно о подписи см. п. 7.5.1.1.

Проверить подпись – проверка подписи. Подробно о проверке подписи см. п.7.5.2.

Удалить подпись – удаление подписи. Подробно об удалении подписи см. п. 7.5.3.

Ответить автору (Ctrl+R) – служит для ответа автору выбранного письма. Создается новое письмо, в поле получателя которого стоит адрес автора выбранного письма.

Ответить автору с вложениями (Ctrl+Alt+R) – служит для ответа автору выбранного письма. Создается новое письмо, в поле получателя которого стоит адрес автора выбранного письма, а на вкладке для вложений расположены вложения автора (подробности – см. раздел 7.1.6).

Ответить всем (Ctrl+Shift+R)- создается новое письмо, в поле получателей которого добавляются адреса всех получателей (кроме данного получателя) текущего письма и адрес его отправителя.

Ответить всем с вложениями (Ctrl+Shift+A) - создается новое письмо, в поле получателей которого добавляются адреса всех получателей (кроме данного получателя) текущего письма и адрес его отправителя, а на вкладке для вложений будут расположены вложения текущего входящего письма (подробности – см. раздел 7.1.8).

Переслать (Ctrl+F)– данное письмо можно переслать другому лицу (выбрать получателей письма) или нескольким лицам. Текст исходного письма сохраняется. К этому тексту можно написать свой текст.

Свойства – выводятся свойства письма. Подробности см. в разделе 6.2.1.

Изменить регистрационный номер... письма – для неупакованного письма можно изменить его регистрационный номер. О формировании регистрационного номера описано в разделе настроек (см. 8.4).

6.5 Окно ПисьмаОкно Письма (Рисунок 8) служит для создания нового письма и просмотра существующего

письма. При создании нового письма и при просмотре существующего письма из папки исходящих писем окно будет иметь название Исходящее: далее в случае существующего письма будет

ФРКЕ.00004-03 90 02

24


написано имя письма. Если просматриваемое письмо относится к папке входящих писем, то окно будет иметь название Входящее: <Имя письма>.

Наверху расположено главное меню окна письма (см. раздел 6.6). Пункты этого меню будут активны в зависимости от того, создается ли новое письмо, открыто ли существующее письмо из какой-то папки.

Ниже меню расположена панель инструментов (см. раздел 6.7), содержащая кнопки, многие из которых дублируют действия одноименных подпунктов главного меню окна письма.

Окно имеет 3 вкладки: Вложения, Получатель и Свойства (см. раздел 6.8).

Далее расположены следующие поля:

Поле Тема - в данном поле содержится краткое описание письма (название письма).

Поле Текст письма - здесь пишется собственно текст письма, при этом можно пользоваться буфером обмена операционной системы, используя стандартные операции: вырезать выделенный фрагмент, копировать выделенный фрагмент в буфер (Ctrl+Ins), поместить информацию из буфера обмена (Shift+Ins).. Эти же операции доступны через контекстное меню, которое активизируется, если установить курсор в поле для текста письма и щелкнуть правой кнопкой мыши. Аналогично можно пользоваться стандартными сочетаниями клавиш Ctrl+C (копировать выделенный фрагмент текста), Ctrl+V (вставить фрагмент текста), Ctrl+X (вырезать выделенный фрагмент текста). Можно также стандартно перемещать и копировать в тексте письма с помощью мыши.

Рисунок 8

6.6 Главное меню в окне письмаВерхнее меню в окне письма содержит следующие пункты (пункты этого меню будут активны в

зависимости от того, создается ли новое письмо, открыто ли существующее письмо из какой-то папки): Письмо, Вид, Редактирование, Создать, Подпись, Извещения. Каждый из этих пунктов при его выборе раскрывается в новое меню. Рассмотрим основные пункты по порядку.

6.6.1 Письмо Данный пункт содержит следующие подпункты:

Сохранить (Ctrl+S) - предназначен для сохранения всего письма в папке исходящих.

ФРКЕ.00004-03 90 02

25


Отправить (Ctrl+Enter) - предназначен для отправки уже сформированного письма.

Печать (Ctrl+P)– будет распечатано письмо в соответствии с настройками печати (см. п. 8.7);

Свойства (Alt+Enter) – отражает свойства получателя или вложения в зависимости от фокуса.

Закрыть (Alt+F4) – закрыть окно письма.

6.6.2 ВидДанный пункт содержит следующие подпункты:

Панель инструментов – содержит следующие подпункты меню для управления отображением панели инструментов:

Чекбокс Панель инструментов при его включении будет отображать кнопки панели инструментов, заданные в подпункте Настройки (см. здесь, ниже). При выключении чекбокса панель инструментов отображаться не будет.

Чекбокс Подписи к кнопкам при его включении будет отображать подписи к кнопкам панели инструментов (если задано отображение кнопок, см. здесь, выше), заданные в подпункте Настройка... (см. здесь, ниже). При выключении чекбокса кнопки будут отображаться без подписей.

Настройка... – настройка отображения кнопок панели инструментов. Вызов этого пункта меню вызовет окно настроек (это окно аналогично окну, которое показывает Рисунок 6 для главного окна; язык интерфейса окна зависит от языка используемой ОС). В правой части окна (Current toolbar buttons) представлены отображаемые кнопки, в левой части (Available toolbar buttons) – кнопки, которые можно добавить для отображения на панели инструментов. Кнопки окна Add(Добавить) и Remove(Удалить) предназначены для перемещения кнопок панели инструментов из левой и правой частей соответственно. Кнопки Move Up(Вверх) и Move Down(Вниз) предназначены для настройки порядка отображения кнопок панели инструментов слева направо. Separator(Разделитель) предназначен для разделения кнопок (групп кнопок) панели инструментов. Кнопка окна Reset (Отмена) возвращает настройку отображения до открытия этого окна. Действие от каждого нажатия любой из вышеописанных кнопок окна немедленно отображается на панели инструментов окна Письма. Кнопка окна Close (Закрыть) закрывает окно настроек.

Строка состояния - при включении этого чекбокса будет отображаться строка состояния внизу окна Письма.

6.6.3 Редактирование Данный пункт содержит следующие подпункты:

Отменить (Ctrl+Z) – откат на предыдущую стадию редактирования.

Вырезать (Ctrl+X) – вырезать отмеченную часть текста письма и поместить ее в буфер обмена системы.

Копировать (Ctrl+C) – скопировать отмеченную часть текста письма и поместить ее в буфер обмена системы.

Вставить (Ctrl+V) – вставить текст в письмо из буфера обмена системы.

Очистить (Del) – удалить выделенный фрагмент текста.

Выделить все письмо (Ctrl+A) – выделить текст письма.

ФРКЕ.00004-03 90 02

26


Добавить получателя - предназначен для добавления получателя (адресата) в письмо. При этом появляется адресная книга в которой необходимо выбрать получателя (получателей) письма. Более подробно этот вопрос рассматривается в разделе 7.3.

Добавить вложение - предназначен для присоединения к письму какого-либо файла или группы файлов. При этом появляется окно диалога с предложением выбора нужного диска и нужных файлов.

6.6.4 СоздатьДанный пункт содержит следующие подпункты:

Ответить автору (Ctrl+R) - создает письмо в ответ на текущее. При этом создается новое письмо с адресом автора присланного письма и квотируется текст письма (ставится знак > перед текстом письма автора).

Ответить автору с вложениями (Ctrl+Alt+R) - служит для ответа автору выбранного письма. Создается новое письмо, в поле получателя которого стоит адрес автора выбранного письма, а на вкладке для вложений расположены вложения автора (подробности – см. раздел 7.1.6).

Ответить всем (Ctrl+Shift+R) - создается новое письмо, в поле получателей которого добавляются адреса всех получателей (кроме данного получателя) текущего письма и адрес его отправителя, и квотируется текст письма (ставится знак > перед текстом письма автора).

Ответить всем с вложениями (Ctrl+ Shift+A) - создается новое письмо, в поле получателей которого добавляются адреса всех получателей (кроме данного получателя) текущего письма и адрес его отправителя, а на вкладке для вложений будут расположены вложения текущего входящего письма (подробности – см. раздел 7.1.8).

Переслать (Ctrl+F) – текущее письмо пересылается по другому адресу.

6.6.5 ПодписьДанный пункт содержит следующие подпункты:

Подписать только текст письма (содержит подпункты: Подписать текущим сертификатом и Подписать выбранным сертификатом...) – подробно см. пункт 7.5.1.2, стр. 45)

Подписать все письмо (содержит подпункты: Подписать текущим сертификатом и Подписать выбранным сертификатом...) - подробно см. пункт 7.5.1.2, стр. 45).

Удалить подпись с текста письма

Удалить подпись со всего письма.

6.6.6 ИзвещенияЭтот пункт меню предназначен для отправки квитанций о доставке/прочтении письма в виде

отдельных писем (извещений). Содержит единственный подпункт:

Запросить извещение (подробности работы с этой опцией см. в разделе 7.8).

6.7 Панель инструментов в окне письмаПанель инструментов содержит следующие кнопки (многие из них дублируют действия

одноименных подпунктов меню, описанных выше):

Отправить - отправить письмо

Сохранить письмо в папке исходящих - возможность сохранения неотправленного письма в

ФРКЕ.00004-03 90 02

27


папке без выхода из окна письма.

Печать текста письма, свойств письма, вложений (в зависимости от настроек печати, см. раздел 8.7);

Ответить автору письма - при нажатии на кнопку появится меню, состоящее из 2 пунктов: ответить либо ответить автору с вложениями (подробности см. в пп. 7.1.5 и 7.1.6).

Ответить всем - при нажатии на кнопку появится меню, состоящее из 2 пунктов: ответить всем либо ответить всем с вложениями (подробности см. в пп. 7.1.7 и 7.1.8

Переслать - переслать письмо по другому адресу

Добавить получателя - добавить адрес получателя письма из адресной книги

Добавить вложение - появится браузер для выбора вложений к письму

Шифрование - возможность зашифровать письмо

Подписать все письмо - при нажатии на эту кнопку письмо будет подписано текущим (внутренним) сертификатом подписи.

Кнопка выбора сертификата подписи. При нажатии на эту кнопку появится меню: Подписать текущим сертификатом или Подписать выбранным сертификатом... и можно выбрать сертификат подписи (подробно см. п. 7.5.1.2)

Удалить подпись со всего письма - с письма будет удалена подпись.

Запросить извещение о доставке и прочтении письма - подробности см. в разделе 7.8.

6.8 Описание вкладок окна ПисьмаОкно Письма содержит 3 вкладки:

1. Получатели - здесь представлена информация о получателях данного письма. Эта информация представлена в виде таблицы со столбцами, описывающими получателя, а именно:

Абонентский пункт или Коллектив или Пользователь – в этом столбце будет отражен тот уровень адресации, который был выбран в Адресной книге (раздел 7.3).

Отправлено - дата и время отправки письма.

Принято - дата и время приема письма.

Кем принято - имя пользователя, который получил данное письмо.

Прочитано - дата и время прочтения.

Кем прочитано - имя пользователя, который прочитал письмо.

2. Вложения - здесь отображается информация обо всех вложениях письма.

С помощью контекстного меню (Рисунок 9), которое вызывается при нажатии правой клавиши мыши на выбранном вложении, над вложениями можно производить следующие действия:

ФРКЕ.00004-03 90 02

28


Рисунок 9

Просмотр - запуск программы просмотра в соответствии с расширением файла вложения. Этот пункт будет выполнен по двойному щелчку мыши на выбранном вложении, если пункт меню Редактирование недоступен.

Печать – печать вложения.

Редактирование – (доступен только для неупакованного письма, этот пункт будет выполнен также по двойному щелчку мыши) запуск программы редактирования в соответствии с расширением вложения, и если вложение не подписано. При этом все изменения будут сохранены в Деловой почте. Если вложение подписано, то программа выведет сообщение «Вложение подписано. Для его редактирования необходимо удалить подпись. Открыть в режиме просмотра? Да/Нет». Да - открыть в режиме просмотра. Нет - вообще не открывать.

Сохранить в файл...- сохранение данного вложения в файл.

Сохранить все вложения...- сохранение всех вложений в выбранный каталог.

Вставить файл – файл можно добавить из другого открытого письма (на вкладке Вложения) Деловой почты или из другой среды (см. п. 7.2.1) на вкладку Вложения исходящего неотправленного письма,

Копировать файл – файл с вкладки Вложения письма можно скопировать в буфер операционной системы для дальнейшей вставки при добавлении его в создаваемое письмо Деловой Почты или при использовании его в другой среде (см. п. 7.2.1),

Подписать - подписать вложение текущим (внутренним) или выбранным (внешним) сертификатом подписи (подробно см. п. 7.5.1.2).

Проверка подписи – см. раздел 7.5.2, Проверка подписи

Удалить подпись - удалить все подписи с данного вложения (для неупакованного письма).

Свойства – выводятся имя вложения и имя файла вложения.

Удалить – удаление вложения из почты (удаление возможно только из неупакованного письма).

3. Свойства - эта вкладка предназначена для вывода общей информации по письму и отражает следующее:

Регистрационный номер

Дата и время создания письма

Отправитель.

ФРКЕ.00004-03 90 02

29


7 Функции программы Деловая почтаДанная глава описывает различные действия, которые можно производить в программе

Деловая Почта, а именно: Работа с письмами – подробности в разделе 7.1.

Работа с вложениями - подробности в разделе 7.2

Работа с Адресной книгой - подробности в разделе 7.3

Работа с папками - подробности в разделе 7.4

Подпись, проверка и удаление подписи при работе с письмами - подробности в разделе 7.5

Работа с подписью отдельных файлов в Деловой Почте - подробности в разделе 7.6

Шифрование и расшифрование документов - подробности в разделе 7.7

Квитанции о доставке и прочтении в виде отдельного письма - подробности в разделе 7.8

Автопроцессинг - подробности в разделе 7.9

Смена пользователя - подробности в разделе 7.10

Поиск документа а Деловой Почте - подробности в разделе 7.11

Архивация и автоархивация - подробности в разделе 7.12

7.1 Работа с письмамиДействия по работе с письмами (создание, редактирование и пр.) осуществляются в окне

письма (главное меню окна письма, панель инструментов) и в главном окне Деловой почты (главное меню, панель инструментов и меню, вызываемое щелчком правой клавиши мыши на выбранном письме). Одни и те же действия над письмами могут быть инициированы использованием однотипных (по действию) элементов различных меню и панели инструментов.

Опишем последовательно следующие действия, которые можно производить с письмами:

Создание письма – см.п. 7.1.1

Отправка письма - см.п. 7.1.2

Прием письма – см.п. 7.1.3

Ответить автору письма и автору письма с вложениями– см.пп. 7.1.5 и 7.1.6

Ответить всем и ответить всем с вложениями – см.пп. 7.1.7 и 7.1.8.

Удаление писем – см.п. 7.1.9

Экспорт/импорт писем – см.п. 7.1.10

Копирование писем с помощью механизма drag&drop – см.п. 7.1.11.

Печать письма - см.п.7.1.12.

Переслать письма как вложения - см.п. 7.1.13

7.1.1 Создание письмаСуществует две возможности создания писем. Это создание абсолютно нового письма и

создание письма на основе созданного (использование шаблона).

Для создания нового письма нужно в главном окне Деловой почты нажать на панели

инструментов кнопку Создать новое письмо со значком или выбрать пункт меню Создать|Новое письмо или воспользоваться комбинацией клавиш CTRL+N.

ФРКЕ.00004-03 90 02

30


На экране появится окно письма с названием Исходящее: (Рисунок 8).

Для создания нового письма в окне Письма нужно сделать следующее:

1. Написать имя письма (поле тема),

2. Написать текст письма,

3. Из адресной книги выбрать адрес (адреса) – для вызова адресной книги в меню выбрать пункт Редактирование, а затем Добавить получателя,

4. Выбрать вложения – присоединить нужные файлы к письму. Для этого надо выбрать в письме пункт Редактирование и затем Добавить вложение. В появившемся окне содержимого дисков выбрать нужные файлы и нажать кнопку Добавить. При этом возможен выбор сразу нескольких файлов.

После создания письмо нужно отправить.

7.1.2 Отправка письмаОтправка может быть произведена из окна письма (сразу после создания или после

сохранения его в хранилище писем и повторном открытии) либо из главного окна (после сохранения созданного письма).

Для отправки письма из главного окна программы нужно выбрать это письмо из папки

исходящих, затем можно воспользоваться кнопкой Отправить и получить почту на панели инструментов или меню Письмо/Отправить или правой кнопкой мыши и выбором меню Отправить. Для отправки из окна письма можно воспользоваться меню Письмо /Отправить или

нажатием кнопки Отправить со значком . При выполнении этого действия окно письма закрывается (сообщения программы при закрытии письма см. в разделе 7.1.4).

В любом случае при выполнении команды по отправке письма письмо упаковывается в адреса указанных получателей, и дальнейшая модификация письма, за исключением добавления в список получателей, будет запрещена.

При упаковке письмо попадает в каталог .\OUT каталога транспорта.

После упаковки в графе Атрибуты папки исходящих появится признак У или у (упаковано).

Вообще говоря, транспорт запускается при запуске Деловой почты (в настройках по умолчанию включен флажок автоматического запуска транспорта при старте Деловой почты, см. раздел 8.3), и упаковка письма происходит «мгновенно». Поэтому Вы можете не увидеть признака У (у), т.к. сразу появится О или о (отправлено), а потом Д или д (доставлено).

Появление признака О (о), что означает, что письмо отправлено, т.е. получена квитанция об отправке. Когда на сообщение будет получена квитанция о доставке, то в графе Атрибуты появится буква Д или д. Подробнее об атрибутах можно прочесть в разделе 6.1, перечень атрибутов представит Таблица 1).

7.1.3 Прием письмаЕсли Вам пришло письмо, то появится сообщение транспорта о том, что получены новые

письма (см. Рисунок 4). В папке входящих появятся письма, адресованные на Ваш абонентский пункт. Название Входящие выделится жирным шрифтом, а в скобках будет указано количество принятых непрочтенных писем (Рисунок 2).

Вы можете прочесть письмо (письма), можете переместить его в подпапку папки Входящие, можете удалить (при удалении письмо переместится в папку Удаленные), а можете удалить из папки Удаленные (письмо переместится в папку Аудит). Вы можете создать новую папку и поместить туда письма.

Количество принятых непрочтенных писем в скобках (в папках Входящие, Удаленные, и Аудит и их подпапках и др., исключая папку исходящих писем) будет представлено в виде суммы двух слагаемых (M+N), первое из которых (M) равно числу непрочтенных писем в папке верхнего уровня, а второе (N) равно суммарному числу непрочтенных писем в подпапках всех уровней вложенности. Как только будет прочитано одно из писем и все его вложения, количество писем

ФРКЕ.00004-03 90 02

31


соответствующего слагаемого уменьшится на 1. Причем, если первое слагаемое станет равным нулю (M=0), то в скобках у названия папки будет написано 0+ N, а если второе слагаемое станет равным нулю (N=0), то будет написано M. А если будут прочитаны все документы и все вложения во всех уровнях (т.е. M=0 и N=0), название папки (подпапки) будет написано обычным шрифтом, и исчезнут скобки с количеством непрочтенных писем.

Если Вы создадите свою папку (не в папке исходящих писем), то к ней будут применяться правила прочтения документов, описанные выше.

7.1.4 Сообщения программы при закрытии письмаЗакрытие письма происходит в окне Письма при выполнении команд Письмо-> Закрыть

(или нажатии на в окне или клавиши Esc на клавиатуре) или Письмо-> Отправить.

При закрытии окна письма на экране могут появиться сообщения программы и вопросы, на которые пользователь должен ответить.

Перечислим их и ситуации, при которых они появляются, а также возможные ответы пользователя:

Вы хотите сохранить изменения? (ответы: Да/Нет/Отмена).Этот вопрос появляется, когда Вы закрываете окно (без отправки) нового или

неотправленного письма. При этом автосохранение писем (см. раздел 8.4) может быть включено, но письмо еще не успело сохраниться автоматически в папке исходящих до закрытия письма. При ответе Да письмо будет сохранено, и окно будет закрыто. Ответ Нет (или клавиши Esc) закрывает окно без изменений (а новое письмо просто не будет создано). При ответе Отмена письмо останется открытым для дальнейшего редактирования.

Деловая почта автоматически сохранила черновик этого письма. Вы хотите его оставить? (Ответы: Да/Нет/Отмена). Это сообщение появляется, если автосохранение писем включено (см. раздел 8.4), и для

нового письма это автосохранение прошло (т.е. письмо было автоматически сохранено в папке исходящих), а Вы закрываете окно письма (без отправки; например, передумали создавать письмо). При ответе Да окно письма будет закрыто, и письмо останется в папке исходящих. При ответе Нет окно письма будет закрыто, и письмо будет удалено из папки исходящих. При этом письмо не попадает в папку Удаленные. При ответе Отмена окно письма останется открытым для дальнейшего редактирования.

Одно или несколько вложений открыты. Изменения, сделанные в них после закрытия письма, не будут сохранены. Хотите ли Вы закрыть письмо, не закрывая открытые вложения? (ответы: Да/Нет).Это сообщение и вопрос появляются, если при закрытии окна после редактирования Вы

оставите открытыми вложения. Чтобы этот вопрос не появлялся, то после редактирования вложения его надо сохранить и закрыть. При ответе Да письмо будет закрыто, а вложения останутся открытыми. При ответе Нет (или клавиши Esc) письмо останется открытым для дальнейшего редактирования.

Программа не сможет удалить файлы, временно расшифрованные для просмотра (редактирования) вложений, так как одно или несколько вложений остались открытыми (ответы: OK/Отменить).Это сообщение появляется, если Вы при закрытии письма оставите открытыми вложения

зашифрованного письма, поскольку для просмотра (редактирования) вложений программа расшифровывает их. Чтобы этот вопрос не появлялся, то после редактирования вложения его надо сохранить и закрыть, а временно расшифрованные файлы будут удалены (если не удается удалить такой файл, то появится сообщение (*). При ответе Отменить (или клавиши Esc) письмо останется открытым для дальнейшего редактирования При ответе OK письмо закрывается, а временно расшифрованные файлы останутся. Попытка удалить эти файлы будет предпринята только по завершению/старте сессии работы с программой.

(*) Ошибка при удалении временного расшифрованного файла <fullpath>. Удаление временных файлов с гарантией от возможного

ФРКЕ.00004-03 90 02

32


восстановления производится при каждом старте и завершении работы Деловой Почты. Это сообщение появляется для каждого файла, временно расшифрованного для просмотра

(редактирования) вложения, если по какой-либо причине программе не удается его удалить. В поле <fullpath> указывается полный путь к файлу. Далее в сообщении указывается код ошибки, расшифровка кода ошибки и дополнительная информация.

Внимание! Если при удалении временных файлов при каждом старте и завершении работы Деловой Почты возникнут какие-либо ошибки, то никаких сообщений выводиться не будет.

7.1.5 Ответить авторуОтветить автору можно либо из главного окна, либо из окна письма (если Вы откроете

присланное письмо). В любом из этих случаев будет создано исходящее письмо в ответ на присланное Вам. На вкладке Получатель будет уже добавлен адрес автора письма, а в поле текста письма будет присутствовать текст присланного письма и перечислены все получатели данного письма. В поле темы будет присутствовать тема письма автора с приставкой Re:. Вы можете: изменить название темы, написать текст письма выше текста письма автора, можете стереть текст письма автора, т.е. отредактировать вышеперечисленные поля любым образом.

Для того, чтобы ответить автору присланного Вам письма из главного окна, необходимо выбрать в папке входящих писем нужное письмо, затем выбрать пункт Создать->Ответить автору или нажать на панели инструментов одноименную кнопку и выбрать пункт меню Ответить автору или использовать сочетание клавиш Ctrl+R.

Для того, чтобы ответить автору присланного Вам письма из окна письма, нужно выбрать пункт Создать->Ответить автору или нажать на панели инструментов одноименную кнопку и выбрать пункт меню Ответить автору со значком или использовать сочетание клавиш Ctrl+R.

7.1.6 Ответить автору с вложениямиФункция Ответить автору с вложениями удобна для работы отправителя и получателя с

одними и теми же вложениями: например, получатель в ответном письме может подписать вложения своей подписью; получатель может отредактировать вложения.

Ответить автору с вложениями можно либо из главного окна, либо из окна письма (если Вы откроете присланное письмо). В любом из этих случаев будет создано исходящее письмо в ответ на присланное Вам. В части, касающейся адресации и пр., эта функция идентична функции Ответить автору (см. выше, п. 7.1.5). Здесь же опишем только ту часть, которая касается вложений. На вкладке Вложения исходящего письма будут уже добавлены вложения автора письма.

При редактировании вложения в ответном письме нужно удалить подпись с этого вложения, иначе Вы сможете только просмотреть вложение. Но если Вы забудете удалить подпись, программа напомнит Вам.

Для того, чтобы ответить автору (с использованием присланных вложений) из главного окна, необходимо выбрать в папке входящих писем нужное письмо, затем выбрать пункт Создать->Ответить автору с вложениями или нажать на панели инструментов одноименную кнопку и выбрать пункт меню Ответить автору с вложениями или использовать сочетание клавиш Ctrl+Alt+R.

Для того, чтобы ответить автору (с использованием присланных вложений) из окна письма, нужно выбрать пункт Создать->Ответить автору с вложениями или нажать на панели инструментов одноименную кнопку и выбрать пункт меню Ответить автору с вложениями со значком или использовать сочетание клавиш Ctrl+ Alt+R.

7.1.7 Ответить всемОтветить всем можно либо из главного окна, либо из окна письма (если Вы откроете

присланное письмо). В любом из этих случаев будет создано исходящее письмо в ответ на присланное Вам. На вкладку Получатели нового письма добавляются адреса всех получателей (кроме данного получателя) текущего письма и адрес его отправителя, а в поле текста письма будет присутствовать текст присланного письма и перечислены все получатели данного письма. В поле

ФРКЕ.00004-03 90 02

33


темы будет присутствовать тема письма автора с приставкой Re:. Вы можете: изменить название темы, написать текст письма выше текста письма автора, можете стереть текст письма автора, т.е. отредактировать вышеперечисленные поля любым образом.

Для того, чтобы ответить всем из главного окна, необходимо выбрать в папке входящих писем нужное письмо, затем выбрать пункт Создать->Ответить всем или нажать на панели инструментов одноименную кнопку Ответить всем и выбрать пункт Ответить всем..

Для того, чтобы ответить всем из окна письма, нужно выбрать пункт Создать->Ответить всем или нажать на панели инструментов одноименную кнопку Ответить всем и выбрать пункт Ответить всем.

7.1.8 Ответить всем с вложениямиФункция Ответить всем с вложениями удобна для работы отправителя и получателя с

одними и теми же вложениями: например, получатель в ответном письме может подписать вложения своей подписью; получатель может отредактировать вложения.

Ответить всем с вложениями можно либо из главного окна, либо из окна письма (если Вы откроете присланное письмо). В любом из этих случаев будет создано исходящее письмо в ответ на присланное Вам. В части, касающейся адресации и пр., эта функция идентична функции Ответить всем (см. выше, п. 7.1.7). Здесь же опишем только ту часть, которая касается вложений. На вкладке Вложения исходящего письма будут уже добавлены вложения текущего входящего письма.

При редактировании вложения в ответном письме нужно удалить подпись с этого вложения, иначе Вы сможете только просмотреть вложение. Но если Вы забудете удалить подпись, программа напомнит Вам.

Для того, чтобы ответить всем (с использованием присланных вложений) из главного окна, необходимо выбрать в папке входящих писем нужное письмо, затем выбрать пункт Создать->Ответить всем с вложениями или нажать на панели инструментов кнопку Ответить всем и выбрать пункт меню Ответить автору с вложениями или использовать сочетание клавиш Ctrl+ Shift+A.

Для того, чтобы ответить всем (с использованием присланных вложений) из окна письма, нужно выбрать пункт Создать->Ответить всем с вложениями или нажать на панели инструментов одноименную кнопку Ответить всем и выбрать пункт меню Ответить автору с вложениями или использовать сочетание клавиш Ctrl+ Shift+A.

7.1.9 Удаление письмаВ процессе работы может оказаться, что какие-то документы уже не нужны, и их нужно

удалить. Удаление письма происходит в главном окне. Удалить письмо или группу писем из папки можно несколькими способами:

1. Выбрать необходимое письмо или группу писем и воспользоваться кнопкой Удалить на панели инструментов или воспользоваться меню по правой кнопке мыши, выбрав подпункт Удалить.

2. Выбрать необходимое письмо или группу писем и нажать на клавиатуре клавишу Del.3. Выбрать необходимое письмо и перетащить его в папку Удаленные (на запись Удаленные).

При этом, если письмо удалялось из какой-либо подпапки, в папке Удаленные автоматически создается соответствующая подпапка (в той же иерархии), и удаленное письмо помещается в нужную подпапку. Если удаляемое входящее (исходящее) письмо перетаскивается в подпапку Удаленные / Исходящие (Удаленные / Входящие) соответственно, то оно попадет именно в эти подпапки (никакие подпапки не будут создаваться автоматически).

4. Выбрать необходимое письмо и воспользоваться командой Переместить в папку.... При этом откроется окно для выбора папки Деловой Почты.

После выполнения какой-либо из этих 4-х операций, письмо попадает в папку Удаленные (в подпапки исходящие или входящие). При необходимости это письмо можно найти в этой папке и просмотреть. Полное удаление письма произойдет, если его удалить из папки Удаленные. В этом случае в папке Аудит появится запись о том, что данное письмо было удалено тогда-то и кем-то.

ФРКЕ.00004-03 90 02

34


5. Воспользоваться меню по правой кнопке мыши, выбрав подпункт Полное удаление (это действие доступно только при работе в режиме администратора). В этом случае для папок кроме Аудит происходит полное удаление письма из хранилища писем (без записи в папке Аудит) или удаление записи в папке Аудит.

При удалении документов из папок Деловой Почты программа осуществляет одно из следующих действий:

Если удаление документа производится из конкретной папки (исключая папки Удаленные и Аудит), то программа переносит документ из этой папки в папку Удаленные/название этой конкретной папки.

Если удаление документа производится из папки Удаленные, то запись об удалении документа производится в папку Аудит.

Если производится удаление записи из папки Аудит, то эта запись исчезает совсем (это доступно только в режиме администратора).

Если производится полное удаление из любой папки, то происходит удаление письма из общего хранилища писем (это доступно только в режиме администратора).

Об удалении шаблонов. Шаблоны (из папки Шаблоны) можно переносить в подпапку Удаленные / Шаблоны.

Замечание. Любые письма (за исключением шаблонов, удаленных писем и писем из папки Аудит) можно переносить в любые другие подпапки папки Удаленные (кроме подпапок Входящие, Исходящие и Шаблоны) При этом письмо переносится именно в эту подпапку. Никакие дополнительные подпапки не создаются.

7.1.10 Экспорт и импорт писемДадим некоторые определения.

Экспортом называется копирование выбранного письма Деловой Почты в отдельный файл.

Импортом называется копирование письма из каталога в специальную папку Импорт Деловой Почты. Это письмо в виде файла может быть подготовлено с помощью экспорта.

Каждое письмо может иметь один из трех типов:

свое входящее письмо,

свое исходящее письмо, чужое письмо.

Своим называется письмо, если:

1. это письмо Деловой Почты и

2. отправителем или получателем является данный АП.

Чужим называется письмо, если:

1. это письмо не из Деловой почты,

2. или письмо из Деловой Почты, но данный АП не является ни отправителем, ни получателем письма.

Экспорт писем можно выполнить с помощью команды Сохранить как... или команды Сохранить в....

Для выполнения функции экспорта письма (можно выбрать несколько писем) с помощью команды Сохранить как... нужно выбрать пункт главного меню Письмо -> Сохранить как... или щелкнуть правой клавишей мыши на этом письме и выбрать также пункт меню Сохранить как.... При этом откроется окно для выбора каталога, куда будет помещено письмо. Это письмо будет сохранено под именем, которое укажите Вы, и с расширением *.bml или *.eml. Расширение *.bml предлагается по умолчанию. При этом, если письма были зашифрованы, то они автоматически расшифровываются. Далее письмо с соответствующим расширением может быть импортировано в стандартный почтовый клиент (например, MS Outlook, Outlook Express) или в Деловую Почту.

ФРКЕ.00004-03 90 02

35


Для выполнения функции экспорта письма (можно выбрать несколько писем) с помощью команды Сохранить в... нужно выбрать пункт главного меню Письмо -> Сохранить в... или щелкнуть правой клавишей мыши на этом письме и выбрать также пункт меню Сохранить в.... При этом откроется окно выбора каталога, куда будет помещено письмо. Письмо сохранится в этом каталоге как файл с именем темы письма и расширением .bml. При этом, если письма были зашифрованы, то они автоматически расшифровываются. Эта команда доступна во всех папках кроме Аудит. В дальнейшем при открытии файла с этим расширением при запущенной Деловой Почте будет открыто письмо как обычно, а при выгруженной Почте сначала запрашивается пароль, загружается Почта, а потом открывается письмо. После закрытия письма (и всех писем, если они были открыты) Деловая Почта выгружается.

Для выполнения функции импорта письма нужно в главном окне Деловой Почты воспользоваться главным меню Инструменты/Импорт документа... При этом откроется окно для выбора каталога, откуда будет импортировано письмо в папку Импорт Деловой Почты. Импорт может быть осуществлен только для файлов с расширениями *.bml *.msg, или *.eml. При успешном импорте программа сообщит, что письмо было успешно импортировано в папку Импорт Деловой Почты.

Импорт письма можно осуществить также, если использовать механизм drag-and-drop. Для этого нужно в Windows Explorer выбрать файлы с расширением *.bml *.msg, или *.eml и перетащить их в папку Импорт.

Пользователь может переносить письма из папки Импорт в другие папки Деловой Почты. Чужие письма (т.е. письма не из среды Деловой Почты) разрешено переносить только в подпапки папки Импорт.

7.1.11 Копирование и перенос писем Деловой Почты с использованием механизма drag-and-drop

В программе Деловая Почта можно копировать письма и вложения с помощью механизма drag-and-drop. О копировании вложений можно прочитать в разделе 7.2.1. В настоящем разделе описано только копирование и перенос писем. Различные случаи копирования и переноса писем внутри Деловой Почты и из одной среды в другую перечислены в нижеследующем списке:

Перенос письма Деловой Почты из одной папки в другую папку Деловой почты. В данном случае происходит перенос письма (подробно см. раздел 7.4, действие Перенести документы.

Копирование письма Деловой Почты в среду Windows Explorer. При таком действии письмо копируется в открытое окно какого-либо диска (папки) или на Рабочий стол (в виде shortcut) как файл с расширением *.eml.

Копирование письма Деловой Почты в среду MS Outlook и MS Outlook Express. При таком действии письмо копируется как файл с расширением *.eml. При копировании незашифрованного письма текст письма будет виден в поле письма. При копировании зашифрованного письма текст письма будет добавлен как вложение в виде файла с именем messagebody.dat.

Копирование письма из среды MS Outlook и MS Outlook Express в Деловую Почту. При этом возможно копирование письма в виде вложения (в новое открытое письмо на вкладке Вложения), а также копирование письма в папку Исходящие в главном окне Почты. В обоих случаях в Деловой Почте письмо попадает в папку Исходящие, и письмо будет выглядеть как вложение в виде файла с расширением .eml.

Импорт писем в Деловую Почту из Windows Explorer. Для импорта писем нужно выбрать файлы с расширением *.bml *.msg, или *.eml и перетащить их в папку Импорт.

7.1.12 Печать письмаВ Деловой Почте можно распечатать текст письма. Кроме текста письма имеется возможность

распечатать некоторую служебную информацию: кому, от кого, когда, зашифровано, подписано, подпись проверена и т.д. (свойства письма). Настройки печати описаны в разделе 8.7.

ФРКЕ.00004-03 90 02

36


Для того, чтобы напечатать письмо, можно в главном окне для выбранного письма использовать пункт верхнего меню Письмо -> Печать или пункт контекстного меню Печать. Из окна письма можно использовать пункт верхнего меню Письмо -> Печать.

7.1.13 Переслать письма как вложенияВ Деловой Почте можно письма пересылать как вложения. При этом создается новое письмо,

в которое отмеченные письма (одно или несколько) помещаются как вложения в виде экспортированных документов с расширениями .BML. При этом, если письма были зашифрованы, то они автоматически расшифровываются. Этот пункт доступен во всех папках кроме Аудит.

Для того, чтобы письма пересылать как вложения можно в главном окне для выбранных писем использовать пункт верхнего меню Письмо -> Переслать как вложения... или пункт контекстного меню Переслать как вложения.... После использования данной функции нужно выбрать адресатов и отправить письмо.

Если в качестве вложений отправляются зашифрованные письма, то они автоматически расшифровываются. Если не удается расшифровать какое-то письмо, то программа сообщит об этом, и отправка будет прервана.

7.2 ВложенияПри выборе вкладки Вложения (Рисунок 10) в открытом письме отражаются имена файлов

вложений, которые присоединены к письму.

При создании письма имеется возможность присоединить к нему отдельные файлы в виде вложений. Для этого следует в окне письма выбрать пункт меню Редактировать а затем выбрать подпункт Добавить вложение. Можно также щелкнуть на кнопке Вложение. Далее в появившемся окне нужно выбрать файлы, которые Вы хотите отправить вместе с письмом. При этом программа запросит имя вложения (вложений), которое можно задать в строке запроса имени, а, если пользователь не задаст имя вложения, то последнему присвоится имя файла вложения.

С вложениями можно производить действия, перечисленные в меню Письмо (Печать, Свойства) главного меню окна письма (на вкладке Вложения). Большинство действий с вложениями можно произвести с помощью пунктов контекстного меню по правой клавише мыши (см. п. 6.8, вкладка Вложения), в том числе и те, о которых упомянуто в предыдущей фразе. Кроме того, можно копировать вложения из писем Деловой Почты в другую среду и из другой среды в создаваемые письма Деловой Почты (см. п. 7.2.1).

ФРКЕ.00004-03 90 02

37


Рисунок 10

7.2.1 Копирование вложений с использованием механизма drag-and-dropВ программе Деловая Почта можно копировать письма и вложения с помощью механизма

drag-and-drop. О копировании писем можно прочитать в разделе 7.1.11. В настоящем разделе описано только копирование вложений. Все действия с копированием производятся на вкладке Вложения. Копирование файла вложения с использованием механизма drag-and-drop аналогично последовательно применяемым действиям из контекстного меню по правой клавише мыши: Копировать файл и Вставить файл (см. п. 6.8, вкладка Вложения). Различные случаи копирования вложений внутри Деловой Почты и из одной среды в другую перечислены в нижеследующем списке:

Копирование вложения из одного письма Деловой Почты в другое (создаваемое) письмо Деловой почты. При таком копировании у вложения сохраняется подпись.

Копирование файла из среды Windows Explorer в Деловую Почту в виде вложения письма. Файл копируется в открытое создаваемое письмо на вкладку Вложения. Перед появлением файла на данной вкладке программа попросит ввести имя вложения.

Копирование вложения из письма Деловой Почты в среду Windows Explorer. При таком копировании вложение расшифровывается (если оно было зашифровано), а подписи (если вложение было подписано) с этого вложения удаляются. После копирования в открытом окне какого-либо диска (папки) или на Рабочем столе (в виде shortcut) появится файл с тем именем и расширением, с которым он имеется в Деловой Почте.

Копирование вложения из письма Деловой Почты в среду MS Outlook и MS Outlook Express. При таком копировании вложение расшифровывается (если оно было зашифровано), а подписи (если вложение было подписано) с этого вложения удаляются. Откроется бланк нового письма MS Outlook или MS Outlook Express с уже добавленным вложением.

ФРКЕ.00004-03 90 02

38


7.3 Адресная книгаЭтот раздел посвящен описанию Адресной книги и работе с ней.

7.3.1 Определение Адресной книгиПри создании письма, если выбрать пункты меню Редактирование-> Добавить

получателя или просто нажать кнопку Добавить получателя, Вы оказываетесь в адресном справочнике, в котором перечислены все получатели, которым Вы можете отправлять письма, и от которых Вы можете получать письма. Этот адресный справочник называется Адресная книга (Рисунок 11).

7.3.2 Уровни адресацииАдресация имеет три уровня.

Первый уровень сетевой и соответствует различным абонентским пунктам. Этот уровень называется Абонентский пункт. Зашифрованная информация при выборе адресата на этом уровне может быть прочитана всеми абонентами АП - получателя.

На абонентском пункте может быть несколько коллективов. Второй уровень соответствует коллективам абонентского пункта, выбранного на первом уровне, и имеющим различные ключи для шифрования информации. Этот уровень называется Коллектив. Зашифрованная информация при выборе адресата на этом уровне может быть прочитана всеми абонентами выбранного коллектива АП - получателя.

В коллективе может быть несколько абонентов. Третий уровень соответствует конкретным лицам коллектива, выбранного на втором уровне. Этот уровень называется Абонент. Зашифрованная информация при выборе адресата на этом уровне также может быть прочитана всеми абонентами выбранного коллектива. Этот адрес служит для информации и нигде не используется с точки зрения разграничения доступа.

Один абонент может входить в несколько коллективов. Причем он может входить в коллективы разных абонентских пунктов. Конкретная система абонентских пунктов, коллективов и абонентов определяется в ЦУСе. У пользователя Деловой Почты нет возможности создавать или удалять абонентские пункты, коллективы, абонентов.

В адресном справочнике абонентские пункты обозначены пиктограммой в виде компьютера. Если раскрыть эту пиктограмму, то она раскрывается и показывает все коллективы данного пункта. Если аналогичным образом раскрыть коллектив, то становятся видны все абоненты данного коллектива.

При выборе получателя можно воспользоваться любым уровнем адресации.

7.3.3 Создание групп АП в Адресной книге (как сделать Адресную книгу удобной для использования)

Абонентские пункты в адресном справочнике можно группировать. После инсталляции имеется всего одна группа, называемая Адресная книга корпоративной защищенной почты (Рисунок 11). В программе имеется возможность создавать новые группы и помещать в них (как копировать, так и перемещать) имеющиеся абонентские пункты.

Для того, чтобы создать новую группу в адресном справочнике, следует установить курсор на имеющейся группе (например, на группе Адресная книга корпоративной защищенной почты) и далее нажать кнопку Добавить группу (описание кнопок см. ниже, раздел 7.3.4), расположенную в правой части окна адресного справочника. Внутри этой группы буден создана новая группа, которой можно дать произвольное имя, и далее помещать в эту группу АП.

Группы можно переименовывать и удалять.

Для того, чтобы переместить абонентский пункт из одной группы в другую, следует установить указатель мыши на этом абонентском пункте, нажать левую кнопку мыши и “перетащить” абонентский пункт в нужную группу.

Копирование абонентского пункта осуществляется также, как и перемещение, но при этом следует нажать еще и кнопку Ctrl.

ФРКЕ.00004-03 90 02

39


7.3.4 Выбор адресатов и описание кнопокКак было отмечено выше, для выбора или просмотра списка адресатов, доступных в сети

ViPNet в Деловой почте, используется Адресная книга (Рисунок 11).

Рисунок 11

Адресата можно выбрать на любом уровне адресации. На первом уровне достаточно щелкнуть левой кнопкой мыши на том абонентском пункте в списке адресов, по которому отправляется документ. Аналогично для второго и третьего уровней.

Для выбора нескольких адресов, идущих подряд, следует выбрать первый (последний) нужный адрес, а затем, нажав и удерживая клавишу Shift, отметить левой кнопкой мыши или клавишами со стрелками вверх, вниз последний (первый) адрес. Также для выбора нескольких адресатов можно воспользоваться выбором группы, содержащей пользователей или другие группы.

Для выбора нескольких адресов, расположенных в разных местах, следует, нажав и удерживая клавишу Ctrl, отмечать левой кнопкой мыши нужные адреса.

В адресном справочнике имеется возможность поиска адресата. Поиск – строка внизу окна, облегчающая поиск нужных пользователей. Для поиска конкретного адресата необходимо ввести подстроку, которая идентифицирует адресата, при этом выведутся все объекты адресной книги, в которых присутствует данная подстрока. При наборе имени адресата можно использовать «историю» поиска (для помещения в «историю» элемента, необходимо ввести строку для поиска и нажать Enter).

Для выхода без выбора адреса нужно использовать обычный выход из окна (), клавишу ESC или кнопку Закрыть.

Управляющие кнопки по своему действию делятся на две группы:

1. Кнопки для работы с группами Адресной книги, 2. Кнопки для выбора адресата и типа адресации.

Рассмотрим кнопки первой группы (эта группа кнопок доступна и при вызове Адресной книги из главного окна и из окна письма):

Добавить группу - создать папку для группировки пользователей.

Переименовать - переименовать группу

Удалить - удалить группу или дублированного пользователя (того, который был скопирован)

ФРКЕ.00004-03 90 02

40


Прежде, чем описать действие кнопок второй группы (эта группа кнопок доступна только при вызове Адресной книги из окна письма), поясним, что такое тип адресации. В Деловой почте имеется 3 типа адресации:

1. Адресовать почту в виде письма.

2. Адресовать почту в виде копии письма.

3. Адресовать почту в виде скрытой копии письма.

Для выбора адресатов в окне Адресная книга предусмотрены кнопки второй группы, которые соответствуют описанным выше типам адресации:

Адресовать – данная кнопка предназначена для выбора адресатов и определяет первый тип адресации.

Копия – данная кнопка предназначена для выбора адресатов и определяет второй тип адресации. Выбранным адресатам будет выслана копия письма. В этом случае во вкладке Получатели исходящего письма будут перечислены эти выбранные адресаты - получатели под заголовком Копия (Рисунок 12). Получатель во входящем письме увидит тех адресатов, которым было послано письмо и тех адресатов, которым были посланы копии этого письма.

Скрытая копия - данная кнопка предназначена для выбора адресатов и определяет третий тип адресации. Выбранным адресатам будет выслана копия письма. В этом случае во вкладке Получатели исходящего письма будут перечислены эти выбранные адресаты - получатели под заголовком Скрытая копия (Рисунок 12). Те получатели, которым было выслано письмо или его копии, во входящем письме увидят только тех адресатов, которым письмо или его копии были высланы, и не увидят адресатов скрытых копий этого письма. А те адресаты, которым были высланы скрытые копии письма, увидят всех получателей письма и его копий. Причем, если было несколько скрытых получателей, то при получении письма они не увидят друг друга. В главном окне почты в графе Получатель скрытые получатели не входят в количество адресатов.

Рисунок 12

ФРКЕ.00004-03 90 02

41


7.4 Работа с папкамиВ процессе работы с документами пользователь может организовать их хранение в некотором

иерархическом виде, используя механизм папок.

В Деловой Почте существуют папки, называемые специальными папками (о них – чуть ниже) и папки, созданные пользователем программы.

Специальные папки создаются автоматически программой Деловая почта и не могут быть переименованы или удалены пользователем. Папки, созданные пользователем, могут быть переименованы или удалены.

К специальным папкам относятся папки:

Входящие - в нее помещаются пришедшие письма.

Входящие/Извещения - в нее помещаются извещения в виде писем, если задана опция Запросить извещения о приеме и прочтении письма.

Исходящие - в нее помещаются создаваемые Вами письма.

Исходящие/Извещения - в нее помещаются извещения в виде писем, если задана опция Запросить извещения о приеме и прочтении письма.

Удаленные - в нее помещаются удаленные из других папок письма в соответствующие подпапки.

Аудит - в эту папку помещается информация о том, кто, когда удалил такие-то документы. Внутри папки создаются подпапки с именем той папки, из которой письмо было удалено.

Шаблоны – в нее помещаются образцы писем, в которых требуется изменить только некоторые параметры. Эта папка служит ускорению процесса создания и отправки писем.

Импорт – в эту папку помещаются письма (файлы c расширениями *.bml *.msg, или *.eml), которые были импортированы с помощью команды Инструменты/Импорт документа….

Перечислим основные правила для специальных папок, по которым работает программа Деловая Почта.

1. Не допускается удалять, переименовывать и переносить спецпапки.

2. Специальные папки Входящие/Извещения и Исходящие/Извещения создаются при получении или отправке соответствующего извещения.

3. При удалении любого письма, за исключением письма из папки Удаленные, внутри папки Удаленные создается подпапка с именем папки, из которого письмо было удалено. Удаленное письмо помещается в эту подпапку.

4. При очистке папки Удаленные из нее удалятся все пустые папки.

5. При удалении любого письма из папки Удаленные внутри папки Аудит создается подпапка с именем папки, из которого письмо было удалено. И в эту подпапку помещается запись о том, кто и когда удалил такое-то письмо.

6. Допускается создание папки с именем спецпапки, но на других уровнях, и созданная папка не будет считаться спецпапкой.

7. В папках Удаленные и Аудит пользователь не может создавать и переименовывать папки. А в папке Аудит пользователь не может также удалять папки (это можно делать только при входе в программу с правами администратора).

В процессе работы пользователь может (но необходимо учитывать вышеописанные правила):

Создать новую папку, пользуясь пунктами меню Файл\Папки\Создать или через контекстное меню папки. При этом необходимо помнить, что свойства папки наследуются от родительской. Т.е., если Вы задали отображение определенных столбцов для данной папки, а потом создали в ней подпапку, то в подпапке будут отображены те столбцы, которые были заданы для родительской папки.

ФРКЕ.00004-03 90 02

42


Удалить существующую папку можно с помощью контекстного меню для папки, выбрав пункт Удалить, либо с помощью пункта меню Файл\Удалить, либо с помощью кнопки панели инструментов Удалить. В принципе это действие не нуждается в дополнительных пояснениях, хотя надо отметить, что при удалении папки будут удалены все подпапки и документы, принадлежащие этой папке.

Изменить свойства папки с помощью контекстного меню для данной папки Свойства. Для любой папки можно настроить предпочтительный режим отображения. В частности можно задать порядок вывода столбцов для данной папки. Добавлять и удалять столбцы можно, пользуясь кнопками Добавить>> и <<Удалить. Порядок вывода столбцов можно менять с помощью кнопок Вверх и Вниз. Кроме того, можно сортировать письма в папке по каждому столбцу.

Переименовать папку с помощью пункта контекстного меню для данной папки Переименовать или с помощью пункта из главного меню Файл\Папки\Переименовать.

Перенести документы из папки в папку с помощью механизма drag-and-drop. Для этого надо выбрать нужный документ на панели отображения списка документов и перетащить его в нужную папку. Это же действие может быть выполнено при нажатии на правую кнопку мыши и выборе пункта меню Переместить в папку.... При этом откроется окно с деревом выбора папок (Рисунок 41). Перенос можно осуществить только в подпапку выбранной папки. В папку Шаблоны (7.4.1) таким способом можно только скопировать (не перенести!) выбранный документ.

Перенести целую папку в другое место с помощью механизма drag&drop. Для этого надо выбрать нужную папку и перетащить ее в другую папку.

Создавать шаблоны для облегчения и ускорения процесса создания и отправки писем (подробно о шаблонах см. раздел 7.4.1).

7.4.1 ШаблоныПри частой отправке писем одинакового типа удобно иметь образец письма, в котором

требуется изменить только некоторые параметры. Для такой цели и предназначена папка Шаблоны. Опишем возможности, которые программа предоставляет пользователю при работе с этой папкой, и правила создания шаблонов:

1.Создание шаблона на основании существующего в базе письма. В папку Шаблоны и ее подпапки можно помещать письма из любых папок Деловой Почты (кроме папки Аудит) с помощью механизма drag-and-drop. Но в данном случае письмо будет скопировано из папки, а не перенесено.

При создании шаблона на основании существующего письма действуют следующие правила:

В письме-шаблоне не будут сохранены следующие параметры письма: регистрационный номер, атрибуты подписи, отправки, получения и прочтения.

В письме-шаблоне будут сохранены: текст письма, тема, адреса получателей, аннотации для получателей, признаки адресации (копия, скрытая копия), все вложения и признак шифрования (если он есть).

В качестве адреса отправителя всегда прописывается адрес того пользователя, который создает данный шаблон.

2.Создание нового шаблона. Для этого нужно в главном окне почты выбрать пункт Создать=>Новый шаблон. При этом откроется окно письма с надписью Шаблон.

При создании нового шаблона действуют следующие правила:

Регистрационный номер не присваивается. Он будет присвоен только после сохранения письма в папке Исходящих.

В качестве адреса отправителя всегда прописывается адрес того пользователя, который создает шаблон.

ФРКЕ.00004-03 90 02

43


3.Внутри папки Шаблоны можно создавать, переименовывать и удалять подпапки, очищать содержимое подпапок и папки, а также настраивать колонки письма (все эти операции доступны из меню, которое активизируется по правой кнопке мыши при нахождении курсора на папке Шаблоны).

В главном окне почты при нахождении курсора на документе из папки Шаблоны или ее подпапки доступны следующие пункты меню (и аналогичные по действию им кнопки панели инструментов, а также меню по правой кнопке мыши):

Файл – доступны все действия.

Письмо – все действия можно производить как с обычными письмами, кроме переноса из одной папки в другую, и кроме действий, которые связаны с подписью и регистрационным номером. Перенести шаблон можно только внутри папки Шаблоны и ее подпапок.

Инструменты – доступны все действия.

Создать – доступны только пункты меню Новое письмо и Новый шаблон.

При создании нового шаблона и редактировании существующего в окне письма-шаблона имеются следующие пункты меню (и аналогичные по действию им кнопки панели инструментов):

Файл

Сохранить в исходящих (кнопка ) – в папке исходящих появляется письмо (копия шаблона) и ему будет присвоен очередной регистрационный номер.

Сохранить в шаблонах – доступна, если были какие-то изменения, то измененное письмо-шаблон будет сохранено в шаблонах.

Печать – печать письма-шаблона.

Свойства

Закрыть – закрывает шаблон с вопросом о сохранении, если шаблон не был сохранен пользователем

Вид, Редактирование, Извещения – все пункты работают, как в обычном письме.

Внимание! Отправить письмо, созданное в окне Шаблон, можно только из главного окна, из папки исходящих писем (т.е. из окна Шаблон письмо отправить нельзя!)

7.5 Подпись, проверка и удаление подписи при работе с письмамиВ Деловой Почте можно подписывать документы (отправляемые письма) электронной

подписью, проверять подпись и удалять подпись.

7.5.1 Подпись письмаПодписать письмо можно как в главном окне, так и в окне Письма, а также автоматически при

его отправке.

В главном окне можно подписать только все письмо (текст и все вложения к письму). В главном окне можно одновременно подписать несколько выбранных писем.

В окне письма можно подписать только одно это открытое письмо, но в окне письма можно подписать как все письмо, так и отдельно текст письма и каждое вложение.

Для полноты понимания нижеописываемых подразделов, касающихся подписи, дадим некоторые определения.

Текущим (внутренним) сертификатом подписи называется сертификат подписи текущего пользователя данного АП сети ViPNet.

ФРКЕ.00004-03 90 02

44


Выбранным (внешним) сертификатом называется сертификат подписи пользователя, зарегистрированного на другом СУ. Внешние сертификаты подписи могут быть расположены на Вашем диске в любом каталоге или на внешнем устройстве хранения.

Письмо может быть подписано как текущим, так и выбранным Вами сертификатом. Одно и то же письмо можно подписать текущим и несколькими внешними сертификатами.

При выборе подписи внешним сертификатом откроется окно указания местоположения сертификата подписи. В появившемся окне Пароль пользователя (Рисунок 13) нужно ввести пароль, а в поле Устройство хранения ключей указать либо путь к каталогу с ключевой дискетой (с помощью браузера, обязательно указать путь с точностью до KEY_DISK\ACT, как показано на рисунке), либо указать устройство хранения, с которого будет считываться сертификат подписи.

Рисунок 13

Внимание! Если срок действия сертификата подписи истек, то письмо при отправке подписываться не будет!

7.5.1.1 Подпись письма в главном окне Деловой ПочтыВ главном окне Деловой почты (Рисунок 2) можно подписать неотправленные письма как

текущим, так и внешним сертификатом (или несколькими внешними сертификатами), выбранным Вами. Для этого нужно выбрать эти письма (Shift или Ctrl плюс мышь) и далее воспользоваться одним из следующих способов:

Выбрать пункт меню Письмо/Подписать (текущим сертификатом или выбранным сертификатом)

По правой клавише мыши выбрать пункт контекстного меню Подписать (текущим сертификатом или выбранным сертификатом)

При выборе подписи текущим сертификатом на панели инструментов нажать

кнопку (Подписать текущим сертификатом)

Нажать на панели инструментов кнопку выбора сертификата подписи с выбором либо пункта меню Подписать текущим сертификатом либо Подписать выбранным сертификатом.

В результате подписи в графе Атрибуты главного окна папки исходящих появится признак П (подписано). Если после подписи письма добавлять к нему новые вложения, то они подписаны не будут. Признак П заменится на п. Если снова подписать все письмо, то неподписанные вложения будут подписаны, и признак будет иметь значение П.

7.5.1.2 Подпись письма в окне ПисьмаВ окне Письма Деловой почты при создании нового письма или редактировании

неотправленного письма можно подписать все письмо или только текст письма или только вложение (вложения) как текущим, так и внешним сертификатом (или несколькими внешними сертификатами), выбранным Вами.

Для того, чтобы подписать все письмо, нужно воспользоваться одним из следующих способов:

Выбрать в окне письма пункт главного меню Подпись/Подписать все письмо (текущим сертификатом или выбранным сертификатом).

ФРКЕ.00004-03 90 02

45


При выборе подписи текущим сертификатом на панели инструментов нажать

кнопку (Подписать текущим сертификатом)

Нажать на панели инструментов кнопку выбора сертификата подписи с выбором либо пункта меню Подписать текущим сертификатом либо Подписать выбранным сертификатом.

Подписать отдельно только текст письма (см. ниже) и только вложения (см. ниже).

В результате подписи после закрытия письма в графе Атрибуты главного окна папки исходящих появится признак П (подписано).

Для того, чтобы подписать только текст письма, нужно воспользоваться одним из следующих способов:

Выбрать пункт меню Подпись/Подписать текст письма (текущим сертификатом или выбранным сертификатом).

В поле текста по правой клавише мыши выбрать пункт контекстного меню Подписать (текущим сертификатом или выбранным сертификатом)

В результате подписи после закрытия письма в графе Атрибуты главного окна папки исходящих появится признак п (подписано).

Для того, чтобы подписать только вложение (вложения) письма, нужно выбрать вложение (вложения) и по правой клавише мыши выбрать пункт контекстного меню Подписать (текущим сертификатом или выбранным сертификатом).

В результате подписи после закрытия письма в графе Атрибуты главного окна папки исходящих появится признак п (подписано).

7.5.1.3 Автоматическая подпись письма при его отправкеПри создании письма Вы можете подписать письмо и/или вложение (вложения) внешним

сертификатом (внешними сертификатами). Если на вкладке Письмо настроена автоматическая подпись письма при его отправке (см. раздел 8.4), то, кроме подписи внешними сертификатами, письмо будет подписано еще и текущим (внутренним) сертификатом подписи.

7.5.2 Проверка подписиПроверить подпись выбранного письма можно в главном окне Деловой Почты при помощи

одного из следующих способов:

Выбрать пункт меню Письмо/Проверить подпись По правой клавише мыши выбрать пункт контекстного меню Проверить

подпись

На панели инструментов нажать кнопку (Проверить подпись)

Проверка подписи выбранного письма может быть осуществлена только для неоткрытого письма. Если письмо открыто, то программа выдаст об этом сообщение, и письмо надо будет закрыть для проверки подписи.

Проверить подпись выбранного вложения можно в окне Письма Деловой Почты, если по правой клавише мыши выбрать пункт контекстного меню Проверить подпись.

При выполнении любого из вышеописанных действий по проверке подписи появится окно Проверка электронной цифровой подписи с результатами проверки подписи (Рисунок 14).

ФРКЕ.00004-03 90 02

46


Рисунок 14

Под заголовком окна отображается собственно результат проверки подписи: успешная или неуспешная. Рисунок 14 отображает успешную проверку подписи. Если проверка оказалась неуспешной, то под заголовком окна появится следующий текст: “Электронная цифровая подпись недействительна, или ее проверка прошла с ошибкой. Если Вы сомневаетесь в подлинности проверяемых сообщений, попросите отправителя отправить их еще раз”.

Верхняя часть окна (поле Результат проверки) содержит следующую информацию: название письма, названия вложений, фамилию абонента, подписавшего письмо. Нижняя часть окна (поле Подробно), в зависимости от местоположения курсора подробно отразит результат проверки – подпись действительна или недействительна, дату и время подписи, сертификат действителен или нет, а также контрольную сумму электронной цифровой подписи.

Внизу окна имеется кнопка Просмотр сертификата... (эта кнопка станет доступной, если в верхней части окна курсор расположить на слове “Подпись...”), нажатие которой вызовет окно, содержащее сведения о сертификате (Рисунок 15). Описание сертификата выходит за рамки данного документа. Подробные сведения о сертификате можно найти в отдельном документе Настройка параметров безопасности, входящем в комплект поставки ПО ViPNet.

Вся информация этого окна (Рисунок 14) может быть сохранена в файл и/или распечатана, если внизу окна нажать кнопку Сохранить... и/или Печать соответственно.

ФРКЕ.00004-03 90 02

47


Рисунок 15

По истечении срока действия подписи на экран выдается предупреждающее сообщение.

7.5.3 Удаление подписейУдалить подписи с выбранного письма (текста и всех вложений) можно в главном окне

Деловой Почты при помощи одного из следующих способов:

Выбрать пункт главного меню Письмо/Удалить подпись

По правой клавише мыши выбрать пункт контекстного меню Удалить подпись

На панели инструментов нажать кнопку (Удалить подпись)

Удаление всех подписей с выбранного письма может быть осуществлено только для неоткрытого неупакованного письма. Если письмо открыто, то программа выдаст об этом сообщение, и письмо надо будет закрыть для удаления подписей.

Удалить подписи с письма (текста и/или всего письма) можно в окне Письма Деловой Почты при помощи одного из следующих способов:

Для удаления подписей только с текста письма или со всего письма выбрать пункт главного меню Подпись/Удалить подписи с текста письма или Подпись/Удалить подписи со всего письма соответственно.

Для удаления подписей только с текста письма в поле текста письма можно по правой клавише мыши выбрать пункт контекстного меню Удалить подпись.

Для удаления подписей только с выбранного вложения (на вкладке Вложения) можно по правой клавише мыши выбрать пункт контекстного меню Удалить подпись.

Для удаления подписей со всего письма на панели инструментов нажать

кнопку (Удалить подпись)

При выполнении любого из всех вышеописанных действий по удалению подписей в графе Атрибуты исчезнет признак П (или п).

ФРКЕ.00004-03 90 02

48


7.6 Работа с подписью отдельных файлов в Деловой ПочтеВ Деловой Почте можно работать с подписью для файлов, не имеющих отношения к

документам Деловой Почты (т.е. к письму, вложениям). Вы можете работать с подписью для файлов, доступных Вам на Вашем компьютере.

Под словами «работать с подписью» понимается подписывание файла, проверка подписи, удаление подписи. Подписывать файл можно разными подписями сколько угодно раз.

Подпись может быть присоединена к файлу, т.е. входить в состав файла. В этом случае к имени файла добавляется расширение *.v7s. Например, при подписи файла File.doc подписанный файл будет выглядеть как File.doc.v7s.

Подпись может представлять собой отдельный файл с именем исходного файла и расширением *.p7s. В этом случае после подписи например того же файла File.doc, подпись будет представлена файлом File.doc.p7s и располагаться в том же каталоге, что и основной файл, который останется неизменным.

Описанные выше различия (присоединенная и отдельная подпись) при подписи файла определяются настройками (см. п. 8.2, Рисунок 30, опция При подписи отдельного файла присоединять подпись к нему).

При добавлении подписанного файла (как с присоединенной, так и с отсоединенной подписью) в письмо в качестве вложения (любым способом: копировать/вставить, drag-and-drop, через меню Добавить вложение) это вложение считается подписанным (т.е. подпись всегда сохраняется) и отображается как один файл.

Опишем последовательно действия, которые производит программа при работе с подписью отдельных файлов. Эти действия вызываются из главного окна главного меню Файл-> Подпись файлов (Рисунок 16). Все эти действия применимы не только к одному выбранному файлу, но и к выбранной из папки группы файлов. Для выбора файлов нужно использовать стандартные комбинации клавиш Ctrl, Shift и стрелки вверх, вниз.

Рисунок 16

7.6.1 Подписать файл текущим сертификатомПри выборе этой команды меню откроется окно Open (Открыть) для выбора файла

(файлов). Выберите файлы и нажмите клавишу Open (Открыть) в этом окне. Выбранные файлы будут подписаны текущим сертификатом.

При подписывании файлов будет отображаться окно Подписывание с прогрессом.

7.6.2 Подписать файл выбранным сертификатом При выборе этой команды меню сначала откроется окно указания местоположения внешнего

сертификата подписи (Рисунок 13, п. 7.5.1). После успешного указания местоположения сертификата откроется окно Open (Открыть) для выбора файла (файлов). Выберите файлы и нажмите клавишу Open (Открыть) в этом окне. Выбранные файлы будут подписаны внешним (выбранным) сертификатом.

При подписывании файлов будет отображаться окно Подписывание с прогрессом.

ФРКЕ.00004-03 90 02

49


7.6.3 Проверить подпись файлаПри выборе этой команды меню откроется окно Open (Открыть) для выбора файла

(файлов). Выберите файлы и нажмите клавишу Open (Открыть) в этом окне. Откроется окно с результатами проверки подписи (Рисунок 17, Рисунок 18). Подробное описание окна содержится в п. 7.5.2. Рисунок 17 и Рисунок 18 отображают успешную проверку подписи. Если проверка оказалась неуспешной, то под заголовком окна появится следующий текст: “Найдены недействительные электронные цифровые подписи или их проверка прошла с ошибкой. Если Вы сомневаетесь в подлинности проверяемых файлов, попросите отправителя отправить их еще раз“.

Рисунок 17 Рисунок 18При проверке подписи будет отображаться окно Проверка подписи с прогрессом.

Раздел Подробно окна Проверка электронной цифровой подписи отобразит результаты проверки подписи (Рисунок 17, Рисунок 18). Если среди выбранных файлов какие-то файлы не являются подписанными, то сообщит, что для данного файла нет подписи (Рисунок 18). Если среди выбранных файлов нет ни одного подписанного файла, то программа сообщит об этом. В этом случае окно проверки подписи отображаться не будет.

7.6.4 Удалить подпись файлаПри выборе этой команды меню откроется окно Open (Открыть) для выбора файла

(файлов). Выберите файлы и нажмите клавишу Open (Открыть) в этом окне.

При удалении подписи будет отображаться окно Удаление подписи с прогрессом.

Если все выбранные файлы имеют подписи, то все подписи (присоединенные и отсоединенные) будут удалены. Файлы снова будут с исходным (до подписи) расширением (т.е. расширение *.v7s будет удалено).

Если среди выбранных файлов имеются файлы без подписи, то программа выдаст окно с предупреждением (Рисунок 19). При ответе Игнорировать программа проигнорирует файл, имя которого отображено в окне и отобразит следующий неподписанный файл, если он есть. При ответе Игнорировать все будут удалены подписи с подписанных файлов. При ответе Отмена операция по удалению подписей будет прервана.

ФРКЕ.00004-03 90 02

50


Рисунок 19

7.6.5 Отсоединить подпись файлаПри выборе этой команды меню откроется окно Open (Открыть) для выбора файла

(файлов). По умолчанию открывается браузер только для файлов с расширением *.v7s. Выберите файлы и нажмите клавишу Open (Открыть) в этом окне.

При отсоединении подписи будет отображаться окно Отсоединение подписи с прогрессом.

Если выбраны только подписанные файлы (по умолчанию с расширением *.v7s), то подпись каждого выбранного файла будет выделена в отдельный файл (в том же каталоге) с именем исходного файла и с расширением *.p7s.

В случае, если выбраны не только подписанные файлы (например, выбрано расширение All files), то программа выдаст предупреждающее окно (Рисунок 19, и нужно будет действовать аналогично тому, как это описано выше (см. п. 7.6.4).

7.6.6 Присоединить подпись файлаПри выборе этой команды меню откроется окно Open (Открыть) для выбора файла

(файлов). Выберите файлы и нажмите клавишу Open (Открыть) в этом окне.

При присоединении подписи будет отображаться окно Присоединение подписи с прогрессом.

Для каждого выбранного файла программа ищет соответствующий файл с расширением *.p7s в том же каталоге. Если такой файл будет найден (это и есть файл подписи), то подпись присоединяется к выбранному файлу, а к имени добавляется расширение *.v7s (если оно не было добавлено раньше). Отдельные файлы подписи (с расширением *.p7s) исчезнут.

В случае, если соответствующие файлы с расширением *.p7s не найдены или выбраны не только файлы с отсоединенной подписью, то программа выдаст предупреждающее окно (Рисунок19), и нужно будет действовать аналогично тому, как это описано выше (см. п. 7.6.4).

Внимание! При выполнении этой команды подпись не проверяется, и присоединен будет тот файл, который удовлетворяет названию исходного файла и расширению *.p7s.

7.7 Шифрование и расшифрование письмаШифрование и расшифрование выбранного письма осуществляется только в главном окне

Деловой почты (Рисунок 2) при помощи одного из следующих способов:

Выбрать пункт главного меню Письмо/Зашифровать (или Расшифровать) соответственно.

По правой клавише мыши выбрать пункт контекстного меню Зашифровать (или Расшифровать) соответственно.

На панели инструментов нажать кнопку (Зашифровать) или (Расшифровать) соответственно.

При выполнении действия зашифрования выбранное письмо будет зашифровано, и в графе Атрибуты появится признак Ш (зашифровано). При выполнении действия расшифрования выбранное письмо будет расшифровано, а в графе Атрибуты исчезнет признак Ш (зашифровано).

ФРКЕ.00004-03 90 02

51


Шифрование и расшифрование письма выполняются над письмом вместе со всеми его вложениями, и для отдельного вложения выполнены быть не могут. Если в зашифрованное письмо добавить еще одно вложение, то оно сразу же будет зашифровано.

Как было отмечено в разделе 8.4 можно настроить автоматическое шифрование письма при его отправке.

7.8 Квитанции о доставке/прочтении в виде отдельного письмаЗапрос об отправке квитанций о доставке/прочтении в виде отдельного письма (извещения)

формирует отправитель письма.

Для формирования такого запроса в окне исходящего письма при его создании или редактировании нужно нажать кнопку установки/снятия атрибута Запросить извещение или воспользоваться пунктом меню Извещение/Запросить извещение (должен быть установлен флажок). В этом случае после отправки письма с таким запросом и после получения его адресатом, отправителю будет автоматически высланы квитанции (извещения) о доставке и прочтении письма в виде отдельных писем.

Для того, чтобы отделить извещения от основного потока корреспонденции, в папках Входящие и Исходящие автоматически создается специальная подпапка Извещения. В Исходящие/Извещения кладутся исходящие, во Входящие/Извещения - соответственно входящие извещения. Пользователь может переименовывать и удалять эти подпапки, но не может переносить.

Кроме того, тема извещения будет иметь то же название, что и само письмо, но с добавлением в начале названия темы символов AD: (квитанция о доставке) или AR: (квитанция о прочтении).

Каждое такое извещение представляет собой обычное письмо: входящее (Вам пришли квитанции-письма на доставленное и прочитанное письмо, отправленное Вами) или исходящее (были автоматически отправлены квитанции-письма с Вашего АП на полученное и прочитанное Вами письмо) и содержит следующую информацию (Рисунок 20):

Рисунок 20 дату/время получения письма (для квитанции о доставке)

дату/время прочтения письма (для квитанции о прочтении)

ФРКЕ.00004-03 90 02

52


тему

регистрационный номер письма

результаты проверки подписи для подписанного текста письма и каждого из подписанных вложений,

контрольные суммы текста письма и каждого из вложений.

Обычные квитанции о доставке и прочтении формируются и для квитанций-писем.

Если исходное письмо было зашифровано, то и извещение шифруется (при невозможности по какой-либо причине зашифровать, никаких предупреждений не выводится, и извещение отправляется незашифрованным).

7.9 АвтопроцессингАвтопроцессингом называется автоматическая обработка файлов и писем. В Деловой Почте

предусмотрена автоматическая обработка файлов (для отправки по почте) и входящих писем в соответствии с различными правилами, задаваемыми пользователем.

Для того, чтобы задать такие правила, нужно выбрать в главном меню пункт Инструменты, а в нем подпункт Настройка.... При этом откроется окно Настройка. Нужно выбрать вкладку Автопроцессинг (см. раздел 8.6).

Правило для обработки файлов означает, что файлы с заданной маской, предварительно положенные пользователем в заданную папку, будут автоматически отправлены Деловой почтой в заданные адреса. Подробности о работе в окне при создании такого правила описаны в разделе 8.6.1.1.

Внимание! При попытке автопроцессинга файлов с атрибутами ‘read-only’, ‘system’ или ‘hidden’ программа не отправляет письмо, а выдает сообщение об ошибке файлового автопроцессинга, что письмо не может быть преобразовано в конверт, и предлагает пользователю отключить данное правило автопроцессинга (ответы: Да, Нет). При ответе Да данное правило отключается (см подробности в п. 8.6, Возможность ‘включать/отключать’ правила . При ответе Нет программа не будет пытаться больше отправлять данный файл в этой сессии. Но при повторной загрузке программы, сообщение об ошибке появится вновь. Все ошибки автопроцессинга протоколируются в журналах (см. п. 7.9.1). Данная ошибка имеет код 1353 (Таблица 2).

Правило для обработки входящих писем означает, что файлы вложений и текст письма, поступившие от заданного отправителя, будут автоматически положены в заданную папку. Файлы вложений в этой папке будут иметь имена, под которыми они были отправлены. Имя файла текста письма всегда blank.txt. По умолчанию присутствие этого файла не зависит от того, есть ли вообще текст письма. Подробности о работе в окне при создании такого правила описаны в разделе 8.6.1.2.

Кроме того, созданные правила можно редактировать (см. раздел 8.6.1).

В программе предусмотрена также возможность регистрации информации о работе автопроцессинга путем ведения журналов автопроцессинга. В журнале автопроцессинга протоколируются следующая информация по каждому событию автопроцессинга:

время события («по Гринвичу», UTC); тип события; имя источника события; идентификатор события; детализирующая информация.

События различаются по следующим типам: информация, предупреждение, ошибка.

В журнале автопроцессинга «Деловой почты» регистрируется следующие события:

ФРКЕ.00004-03 90 02

53


Таблица 2

Тип события Идентификатор

события

Описание события

Информация

100 изменены настройки ведения журнала

200 изменены правила автопроцессинга писем

210 сработало правило автопроцессинга писем

211 письмо перемещено

212 текст письма сохранен в файл

213 вложение сохранено в файл

300 изменены правила файлового автопроцессинга

312 файловый автопроцессинг перезапущен

321 файл упакован в письмо

322 письмо с файлом отправлено

предупреждение 311 файловый автопроцессинг приостановлен

Ошибка

1251 ошибка при обработке письма

1252 ошибка при поиске правила

1253 ошибка при применении правила

1254 ошибка при перемещении письма

1255 ошибка при сохранении текста письма

1256 ошибка при сохранении вложения

1351 ошибка при поиске файлов

1352 ошибка при обработке файла

1353 ошибка при упаковке файла в письмо

1354 ошибка при отправке письма с файлом

Подробно о просмотре и настройке таких журналов можно узнать из пп. 7.9.1 и 8.6.2 соответственно.

7.9.1 Просмотр журналов автопроцессингаДля просмотра журнала автопроцессинга нужно воспользоваться пунктом главного меню

Деловой Почты Файл Журнал автопроцессинга. Откроется окно Просмотр журналов (Рисунок 21). Левая часть окна предназначена для задания параметров поиска нужных записей в журнале. Правая часть окна предназначена для отображения записей журнала в соответствии с параметрами поиска, заданными в левой части.

Внимание! Для просмотра используется Internet Explorer. На текущий момент версия Internet Explorer должна быть не меньше, чем 5.0.

ФРКЕ.00004-03 90 02

54


Рисунок 21

В данном окне можно настроить следующие параметры фильтрации записей:

Время события задается либо в интервале дат (с ...... по) либо за последние ....дней;

Тип события (все/информация/предупреждение/ошибка);

Параметры сортировки записей для отображения:

Выбрать из списка под заголовком Сортировать: элемент, по которому нужно выполнить сортировку или выбрать <не сортировать>; при этом можно выбрать направление сортировки (сортировка выполняется по возрастанию номера записи, а можно включить чекбокс Сортировка по убыванию).

Выбрать число записей на странице.

Далее нужно нажать кнопку Показать. Появится правая часть (Рисунок 22) окна с записями журнала, соответствующими настройке в левой части окна.

ФРКЕ.00004-03 90 02

55


Рисунок 22

Если щелкнуть на какой-либо записи в правой части окна, то информация о ней отобразится в окне Информация о событии (Рисунок 23). В данном окне можно просмотреть любую запись, если

воспользоваться кнопками , расположенными под заголовком окна слева.

Рисунок 23

7.10 Смена пользователяНа одном абонентском пункте может быть несколько пользователей, каждый из которых

должен быть зарегистрирован в программе ЦУС на данном АП и иметь индивидуальную ключевую дискету, созданную УКЦ. При работе в Деловой Почте можно сменить пользователя. Для этого

ФРКЕ.00004-03 90 02

56


нужно нажать комбинацию клавиш (ALT + F5) или выбрать пункт меню Инструменты/Смена пользователя или Инструменты/Настройка параметров безопасности, а в появившемся окне Настройка параметров безопасности (описание этих настроек находится в отдельном руководстве) выбрать кнопку Смена пользователя. Появится окно с предложением ввести пароль. Если при вводе пароля возникнут проблемы, нужно обратиться к администратору системы.

7.11 Поиск документа в Деловой ПочтеДля поиска документа в базе Деловой Почты, нужно выбрать в главном меню Деловой Почты

пункт меню Инструменты/Поиск документа. Откроется окно Поиск документа для задания параметров поиска (Рисунок 25). Внизу окна расположено поле для отображения найденных документов. Первоначально это поле пусто (Список пуст).

Рисунок 24

Поиск в Деловой почте можно производить по следующим параметрам:

Архив – из предложенного списка можно выбрать хранилище сообщений: текущее хранилище сообщений, все архивы или во всем хранилище сообщений (объединяет первые два значения параметра).

Искать в – данный параметр имеет смысл только при поиске в текущем хранилище сообщений и задает, в каких папках (входящих, исходящих, удаленных, аудит и пр.) искать нужные письма. Для задания этого параметра следует воспользоваться кнопкой Обзор…, после нажатия на которую появится окно для указания такой папки (Рисунок 41). Если нужно искать в подпапках каких-то папок Деловой почты, то следует включить опцию Включая подпапки.

Отправитель или получатель – эти параметры задаются выбором адресата из Адресной книги (Рисунок 11 и раздел 7.3), которая вызывается нажатием на кнопку .

Тема письма – задается имя письма.

Регистрационный номер – задается регистрационный номер письма в качестве параметра поиска.

ФРКЕ.00004-03 90 02

57


Имя вложения – указывается имя вложения как параметр поиска.

Имя конверта – имя транспортного конверта.

Текст письма – можно ввести фрагмент текста письма в качестве параметра поиска.

Кроме того, можно указать и другие опции поиска. В поле Доставка и использование можно отметить следующие опции для организации поиска:

* Неотправленные документы – (неотправленный документ – это исходящий документ, который либо не адресован ни одному получателю, либо адресован, но хотя бы по одному из адресов не отправлялся пользователем),

* Недоставленные документы – (недоставленный документ – это исходящий документ, который хотя бы по одному из адресов был отправлен, но не доставлен этому адресату),

* Непрочитанные исходящие документы (это - исходящий документ, который хотя бы по одному из адресов был доставлен адресату, но не прочитан им),

* Непрочитанные входящие документы.

Поиск можно производить за нужный промежуток времени, указав начало и окончание дат поиска. Кроме того, у всех полей задания параметров поиска имеется «история», которой можно воспользоваться. Для расположения информации в «истории» нужно после задания параметра нажать клавишу Enter.

После определения всех параметров нужно нажать кнопку Искать. Результаты поиска будут отражаться в поле, расположенном в нижней части окна. Найденные письма будут представлены в виде таблицы со следующими графами: тема письма, отправитель, получатель, даты создания и получения письма, регистрационный номер, атрибуты, размер письма (в килобайтах) и расположение (путь к письму в папках Деловой Почты). Внизу окна будут отражены: количество найденных документов и их общий объем в килобайтах.

ФРКЕ.00004-03 90 02

58


Рисунок 25

Поиск можно остановить, если Вы уже увидели в поле отражения результатов поиска нужный Вам документ. Для этого нужно нажать кнопку Стоп.

С помощью кнопки Очистить все поля для определения параметров поиска и поле для отображения найденных документов будут очищены.

Кнопка Помощь вызывает окно подсказки для окна Поиск документа.

Выход из окна Поиск документа осуществляется стандартно (нажатием на Х в верхнем правом углу окна).

С письмом, найденным в результате поиска (в поле результатов), из меню по правой клавише мыши производить все действия, которые описаны разделе 6.4. Кроме того, если воспользоваться пунктом контекстного меню Перейти в основное окно (Рисунок 26) на выбранном письме, то можно перейти в основное окно. При этом фокус в основном окне будет находиться на этом выбранном письме.

Также можно выделять несколько писем, найденных в окне поиска, и производить следующие действия (Рисунок 26):

Удалить

Полное удаление

Печать

Переместить в папку…

Сохранить как…

Сохранить в…

Переслать как вложения...

Зашифровать (если хотя бы одно из выделенных писем не зашифровано)

ФРКЕ.00004-03 90 02

59


Расшифровать (если хотя бы одно из выделенных писем зашифровано)

Пометить как непрочтенные

Пометить как прочтенные

Подписать

Текущим сертификатом

Выбранным сертификатом… (если хотя бы одно из выделенных писем не подписано и является исходящим неупакованным)

Описание всех этих действий можно найти в разделе 6.4.

Рисунок 26

7.12 Архивация и автоархивация хранилища писем Деловой ПочтыВозможность архивировать письма определяет Администратор Вашей сети (см. 8.1).

Архивацией называется процесс перемещения содержимого хранилища писем (или его части) в архив. Архив может располагаться на любом устройстве хранения данных. Архивация может быть запущена по желанию пользователя. Это может быть сделано с помощью пункта меню Файл-> Архивировать Почту из главного окна Деловой Почты. Пользователь должен указать, какие папки Деловой Почты нужно поместить в архив (см. параграф 7.12.1).

Автоархивацией называется архивация, которая запускается автоматически при выполнении некоторых условий. Такими условиями могут быть: время начала автоархивации, периодичность, достижение определенного размера хранилища писем и др. Более подробно об условиях запуска автоархивации написано ниже в этой главе (7.12.1).

ФРКЕ.00004-03 90 02

60


7.12.1 Настройки архивации и автоархивацииНастройка параметров архивации и автоархивации содержимого хранилища писем

производится в окне Настройки Архивации (Рисунок 27). Для того, чтобы появилось это окно, нужно нажать кнопку Настройки архивации из вкладки Общие (8.2). Повторим, что появление этой кнопки санкционирует администратор Вашей сети.

Рисунок 27

Здесь можно настроить следующие опции:

Выполнять автоматическую архивацию – По умолчанию опция выключена. Это означает, что автоматическая архивация запускаться не будет, а нижеследующие группы параметров (по проверке условий начала автоархивации и самих условий) будут недоступны для настройки. Но при включении данной опции нужно настроить параметры, определяющие условия начала автоматической архивации.

Группа параметров, определяющая проверку условий для начала автоматической архивации.

В этой группе указываются следующие параметры:

В – этот параметр указывает, в котором часу проводить проверку условий для автоархивации (указываются часы и минуты);

Через каждые ... минут - этот параметр указывает период проверки условий проведения автоархивации (в минутах);

Перед каждой операцией – включенная опция ٧ указывает, проверять ли перед каждой операцией условия автоархивации (под каждой операцией подразумевается отправка/прием почты и отправка писем по автопроцессингу);

Группа параметров, определяющая условия автоматической архивации:

Количество писем больше ... штук - количество писем, после которого папки автоматически перемещаются в архив (не менее 100 штук);

Минимальный размер архива – не должен превышать максимальный размер архива (см. п. 7.12.1.1);

ФРКЕ.00004-03 90 02

61


Максимальный размер архива – не должен быть меньше минимального размера архива (см. п. 7.12.1.1).

Группа параметров Помещать в архив - какие папки перемещать в архив входящих (все или прочитанные), какие – в архив исходящих (доставленные, отправленные прочитанные или все), а какие в архив остальных (имеются в виду папки Аудит и Удаленные) (все или ничего). Данная группа параметров относится к параметрам архивации и автоархивации.

При архивации (по желанию пользователя) по выбору пункта меню Файл\ Архивировать Почту из главного окна программы (Рисунок 2) или автоархивации, в подкаталоге MSArch каталога почты создаются подкаталоги с названием, соответствующем текущему времени. В эти подкаталоги переписывается содержимое текущего хранилища писем, например [29012002_165553], где первые цифры означают число, месяц, год, а вторые – время (часы, минуты, секунды).

7.12.1.1 Рекомендации по выбору параметров максимального и минимального размера архива в окне Настройки архивации

Для определения того, запускать ли автоархивацию, программа делает следующие проверки (здесь речь идет только о размерах архива):

1. подсчитывает текущий размер рабочего хранилища писем. Если его размер меньше Минимального размера архива, то дальнейшие проверки не делаются, если этот размер больше или равен Минимальному размеру архива, то программа переходит к пункту 2;

2. подсчитывает размер всех писем в рабочем хранилище, которые можно архивировать в данный момент (этот размер отличается от текущего размера, так как автоархивации подвергаются не все письма из рабочего хранилища, а только те, которые указаны в параметре Помещать в архив). Если этот размер превышает значение Минимального размера архива, то программа запускает автоархивацию.

Замечание. Если суммарный размер текущего хранилища писем, удовлетворяющих условиям архивации (или автоархивации), превышает заданный Максимальный размер архива, то будет создано несколько архивов, размер каждого из которых не будет превышать размера, заданного в опции Максимальный размер архива.

Максимальный размер архива определяется размером носителя, на который этот архив предполагается записывать. Поэтому он не должен превышать максимальный размер носителя (для CD, например, это 650 MB). Минимальный размер архива – значение параметра рекомендуется выбрать меньшим, но близким к максимальному размеру для того, чтобы не создавались маленькие архивы.

7.12.2 Запуск архивации (автоархивации). Ошибки при архивации (автоархивации).При запуске архивации программа попросит Вас подтвердить начать процесс архивации или

отказаться (Вы хотите начать архивацию немедленно?» (Да, Нет)). При подтверждении намерения начать процесс архивации программа проверяет наличие открытых писем. Если их нет, то начнется процесс архивации. Если они есть, то программа напомнит Вам, что Вы должны закрыть открытые письма (Да, Нет). В случае отрицательного ответа архивация отменяется. Вы можете закрыть эти письма, а можете и не закрывать, так как программа сама закроет их при положительном ответе. После этого начнется архивация. В случае успешного завершения архивации будет создан архив содержимого (т.е. писем) папок Деловой почты, и программа выдаст сообщение об этом. Будет создан архив содержимого (т.е. писем) папок Деловой почты. В архив попадет содержимое только тех папок, которые были заданы в настройках архивации. Письма, попавшие в архив, исчезнут из главного окна Деловой почты и восстановлению в базе Деловой Почты не подлежат. Письма данного архива можно будет просмотреть с помощью пункта меню Файл/ Выбрать Архив.

Об ошибках при архивации будет написано чуть ниже в этом разделе.

При запуске автоархивации программа проверяет, имеются ли открытые письма, и, если они есть, то программа будет работать также как и при архивации: при положительном ответе письма будут закрыты, и начнется автоархивация. При отрицательном ответе автоархивация будет выполнена позже при выполнении проверки условия начала автоархивации в следующий раз и

ФРКЕ.00004-03 90 02

62


положительном ответе на предложение программы о закрытии открытых писем. Исключение составляет проверка условия При каждой операции. Дело в том, что пользователь может не иметь прав изменять настройки автоархивации (вообще говоря, это право Администратора), но при этом ему вряд ли захочется отвечать Нет при каждой операции приема письма или отправки файла по автопроцессингу (условия возникновения события автоархивации сохранились, а если он не закрыл письма, значит, на то были причины). В случае проверки условия При каждой операции и отрицательном ответе на предложение закрыть открытые письма, сообщение с таким предложением больше не будет выдаваться, до тех пор, пока не произойдет хотя бы одно из следующих событий:

1. начнется автоархивация в такой момент, когда у пользователя закрыты все открытые письма и вложения,

2. пользователь ответит Да на предложение закрыть окна, возникшее в результате выполнения команды меню Файлы\Архивация

3. выполнения автоархивации по таймеру.

Если в процессе архивации (автоархивации) возникли ошибки, то на экране появится окно с предупреждающим значком об ошибке архивации письма. В верхней части окна объясняется причина невозможности архивировать письмо, ниже в этом окне пользователю предоставляется выбрать действие для разрешения сложившейся в результате ошибки ситуации, а именно:

повторить;

игнорировать;

пропустить;

прекратить архивацию;

прекратить архивацию и запретить автоматическую архивацию (это действие предлагается только при автоархивации.

7.12.3 Окно АрхивыПосмотреть содержимое любого созданного архива можно, если в главном окне почты войти в

меню Файл/ Выбрать Архив. Появится окно для выбора нужного архива (Рисунок 28), затем после выбора архива и нажатия кнопки Открыть появится сообщение, что архив открывается только в режиме чтения, далее сообщается, как вернуться обратно в почту (будет описано чуть ниже). После принятия этого сообщения появится окно с папками (картинка та же, что и главное окно почты) данного архива. Для возврата в почту нужно в открывшемся окне с архивными папками войти в меню Файл/ Выбрать Архив и в окне Архивы установить курсор на позиции Рабочее хранилище сообщений и нажать кнопку Открыть.

Рисунок 28

ФРКЕ.00004-03 90 02

63


Кнопка Переместить предназначена для перемещения архива по другому адресу (другая папка на диске, дискета, CD-ROM). Отмеченный архив будет перенесен по новому адресу, который задается в окне, появляющемся после нажатия данной кнопки, и после перемещения в окне Архивы (Рисунок 28) данный архив будет иметь этот новый адрес.

Кнопка Изменить путь предназначена для изменения адреса к архиву в том случае, если этот архив был ранее перенесен по другому адресу (другая папка на диске, дискета, CD-ROM) не средствами Деловой почты. Отмеченный архив будет иметь новый адрес, который задается в окне, появляющемся после нажатия данной кнопки. после изменения адреса в окне Архивы (Рисунок 28) данный архив будет иметь этот новый адрес.

Кнопка Удалить удаляет отмеченный архив.

Важно! Все перечисленные кнопки (Открыть, Переместить, Изменить путь и Удалить) в окне Архивы (Рисунок 28) могут использоваться только для одного архива.

Путь к каталогу рабочего хранилища сообщений и каталогу архивов может быть задан с помощью браузера.

8 Настройки Деловой почтыНастройки Деловой почты могут быть сделаны в 2-режимах работы почты с точки зрения

прав пользователя и администратора. Для настроек режим администратора отличается тем, что в них появляется дополнительная вкладка Администратор.

Для настроек параметров программы в главном меню Деловой почты нужно выбрать пункт Инструменты, а в нем Настройка. При этом откроется окно Настройка.

Настройки в Деловой почте представлены в виде следующих вкладок: Общие Транспорт, Письмо, Внешние программы, Автопроцессинг и Печать (6 вкладок для настроек, если вход в Деловую почту был только по паролю пользователя). Если вход в программу был с паролем администратора, то, как было сказано выше, появится еще одна вкладка, которая называется Администратор.

Рассмотрим последовательно все настройки, начиная с вкладки Администратор.

8.1 Вкладка Администратор

Рисунок 29

Администратор может разрешить или запретить архивацию – флажок Показывать настройки архивации. В случае разрешения архивации (флажок установлен) на вкладке Общие (см. п. 8.2) появится кнопка для настроек архивации. В случае запрещения архивации этой кнопки не

ФРКЕ.00004-03 90 02

64


будет, а в меню Файл пункты меню, касающиеся архивации (Выбрать Архив и Архивировать Почту), доступны не будут.

В поле Параметры ввода пароля Администратор может разрешить следующие действия:

сохранить пароль, чтобы не набирать его каждый раз при последующих запусках программы - флажок Разрешить сохранение пароля. По умолчанию флажок не установлен (если только он не был установлен программой ViPNet Клиент [Монитор]). Если этот флажок установить, то при следующем старте программы при вводе пароля пользователя в окне ввода пароля будет активна опция Сохранить пароль, и, если ее включить, то пароль в следующем запуске набирать не нужно, т.к. он уже будет находиться в строке ввода.

использовать цифровую клавиатуру при вводе пароля - флажок Цифровая клавиатура. По умолчанию флажок не установлен. Эта опция предназначена для компьютера без клавиатуры с сенсорным экраном. Если этот флажок установить, то при следующем старте программы ввод пароля можно осуществить с помощью клавиатуры, которая появится на экране:

8.2 Вкладка Общие

Рисунок 30

ФРКЕ.00004-03 90 02

65


Здесь можно настроить опцию По кнопке “Закрыть” сворачивать окно почты в “Трей”. При включении этой опции при нажатии на в главном окне почты, оно сворачивается в значок в System tray. По правой кнопке мыши в System Tray открывается меню (Рисунок 31).

Закрытие Деловой почты возможно в этом меню при выборе пункта меню Выход или из главного меню раскрытого окна Деловой почты (Файл ->Выход).

Рисунок 31

Назначение опции При отсутствии открытых писем проводить обновление без сообщений в том, что сообщение об обновлении будет появляться только тогда, когда Вы работаете с открытыми письмами. Если открытых писем нет, то при поступлении обновлений данное сообщение появляться не будет.

Максимальный размер хранилища сообщений в Мбайтах – при включении данной опции можно указать максимальный объем хранилища писем. После каждого получения/отправки письма, получения/отправки квитанции о доставке/прочтении программа делает проверку на превышение максимального размера хранилища сообщений и если этот размер превышен, то выдается сообщение об этом, и программа прекращает брать конверты из транспортного каталога.

Кнопка Настройка архивации вызовет окно настроек архивации (7.12.1). Как было сказано выше (8.1), эта кнопка будет присутствовать только, если администратор разрешил архивацию. В режиме администратора эта кнопка будет присутствовать всегда.

Все последующие настройки относятся к настройкам при работе с подписью отдельных файлов и вложений:

При подписи отдельного файла присоединять подпись к нему - по умолчанию эта опция включена. Включенная опция означает, что при подписывании отдельного файла подпись будет присоединена к этому файлу. В противном случае (в случае отключения опции) подпись будет выделена в отдельный файл . Подробности о подписи отдельных файлов см в п. 7.6.

При копировании подписанного вложения на диск или в другую программу (выбрать одно из следующий действий, установив переключатель):

удалять подпись – выбрано по умолчанию

сохранять в виде файла с присоединенной подписью – к файлу прибавится расширение .v7s (см п. 7.6)

отсоединять подпись в отдельный файл – имя отдельного файла подписи будет таким же, как и у исходного (с его расширением) плюс расширение p7s (см п. 7.6).

8.3 Вкладка ТранспортВкладка Транспорт (Рисунок 32) предназначена для настроек параметров программы

транспортного модуля. Эти параметры:

Период опроса транспортного каталога (сек) – этот параметр настраивается в программе Деловая Почта;

Каталог транспортного модуля (каталог, откуда запускается транспорт) - этот параметр настраивается в программе Деловая Почта;

Запускать транспорт при старте (если требуется, чтобы транспорт запускался при старте программы Деловая Почта, то нужно в данном поле установить флажок, по

ФРКЕ.00004-03 90 02

66


умолчанию флажок установлен) - этот параметр настраивается в программе Деловая Почта;

Кнопка Настройки транспорта предназначена для настройки параметров транспортного модуля. Описание этих настроек можно найти в отдельном руководстве по этой программе - ViPNet [ MFTP ]. Описание работы .

Рисунок 32

8.4 Вкладка ПисьмоПри выборе вкладки Письмо можно настроить следующие параметры письма (Рисунок 33):

Рисунок 33

Раздел Регистрационный номер

Регистрационный номер письма состоит из постоянной части и текущего номера письма. По умолчанию постоянная часть регистрационного номера устанавливается равной №%d.

ФРКЕ.00004-03 90 02

67


Текущий номер должен быть числовым и может быть установлен пользователем произвольно (начиная с 1, если в базе еще нет писем, а если есть, то с любого числа, не менее номера последнего письма плюс 1, и до 999999999). Постоянная часть может содержать любое выражение, а символы %d в ее поле показывают то место в регистрационном номере, куда должно быть вставлено значение текущего номера. Например, пусть текущий номер равен 105, а постоянная часть имеет значение event%d. Результат – регистрационный номер будет иметь вид: event105.

Раздел Безопасность

* Автоматически шифровать письмо при отправке – при установлении этой опции отправляемое письмо будет автоматически зашифровано (при получении этого письма для просмотра текста письма его нужно будет открыть). По умолчанию опция включена;

* Автоматически подписать письмо при отправке - при установлении этой опции отправляемое письмо будет автоматически подписано сертификатом текущего пользователя. По умолчанию опция включена;

Внимание! Если срок действия сертификата подписи истек, то письмо при отправке подписываться не будет (автоматическая подпись работать не будет!).

Если уровень полномочий пользователя (уровень полномочий определяется для каждого абонентского пункта в ЦУСе – программе Центра Управления Сетью) больше 1, то можно отменить автоматическое шифрование и автоматическую подпись письма при его отправке, т.е. выключить соответствующие опции в разделе Безопасность. При уровне полномочий 0 и 1 отменить эти настройки нельзя. Если пользователь работает в режиме администратора, то уровень полномочий не влияет на настройки.

* Запрашивать извещения о доставке и прочтении всех писем – на все получаемые и отправляемые письма будут высылаться квитанции о прочтении и доставке в виде отдельного письма (подробности можно найти в разделе 7.8). По умолчанию опция выключена. Ее можно редактировать только при максимальных полномочиях или при входе с паролем администратора. Если опция включена, то независимо от состояния соответствующей кнопки для исходящего письма при отправке письма всегда выставляется атрибут Запрашивать извещения. Если опция выключена, то атрибут Запрашивать извещения выставляется в зависимости от состояния соответствующей кнопки для исходящего письма при отправке письма;

* Проверять подпись при получении письма – по умолчанию опция включена. При получении письма будет автоматически проверяться подпись этого письма. Если подпись письма или хотя бы одного из вложений неверна, то в главном окне почты будет отображаться атрибут Н (неверна). (Примечание: строчная буква н отображаться не будет). Если при очередной проверке подпись всех подписанных элементов письма будет верна, то атрибут Н будет заменен на П или п (напомним, что П означает, что все элементы письма (текст и все вложения) подписаны, а п –только часть элементов письма подписана).

Опция Сжимать сообщения предназначена для пересылки сообщения в архивированном виде. По умолчанию эта опция включена.

Опция Автосохранение каждые ... минут - если эта опция включена, то для каждого открытого на редактирование исходящего письма включается таймер (на указанное время) после первого изменения письма и сбрасывается после сохранения письма. При срабатывании таймера происходит сохранение письма, в том числе и с открытыми вложениями. По умолчанию опция выключена. Значение таймера по умолчанию 1 минута (при включенной опции).

Внимание! Если автосохранение писем включено, и для нового письма это автосохранение прошло (т.е. письмо было автоматически сохранено в папке Исходящие), а пользователь передумал сохранять это письмо и нажал клавишу ESC на клавиатуре (или в окне), то, во избежание ненужного сохранения письма (если только пользователь сам не сохранял его), программа выдаст сообщение: Деловая почта автоматически сохранила черновик этого письма. Вы хотите его оставить? Ответы: Да/Нет/Отмена. При ответе Да окно Письма будет

ФРКЕ.00004-03 90 02

68


закрыто, и письмо останется в папке Исходящие, при ответе Нет окно Письма будет закрыто, и письмо будет удалено из папки Исходящие. При этом письмо не попадет в папку Удаленные. При ответе Отмена окно Письма останется открытым для дальнейшего редактирования.

Раздел Предупреждения

* Предупреждение при просмотре вложения – опция предназначена для управления выдачей предупреждающего сообщения о том (см. Рисунок 34), что изменения, сделанные в тексте при просмотре вложения, сохранены не будут. Для этого нужно включить опцию. По умолчанию эта опция выключена. При включении опции Не показывать больше это окно (см. рисунок), опция Предупреждение при просмотре вложения будет выключена.

Рисунок 34

* Предупреждение при отправке письма – при включении этой опции при использовании команды отправки (любым способом) будет появляться окно (Рисунок 35) с вопросом о подтверждении отправки письма. При выключении этой опции письмо будет отправлено немедленно после команды отправки. По умолчанию эта опция включена. При включении опции Не показывать больше это окно (см. рисунок), опция Предупреждение при отправке письма будет выключена.

Рисунок 35

8.5 Вкладка Внешние программыПри выборе вкладки Внешние программы можно настроить запуск внешних программ из

Деловой почты (Рисунок 36).

ФРКЕ.00004-03 90 02

69


Рисунок 36

При этом можно добавлять и удалять внешние программы, а также редактировать (при нажатии этой кнопки откроется окно редактирования пути к данной внешней программе и ее названия). После настройки внешних программ на панели инструментов основного окна Деловой почты станет доступным значок Запуск внешних программ .

8.6 Вкладка АвтопроцессингПри выборе вкладки Автопроцессинг (Рисунок 37) можно настроить автоматическую

обработку файлов (для отправки по почте) и входящих писем в соответствии с различными правилами, задаваемыми пользователем.

В данном окне имеются следующие кнопки для работы с правилами: Добавить, Редактировать, Проверить, Выполнить и Удалить.

Кнопка Добавить предназначена для создания нового правила автопроцессинга (см. п. 8.6.1).

С помощью кнопки Удалить заданные правила можно удалять.

С помощью кнопки Редактировать заданные правила можно редактировать (см. п.8.6.1).

Кнопка Проверить предназначена для проверки наличия всех каталогов, указанных пользователем при определении правил автопроцессинга. В случае отсутствия какого-то из каталогов (он может быть просто удален пользователем), программа выдаст соответствующее сообщение. Если ошибок нет, то программа сообщит, что в результате проверки ошибки не обнаружены.

Кнопка Выполнить предназначена для выполнения выбранных включенных правил автопроцессинга только для входящих писем. По этой команде будут выполняться правила только для самой папки Входящие (для подпапок этой папки команда выполнена не будет). Для выбора правил нужно воспользоваться левой клавишей мыши одновременно с клавишей Crtl (для частного выбора) или Shift (для выбора подряд). При нажатии на кнопку Выполнить будет задан вопрос: Выполнить выделенные включенные правила для писем в папке «Входящие»? Да/Нет. При ответе Да выделенные правила для входящих писем в папке Входящие (не включая подпапки) будут выполняться; а также эти же правила будут выполняться и для новых писем. При ответе Нет команда Выполнить будет отменена для выделенных правил. Во время процесса обработки писем будет отображаться окно с прогресс-баром и кнопкой Отмена (Cancel).

Кнопка Выполнить будет доступна, если выделено хотя бы одно правило для входящих писем.

ФРКЕ.00004-03 90 02

70


Команда Выполнить удобна при реорганизации папки Входящие. Например, можно, создав соответствующее правило (если задать в правиле автопроцессинга тип действия Перемещение письма в папку Деловой Почты), переместить все письма от какого-то пользователя в подпапку, допустим, с именем этого пользователя.

Кнопка Настройки журнала... (см. п. 8.6.2) предназначена для вызова окна настроек журналов автопроцессинга.

Внимание! Добавление, редактирование и удаление правил автопроцессинга, а также изменение настроек будут недоступны пользователю с минимальными (0) и средними (1) полномочиями. Для таких пользователей кнопки Добавить и Удалить будут неактивны. Кнопка Редактировать будет активна, и при ее нажатии откроется окно правила только для просмотра. Кнопка Настройки журнала... будет активна, и при ее нажатии откроется окно настроек только для просмотра. Для добавления, редактирования и удаления правила автопроцессинга, а также для изменения настроек журнала нужно либо иметь максимальные полномочия (2), либо войти в программу с паролем администратора.

Кроме того, в данном окне имеются различные вспомогательные средства, облегчающие работу с правилами. Это:

Возможность ‘включать/отключать’ правила (чекбокс слева от правила). Вновь созданное правило становится сразу ‘включенным’;

Сортировка по названиям правил;

Контекстный поиск правила в списке правил (внизу окна имеется строка для задания текста поиска и «история поиска»).

Стрелка показывает направление, зависящее от типа правила: - для обработки файлов, - для обработки входящих писем

Рисунок 37

Опция Сохранять письма, обработанные автопроцессингом: при включении данной опции полученные (отправленные) письма будут сохранены. При выключении данной опции письма будут удалены (кроме писем, обработанных правилом автопроцессинга для входящих писем при выборе типа действия Перемещение письма в папку Деловой почты), а записи о полученных (отправленных) письмах будут сохранены в папке Аудит. Замечание. Письма будут удалены, если во время обработки письма не произошло никаких ошибок (например, нехватка места на диске), и для полученных писем их местоположение не изменилось (т.е. они остались лежать в папке "Входящие"). По умолчанию эта опция включена.

ФРКЕ.00004-03 90 02

71


Решение о созданном, удаляемом или отредактированном правиле (или правилах) можно принять, если нажать кнопку OK (или Применить) для сохранения произведенных действий, или кнопку Отмена для отмены этих действий.

8.6.1 Создание и редактирование правил автопроцессингаДля создания правил автопроцессинга нужно воспользоваться кнопкой Добавить (Рисунок

37).

При нажатии кнопки Добавить откроется окно для выбора типа правила (Рисунок 38).

Данное окно предназначено для выбора типа правила при создании нового правила автопроцессинга. После задания типа правила нужно настроить параметры для выполнения этого правила. Как видно из рисунка, существует два типа правила: правило для обработки файлов (оно используется для файлов, отправляемых по почте) и правило для обработки входящих писем.

Рисунок 38

Для изменения параметров созданного правила автопроцессинга нужно выбрать правило для редактирования и воспользоваться кнопкой Редактировать (Рисунок 37). При выборе правила одного из двух типов правил и нажатии на кнопку OK откроется соответствующее типу окно редактирования правила автопроцессинга (Рисунок 39 или Рисунок 40).

О создании и редактировании типов правил для обработки файлов и обработки входящих писем написано в параграфах 8.6.1.1 и 8.6.1.2 соответственно.

8.6.1.1 Правило для обработки файловПравило для обработки файлов означает, что файлы с заданной маской, предварительно

положенные пользователем в заданную папку, будут автоматически отправлены Деловой почтой в заданные адреса.

Если задано такое правило, то при создании правила этого типа нужно настроить следующие параметры (Рисунок 39):

задать Имя правила,

В поле Условия задаются:

Каталог для файлов (кнопка Обзор),

Маска файла.

В поле Действия могут быть установлены следующие опции (по умолчанию все 4 опции выключены) и заданы получатели:

Помещать содержимое файла в текст письма – при включении данной опции следующая опция (см. след.) становится доступной к выбору (и поле, в котором устанавливается размер текста (Х), помещаемого в поле для текста письма. Описание этой и следующей опции см. ниже.

ФРКЕ.00004-03 90 02

72


Помещать в текст письма не более Х байт файла – включение данной опции позволяет задать размер текста (Х), помещаемого в поле для текста письма. Описание этой и предыдущей опции см. ниже.

Если первая из 2 вышеописанных опций выключена, то файл помещается во вложение. Если опция Помещать содержимое файла в текст письма включена, то содержимое файла будет помещено в поле для текста письма. При этом можно устанавливать размер в байтах той части файла, содержимое которой будет помещено в поле для текста. Для этого нужно включить опцию Помещать в текст письма не более Х байт файла, где Х - количество первых байт файла, которые будут помещены в поле текста письма. Если размер файла превысит заданный размер, то файл помещается во вложение, а в поле текста письма - первые X байт файла. Если опция Помещать содержимое файла в текст письма включена, а опция Помещать в текст письма не более Х байт файла выключена, то строка ввода числа байт будет неактивной. В этом случае ограничения на размер текста письма нет, и поэтому в текст для письма будет помещено все содержимое файла.

Замечание. Программа не анализирует файл на предмет того, текстовый он или нет (“текстовым” обычно считается файл, который подготовлен, например, текстовым редактором Notepad. В этом смысле текст, подготовленный, например, в формате Word, не является текстовым). Поэтому, если пользователь желает видеть читаемый текст в поле для текста письма, то он должен использовать для подготовки файла соответствующие текстовые редакторы.

Шифровать письмо при отправке – письмо будет зашифровано при отправке.

Подписать письмо при отправке – письмо будет подписано при отправке.

Получатели – можно задать список получателей файлов с помощью кнопки Добавить и удалить с помощью кнопки Удалить.

Рисунок 39

При получении файлов по заданному правилу автопроцессинга тема письма получателя формируется в следующем формате: <имя файла> (AUTOPROC: <имя правила>). Например, если файл attachment.txt отправляется автопроцессингом с именем правила «Правило для обработки файлов №1», то тема письма у получателя будет выглядеть так: attachment.txt (AUTOPROC: Правило для обработки файлов №1). Таким образом, по подстроке темы можно настроить на приеме соответствующее правило автопроцессинга для входящих писем (см. п. 8.6.1.2, Опция Темасодержит). Также можно организовать поиск нужных писем в Деловой Почте по подстроке темы.

ФРКЕ.00004-03 90 02

73


При создании очередного правила программа не допустит повторения имени существующего правила. Кроме того, программа проверяет, нет ли совпадения маски и каталога одновременно для разных правил. Об этом программа выдаст соответствующие сообщения.

8.6.1.2 Правило для обработки входящих писемПравило для обработки входящих писем означает, что файлы вложений и текст письма,

поступившие от заданного отправителя, будут автоматически положены в заданную папку. Файлы вложений в этой папке будут иметь имена, под которыми они были отправлены. Имя файла текста письма всегда blank.txt. По умолчанию присутствие этого файла не зависит от того, есть ли вообще текст письма.

Замечание. Если письмо не содержит никакого текста (пустой текст), то во избежание присутствия пустого файла blank.txt в заданной папке, следует в файле wmail.ini (этот файл находится в каталоге установки Деловой Почты у получателя) установить параметр ProcessEmptyBlankTxt в нулевое значение. По умолчанию он равен 1 (если он равен 1, то почта обрабатывает пустой blank.txt. Если он равен 0, то почта при отправке не шифрует и не подписывает пустой blank.txt, а при приёме не обрабатывает его автопроцессингом). Для того, чтобы новое значение параметра вступило в силу, перед изменением значения параметра нужно выгрузить почту (если она была загружена).

Если задано правило для обработки входящих писем, то при создании правила этого типа нужно настроить следующие параметры (Рисунок 40):

Рисунок 40

Имя правила,

В поле Условия обработки писем можно задать следующие параметры:

Опция Тема содержит – вводится подстрока из темы письма

Опция Вложение соответствует маске – определяет маску файла

Опция Отправители – при включении данной опции можно сформировать список отправителей. Пользователей можно выбрать из списка по кнопке Добавить и удалить по кнопке Удалить)

ФРКЕ.00004-03 90 02

74


Опция Проверять подпись указанных пользователей – при включении данной опции можно сформировать список пользователей для проверки подписи. Пользователей можно выбрать из списка по кнопке Добавить и удалить по кнопке Удалить).

В поле Действия задаются

тип действия (тип действия можно выбрать из списка перечисленных действий:

1. Копирование в каталог на диске,

2. Копирование с заменой существующих файлов,

3. Копирование в каталог с заменой более старых файлов,4. Копирование с автопереименованием существующих файлов (данный

тип предполагает, что в каталоге будет создаваться новый файл с модифицированным именем, например, file.doc, file_copy1.doc, file_copy2.doc, file_copy3.doc и т.д.);

5. Перемещение письма в папку Деловой почты.

каталог или папка (для писем)– в поле с названием ‘Каталог’ задается каталог для файлов при нажатии на кнопку Обзор. Название ‘Папка’ появляется в случае выбора типа действия Перемещение письма в папку Деловой почты (в данном случае выключение опции Сохранять письма,обработанные автопроцессингом не приведет к удалению писем), в этом случае при нажатии на кнопку Обзор появляется окно со стандартным деревом выбора папок Деловой Почты (Рисунок 41);

Рисунок 41

опция Посылать квитанцию о прочтении (Рисунок 40) - т.е. для письма, приходящего согласно этому правилу, будет послана квитанция о прочтении при условии, что текст письма прочитан и все его вложения успешно выложены на диск (кроме того, если было запрошено извещение о прочтении, то оно тоже будет выслано).

8.6.2 Настройка журнала автопроцессингаПри нажатии на кнопку Настройки журнала... в окне Настройки во вкладке

Автопроцессинг (Рисунок 37) откроется окно Настройки журнала автопроцессинга (Рисунок42).

ФРКЕ.00004-03 90 02

75


Рисунок 42

В данном окне можно настроить следующие опции и параметры журнала:

Разрешить ведение журнала – по умолчанию опция включена. При включенной опции программа ведет сбор информации по автопроцессингу и фиксирует ее в журнале. При выключении данной опции сбор информации об автопроцессинге прекращается, и настройка нижеследующих параметров журнала станет невозможной.

Далее следуют параметры настройки степени детализации информации и самого журнала.

Уровень детализации – эта настройка определяет степень детализации информации о событиях при занесении ее в журнал. Для этого нужно установить переключатель в одно из двух состояний:

* Обычный режим - наиболее важная информация (принимается по умолчанию).

* Высокая подробность - максимально подробная информация.

Разная степень детализации информации будет отражена при просмотре журнала и при просмотре каждой записи (двойным щелчком мыши) в отдельном окне (см. п. 7.9.1, Рисунок 23).

Настройки ротации – под ‘ротацией’ журнала понимается перевод журнала из текущего состояния в архивное, создание нового текущего файла журнала и удаление самого старого архивного журнала. Для осуществления ротации нужно установить следующие параметры:

* Максимальный размер текущего журнала в мегабайтах.

* Максимальный размер архива журнала в мегабайтах - данная опция может быть отключена.

* Срок хранения архива журнала в днях - данная опция может быть отключена.

Внимание! При использовании параметра Срок хранения архива журнала в днях не рекомендуется изменять системное время, ибо такое изменение может иметь негативные последствия.

Установленные в настройках журнала ограничения проверяются перед каждым добавлением новой записи. Проверка ограничений и выполнение действий по ротации набора файлов происходит в следующем порядке:

1) если размер текущего файла журнала превышает заданное значение, файлу присваивается статус архивного и создается новый текущий файл журнала;

ФРКЕ.00004-03 90 02

76


2) если возраст любого архивного файла журнала (разница между текущим временем и временем перевода файла в архив) превышает заданное значение, такой файл удаляется.

3) если суммарный размер архивов превысил заданное для него значение, последовательно удаляется самый старый архив до тех пор, пока суммарный размер архивов не станет меньше или равен заданному значению.

8.7 Вкладка ПечатьДля настройки печати текста письма и некоторой служебной информации предназначена

вкладка Печать (Рисунок 43). На этой вкладке можно настроить следующие параметры печати:

Рисунок 43

Раздел При печати письма печатать указывает, что еще нужно напечатать, кроме текста письма (все опции по умолчанию выключены):

* Свойства письма

* Свойства вложений

* Вложения

Шрифт заголовков и Шрифт текста – можно выбрать шрифт для заголовков и для текста письма, если воспользоваться кнопкой Выбрать шрифт..., которая откроет окно для выбора шрифта. При выборе шрифта, его образец отобразится в специальном поле окна. В поле для вывода образца шрифта будет указан сам шрифт и все параметры шрифта (размер шрифта, имя шрифта, цвет, подчеркивание, курсив и т.д.).

По умолчанию шрифт для печати заголовков - 10 pt. Arial (черный, жирный).

По умолчанию шрифт для печати текста (свойств и текста письма)- 10 pt. Arial (черный, нормальный).

9 Особенности работы программы Деловая Почта с приложениями DOS

1. Конверты отправляются тем адресатам, имена которых можно выбрать из Адресной книги Инфотекс (см. раздел 7.3). Если выбранный адресат зарегистрирован в задаче DOS –почта или DOS – диспетчер (т.е. на его абонентском пункте установлены названные ДОСовские программы), то при отправке таких конвертов автоматическое шифрование (см. пункт 8.4) и

ФРКЕ.00004-03 90 02

77


сжатие (см. пункт 8.3) в настройках Деловой Почты нужно отключить. Если Ваши полномочия работы в Деловой почте таковы, что Вы не можете это сделать, то обратитесь за помощью к Администратору Вашей сети, который войдет в Вашу программу с правами администратора (см. раздел 6) и снимет соответствующие флажки.

2. Если Вы хотите отправить один и тот же документ нескольким адресатам напрямую, т.е. не через сервер (это зависит от транспортных настроек, описание которых содержится в отдельном руководстве), то этот документ нужно отправить каждому из этих адресатов в отдельности (сформировать одноадресные конверты, т.к. многоадресные конверты можно отправлять только через сервер).

ФРКЕ.00004-03 90 02

78

Documents

ViPNet [Деловая Почта] · Web viewОбе эти программы (ЦУС и УКЦ) используются для создания некоторых ключевых